Functioneel Ontwerp. Klant : Netvlies Project : Intern project: CRM-systeem Versie : 0.1 Datum :

Transcriptie

1 Functioneel Ontwerp Klant : Netvlies Project : Intern project: CRM-systeem Versie : 0.1 Datum :

2 Documentbeheer In dit hoofdstuk wordt bijgehouden wat de meest actuele versie van het F.O. is en wat hierin de belangrijkste wijzigingen zijn. Versiebeheer Per F.O. versie wordt aangegeven wanneer deze geschreven is en door welke auteur. Onder deze regel staat kort omschreven wat de belangrijkste wijzigingen / nieuwe functionaliteiten zijn. Versie Auteur: Vincent Brunings In dit document is er een basis neergelegd voor een CRM-systeem voor Netvlies. Er is nagedacht over hoe adaptiviteit in het systeem verwerkt kan worden. Ook zijn er alternatieven bedacht voor de adaptieve onderdelen. In het document zijn ook verschillende onderzoeken en testen te vinden die bijgedragen hebben aan het eindresultaat. De belangrijkste functionaliteiten in het CRM systeem zijn: - Het toevoegen/ bewerken van relaties - Het opzoeken van relaties in het systeem - Taken toevoegen - Exports kunnen maken Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 2 van 65

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Het concept Huidige situatie... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4 Concurrentieanalyse... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5 Doelgroepanalyse... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Projectmanager... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Accountmanager... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Task flow voor taken... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Task flow voor klantgegevens... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Task flow voor export... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Scenario Projectmanager... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Scenario Accountmanager... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6 Wensen Informatie architectuur Standaard template Adaptiviteit Relaties aanpassen aan gebruiker Formulieren aanpassen Hints & Tips De pagina s en hun functionaliteiten Inloggen Dashboard Relaties Klant detailpagina Algemene gegevens Adressen Mutaties Bestanden Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 3 van 65

4 2.1.6 Interne Links Contactpersoon detail pagina Persoonsgegevens Marketing Mutatie Bestanden Bedrijf of instelling toevoegen Persoon toevoegen Export Exporteren Nieuwsbrief uitnodiging versturen Verzendlijsten maken Opslaan als vcard Taken Komende taken Afgeronde taken Verlopen taken Gebruikers Mijn gegevens Mijn collega s Archief M.1 Uitloggen Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 4 van 65

5 1 Inleiding Voor mijn afstuderen houd ik mij bezig met Adaptive User Interfaces. Voor Netvlies moet er een CRM-systeem worden ontworpen. Daarnaast moet er gekeken worden hoe adaptiviteit in het CRMsysteem verwerkt kan worden. Het CRM-systeem dat ontworpen moet gaan worden heeft voor deze opdracht niet veel eisen waaraan het moet gaan voldoen. Er is een lijst met functionaliteiten en onderdelen opgegeven die zij graag verwerkt willen hebben in het CRM-systeem. Echter ben ik voor de opdracht redelijk vrij om de inhoud van het CRM-systeem samen te stellen. Wel worden de wensen en ideeën van Netvlies meegenomen in het geheel. Uiteindelijk zal er een pakket komen met alle interne systemen van Netvlies. Het CRM-systeem beschreven in dit F.O. zal hier onderdeel van uit gaan maken. Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 5 van 65

