KATHOLIEK DOCUMENTATIE CENTRUM. Beleidsplan

Transcriptie

1 KATHOLIEK DOCUMENTATIE CENTRUM Beleidsplan Nijmegen juli 2009

2 Inhoudsopgave Woord vooraf 2 1. Managementsamenvatting 3 2. Positionering van het KDC 4 3. Conclusies uit de evaluatie Middelen Personeel 4.2. Technische infrastructuur 4.3. Financiële ontwikkelingen 4.4. Ruimtebeheer 4.5. Synergie KDC UB 5. Collectievorming Omvang 5.2. Acquisitie 5.3. Schoning en deselectie 5.4. Universiteitsarchieven 5.5. Ontsluiting 5.6. Preservering 5.7. Conservering 6. Projecten Algemeen 6.2. Lopende projecten 63. Geplande projecten 7. Dienstverlening, informatieverstrekking, voorlichting Onderwijs en onderzoek 7.2. Virtuele studiezaal 7.3. Digitaal Katholiek Erfgoedhuis 7.4. Nieuwsbrief 8. Externe betrekkingen en samenwerkingsverbanden 17 Bijlage I: Omvang van de KDC-collecties per 1 mei Bijlage II: Lopende en geplande projecten 21 2

3 Woord vooraf Hierbij presenteert het Katholiek Documentatie Centrum (KDC) zijn Beleidsplan voor de jaren 2009 tot en met Het Beleidsplan omvat een jaar meer dan de gebruikelijke vier jaar, om in 2013 aan te kunnen sluiten bij het dan op te stellen beleidsplan van de Universiteitsbibliotheek. Dit plan is opgesteld in opdracht van het College van Bestuur en omvat de beleidsmatige en operationele doelstellingen voor het KDC voor de komende jaren en de context waarin deze zullen worden vorm gegeven. Het plan bouwt voort op de besluiten van het College van Bestuur uit 2004 ten aanzien van de continuering en herpositionering van het Katholiek Documentatie Centrum. Daarbij werd besloten de onderzoekstaken op het gebied van de geschiedenis van het Nederlands katholicisme te positioneren binnen de Faculteit der Letteren en de taken van het KDC te bepalen tot de documentaire functie op het desbetreffende werkterrein. Voorts sluit het plan aan bij het Beleidsplan en bij de interne en externe evaluatie van het functioneren van het KDC sinds 1 januari Graham Jefcoate MA, directeur UB Dr. Lodewijk Winkeler, hoofd KDC 1 juli

4 1. Managementsamenvatting Onderzoekers en studenten hebben, zo is uit de bezoekersregistratie van de afgelopen jaren gebleken, een belangrijk aandeel in de de populatie waaraan het KDC zijn diensten verleent. In het verlengde daarvan stelt het KDC zich in de beleidsperiode ten doel deze dienstverlening uit te bouwen en te verbeteren. Daarvoor worden in dit beleidsplan de volgende strategische doelen nader uitgewerkt: 1. De verdere opbouw van de collectie door een gerichte acquisitie van nieuw materiaal met betrekking tot het sociale en culturele leven van de katholieken in Nederland sinds ca De verbetering van de toegankelijkheid van de collecties door een ontsluitingsprogramma waarmee de ontstane ontsluitingsachterstand wordt weggewerkt. 3. Een combinatie van verbeterde conservering van collecties met verbeterde toegankelijkheid. Hiervoor is in 2008 al besloten te conserveren archieven, achiefdelen en andere collecties niet op microfilm te laten zetten, maar te digitaliseren, zodat de betreffende jpegs via de website toegankelijk kunnen worden gemaakt. 4. Een efficiënter ruimtebeheer door schoning en deselectie van archieven. 5. De verbetering van de dienstverlening aan gebruikers door het ontwikkelen van een virtuele leeszaal en de uitbreiding van de online toegankelijkheid van digitale documenten. 6. De verbetering van de efficiency van het KDC door de verbetering van het projectmanagement. 7. De versterking van de samenwerking binnen de UB, de samenwerking met met onderzoek en onderwijs aan de Radboud Universiteit en het onderhouden van contacten met instellingen binnen en buiten de RU. 4

