Transvorm Lean in verzuim. Evident, ontwerpbureau

Transcriptie

1 Herman Evers CV- Sociologie Automatisering Verzekeringen: verzuim, WIA Verzuim, Arbo, Re-integratie, Preventie, Amplitie Hoe zet je Lean in als verbeterproces voor het proces van verzuim, reintegratie naar inzetbaarheid? Wie bent u? Vrouw of man Functie Stecr eigen regie Avans+ (RADI) Casemanagement Let op je woorden!! Ziekteverzuim = arbeidsverzuim Arbeidsverzuim als gevolg van: De zorg voor een ziek kind Vakantie Studie Workshop bij Transvorm Arbeidsongeschiktheid tgv ziekte Verminderd inzetbaar de grenzen van mijn taal zijn de grenzen van mijn wereld Herman Evers CV-2 Continu Verbeteren NPDI Directe, Doorlopende & Duurzame Inzetbaarheid Vernet Active, (ipv verzuimreglement) Lean in verzuim Kennis en gebruik van Lean. Wie kent het begrip Lean? 2. Wie werkt in een organisatie waar in het primaire proces met Lean wordt gewerkt? 3. Wie werkt in een organisatie waar met Lean wordt gewerkt in ondersteunende processen? 4. Wie werkt in een organisatie waar met Lean wordt gewerkt in HR processen? 5. Wie werkt in een organisatie waar met Lean wordt gewerkt in verzuim- re-integratie processen? Lean in het primaire zorgproces Isala, Rode Kruis ziekenhuis, AMC, St. Elizabeth, UMCG, Radboud, GGZinGeest, Icare, Verbeeten, Anthonius

2 Programma 6 basisprincipes van Lean & WAARDE Klant, leverancier en de rol van de werknemer Waardestroom: Verzuimreglement PERFECTIE PULL Waar dan? Waar zie je de stroom Verspillingen Kennis in-zicht van je proces FLOW hoe vaak, hoeveel, hoe snel, hoe goed, hoe duur WAARDESTROOM Begin de dag met het eind voor ogen & WAARDE vertaling klantbehoefte en -waarde waarde: dienst / product auto, fiets, rollator woning met kantoor operatie, medicijn verzekering, uitkering arbeidscontract inzetbare uren PRODUCT / DIENST Huidige situatie PRODUCT / DIENST Huidige situatie SUBS PROCES VAN Waarde (het product of de dienst) wordt doorgaans bepaald vanuit oogpunt van de eindgebruiker (die betaalt) Oefening Klant en Waarde LEVERING ORGANISEREN GRONDSTOF ze hoeven geen producten of diensten an sich Door nauwkeurig te analyseren wat waarde voor de klant betekent, leren we wat de klant als verspilling zal beschouwen CONTINUE VERBETERING behoefte vervoer huisvesting beter worden, herstellen inkomenszekerheid werkzekerheid arbeidsvermogen Klanten zoeken oplossingen voor hun behoeften, Financiering Financiering Handelingen CIZ indicatie ZZP met ZorgOrganisatie Zorgplan en contract Vacature (sollicitant) ArbeidsLeverings overeenkomst afspraken Gewenste situatie vanuit de klant Financiering Handelingen CIZ indicatie ZZP Handelingen CIZ indicatie ZZP met ZorgOrganisatie Zorgorganisatie Zorgplan en contract minder Zorgplan en contract minder oplossing Vacature Vacature (sollicitant) Arbeidsovereenkomst (sollicitant) Arbeidsovereenkomst Een medewerker is leverancier van zijn inzetbare kwaliteiten, die bestaan uit kennis, kunde, karakter (normen&waarden) 2

3 A. Waarde verminderde inzetbaarheid vanuit de klant minder oplossing B. Waarde vanuit de leverancier C C denkt na over haar Conditie. Ze is minder inzetbaar. Context (is het vandaag een werkdag?) Consequenties (Mevr. De, de kinderen, tennismaatjes, haar vriend, etc) C. Waarde vanuit de klant C2,C3 C2 mevr. De (Client) hoort graag van zelf als deze niet kan komen kunnen ze afstemmen hoe lang het duurt misschien kan ik een dagje zonder hulp minder oplossing C3 vertelt mevr. De over haar Collega die haar misschien kan vervangen kan ze de vervanger informeren over mijn behoefte D. Waarde