Handleiding Logistiek Management Systeem

Transcriptie

1 Handleiding Logistiek Management Systeem Gert-Jan Stolk Versie 1.0

2 1 Inhouds Opgave 1 Inhouds Opgave Samenvatting Componenten Werkbalk Artikel Lijsten Artikel Details Gegevens Barcode Artikelnummer Serienummer Lotnummer Internnummer Groep Leverancier Product Onderdeel Maatvoering Omschrijving Aantal Minaantal Maxaantal Plaatsing Reserve Prijsdatum Prijs Korting Prijsper Valuta Bestelstatus Depotstatus Actief Laatstewijziging Vensters Artikellijst Bestellijst Balans Micoslijst Leverancierslijst Groeplijst Datacollector/barcodescanner Barcode Print Micos Import Taken Artikel Toevoegen Artikel Wijzigen Artikel Verwijderen Groep/Leverancier Toevoegen Groep/Leverancier Wijzigen Groep/Leverancier Verwijderen Barcodes Printen Lijsten Printen Micoslijst updaten

3 2 Samenvatting Deze handleiding geeft een overzicht van de verschillende functionaliteiten van LMS en hoe de verschillende vensters gebruikt kunnen worden. Hoofstuk 3 gaat in op een drietal standaard componenten die in verschillende venster voorkomen. Hoofdstuk 4 geeft een overzicht van wat alle velden van een artikel inhouden. Hoofdstuk 5 geeft een omschrijving van de verschillende vensters van LMS en wat ze globaal kunnen doen en hoe ze globaal werken. Hoofdstuk 6 biedt tenslotte een aantal stappen plannen om een aantal specefieke taken uit te voeren in LMS. Deze zullen voor een deel terug grijpen op voorgaande hoofdstukken. 3

4 3 Componenten 3.1 Werkbalk De werkbalk geeft toegang tot bijna alle functies in LMS. Een korte beschrijving van de functies worden hieronder gegeven, op de volgorde van de werkbalk. Afbeelding 3.a: : Werkbalk Nieuw artikel Maakt een nieuw artikel aan binnen de voorraad lijst. Nieuwe groep Maakt een nieuwe groep aan. Een groep kan bijvoorbeeld 'Magazijn' of 'Depot' zijn. Nieuwe leverancier Maakt een nieuwe leverancier aan. Print Print de op dat moment weergegeven artikel lijst uit. Voor meer informatie over artikel lijsten zie paragraaf 3.2: 'Artikel lijsten'. Print barcodes Opent een venster waarmee barcode etiketten afgedrukt kunnen worden. Datacollector Leest de barcodescanner uit en geeft de resultaten hiervan weer in een venster. Knippen Standaard 'knippen' functie. Kopiëren Standaard 'kopiëren' functie. Plakken Standaar 'plakken' functie. Voorraad lijst Geeft de voorraad lijst weer. Dit is een weergave van alle artikelen die ingevoerd zijn in LMS. Bestel lijst Geeft de bestellijst weer. Dit is een weergave die alle artikelen waarvan het geregistreerde aantal gelijk of onder hun minimale aantal is terwijl de bestel status op 'niet besteld' staat. Micos lijst Een bibiliotheek van artikelen die in micos staan. Dit kan het registreren van nieuwe artikelen vereenvoudigen. 4

5 3.2 Artikel Lijsten Artikel lijsten zijn componenten die in LMS meerdere keren voorkomen. Het zijn weergaven van diverse lijsten artikelen. De lijst die erin staat is in eerste instantie een lijst die door het programma vastgesteld is (Denk aan voorraad lijsten, bestel lijsten, micos lijsten etc.). Hierover kunnen bewerkingen gedaan worden om een bepaald artikel te vinden. Afbeelding 3.b: : Artikel lijst Filteren De bovenste balk met de rij textvelden zijn de filters van de lijst. Er kunnen hier termen ingevuld worden, en alleen als de gegevens in de kolom onder dit veld deze term bevat wordt deze in de lijst weergegeven. Er kunnen ook meerdere termen ingevoerd worden door deze simpelweg te scheiden met een spatie. Laat de invoer volgen door op de enter toets te drukken, dit past het filter toe. Let Op!: Als niet alle artikelen worden weergegeven controleer dan altijd eerst of er nog toevallig ergens een filter staat. Sorteren De grijze balk onder de filters dienen naast het geven van een omschrijving van de gegegevens in de onderstaande kolom ook als sorteer knoppen. Klik op een van deze filter knoppen om de artikel rijen te sorteren op de gegevens in de onderstaande kolom. Klik nog een keer om de sortering om te draaien (van a-z naar z-a). Gegevens Onder de sorteer balk staat een beknopte weergave van diverse artikelen. Normaal gesproken zit er een speciale actie achter het dubbelklikken van een dergelijke regel. De uitwerking van deze actie is afhankelijk van het venster waar de artikel lijst zich bevind. Deze acties worden nader beschreven in hoofstuk 5: 'Taken'. 5

