BESCHRIJVEND DOCUMENT

Transcriptie

1 BESCHRIJVEND DOCUMENT Europese aanbesteding volgens de openbare procedure m.b.t. Catering Nummer: EA0059EU Status: Versie 1.0 Datum:26 oktober

2 Inhoud Inleiding Organisatie en aan te besteden opdracht Aanbestedingsprocedure Percelen Beschrijving opdrachtgever Beschrijving en doel van de aanbesteding Beschrijving van de overeenkomst Contractpartij en contactpersonen Klachtenafhandeling Planning Inschrijvingsprocedure Inlichtingen/Schouw Wijze van aanbieden inschrijving Voorwaarden en procedurele aspecten Beschrijvend document Contact en stellen van vragen Voorwaarden aan Inschrijving Inschrijven in samenwerking met andere ondernemingen Inschrijven als samenwerkingsverband. (voorheen combinatie) Inschrijven als hoofdaannemer met onderaannemer(s) Inschrijven met gegevens van derden Informatie over verplichtingen Inschrijvers Eisen aan de Inschrijver Uitsluitingsgronden U1: Uniforme Eigen Verklaring Geschiktheidseisen (E) E1: Beroepsaansprakelijkheid E2: Ervaring van de Inschrijver E3: Certificeringen van de Inschrijver E4: Eisen aan de maatregelen inzake milieubeheer Uitsluiting van uw Inschrijving en bewijsstukken Beoordelings en gunningsprocedure Beoordelingsprocedure Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 2 van 62

3 4.1.1 Voldoen aan de gestelde eisen Beoordeling op basis van de gunningscriteria Gunningscriterium Kwaliteit: beschrijving van de subcriteria en toelichting Gunningscriterium Prijs Gunningsprocedure Bijlagen Bijlage 1A Eigen Verklaring Bijlage 1B Referentieverklaring Bijlage 2 Verklaring van Inschrijving Bijlage 3 Calculatieblad Bijlage 4 Programma van Eisen Bijlage 5 Protocol Social Return Bijlage 6 Concept overeenkomst Bijlage 7 Algemene bepalingen A, B, C Bijlage 8 Overzicht aanwezige apparatuur keuken Bijlage 9 Informatie koffieautomaten Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 3 van 62

4 Inleiding Voor u ligt het beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding voor de Catering. Deze aanbesteding heeft tot doel het verkrijgen van een nieuw contract voor de Catering. In dit beschrijvend document wordt verder toegelicht welke diensten binnen de werking van de te sluiten overeenkomst vallen. Daarna wordt de procedure van de aanbesteding, de voorwaarden en uitgangspunten voor deelname aan de aanbestedingsprocedure en de geëiste geschiktheid van partijen beschreven. Deze aanbesteding wordt elektronisch uitgevoerd via het TenderNed aanbestedingsplatform. Zie voor meer informatie: LET OP: Tenderned maakt sinds 20 december 2014 gebruik van eherkenning voor het registeren van ondernemingen. Vanaf 1 juli is inloggen en registreren met eherkenning ook verplicht voor alle gebruikers van ondernemingen. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 4 van 62

5 1 Organisatie en aan te besteden opdracht 1.1 Aanbestedingsprocedure De aanbesteding vindt plaats volgens de Europese openbare procedure conform het gestelde in artikel 2.26 van de Aanbestedingswet 2012, overeenkomstig de EU-richtlijn 2014/18/EG inzake de plaatsing van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten. De Europese drempelwaarde van ,- zoals die voor Avalex geldt bij overheidsopdrachten voor diensten, wordt naar verwachting overschreden. De opdracht wordt daarom Europees aanbesteed. 1.2 Percelen De aanbesteding is niet opgedeeld in percelen. Het niet uitsplitsen van de activiteiten leidt, zo heeft de ervaring geleerd, niet tot een beperking van het aantal mogelijke aanbieders. De markt is gewend hiervoor zo nodig een samenwerking te zoeken. Er vindt geen splitsing plaats per locatie, omdat dat enerzijds hierdoor de mogelijkheid voor de opdrachtnemer bestaat om personeel flexibel tussen de locaties in te zetten en voor de opdrachtgever die veel beheers voordelen oplevert. Ook is op deze manier de opdracht interessanter voor inschrijvers, terwijl het geen beperking oplevert voor het MKB. 1.3 Beschrijving opdrachtgever Het Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex is in het jaar 2001 voortgekomen uit de reinigingsdiensten van de gemeenten Rijswijk, Leidschendam en Voorburg (laatstgenoemden thans Leidschendam-Voorburg). De Gemeenschappelijke Regeling is opgericht op grond van de raadsbesluiten van de gemeenten Leidschendam, d.d. 10 januari 2000, Rijswijk, d.d. 21 december 1999 en Voorburg, d.d. 23 december Provinciale goedkeuring is verleend op 20 maart De thans vigerende Gemeenschappelijk Regeling is door het Dagelijks Bestuur vastgesteld op 14 september Het bedrijf heeft de rechtsvorm van een Gemeenschappelijke Regeling op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. De deelnemers zijn sinds 1 januari 2010 de volgende Gemeenten: Delft; Leidschendam-Voorburg; Midden Delfland; Pijnacker-Nootdorp; Rijswijk; Wassenaar. Avalex is in het kader van deze aanbestedingsprocedure de aanbestedende dienst. 1.4 Beschrijving en doel van de aanbesteding De wens van Avalex is om voor de catering één (1) opdrachtnemer te contracteren met als doel het op de economisch meest voordelige wijze laten plaatsvinden van de catering op de locaties. Avalex heeft meerdere locaties waarvan twee locaties zijn uitgerust met een bedrijfsrestaurant. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 5 van 62

6 Naam Avalex Regionaal Reinigingsbedrijf Bezoekadres Laan van s Gravenmade BD Den Haag Schieweg AL Delft Postadres Postbus BK Den Haag Open van maandag t/m uur t/m uur t/m uur vrijdag Openingstijden restaurant uur uur uur uur Totaal aantal medewerkers Aantal verstrekkingsdagen Gemiddeld aantal lunchgebruikers per dag Restaurant 1e etage Begane grond Aantal zitplaatsen Distributiesysteem Lijnbuffet, selfservice Lijnbuffet, selfservice Afruimmethodiek Afruimbalie Afruimbalie Frisdrankautomaat eigendom van Avalex wordt bijgevuld door leverancier en niet de cateraar Kantine Kantine 1.5 Beschrijving van de overeenkomst De beoogde ingangsdatum van de overeenkomst is 1 april De overeenkomst zal gesloten worden voor een periode van twee (2) jaar. De opdrachtgever heeft het recht de overeenkomst twee (2) keer met één (1) jaar te verlengen. Het is de intentie van opdrachtgever tot genoemde verlengingen te komen wanneer er geen tekortkomingen in de dienstverlening zijn geconstateerd, of wanneer tekortkomingen naar tevredenheid van de opdrachtgever binnen de overeengekomen termijn zijn hersteld, en er voldoende passende maatregelen zijn genomen om herhaling te voorkomen. Verlenging gebeurt stilzwijgend, tenzij de opdrachtgever uiterlijk drie (3) kalendermaanden voor het einde van de lopende contractperiode schriftelijk aan de opdrachtnemer bericht geen gebruik te zullen maken van de mogelijkheid tot verlenging. 1.6 Contractpartij en contactpersonen De contractpartij is de Gemeenschappelijke Regeling Avalex, in deze vertegenwoordigd door haar Directeur. Ten behoeve van deze aanbestedingsprocedure is een projectgroep ingesteld, welke bestaat uit vertegenwoordigers van Avalex. Deze projectgroep is belast met het voorbereiden van de aanbestedingsstukken en het procedureel uitvoeren van de Europese aanbesteding. Daarnaast is er een beoordelingscommissie (minimaal 3 personen), welke de inschrijvingen zal beoordelen. Alle vragen en correspondentie dienen tot het moment van definitieve gunning via onderstaande contactpersonen te verlopen. Zie ook paragraaf van dit beschrijvend document. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 6 van 62

7 Avalex Contactpersoon Charles Hartgers Functie Adviseur inkoop Telefoonnummer adres TenderNed Voor technische vragen over het aanbestedingsplatform Contactpersoon Servicedesk TenderNed Telefoonnummer adres 1.7 Klachtenafhandeling Het is mogelijk dat inschrijvers of onderaannemers van inschrijvers een klacht hebben over de aanbestedingsprocedure. Zij worden in staat gesteld hun klacht kenbaar te maken via de website van Avalex: Ook andere (in)direct betrokkenen kunnen namens de hen aangesloten Inschrijvers een klacht indienen. De klacht wordt behandeld door de directiesecretaris. Inhoud klacht Bij de klacht dient tenminste de volgende informatie te worden vermeld: Naam van de klagende organisatie; eventueel de naam van de organisatie namens wie de klacht wordt ingediend, inclusief de relevante contactpersonen; De reden van de klacht dient deugdelijk te zijn gemotiveerd. Daarbij dient de klagende partij een naar zijn idee mogelijke oplossingsrichting aan te geven; Eventueel ander kenmerk en omschrijving van de aanbesteding, onderwerp van de aanbesteding met daarbij behorende publicatienummer. Overige voorwaarden/informatie bij indienen klacht Het indienen van een klacht heeft geen opschortende werking voor de voortgang van de aanbesteding; Klachten die niet voldoen aan de punten genoemd onder inhoud klacht, worden niet in behandeling genomen; In beginsel dienen klachten/vragen/opmerkingen of anderszins eerst te worden gesteld in de Nota( s) van Inlichting(en); De klacht moet betrekking hebben op deze aanbesteding en niet op algemeenheden betreffende, bijvoorbeeld, wet- en regelgeving in relatie tot het aanbestedingsrecht. Klachtenbehandeling Klachten zullen zo snel mogelijk door Avalex in behandeling worden genomen. De klager ontvangt een ontvangstbewijs van de ingediende klacht en informatie over: Hoe en wanneer Avalex de klacht behandelt; Een richttijd wanneer de klagende partij terugkoppeling mag verwachten. Avalex behoudt zicht het recht voor de klacht voor te leggen aan de Commissie van aanbestedingsexperts. Tevens behoudt Avalex zich het recht voor een klacht in te dienen over Inschrijver. Inschrijver verplicht zich in voorkomend geval tot: Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 7 van 62

8 Ontvangst van de klacht; Behandeling van de klacht voorzien van een deugdelijke motivatie. De mogelijkheid om zich in rechte te verzetten tegen aanbestedingsprocedure door middel van een kort geding bij de bevoegde rechter te Den haag staat separaat van bovenstaande. Beide mogelijkheden kunnen in theorie tegelijk worden ingezet. Wij willen u er op wijzen dat de procedure voor deze klachtenregeling niet is bedoeld voor het verkrijgen van eventueel benodigde verduidelijkingen met betrekking tot het gestelde in deze aanbestedingsdocumenten. Hiervoor kunt u gebruik maken van de mogelijkheid tot het stellen van vragen als is aangegeven in paragraaf van dit beschrijvend document. 1.8 Planning Avalex streeft ernaar de onderstaande planning te realiseren. De dikgedrukte weergegeven data zijn definitief en derhalve fatale data behoudens een andersluidend schriftelijk bericht van Avalex. De andere data zijn indicatief en niet bindend. Stadium aanbestedingsprocedure Verzending aankondiging beschrijvend document inclusief bijlagen wordt beschikbaar gesteld op het aanbestedingsplatform Datum Maandag 26 oktober Schouw Dinsdag 3 november Den Haag uur Delft uur Sluitingstermijn voor het indienen vragen Nota van Inlichtingen Maandag 16 november tot 14:00 uur Streefdatum beschikbaar stellen Nota van Inlichtingen Vrijdag 27 november Sluiting inschrijvingstermijn Donderdag 10 december tot 12:00 uur Beoordelen inschrijvingen Week 51 tot 2 (2016) Verwachte datum van bekendmaken van de Dinsdag 12 januari 2016 mededeling van de gunningsbeslissing Gelegenheid tot het stellen van vragen en het indienen van eventuele bezwaren zo spoedig mogelijk na de mededeling van de gunningsbeslissing, maar uiterlijk 20 kalenderdagen na de datum van de mededeling van de gunningsbeslissing Dinsdag 2 februari 2016 Beoogde ingangsdatum overeenkomst 1 april Inschrijvingsprocedure In dit hoofdstuk is de inschrijvingsprocedure beschreven. Inschrijvingen dienen conform de aanwijzingen in dit hoofdstuk te worden gedaan. 2.1 Inlichtingen/Schouw Inhoudelijke vragen omtrent de aanbesteding kunnen uitsluitend via een bericht op TenderNed aan de in paragraaf 1.6 genoemde contactpersonen. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 8 van 62

9 a. De schouwing zal plaatsvinden op de datum als aangegeven in de planning, paragraaf 1.8, bij schouw op locaties waarbij een vertegenwoordiger namens de opdrachtgever zal zijn. b. Agenda: Tijdstip Locatie Adres Postcode Plaats uur Hoofdkantoor Laan van 's-gravenmade BD Den Haag uur Delft Schieweg AT Delft c. Bij deze gelegenheid zal geen mogelijkheid worden geboden tot het stellen van vragen. Het stellen van vragen vindt plaats conform het gestelde in paragraaf Eventuele mondeling verstrekte informatie maakt geen onderdeel uit van deze aanbesteding. d. Indien u bij de schouwing aanwezig wenst te zijn, dan wordt u verzocht uiterlijk 2 november vóór uur via Tenderned te berichten door wie uw organisatie vertegenwoordigd zal worden (maximaal 2 personen). 2.2 Wijze van aanbieden inschrijving De volgende bijlage dienen deel uit te maken van uw inschrijving. (U vindt de modellen die ingevuld moeten worden separaat op het TenderNed platform) Bijlage 0 Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Aanbiedingsbrief Eigen Verklaring Verklaring omtrent aanbesteding Calculatieblad Vormvrije uitwerking van de gunningscriteria De inschrijving dient digitaal te worden ingediend via Tenderned op uiterlijk donderdag 10 december vóór uur. Met nadruk wordt erop gewezen dat alleen digitale inschrijvingen via het aanbestedingsplatform door de aanbestedende dienst in behandeling worden genomen. Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het juist en tijdig up- en downloaden van de documenten. Digitaal inschrijven betekent dat alle aan te leveren documenten voor de inschrijving digitaal en online via TenderNed worden ingediend. Inschrijvers kunnen via Tenderned lezen hoe het volledig digitaal aanbesteden werkt. ( Tevens vindt u in bijlage een stappenplan voor digitaal aanbesteden terug. 2.3 Voorwaarden en procedurele aspecten Op deze aanbesteding zijn de in deze paragraaf vermelde voorwaarden en de in bijlage 7 vermelde Alegemene bepalingen A, B en C. van toepassing Beschrijvend document a. Inschrijver mag dit beschrijvend document en de gegevens, die u in het kader van deze aanbesteding ter beschikking worden gesteld, uitsluitend gebruiken voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. b. In verband met intellectuele eigendomsrechten is het niet toegestaan het Beschrijvend document aan derden ter beschikking te stellen of voor een ander doel dan waarvoor deze is verstrekt te verveelvoudigen. c. Nota s van inlichtingen maken integraal onderdeel uit van het beschrijvend document. d. Avalex gaat er van uit dat met betrekking tot de onderdelen waar geen vragen zijn gesteld geen onduidelijkheden zijn. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 9 van 62

