Brokis versie 1.1 Gebruikers handleiding Opiumwetbrief

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Brokis versie 1.1 Gebruikers handleiding Opiumwetbrief"

Vera Hendriks
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Brokis versie 1.1 Gebruikers handleiding Opiumwetbrief

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Introductie Digitaal archief Gevestigde apotheker Gebruikers definieren en machtigen Machtiging gebruikers Goedkeuren Opiumbriefje Selecteren van andere afnemer (bijvoorbeeld CeFi) Opvragen details Opiumbriefje opvragen vanuit het archief Exporteerfunctie naar Excel Correcties notificaties Pagina 2 van 11

3 1. Introductie Brocacef heeft een nieuwe functionaliteit in Brokis ontwikkeld waardoor het voor de afnemer (apotheek, apotheekhoudende huisarts, politheek,, dierenarts, etc.) mogelijk is de opiumwetbrieven van Brocacef digitaal te ontvangen. Vervolgens kan de apotheek de opiumwetbrieven digitaal autoriseren. Alle voordelen van deze methode op een rij: de papieren opiumwetbrief zal niet meer verstuurd worden en hoeft dus niet meer ondertekend retour naar Brocacef/CeFi de opiumwetbrieven kunnen alleen goedgekeurd worden door medewerkers die daartoe geautoriseerd zijn de inslag van opiaten is snel en makkelijk in kaart te brengen 2. Digitaal archief De inspectie heeft akkoord gegeven om de Brokis archief omgeving te beschouwen als het digitale archief in de zin van de Opiumwet. De opiumwetbrieven zijn te exporteren naar Excel waardoor je snel en makkelijk de inslag op artikel- en sterkteniveau kunt zien. 3. Gevestigde apotheker Om gebruik te kunnen maken van de mogelijkheid om Opiumbrieven digitaal te kunnen goedkeuren moeten de autorisaties van de gebruikers eerst ingericht worden. De Inspectie eist dat een Opiumbrief door of namens de gevestigde apotheker wordt ondertekend en dat dit binnen 3 werkdagen gebeurd. De gebruiker (als dit niet de gevestigde apotheker zelf is) moet expliciet gemachtigd zijn door de gevestigde apotheker. En dit betekent ook dat iedereen die de autorisatie moet krijgen om een Opiumbrief goed te keuren een EIGEN PERSOONLIJK GEBRUIKERSACCOUNT moet krijgen. De afdeling contact & support regelt de eerste autorisatie voor de gevestigd apotheker. Mocht u gevestigd apotheker zijn en de gegevens van uw gebruikersaccount nog niet hebben ontvangen, contacteer dan de medewerkers van contact & support. Na deze autorisatie dient de gevestigd apotheker, met het beheerdersaccount, zelf gebruikers op naam aan te maken om medewerkers namens hem/haar OW brieven te laten ondertekenen. Pagina 3 van 11

4. Gebruikers definieren en machtigen Om te kunnen werken met het digitaal goedkeuren van opiumwetbriefjes, zal de apotheker eerst de gebruikers moeten toevoegen en vervolgens

mgr@4030) Vervolgens maak je de gebruikers aan die de Opiumbriefjes goed mogen keuren; elke gebruiker krijgt een persoonlijk account De gebruikersnaam moet de naam van een

4 4. Gebruikers definieren en machtigen Om te kunnen werken met het digitaal goedkeuren van opiumwetbriefjes, zal de apotheker eerst de gebruikers moeten toevoegen en vervolgens moeten machtigen: Log in op Mijn Brocacef met je managersaccount (de gebruikersnaam is als volgt opgebouwd: bijv. Vervolgens maak je de gebruikers aan die de Opiumbriefjes goed mogen keuren; elke gebruiker krijgt een persoonlijk account De gebruikersnaam moet de naam van een individu zijn, dus vul zowel voor- als achternaam in. Gebruikersnaam stagiair is bijvoorbeeld niet toegestaan. Ga hiervoor naar Mijn Instellingen (rechts bovenaan) en klik op Mijn medewerkers: Klik hierna op Toevoegen: Pagina 4 van 11