6 3.3 Artikel Details Artikel details kunnen weergegeven worden in twee componenten. Het eerste is boven de artikel- en bestel lijst zichtbaar (afbeelding 3.c). De ander wordt hier zichtbaar als op de 'Details' knop geklikt wordt (afbeelding 3.d). Afbeelding 3.c: : Artikel details Formulier Het formulier van afbeelding 3.c is een weergave van de meest gebruikte gegevens van een artikel. De betekenis van de gegevens worden beschreven in hoofdstuk 4: 'Gegevens'. Knoppen Er zitten een drietal koppen op dit scherm, te weten 'Details', 'Nieuw Artikel' en 'Opslaan'. De 'Details' knop opent het venster wat rechts wordt weergegeven. Dit venster vertoond dezelfde gegevens als het bovenstaande scherm plus nog een aantal minder gebruikte velden. De 'Nieuw Artikel' knop maakt een nieuw artikel aan in de artikellijst. De 'Oplaan' knop slaat een nieuw artikel of een wijziging in een oud artikel op. Geschiedenis Onderaan het uit afbeelding 3.d weergegeven venster bevinden zich een tweetal tabbladen. Het geschiedenis tabblad kan alle verrichte handelingen op dit artikel weergeven. Afbeelding 3.d: Artikel details 6

7 4 Gegevens 4.1 Barcode De barcode is het nummer wat gebruikt wordt om de daadwerkelijke streepjescode te genereren. Dit nummer wordt automatisch aangemaakt bij het toevoegen van een nieuw artikel. 4.2 Artikelnummer Het artikelnummer dat de leverancier van een bepaald artikel heeft opgegeven. Dit wordt gebruikt voor bestellingen. 4.3 Serienummer Een serienummer van een artikel of middel. Dit hoeft vaak niet ingevuld te worden, maar is desondanks dus wel mogelijk. 4.4 Lotnummer Een lotnummer van een middel. Kan gebruikt worden als een volledig middel wordt ingevoerd. Op deze manier kan dit middel gelinkt worden met micos. 4.5 Internnummer Een nummer voor intern gebruik (denk hierbij bijvoorbeeld aan W nummers). 4.6 Groep De groep waartoe dit artikel behoort (bijvoorbeeld 'magazijn' of 'depot'). 4. Leverancier De leverancier die dit artikel levert. 4.8 Product Het product waar dit artikel een onderdeel van is 4.9 Onderdeel Een korte omschrijving van wat het artikel als onderdeel inhoud. Dit is voornamelijk handig bij het terugvinden van artikelen. Houdt dit daarom kort en duidelijk zoals 'wiel' 'as' 'rug' etc. Een gecombineerd filter van leverancier product en onderdeel werkt vaak goed bij het terugvinden van een artikel Maatvoering De maatvoering van een artikel Omschrijving Een uitvoerige omschrijving van een artikel Aantal Het aantal artikelen dat in de groep (dat is over het algemeen het 'magazijn') aanwezig is Minaantal Het minimale aantal dat van dit artikel aanwezig moet zijn. Begeeft het artikel zich op of onder deze marge dan komt het op de bestellijst te staan Maxaantal Het maximale aantal dat van dit artikel aanwezig mag zijn. Dit is voornamelijk handig bij het bijbestellen van een artikel Plaatsing De plaatsing ofwel locatie van dit artikel. De plaatsing is een code die alsvolgt is opgebouwd. Voorbeelden: MAB2(3), MGE, MCD4 etc. 'M': het artikel ligt in het magazijn. 'A' t/m 'Z': pad en kant van het pad, corrosponderend met de bordjes. 'A' t/m 'E': stelling 'kolom' gerekend van voren naar achteren. '1' t/m '9': stelling 'rij' gerekend van boven naar beneden. '(1)' t/m '(x)': optioneel baknummer.

