1/8 e Triatlon Lichtervelde zondag 28 mei Draaiboek. Pagina 1

Transcriptie

1 Pagina 1

2 INHOUDSTAFEL Nog in te voegen Pagina 2

3 1. Algemene informatie 1.1. Datum en plaats De eerste editie van de 1/8 e triatlon in Lichtervelde zal plaatsvinden op. De start (13.30 uur) en aankomst is gelegen op het stedelijk sportcentrum, Zandstraat 13, Lichtervelde. Er wordt 500 m gezwommen in het zwembad van Lichtervelde. Het fietsparcours van 21,7 km bestaat uit 2 delen. Enerzijds een identieke aanloop -en finishstrook van 1220 m (Burgemeester Callewaertlaan Boomgaardstraat Nieuwe Veldstraat) en anderzijds een lokale ronde van 3210 m die 6 keer moet gereden worden (Oude Bruggeweg Veldekenstraat Kattestraat Ketelbuiserstraat Hoogwielkestraat Oude Bruggeweg). Er wordt 5 km gelopen op en rond het sportcentrum Basisprincipe De 1/8 triatlon in Lichtervelde wil mensen vanaf 14 tot 99 jaar op een niet-competitieve manier kennis laten maken met triatlon. Net zoals een echte triatlon moet men de drie verschillende disciplines na elkaar afleggen. Het wil dus een Just 4 Fun formule zijn. De finish halen is het enige doel. Er is maar 1 iets belangrijk: deelnemen! Winnen is verboden. Mensen met een licentie zijn hierdoor niet toegelaten om deel te nemen. Er is in deze formule ook geen plaats voor huldigingen. Er wordt wel een alfabetisch klassement opgemaakt zodat de deelnemers weten hoe lang ze er hebben over gedaan. Er zijn 3 verschillende deelnamemogelijkheden: Individuele deelnemer hij/ zij legt alle drie de disciplines zelfstandig af. Deelname als duo 2 deelnemers vormen een team: 1 persoon legt naar keuze 2 disciplines af en de partner legt de andere discipline af. De duo s finishen samen. Deelname als trio 3 deelnemers vormen een team. Elke deelnemer legt 1 discipline af. De trio s finishen samen. In de aanloop naar de 1/8 ste triatlon wordt er van 3 april t.e.m. 22 mei ook een instapcursus georganiseerd: Start 2 Triatlon. Hierin maken de deelnemers middels een specifiek trainingsprogramma en wekelijkse, begeleide groepstrainingen kennis met de triatlonsport en worden ze voorbereid op het afleggen van een 1/8 ste triatlon. Dit onderdeel wordt gecoördineerd door Tom Lannoo. Pagina 3

4 1.3. Permanentie medewerkers De permanentie van de medewerkers is gelegen in de sporthal. Dit is het punt waar medewerkers moeten aan en afmelden, terecht kunnen met vragen, materiaal ophalen en afgeven, De medewerkers ontvangen een vooraf afgesproken vrijwilligersvergoeding. Er zal geen cashgeld uitbetaald worden aan de medewerkers. De vrijwilligersvergoeding zal overgeschreven worden op het rekeningnummer van de medewerker. Medewerkers zullen zich kunnen aanmelden via een digitaal formulier, waarin we o.a. informeren naar hun rekeningnummer. Bij het terugbrengen van het materiaal, zal gevraagd worden aan de medewerker om de juistheid van zijn/haar rekeningnummer te controleren op de aanwezig overzichtslijst Kledij medewerkers Alle medewerkers aan de 1/8 e Triatlon krijgen een T-shirt Drink medewerkers Alle medewerkers van de 1/8 e triatlon ontvangen als ze zich afmelden in de permanentie 2 drankbonnetjes. Nadat alles is opgeruimd kunnen ze deze drankbonnetjes consumeren bij Beer on Wheels, een mobiel drankpunt Communicatie Heeft de sportdienst van Lichtervelde zenders, radio-communicatie? 1.7. Presentatie We voorzien wedstrijdpresentatie op 2 verschillende locaties: Zwembad: medewerker 9 Lopen en aankomst: 1.8. Rode kruis 1.9. Tijdstabel Pagina 4

