Digitaal ZorgDossier - Inleiding

Transcriptie

1 Digitaal ZorgDossier - Inleiding Digitaal ZorgDossier Digitaal ZorgDossier is een ECD voor de thuiszorg. Speciaal ontwikkeld voor de klantgerichte zorgprofessional die graag meer tijd en aandacht besteed aan zorg. Met het Digitaal ZorgDossier kunt u op een gebruiksvriendelijke en veilige manier informatie verwerken, delen en opslaan. Eenvoudig samenwerken op een transparante wijze met iedereen die betrokken is bij het zorgproces van de cliënt! Zo levert Digitaal ZorgDossier een bijdrage aan; Patiënt veiligheid Kwaliteit van zorg Efficiënt werken Communiceren Deze handleiding geeft antwoord op uw vragen en helpt u snel aan de slag te gaan met het Digitaal ZorgDossier. Kijkt u ook eens naar onze (instructie)video s op het Youtube kanaal van SchakelZorg. 'Digitaal ZorgDossier in beeld geeft u een indruk wat Digitaal ZorgDossier voor u kan betekenen. Digitaal ZorgDossier Globale uitleg helpt u snel op weg. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

2 Veiligheid Veiligheid! U werkt met gevoelige persoonlijke gegevens. Wij doen er alles aan deze gegevens zo goed mogelijk te beschermen met technische middelen. Echter, veiligheid en bescherming ligt voor een belangrijk deel in uw eigen handen. Wij adviseren u; Uw wachtwoord tenminste iedere drie maanden te wijzigen. Wachtwoorden nooit te delen met collega s. Uw gebruikersnaam en wachtwoord niet door de browser die u gebruikt op te laten slaan. De toegang tot uw PC en/of mobiele apparaat te beveiligen met een wachtwoord, pincode of vingerafdruk. Geen gebruik te maken van onbeveiligde draadloze (wifi) netwerken. Altijd uit te loggen als u klaar bent met vastleggen van gegevens of het raadplegen van een dossier. Apparaten te vergrendelen door kort op de aan/uit knop te drukken. o 'UW HUIS SLUIT U OOK AF WANNEER U HET VERLAAT' Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

3 Inhoudsopgave Inhoud Digitaal ZorgDossier... 1 Veiligheid!... 2 o 'UW HUIS SLUIT U OOK AF WANNEER U HET VERLAAT'... 2 Aanmaken nieuwe cliënt/start zorgdossier... 4 o Aanmaken nieuwe cliënt... 4 o Persoonlijke gegevens... 5 Omaha geïntegreerd in Digitaal ZorgDossier... 6 Indiceren met Omaha... 8 o Indiceren; Domein, Gebied, Bereik, Kenmerk, Signaal... 8 o Indiceren; Risicosignalering... 9 o Indiceren; Huidige situatie / Evaluatie o Indiceren; Zorgdoel o Indiceren; Actie o Indiceren; Handelingen Automatisch gegenereerde formulieren o Formulieren; Zorg - Leef - Ondersteunings - Plan o Formulieren; Indicatie o Formulieren; Score Evaluatie Overzicht Rapporteren met Omaha o Rapportage Omaha o Signaalmelding o Incidentmelding Definities Index Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

4 Aanmaken nieuwe cliënt/start zorgdossier o Aanmaken nieuwe cliënt Ga naar de tab 'Cliënt' bovenin de witte navigatiebalk. Klik vervolgens op de blauwe link Nieuwe maken. Vul de gegevens op de volgende manier in. In de demo- en e-learning-omgeving moet het veld BSN-nummer leeg blijven. Vul hier dan niets in, dit wordt later automatisch aangemaakt. Vul een geboortedatum in. Vul de volledige naam in. Vul een fictief (niet bestaand) adres in. Voorstel: <naam>@gmail.org Ben er zeker van dat het mailadres niet bestaat! De verantwoordelijkheid hier voor ligt bij diegene die de cliënt aanmaakt. Maak de nieuwe cliënt aan door te klikken op de knop Nieuw. Zodra een cliënt profiel is aangemaakt, is er een zorgdossier beschikbaar. Het zorgdossier bereikt u door in de witte navigatiebalk te klikken op de tab Dossier. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

