Handleidingen 1.0 SugarCRM

Transcriptie

1 Handleidingen 1.0 SugarCRM

2 SugarCRM Handleidingen 1.0 SugarCRM In dit document vind je de handleidingen voor SugarCRM zoals aangeboden door ECM2.

3 I. Inleiding 1 1. Inleiding Adresgegevens Snel starten met SugarCRM 5 3. SugarCRM Basic: Webinterface Inloggen Profiel instellen Schermen indelen Beschikbare modules Gegevens toevoegen en opvragen Gegevens toevoegen Gegevens opvragen Gegevens importeren en exporteren Gegevens importeren in SugarCRM Gegevens exporteren uit SugarCRM account toevoegen campagne Producten- en Facturatiemodule Templates maken Producten toevoegen Quotes en Invoices aanmaken Brieven genereren Administrator scherm Modules uitschakelen en menu's indelen Thema's Studio Dropdown Editor Talen beheren Rollen instellen SugarCRM Basic: Geavanceerde kalenderfuncties Kalender openen in andere applicaties Terugkerende afspraken en telefoongesprekken maken SugarCRM Pro: Rapportagemodule Rapportages aanmaken Opties voor Rapportages SugarCRM Pro: Mobiele toegang 6.1. App configureren Standaard versie Gegevens toevoegen Zichtbaarheid Modules aanpassen Volledige versie Zoekopdrachten opslaan Configureren Offline werken SugarCRM Pro: Outlook en Thunderbird plug-ins 7.1. Kinamu Connector Plug-in installeren Contactpersoon selecteren archiveren Direct een Lead of Case aanmaken iii

4 SugarCRM 7.2. De Grinmark Outlook plug-in installeren De Opacus Thunderbird plug-in installeren SugarCRM Pro: to SugarCRM SugarCRM Expert: Security Groups SugarCRM Expert: Attributen Voorbeelden Attributen toevoegen aan andere modules Zoeken op Attribuut SugarCRM Expert: Reschedule SugarCRM Expert: Publish Home SugarCRM Expert: Workflow Optie: Tijd schrijven Inleiding Het Timesheet menu Tijd schrijven in de weekmatrix Geschreven uren bekijken en bewerken in de Timesheet lijst Gebruikersgroepen Rapportages Optie: Gantt Projects Optie: SugarCRM Back-up Overige Modules: Mail merge Templates creëeren Documenten aanmaken Register iv 75

5 Deel I. Inleiding

6

7 Inleiding In deze handleiding beschrijven wij de basishandelingen binnen de verschillende CRM-pakketten van ECM2. Per hoofdstuk beschrijven we de benodigde stappen om de verschillende handelingen uit te voeren.het gebruik van deze dienst vindt plaats via een browser, bijvoorbeeld Firefox of Internet Explorer. Je kunt deze dienst daarom gebruiken via je PC, Mac, Tablet of Smartphone Adresgegevens De benodigde adresgegevens om SugarCRM te gebruiken zijn uniek en heb je in je welkomstbrief gekregen. Andere gegevens die je nodig kunt hebben zie je hieronder. Mobiele App Android: Play store Apple ios: itunes store