5 1.10. Organigram Pagina 5

6 1.11. Overzicht diverse taken - Te verfijnen met tijdsindicatie Taak 1 Taak 2 Taak 3 Taak 4 medewerker 1 wedstrijdsecretariaat opstapzone fietsen eindbevoorrading medewerker 2 wedstrijdsecretariaat afstapzone fietsen eindbevoorrading medewerker 3 coördinator zwemmen tellen loopparcours medewerker 4 ingang omkleedruimte tellen loopparcours medewerker 5 uitgang omkleedruimte tellen loopparcours medewerker 6 zwemmen baan 1 bevoorrading lopen medewerker 7 zwemmen baan 2 bevoorrading lopen medewerker 8 zwemmen baan 3 noteren starttijden lopen medewerker 9 zwemmen baan 4 noteren starttijden lopen medewerker 10 coördinator wisselzone medewerker 11 ingang wisselzone medewerker 12 uitgang wisselzone medewerker 13 circulatie wisselzone medewerker 14 tellen fietsparcours eindbevoorrading medewerker 15 tellen fietsparcours eindbevoorrading medewerker 16 tellen fietsparcours eindbevoorrading medewerker 17 tellen fietsparcours eindbevoorrading medewerker 18 bevoorrading lopen controle fietsparcours controle loopparcours eindbevoorrading medewerker 19 bevoorrading lopen medewerker 20 rode vlag fietsen groene vlag fietsen groene vlag lopen medewerker 21 noteren eindtijden medewerker 22 noteren eindtijden medewerker 23 permanentie medewerkers invoeren zwemtijden invoeren fietstijden invoeren looptijden medewerker 24 permanentie medewerkers invoeren zwemtijden invoeren fietstijden invoeren looptijden Pagina 6

7 2. Inschrijvingen Kandidaat-deelnemers kunnen zich aanmelden via een digitaal inschrijvingsformulier via het formulierenplatform Formdesk. De toegang tot dit formulier wordt bekend gemaakt via de website en de Facebook pagina van de gemeente Lichtervelde van waar men kan doorklikken naar het inschrijvingsformulier. Elke persoon die wenst deel te nemen moet enerzijds een aantal persoonlijke gegevens invullen, aangeven aan welke formule hij/zij wenst deel te nemen en een aantal specifieke wedstrijdgegevens doorgeven (zwemstijl, vermoedelijke zwemtijd over m, ) en anderzijds ook het gepaste inschrijvingsgeld betalen. Nadat de persoon zijn inschrijvingsgegevens heeft ingevuld in het digitaal formulier, klikt men door naar een overzichtspagina. Men kan de ingevulde gegevens rustig nalezen en desnoods corrigeren. Hierna kan men de nagelezen gegevens verzenden. Na het verzenden van het inschrijvingsformulier komt er een samenvattende tekst op het scherm van de invuller, waarin ook verzocht wordt om over te gaan tot betaling van het inschrijvingsgeld op de rekening van de lokale sportraad. Als men dit venster sluit, wordt men omgeleid naar de webpagina van de sportdienst van Lichtervelde. Aansluitend aan een nieuwe inschrijving worden er door Formdesk automatisch 2 mails verstuurd. Een bericht aan de invuller. Dit is naar analogie met de tekst op het scherm na versturen van het formulier enerzijds een samenvatting van de ingevulde gegevens en anderzijds info betreffende de te verrichten betaling. Een notificatiebericht. Dit is een bericht naar de organisatoren (sportfunctionaris Koen Vanhoute en studenten Bert Mattheeuws en Tom Lannoo) Er wordt gewerkt met onderstaande inschrijvingsgelden: Start 2 Triatlon 35, inclusief deelname aan de 1/8 ste triatlon Individuele deelname 1/8 triatlon 20 Deelname als duo 1/8 triatlon 24 Deelname als trio 1/8 triatlon 36 Bert Mattheeuws staat in voor de ontwikkeling en het beheer van het inschrijvingsformulier. Koen Vanhoutte levert regelmatig een overzicht van de ontvangen betalingen aan. Bert zal deze betalingsgegevens invoeren in elk formulier van de betrokken deelnemer en op regelmatige basis een export van de inschrijvings en betalingsgegevens trekken en aan Koen en Tom bezorgen. Pagina 7