6 2 Het concept CRM-systemen zijn er in allerlei vormen en maten. De verschillende onderdelen die in een CRMsysteem staan, kunnen per pakket enorm verschillen. Het belangrijkste onderdeel in dit systeem is het beheren van klanten en hun contactpersonen. Het CRM-systeem wordt een webbased applicatie. Dit houdt in dat zowel de applicatie als de server in eigen beheer zijn. Het systeem moet via het internet overal ter wereld bereikbaar zijn voor de verschillende werknemers. Het CRM-systeem zal een adaptive user interface gaan bevatten. Dit houdt in dat de interface zich aanpast aan de gebruiker die er op dat moment mee werkt. Echter uit onderzoek blijkt dat de techniek nog niet in staat is om een perfecte adaptive interface neer te zetten. Zo heeft Microsoft al verschillende mislukte projecten achter de rug. Ook niet alle gebruikers zijn gecharmeerd van adaptive interfaces. 1 Wanneer er toch gekozen wordt voor adaptiviteit binnen een CRM-systeem, moet er voor gezorgd worden dat de gebruiker niets extra s hoeft te doen en de veranderingen die worden toegepast mogen niet te groot zijn. Hierdoor moet het CRM-systeem ook goed kunnen werken zonder gebruik te maken van het adaptive gedeelte. Ook mag het de gebruiker niet storen dat de interface gepersonaliseerd wordt. Het adaptive gedeelte zal dus subtiel in het CRM-systeem worden verwerkt en zal alleen ter ondersteuning gaan werken en niet als enige of belangrijkste manier om navigeren. Het doel van de adaptive interface is dat de gebruiker sneller zijn doel kan bereiken. 1 Nielsen, J.(1998). Perosnalisation is Over-Rated. Geraadpleegd op 26 maart 2010, Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 6 van 65

7 3 Wensen Netvlies heeft onlangs zelf al een lijst met wensen samengesteld waaraan het systeem moet gaan voldoen waarin alle interne systemen verwerkt zitten. Zo ook voor het onderdeel CRM. Voor het CRM gedeelte is er vooral nagedacht over het beheer van klanten en de bijbehorende contactpersonen. Hierdoor zal het nadruk liggen op een operationele CRM-systeem en niet zo zeer op een analytische CRM-systeem. Voor klanten zijn er de volgende wensen Er moeten algemene gegevens over de klant worden ingevoerd zoals naam, telefoonnummer, website e.d. Er moeten één of meerdere bezoekadressen kunnen worden ingegeven, zodat alle vestigingen ingevoerd kunnen worden. Er moeten één of meerdere postadressen kunnen worden ingegeven, zodat alle vestigingen ingevoerd kunnen worden. Status kunnen aangeven. Klanten kunnen dan niet verwijderd worden maar wel gedeactiveerd, zodat deze later weer geactiveerd kan worden. Voor de boekhouding moet een debiteurennummer en bankrekeningnummer kunnen worden ingevoerd. Daarnaast moet kunnen worden aangegeven of de klant de factuur digitaal wilt ontvangen met daarbij het adres waar het heengezonden mag worden. Contactpersonen kunnen koppelen aan een klant. Aangeven wat voor soort relatie de klant is. Minimaal moeten de volgende keuzes erin zitten: Prospect, Suspect, Klant en Leverancier. Achtergrondinformatie kunnen invoeren Mutatiehistorie kunnen bekijken Eigen taken op klantniveau kunnen instellen. Voor contactpersonen zijn er de volgende wensen Gegevens van de contactpersoon invoeren. Dit zijn naam, adresgegevens, functie e.d. Kunnen aangeven of de contactpersoon aanspreekpunt voor de hosting is. Kunnen aangeven of de contactpersoon zich aangemeld, afgemeld of geen van beiden heeft voor de nieuwsbrief Aan kunnen geven of de contactpersoon Netflits wilt ontvangen of zich afgemeld heeft met de manier waarop daarbij (telefoon/ post, mail) of geen van beiden. Aan kunnen geven of de contactpersoon Terugblik wilt ontvangen. Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 7 van 65

8 Kunnen aangeven of de contactpersoon een bol.com cadeaubon krijgt met bijbehorende bedrag. Ook historie kunnen bekijken met ontvangen cadeaubonnen van Bol.com Contactmomenten vastleggen voor bellen, e.d. Exportfunctie voor papieren mailing Tags kunnen toevoegen aan contactpersoon Mutatiehistorie Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 8 van 65