8 4

9 Snel starten met SugarCRM SugarCRM is krachtige zakelijke software met uitgebreide mogelijkheden, dus niemand gebruikt SugarCRM op dezelfde manier. Voor optimaal gebruik raden we sterk aan om SugarCRM in te richten op jouw bedrijfsprocessen. Als je daar bij het eerste gebruik een half uur de tijd voor neemt zal dit het succes van het CRM binnen je bedrijf sterk verbeteren. Maak een korte inventarisatie van je bedrijfsproces, en bij welke stap welke module zou passen: Gebeurtenis SugarCRM module Bestaande klantgegevens bijhouden Organisaties en Contacten Gesprek potentiële nieuwe klant Invoeren in Leads Bestaande klant wil opnieuw afnemen Invoeren in Opportunities Taken bijhouden of toewijzen Invoeren in Taken Als je niet veel tijd hebt voor de inrichting, is het aan te raden om met alleen de Organisaties, Personen en Leads module te beginnen. Je kunt andere modules dan op een later moment makkelijk in gebruik nemen als de behoefte daarvoor ontstaat. In het begin geldt: minder=meer. Pas SugarCRM nu op twee plekken aan: In Beheer > Ontwikkelaarstools > Toon modules en subpanelen. Hier kies je welke modules worden weergegeven in de blauwe modulebalk en in welke volgorde. Verberg de modules (en bijbehorende subpanelen) waar je niet direct gebruik van wil maken, en zet zeop volgorde. SugarCRM is nu overzichtelijk voor nieuwe gebruikers. Verwijder op de Home-pagina de dashlets van ongebruikte modules door op het kruisje te klikken. Met het potloodje kun je een dashlet verder aanpassen. Dit doen alle gebruikers voor zichzelf. Importeer nu gegevens uit bestanden die je al hebt, bijvoorbeeld klantgegevens uit Outlook in de Organisaties en Contacten modules. Lees hoe je dat doet in de sectie Paragraaf 3.5, Gegevens importeren en exporteren, of voer handmatig gegevens in. Maak nu duidelijke afspraken met de gebruikers van het CRM, bijvoorbeeld: alle gesprekken met nieuwe klanten worden vanaf nu bijgehouden in de leads module. Of: geen eigen to-do lists meer, maar alles in de Taken module. Of: vanaf nu contactgegevens in SugarCRM bijhouden en niet meer in Outlook. Het maken van zulke afspraken verdient zich direct terug door minder interne overdrachten, minder onduidelijke gegevens, en minder kansen die blijven liggen. Als SugarCRM na een tijdje geïntegreerd is in je bedrijfsvoering, kijk dan of meer bedrijfs-processen en handelingen in SugarCRM uitgevoerd kunnen worden. Vaak kan dit tijd besparen en andere diensten vervangen, voor bijvoorbeeld factureren of het versturen van nieuwsbrieven via . 5

10 6

11 SugarCRM Basic: Webinterface De Webinterface is de meestgebruikte manier om met SugarCRM te werken. Deze is beschikbaar vanaf elke PC, laptop of Mac en werkt in alle moderne Browsers Inloggen Nadat je de dienst hebt aangevraagd ontvang je per de logingegevens. Hierin staan het webadres, één of meerdere gebruikersnamen en wachtwoord(en) vermeld. Open het webadres in een browser als Firefox, Chrome of Internet Explorer. Vul je loginnaam en wachtwoord in op de pagina die opent en klik op Log In. Opmerking Op het inlogscherm bepaal je in welke taal de interface wordt weergegeven. Om een andere 1 standaardtaal dan Engels in te stellen, neem contact op met de helpdesk Profiel instellen Het is aan te raden om direct na de eerste keer inloggen uw profiel in te stellen. Klik rechts bovenaan het scherm op je eigen naam. Je komt dan in je profiel terecht waar je de gewenste aanpassingen kunt doorvoeren. Het is aan te raden in ieder geval je volledige naam en adres in te stellen. Leat ook op de optie Client. Gebruik je de interne mail client om mail te versturen, laat deze dan staan op Sugar Client. Gebruik je echter een externe mail client, bijvoorbeeld Outlook of Thunderbird, zet deze dan op External Client. Als je in het laatste geval klikt op een mailadres, dan wordt er direct een nieuwe mail aangemaakt in je externe mail client. Wil je gebruikmaken van een ander thema, klik dan op de tab 'thema' en kies voor het gewenste thema. Let op dat dit een groot effect kan hebben op hoe SugarCRM eruit ziet en hoe het werkt. De overige gegevens zijn naar wens in te stellen Schermen indelen Je kunt het uiterlijk van het CRM-pakket van ECM2 op vele plekken aanpassen naar eigen wens. De startpagina kan je opnieuw indelen door zogenaamde Dashlets te verwijderen of toe te voegen. Verwijderen van bestaande Dashlets doe je door op het kruisje te drukken, rechts bovenaan de betreffende Dashlet. Je kunt Dashlets toevoegen door: 1 mailto:helpdesk@ecm2.nl 7

