Eindverslag Pilot Cashmanagementsystemen

Transcriptie

1 Eindverslag Pilt Cashmanagementsystemen Ervaringen van ndernemers in de riëntatie-, vrbereidings- en implementatiefase met tips vr wie verweegt een cashmanagementsysteem in te veren Opgesteld dr: In pdracht van: Martin Straatman, ReserV Security Management Stichting Bevrderen Efficiënt Betalen met steun van het ministerie van Veiligheid en Justitie Reserv Security Management Uilenheve JR Middenbeemster Internet: 1

2 Inhud 1. Inleiding 3 2. Het prject 4 3. Het piltprject bij deelnemende bedrijven 9 De pilt bij Dirk van den Brek 9 De pilt bij Herg (Canter) slagerij 12 De pilt bij Shell Van Garderen Het inveren van cashmanagementsytemen in de praktijk 16 Fase 1 De riëntatiefase 16 Fase 2 De vrbereidingsfase 21 Fase 3 De implementatiefase De waarde van verwegingen m een cashmanagementsysteen in te veren Tips en aandachtspunten van ndernemers Verbeterpunten vr leveranciers Cnclusie 37 Bijlagen A Infrmatie begde piltbedrijven B Gesprekslijst benchmarkbedrijven C Checklist D Uitslag enquête klantenbeleving E Mdel business-case 2

3 1. Inleiding De Stichting Bevrderen Efficiënt Betalen (hierna SBEB) heeft als del bij te dragen tt een efficiënter en veiliger betalingsverkeer. SBEB ndersteunt daarte diverse prjecten. Denk daarbij aan bewustwrdingscampagnes, nderzeken, prmtieactiviteiten en stimulansen vr de ntwikkeling van technische plssingen. Partijen samenwerkend in SBEB zijn het ver één ding eens: vral elektrnisch betalen draagt bij tt veiligheid en efficiency, terwijl aan cntant geld in dat pzicht vral nadelen kleven. Niet vr niets zijn de afgelpen jaren campagnes geverd zals Klein bedrag? Pinnen mag! en Pinnen, ja graag en zijn in nauwe samenwerking met het Centraal Bureau Levensmiddelen Alleen Pinnen kassa s uitgerld (eind 2012 waren er meer dan 1500 winkels met dergelijke kassa s). SBEB heeft een uitgesprken visie p de vrdelen van elektrnisch betalen. Naast efficiency wrdt pinnen he langer he meer gezien als belangrijke veiligheidsmaatregel tegen vervallen. Immers, he minder cntant geld in een bedrijf vr handen is, he minder kans p een verval. De kwetsbaarheid vr vervallen in met name de supermarktbranche, hreca en bij tankstatins is met betrekking tt kassarven bvenmatig. Het terugdringen van cashgeld wrdt binnen deze branches dan k algemeen erkend als een belangrijke maatregel tegen kassarf. Maar een maatschappij znder cntant geld is vr de vrzienbare tijd een illusie. SBEB realiseert zich dat de cnsument ng lang de keuze wil huden m óók cntant te kunnen betalen en dat ndernemers die gelegenheid willen blijven bieden. In winkels met Alleen Pinnen-kassa s verplaatsen de cntantgeldafhandelingen zich naar de zgenemde cmbikassa s en daarmee samenhangend k het vervalrisic. Ondernemers zeken alternatieve plssingen m de cashgeldstrm bij die cmbikassa s extra te beveiligen. In dit kader heeft SBEB in 2012 een nderzek laten uitveren naar mgelijke technische beveiligingsmiddelen vr kassa s bij tnbankinstellingen. Deze staan beschreven in de marktscan Van eenvudige afrmbxen tt geavanceerde cashmanagementsystemen 1. Deze marktscan biedt een diversiteit aan beveiligingsplssingen vr checkuts in winkels, hrecagelegenheden en tankstatins. Prminent in de scan staan de cashmanagementsystemen, in het bijznder de kassa-uitveringen daarvan. SBEB kan zich vrstellen dat cashmanagementsystemen een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het terugdringen van kassarven en tenemende efficiency van het betalingsverkeer in het algemeen, maar wil deze gedachte tetsen aan praktijkervaringen en feiten zdat eerlijke vrlichting aan belanghebbenden kan wrden gegeven. Vandaar de wens van SBEB m als vervlg p de marktscan een pilt cashmanagementsystemen te laten uitveren. In dit rapprt treft u na de inleiding een hfdstuk aan ver de pzet en uitvering van het prject. In hfdstuk 3 gaan we in p de pilt bij drie bedrijven. In hfdstuk 4 behandelen we de drie fasen die relevant zijn bij de invering van een cashmanagementsysteem. Hfdstuk 5 gaat in p verwegingen die een rl spelen bij beslissers en in heverre die in de praktijk hut snijden. In hfdstuk 6 krijgt u tips en aandachtspunten van ndernemers. Hfdstuk 7 geeft een aantal verbeterpunten aan vr leveranciers. Het rapprt sluit af met een cnclusie. 1 Zie 3

4 2. Het prject Betrkkenen Zals gezegd is SBEB de initiatiefnemer van dit prject. Vr de uitvering heeft de Stichting p 5 nvember 2012 subsidie aangevraagd bij het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Deze subsidie is haar p 20 december 2012 tegekend. Aan het ministerie is tussentijds regelmatig verslag uitgebracht. De pilt is begeleid dr Reserv Security Management, die k psteller is van dit verslag. Bij het prject zijn kepels en brancherganisaties van tnbankinstellingen betrkken, in het bijznder Detailhandel Nederland, het Centraal Bureau Levensmiddelenhandel, Kninklijke Hreca Nederland en de Belangenrganisatie Tankstatins. Uiteraard zijn vr de pilt zelf en vr ervaringen uit de praktijk diverse ndernemingen en leveranciers benaderd. Daar gebeurde het echte werk. Wat is een cashmanagementsysteem? Een cashmanagementsysteem is een geslten geldafhandelingssysteem. Het systeem vrziet in de mgelijkheid m cntant geld veilig p te slaan. Het systeem waarbrgt dat het cashgeld nbereikbaar is vanaf het mment dat de cnsument zijn betaling heeft gedaan tt en met het mment dat het geld getransprteerd wrdt dr de waardetransprteur. Een cashmanagementsysteem bestaat in zijn vlle mvang uit twee apparaten bij het afrekenpunt en een vlledig geautmatiseerde kluis in de backffice. De vlledig geautmatiseerde nte-recycler (bankbiljetten) en de cin-recycler (muntgeld) bij het afrekenpunt wrden in het kassameubel ingebuwd. Bij het afrekenen wrdt het dr de cnsument ntvangen cntante geld in de apparaten ingeverd, waarna het veilig en nbereikbaar wrdt pgeslagen. `s Avnds, bij het afsluiten van de kassagrep, wrdt het geld in afgeslten testand en (z mgelijk) in met inktpatrnen beveiligde cassettes (f speciaal daarvr ntwikkelde transprtunits) naar de backffice gebracht en in vlledig geslten testand in de kluis ingeverd. Tijdens dit hele prces kmen er geen mensenhanden meer aan het geld. De sftware van het systeem registreert precies heveel geld er aanwezig is en waar het zich bevindt. Het systeem vervangt de bestaande kassa-lades. Omdat er geen kassa-lades meer zijn en het systeem zelfstandig inkmsten en uitgaven bijhudt, heft er geen geld meer te wrden geteld. Ok niet in de backffice. Het geld is na inver vr niemand, k niet vr persneel en de waardetransprteur, bereikbaar. Op deze wijze ntstaat een vlledige geslten geldcircuit waarmee ptimale veiligheid tegen vervallen en interne fraude wrdt gecreëerd. 4

