Efficiënt samenwerken met PDF-documenten.

Transcriptie

1 Efficiënt samenwerken met PDF-documenten. Projecten sneller afronden, productiever werken en documenten in een gestroomlijnd proces reviseren. Tegenwoordig moeten informatiewerkers en andere teamleden al het mogelijke doen om beter samen te werken. Dat is vooral een uitdaging wanneer met gedeelde documenten wordt gewerkt. Het is belangrijk om afscheid te nemen van inefficiënte programma's en processen voor documentmanagement, want alleen dan liggen daling van de kosten en verbetering van de productiviteit binnen bereik. Nuance Power PDF biedt krachtige functies waarmee teamleden beter kunnen samenwerken. En dat brengt weer aanzienlijke zakelijke voordelen voor de hele organisatie met zich mee.

2 2 Inhoudsopgave Managementsamenvatting 3 Zakelijke uitdaging: De noodzaak om beter samen te werken 4 Wie veel met documenten werkt, heeft behoefte aan betere programma's voor digitale samenwerking 5 Zakelijke voordelen van betere samenwerking 6 Projecten sneller afronden 6 Productiever werken 6 Eenvoudiger documenten reviseren en opmerkingen traceren 7 Veel rendabeler werken 7 Documenten in een gestroomlijnd proces reviseren 7 Grotere klanttevredenheid 7 Eenvoudig samenwerken en de productiviteit verhogen met Power PDF 8 PDF's weergeven, bewerken en uitwisselen 8 Documenten beveiligen en de integriteit ervan waarborgen 8 Snel ideeën vastleggen en notities toevoegen met uw stem 9 Toegang tot uw documenten in de cloud 9 Revisiewijzigingen eenvoudig vergelijken 9 Naleving van beleidsregels met betrekking tot de dossier- en documentcyclus stimuleren 9 Krachtige functies voor het samenstellen van documenten en het maken van PDF's 10 Conclusie 10 Praktische voorbeelden 11 Feedback op een document geven met de functies voor opmerkingen van Power PDF 11 Een sectie in de tekst markeren en een feedbacknotitie met naam en datum toevoegen 11 Stempels toevoegen aan PDF-documenten 13 Aangepaste digitale stempels maken 14 Opmerkingen uit meerdere PDF-bestanden in één bestand combineren 15 Samenwerken aan PDF-documenten met Microsoft SharePoint 17

3 3 Managementsamenvatting Tegenwoordig bestaat in veel branches een aanzienlijk deel van het personeelsbestand uit informatiewerkers. Deze medewerkers zijn vooral bezig met het lezen of bewerken van documenten of met het zoeken naar informatie. Anderen zorgen weer voor het beheer van documentversies en zijn verantwoordelijk voor de cyclus van documentatie waarvan een groot aantal bedrijfsprojecten afhankelijk is. Informatiewerkers delen veel documenten en daarbij doen zich vaak problemen voor. Hieruit blijkt dat er behoefte bestaat aan betere samenwerking tussen teams of tussen bedrijven en externe partijen, zoals leveranciers, toeleveranciers of klanten. Onderzoek wijst uit dat informatiewerkers veel tijd verliezen door inefficiënte programma's en processen voor het openen, lezen, reviseren of beheren van documenten. Dat kost organisaties tijd en is nadelig voor de productiviteit. Een programma als Nuance Power PDF is zowel voor informatiewerkers als managers een uitkomst. De gebruiksvriendelijke, betaalbare functies zorgen voor een productievere samenwerking, maar leveren ook andere zakelijke voordelen op. Denk bijvoorbeeld aan een snellere time-to-market, betere relaties tussen bedrijf en klant, betere naleving van de wet- en regelgeving en betere besluitvorming. En dat heeft weer een positief effect op de hele organisatie.