8 4.16 Reserve Het komt vaak voor dat een artikel niet op zijn plaatsing past door ruimtegebrek. Reserve is de positie waar dan de overige artikelen neergelegd worden. 4.1 Prijsdatum De datum dat de huidige prijs vastgesteld is Prijs De prijs van dit artikel Korting De inkoop korting over dit artikel Prijsper Het aantal van dit artikel voor deze prijs Valuta De valuta waarin dit artikel verrekend is Bestelstatus Varieerd van 'niet besteld' tot 'besteld' dit kan gebruikt worden om een artikel uit de bestellijst te krijgen wanneer een artikel in de bestellijst besteld is Depotstatus Status van een artikel (als in een middel) binnen het depot (mogelijke waarden zou bijvoorbeeld 'binnengekomen', 'recon' en derglijke kunnen zijn) Actief Actief kan waar of niet waar zijn. Een niet actief artikel staat ongeveer gelijk aan aan een verwijderd artikel Laatstewijziging De datum en tijd dat het artikel voor het laatst gewijzigd is. 8

9 5 Vensters 5.1 Artikellijst De artikellijst is waarschijnlijk het meest gebruikte venster van LMS. Hierin staan alle artikelen die ooit binnen het systeem geregistreerd zijn. Voor uitleg over de onderdelen zie paragraaf 3.2 en 3.3. Als er een artikel gegwijzigd moet worden kan hierop gedubbel klikt worden. Dit vult de bovenste en rechtse detail velden met de gegevens van dit artikel. Klik na het wijzigen op de 'Opslaan' knop om deze wijzigingen op te slaan. 5.2 Bestellijst De bestellijst is hetzelfde als de artikellijst met dit verschil dat de weergegeven lijst slechts bestaat uit artikelen waarvan het aantal onder of gelijk aan het minimale aantal is terwijl de bestelstatus op 'niet besteld' staat. 5.3 Balans Dit venster is niet geïmplementeerd in deze versie van LMS. 5.4 Micoslijst De micoslijst is een lijst met een representatie van alle relevante artikelen uit micos. Het is in principe niet mogelijk om deze lijst aan te passen dan door een gexporteerde exel file te importeren in LMS. Dit wordt verder uitgewerkt in paragraaf 6.9: 'Micoslijst updaten'. Door op een artikel uit deze lijst te dubbelklikken wordt er een invul formulier klaar gezet met de bekende gegevens al vooraf ingevuld, dit kan veel tijd schelen, en geeft een garantie dat de gegevens in de artikellijst overeenkomen met die van micos. 9

10 Afbeelding 5.a: : Micos lijst 5.5 Leverancierslijst De leverancierslijst is een lijst met alle leveranciers die bekend zijn bij LMS. Als er dus een nieuwe leverancier is kan deze hier aangemaakt worden, paragrafen 6.4 t/m 6.6 gaan hier verder op in. In dit venster kan verder nog de naam van een leverancier gewijzigd worden, de omschrijving van een leverancier gewijzigd worden. En er is een optie waarmee een leverancier gedeactiveerd kan worden. Dit houdt in dat deze leverancier dan verder niet meer zichtbaar is in de rest van het programma. Als extra optie kan er ook een kleur van een leverancier ingesteld worden. Dit heeft verder geen enkele functie behalve het bevorderen van de overzichtelijkheid van LMS. 10

11 Afbeelding 5.b: : Leveranciers lijst 5.6 Groeplijst Deze is voor het grootste gedeel identiek aan de leveranciers lijst met als uitzondering van de gegevens in de lijst. Voor de details over de verschillen in gegevens zie paragraaf 4.6; 'Groep' en 4.: 'Leverancier'. 5. Datacollector/barcodescanner Dit venster wordt geactiveerd na het uitlezen van de barcodescanner. Het venster geeft een overzicht van de 3 mogelijke acties die met de barcodescanner geregistreerd kunnen worden, te weten: Artikelen invoeren/uitvoeren Artikel verplaatsen Depot status wijzigen In dit venster kunnen de gegevens eventueel nog gewijzigd worden als ze incorrect blijken te zijn door een veld te dubbelklikken en te wijzigen. Let Op!: De gegevens worden pas doorgevoerd als onderaan dit scherm de knop 'Doorvoeren' geklikt wordt. 5.8 Barcode Print Dit is een erg veelzijdig venster, met slechts het doel om barcode etiketten af te drukken. Dit venster moet als wizard beschouwd worden, en daarom van boven tot onder van stap to stap doorgenomen worden. Allereerst zijn er een stel pagina instellingen, daarna een aantal etiket instellingen. Deze gegevens zijn over het algemeen standaard goed. Hierna volgt er een artikellijst met daarboven een extra veld om hele reeksen artikelen op een pagina door te voeren. Allereerst is er de mogenlijkheid om een reeks barcodes 11