10 e. In geval van tegenstrijdigheden tussen de nota van inlichtingen en het beschrijvend document prevaleert het bepaalde in de Nota van inlichtingen. Indien er meer Nota s van inlichtingen zijn prevaleert in geval van tegenstrijdigheden tussen Nota s van inlichtingen, het bepaalde in de meest recente nota. f. Indien de Inschrijving onduidelijkheden bevat, kan Avalex nadere toelichting vragen bij de Inschrijver. Deze nadere toelichting dient schriftelijk te worden verstrekt en zal deel uit maken van de inschrijving. Deze toelichting mag niet leiden tot een wezenlijke wijziging van de inschrijving Contact en stellen van vragen a. Avalex wenst het contact met u als inschrijver via één contactpersoon en één plaatsvervanger van deze contactpersoon van uw organisatie. De gegevens van de (eerste) contactpersoon dienen te zijn vermeld op de Uniforme Eigen Verklaring. b. De namen, adressen en telefoonnummers van de contactpersoon en zijn plaatsvervanger dienen in uw inschrijving te worden vermeld. Beide personen dienen gemachtigd te zijn om namens uw organisatie te kunnen optreden. c. Het is niet toegestaan medewerk(st)er van Avalex tijdens de procedure rechtstreeks te benaderen met betrekking tot deze aanbesteding anders dan verwoord in dit document. d. Vragen dienen uiterlijk op de datum en het tijdstip als aangegeven in de paragraaf 1.8 Planning bij Sluiting termijn voor het indienen van vragen met betrekking tot dit beschrijvend document via TenderNed te zijn ontvangen. e. De antwoorden zullen uiterlijk zes (6) dagen voor datum en ontvangst van de inschrijvingen middels een Nota van inlichtingen aan alle potentiële inschrijvers beschikbaar worden gesteld op TenderNed. f. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken mogen in het kader van deze aanbesteding niet worden gedaan en hebben geen rechtskracht. g. Het beschrijvend document, inclusief bijlagen is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks onvolkomenheden, procedurefouten of tegenstrijdigheden tegenkomen, dan dient u deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk op de datum en het tijdstip als aangegeven in de paragraaf 1.8 Planning bij Sluiting termijn en tijdstip voor het indienen van vragen met betrekking tot dit beschrijvend document schriftelijk te melden met opgave van eventuele consequentie en/of correctievoorstellen. h. Uw inschrijving dient gesteld te zijn in de Nederlandse taal. Correspondentie, contracten en contractering zullen eveneens in de Nederlandse taal geschieden. i. Indien naderhand onvolkomenheden of tegenstrijdigheden in dit beschrijvend document worden geconstateerd en deze niet door Inschrijver zijn gemeld, zal dit in het voordeel van Avalex worden uitgelegd Voorwaarden aan Inschrijving a. Door Avalex worden op geen enkele wijze kosten vergoed welke door inschrijver zijn of worden gemaakt. b. Avalex heeft de intentie de gehele aanbestedingsprocedure succesvol af te ronden. Maar behoudt zich het recht voor om tot het moment van ondertekening van de overeenkomst de gehele of een gedeelte van de aanbestedingsprocedure geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief stop te zetten. c. Tevens heeft Avalex geen verplichting tot gunning. Als Avalex besluit af te zien van gunning stelt hij inschrijvers hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte met vermelding van de reden van zijn besluit. Door het doen van een inschrijving verklaart u zich akkoord met het voorbehoud en het daaromtrent gestelde. d. Het verstrekken van onjuiste gegevens zal te allen tijde tijdens de aanbestedingsprocedure tot uitsluiting leiden en kan ook na contractering tot ontbinding van de overeenkomst leiden. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 10 van 62

11 e. Indien op grond van dit beschrijvend document door één inschrijver meerdere inschrijvingen worden ingediend, wordt geen van deze inschrijvingen in behandeling genomen. f. Van één concern mogen slechts meerdere ondernemingen inschrijven op de aanbesteding (zelfstandig, in samenwerkingsverband of als onderaannemer), indien zij, op verzoek van Avalex kunnen aantonen dat zij ieder de inschrijving onafhankelijk van andere Inschrijvers van hetzelfde concern hebben opgesteld en de vertrouwelijkheid hierbij in acht hebben genomen. Als één van de betreffende inschrijvers dit niet kan aantonen, leidt dit tot uitsluiting van alle tot het desbetreffende concern behorende inschrijvers. g. De algemene verkoopvoorwaarden, branche voorwaarden of andere voorwaarden van inschrijver worden uitdrukkelijk uitgesloten of er moet in dit document anders zijn besloten. h. Indien wijzigingen in uw bedrijfsvoering voordoen of dreigen voor te doen, die van invloed zijn op de voortgang en afhandeling van deze aanbesteding, dient u dit zo spoedig mogelijk kenbaar te maken aan de genoemde contactpersonen van deze aanbestedingsprocedure. i. Voor het geval de onderneming van inschrijver gedurende de aanbestedingsprocedure de voor de aanbesteding relevante bedrijfsactiviteiten staakt, behoudt Avalex zich het recht voor uw inschrijving om die reden terzijde te leggen en niet verder te beoordelen. j. Avalex zal alle documenten, gegevens en andere informatie, die u in het kader van de aanbesteding indient, vertrouwelijk behandelen. k. De door inschrijver verstrekt informatie wordt na afloop niet geretourneerd. l. Avalex heeft geen voorkeur voor een bepaalde Opdrachtnemer, dienstverlener, noch voor bepaalde merken, types, fabricaten, herkomst e.d. Mocht in dit Beschrijvend document een eis of wens betrekking (lijken) te hebben op een bepaald fabricaat, een bepaalde herkomst of een bijzondere werkwijze, een merk, een octrooi of een type, een bepaalde oorsprong of een bepaalde productie, waardoor bepaalde ondernemingen of bepaalde producten worden bevoordeeld of geëlimineerd, dan dient hier gelezen te worden of gelijkwaardig. 2.4 Inschrijven in samenwerking met andere ondernemingen Om als onderneming (beter) te kunnen voldoen aan de in dit document gestelde kwalificatie eisen kunt u een Inschrijving indienen in samenwerking met andere ondernemingen. Inschrijven in samenwerking met andere ondernemingen kan op drie (3) manieren: 1. Ofwel als samenwerkingsverband (voorheen combinatie) 2. Ofwel als hoofdaannemer / onderaannemer constructie 3. Ofwel met een beroep op gegevens van derden Inschrijven als samenwerkingsverband. (voorheen combinatie) Indien een inschrijving wordt ingediend door een samenwerkingsverband dient ieder lid van het samenwerkingsverband een verklaring te ondertekenen, en desgevraagd te overleggen, ingevolge welke alle tot dat samenwerkingsverband behorende ondernemingen gezamenlijk en hoofdelijke aansprakelijkheid aanvaarden voor de gestanddoening van de verplichtingen voortvloeiend uit de inschrijving alsmede de eventuele uitvoering van de overeenkomst. Tevens dient aangegeven te worden wie de leiding van het samenwerkingsverband heeft en als verantwoordelijke gemachtigde jegens Avalex mag optreden. Indien een Inschrijving wordt ingediend door een samenwerkingsverband dienen alle gevraagde documenten, inclusief Eigen verklaring door de deelnemers aan het samenwerkingsverband afzonderlijk ingediend te worden onder vermelding van de organisatie waarvan deze afkomstig is. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 11 van 62

12 2.4.2 Inschrijven als hoofdaannemer met onderaannemer(s) In deze constructie is de hoofdaannemer de Inschrijver. Als deze Inschrijver voor (een) geschiktheidseis een beroep doet op onderaannemers dient in de Eigenverklaring per eis te worden ingevuld te worden de naam van de onderaannemer op wie een beroep wordt gedaan en in welke mate die onderaannemer aan de eis voldoet. De hoofdaannemer is bij deze constructie volledige aansprakelijk voor de gestanddoening van de verplichtingen voortvloeiend uit de inschrijving alsmede de eventuele uitvoering van het contract. De hoofdaannemer is ook aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen van de door hem ingeschakelde onderaannemer(s). Indien de hoofdaannemer gebruik maakt van gegevens van één of meer onderaannemers om zich te kwalificeren voor de opdracht of de overeenkomst, dienen de gevraagde documenten desgevraagd, door de hoofdaannemer ingediend te worden onder vermelding van de organisatie waarvan deze afkomstig zijn. Tevens dient de hoofdaannemer aan te tonen dat hij bij de uitvoering van de overeenkomst ook werkelijk gebruik kan maken van de betreffende onderaannemer(s) Inschrijven met gegevens van derden Om als onderneming of samenwerkingsverband (beter) te kunnen voldoen aan de in dit document gestelde kwalificatie-eisen kunt u zich beroepen op financiële en economische draagkracht en technische bekwaamheid van andere natuurlijke personen of rechtspersonen. Een voorwaarde is dat u aantoont dat u werkelijk kunt beschikken over de middelen van de natuurlijk personen of rechtspersonen. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door een holdingverklaring of een borgtocht bij te voegen of een overeenkomst met de betreffende natuurpersoon of rechtspersoon of door een verklaring van de betreffende onderaannemer toe te voegen, waarin deze toezegt bereid te zijn medewerking te verlenen aan het uitvoeren van de opdracht. Betreffende verklaring dient desgevraagd te worden overlegd. 2.5 Informatie over verplichtingen Inschrijvers Informatie over de verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland en die gedurende de looptijd van (raam)overeenkomst op de verrichtingen van de inschrijver van toepassing zijn, zijn verkrijgbaar bij: Voor bepalingen inzake belastingen de Belastingdienst, Voor bepalingen inzake milieubescherming: het ministerie van Infrastructuur en Milieu Voor bepalingen inzake arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden: het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 12 van 62

13 3 Eisen aan de Inschrijver In de volgende paragrafen wordt aangegeven welke informatie een inschrijver dient in te leveren ten behoeve van de beoordeling op grond van de eisen aan de inschrijver. Inschrijvers dienen de in dit hoofdstuk genoemde informatie aan te leveren. Avalex heeft onderstaande uitsluitingsgronden (U) en geschiktheidseisen (E) geformuleerd: Nr. Omschrijving Inschrijving Verificatie U1 Uniforme Eigen Verklaring x [3.1.1] E1 Beroepsaansprakelijkheid x [3.2.1] E2 Ervaring van de Inschrijver x [3.2.2] E3 Certificeringen van de Inschrijver x [3.2.3] E4 Eisen aan de maatregelen inzake milieubeheer x [3.2.4] Per onderdeel beschrijft dit hoofdstuk welke uitsluitingsgronden (U) en eisen (E) er gelden in het geval van zelfstandige Inschrijving of geval van een Inschrijving in combinatie of met onderaannemers. Inschrijvers dienen de in dit hoofdstuk genoemde informatie aan te leveren, Avalex behoudt zich het recht voor om nader onderzoek uit te (laten) voeren naar inschrijver. Dit betekent dat Avalex als onderdeel van de beoordeling van de Inschrijving financiële informatie over de afgelopen drie (3) boekjaren kan opvragen of financieel onderzoek kan uitvoeren. Indien daar aanleiding toe is, bijvoorbeeld indien Inschrijver financieel niet stabiel blijkt, waardoor mogelijkerwijs de continuïteit van het uitvoeren van de Opdracht in het geding is, kan Avalex nadere maatregelen nemen of voorwaarden stellen. Avalex stelt voor deze aanbesteding geschiktheidseisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht van Inschrijver daarnaast stelt zij geschiktheidseisen met betrekking tot technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid. Om de toegankelijkheid tot deze Raamovereenkomst voor marktpartijen niet onnodig te beperken heeft Avalex getracht het aantal gestelde geschiktheidseisen te beperken tot het strikt noodzakelijke. 3.1 Uitsluitingsgronden U1: Uniforme Eigen Verklaring Conform sectie 2 (Verplichte uitsluitingsgronden boven de Europese aanbestedingsdrempel) en sectie 3 (Facultatieve uitsluitingsgronden boven de Europese aanbestedingsdrempel) van de Uniforme Eigen Verklaring verklaart Avalex alle uitsluitingsgronden, zoals genoemd in de artikelen 2:86 en 2:87 van Aanbestedingswet 2012, van toepassing op deze aanbesteding. De inschrijver vult met betrekking tot haar Inschrijving Standaardformulier U1: Uniforme Eigen Verklaring in zoals bedoelt in artikel 2:84 van Aanbestedingswet Verplichte uitsluitingsgronden De onderneming van inschrijver dient ten aanzien van de verplichte uitsluitingsgronden (conform artikel 2.86 van Aanbestedingswet 2012) aan te tonen niet in omstandigheden te verkeren zoals genoemd in het Standaardformulier U1: Uniforme Eigen Verklaring. Hiertoe dient de inschrijver het Standaardformulier U1: Uniforme Eigen Verklaring rechtsgeldig te ondertekenen. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 13 van 62

14 Indien een inschrijver voor gunning in aanmerking komt, dient de inschrijver binnen vijf (5) werkdagen na schriftelijk verzoek van Avalex de wettelijke bewijsstukken te overleggen. Voor Nederlandse inschrijvers betreft dit een door de minister van Veiligheid en Justitie afgegeven Gedragsverklaring aanbesteden zoals bedoeld in artikel 2.84 Aanbestedingswet LET OP: u wordt dringend geadviseerd de aanvraag ten behoeve van de Gedragsverklaring aanbesteden tijdig in te dienen bij het Ministerie van Veiligheid en Justitie, dienst Justis, aangezien de verwerkingstermijn van uw aanvraag acht (8) weken bedraagt. Facultatieve uitsluitingsgronden De onderneming van inschrijver dient aan te tonen niet in omstandigheden te verkeren voor zover Avalex deze (conform artikel 2.86 van Aanbestedingswet 2012) van toepassing heeft verklaard in het Standaardformulier U1: Uniforme Eigen Verklaring. Hiertoe dient de Inschrijver het Standaardformulier U1: Uniforme Eigen Verklaring rechtsgeldig te ondertekenen. Indien een inschrijver voor gunning in aanmerking komt, dient de inschrijver binnen vijf (5) werkdagen na schriftelijk verzoek van de Avalex de wettelijke bewijsstukken conform artikel 2.89 van Aanbestedingswet 2012 te overleggen. Voor de facultatieve uitsluitingsgrond genoemd onder punt 3.1 van de Eigen Verklaring, een uittreksel uit het handelsregister dat niet ouder mag zijn dan 6 maanden te rekenen vanaf de sluitingsdatum van deze uitnodiging tot inschrijving. Het ingevulde en door de rechtsgeldige vertegenwoordiger ondertekende formulier dient te worden toegevoegd. Op straffe van uitsluiting is het nadrukkelijk niet toegestaan om wijzigingen aan te brengen in door Avalex ingevulde passages in Standaardformulier U1: Uniforme Eigen Verklaring. Het ingevulde en door de rechtsgeldige vertegenwoordiger ondertekende Uniforme Eigen Verklaring dient te worden toegevoegd als bijlage 1A bij de inschrijving. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 14 van 62

15 3.2 Geschiktheidseisen (E) Op basis van de hieronder beschreven geschiktheidseisen bepaalt Avalex of een inschrijver geschikt is voor het uitvoeren van een Opdracht binnen de overeenkomst. Avalex legt de inschrijving terzijde indien de inschrijver niet voldoet aan de gestelde eis E1: Beroepsaansprakelijkheid Inschrijver dient over een uitgebreide verzekering te beschikken tegen bedrijfsaansprakelijkheid. Deze dient een dekking te hebben van minimaal per geval en totale dekking per jaar van minimaal , E2: Ervaring van de Inschrijver Inschrijver heeft, in de periode van drie (3) jaar, voorafgaande aan de datum van publicatie van de aankondiging van deze aanbesteding op TenderNed een opdracht uitgevoerd met de navolgende kerncompetenties. De inschrijver heeft ervaring met het uitvoeren van cateringdienstverlening voor een bedrijfsrestaurant met een minimaal aantal lunchgebruikers van 50 per dag; De inschrijver heeft ervaring het uitvoeren van cateringdienstverlening met een waarde van ,00 per jaar. Inschrijver dient met maximaal 2 referenties aan te tonen over genoemde competenties te beschikken. Het is ook mogelijk te volstaan met het indienen van één referentie indien hiermee aan alle genoemde competenties wordt voldaan. Hiervoor dient inschrijver gebruik te maken van het bijgevoegde format, Bijlage 1B opgave referentie. Deze bijlage dient volledig te worden ingevuld, voorzien te zijn van de contactgegevens van de referent en door de referent te worden getekend. De aanbestedende dienst houdt zich het recht voor om deze referentie daadwerkelijk na te gaan E3: Certificeringen van de Inschrijver Inschrijver dient de volgende certificaten of aantoonbaar werkende vergelijkbare systemen te bezitten: Kwaliteitsmanagementsysteem conform ISO 9001 Inschrijver dient te beschikken over een op de sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijving geldig kwaliteitscertificaat, opgesteld door een onafhankelijke instantie, NEN ISO 9001:2008 of vergelijkbaar. Indien inschrijver niet beschikt over een dergelijk certificaat, kan worden volstaan met een kwaliteitshandboek conform de grondslagen van ISO 9001:2008. Dit dient een geldig en actueel kwaliteitshandboek te zijn, waarin de maatregelen zijn opgenomen die uw organisatie treft om de kwaliteit te waarborgen en te controleren, voorzien van een ondertekende beleidsverklaring van het management waaruit blijkt dat het management deze maatregelen onderschrijft en controleert. Indien een inschrijver voor gunning in aanmerking komt, dient de inschrijver binnen vijf (5) werkdagen na schriftelijk verzoek van Avalex de bijbehorende bewijsstukken te overleggen: Een kopie van het betreffende ISO certificaat, afgegeven door een officiële, hiertoe bevoegde instantie. Indien Inschrijver een vergelijkbaar certificaat indient dan dient dit certificaat voorzien te worden van een toelichting (maximaal een halve pagina A4) waarin wordt beschreven op welke manier deze certificering gelijk te stellen is aan de vermelde ISO normering. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 15 van 62