5 Cashmanagementsystemen kmen vr in vele srten en maten. We verwijzen u naar de marktscan 2. De meeste apparaten zijn geschikt vr in- f pbuw in het kassameubel. Daarbij is de keuze f het apparaat direct bij het afrekenpunt wrdt ingebuwd f ingeval van een supermarkt, buwmarkt f tuincentrum - aan het einde van de lpende band. Ok is er de keuze f de apparatuur naar de cnsument f naar de kassier wrdt gericht. Dat bepaalt wie de inver van het cntante geld det, de klant zelf f de kassier. De meeste bedrijven kiezen ervr m de bankbiljetten dr de kassamedewerker te laten inveren, terwijl het muntgeld dr de klant in het apparaat wrdt gedepneerd. De sftware hudt precies bij heveel geld er in het apparaat wrdt gedepneerd, berekent het wisselgeld en geeft dat vlautmatisch en z ecnmisch mgelijk terug. Om tt een vlledig geslten geldafhandelingssysteem te kmen hrt een gede kluis in de backffice en een veilig transprt van cashmanagementsysteem naar kluis zeker bij de ttale cnfiguratie, maar aan dat gedeelte van het systeem besteden we in dit prject geen aandacht: we richten ns puur p de systemen bij de kassa. Del van het prject De hfddelstelling van de pilt is het creëren van vrbeelden en het inventariseren van praktijkervaringen van bedrijven die dr een cmbinatie van Alleen Pinnen-kassa s en cashmanagementsystemen minder kwetsbaar zijn gewrden vr rfvervallen en andere geldgerelateerde criminaliteit. Het prject diende nuttige infrmatie p te leveren vr ndernemers die verwegen cashmanagementsystemen in hun bedrijf in te veren. Wat valt er te kiezen? He kun je je het beste riënteren? Welke vrbereidingen met je treffen? Wie met je betrekken bij het prject? Waar met je rekening mee huden bij de implementatie? Wat zijn gangbare prijzen? Naast dit rapprt is separaat een handleiding cashmanagementsystemen pgeleverd met daarin de belangrijkste infrmatie. Deze rapprtage en de handleiding zijn interessant vr belangenbehartigers, ndernemers, beleidsmakers en leveranciers. Vr de laatste grep staan er aanbevelingen in m bepaalde nderdelen van hun dienstverlening en prduct te verbeteren. Cashmanagementsystemen vereisen een stevige investering. De investering is hger naarmate een tnbankinstelling meer checkuts heeft. Wanneer een deel van de checkuts is f wrdt mgebuwd tt Alleen Pinnen-kassa, dan heven alleen de resterende (cmbi-)kassa s te wrden vrzien van een cashmanagementsysteem. Dat scheelt aanzienlijk in de ksten. De laatste jaren zien we steeds meer Alleen Pinnen-kassa s verschijnen. Hierdr kmt een investering in een cashmanagementsysteem vr meer ndernemers binnen bereik en is het verwegen ervan relevanter gewrden. Tijdens het prject hebben we getracht antwrd te krijgen p de vlgende vraag: Kan via de vrbeeldprjecten het bewijs wrden geleverd dat een ptimale cmbinatie van Alleen Pinnen-kassa s en cmbi-kassa s vrzien van een cashmanagementsysteem leidt tt vergrting van de efficiency en veiligheid in de vrbeeldbedrijven en kan dit wrden gerealiseerd tegen acceptabele ksten (ROI) en znder dat nrmale bedrijfsprcessen wrden verstrd? Aan het einde van deze rapprtage kmen we p deze vraag terug. 2 Zie 5

6 In deze rapprtage wrden nder andere de vlgende sub-vragen beantwrd: He bepaal je de keuze vr een cashmanagementsysteem, dat het meest geschikt is vr de eigen specifieke bedrijfsvering. Welke criteria kunnen wrden gehanteerd? He selecteer je de leverancier/srt systeem? Welke actren binnen het bedrijf wrden bij de selectie betrkken? He stel je een vertuigende business-case p? Met welke aspecten heb je rekening te huden bij de pstart, implementatie en explitatie? Welke interne medewerkers zijn bij deze fasen betrkken? Welke cmmunicatiemiddelen wrden intern gebruikt? He rbuust zijn de systemen tijdens het gebruik? He wrden stringen verhlpen? Welke fallback-mgelijkheden zijn er tijdens een string? Wat zijn de vr- en nadelen van de systemen? He zijn de reacties van klanten? Welke verbeteringen aan cashmanagementsystemen zijn gewenst? Opzet van het prject In dit prject is gekeken naar het vlledige prces van vrbereiding, riëntatie, implementatie en explitatie van een cashmanagementsysteem. Er is p twee manieren infrmatie verzameld: dr het real-time vlgen van een nieuwe invering van cashmanagementsysteem binnen een vrbeeldbedrijf; dr het phalen van ervaringen bij bedrijven die een dergelijk systeem al aan het inveren waren c.q. hadden ingeverd. We nemen dit de benchmark. Dr de tweede wijze van infrmatieverzameling maken we ged wat we eigenlijk uit het prject hadden willen halen: we hadden met meer piltbedrijven aan de slag willen gaan, maar het ene na het andere bedrijf haakte af. We gaan hierver verderp in dit rapprt in. We denken dat we p deze wijze tch een redelijk vlledig beeld hebben gekregen van wat er kmt kijken bij invering en de d s en dn ts te pakken hebben gekregen. In deze vertuiging zijn we gesterkt ten nze gesprekspartners met steeds minder nieuwe inzichten en pmerkingen kwamen naarmate we er meer gesprken hadden. Overigens is de sluittermijn van de pilt herhaaldelijk verlengd en was het tt in de eerste helft van 2014 ng mgelijk m deel te nemen. Afbakening van het prject Niet alle tnbankinstellingen kwamen in aanmerking vr deelname aan het gesubsidieerde deel van het prject. Hiernder staan de deelnemerscriteria. Delgrep: De pilt mest wrden gericht p die specifieke delgrep van tnbankinstellingen, die statistisch gezien relatief vaak met kassarven gecnfrnteerd wrden. Uit statistische gegevens van de plitie kmen daarvr hfdzakelijk de hreca (cafetaria), pmpstatins en supermarkten in aanmerking. Srt vervallen: Het cijfer ver het aantal vervallen alléén zegt weliswaar veel ver de kwetsbaarheid van de delgrepen, maar geeft geen inzicht f een cashmanagementsysteem als preventieve veiligheidsmaatregel k daadwerkelijk effectief is. Een cashmanagementsysteem in de frntffice zal immers alleen effect hebben p het fenmeen kassarf. De pilt is dan k met name gericht p deze categrie vervallen. Overzicht vervallen p tnbankinstellingen peride

