Leveranciersinstructies versie 2006/1. Leveranciersinstructies Intratuin versie 2006/1

Transcriptie

1 Leveranciersinstructies versie 2006/1 Leveranciersinstructies Intratuin versie 2006/1

2 INHOUDSOPGAVE LEVERANCIERSINSTRUCTIE INTRATUIN 2006/1 1. Orderprocedure Verpakkingsinstructies Aflevering Labels en barcodering Bezoek vertegenwoordigers Facturering Garantieafwikkeling Instructies met betrekking tot displays en pallets... 7 Leveranciersinstructies versie 2006/1

3 LEVERANCIERSINSTRUCTIES Deze leveranciersinstructies maken onderdeel uit van de Inkoopvoorwaarden Intratuin en zijn daarmee van toepassing op alle aanvragen, aanbiedingen en overeenkomsten, waarbij Intratuin Holding B.V. of haar dochtermaatschappijen en/of deelnemingen en/of franchisenemers van Intratuin Nederland B.V. en/of Intratuin België B.V. en/of Intratuin Trade&Logistics B.V. optreedt c.q. optreden als koper van goederen en/of opdrachtgever voor het verrichten van diensten of het uitvoeren van werkzaamheden Onder het begrip Intratuin in deze Leveranciersinstructies wordt verstaan die rechtspersoon uit de hiervoor genoemde groep van ondernemingen, welke een aanvraag heeft gedaan aan Leverancier, waaraan een aanbieding is gedaan door Leverancier of waarmee een overeenkomst is gesloten. Onder het begrip Leverancier wordt verstaan de rechtspersoon of natuurlijke persoon die de goederen levert aan Intratuin en/of de diensten en werkzaamheden voor Intratuin verricht. Conform bepaald in artikel 8 van de Inkoopvoorwaarden Intratuin is Leverancier verplicht zich deze steeds stipt op te volgen en zal Intratuin Leverancier schriftelijk op de hoogte stellen van wijzigingen in de Leveranciersinstructies. 1. Orderprocedure 1.1. Indirecte en directe orders plaatsen bij Leveranciers geschiedt door middel van een orderformulier. Het orderformulier bevat o.a. de volgende informatie: Naam en adres Leverancier; Naam en adres Intratuin; Telefoon- en Telefaxnummer Intratuin; Bankrekeningnummer Intratuin; Kamer van Koophandel -nummer Intratuin; BTW-nummer Intratuin; EAN-code; Ordernummer; Orderdatum; Leveringstermijn; Eventuele bijzondere leveringscondities; Eventuele betalingscondities; Toepasselijkheidsverklaring Algemene Inkoopvoorwaarden van Intratuin; Beschrijving artikel; Artikelnummer Intratuin; Artikelnummer Leverancier; Kleuraanduiding Intratuin; Kleuraanduiding Leverancier; Prijs per stuk; Totaal aantal stuks/units; Totaalbedrag order; Aanvullende voorwaarden; Verzendinformatie Hierna is een modelexemplaar van een standaard orderformulier, met de onder 1.1 genoemde gegevens en voorwaarden, opgenomen. Ingeval een order één of meer van voornoemde gegevens niet bevat, is Leverancier gehouden dit zo spoedig mogelijk aan Intratuin mede te delen, doch in elk geval voordat de order getekend door de Leverancier aan Intratuin wordt geretourneerd Daarnaast is het mogelijk dat een orderformulier één of meer aanvullende voorwaarden bevat. Deze kunnen zijn vastgelegd op het orderformulier zelf, dan wel in een bij het orderformulier behorende bijlage. Bij het onder 1.2. genoemde modelexemplaar van een standaard orderformulier is tevens opgenomen een formulier met aanduiding van de aanvullende gegevens en voorwaarden voor zover deze in een orderformulier zelf kunnen worden vastgelegd. Het betreft gegevens en voorwaarden ten aanzien van: Leveranciersinstructies versie 2006/1 1