8 3. Wedstrijdsecretariaat 3.1. Algemeen Het wedstrijdsecretariaat wordt georganiseerd in de sporthal van Lichtervelde. Hiervoor worden er 2 inschrijvingsposten geïnstalleerd in de helft van de sportzaal. Aan elke post is onderstaand materiaal aanwezig: Inschrijvingslijsten Materiaaltassen deelnemers T-Shirts 3.2. Aanmeldingsprocedure Het wedstrijdsecretariaat is geopend van uur tot en met uur en wordt bemand door medewerker 1 en 2. Elke deelnemer heeft in de aanloop naar de 1/8 triatlon naast een informatieve briefing van de deelnemers ook een begeleidende mail gekregen waarin het wedstrijdnummer wordt meegedeeld en de post waaraan men zich op de wedstrijddag moet aanmelden. Elke deelnemer moet zich voor uur persoonlijk aanmelden in het wedstrijdsecretariaat om onderstaande aanmeldingsprocedure te doorlopen. Er zal aan de ingang van het wedstrijdsecretariaat tevens een alfabetische lijst worden opgehangen waarop staat aan welke post men zich moet aanmelden. De deelnemer toont zijn identiteitskaart. De medewerker controleert dit. De deelnemers worden aangekruist op de aanwezigheidslijst. Alle triatleten moeten normaal op voorhand betaald hebben op de rekening van de lokale sportraad. De genummerde materiaaltas overhandigen aan de triatleet. De genummerde materiaaltas bevat: o borstnummer o 4 veiligheidsspelden o Fietskaderplaatje o 2 spanbandjes o Grote plastic materiaaltas, genummerd en gepersonaliseerd (sticker) o T-shirt o Eventuele gadgets van de sponsors, bijvoorbeeld een potje Tiger Balm. De medewerker zal het wedstrijdnummer dat naast de naam van de deelnemer op de lijst staat, noteren op de rechterhand met een alcohol stift. 1 polsbandje aandoen bij de atleet. Dit polsbandje is een gemakkelijke controle voor de medewerkers die moeten toezien dat enkel deelnemers binnen mogen in het zwembad en de wisselzone. De medewerker moet het polsbandje ter plaatse om de pols binden. Bij de trio s moeten er 3 polsbandjes aan gedaan worden, bij de duo s 2. Pagina 8

9 De deelnemers moeten het stuurnummer bevestigen aan hun fietsstuur zodat het duidelijk zichtbaar is i.f.v. het tellen van de plaatselijke ronden Inrichten wisselzone Nadat de triatleten hun materiaaltas en hun polsbandje gekregen hebben in het wedstrijdsecretariaat, kunnen ze zich klaar maken in de wisselzone op de parking voor het zwembad en de sporthal. De triatleten plaatsen hun fiets op de genummerde plaatsen in de wisselzone op de daarvoor voorziene plaats die is aangegeven met een fietskaderplaatje. De deelnemers maken gebruik van de wisselzone om hun fiets te nemen en terug te zetten. In de wisselzone zelf mag er echter niet gefietst worden. Men mag hierin enkel lopen met de fiets aan de hand en met de (gesloten) helm op het hoofd. Er zullen duidelijke opstap en afstappunten gemaakt worden. Dit wordt duidelijk gecommuniceerd in de briefing van de deelnemers. Ondanks de bewaking, moeten ze wel hun fiets sluiten. De organisatie is niet verantwoordelijk bij diefstal. De wisselzone wordt ingericht op zondagmorgen vanaf 9.00 uur. Het is een streven dat de wisselzone klaar is tegen uur. Pagina 9