9 4 Informatie architectuur De informatie architectuur is een overzicht dat alle pagina s toont die een bezoeker via de website kan opvragen. Een gedeelte van de informatie architectuur wordt ingezet als hoofd- en subnavigatie. Deze hoofd- en subnavigatie items zullen bij de oplevering van de website gebruikt worden. CRM-systeem: Netvlies 0.0 Inloggen 1.0 Dashboard Metanavigatie M.1 Uitloggen 2.0 Relaties 2.1 Klant detail Algemene gegevens Adressen Mutaties Legenda Hoofdnavigatie 1.1 Subnavigatie Bestanden Links 2.2 Contactpersoon detail Persoonsgegevens Marketing Mutatie Bestanden E- mail 2.3 Bedrijf toevoegen 2.4 Persoon toevoegen 3.0 Export 3.1 Exporteren 3.2 Nieuwsbrief uitnodiging sturen 3.3 Verzendlijst maken 4.0 Kenmerken 5.0 Taken 5.1 Komende taken 5.2 Afgeronde taken 5.3 Vergeten taken 6.0 Gebruikers 6.1 Mijn gegevens 6.2 Mijn collega s 6.3 Archief Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 9 van 65

10 5 Standaard template In dit hoofdstuk worden de elementen (functionaliteiten en/of content) die op iedere pagina gebruikt worden binnen het CRM-systeem, gedefinieerd. Ter verduidelijking is bij de template omschrijving een schematische tekening toegevoegd waaruit duidelijk moet worden wat de plaatsing van de verschillende elementen binnen een template uiteindelijk zou moeten zijn. Zou moeten zijn, want tijdens de ontwerpfase zou hier nog iets van afgeweken kunnen worden. Ingelogd als [gebruikersnaam] (uitloggen) Logo Hoofdnavigatie Kruimelpad Paginatitel Sidebar Content Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 10 van 65

11 Elementen op deze pagina Ingelogd als Door op de gebruikersnaam te klikken zal de gebruiker naar 5.1 mijn gegevens verwezen worden. Achter de profielnaam staat de link uitloggen (verwijst naar: 0.0 inloggen) Logo Hier komt een afbeelding van het logo van de organisatie (Netvlies) en verwijst naar 1.0 dashboard. Hoofdnavigatie Hierin staat de hoofdnavigatie onderdelen zoals beschreven in hoofdstuk 4: Informatie architectuur Kruimelpad Toont het kruimelpad. Met behulp van het kruimelpad wordt aan de bezoeker duidelijk gemaakt in welk hiërarchisch gedeelte van de website hij/zij zich bevindt. Wanneer een bezoeker op van de aanklikbare pagina s in het kruimelpad klikt, wordt hij/zij terug gebracht naar de betreffende pagina. Het laatste kruimelpad item is niet aanklikbaar. Dit is omdat de bezoeker zich op dat moment al op die pagina bevindt. Op het dashboard zal geen kruimelpad staan. Paginatitel Hier komt de titel van de pagina te staan, zoals deze beschrijven zijn in hoofdstuk 4 informatie architectuur. In het geval van een klant detailpagina of een contactpersoon detailpagina zal er de naam van het bedrijf of contactpersoon getoond worden Content In dit blok wordt de content van de pagina geplaatst. Deze content verschilt per pagina. Sidebar De sidebar kan per pagina andere functies en content bevatten. Functionaliteiten van deze pagina Uitloggen Wanneer een gebruiker zich niet uitlogt, zal hij/ zij ingelogd blijven en zal, wanneer het systeem weer wordt opgestart, de gebruiker niet nogmaals moeten inloggen. Wanneer de computer afgesloten is geweest, zal het inlogscherm wel getoond worden bij het opstarten van het CRM-systeem. Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 11 van 65