5 2. Positionering van het KDC Doelstelling en taken Het Katholiek Documentatie Centrum (KDC) werd opgericht in 1969 en is gevestigd aan de Radboud Universiteit te Nijmegen. Het KDC heeft als taken de verwerving, ordening en ontsluiting, verantwoorde bewaring, duurzame conservering en beschikbaarstelling van het documentaire erfgoed dat betrekking heeft op de geschiedenis van het katholicisme in Nederland sedert de negentiende eeuw, alsmede informatieverstrekking op dit terrein. In bijlage I wordt een overzicht gegeven van de KDC-collecties en hun omvang. Het KDC verricht zijn taken binnen een taakstellende, geoormerkte begroting, en met het voeren van een selectief acquisitiebeleid (voor de ontwikkeling waarvan lopend en mogelijk onderzoek binnen de instelling leidend dienen te zijn). Het KDC wordt gefinancierd door het College van Bestuur en verwerft daarnaast inkomsten uit tarifering van de dienstverlening aan bewaargevers en gebruikers, en uit fondswerving. Organisatorische positionering Het KDC fungeert in operationeel opzicht als een afdeling van de Universiteitsbibliotheek, onder directie van de directeur van de UB. Het KDC heeft een eigen afdelingshoofd, binnen de publieksfunctie van de UB een eigen informatiebalie en eigen leeszaal, en een eigen gezicht wat de externe presentatie betreft. Het beleid staat inhoudelijk onder toezicht van de secretaris van het College van Bestuur (toezichthouder), en wordt voorbereid en uitgevoerd door directeur UB en afdelingshoofd. Directeur UB, hoofd KDC en toezichthouder worden wat betreft het te voeren beleid geadviseerd door een ter zake kundig adviseur van het universiteitsbestuur. Directeur UB, hoofd KDC, toezichthouder en adviseur voeren halfjaarlijks overleg, en tussentijds indien daar aanleiding voor is. De directeur van de UB voert zeswekelijks een voortgangsoverleg met het hoofd KDC, waarbij ook personeelsaangelegenheden worden besproken. Binnen de nieuwe structuur van de UB per 1 april 2008 is er van afgezien het KDCafdelingshoofd op te nemen in het Managementteam, omdat dit zich vrijwel alleen met UB-aangelegenheden bezig houdt. KDC-zaken worden in het voortgangsoverleg met de directeur en het halfjaarlijks overleg met de toezichthouder besproken. Wel is het afdelingshoofd lid van het Overleg Erfgoedcollecties van UB/KDC. Verantwoording en rapportage De toezichthouder verantwoordt beleidsplannen en daaraan verbonden rapportages ten overstaan van het College van Bestuur. De directeur UB verantwoordt de kaders voor de bedrijfsvoering, het operationeel beheer en de bedrijfsadministratie, evenals de begroting en de jaarrekening KDC ten overstaan van de directeur van het Cluster Facilitair. Het hoofd KDC stelt afdelingsjaarplannen en verslagen op en verantwoordt deze ten overstaan van de directeur UB en de toezichthouder. 5

6 3. Conclusies uit de interne en externe evaluatie De belangrijkste conclusie die uit de evaluatie valt te trekken is, dat de herpositionering van het KDC niet alleen geslaagd moet worden genoemd, maar ook een aanzienlijke verbetering heeft gebracht op het terrein van de dienstverlening. Voor de samenwerking met de andere afdelingen van de Universiteitsbibliotheek is vooral de reorganisatie van de UB van betekenis geweest, doordat meer dan voorheen wordt uitgegaan van één geheel aan erfgoedcollecties, waarvoor een UBbreed beleid ontwikkeld moet worden. Ook in de ontwikkeling van digitale dienstverlening zijn aanzetten gegeven voor een betere synergie tussen het KDC en de andere daarbij betrokken afdelingen van de UB. Uit het opgestelde collectieprofiel is gebleken dat het KDC een goede tot zeer goede collectie bezit, die naar verwachting een gematigd groeitempo heeft. Door schoning en deselectie zal de beschikbare magazijnruimte optimaal worden gebruikt. Uit de interne evaluatie kan verder worden geconcludeerd dat de stabilisering van het KDC voor de komende beleidsperiode ruimte biedt voor meer ambitie, met name op het terrein van de digitale dienstverlening, maar dat anderzijds deze ruimte gezien de beschikbare menskracht en financiële middelen ook tamelijk beperkt is. Het tonen van meer ambitie is ook de grondtoon van het rapport van de externe evaluatie. Een commissie, bestaande uit prof.dr. J.Th.M. Bank (emeritus-hoogleraar Vaderlandse geschiedenis aan de Universiteit Leiden, voorzitter), mw.prof.dr. M.E. Monteiro (hoogleraar Geschiedenis van het Nederlands Katholicisme aan de Radboud Universiteit) en dr. P.J. Margry (wetenschappelijk medewerker KNAW/Meertens Instituut, en oud provinciaal archiefinspecteur van Noord- Brabant), oordeelde de realisatie van het Beleidsplan als voldoende, maar vooral gericht op consolidatie. De commissie bepleitte een betere wisselwerking tussen KDC en academisch onderwijs en onderzoek, en een grotere inzet op de kwaliteit van het werk dan op de kwantiteit. Met name wees de commissie op de noodzaak de mogelijkheden van digitale presentatie en dienstverlening meer uit te buiten. 6