16 Indien Inschrijver niet over een certificaat beschikt dient de toegesneden index van het handboek, een toelichting (maximaal een halve pagina A4) waarin wordt beschreven op welke manier de gehanteerde borging gelijk te stellen is aan de vermelde ISO normering en een kopie van de rechtsgeldig ondertekende beleidsverklaring overlegd te worden E4: Eisen aan de maatregelen inzake milieubeheer De onderneming treft voldoende maatregelen inzake milieubeheer gerelateerd aan het gestelde en gevraagde in dit beschrijvend document. Als bewijs hiervan beschikt de onderneming over certificaten of bedrijfsdocumenten en procedures, waaruit dat blijkt dat èn leidinggevend èn uitvoerend personeel hiermee bekend is. Voorts beschikt de onderneming over de noodzakelijke informatie en instrumenten om de betreffende maatregelen ook daadwerkelijk te kunnen uitvoeren. Indien een inschrijver voor gunning in aanmerking komt, dient de inschrijver binnen vijf (5) werkdagen na schriftelijk verzoek van Avalex de bijbehorende bewijsstukken te overleggen: Een kopie van het betreffende ISO certificaat, afgegeven door een officiële, hiertoe bevoegde instantie. Indien Inschrijver een vergelijkbaar certificaat indient dan dient dit certificaat voorzien te worden van een toelichting (maximaal een halve pagina A4) waarin wordt beschreven op welke manier deze certificering gelijk te stellen is aan de vermelde ISO normering. Of een toelichting in de vorm van bedrijfsdocumenten en procedures, waarin wordt beschreven op welke manier Inschrijver deze maatregelen treft, overlegd te worden. 3.3 Uitsluiting van uw Inschrijving en bewijsstukken Het niet voldoen aan één of meer van bovenstaande uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen dan wel het niet, niet tijdig of onvolledig aanleveren van de gevraagde bewijsstukken, leidt tot uitsluiting van de Inschrijver. De bewijsstukken dienen op eerste verzoek van Avalex binnen vijf (5) werkdagen te worden verstrekt, zulks op straffe van alsnog uitsluiting van gunning. Het verzoek om de bewijsstukken zal niet eerder dan bij de voorlopige gunningsbeslissing worden gedaan en alleen aan degene aan wie Avalex voornemens is de opdracht te gunnen. LET OP: U dient zelf rekening te houden met de behandeltermijn van de officiële instanties die de bewijsstukken inzake de uitsluitingsgronden afgeven! Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 16 van 62

17 4 Beoordelings- en gunningsprocedure In dit hoofdstuk zijn achtereenvolgens beschreven: de beoordelingsprocedure, de gunningsprocedure en de mogelijkheden om naar aanleiding van de gunningsbeslissing vragen te stellen of bezwaar in te dienen. 4.1 Beoordelingsprocedure Na sluiting van de inschrijvingstermijn wordt allereerst van iedere inschrijver beoordeeld of een van de uitsluitingsgronden van toepassing is en vervolgens of de inschrijver voldoet aan de kwalificatie-eisen. Als de inschrijver voor de opdracht, waarop de aanbesteding betrekking heeft, niet geschikt wordt bevonden, komt hij niet voor gunning in aanmerking en wordt zijn inschrijving niet verder beoordeeld. Vervolgens worden de inschrijvingen van de geschikt bevonden inschrijvers inhoudelijk beoordeeld. Eerst wordt het voldoen aan de eisen (knock-outcriteria) gecontroleerd. Inschrijvingen, die niet aan de eisen voldoen, worden niet verder in behandeling genomen. Daarna worden de inschrijvingen, die aan de eisen voldoen, geëvalueerd aan de hand van de (sub)gunningscriteria zoals hieronder vermeld. Gunning vindt plaats aan de inschrijver die voldoet aan de in dit beschrijvend document gestelde eisen èn de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan Voldoen aan de gestelde eisen Nadrukkelijk wordt gesteld dat aan een in dit beschrijvend document gestelde eis volledig moet worden voldaan. Het niet voldoen aan een eis betekent uitsluiting van verdere beoordeling en de inschrijver valt af (Knock-out criterium) Beoordeling op basis van de gunningscriteria Deze aanbesteding betreft een gunningscriterium op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Dit valt uiteen in 4 sub-gunningcriteria. Daarbij worden alleen bij het sub-gunningcriterium de gunningspunten op een decimaal afgerond. De overige subgunningcriteria worden op hele punten afgerond. Onderstaand schema geeft weer hoe de subgunningcriteria zijn verdeeld: Hoofdcriterium Criterium Sub criterium Max. score subcriterium Max. score criterium Totale weging Kwaliteit Maatschappelijk verantwoord ondernemen Prestatie en efficiency Transparantie Arbeidsparticipatie CodeVerantwoordMarktgedrag Bijdrage vitaliteitsproject Beperking van derving en afval Prestatie-indicatoren Uitwerking jaarlijkse Optimalisatie van de kosten Acties om te voldoen aan de hygiëne code VeNeKa Klanttevredenheid Implementatie / opstartplan % Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 17 van 62

18 Prijs Vergelijkingsprijs % De inschrijver die voldoet aan alle gestelde eisen en na de beoordeling de hoogste aantal punten heeft gescoord, wordt gekenmerkt als economisch meest voordelige inschrijver en komt in aanmerking voor gunning. De beoordeling van de subcriteria kwaliteit wordt uitgevoerd door een beoordelingsteam bestaande uit minimaal drie (3) personen. Ingeval van gelijke score van de nummer 1, wordt die gene geselecteerd met de hoogste score op het criterium maatschappelijk verantwoord ondernemen. Indien dit geen uitkomst biedt zal die gene worden geselecteerd met de hoogste score op het criterium Prestatie en efficiency. Indien dir geen uitkomst biedt zal door middel van loting bepaald worden wie al nummer een overeenkomst krijgt aangeboden. Elk teamlid stelt individueel de beoordeling op van de gunningcriteria. In een plenair overleg van het beoordelingsteam wordt de argumenten die hebben geleid tot de individuele waardering besproken. Daarna komt het beoordelingsteam tot een unaniem oordeel. Dit oordeel is de basis voor het verdere verloop van de gunningprocedure. Voor de beoordeling van de antwoorden wordt een meetinstrument gehanteerd. Van de ingediende Inschrijvingen zal per wens worden bepaald in welke mate zij voldoen. Het beoordelingsteam scoort de antwoorden van de Inschrijvers aan de hand van de onderstaande vijf (5) puntsschaal: 10 uitstekend 8 goed 5 voldoende 3 matig 0 geen antwoord Toelichting op de vijf (5) puntsschaal: Score 0 geen antwoord 3 matig 5 voldoende 8 goed 10 uitstekend Toelichting formeel Indien Inschrijver geen antwoord geeft op de vraagstelling. Het gegeven antwoord is niet in lijn met de genoemde punten en geeft niet of nauwelijks invulling aan de wensen van Opdrachtgever. Beperkte blijk van aandacht en uitvoering van dienstverlening waarbij Opdrachtgever centraal staat. Hierbij is het antwoord of de invulling voldoende uitgewerkt op de genoemde punten doch niet alle kernpunten zijn behandeld. Blijk van aandacht en uitvoering van dienstverlening waarbij Opdrachtgever centraal staat. Het antwoord is nauwelijks specifiek voor Opdrachtgever maar heeft wel alle gevraagde punten in zich. Blijk van goede aandacht en uitvoering van dienstverlening waarbij Opdrachtgever centraal staat. Dit centraal staan komt tot uiting doordat het antwoord of de invulling echt specifiek is ingevuld voor Opdrachtgever Blijk van hoogwaardige aandacht en uitvoering van dienstverlening waarbij Opdrachtgever en dienstverlening voor Opdrachtgever centraal staan om de meest optimale dienstverlening te bereiken. Inschrijver onderscheidt zich ten opzichte van de andere aanbieders. Dit onderscheid komt tot uiting doordat het antwoord specifiek is ingevuld Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 18 van 62

19 voor Opdrachtgever en daarnaast verder gaat dan de verwachtingen van de Opdrachtgever. 4.2 Gunningscriterium Kwaliteit: beschrijving van de subcriteria en toelichting Het sub-gunningcriterium Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen: Opdrachtgever hecht aan het contracteren van een cateraar die zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid als ondernemer, opdrachtnemer en werkgever neemt en van zijn MVO-beleid meer werk maakt dan alleen wat algemeen gestelde principes op zijn website. Graag ziet Avalex daarom een uitwerking van de volgende MVO gerelateerde onderwerpen: a. Transparantie; hoe transparanter is cateraar op het duurzaamheidsgebied, is er een apart MVO- of duurzaamheidsbeleid, is dit beleid openbaar, hoe wordt gerapporteerd over dit beleid en de behaalde doelen? b. Arbeidsparticipatie; op welke wijze stimuleert, organiseert en faciliteert cateraar het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt waarmee zijn verder gaat dan de wettelijke verplichting? c. Code Verantwoordelijk Marktgedrag; hoe geeft cateraar invulling aan haar rol als opdrachtnemer en werkgever zoals verwacht wordt binnen Code Verantwoordelijk Marktgedrag en hoe stimuleert cateraar dat haar werknemers hun rol pakken zoals beschreven in hoofdstuk 5 van de Code? d. Binnen Avalex is veel aandacht voor het welzijn van de medewerkers. Een van de projecten waarmee dit wordt bevorderd is het vitaliteitsproject. Het vitaliteitsproject zal de volgende onderwerpen als speerpunten hebben: Meer Bewegen (aanbieden/motiveren sport activiteiten, adviezen kantoorinrichting, inrichting werkplekken) Minder Roken (actief beleid voeren) Minder Alcohol (beleidsmatige ondersteuning gericht op preventie) Gezonde Voeding (voorlichting, workshops en kantine beleid) Ontspanning (voorlichting, workshops) Voor bovengenoemde onderwerpen zal een jaar of jaren kalender worden gemaakt met activiteiten die de benoemde speerpunten actief onder de aandacht brengen van onze medewerkers zodat deze in beweging komen. Hoe gaat Opdrachtnemer in samenwerking met Opdrachtgever invulling geven aan het gestelde in de bullit Gezonde Voeding. e. Beperking van derving en afval: een groot deel van het afval binnen de cateringdienst wordt veroorzaakt doordat er eten overblijft. Organisch afval heeft een relatief hoge milieudruk (vooral vlees en zuivel). Het tegengaan van voedselverspilling kan dus bijdragen aan de verduurzaming van de cateringdienst. Daarnaast dragen monoverpakkingen negatief bij aan het afvalstromen die bij de catering ontstaan. In de overeenkomst wordt een bepaling opgenomen hoe de milieubelasting van de aan de opdracht gerelateerde werkzaamheden verminderd of voorkomen wordt. Graag ziet Avalex al een beknopte uiteenzetting hoe cateraar ter zake van de beperking van derving en afval hier invulling aan gaat geven Het sub-gunningcriterium Prestatie & efficiency: Naast duurzaamheid/mvo en professional ondernemerschap stelt Avalex belang in welk instrumentarium de opdrachtnemer gaat inzetten waarmee zijn prestaties inzichtelijk worden gemaakt en zijn efficiency verbeterd kan worden. Graag zien wij een concrete uitwerking van: a. Prestatie-indicatoren; Welke prestatie-indicatoren ziet cateraar als key voor de Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 19 van 62

20 gevraagde dienstverlening, hoe worden die gemeten, welke bronnen worden daarbij gebruikt, welke normen worden hieraan verbonden en wat zijn de gevolgen als de normen niet worden gehaald? b. De cateraar dient een uitwerking te geven van de wijze waarop de resultaten en kosten van de dienstverlening jaarlijks worden geoptimaliseerd. De cateraar geeft per contractjaar aan welk percentage efficiencyvoordeel ten opzichte van de vaste aanneemsom van het voorgaande jaar door cateraar gerealiseerd wordt. Jaarlijks in April levert cateraar een optimalisatieplan aan waarin de maatregelen zijn opgenomen die leiden tot het gewenste efficiencyvoordeel. c. Welke maatregelen neemt cateraar om te voldoen aan de hygiëne code voor de horeca welke is opgesteld door de VENECA en hoe controleert cateraar alle onderdelen in het productieproces die mogelijk bedreigingen voor de gezondheid tot gevolg kunnen hebben zoals temperaturen, labeling en houdbaarheid van de producten? d. Klanttevredenheid; hoe houdt cateraar een scherp en actueel beeld op de tevredenheid van haar klanten, wat klanten aanspreekt (of niet), waarom ze gebruik maken van de aangeboden producten en diensten of juist wegblijven? Krijgt cateraar dit inzicht door een jaarlijks KTO of wordt een breder, meer innovatief instrumentarium toegepast?: e. De overeenkomst gaat in op 1 april De inschrijver dient bij inschrijving een duidelijk implementatie-/opstartplan op te nemen voor de periode tussen het gunnen van de opdracht en de daadwerkelijk start van de dienstverlening op beide locaties. Hierin dienen de activiteiten fasegewijs te zijn opgenomen. Inschrijver dient hierbij minimaal de volgende punten te hebben opgenomen. - Inspanningen die de Opdrachtnemer doet voor een succesvolle implementatie van de overeenkomst en opstart; - De inspanning die van Opdrachtgever worden verwacht, waarbij het uitgangspunt is dat de Opdrachtgever zoveel mogelijk wordt ontzorgt. Voorbeeld berekening score: Hoofdcriterium Kwaliteit Criterium Sub criterium score subcri terium Maatschappelijk verantwoord ondernemen Prestatie en efficiency Transparantie Arbeidsparticipatie CodeVerantwoordMarktgedrag Bijdrage vitaliteitsproject Beperking van derving en afval Prestatie-indicatoren Uitwerking jaarlijkse Optimalisatie van de kosten Acties om te voldoen aan de hygiëne code VeNeKa Klanttevredenheid Implementatie- /opstartplan Gecorrigeerde score 100/10*6= 60 50/10*8= /10*10= /10*8= /10*4= 20 50/10*8= /10*6= 90 50/10*10= /10*8= /10*8= 80 Totaal score 750 Totaal gewogen score 750 x 70%=525 Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 20 van 62

21 4.3 Gunningscriterium Prijs De voor gunning in aanmerking komende inschrijving die de laagste vergelijkingsprijs bevat krijgt de maximale score van 1000 punten voor de prijs. Bij de overige inschrijvingen bepaalt het percentage dat zijn vergelijkingsprijs hoger is dan de laagste vergelijkingsprijs dat in mindering wordt gebracht op de maximale score van 1000 punten. Rekening houden met weging van 30% zal de gewogen score 300 punten zijn. De formule is als volgt: Score is 100-/-((aangeboden vergelijkginsprijs-/-laagste vergelijkingsprijs) / laagste vergelijkgingsprijs)* 100 Rekenvoorbeeld: Voorbeeld vergelijkingsprijs leverancier Y is en aanbieding leverancier X is Leverancier Y heeft dus 100% van het maximaal aantal punten, namelijk Rekening houden met weging van 30% zal de gewogen score 300 punten zijn. Score leverancier X: 100-/-((1.100-/-900)/900)*100 = 77,78% van het maximaal aantal punten= 777,78 Rekening houdend met de weging van 30% zal de gewogen score 233,33 punten zijn 4.4 Gunningsprocedure Alle inschrijvers ontvangen schriftelijk bericht over de gunningsbeslissing. Dit bericht houdt geen aanvaarding in van het aanbod van de inschrijver(s) zoals bedoeld in artikel 6:217 eerste lid BW en er komt dus door dit bericht geen overeenkomst tot stand. De inschrijvers van wie de inschrijving is afgewezen ontvangen in dit zelfde bericht de motivering van de afwijzing, waarbij de naam van de inschrijver, die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan, wordt vermeld alsmede de kenmerk(en) en voorde(e)l(en) van de winnende inschrijving ten opzichte van hun eigen inschrijving. Vanaf de datum van verzending van de gunningsbeslissing wordt voor de overeenkomst wordt gesloten, een wachttijd van 20 kalenderdagen in acht genomen. Gedurende deze wachttijd is er gelegenheid tot het stellen van vragen en om uw bezwaren ten aanzien van deze gunningsbeslissing kenbaar te maken door betekening van een dagvaarding aan de contactpersonen, Avalex verzoekt u uw vragen zo vroeg mogelijk te stellen, bij voorkeur binnen 7 kalenderdagen na de datum van de mededeling van de gunningsbeslissing, zodat deze ruim voor het einde van de termijn van 20 kalenderdagen kunnen worden beantwoord. Betekening van de dagvaarding na genoemde termijn leidt niet ontvankelijkheid van de vordering. Indien een inschrijver tegen de gunningsbeslissing een kort geding aanhangig maakt, dient de oorspronkelijke winnaar van de aanbesteding in dit kort geding te interveniëren, op straffe van het verval van recht om nog op te mogen komen tegen een eventueel gewijzigde gunningsbeslissing. Indien na het verstrijken van deze termijn van 20 kalenderdagen geen bezwaren zijn ingediend, zal een aanvang worden gemaakt met de contractbesprekingen met deinschrijver waarmee de overeenkomst, naar verwachting zal worden afgesloten. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 21 van 62