12 6 Adaptiviteit Een belangrijk onderdeel binnen deze opdracht is het verwerken van adaptiviteit in het CRMsysteem. Uit onderzoek is echter gebleken dat het toepassen van adaptiviteit niet garant staat voor het sneller bereiken van een doel binnen een systeem. Daarom wordt de adaptiviteit in minimale vorm toegepast. Wanneer er adaptiviteit toegepast wordt moet er gezorgd worden dat de gebruiker niets extra s hoeft te doen en er mogen geen grote wijzigingen worden toegepast. Dit laatste is omdat een gebruiker een interface leert kennen. Hoe slecht de interface ook is, een gebruiker past zich erop aan. Wanneer de interface (flink) aangepast wordt, krijgt de gebruiker geen kans om de interface goed te leren kennen en zal hij geen automatisme ontwikkelen binnen het systeem. Relaties aanpassen aan gebruiker Het eerste punt dat zich aan de gebruiker aanpast zijn de relaties die binnen het systeem staan. Iedere gebruiker heeft uit de hele lijst met gebruikers slechts (in verhouding) een handvol relaties waarmee hij per moment werkt. Dit zullen er in de praktijk tussen de 10 en 20 zijn. Via adaptiviteit zullen de relaties die op dit moment het meest belangrijk zijn voor de gebruiker, meer nadrukkelijk worden getoond. Dit wordt gedaan door de activiteit per relatie te berekenen. Het doel hiervan is dat de gebruiker zijn belangrijkste relaties het makkelijkst of snelst kan bereiken. Wanneer het systeem weet wat de belangrijkste relaties zijn, kan deze data op meerdere manieren worden gebruikt. Zo kan bijvoorbeeld, naast het sneller vinden van relaties, het koppelen van een taak aan een eigen relatie ook makkelijker gemaakt worden. Hoe werkt het? Door het systeem dagelijks te gebruiken kan het CRM-systeem achterhalen wat de belangrijkste relaties zijn voor de gebruiker. Dit doet hij door: - te kijken welke pagina s de gebruiker bekijkt. Wanneer een gebruiker een detailpagina van een klant of contactpersoon langer als 5 seconden bekijkt wordt deze genoteerd als belangrijk. Hier krijgt deze pagina als het ware een punt voor. Iedere keer dat de gebruiker deze detailpagina bekijkt, komt er een punt bij. - te kijken welke relaties hij een stuurt. Iedere keer dat er op een wordt geklikt wordt er een punt opgeteld bij de relatie. - te kijken welke relaties hij telefoneert. Iedere keer dat er op het telefoonnummer wordt geklikt wordt er een punt opgeteld bij de relatie. Wanneer de koppeling met de telefooncentrale niet mogelijk blijkt, zal het telefoonnummer met behulp van een klik op het klembord geplaatst kunnen worden waardoor er toch een klik geregistreerd kan worden om een punt op te tellen. Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 12 van 65

13 - te kijken aan welke relaties zijn taken zijn gekoppeld. Elke komende taak aan een bepaalde relatie levert een punt op. - te kijken aan welke relaties hij als intern contactpersoon is gekoppeld. Klanten kunnen worden gekoppeld aan één of meerdere interne contactpersonen (Bijvoorbeeld PM-ers). Wanneer blijkt dat een gebruiker de afgelopen 7 x 24 uur meer dan 20 relaties vaak bekeken heeft, zullen de relaties waaraan de gebruiker gekoppeld is voorrang krijgen. - te kijken wie het profiel van de relatie aanmaakt en bewerkt. Het aanmaken van een relatie of het bewerken van het profiel levert iedere keer 1 punt op. De punten worden per relatie bij elkaar opgeteld. Ieder punt wordt 7 x 24 uur bewaard. Er wordt dan per uur uitgerekend welke relaties de afgelopen 7 x 24 uur de hoogste waarden hebben. Dit om het systeem niet bij elke handeling te verzwaren met berekeningen. Alleen de 20 relaties met de hoogst aantal punten worden getoond als belangrijke relatie. Heeft de gebruiker in de afgelopen 7 x 24 uur minder dan 20 gebruikers bekeken/ bewerkt, dan zullen er minder dan 20 relaties als belangrijk worden gezien. Nieuw ingevoerde relaties zullen ook bij degene die ze heeft ingevoerd als belangrijke relaties gezien worden voor 24 uur. De lijst met belangrijke relaties zal ook automatisch toegevoegd worden aan de Gmail contactpersonen van de gebruiker. Alternatief Het kan zijn dat het om bepaalde redenen niet wenselijk blijkt om adaptiviteit op de hierboven beschreven manier toe te voegen. Er kan dan voor gekozen worden om de laatste 15 aangeklikte relaties prominenter neer te zetten. Een aangeklikte relatie wordt bovenaan de lijst geplaatst. De eerder aangeklikt relaties zullen steeds verder naar beneden zakken. Een relatie kan aangeklikt worden door op de detailpagina te kijken, op het telefoonnummer te klikken, een taak toe te voegen of op het adres te passen. Formulieren aanpassen In het systeem staan diverse formulieren. Deze formulieren bevatten vaak een droplist, radiobuttons en/ of checkboxes. De meest gebruikte instellingen van de gebruiker worden vervolgens gebruikt als standaard. In een droplist wordt de volgorde aangepast aan de hand van hoe vaak de verschillende onderdelen gebruikt worden. Het meest gebruikte onderdeel in de droplist zal bovenaan staan. Er wordt dus bijgehouden hoe vaak de gebruiker ieder onderdeel gebruikt. Hints & Tips Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 13 van 65