10 4. Zwemmen 4.1. Zwembad Het zwembad is op zondag 28 mei nog open voor het publiek tot en met uur. De start van wave 1 is voorzien om uur. De deelnemers worden binnen gelaten in het zwembad vanaf uur. Tenzij we meer dan 48 inschrijvingen hebben, voorzien we voor elke deelnemer een omkleedhokje Verloop van de zwemproef De deuren naar het zwembad zullen geopend worden om uur. Op dit moment moeten alle medewerkers aanwezig en gebrieft zijn. De coördinator van de zwemproef, medewerker 3 beslist na overleg met de event-manager wanneer de deuren open mogen. Onderstaande personen mogen naar de atleten -en organisatiezone: o Schepen of burgemeester ifv de start o 1 redder o Deelnemers met een polsbandje en nummer op hun rechter hand o 7 medewerkers die een taak hebben in het zwembad, herkenbaar aan hun crew T-shirt o Eventuele fotografen aangesteld door de organisatie (via diens( communicatie?) Medewerker 4 staat aan het bureau t.h.v. de normale toegang naar de kleedkamers. Hij ziet er op toe dat enkel deelnemers met een polsbandje aan toegang krijgen naar de kleedkamers. Hij heeft tevens uitleg over de te gebruiken omkleedruimtes. Er zijn (op schema) 48 omkleedhokjes en 2 grotere omkleedruimtes. Indien er minder dan 49 deelnemers zijn, kunnen we elke deelnemer een individueel kleedhokje toewijzen. Indien er meer zijn, kunnen we diverse systemen toepassen. Systeem 1: first comed, first served. Pagina 10

11 Systeem 2: analyseren naar leeftijd en geslacht en zo tot een indeling komen. De kleedhokjes moeten alvast genummerd zijn. Medewerker 5 staat aan de overgang van de omkleedruimtes naar het zwemdok. Hij regelt wanneer welke zwemmers toegang krijgen tot het zwembad. Hij kan tevens info geven over de baan waarin de (mogelijks zenuwachtige) deelnemers moeten zwemmen. De triatleten wachten in de omkleedzone tot het aan hun beurt is om te gaan zwemmen. Zodra er een groep gestart is met zwemmen, mag de volgende groep binnen in het zwembad waar ze kunnen opwarmen in het peuterbad. Er is voor elk van de 4 zwembanen een baanverantwoordelijke. Ze hebben per wave een overzicht van de triatleten die in hun baan gaan zwemmen. Deze medewerkers vangen hun triatleten op en briefen hen over de start - en zwemprocedure. Baan Naam van de begeleider 1 Medewerker 6 2 Medewerker 7 3 Medewerker 8 4 Medewerker 9 We laten maximaal 4 zwemmers gelijktijdig in 1 baan zwemmen. Er zwemmen bijgevolg maximaal 16 deelnemers in 1 wave. Het maximum aantal deelnemers werd bepaald door de plaats in de wisselzone en bedraagt 80 deelnemers. Er kunnen dus maximaal 5 waves van 16 deelnemers starten. We voorzien hierbij onderstaande indicatieve timing. Wave Aantal Startuur Wedstrijdnrs Wave uur 1 16 Wave uur Wave uur Wave uur Wave uur In het inschrijvingsformulier wordt er gevraagd naar de vermoedelijke zwemtijd over 500 m. Deze richttijden zullen gebruikt worden om de waves samen te stellen. Bij de indeling in banen kan er ook rekening gehouden worden met de zwemstijlen (schoolslag en crawl). Alle deelnemers zwemmen aan de ene kant van de baan door en keren aan de andere kant van de baan terug. Een eventuele inhaalbeweging kan door het midden. Zwemmen met vliezen, peddels, wetsuits, snorkels e.d. is verboden. Zwemmen met een triatlonpakje is wel toegestaan. De zwemmers moeten 500 m of 20 keer 25 m zwemmen. Ze starten en finishen aan de zijde van de duikplank. De triatleten staan op een rij achter elkaar volgens nummer en springen op het startsignaal 1 per 1 met een tussentijd van 2 seconden in het water. De baanverantwoordelijke heeft het signaal aan de atleten wanneer ze in het water mogen springen. Pagina 11