7 4. Middelen 4.1 Personeel De vaste formatie van het KDC bestaat per 1 januari 2009 onveranderd uit 7,5 fte. Voor het overige kent het KDC tijdelijke medewerkers, gedetacheerde medewerkers, declaranten en vrijwilligers. Voor het personeelsbeleid wordt het KDC ondersteund door een medewerker van de afdeling Personeel en Organisatie. Per 1 januari 2009 beschikt het KDC over 17,5 fte aan medewerkers, als volgt over de werkzaamheden verdeeld: Taken formatie tijdelijk Informatieverstrekking/leeszaal 1,0 Archief 1,6 5,1 Bibliotheek 1,5 2,5 Afd. Beeld en geluid 0,7 2,3 Leiding en secretariaat 1,5 Flexibel/overig 1,2 1,35 Totaal 7,5 11,25 Voor de uitvoering van het Beleidsplan , en met name de inspanningen die moeten worden verricht voor de inrichting van een virtuele studiezaal (zie 7.1) is deze formatie een minimumformatie. Omdat over het algemeen de mogelijkheden van gedetacheerd personeel te beperkt zijn om dit in te zetten bij deze ontwikkeling, zal dit dan ook vooral worden ingezet ten behoeve van de ontsluiting van archieven en andere collecties. Fluctuaties in de personeelsbehoefte op dit terrein zullen worden opgevangen via detacheringen of, indien projectsubsidies dit toelaten, tijdelijke aanstellingen. De vaste formatie van het KDC, en met name de staf, zal zich vooral bezig moeten houden met het inwerken en begeleiden van deze medewerkers. Daarnaast en naast hun normale werkzaamheden: collectievorming en advisering zullen de collectiespecialisten en de medewerker informatievoorziening zich intensiever bezig gaan houden met de ins en outs van de mogelijkheden en wenselijkheden van digitale dienstverlening, zoals de virtuele studiezaal (zie 7.1) en allerlei Web 2.0-toepassingen. Dit alles zal gebeuren in nauwe samenwerking met vooral de afdeling Collectiediensten van de Universiteitsbibliotheek. Zo mogelijk zal een medewerker met een vaste detachering worden opgeleid voor digitaliseringswerkzaamheden. Dit zal gebeuren in samenwerking met de UB, waar behoefte aan dergelijk personeel ook groeiende is. 4.2 Technische infrastructuur Met de overgang van een eigen systeembeheer en een zelf beheerde KDC-server naar werkplek- en serverbeheer door het UCI loopt de technische infrastructuur van het KDC nu geheel in de pas met die van de Universiteitsbibliotheek. Daarmee behoren jarenlange problemen met het gebruik van de programmatuur voor de database KDC-Rapide tot het verleden. Zowel KDC als UB hebben zich de laatste paar jaar in toenemende mate toegelegd op digitaliseringsprojecten en op de aanbieding van de resultaten daarvan aan de gebruikers. Wat het KDC betreft ging dat steeds om bestanden van relatief kleine omvang, waarvan de opslag ad hoc werd geregeld door de aanschaf van losse harde schijven. In de komende jaren dient hier structurele opslagcapaciteit voor in de plaats te komen, waarvan de veiligheid en lange duur gegarandeerd is. 7

