Aan de Voorzitter van de Eerste Kamer der Staten-Generaal Postbus EA DEN HAAG. Datum 15 mei 2017 Onderwerp Voortgangsrapportage KEI

Transcriptie

1 1 > Retouradres Postbus EH Den Haag Aan de Voorzitter van de Eerste Kamer der Staten-Generaal Postbus EA DEN HAAG Directoraat-Generaal Rechtspleging en Rechtshandhaving Directie Rechtsbestel, afd. RGO Turfmarkt DP Den Haag Postbus EH Den Haag Ons kenmerk Datum 15 mei 2017 Onderwerp Voortgangsrapportage KEI Bij beantwoording de datum en ons kenmerk vermelden. Wilt u slechts één zaak in uw brief behandelen. Hierbij ontvangt u de zesde voortgangsrapportage over programma Kwaliteit en Innovatie Rechtspraak (KEI). Het verheugt mij hierin te kunnen melden dat de Hoge Raad reeds succesvol is gestart met verplicht digitaal procederen in civiele vorderingszaken en dat ook de rechtbanken rond de zomer van start zullen gaan. Het is belangrijk dat in de gefaseerde inwerkingtreding deze eerste stappen nu zijn gezet. Hierna ga ik in op de belangrijkste ontwikkelingen in het programma KEI Rechtspraak van het afgelopen half jaar. Aan het eind van deze rapportage ga ik afzonderlijk in op de ontwikkelingen bij de Hoge Raad en de Raad van State. Inwerkingtreding wetgeving, algemeen De vier afzonderlijke wetsvoorstellen zijn op 12 juli 2016 door de Eerste Kamer aanvaard en op 21 juli 2016 in het Staatsblad gepubliceerd (Stb. 2016, ). Ook de benodigde besluiten zijn vastgesteld en gepubliceerd (Stb. 2016, ). Zoals toegezegd aan uw Kamer is de inwerkingtreding van deze wetten niet eerder gestart dan zes maanden na de plaatsing van de wetten in het Staatsblad. In mijn brief van 29 november 2016 heb ik uw Kamer geïnformeerd dat de Raad voor de rechtspraak (Raad) in goed overleg met de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA) had besloten om meer tijd te nemen voor de implementatie. De Raad en de NOvA hebben toen afspraken gemaakt over de extra inspanningen die in deze periode zullen worden gepleegd. Deze inspanningen in de afgelopen maanden hebben hun vruchten afgeworpen. Bestuur 1.0 en Civiel 1.0. De voorzitter van de Raad heeft op 13 april jl. aan mij een positief advies uitgebracht over de inwerkingtreding van de KEI-wetgeving voor de release Civiel 1.0 en Bestuur 1.0. Dit advies wordt ondersteund door de betrokken ketenpartijen, te weten de NOvA, de Koninklijke Beroepsvereniging van Gerechtsdeurwaarders (KBvG) en de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Ik heb dan ook bij besluit van 24 april de data van inwerkingtreding van de releases voor Bestuur 1.0 en Civiel 1.0 vastgesteld, respectievelijk 12 juni en 1 september 2017 (Staatsblad van 4 mei 2017, nr. 174). Bij Bestuur 1.0 gaat het om het landelijk verplicht digitaal procederen in asiel- en bewaringszaken met ingang van 12 juni In deze zaken is door advocaten al veel ervaring opgedaan met vrijwillig digitaal procederen. In totaal zijn ruim 6000 zaken digitaal ingediend door ongeveer 288 verschillende advocaten. De IND heeft in deze zaken digitaal geprocedeerd via een systeemkoppeling met de Rechtspraak. Pagina 1 van 5

2 In verband met de zomerperiode is het belangrijk dat deze zaakstroom snel kan starten, maar dat er ook nog voldoende voorbereidingstijd is voor advocaten die nog niet vrijwillig digitaal hebben geprocedeerd. Bij Civiel 1.0 gaat het om vorderingen met verplichte procesvertegenwoordiging bij de rechtbanken Midden-Nederland en Gelderland met ingang van 1 september In aanloop naar de inwerkingtreding van deze eerste fase is in samenwerking met advocatenkantoren een pre-pilot gedraaid, waarbij dertien gefingeerde zaken door advocaten vanaf hun eigen kantoor zijn aangebracht en vervolgens door de rechtbank versneld zijn afgehandeld. Aanvullend is een veertiende gefingeerde zaak behandeld bij de rechtbank Midden-Nederland, waarin mede op verzoek van de KBvG met de artikel 113-route praktijkervaring is opgedaan. Conform afspraak met de NOvA zijn in december 2016 bij de rechtbanken Gelderland en Midden- Nederland drie extra gefingeerde zaken versneld afgehandeld. In het totaal zijn er 17 gefingeerde zaken afgehandeld. Daarnaast zijn op basis van de in de wet opgenomen experimenteerbepaling (artikel CIXa van de Invoeringswet) drie zaken bij de pilotrechtbanken aangebracht. Als de verplichte pilot vanaf 1 september bij deze twee rechtbanken goed verloopt, kan na advies en besluitvorming de inwerkingtreding voor deze zaakstroom in de rest van het land volgen. Directoraat-Generaal Rechtspleging en Rechtshandhaving Directie Rechtsbestel, afd. RGO Datum 15 mei 2017 Ons kenmerk Het is verantwoord de inwerkingtreding nu te starten. Dat betekent niet dat het systeem perfect en uitontwikkeld is. Juist bij digitaal werken is sprake van een voortdurende ontwikkeling en afstemming op de gebruikers. 