Reglement inzake registratie en bescherming van ledengegevens

Transcriptie

1 Versie 8 (2 augustus 2007) pagina: 1 Reglement inzake registratie en bescherming van ledengegevens FNV Bondgenoten is een vereniging van bijna een half miljoen leden. FNV Bondgenoten registreert en bewerkt gegevens van deze leden, ex-leden, potentiële leden en kaderleden. In het Ledenstatuut van 1998 heeft FNV Bondgenoten regels opgenomen betreffende de registratie en bescherming van ledengegevens. Inmiddels heeft de praktijk inzake de registratie van ledengegevens zich verder ontwikkeld en is met de invoering van de Wet Bescherming Persoonsgegevens de wetgeving aangepast. Dit is voor FNV Bondgenoten aanleiding om de regeling inzake registratie van ledengegevens en de bescherming daarvan opnieuw onder ogen te zien en vast te leggen in onderstaand reglement. Hierbij is rekening gehouden met de omstandigheid dat de wet gegevens omtrent vakbondslidmaatschap beschouwt als gegevens van bijzondere aard, welke extra beschermd dienen te worden. Dit reglement is op 22 september 2006 vastgesteld door de bondsraad. Paragraaf I: Algemene Bepalingen Artikel 1: Begripsbepalingen In dit reglement wordt in aansluiting bij en in aanvulling op de Wet Bescherming Persoonsgegevens verstaan onder: a. de wet: de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP), zoals gepubliceerd in het Staatsblad 2000, nummer 302; b. het reglement: dit reglement; Uitvoeringsbesluit: een door de algemeen directeur ingevolge dit reglement te nemen besluit; c. c.1. persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerd of identificeerbare natuurlijke persoon; c.2. ledengegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerd of identificeerbare natuurlijke persoon, die lid is, lid geweest is, potentieel lid of kaderlid is van FNV Bondgenoten; d. verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in elk geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, wijzigen, gebruiken, verspreiden, beschikbaar stellen, verbinden, beschermen en vernietigen van gegevens;

2 Versie 8 (2 augustus 2007) pagina: 2 e. bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op meerdere personen; f. verantwoordelijke: de rechtspersoonlijkheid bezittende vereniging FNV Bondgenoten, gevestigd te Utrecht; g. g.1. lid: een natuurlijk persoon, die lid is van FNV Bondgenoten; g.2. ex-lid: een natuurlijk persoon, die lid geweest is van FNV Bondgenoten, dan wel een van de rechtsvoorgangers van FNV Bondgenoten; g.3. potentieel lid: een natuurlijk persoon, die belangstelling heeft getoond voor het lidmaatschap van FNV Bondgenoten; g.4. kaderlid: een lid van FNV Bondgenoten met een onbezoldigde functie in of namens de bond.; h. betrokkene: een lid, oud lid, potentieel lid of een kaderlid van wie gegevens verwerkt worden; i. bewerker: een derde persoon, die niet in dienst van FNV Bondgenoten werkzaam is, die ten behoeve van FNV Bondgenoten ledengegevens verwerkt; j. beheerder: degene, die in dienst van FNV Bondgenoten werkzaam is en ten behoeve van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de verwerking van de persoonsgegevens, de juistheid van de gegevens alsmede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens; k. gebruiker: degene, die in dienst van FNV Bondgenoten werkzaam is en die ten behoeve van de verantwoordelijke bevoegd is ledengegevens te verwerken; l. ontvanger: degene, die in dienst van FNV Bondgenoten werkzaam is, dan wel kaderlid is en die bevoegd is van ledengegevens in enig bestand kennis te nemen; m. technische werkzaamheden: het uitvoeren van werkzaamheden welke verband houden met onderhoud, verbetering of reparatie van apparatuur en programmatuur; n. verstrekken van ledengegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van ledengegevens; o. bijzondere gegevens: gegevens zoals bedoeld in art. 16 van de WBP.

