2. distripost. Reserveren Creatie Definitie van een huis-aan-huiszending of Distripost Formaten en gewichten. Voorbereiding van uw zendingen

Transcriptie

1 distripost 2. distripost >> Reserveren Creatie Definitie van een huis-aan-huiszending of Distripost Formaten en gewichten Voorbereiding van uw zendingen Afgifte Waar geeft u uw huis-aan-huiszendingen af? Wat moet u meebrengen? Hoe wordt de betaling geregeld? Bijlagen Voorbeeld van een orderbevestiging Voorbeeld van een palletbrief

2 Reserveren >> Een correcte bedeling van uw huis-aan-huiszendingen begint met een goede reservatie. Wij willen ervoor zorgen dat uw huis-aan-huiszending een maximale impact genereert. Daarom bedelen de postbodes slechts een beperkt aantal zendingen per dag. Vandaar is het belangrijk dat u zo snel mogelijk een datum reserveert in de planning. Hieronder vindt u alvast twee eenvoudige procedures. U kunt ofwel lokaal reserveren ofwel centraal. In het laatste geval reserveert u via het Service Centre. Het verschil tussen beide methodes schuilt in de omvang van de bedeling. A Lokale reservatie 1 van een Distripost-campagne: 1. Selectie U reserveert een bedeling in de geografische zone van uw postkantoor. U kunt de hele zone of een gedeelte daarvan selecteren: een deelgemeente, een wijk, een postronde of een straat. Let wel: per bestelling dient u minimaal één postronde te bestellen. U kunt ook een geografische zone rond een bepaald adres selecteren. Uw selecties worden nadien omgerekend naar de nodige postrondes. 2. Bestelling Waar? Bestellen kan via elk erkend postkantoor. U vindt een volledige lijst van deze kantoren op Het postkantoor plant enkel de bedeling voor zijn eigen uitreikingszone. Opgelet: de plaats van bestelling komt niet automatisch overeen met de plaats van afgifte. U leest hier meer over in het hoofdstuk afgifte. Wanneer? U kunt tot drie weken voor de bedeling van uw huis-aan-huiszending lokaal reserveren. U kiest de dag(en) wanneer uw zendingen verstuurd moeten worden, zonder hiervoor extra te betalen. 3. Bevestiging Onmiddellijk na uw reservatie ontvangt u in het postkantoor een bevestiging van uw bestelling. Hierop vindt u alle nodige info om uw afgifte correct voor te bereiden: aantal folders, plaats en datum van afgifte, ordernummer, B Centrale reservatie 2 van een Distripost-campagne: 1. Selectie U kiest in functie van uw behoeften één of meerdere bedelingzones, bijvoorbeeld een gemeente, een deelgemeente of een wijk. U kunt ook een geografische zone rond één of meerdere adressen selecteren. Nadien worden uw selecties omgerekend naar postrondes. Centraal kunt u ook een selectie uitvoeren op basis van socio-demografische criteria. Gelieve uw Account Manager te contacteren om te weten hoe dit precies in zijn werk gaat. 1 Definitie van een lokale uitreiking: betreft zendingen voor een lokale bedeling in maximaal het aantal postbussen van de betreffende uitreikingszone. 2 Een centrale reservatie gebeurt via het Service Centre. Versie 3.1. April 2009 I Sectie 2 I Pagina 1

3 Reserveren 2. Bestelling Waar? Enkel en alleen via ons Service Centre, op het nummer of via Wanneer? De reservatietermijn hangt af van de hoeveelheid zendingen en van het aantal afgiften per jaar. Voor een volume van stuks en meer dan 10 afgiften per jaar, kunt u bijvoorbeeld tot 12 maanden op voorhand reserveren. Hieronder vindt u alvast een overzicht volgens de dag van bedeling van uw huis-aan-huiszendingen. Hoe vroeger u reserveert, hoe meer keuzevrijheid u hebt. Hebt u minder dan 10 afgiften per jaar? In dat geval gelden de volgende voorrangsregels: Centrale reservatie (via ons Service Centre) UW VOLUME PER AFGIFTE stuks of meer per afgifte stuks of meer per afgifte U KUNT RESERVEREN Vanaf 12 maanden op voorhand Vanaf 9 maanden op voorhand stuks of meer per afgifte Vanaf 6 maanden op voorhand stuks of meer per afgifte Vanaf 3 maanden op voorhand Minder dan stuks per afgifte Vanaf 3 weken op voorhand Lokale reservatie (in uw postkantoor) Maximaal het aantal bussen in de uitreikingszone van uw postkantoor Vanaf 3 weken op voorhand Voorziet u minstens 10 afgiften per jaar? In dat geval gelden volgende regels: Centrale reservatie (via ons Service Centre) UW VOLUME PER JAAR BEDRAAGT of meer stuks per jaar Minimum één volledige gemeente per afgifte U KUNT RESERVEREN Vanaf 12 maanden op voorhand Vanaf 9 maanden op voorhand Hoe? Er zijn meerdere opties: De standaardformule Weekzekerheid : u kiest een bepaalde week van uitreiking. U kunt ook kiezen voor Dagzekerheid, een betalende optie waarmee u één of meer bepaalde dagen in één specifieke week kunt reserveren. U kunt een MaxiResponse-antwoordkaart aan uw zendingen toevoegen. U geniet van een interessante korting op deze antwoordkaarten. Meer info over MaxiResponse vindt u op Bij een centrale reservatie, hebt u dus drie opties: 1. Dagzekerheid (mits supplement) 2. Socio-demografische selectie (mits supplement) 3. MaxiResponse-antwoordkaart (korting) Versie 3.1. April 2009 I Sectie 2 I Pagina 2

