Briljant Kassabeheer

Transcriptie

1 Briljant Kassabeheer

2 Inhoud 1. Kassabeheer... 1 Werken met kassabeheer... 1 De instellingen voor het kassabeheer... 2 Overzicht instellingen... 2 De kassa openen... 6 Werkwijze... 6 Een kassaverkoop ingeven... 7 Werkwijze... 7 Tips en opmerkingen... 8 Artikels ruilen of terugnemen Werkwijze Een cadeaubon registreren Werkwijze aanmaken cadeaubon Werkwijze cadeaubon gebruiken Een voorschot registreren Werkwijze registreren van het voorschot Werkwijze registreren van het saldo van een voorschot bij afhaling Een gedeeltelijke betaling of niet-betaling registreren Werkwijze registreren gedeeltelijke betaling Werkwijze registreren niet-betaling Werkwijze registreren betaling van het saldo van een gedeeltelijke betaling Een tegoedbon gebruiken Werkwijze Kassa-uitgaven en -ontvangsten zonder verkoop registreren Werkwijze registratie kassa-uitgave Werkwijze registratie kassa-ontvangst Werken met klantenkaarten Werkwijze klantenkaart De geldlade openen zonder transactie Werkwijze Invoeren of wijzigen van klantgegevens Werkwijze nieuwe klant aanmaken Werkwijze opzoeken en/of wijzigen klantgegevens Artikelgegevens invoeren Werkwijze intikken van EAN-code of artikelnummer Werkwijze scannen van EAN-code of artikelnummer Werkwijze opzoeken van een artikel en invoeren Werkwijze invoeren met sneltoetsen Werkwijze invoeren met versnelde ingave De kassa controleren en afsluiten Werkwijze maken van de kassa-afrekening Werkwijze uitvoeren kassa-controle Werkwijze afsluiting De kassa doorboeken naar Briljant Account en heropenen Werkwijze automatisch doorboeken en heropenen Het overzicht van de kassabonnen raadplegen Werkwijze De kassalijst afdrukken Werkwijze Overzicht van de functietoetsen in de kassamodule Overzicht functietoetsen Index ii

3 Kassabeheer Werken met kassabeheer Met de module Briljant Kassabeheer kan een winkel worden uitgerust met één of meerdere in Briljant Administrator geïntegreerde kassasystemen. De volgende functionaliteiten zijn voorzien: invoeren van artikels enkel met barcode scanner. De barcode bevat immers niet enkel het artikelnummer, maar eveneens de informatie over de maat en de kleur; invoeren van artikels door intikken, scannen, gebruik van sneltoetsen en versnelde ingave; invoeren van klantgegevens; registreren van verkopen en voorraadaanpassing; terugnemen van artikels; registreren van cadeaubonnen, voorschotten, gedeeltelijke betalingen en tegoedbonnen; automatische klantenkaarten met instelbare korting; registreren van kassa-uitgaven en kassa-ontvangsten zonder verkoop; afdrukken van kasticket OF afleverbon OF factuur; uitvoeren van kassacontrole; afdrukken van lijsten; kassa gedetailleerd doorboeken in Briljant Account; aansturing van automatische geldlade, ticket- en facturenprinters, barcode scanner en klantendisplay; met paswoorden instelbare bevoegdheden voor geldteruggave, geldlade openen zonder verrichting,... koppeling met C-zam betaalterminal voor automatisch doorsturen van het te betalen bedrag (= uitbreidingsmodule). Voor het rechtstreeks afdrukken van facturen vanuit de kassa en het registreren van de voorraadbewegingen, dienen de modules Verkoopbeheer, resp. Aankoopbeheer te zijn geactiveerd. Ga naar Instellingen om het kassabeheer te configureren. 1

4 Briljant Kassabeheer De instellingen voor het kassabeheer Het opstarten van een geïntegreerd kassasysteem betekent meestal een vergaande ingreep in de administratie. Bij de creatie van een nieuw dossier, gebaseerd op het meegeleverde Standaarddossier, is Administrator niet geconfigureerd voor kassabeheer, omdat veel parameters en document lay-outs specifiek zijn voor het bedrijf. Indien u twijfelt, neem dan contact op met uw Helpdesk of laat het instellen van de parameters over aan een Briljant consultant. Overzicht instellingen De tabbladen Kassa, Kassa2 en Kassa3 in het menu Instellingen, Invoice verwijzen niet naar de fysieke kassa's 1, 2 en 3, maar is enkel een nummering van opeenvolgende tabbladen. 1. Het tabblad Kassa bevat de instellingen voor de velden, de toetsen, het scanveld en de autorisatie van bewerkingen met paswoorden. 2. Het tabblad Kassa2 bevat de instellingen voor het afdrukken van kasticketten, de weergave van de totalen, de klantenkaart, het automatisch boeken in Briljant Account en het beheer van de paswoorden. 3. Het tabblad Kassa3 bevat de lay-out van het kasticket en de instellingen van de automatische geldlade en van de klantendisplay. Menu Instellingen, Invoice, tabblad Kassa Benaming: de artikelbenaming kan al dan niet worden gewijzigd in het kassascherm. Kies "Ontoegankelijk" of "Toegankelijk". Prijs: de artikelprijs kan al dan niet worden gewijzigd in het kassascherm. Kies "Ontoegankelijk" of "Toegankelijk". Aantal: het aantal kan al dan niet worden gewijzigd in het artikelscherm. Kies "Ontoegankelijk" of "Toegankelijk". Indien toegankelijk, dan kunt u in het kassascherm het aantal intikken. Indien niet toegankelijk, stel dan in het veld Default de standaardwaarde "1" in. Meerdere gelijkaardige artikels moeten dan afzonderlijk worden gescand. U kunt ook kiezen voor toegankelijk én een standaard waarde "1" invullen. Deze wordt dan ingevuld, telkens u een artikel intikt. Leg eveneens vast wat er dient te gebeuren als het aantal negatief wordt ingevuld (b.v. een terugname): een paswoord vragen en/of de bewerking loggen (opslaan in een logbestand). Korting 1 en Korting 2: behalve de mogelijkheid deze velden toegankelijk of ontoegankelijk te maken, kunt u ze ook onzichtbaar maken en bij invullen een paswoord vragen en/of loggen. Toetsen: in dit blok kunt u sneltoetsen voor veelgevraagde artikels instellen. Voor Voorschot betalen en Cadeaubon zijn reeds twee toetsencombinaties ingesteld (F9, resp. SHIFT+F9). Om nieuwe sneltoetsen toe te voegen: creëer eerst het artikel, druk in het veld Toets op de gewenste F-toets of combinatie met CTRL, ALT of SHIFT. Vul vervolgens het artikel in en bewaar met F5. Scanveld: dit blok bevat de instellingen voor het gebruik van de barcode scanner. Zoek artikel volgens: selecteer "EAN-code" als de artikels een EAN-code hebben. Selecteer "Artikelnummer" als de barcode is gegenereerd op basis van het artikelnummer. EAN-code, Artikelnaam, Artikelnummer en Hoofdgroep: als een artikel geen of een onleesbare barcode heeft, dan kunt u het manueel ingeven in het scanveld. Tik de barcode of de artikelnaam in, voorafgegaan door het teken dat u hier ingeeft en het artikel wordt ingevuld. Als u slechts een deel van de barcode of de artikelnaam ingeeft, dan opent het zoekvenster. Geeft u de hoofdgroep in, dan wordt altijd het zoekvenster geopend. Beginkarakters klantcode: bij het ingeven van deze beginkarakters in het scanveld, kunt u het klantnummer ingeven. Deze wordt opgehaald en ingevuld en u kunt beginnen met artikels te scannen. 2