4 Kwaliteit artikel; Labelinstructie; Maatschema; Verpakkingsinstructie; Fotomonster; Goedkeuringsmonsters Voor zover sprake is van aanvullende voorwaarden vastgelegd in een aparte bij het orderfomulier behorende bijlage, staat de volgende zinsnede linksonder op het orderformulier goed zichtbaar en herkenbaar vermeld: Bij het orderformulier hoort een bijlage, waarin nadere gegevens en/of voorwaarden/condities zijn opgenomen." De Leverancier dient zich er dan van bewust te zijn dat er sprake is van een bij het orderformulier behorende bijlage. Voor zover voornoemde zinsnede is opgenomen, doch de Leverancier geen bijlage heeft ontvangen, dient hij direct contact op te nemen met Intratuin Leverancier is gehouden het orderformulier zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen tien (10) dagen na de orderdatum, getekend en gedateerd aan Intratuin te retourneren Tenzij door Intratuin anders is aangegeven, dienen orders door de Leverancier, onverminderd het bepaalde onder punt 1 tot en met 4 van deze Leveranciersinstructies, te worden aangeleverd conform het door Intratuin als standaard aangewezen Ordersysteem RS Verpakkingsinstructies Algemeen 2.1. Leverancier zal alle wettelijke bepalingen en toepasselijke regelingen rond verpakkingen stipt naleven en de zaken op zodanige wijze verpakken en verzenden dat de zaken Intratuin onbeschadigd en in de gewenste samenstelling bereiken. Leverancier zal eventuele in aanvulling op de Leverancierscondities aan Leverancier kenbaar gemaakte verpakkingsinstructies strikt en correct opvolgen Verpakkingsmaterialen, die op grond van de overeenkomst in eigendom of bezit van Leverancier zullen blijven, worden door Intratuin op kosten van de Leverancier retour gezonden, en indien deze Verpakkingsmaterialen op grond van de overeenkomst aan Intratuin in rekening zijn gebracht, worden deze gecrediteerd voor de gehele berekende waarde. Op eerste verzoek van Intratuin zal Leverancier alle overige bij de levering gebruikte verpakkingsmaterialen bij Intratuin (doen) ophalen, zonder hiervoor kosten in rekening te kunnen brengen Op alle verpakkingsdozen en begeleidende documenten, zoals onder meer pakbonnen, zal Leverancier de door Intratuin gewenste gegevens vermelden zoals nader zijn aangegeven in de Leveranciersinstructies Bij het ten vervoer aanbieden, dan wel het vervoeren van de te leveren zaken dient Leverancier te voldoen aan alle toepasselijke voorschriften in alle landen waardoor de te leveren zaken zullen worden vervoerd Leverancier zal alle vereiste en door Intratuin gewenste informatie verschaffen over (het hanteren van) de geleverde zaken Leveringen dienen uitsluitend te geschieden op Europallets. Het geleverde aantal Europallets wordt bij levering direct geretourneerd met ruilpallets. Niet geruilde pallets worden bij een eerstvolgende levering alsnog aangeboden en mogen derhalve niet gefactureerd worden. Slechts indien uitdrukkelijk overeengekomen worden andere palletsoorten geaccepteerd Intratuin streeft naar de reductie van de hoeveelheid verpakkingsmateriaal. Intratuin onderschrijft en streeft na de doelstellingen van het Convenant Verpakking II. Intratuin vraagt om deze reden van haar Leveranciers een systematische aanpak en het nemen van maatregelen gericht op de preventie en minimalisering van het gebruik van, alsmede gericht op hergebruik van, verpakkingsmateriaal. Van Leveranciers zal in toenemende mate worden verlangd aan concrete verpakkingsvoorschriften te voldoen en informatie daarover te verschaffen. Het verpakkingsmateriaal Leveranciersinstructies versie 2006/1 2