7 LORS/IPOL Brn: KLPD Onderwerp: Overvallen tnbankinstellingen cafetaria Supermarkt Brandstf Sedert 2013 is een sterke afname te zien in het aantal vervallen bij alle genemde sectren. Juweliers Tabak Kleding Drgisterij Cnfiguratie: De deelnemers aan de pilt verplichtten zich hun kassapark zdanig in te richten, dat dr de implementatie van cashmanagementsystemen bij checkuts in cmbinatie met Alleen Pinnen-kassa s een geslten cash-afhandelingssysteem aan de frntffice wrdt gerealiseerd. De nderlinge verhuding hiervan werd aan de deelnemer zelf vergelaten. De deelnemers waren in beginsel vrij een keuze te maken uit de diverse cashmanagementsystemen die de markt hen aanbiedt. Vrwaarde was wel dat er nderling sprake is van meerdere leveranciers/systemen De pilt stnd - uiteraard - aan deelnemers te m de cnfiguratie uit te breiden naar een geautmatiseerde kluis in de backffice, waardr een cmpleet geslten cashafhandelingssysteem ntstaat. De effecten van deze backfficevrziening wrden in de pilt echter niet gemeten f ndersteund. Inzage in resultaten: De deelnemer mest bereid zijn gedurende de pilt mee te werken aan het verschaffen van infrmatie ver de vrtgang en resultaten ten beheve van het eindverslag. Financiering Zals aangegeven is dit prject gesubsidieerd dr het ministerie van Veiligheid en Justitie. Deelnemers werden geacht de helft van de ksten zelf te dragen. SBEB besteedde tijd aan de begeleiding van de pilt en fungeerde als de belangrijkste mtr achter de cmmunicatie naar brancherganisaties en ndernemingen. Het ministerie bd in beginsel budget vr maximaal vijf gesubsidieerde piltprjecten. In de lp van het prject bleek het niet mee te vallen m nieuwe ndernemers te vinden vr het piltprject. Er heeft ten in verleg met het ministerie een verschuiving plaatsgevnden naar een grter accent p het phalen van infrmatie uit bestaande prjecten. We kregen k meer tijd. Ok bleek de investering per bedrijf hger dan verndersteld. Ok p dat gebied mcht van het ministerie in het budget geschven wrden. Uiteindelijk hebben er drie piltbedrijven deelgenmen. Eind juli 2014 is inschrijving vr deelname geslten. 7

8 Eerste selectie van de piltbedrijven Er zijn diverse ptentiële deelnemers uit de genemde delgrepen benaderd. Vrafgaand aan de start van de pilt hadden de vlgende ptentiële deelnemers hun medewerking in principe tegezegd. Op basis van hun tezeggingen, riënterende gesprekken met hen en ptentiële leveranciers is de aanvankelijke subsidieaanvraag naar het ministerie eind 2012 pgesteld. Deelnemer Texac benzinestatin, Ntdrp Dirk v.d. Brek Supermarkt, Almere Plus Supermarkt Bth, Rtterdam Plus Supermarkt Verheven, Rtterdam Deen Supermarkt, Almere Mgelijke leverancier Gunneb ((Safe Pay) Merlin (CashGuard) f Gunneb (Safe Pay) Merlin (CashGuard) f Gunneb (Safe Pay) Gunneb, Safe Pay Wincr Nixdrf Per deelnemer was een glbale business-case pgesteld ter nderbuwing van de subsidieaanvraag. Na het verkrijgen van de subsidietezegging is begnnen met het pstellen van de prjectplanning vr uitvering van de pilt. In de prjectplanning is uitgegaan van een drlptijd van het gehele prces van 9 maanden, inclusief een peride van 2 maanden mnitring. Er was ten ng geen signaal dat bepaalde bedrijven zuden afhaken f dat planningen niet haalbaar zuden zijn. Echter na een aantal maanden werd duidelijk: dat Deen zich van deelname terugtrk. Deen maakte een keuze vr alleen een cmpleet backffice systeem hetgeen niet paste binnen de vrwaarden van dit prject. dat deelname van de twee zelfstandig ndernemers van Plus niet kn znder medewerking van de centrale rganisatie van Plus. Deze heeft zich in cashmanagementsystemen verdiept, maar kwam uiteindelijk tt de cnclusie dat deelname niet mgelijk was. Zie bijlage vr bijznderheden. dat deelnemer Jngeneel (Texac benzinestatin) die aanvankelijk het snelst leek te kunnen schakelen drdat hij direct een ffertetraject inging bij leverancier Tkheim (ndernemers in de benzinebranche hebben geen andere keuze) uiteindelijk afhaakte. Zie bijlage vr bijznderheden. dat deelnemer Dirk van den Brek uiteindelijk als enige van de rsprnkelijke piltkandidaten verbleef. Zektcht naar vervangende deelnemers leidde niet tt resultaat Na het afvallen van een aantal deelnemers is na verleg met het Ministerie en SBEB gezcht naar nieuwe deelnemers uit de delgrep. Er is een grt aantal ptentiële deelnemers benaderd (via brancherganisaties en via andere kanalen), maar de meesten reageerden negatief. Er is k getracht nieuwe deelnemers te vinden via leveranciers. Zij hadden weliswaar zicht p ptentiële prjecten, maar die waren znder uitzndering (te ver) buiten de delgrep (tuincentra, bakkerijen e.d.). Uiteindelijk heeft de zektcht tch ng geresulteerd in een deelname van een vestiging van Herg slagerij (Canter) in Amstelveen en een Shell benzinestatin (Van Garderen) in Amersfrt. Hewel de slager niet primair tt de delgrep behrde, is de casus tch zeer interessant vanwege de zeer specifieke veiligheidsfilsfie van het bedrijf. Benchmark We baseren deze rapprtage dan k p de ervaringen van deze 3 piltkandidaten, aangevuld met diverse gesprekken met ndernemers die al buiten het prject m een cashmanagementsysteem expliteren. In ttaal hebben er 12 interviews plaatsgevnden aan de hand van een uitgebreide standaard vragenlijst (zie bijlage). De bevraagde ndernemingen kmen uit de supermarktbranche, benzinestatins en tuincentra. De resultaten van deze interviews zijn in dit rapprt verwerkt. 8