4 Reserveren 3. Bevestiging 48 uur na uw reservatie ontvangt u een orderbevestiging. Dit document bevat alle nuttige informatie voor de betaling en afgifte van uw zendingen. Drie weken voor de uitreikingsdatum ontvangt u een update van de orderbevestiging en de nodige documenten om uw zendingen voor te bereiden. WIST U DAT Als u weerkerende bestellingen wilt reserveren, dient u contact op te nemen met ons Service Centre. In dat geval geniet u van dezelfde voorwaarden als die voor een centrale reservatie. U moet voor elke editie 3 een apart order plaatsen. Vervolgens ontvangt u voor elk apart order een bevestiging. 3 Editie = een niet-geadresseerde zending die licht van een andere zending verschilt, bijvoorbeeld een vrijwel identieke folder met lichte verschillen in functie van de gemeente. Versie 3.1. April 2009 I Sectie 2 I Pagina 3

5 Creatie 1. Definitie van een huis-aan-huiszending of Distripost A B Distripost 4 staat voor zendingen zonder adres (ZZA) Zonder gepersonaliseerde gegevens van de bestemmeling (naam, adres). Zonder zichtbaar frankeermerk. Met hetzelfde gewicht, inhoud en formaat (identieke zendingen). Bezorgd in alle postbussen (met uitzondering van het onderstaande). Ontvangt iedereen mijn huis-aan-huiszending in de geselecteerde zone? Uw zendingen worden in alle postbussen van de geselecteerde zone bezorgd, met uitzondering van de postbussen met een zelfklever geen reclame. Onder bepaalde voorwaarden worden informatieve huis-aan-huiszendingen van overheidsinstellingen toch in alle postbussen uitgereikt. Uw huis-aan-huiszendingen worden door de postbode samen met de geadresseerde post bedeeld. 2. Formaten en gewichten Om een zorgeloze uitreiking te garanderen moeten bepaalde richtlijnen inzake formaten en gewichten gerespecteerd worden. Afmetingen: minimum 90 x 140 mm, maximum 220 x 320 mm Stevigheid (van het papier): minimum 80 g/m² (voor een zending van één pagina). max. 320 mm min. 140 mm min. 90 mm max. 220 mm Gestandaardiseerde zending = uitreiking: 1 dag maximumdikte 8 mm; maximumgewicht 75 g; rechthoekig of vierkant; stapelbaar; niet-samengestelde zending 1 ; niet onder blister 2 verpakt. Niet-gestandaardiseerde zending = uitreiking: 2 dagen maximumdikte 25 mm; maximumgewicht 250 g; of met één van de volgende kenmerken: > niet rechthoekig of vierkant; > niet stapelbaar; > samengestelde zending 1 ; > onder blister 2 of plastic folie verpakt. Overzichtstabel Als uw zending aan AL deze voorwaarden beantwoordt, is het een gestandaardiseerde zending. In dit geval voorziet de planning 1 dag voor de uitreiking. Van zodra een zending één van deze kenmerken heeft, is het een niet-gestandaardiseerde zending. In dit geval voorziet men 2 dagen voor de uitreiking. 1 Samengestelde zending: zending met twee of meer losse stukken (stukken die niet aan elkaar vastgemaakt zijn, vellen, etc.). 2 Verpakking onder blister die wordt verpakt met een kartonnen basis, onder een plastic film. 4 Distripost: deze zendingen zijn onderworpen aan de Algemene Voorwaarden van Distripost en van deze MassPost Gids. In het geval van tegenstrijdigheden, gelden de algemene voorwaarden van Distripost. De Distripost-voorwaarden zijn te verkrijgen in uw postkantoor of via Versie 3.1. April 2009 I Sectie 2 I Pagina 4