5 2.8. Door de Leverancier gehanteerde kartonnen dozen moeten van een goede, degelijke kwaliteit zijn en voldoen aan eventuele speciale instructies van Intratuin ter zake: Vereiste kwaliteit en dikte van kartonnen dozen: binnendoos (unitverpakking) 2 ply; buitendoos 3 ply; Leveranciers uit India, Pakistan, Bangla Desh, Sri Lanka; binnendoos (unitverpakking) 3 ply (golfkarton); buitendoos 7 ply (golfkarton) Indien artikelen zich hiervoor lenen dient het volume van een buitendoos niet groter te zijn dan 0,1 m3. Een doos inclusief inhoud mag niet zwaarder zijn dan 25 kg Polybags dienen in ieder geval te voldoen aan de Duitse wettelijke regelgeving omtrent der Grüne Punkt en dienen als zodanig recycleerbaar te zijn. Polybags moeten een heldere doorkijk geven. Bij stuksverpakking geldt een P.E.-dikte van 0,05 mm, bij unitverpakking geldt een P.E.- dikte van 0,08 mm. Overige vereisten Dozen met restaantallen c.q. restunits moeten aan de buitenkant zichtbaar en herkenbaar zijn voorzien van een rode sticker. De artikelen moeten per stuk in een polybag zijn verpakt of per rest-unit in een binnendoos of polybag Artikelen die per stuk worden geleverd dienen gesorteerd per kleur en maat in een kartonnen (binnen)doos of polybag te zijn verpakt. Indien overeengekomen, worden artikelen per afgrijpeenheid (-unit) verpakt in polybag of binnendoos De doos, waarin de paklijst is opgenomen, dient te zijn voorzien van een duidelijk zichtbare en herkenbare aanduiding, waaruit blijkt dat in de betreffende doos de paklijst is opgenomen Informatie op de verpakking Leveranciers zijn niet gerechtigd hun bedrijfsnaam en adresgegevens op de verpakking te vermelden, tenzij het Leveranciers betreft, die artikelen leveren onder hun eigen merk(en). Verpakking per Unit Op de buitendoos dient duidelijk zichtbaar op sticker zijn weergegeven: het Intratuin ordernummer; het Intratuin artikelnummer en kleurnummer; het EAN-nummer van het assortiment/unit (indien overeengekomen) Op de buitendoos dient duidelijk en herkenbaar te zijn weergegeven: het aantal stuks per assortiment /unit; het aantal assortimenten/units in de doos; het totaal aantal stuks; het doosnummer volgens de paklijst Op het/de assortiment/unitverpakking zelf dient duidelijk zichtbaar en herkenbaar te zijn weergegeven: het Intratuin artikelnummer en kleurnummer; het EAN-nummer van het/de assortiment/unit; assortiment-/unitindeling en het aantal stuks per assortiment/unit. Verpakking per stuk Op de buitendoos dient te zijn weergegeven: het Intratuin ordernummer; het Intratuin artikelnummer en kleurnumrner; het aantal per maat en kleur; het totaal aantal stuks per doos; het doosnummer volgens de paklijst; het EAN-nummer en EAN-omverpakking. De paklijst Leveranciersinstructies versie 2006/1 3

6 2.19. Op een paklijst dient de volgende informatie te zijn weergegeven: a. Bij assortiment-/unitverpakking: het Intratuin ordernummer; het aantal dozen; de doosnummering; Intratuin artikelnummer en kleurnummer; artikelomschrijving; de EAN-code. b. Op de paklijst dient de inhoud per doos te worden vermeld, middels: het Intratuin artikelnummer en kleurnummer; het aantal assortimenten /Units; de assortiment-/unitindeling naar artikel, kleur en maat; het totaal aantal stuks; de EAN-code. c. Bij stuksverpakking: het Intratuin ordernummer; het aantal dozen; de doosnummering; het Intratuin artikelnummer en kleurnummer en kleuromschrijving; de artikelomschrijving; de EAN-code. d. Op de paklijst dient de inhoud per doos te worden vermeld, middels: het Intratuin artikelnummer en kleurnummer en kleuromschrijving; specificatie van de kleuren, maten en aantallen per doos; het totaal aantal stuks. e. Niet-Nederlandse Leveranciers dienen op de paklijst tevens te vermelden: de afmetingen van de (buiten)doos (in cm); het bruto en netto gewicht per (buiten)doos; het totale bruto en netto gewicht van de zending. 