12 Hoofdstuk 3. SugarCRM Basic: Webinterface 1. te klikken op de knop Add Dashlet. 2. te klikken op de gewenste Dashlet. My Contacts in dit voorbeeld. Je kunt de indeling van je startpagina wijzigen door de Dashlets te verslepen. Ga met je muis naar de titel van de betreffende Dashlet. De muisaanwijzer verandert in een kruis. Klik en sleep de Dashlet naar de gewenste locatie Beschikbare modules In de SugarCRM CE-implementatie van ECM2 kan je zeer veel verschillende soorten gegevens kwijt. Je kunt onder andere de volgende gegevenssoorten toevoegen en koppelen aan elkaar: Accounts Organisaties Contacts - Personen Opportunities Leads Quotes - Offertes Contracts - Contracten Invoices - Facturen Reports - Rapportages Calls Telefoongesprekken 8

13 Beschikbare modules Notes - Notities Meetings - Afspraken s Documents - Documenten Campaigns ( ) Campagnes Target lists - Targetlijsten (Verzendlijsten) Enkele van de belangrijkste modules in meer detail: Accounts Gebruik deze module om je (potentiele) klanten te beheren. Je kunt informatie van andere modules koppelen aan een klant, bijvoorbeeld: adresgegevens, opportunities en invoices. In Beheer > ECM2 Beheeropties kan de SugarCRM administrator het veld 'Staat' toevoegen (zoals voor 'Texas', of eventueel voor een provincie zoals 'Noord-Holland'). Contacts Dit zijn de contactpersonen bij een klantorganisatie of opportunity. Gebruik deze module om de contactgegevens van je contactpersonen op te slaan. In je profiel kun je onder 'Geavanceerd' bij 'Naamweergaveformaat' instellen hoe in de module Personen namen worden weergegeven. Wil je een apart veld voor het tussenvoegsel? Kies dan een van de onderste vier opties. In Beheer > ECM2 Beheeropties kan de SugarCRM administrator het veld 'Staat' toevoegen (zoals voor 'Texas', of eventueel voor een provincie zoals 'Noord-Holland'). Leads Heb je contact gehad met een contactpersonen of organisatie en zie je hier een potentiele klant in, dan sla je de gegevens op in deze module. Je kunt Leads in één stap converteren naar een Opportunity, Contact en een Account. Opportunities Heb je contact gehad met de lead en ben je een stap verder gekomen in het salesproces, bijvoorbeeld in een offertetraject, dan sla je de gegevens waarover je beschikt op in deze module. Quotes en Invoices In deze modules leg je de gegevens vast van de te leveren producten en/of diensten. Je gebruikt Quotes tijdens het offertetraject. Voor klanten gebruik je Invoices (facturen). Je kunt een Quote converteren naar een Invoice. Je producten en/of diensten voer je in onder de module Products. Quotes en Invoices beschikken echter ook over een vrij invoerveld voor producten en diensten die je daar niet hebt ingevoerd. Voor het aanmaken van een Quote of Invoice heb je een PDF-sjabloon nodig. Dit is in feite de opmaak van respectievelijk de Quote of Invoice. Deze sjablonen maak je aan onder PDF Templates. Contracts Leg de gegevens van opgestelde contracten vast in deze module. Je kunt hier bijvoorbeeld ook aangeven wat de status is van een contract: ondertekend of niet ondertekend. 9

14 Hoofdstuk 3. SugarCRM Basic: Webinterface Calls en Meetings CRM beschikt ook over een agenda. Te voeren telefoongesprekken legt je vast in Calls. Afspraken leg je vast in Meetings. Als je de bijbehorende Dashlets op je Dashboard plaatst, word je (na inloggen) geattendeerd op deze afspraken. Notes Gespreksnotities en afspraken met Leads, Opportunites, Contact en Accounts leg je vast in Notes. Je koppelt deze aan de eerder genoemde modules, zodat je collega s deze eenvoudig kunnen terugvinden. Target Lists en Targets Indien je van plan bent om een mailinglijst op te stellen per brief of , dan kan je Target Listst aanleggen met daarin de gewenste Targets. Je kunt de contactgegevens dan in één keer exporteren en gebruiken in combinatie met bijvoorbeeld Excel of Word. Modules indelen Binnen de modules kan je de subpanelen met gegevens herordenen door deze te verslepen op dezelfde wijze als de Dashlets Gegevens toevoegen en opvragen Alle (klant)gegevens voer je in en vraag je op op een vergelijkbare manier. Ook de presentatie is uniform. In deze handleiding geven we één algemeen voorbeeld door een Account aan te maken Gegevens toevoegen Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord. 1. Ga met je muis naar Sales, zodat het menu daaronder zichtbaar wordt. Klik op Accounts. Je krijgt de lijst met bestaande Accounts te zien. 2. Kies voor Create Account". 3. Voeg in het volgende scherm de gewenste gegevens toe. 10