8 Het KDC heeft in 2008 voorts besloten niet microverfilming, maar digitalisering als uitgangspunt te nemen voor de conservering van archief-, bibliotheek- en beeldmateriaal. Met het oog daarop besloot het KDC medio 2008 te participeren in de aanschaf van een digitaliseringsstraat door de UB. Het KDC is voornemens een dubbel digitaliseringsspoor te volgen, door grotere projecten uit te besteden, maar kleinere projecten in huis uit te voeren. Dat biedt tevens de mogelijkheid om tegen relatief geringe kosten dat documentatiemateriaal te digitaliseren, dat noodzakelijk geconserveerd moeten worden, of waarvoor bij de gebruikers bijzondere belangstelling bestaat, ook als voor de kosten daarvan geen fondsen kunnen worden geworven. Het KDC kan dan volstaan met de inzet van het eigen personeel. Voor de normale ontsluiting in Rapide-KDC dient het KDC te beschikken over een eigen server met de benodigde software en met voldoende opslagcapaciteit voor de database Rapide-KDC, inclusief de jpeg-afbeeldingen van documenten, en voldoende werkstations. De huidige situatie voldoet aan deze eisen, en daar zal in de komende beleidsperiode naar verwachting geen verandering in komen. De behoefte aan structurele opslagcapaciteit en back-up daarvan is dringend en zal, gezien de digitaliseringsplannen, nog sterk toenemen. De opslag van de gedigitaliseerde bestanden voldoet momenteel niet aan de eisen van veilige bewaring. Hier zal samen met de UB, waar eenzelfde behoefte bestaat, worden opgetrokken. 4.3 Financiële ontwikkelingen Het KDC kon in de beleidsperiode beschikken over een budget van circa Daarmee heeft het KDC niet alleen een sluitende begroting kunnen handhaven, maar ook voldoende reserve kunnen opbouwen en een basisuitrusting aan kunnen schaffen voor de digitalisering in eigen beheer van onder meer foto s, geluids- en videobanden. Dit biedt het KDC de mogelijkheid het dagelijkse werk vlot en gebruikersgericht uit te voeren. Niettemin is het KDC de afgelopen jaren geconfronteerd met een snelle stijging van huisvestingslasten en portierskosten, terwijl ook de werkplekondersteuning door het UCI een forse aanslag doet op de KDC-middelen. Deze ontwikkeling is aanleiding voor zorg in de komende beleidsperiode. Aangezien het budget van het KDC voor een belangrijk deel moet worden besteed aan vaste lasten, waarvan het de ontwikkeling niet in de hand heeft huisvesting, servicekosten, werkplekondersteuning, vaste staf is de marge om hogere kosten binnen de begroting op te vangen zeer gering. Deze ontwikkeling en verwachting gelden overigens voor de UB als geheel. Voor het KDC moet het huidige, slechts gedeeltelijk geïndexeerde budget voor de komende periode als een absoluut minimum worden beschouwd. Dat betekent dat het KDC, wil het een aantal van de voornemens uit dit beleidsplan realiseren, naast het structurele budget zal moeten zoeken naar (semi)structurele middelen om een sluitende begroting op te kunnen blijven stellen. Met ondersteuning van de afdeling FMO zal de financiële situatie van het KDC nauwlettend worden gevolgd. Voor conservering door microverfilming en/of digitalisering heeft het KDC in de voorgaande beleidsperiode van verschillende fondsen middelen ontvangen. Naar verwachting zal dit feit fondswerving in de komende periode bemoeilijken, omdat veel van de betrokken fondsen beperkt zijn in hun mogelijkheden. De eigen inkomsten van het KDC zullen ook in de komende beleidsperiode beperkt blijven. Het zal in slechts een klein aantal gevallen mogelijk zijn om van archiefeigenaren de vastgestelde ontsluitings- en bewaringstarieven te vragen, omdat de meeste nog bestaande of recent gevormde katholieke organisaties werken met een 8