5 Kassabeheer Beginkarakters gebruiker: met deze beginkarakters, gevolgd door een gebruikerscode, wijzigt u de gebruiker van de kassa. Toegelaten wijzigingen: om een sneltoets toe te kennen aan de bewerkingen Laatste lijn aanpassen, Willekeurige lijn aanpassen en Verwijder lijn. U kunt deze sneltoetsen met een paswoord beveiligen. De paswoorden worden aangemaakt en beheerd op het tabblad Kassa2. Kassagebruiker verplicht in te geven bij elk ticket: kies voor "Geen", "Gebruiker" of "Gebruiker + paswoord". Menu Instellingen, Invoice, tabblad Kassa2 Afdruk Indien klant ingevuld bij ticket Kies "Ticket maken" als u kasticketten wil afdrukken. Kies "Melding" indien u vrijwel altijd een afleverbon of factuur afdrukt bij een ingevulde klant. Het programma biedt u de mogelijkheid om toch een kasticket af te drukken. Kies "Verbieden" zodat altijd een afleverbon of factuur wordt afgedrukt bij een ingevulde klant. Print afleverbon direct zonder scherm: vink dit aan als de standaard afleverbon altijd gebruikt wordt en u nooit het aantal ex. hoeft te wijzigen. Print factuur direct zonder scherm: vink dit aan als de standaard factuur altijd gebruikt wordt en u nooit het aantal ex. hoeft te wijzigen. Aantal ticketten: standaard aantal ex. van het ticket, meestal "1" Indien nog te betalen: aantal af te drukken bij geen of gedeeltelijke betaling, meestal "2". De klant kan het dubbel aftekenen als akkoordverklaring met het nog te betalen bedrag. Aantal tegoedbonnen: standaard af te drukken aantal, meestal "2" Print uitgaveticket: kies "Altijd", "Nooit" of "Vraag". Scherm sluiten kan: kies "Altijd" (b.v. voor oefendossier), "Nooit" zodat het kassascherm niet kan worden gesloten, "Bij leeg scherm" zodat het scherm enkel kan worden afgesloten na het beëindigen van een kassaverrichting. Boeken: definieer de rekeningen om de kassa automatisch in Briljant Account te boeken. Totaal: Tegoedbonnen: b.v. " Wachtrekening Tegoedbonnen" Nog te betalen: b.v. " Wachtrekening nog te betalen" Naar bank: b.v. " Interne overboekingen Kassa" Kasverschil: b.v. " Kleine kasverschillen" Geld teruggave: kies "Toegelaten", "Paswoord vanaf" of "Toegelaten tot". Bij de laatste twee keuzemogelijkheden verschijnt een nieuw veld waarin u het bedrag kunt invullen. Ontvangen voorstellen: vult naar keuze het veld Ontvangen in. Kies "Altijd" om het te betalen bedrag altijd automatisch in te vullen. Kies "Nooit" als u het ontvangen bedrag altijd manueel intikt. Kies "Bij betaling" om het bedrag te laten invullen bij het betalen van een openstaande factuur of kasticket. Default kasboek: vul het standaard voor te stellen kasboek in (dit is niet het financiële kasboek uit de boekhouding).vink dit aan als de standaardafleverbon altijd gebruikt wordt en u nooit het aantal ex. hoeft te wijzigen. 3

6 Briljant Kassabeheer Valuta te betalen: kies "Geen". Deze functies zijn niet meer van toepassing in het EUR-muntstelsel (tenzij u aan de kassa nog betalingen aanvaardt in een andere munt dan de EUR). Valuta wisselgeld: kies "EUR". Default taalcode: kies de standaardtaal voor het kasticket. Totaal korting: in het afrekenscherm kunt u het veld Korting tonen, al dan niet toegankelijk maken voor manuele wijziging of helemaal verbergen. Totaal korting naar: bepaalt of de eventuele globale korting in het veld Korting 1 of Korting 2 wordt ingevuld. Indien ingevuld in Korting 2, dan kunt u geen individuele artikelkorting meer geven. Betalingswijze wisselgeld: vul de code van uw betalingsmethode "Contant" in. Default klant: u kunt een standaard in te vullen klant ingeven, b.v. "Winkel" of "Particulier". Default printen: kies "Ticket", "Afleverbon" of "Factuur" als standaard af te drukken document. U kunt in het afrekenscherm een andere dan de default instelling kiezen. Klantenkaart: definitie van de werking van de klantenkaart Aantal stuks klantenkaart: vul het aantal aankopen in, b.v. 10. Korting: vul het te gebruiken kortingspercentage in. Korting geven bij: kies "Laatste aankoop" of "Volgende aankoop". Afhankelijk van deze instelling wordt de korting berekend en toegekend bij de 10 of de 11 aankoop (in de veronderstelling dat het aantal aankopen op 10 staat). Kortinglijnen op klantenkaart: indien aangevinkt, dan worden artikels die met korting worden verkocht ook nog op de klantenkaart vermeld voor de klantenkaartkorting. Bedrag naar klantenkaart: kies "Iedere lijn apart" om iedere artikellijn op de klantenkaart af te drukken. Kies in het andere geval "Totaal van de kassa". Artikel klantenkaart korting: geef het artikelnummer in voor het artikel "Klantenkaart". Paswoorden: definitie van de paswoorden en de functie die ze toelaten c.q. verbieden. Via het menu Instellingen, Beveiliging worden gebruikers geautoriseerd om paswoorden in te definiëren, te wijzigen of te verwijderen. Menu Instellingen, Invoice, tabblad Kassa3 Kasboek: vul het kasboek in (F3 voor de zoeklijst). EFT-module en EFT-INI-file: voor gebruik van de module Electronic Fund Transfer (= koppeling met betaalterminal). Deze instelling zal vrijwel altijd worden uitgevoerd door een Briljant consultant. Kassagebruik: Werken met: kies "Scanner", "Toetsenbord" of "Scanner & toetsenbord". Snelle ingave: activeert of deactiveert deze functie in het ingavescherm. Ticket: instellingen voor ticket lay-out en afdrukfuncties. Deze instellingen zullen vrijwel altijd worden uitgevoerd door een Briljant consultant. Aansturing kassalade en klantendisplay: deze instellingen zullen vrijwel altijd worden uitgevoerd door een Briljant consultant. Dit is een voorbeeld van de instellingen: 4