5 o Persoonlijke gegevens Vul de naam in van de cliënt in het formulier 'Cliënt gegevens' in het onderwerp 'Persoonlijke gegevens' in de tab 'Persoonlijke gegevens'. Klik op 'Opslaan'. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

6 Omaha geïntegreerd in Digitaal ZorgDossier Vanaf 1 januari 2017 is iedere thuiszorgorganisatie sector V&V verplicht te werken met een classificatiesysteem. Een dergelijk systeem moet helpen bij het opslaan van cliëntgegevens en de zorgprestaties, zodat elke verzorger op de hoogte is van de verzorging en ondersteuning van een cliënt. De meest gebruikte systematiek is die van Omaha. Deze Omaha-systematiek is inmiddels volledig geïntegreerd in het Digitaal ZorgDossier. Snel en doeltreffend Het Digitaal ZorgDossier bevat formulieren voor indicatiestelling en rapportage volgens de Omaha-systematiek. Wijkverpleegkundigen die moeten indiceren voor de Zorgverzekeringswet, kunnen hiermee snel en doeltreffend een zorgarrangement samenstellen. Door deze efficiënte manier van werken is zowel voor de zorgorganisatie als voor de cliënt direct duidelijk waar men aan toe is en wat men van elkaar kan verwachten. Optimale samenwerking en transparantie Het Digitaal ZorgDossier zorgt voor optimale samenwerking en transparantie. Eén indicatiegesprek volstaat voor een domein-overstijgende indicatiestelling met indicaties voor alle financieringsstromingen (ZvW, Wlz, Wmo en PGB) en één automatisch gegenereerd persoonlijk zorgplan voor alle domeinen. Kwaliteitsmeting en risico-inventarisatie Het Digitaal ZorgDossier is tevens een eenvoudig hulpmiddel voor kwaliteitsmetingen en risico-inventarisaties. Aan de hand van anamneselijsten kan bijvoorbeeld heel gemakkelijk een risico-inventarisatie volgens Wlz worden gedaan. Data voor kwaliteitsmetingen en risicoinventarisaties komen geanonimiseerd en groepsgewijs beschikbaar. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

7 Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

8 Indiceren met Omaha o Indiceren; Domein, Gebied, Bereik, Kenmerk, Signaal Klik op de tab 'Classificatie Formulier'. Klik op het onderwerp 'Classificatie Formulier'. Klik op het pagina-icoontje om een nieuw formulier te starten. Per Domein/Gebied wordt er een apart formulier gemaakt. Bepaal volgens de Omaha-systematiek achtereenvolgens: - het domein, - het gebied, - het bereik, - de signalen/symptomen. In het vak eronder kan nog een toelichting op de anamnese getypt worden. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

9 o Indiceren; Risicosignalering Geef per onderdeel aan of de cliënt wel/niet systematisch onderzocht wil worden op dit onderdeel. Wordt 'wel' gekozen, dan wordt er automatisch een formulier aangemaakt om dit onderdeel te monitoren. Wordt 'niet' gekozen of blijft het veld leeg, dan gebeurt er niets. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

10 o Indiceren; Huidige situatie / Evaluatie Beschrijf/maak een score van de huidige situatie. Geef bij 'Kennis' aan wat op dit moment het kennisniveau is. Geef bij 'Gedrag' aan wat op dit moment het gedrag is. Geef bij 'Status' aan wat op dit moment de signalen/symptomen zijn. In het vak eronder kan nog een toelichting op deze eerste score getypt worden. Als de zorg gestart is, kan dit gebied/domein periodiek of bij veranderingen gescored worden. Klik dit formulier open (tab 'Classificatie Formulier', onderwerp 'Classificatie Formulier', klik op het juiste formulier). Klik bij het blok 'Huidige situatie' op de knop 'Nieuwe Evaluatie'. Geef bij 'Kennis', 'Gedrag' en 'Status' aan wat de waardes zijn en geef eventueel nog een toelichting hierop. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

11 o Indiceren; Zorgdoel Beschrijf bij 'Zorgdoel' wat je doelstelling is. Geef bij 'Kennis' aan wat op termijn het gewenste kennisniveau is. Geef bij 'Gedrag' aan wat op termijn het gewenste gedrag is. Geef bij 'Status' aan wat op termijn de gewenste signalen/symptomen zijn. In het vak eronder kan nog een toelichting op de doelstelling getypt worden. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