3 Versie 8 (2 augustus 2007) pagina: 3 p. College Bescherming Persoonsgegevens (CBP): de instantie die namens de Nederlandse overheid belast is met het toezicht op de wet. Artikel 2: Reikwijdte Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van gegevens van leden, ex-leden en potentiële leden van FNV Bondgenoten en de rechtsvoorgangers daarvan, welke gegevens in een bestand zijn opgenomen, alsmede op de daaraan ten grondslag liggende documenten, welke in een bestand zijn opgenomen. Artikel 3: Verantwoordelijke De algemeen directeur van FNV Bondgenoten treedt in deze op namens de verantwoordelijke. Paragraaf II: Registraties en gegevens Artikel 4: Rechtmatige grondslag van de verwerking De rechtmatige grondslag van de verwerking is gelegen in het gerechtvaardigd belang van FNV Bondgenoten bij: a. de uitvoering van de rechten en plichten, verbonden aan het lidmaatschap; b. de individuele belangenbehartiging; c. collectieve belangenbehartiging; d. ledenwerving en ledenbehoud; e. de communicatie met betrokkenen; f. de informatievoorziening aan betrokkenen; g. de ontwikkeling van de vakbondsactiviteiten en werkzaamheden en de deelname daaraan resp. de betrokkenheid van de leden, oud leden, potentiële leden of kaderleden daarbij; h. de overige dienstverlening aan betrokkenen. Wanneer deze grondslag ontbreekt, dan is de rechtmatige grondslag gelegen in de ondubbelzinnige toestemming van betrokkene. Artikel 5: Registraties en systemen Met het oog op de hierboven genoemde doelstellingen, maakt FNV Bondgenoten gebruik van systemen voor de registratie van gegevens betreffende : a. namen en gegevens ter identificatie van leden (bondsnummer, geslacht en geboortedatum): b. adressen en contactgegevens (telefoonnummer en adres) van de leden;

4 Versie 8 (2 augustus 2007) pagina: 4 c. het lidmaatschap, de contributiegegevens, het einde van het lidmaatschap; d. de arbeidsgegevens van leden (naam werkgever, functie); e. kaderlidmaatschappen; f. cursussen die leden hebben gevolgd of willen volgen; g. jubilea; h. deelname aan activiteiten en (stakings-)acties; i. abonnementen van leden op bepaalde publicaties; j. correspondentie van/aan betrokkenen (schriftelijk en/of digitaal); k. (onkosten)vergoedingen van en aan leden en kaderleden; l. verstrekte faciliteiten aan leden en kaderleden; m. gegevens die betrekking hebben op vragen, problemen, kwesties en/of (rechts)zaken van leden in het kader van de individuele dienstverlening; n. aanmelders van nieuwe leden; o. klachten van betrokkenen over FNV Bondgenoten betreffende verenigingsaangelegenheden, beleid en/of dienstverlening. Artikel 6: Doelstelling van de registraties In Uitvoeringsbesluit 1 Ledenregistraties en doelstellingen wordt opgenomen ten behoeve van welke doelen als genoemd in art. 4 de hierboven genoemde registraties zijn aangelegd. Artikel 7: Beheer van registraties In Uitvoeringsbesluit 2 Verantwoordelijken voor het beheer van ledengegevens wordt opgenomen welke functionarissen van FNV Bondgenoten door de verantwoordelijke zijn aangesteld voor het beheer van de ledengegevens. Artikel 8: Verwerven van gegevens De te verwerken gegevens worden verkregen van of namens betrokkene, dan wel van degene die belast is met het verwerken van de betrokken gegevens. Artikel 9: Gegevens In de verschillende registraties worden ten hoogste de volgende categorieën van gegevens verwerkt, zoals opgenomen in Uitvoeringsbesluit 3 Ledenregisters FNV Bondgenoten. Artikel 10: Verwijderen van gegevens Ledengegevens worden bewaard volgens de termijnen zoals genoemd in Uitvoerinsgsbesluit 4 Bewaartermijnen van ledengegevens.

5 Versie 8 (2 augustus 2007) pagina: 5 Paragraaf III: Het beheer, de toegang tot en het verstrekken van gegevens Artikel 11: Aanwijzing van beheerders, gebruikers en ontvangers a. Aanwijzing door verantwoordelijke De verantwoordelijke wijst per registratie de beheerder, de gebruikers en de ontvangers aan. Deze aanwijzing wordt in Uitvoeringsbesluit 5 Gebruikers en ontvangers van ledengegevens vastgelegd. b. Toegang tot gegevens Uitsluitend de beheerder en de door de beheerder aangewezen gebruikers hebben rechtstreeks toegang tot de gegevens, een en ander met het oog op de dagelijkse zorg voor en het goed functioneren van de verwerking en met het oog op de uitvoering van de taken en verantwoordelijkheden van deze functionarissen. De ontvangers hebben slechts rechtstreeks toegang tot gegevens teneinde daarvan kennis te nemen. c. Het verstrekken van persoonsgegevens Ledengegevens uit enige registratie mogen slechts aan andere functionarissen of kaderleden dan wel de terzake van die registratie aangewezen beheerder, gebruikers of ontvangers worden verstrekt, indien zulks naar het oordeel van de aangewezen beheerder noodzakelijk is voor de uitoefening van de taak van die andere functionarissen of kaderleden. Artikel 12: Geheimhouding a. De functionarissen en kaderleden, bedoeld in het vorige artikel sub a en sub c zijn gehouden tot geheimhouding van de ledengegevens, waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. Het is hen niet toegestaan de gegevens voor andere doeleinden te gebruiken dan uit hun taak voortvloeit. Het is hen evenmin toegestaan om verkregen ledengegevens onder te brengen in een bestand dat niet onder de werkingssfeer van dit reglement valt en waarop de organisatorische en technische maatregelen als bedoeld in artikel 15 niet van toepassing zijn. b. Technische werkzaamheden