4 4 Zakelijke uitdaging: De noodzaak om beter samen te werken Veel informatiewerkers hebben te maken met inefficiënte processen wanneer ze met documenten werken. In alle branches geldt dat deze medewerkers 14,25% van hun werktijd kwijt zijn aan documentgerelateerde taken, wat volgens Amerikaans onderzoek neerkomt op $ per medewerker per jaar 1. Het gaat om de volgende taken: Reviseren, opmerkingen ontcijferen en feedback geven Formuliergegevens consolideren/analyseren Formulieren invullen Documenten goedkeuren/ondertekenen Revisie van documenten beheren, bewerkingen en opmerkingen samenvoegen Problemen met versiebeheer oplossen die voortvloeien uit ingewikkelde processen voor routering, revisie, goedkeuring of ondertekening Nu het accent op digitaal werken ligt, worden zowel in de particuliere als de publieke sector op grote schaal documenten uitgewisseld. Van productiebedrijven tot overheidsinstellingen, overal bestaat behoefte om de uitwisseling van documenten te verbeteren. Bijvoorbeeld: Bij productiebedrijven in sterk gereguleerde branches is vaak sprake van ingewikkelde processen voor de revisie van documentatie. Dit komt omdat moet worden voldaan aan de vereisten die door regelgevende instanties aan documentatie worden gesteld. Documenten, opmerkingen en berichten moeten intact blijven voor archivering op lange termijn. Teams met medewerkers op verschillende locaties moeten documenten reviseren, van opmerkingen voorzien en bewerken. Dat kan revisie behoorlijk tijdrovend maken. Ontwerpcentra binnen een productiebedrijf werken meestal met formele procedures voor de revisie van ontwerpen. Deze werkwijze kost veel tijd en is vaak inefficiënt, omdat opmerkingen, goedkeuringen en bewerkingen buiten de documentatie zelf worden aangebracht. Projectmanagers hebben het vaak heel erg druk en verspillen kostbare tijd met aansturen van anderen in de goedkeuringsketen of met het handmatig doorvoeren van de wijzigingen van meerdere revisoren in een hoofddocument. Wanneer in documenten op basis van de opmerkingen van gebruikers wijzigingen moeten worden aangebracht, betekent dit dat er meerdere versies naast elkaar moeten worden beheerd. Het kost veel moeite om bij te houden wat de meest actuele versie is en of de meest recente opmerkingen en goedkeuringen daaraan zijn toegevoegd. Maar er zijn nog meer problemen die met versiebeheer te maken hebben, zoals gebruik van een verouderd exemplaar van een document of het verzenden van de verkeerde versie naar interne teams of, erger nog, naar klanten of leveranciers. En dan hebben we het nog niet eens over zakelijke beslissingen die op basis van verouderde informatie worden genomen. Overheidsinstellingen, zoals rechtbanken, moeten vaak dossiers bijhouden en alle informatie over een bepaald dossier beheren. Niet alleen bestaat een dossier meestal uit meerdere documenten, ook wordt informatie vaak aan andere groepen of instellingen beschikbaar gesteld, wat tracering en goedkeuringen noodzakelijk maakt. 1 Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT, IDC, september 2012

5 5 Nu wereldwijd zakendoen gebruikelijk is geworden, kan de time-to-market een belangrijk verschil maken. In de leveringsketen moeten bedrijven rekening houden met de interne behoeften, maar werken ze daarnaast vaak met toeleveranciers of besteden ze de productie of de marketingservices uit. Kenmerkend voor een efficiënte leveringsketen zijn optimalisatie van de kosten en een snelle time-to-market. Vaak verloopt de uitwisseling van informatie of documenten tussen deze entiteiten inefficiënt: er wordt telefonisch overlegd, er worden berichten met concepten rondgestuurd of opmerkingen worden via doorgegeven en niet in het document zelf aangebracht. Mensen maken bij hun dagelijkse werkzaamheden gebruik van een groot aantal verschillende documentindelingen. Dat maakt het een hele uitdaging om opmerkingen, annotaties en goedkeuringen te beheren en te traceren. Meestal zitten er medewerkers uit verschillende functionele groepen in een team. De ene groep werkt met Excel-spreadsheets, een andere gebruikt CAD-tekeningen en weer een andere werkt met Microsoft Word. Wie een van deze documenten wil bekijken en van opmerkingen en commentaar wil voorzien, moet in elk afzonderlijk programma aan de slag. Dat is inefficiënt. Dit probleem doet zich niet voor als de indeling van documenten niet uitmaakt en conversie naar een standaardindeling zoals PDF mogelijk is. Gebruikers beschikken dan voor de revisie van bestanden en het bekijken van opmerkingen over hetzelfde programma, waarin meteen te zien is dat ze met de allernieuwste revisie werken. Verder komt het voor dat waardevolle informatie die nuttig kan zijn voor de samenwerking, ergens geïsoleerd wordt opgeslagen, waarbij het onrendabel of niet haalbaar is om alle gebruikers te voorzien van de software waarmee de documenten zijn gemaakt. Een voorbeeld hiervan zijn CAD-tekeningen die lijsten met onderdelen of andere handige gegevens kunnen bevatten, maar die alleen met een CAD-programma kunnen worden geopend, bekeken en bewerkt. Tenzij deze documenten naar een meer gangbare indeling worden geconverteerd, is de informatie niet beschikbaar en alleen toegankelijk door een afdruk op papier te maken. Daarna doen zich weer heel andere problemen voor: het papieren document kan zoek of beschadigd raken en het afdrukken, verzenden per post en/of het toevoegen van opmerkingen, annotaties en goedkeuringen kost veel extra tijd. In bedrijfsprocessen zijn er dus nogal wat uitdagingen die samenwerking bemoeilijken en efficiënt werken in de weg staan. Wie veel met documenten werkt, weet precies wat nodig is om efficiënter te werken en beter samen te werken. Wie veel met documenten werkt, heeft behoefte aan betere programma's voor digitale samenwerking Als informatiewerkers in staat zijn om documenten digitaal te delen, samen van commentaar te voorzien en te reviseren, kunnen ze efficiënter werken. Eerder hebben we al gezien dat deze medewerkers tijdens een werkdag veel met documenten werken en heel wat verschillende taken uitvoeren. Wanneer we een uitsplitsing maken van alle taken van medewerkers en teams waarbij interactie met documenten plaatsvindt, komen we tot de volgende functionele vereisten voor een softwareprogramma waardoor de samenwerking verbetert:

