Startinformatie Onyx One

Transcriptie

1 Startinformatie Onyx One

2 Inhoudsopgave 1. Opbouw Onyx One (OO) Welke documenten moet ik bij de hand hebben bij het vervolledigen van een bedrijfskwalificatie en persoonskwalificatie? FAQ Bijlagen

3 1. Opbouw Onyx One (OO) Het systeem is zo ontwikkelt dat men na de registratie (stap 0), eerst zijn bedrijf kwalificeert (stap 1). In tweede instantie brengt men de persoonskwalificatie van de contractormedewerkers in orde (stap 2). Wanneer deze zaken in orde zijn kunnen opdrachten aangemaakt worden (stap 3) en kan men medewerkers op bepaalde opdrachten gaan aanmelden zodat zij effectief toegang kunnen krijgen tot onze site (stap 4). Stap 0: HOE REGISTREREN via uitnodigingsmail OnyxOne. Belangrijk om via deze mail te werken owv. automatische link met Umicore portal. De registratielink werkt 1x, eens geregistreerd ook onmiddellijk verder gaan met het opstarten van het aanmaken van het bedrijf. Nadien altijd met login en paswoord in OO gaan, niet meer via link. In de uitnodigingsmail staat link naar uitgebreide handleiding Onyx One. Indien toch problemen neem contact op met Contractor Management ( ) of support@onyxone.com 3

4 Stap 1: Vervolledig uw bedrijfskwalificatie (CQ = kwalificatie contractor) pas wanneer ze volledig is, kan u deze indienen. Indien u vragen hebt rond de aan te leveren documenten/gegevens, kan u via het commentveld een vraag richten aan Contractor Management. Stap 2: Vervolledig dan uw persoonskwalificatie (PQ = kwalificatie contractormedewerker) deze wordt onmiddellijk goedgekeurd. Stap 3: Opdrachten worden door Umicore aangemaakt voor een contractor. Een opdracht dient om de personen aan te melden die ikv de opdracht gaan komen werken. Een opdracht voor een subcontractor moet door de contractor zelf gedelegeerd worden. 4

5 Stap 4: Aanmelding: Meld uw personeel aan op een opdracht. 5

6 2. Welke documenten moet ik bij de hand hebben bij het vervolledigen van een bedrijfskwalificatie en persoonskwalificatie? Om uw bedrijfskwalificatie te kunnen vervolledigen, hebt u een aantal documenten nodig: 1. Attest sociale zekerheid: o voor de Belgische bedrijven aan te vragen op volgend adres: AD2- SECTIEATTESTEN@RSZ.FGOV.BE o voor de Belgische zelfstandigen: op te vragen bij hun sociaal verzekeringsfonds (Partena, Securex, Zenito, ) o voor de Nederlandse zelfstandigen: bij de belastingsdienst (zie vb. in bijlage) 2. Naam en gegevens externe geneeskundige dienst/bedrijfsarts of gegevens van de huisarts indien u zelfstandige bent 3. NACE-code (code van de hoofdactiviteit) zowel voor zelfstandigen als bedrijven: o Voor België: op te zoeken via via NACE-code tool. o Voor Nederland: op te zoeken via es_en_publicaties/lijst_bedrijfsactiviteitennace_codes 4. Inschrijvingsnummer sociale zekerheid zowel voor zelfstandigen als bedrijven 5. Gezondheid & Veiligheid: o Voor zelfstandigen 1 van volgende 3 documenten: HSE-beleid (zie vb. in bijlage) of Jaaractieplan of Globaal Preventie Plan (2 laatste wellicht niet beschikbaar) o Voor bedrijven volgende 3 documenten: HSE-beleid, Jaaractieplan en Globaal Preventie Plan 6. Burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering + ongevallenverzekering: naam van de verzekering en polisnummer. 7. Ongevallenpreventie: frequentiegraad van de laatste 3 jaar 8. Risicomanagement: o Alcohol- & drugsbeleid o Indien bedrijf niet VCA-gecertifieerd is, kan een bijkomende vragenlijst non-vca aangeboden worden (te downloaden via OO) o Voor bedrijven: VCU (voor uitzendkantoren), VCA-certificaat, iso, OHSAS Alle documenten zijn op te laden in OO in de overeenkomstige velden via "browse-functie" Om uw persoonskwalificatie te vervolledigen hebt u volgende documenten nodig: 1. Uw identiteitskaart 2. Uw VCA-attest 3. Alle andere relevante attesten voor het uitvoeren van risicovolle taken (Vorklift, Verreiker, Hoogwerker,.) 4. Indien u werkt voor buitenlandse firma: Limosa-document 6