7 Kassabeheer Default prijscategorie: vul de standaard voor te stellen prijscategorie in die wordt gebruikt als aan de klant geen individuele prijscategorie is ingevuld. Default betaalwijze: vul de standaard voor te stellen betalingswijze in (F3 voor de keuzelijst). U kunt de betalingswijzen definiëren c.q. wijzigen in het menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Betaalwijze. Hier bepaalt u ook of de geldlade wordt automatisch wordt geopend en welke grootboekrekeningen worden gebruikt voor het automatisch boeken van de kassa in de boekhouding. Afleverboek kassa leverbonnen: vul het te gebruike afleverboek in (F3 voor de zoeklijst). Magazijn: vul het standaard te gebruiken magazijn in. Opstarten met geopend scherm Kassa U kunt het programma op de kassa-pc's opstarten met reeds geopend kassascherm. Voeg de parameter /R:KASSA toe in Doel van de eigenschappen van het opstarticoon. De opstartinstructie heeft dan de volgende vorm [Drive]:\BRILJANT\PROG\BSADM.EXE /D [/U:[USER]] /ADM /R:KASSA De parameter /D moet aanwezig zijn en in Beginnen in moet het pad naar het dossier zijn ingegeven. 5

8 Briljant Kassabeheer De kassa openen Menu Kassa, Openen Het openen van de kassa betekent het ingeven van de aanvangstoestand in de geldlade. De tijd tussen het openen van de kassa en het afsluiten van de kassa noemen we een periode. Iedere periode krijgt automatisch een volgnummer. Als u kassacontroles wil uitvoeren, dan is het noodzakelijk met periodes te werken, m.a.w. de kassa te openen en af te sluiten. Werkwijze Kies menu Kassa, Openen. Het scherm Openen van de kassa opent. 1. Indien u met meerdere kassa's werkt, vul dan het kasboek in. 2. Vul het uur van de opening in. Het Volgnummer wordt automatisch toegekend. 3. Vul op iedere lijn het aantal aanwezige munteenheden in. Het bedrag wordt beneden in het veld Opening getotaliseerd. 4. Bewaar met F5 en sluit het venster. Als u in dit scherm een vorige kassaperiode opvraagt, dan zullen de velden Afgewerkt en Geboekt aan- of uitgevinkt zijn, naargelang de status van deze kassaperiode. 6

9 Kassabeheer Een kassaverkoop ingeven Menu Kassa, Verrichtingen, tabblad Artikels Werkwijze Kies menu Kassa, Verrichtingen. Het scherm Kassa opent met het tabblad Artikels op de voorgrond. De cursor staat in het invoerveld. 1. Scan het artikel. De gegevens van het artikel verschijnen op de tweede lijn. 2. Vul het aantal in (dit kan via de instellingen default op 0 of op 1 worden gezet). 3. Vul eventueel een korting in: ofwel door een kortingspercentage in te vullen ofwel door de Eenheidsprijs te wijzigen. 1. Voer het artikelnummer in het invoerveld in (F3 voor de zoeklijst). De gegevens van het artikel verschijnen op de tweede lijn. 2. Vul het aantal in (dit kan via de instellingen default op 0 of op 1 worden gezet). 3. Vul eventueel een korting in: ofwel door een kortingspercentage in te vullen ofwel door de Eenheidsprijs te wijzigen. U kunt de artikelbenaming en de standaardprijs wijzigen, tenzij dit in de instellingen is vergrendeld. 4. Om het artikel toe te voegen aan de artikellijnen bovenaan in het scherm drukt u op F12 of op ENTER zodat alle velden worden doorlopen. Het ingaveveld is opnieuw actief voor het volgende artikel. 4. Scan het volgende artikel. Het vorige artikel wordt aan de artikellijnen bovenaan toegevoegd. 5. Nadat het laatste artikel is ingegeven, drukt u op F5 om het tabblad Totaal te activeren voor de afrekening. Op het tabblad Totaal is het totaal te betalen bedrag berekend (met F12 kunt u terugkeren naar het tabblad Artikels). 6. Wijzig eventueel de Prijscategorie. Alle prijzen en het totaal te betalen bedrag worden herberekend. 7

10 Briljant Kassabeheer 7. Vul de code voor de betalingswijze in (F3 voor de zoeklijst). Meestal zal "Contant" via de instellingen als standaard zijn ingesteld. 8. Vul het ontvangen bedrag in. Het wisselgeld wordt onmiddellijk getoond. In de instellingen kan eveneens worden bepaald dat het te betalen bedrag in het veld Ontvangen wordt overgenomen. 9. Reken af met de klant en geef het wisselgeld terug. 10. Druk op de knop Print <F5> om het kasticket af te drukken. Het lege tabblad Artikels wordt opnieuw getoond, klaar om de volgende kassaverrichting in te geven. Tips en opmerkingen 1. Als u werkt met gebruikers, dan kan de kassa zo zijn ingesteld dat de gebruiker zich voor iedere verkoopregistratie moet aanmelden. Deze instelling wordt meestal gebruikt als er meerdere personen gebruik maken van één en dezelfde kassa. 8