9 minimumbudget. Wel zal er een uitbreiding plaatsvinden van digitale documentlevering. Tot op heden is het vooral de afdeling beeld en geluid die tegen betaling afbeeldingen digitaal aan gebruikers aanlevert. Onderzocht zal moeten worden of, en zo ja hoe, digitale raadpleging en/of levering van archiefmateriaal kan worden getarifeerd Ruimtebeheer Het voor het KDC beschikbare areaal is door het College van Bestuur per 1 januari 2005 bepaald op 564 m2 voor publieks- en kantoorruimte en 2307 m2 opslagruimte. Momenteel gebruikt het KDC 574 m2 voor publieks- en kantoorruimte en 2016 m2 opslagruimte. De hiermee gemoeide huisvestingskosten nemen ongeveer 40% van de KDC-begroting in beslag. Door een herindeling van het magazijn in 2007 zal er in de komende jaren geen behoefte zijn aan uitbreiding van de opslagruimte. Momenteel beschikt het KDC voor de archieven over meter schapruimte, het maximum zoals dat door het College van Bestuur is vastgesteld. Wel dient in de komende beleidsperiode bijzondere aandacht besteed te worden aan de bewaarcondities van de documentatie. Al bij de inrichting van de magazijnen in 2004 is vastgesteld dat de archiefbewaarplaats noch de bewaarplaats voor beeld- en geluidsmateriaal voldoen aan de daaraan te stellen eisen. Met name de bewaarplaats voor beeld- en geluidsmateriaal heeft de afgelopen jaren verschillende malen te kampen gehad met lekkages van uiteenlopende aard die, afgezien van de schade, een langdurig slecht luchtvochtigheidspercentage veroorzaakten. De afdeling Bedrijfsvoering van UB/KDC zal gevraagd worden om samen met het Universitair Vastgoed Bedrijf voor dit probleem een oplossing te zoeken en een plan van aanpak op te stellen. 4.5 Synergie KDC UB In het voorgaande is al aan de orde gesteld dat de synergie tussen KDC en UB in de afgelopen jaren aanzienlijk is verbeterd. Door de reorganisatie van de UB en de instelling van een managementteam is de directe betrokkenheid van het afdelingshoofd KDC bij het bestuur van UB/KDC beëindigd, waardoor deze zich vooral kan richten op het inhoudelijk leiden van het KDC. Door de recente instelling van het Overleg Erfgoedcollecties is de samenwerking van de UB- en KDCbetrokkenen bij het door UB/KDC beheerde erfgoed snel aan het optimaliseren. Het ligt voor de hand dat er op dit terrein steeds meer wordt samengewerkt. In de komende jaren zal op verschillende punten nog aanzienlijke vooruitgang worden geboekt: a) op het terrein van digitalisering in huis (digitaliseringsstraat) b) op het terrein van integratie van informatievoorziening (door conformering aan internationale standaarden als EAD (Enhanced Archive Description) en CLD (Collection Level Description)) c) op het terrein van dataopslag en repositories. d) op het terrein van externe presentatie (tentoonstellingen, nieuwsvoorziening). e) op het terrein van gedeelde deskundigheid (digitaliseringsstandaarden, CLD). f) op het terrein van dienstverlening ( virtuele studiezaal ) g) op het terrein van scholing van medewerkers (Prince II, digitalisering, Web 2.0) 1 Het is landelijk beleid bij archiefinstellingen dat raadpleging van archiefstukken kosteloos is. Alleen kopieën moeten worden betaald. Bij digitale raadpleging zou in dat geval de printmogelijkheid moeten worden getarifeerd. 9