7 3. FAQ Hoeveel tijd neemt het in beslag om een bedrijfskwalificatie te vervolledigen? Hoeveel tijd neemt het in beslag om een persoonskwalificatie te vervolledigen? Met welke basisprincipes moet ik rekening houden? Wat zijn de verantwoordelijkheden van de hoofdcontractor naar zijn subcontractor? Mijn registratielink werkt niet meer, wat nu? Kan een subcontractor een aantal taken mbt de tool OO aan zijn hoofdcontractor delegeren? Kan een hoofdcontractor in naam van zijn subcontractor een aantal zaken in de tool OO uitvoeren? Wie krijgt de notificaties wanneer een certificaat komt te vervallen van een PQ waarvoor je de administratie doet in de plaats van de contractor? Moet een transporteur ook worden aangemeld via OO? Moet iemand die een herstelling komt uitvoeren worden aangemeld via OO? Doorlooptijd o Indien alle documenten en informatie voorhanden zijn, kan u de bedrijfskwalificatie vervolledigen op een half uur tot een uur. o De vereiste documenten verzamelen vraagt wat meer tijd, afhankelijk of u deze nog dient op te vragen of al voorhanden hebt. o Een persoonskwalificatie vervolledigen zal 5 tot 10 minuten in beslag nemen als u de vereiste documenten bij de hand heeft. Basisprincipes: o Voor elke btw-plichtige is een bedrijfskwalificatie vereist (dus ook een zelfstandige) o Een contractormedewerker wordt aangemaakt bij het bedrijf waar hij op de loonlijst staat o De contractormedewerker wordt aangemeld op een opdracht opgemaakt voor zijn bedrijf Een hoofdcontractor is zelf verantwoordelijk voor het uitnodigen en opvolgen van zijn subcontractoren, alsook voor het delegeren van opdrachten naar zijn subcontractoren. Wanneer de initiële registratielink werd gebruikt om de account te registreren, kan deze nadien niet meer gebruikt worden om opnieuw in te loggen. Men logt dan steeds in door gebruik te maken van: (zie screenshots) o adres of de zelfgekozen loginnaam en zelfgekozen paswoord 7

8 Een hoofdcontractor kan in de plaats van zijn subcontractor persoonskwalificaties in orde brengen en optreden als zijn administrator. Onderstaand dient dan wel in orde te worden gebracht: o o o o Mail te sturen naar de helpdesk van Onyx = support@onyxone.com met de aanvraag Aanvraag moet volgende zaken vermelden: Voor welke subcontractor(s) Welke persoon/personen vd hoofdaannemer dit moet kunnen doen Bevestiging van de goedkeuring van de subcontractor => subcontractor ofwel in cc houden van aanvraag ofwel zijn goedkeuring in bijlage van de mail voegen Vervolgens doet Onyx het nodige => Onyx bevestigt aan hoofdaannemer dat het in orde werd gebracht en bevestigt ook hoe de hoofdaannemer persoonskwalificatie van de subcontractor kan beheren. Hoofdaannemer kan dan in de plaats van de subcontractor Persoonskwalificaties in orde brengen Op een gedelegeerde opdracht personeel van de subcontractor aanmelden Alle admins en managers van een bedrijf krijgen de notificaties. Als je ook manager bent gemaakt voor een subcontractor (zoals beschreven hierboven) zal je de s ook ontvangen. Transporteurs die een levering of afhaling doen worden niet beschouwd als subcontractor, dus dienen niet aangemeld te worden via Onyx One. Iemand die een herstelling komt uitvoeren op onze site dient wel aangemeld te worden via Onyx One = uitvoeren van werken. Link naar de uitgebreide handleiding deze leid je door de verschillende stappen m.b.v. screenshots: 8

9 4. Bijlagen Voorbeeld certificaat sociale zekerheid België. 9

10 Voorbeeld certificaat sociale zekerheid Nederland. 10

11 Voorbeeld HSE-beleid zelfstandige. 11

12 12