6 6 Feedback over een gedeeld document geven en ontvangen Gebruikers in staat stellen om wijzigingen in het document aan te brengen en deze digitaal te delen Wijzigingen en bewerkingen zichtbaar maken in het document Twee versies van een document vergelijken en op inhoudelijke wijzigingen controleren Verschillende bestandsindelingen combineren en converteren naar één indeling (PDF) Annotaties in het document aanbrengen met commentaar, gemarkeerde tekst, stempels en diverse andere functies De auteurs van elke annotatie en opmerking identificeren Het gemaakte document exporteren naar een indeling die met andere software compatibel is, zoals PDF, zodat anderen de informatie kunnen gebruiken Samenwerken op een locatieonafhankelijke manier (onderweg, thuis of op kantoor) Eenvoudig documenten opslaan en openen in een cloud-omgeving (Dropbox, Evernote, Google Drive) of in een documentmanagementsysteem (SharePoint, edocs, imanage Works) Documenten beveiligen zodat alleen bevoegde gebruikers de documenten kunnen openen en opmerkingen kunnen toevoegen Zakelijke voordelen van betere samenwerking Met kunnen teams met medewerkers op verschillende locaties beter samenwerken. Ook zakelijk gezien zijn er voordelen. Zo kunnen bedrijven projecten, hoe complex ook, sneller afronden. Dat vertaalt zich in grotere efficiëntie en hogere productiviteit, wat weer leidt tot lagere kosten en soms zelfs tot een snellere time-to-market. Verder zijn bedrijven en overheidsinstellingen in staat om wijzigingen in documentatie efficiënter te traceren en toegang tot vertrouwelijke gegevens te controleren, waardoor de risico's dalen en naleving wordt gewaarborgd. Projecten sneller afronden Als een projectmanager documenten laat reviseren in een gangbare indeling, zoals PDF, zijn projecten vaak sneller afgerond en neemt de totale productiviteit toe. Power PDF maakt gebruik van een wereldwijde standaardindeling voor documenten (PDF) en van gangbare revisiefuncties (opmerkingen, annotaties, stempels). Dit maakt soepele revisie mogelijk waarbij alles op één plaats wordt vastgelegd. Gebruikers kunnen digitaal een handtekening of stempel aan documenten toevoegen. Dat scheelt niet alleen tijd, maar er kan ook desgewenst een controlespoor worden gemaakt. Wie digitaal samenwerkt, is minder tijd kwijt aan vergaderingen of telefoongesprekken. Productiever werken Wie documenten moet reviseren en bewerken, kan in een digitale workflow veel productiever werken. Er gaat geen tijd meer verloren met het afdrukken van een werkdocument, het aanbrengen van de vereiste wijzigingen (bewerkingen/annotaties/enzovoort), het opnieuw scannen van het document en het doorsturen naar de volgende stap in het proces. Met een digitale documentworkflow nemen ook de beveiligingsrisico's af omdat er geen vertrouwelijke documenten meer bij de printer blijven rondslingeren.