11 Kassabeheer 2. Om een afleverbon of factuur af te drukken in plaats van het kasticket, vinkt u "Afleverbon" of "Factuur" aan vooraleer af te drukken met F5. U kunt ook meteen afdrukken door de sneltoetsen te gebruiken die naast het veld staan vermeld. 3. Om een kasticket op naam, een afleverbon of een factuur af te drukken, moet eerst de klant worden ingevuld. Zie Invoeren of wijzigen klantgegevens. 4. Om afleverbonnen of facturen af te drukken moet de module Verkoopbeheer zijn geactiveerd. 5. Om artikelgegevens te raadplegen, voert u het artikel in het invoerveld in. De gegevens verschijnen in de onderste lijn. Druk op F11 om het artikel weer te verwijderen. 6. Lijnen wijzigen of verwijderen. Afhankelijk van de instellingen kunt u lijnen aanpassen of verwijderen op de volgende manier: om de laatste lijn te wijzigen: druk op CTRL+F11; om een willekeurige lijn te wijzigen: houdt de ALT-toets ingedrukt terwijl u met de pijltjestoets naar de bewuste lijn navigeert. Druk op SHIFT-F11 om de lijn te wijzigen. U kunt ook met de rechter muisknop in de gewenste lijn klikken Wijzig lijn selecteren in het afrolmenu. om een willekeurige lijn te verwijderen: houdt de ALT-toets ingedrukt terwijl u met de pijltjestoets naar de bewuste lijn navigeert. Druk op F6 om de lijn te verwijderen. U kunt ook met de rechter muisknop in de gewenste lijn klikken Verwijder lijn selecteren in het afrolmenu. 7. Tekst invullen: in het veld Omschrijving kunt u een korte tekst ingeven die op het ticket wordt afgedrukt (indien de lay-out hierop is voorzien). 8. De punt (.) op het numerieke toetsenblok werkt als komma (,) in de velden waar u decimalen moet ingeven. 9. U kunt in de kassa ook serienummers ingeven. Zie Serienummers ingeven bij een kassaverkoop in het hoofdstuk Serienummers. 9

12 Briljant Kassabeheer Artikels ruilen of terugnemen Menu Kassa, Verrichtingen, tabblad Artikels Als een klant een artikel ter omruiling aanbiedt, kunnen de volgende situaties zich voordoen: 1. het artikel wordt ingeruild tegen een identiek artikel met dezelfde prijs: er is geen kassaverrichting; 2. het artikel wordt ingeruild tegen een duurder artikel. De klant betaalt het prijsverschil bij; 3. het artikel wordt ingeruild tegen een goedkoper artikel. De klant krijgt geld terug of ontvangt een tegoedbon ter waarde van het prijsverschil; 4. het artikel wordt niet ingeruild, maar teruggenomen. De klant krijgt zijn geld terug of ontvangt een tegoedbon. Het is natuurlijk ook mogelijk dat hij het bedrag waar hij recht op heeft besteed aan andere artikels. Werkwijze Kies menu Kassa, Verrichtingen. Het scherm Kassa opent met het tabblad Artikels op de voorgrond. De cursor staat in het invoerveld. 1. Voer het om te ruilen of terug te nemen artikel met de scanner in. 2. Vul in het veld Aantal een - (minteken) in en het aantal. Als het artikel met korting is verkocht, dan moet u deze korting ook invoeren bij het terugnemen van het artikel. 3. U kunt na het invoeren van het terug te nemen artikel om F12 drukken om artikel boven in het scherm toe te voegen zodat u nog andere artikels kunt ingeven. 4. Indien wordt ingeruild tegen een duurder artikel of goedkoper artikel, vul dan dit artikel in zoals bij een gewone verkoop. 5. Druk op F5 om het totaal te maken. Het tabblad Totaal opent. 6. Als u geld mag teruggeven, vul dan het terug te geven bedrag, voorafgegaan door een - (minteken) in het veld Ontvangen in. 7. Druk op F5 om het ticket of de tegoedbon af te drukken. Indien het een tegoedbon is, dan draagt deze een uniek nummer. Dit nummer gebruikt u later om de tegoedbon te identificeren als de klant zich opnieuw aan de kassa aanbiedt met deze tegoedbon. Zie Tegoedbon gebruiken. 10

13 Kassabeheer Een cadeaubon registreren Menu Kassa, Verrichtingen, tabblad Artikels Met een cadeaubon kan een klant artikels kopen voor een waarde van de cadeaubon. Een cadeaubon heeft een uniek nummer om de bon te registreren bij de aankoop. Eens het nummer geregistreerd bij de aankoop, kan deze cadeaubon niet meer opnieuw worden gebruikt. Werkwijze aanmaken cadeaubon 1. Een cadeaubon is een artikel (Cadeaubon) dat u tijdens het ingeven tussen de andere artikels door kan ingeven. Gebruik voor de ingave de sneltoets SHIFT+F9, tenzij die in de instellingen is gewijzigd. 2. Vul het aantal en de waarde van de cadeaubon in. 3. Druk op F12. De cadeaubon is geregistreerd. Maak het totaal, reken af met de klant en druk het kasticket af. Op het kasticket staat het nummer van de cadeaubon afgedrukt. Dit nummer kunt u eventueel noteren op een voorgedrukte cadeaubon. Dit nummer gebruikt u om de bon opnieuw op te roepen bij aankoop. Werkwijze cadeaubon gebruiken Als een klant zich met een cadeaubon aanbiedt, gaat u als volgt te werk. 1. Druk in het ingavescherm op SHIFT+F9. De omschrijving van de cadeaubon verschijnt en de cursor gaat naar het veld Std. Prijs. 2. Voer in het veld Std. Prijs een - (minteken) in. De melding "Voor een cadeaubon moet u het nummer van de cadeaubon ingeven" verschijnt op het scherm. 3. Geef het nummer van de cadeaubon in en druk op ENTER. De prijs van de bon wordt opgehaald en ingevuld in het veld Std. Prijs. 4. Druk op F12. De gegevens van de cadeaubon wordt bovenaan op het scherm toegevoegd. 5. Voer de artikels van verkoop verder in. Druk op F5 om de verkoop verder af te handelen. Op het totaal te betalen bedrag zal de waarde van de cadeaubon in mindering zijn gebracht. Niet volledig opgebruikte cadeaubon Als een klant het bedrag van de cadeaubon niet volledig heeft opgebruikt, kunt u ofwel het tegoed terugbetalen, een tegoedbon maken of een nieuwe cadeaubon voor het saldo opmaken. 11