15 Gegevens opvragen 4. Geef onderaan het scherm aan wie de eigenaar is van de informatie. Standaard wordt hier de gebruiker die de nieuwe gegevens toevoegt geselecteerd. Wil je de gegevens aan iemand anders toewijzen, klik op het pijltje om iemand uit de gebruikerslijst te kiezen. 5. Klik onderaan het scherm op Opslaan om het Account toe te voegen. Het Account is aangemaakt en je hebt de gegevens toegevoegd Gegevens opvragen Nadat je gegevens in het CRM hebt ingevoerd, wil je deze kunnen opvragen als dat nodig is. Daarvoor zijn er grofweg twee mogelijkheden: 1. Je loopt handmatig de lijsten met gegevens na. Door de gegevens te sorteren krijg je een goed overzicht. 2. Als er veel gegevens in het CRM zijn opgeslagen, dan is het aan te raden om gebruik te maken van de zoekfunctie. Met de gewenste zoekterm vind je met het standaard zoekveld rechts bovenaan elke pagina snel de gegevens waarnaar je op zoek bent. Wil je een complexere zoekopdracht geven, kies dan voor Advanced search. Standaard zoeken De standaard zoekfunctie vind je elk scherm rechts bovenaan. Je gebruikt deze door met je muis binnen het veld te klikken en (een deel van) een naam op te geven. Wanneer je op enter drukt of met je muis op het vergrootglas klikt, zoekt de zoekfunctie automatisch binnen alle gegevens in het CRM en geeft de resultaten weer op gegevenstype (bijvoorbeeld Account of Contact). Advanced search 11

16 Hoofdstuk 3. SugarCRM Basic: Webinterface Heb je erg veel gegevens in het CRM staan, dan krijgt je misschien te veel resultaten na een standaard zoekopdracht. Het is dan aan te bevelen de geavanceerde zoekmethode te gebruiken. Klik daarvoor op het vergrootglas zonder een zoekterm te hebben ingevuld en klik op Advanced naast de knop Zoeken. Je kunt dan de modules selecteren waarbinnen moet worden gezocht. Ook als je eerst een standaard zoekopdracht hebt gegeven is de knop Advanced beschikbaar Gegevens importeren en exporteren Als je eerder je gegevens hebt bijgehouden in een ander programma, zoals bijvoorbeeld een Excelbestand, kun je deze ook in SugarCRM invoeren met de 'Importeer' functie, mits het programma een CSV-bestand kan exporteren. Importeren is mogelijk voor alle modules waarin gegevens worden opgeslagen. Importeren en exporten in SugarCRM is gebaseerd op CSV-bestanden. Deze bestanden lijken op Excelbestanden en zijn de standaard voor handmatige gegevensuitwisseling tussen databaseprogramma's zoals CRM's, website CMS, boekhoudprogramma's en allerlei andere 2 zakelijke software. Lees bijvoorbeeld hier hoe u uit Microsoft Outlook gegevens exporteert Gegevens importeren in SugarCRM Importeren in SugarCRM gaat als volgt: 1. Kies binnen Excel voor 'Opslaan als' en kies als bestandsformaat "CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken) (*.csv)" of een van de andere beschikbare CSV-formaten. Binnen andere software kunnen er verschillende opties zijn, probeer eerst de standaardinstellingen voor CSV. Let op dat er in ieder geval kolomnamen aanwezig zijn, en dat er geen lege rijen of kolommen zijn. a. Ga naar de importeerfunctie door in de Moduleblak de muis op de modulenaam te zetten en vervolgens op 'Importeer [modulenaam]' te klikken. Let goed op dat je de module kiest die het best bij de gegevens in het bestand past. Selecteer in stap 1 het CSV-bestand en kies voor 'Maak alleen nieuwe records aan' ('Create new records only') en klik op volgende. Je kunt hier evt. ook een voorbeeldbestand genereren. b. In stap 2 zie je hoe SugarCRM het bestand heeft gelezen. Eventueel kun je hier een bron selecteren en de eigenschappen van het importbestand aanpassen, zoals de codering of de datumnotatie. Je kunt hier later terugkomen als het bestand niet goed wordt gelezen. c. In stap 3 match je de kolommen van je CSV bestand met modulevelden van SugarCRM, of laat je ze weg als ze niet relevant zijn. Mis je een veld? Bedenk goed of je importeert in de juiste module. Alleen velden uit die module worden getoond. Match het veld ID niet (tenzij dit noodzakelijk is en je weet wat de gevolgen zijn), SugarCRM geeft zelf een waarde aan dit veld. Velden met een * erbij moeten verplicht worden gematcht om in deze module te importeren. d. In stap 4 is het mogelijk om op dubbelingen te controleren. Als je meerdere CSV bestanden met dezelfde opmaak en indeling gaat importeren, kun je hier evt. ook de importinstellingen opslaan voor toekomstig gebruik