22 5 Bijlagen De volgende (invul)formulieren maken als bijlagen deel uit van het Beschrijvend document en zijn geplaatst op het TenderNed aanbestedingsplatform. Overige gegevens en bijlagen Bijlage 1A Bijlage 1B Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7 Bijlage 8 Bijlage 9 Eigen verklaring Referentieverklaring Verklaring van Inschrijving Calculatieblad Programma van Eisen Protocol Social Return Concept overeenkomst Algemene bepalingen A, B, C Overzicht aanwezige apparatuur keuken Informatie koffieautomaten Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 22 van 62

23 Bijlage 1A Eigen Verklaring Als pdf separaat bijgevoegd. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 23 van 62

24 Bijlage 1B Referentieverklaring Aanbesteding Catering U dient gebruik te maken van onderstaand model voor referenties (per referentie 1 model). Uw beschrijving van de aard van de opdracht dient zodanig te zijn dat het de Avalex voldoende inzicht verschaft om te kunnen beoordelen of aan alle te beoordelen aspecten is voldaan. Opmerking: De Avalex behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst van de inschrijver contact op te nemen met de opgegeven referentie(s). U dient de referentie na verzoek van Avalex conform dit format aan te leveren. 1) Naam, adres, vestigingsplaats betreffende referent: Uitvoerings- en tevredenheidsverklaring 2) Naam en telefoonnummer contactpersoon referent: adres: 3) Competenties: - De inschrijver heeft ervaring met het uitvoeren van cateringdienstverlening voor een bedrijfsrestaurant met een minimaal aantal lunchgebruikers van 50 per dag: - De inschrijver heeft ervaring het uitvoeren van cateringdienstverlening met een waarde van ,00 per jaar. Ondergetekende verklaart dat de omschreven opdracht naar tevredenheid werd uitgevoerd. Bedrijfsnaam: Naam en functie ondergetekende:. Datum:.. Handtekening: Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 24 van 62

25 Bijlage 2 Verklaring van Inschrijving Hierbij verklaart ondergetekende in te stemmen met de bepalingen in dit beschrijvend document met het kenmerk als vermeld in de voettekst van dit document; dat zijn inschrijving volledig voldoet aan de in dit beschrijvend document, met het kenmerk als vermeld in de voettekst van dit document, gestelde eisen; dat de aangeboden dienstverlening volledig voldoet aan de in de gewenste situatie; dat alle aangeleverde gegevens en antwoorden in zijn inschrijving op het beschrijvend document, met nummer als vermeld in de voettekst van dit document, juist en volledig zijn; zonder voorbehoud akkoord te gaan met de Contractuele bepalingen als vermeld in bijlage 7 Concept (raam)overeenkomst, van het beschrijvend document met het kenmerk als vermeld in de voettekst van dit document, met daarin verwerkt de wijzigingen als vermeld in de Nota van Inlichtingen; Inschrijver Naam Functie Onderneming Handtekening Plaats en datum Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 25 van 62

26 Bijlage 3 Calculatieblad Separaat in Excel format bijgevoegd. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 26 van 62

27 Bijlage 4 Programma van Eisen 1. ALGEMEEN Avalex heeft meerdere locaties waarvan twee locaties zijn uitgerust met een bedrijfsrestaurant. Naam Avalex Regionaal Reinigingsbedrijf Bezoekadres Laan van s Gravenmade BD Den Haag Schieweg AL Delft Postadres Postbus BK Den Haag Open van maandag t/m uur t/m uur t/m uur vrijdag Openingstijden restaurant uur uur uur uur Totaal aantal medewerkers Aantal verstrekkingsdagen Gemiddeld aantal lunchgebruikers per dag Restaurant 1 e etage Begane grond Aantal zitplaatsen Distributiesysteem Lijnbuffet, selfservice Lijnbuffet, selfservice Afruimmethodiek Afruimbalie Afruimbalie Frisdankenautomaat eigendom van Avalex wordt bijgevuld door leverancier niet cateraar kantine kantine Kasregister en betaalsysteem In het bedrijfsrestaurant (beide locatie) kan alleen digitaal betaald worden met een betaalpas. Inschrijver dienst zorg te dragen voor alle benodigde apparatuur (kassasysteem voor betalingen en alle andere benodigde apparatuur) De kosten (huur) dienen gespecificeerd te worden aangegeven in kostenopgave (algemene kosten). Eventuele onderhoudskosten dienen hierin te zijn opgenomen. Aanbestedende dienst draagt zorg voor de dataverbinding. Er kan geen kosten voor deze voorziening door Inschrijver in rekening worden gebracht. Aanwezige apparatuur De Inschrijver dient uit te gaan van de aanwezige apparatuur. Een overzicht per locatie van de omschrijvingen van de aanwezige apparatuur inclusief merk/fabricaat en type als bijlage 9 opgenomen. In eigendom van de huidige cateraar zijn de saladebar, presentatiematerialen (waaronder monovakhouders, étagères, broodbakken) klapgrill/blenders). 2. ASSORTIMENT 2.1 basis assortiment Het assortiment zal verdeeld zijn in een basis (sociaal) assortiment en een luxe assortiment. Beide assortimenten bevatten zowel kant en klare als verse producten. De minimale samenstelling van het basis assortiment incl. verkoopprijzen. Zie bijlage I. 2.2 Luxe-assortiment De samenstelling en prijsstelling van het luxe assortiment zijn vrij te bepalen door Inschrijver.. Inschrijver dient dagelijks de mogelijkheid te bieden om per dag Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 27 van 62

28 naast een soep uit het basis assortiment één gebonden soep met verse ingrediënten aan te bieden. Inschrijver kan zelf bepalen welke snacks dagelijks worden aangeboden. In het assortiment dienen de volgende gratis verstrekkingen te zijn opgenomen: peper, zout en servetten. Daarnaast is ook melk een gratis verstrekking voor de doelgroep beladers. 2.3 Gezonde voeding Inschrijver dient aandacht te besteden aan gezonde voeding. Voor het samenstellen van het assortiment hanteert Inschrijver de richtlijnen voedselkeuze van het Voedingscentrum. (Den Haag 2011.) Als aanbestedende dienst initiatieven neemt op het gebied van gezonde voeding, dan dient de inschrijver dit te ondersteunen. 2.4 Beschikbaarheid Ten aanzien van de beschikbaarheid van het assortiment geldt het volgende: Minimale beschikbaarheid gedurende de openingstijden Tijden Basisassortiment Luxe-assortiment uur Minimaal 75 % uur 100% 100% op aanvraag beschikbaar tot einde lunch Dit geldt voor beide locaties (Den Haag en Delft) 2.5 Prijsbeleid / verkoopprijzen Voor het basis assortiment dienen de prijzen te worden gehanteerd conform de prijslijst die is weergegeven in de bijlage I Voor het luxe-assortiment hanteert Aanbestedende dienst een vrije prijsstelling. De Inschrijver is verantwoordelijk voor het opstellen van de prijslijsten van het basis- en het luxe-assortiment en het up-to-date houden van deze prijslijsten. In de restaurants op beide locaties dient een actuele prijslijst op een centraal punt duidelijk zichtbaar aanwezig te zijn. De Inschrijver stelt de prijslijsten tijdig beschikbaar, De op de prijslijst vermelde prijzen komen te allen tijde overeen met de tussen Aanbestedende dienst en de Inschrijver overeengekomen prijzen en tarieven. De verkooprijzen van de producten dienen duidelijk zichtbaar bij het desbetreffende product in het uitgiftegebied vermeld te worden, Daarnaast dient er duidelijk zichtbaar te worden gemaakt of het product in het uitgiftegebied in meer of mindere mate gezond is. 2.6 Gemiddelde besteding De gemiddelde besteding per lunchgebruiker bedraagt ca 1,85 per dag in Delft en 1,70 in Den Haag. Dit is op basis van het huidige assortiment en de huidige prijsstelling. Aan de opgegeven bedragen kunnen geen rechten worden ontleend. 3. EXTRA ACTIVITEITEN 3.1 Verzorgen koffieautomaten Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 28 van 62

29 De dagelijkse verzorging van de koffieautomaten (zowel voor de locatie Delft als Den Haag) wordt verzorgt door de catering. Deze activiteiten bestaan uit: Het dagelijkse reinigen van de koffieautomaten Het voorzien van schone mokken en het afwassen van de vuile mokken. Het bestellen van ingrediënten ten behoeve van de automaten voorziening. Het bijvullen van melk, suiker, zoetstof, poedermelk, thee, roersticks en instant hot chocolate drink powder. Verrekening van deze kosten ( ingrediënten en benodigde tijd van de cateringmedewerk (st)er vindt plaats door middel van een aparte factuur op basis van werkelijk verbruik van de ingrediënten en de door Inschrijver ingeschatte tijdbesteding (vermenigvuldigd met het uurtarief). In bijlage 9 zijn per locatie het aantal koffieautomaten, merk/fabricaat en type en een inschatting van het aantal koppen koffie opgenomen. Van Inschrijver wordt een proactieve houding verwacht ten opzichte van het schoonhouden van de directe omgeving van de automaten., het aanrechtblad en de wand rondom de automaten. Het daadwerkelijk reinigen van het meubel wordt verzorgt door het schoonmaakbedrijf. Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om voor de uitvoering deze activiteiten eventueel gebruik te maken van de diensten van een andere partij. 3.2 Verzorgen van vergaderlunches De vergaderlunch dient op maandag tot en met vrijdag van tot uur uitgevoerd te worden. De Inschrijver kan geen minimale afname aantallen hanteren. Het aantal vergaderlunches is beperkt. In 2014 zijn er in totaal 18 lunches verzorgd in Delft. (in t/m kwartaal 3 10) In 2014 zijn er in totaal 14 lunches verzorgd in Den Haag. In Delft nemen gemiddeld 7 personen deel aan een lunch. In Den Haag nemen gemiddeld 10 personen deel aan een lunch. Het assortiment is als volgt vast gesteld (een keer per jaar bij de bespreking over de begroting van het volgend jaar kan eventueel de samenstelling wijzigen: Basis vergaderlunch Melk /karnemelk ( 1 glas, 150 cc p.p) Glas Jus d orange (1 glas, 150 cc p.p.) Zachte bol (ca 50 gr.) belegd met boter, 25/30gr. jonge kaas of jong belegen kaas Zachte bol (ca 50 gr.) belegd met boter, 25/30 gr basis vleeswaren Krentenbol of mueslibol (minimaal 50 gr.) Luxe vergaderlunch Melk /karnemelk ( 1 glas, 150 cc p.p) Glas Jus d orange (1 glas, 150 cc p.p.) Kom soep (250 cc p.p.) Pistolet of geljikwaardig (ca 60 gr.) belegd met boter, 25/30 gr. luxe kaas Pistolet of gelijkwaardig (ca 60 gr.) belegd met boter, 25/30gr. luxe vleeswaren Pistolet of gelijkwaardig (ca 60 gr.) belegd met boter, 25 gr. kaas, 25 gr vleeswaren, komkommer, tomaat en ei Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 29 van 62

30 Fruit (mix van: appel, kiwi, banaan of sinaasappel) Optie: kroket (20% vleeskroket, ca 70 gr.) Fruit (mix van: appel, banaan, peer, mandarijn, kiwi, sinaasappel) Optie: kroket (20% vleeskroket, ca 70 gr.) Onder het verzorgen van de vergaderlunches vallen de volgende werkzaamheden: Het bereiden en samenstellen van de vergaderlunches en samen met het benodigde serviesgoed en eventueel bestek klaarzetten op de gewenste locatie; Tijdig wegbrengen en het tussendoor ophalen (1 uur na het wegbrengen); Afnemen van de tafels (ruimte schoon en netjes achterlaten); Administratie bonnen maken, controleren en verwerken. Verrekening vindt plaats door middel van integrale verrekenprijs als aangegeven in prijzenblad (bijlage 3) 3.3 verzorgen van overige activiteiten Hieronder wordt verstaan het eventueel uitvoeren van alle andere activiteiten die niet in de punten 3.1 en 3,2 en onder punt 2 zijn beschreven. 4. PERSONEEL EN ORGANISATIE 4.1 Algemene eisen / legitimatie / VOG Conform de in Nederland geldende regels dient Inschrijver zeker te stellen dat de bij haar in dienst zijnde (buitenlandse) werknemers aan alle wettelijke voorschriften voldoen. Voor aanvang van de uitvoering van de dienstverlening, tijdelijk of permanent door een nieuwe medewerker, dient de Inschrijver de naam en personeelsnummer schriftelijk aan Aanbestedende dienstbekend te maken en dient op verzoek een geldig legitimatie bewijs van de nieuwe medewerker overlegd te kunnen worden. Indien Aanbestedende dienst bezwaar heeft tegen het te werkstellen van de bewuste medewerker zal dit met argumenten dit bezwaar binnen 3 werkdagen kenbaar maken aan Inschrijver. Inschrijver zal slechts in uitzonderlijke gevallen, indien hiervoor als oplossing van incidentele kortstondige problemen niet aan valt te ontkomen, gebruik maken van uitzendkrachten van een uitzendbureau met officiële vergunning van het Ministerie van SZW. Tevens dienen alle medewerkers (ook uitzendkrachten) die werkzaam zijn bij Inschrijver in bezit te zijn van een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Een kopie van deze VOG dient op de eerste werkdag via de verantwoordelijke manager, in te leveren bij de vaste contactpersoon van Avalex. Eventuele kosten voor de aanvraag van een VOG zijn voor rekening van de Inschrijver. 4.2 Borging continuïteit Inschrijver dient voor een goede en adequate representatieve vervanging te zorgen. De kosten voor vervanging van personeel van Inschrijver komen volledig voor rekening van Inschrijver. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 30 van 62