9 3. Het pilt-prject bij deelnemende bedrijven Hiernder wrdt in vgelvlucht het prces beschreven van de implementatie van hun cashmanagement systemen bij de drie piltbedrijven. De pilt bij Dirk van den Brek Tijdens de intakegesprekken bleek dat Dirk van den Brek al ver interesse tnde vr een cashmanagementsysteem. Dirk van den Brek wilde graag nderzeken en in de praktijk testen f een dergelijk systeem binnen de bedrijfsvisie paste. De wens dat kassakader (hfdkassiers) meer p de werkvler aanwezig mest zijn en daardr meer tijd beschikbaar was vr kerntaken en klantcntact was daarin de spil. Bvendien was het verhgen van veiligheid vr persneel en cnsument de delstelling. De vestiging aan de Wezelstraat 2 te Almere werd als filiaal vr de test aangewezen, juist mdat de gemeente Almere een reputatie had van een hge vervaldruk (.a. p supermarkten). Dirk van den Brek zag een cashmanagementsysteem als een belangrijk middel m de gestelde delen te kunnen bereiken. De pilt was dus een welkme gelegenheid en bd kansen m in de praktijk te tetsen f haar vertruwen in de stand van de techniek en de betruwbaarheid van het systeem knden wrden bevestigd. De aannames van Dirk van den Brek waren: 1. Flexibele(re) inzet van kassapersneel, minder inleertijd 2. Hgere prductiviteit van de medewerkers 3. Tijdsbesparing bij kaspmaak, afrmen, kasverschillen uitzeken e.d. 4. Minder/geen kastekrten (dr afrnding centen blijven er wel kleine verschillen) 5. Maar gelegenheid vr aandacht vr de klant 6. Geen/mindere fraudemgelijkheden 7. Vals geld detectie beter geregeld 8. Hger pinpercentage Dr Dirk van den Brek is bij aanvang van de pilt een intern prjectleider aangewezen. Vanaf de aanvang van de pilt is de prjectleider zeer vrtvarend aan de slag gegaan en heeft ffertes aangevraagd bij twee leveranciers van cashmanagementsystemen: Gunneb en Merlin. Na enkele besprekingen met beide leveranciers is beslten m het systeem van leverancier Gunneb (Safe-Pay) te gaan tepassen. We zagen ndanks de vrtvarende aanpak bij Dirk dat het prject tch langer duurde dan vraf ingeschat was. Dit kwam drdat het management niet ver één nacht ijs wilde gaan en meer zekerheden wilde dan in het dr de prjectleider pgestelde businessplan werd gegeven. Verder was het ndig dat de externe systeembeheerder een interface (sftware, m het systeem met het kassasysteem te kunnen synchrniseren) ntwikkelde. Dr hge werkdruk bij deze firma werd het vrijmaken van sftwarentwikkelaars uitgesteld. Verder kstten k de nderhandelingen met leverancier Gunneb ver prijsstelling en levertermijnen meer tijd dan verwacht. Uiteindelijk is Dirk van den Brek erin geslaagd het systeem p 26 nvember 2013 in gebruik te nemen. Van tevren kreeg het persneel een training. Vr de klanten was er een infrmatieflder. Het systeem bestaat uit 4 frntfficecashmanagementsystemen, gecmbineerd met 4 Alleen Pinnenkassa s (cmbi-kassa s). De systemen zijn afwisselend met cmbikassa s m-en-m geïnstalleerd. Één van de apparaten is geplaatst bij de cunter, waar k gewne bdschappen (snelkassa) kunnen wrden afgerekend. Op deze kassa wrdt relatief vaak met cntant geld afgerekend. De cin-recyclers zijn naar de klant gericht, die zelf muntgeld invert. De nte-recyclers zijn ingebuwd in het kassagedeelte van de zitplaats van de kassier, waarbij de kassier de bankbiljetten invert. Na de ingebruikname p 26 nvember 2013 hebben er infrmatieve bijeenkmsten plaatsgevnden vr belanghebbenden en geïnteresseerden. Tijdens een dr Stichting BEB gerganiseerde bijeenkmst vr het Cnvenantteam (spnsrs van de stichting) p 23 januari 2014 is een presentatie gehuden waarin 9

10 infrmatie ver cashmanagementsystemen en meer specifiek de pilt is verstrekt. De sessie werd afgeslten met een bezek aan de vestiging van Dirk van den Brek aan de Wezelstraat in Almere, waar de gendigden de werking van het systeem in de praktijk knden ervaren. Eenzelfde presentatie is gehuden p 11 maart 2014 vr een grep gendigden die in een cashmanagementsysteem geïnteresseerd waren. Tijdens deze presentatie heeft de prjectleider van Dirk van den Brek een heldere presentatie gegeven ver het prces van implementatie en de ervaringen met het systeem tt dat mment. Hewel de prjectleider k enkele nadelen benemde, waren de ervaringen tt dan te tch hfdzakelijk psitief. Ok deze sessie werd afgeslten met een bezek van de gendigden aan de winkel, bij welke gelegenheid burgemeester Annemarie Jrritsma van Almere een tespraak heeft gehuden. Mevruw Jrritsma sprak daarbij haar tevredenheid uit ver de psitieve effecten van dit srt veiligheidsmaatregelen binnen haar gemeente. De kern van haar bdschap was dat zij in principe vindt dat er zveel mgelijk gepind met wrden, maar - zlang er ng klanten zijn die in winkels cntant willen betalen- meten er (extra) veiligheidsmaatregelen wrden genmen m te vrkmen dat criminelen bij dat cntante geld kunnen kmen. Dr een cmbinatie van Alleen Pinnenkassa s en een cashmanagementsysteem is er in de supermarkt geen cntant geld te halen. Het heeft dus vr kwaadwillenden geen zin m deze supermarkt te vervallen. De ervaringen bij Dirk van de Brek leren cllega s een aantal aspecten waarmee tijdens de implementatie rekening gehuden dient te wrden: De ntwikkeltijd van de kppeling cashmanagement en kassasftware duurt langer dan verwacht. De integratie in checkuts is vaak lastig. De mbuw van bestaande checkuts is best een karwei. Bij Dirk duurde dit prject 2 dagen vr 3 checkuts en 1 servicebalie. Het is zaak m de kppeling en het systeem intern ged te testen alvrens tt inbuw ver te gaan. Er met tijd besteed wrden aan het pleiden van management en medewerkers. Er met van tevren ged nagedacht wrden ver het rapprtage systeem. Op zaterdag 2 februari 2014 is er in de vestiging een enquête gehuden nder klanten ver he zij het cashmanagementsysteem ervaren. Het resultaat vindt u in bijlage D. Uit de enquête blijkt dat klanten het cashmanagementsysteem makkelijk vinden in het gebruik, het veiligheidsvrdeel van het cashmanagementsysteem zien en het een gede zaak zuden vinden als een dergelijk systeem in meer winkels gebruikt wrdt. Op het mment dat deze rapprtage werd gemaakt had Dirk een flink aantal maanden ervaring met het systeem. Men blijkt k na enkel maanden ng bijznder psitief: - Dirk geeft aan weinig tt geen negatieve reacties van klanten te hebben. - Het persneel is nverminderd psitief en vindt het prettig dat er zveel aandacht is vr hun veiligheid. - Het pinpercentage gaat dr het gebruik van het cashmanagementsysteem beslist niet achteruit: bij deze vestiging van Dirk werd al behrlijk veel gepind (55,86% in 2013). Na ingebruikname van het systeem liep het pin-percentage p naar 59% - De tijd bij de kassa is niet fficieel gemeten. Dit gebeurt pas na afrnding van het rapprt. - De kaspmaak gaat duidelijk sneller: dit is een kwestie van bedragen en getallen vernemen en inveren. Afrmen gaat sneller en heft minder vaak. - Afsluiten van de kassagrep s avnds duurt ngeveer even lang, maar de werkzaamheden zijn anders. - Medewerkers kunnen flexibel wrden ingezet, waarbij het vr hen een veiliger idee is dat het geld in een geslten circuit zit. Hierdr kunnen er geen kasverschillen ntstaan, wat uitzektijd bespaart. 10