3. Aflevering 3.1. Aflevering dient te geschieden aan het adres dat op de order staat vermeld of, indien anders is overeengekomen, aan het overeengekomen adres Goederen worden slechts in ontvangst genomen indien zij vergezeld zijn van de vereiste (vervoers-)documenten. Intratuin is gerechtigd aan de Leverancier in rekening te brengen een bedrag ad 68,00 per pallet per week met betrekking tot door Intratuin bestelde zaken, welke voorafgaand aan de voor die order overeengekomen afleveringsdatum zijn geleverd. Voorwaarden voor het afleveren van goederen bij Intratuin Indien het af te leveren volume twee (2) of meer pallets bedraagt, is de Leverancier verplicht dit op voorhand te melden bij de expeditie van Intratuin vestiging. Het tijdstip voor aflevering wordt dan bepaald met instemming van de expeditie. Voorwaarden voor het afleveren van goederen bij vervoerders van Intratuin 3.4. Indien goederen worden afgeleverd bij de vervoerder van Intratuin is aanmelding van die aflevering bij deze vervoerder een week daaraan voorafgaand vereist. Informatie over de expediteur van Intratuin zal, indien van toepassing, worden opgenomen in de Letter of Credit of op het orderformulier van Intratuin. Overigen voorwaarden voor aflevering Leveranciersinstructies versie 2006/1 4

7 3.5. Indien de goederen op een eerder tijdstip geleverd worden dan overeengekomen of in de orderbevestiging is vermeld, dan blijft de factuurdatum gelden zoals overeengekomen is of zoals in de orderbevestiging vermeld is De aflevering van de goederen door de Leverancier dient te geschieden binnen de reguliere openingstijden van Intratuin of de aangegeven openingstijden van het magazijn daarvan Kosten en huur voor de emballage kunnen nooit worden doorberekend aan Intratuin Het retour halen van de emballage dient zo spoedig mogelijk na de aflevering te geschieden maar in ieder geval uiterlijk met de eerstvolgende goederenaflevering. De Leverancier dient daar zelf aan te denken Goederen die afgeleverd worden terwijl ze niet besteld zijn, goederen die beschadigd zijn en derhalve niet verkocht kunnen worden, dienen binnen acht dagen retour te worden gehaald en direct te worden gecrediteerd. 4. Labels en barcodering 4.1. Op eerste verzoek van Intratuin dient de Leverancier de door of namens Intratuin verstrekte (merk)labels en/of EAN-barcodes en/of beveiligingsstrips op een correcte wijze aan te brengen op de af te leveren zaken. De Leveranciersinstructies inzake labelling, artikelbeveiliging en barcodering dienen precies te worden opgevolgd. Deze instructies worden per leverancier en per artikel bepaald. Tevens dient de Leverancier de te leveren zaken te voorzien van labels inzake maat, kleur, productsamenstelling en gebruiksvoorschriften, voor zover noodzakelijk, in een voor de bestemde afzetmarkt vereiste taal. a. Wanneer verkeerde labels en/of barcodes en/of artikelbeveiliging zijn aangebracht of de labels en/of barcodes en/of artikelbeveiliging op onjuiste wijze zijn aangebracht, is Intratuin gerechtigd de levering af te keuren, zonder tot enige betaling aan de Leverancier gehouden te zijn. b. Wanneer labels en/of barcodes en/of artikelbeveiliging niet zijn aangebracht terwijl hierom wel door of namens Intratuin was verzocht, is Intratuin gerechtigd de levering af te keuren of om op kosten van de Leverancier nazending van de labels, artikelbeveiligingsstrips en barcodes te verzoeken naar een door Intratuin opgegeven adres of adressen, waarbij Intratuin gerechtigd is aan de Leverancier een bedrag in rekening te brengen ter grootte van 0,12 per ontbrekende barcode of artikelbeveiligingsstrip te vermeerderen met een bedrag van 23,-- terzake van administratiekosten. c. De in de order genoemde prijzen omvatten mede de kosten voor nakoming van de verplichtingen die voor de Leverancier uit dit artikel voortvloeien. d. In het geval van retour zendingen of afkeuringen is de Leverancier gehouden om de labels en barcoderingen van de afgekeurde zaken te verwijderen. 