14 Briljant Kassabeheer Een voorschot registreren Menu Kassa, Verrichtingen, tabblad Artikels Als een klant een voorschot geeft, betaalt hij een gedeelte van de prijs vooraf en betaalt hij de rest bij afhaling. Het ontvangen van het voorschot is geen onderdeel van een verkoop: er is immers geen voorraadwijziging. Pas als de klant het saldo betaalt, wordt de verrichting geregistreerd als verkoop en gaat het artikel uit voorraad. Werkwijze registreren van het voorschot 1. Een voorschot is een artikel (Voorschot) dat u tijdens het ingeven tussen de andere artikels door kan ingeven. Gebruik voor de ingave de sneltoets CTRL+F9, tenzij die in de instellingen is gewijzigd. 2. Vul het aantal 1 in en het bedrag van het voorschot. 3. Druk op F12. Het voorschot is geregistreerd. Maak het totaal, vul de klantgegevens in, reken af met de klant en druk het kasticket af. Op het kasticket staat het nummer van het voorschot afgedrukt. Dit nummer gebruikt u om het voorschot opnieuw op te roepen bij afhaling van het bestelde artikel. U kunt in het veld Omschrijving eventueel intikken "Voorschot op... [artikelnaam]. Zonder dit nummer - dus als de klant zijn kasticket met voorschotnummer niet voorlegt - is het onmogelijk dit voorschot bij afhaling te verrekenen! Omdat het kasticket geen enkele verwijzing naar het bestelde artikel bevat (u hebt het artikel immers niet ingegeven), kunt u in het veld Omschrijving eventueel intikken "Voorschot op [artikelnaam]" en deze tekst mee afdrukken op het ticket. Werkwijze registreren van het saldo van een voorschot bij afhaling Als een klant zich met zijn kasticket opnieuw aanbiedt voor afhaling van het bestelde artikel, dan gaat u als volgt te werk. 1. Druk in het ingavescherm op CTRL+F9. De omschrijving van het voorschot verschijnt en de cursor gaat naar het veld Std. Prijs. 2. Voer in het veld Std. Prijs een - (minteken) in. De melding "Voor een voorschot moet u het nummer van het voorschot ingeven" verschijnt op het scherm. 3. Geef vanaf het kasticket van de klant het nummer van het voorschot in en druk op ENTER. Het bedrag van het voorschot wordt opgehaald en ingevuld in het veld Std. Prijs. 4. Druk op F12. De gegevens van het voorschot wordt bovenaan op het scherm toegevoegd. 5. Voer het artikel in waarvoor het voorschot werd betaald (en eventueel nog andere artikels die de klant koopt). Druk op F5 om de verkoop verder af te handelen. Op het totaal te betalen bedrag zal het bedrag van het voorschot in mindering zijn gebracht. 12

15 Kassabeheer Een gedeeltelijke betaling of niet-betaling registreren Menu Kassa, Verrichtingen Bij een gedeeltelijke betaling betaalt de klant bij afhaling slechts een deel van het te betalen bedrag. Bij niet-betaling betaalt de klant nog niets. Het grote verschil met een voorschotbetaling is, dat er in dit geval wel een voorraadwijziging is. De klant neemt het artikel immers mee. Werkwijze registreren gedeeltelijke betaling 1. Voer het artikel op de normale wijze in. 2. Druk op F5 om het totaal te maken. Het tabblad Totaal verschijnt. 3. Vul de klantgegevens in. 4. Vul in het veld Ontvangen het ontvangen bedrag in en druk op Enter. 5. Druk op F5 om het kasticket af te drukken. Het scherm Bevestig opent met de vraag "Is dit een deelbetaling?". 6. Druk op ENTER om te bevestigen. Het kasticket wordt afgedrukt in twee exemplaren. Werkwijze registreren niet-betaling Volg dezelfde werkwijze als hierboven, maar vul niets in het veld Ontvangen in. Druk het kasticket, de afleverbon of de factuur af. Bevestig de vraag "Dit ticket bewaren zonder betaling?" Werkwijze registreren betaling van het saldo van een gedeeltelijke betaling 1. Klik in het scherm Kassa op de tab Betalingen. 2. Kies "Ticket" in de keuzelijst Betaling van. 3. Vul het ticketnummer in het veld Nummer in. U kunt ook de klant invullen in het veld Klant, en vervolgens in het veld Nummer met F3 het ticketnummer opzoeken. 4. Druk op F5 om het totaal te maken. Het tabblad Artikels opent met de gegevens van de betaling reeds toegevoegd in het bovenste deel van het scherm. 5. Vul nu eventueel andere artikels in en werk de verkoop verder af op de normale wijze. 13

16 Briljant Kassabeheer Een tegoedbon gebruiken Menu Kassa, Verrichtingen Een tegoedbon wordt automatisch aangemaakt als u geen geld mag teruggeven voor het overschot van een cadeaubon of bij het terugnemen van artikels. In de plaats van geld overhandigt u de klant een tegoedbon waarmee hij een latere aankoop kan betalen. Een tegoedbon heeft een uniek nummer. Met dit nummer kunt u de bon identificeren als hij aan de kassa wordt aangeboden. U kunt de tegoedbon niet registreren als u dit nummer niet kent. Zodra het nummer is geregistreerd, kan de tegoedbon niet meer opnieuw worden gebruikt. Werkwijze 1. Voer in het invoerveld een - (minteken) in en druk op ENTER. Het scherm Vraag verschijnt met de boodschap "Voor een negatief aantal moet u een reden opgeven". 2. Geef "2" in voor een tegoedbon en druk op ENTER. Het scherm Vraag verschijnt met de boodschap "Voor een tegoedbon moet u het nummer van de tegoedbon ingeven". 3. Geeft het nummer van de tegoedbon in en druk op ENTER. De gegevens van de tegoedbon worden opgehaald. 4. Druk op F12 om de tegoedbon bovenaan in het scherm toe te voegen. 5. Geef de artikels van de aankoop verder in op de gebruikelijke wijze en druk op F5 om het totaal te berekenen. Op het totaal te betalen bedrag is het bedrag van de tegoedbon in mindering gebracht. Reken af met de klant en druk het kasticket af. 14