14 Één van de kenmerken van een gebruiker waaraan een systeem zich kan aanpassen is ervaring. Er van uitgaande dat een nieuwe gebruiker het systeem nog niet goed kent kan een nieuwe gebruiker geholpen worden tijdens zijn eerste paar bezoeken in het systeem. Zo kunnen er tips bovenaan pagina s geplaatst worden of informatie op bepaalde plaatsen in formulieren worden gezet. De tips en informatieblokken zullen verdwijnen op het moment dat de gebruiker de informatie of tip daadwerkelijk heeft toegepast. Ook zullen bij formulieren slechts 1 tip- informatieblok per keer getoond worden. De meest hoogstaande tip- informatieblok in een formulier zal bij openen van een pagina getoond worden. Wanneer de gebruiker op een lager liggend veld klikt, zal de bijbehorende tip of lager liggende tip getoond worden. Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 14 van 65

15 7 De pagina s en hun functionaliteiten In dit hoofdstuk worden alle pagina s uit de site beschreven, aan de hand van de informatie architectuur (zie hoofdstuk 4) en op basis van de standaard template (zie hoofdstuk 5). Ter verduidelijking is naast de tekstuele omschrijving vaak een schematische tekening toegevoegd, waaruit duidelijk moet worden wat de plaatsing van de verschillende elementen binnen de pagina uiteindelijk zou moeten zijn. Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 15 van 65

16 0.0 Inloggen Inloggen Gebruikersnaam Wachtwoord Onthoud mijn inloggegevens op deze computer Inloggen Iedere werknemer krijgt eigen inloggegevens die op de server van Netvlies staan. Deze inloggegevens krijgt de gebruiker bij zijn eerste werkdag. Via LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) kan de gebruiker inloggen. Deze inloggegevens kunnen in principe bij alle systemen van het bedrijf gebruikt worden (in de toekomst). Via LDAP kan worden aangegeven tot welke systemen een gebruiker toegang heeft. Wanneer een gebruiker toegang heeft gekregen tot het CRM-systeem, zal deze ook automatisch een profiel hebben in 5.0 gebruikers. De gebruiker (of een admin) moet het profiel nog wel aanvullen. Elementen op deze pagina Gebruikersnaam Wachtwoord Foutmelding Hierin dient de gebruikersnaam ingevuld te worden zoals bekend in LDAP Hierin dient het wachtwoord ingevuld te worden zoals bekend in LDAP Wanneer er een foutieve gebruikersnaam of wachtwoord wordt ingevoerd of de combinatie is niet goed, zal er een foutmelding verschijnen nadat er op inloggen is geklikt. De foutmelding is als volgt: Het door u ingevoerde wachtwoord en gebruikersnaam correspondeert niet met elkaar. Inloggegevens onthouden Door deze aan te vinken zal er een cookie op de pc van de gebruiker geplaatst worden waardoor de gebruiker zich niet iedere keer hoeft aan te melden maar automatisch naar het dashboard gaat. Inloggen Door hier op te klikken zal het formulier gecontroleerd worden. Wanneer er en fout in het formulier staat zal de foutmelding verschijnen. Wanneer de gegevens juist zijn ingevuld zal 1.0 Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 16 van 65