1 Voor meer informatie over de inwerkingtreding en de advisering daarover verwijs ik naar het bij deze rapportage gevoegde advies van de Voorzitter van de Raad en de toelichting bij het Koninklijk Besluit tot inwerkingtreding gepubliceerd in het Staatsblad van 4 mei 2017, nr Ter voorbereiding op de inwerkingtreding van de wet heeft de Rechtspraak, in samenwerking met de NOvA en de lokale dekens, diverse voorlichtingsbijeenkomsten voor de advocatuur georganiseerd. Deze waren de afgelopen maanden vooral op de civiele praktijk gericht. Daar was veel belangstelling voor. Deze voorlichtingsbijeenkomsten zijn door ruim 1000 advocaten bezocht. In aanloop naar de inwerkingtreding kunnen advocaten en andere partijen zich nader informeren onder meer via instructiefilmpjes, webinars en ander materiaal op rechtspraak.nl. De IND heeft al geruime tijd ervaring opgedaan met digitaal procederen en is gereed om de overstap te maken. De overstap vergt nog wel enkele aanpassingen in de werkwijze, zoals beroepsclausules onder brieven. De medewerkers van de Rechtspraak zijn opgeleid voor het digitaal procederen in de betreffende zaaksoorten. Het Rechtspraak Servicecentrum (RSC) heeft extra capaciteit om aan de verwachte extra vraag na de inwerkingtreding van de wetgeving te kunnen voldoen. Gedurende de eerste zes maanden na de start van verplicht digitaal procederen vindt er een proef met weekendopenstelling plaats, waarbij het RSC op zondag open is van 16:00 tot 20:00 met mogelijke uitbreiding naar 22:00 uur. 1 Zie in dit verband ook het rapport Maak Waar! Adviesrapport van de Studiegroep Informatiesamenleving en Overheid over het functioneren van de digitale overheid in relatie tot de snelle digitalisering van de samenleving, dat op 18 april 2017 door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de Tweede Kamer is aangeboden (blz. 52). Pagina 2 van 5

3 Onvoorziene situaties De Rechtspraak heeft met de advocatuur en ketenpartijen uitvoerig gesproken over onvoorziene situaties. Daarvoor is een goed vangnet georganiseerd. De Rechtspraak toont zich bereid met betrekking tot verstoringen aan de kant van de advocaat coulance te betrachten in de startfase van verplicht procederen. Daarnaast heeft de rechtspraak voor civiel en bestuur respectievelijk een aanbeveling gedaan en oriëntatiepunten vastgesteld voor de verschoonbare termijnoverschrijding. Deze zijn op de website van de Rechtspraak gepubliceerd en hebben vooral betrekking op verstoringen buiten de Rechtspraak, zoals een stroomstoring, internetstoring of defecte advocatenpas. De NOvA geeft in haar advies aan dat dit een belangrijke bijdrage levert aan het vertrouwen in de start van de verplichte fase. Directoraat-Generaal Rechtspleging en Rechtshandhaving Directie Rechtsbestel, afd. RGO Datum 15 mei 2017 Ons kenmerk Aansluitpunt Rechtspraak Digitaal procederen kan via het portaal van de Rechtspraak of via het Aansluitpunt Rechtspraak, een systeemkoppeling. De IND procedeert al via het Aansluitpunt bij Bestuur 1.0. Op dit moment bieden drie platformleveranciers een systeemkoppeling aan die afgelopen maanden uitgebreid is getest met de Rechtspraak. Mogelijk volgen er later dit jaar meer. Sinds medio april bestaat de mogelijkheid voor advocatenkantoren om te worden aangesloten. Medio mei kunnen belangstellende advocatenkantoren ervoor kiezen om het Aansluitpunt Rechtspraak te gaan gebruiken. Bij de start van de verplichte pilot civiel op 1 september zal het aansluitpunt bij meerdere platformleveranciers in productie zijn. De advocatenkantoren zijn daarmee nog niet direct aangesloten. Deze aansluiting vindt per advocatenkantoor plaats via de eigen ICT-dienstverlener. De platformleveranciers kiezen voor gefaseerde uitbreiding. Diverse advocatenkantoren zullen reeds aangesloten zijn voor de inwerkingtreding van de eerste fase, andere volgen nadien. Het aansluiten van een advocatenkantoor op het aansluitpunt neemt bij de Rechtspraak twee tot vier weken in beslag. Overige releases De wetgeving treedt gefaseerd in werking. Telkens wordt gestart met een kleinschalige pilot. Daarbij wordt uitgegaan van in beginsel vijf maanden. Daarna kan dan verdere inwerkingtreding plaatsvinden. De zorgvuldigheid en betrouwbaarheid staan hierbij voorop. Dat kan betekenen dat ervoor wordt gekozen om de duur van de pilot te verlengen. Er zullen diverse beslismomenten zijn over de verdere inwerkingtreding. Telkens wordt dan bezien of het digitale systeem goed en betrouwbaar werkt. Op die manier kunnen de risico s bij de implementatie van de digitalisering zo klein mogelijk worden gehouden. Na de vorderingszaken met verplichte procesvertegenwoordiging zijn in het civiele recht in de huidige planning de vorderingszaken in hoger beroep aan de beurt. Daarna volgen de kantonzaken in eerste aanleg. Voor de kantonzaken is van belang dat het om grote volumes gaat en dat er geen verplichte procesvertegenwoordiging geldt. Burgers kunnen zelf digitaal een zaak starten en volgen. Voor het civiele recht volgen tot slot nog de verzoekschriftprocedures en het kort geding. In het bestuursrecht zijn na de eerste inwerkingtreding de reguliere vreemdelingenzaken aan de beurt en volgt daarna het overige bestuursrecht. Gelet op het brede terrein zal hierin waarschijnlijk nog worden gedifferentieerd naar zaaksoorten. Voor de planning is de Rechtspraak ook afhankelijk van de mogelijkheden van de ketenpartijen, zoals koppeling met gemeenten en andere bestuursorganen. Bij de volgende releases in het bestuursrecht zal worden gekozen voor een start met een vrijwillige fase van enkele maanden, alvorens uit te rollen Pagina 3 van 5