12 o Indiceren; Actie Kijk terug naar de signalen/symptomen. Bepaal de soort actie. Geef het actievlak aan. Geef aan om welk soort financiering het gaat. In dit geval gaat het om izvw (Zorgverzekeringswet). Geef aan om welke behandelcode het gaat. Diegene die de indicatie stelt, geeft hier de indicatie-begindatum aan en de indicatieeinddatum. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

13 o Indiceren; Handelingen Bepaal wat er, onder deze actie en dit actievlak, gedaan moet worden en wanneer. Bepaal op welke dag/welke dagen dit zorgmoment uitgevoerd moet worden. Bepaal de frequentie van dit zorgmoment; bijvoorbeeld eens per 2 weken. Bepaal de begindatum van het uitvoeren van dit zorgmoment. De einddatum wordt automatisch ingevuld, conform de indicatie-einddatum. Bepaal hoe laat dit zorgmoment moet plaatsvinden. Bepaal hoeveel minuten er aan dit zorgmoment besteed mag worden. Geef eventueel een omschrijving van werkzaamheden/aandachtspunten. Samen met de signalen/symptomen vormen deze omschrijvingen een soort ADL-todo. Dit wordt weergegeven in het zorgplan; het zorgplan wordt automatisch aangemaakt na opslaan van dit formulier. Voeg een nieuwe handeling toe, zodra er sprake is van een nieuw tijdstip of wanneer het op andere dagen moet gebeuren. Klik hiervoor op de knop 'Nieuwe handeling'. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

14 Voorbeeld nieuwe handeling: Zodra er onder dit gebied/domein ook sprake is van een andere actiesoort, dan maak je hiervoor een nieuw blok (inclusief handelingen) aan middels de knop 'Nieuwe actie'. Je herhaalt de stappen 'Indiceren; Actie' en 'Indiceren; Handelingen'. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

15 Automatisch gegenereerde formulieren Na het opslaan van het hierboven omschreven formulier, worden er een aantal formulieren automatisch gegenereerd: o Formulieren; Zorg - Leef - Ondersteunings - Plan Klik op de tab 'Zorg - Leef - Ondersteunings - Plan'. Klik op het onderwerp 'Zorg - Leef - Ondersteunings - Plan'. Bovenaan staat het zorgplan waarin de gegevens van het eerder omschreven formulier zijn samengevoegd tot een duidelijk overzicht. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

16 o Formulieren; Indicatie Klik op de tab 'Classificatie Formulier'. Klik op het onderwerp 'Indicatie Zvw Wlz Wmo Dbc'. Hier staat een overzicht waarin de gegevens van het eerder omschreven formulier zijn samengevoegd. o Formulieren; Score Evaluatie Overzicht Klik op de tab 'Registratie Lijsten - Overzichten'. Klik op het onderwerp 'Omaha Score Evaluatie Jaar Overzicht'. In dit overzicht worden de scores die in het eerder omschreven formulier zijn gemaakt weergegeven in kleuren (afhankelijk van de waardes). Hierdoor is snel inzichtelijk hoe het zorgproces verloopt. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

17 Rapporteren met Omaha o Rapportage Omaha Ga naar de tab 'Rapportage'. Dit is de eerste rapportage-tab. Klik op het onderwerp 'Rapportage'. U start met een leeg overzicht. Klik op het pagina-icoontje om een rapportage aan te maken. Kies een actievlak (deze actievlakken zijn conform de Omaha-systematiek). Er kunnen meerdere actievlakken gekozen worden. Bij 'Hier typen' kunt u nog een toelichting typen. Klik op 'Opslaan'. U ziet in het overzicht dat het rapportageformulier een van-tot-en-met datum heeft gekregen. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

18 Voor een nieuwe rapportage klikt u op dit bestand. Door vervolgens op de knop 'Nieuwe rapportage' te drukken, ontstaat er een nieuw rapportageveld. Als het formulier vol is, verdwijnt de knop 'Nieuwe rapportage'. Als het volle formulier opgeslagen wordt, verschijnt de melding dat er een nieuw rapportageformulier wordt aangemaakt. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