17 Kassabeheer Kassa-uitgaven en -ontvangsten zonder verkoop registreren Menu Kassa, tabblad Uitgaven Als u geld uit de geldlade neemt of bijlegt zonder dat er een verkoop plaatsvindt, dan moet u dit registreren als een kassauitgave of -verkoop zonder verkoop. Als u deze registratie niet doet, dan zal bij een kassacontrole het bedrag in de geldlade niet overeenstemmen met de ontvangsten en uitgaven die door de kassa zijn geregistreerd. Werkwijze registratie kassa-uitgave 1. Selecteer in het scherm Kassa het tabblad Uitgaven. 2. Vul de uitgavecode in (F3 voor zoeklijst). Uitgavecodes (b.v. Publiciteit, Tanken, Postzegels,...) maakt u aan in het menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Kassa-uitgave. 3. Vul het bedrag met een - (minteken) in. 4. Vul eventueel een opmerking in en een grootboekrekening in geval u de kassa automatisch doorboekt in Briljant Account. (Dit rekeningnummer kunt u bij het aanmaken van de code ook ingeven). 5. Druk op F5. De kassa-uitgave wordt geregistreerd en het ticket wordt afgedrukt. Werkwijze registratie kassa-ontvangst Een kassa-ontvangst registreert u op dezelfde wijze als een kassa-uitgave. U geeft het bedrag in zonder - (minteken). Het programma geeft de melding "Voor een uitgave moet u een negatief bedrag ingeven". Vermits u geen uitgave doet, negeert u deze boodschap door op ENTER te drukken. 15

18 Briljant Kassabeheer Werken met klantenkaarten Menu Kassa, Verrichtingen Het werken met klantenkaarten is in de Briljant module Kassabeheer volledig geautomatiseerd. De werking ervan (aantal aankopen, korting, verrekening van de korting,...) wordt gedefinieerd in de instellingen, tabblad Kassa2. Nadat deze instellingen zijn ingegeven, verschijnt in het scherm Kassa het bijkomende tabblad Klantenkaart. Voor kassaregistraties met klantenkaart is het uiteraard noodzakelijk dat de klant wordt ingegeven voor ieder kasticket. Hoewel dit een extra bewerking is, wordt dit ruimschoots goedgemaakt door de tijdwinst die u boekt omdat u niet hoeft te wachten tot de klant zijn klantenkaart heeft gevonden, u geen stempeltjes of handtekeningen hoeft te zetten en u geen extra handelingen hoeft uit te voeren als de klant zijn klantenkaart niet kan voorleggen. De berekening van de korting en het toekennen ervan gebeurt bovendien ook automatisch. Werkwijze klantenkaart 1. Voer op de normale wijze de artikels in het scherm Kassa in en druk op F5 om het totaal te berekenen. 2. Vul in het afrekenscherm (tabblad Totaal) de klantnaam in of geef de gegevens van de nieuwe klant in. 3. Reken af met de klant en druk het kasticket af. Door het afdrukken wordt de aankoopdatum en het totaalbedrag toegevoegd op het tabblad Klantenkaart. De status van de klantenkaart kan op het kasticket worden afgedrukt (zie Instellingen). 4. Zodra de klantenkaart vol is, wordt in het veld Tegoed de korting automatisch berekend over het totaal en worden de individuele aankooplijnen leeg gemaakt. De korting wordt toegekend ofwel bij de laatste aankoop ofwel bij de eerstvolgende aankoop, afhankelijk van de instellingen. Beginsaldo ingeven Als u de overstap zet van de papieren klantenkaart naar de Briljant klantenkaart, dan kunt u bij de eerstvolgende aankoop door de klant, het totaalbedrag van zijn oude klantenkaart als begintotaal intikken op de eerste lijn op het tabblad Klantenkaart. 16

19 Kassabeheer De geldlade openen zonder transactie Menu Kassa, Verrichtingen U kunt de geldlade openen zonder dat er enige verkoop of kassa-uitgave of -ontvangst mee gaat gepaard. Bij het openen van de geldlade zonder transactie mag u geen geld uit de geldlade nemen of bijleggen. De geldlade openen zonder transactie kan nodig zijn om: - het beginsaldo in de geldlade te leggen; - om geld te wisselen; - om een kassacontrole uit te voeren. - om de goede werking van de geldlade te controleren. Werkwijze Druk in het geopende kassascherm op ALT+F10. Afhankelijk van de instellingen kan een paswoord worden gevraagd. Tik in dat geval het paswoord in en druk op ENTER om de geldlade te openen. 17

20 Briljant Kassabeheer Invoeren of wijzigen van klantgegevens Menu Kassa, Verrichtingen, tabblad Totaal Bij bepaalde verrichtingen, zoals het afdrukken van een kasticket op naam, een afleverbon of een factuur, is het nodig de klantgegevens in het kassascherm in te geven. U kunt niet enkel een bestaande klant invullen en zijn basisgegevens wijzigen, maar ook een nieuwe klant aanmaken. Bij het aanmaken van een nieuwe klant in het kassascherm, kunt u enkel de basisgegevens invullen (naam, adres, telefoon, fax, BTW-regime en BTW-nummer). Om de klantfiche te vervolledigen klikt u in het klantnummer en drukt u vervolgens op CTRL+F3 om het scherm Klanten in het menu Beheer te openen. Werkwijze nieuwe klant aanmaken 1. Druk op het tabblad Totaal op CTRL+N of klik op de knop Nieuw. De velden om nieuwe klantgegevens in te vullen worden hierdoor toegankelijk. 2. Voer de gegevens van de nieuwe klant in en druk op CTRL+B of de knop Bewaar. Het klantnummer wordt toegekend en de gegevens worden bewaard. Prijscategorie Als u in het kassascherm bij het aanmaken van een nieuwe klant een prijscategorie ingeeft, dan wordt dit niet bewaard bij de klantgegevens. Het invoerveld Prijscategorie dient om tijdens een kassabewerking de prijscategorie eenmalig toe te kennen of te wijzigen. Zie de bovenstaande Tip op het scherm Klanten te openen en de prijscategorie aan de klantgegevens toe te voegen. Werkwijze opzoeken en/of wijzigen klantgegevens 1. Vul de klantnaam in en druk op ENTER. 2. Druk op CTRL+W of klik op de knop Wijzig. De velden met de klantgegevens worden hierdoor toegankelijk. 3. Wijzig de gegevens van de klant en druk op CTRL+B of de knop Bewaar. 18

