1. Afspraken In de agenda

Transcriptie

1 1. Afspraken In de agenda Dit document is een verkorte uitleg over de werking van de afspraken in de agenda. Rode gedeelte is een periode waarvan de afspraken nog niet zijn ingeladen voor de weergave van de afspraken Figuur 1. De agenda 1.1. Nieuwe afspraak maken. Binnen Central Station is het mogelijk om op diverse manieren een afspraak aan te maken. Ook is het mogelijk om een afspraak voor iemand anders in te plannen. Een afspraak kan op de volgende manieren worden aangemaakt: - Middels rechtermuisknop - Direct in de agenda typen Rechtermuismenu Stap1. Selecteer 1 of meerdere cellen om een afspraak te maken.

2 Figuur 2. Enkele cel Figuur 3. Meerdere cellen Stap 2. Druk met de rechtermuisknop op de gearceerde cellen Figuur 4. Rechtermuismenu Via het rechtermuismenu is het mogelijk om direct een dagafspraak te maken en een terugkerende afspraak. Op deze manier is het weer een handeling minder bij het aanmaken van een afspraak. Wanneer er gekozen wordt voor de optie Nieuwe gebeurtenis die de hele dag duurt zou in figuur 9 het veld Gehele dag automatisch geselecteerd zijn. Wanneer er gekozen wordt voor de optie Nieuwe terugkerende afspraak zou niet eerst de nieuwe afspraak, zoals weergegeven in figuur 9, weergegeven worden maar het scherm waarin het terugkeerpatroon ingesteld kan worden. Nadat het terugkeerschermpje is gesloten zal de afspraak geopend worden zoals afgebeeld in figuur 9. Direct in de agenda typen Stap1. Selecteer 1 of meerdere cellen om een afspraak te maken. Figuur 5. Enkele cel Figuur 6. Meerdere cellen Stap 2. Begin met het typen van het onderwerp van de afspraak en druk daarna op enter. Figuur 7. Afspraak tijdens typen Figuur 8. Afspraak na typen

3 1.2. De afspraak configureren. Kleur van de afspraak in de agenda. Berichten als bijlage in de afspraak. Kleur van de rand van de afspraak in de agenda. Documenten als bijlage in de afspraak. Maker van de afspraak. Terugkeerpatroon instellen/bekijken van de afspraak. Figuur 9. Nieuwe Afspraak In de afspraak die is afgebeeld in figuur 9 zijn een aantal instellingen geconfigureerd zoals Label, Toon tijd als en de Herinnering. Deelnemers De deelnemers kunnen op 2 manieren worden toegevoegd aan de afspraak. Dat kan middels het loepje te drukken en middels het slepen van een medewerker. Figuur 10. Toevoegen via loepje Slepen van medewerker naar deelnemers. Figuur 11. Toevoegen via slepen

4 Wanneer alle deelnemers zijn toegevoegd zullen de deelnemers worden weergegeven met een vraagteken. Dit omdat er nog geen duidelijkheid is over de deelname van die medewerker bij die afspraak. Terugkeerpatroon Via het terugkeerpatroon dialoogschermpje is het mogelijk om een afspraak terug te laten keren. Wanneer een afspraak een terugkeerpatroon heeft ingesteld is dat zichtbaar in het scherm van de afspraak. Zie figuur 12. Informatie over de repeterende afspraak Figuur 12. Repeterende informatie van een afspraak Wanneer de afspraak wordt opgeslagen zal deze worden weergegeven in de agenda. Aan een afspraak is te zien of een afspraak herhaaldelijk of niet herhaaldelijk is. Ook is te zien of deze een afwijking is op een terugkeerpatroon. Figuur 13. Normaal Figuur 14.Herhalend Figuur 15. Afwijking op herhaling

5 1.3. Deelnemers van een afspraak Nadat de afspraak is opgeslagen, door op Ok te drukken, zullen de deelnemers, behalve de initiatiefnemer, een afspraakverzoek krijgen. Wanneer iemand niet is ingelogd zal die afspraakverzoek direct na het inloggen getoond worden. Sluiten door kruisje: Het verzoek zal na inloggen opnieuw getoond worden. Deelname accepteren. Deelname afwijzen. Figuur 16. Afspraakverzoek Iedere deelnemer kan de afspraak dan accepteren of afwijzen. Via de icoontjes achter de deelnemer is te zien wie welke keuze heeft gemaakt. Figuur 17. Deelnemers Deelname nog niet zeker Deelname afgewezen Deelname geaccepteerd Initiatiefnemer. Deelnemerstatus na aanpassing afspraak Wanneer een afspraak wordt gewijzigd en opgeslagen zullen de deelnemers, waaronder de deelnemers die de afspraak hebben afgewezen, een nieuwe afspraakverzoek ontvangen. In de tussentijd dat er nog niemand het afspraakverzoek heeft gezien of afgesloten zullen de statusicoontjes de status van de vorige afspraak weergeven. Pas als iemand het afspraakverzoek heeft gesloten, dat kan middels Afwijzen, Ok of zelfs het kruisje zijn, dan zal de status van de deelnemer worden bijgewerkt op de afspraak.

6 1.4. Terugkerende afspraak aanpassen Een terugkerende afspraak bestaat uit een reeks van afspraken uitgestreken over een bepaalde periode of zelfs oneindig. Het is mogelijk om de gehele reeks aan te passen, maar het is ook mogelijk om een afspraak in de reeks aan te passen. Wanneer een terugkerende afspraak wordt geopend, wordt er een vraag gesteld. De vraag is of de gehele reeks geopend dient te worden of alleen de geselecteerd afspraak uit die reeks. Figuur 18. Openen terugkerende afspraak Daarna kan de afspraak gewijzigd worden en worden na de wijzigingen de deelnemers geïnformeerd door middel van een afspraakverzoek.