17 Gegevens importeren in SugarCRM Opmerking Heb je in de 1e stap gekozen voor 'Maak nieuwe records aan en update bestaande records' ('Create new records and update existing records'), dan kan je in deze 4e stap de velden selecteren waarop SugarCRM zoekt om bestaande records te updaten. Selecteer je hier niets, dan wordt alleen o.b.v. ID geupdatet. Dit is de aanbevolen wijze. Is er geen goede, unieke ID aanwezig, dan kan je hier één of enkele velden selecteren. Let goed op dat wijzigingen die met deze optie zijn doorgevoerd, niet ongedaan kunnen worden gemaakt. e. In stap 5 wordt het resultaat getoond. Je kunt de import nu nog ongedaan maken. Als je op exit klikt is de import definitief, controleer de gegevens dus goed. Bijvoorbeeld door de betreffende Module in een andere tab te openen. 2. Als een CSV import niet lukt, zijn er een aantal mogelijke oorzaken. Allereerst is het zo dat als je een CSV bestand exporteert uit een ander programma en vervolgens in Excel opent, Excel ongemerkt wijzigingen aanbrengt in het bestand. Open bestanden waar mogelijk dus niet 3 tussendoor. Als onvermijdelijk is, gebruik dan de Excel-vervanger LibreOffice Calc. Let verder op dat de eigenschappen die je in stap 2 van het importproces aangeeft overeenkomen met de exportinstellingen van het exporterende programma (bijv. Excel). Let bij het zowel het exporteren als het importeren op de volgende instellingen: -'Karakterset' (File Encoding) : Standaard is dit in SugarCRM UTF-8. -'Velden gekwalificeerd door' (Fields qualified by). Tekst tussen twee van deze tekens wordt behandeld als data en niet als code. -'Velden gescheiden door' (Fields Delimited By). Dit teken scheidt in een CSV (Comma Separated Value)-bestand de veldwaardes van elkaar. Als in uw CSV bestand geen veldkwalificatietekens worden gebruikt, is het belangrijk wat je hiervoor kiest bij de export. Het teken dat je hier kiest wordt gezien als scheiding tussen velden en niet als data. Kies je voor de puntkomma, maar bevatten uw velden ook puntkomma's? Dan brengt SugarCRM een scheiding aan zonder dat je het zo bedoelt en komen gegevens in de verkeerde velden terecht. 3. Als je er niet uitkomt raden wij je aan het CSV-bestand te openen in Textedit (Notepad). Je ziet dan het bestand onopgemaakt. Kijk hier of er aanhalingstekens om de gegevens heenstaan, en door welk leesteken de gegevens van elkaar worden gescheiden. 4. Als je vaker gegevens importeert of er niet uitkomt, raden we je nogmaals aan het gratis 4 programma LibreOffice Calc te gebruiken. Hiermee kun je Excel- en CSV bestanden bewerken en alle exportinstellingen bepalen, zodat je deze precies kunt matchen met de importinstellingen van SugarCRM. LibreOffice brengt geen verborgen wijzigingen aan in het bestand