31 Inschrijver dient te zorgen voor een stabiele representatieve personeelsbezetting, alsmede goed begeleide en opgeleide medewerkers en een goede organisatie van de dienstverlening. Inschrijver draagt zorg voor: Dat tijdens de uitvoering van de catering werkzaamheden er altijd een rayonmanager of leidinggevende bereikbaar is voor aanbestedende dienst; Dat tijdens de uitvoering van de catering werkzaamheden alle uitvoerende cateringmedewerkers van Inschrijver op de hoogte zijn hoe zij hun leidinggevende (van Inschrijver) kunnen bereiken 4.3 Personeel Inschrijver is niet bevoegd zonder schriftelijke toestemming van Aanbestedende dienst de cateringwerkzaamheden of delen daarvan door een derde te laten uitvoeren. Inschrijver ziet erop toe dat de uit te voeren werkzaamheden ongestoord voortgang vinden en overeenkomstig afspraak worden uitgevoerd. Dit betekent dat de voortgang niet wordt onderbroken in geval van onder meer ziekte, vakantie of andere afwezigheid van personeel van Inschrijver. De uitvoering van de cateringwerkzaamheden dient gebaseerd te zijn op de werkmethoden zoals gebruikelijk zijn in de professionele cateringbranche. Inschrijver is verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de ingezette materialen, middelen en machines. Schade aan goederen van Aanbestedende dienst door onzorgvuldig handelen, zal op Inschrijver worden verhaald. Inschrijver dient zorg te dragen dat de cateringmedewerkers de juiste opleiding en instructies hebben ontvangen voor het juist uitvoeren van de werkzaamheden conform de wettelijke voorschriften. Inschrijver draagt zorg dat er volgens de geldende ARBO-wet- en regelgeving er voor persoonlijke veiligheid van het personeel te allen tijde passende maatregelen worden getroffen. Indien Inschrijver zich tijdens de uitvoering niet houdt aan het gestelde in de wet- en regelgeving, is Inschrijver zelf aansprakelijk voor eventuele gevolgen. Dit geldt ook voor alle (toekomstige) wettelijke bepalingen die van toepassing zijn op de uit te voeren dienstverlening 4.4 Bedrijfskleding Het personeel van Inschrijver dient herkenbaar te zijn voor de gebruikers van de bedrijfsrestaurants. Het uitgangspunt is dat het personeel in dienst van Inschrijver bij de uitvoering van haar taak representatieve, uniforme, schone en veilige bedrijfskleding van Inschrijver draagt. Dit betekent dat geen eigen kledingstukken over de bedrijfskleding mogen worden gedragen. Ook eventueel ingezette uitzendkrachten dienen bedrijfskleding van Inschrijver te dragen. 4.5 Werkrooster Aangegeven dient te worden hoeveel personeel ingezet wordt en welke tarieven daarvoor worden gehanteerd. In een werkrooster dient duidelijk te worden Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 31 van 62

32 aangegeven, wat de begintijd en eindtijd is per medewerker met daarbij genoemd de te verrichten specifieke werkzaamheden. 4.6 Klantevredenheidsonderzoek Eénmaal per jaar wordt de kwaliteit van de dienstverlening van Inschrijver gemeten door middel van een klanttevredenheidsonderzoek. (dit is een schriftelijke vragenlijst die onder de medewerkers van aanbestedende dienst wordt verspreid) De vragenlijst zal worden opgesteld aan de hand van dit beschrijvend document en de ingediende inschrijving van Inschrijver. En meet de tevredenheid van de medewerkers over de dienstverlening van Inschrijver. In overleg zal deze vragenlijst door Inschrijver worden samengesteld. Aan de hand van de uitkomsten zal Inschrijver elk jaar een verbeterplan opstellen om de klanttevredenheid te verhogen. Het afgelopen jaar is een tevredenheidsonderzoek gehouden. De response was dusdanig beperkt, dat er geen uitkomsten te delen zijn. 5. KWALITEIT EN HYGIENE De exploitatie dient te voldoen aan alle wettelijke eisen en regelgeving die voorkomt uit onder andere: Eisen en richtlijnen conform Europese richtlijn HACCP; Veiligheid en milieu; ARBO; De hygiënecode voor Contractcateringbranche (Veneca); Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit (NVWA; Voorschriften van de Inspectie Gezondheidsbescherming (IGB); Richtlijnen van het Voedingscentrum. Naast eventuele externe kwaliteitscontroles moet Inschrijver voldoen aan de eisen zoals zijn opgesteld door de branche vereniging in de vorm van het VeNeCa kwaliteitsmeetsysteem. Inschrijver dient zelf tweemaal per jaar kwaliteitscontroles uit te voeren. Afschriften van deze controles dienen binnen 10 werkdagen na controle aan Aanbestedende dienst beschikbaar te worden gesteld. De kosten voor deze inspecties dient onderdeel te zijn van de begroting. Schoonmaak De dagelijkse schoonmaakwerkzaamheden van de voorbereidings- en uitgifteruimte dienen te worden uitgevoerd door Inschrijver. Inschrijver is verantwoordelijk voor de volgende schoonmaakwerkzaamheden: Het schoonmaken van alle in gebruik zijnde bedrijfsruimten, keukenruimten, uitgiftebuffet, opslagruimte tot een hoogte van 1.80m. De vloer van de keuken en achter de uitgiftebalie; Reinigen van keuken-, uitgifte- en transportmateriaal in gebruik bij de catering; Het reinigen van alle keukenapparatuur; Het schoonhouden (kruimelvrij en vlekvrij) en reinigen van tafels en stoelen in het bedrijfsrestaurant van beide locaties; Het aanvullen en afvoeren van serviesgoed in het bedrijfsrestaurant en eventueel in de koffiecorners; Het dagelijks scheiden van afval, papier, glas, oliën, vetten (frituurvet ed.) en restafval afkomstig uit de keuken. De schoonmaak zorgt voor de afvoer. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 32 van 62

33 De te gebruiken schoonmaakmiddelen dienen te voldoen aan de eisen gesteld door Warenwetgeving en de Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit en een zo laag mogelijke belasting voor het milieu te veroorzaken. De kosten dient onderdeel te zijn van de begroting. Het schoonmaakbedrijf is verantwoordelijk voor de dagelijkse reiniging van de vloer van het restaurant en het uitgiftegebied. Aanbestedende dienst draagt zorg voor het jaarlijks uitvoeren van een dieptereiniging. 6. COMMUNICATIE 6.1 De communicatie tussen Inschrijver en Aanbestedende dienst zal op diverse niveaus plaatsvinden: 4 wekelijks overleg met contactpersoon aanbestedende dienst en (rayon/district) manager tijdens opstartfase; Twee wekelijks overleg met contactpersoon aanbestedende dienst en de verantwoordelijke catering medewerker van elke locatie (operationeel overleg); Viermaal per jaar overleg, waarvan éénmaal inclusief contractevaluatie met contactpersoon Aanbestedende dienst, district manager (eventueel aangevuld met rayon- en accountmanager, onderwerpen kunnen zijn kwaliteit en dienstverlening, eventuele klachtenregistratie en behandeling, operationele en personele aangelegenheden, realisatiecijfers afgelopen kwartaal, resultaten HACCP audits, opzet en resultaten klanttevredenheidsonderzoek, managementrapportage (tactisch / strategisch); Inschrijver dient één vast contactpersoon voor aanbestedende dienst aan te wijzen die verantwoordelijk is voor de naleving van de overeenkomst en die tevens fungeert als aanspreekpunt voor aanbestedende dienst. Bij afwezigheid van de contactpersoon wordt deze adequaat vervangen. 6.2 Managementrapportage De inschrijver dient minimaal twee maal per jaar een overzichtelijk rapportage per maand op te leveren. Onderwerpen die in deze rapportage die onderdeel moeten zijn: (over de daadwerkelijke inhoud zal na de opstartfase gezamenlijk worden vastgesteld) Aantal openingsdagen, bezoekersaantallen per dag, gemiddelde besteding; Percentage afname producten uit basisassortiment; Percentage afname producten uit luxeassortiment; Aantal lunches; Afnamepatroon en aantallen ( niet de koffie) ten aanzien van verzorgen koffiecorners; Uitkomsten kwaliteitsaudits en klanttevredenheidsonderzoek; Personele inzet, percentage ziekteverzuim en percentage aan uitzendkrachten. Inschrijver mag op geen enkele wijze reclame maken voor leveranciers of producten van specifieke leveranciers. Alleen met voorafgaande toestemming kan dit plaatsvinden. Dit geldt ook bij het organiseren van thema-acties/ actiedagen. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 33 van 62

34 7. DUURZAAM ONDERNEMEN / MILIEU Aanbestedende dienst ondersteunt de duurzaamheidscriteria, zoals zijn opgenomen in het Criteriadocument voor duurzaam inkopen van Catering ( versie 1.4 oktober 2011). Aanbestedende dienst beschouwt ook de inzet van lokale en regionale leveranciers als naast de vermelde criteria als duurzaam. Op verzoek van aanbestedende dienst dient Inschrijver bewijsmiddelen te overleggen waaruit blijkt dat Inschrijver aan duurzaamheidscriteria voldoet en een onderbouwing van de toepassing van de duurzaamheidscriteria. De minimale eisen ten aanzien van milieubeleid zijn het voldoen aan het Convenant Verpakkingen II en het voldoen aan alle inhoudelijke en administratieve verplichtingen uit dat Convenant. Melk en karnemelk kan worden aangeboden in kartonnen verpakking. Indien gebruik wordt gemaakt van disposables dienen deze zo weinig mogelijk milieubelastende te zijn. Indien gebruik wordt gemaakt van monoverpakking, dienen er verpakkingen gebruikt te worden die voor 50% bestaan uit papier, karton, biokunststof of hout. Glas en metaal vallen hier niet onder. Gebruik schoonmaakmiddelen Gehalogeneerde koolwaterstoffen, sterke basen (natron- en kaliloog) of sterke zuren (zout-, zwavel-, sulfamini-, en fosforzuur) evenals milieuonvriendelijke desinfecteringsmiddelen, zoals bleekwater of chloorhoudende middelen mogen niet worden gebruikt. De inschrijver dient gebruik te maken van minder milieubelastende schoonmaak- en afwasmiddelen, welke over een betrouwbaar milieukeurmerk beschikken zoals bijvoorbeeld het ECO-label, het Nederlands milieukeur, de Duitse Blaue Engel of gelijkwaardig. 8. CONTRACTVORM / FINANCIEN 8.1 Open boek begroting Aanbestedende dienst wil de kosten voor de catering zoveel mogelijk opnemen in een open boek begroting. Dit betekent dat het contract zal worden aangegaan op basis van een open boek begroting voor een kalenderjaar voor de beide restaurants en daarnaast met zoveel mogelijk vaste verrekentarieven voor overige diensten. De open boek begroting bestaat uit een begroting voor de bedrijfsrestaurants van beide locaties. Dit betekent dat personeelsinzet, overige personeelskosten en exploitatiekosten (waaronder een eventuele management-fee) alsmede een potentiele vermindering op basis van winst bij het luxe assortiment en een eventuele bijdrage in het verlies bij producten van het basis assortiment leiden tot een totale begroting. Voor de lunchservices, verzorging van de koffiecorners (waarbij voor de verzorging van de koffiecorners de personeelskosten een vaste component zijn maar de ingrediënten op basis van werkelijk verbruik worden gefactureerd) en overige bijeenkomsten zal op basis van werkelijk verbruik en eventueel vaste verrekentarieven (voor lunches) worden verrekend. Ieder kwartaal staan de actuele cijfers versus begrote cijfers per locatie op de agenda alsmede ondernomen acties door Opdrachtnemer. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 34 van 62

35 8.2 Kostenbegroting De uitgangspunten voor de jaarlijkse begroting worden vooraf vastgesteld in overleg tussen aanbestedende dienst en inschrijver. Dit overleg start in het laatste kwartaal voorafgaande aan het volgende contractjaar. Inschrijver neemt hiertoe initiatieven. 8.3 Werkwijze Inschrijver legt, met in achtneming van de door aanbestedende dienst opgestelde termijnen (maand november voorafgaande aan het volgende contractjaar), jaarlijks een begroting ter goedkeuring aan aanbestedende dienst voor. Voorafgaande aan deze begroting is een concept begroting in de maand oktober (voorafgaande aan het volgende contractjaar). De begroting wordt opgesteld op conform de opbouw van de open boek calculatie. Voor de volgende voorzieningen worden sub begrotingen opgesteld. sub begroting locatie Delft; sub begroting locatie Den Haag; sub begroting verzorging koffieautomaten Delft; sub begroting verzorging koffieautomaten Den Haag; sub begroting lunchservices. Bij het opstellen van de begroting dient Inschrijver uit te gaan van de op dat moment geldende cao afspraken. Onderdeel van de begroting is de inschatting van de loonkostenontwikkeling en de gevolgen voor aanbestedende dienst. In de begroting dienen de volgende onderdelen te zijn opgenomen: Ingrediëntkosten. Voor de reguliere processen in beide bedrijfsrestaurants worden de ingrediëntkosten verrekend met het te voeren prijsbeleid en gesaldeerd opgenomen; Algemene kosten. Voor het reguliere proces in de bedrijfsrestaurants worden vaste bedragen als algemene (beïnvloedbare) kosten vastgesteld en in de begroting opgenomen, te weten bankkosten en verzekeringen, HACCP kosten, kassa en onderhoudskosten kassa, indicatie-signing en productpresentatiematerialen behorend bij het aangeboden concept; (kosten voor disposables en schoonmaak en wasserij dient u hierin niet op te nemen, deze kosten worden opgenomen in factuur 3) Personele kosten. Voor het reguliere proces in de bedrijfsrestaurants worden vaste bedragen als personeelskosten vastgesteld. Deze bestaan uit : o een directe kostenpost (loonkosten inclusief vervangingskosten en opleidingskosten) o en een indirecte kostenpost (reiskosten, ARBO-kosten, bedrijfskleding incl. kosten wasserij). Kosten voor disposables dienen hier niet te opgenomen. Indien als gevolg van uitbreiding of inkrimping Inschrijver van mening is dat de ureninzet volgens de begroting dient te worden aangepast, dan dient Inschrijver hiervoor een onderbouwing aan Aanbestedende dienst te verstrekken. Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor hiermee niet akkoord te gaan. Aanbestedende dienst kan als gevolg van uitbreidingen of inkrimpingen aan Inschrijver een herzien voorstel voor de ureninzet volgens de begroting vragen. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 35 van 62

36 Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om met dit herziene voorstel niet akkoord te gaan. Inschrijver maakt bij vervanging van medewerkers uitsluitende gebruik van ingewerkt en geschoold personeel. Bij vervanging van medewerkers wordt gelijkwaardig personeel ingezet (dezelfde functieniveaus) Managementfee. Dit is de vergoeding voor Inschrijver voor de te maken kosten voor uitvoering van contract met aanbestedende dienst, alsmede een winstbijdrage. Wijziging in de hoogte van de vaste managementfee in het lopend jaar is uitgesloten. 8.4 Verrekening verzorging koffieautomaten, vergaderlunches en eventuele andere bijeenkomsten Verrekening verzorging koffieautomaten. Dit is opgebouwd uit twee componenten: Vaste kosten in de vorm van personeelskosten Variabele kosten in de vorm van ingrediënten zoals thee, suiker, melk, roersticks ed.) Verrekening vergaderlunches. Dit geschiedt tegen een vast verreken tarief per lunch. Verrekening eventuele andere bijeenkomsten. Vindt plaats op werkelijke kosten waarbij voor de inzet van personeel de tarieven gelden zoals bij het de exploitatie van het bedrijfsrestaurant zijn aangegeven 8.5 Facturatie Aanbestedende dienst wil drie verschillende factureren ontvangen. Het betreft een maandelijkse factuur voor: Factuur 1: Bedrijfsrestaurant locatie Delft en bedrijfsrestaurantlocatie Den Haag (A-factuur); Factuur 2: verzorging koffieautomaten locatie Delft, verzorging koffieautomaten locatie Den Haag (B-factuur); Factuur 3 verzorging lunchservice en eventuele extra bijeenkomsten. Tevens voor gratis verstrekkingen, te weten zout, peper, servetten, disposables, wasserijkosten, schoonmaakmiddelen, melk voor doelgroep beladers en andere gratis verstrekkingen op aanvraag ten behoeve van personeel, zoals bijvoorbeeld soep in de winter en ijs in de zomer (B-factuur). De facturen dienen gespecificeerd te zijn conform de opbouw zoals vastgelegd in sub begroting. Aanbestedende dienst zal een betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de desbetreffende factuur hanteren. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 36 van 62

37 Bijlage I overzicht assortiment en gewenste prijstelling 2016 Overzicht assortiment verkoopprijs bijzonderheden Boterham standaard boterham luxe wit/bruin ,14 per stuk 35 gram hard broodje 0,55 per stuk 50 gram eierkoek 0,76 per stuk croissant 1,02 Krentenbol Ontbijtkoek Puntje Pistolet/Kaiser 0,50 0,66 0,28 0,28 Boter Margarine zoetwaren, jam hagelslag overig zoet beleg 0,10 0,05 0,15 0,30 0,30 monoverpakking 10 gram monoverpakking gebonden soep 0,70 per kom,.. cc worstsoorten (gekookte worst, cheriso) 0,35 per gr vleeswaren (kipfilet, boterhammenworst 0,55 luxe vleeswaren (ham (achter of rauwe), rookvlees) Filet A/ Ossenworst Leverworst 0,70 0,73 0,55 jonge kaas 0,51 per gram kaas (belegen, komijnen) 0,66 luxe kaas (oude, geiten, sambal) Franse kaas 0,81 0,54 monoverpakking Smeer kaas 0,25 monoverpakking kroket/bami/nasi/soufflé/frikandel 0,55 per stuk kipcorn 0,87 per stuk mexicano 1,10 per stuk gebakken ei (diverse) vanaf 1,00 per stuk Volle melk Karne melk Karne melk Milk & Fruit Optimel 0,50 0,55 0,81 0,81 chocomelk 0,81 Vla Yoghurt beker 250cc pak 0,5 liter Beker 250 cc 0,54 0,60 beker 150 gram Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 37 van 62