vanuit de organisatie C4,C5 WAARDE (verminderde inzetbaarheid) Waarde vanuit C6 C4 bekijkt de Corveelijst en gaat na wat ze daarvan nog wel kan De lijst met (vensterbank)klussen is lang Voor het werk, voor de cliënt en ook voor thuis C5 neem Contact met haar Coach en vertelt haar plan van aanpak Deze geeft haar een Compliment en vraagt om een kleine Correctie in het plan voert haar eigen plan uit en spreekt af wanneer ze dat morgen evalueren (Plan-Do-Check-Act) eigenaarschap! verminderd inzetbare C medewerker PROCES VAN C2 C4 Werknemer C, C2, C3, C4 C5 C3 HOEVEEL? WIE? Leidinggevende C5 C6 Claimt verlof met doorbetaling (Centen) als werknemer heeft ze het recht een beroep te doen op een soort verlof zoals bijvoorbeeld: zorgverlof, calamiteitenverlof studieverlof, vakantieverlof ouderschapsverlof, adoptieverlof onbetaald verlof ziekteverlof Afhankelijk van de verlofsoort beoordeelt de leidinggevende (ondersteunt door deskundigen) E. waarde verminderde inzetbaarheid vanuit de medewerker Wie is nu de klant? Wat zijn behoefte? Wie is de leverancier? Wat is het product? De / claimt informatie bewijs Arbeidscontracten en verzuimreglementen bieden geen waarde voor de klant. Ze zijn een onvermijdbare verspilling. WAARDE (verminderde inzetbaarheid) eigenaarschap! verminderd inzetbare C medewerker medewerker C6 probleemeigenaarschap? PROCES VAN C2 C4 WERKGEVER loondoorbetaling begeleiding passend werk plan van aanpak interventie C5 C3 HOEVEEL? WIE? VERZUIMPROCES SPECIFIEK -aanvragen - Dag -beoordelen Waardetoevoeging Geen waardeoordeel!! VERZUIM cliënt informeren vervanging regelen werktijden ruilen ander werk doen voor klant claim afwijzen kosten compenseren dmv regres, ZW-, IVAuitkeringen beroep en bezwaar tegen UWV GEEN ziekmelding registreren verzuim doorgeven aan arbodienst loondoorbetaling probleemanalyse en plan van aanpak interventies opschudmoment aanvragen WIA beoordeling melden beroepsziekte 3

4 WAARDESTROMEN Een waardestroom (valuestream) bestaat uit alle activiteiten / processtappen die nodig zijn om de klantwaarde te kunnen creëren en leveren. De klantwaarde wordt geleverd in het! (C-C4) De klantwaarde wordt niet geleverd in het verzuimprotocol! (C6) Sommige processen zijn wettelijk vereist. WAARDESTROOM (valuestream) INPUT PROCES - OUTPUT PER ACTOR EN PROCESSTAP METINGEN AANTALLEN, TIJD WAARDESTROOM = STANDAARD Als iedereen verschillend werkt is het moeilijk verbeteren. Standaardiseren is een voorwaarde om iedere medewerker in staat te stellen het proces te verbeteren. de standaard is de beste werkwijze (tot nu toe) De leidinggevende is een belangrijke pijler om standaardisatie en verbeteren dagelijks vorm te geven. WAARDESTROOM PROCESBESCHRIJVING Het (verzuim)reglement beschrijft de processtappen voor de werknemer, de leidinggevende en de ondersteunende deskundigen Wat moet je doen, hoe moet je dat doen, aan wie geef je wat door wat is de input, is die correct en volledig wat is de bewerking; beoordeling, berekening wat is de output: uitslag, registratie, vraag/opdracht Waardestroom verzuimreglement hoeveel pagina s tekst bevat uw huidige verzuimreglement? is het een visie-/beleidsdocument of een instructie of beiden? Voor wie (welke actoren) is het geschreven? de werknemer de leidinggevende Casemanager HR, bedrijfsarts, arbeidsdeskundige wat staat er centraal? de werknemer de wet verbetering poortwachter en procesgang e en 2 e ziektejaar Burgerlijk wetboek boek 7, titel 0: Arbeidsovereenkomst = levering de klant Werknemer C, C2, C3, C4 SPECIFIEK -aanvragen - Dag - Dag Dag..