18 Hoofdstuk 3. SugarCRM Basic: Webinterface Gegevens exporteren uit SugarCRM Ook voor exporteren geldt dat dit gebeurt door middel van CSV-bestanden. Vink in een module de gewenste records aan, of meerdere records tegelijk (1). Onder het driehoekje rechts van 'Verwijder' (2) bevindt zich de functie 'Exporteren'. Als je hierop klikt wordt een CSV-bestand 5 gegenereerd. Ook hier geldt dat je dit bestand met Excel kunt bewerken, maar dat LibreOffice Calc een betere optie is Een CSV-bestand openen in LibreOffice of Excel Ook voor LibreOffice en Excel geldt dat je de eigenschappen van het CSV-bestand moet opgeven. SugarCRM exporteert bestanden met de volgende eigenschappen: Karakterset/Character set: UTF-8 (Veld)scheidingsteken: Komma Tekstscheidingstekens/Tekstindicator: Dubbele aanhalingstekens In Excel 2010 selecteer je eerst de hele kolom A. Ga dan naar het tabblad 'Gegevens'> 'Tekst naar kolommen'. Selecteer 'Gescheiden' en daarna de bovenstaande opties. LibreOffice vraagt tijdens het openen van het bestand om deze gegevens, waardoor je direct de juiste instellingen kunt ingeven

19 account toevoegen account toevoegen Om ook je in SugarCRM te kunnen inzien en versturen, kan je jouw IMAP account toevoegen aan SugarCRM. Daarvoor gebruik je de module s. Om het account toe te voegen, volg je onderstaande stappen: 1. Klik op Settings (Instellingen) 2. Klik op de tab Mail Accounts ( accounts) 3. Klik onder de sectie 'Mail Accounts ( accounts)' op Add (Toevoegen). 4. In het scherm dat opent vul je de juiste gegevens in die nodig zijn om in te kunnen loggen op het IMAP account. Klik op 'Test settings' (Test instellingen) om te controleren of de gegevens goed zijn ingevuld en de verbinding tot stand kan worden gebracht. 5. Standaard is het niet nodig ook de gegevens voor uitgaande mail te wijzigen. Deze staat reeds correct ingesteld op een server van ECM2 en het is niet nodig deze te veranderen of een server toe te voegen. Je kunt hier een andere server invullen. Indien het versturen van echer niet meer werkt, dan kunen wij daar niet bij helpen. Opmerking Maak je gebruik van een Gmail account voor het ontvangen van , let dan op de volgende zaken : 1. Schakel eerst IMAP in, voordat je bovengenoemde stappen doorloopt. Zie daarvoor de 6 hulppagina's van Google. 2. Google blokkeert sinds enige tijd het inloggen van onbekende machines. Bij de eerste keer drukken op 'Test settings' zal dan ook een timeout optreden. Om de blokkade op te 7 heffen, ga na het drukken op 'Test settings' naar deze pagina. Geef toegang aan de nieuwe applicatie en druk daarna opnieuw op 'Test settings'

20 Hoofdstuk 3. SugarCRM Basic: Webinterface campagne De gegevens die je in SugarCRM hebt opgeslagen wil je natuurlijk zo effectief mogelijk gebruiken. Één van de manieren waarop dat kan, is het uitsturen van een mailing via . Met behulp van SugarCRM verstuur je gepersonaliseerde s naar je klanten en andere geïnteresseerden en houd je bij wie de mail heeft gelezen en op welke links in de mail is geklikt. Opmerking De Nederlandse wet schrijft voor dat je toestemming van de ontvanger moet hebben voor het versturen van . Verder dient de mail aan verschillende andere voorwaarden te voldoen. Jij bent daar zelf voor verantwoordelijk. Indien wij melding van misbruik ontvangen, dan maken wij het versturen van mails via SugarCRM onmogelijk. Om deze functionaliteit te gebruiken dien je eerst een account specifiek voor het versturen en ontvangen van nieuwsbrieven aan te maken. Ga daarvoor naar "Admin / Inbound " en maak een "New Bounce Handling Account" aan. Gebruik hiervoor geen algemeen account, zoals bijvoorbeeld info@, omdat de mailbox (bij voorkeur) alleen mail bevat die te maken heeft met de nieuwsbrief. 16