21 Kassabeheer Artikelgegevens invoeren Menu Kassa, Verrichtingen, tabblad Artikels Afhankelijk van de instellingen zult u artikels invoeren met het artikelnummer of met de EAN-code. Werkwijze intikken van EAN-code of artikelnummer Tik in het invoerveld de EAN-code of het artikelnummer in en druk op ENTER. Het artikel wordt opgehaald en ingevuld. Werkwijze scannen van EAN-code of artikelnummer Scan de EAN-code of BAR-code met het artikelnummer in. Het artikel wordt opgehaald en ingevuld. Als u een foute EANcode scant, dan meldt het programma dat dit artikel niet bestaat. Als u met de scanner werkt, stelt u het programma best zo in dat het aantal standaard ingevuld wordt met "1". Iedere artikellijn wordt automatisch bovenaan toegevoegd, zonder dat u op F12 moet drukken. U kunt dan zonder aan het toetsenbord te raken het ene artikel na het andere scannen. Meerdere gelijkaardige artikels kunt u meermaals scannen of met het klavier het aantal invullen. Als u via de instellingen heeft bepaald dat er enkel artikels met de scanner kunnen worden ingegeven en u wilt toch op het klavier een artikelnummer intikken, dan moet dit artikelnummer worden vooraf gegaan door een / (schuine streep). Dit speciale teken is vastgelegd in Instellingen, Invoice, tabblad Kassa. U kunt het eventueel wijzigen. Werkwijze opzoeken van een artikel en invoeren Als u het programma zo heeft ingesteld dat u artikels met de EAN-code ingeeft, dan kan het voorkomen dat een artikel zonder etiket aan de kassa wordt aangeboden. U kunt het artikel toch opzoeken en invoeren als volgt: tik / voor opzoeken op artikelbenaming en druk op ENTER. of + voor opzoeken op artikelnummer (of EAN-code) en druk op ENTER. of - voor opzoeken op hoofdgroepen en druk op ENTER om de zoeklijst met hoofd- en subgroepen te openen. Werkwijze invoeren met sneltoetsen Voor veel verkochte artikels kunt u een sneltoets definiëren. Zo kunt u b.v. F9 gebruiken om het artikel Divers in te voeren. Zie Instellingen voor het vastleggen van sneltoetsen. Werkwijze invoeren met versnelde ingave Tik de hoeveelheid maal de prijs in, b.v. 5*4 en druk op de sneltoets van het artikel, b.v. F9. De gegevens van het ingevoerde artikel, het aantal en de prijs worden ingevuld. Scan het artikel en tik als aantal [aantal]* in. Voorbeeld: scan het artikel, plaats de cursor in het veld Aantal en tik 8* in. U hebt het artikel 8 keer ingevoerd. Tik prijs en druk op sneltoets. Als u slechts één getal intikt, dan wordt dit automatisch gebruikt als de prijs. Voorbeeld: Tik 10 en druk op F9. U hebt het artikel Divers ingevuld met 10 als prijs. De mogelijkheid om met versnelde ingave te werken kunt u in de instellingen (tabblad Kassa3) aan of uitschakelen. 19

22 Briljant Kassabeheer De kassa controleren en afsluiten Menu Kassa, Afsluiten Bij het afsluiten van de kassa controleert u of het bedrag in de geldlade overeenstemt met de ontvangsten en uitgaven zoals ze door de kassa zijn geregistreerd. U sluit de kassa altijd per periode af, dus vanaf een bepaalde openingsdatum en eventueel een openingsuur. Het afsluiten van de kassa gebeurt in drie stappen: 1. het maken van de kassa-afrekening; 2. het uitvoeren van de kassacontrole; 3. het afsluiten van de kassa. 1. Werkwijze maken van de kassa-afrekening Het maken van de kassa-afrekening betekent het tellen van het geld in de geldlade, het tellen van de bedragen van de andere betaalwijzen en deze bedragen invoeren in het scherm Afsluiten van de kassa. Kies menu Kassa, Afsluiten. 1. Tik in het veld Volgnr het nummer in van de periode die u wilt afsluiten en druk op ENTER. (Met ALT+END roept u het laatste volgnummer op.) De aantallen van de munteenheden die bij het begin van de periode in de geldlade lagen, worden ingevuld. 2. Als u tijdens de dag, b.v. 's middags, een afsluiting doet om 's namiddags te heropenen, dan vult u het uur van de afsluiting in. 3. Tel de munteenheden en voer de aantallen in de kolom Afsluiting aantal in. Het bedrag wordt onderaan op het scherm getotaliseerd en het verschil tussen opening en afsluiting wordt getoond. 4. Druk op F5 om de kassa-afrekening te bewaren. U kunt met de knop Print of CTRL+P deze kassa-afrekening afdrukken voor eventuele controle door een andere persoon op een later tijdstip. 20

23 Kassabeheer 2. Werkwijze uitvoeren kassa-controle Bij het uitvoeren van de kassacontrole worden de bedragen die u hebt ingevoerd bij de kassa-afrekening, vergeleken met de ontvangsten en de uitgaven die de kassa heeft geregistreerd. U vindt de kassacontrole in de tabel Betaalwijzen op de lijst Afrekening. Druk de lijst Afrekening als volgt af. Kies menu Kassa, Lijst, tabblad Afrekening. 1. Selecteer in de tabel de lijst die u wilt afdrukken en druk op de knop Print of CTRL+P. 2. Bekijk nu op de lijst de tabel Betaalwijze. In de kolom Verschil vindt u per betaalwijze het verschil tussen de bedragen die bij de kassa-afrekening werden ingegeven en de bedragen zoals ze werden geregistreerd bij het ingeven van de verrichtingen. Als het totaal 0 is, dan klopt de kassa. 21