7 7 Dankzij functies voor samenvoegen en samenstellen kunnen gebruikers documenten met allerlei indelingen tot één PDF combineren. Uitwisseling van documenten en rapporten over hetzelfde onderwerp wordt daarmee veel eenvoudiger. Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden worden bijvoorbeeld omgezet naar één bestand met een universele indeling zoals PDF. De eenvoudige integratie met sites voor cloud-opslag, zoals Dropbox en Evernote, maakt het mogelijk om online flexibel via mobiele apparaten samen te werken. Eenvoudiger documenten reviseren en opmerkingen traceren Projectmanagers en andere medewerkers die veel met documenten werken, willen vaak precies weten wat de verschillen zijn tussen de versies van een document. Met de vergelijkingsfunctie in Power PDF kunnen documentversies worden vergeleken. Zo is snel en eenvoudig te zien wat er in de nieuwe versie is gewijzigd. Als meerdere mensen aan een document werken en opmerkingen of wijzigingen aanbrengen, kan iedere revisor binnen het document een unieke revisie met dezelfde bestandsnaam opslaan. Met Power PDF kunnen gebruikers teruggaan naar vorige versies in het document en vastgelegde opmerkingen, annotaties en wijzigingen controleren. Waardevolle opmerkingen en inhoud uit vorige documentversies gaan dus niet verloren en aangebrachte wijzigingen kunnen worden getraceerd. Veel rendabeler werken Met Power PDF neemt niet alleen de productiviteit van medewerkers toe, ook wordt geld bespaard omdat overbodige kosten voor het afdrukken van documenten voor revisie dalen. Denk hierbij aan papier, toner en afschrijving van printers. Power PDF zorgt voor een digitale interactieve workflow, waarin medewerkers PDF-documenten kunnen delen, bekijken en bewerken zonder dat er allerlei telefoongesprekken en vergaderingen nodig zijn. Stelt u zich eens voor wat de voordelen zijn als u niet meer urenlang hoeft te vergaderen en geen stapels afdrukken meer hoeft te maken van documenten met meerdere pagina's. Teams met mensen die thuis of extern werken, kunnen actief samenwerken, maar dan zonder reiskosten of portokosten voor het verzenden van papieren documenten. Documenten in een gestroomlijnd proces reviseren Projectmanagers en revisoren kunnen hun werkwijze met Power PDF stroomlijnen dankzij de annotatiefuncties en de ingesloten opmerkingen en de integratie met documentmanagementsystemen en services voor cloud-opslag. Met de annotatiefuncties in Power PDF kunnen gebruikers veel productiever werken. Er kunnen duidelijke opmerkingen over documenten worden toegevoegd die anderen kunnen lezen. Met diverse markeringsfuncties kan worden aangegeven dat tekst moet worden ingevoegd of verwijderd. En er kunnen opmerkingen met instructies worden ingesloten. In Power PDF wordt de naam van de auteur van een opmerking of markering bij de annotatie opgeslagen. Hierdoor weten projectmanagers precies wie bewerkingen heeft aangebracht. Als er vragen zijn, beschikken ze dus over een duidelijke spoor dat eenvoudige controle of extra toelichting mogelijk maakt. En dat zorgt weer voor betere communicatie en samenwerking. Power PDF biedt ook integratie met geavanceerde documentmanagementsystemen (DMS), zoals Microsoft SharePoint, OpenText edocs en EMC Documentum of services voor cloud-opslag, zoals Dropbox of OneDrive. Deze systemen zijn voorzien van een algemene gestructureerde repository voor de opslag van documenten, wat toegang en gebruik door externe medewerkers vereenvoudigt. Documentmanagementsystemen bieden handige functies voor het indelen van informatie zodat project- of bedrijfsdocumenten gestructureerd kunnen worden opgeslagen. De revisiegeschiedenis kan eenvoudig worden getraceerd.

8 8 Grotere klanttevredenheid Veel bedrijven, zoals ontwerpstudio's of productiebedrijven, werken met onderaannemers of toeleveranciers. Duidelijke onderlinge communicatie is een kritische succesfactor voor de tijdige afronding van projecten en opdrachten. Power PDF stelt bedrijven en hun leveranciers in staat om onderling te communiceren over opmerkingen, aangevraagde wijzigingen en goedkeuringen. Een betere informatieflow zorgt voor een soepelere projectcyclus, minder miscommunicatie en betere zakelijke relaties. Door digitale uitwisseling van informatie kost de revisie van documenten (en/of een ontwerp) veel minder tijd. Dit helpt om projecten op tijd en binnen budget af te ronden. Eenvoudig samenwerken en de productiviteit verhogen met Power PDF Power PDF is een complete oplossing waarmee teams eenvoudiger kunnen samenwerken. Ook neemt de productiviteit van gebruikers en teams toe. Gebruikers van Power PDF kunnen documenten moeiteloos bekijken, bewerken, markeren en van opmerkingen voorzien. Teams kunnen erop vertrouwen dat documenten beveiligd zijn. Vertrouwelijke gegevens kunnen niet worden gewijzigd en de informatie in documenten kan onderweg niet in verkeerde handen vallen. Dankzij de ingesloten technologie van Dragon Notes kunnen gebruikers snel notities en opmerkingen inspreken zonder één letter te typen. Teams met medewerkers op verschillende locaties kunnen via sites voor cloud-opslag eenvoudig met gedeelde documenten aan de slag. Voor organisaties die met documentmanagementsystemen werken, biedt Power PDF eenvoudige integratie met de belangrijkste DMS-programma's zodat documenten eenvoudig kunnen worden geopend en opgeslagen en versiebeheer mogelijk is. PDF's weergeven, bewerken en uitwisselen Met de krachtige functies van Power PDF is uitwisseling van documenten mogelijk en kunnen teams documenten digitaal bekijken, bewerken en markeren. Opmerkingen worden eenvoudig in het document zelf toegevoegd en kunnen binnen de context worden bekeken. Heeft u toch liever een afdruk op papier? Dan biedt de optie Afdrukken met opmerkingen uitkomst. Hierbij worden opmerkingen in het document afgedrukt zodat tijdens de revisie niet steeds hoeft te worden geschakeld tussen de weergave op het scherm en de afdruk op papier. Met de functie Opmerkingen migreren kan de projectmanager opmerkingen uit meerdere exemplaren van het document samenvoegen in één PDF. Als een document bijvoorbeeld door tien revisoren is gecontroleerd, staan hierdoor alle opmerkingen van alle revisoren op één plaats bij elkaar. In het venster Opmerkingen van Power PDF worden alle opmerkingen en annotaties weergegeven. De projectmanager kan zo in één oogopslag alle opmerkingen met de auteur ervan bekijken, deze goedkeuren of afwijzen en eventuele vragen beantwoorden die een revisor heeft toegevoegd. Ook biedt Power PDF vertrouwde functies voor opmerkingen en markering, zoals tekst markeren, typemachine, tekst onderstrepen, toelichtingen en stempels. Met deze annotatiefuncties is het uiterst eenvoudig om documenten te reviseren en feedback te geven. Met de stempelfunctie kan een revisor snel aangeven dat een document is goedgekeurd. Met behulp van het tijdstempel kan de projectmanager de status traceren. Stempels kunnen ook worden gebruikt om de versie van een document (concept of definitieve versie) en de vertrouwelijkheid aan te geven.