11 - Daar veel medewerkers tegenwrdig meite hebben met rekenen en geld terugtellen en dit van essentieel belang is bij de kassa, geeft een cashmanagementsysteem meer gebruiksgemak. Medewerkers kunnen zich beter richten p de klant, mdat het afrekenprces eenvudiger gewrden is en minder aandacht vereist. Het gebruik van wisselgeld is verigens anders: bij persnlijk teruggeven kan de caissière specifieke munten bijvragen p basis van wat zij ziet wat in de kassa aanwezig is. Dit srt sturing is niet mgelijk. Wat betreft de ksten rapprteert Dirk dat deze In eerste instantie zijn tegenmen; 1 keer meer transprt, andere tarieven dr andere service. Dirk stelt dat dit bij een eventuele uitrl ver meer winkels gunstiger kan wrden. De tijd die ndig is vr de waardeverdracht is ngeveer gelijk gebleven. Maar het waardetransprt kmt wel een keer meer per week. Verschil is bvendien dat de kluis niet meer tegankelijk is vr het filiaal, maar alleen vr de waarde-transprteur. Per sald vindt men de pref geslaagd. In het algemeen is het systeem rbuust en zijn er weinig stringen. De meeste stringen zaten in de backffice, die dezelfde dag ng dr de leverancier zijn verhlpen Ok het feit dat het persneel meer tijd kan besteden aan de klant en zich veiliger velt is psitief. We hebben Dirk gevraagd naar de vr- en nadelen van de systemen? Vrdeel: - Geen risic p ladegreep f verval; kassa`s zijn znder geldlade en het filiaal kan zelf niet meer bij het grte geld (zwel kas als kluis zijn geslten circuit), dus veilig. - Geen risic wisselgeldtrucs. - Geen risic vals-geld-aanname. - Geen kasverschillen dr futen in aanname en teruggave van geld; het systeem hudt bij heveel betaald is en heveel teruggegeven met wrden. - Geen kasverschillen dr fraude; geld in kas is niet beschikbaar vr caissière; zdende kan er dr de caissière geen geld uit kas genmen wrden. - Geen tijd kwijt aan uitzeken kasverschillen en fraude nderzek. - Geen klachten van klanten ver verkeerd f te weinig geld teruggeven. - Caissière bedient de briefgeld autmaat zelf. Zeer laag risic, klant kan gewn meekijken, camerabeveiliging bij elke kassa. Oplettende klant zal dit zeker melden. - Bediening kassa simpeler, mdat men niet meer met geld heft te kunnen mgaan. - Klant kan al tijdens het scannen ls geld inwerpen; tij vrdeel. Dit is beperkt; in praktijk wachten de meeste klant tt het subttaal bekend is (tenzij de klant van te vren weet wat het te betalen bedrag is). Vaak met briefgeld betaald, dan k wachten p caissière. - Maar 1 keer per dag afrmen briefgeld en wisselgeld (verder hef je hier geen aandacht vr te hebben, systeem geeft zelf aan wat ndig is. - Op kantr geen telwerk meer, waarin k regelmatig futen gemaakt werden; alles wrdt dr het systeem bijgehuden. - Prces tijdens pening in het filiaal wrdt niet verstrd dr tussentijdse geldhandelingen, zals afrmen en afstrten, hierdr vlledige aandacht vr klant en medewerker. De hiernder genemde nadelen zijn niet z zeer nadelen van het cashmanagementsysteem, maar hebben meer te maken met het inrichten van systemen en prcessen daar m heen. Nadelen tijdens pilt: Dr het apparaat minder ruimte in de bdschappenpvang van de kassa. Hierdr lastiger m met de vlgende klant te beginnen, als de andere klant de bdschappen ng niet helemaal weggehaald heeft. 11

12 Systeemtechnisch; caissière met ged pletten dat eerst al het geld ingebracht is, daarna pas systeemtets gebruiken. Anders extra crrectiehandelingen den m betaling wel af te kunnen rnden. Tijdens bijstrten wisselgeld; niet alle munten tegelijk inwerpen, anders kunnen de munten vastlpen. Gebruikt briefgeld (verkreukeld, gevuwen) laat zich niet altijd gemakkelijk inveren. Sms meerdere pgingen ndig m briefje dr te veren. Kan later k vr vastlper zrgen. Als tijdens het legen van de cassettes in de kluis biljetten vast kmen te zitten, kan er niet meer afgestrt wrden. G4S en Gunneb meten dan ingeschakeld wrden m de kluis te penen, zdat het prbleem verhlpen kan wrden. Prblemen met vastlpen van biljetten in de kluis leidt tt kas-, kluis- en strtverschillen. Dit zijn administratieve verschillen en die kmen altijd ergens terug. Er met p gelet blijven wrden dat het maximum aantal biljetten per sealbag niet wrdt verschreden. Omdat in deze piltfase het systeem ng geen kppeling heeft met de backffice, meten gegevens ng handmatig vergenmen en ingeverd wrden. Kst extra tijd. Apparatuur is erg gevelig. Met regelmatig (in ieder geval wekelijks) schngemaakt wrden vlgens de juiste instructie. Dit dient ged en vrzichtig gedaan wrden, kun je dus niet aan iedereen verlaten. In plaats van wisselgeld rllen wisselgeld zakjes. Hiervan is de inhud anders. Dit mest ingeregeld wrden in het cashmanagementsysteem. Maar is k anders dan in kassasysteem. Na ruim 10 maanden gebruik te hebben gemaakt van het systeem blijkt het vestigingsmanagement uitermate psitief gestemd ver het systeem. En niet alleen het management, k de medewerkers die met het systeem werken zijn tevreden. Het prbleem met het wisselgeld (muntjes) dat dr de waardetransprteur in eerste instantie in rlletjes werd aangeleverd, is inmiddels pgelst. Het muntgeld wrdt inmiddels in zakjes en in de juiste heveelheid aangeleverd. Het vestigingsmanagement gaf aan, dat strings- en/f andere prblemen zich aan de kassa nauwelijks vrden. Het prces bij de kassa verlpt in alle pzichten erg sepel. Van klanten wrden nauwelijks klachten f pmerkingen ntvangen. Er zijn k aanmerkingen ten pzichte van de kluis in de backffice. Hier blijken zich ng regelmatig stringen vr te den, verrzaakt dr gekreukelde bankbiljetten. Indien z n string zich vrdet, wrdt dat in krte tijd pgelst dr de waardetransprteur, die als enige tegang heeft tt de kluis. Al met al kan de pilt bij Dirk van den Brek als succesvl wrden afgeslten. De pilt bij Herg (Canter) slagerij Onder de naam Herg, De slager met n kksmuts, expliteert Canter vijf slagerijen. De slagerijen bevinden zich in Amstelveen, Buitenveldert, Rivierenbuurt en Amsterdam-Zuid en zijn een begrip in Amsterdam en mstreken. Dr innvatief te denken heeft dit familiebedrijf een plek verwrven in het tpsegment van slagerijen. Uit het eerste verleg met Canter p 3 maart 2014 bleek dat er een hg veiligheidsbewustzijn binnen de rganisatie heerst en dat Canter zich realiseert dat veiligheid vr haar medewerkers en cnsumenten een steeds belangrijkere rl binnen haar bedrijfsvering spelen. Canter was p dat mment juist bezig haar visie p veiligheid aan te passen en in brede zin verbeteringen dr te veren. In dit kader verwg Canter ver te gaan p een vlledige Alleen Pinnen-situatie met als del een cntantlze winkel te realiseren. Hier zag men vanaf dr het relatieve grte aantal klanten dat regelmatig grte bestellingen f aankpen cntant vldet. De mgelijkheden die een cashmanagementsysteem biedt m tt hetzelfde del te kmen paste dan k binnen die visie van Canter. Bvendien zag Canter mgelijkheden m 12