-.. Frequent verlof aanvragen vakantie Vereiste documenten Leidinggevende C5 -beoordelen -beoordelen Frequent verlof verleend? Beleid, visie, doelen, organisatie, preventie, duurzame inzetbaarheid, eigenaarschap, maatwerk, eigenrisicodrager, risicomanagement, wetgeving, richtlijnen -onderzoek & advies Actueel oordeel PROCESSTAP MINDER INZETBAAR WERKNEMER Nadenken over de oplossing van de gevolgen van verminderde inzetbaarheid. Afspraken vastleggen en terugkoppelen Uitvoeren van de afspraken Werknemer C, C2, C3, C4 LEIDINGGEVENDE Bespreken van de oplossing Aanpassing voorstellen Compliment bedankje NIEUW!!!! PROCESSTAP AANVRAAG ZIEKTEVERLOF WERKNEMER Ziekmelden voor :00 uur bij direct leidinggevende Voorbereiden aanvraag ziekteverlof vragen beantwoorden in App voor :00 uur bellen met direct leidinggevende Registreren in systeem Afspraken verslag naar leidinggevende KLASSIEK LEIDINGGEVENDE Aannemen ziekmelding, Vragen verzuimduur Registreren in systeem NIEUW!!!! Beoordelen informatie mbv beslissingstabel, BW 7:629 Bereken AO% bmv formule Opdracht aan bedrijfsarts voor onderzoek 4

5 WAARDESTROOM in getal kennen Product / dienst Iedere verzuimdag: een product bestaat uit Beoordeling van Recht op loondoorbetaling, sanctie, etc Mogelijkheden Benutting van de mogelijkheden % arbeidsgeschiktheid Actie zoals Vraag aan deskundige (HR, BA, UWV) Opschudding etc. dag actie aantal % mediaan.500 na een week % 5 na twee weken 0 20% 43 probleemanalyse 300 0% 57 plan van aanpak 50 5% 92 langdurige 2% 295 meldingen aan UWV 45,5% 365 opschudmoment,2% ,5% 72 UWV WIAbeoordeling 2 0,4% Product dag : keer per jaar Product dag 2 : keer per jaar Product dag 3 : keer per jaar Product dag 4 :.500 keer per jaar Product dag 43 : 300 keer per jaar Product dag 72 : 2 keer per jaar Met Lean zie je meer waarde Hoeveel procent van alle zijn tussen de e en laatste verzuimdag gedeeltelijk beter/ziek/arbeidsongeschikt? minder dan 5% 5-0% 0-20% 20-33% meer dan 33% WAARDE kennen Arbeidsongeschiktheid % ik kan alle taken normaal vrijdag bijna alle taken donderdag voor de helft dinsdag alweer iets helemaal niets =>UREN OF De benutte waarde De loonwaarde van het uitgevoerde werk woensdag alweer wat meer AG%: de aanwezige waarde in de persoon AO%: de verloren waarde in de persoon Wie berekent de waarde? Hoe wordt de waarde berekend? maandag prognose werknemer: 5 dagen minder inzetbaar Wat is het effect op het verzuimpercentage? WAARDESTROOM in waarde WAARDESTROOM capaciteit bijvoorbeeld Bedrijfsarts dag actie AANTAL % GEEN WEL % (AG) mediaan na een week % % 5 na twee weken 0 20% % 43 probleemanalyse 300 0% % 57 plan van aanpak 50 5% langdurige 2% meldingen aan UWV 45,5% opschudmoment,2% 0 actie aantal betrokken % Min Uur % 0 0 na een week.250 0% na twee weken 0 25% probleemanalyse % 9272 Iedere 6 weken % 365 opschudmoment UWV WIAbeoordeling 2 5% 65% ,5% 6% 72 UWV WIAbeoordeling 2 0,4% % dag PER JAAR Per jaar is.000 uur bedrijfsartscapaciteit nodig, dat is gemiddeld 20 uur per week. Iedere werkdag 4 uur. Het werk is planbaar, dus zijn er geen wachttijden meer nodig. 5