9 9 Documenten beveiligen en de integriteit ervan waarborgen Voor teams is de integriteit van documenten uitermate belangrijk. Met betrekking tot inhoud, opmerkingen en goedkeuringen mogen zich geen risico's voordoen. Zakelijke documenten bevatten vaak vertrouwelijke gegevens en mogen alleen worden gedeeld als ze zijn beveiligd. Bij uitwisseling van documenten is beveiliging op meerdere manieren mogelijk. Documenten kunnen met een wachtwoord worden beveiligd zodat ze alleen door bevoegde revisoren kunnen worden geopend en bewerkt. Vertrouwelijke gegevens in documenten kunnen vóór verspreiding worden zwartgemaakt. Een voorbeeld is een inzageverzoek in het kader van de vrijheid van informatie, waarbij meerdere overheidsinstellingen een document reviseren voordat het aan de aanvrager wordt verstrekt. biedt een groot aantal beveiligingsfuncties voor de uitwisseling van documenten, waaronder een krachtige functie voor zwartmaking. Gebruikers kunnen handmatig gebieden voor zwartmaking markeren of in een document naar specifieke woorden of zinsdelen zoeken om deze voor zwartmaking te markeren. In Power PDF is ook een afleveringsfunctie beschikbaar waarmee documenteigenaren en revisoren een 'beveiligde envelop' kunnen maken en codering en digitale handtekeningen kunnen toepassen om de integriteit van een document onderweg in het netwerk te waarborgen. Documenten kunnen met een openbare sleutel worden gecodeerd zodat ze alleen door de bedoelde ontvangers kunnen worden geopend. Organisaties die werken met Active Directory Rights Management Services (AD RMS) van Microsoft kunnen van de functies van Power PDF voor het beheer van rechten gebruikmaken en aangepaste beveiliging op PDFdocumenten toepassen. Dit garandeert dat alleen bevoegde medewerkers binnen de organisatie de documenten kunnen bekijken, bewerken of opmerkingen kunnen toevoegen. Snel ideeën vastleggen en notities toevoegen met uw stem Omdat de spraakherkenning van Dragon Notes in Power PDF is geïntegreerd, kunnen gebruikers ideeën en opmerkingen rechtstreeks bij PDF-bestanden inspreken. Dit kost veel minder tijd dan typen. Het is een snelle, nauwkeurige en handige manier om nog productiever met PDF's te werken. Toegang tot uw documenten in de cloud Dankzij sites voor cloud-opslag, zoals Dropbox en OneDrive, wordt samenwerken nog eenvoudiger. Teams met medewerkers op verschillende locaties kunnen documenten altijd en overal openen en opslaan, zowel via internet als via apps op ondersteunde mobiele apparaten. Omdat Power PDF rechtstreeks verbinding kan maken met gangbare sites voor cloudopslag, kunnen projectdocumenten snel en eenvoudig worden geopend en opgeslagen, inclusief de bijbehorende opmerkingen en revisiegeschiedenis. Revisiewijzigingen eenvoudig vergelijken Het is mogelijk om een Word-document met een PDF of om twee PDFdocumenten met elkaar te vergelijken om in een oogopslag te zien wat er inhoudelijk is gewijzigd. Ook kunt u verschillende revisies van één PDFdocument vergelijken. Wanneer u documenten digitaal naast elkaar vergelijkt, bespaart dat heel wat tijd en heeft u een duidelijk overzicht van de wijzigingen met markeringen.

10 10 Naleving van beleidsregels met betrekking tot de dossier- en documentcyclus stimuleren Veel bedrijven slaan informatie centraal in documentmanagementsystemen op met het oog op naleving van de archiveringsvereisten en versiebeheer. In een DMS worden ook versies vastgelegd en getraceerd om beheer van de documentcyclus te vereenvoudigen. Power PDF is geïntegreerd met veel gangbare DMS-oplossingen zoals OpenText edocs, EMC Documentum, imanage Work en Microsoft SharePoint. Omdat PDF's in het bestaande documentmanagementsysteem van de gebruiker kunnen worden opgeslagen en van daaruit kunnen worden geopend en bewerkt, verloopt dit proces met Power PDF veel eenvoudiger. Krachtige functies voor het samenstellen van documenten en het maken van PDF's Informatiewerkers en projectmanagers maken vaak gebruik van documenten in allerlei indelingen, zoals Microsoft Word, Excel-spreadsheets of PowerPoint-dia's. Door meerdere bestanden met een verschillende indeling tot één PDF te combineren is revisie, bewerken en goedkeuren van de documenten veel gemakkelijker. Verder kan een geconsolideerd document eenvoudiger worden opgeslagen en geopend. In Power PDF kunt u met de functie Pagina samenstellen een hoofddocument maken om samenwerken en revisie te vergemakkelijken. Pagina's kunnen in een handomdraai worden ingevoegd en verplaatst en dat scheelt heel wat tijd. Verder kunnen in Power PDF meerdere documenten tot één PDF-pagina worden samengevoegd. Weergeven, opmerkingen toevoegen en goedkeuren is bijzonder eenvoudig omdat u in Power PDF snel nieuwe documenten maakt of bestaande documenten naar de PDF-indeling converteert.