4 over het hele land. De planning is gelet op het proces van ontwikkeling noodgedwongen voorlopig. In het najaar beziet de Rechtspraak of er aanleiding is wijzigingen aan te brengen in de planning. Transitieoverleg De invoering van de KEI-wetgeving is een grote verandering die effect heeft op alle partijen in het rechtssysteem. Er wordt afscheid genomen van een wijze van communiceren en werken die decennia lang in gebruik is geweest. De Rechtspraak wil deze transitie vormgeven in goede afstemming met de keten- en netwerkpartijen. Daartoe is de Rechtspraak een periodiek transitieoverleg gestart. Tijdens dit transitieoverleg staat de vraag centraal hoe de transitie gezamenlijk tot een succes kan worden gemaakt. Wensen van keten- en netwerkpartijen en ervaringen met digitale procedures en systemen zijn daarin belangrijk. Digitaal procederen vergt ook dat de Rechtspraak permanent in verbinding is met de omgeving om waar nodig aanpassingen en verbeteringen te kunnen doorvoeren. Directoraat-Generaal Rechtspleging en Rechtshandhaving Directie Rechtsbestel, afd. RGO Datum 15 mei 2017 Ons kenmerk Personeel De digitalisering van processen heeft ook grote gevolgen voor het personeel van de Rechtspraak. Geleidelijk zal steeds minder administratief personeel nodig zijn. Zoals in voorgaande rapportages aangegeven is de Raad voor deze medewerkers vroegtijdig een zorgvuldig traject gestart. Eind vorig jaar hebben alle medewerkers die het aangaat het definitieve besluit ontvangen waarin staat dat zij niet zijn geplaatst. De feitelijke uitstroom van deze medewerkers zal de komende jaren gefaseerd plaatsvinden. Voor de gerechten kan de reorganisatie tijdelijk tot knelpunten leiden in de bezetting van de administraties. De Rechtspraak zet daarvoor zo nodig tijdelijke krachten in. Financiën In verschillende begrotingen is in extra middelen voor KEI voorzien. In het vorig jaar met de Rechtspraak overeengekomen prijsakkoord is in investeringen voor KEI voorzien. De Raad heeft ervoor gekozen een actualisatie van de business case uit te brengen als daarin ook de eerste bevindingen van het verplicht digitaal procederen kunnen worden meegenomen. In mijn brief aan uw Kamer van 20 september 2016 over het prijsakkoord heb ik aangegeven dat met de Rechtspraak is afgesproken dat gezamenlijk naar een oplossing wordt gezocht wanneer verwachte besparingen later komen dan verwacht. Door latere inwerkingtreding van de wetgeving lopen de ontwikkelkosten langer door en komen de besparingen later. De financiële consequenties daarvan zijn nu nog niet bekend. Dit zal in de actualisatie van de business case zichtbaar worden. Hoge Raad en Afdeling bestuursrechtspraak Raad van State Het programma KEI Rechtspraak werkt nauw samen met de Hoge Raad en de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State. Op 1 maart 2017 is de KEI wetgeving voor vorderingszaken in cassatie bij de Hoge Raad in werking getreden. Ter voorbereiding op de inwerkingtreding heeft de Hoge Raad verschillende voorlichtings- en oefenbijeenkomsten voor civiele cassatieadvocaten georganiseerd. Deze zijn druk bezocht. Mede hierdoor hebben zich nauwelijks bijzonderheden voorgedaan bij de overgang van papier naar digitaal. Het aantal vragen om ondersteuning is zeer beperkt gebleven. Het aantal digitale civiele vorderingszaken schommelt overeenkomstig de Pagina 4 van 5

5 instroomcijfers uit het verleden tussen 20 en 25 per maand. Het webportaal van de Hoge Raad is eveneens opengesteld voor de afhandeling van prejudiciële vragen in fiscale en civiele zaken. Afhankelijk van de inhoud van de prejudiciële vraag biedt de Hoge Raad belanghebbenden (belangenorganisaties en onder omstandigheden ook particulieren) de gelegenheid via het portaal een inhoudelijke reactie te geven alvorens in de zaak wordt geconcludeerd en beslist. Het verloop van deze zaken kan gevolgd worden op de website van de Hoge Raad. Met de Hoge Raad wordt bezien wanneer voor de overige civiele zaken en de fiscale zaken de wetgeving in werking kan treden. Gelet op de eigen aard van de cassatieprocedure is aansluiting op de inwerkingtreding voor de eerste aanleg en hoger beroep niet noodzakelijk. Daarnaast overlegt de Hoge Raad met de gerechtshoven en ressortsparketten over digitalisering van de cassatieprocedure in strafzaken. Directoraat-Generaal Rechtspleging en Rechtshandhaving Directie Rechtsbestel, afd. RGO Datum 15 mei 2017 Ons kenmerk De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State gaat op 12 juni 2017 van start met digitaal procederen in asiel- en bewaringszaken. Dit zal nog op vrijwillige basis zijn. Daarmee sluit deze fase aan bij de landelijk uitrol van verplicht digitaal procederen in asiel- en bewaringszaken in eerste aanleg. In eerste instantie worden gecontroleerd enkele advocaten in de gelegenheid gesteld gebruik te maken van het digitale portaal. Op basis van de gedane ervaringen wordt de kring van betrokkenen gefaseerd uitgebreid naar de gehele doelgroep. Deze zaakstroom kan dus straks geheel digitaal doorlopen worden. Intern