6 Versie 8 (2 augustus 2007) pagina: 6 Personen, die belast zijn met de uitvoering van technische werkzaamheden, zijn gehouden tot geheimhouding van alle persoonsgegevens, waarvan zij kennis hebben kunnen nemen. Voor werknemers van FNV Bondgenoten geldt terzake het privacy-protocol inzake en internet. Artikel 13: Het verstrekken van gegevens aan bewerkers Aan bewerkers kunnen bestanden van gegevens onder de navolgende voorwaarden worden verstrekt: - indien dat geschiedt met het oog op een bewerking, welke verenigbaar is met de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verkregen; - indien dat geschiedt in het kader van een nauw omschreven opdracht van FNV Bondgenoten aan de bewerker; - indien de bewerker ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer een desbetreffend protocol een model daarvoor wordt uitgewerkt in Uitvoeringsbesluit 6 Protocol ten behoeve van een bewerker van ledengegevens van FNV Bondgenoten schriftelijk heeft aanvaard. Artikel 14: Verdere verwerking van gegevens De te verwerken gegevens zullen slechts worden verwerkt op een wijze die niet onverenigbaar is met de rechtmatige grondslag van de verwerkingen en de doeleinden, waarvoor zij zijn verkregen. Daarbij zal rekening worden gehouden met de verwantschap van de doeleinden, de aard van de gegevens en de waarborgen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Gegevens mogen verder worden verwerkt indien dat noodzakelijk is ter nakoming van den wettelijke verplichting van de verantwoordelijke of wanneer dat geschiedt met ondubbelzinnige toestemming van het lid. Paragraaf IV: Plichten van de verantwoordelijke en de beheerder Artikel 15: Plichten van de verantwoordelijke en de beheerder a. de verantwoordelijke draagt zorg voor regels, het opstellen voor de technische en organisatorische beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens en doet deze richtlijnen toekomen aan de beheerders. b. de beheerder doet deze regels, voorzien van verdere uitvoeringsinstructies, toekomen aan degenen die onder zijn leiding belast zijn met het dagelijks beheer en de gebruikers. De beheerder treft voorts de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de gegevens.

7 Versie 8 (2 augustus 2007) pagina: 7 c. de verantwoordelijke draagt zorg voor een regelmatige scholing van beheerders en gebruikers teneinde te bevorderen dat deze op de juiste wijze omgaan met de processen van gegevensverwerking, dat zij de daarvoor geldende regels kennen en naleven en hun eigen rol en verantwoordelijkheid daarin begrijpen. Artikel 16: Informatieplicht De verantwoordelijke deelt betrokkene voor het verkrijgen van zijn identiteit de verwerking mee, alsmede de doeleinden van de verwerking, waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte is. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat leden, ex-leden en potentiële leden geïnformeerd worden over dit reglement en de daarin opgenomen rechten van betrokkenen. Paragraaf V: Rechten van betrokkenen Artikel 17: Informatierecht Op verzoek van betrokkene zal de verantwoordelijke betrokkene tijdig en volledig informeren over het doel van de verwerking, alsmede de naam en het werkadres van de beheerder. Artikel 18: Recht op inzage en kennisneming van gegevensverstrekking a. De beheerder deelt eenieder op diens schriftelijk verzoek zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of aan hem betreffende persoonsgegevens worden verstrekt. b. Indien dat het geval is stelt de beheerder desverlangd aan de betrokkene uiterlijk binnen 4 weken na ontvangst van een schriftelijk verzoek, een volledig overzicht van de persoonsgegevens, met daarbij inlichtingen over de herkomst van de gegevens, beschikbaar. c. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dat vereist, worden de gegevens in een andere dan de schriftelijke vorm beschikbaar gesteld, welke andere vorm voldoet aan het gewichtig belang. d. De beheerder draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker. e. De beheerder kan weigeren aan een verzoek te voldoen voor zover dat noodzakelijk is in verband met:

8 Versie 8 (2 augustus 2007) pagina: 8 opsporing en vervolging van strafbare feiten, een gewichtig belang van anderen dan de verzoeker, de verantwoordelijke daaronder begrepen.