11 11 Conclusie Vandaag de dag draait alles om informatie. Medewerkers bij bedrijven, onderwijsinstellingen en overheidsinstanties moeten efficiënt kunnen samenwerken om hun werk goed te doen. Steeds meer mensen zijn een aanzienlijk deel van hun werkdag kwijt aan het bekijken, bewerken of reviseren van documenten. Uit onderzoek blijkt dat medewerkers buitensporig veel tijd besteden aan documentgerelateerde taken, een enorme verspilling van tijd en productiviteit. De oplossing ligt in het gebruik van een gangbare documentindeling en intuïtieve samenwerkingsfuncties waarmee medewerkers rendabel en eenvoudig digitaal documenten kunnen maken, bewerken, reviseren en goedkeuren. Bedrijven profiteren hiermee van hogere productiviteit en lagere kosten en kunnen beter onderbouwde besluiten nemen. is ideaal voor de uitdagingen waarmee informatiewerkers en teams worden geconfronteerd. Het programma zit boordevol functies en is beter geprijsd dan Adobe Acrobat. Met de uitgebreide reeks markeringsfuncties van Power PDF kunnen eenvoudig opmerkingen en annotaties worden toegevoegd, en met de functies voor zwartmaking en digitale handtekeningen is beveiliging van vertrouwelijke gegevens gegarandeerd. Power PDF kan eenvoudig worden geïntegreerd met de huidige services voor cloud-opslag en met toonaangevende documentmanagementsystemen zodat teams kunnen samenwerken en documenten kunnen delen. Met Power PDF krijgen organisaties de revisieen goedkeuringsprocessen onder controle en is de naleving van wet- en regelgeving met betrekking tot beheer van de documentcyclus gewaarborgd.

12 12 Praktische voorbeelden Feedback op een document geven met de functies voor opmerkingen van Power PDF Open een PDF-bestand in Power PDF en ga naar het lint Opmerking. Op dit lint staan meerdere krachtige opties voor opmerkingen, zoals Markeren, Doorhalen en Notitie, evenals diverse tekenfuncties waarmee u duidelijk kunt aangeven wat u van het document vindt. Een sectie in de tekst markeren en een feedbacknotitie met naam en datum toevoegen Klik op de pijl in de knop Markeren en selecteer Markeren. Selecteer met de linkermuisknop het gebied in de tekst dat u wilt markeren. Met de functie Markeren kunt u tekst selecteren en markeren, terwijl u met de functie Markeergebied grafische elementen op een pagina of secties in een gescand PDF-document kunt markeren. Opmerking: De weergave en de gedragingen van opmerkingen kunt u aanpassen via Bestand > Opties > Opmerking > Opmerkingen. Zo kunt u in Power PDF instellen dat gemarkeerde tekst automatisch naar een opmerkingenvenster wordt gekopieerd.

13 13 Als u een notitie met opmerkingen over de gemarkeerde sectie wilt toevoegen met de naam van de auteur en een tijdstempel, selecteert u de knop Notitie op het lint Opmerking. Plaats de notitie bij het gemarkeerde gebied zodat de context ervan voor anderen duidelijk is. Zodra u klaar bent, kunt u het tekstvak sluiten en wordt een notitiepictogram weergegeven. Als u alle opmerkingen wilt bekijken die aan het document zijn toegevoegd, selecteert u het venster Opmerkingen op de werkbalk aan de linkerkant. Wanneer u de opmerkingen van anderen bekijkt, is het ook mogelijk om op een opmerking te reageren. Selecteer hiervoor de opmerking en klik erop met de rechtermuisknop.