38 Mona yoghurt luxe Mona Kwark appel/banaan Mandarijn/Kiwi salade (krab, ei) salade sellery 0,81 1,09 0,53 per stuk 0,45 per stuk 0,91 0,90 monoverpakking sauzen, mayonnaise, ketchup, satésaus 0,26 monoverpakking sambal, mosterd 0,06 1 gebakken ei + 1 beleg 0,75 1 gebakken ei + 2 beleg 1,00 Gekookt ei 0,28 Tosti 1,35 Fernandez/AA 0,81 Capri sun 0,45 Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 38 van 62

39 Bijlage 5 Protocol Social Return Dit uitvoeringsprotocol maakt onderdeel uit van het bestek bij diensten, werken en leveringen. De inschrijver gaat door inschrijving akkoord met het uitvoeringsprotocol social return. 1. Definities 1.1 Doelgroep: personen die als werkzoekende bij het UWV staan ingeschreven en een uitkering op grond de Wet Werk en Bijstand(WWB), Werkloosheidswet(WW) of, Wajong hebben. Ook WSW-geïndiceerden die in afwachting zijn van een WSW-dienstbetrekking of reeds werkzaam zijn in een WSW-dienstbetrekking alsmede personen die een BBL of BOL-traject volgen vallen onder de doelgroep. 1.2 Arbeidsovereenkomst: een overeenkomst om arbeid te verrichten tegen loon die de opdrachtnemer aangaat met een persoon uit de doelgroep in het kader van social return. 1.3 Werkstage: het gedurende een bepaalde periode opdoen van werkervaring of (werknemers)vaardigheden op een bepaald vakgebied door iemand behorende tot de doelgroep. 1.4 Leerwerkbaan(BBL) een baan waarbij de opdrachtnemer/werkgever een arbeidsovereenkomst aanbiedt voor vier werkdagen per week, en de kandidaat op de vijfde dag een opleiding volgt. 1.5 BOL-traject: een leer-/stage traject waarbij opdrachtnemer een student praktijkervaring bijbrengt. Dit traject is een traject waarbij er meer van school dan van praktijk sprake is. 1.6 Aanneemsom: totaal overeengekomen bedrag voor de af te sluiten opdracht exclusief BTW. 1.7 Loonkosten: de brutoloonkosten plus de directe werkgeverslasten van de werkzoekende vallende onder de doelgroep die in het kader van social return deelneemt. 1.8 Opdrachtnemer: de onderneming, de organisatie of de persoon waaraan een opdracht is gegund. 2. Bepalingen 1. De opdrachtnemer is verplicht 5% van de aanneemsom(exclusief BTW) te besteden aan personen uit de doelgroep genoemd onder 1.1 van dit protocol. 2. In principe dienen personen uit de doelgroep bij de uitvoering van de opdracht te worden ingezet. De opdrachtnemer kan in overleg met de opdrachtgever een voorstel doen voor het plaatsen van een dergelijk persoon of personen op andere werkzaamheden in het bedrijf van de opdrachtnemer of bij een andere ondernemer, wanneer de opdrachtnemer geen mogelijkheden ziet binnen de opdracht. 3. De (externe) plaatsingen dienen binnen de periode van de opdracht van Avalex plaats te vinden. 4. De opdrachtnemer is te allen tijde verantwoordelijk voor het nakomen van zijn social return verplichtingen, ook als bij het realiseren van de opdracht derden worden ingezet. 5. Avalex kan in het bestek de eis opnemen dat de door opdrachtnemer uit te voeren opdracht tussen de 5 en 50% uitgevoerd dient te worden door personen uit de doelgroep. De overige bepalingen social return zijn onverkort van toepassing. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 39 van 62

40 6. De opdrachtnemer aan wie de opdracht gegund is, treedt binnen 7 dagen, nadat definitieve gunning heeft plaatsgevonden, in overleg met de afdeling Inkoop over de invulling van de social return verplichting. 7. De opdrachtnemer dient binnen 14 dagen na definitieve gunning met een plan van aanpak over de wijze van invulling van social return te komen en aan de afdeling Inkoop ter goedkeuring voor te leggen. Werving, selectie en plaatsing kandidaten 8. De opdrachtnemer is zelf verantwoordelijk voor het aantrekken van kandidaten uit de doelgroep voor inzet ten behoeve van de social return verplichtingen. Verantwoording 10. De opdrachtnemer aan wie de opdracht is gegund, zal vierwekelijks via een overzicht verstrekken aan de werkmakelaar over de inzet van (financiële) middelen in het kader van social return. 11. De opdrachtnemer verstrekt aan de werkmakelaar kopieën/afschriften van arbeidsovereenkomsten, leer/werk overeenkomsten (met daarin de looptijd, het aantal arbeidsuren, de salarisbetalingen), nota s, rekeningen en andere documentatie waaruit de inzet van opdrachtnemer opgemaakt en bewezen kan worden ten aanzien van zijn verplichtingen in het kader van social return. 12. Indien de opdrachtnemer zijn verplichtingen in het kader van social return niet, niet geheel of niet tijdig nakomt, vindt ter hoogte van dat deel dat ten onrechte niet is ingezet, inhouding plaats op de betalingen verband houdend met de opdracht. 13. De inhouding vindt niet plaats indien de opdrachtnemer aannemelijk kan maken, dat hem geen verwijt treft voor het niet(volledig) realiseren van zijn verplichtingen in het kader van social return, zulks ter beoordeling door Avalex. De bewijslast berust bij opdrachtnemer. 14. Opdrachtnemer verstrekt aan Avalex een op schrift gestelde verklaring waarin opdrachtnemer verklaart dat hem geen verwijt treft voor het niet(volledig) nakomen van zijn verplichtingen en de reden waarom dit hem niet verweten kan worden. 15. Avalex zal schriftelijk en beargumenteerd aan opdrachtnemer meedelen of opdrachtnemer wel of niet verwijtbaar is. Inschrijver gaat onvoorwaardelijk akkoord met het Uitvoeringsprotocol social return Avalex Bedrijfsnaam: Naam bestuurder: Plaats: Datum: Handtekening: Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 40 van 62

41 Bijlage 6 Concept overeenkomst CATERINGOVEREENKOMST met toepassing van de Cateringvoorwaarden behorende bij de aanbesteding Catering met kenmerk deel A, B en C (hierna te noemen: Cateringvoorwaarden) Partijen: A. Avalex, gevestigd en kantoor houdende te Den Haag, aan de Laan van s Gravenmade 9, 2495 BD Den Haag, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Jack Kuin, In zijn hoedanigheid als directeur hierna te noemen: Opdrachtgever, en B. <Naam Opdrachtnemer>, gevestigd en kantoor houdende te <plaats>, rechtsgeldig vertegenwoordigd door <naam>, <functie>, en <naam>, <functie>, hierna te noemen: Opdrachtnemer. Artikel 1 Inwerkingtreding en duur van de Overeenkomst 1.1 Datum van ingang... Einddatum: De Opdrachtgever heeft het recht de Overeenkomst twee (2) keer met één (1) jaar te verlengen. Verlenging gebeurt stilzwijgend tenzij de Opdrachtgever uiterlijk drie (3) kalendermaanden voor het einde van de contractperiode schriftelijk aan de Opdrachtnemer heeft bericht geen gebruik te zullen maken van de mogelijkheid tot verlenging. Artikel 2 Diensten 2.1 De Diensten betreffen de verzorging van de totale Catering. 2.2 Deze Diensten worden uitgevoerd conform: Beschrijvend document Catering, kenmerk 0059EU dd , de Inschrijving van Opdrachtnemer met kenmerk d.d, hetgeen Partijen overig zijn overeengekomen. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 41 van 62

42 2.3 De Diensten worden uitgevoerd op de volgende locaties: - Laan van s Gravenmade 9 te Den Haag; - Schieweg 99 te Delft. Artikel 3 Kwaliteitsbewaking 3.1 De kwaliteitsinspectie vindt plaats conform een nader te bepalen kwaliteitsmeetsysteem. 3.2 Frequentie kwaliteitsinspectie: nader te bepalen door de Opdrachtgever. 3.3 De kosten van de hercontrole zoals genoemd in artikel 10 lid 4 van de Cateringvoorwaarden zijn voor rekening van de Opdrachtnemer. Artikel 4 Prijzen en tarieven De prijzen, tarieven, alsmede eventuele betalingskortingen staan vermeld in Bijlage.Prijzenblad. Artikel 5 Facturering en betaling 5.1 De Opdrachtnemer richt de factuur aan en verzend de factuur elektronisch: Avalex, Laan van s Gravenmade 9, 2495 BD Den Haag fez2@avalex.nl 5.2 Op de factuur zijn in ieder geval vermeld: de datum en het nummer van de Overeenkomst; de Periode waarop de factuur betrekking heeft; aard van de kosten; het verschuldigde bedrag exclusief BTW; het verschuldigde bedrag inclusief BTW; het BTW bedrag. 5.3 Voor aanvullende facturen en creditnota s gelden dezelfde voorschriften als voor facturen. Op creditnota s moeten bovendien de datum, het nummer en het eindbedrag worden vermeld van de factuur waarop de creditnota betrekking heeft. Artikel 6 Voorwaarden 6.1 Op deze Overeenkomst zijn de Cateringvoorwaarden behorende bij de aanbesteding Catering met kenmerk 0059EU van toepassing. 6.2 De toepassing van algemene voorwaarden van de Opdrachtnemer of van zijn branchevereniging, in welke vorm ook, is uitdrukkelijk uitgesloten. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 42 van 62

43 6.3 Een Periode, zoals genoemd in de begrippenlijst in deel A van de Cateringvoorwaarden, betreft één (1) kalendermaand. 6.4 De boete, zoals genoemd in artikel 3.6 in deel B van de Cateringvoorwaarden bedraagt , (zegge tienduizend euro). Artikel 7 Verplichtingen in geval van beëindiging van de Overeenkomst In geval van beëindiging van deze Overeenkomst treden Partijen in overleg over nog af te handelen aangelegenheden. De Opdrachtnemer zal zijn medewerking verlenen aan een optimale overdracht van de Diensten. Hiertoe behoort onder meer dat de Opdrachtnemer op eerste schriftelijke verzoek van de Opdrachtgever de gegevens die noodzakelijk zijn om te voldoen aan de CAO verplichtingen bij contractswisseling geanonimiseerd aan de Opdrachtgever verstrekt. Artikel 8 Bijlagen De volgende documenten vormen een integraal onderdeel van de Overeenkomst. Voor zover deze bescheiden met elkaar in tegenspraak zijn, geldt de navolgende rangorde, waarbij het hoger voornoemde document prevaleert boven het lager genoemde: - Overeenkomst inclusief Cateringvoorwaarden; - Nota van Inlichtingen naar aanleiding van het beschrijvend document Catering kenmerk 0059EU; - Het beschrijvend document Catering kenmerk 0059EU; - De Aanbieding van Opdrachtnemer naar aanleiding van het beschrijvend document Catering kenmerk 0059EU. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend, Plaats: Den Haag Datum: Plaats: Datum: Opdrachtgever Avalex Opdrachtnemer <naam Opdrachtnemer> Naam: Jack Kuin Functie: Directeur Naam: Functie: Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 43 van 62

44 Bijlage 7 Algemene bepalingen A, B, C Deel A: Begrippenlijst Als in deze Cateringvoorwaarden of in de Overeenkomst de volgende begrippen met een beginhoofdletter worden gebruikt, hebben deze begrippen de betekenis zoals in deze begrippenlijst beschreven. A factuur: B factuur: Bedrijfsruimte: Bijlage: Cao: Contactpersoon: Diensten: Gebouw: Inventaris: Medewerker: Onderaannemer: Opdrachtgever: Opdrachtnemer: factuur met betrekking tot de begroting per maand/jaar op basis van de overeengekomen begroting. factuur met betrekking tot de verzorging van alle extra activiteiten. de ruimten binnen de locatie van de Opdrachtgever, van waaruit de Opdrachtnemer de Diensten verleent. aanhangsel bij deze Overeenkomst die, na door beide Partijen te zijn geparafeerd, onlosmakelijk deel uitmaakt van deze Overeenkomst. de geldende collectieve arbeidsovereenkomst voor de contractcateringbranche. de functionaris die voor één of meer Gebouw(en) door de Opdrachtgever is aangewezen om de contacten te onderhouden met de Opdrachtnemer over de uitvoering van de Overeenkomst. de werkzaamheden die de Opdrachtnemer op grond van de Overeenkomst voor de Opdrachtgever uitvoert. locatie van de Opdrachtgever, waar Opdrachtnemer Diensten verleent. alle zaken die naar verkeersopvatting onderdeel zijn van de Bedrijfsruimte of die zodanig met de Bedrijfsruimte zijn verbonden dat zij daarvan niet kunnen worden afgescheiden zonder dat beschadiging van betekenis wordt toegebracht en het in de Bedrijfsruimte aanwezige hulpmaterieel en (klein) keukenmateriaal, dat nodig is voor een correcte uitvoering van de Diensten. natuurlijk persoon (m/v), die in dienst van de Opdrachtnemer of die, anders dan in dienstverband onder verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer, door de Opdrachtnemer wordt ingeschakeld voor rechtspersoon of natuurlijk persoon, niet in dienst van de Opdrachtnemer, aan wie de Opdrachtnemer de uitvoering van (een deel van) de Diensten heeft opgedragen en onder zijn rechtspersoon of natuurlijk persoon, die aan de Opdrachtnemer opdracht geeft tot het verlenen van de Diensten. Rechtspersoon of natuurlijk persoon, die van de Opdrachtgever de opdracht heeft gekregen tot het verlenen van de Diensten en deze opdracht heeft aanvaard. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 44 van 62

45 Overeenkomst: Partijen: Periode: Personeel van de Opdrachtgever: Personeel van de Opdrachtnemer: Regiebasis: Variabele Kosten: Vaste Aanneemsom: Werkdagen: de cateringovereenkomst tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer, waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard. de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer. tijdvak, waarvan de concrete duur genoemd is in de Overeenkomst. natuurlijk persoon in dienst van de Opdrachtgever of anders dan in dienstverband werkend voor de Opdrachtgever onder diens verantwoordelijkheid. de door de Opdrachtnemer voor de uitvoering van de Overeenkomst in te schakelen personeelsleden of andere personen, die onder zijn verantwoordelijkheid werken. het werk dat in overleg tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer wordt uitgevoerd zonder dat daarvoor een wijziging c.q. aanvulling in de Overeenkomst opgenomen wordt. De tarifering is in de Overeenkomst vastgelegd per functieschaal of als een eenheidstarief alle kosten die niet behoren tot de Vaste aanneemsom personeelskosten (direct en indirect), algemene kosten en managementfee zoals genoemd in het programma van eisen, dat deel uitmaakt van het beschrijvend document (offerteaanvraag). kalenderdagen tussen 7.00 uur en uur, behoudens weekeinden, algemeen erkende feestdagen en door de Opdrachtgever Deel B Algemene bepalingen Artikel 1. Overdracht van rechten en verplichtingen, onderaanneming 1.1 De opdrachtnemer kan zijn rechten een verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst slechts na vooraf verkregen schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever geheel of gedeeltelijk overdragen aan een derde. Aan deze toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden. 1.2 De Opdrachtnemer is gerechtigd om voor de uitvoering van de Werkzaamheden Onderaannemers in te schakelen na vooraf verkregen schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever. Aan deze toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden. 1.3 De toestemming voor de uitvoering van Werkzaamheden door een Onderaannemer laat de verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer voor de uitvoering van de Overeenkomst onverlet. Artikel 2. Facturatie en betaling 2.1 Facturatie van de verschuldigde bedragen vindt, tenzij anders overeengekomen, als volgt plaats: 1. De Opdrachtnemer factureert de Vaste Aanneemsom, als genoemd in het programma van eisen, binnen 2 weken na iedere Periode naar rato van de overeengekomen vaste contractbedragen; Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 45 van 62