heeft de Vreemdelingenkamer van de Afdeling bestuursrechtspraak al vanaf 2014 ervaring opgedaan met het digitaal dossier. De systeemkoppeling met de Rechtspraak voor de aanlevering van rechtbankdossiers en de systeemkoppeling met de IND zijn getest. Er is een gebruikersplatform dat voornamelijk bestaat uit vreemdelingenadvocaten. Hun ervaringen met het digitale procederen zijn voor de Raad van State een belangrijke bron van informatie en kunnen bijdragen aan het optimaliseren van het webportaal. Tot slot De implementatie van de KEI wetgeving is gestart. Dat is een belangrijke mijlpaal in een proces dat nog de nodige jaren zal duren en voor een andere manier van werken in de gehele juridische sector zal zorgen. In dit proces van gefaseerde inwerkingtreding kunnen nog voortdurend aanpassingen in het systeem plaatsvinden en kunnen de ervaringen die vanaf de inwerkingtreding zijn opgedaan, bijdragen aan de verdere verbetering. Bij de volgende stappen blijven de zorgvuldigheid, betrouwbaarheid en werkbaarheid voorop staan. De Minister van Veiligheid en Justitie, S.A. Blok Pagina 5 van 5

6 de Rechtspraak Aan de Minister van Veiligheid en Justitie, de heer Drs. S.A. Blok Postbus ER Den Haag Bezoekadres Kneuterdijk EM Den Haag Correspondentieadres Postbus LP Den Haag datum 13april2017 T van Voorzitter Raad voor de rechtspraak F contactpersoon doorkiesnummer faxnummer n.v.t. @rechtspraak.nl kamernummer n.v.t. ons kenmerk KEI/UIT/005/JM onderwerp Advies inzake inwerkingtreding van de KEI-wetten voor asielen bewaringzaken (start landelijk verplichte fase bestuur) en voor civiele vorderingsprocedures met verplichte procesvertegenwoordiging in eerste aanleg bij de rechtbanken Gelderland en Midden-Nederland (pilot civiel) Geachte heer Blok, Inleiding Afgelopen zomer zijn de KEL-wetten aangenomen in de Eerste Kamer. Met de Tweede Kamer is afgesproken dat er altijd zes maanden moeten liggen tussen de publicatie van de wetsvoorstellen in het Staatsblad en de eerste fase van inwerkingtreding van de wetgeving, zodat de ketenpartijen de tijd hebben om zich zorgvuldig voor te bereiden op de verplichte digitalisering. De wetgeving zal de komende jaren gefaseerd worden ingevoerd. Voor elke fase van de inwerkingtreding moeten de functionaliteit en werking van het systeem voldoende zijn. Bij brief van 23 november 2016 heb ik u geïnformeerd over het besluit van de Raad voor de rechtspraak om de eerst mogelijke startdatum voor inwerkingtreding van de wet voor civiele vorderingsprocedures met verplichte procesvertegenwoordiging bij de rechtbanken Gelderland en Midden-Nederland los te laten en de vrijwillige fase voor deze categorie bij de twee pilotgerechten te verlengen. Dit besluit is destijds in nauwe samenspraak met de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA) tot stand gekomen. Rechtspraak en NOvA willen de verplichte fase pas van start laten gaan als beide partijen het vertrouwen hebben dat het systeem er klaar voor is. Besluitvorming over de start van de landelijke invoering van de verplichte fase in asiel- en bewaringzaken (Bestuur release 1) is integraal in de gezamenlijke marsroute meegenomen. Met die categorie zaken doen we al enige tijd ervaring op met digitaal procederen. Afgelopen maanden is in nauwe afstemming met interne en externe gebruikers hard gewerkt aan verbetering van het systeem. Intussen is ook de snelheid van het systeem dat door de gerechten wordt gebruikt aanzienlijk verbeterd. Het verheugt mij u dan ook te kunnen laten weten dat de Raad voor de Persoonsgegevens worden, voor zover nodig voor een goede procesvoering opgenomen in een registratiesysteem van de Rechtspraak

7 zoals de Rechtspraak datum 13april 2017 kenmerk KEIIUIT/005/JM pagina 2 van 8 rechtspraak de tijd rijp acht om in navolging van de Hoge Raad te starten met verplicht digitaal procederen in eerste aanleg. De Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA) ondersteunt de Rechtspraak in dit oordeel. Het advies van 12april2017 treft u als bijlage aan. Eerder hebbende Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en de Koninklijke Beroepsorganisalie van Gerechtsdeurwaarders (KBvG) mij al laten weten positief te staan tegenover de start van de verplichte fase (zie hierna onder Consultatie ketenpartijen ). De Raad voor de rechtspraak concludeert dat het systeem en de gerechten gereed zijn voor start van verplicht digitaal procederen in asiel- en bewaringzaken bij alle rechtbanken (Bestuur release 1) op 12 juni 2017 en voor de start van verplicht digitaal procederen in civiele vorderingen met verplichte procesvertegenwoordiging bij de rechtbanken Gelderland en Midden-Nederland (Civiel release 1) op 1 september Dit brengt mij er toe u te adviseren de wetgeving voor betreffende zaakstromen op de voorgestelde data in werking te laten treden. Dat advies licht ik hieronder in deze brief graag toe. Eerste release Bestuur en toelichting startdatum Start van de verplichte fase bestuur houdt in dat vanaf die datum voor alle asiel- en bewaringszaken digitaal procederen verplicht is voor advocaten en IND. Krachtens een overgangsregeling geldt de verplichting alleen voor de beroepen