5 Vul de gegevens in onder Stap 1 en vink onder Stap 2 bij profielen opiumwetbriefjes aan. Maak zelf een wachtwoord aan (de medewerker kan dit later zelf wijzigen via Mijn Instellingen) of roep de medewerker erbij en laat hem/haar zelf het wachtwoord invoeren. Het wachtwoord dient te bestaan uit: minimaal 8 posities, met minimaal 1 letter, 1 hoofdletter, 1 cijfer en 1 leesteken. Je hebt nu een nieuwe gebruiker toegevoegd Pagina 5 van 11

5. Machtiging gebruikers 1) Log in met het account van de gevestigde apotheker 2) Maak een nieuwe gebruiker. Let op: dit dient een persoonlijk op naam aangemaakte gebruiker te zijn.

3) Ga vanuit Mijn Brocacef of vanuit Brokis naar het onderdeel [Opiumwetbriefjes] 4) Kies [Machtigen] om het overzicht te zien van de gemachtigde gebruikers 5) Machtig de persoonlijke accounts van de

6 5. Machtiging gebruikers 1) Log in met het account van de gevestigde apotheker 2) Maak een nieuwe gebruiker. Let op: dit dient een persoonlijk op naam aangemaakte gebruiker te zijn. Voor meer info zie 6.1. Deze gebruiker heeft minimaal het profiel Opiumwetbriefjes nodig en toegang tot Mijn Brocacef en Brokis. 3) Ga vanuit Mijn Brocacef of vanuit Brokis naar het onderdeel [Opiumwetbriefjes] 4) Kies [Machtigen] om het overzicht te zien van de gemachtigde gebruikers 5) Machtig de persoonlijke accounts van de medewerkers door te klikken op [Toevoegen] 6) Selecteer het account van de te machtigen medewerker door middel van het rolmenu. Stel een ingangsdatum in (standaard vandaag). Stel (indien bekend) een einddatum in (standaard leeg). 7) Klik op [Toevoegen] 8) De gebruiker verschijnt op het overzicht Gemachtigde gebruikers: Je hebt nu de voorbereidingen uitgevoerd die nodig zijn om met het digitale opiumwetbriefje te kunnen werken. Pagina 6 van 11

7 6. Goedkeuren Opiumbriefje Log in op Mijn Brocacef of Brokis en kies de optie [Opiumwetbriefjes] in Brokis in het linker menu. Geel gekleurde regels geven aan dat er brieven zijn ouder dan 3 werkdagen. Een extra indicatie is het rode uitroepteken dat ook zichtbaar blijft bij het gebruik van andere modules binnen Brokis. Alle openstaande opiumbrieven worden nu getoond. Omdat wettelijk alle opiatenleveringen binnen 3 werkdagen bevestigt moeten worden is er een signaleringsfunctie ingebouwd die de regels die ouder zijn geel maakt. Alle regels ouder dan 3 werkdagen worden geel en moeten als eerste worden afgehandeld. Daarnaast is wettelijk vereist dat de gevestigde apotheker of iemand die namens deze persoon gemachtigd is het Opiumbriefje ondertekent. Kies de regels die u goed wil keuren en daarna rechter muisknop: optie [Goedkeuren] Er zijn nu twee mogelijkheden: 1. U bent ingelogd als gemachtigd gebruiker (dus met een persoonlijk account). Dan komt hier de boodschap met uw naam en kiest u voor [Ondertekenen]. 2. U bent ingelogd onder een gemeenschappelijk account of als iemand dit niet gemachtigd is: dan verschijnt bovenstaand scherm en kiest u uw account uit de lijst. U moet dan ook uw wachtwoord invoeren en dan kiezen voor [Ondertekenen]. Pagina 7 van 11

De geaccordeerde regels verdwijnen uit dit overzicht: En worden

Selecteren van andere afnemer (bijvoorbeeld CeFi) Wilt u de

lijst door middel van het rolmenu naast [Locatie] links boven in

8 De geaccordeerde regels verdwijnen uit dit overzicht: En worden verplaatst naar het tabblad [Archief]: 7. Selecteren van andere afnemer (bijvoorbeeld CeFi) Wilt u de brieven voor een andere afnemer goedkeuren: kies deze dan uit de lijst door middel van het rolmenu naast [Locatie] links boven in het scherm. Dit zoals ook aangegeven in deze handleiding bij CeFi/LoFi retourinformatie. Pagina 8 van 11

8. Opvragen details Dit gaat op dezelfde wijze als bij notaposten door middel van een rechter muisklik op de betreffende regel en dan op [Details] te klikken.