6 Creatie Opmerkingen: 1. Het tarief is gebaseerd op het gewicht. 2. Gestandaardiseerde zendingen vormen het basisaanbod. Supplementen zijn ook van toepassing van zodra de zending niet aan de kenmerken van een gestandaardiseerde zending beantwoordt, d.w.z. van zodra zich één van de volgende opties voordoet: De volgende formaten en verpakkingen: > een zending met een andere vorm dan een vierkant of rechthoek; > een zending die niet stapelbaar is; > een samengestelde zending; > een zending die onder blister of plastic folie is verpakt. Versie 3.1. April 2009 I Sectie 2 I Pagina 5

7 Voorbereiding van uw zendingen 1. Behandeling Dit systeem vraagt van u een specifieke voorbereiding van uw zendingen. Eén verpakking bestaat uit meerdere bundels van max. 7 kg die zijn samengesteld uit pakken van 50 of 100 zendingen. U hebt twee mogelijkheden om uw huis-aan-huiszendingen te verpakken. A Kruiselings gestapeld Bundels met een gelijke vorm en een gelijk aantal stuks; max. 7 kg per bundel. B Duidelijke markeringen (voorbeeld: nietjes, schutblad) Bundels met een gelijke vorm en met een gelijk aantal stuks; max. 7 kg per bundel. Hiernaast: een gekleurd schutblad duidt de pakjes van 50 of 100 zendingen aan. Vermeld op de bundel met het resterende aantal zendingen steeds het aantal exemplaren. Elastieken of metalen banden, plastic folie, blister of andere zijn niet toegestaan om te bundelen. Opmerkingen: Een pak bestaat uit 50 of 100 zendingen (of 25 als de zendingen de beperking van 7 kg per bundel overschrijden). Een bundel bestaat uit meerdere pakjes met zendingen. Een bundel mag niet zwaarder dan 7 kg zijn en mag één of meerdere pakken bevatten. Alle bundels hebben dezelfde vorm en bevatten evenveel exemplaren. Een verpakking moet aan bepaalde voorwaarden voldoen: elastieken of metalen banden, plastic folie, blisterverpakkingen enzovoort zijn niet toegestaan om te bundelen. Versie 3.1. April 2009 I Sectie 2 I Pagina 6

8 Afgifte 1. Waar geeft u uw huis-aan-huiszendingen af? Uw huis-aan-huiszendingen moeten in één keer afgegeven worden op de afgifteplaats die op uw orderbevestiging vermeld staat. Moet u meerdere edities van eenzelfde folder afgeven? Geef dan alle folders tegelijk af maar splits ze apart per order op. De afgifteplaats hangt af van de uitreikingszone. 2. Wat moet u meebrengen? Uw orderbevestiging (het document dat u bij uw definitieve orderbevestiging ontving). Twee exemplaren van uw zendingen. Een pak of een bundel zendingen. A Afgiftevoorwaarden van lokale reservaties (gereserveerd in uw postkantoor): Huis-aan-huiszendingen die lokaal werden gereserveerd, moeten altijd de dag voor de eerste uitreikingsdag afgegeven worden, welke de afgifteplaats ook is. Dit moet voor 12 uur s middags gebeuren. Uw afgifteplaats kan een postkantoor (zelfs als dat postkantoor niet gemengd is) of een MassPost (Hyper)Centrum zijn. DAG -1 DAG -1 DAG -1 Waar? Postkantoor Gemengd postkantoor 5 MassPost (Hyper)Centrum Wanneer? Voor 12 u Voor 12 u Voor 12 u Volume? Max stuks en 270 kg Max. het aantal brievenbussen van de uitreikingszone Max. het aantal brievenbussen van de uitreikingszone Hoe? Open postzakken (max. 27 kg per zak) Open postzakken (max. 27 kg per zak), palletten of rolcontainers (afhangende van de lokale infrastructuur) Blauwe bakken of rolcontainers Opmerking: De infrastructuur van sommige kantoren laat de zendingen op een pallet van max. 650 kg en een maximale hoogte van 1,60 m niet toe. Als u geïnteresseerd bent in dit type afgifte, gelieve dit dan te bespreken tijdens uw bestelling. De afgifte gebeurt altijd volgens de voorwaarden die zijn opgenomen op uw orderbevestiging die u ontvangen hebt bij het plaatsen van uw bestelling (aantal zendingen, behandeling, plaats en datum van afgifte enzovoort). 5 Een gemengd postkantoor is een kantoor dat zowel loketverkoop als het bedelen van zendingen verzorgt. Voor meer informatie kunt u terecht in uw postkantoor of surft u naar Versie 3.1. April 2009 I Sectie 2 I Pagina 7