5. Bezoek vertegenwoordigers 5.1. Bezoeken van vertegenwoordigers en afgevaardigden van de Leverancier aan Intratuin kan alleen plaats vinden op afspraak en na goedkeuring van beide partijen Artikelen die buiten ABCD-assortiment/schappenplan om geleverd worden zonder order ondertekend door bedrijfsleider/ondernemer zullen niet meer geaccepteerd worden. Wij houden ons in dit soort gevallen het recht voor om deze artikelen per omgaande te retourneren op kosten van de leverancier; op al deze artikelen geldt dus het recht van retour Na het noteren van de orders door de Leverancier dient deze een bevestiging daarvan binnen 2 dagen te sturen naar Intratuin waarbij de leveringsdatum en eventuele valutadatum bij voorinkoop expliciet vermeld worden. De valutadatum dient tevens op de factuur te worden vermeld. 6. Facturering 6.1. Facturen dienen per TPG Post aan het postadres verzonden te worden of aldaar persoonlijk aan de administratie van Intratuin of de franchisevestiging te worden afgegeven na aflevering van de goederen. Dit dient te geschieden in tweevoud, waarbij duidelijk op het tweede exemplaar staat Leveranciersinstructies versie 2006/1 5

8 vermeld "Kopie Factuur. Facturen, welke met de goederen worden meegezonden, kunnen niet in behandeling worden genomen Factuurdatum en afleveringsdatum dienen aan elkaar gelijk te zijn. De betalingstermijn van de factuur gaat in vanaf het moment van aflevering bij Intratuin De betaling zal geschieden via bank of giro aan een Nederlands bankrekeningnummer, tenzij een andere wijze van betalen nadrukkelijk schriftelijk door Leverancier en Intratuin is overeengekomen De volgende elementen dienen op de factuur vermeld te worden: betalingskorting dient apart berekend te worden en derhalve ook apart op de factuur vermeld te zijn; het ordernummer opgegeven door Intratuin; indien een uitlevering uit meerdere orders bestaat dient de factuur gespecificeerd te zijn naar ordernummer; pakbonnummer; artikelomschrijving op de factuur dient gelijk te zijn aan de artikelomschrijving op de pakbon en in de catalogus; indien het gaat om een creditnota, dan dient duidelijk vermeld te zijn dat het een creditering betreft; de EAN-code ; prestatiekorting per artikel op regelnivo 6.5. Tenzij anders aangegeven is de nalevering van backorders niet toegestaan. Indien voor een order aangegeven wordt dat "backorders" wel toegestaan zijn, dient vermeld te worden de indicatie afleverweek van de "backorders. Dit kan geschieden via een speciaal "backorder overzicht" dat wordt meegezonden. Bij levering van de "backorder blijft het originele ordernummer gehandhaafd Verkoopprijzen door Intratuin opgesteld volgens het schappenplan (A, B, C en D module) dienen altijd op de pakbon vermeld te zijn. 7. Garantieafwikkeling 7.1. Reparatie van producten, binnen de door of met de Leverancier overeengekomen garantietermijn, dient binnen veertien dagen na ontvangst te zijn geschied en geretourneerd. Indien dit niet mogelijk is dient de Leverancier zorg te dragen voor een gelijkwaardige vervanging gedurende de periode van reparatie Consumentenverpakkingen die tevens als verzendverpakkingen dienst doen mogen niet beschadigd zijn of voorzien zijn van adresstickers e.d Leveranciers van Intratuin dienen bij wijzigingen van het product, de prijs, de leveringsafspraken en/of overige afspraken minimaal 3 weken tevoren met Intratuin te overleggen Voor artikelen waarbij fabrieks- c.q. importeursgarantie wordt verleend, zal Intratuin Nederland B.V. eigen garantiebewijzen uitgeven, waarbij verwezen wordt naar de bepalingen, die door de producent c.q. importeur zijn opgesteld. 