12 tegelijk in te voegen. Daarnaast kan ook in de onderstaande artikellijst een lijst uitgefilterd wordenen en met de laatste knop 'Volledig tabel toevoegen' toegevoegd worden aan de te printen etiketten. Hieronder bevindt zich een vooruitzicht hoe de barcode pagina eruit gaat zien. Er kan hier een specefiek etiket aangeklikt worden. Dit wordt het punt vanwaar de barcodes toegevoegd gaan worden. Dit toevoegen kan gedaan worden door een volledige lijst in te voegen of een apart artikel uit de bovenstaande artikellijst te dubbelklikken. Als een etiket op het overzicht gedubbelklikt wordt zal het huidige etiket verwijderd worden van de pagina. Hieronder bevinden zich nog een aantal knoppen om van pagina's te wisselen. Hier kunnen ook paginas toegevoegd en verwijderd worden. Om tenslotte te kunnen printen klik kan op de 'Printen' knop geklikt worden helemaal onderaan dit venster. Afbeelding 5.c: : Barcode print 5.9 Micos Import Micos import kan gebruikt worden om de micoslijst up-to-date te maken. De import maakt gebruik van door micos gexporteerde excel bestanden. Dit zijn in totaal 2 bestanden, een bestand met artikel gegevens en een bestand met prijsgegevens. Het venster biedt erg geadvanceerde mogelijkheden, maar staat standaard afgesteld op de bestanden die micos kan produceren. Als een micoslijst wordt doorgevoerd betekend dit dat alle nieuwe artikelnummers en aanverwante gegevens toegevoegd worden, en dat alle bestaande artikelnummers overschreven worden. 12

13 Afbeelding 5.d: : Micos import 13

14 6 Taken 6.1 Artikel Toevoegen Er zijn meerdere manieren hier om tot hetzelfde resultaat te komen. De eerst in dit geval is het opzoeken van een artikel in de micoslijst. Als deze echter niet voorkomt in de micoslijst zullen de gegevens met de hand ingevoerd moeten worden. Stap 1 a Ga naar de micoslijst en gebruik daar de filter en sorteer functies zoals beschreven in paragraaf 3.2: 'Artikel lijsten'. Als het juiste artikel gevonden is dubbelklik dit artikel dan. Dit zorgt ervoor dat het voorraad lijst venster weergegeven wordt met de gegevens uit de micoslijst al ingevuld in het formulier. Stap 1 b Als het artikel niet voorkomt in de micoslijst zullen de gegevens los ingevoerd moeten worden. Klik daarom op een 'Nieuw artikel' knop (in de werkbalk en in het formulier is deze te vinden). Stap 2 Voer de gegevens in of vul de gegevens aan in het formulier. Voor een overzicht van wat al de velden inhouden zie hoofdstuk 4: 'Gegevens'. Stap 3 Als alle gegevens correct zijn ingevoerd kan de 'Opslaan' knop gebruikt worden om dit artikel toe te voegen aan de artikellijst. Let Op!: Een fout in de huidige versie van LMS zorgt ervoor dat het artikel visueel twee keer aan de artikellijst wordt toegevoegd. Dit kan totaal genegeerd worden, bij een volgende keer starten van LMS is dit verholpen. Het heeft verder ook geen gevolgen als dit artikel gewijzigd wordt. Let Op!: Een opvolgende taak zou kunnen zijn: het uitprinten van een barcode etiket. Een fout in de huidige versie van LMS zorgt ervoor dat een nieuw artikel nog niet wordt toegevoegd aan de lijst van het barcode afdruk venster. Dit is verholpen bij een volgende keer starten van LMS. 6.2 Artikel Wijzigen Een artikel wijzigen kan slechts op 1 manier. Alle gegevens kunnen op deze manier aangepast worden. Stap 1 Zoek het te wijzigen artikel in de voorraadlijst op met behulp van methoden genoemd in paragraaf 3.2: 'Artikel lijsten', en dubbelklik dit artikel. De gegevens van dit artikel zullen aanpasbaar in de formulieren worden weergegeven. Stap 2 Maak de benodigde wijzigingen in de gegevens van het artikel. Stap 3 14