9 8. Opvragen details Dit gaat op dezelfde wijze als bij notaposten door middel van een rechter muisklik op de betreffende regel en dan op [Details] te klikken. Hiermee wordt het scherm Productdetails zichtbaar. 9. Opiumbriefje opvragen vanuit het archief Het is mogelijk om een Opiumbriefje aan te vragen voor 1 of meerdere regels door op het archiefscherm deze te selecteren en klik op [Opiumbrief] in het contextmenu. Door middel van de knop [Alles selecteren] is het mogelijk om met 1 handeling alle regels te selecteren om voor alle geselecteerde regels de Opiumbriefjes op te kunnen halen. Pagina 9 van 11

10 10. Exporteerfunctie naar Excel Vanuit het archiefscherm is het mogelijk een Excelbestand te genereren. Gebruik hiervoor de optie [Exporteren]. Dit voor nadere analyse of ter ondersteuning van een inspectie bezoek. Ook kan hier gebruik worden gemaakt van de datum-filter om een selectie te maken: alle getoonde regels worden geëxporteerd. 11. Correcties Ook correcties worden op de standaard wijze van Brokis verwerkt. Selecteer de regel die u wilt corrigeren, rechtermuisknop en selecteer de optie Correctie/retour. Als er al een eerdere correctie-regel is opgevoerd komt een waarschuwing naar voren: Verdere afhandeling gaat conform het reguliere proces door de medewerkers van Contact en Support. Pagina 10 van 11

11 12. -notificaties De apotheker ontvangt per een herinneringsbericht als er nog opiumbrieven langer dan vier werkdagen openstaan. Blijft het briefje daarna alsnog openstaan, dan volgt na tien werkdagen een tweede herinneringsbericht. Deze berichten worden verstuurd naar het adres van de apotheker. Als je dit wilt laten wijzigen, kun je contact opnemen met Brocacef Contact & Support ( ). Zodra je start met het digitaal autoriseren van de opiatenpakbon, zal er direct een herinneringsbericht verstuurd worden over de pakbonnen die nog openstaan. Alle opiatenpakbonnen vanaf ongeveer een maand voor de start zijn dan zichtbaar. Het is aan te raden de oude pakbonnen digitaal goed te keuren anders blijf je hierover een herinneringsbericht ontvangen. Het herinneringsbericht kan er als volgt uitzien: Herinneringsbericht digitaal afmelden opiumwetbriefjes BENU Apotheek Voorbeeldstraat CC Voorbeeld NL Datum: Betreft: Ontvangstbewijs opiumwetartikel Geachte V. Oorbeeld, Hieronder vindt u het overzicht van openstaande opiumwetbriefjes die niet binnen de (wettelijke) termijn van 3 werkdagen zijn afgemeld. Datum Artikelnummer Aantal Omschrijving Zelfstandigheid: Buprenorfine Buprenorf sdz 10mcg/uur pl, 4 st Buprenorf sdz 10mcg/uur pl, 4 st Zelfstandigheid: Fentanyl Fentanyl matr cf 12mcg/uur, 10 st Fentanyl matr sdz 12mcg/uur, 10 st In verband met de wettelijke eisen verzoeken wij u deze ontvangstbewijzen per omgaande digitaal af te melden via Mijn Brocacef. Mochten onze gegevens niet correct zijn, dan verzoeken wij u contact op te nemen met Contact en Support via telefoonnummer of C-S@brocacef.nl. Wij danken u bij voorbaat voor uw medewerking. Hoogachtend, Brocacef B.V. Pagina 11 van 11

Vergelijkbare documenten

Uitzend Software Diensten B.V. UBplus Online. Handleiding voor uitzendbureaus, detachering en payroll bedrijven

Uitzend Software Diensten B.V. UBplus Online Handleiding voor uitzendbureaus, detachering en payroll bedrijven Versie 5.0 december 2011 Inhoudsopgave UBplus Gebruik UBplusOnline per klant instellen 2 Gebruik