14 14 Stempels toevoegen aan PDF-documenten Aan een digitaal PDF-document kunt u een digitale stempel toevoegen. Dit is vergelijkbaar met een gewone stempel die u voor een papieren document gebruikt. Met digitale stempels bespaart u tijd. Ook ontstaat hiermee een digitale voetafdruk met informatie over verificatie, goedkeuring, aanduiding dat een handtekening is vereist, enzovoort. In Power PDF kunt u eenvoudig stempels aan een document toevoegen. Selecteer eerst het venster Stempels op de werkbalk aan de linkerkant. In het venster Stempels kunt u kiezen uit een groot aantal vooraf gedefinieerde stempels, zoals dynamische stempels, juridische stempels of standaardstempels. Dynamische stempels bevatten variabele gegevens, zoals gebruikersnaam en datum/tijd, terwijl de standaardstempels en juridische stempels vast gedefinieerd zijn. Selecteer de gewenste stempel door erop te klikken en sleep deze naar de plaats in het document waar u deze wilt invoegen. In het voorbeeld hieronder ziet u een dynamische stempel waaruit blijkt dat het document is gereviseerd, wie dat heeft gedaan en op welke datum en tijd de stempel is gezet. Het is mogelijk om de grootte van stempels te wijzigen. Klik hiervoor op de stempel, selecteer de hoekgreep en pas de grootte aan, net als bij een tekstvak in Microsoft Word. Als u een stempel wilt verplaatsen, klikt u erop en sleept u de stempel met de muis naar de gewenste plaats. Sla het document op zodra u klaar bent.

15 15 Aangepaste digitale stempels maken Power PDF is een flexibel programma: u maakt eenvoudig aangepaste statische en dynamische stempels. Klik bovenaan het venster Stempels op de pijl naast het plusteken (+). Selecteer Aangepaste dynamische stempel maken. Er wordt een dialoogvenster geopend waarin u de aangepaste stempel kunt maken. Selecteer een sjabloon en vul in de velden de gegevens in die u in de stempel wilt opnemen. U kunt ook opgeven aan welke stempelgroep u de stempel wilt toevoegen. In het voorbeeld hieronder is een stempel gemaakt die het woord Afgewezen bevat, inclusief datum en tijd. Wanneer u op OK klikt, wordt de stempel opgeslagen en in het venster Stempels weergegeven in de groep die u heeft geselecteerd. De stempel is nu klaar voor gebruik.

16 16 Opmerkingen uit meerdere PDF-bestanden in één bestand combineren Het is mogelijk om een document door meerdere mensen te laten reviseren en alle feedback tot één hoofd-pdf samen te voegen zodat deze eenvoudig kan worden bekeken en verwerkt. Geef iedereen eerst toegang tot het originele PDF-bestand en vraag teamleden om het document met hun eigen PDF-software, zoals Power PDF, te reviseren en opmerkingen toe te voegen. Vraag de revisoren om de PDF-versies met annotaties naar u terug te sturen of op een gedeelde locatie op te slaan. Open de verspreide versie van het PDF-document in Power PDF. Selecteer het lint Opmerkingen en klik op de knop Opmerkingen importeren/exporteren. Klik vervolgens in de lijst op Opmerkingen migreren. Klik op de pijl in het veld Bron en selecteer Bestand voor migratie openen. Blader naar het eerste PDF-bestand waaruit u opmerkingen wilt importeren en klik op Openen.

17 17 Klik in het venster Opmerkingen migreren op OK om met de vergelijking te starten. De gemigreerde opmerkingen worden in het originele document weergegeven.

18 18 Voer de bovenstaande stappen opnieuw uit, te beginnen bij de selectie van Opmerkingen migreren in de knop Opmerkingen importeren/exporteren, om opmerkingen uit andere PDF-bestanden te migreren. Ga door totdat u de opmerkingen van alle revisoren hebt verzameld. De gecombineerde opmerkingen worden in het originele PDF-bestand weergegeven. Via het venster Opmerkingen op de werkbalk aan de linkerkant kunt u de opmerkingen eenvoudig doornemen. Samenwerken aan PDF-documenten met Microsoft SharePoint Met Power PDF Advanced profiteert u van rechtstreekse connectiviteit met veelgebruikte documentmanagementsystemen, zoals Microsoft SharePoint. Met behulp van deze systemen kunt u gezamenlijk uitgevoerde revisies van PDF-documenten effectief beheren. Omdat Power PDF Advanced naadloos met SharePoint is geïntegreerd, kunt u eenvoudig PDF-documenten delen en feedback van meerdere revisoren verzamelen. Opmerking: Voor toegang tot deze functie moet u tijdens installatie van het programma de SharePoint-connector selecteren. Selecteer hiervoor de installatiemethode Aangepast wanneer u het programma op een pc installeert, of gebruik de Customization Kit (aanpassingskit) bij een verspreide installatie. Sla eerst de verbindingsinstellingen van de lokale SharePoint-site op in Power PDF Advanced. U opent het venster Verbindingsinstellingen via Bestand > Opties > Connectoren > SharePoint. Hier kunt u uw aanmeldingsgegevens van SharePoint toevoegen en verbinding met het systeem maken. Neem indien nodig contact op met de SharePoint-beheerder voor deze instellingen. Zodra u klaar bent, worden de URL en de naam van de server weergegeven in de lijst met beschikbare SharePoint-sites. U kunt meer SharePoint-sites aan deze lijst toevoegen.