tegen besluiten die genomen worden nâ de invoeringsdatum. Een beroep tegen een besluit dat nog dateert van vöôr de invoeringsdatum, kan ook nog na de start van de verplichte fase op papier worden ingediend. Advocaten krijgen toegang tot het dossier en communiceren via een beveiligd webportaal met de Rechtspraak: Mijn Rechtspraak. De IND gebruikt een zogenoemde systeemkoppeling om digitaal te communiceren: het Aansluitpunt Rechtspraak. De NOvA geeft in haar advies in het kader van helderheid de voorkeur aan één datum voor de start van de verplichte fase voor zowel bestuur als civiel. Nu deze trajecten verschillende doelgroepen binnen de advocatuur treffen, acht de Rechtspraak dit niet nodig. Voor bestuur loopt al geruime tijd de vrijwillige fase en de gerechten geven aan gereed te zijn om te starten met de verplichte fase in juni. Vreemdelingenadvocaten weten geruime tijd dat de verplichting er aankomt, 66% heeft al een keer digitaal geprocedeerd, voor het overige deel is de stap overzichtelijk gezien de beperkte wijziging van het procesrecht. De Rechtspraak heeft de afgelopen tijd en zal ook de komende tijd nog intensief voorlichting en instructie aanbieden aan vreemdelingenadvocaten, onder meer via webinars waarin men uitleg krijgt over het systeem. In combinatie met het vangnet waarin is voorzien verderop toegelicht acht ik starten met bestuur op 12juni 2017 verantwoord.

8 Mijn met de Rechtspraak datum 13april2017 kenmerk KEIIUIT/005/JM pagina 3 van 8 Eerste release Civiel en toelichting s(artdatum Start van de pilot civiel houdt in dat vanaf die datum voor alle handeisvorderingen met verplichte procesvertegenwoordiging vanaf euro (boven de competentiegrens van de kantonrechter) bij de rechtbanken Gelderland en Midden-Nederland het nieuwe civiel procesrecht van toepassing is. Dit brengt voor advocaten de verplichting met zich mee tot digitaal procederen. Advocaten krijgen toegang tot het dossier en communiceren via een beveiligd webportaal: Mijn Rechtspraak. Advocaten kunnen ook kiezen voor een zogenoemde systeemkoppeling: het Aansluitpunt Rechtspraak. Drie platformleveranciers bieden een systeemkoppeling aan die afgelopen maanden uitgebreid is getest met de Rechtspraak. Vanaf 15 mei a.s. kunnen belangstellende advocatenkantoren ervoor kiezen om het Aansluitpunt Rechtspraak te gaan gebruiken. Voor civiel geldt dat de advocatuur en pilotgerechten niet kunnen bogen op een langlopende vrijwillige fase zoals bij bestuursrechtspraak. De pilotgerechten hebben aangegeven nog de realisatie van een aantal verbeteringen aan het interne systeem Werkomgeving te willen afwachten alvorens daadwerkelijk te starten. Deze verbeteringen zullen in juni worden gerealiseerd. Daarna is er nog tijd nodig om gebruikers voldoende voor te bereiden en op te leiden voor de start van de pilot rekening houdend met de vakantieperiode. Daarom acht de Raad voor de rechtspraak een startdatum van 1 september2017 verantwoord. Ervaring in de praktijk met digitaal procederen Aan de start van verplicht digitaal procederen is een vrijwillige fase voorafgegaan. Sinds januari 2016 is het bij alle rechtbanken mogelijk om vrijwillig digitaal te procederen in asiel- en bewaringszaken. Inmiddels heeft 66% van de vreemdelingenadvocaten (288 van de 438 advocaten) minimaal één zaak digitaal ingediend. In totaal zijn er 5727 zaken digitaal ingediend; dit is 26% van het totaal aantal asielen bewaringszaken. Het digitaal procederen in asiel- en bewaringszaken verloopt goed. 2 Het nieuwe digitale systeem voor civiel recht is in basis gelijk aan het digitale systeem voor bestuursrecht. De mogelijkheden om in civiele procedures vrijwillig digitaal te procederen zijn beperkt. Anders dan voor bestuursrecht verandert door de KET-wetgeving het civiel procesrecht aanzienlijk. Om ervaring op te kunnen doen, zijn in het najaar van 2016 in de rechtbanken Gelderland en Midden- Nederland bij wijze van prepilot, samen met de advocatuur, gefingeerde zaken afgehandeld. In één van de gefingeerde zaken is mede op verzoek van de KBvG de artikel 113 route praktijkervaring opgedaan. Vervolgens is de vrijwillige fase voor echte zaken gestart. Hiertoe was in de wetgeving een experimenteerbepaling opgenomen. Van deze mogelijkheid hebben advocaten slechts beperkt gebruik gemaakt. Advocaten kunnen alleen meedoen aan de vrijwillige fase als zij de medewerking verkrijgen van hun cliënt, van verweerder en van diens advocaat. Dat blijkt in de praktijk ingewikkelder dan bij de vrijwillige fase voor digitaal procederen in asiel- en bewaringszaken. Deze instemming beperkt zich niet Enkele uitzonderlijke procedures die anders beginnen dan met de procesinleiding zullen worden uitgezonderd in het Koninklijk Besluit. 2 Stand van zaken per 31 maart 2017