12 De deelnemers zullen gevraagd worden om bij elk keerpunt aan de zijde waar de baanverantwoordelijke staat hun wedstrijdnummer te roepen. De baanverantwoordelijke zal elke passage van elk van zijn 4 deelnemers noteren op een lijst, zodat we weten wie hoeveel heeft gezwommen. Elke zwemmer moet dus 10 streepjes achter zijn of haar naam krijgen. Er zal in het zwembad aan de kant van het ondiep gedeelte een wedstrijdklok worden opgesteld. Als de zwemmer voor de 10 de maal aantikt, noteert de baanverantwoordelijke ook de eindtijd van de deelnemer op de lijst. Nadat een triatleet zijn zwemproef heeft beëindigd, keert hij of zij terug naar via een afgesproken route naar de omkleedruimte waar men zich klaar maakt voor de fietsproef. Elke triatleet moet slippers hebben om de transfer te maken van het zwembad naar de wisselzone. De triatleten die reeds gezwommen hebben, verlaten het zwembad via de buitendeur en lopen zo naar de wisselzone op de parking. Medewerker 3 (ook presentator?) staat in voor de coördinatie van de diverse starts en ziet er samen met de 4 baanverantwoordelijken op toe dat alle deelnemers in de juiste baan terecht komen. Hij zal bij elke start aftellen vanaf 3 en de start accentueren met een toeter. Geeft de schepen van sport of burgemeester de 1 ste start? Medewerker 5 zet bij de eerste start van het zwemmen de chrono aan. Medewerker 10 steekt gelijktijdig om uur de chrono in de aankomstzone. De medewerkers van het onderdeel zwemmen beginnen, nadat de laatste deelnemer de zwemproef heeft voltooid, met de ontruiming van het zwemgedeelte onder leiding van medewerker 3. Pagina 12

13 5. Wissel zwemmen - fietsen Nadat een deelnemer zijn 20 lengtes heeft gezwommen, verlaat hij het zwembad en keert aan de corridor tussen het water en het EHBO lokaal terug naar de omkleedruimte. De deelnemer maakt zich in zijn of haar omkleedhokje klaar voor de fietsproef. Elke deelnemer moet slippers voorzien om van in de omkleedruimte via de buitendeur naar de wisselzone te lopen. De deelnemer moet al zijn of haar materiaal in de materiaaltas opbergen en zo zelf naar de wisselzone. Er wordt gewerkt met één centrale wisselzone op de parking van het sportcentrum. We gebruiken 4 parkeerhavens waarin we telkens 20 triatleten kunnen onder brengen. Vragen aan sportdienst K-H om buizen voor de wisselzone te gebruiken. Wat met vervoer? De toegang tot de wisselzone is strikt voorbehouden voor medewerkers en deelnemers. In de wisselzone is er een strikte circulatie en een duidelijke ingang en uitgang. Elke deelnemer heeft een eigen toegewezen plaats, herkenbaar door een fietskaderplaatje. Er is voor elke deelnemer ook een witloofbakje voorzien, waarin vooraf alle materiaal kan gelegd worden (fiets -en of loopschoenen, ) nodig voor het fietsen en lopen. Hier moete tevens de materiaaltas van het zwemmen geplaatst worden. + tekening inrichting wisselzone Medewerker 10 is coördinator van de wissel en aankomstzone. Hij steekt om uur de klok aan de aankomst aan. De wisselzone wordt door medewerker 10, 11, 12 en 13 opgebouwd van 9.00 tot uur. o opbouw van de fietsenstalling (poten, buizen, pinnen) o wedstrijdnummers ophangen (fietskaderplaatsjes, spanbanden, kniptangen) o witloofbakjes installeren (witloofbakjes, touw) o signalisatie i.f.v. circulatie installeren (borden op stok, spanbanden, geplastificeerde A4) o duidelijke IN & UIT installeren Medewerkers 11 bewaakt de IN van de wisselzone. Medewerker 12 bewaakt de UIT van de wisselzone. Medewerker 13 ziet toe dat de deelnemers tijdens de wedstrijd de juiste circulatie volgen in de wisselzone. Medewerkers 1 en 2 controleren in de Zandstraat de op -en afstapzone, waar de fietsers bij het vertrek op de fiets mogen en bij aankomst van de fiets moeten. Pagina 13

14 6. Fietsen 6.1. Fietsparcours Het fietsparcours van 21,7 km bestaat uit 2 delen. Enerzijds een identieke aanloop -en finishstrook van 1220 m en anderzijds een lokale ronde van 3210 m die 6 keer moet gereden worden De aanloop -en finishstrook loopt via onderstaande straten: 1. Zandstraat 2. Burgemeester Callewaertlaan 3. Boomgaardstraat 4. Nieuwe Veldstraat Pagina 14

15 De lokale ronde loopt via onderstaande straten: 1. Oude Bruggeweg 2. Veldekensstraat 3. Kattestraat 4. Ketelbuiserstraat 5. Hoogwielkestraat 6. Oude Bruggeweg Pagina 15