13 hiermee de betaalmethdiek in haar winkels aan te passen, met als del de ttale afhandelingstijd van klanten te reduceren. De visie die Canter hierp heeft is p z n minst bijznder te nemen en in Nederland ng niet gangbaar. De bedrijfsvering van slagerijen brengt met zich mee dat bestellingen van klanten (versprdukten) altijd eerst klaargemaakt meten wrden (snijden, wegen). De tijd die dit in beslag neemt is wachttijd vr de klant. Pas als de bestelling klaar is, kan wrden afgerekend. In het nieuw bedachte cncept zu de klant in deze wachttijd betaalhandelingen kunnen verrichten, hetgeen de wachttijd reduceert. Canter bedacht hiervr een systematiek, waarbij de klant eerst zijn bestelling bij de cunter det en de verkpbn ntvangt. Mcht de klant willen pinnen, dan kan dat direct aan de cunter. Indien de klant met cntant geld wil betalen, lpt hij naar het centraal pgestelde cashmanagementsysteem m zelfstandig af te rekenen. De bn die uit het apparaat kmt geldt als betaalbewijs. Bij verleg van dit bewijs aan de verkpster krijgt de klant zijn bestelling mee. De filsfie hierachter is, dat de ttale wachttijd van de klant daarmee sterk afneemt. Bvendien neemt de veiligheid te en bevrdert dit de hygiëne. Er wrdt dr verkppersneel immers geen cntant geld meer aangeraakt. In therie is dit een sterk cncept. De pilt kwam vr Canter dan k welgelegen m de ideeën hierver in de praktijk te tetsen. Canter had al cntacten met Cikam, een leverancier van nder andere k cashmanagement systemen nder de naam Easy Cash (vlautmatisch kassasysteem), gebaseerd p het merk Glry. Direct na het eerste verleg is Canter vrtvarend aan de slag gegaan m fferte bij deze firma p te vragen. Na een uitgebreide inventarisatie van wensen en eisen is de fferte p 18 april 2014 ntvangen. In de tussentijd heeft veel verleg plaatsgevnden ver de uitvering van het systeem, dat uiteindelijk leidde tt een stand alne systeem, een in een meubel geïntegreerd cin en nte recycler met beeldscherm. Het meubel is geplaatst p een centraal punt in de winkel. Omdat k de pinapparaten niet aan de kassa gekppeld waren, en de winkel werkte met weeginstrumenten die de prijs van het verkchte artikel bepalen, is dr Canter bewust gekzen vr een stand-alne plssing. Dit bd direct het belangrijke vrdeel dat er geen dure investeringen in een interface hefde plaats te vinden. Het cashmanagementsysteem staat centraal in de winkel pgesteld. Op dnderdag 19 juni 2014 is de apparatuur geplaatst en geïnstalleerd in de winkel en direct in gebruik genmen. Bij een bezek aan de winkel in september en bij die gelegenheid een gesprek met de winkelmanager, zijn de eerste ervaringen met het huidige cncept duidelijk gewrden. Daarbij werd duidelijk, dat de resultaten 13

14 vlgens dit nieuwe cncept niet aan de verwachtingen vldeed die het management zich vóóraf gesteld had. Niet het cashmanagementsysteem p zich was daar de rzaak van, maar praktische situaties bij het afrekenen, die zich structureel vrdeden, strkten niet vlledig met het verwachtingspatrn. Stelt u zich hierbij een winkel vr in een druk, mdern winkelcentrum. Klanten, die eerst inkpen gedaan hebben besluiten k ng bij de slager bdschappen te den. Bepakt en gezakt vegen zij zich in een grep wachtende mensen. Als het betaalmment zich aandient, met de klant die cntant wil betalen uit de wachtende grep mensen stappen m naar het betaalapparaat te lpen. Hij laat daarbij niet zijn tassen nbeheerd staan, dus die neemt hij mee. Als hij betaald heeft, met hij weer met de tassen dr de grep mensen heen naar de cunter. Een ngewenste situatie, waar veel klanten k hun beklag ver deden. Zelfs als de klant niet veel tassen bij zich draagt, is de psychlgische drempel m uit de wachtende rij te stappen kennelijk tch een grte pgave. Klanten blijken het betalen aan een cashmanagementsysteem zelf verigens niet als hinderlijk te ndervinden. De werking is ged. Het prbleem in de betaalmethdiek. Duidelijk is dat de klant (ng) niet aan de gekzen betaalrutering gewend is en deze als klantnvriendelijk ervaart. Het resultaat is dat Canter zich hierdr gendzaakt velde m, naast het cashmanagementsysteem, k gewn de drie kassalades te handhaven. Dat was natuurlijk nit de bedeling van de pilt: het effect p de drie belangrijkste delstellingen (verhgen veiligheid, snelheid en hygiëne) gaat daarmee grtendeels verlren. Om deze reden zijn dan k geen betruwbare cijfers beschikbaar ver veranderend pin-gedrag (meer/minder pinnen), meer/minder cntant geld, tijdsbesparing (afhandeling klant, geldafhandeling). Dit alles betekent verigens niet in dat Canter het prject als niet geslaagd beschuwt. Het vestigingsmanagement sprak haar vertruwen uit in het cashmanagementsysteem en ziet ng steeds de vrdelen die zij begde: hgere veiligheid, minder tijdsbesteding geldafhandeling en hygiëne. Ten tijde van het sluiten van dit rapprt was Canter druk dende haar visie p de betaalmethdiek te herzien en naar plssingen te zeken p het systeem p andere wijze effectief in te kunnen zetten. Het kleiner maken van de pstelling en het dichter bij de cunter plaatsten (integreren) wrdt serieus verwgen. De pilt bij Shell Van Garderen Begin mei 2014 diende Shell Van Garderen te Amersfrt zich aan als mgelijke nieuwe deelnemer aan de pilt. Ondernemer Van Garderen had al langere tijd plannen m een cashmanagementsysteem aan te schaffen, verwegend vanuit veiligheidsverwegingen. De pilt bd hem de gelegenheid m uitvering aan deze plannen te geven en een dergelijk systeem in de praktijk te tetsen. 10 juni 2014 heeft hierver het eerste gesprek plaatsgevnden met de ndernemer. Omdat de ndernemer vr de implementatie afhankelijk is van de firma Tkheim, was van deze firma een vertegenwrdiger aanwezig. De ndernemer is uitgebreid geïnfrmeerd ver de tepassingsmgelijkheden en getetst aan zijn verwachtingspatrn. Omdat de ndernemer k geïnteresseerd bleek te zijn in een ttaalplssing (een vlledige geslten geldcircuit, inclusief kluis in de backffice) werden uiteindelijk twee verschillende ffertes aangevraagd bij Tkheim. Omdat Tkheim uitsluitend het systeem van Gunneb (Safe Pay) ndersteunt werden er geen ffertes van andere systemen aangevraagd. Ng dezelfde week heeft Tkheim de ffertes aangeleverd. Om financiële redenen beslt Van Garderen al snel af te zien van een kluis in de backffice, maar zag hij wel de vrdelen in de tepassing van twee frntffice-apparaten in de verkpruimte. Het veiligheidsvrdeel (geld is nbereikbaar) speelde daarbij de belangrijkste rl, maar Van Garderen zag k vrdelen m tijdsbesparing te realiseren binnen zijn geldafhandelingsprces. Hij heeft gekzen vr de pstelling van een apparaat bij de afdeling vers (brdjes 14