17 Dashboard geopend worden. Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 17 van 65

18 1.0 Dashboard Het dashboard is de eerste pagina die de gebruiker na inloggen ziet. De pagina zal gedeeltelijk persoonlijk zijn voor de gebruiker. De pagina is vooral bedoeld om te zoeken naar contactpersonen of klanten. Daarnaast kunnen snel taken worden toegevoegd en een persoonlijk overzicht met taken bekeken worden. Of kunnen er snel relaties worden toegevoegd. Elementen op deze pagina 1. Tip - Hierin wordt de tip Bekijk hieronder de relaties waar jij de laatste tijd het meest mee werkt getoond. Na de derde keer in het systeem loggen zal het blok verdwijnen. 2. Mijn relaties Deze lijst wordt aan de hand van adaptiviteit, zoals besproken in hoofdstuk 6, samengesteld. - Er zijn vier kolomkoppen: Naam, Notities, adres, Telefoonnummer. - Hierin staat per contactpersoon de naam van de (contact)persoon, bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en aanwezigheid van notities. Per bedrijven staat de bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en aanwezigheid van notities. Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 18 van 65

19 - Achter de naam van een contactpersoon staat direct de bedrijfsnaam waar de persoon voor werkt. - Bij notities staat een getalletje dat aangeeft hoe veel notities er zijn. Dit is alleen wanneer er 2 of meerdere notities zijn. - Er worden maximaal 20 relaties getoond. 3. Zoeken binnen relaties - Hierin staat een invoerveld waarin de gebruiker kan zoeken op naam of bedrijfsnaam. Doormiddel van enter (toetsenbord) of druk op ok knop worden zoekresultaten getoond op pagina 2.0 Relaties. - Via de droplist kan de gebruiker kiezen naar wat voor type klant hij zoekt. De keuzes binnen de droplist zijn: Zoek binnen alle relaties, Suspects, Prospects, Klanten, Leveranciers, Familie, Bekenden, medewerker, slapende klanten en nieuwe relaties. (Deze lijst kan langer worden naarmate de gebruikers categorieën toevoegen). Bovenstaande keuzes staan standaard in het systeem. Wanneer er geen relaties aan gekoppeld zijn, zullen deze ook niet getoond worden in de droplist. - Medewerkers kunnen ook opgezocht worden via dit zoekvenster. De medewerkers in de droplist verwijzen echter naar 5.2 Mijn collega s. - Door op een persoonsnaam of bedrijfsnaam te klikken in de dropdown zal de bijbehorende detailpagina geopend worden. 4. Bedrijf of instelling toevoegen Deze link opent pagina 2.3 Bedrijf toevoegen waarin een bedrijf of instelling kan worden toegevoegd aan het systeem. 5. Persoon toevoegen Deze link opent pagina 2.4 Persoon toevoegen waarin een persoon kan worden toegevoegd aan het systeem. 6. Mijn taken Bovenaan het overzicht met taken staat een invoerveld waarin een nieuwe taak kan worden ingevoerd. Met het pijltje erachter kunnen meerdere opties worden aangegeven doordat het overzicht wordt vervangen door een formulier. Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 19 van 65