9 de de Rechtspraak datum 13 april 2017 kenmerk KEI/LJIT/005/JM pagina 4 van 8 alleen tot digitaal procederen, maar betreft ook het toepassen van het nieuw civiel procesrecht. De ervaring leert dat het moeilijk is om partijen op grote schaal warm te krijgen voor procedures die gemeenschappelijke instemming vereisen. Belemmeringen voor die gezamenlijke keuze zijn doorgaans ook de belemmeringen die partijen verhinderen zelf tot een oplossing van een geschil te komen. Er zijn inmiddels drie zaken ingediend. Zowel de NOvA als de Rechtspraak hebben verschillende pogingen gedaan advocaten te mobiliseren en te stimuleren om de vrijwillige fase optimaal te benutten, waaronder een oproep aan advocaten tijdens de druk bezochte voorlichtingsbijeenkomsten voor advocatuur. Dat heeft niet tot extra zaken mogen leiden. Op basis van de drie zaken die tot nu toe zijn ingediend, blijkt dat het basisproces (indienen, oproepen, verschijnen, verweren, op zitting plannen) goed verloopt. In twee van de drie zaken heeft de verweerder venveer gevoerd en deze staan voor indienen verweer op tegenvordering, en één zaak is op zitting gepland. Er zijn enkele onvolkornenheden geconstateerd die inmiddels zijn opgelost en die de voortgang van deze zaken niet hebben belemmerd. De vrijwillige fase voor civiel langer laten voortduren, is niet zinvol. Om advocaten eerste ervaringen op te kunnen laten doen met digitaal procederen en het nieuwe procesrecht, is het wettelijke verplichte zetje nodig. In de pilot is procederen weliswaar al verplicht maar behapbaar voor advocatenkantoren gezien het beperkte aantal procedures dat zij in deze categorie bij deze twee gerechten zullen gaan voeren. Belangrijker nog dan ervaring in de vrijwillige fase is dat advocatuur er op kan vertrouwen dat de Rechtspraak een goed vangnet heeft georganiseerd voor alle onvoorziene situaties die zich kunnen voordoen (zie hierna onder Vangnet bij onvoorziene omstandigheden en noodsituaties ). Consultatie ketenparljen Zoals Uw ambtsvoorganger herhaaldelijk in de Kamer heeft benadrukt, treedt de wetgeving pas in werking als de systemen betrouwbaar, veilig en werkbaar functioneren en dat voor het oordeel daarover advies wordt ingewonnen bij de Raad voor de rechtspraak en dat hierin ook het oordeel van de ketenpartijen wordt betrokken. De Raad voor de rechtspraak heeft bij haar besluitvormingstraject betrokken ketenpartijen NOvA, de IND en de KBvG geconsulteerd. Het betreft geen eenmalige consultatie maar een proces van voortdurende afstemming en onderlinge samenwerking. Belangrijk onderdeel van deze consultatie is het rondetafelgesprek dat op 19 oktober 2016 heeft plaatsgevonden tussen de Raad voor de rechtspraak en deze ketenpartijen. Uit het rondetafelgesprek is een aantal aandachtspunten gekomen ten aanzien van het verplicht digitaal procederen (zie hierna onder Randvoorwaarden ). Eveneens is gesproken over het belang van doorontwikkeling en continuering van de samenwerking tussen de Rechtspraak en de ketenpartijen. Niet alle wensen kunnen worden ingewilligd. KEJ is een groeimodel. Zo heeft de NOvA in haar advies van 12 april ji. enkele concrete punten genoemd die zeker de komende tijd verder aandacht zullen krijgen. Praktijkervaring is hierbij van belang. Door gebruik van het systeem wordt inzichtelijk op welke punten het systeem nog kan worden verbeterd. Er is sprake van een optimalisatie tijdens de pilot en in latere releases. Het is belangrijk voor de rechtspraak en de ketenpartijen om hierover in gesprek te blijven. Dat proces eindigt dan ook niet bij deze besluitvorming. Met partijen zijn goede afspraken gemaakt over de continuering van de samenwerking bij de doorontwikkeling, de evaluatie van de pilot en het traject naar besluitvorming over de landelijke uitrol van civiel 1.0 alsmede naar volgende releases in het

10 de Rechtspraak datum 13april2017 kenmerk KEI/UIT/005/JM pagina 5 van 8 bestuursrecht. Zoals de NOvA in haar advies ook terecht aangeeft, dient daarbij ook de samenhang rechtspraak breed en in de rechtsketen in ogenschouw gehouden te worden. Specifiek met betrekking tot de volgende stap in civiel kan ik de NOvA verzekeren dat de Raad voor de rechtspraak pas besluit landelijk van start te gaan als verplicht digitaal procederen voor deze zaakstroom landelijk verantwoord is. De termijn van vijf maanden, zoals vermeld in de huidige planning, ziet de Rechtspraak als minimale termijn waarop eerst ervaring in de pilot dient te worden opgedaan alvorens tot landelijke uitrol te kunnen besluiten. Aangezien het moderniseren van de rechtsgang een grote verandering is die effect heeft op alle partijen in het rechtssysteem, wil de Rechtspraak deze transitie vormgeven in goede afstemming met deze en nieuwe ketenpartijen in de vorm van een periodiek transitieoverleg. Op 16 februarijl. vond het eerste KEI Transitieoverleg plaats bij de Raad voor de rechtspraak. Samen met 17 ketenpartijen ging de Rechtspraak in gesprek over hoe deze transitie met elkaar tot een succes kan worden gemaakt, wat partijen daarvoor van elkaar nodig hebben en wat we van elkaar kunnen leren. Beleid rondom naamgeving van documenten en de planning zijn één van de eerste thema s die de Rechtspraak in het transitieoverleg aan de orde wil stellen. De JND werkt al vanaf de start van de vrijwillige fase digitaal en is gereed. Voor de END betekent de start van de verplichte fase dat er een einde komt aan de papieren poststroom in asiel- en bewaringzaken. Tijdens het rondetafelgesprek heeft de IND een aantal randvoorwaarden genoemd voor