46 2. De Opdrachtnemer factureert de verrekening verzorging koffieautomaten, vergaderlunches en eventuele andere bijeenkomsten, als genoemd in het programma van eisen, binnen 2 weken na iedere Periode op basis van door de Opdrachtgever getekende opdrachtbon (nen) die als bewijsstuk (ken) bij de desbetreffende factuur gevoegd dienen te worden. 2.2 De Opdrachtnemer zendt de factuur naar fez2@avalex.nl. 2.3 De Opdrachtgever kan eisen stellen aan de inrichting van de facturen. En wil drie verschillende factureren ontvangen. Het betreft een maandelijkse factuur voor: Factuur 1: Bedrijfsrestaurant locatie Delft en bedrijfsrestaurantlocatie Den Haag; Factuur 2: verzorging koffieautomaten locatie Delft, verzorging koffieautomaten locatie Den Haag; Factuur 3 verzorging vergaderservice en eventuele extra bijeenkomsten. De factureren dienen gespecificeerd te zijn conform de opbouw zoals vastgelegd in het programma van eisen. 2.4 De opdrachtgever betaalt de facturen binnen 30 dagen na ontvangst van de desbetreffende factuur. 2.5 Indien een factuur niet overeenstemt met de gegevens uit de Overeenkomst, zendt de Opdrachtgever de betreffende factuur terug naar de Opdrachtnemer met de vermelding dat betaling wordt opgeschort totdat de correcte factuur is ontvangen. 2.6 Indien de opdrachtgever niet tijdig betaalt en de vertraging niet te wijten is aan de Opdrachtnemer, kan de Opdrachtnemer aansprak maken op de wettelijke rente van het bedrag, met de betaling waarvan de Opdrachtgever in gebreke is, met ingang van de dag volgende op die waarop de betaling dient te geschieden. Rente op rente kan de Opdrachtnemer niet vorderen. Artikel 3. Geheimhouding 3.1 De Opdrachtnemer is verplicht alle informatie en kennis die hij van Avalex ontvangt of die hij bij de uitvoering van de Overeenkomst opdoet vertrouwelijk te behandelen. De Opdrachtnemer zal door hem ingeschakelde werknemers en derden eenzelfde geheimhoudingsplicht opleggen en staat ervoor in dat zij zich aan deze geheimhoudingsplicht houden. 3.2 Partijen verplichten zich hun personeel deze geheimhoudingsverplichting na te leven. De Opdrachtgever kan van Opdrachtnemer verlangen dat deze van alle of van een aantal personen, die bij de uitvoering van de Overeenkomst heeft betrokken, binnen twee (2) Werkdagen na het schriftelijk verzoek daartoe een ondertekende geheimhoudingsverklaring overlegt. 3.3 De Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat personeel van de Opdrachtnemer, dat betrokken is bij de uitvoering van werkzaamheden voor zover deze bij de Opdrachtgever worden verricht, de door de Opdrachtgever aangehouden privacyregels in acht neemt. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 46 van 62

47 3.4 Beide partijen verstekken geen informatie aan pers en doen geen andere openbare mededeling die verband houdt met de Overeenkomst zonder voorafgaande toestemming van de andere partij. Bedoelde toestemming is niet nodig, indien de verstrekking van informatie berust op een wettelijke verplichting. 3.5 De Opdrachtnemer stelt binnen 14 dagen na beëindiging van de betreffende werkzaamheden alle gegevens (schriftelijke stukken, computerbestanden, etc.) die de Opdrachtnemer in het kader van de uitvoering van deze Overeenkomst onder zich mocht hebben, aan de Opdrachtgever ter beschikking. 3.6 Ieder der Partijen is gerechtigd indien de andere partij de geheimhoudingsverplichtingen schendt een bij Overeenkomst te bepalen boete te stellen. Betaling van de boete, die onmiddellijk opeisbaar is, laat onverlet de gehoudenheid van de betreffende partij de schade die het gevolg is van de schending aan de andere partij te vergoeden. 3.7 De verplichting tot geheimhouding blijft ook na de uitvoering van de Overeenkomst onverminderd van kracht. Artikel 4 Beveiliging 4.1 De Opdrachtnemer draagt zijn personeel op de door de Opdrachtnemer aangegeven beveiligingsprocedures en huisregels in acht te nemen. De Opdrachtgever stelt de Opdrachtnemer tijdig op de hoogte van de procedures en huisregels. 4.2 De Opdrachtgever kan vorderen dat de Opdrachtnemer verklaringen omtrent het gedrag overlegt van Personeel dat ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst in een Gebouw aanwezig is. De Opdrachtgever kan de betreffende personen de toegang tot zijn gebouw (en) ontzeggen indien de Opdrachtnemer de verklaring omtrent het gedrag niet binnen zes (6) weken nadat de Opdrachtgever dit heeft gevraagd heeft overlegd. De kosten van de verklaring omtrent het gedrag zijn voor rekening van de Opdrachtnemer. Artikel 5 Overmacht; Stagnatie in de uitvoering van de Diensten 5.1 Voor zover een tekortkoming in de nakoming van een verplichting niet aan een contractspartij kan worden toegerekend, komt hij niet in verzuim en is hij niet tot schadevergoeding verplicht, mits hij de andere partij onverwijld en in ieder geval binnen de voor nakoming van de verplichting overeengekomen termijn de tekortkoming en de oorzaak daarvan schriftelijk, onder overlegging van de nodige bewijsstukken, heeft meegedeeld. 5.2 Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen, ziekte van personeel, verlate aanlevering of ongeschiktheid van materialen, toerekenbare tekortkoming van door de Opdrachtnemer ingeschakelde derden en/of liquiditeits of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de Opdrachtnemer. 5.3 In geval van dreigende stagnatie in de uitvoering van de Diensten, stelt de Opdrachtnemer de Opdrachtgever hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte met vermelding van de oorzaak en consequenties. De Opdrachtnemer doet tevens een voorstel voor de oplossing van de problemen en zal zich inspannen de hinder en schade voor de Opdrachtgever tot een Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 47 van 62

48 minimum te beperken. Partijen treden in overleg over een oplossing van de problemen en continuering van de dienstverlening. 5.4 In geval van overmacht of als zich een situatie zoals bedoeld in lid 3 voordoet heeft de Opdrachtgever het recht, na overleg met de Opdrachtnemer, de Diensten tijdelijk door een derde te laten uitvoeren. De Opdrachtgever kan, als de situatie niet het gevolg is van overmacht, het verschil tussen de kosten van uitvoering door de derde en de kosten die hij aan de Opdrachtnemer verschuldigd zou zijn bij de Opdrachtnemer in rekening brengen. Artikel 6 Aansprakelijkheid en Verzekering 6.1 De Opdrachtnemer is aansprakelijk voor alle schade die tijdens de uitvoering van de Overeenkomst door zijn personeel en/of door zaken die hij onder zijn toezicht heeft en/of door zijn Onderaannemer(s) aan de Opdrachtgever en/of aan derden wordt toegebracht, schade als gevolg van het niet of niet naar behoren uitvoeren van de overeengekomen Diensten daaronder begrepen. De verplichting tot vergoeding van de schade is beperkt tot , per gebeurtenis met een maximum van , per jaar. 6.2 De Opdrachtnemer is aansprakelijk voor schade die de Opdrachtgever of derden lijden ten gevolge van verlies van sleutels of toegangspasjes, die hij van de Opdrachtgever heeft ontvangen, met een maximum van , per gebeurtenis. Onder schade wordt onder meer verstaan vervanging van sloten, sleutels en pasjes en eveneens schade door beschadiging of verlies van eigendommen van de Opdrachtgever of van derden. 6.3 De Opdrachtnemer zal de Opdrachtgever tegen aanspraken van derden ter zake van schade als in het eerste en tweede lid bedoeld vrijwaren. 6.4 De Opdrachtnemer heeft zich adequaat verzekerd en zal zich adequaat verzekerd houden voor risico s van bedrijfsaansprakelijkheid, waaronder aansprakelijkheid voor schade toegebracht aan personen of aan zaken die eigendom zijn van de Opdrachtgever. Desgewenst verschaft de Opdrachtnemer de Opdrachtgever inzage in de verzekeringspolis en in de bewijsstukken met betrekking tot de betaling van de verschuldigde premies, dan wel een verzekeringscertificaat waarin de gevraagde informatie is opgenomen. 6.5 Als een risico zich heeft verwezenlijkt en schade is ontstaan waarvoor de Opdrachtnemer op grond van de Overeenkomst aansprakelijk is, cedeert de Opdrachtnemer zodra hij door de Opdrachtgever aansprakelijk is gesteld zijn aanspraken op uitkeringen van verzekeringspenningen aan de Opdrachtgever. Artikel 7 Ontbinding 7.1 Buiten hetgeen elders in deze Overeenkomst is bepaald en onverminderd alle andere rechten of vorderingen, is de Opdrachtgever bevoegd de Overeenkomst door een schriftelijke verklaring geheel of gedeeltelijk buiten rechte te ontbinden, indien: a. de Opdrachtnemer zijn verplichtingen uit de Overeenkomst niet, niet tijdig of niet naar behoren nakomt en ook na schriftelijke ingebrekestelling, waarbij hem een redelijke termijn is gesteld, de tekortkomingen niet binnen de gestelde termijn herstelt of zijn verplichtingen niet binnen de gestelde termijn nakomt; Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 48 van 62

49 b. door of vanwege de Opdrachtnemer, zijn vertegenwoordiger of onder hem werkend personeel enig voordeel, in welke vorm dan ook, is toegezegd, aangeboden of verschaft aan Personeel van de Opdrachtgever, welk voordeel de beslissingen van het personeel met betrekking tot de Overeenkomst of eventuele volgende opdrachten kan beïnvloeden; c. de Opdrachtnemer (voorlopige) surseance van betaling aanvraagt of aan hem(voorlopige) surseance van betaling is verleend; d. het faillissement van de Opdrachtnemer is aangevraagd of de Opdrachtnemer in staat van faillissement is verklaard; e. de Opdrachtnemer zijn huidige onderneming staakt; f. de onderneming van de Opdrachtnemer wordt geliquideerd; g. de onderneming van de Opdrachtnemer, of het voor de uitvoering van deze Overeenkomst relevante gedeelte, wordt overgenomen door een andere onderneming; h. op een aanmerkelijk deel van het vermogen van de Opdrachtnemer beslag wordt gelegd dan wel de Opdrachtnemer anderszins niet meer in staat moet worden geacht zijn verplichtingen uit deze Overeenkomst na te komen. In de situaties omschreven in b t/m h, alsmede in alle situaties waarin het verzuim van Opdrachtnemer evident is, is geen ingebrekestelling vereist. 7.2 Indien op grond van dit artikel tot ontbinding wordt overgegaan, is de Opdrachtgever niet tot enige schadevergoeding jegens de Opdrachtnemer gehouden, terwijl de Opdrachtnemer jegens de Opdrachtgever verplicht is tot vergoeding van de schade die door de ontbinding mocht ontstaan. Onder schade wordt in dit verband mede verstaan het verschil tussen de met de Opdrachtnemer overeengekomen prijs en de eventuele hogere prijs verbonden aan het doen uitvoeren van de Diensten door een derde, zulks te berekenen over een Periode van 6 maanden na ontbinding ingeval van een Overeenkomst voor onbepaalde tijd dan wel over de nog resterende Periode bij een Overeenkomst voor bepaalde tijd. 7.3 In geval van ontbinding als in lid 1 bedoeld, zal de Opdrachtnemer hetgeen de Opdrachtgever hem onverschuldigd heeft betaald, vermeerderd met de wettelijke rente vanaf de dag waarop dit is betaald, aan de Opdrachtgever terugbetalen. Artikel 8 Belasting en Sociale premies 8.1 Alle verplichtingen met betrekking tot het Personeel van de Opdrachtnemer op grond van de belasting en sociale verzekeringswetgeving komen ten laste van de Opdrachtnemer. De Opdrachtnemer vrijwaart de Opdrachtgever tegen aanspraken ter zake. 8.2 De Opdrachtnemer toont, op eerste verzoek, binnen 30 dagen na dit verzoek aan de Opdrachtgever aan dat hij aan de verplichtingen genoemd in lid 1 heeft voldaan, bij gebreke waarvan de Opdrachtgever gerechtigd is alle betalingen aan de Opdrachtnemer ingevolge deze Overeenkomst op te schorten en dit bedrag onder zich te houden tot op het tijdstip, dat de verklaringen alsnog zijn overgelegd. In voornoemde gevallen is de Opdrachtgever geen rente verschuldigd. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 49 van 62

50 8.3 De Opdrachtnemer stelt de prijzen van de spijzen en dranken voor Personeel van de Opdrachtgever zodanig vast dat aan het eind van het jaar geen naheffing plaats vindt op grond van het Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting 1968 (Bua). Indien deze zogenaamde Bua toets toch leidt tot een naheffing, komt deze voor rekening van de Opdrachtnemer. Artikel 9 Contactpersonen 9.1 Beide Partijen wijzen een Contactpersoon aan, die de contacten over de uitvoering van de Overeenkomst onderhoudt. Partijen informeren elkaar schriftelijk over degene die zij als Contactpersoon hebben aangewezen. 9.2 Contactpersonen kunnen hun partij vertegenwoordigen en binden tenzij bij de Overeenkomst anders is bepaald. Artikel 10 Overname personeel, belangenverstrengeling 10.1 Geen van de Partijen mag tijdens de uitvoering van de Overeenkomst en binnen een jaar na beëindiging daarvan Medewerkers van de andere partij, die betrokken zijn geweest bij de uitvoering van de Overeenkomst, in dienst nemen dan wel anderszins, direct of indirect, voor zich laten werken, noch met deze Medewerkers over indiensttreding onderhandelen, dan na toestemming van de andere partij Opdrachtnemer betrekt geen personen, anders dan met toestemming van de Opdrachtgever, bij de uitvoering van de Overeenkomst die in een Periode van twee jaar voorafgaand aan de Diensten, bij de Opdrachtgever in dienst zijn geweest De beperkingen in dit artikel gelden niet indien sprake is van overgang van onderneming als bedoeld in de wet dan wel de Cao voor de contractcatering. De partij die in strijd met dit artikel handelt, is aan de andere partij een bedrag verschuldigd gelijk aan het jaarsalaris van de betrokken Medewerker met een minimum van ,. Artikel 11 Voortdurende verplichtingen Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na afloop van de Overeenkomst voort te duren, behouden nadien hun werking. Tot deze verplichtingen behoren onder meer: geheimhouding, vrijwaring tegen aanspraken van derden, verbod op overname personeel, geschillenbeslechting en toepasselijk recht. Artikel 12 Toepasselijkheid recht en geschillen 12.1 Op de Overeenkomst en de totstandkoming van de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing Ieder geschil ter zake van de Overeenkomst zal worden voorgelegd aan de bevoegde rechter, tenzij Partijen alsnog een andere vorm van geschillenbeslechting overeenkomen. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 50 van 62