15 Als alle gegevens correct zijn ingevoerd kan de 'Opslaan' knop gebruikt worden om de wijzigingen aan dit artikel op te slaan. 6.3 Artikel Verwijderen Deze functie is in feite niet aanwezig. Dit heeft als rede dat dit tot gevolg zou hebben dat alle geschiedenis van een artikel anders ook verwijderd zou worden. Dit is niet wenselijk. Wat echter geprobeerd kan worden is aan de hand van paragraaf 6.2: 'Artikel Wijzigen' het veld 'actief' op 'false' te zetten. Een andere mogenlijkheid is een aparte groep aanmaken zoals beschreven in pragraaf 6.4: Groep/Leverancier Toevoegen, en deze een naam geven als 'Verwijderde Artikelen' en vervolgens de het groep veld van het te verwijderen artikel hiernaar veranderen. Hierdoor kunnen de verwijderde artikelen makkelijk uitgefilterd worden. 6.4 Groep/Leverancier Toevoegen Groepen en Leveranciers zijn gegevens die gebruikt worden om de artikelen in grote gedeelten op te delen. Stap 1 Klik op de nieuwe groep of leverancier knop in de werkbalk. Stap 2 Voer onder naam de nieuwe naam in, kies een kleur en voeg een omschrijving toe van de groep of leverancier. Stap 3 Klik op de 'toevoegen' knop, en de nieuwe groep of leverancier is toegevoegd. Afbeelding 6.a: : Leveranciers 15

16 6.5 Groep/Leverancier Wijzigen Groepen en Leveranciers zijn gegevens die gebruikt worden om de artikelen in grote gedeelten op te delen. Stap 1 Klik op de nieuwe groep of leverancier knop in de werkbalk. Stap 2 Dubbelklik op de velden van een groep of leverancier die gewijzigd moet worden en wijzig deze. 6.6 Groep/Leverancier Verwijderen Deze functionaliteit is niet aanwezig omdat het verwijderen van een groep of leverancier zou betekenen dat ook al de artikelen van deze groep of leverancier verwijderd zouden worden. Een groep of leverancier kan echter wel op inactief gezet worden zoals in paragraaf 6.5: 'Groep/Leverancier Wijzigen' wordt omschreven. 6. Barcodes Printen Er zijn vele opties bij het printen van barcodes. Dit stappenplan gaat alleen in op het samestellen van een blad barcodes en het printen hiervan. Voor meer informatie over de onderdelen van het barcode print venster, zie paragraaf 5.8: 'Barcode print'. Stap 1 Klik op de barcode print knop in de werkbalk. Afbeelding 6.b: : Barcode printen 16

17 Stap 2 Klik op het veld genaamd 'Label Indeling' het label op het vel papier aan waarop geprint moet worden. Stap 3 a Dubbelklik op een artikel in het 'Artikelen' veld om deze toe te voegen aan het vel. Stap 3 b Vorm met behulp van filters een lijst zoals beschreven in paragraaf 3.2: 'Artikel Lijsten'. Druk vervolgens de knop 'Volledige tabel invoegen' op het 'Reeksen' veld. Stap 3 c Voor op het 'Reeksen' veld een barcode bereik in en klik op 'Uitvoeren' Stap 4 Werk zonodig het/de gemaakte vel(len) bij. Doormiddel van het dubbelklikken van een label in het 'Label Indeling' veld kan een label verwijderd worden. Onder het 'Label Indeling' veld kan er doorgeklikt worden naar andere paginas, pagina's toegevoegd worden en verwijderd worden met desbetreffende knoppen. Stap 5 Als het 'Label Indeling' veld er naar wens uitziet kan deze afgedrukt worden door op de 'Printen' knop te klikken, helemaal onderaan het venster, en volg de instructies op het scherm. Let Op!: Geef bij het afdrukken goed aan in welke printer lade de barcode etiketten zitten. 6.8 Lijsten Printen Diverse lijsten kunnen afgedrukt worden binnen LMS. Deze kunnen gebruikt worden als bijvoorbeeld een bestellijst. Of een tellijst. Stap 1 Stel een lijst samen in bijvoorbeeld het 'Voorraad lijst' venster. In paragraaf 3.2: 'Artikel Lijsten' staat nader beschreven hoe dit te doen. Stap 2 Klik op de print knop en volg de instructies op het scherm. 6.9 Micoslijst updaten Dit is een meer geadvanceerde functie, en is alleen aan te raden om uit te voeren met behulp van excel files die geëxporteerd zijn door micos. Meer informatie over dit onderdeel is te vinden in paragraaf 5.9: 'Micos Import'. Stap 1 Kies 'Bestand'>'Import'. Stap 2 Zoek met behulp van de twee 'Browse' knoppen de excel bestanden op die gegenereerd zijn door micos. 1

18 Afbeelding 6.c: : Micos Import Stap 3 Klik op de 'Voorbeeld' knop. Stap 4 Klik op de knop in het 'Accoord veld'. 18