9 Afgifte b Afgiftevoorwaarden van centrale reservaties (via ons Service Centre) 2 mogelijkheden 1 ste mogelijkheid: standaardregel = Dag-4 (bulk) De zendingen moeten in bulk aangeleverd worden en opgesplitst worden volgens de 5 verschillende MassPost Hypercentra van bestemming 6. De zendingen moeten aangeleverd worden op een pallet (max. 650 kg bruto, hoogte max. 1,60 m) of in een rolcontainer (max. 400 kg bruto). Bij gebruik van een pallet moeten de zendingen zodanig gestapeld worden dat de stabiliteit en de stevigheid gewaarborgd zijn. U dient 4 dagen voor de eerste uitreikingsdag te leveren (Dag-4: bulk). Dit doet u voor 16 uur in een MassPost Centrum of voor 17 uur in een MassPost Hypercentrum 6 op afspraak. Verschillende edities moeten apart afgegeven worden. Elk pallet of container identificeert u met de volgende informatie (zie de template van de palletbrief die u ontving bij uw orderbevestiging): > ID-nummer (= identificatienummer dat door De Post geleverd wordt); naam van de klant en benaming van de folder (+editie); > MassPost Hypercentrum van bestemming; > aantal stuks per bundel en per pallet/rolcontainer; > nummer van de container/aantal containers. 2 de mogelijkheid: Dag-1 (postklaar): Deze mogelijkheid is van toepassing in de volgende gevallen: > Klanten met recurrente afgiften, met een minimum van 48 afgiften per jaar (bijvoorbeeld gratis wekelijkse magazines). > Klanten die huis-aan-huiszendingen in één enkele uitreikingszone afgeven 7. Af te leveren opgesplitst in aparte rolcontainers (max. 400 kg bruto) per uitreikingskantoor. Levering in Dag-1 (postklaar) voor 12 uur in het MassPost (Hyper)Centrum dat op de orderbevestiging staat vermeld. Dag-1 afgifte is enkel mogelijk voor klanten met recurrente reservaties (minimum 48 per jaar) mits een voorafgaand akkoord, alsook voor klanten die de huisaan-huiszendingen in slechts één enkele uitreikingszone afgeven. Meerdere edities (zelfs per kantoor) moeten apart aangeleverd worden. Elke rolcontainer wordt geïdentificeerd met de volgende info (zie de template van de palletbrief die u ontving bij uw orderbevestiging): > ID-nummer, naam van de klant en benaming van de folder (+ editie); > MassPost Hypercentrum van bestemming; > aantal stuks per bundel en per rolcontainer; > nummer van de container/aantal containers. Waar? Dag 4 In alle MassPost (Hyper)Centra Dag 1 Indien meerdere uitreikingszones: In de MassPost Hypercentra van bestemming = sorteercentrum voor de betrokken uitreikingskantoren. Indien één enkele uitreikingszone: In de MassPost Centra van bestemming. Wanneer? Voor 16 u (MassPost Centrum) Voor 17 u (MassPost Hypercentrum) Voor 12 u Hoe? In bulk (gegroepeerd per MassPost Hypercentrum) In rolcontainers (max. 400 kg) of op palletten (max. 650 kg) Postklaar (gegroepeerd per uitreikingskantoor) In rolcontainers (max. 400 kg) of op palletten (max. 400 kg) 6 De 5 MassPost Hypercentra zijn Antwerpen X, Brussel X, Gent X, Charleroi X en Luik X. 7 Bij afgifte van huis-aan-huiszendingen voor meerdere uitreikingszones, is de afgifte enkel mogelijk in het MassPost Hypercentrum dat vermeld staat in uw orderbevestiging. Versie 3.1. April 2009 I Sectie 2 I Pagina 8

10 Afgifte 3. Hoe wordt de betaling geregeld? Er zijn verschillende betalingsmogelijkheden: Ofwel stort u het verschuldigde bedrag op voorhand (minimum 5 werkdagen voor de afgifte) op het rekeningnummer van de afgifteplaats. Ofwel betaalt u ter plaatse (cash of via Bancontact) op het moment van afgifte. Ofwel geniet u een uitgestelde betaling (onder bepaalde voorwaarden). Om meer te weten over de exacte modaliteiten kunt u contact opnemen met het Service Centre op of info vragen in uw postkantoor. U ontvangt in alle gevallen een factuur. Versie 3.1. April 2009 I Sectie 2 I Pagina 9

11 Bijlagen 2. distripost >> Bijlagen I. Voorbeeld van een orderbevestiging II. Voorbeeld van een palletbrief 11 13

12 > bijlage Orderbevestiging SPECIMEN Versie 3.1. April 2009 I Sectie 2 I Pagina 11

13 > bijlage Orderbevestiging SPECIMEN Versie 3.1. April 2009 I Sectie 2 I Pagina 12

14 > bijlage palletbrief SPECIMEN Versie 3.1. April 2009 I Sectie 2 I Pagina 13