20 Formulier Hierin kan een taak toegevoegd worden. Dit blok bevat de volgende onderdelen: - Tekstveld: met inputhint Voer hier een taak in - Droplist: Taak voor (Hierin staan alle namen van alle gebruikers) - Invoerveld: input hint Voer contactpersoon of bedrijf in - Datepicker: Mogelijkheid om datum en tijd te kunnen kiezen. - Checkboxes: Sms en Mail - Droplist: Geen herinnering, 5 minuten van te voren, 10 minuten van te voren, 15 minuten van te voren, 30 minuten van te voren, 1 uur van te voren - Knop: Opslaan - Knop: Meer opties / Minder opties Onder het invoerveld staat een overzicht van persoonlijke taken van de gebruiker. Dit gedeelte bevat de volgende onderdelen: - Overzicht met taken (10 stuks) Een taak bestaat uit maximaal de volgende onderdelen: o Checkbox: om te kunnen afvinken o Relatie waaraan deze is gekoppeld o Omschrijving o Deadline (datum en tijd) o Gebruiker voor wie de taak bedoeld is o Checkboxes: Herinnering via sms of met daarbij de tijd voor de deadline wanneer de Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 20 van 65

21 herinnering zal plaatsvinden. o Knop: om alle velden te bekijken en de taak te bewerken (hetzelfde als het formulier om een taak toe te voegen) o Knop: Taak verwijderen o Status/ deadline taak. Een taak kan onderstaande statussen hebben en worden ook in deze volgorde getoond: Verlopen Vandaag Morgen Overmorgen Dagen van de week Datum (dd/mm) - Knop: Taken archiveren - Knoppen: om taken met latere of eerdere deadline te kunnen bekijken. Functionaliteiten op deze pagina 2. Mijn relaties - Door op een naam van een persoon te klikken zal bijbehorende detailpagina(2.2) getoond worden. - Door op een bedrijfsnaam te klikken zal bijbehorende detailpagina(2.1) getoond worden. - Door op een adres te klikken zal Gmail geopend worden waarin de pagina voor het invoeren van een nieuw bericht getoond wordt met daarin het adres al ingevoerd. Een voorbeeld van een link die gebruikt kan worden is als volgt: vincent@netvlies.nl - Door op het telefoonnummer te klikken zal automatisch het nummer gebeld worden. In een popup is de naam met telefoonnummer te zien. Via deze popup kan het telefoongesprek ook weer beëindigd worden. Dit is echter nu nog niet mogelijk. Als tweede optie zal er een icoon achter het telefoonnummer staan. Door op dit icoon te klikken of nummer zelf, zal het telefoonnummer op het klembord geplaatst worden. - Door op een notitie-icoon te klikken zal er een popup verschijnen met daarin de notities die van de klant of contactpersoon bekend zijn. De laatste notitie zal getoond worden. De eventuele overige notities zijn bereikbaar via paginering. - Boven het overzicht staan de kolomkoppen. Hiermee kan er Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 21 van 65