24 Briljant Kassabeheer Mogelijke oorzaken van een kassaverschil - Fout getelde munteenheden of fout ingetikte telling. Hertel en geef opnieuw in. - Teveel of te weinig wisselgeld teruggegeven - Foutief geregistreerde verrichting (cadeaubon, tegoedbon, voorschot,...) - Verrichting geregistreerd met verkeerde betaalwijze. Het totaal verschil is 0, maar de verschillen per betaalwijze zijn niet gelijk aan 0. De kassa klopt, maar als u automatisch doorboekt in Account, dan komen bedragen op de foute rekeningen terecht. Dit kan met een diverse verrichting worden rechtgezet. 3. Werkwijze afsluiting 1. Heropen het scherm Afsluiten van de kassa en tik het volgnummer van de af te sluiten periode in. 2. Vink het veld Afgewerkt aan en druk op F5 om te bewaren. Na de afsluiting kunt u de kassa automatisch doorboeken in Briljant Account. 22

25 Kassabeheer De kassa doorboeken naar Briljant Account en heropenen Menu Kassa, Boeken Bij automatische doorboeking worden alle betaalwijzen naar overlopende rekeningen geboekt en worden opbrengsten en kosten in detail naar opbrengstrekeningen/klanten en kostenrekeningen/leveranciers geboekt. Dit vereist een complex geheel van instellingen, zowel in Briljant Account als in Briljant Administrator. Het is dan ook ten zeerste aan te bevelen deze configuratie door een Briljant consultant te laten uitvoeren. U voorkomt hiermee ingewikkelde correctieboekingen na een automatische doorboeking met foutieve of onvolledige instellingen. Eens deze configuratie uitgevoerd, wordt het automatisch doorboeken herleid tot de spreekwoordelijke druk op een knop... Werkwijze automatisch doorboeken en heropenen Kies menu Kassa, Boeken. Het scherm Boeken van kassa opent. 1. Tik het volgnummer van de door te boeken periode in. 2. Als u een bedrag uit de geldlade neemt om naar de bank te brengen, vul dan dit bedrag in het veld Bedrag naar bank in. 3. Druk op de knop Boek kassa <F7> om de boekhoudkundige verwerking te starten. 4. Druk op de knop Maak nieuwe opening <F8> om de kassa op de volgende periode en bijgewerkt beginsaldo in te stellen. U kunt de volgende dag onmiddellijk aan de slag met verkopen... Voor automatische doorboeking mag er nooit een kasverschil zijn op de kassalijst. 23

26 Briljant Kassabeheer 24

27 Kassabeheer Het overzicht van de kassabonnen raadplegen Menu Kassa, Overzicht bonnen Werkwijze Kies menu Kassa, Overzicht bonnen. Het scherm Overzicht bonnen toont de bonnen die zijn uitgegeven en de ontvangen voorschotten. Vul de datum in om de lijst te beperken tot de bonnen van die datum. Vul het kasboek in om de lijst te beperkten tot de bonnen in dat kasboek. Vink Enkel openstaande aan om enkel de openstaande bonnen te zien. Tegoed- en cadeaubonnen die zijn teruggekomen zijn aangevinkt in de kolom OK. 25

28 Briljant Kassabeheer De kassalijst afdrukken Menu Kassa, Lijst De lijst van de verrichtingen geeft een overzicht van de transacties over een bepaalde periode. Werkwijze Kies menu Kassa, Lijst, tabblad Lijst. Selecteer onder de hoofding Afdrukken welke gegevens u op de lijst wil weergeven. Vul de datum en het kasboek in. Selecteer "Voldaan", "Niet voldaan" en/of Alleen factuurbetalingen. Druk op de knop Print of CTRL+P om de lijst af te drukken. 26

29 Kassabeheer Overzicht van de functietoetsen in de kassamodule Menu Kassa, Verrichtingen, tabblad Artikels Het is aan te bevelen om in de kassaschermen zoveel als mogelijk met het klavier te werken en het gebruik van de muis tot een minimum te beperken. Dit zorgt voor een aanzienlijk snellere bediening van de klanten. Overzicht functietoetsen Toets Opdracht Opmerking Artikellijnen wijzigen CTRL+F11 Laatste lijn wijzigen SHIFT+F11 Willekeurige lijn wijzigen ALT+PIJL OMHOOG om andere lijn te selecteren F6 Willekeurige lijn verwijderen ALT+PIJL OMHOOG om andere lijn te selecteren Artikels opzoeken F3 /[artikelnaam] +[artikelnummer] -[hoofdgroep] Zoek artikel Zoek artikel op naam Zoek artikel op artikelnummer Zoek artikel op hoofdgroep SHIFT+F9 Cadeaubon aanmaken Altijd via functietoets, nooit via Zoek artikel CTRL+F9 Voorschot ingeven Altijd via functietoets, nooit via Zoek artikel F9 Divers artikel 21% Terugname Minteken (-) bij aantal ingeven Cadeaubon terugnemen Voorschot terugnemen Tegoedbon terugnemen Ruilen Bevestigen F5 Naar tabblad Totaal Als u op tabblad Artikels staat F5 Print ticket Als u op tabblad Totaal staat F5 Print uitgaveticket Als u op tabblad Uitgave staat F5 Naar tabblad Artikels Als u op tabblad Betalingen staat F12 Bevestig artikellijn Diverse 27

30 Briljant Kassabeheer ALT+F10 Kassalade openen zonder registratie 28

31 Index K Kassa Afleverbon afdrukken... 8 Afsluiting Artikel raadplegen... 8 Artikels ingeven... 8 Automatisch doorboeken Automatisch heropenen Cadeaubon Deelbetaling Factuur afdrukken... 8 Functietoetsen Geldlade openen Instellingen... 2 Kassa-afreking Kassacontrole Kassalijst afdrukken Kasverschillen Klantenkaart Klantgegevens Niet-betaling Omruiling en terugname Ontvangst zonder verkoop Openen... 7 Overzicht bonnen Tegoedbon Uitgave zonder verkoop Versnelde ingave Voorschot Werken met... 1 Kassa/Artikels scannen Kassa/Sneltoetsen