19 In het overzicht ziet u het nieuwe formulier staan (druk eventueel op de knop 'Verversen' om het formulier te laten weergeven). Klik op het nieuwe formulier om weer te rapporteren. o Signaalmelding Klik, na het rapporteren van zaken die meteen opgemerkt moeten worden en/of meteen een actie behoeven, op de knop 'Signaal melding'. Het rapportageformulier wordt opgeslagen én er wordt een mail verstuurd naar bijvoorbeeld een zorgcoördinator. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

20 Diegene die onderstaand bericht ontvangt kan meteen actie ondernemen. o Incidentmelding Klik, bij een incident, 'MIC melding' aan. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

21 Na opslaan geeft het formulier een melding dat er een Melding Incident formulier is aangemaakt. In het onderwerp 'Melding Incident Formulier' in de tab 'Incidenten' is het nieuwe formulier aangemaakt. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

22 Klik het formulier open en vul het in. Een stappenplan m.b.t. geweld, een link naar een overzicht van Veilig Thuis organisaties en een stappenplan m.b.t. prikaccidenten zijn direct zichtbaar. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

23 Bij 'Soort melding' kiest u één van de opties. Per gekozen optie verandert het vervolg-keuzemenu. Maak eventueel (met de tablet of smartphone) een foto door op de knop 'Foto' te drukken. Onderteken het formulier niet! Sla het formulier op. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

24 Er wordt automatisch een verstuurd naar diegene die de MIC melding moet afhandelen. Diegene die het bericht heeft ontvangen handelt het formulier af. Na ondertekening verdwijnt het uitroepteken achter de formuliernaam, zodat zichtbaar is of het is afgerond. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

25 Definities Definities Dossier: Een dossier is een verzameling formulieren, documenten en afbeeldingen die betrekking hebben op 1 specifieke persoon/cliënt geïdentificeerd op naam, geboortedatum en BSN nummer. Elk dossier is opgedeeld in tabbladen. Onder elk tabblad bevinden zich onderwerpen. Elk onderwerp kent 1 of meer formulieren / documenten / afbeeldingen. Client: Een cliënt is een uniek persoon geïdentificeerd op naam, geboortedatum en BSN nummer waarvoor een dossier beschikbaar is in deze applicatie. Een cliënt kan in principe slechts gekoppeld zijn aan 1 organisatie. Medewerker: Een medewerker is een persoon die, afhankelijk van zijn rol, namens 1 of meer organisaties toegang heeft tot delen of tot het geheel aan gegevens die betrekking hebben op die organisatie(s). Externe zorgprofessionals zoals huisarts, fysiotherapeut, specialisten, etc. worden beschouwd en behandeld als medewerker van de organisatie waaraan de cliënt gekoppeld is. Gebruiker: Een gebruiker is een uniek persoon geïdentificeerd op adres, geboortedatum en BSN nummer. Een gebruiker kan als medewerker bekend zijn in meerdere organisaties. Een gebruiker kan slechts 1 keer bekend zijn als cliënt. Eén gebruiker kan (in theorie) tegelijkertijd bekend zijn als medewerker en als cliënt. Omaha system: Het Omaha System is een classificatiesysteem; een gezamenlijke terminologie en classificatie, wat helpt bij het identificeren en vastleggen van aandachtsgebieden, acties en uitkomsten van en voor cliënten. Het maakt vergelijkingen mogelijk op inhoud, kwaliteit en kosten, en het biedt een kader voor de kennis die zorg- en welzijnsprofessionals nodig hebben. Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7

26 Index Index A Aanmaken nieuwe cliënt... 4 C Classificatiesysteem Omaha... 6, 25 Cliënt Cliënt aanmaken... 4 Cliënt gegevens... 5 D Definities F Formulieren Indicatie Score Evaluatie Overzicht Zorg Leef - Ondersteunings Plan I Incidentmelding Index Inhoudsopgave Handleiding... 3 O Omaha... 6 Cirkeldiagram... 6 Indiceren - Actie Indiceren - Domein/Gebied... 8 Indiceren - Handelingen Indiceren - Huidige situatie/evaluatie Indiceren - Risicosignalering... 9 Indiceren - Zorgdoel Omschrijving Overzichtskaart... 7 Rapporteren P Persoonlijke gegevens... 5 R Rapporteren Incidentmelding Signaalmelding S Signaalmelding V Veiligheid... 2 Digitaal ZorgDossier Gebruikershandleiding , , v7