19 19 Als u een document naar de SharePoint-site wilt uploaden zodat anderen het kunnen reviseren en opmerkingen kunnen toevoegen, opent u het document in Power PDF Advanced, gaat u naar het tabblad Connectoren en klikt u op de knop Opslaan naar SharePoint. Als er meerdere SharePoint-sites zijn, selecteert u in het venster Opslaan naar... het pictogram van de site waarmee u verbinding wilt maken en bladert u in SharePoint naar de map waar u het document wilt opslaan. Nadat het document is opgeslagen, kunt u de locatie aan uw collega's doorgeven en hen uitnodigen om het document in Power PDF met behulp van de functies voor opmerkingen te reviseren. Net als bij andere gedeelde platforms kan het document maar door één gebruiker tegelijk worden bewerkt. Wel worden ieders opmerkingen in het document opgeslagen zodat ze kunnen worden bekeken en verwerkt. Als u degene bent die het document in SharePoint reviseert, gebruikt u de opdracht Openen vanuit SharePoint op het lint Connectoren of klikt u op

20 20 Bestand > Openen > SharePoint om naar het bestand te navigeren en het te openen. Het is ook mogelijk om het bestand in SharePoint zelf te openen. Open hiervoor het menu van de opdracht Bestand en selecteer Bewerken in. Bij al deze methoden wordt het document uitgecheckt. In Power PDF kunt u met de functies voor opmerkingen uw wijzigingen markeren of instructies voor het document toevoegen. Klik wanneer u klaar bent op de knop Opslaan op de werkbalk Snelle toegang boven aan het programmavenster. Het gereviseerde document met uw wijzigingen wordt in het origineel opgeslagen en weer op SharePoint ingecheckt.

21 21 Zodra ieder teamlid klaar is met de revisie, zijn alle opmerkingen in hetzelfde document beschikbaar voor verwerking door de projecteigenaar. Documenten vergelijken Er zijn diverse scenario's waarin de functie voor het vergelijken van documenten zeer handig is. Stel dat u iemand heeft gevraagd een PDFdocument te reviseren en bewerkingen in de tekst aan te brengen. Nadat de wijzigingen zijn aangebracht in een programma voor het bewerken van PDF's, zoals Power PDF, ontvangt u het gewijzigde document retour. Met de functie voor het vergelijken van documenten kunt u de wijzigingen terugvinden en bekijken zonder dat u het document helemaal hoeft door te nemen. Of stel dat u samen met iemand anders, zoals een grafisch ontwerper, aan een document heeft gewerkt en hij of zij wijzigingen in het originele document aanbrengt op basis van een PDF-versie met uw opmerkingen. Door de PDF-versies van het nieuwe, bewerkte document en het oudere document te vergelijken kunt u de wijzigingen controleren. Als u twee versies van een document wilt vergelijken, opent u de originele versie in Power PDF. Ga naar het lint Geavanceerde verwerking en klik op de knop Vergelijken.

22 22 Het venster Documenten vergelijken wordt geopend. Geef nu het document op waarmee u het originele document wilt vergelijken. Klik hiervoor in de rechterkolom onder Met (gewijzigd document) op Bladeren. Het venster Openen wordt weergegeven. Blader naar het document dat u wilt vergelijken en klik op Openen. De twee documenten worden nu naast elkaar weergegeven met de originele versie aan de linkerkant en de nieuwe versie aan de rechterkant. De vergeleken documenten kunnen overzichtelijk naast elkaar worden bekeken, maar u kunt ze ook gecombineerd weergeven. De weergave naast elkaar wordt aanbevolen.

23 23 Schakel het keuzerondje Tekstuele verschillen bekijken in om alleen tekstuele wijzigingen in het document weer te geven. Schakel het keuzerondje Visuele en tekstuele verschillen bekijken om zowel tekstuele en grafische wijzigingen als wijzigingen in de lay-out weer te geven. Klik op OK om met de vergelijking te starten. In Power PDF wordt eerst een samenvatting van de vergelijkingsresultaten weergegeven. Scrol omlaag om een vergelijking van de twee versies van het document naast elkaar te bekijken. De gewijzigde secties zijn gemarkeerd zodat u ze meteen kunt controleren.

24 24 Klik hier om de online Help van Power PDF te openen of klik hier om de Power PDF bibliotheek met informatiebronnen te openen voor meer informatie over deze en andere functies. Informatie over Nuance Communications, Inc. Nuance Communications, Inc. is wereldwijd een toonaangevende leverancier van spraak- en taaloplossingen voor bedrijven en consumenten. Dankzij de technologieën, programma's en diensten van Nuance hebben mensen eenvoudiger toegang tot apparaten en systemen. Dagelijks genieten miljoenen mensen en talloze bedrijven van de toepassingen van Nuance, die hun waarde meer dan bewezen hebben. Ga voor meer informatie naar netherlands.nuance.com. Copyright 2016 Nuance Communications, Inc. Alle rechten voorbehouden. Nuance en het Nuance-logo zijn handelsmerken en/of geregistreerde handelsmerken van Nuance Communications, Inc. of zijn dochterondernemingen in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle andere merk- en productnamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van de respectieve bedrijven. NDI_285 NLD, NOV 2016