de start van de verplichte fase. Daar is vanaf dat moment hard aan gewerkt. De inhoudelijke en technische procesregelingen zijn inmiddels vastgesteld en gepubliceerd. Het is helder welke aanvullende werkafspraken en werkinstructies nog opgesteld worden voor de start van de verplichte fase en de Raad voor de rechtspraak zal continu in gesprek blijven met de IND om waar nodig afspraken bij te stellen. Ook is duidelijk wat nodig is voor de IND om te voldoen aan alle vereisten in het Procesreglement en de Memorie van Toelichting en kan de Raad voor de rechtspraak nog ruim voor de inwerkingtreding van de wet een compliance-verklaring afgeven. De Rechtspraak heeft daarnaast ook nauw overleg gevoerd met de KBvG. De eerste verplichte fase in civiel raakt weliswaar nog niet de deurwaarder zelf, maar hij krijgt wel te maken met het nieuw civiel procesrecht in deze categorie zaken en krijgt een rol in de betekening op grond van artikel 113 Rv.. De deurwaarder verstrekt ingeval van toepassing van deze route zelfde toegangscode voor verweerders. Daartoe is met de Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders (SNG) een overeenkomst afgesloten voor een codegenerator. De KBvG heeft positief geadviseerd over de start van de pilot civiel met de kanttekening dat er nog modellen moesten komen voor artikel 113 en 115 lid 1 Rv.; deze modellen, inclusief het model voor verzet, zijn inmiddels vastgesteld en worden uiterlijk eind april 2017 gepubliceerd op rechtspraak.nl. Randvoorwaarden In de inleiding gaf ik al aan dat voor elke fase van de inwerkingtreding de functionaliteiten en werking van het systeem voldoende zijn. Hieronder licht ik verder toe hoe de Raad voor de rechtspraak tot haar oordeel komt dat hiervan sprake is.

11 de Rechtspraak datum 13april2017 kenmerk KEI/UIT/005/JM pagina 6 van 8 Bruikbaarheid van het systeem Het uitgangspunt van de Rechtspraak is dat het systeem alle functies dient te hebben die nodig zijn om alle gebruikelijke proceshandelingen ongecompliceerd en zonder beperkingen te kunnen verrichten. In het systeem zijn de functies gebouwd die daarvoor nodig zijn. De functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid van het systeem staan voorop, waarbij het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering leidend is. Daarnaast dient het systeem veilig en betrouwbaar te zijn. Daarom zijn er diverse waarborgen en processen ingericht om te komen tot een verantwoorde besluitvorming en implementatie. Het systeem wordt gebouwd via de zogeheten scrum/agile-methode. Binnen die methode wordt elke twee weken getest of de (nieuw en eerder) gebouwde functionaliteit goed werkt en periodiek wordt de bruikbaarheid getest door interne gebruikers (rechters, juridisch medewerkers, administratief medewerkers) en door advocaten en andere externe gebruikers van het systeem. De ketenpartners zijn dus betrokken bij het periodiek testen van het systeem. Bij de testen wordt ook gebruik gemaakt van onafhankelijke deskundigen, bijvoorbeeld bij de Gateway reviews (een onafhankelijke interdepartementale test op de implementatiegereedheid van de Rechtspraak), bij zogeheten penetratietests (in het kader van de veiligheid en betrouwbaarheid van het systeem) en bij de usabilitytesten. Het systeem is aldus uitgebreid getest vanuit verschillende invalshoeken, zowel intern als extern en op verschillende elementen, onder meer door onafhankelijke deskundigen. De Rechtspraak heeft besluitvorming om te starten met verplicht digitaal procederen in januari van dit jaar uitgesteld in verband met enkele technische problemen op het gebied van de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Met name de snelheid van het systeem was op dat moment nog onvoldoende. Daarnaast werd ook nog gewerkt aan het oplossen van enkele andere kwesties zoals een handleiding voor het behandelen van incidenten en een overzichtelijker weergave van de stukken in het digitale dossier. De NOvA laat in haar advies weten dat ten aanzien van eerder geconstateerde tekortkomingen bij of binnen het systeem duidelijke verbeteringen zijn doorgevoerd. Gezamenlijk achten wij liet verantwoord om te starten met verplicht digitaal procederen. Vangnet bil onvoorziene omstandigheden en noodsituaties De advocatuur heeft in meer of mindere mate ervaring kunnen opdoen met vrijwillig digitaal procederen (zie hierboven onder Ervaring in de praktijk met digitaal procederen ). Straks bij de start van de verplichte fase komt er een groep advocaten bij die nagenoeg geen gebruik heeft gemaakt van de vrijwillige fase en voor wie digitaal procederen nieuw is. Wat de ervaring ook moge zijn, er kunnen zich allerlei onvoorziene situaties voordoen waarvoor een goed vangnet aanwezig moet zijn. In nauw overleg met de NOvA heeft de Rechtspraak het vangnet als volgt georganiseerd: - Verruiming van de openingstijden van het Rechtspraak Service Centrum (RSC): Gedurende de eerste zes maanden na de start van verplicht digitaal procederen vindt er een proef met weekendopenstelling plaats, waarbij het RSC op zondag open is van 16:00 tot 20:00 met mogelijke uitbreiding naar 22:00 uur. - Coulancestatement en aanbeveling verschoonbare termijnoverschrjding: Vooropgesteld staat dat er rechtspraak breed een coulante houding bestaat ten aanzien van