6 VERSPILLING WAARDE NIET VERMIJDBARE VERSPILLING VERSPILLING VERSPILLING( soorten) TOEVOEGING Werk/tijd dat geen waarde toevoegt aan het product, bijv. controles, dubbele bewerking etc: ELIMINEREN ONVERMIJDBAAR werk dat geen waarde toevoegt maar dat gedaan moet worden bijv. wettelijke acties, leidinggeven: REDUCEREN Activiteiten Klant wil alleen hiervoor betalen Waardetoevoegend Verspilling reduceren Verspilling elimineren. fouten, defecten, correcties herstellen voor de klant onaanvaardbaar 2. wachten tot een werkcyclus beëindigd is 3. voorraad teveel grondstoffen of onderhanden werk 4. transport onnodige verplaatsingen 5. beweging onnodige verplaatsingen bijv. op zoek naar materiaal 6. overbewerking werk wordt boven de eisen of verwachtingen van de klant uitgevoerd 7. overproductie meer, eerder, sneller produceren dan gevraagd. talenten onbenut laten Verspilling in verzuim SOORT VERSPILLING FOUTEN DEFECTEN WACHTEN VOORRAAD TRANSPORT NIET VERMIJDBARE VERSPILLING: reduceren RI&E is niet up to date Geen AG% berekend Deskundigen Oordeel UWV Arbeidsovereenkomst met vast aantal uren naar UWV voor WIAbeoordeling VERSPILLING: elimineren Bedrijfsongeval, arbeidsgerelateerd, AG% niet goed berekend, Claim niet afkeuren, UWV-loonsanctie, geen sancties bij nalatigheid werknemer medische informatie vastleggen wachten op de bedrijfsarts SMO/SMT arbocontract abonnement aantal uren per jaar naar de bedrijfsarts Verspilling in verzuim SOORT VERSPILLING BEWEGEN OVERPRODUCTIE OVERBEWERKING TALENTEN ONBENUT NIET VERMIJDBARE VERSPILLING: elimineren VERSPILLING: reduceren leidinggevende maakt verslag PMO voor alle medewerkers Plan van aanpak 42 e weeks melding zoeken naar gegevens of protocol, afstemmen verzuim en P-systeem standaard huiscontrole, altijd probleemanalyse bij 6 e week verzuimreglement bij indiensttreding, veel te dik verzuimreglement, dubbele registratie medewerker niet probleemoplosser, geen plan van frequent verzuimer, geen passend werk, niet gebruiken van Lean in een Leanorganisatie Vroeger was alles.. Je kreeg toen het verzuimreglement als je het niet nodig had Als je het verzuimreglement wel nodig had kon je het niet vinden Als je het verzuimreglement dan las kreeg je veel meer informatie dan je nodig had Nu krijgen we alleen de noodzakelijke informatie als we t nodig hebben CONTINU VERBETEREN Altijd een doel voor ogen Uiteindelijk doel van doel VERZUIMproces? van Lean? Perfectie bereik je nooit het is het streven om continu te verbeteren en dus continu vooruit te gaan richting perfectie Hoe kun je dat beïnvloeden en organiseren? 52 door Visie / true north naar de Uitdaging over ± 3 jaar via Doeltoestanden ± 3 maanden stapsgewijs door de Obstakels heen vanuit de Huidige toestand. waardetoevoeging in ieder proces-stap 2. zonder fouten 3. respect en veiligheid voor mensen 4. hoogste kwaliteit 5. laagste kosten 6. kortste doorlooptijd 7. x productie (enkelstuks vraag). vraaggestuurd, in volgorde en op order 6

7 Gestructureerd werken met behulp van een gedragsroutine (Kata) als Verbetermodel Eindig bij het begin INSTRUCTIE INVULLEN PDCA PDCA cycli registratie Begrijp de Huidige Toestand Vastleggen volgende Doeltoestand PDCA Richting Doeltoestand?! Doel Toestand DT HT Proces:Korte omschrijving van het proces waarin je de verandering aanbrengt Leerling: jouw naam Coach:je leidinggevende? PLAN Datum, stap & meting DO Wat gebeurt er? beschrijf hier SMART: -wat je gaat doen, -- wat je verwacht dat er gaat gebeuren -wanneer en -hoe je het gaat meten Voer de geplande verbetering uit in een gecontroleerde proefopstelling. CHECK meet en vergelijk Wat gebeurde er werkelijk? Beoordeel het plan en de uitvoering, bespreek de scores en analyses vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen. noteer hier wat er gebeurt EXPERIMENT Begrijp de Richting Eén obstakel namelijk:. Noteer hier één obstakel wat er in de weg zit om je doel te bereiken ACT Wat hebben we geleerd? Bijstellen van de standaard aan de hand van de gevonden resultaten en verkregen inzichten. Dagstart Bespreken