9 Versie 8 (2 augustus 2007) pagina: 9 Artikel 19: Recht op correctie, aanvulling en verwijdering a. De beheerder zal op schriftelijk verzoek van betrokkene de verwerkte persoonsgegevens verbeteren, aanvullen of verwijderen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet terzake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift of dit reglement worden verwerkt. Het verzoek behelst een opgave van de aan te brengen wijzigingen. b. De beheerder bericht de verzoeker uiterlijk binnen 8 weken na ontvangst van het verzoek of en in hoeverre aan het verzoek wordt voldaan. Een weigering wordt met redenen omkleed. c. De beheerder draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. d. De beheerder informeert degene(n) die hij in het jaar voorafgaande aan de verbetering, aanvulling of verwijdering gegevens heeft verstrekt over deze verbetering, aanvulling of verwijdering, tenzij de verzoeker te kennen geeft daar geen prijs op te stellen. De beheerder doet de verzoeker een opgave van degene(n) die hij informeert. Artikel 20: Recht van verzet a. De betrokkene kan te allen tijde bij de beheerder schriftelijk bezwaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens in verband met bijzondere persoonlijke omstandigheden. b. Binnen 4 weken na ontvangst van het verzet beoordeelt de beheerder of dit gerechtvaardigd is. c. Indien het verzet gerechtvaardigd is, treft de beheerder maatregelen om de verwerking van de betreffende gegevens te beëindigen. d. Indien het verzet niet gerechtvaardigd is, deelt de beheerder dat schriftelijk en onder opgave van redenen mee aan de verzoeker. Paragraaf VI: Toezicht en klachten Artikel 21: Toezicht Het CBP is op grond van de wet bevoegd toe te zien op naleving van de wet en van dit reglement.

10 Versie 8 (2 augustus 2007) pagina: 10 Artikel 22: Klachtprocedure Elke betrokkene heeft het recht schriftelijk bij de verantwoordelijke een klacht in te dienen tegen de wijze waarop dit reglement wordt uitgevoerd en tegen een beslissing op grond van de artikelen18,19 en 20. a. De verantwoordelijke reageert zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 8 weken na ontvangst schriftelijk en met redenen omkleed op de klacht. b. De betrokkene kan zich bij de indiening en behandeling van de klacht laten bijstaan. c. De verantwoordelijke kan het advies van het CBP inwinnen. d. Indien de verantwoordelijke de klacht geheel of gedeeltelijk ongegrond verklaart, kan betrokkene zich wenden tot de Beroepsinstantie van FNV Bondgenoten. Bij de afwijzing van de klacht informeert de verantwoordelijke de betrokkene over die mogelijkheid. e. Indien de verantwoordelijke oordeelt dat de klacht geheel of gedeeltelijk gegrond is, dan beslist hij het verzoek van betrokkene te honoreren en/of zorg te dragen voor een correcte wijze van uitvoering van dit reglement en de niet correcte uitvoering te stoppen en zo mogelijk te herstellen en/of betrokkene een vergoeding toe te kennen voor de materiele en/of immateriële schade. Paragraaf VII: Overige en slotbepalingen Artikel 23: Onvoorzien In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de verantwoordelijke. Artikel 24: Publicatie Dit reglement ligt voor eenieder ter inzage op het hoofdkantoor en op alle regiokantoren van FNV Bondgenoten. Artikel 25: Vaststelling en wijziging Dit reglement is op voorstel van het Hoofdbestuur op 22 september 2006 vastgesteld door de bondsraad van FNV Bondgenoten. De bondsraad is bevoegd dit reglement op voorstel van het hoofdbestuur te wijzigen of in te trekken.

11 Versie 8 (2 augustus 2007) pagina: 11 De uitvoeringsbesluiten, als genoemd in dit reglement worden vastgesteld en gewijzigd door de algemeen directeur van FNV Bondgenoten. In geval van strijdigheid tussen dit reglement en het bepaalde in een Uitvoeringsbesluit geldt het bepaalde in het reglement. Artikel 26: Inwerkingtreding en citeertitel Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2007 Dit reglement kan worden aangehaald als : Privacy-reglement Ledengegevens

12 Versie 8 (2 augustus 2007) pagina: 12