12 de Rechtspraak datum 13april2017 kenmerk KEI/UIT/005/JM pagina 7 van 8 - Praktische verplicht digitaal procederen. Deze coulance ziet vooral op de startfase van verplicht digitaal procederen en heeft betrekking op verstoringen aan de kant van de advocaat, zoals een stroomstoring, internetstoring of storing met betrekking tot de advocatenpas. Daarnaast hebben civiele rechters ingestemd met een aanbeveling in welke gevallen een termijnoverschrijding in beginsel verschoonbaar is. Voor bestuur geldt dat indieningstermijnen van beroepschriften en verzoeken om voorlopige voorzieningen door de bestuursrechten ambtshalve gehandhaafd moeten worden. Een te late indiening is in beginsel fataal. De bestuursrechters zijn gehouden om niet alleen ambtshalve te toetsen of binnen een termijn beroep is ingesteld, maar ook of op basis van artikel 6:11 van de Awb de eventuele termijnoverschrijding vervolgens verschoonbaar is. Dat laat onverlet dat ook bestuursrechters bereid zijn om in de startfase coulant met verstoringen aan de kant van de advocatuur om te gaan. Bestuursrechters hebben onlangs oriëntatiepunten opgesteld voor verschoonbare termijnoverschrijding binnen het bestuursrecht bij verstoring van het digitale systeem. Zowel de aanbeveling voor civiel als de oriëntatiepunten voor bestuur worden gepubliceerd op rechtspraak.nl. De NOvA geeft in haar advies aan dat dit duidelijk bijdraagt aan het vertrouwen in de start van de verplichte fase. handleiding over hoe de begeleiding is geregeld in de verplichte fase: Een goed vangnet houdt ook in dat contactpersonen bij zowel de Rechtspraak als de NOvA, de IND en de KBvG elkaar snel weten te vinden als zich onvoorziene situaties voordoen. Daarin zal worden voorzien. Continuïteit De Raad voor de rechtspraak heeft protocollen en landelijke richtlijnen opgesteld die beschrijven hoe te handelen bij een gebeurtenis die een verstorend effect hebben op de bedrijfsvoering. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen incidenten (verstoringen waarbij de bedrijfsprocessen nog binnen de daarvoor geldende termijnen kunnen worden afgerond), calamiteiten (een verstoring waarbij de primaire processen nog wel binnen de gestelde termijnen kunnen worden uitgevoerd, maar (enkele van de) overige processen niet) en crises (verstoring waarbij een primair proces niet binnen de gestelde termijn kan worden uitgevoerd). Deze protocollen en landelijke richtlijnen zijn aangepast voor situaties waarin sprake is van falen van digitale voorzieningen. Gerechten hebben op basis van bovengenoemde protocollen en landelijke richtlijnen hun continuïteitsplannen uitgebreid met een digitale paragraaf. Bij de rechtbank Midden-Nederland heeft op 17 februari 2017 een uitgebreide continuïteitsoefening plaatsgevonden ter controle en werking van de lokale continuyteitsplannen en -maatregelen. Ook bij de andere rechtbanken zal een oefening plaatsvinden. Maatregelen naar aanleiding van de IT-storing op 23 mei 2016 Op 23 mei 2016 heeft er een grote IT-storing plaatsgevonden bij de Rechtspraak. Door de storing was een groot deel van de digitale systemen niet te bereiken. De oorzaak voor de storing werd in de loop van de dag gevonden. Eén van de centrale netwerkcomponenten weigerde dienst en dit had opgevangen moeten worden door het reservesysteem. Bijna alle rechtszaken zijn die dag gewoon doorgegaan. Bij sommige gerechten moesten enkele zaken worden uitgesteld of aangehouden.

13 de Rechtspraak datum 13april2017 kenmerk KEI/UITIOO5/JM pagina 8 van 8 Naar aanleiding van de evaluatie van die storing zijn de volgende maatregelen getroffen: 1. Blijvend investeren in robuuste technische infrastructuur, zodat netwerkverstoringen zo min mogelijk zullen optreden; 2. Aanscherping van de incident-, communicatie- en escalatieprocedures; 3. Structureel inzicht in welke IT onderdelen bij verstoringen resulteren in uitval van diensten bij de Rechtspraak; 4. Ontwikkeling alternatieve communicatiekanalen voor alle online systemen en webpagina s van de rechtspraak, zoals een alert balk en storingspagina; 5. Aanscherping van de werkinstructies voor alle teams bij de gerechten in het geval van een IT verstoring; 6. Periodieke update en test van het lokale continuïteitsplan; 7. Periodieke crisisoefeningen voor specifiek IT-verstoringen. Ten slotte De start van verplichte digilalisering is het begin van een grote transformatie in dejuridische wereld. Sinds 2013 is hard gewerkt aan de benodigde wetgeving om digitaal te kunnen procederen en aan het inrichten van de digitale procedures en systemen. Op vrijwillige basis is er al volop geoefend en nu gaan we de volgende fase in. Ik realiseer me dat dit voor alle betrokkenen een hele spannende stap is. Digitalisering draagt bij aan een snelle en toegankelijke rechtspraak. De goede samenwerking op alle fronten geeft mij het vertrouwen dat de juridische sector met vereende krachten deze transitie tot een succes gaat maken. Met vriendelijke groet, Frits Bakker, Voorzitter Raad voor de rechtspraak Bijlage 1: Advies NOvA