21 campagne Opmerking Wil je gebruikmaken van een Gmail-account voor het afhandelen van bounces, let dan op de instructies in de paragraaf Paragraaf 3.6, account toevoegen om de standaardblokkade van Gmail op te heffen. Nadat je het zogenaamde bounce -account voor de nieuwsbrief hebt ingesteld, ga je naar Marketing en dan Campaigns om een Campaign aan te maken. 1. Klik daar op Create Campaign (Wizard). 2. Kies voor Newsletter en klik op Start. 3. Geef in het scherm Campaign header een duidelijke naam op, stel een status is en geef een einddatum op. De status en einddatum hebben geen invloed op de campaign zelf, maar zijn uitsluitend voor eigen gebruik. Klik op Next. 4. Geef in het scherm Campaign Budget eventueel een budget en de verwachte opbrengsten op. Deze hebben geen effect op de Campaign zelf, maar kunnen later wel inzicht geven in de resultaten van de campaign. Klik op Next. 5. In het scherm Campaign Tracker URLs maak je speciale links aan, waarvan SugarCRM bijhoudt of een ontvanger daarop klikt. Maak in ieder geval een Opt-out Link aan, omdat die verplicht is in Nederland. Vink die optie aan en geef een duidelijke naam op. Je kan op een later moment meer trackers aanmaken. Klik op Next. 6. In het scherm Subscription Information maak je de maillijsten aan. Let op dat er drie soorten maillijsten zijn: a. Subscription List (Default): Dit is de lijst met adressen waarnaar de nieuwsbrief wordt gestuurd. b. Unsubscription List: Dit is een lijst met adressen waarnaar de nieuwsbrief niet wordt gestuurd. Als een adres op zowel de subscription list als de unsubscription List staat, dan wordt er geen mail naar verstuurd. Je kunnt adressen handmatig uitsluiten per domeinnaam en per adres. Uitsluiten per ID gebeurt als een ontvanger klikt op een opt-out link. c. Test List: Dit is een lijst met adressen waarnaar je de testverzending(en) uitstuurt. Bijvoorbeeld om de opmaak van de mail of de links in de mail te testen voor de definitieve verzending. 7. Je koppelt bestaande lijsten door te klikken op Select en in het scherm dat opent te klikken op de lijstnaam. Heb je nog geen lijsten, of wil je een nieuw maken, klik dan op Select en in het scherm dat opent te klikken op Create Target List. Geef een naam op en kies de lijstsoort. Klik op de nieuwe lijst om die toe te voegen. We voegen de ontvangstadressen later toe aan deze lijst. Voeg van alle drie de soorten een lijst toe. Klik op Save and Continue. 8. In het scherm Marketing , vul de volgende onderdelen in: a. Name: geef een duidelijke naam op voor deze nieuwsbrief. b. Status: geef een status op - zet deze voor nu nog op Inactive. 17