van beëindigde Is er waarde gevonden tussen e en laatste verzuimdag Transparantie : grafieken! Richting Successen vieren PDCA Doeltoestand STAPSGEWIJS VERBETEREN VAN PROCESSEN?! DT STAPSGEWIJS VERBETEREN VAN PERSONEN HT Eindig bij het begin Benutting van talenten zichtbaar maken Ook verspillingen tonen en belonen Dank u wel en tot ziens Hoe zet je Lean in als verbeterproces voor het proces van verzuim, reintegratie naar inzetbaarheid? Driedaagse training LEAN in verzuim Heeft u wel eens Lean gedacht over verzuim? Wij wel. We gebruiken Lean om bedrijfskundig naar de processen van verzuim, re-integratie en preventie te kijken. Dat sluit aan bij de taal van het primaire proces. Alle re-integratieactiviteiten worden opnieuw bekeken vanuit waardetoevoeging voor de klant. Dat is volgens onze Eigen regie op zijn best. Deze driedaagse training Lean in verzuim biedt u een gedegen basis om het gedachtegoed van Lean toe te passen op de processen van verzuim, re-integratie en preventie. U leert ervoor te zorgen dat er in uw verzuimproces plaats is voor de klant en waarde. Lean helpt u om alle benodigde activiteiten in deze processen te stroomlijnen waarbij verschillende soorten verspilling worden opgespoord. En met de aangescherpte privacywetgeving van het CBP in het achterhoofd levert Lean ook een belangrijke bijdrage aan het demedicaliseren. Na afloop heeft u een verbeterplan met concrete inzichten en toepassingen om direct een verbeterproces te starten. Lean is ook gericht op continue verbetering van processen. In deze training leert u dat dit ook uitstekend past bij het continu verbeteren van de inzetbaarheid van medewerkers. Herman Evers herman.evers@evident-bv.nl Gedurende de drie dagen werkt u aan een portfolio. Daarin verzamelt u alle behandelde aspecten van Lean met behulp van uw bedrijfseigen situatie en die van uw medecursisten. We gebruiken een meta-aanpak voor stapsgewijze verbetering zodat de werkwijze wordt geborgd (bekend als de verbeterkata). Uw uitgangspunt wordt: alleen die activiteiten die voor de werkgever toegevoegde waarde leveren in het realiseren van optimaal inzetbare medewerkers worden ingezet. Onderwerpen die zeker aan bod komen De basisprincipes van Lean Wie is de klant? Voor wie doe je het? Wat is zijn behoefte? Wie is eigenaar van verzuim en (verminderde) inzetbaarheid? Wat is de toegevoegde waarde van iedere betrokken actor? Is sprake van een pull benadering en flow of is er vooral push en verstoring te zien? Welke vormen van verspilling zijn er te zien in het verzuim- en re-integratieproces? Hoe kun je processen en personen continu verbeteren vanuit denken in toegevoegde waarde? Hoe coach je leidinggevenden en medewerkers in dit proces? 6, 20 september 4 oktober 207 Belangrijke informatie De driedaagse training Lean in verzuim wordt verzorgd door ervaren trainers van DEXIS Arbeid en Evident. Data, locatie: januari, en 5 februari 207 ( uur), Utrecht Doelgroep: HR Adviseur, case manager, bedrijfsarts, arbeidsdeskundige, A&O deskundige Prijs:.450,- excl. BTW, inclusief cursusmateriaal en de boeken Activeringsgesprekken, verzuim is ook gedrag van leidinggevenden, 204 Verzuim is uit, Activering is in, 202 De kleine Lean voor dummies, 205 Accreditatie: Geaccrediteerd door AbSg voor bedrijfsartsen voor punten (nr ) Waardering Hobéon SKO-A&O voor 3 punten, SKO-AH en SKO-VK voor punt Geaccrediteerd door NVVA voor AD voor 5 punten Certificaat: U ontvangt een certificaat indien u alle dagen heeft gevolgd Aanmelden: Via gaston.dollevoet@dexisarbeid.nl, Via Herman.Evers@Evident-bv.nl,