22 oplopend af aflopend worden gesorteerd op beginletter van achternaam/ bedrijfsnaam. - De breedte per kolom kan worden kan worden aangepast door de gebruiker door de breedte van de kolomkoppen aan te passen. 3. Zoeken binnen relaties - Er wordt bijgehouden welke opties de gebruiker kiest binnen de droplist. Aan de hand van deze gegevens wordt de meest gebruikte optie bovenaan gezet en de minder gebruikte opties zullen eronder geplaatst worden op volgorde van hoe vaak deze gebruikt wordt. - Het zoekvenster heeft een FAYT functie waarbij maximaal 10 resultaten in een dropdown getoond worden. De relaties die ook op het dashboard bij mijn relaties staan zullen dikgedrukt worden weergegeven in de dropdown. 6. Mijn taken - Standaard worden alleen het invoerveld voor een omschrijving getoond. Door op de knop achter het invoerveld te klikken zal het takenoverzicht vervangen worden door een formulier waarin aanvullende gegevens ingevoerd kunnen worden. Wanneer in het formulier op terug geklikt wordt zal het overzicht met taken weer worden getoond. - Wanneer het korte formulier er staat kan door tekst in te voeren en op de enter toets te drukken de taak worden toegevoegd - De droplist met taak voor zal standaard de gebruiker zelf tonen. - Het koppelen aan een contactpersoon of bedrijf werkt hetzelfde als de find-as-you-type bovenaan de pagina waarin gezocht kan worden naar een relatie. - Door op terug te klikken zal de taak toegevoegd worden aan de taken. Het blok zal inklappen tot het verkorte formulier. - Wanneer een gebruiker een taak aan een collega koppelt zal deze een ontvangen waarin de taak staat. - Door # gevolgd door een dag in de week in de taak te zetten, wordt de taak daadwerkelijk bij deze dag geplaatst. Ook kan de # gevolgd worden door vandaag, morgen of overmorgen. - Wanneer de gebruiker het formulier voor het eerst gebruikt zal er nadat op het invoerveld voor de taak geklikt is, een tip getoond worden. In deze tip staat de volgende tekst: Zet #(dag van de week) in de taak om de taak daadwerkelijk aan de dag te koppelen. Bijvoorbeeld: #vrijdag Henk bellen. Door # te vervolgen met volgende (dag van de week), kan een taak ook een week later gepland worden. Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 22 van 65

23 - Wanneer deze functie gebruikt is of na de derde keer inloggen zal deze tekstballon verdwijnen. - Pas wanneer er een datum en tijd is ingevuld zal het stukje herinnering getoond worden in het formulier. - De taken kunnen worden afgevinkt. Het zal visueel zichtbaar worden gemaakt wanneer een taak is afgevinkt. Een afgevinkte taak kan ook weer worden hersteld door nogmaals op het vinkje te klikken. - De volgorde van de taken kunnen worden veranderd door op een taak te klikken en naar boven of beneden te slepen en de rechtermuisknop weer los te laten. Dit is enkel de volgorde veranderen. De deadline van de taak zal niet gewijzigd worden. - Door op een pijltje achter de taak te klikken zal de lijst met taken vervangen worden voor een scherm waarin de betreffende taak bewerkt kan worden. Deze ziet er hetzelfde uit als het formulier waarin een taak toegevoegd kan worden in uitgeklapte vorm. Met een druk op de knop kan de lijst met taken weer getoond worden. Het enige verschil is dat er geen opslaan knop bij staat. - Door een knop kunnen alle afgevinkte taken worden verwijderd (gearchiveerd). Deze zullen wel weer terug te vinden zijn in een archief op pagina 4.0 Taken. - Wanneer de gebruiker een relatie opgeeft zal deze naam voor de taakomschrijving staan in het overzicht. Op de detailpagina van de relatie zelf zal deze naam niet getoond worden in het taken overzicht. - Wanneer een taak is afgevinkt zal bij een Mouse-over een verwijderknop getoond worden. - In het overzicht op het dashboard wordt de deadline (tijd) en de gebruiker voor wie deze bedoeld is niet getoond. De omschrijving zal niet langer zijn dan past op de regel achter de naam van de relatie(indien ingevuld). De omschrijving zal worden afgekapt door. Door op het pijltje achter de taak te klikken kunnen alle onderdelen van de taak bekeken en bewerkt worden. - Een naam in een taak verwijst naar desbetreffende detailpagina. Opmerking - Met de huidige koppeling met de telefooncentrale is het niet mogelijk om direct een nummer te bellen door op een telefoonnummer te klikken. Echter wordt er op dit moment gekeken naar een vervanger voor het huidige programma (Pimphony) voor de koppeling met Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 23 van 65

24 de telefooncentrale. Met het nieuwe programma is het misschien wel mogelijk om via het CRM-systeem direct relaties te kunnen bellen. - Het versturen van smsjes ter herinnering van een taak is mogelijk. Netvlies heeft een eigen SMS service. Het versturen van en SMS kost echter wel 7 cent. Vincent Brunings Adaptive CRM-systeem» Versie 0.1 Pagina 24 van 65