15 e.d.) en bij één van de afrekenpunten brandstf. Het andere afrekenpunt is Alleen Pinnengemaakt, waarmee het geheel vldet aan de vrwaarden vr deelname aan de pilt. Ondernemer Van Garderen is, vrdat hij definitief tt aankp beslt, niet ver één nacht ijs gegaan. Medi juli 2014, vlak vr zijn vakantie, heeft een rndje Nederland gedaan met als del het bevragen van cllega benzinestatinndernemers die al een cashmanagementsysteem expliteerden, m z te kunnen prfiteren van hun ervaringen. De terugkppelingen die hij van zijn cllega s had ntvangen waren niet nverdeeld psitief, waardr hij aarzelde een besluit te nemen. Het belangrijkste nadeel dat hij had vernmen was de stringsgeveligheid van het systeem, met name bij het inveren van papiergeld (dr de kassiers). Verder had hij bedenkingen ver het servicecntract en eventuele tekmstige updates en verbeteringen van het systeem, waar hij k nverminderd van wilde prfiteren. Een tweede gesprek met Tkheim en Gunneb, waarbij telichting is gegeven p zijn bedenkingen, heeft hem echter vertuigd. Gezien de tijdsdruk van de aankmende deadline heeft de heer Van Garderen de knp drgehakt en beslten tt aanschaf ver te gaan en is de pdracht verstrekt. Dit vnd plaats p 17 juli Omdat hij p datzelfde mment vr enkele weken p vakantie ging, is aan de leverancier Gunneb gevraagd alvast vrbereidende maatregelen te treffen (bestellen systeem) waarmee een belangrijk tijdswinst is gebekt. Ten tijde van het sluiten van dit rapprt was bekend dat de installatiedatum van het systeem was vastgesteld p 1 ktber Op het randje van de deadline, maar gelukkig ng vóór week , de Week van de Veiligheid. Het gehele prces bij ndernemer Van Garderen, vanaf aanmelding tt installatie en ingebruikneming, heeft daarmee 4 vlle maanden geduurd. De ervaringen zullen we de kmende tijd vlgen en bekend maken nder branchegenten. 15

16 4. Het inveren van cashmanagement in de praktijk In dit hfdstuk gaan we in p het inveren van cashmanagement in de praktijk. We den dat systematisch en aan de hand van infrmatie vanuit de pilts bij Dirk van den Brek Almere, Herg (Canter) te Amstelveen en Sheel Van Garderen te Amersfrt en de vele gesprekken die zijn geverd met ndernemers elders in het land en leveranciers. Laten we met de belangrijkste cnstatering starten: Alle respndenten geven dat zij met de kennis van nu weer tt aanschaf van een cashmanagementsysteem zuden vergaan Dit prject heeft gedetailleerde infrmatie pgeleverd. De ndervraagde ndernemers, de referenten, spraken nageneg znder uitzndering vluit en enthusiast ver hun ervaringen. Alle referenten wisten k nadelen van de systemen te nemen, maar hun reacties waren verwegend psitief. Slechts één bedrijf heeft aangegeven de uitrl niet vrt te zetten. Dit bedrijf had al diverse vestigingen vrzien van een cashmanagementsysteem, echter vanwege achterblijvende financiële baten en te veel stringen in het systeem heeft den besluiten met de uitrl te stppen. Daarnaast is uit de ervaringen van de slager helder gewrden dat de bestel-/betaalruting gewijzigd met wrden m een succes te maken van het systeem. In de huidige cnstructie vldet het systeem niet en wrdt het del van een ttaal cntantlze winkel daar niet behaald. In dit hfdstuk beschrijven we he een cashmanagementsysteem via verschillende prcesstappen wrdt ingeverd en wat daarbij kmt kijken. Het gaat m: Fase 1: riëntatie p de markt Fase 2: vrbereidende handelingen Fase 3: implementatie In het hfdstuk hierna krijgt u inzicht in verwegingen die een rl spelen bij de beslissing m wel f niet een cashmanagementsysteem in te veren en in heverre die achteraf beschuwd hut snijden. Uit de gesprekken bleek dat veiligheid weliswaar de belangrijkste drijfveer was m met cashmanagement aan de slag te gaan, maar dat er tch vral k andere argumenten ndig zijn m het management te vertuigen van een investering. Veiligheid is dus niet zwaarwichtig geneg f niet geneg in cijfers m te zetten vr ndernemingen m tt de aanschaf ver te gaan. Beslissers meten duidelijk k andere f bijkmende vrdelen gepresenteerd krijgen willen ze een investeringsbeslissing nemen. We zullen deze vrdelen hiernder vermelden. Fase I Oriëntatiefase Uit de benchmark is gebleken, dat ver het algemeen de indruk heerst dat een cashmanagementsysteem een vast gedefinieerd gegeven is. De praktijk wijst echter uit dat de functinaliteiten en tegepaste techniek bij de systemen veel van elkaar kunnen verschillen. Vergelijkbaar met de aut-industrie (een aut) mschrijft te term `cashmanagementsysteem` uitsluitend de systematiek van geldafhandeling, maar zegt dit niet alles ver de details van inrichting en uitvering van de apparaten (hatch back f statinwagen). De tegepaste techniek en de uiterlijke vrmen van de diverse leveranciers verschillen van elkaar. Een gede riëntatie dr de tekmstige gebruiker is vrwaarde m zicht te krijgen p de verschillende prijsstellingen en functinaliteiten. Er zijn meerdere merken en srten cashmanagementsystemen in de handel. Niet ieder systeem is zmaar geschikt vr iedere bedrijfsvering. Dit kan tt gevlg hebben dat een merk cashmanagementsysteem in de ene bedrijfsvering uitstekend tepasbaar is, maar in de andere niet. Het is belangrijk dat een 16

17 ndernemer zich ged riënteert p de bestaande systemen en de mgelijkheden m deze in zijn specifieke bedrijfsvering te te passen. Belangrijke vragen, die bepalend zijn vr de uiteindelijke keuze van het systeem zijn nder andere: Wat is uw delstelling vr het systeem? Welke cnfiguratie heeft men daarbij vr gen? Wat is de wijze van afrekenen met de cnsument en heveel impact heeft een wijziging daarvan? Kan het systeem in de kassameubels wrden ingebuwd? Kan het systeem wrden geïntegreerd met de huidige kassasftware? Wat is het budget? De algemene systematiek van een cashmanagementsysteem is vaak duidelijk geneg en maakt de verweging m een systeem aan te schaffen p grnd daarvan eenvudig. Maar de vele varianten in uitvering, functinaliteit en systematiek maken de keuze van het te te passen merk ingewikkeld. Het zijn juist die verschillen, die maken dat een gede riëntatie p de markt ndzakelijk is. Uit de benchmark is gebleken dat er ndernemers zich niet altijd ged laten vrlichten ver die belangrijke verschillen in het aanbd. Veelal baseert men de keuze van het systeem p een enkele fferte f persnlijk cntact met een leverancier. Daarbij gaat men er vaak van uit, dat het aangebden systeem k direct geschikt is vr zijn specifieke bedrijfsvering. En dat misverstand kan hem later pbreken. Aan referenten is gevraagd welke aspecten van belang zijn in de riëntatiefase. Deze wrden hierna behandeld. Diverse systemen Algemeen De Nederlandse markt van cashmanagementsystemen kent ngeveer 6 verschillende (merken) systemen, die allen hun eigen specificaties hebben. Op de Nederlandse markt zijn een aantal leveranciers van cashmanagementsystemen actief. De bekendste systemen, maar niet de enige, zijn Safe Pay (Gunneb), Glry, Scancin, Cashguard (Merlin) Wincr Nixdrff. Deze systemen wijken p een aantal belangrijke punten meer f minder van elkaar af. De prijsstelling is bepalend van het beschikbare budget. De mvangsmaten zijn bepalend f de apparatuur eenvudig kan wrden ingebuwd. De verfijnde technische systematiek, en de verwachte intensiteit van het gebruik, zijn bepalend vr de cntinuïteit (stringen) en de functinaliteit van de apparatuur is bepalend f deze aan uw verwachtingen kan vlden. Lees de marktscan, hfdstuk cashmanagementsystemen, vr meer infrmatie hierver. Verbndenheid aan een specifiek systeem Veel ndernemingen beschikken ver een externe systeembeheer, al dan niet de kassa-sftwarebeheerder. In veel gevallen ndersteunt de sftwareleverancier slechts één systeem, waarvr men een interface heeft laten ntwikkelen. In beginsel heeft iedere nderneming de vrije keus ver het gewenste cashmanagementsysteem. Een belangrijke vrwaarde is echter dat de sftware van het systeem cmpatible is met de sftware van het 17