22 Hoofdstuk 3. SugarCRM Basic: Webinterface c. Use Mail Account: kies het mailaccount waarvanaf verzonden moet worden. Is hier geen keuze mogelijk, dan moet je deze nog invoeren. Zie de opmerking in deze handleiding voor stap 1. d. Start Date & Time: Geef een starttijd en datum op. Indien je de campaign nog verder wil bewerken, zet deze in de toekomst. Wil je de campaign direct versturen na het op Actief zetten van de status, zet deze op de huidige tijd of in het verleden. e. From Name: Geef de naam op waarvanaf verzonden moet worden. Bijvoorbeeld Nieuwsbrief ECM2. f. From Address: Dit word automatisch ingevuld op basis van de Mail Account die je kiest. Als je dit wijzigt, dan worden bounces niet meer verwerkt in SugarCRM maar gaan ze naar het hier ingevulde adres. We raden dus niet aan hier een ander adres in te vullen. g. Send This Message To: Kies één of meer Target lists waarnaar de mail moet worden verzonden. Deze lijsten heb je in stap 7 toegevoegd. h. template: Kies een template voor de . Heb je deze nog niet gemaakt, kies voor Create en maak de template aan. Deze kan je op een later moment verder verfijnen. Klik op Next. i. Kies voor Finish om de Campaign verder in te stellen, kies voor Send Marketing As Test om de mail te versturen naar de ontvangers op de eerder toegevoegde Test-lijst, kies voor Schedule Mail om de mail voor verzenden klaar te zetten. Wij raden aan nu nog voor Finish te kiezen. Klik daarna op de knop Finish en bekijk de instellingen en het Campaign Summary -scherm. Op dit punt is de Campaign in de basis aangemaakt. Omdat het waarschijnlijk nog nodig is om de target lijsten te vullen, eventuele Tracking URLs aan te maken en de template bij te werken, kies voor View Campaigns en klik op de net aangemaakte Campaign om deze te bewerken. Target List Om de Target Lists bij te werken, klik je op de naam van de lijst. Je kan in het scherm dat open Targets verwijderen van de lijst (de entiteiten blijven wel gewoon in SugarCRM staan, maar zijn niet meer gekoppeld), of juist koppelen aan de lijst. Om bestaande Contacts te koppelen, kies in het menu onder Contacts voor Select. In het scherm dat open, selecteer de Contacts handmatig, of stel een lijst samen met behulp van een zoekopdracht. Selecteer één of meer Contacts en klik op de knop Select. Doe dit voor elke Target list die je hebt gekoppeld. Je kan zo veel Target lists koppelen als je wilt, dus bedenk een logische en herbruikbare indeling. Indien bij een Account of Contact staat geselecteerd dat die geen wilt ontvangen, dan zal daar ook geen mail aan worden gestuurd. Dat geldt ook voor alle entiteiten in de Suppression Lists. 18

23 campagne Opmerking De Suppression List - By Id is bij de eerste keer verzenden vaak leeg, maar dient wel te worden gekoppeld. Hierin plaatst SugarCRM alle ID s die zich via 'opt-out' hebben uitgeschreven voor de betreffende nieuwsbrief. trackers Voeg naar wens trackers toe aan de nieuwsbrief door te kiezen voor Create onder Tracker URLs. Geef een duidelijke naam op en vul de link in. Bijvoorbeeld naar je Website of de bestelpagina van een product of dienst. Klik op Save. De Tracker URL is nu aangemaakt, maar dient nog in de template te worden toegevoegd. templates De template is een belangrijk onderdeel van de Campaign: dit is wat de ontvangers daadwerkelijk g d krijgen. Maak deze op met behulp van de ingebouwde editor, of maak gebruik van een externe html-editor en kopieer de html-broncode naar SugarCRM door op de knop HTML te drukken. Om de inhoud van de dynamisch te maken, kies bij Insert Variable voor de juiste module en daarna de juiste variabele. Als je een gepersonaliseerde mail wilt versturen aan Accounts, kies respectievelijk voor Account, dan Name en klik daarna op Insert om de variabele in de mail te kopeieren. Deze variabele zal door de volledige naam van de ontvanger worden vervangen. Om Tracker URLs toe te voegen, selecteer de tekst of afbeelding die als link moet dienen. Kik daarna op het icoontje dat lijkt op een ketting (met de beschrijving Insert/edit link ) en vul de naam van de Tracker URL in bij Link URL en zet daar twee krulhaakjes omheen. Bijvoorbeeld {Voorbeeld Link} of voor een opt-out {Uitschrijven}. Geef bij Target aan of de link in hetzelfde scherm moet openen of in een nieuw scherm bij het klikken op de link. Verzenden en resultaten bekijken Als je tevreden bent over de target lijsten, tracker URLs en de template, dan is het tijd om de campaign als test te versturen. Ga daarvoor naar View Campaigns en klik op de net aangemaakte Campaign. Kies in het actiemenu voor Send Test. De mail wordt verstuurd en je kan het resultaat controleren door de ontvangen mail te bekijken. Bekijk ook de status van de verzending door te klikken op View Status. Verwijder deze teststatistieken eventueel voor de definitieve verzending door te klikken op Delete Test Entries. Is alles akkoord, dan bewerk je Marketing en zet je de status op Active en de Start Date & Time op het moment dat je de mail wilt verzenden. Sla die instellingen op en zet de definitieve 19