8. Instructies met betrekking tot displays en pallets Algemeen 8.1. De winkeldisplay heeft bij Intratuin een belangrijke plaats ingenomen. Voor promotionele doeleinden zorgt de display pallet voor extra omzet in een bepaalde periode. Bij alle onze tuincentra staan dan ook volop displays echter van verschillende maten, soorten, kleurstellingen en kwaliteiten. Om wildgroei te voorkomen heeft Intratuin een aantal normen vastgesteld waaraan winkeldisplays moeten voldoen om te worden geaccepteerd. Leveranciersinstructies versie 2006/1 6

9 8.2. Vaste maten Bij Intratuin worden slechts 2 maten kant en klare displays gevoerd en 1 maat overige pallets: 45 x 60 (mini pallets) ; 80 x 60 (halve Europallet). Deze twee maten zijn goed te gebruiken in de tuincentra als kant en klare winkelpallet. Daarnaast bestaat er nog een maat die veel gebruikt wordt voor het vervoer van de artikelen, maar minder geschikt is als winkel pallet: 120 x 80 (Europallet) 8.3. Hoogte van display De optimale en tevens maximale hoogte van de display is 165 cm. Om meer rust in het winkelbeeld te krijgen is het wenselijk dat alle kant en klare displays dezelfde hoogte hebben. Dit zal niet mogelijk zijn, omdat er een groot verschil is in volume en gewicht van de artikelen op de pallet. Samen met de topcard mag de pallet 190 cm hoog zijn Voorprijzen Bij artikelen in de kant en klare display moet de display voorzien zijn van een topkaart met daarop duidelijk vermeld de Van Voor prijs van betreffende artikelen. Alle artikelen dienen te zijn voorzien van een EAN-code Formule eisen Intratuin streeft ernaar om zo min mogelijk karton in het winkelbeeld te hebben. Ook bij displays gaat het om het product. Een wildgroei van soorten karton en het gebruik van diverse kleuren moet zoveel mogelijk worden tegengegaan Fysieke eisen Een kant en klare display en pallet moeten ook aan een aantal fysieke eisen voldoen: De insteekkanten voor de palletwagens moeten altijd aan de voorkant 1 gezichtskant van de pallet zijn; De kwaliteit van de pallet moet goed zijn en bestand tegen de gevolgen van het gebruik van water en vocht; De displays dienen zodanig beschermd te zijn dat bij normale handeling de presentatie van de inhoud niet aangetast wordt en er geen beschadiging optreedt; Wanneer een omverpakking voor displays gebruikt wordt, komt hiervoor zowel folie als kartonnen hoed in aanmerking; Een display moet tijdens het transport een geheel vormen met de display pallet, zodanig dat de display tijdens het transport niet van de pallet kan afschuiven. Dit is te bereiken door de display met pallet van beneden naar boven en vervolgens rondom te voorzien van kunststof banden. Aanschuiven tijdens het transport wordt zo voorkomen; Het gebruik van een extra versteviging op de omdoos, op plaatsen waar banden in de omdoos kunnen snoeren, wordt sterk aanbevolen; De insteekkaarten, tekstkaarten etc. dienen altijd in de display ingesloten te worden of deel uit te maken van de display. Dit geldt eveneens voor eventuele bijbehorende folders etc Conclusie Intratuin tracht met dit overzicht van normen, waaraan kant en klare winkel pallets en transport pallets moeten voldoen, de beoogde eenheid te bereiken. Dit zowel voor wat betreft de fysieke handeling in het tuincentrum alsmede de uitstraling binnen de winkelformule. Mocht na dit overzicht nog vragen bij u ontstaan, neem dan contact op met Intratuin. Leveranciersinstructies versie 2006/1 7