16 6.2. Start en einde van het fietsen Tijdens het fietsen moet de deelnemer zijn of haar wedstrijdnummer op de rug dragen. De toegangsweg van de Zandstraat naar de parking van het sportcentrum zal gebruikt worden als start en aankomst van het fietsen. Deze toegangsweg zal d.m.v. kegels in 2 opgedeeld worden. Het deel aan de kant van de Rozenlaan zal gebruikt worden door de lopers. Het deel aan de kant van de Burgemeester Callewaertlaan zal gebruikt worden als uitgang voor de beginnende fietsers en als ingang voor de fietser die gedaan hebben. Dit wil zeggen dat: o Een deelnemer die start met de fietsproef van in de wisselzone tot in de Zandstraat met de fiets aan de hand moet lopen en pas in de Zandstraat op de fiets mag springen. o Een deelnemer die gedaan heeft met fietsen in de Zandstraat van de fiets moet en vervolgens met de fiets aan de hand naar de wisselzone moet lopen Beveiliging fietsparcours door seingevers en politie Het parcours werd besproken en goedgekeurd door de lokale politie. De politie levert echter geen personeel om het parcours te helpen beveiligen. De beveiliging van het parcours gebeurt door de inzet van seingevers. De seingevers krijgen vooraf een informatieve briefing thuis waarin o.a. hun plaats staat waar ze zullen actief zijn en hoe ze hun taak moeten invullen. Er zal een afzonderlijk beveiligingsplan opgesteld worden, met een overzicht welke seingever waar staat. Op 28 mei moeten ze zich om uur aanmelden in de permanentie van de medewerkers. Om uur is er een briefing van de seingevers. Alle seingevers moeten om uur op hun post staan. Medewerker 17 zal om uur een controlerit van het parcours houden om te zien of alle seingevers op de juiste plaats staan en ze hun opdracht goed hebben begrepen. Hoe verplaatst hij zich? Medewerker 20 zal voor de 1 ste fietser rijden met de rode vlag, als teken dat de fietsproef is gestart. Gezien het een parcours betreft met een lokale ronde, zal de rode vlag slechts 1 ronde rijden en dan halt houden in de Oude Bruggeweg bij de rondentellers.. Medewerker 20 zal vervolgens meerijden met de deelnemer die in de Oude Bruggeweg als laatste begint aan zijn of haar laatste ronde. De fietser met de grone vlag is het signaal naar de seingevers op het fietsparcours dat hun taak er op zit. Medewerker 20 rijdt mee met de laatst fietser tot in de wisselzone en gaat vervolgens naar de rondentellers in de Zadstraat om daar finaal mee te rijden met de laatste loper die aan zijn of haar 3 de loopronde begint. Ook hier is de fietser met de groene vlag het signaal naar de seingevers en medewerkers dat ze hun post mogen verlaten. Pagina 16

17 7. Wissel fietsen - lopen Op het einde van de fietsproef komen de deelnemers andermaal de Zandstraat in gereden. Net voor de afslag naar de toegangsweg tot de parking moeten de deelnemers van de fiets om met de fiets aan de hand verder te lopen tot in de wisselzone. Ze moeten daarbij de helm aan en dicht houden. In de wisselzone zetten ze hun fiets op de juiste plaats en maken ze zich klaar om aan de loopproef te beginnen. Ze zorgen er voor dat het wedstrijdnummer zichtbaar is op de buik. 8. Lopen 8.1. Loopparcours Er worden 3 rondes gelopen op en rond het sportcentrum. 1 ronde bedraagt 1650 m. In de Zandstraat zullen 3 medewerkers (3, 4 en 5) noteren hoeveel keer een deelnemer bij hen is gepasseerd en de deelnemer tevens informeren wanneer hij of zij naar de aankomst mag lopen. Er zal in de briefing gevraagd worden dat de deelnemers spontaan hun nummer roepen. Pagina 17