18 kassasysteem. Hiervr dient een interface te wrden ntwikkeld. Niet alleen is de interface een vertaalunit tussen beide systemen, k wrden daarin de specifiek vr uw rganisatie geldende parameters vastgelegd. Aan het ntwikkelen van een interface zijn dan k hge ksten verbnden, sms eur f meer. De sftware van het cashmanagementsysteem met `inbreuk` maken p de kassasftware. Om dit te kunnen realiseren met de leverancier van de kassasftware hiervr testemming, maar k medewerking verlenen m de interface te kunnen ntwikkelen. In veel gevallen ndersteunt een kassasftwareleverancier al een bepaald cashmanagementsysteem en zijn er vereenkmsten tussen leverancier van de kassasftware en het cashmanagementsysteem. Vr dat specifieke systeem heeft men dan al een interface ntwikkeld en daar wil men niet van afwijken. Dit beperkt de keuze vr de klant, mdat men gebnden is aan dat systeem. Impact p de rganisatie Investeringsmgelijkheden Investeringen in cashmanagementsystemen zijn hg en wisselen per leverancier. De `gedkpere` systemen kunnen in veel situaties al vlden. Het is raadzaam m individueel een investeringsbudget vast te stellen. Cmbinatie met Alleen Pinnen Investeringen kunnen wrden teruggebracht dr het systeem te cmbineren met een aantal Alleen Pinnen-kassa s. Uw werknemers De implementatie van een cashmanagementsysteem heeft gevlgen vr veranderende (kassa)werkzaamheden en prcedures. Het is raadzaam die veranderingen ged in kaart te brengen en medewerkers al in een vreg stadium te infrmeren ver de vrnemens. Uw cnsumenten De implementatie heeft k gevlgen vr de wijze van afrekenen van cnsumenten. Het is raadzaam zich te riënteren p die veranderingen en uit praktijksituaties infrmatie te vergaren he cnsumenten reageren p de veranderingen. Financiële administratie Cashmanagementsystemen hebben een grte impact p de geldstrmen. Het is raadzaam die veranderingen al in een vreg stadium in kaart te brengen en daarp te anticiperen. Implementatie De implementatie (inbuw en gebruik) neemt enkele dagen tt enkele weken in beslag. Dit heeft gevlgen vr de capaciteit bij de kassa in die peride. Verzekeringsvrwaarden De vraag f in de nachtelijke uren cntant geld in de apparaten achter mag blijven is mede afhankelijk van de vrwaarden die 18

19 de verzekeringmaatschappij stelt. Waardetransprt Bij de tepassing van een geautmatiseerde kluis in de backffice wrden er andere vrwaarden gesteld aan uw waardetransprteur. De werkwijze is anders, de phaalmmenten kunnen veranderen en er kan een hgere-lagere waarde per transprt plaatsvinden. De investeringen in een cashmanagementsysteem zijn per definitie hg waarbij de prijsstelling afhankelijk is van het merk systeem en de gewenste cnfiguratie. Het is zaak meerdere vergelijkbare ffertes aan te vragen. Dit is natuurlijk alleen mgelijk indien het bedrijf de vrije keuze vr een systeem heeft. Indien het bedrijf gebnden is aan één leverancier kmt het aan p de centraal gemaakte prijsafspraken. Onderhandelingen zijn in die gevallen meilijk. Het is, mede gezien de extra tussenpersn (systeembeheer) dat dit prijspdrijvend werkt. Indien er wel meerdere ffertes kunnen wrden aangevraagd, dan dient in die ffertes niet alleen de aanschafprijs te wrden vermeld, maar k alle verdere ksten die een implementatie met zich meebrengt. Met name de explitatieksten (servicecntract) kunnen uw financiële planning in geding brengen. Om de investeringsksten terug te dringen is het raadzaam m een z grt mgelijk deel van uw kassapark in te richten met Alleen Pinnen-kassa s. Een Alleen Pinnen-kassa heft immers niet uitgerust te wrden met een cashmanagementsysteem. Het drveren hiervan kan een frmulewijziging van de rganisatie tt gevlg hebben, waarver het frmulemanagement een uitspraak dient te den. Het tepassen van een cashmanagementsysteem zal grte veranderingen met zich meebrengen in de bedrijfsvering. Medewerkers die hiermee zullen gaan werken, f medewerkers die gecnfrnteerd wrden met uitvleisels daarvan, zullen ged geïnstrueerd meten zijn ver de veranderde prcedures. Veelal zullen de prcedures vereenvudigd kunnen wrden. Referenten geven aan dat een gede vrbereiding hierp een vleiende implementatie bevrdert. Ok het tijdig cmmuniceren met de cnsument ver de aankmende veranderingen zrgt ervr dat het betalingsprces na implementatie minder verstrd wrdt. Een cashmanagementsysteem kan gevlgen hebben vr de verzekeringvrwaarden. De geldvrraad neemt weliswaar af, maar de pslag van het geld verandert. Met name indien er een vrraad wrdt aangehuden in de apparaten bij uw kassa, kan dat van invled zijn p de verzekeringsvrwaarden. Mgelijk dienen de vrwaarden te wrden aangepast f zal de verzekeringmaatschappij extra vrwaarden stellen. Geen van de referenten heeft aangegeven dat dit een prbleem was, mits dit tijdig met de verzekeringmaatschappij was afgestemd. Het is denkbaar, dat implementatie van een cashmanagementsysteem zelfs verzekeringspremie verlaging met zich mee kan brengen. Hiervan zijn in de praktijk echter geen vrbeelden van aangetrffen. Met name indien men kiest vr een geautmatiseerde kluis in de backffice kan een cashmanagementsysteem gevlgen hebben vr de handelswijze van de waardetransprteur. Niet alleen verandert de prcedure van het geldtransprt (andere (minder) phaaltijden, andere handeling uitnemen geld bij de kluis). De mgelijkheid m een andere geldtelcentrale te kiezen det zich vr, alsmede direct banking. Het is van belang dat dit tijdig wrdt afgestemd met de waardetransprteur. Mgelijkheden van inbuw 19