51 Deel C: Specifieke bepalingen voor cateringovereenkomsten Als in deze Specifieke bepalingen begrippen met een beginhoofdletter worden gebruikt, hebben deze begrippen de betekenis zoals beschreven in de begrippenlijst van Deel A. ARTIKEL 1 UITVOERING VAN DE OVEREENKOMST De Opdrachtnemer verricht de Diensten conform hetgeen hierover in de Overeenkomst is vastgelegd. ARTIKEL 2 PERSONEEL VAN DE OPDRACHTNEMER 2.1 De Opdrachtnemer zal voor de uitvoering van de Overeenkomst uitsluitend betrouwbaar en vakbekwaam personeel inzetten. Als de Opdrachtgever met betrekking tot het Personeel van de Opdrachtnemer speciale wensen heeft of eisen stelt, die hij vooraf niet aan de Opdrachtnemer bekend heeft gemaakt, kan de Opdrachtnemer de eventuele meerkosten die hij maakt om aan die wensen of eisen tegemoet te komen bij de Opdrachtgever in rekening brengen. 2.2 In geval van ziekte, verlof of vakantie van een Medewerker zet de Opdrachtnemer een vervangende Medewerker in die qua opleiding, deskundigheid en ervaring gelijkwaardig is aan de te vervangen Medewerker. De Opdrachtnemer draagt zorg voor adequate begeleiding gedurende de inwerkperiode van de vervangende Medewerker. 2.3 De Opdrachtnemer zal tijdens de vakantieperiode op verzoek van de Opdrachtgever minder Medewerkers inzetten. 2.4 De Opdrachtnemer maakt van iedere Medewerker, voordat deze feitelijk voor de uitvoering van de Overeenkomst wordt ingezet, de naam, voornaam en geboortedatum schriftelijk aan de Opdrachtgever bekend. De Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat hij hiervoor vooraf schriftelijk toestemming heeft van de betreffende Medewerker. 2.5 Desgevraagd zal de Opdrachtnemer aan iedere Medewerker een door de Opdrachtgever beschikbaar gestelde of goedgekeurde toegangspas verstrekken. De Opdrachtgever zal een toegangspas pas verstrekken op vertoon door de desbetreffende Medewerker van een wettelijk geldig legitimatiebewijs. De Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat de toegangspas wordt gebruikt zoals door de Opdrachtgever is voorgeschreven. 2.6 Het personeel in dienst van de Opdrachtnemer dient bij de uitvoering van haar taak representatieve, uniforme, schone en veilige bedrijfskleding te dragen. Indien de Opdrachtgever andere bedrijfskleding verlangt dan de gebruikelijke bedrijfskleding van de Opdrachtnemer, zal dit in overleg tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer plaats kunnen vinden. De extra kosten die daarmee gemoeid zijn komen voor rekening van de Opdrachtgever. 2.7 Indien hiertoe naar het oordeel van de Opdrachtgever zwaarwegende argumenten zijn, kan deze mondeling van de Opdrachtnemer verwijdering en vervanging van een door de Opdrachtnemer te werk gestelde Medewerker eisen. Opdrachtnemer zal aan een dergelijk verzoek gevolg geven zonder extra kosten in rekening te brengen. De vervangende Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 51 van 62

52 Medewerker dient qua opleiding, deskundigheid en ervaring gelijkwaardig te zijn aan de te vervangen Medewerker. De Opdrachtnemer draagt zorg voor adequate begeleiding gedurende de inwerkperiode van de vervangende Medewerker. 2.8 Ongeacht of het door de Opdrachtnemer bij de Opdrachtgever tewerkgestelde Personeel valt onder de geldende Cao voor de contractcatering verbindt de Opdrachtnemer zich jegens de Opdrachtgever zich te gedragen conform het bepaalde omtrent werkgelegenheid bij contractwisseling in de Cao voor de contractcatering. De Opdrachtnemer zal derhalve bij beëindiging van de Overeenkomst met de Opdrachtgever, voor zover er sprake is van contractwisseling, in overleg treden met de andere in het geding zijnde cateringorganisatie. Tevens verstrekt de Opdrachtnemer de Opdrachtgever op diens eerste schriftelijke verzoek de gegevens die noodzakelijk zijn om te voldoen aan de Cao verplichtingen bij contractswisseling. De Opdrachtnemer kan de gegevens geanonimiseerd verstrekken. ARTIKEL 3 TOEGANG TOT GEBOUWEN EN BEDRIJFSRUIMTE 3.1 De Opdrachtgever draagt er zorg voor dat het Personeel van de Opdrachtnemer op de overeengekomen tijden toegang heeft tot het Gebouw. 3.2 De Opdrachtgever zorgt ervoor dat de voor de Diensten te gebruiken grondstoffen, halffabrikaten en eindproducten per normale rolcontainer in de Bedrijfsruimte kunnen worden aangevoerd en treft hiervoor de noodzakelijke voorzieningen. ARTIKEL 4 HULPMIDDELEN 4.1 De Opdrachtgever stelt aan de Opdrachtnemer om niet ter beschikking de Bedrijfsruimte, inrichting, apparatuur, Inventaris, energie, water, riolering, telecommunicatie en kopieervoorzieningen en gebruik van postfaciliteiten, een en ander voor zover naar het redelijk oordeel van de Opdrachtnemer nodig is voor een goede uitvoering van de Diensten. De Opdrachtnemer ziet toe op een zuinig en zakelijk gebruik van hetgeen ter beschikking is gesteld en beheert de voorzieningen naar beste vermogen. Tevens stelt de Opdrachtgever voorzieningen in het kader van de arbeidsomstandighedenregelgeving, waaronder bedrijfshulpverlening en EHBOvoorzieningen, om niet ter beschikking aan de Opdrachtnemer. 4.2 De Opdrachtgever zorgt dat de in lid 1 genoemde faciliteiten steeds in goede staat van onderhoud zijn en voldoen aan alle wettelijke eisen en zal niet weigeren in te gaan op een redelijk verzoek van de Opdrachtnemer of de controlerende instanties tot onderhouden of vervanging daarvan. De Opdrachtgever neemt de consequenties van eventuele tekortkomingen voor zijn rekening. Onderhoud en reparatie van apparatuur zijn voor rekening van de Opdrachtgever. Reparaties en vervanging, die voortvloeien uit ondeskundig gebruik door of nalatigheid van de Opdrachtnemer, komen voor rekening van de Opdrachtnemer. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 52 van 62

53 4.3 De Opdrachtnemer verplicht zijn Personeel tot en ziet toe op naleving van de wettelijk gestelde veiligheidsmaatregelen, in het bijzonder waar het betreft elektrisch aangedreven apparatuur. De Opdrachtnemer treft voorzieningen om de uitval van de apparatuur tot een minimum te beperken. De Opdrachtnemer meldt (dreigende) storing van apparatuur terstond aan de Opdrachtgever. ARTIKEL 5 AFVAL De Opdrachtgever is als eigenaar van het afval verantwoordelijk voor aanbieding van het afval volgens wettelijke voorschriften. Partijen leggen in een Bijlage van de Overeenkomst de wijze van scheiding en verzameling van het afval vast. De kosten van het afvoeren van het afval zijn voor rekening van de Opdrachtgever. ARTIKEL 6 MILIEU De Opdrachtnemer is verplicht bij uitvoering van de werkzaamheden, gebruik te maken van middelen, verpakkingen en machines, die het milieu het minste belasten. Partijen leggen eventuele nadere afspraken met betrekking tot bescherming van het milieu vast in een Bijlage bij de Overeenkomst. ARTIKEL 7 EIGENDOMMEN VAN DE OPDRACHTNEMER 7.1 Voor aanvang van de uitvoering van de Diensten leggen Partijen schriftelijk vast welke zaken, die ten behoeve van de Diensten zullen worden gebruikt of in de Bedrijfsruimte zullen worden geplaatst, eigendom zijn van de Opdrachtnemer. Deze lijst van eigendommen van de Opdrachtnemer maakt als Bijlage deel uit van de Overeenkomst. 7.2 De in lid 1 beschreven zaken en de later door de Opdrachtnemer ten behoeve van de uitvoering van de Diensten gekochte zaken en bedrijfsmiddelen blijven eigendom van de Opdrachtnemer en worden, tenzij Partijen alsnog anders overeenkomen, aan het einde van de contractduur, ongeacht de wijze waarop de Overeenkomst eindigt, door de Opdrachtnemer meegenomen. ARTIKEL 8 PRIJS 8.1 De prijs die de Opdrachtgever aan de Opdrachtnemer is verschuldigd voor de uitvoering van de Diensten bestaat uit Vaste aanneemsom en Variabele Kosten. 8.2 De door de Opdrachtgever verschuldigde Vaste aanneemsom worden, tenzij in de Overeenkomst anders is bepaald, uitgedrukt in een periodiek bedrag, exclusief de wettelijk verschuldigde BTW. Dit bedrag is opgebouwd uit de componenten zoals zijn opgenomen in het programma van eisen. Ingrediëntkosten. Voor de reguliere processen in beide bedrijfsrestaurants worden de ingrediëntkosten verrekend met het te voeren prijsbeleid en gesaldeerd opgenomen; Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 53 van 62

54 Algemene kosten. Voor het reguliere proces in de bedrijfsrestaurants worden vaste bedragen als algemene (beïnvloedbare) kosten vastgesteld en in de vaste aanneemsom opgenomen. Personele kosten. Voor het reguliere proces in de bedrijfsrestaurants worden vaste bedragen als personeelskosten vastgesteld. In de personeelskosten (uurtarieven) dienen de volgende kosten te zijn opgenomen: Reiskosten; Opleidingskosten; Begeleiding ARBO dienst; Overige personeels gerelateerde kosten. Managementfee. Dit is de vergoeding voor Inschrijver voor de te maken kosten voor uitvoering van contract met aanbestedende dienst, alsmede een winstbijdrage. Wijziging in de hoogte van de vaste managementfee in het lopend jaar is uitgesloten. 8.3 De door de Opdrachtgever variabele kosten ( verzorging koffieautomaten, lunchservice en overige evenementen) worden afzonderlijk van de Vaste Kosten gefactureerd, tenzij in de Overeenkomst anders is bepaald, en uitgedrukt in een periodiek bedrag, exclusief de wettelijk verschuldigde BTW. 8.4 De prijzen zijn vermeld in euro s en exclusief BTW. De Opdrachtnemer vermeldt bij alle prijzen tevens de prijs inclusief BTW. 8.5 Belastingen, retributies en Buma /Stemrarechten zijn voor rekening van Opdrachtgever. ARTIKEL 9 AANPASSING PRIJZEN; INDEXERING 9.1 De Opdrachtnemer is gerechtigd (prijs)wijzigingen als gevolg van Cao aanpassingen, wijzigingen als gevolg van aanpassingen in de sociale zekerheidswetgeving, of wijzigingen in de kosten van de in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst benodigde hulpstoffen, materialen, transportmiddelen en dergelijke, door te berekenen in de prijs. Een prijswijziging als bedoeld in dit lid kan ten hoogste éénmaal per kalenderjaar worden overeengekomen, voor het eerst met ingang van 1 juli na het jaar, waarin de Overeenkomst in werking is getreden, en slechts voor zover deze niet door overheidsvoorschriften, of door afspraken van het bedrijfsleven met de overheid, wordt verhinderd. 9.2 Als de Opdrachtnemer gebruik wenst te maken van de mogelijkheid de prijzen aan te passen, dient hij hiertoe vóór 1 mei van het betreffende jaar een voorstel in bij de Opdrachtgever. Dit voorstel dient gespecificeerd te zijn naar de componenten welke deze wijziging noodzakelijk maken. Een wijziging van de overeengekomen prijs kan plaatsvinden als hierover met de Opdrachtgever schriftelijk overeenstemming is bereikt. 9.3 Wijziging van prijzen vindt plaats conform de volgende bepalingen. a. Personele kosten De wijziging van personele kosten, tarieven op Regiebasis en de component personele kosten in de integrale verrekenprijzen komt tot stand door Cao wijzigingen of zijn het gevolg van wetten, besluiten of beschikkingen van overheidswege; Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 54 van 62

55 b. Algemene kosten. Uitgangspunt voor een wijziging van de algemene kosten is het CBS indexcijfer volgens de Consumentenprijsindexcijfers, A. consumentenprijsindexcijfers alle huishoudens, van de maand maart (2006 = 100). c. Inkoop van grondstoffen. Uitgangspunt voor een wijziging van de kosten van de inkoop van grondstoffen is het CBS Indexcijfer volgens de Consumentenprijsindexcijfers, alle huishoudens, Voedingsmiddelen, van de maand maart (2006 = 100), ARTIKEL 10 KWALITEIT Het eventuele restitutiebedrag van het basis en luxeassortiment wordt naar rato met de verkregen percentages aangepast Kwaliteitscontrole. De Opdrachtgever kan door middel van een inspectie periodiek (laten) controleren of de Opdrachtnemer de Diensten deugdelijk en conform de Overeenkomst heeft uitgevoerd. De frequentie van deze inspecties is vastgelegd in een Bijlage bij de Overeenkomst. Een inspectie wordt niet van tevoren aan de Opdrachtnemer aangekondigd Kwaliteitsrapport. Van de bevindingen inzake de kwaliteit van de door de Opdrachtnemer geleverde prestaties wordt een kwaliteitsrapport opgemaakt, dat aan de Opdrachtnemer wordt gezonden Tekortkoming. Indien Opdrachtnemer onvoldoende scoort op de kwaliteitscontrole zal de Opdrachtgever vervolgens aan de Opdrachtnemer een redelijke termijn stellen waarbinnen de in het kwaliteitsrapport beschreven tekortkomingen dienen te worden opgeheven en waarbinnen de Opdrachtnemer alsnog zorg dient te dragen voor een deugdelijke verrichting van de in de Overeenkomst omschreven Diensten. Deze termijn wordt gesteld op minimaal een week tot maximaal een maand. De Opdrachtnemer moet schriftelijk aan de Opdrachtgever meedelen welke maatregelen hij heeft genomen om de tekortkoming(en) op te heffen Hercontrole. Om na afloop van de in lid 3 bedoelde termijn vast te stellen of er sprake is van herstel kan de Opdrachtgever een hercontrole (doen) uitvoeren en een 2e (tweede) kwaliteitsrapport opstellen. De kosten van de hercontrole zijn voor rekening van de Opdrachtgever, tenzij Partijen anders zijn overeengekomen. Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 55 van 62

56 Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 56 van 62

57 Bijlage 8 Overzicht aanwezige apparatuur keuken Locatie Delft Aanwezige apparatuur: Merk: Type: Hoogte in mm: Breedte in mm: Diepte in mm: Inhoudsmaat: Afzuigkap, wandmodel Vianen V-RAD n.v.t. Kookunit, 4-pits gas Silko PCGD n.v.t. Friteuse 2-pans, Silko FQE-60DSPB x 10 liter elektrisch Heteluchtoven Culion BTC cm breed Koelvitrine Gamko AV/MS 131 HSF 830/ liter (netto) Opzet warmhoud Octalux Art.nr n.v.t. vitrine Vaatwerkspoelmachine Electrolux WT4B Aanwezige Merk: Type: Hoogte in mm: Breedte in Diepte in Inhoudsmaat: apparatuur: mm: mm: Koelkast Gram Plus F 600 RSG liter (netto) 4N Vrieskast Gram Plus F 600 RSG liter (netto) 4N Magnetron Sanyo Vriezer Jumbo Koelkast Mondial elite Soepketel, inbouw (2 Mobile Art.nr stuks) containing Bain Marie 2-pots mobiel Aanwezige apparatuur: Merk: Type: Hoogte in mm: Breedte in mm: Diepte in mm: Inhoudsmaat:

58 Vriezer Ola Contactgrill (Avalex) Kassa (eigendom SAB) Aanvoer- / sorteertafel Spoelbak Spoelbak (klein) Locatie Den Haag Aanwezige apparatuur: Merk: Type: Hoogte in mm: Breedte in mm: Diepte in mm: Inhoudsmaat: Afzuigkap, wandmodel MDD Kookunit, 4-pits gas Mareno PCG Friteuse 2-pans, Mareno FQE x 10 liter elektrisch Heteluchtoven Pro Sup Unox Koelvitrine Gamko AV/MS 131 GHN 825/ liter Opzet warmhoud vitrine Vaatwerkspoelmachine Meiko Ecostar 530 F 400v / 50Hz Aanwezige Merk: Type: Hoogte in mm: Breedte in Diepte in Inhoudsmaat: apparatuur: mm: mm: Koelkast (dubbel) Desmon Gold-line liter Vrieskast (dubbel) Desmon Gold-line liter Magnetron (in Sanyo EM-S1000 kantine) Koelkast (in kantine) Gram Compact K liter LE Soepketel, inbouw (2 stuks) Bakplaat vlak (kapot) Mareno FTG-40B Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 58 van 62

59 Aanwezige apparatuur: Merk: Type: Hoogte in mm: Breedte in mm: Bain Marie klein 3x Saladebar Bain Marie groot 2x Saladebar Kassa (eigendom SAB) Saladebar Aanvoer- /sorteertafel Spoelbak kraantje Spoelbak klein Diepte in mm: Inhoudsmaat: Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 59 van 62

60 Bijlage 9 Informatie koffieautomaten WMF 1400 incl. melkkoeler Den Haag Delft van 3,5 liter of 2 liter aantal 3 2 Locatie Etage 1 kantine Etage 2 gang Etage 3 gang BG kantine BG gang Bijzonderheden Contract partner Vorm contract Aantal koffie, koffie verkeerd, espresso, cappuccino en latte machiato Etage 2 en 3 is apparaat in een pantry geplaatst, hier is ook stromende water. Er is ruimte voor mokken zowel schoon als vuil Pertazza Lease constructie per jaar Er is ruimte voor mokken schoon en vuil geen stromede water

61 Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 61 van 62

62 Beschrijvend document behorende bij de Europese aanbesteding Catering kenmerk 0059EU d.d Pagina 62 van 62