18 8.2. Bevoorrading tijdens het lopen Er wordt een bevoorradingspost met water voorzien op het pleintje achter voetbalveld B. Dit is 30 m na de start van het lopen. Elke deelnemer zal zich dus kunnen bevoorraden na 300m, 1950 m en 3600 m. Medewerker 18 coördineert de bevoorradingsposten. Medewerker 18 is samen met medewerker 19 om uur aanwezig om de post te installeren, zodat deze tegen uur gebruiksklaar is. Na het einde van het zwemmen komen medewerkers 6 en 7 asap helpen aan deze bevoorradingspost. We werken hier met 2 tafels. De medewerkers vullen de bekers, reiken de bekers aan en rapen de weg gegooide bekers die niet in de vuilnisbakken zijn terecht gekomen op. o o Tafel 1 is een servicetafel waarop de gevulde jerrycans staan en de voorraad aan bekers. Op tafel 2 is er een bevoorradingsplank bevestigd, van waaruit de bekers kunnen worden aangereikt. Medewerker 18 maakt om uur een controlerit van de seingevers op het fietsparcours. Vanaf dit moment wordt medewerker 19 verantwoordelijke voor deze bevoorradingspost Beveiliging loopparcours Af te spreken hoe we het loopparcours op voetbalterrein B en C gaan installeren. Touw en piketten? Touw en dranghekken? Af te spreken waar er zal gelopen worden. Op de (gehalveerde) straat of op het voetpad? Indien straat te halveren, hoe? Kegels? Installeren looptraject op voetbalvelden Signalisatie loopparcours Oversteekplaats publiek tussen voetbalveld A en B Seingevers op loopparcours buiten sportcentrum Groene vlag Pagina 18

19 9. Aankomst De triatleten krijgen bij aankomst volgende zaken: o Een medaille. o Catering in de recuperatiezone bestaande uit vers fruit, een koekje, water en een Cécémel. Na de controlerit van het fietsparcours doet medewerker 18 een controle van de seingevers op het loopparcours. Hierna staat hij in voor coördinatie van de eindbevoorrading. Eens alle deelnemers zijn vertrokken voor hun fietsproef vervoegt medewerker 1 medewerker 18 aan de eindbevoorrading. In een later stadium komen ook medewerkers 2, 14, 15, 16 en 17 hier helpen. De medewerkers zorgen voor de verdeling en het aanvullen van alle catering. Één cécémel per deelnemer meegeven, maar van de bekers water mogen er meerdere gegeven worden. 10. Tijdsregistratie en opmaak alfabetisch uitslag Er wordt gewerkt met een manuele tijdsregistratie op basis van 2 wedstrijdklokken die om uur gestart worden. Wedstrijdklok 1 staat eerst in het zwembad. Medewerkers 6 t.e.m. 9 noteren de eindtijden van de zwemmers in hun baan. Nadat alle deelnemers hebben gezwommen brengen ze hun controlelijsten binnen in de permanentie van de medewerkers waar deze tijden zullen worden ingevoerd. Wedstrijdklok 1 wordt dan tevens verplaatst naar de aankomst. Wedstrijdklok 2 staat aan de aankomst. Medewerkers 8 en 9 zullen vervolgens de starttijden van de lopers noteren. Medewerkers 21 en 22 zullen aan de aankomst de eindtijden van de lopers noteren. Door het ingeven van de zwemtijden, de start van het lopen en de eindtijd, kunnen we komen tot een tijdsregistratie waarbij dat de wisseltijden in de fietstijd zit vervat. De deelnemers kunnen eventueel hun netto fietstijd registreren met een eigen fietscomputertje. 11. Nazorg Posts op facebook + foto s. Heeft de gemeente / sportdienst een vast fotograaf? Medewerker dienst communicatie die tijdens de triatlon foto s kan nemen en deze real time posten met leuke comments op Facebook? Persbericht. Mailing deelnemers met alfabetische uitslag + vraag om enquête in te vullen. Eventuele vragen i.v.m. Verloren voorwerpen opvolgen. Eventuele vragen i.v.m. ongeval aangiftes opvolgen. Betalingslijsten medewerkers uitvoeren op basis van info permanentie medewerkers. Pagina 19

20 Bedankingsmail medewerkers met vraag naar verbeterpunten. Evaluatierapport: bundeling van alle ontvangen feedback (organisatieteam, deelnemers en medewerkers) met financiële, promotionele en organisatorische aanbevelingen voor een eventueel volgende editie. 12. GSM -en zenderlijst Naam Functie GSM Nr zender Lannoo Tom Mattheeuws Bert Vanhoutte Koen 13. Timetabel Pagina 20