10 5. Collectievorming en -beheer 5.1 Omvang De totale omvang van de KDC-collecties bedraagt momenteel circa meter. Daarvan is meter archiefmateriaal (zie bijlage I). Naar verwachting zal de archiefcollectie de grootste ruimtevreter in de komende vijf jaar nog maar zeer geleidelijk groeien. Afgaande op de ontwikkeling in de vorige beleidsperiode en de jaren daarvoor is een jaarlijks aanwas te verwachten van circa 150 meter geschoond archief. Deze aanwas zal voor een belangrijk deel bestaan uit aanvullingen op archieven van nog bestaande organisaties. 5.2 Acquisitie Sinds 2005 voert het KDC met het oog op de beschikbare opslagcapaciteit en een coherente collectie een acquisitiebeleid dat is gefocust op de sociale en culturele katholieke archieven. In het in 2008 voltooide collectie- en acquisitieprofiel is dit beleid geformuleerd en vastgesteld, zowel wat betreft de archieven als wat betreft de andere collecties. Wat de archieven betreft is in het collectieprofiel vastgesteld dat de huidige collectie van zeer goede kwaliteit is: het KDC bewaart vrijwel alle belangrijke archieven die daar gezien het collectieprofiel voor in aanmerking komen. Op de meeste ervan is geen aanvulling meer te verwachten. Uiteraard dient er in de komende beleidsperiode aandacht te worden geschonken aan de acquisitie van archieven van nu nog functionerende katholieke organisaties en instellingen. Voor de bibliotheek en de afdeling beeld- en geluidsmateriaal zal de acquisitie worden voortgezet langs de lijnen die de afgelopen jaren zijn uitgezet en in het collectieprofiel staan geformuleerd. 5.3 Schoning en deselectie Schoning en deselectie hetzij van archiefstukken of delen, hetzij van hele archieven, zijn de gebruikelijke middelen om op een professionele wijze met de beschikbare magazijnruimte om te gaan. Het schonen van collecties behoort dan ook tot de structurele werkzaamheden van het KDC. Met name bij de archieven is de omvang van een geschoonde en op de juiste wijze verpakte collectie gemiddeld 60% van de binnengekomen omvang. Om het ruimtebeslag beperkt te houden is schoning dus een eerste vereist. Bijzondere aandacht zal daarom worden besteed aan het beperkt houden van de werkvoorraad. Deze is in de afgelopen jaren vanwege de uitvoering van diverse projecten door KDC-medewerkers opgelopen tot 800 meter. De werkvoorraad zal in de komende periode worden teruggebracht tot 300 meter. Daarbij aansluitend zal de inzet van het archiefpersoneel zo worden gestructureerd, dat de werkvoorraad op dat peil gehandhaafd kan blijven. 2 Een andere manier om ruimtewinst te boeken is deselectie, hetzij van archiefstukken en dossiers, hetzij van het archieven. Wat deselectie in de archieven zelf betreft ( opschoning ) is het KDC in 2007 twee, grotendeels door de respectievelijke archiefeigenaren gefinancierde, opschoningsprojecten begonnen. Deze projecten lopen de komende twee à drie jaar door. Naar schatting zal het resultaat een ruimtebesparing van 400 à 500 meter opleveren zonder dat de archieven er in kwaliteit op achteruit zijn gegaan. 2 Een ervaren medewerker verwerkt 200 tot 800 meter per jaar, afhankelijk van de moeilijkheidsgraad van een archief. 10

11 Op basis van het collectieprofiel heeft het KDC in 2008 een (vertrouwelijk) overzicht opgesteld van archieven die eventueel in aanmerking komen voor overdracht aan andere, veelal lokale of regionale, archiefbewaarplaatsen. Soort archief Aantal Totale omvang Parochie- en dekenale archieven 6 10,73 m. Religieuze instituten 7 6,60 m. Lokale archieven 51 45,33 m. Overige (prot., buitenlands) 3 3,12 m. Totaal 67 65,78 m. Het overdragen van 67 archieven aan circa 40 verschillende archiefbewaarplaatsen is een uitermate tijdrovende aangelegenheid, voor een relatief geringe ruimtewinst. Alvorens te besluiten daar al dan niet toe over te gaan zal eerst een kosten-batenanalyse worden gemaakt. Ook in de diverse collecties beeld- en geluidsmateriaal zal in de komende jaren enige schoning en overdracht plaatsvinden, onder andere delen van de collectie videobanden en mogelijk ook van onderwijsmateriaal (dia s, filmstrookjes). 5.4 Universiteitsarchieven Het KDC bezit 129 archieven (651 meter) die in relatie staan tot de Radboud Universiteit, variërend van studenten- en faculteitsverenigingen tot dat van de Radboudstichting en de SKU. De helft ervan bestaat uit persoonsarchieven, meest van Nijmeegse hoogleraren. Het KDC heeft de acquisitie van dergelijke archieven die niet tot de organisatie van de universiteit in strikte zin behoren steeds tot zijn taak gerekend. Het collectieprofiel 2008 doet echter vraagtekens stellen bij deze taak. De meer recente archieven hebben nauwelijks of geen betrekking meer op de geschiedenis van het Nederlandse katholicisme, wat voor de oudere archieven nog wel het geval was. Anderzijds is het niet aan te bevelen het totaal van de semi-universitaire collecties die het KDC bezit, en die in hoge mate volledig is, te scheiden in katholieke en nietkatholieke archieven, om vervolgens de laatste categorie over te dragen aan een andere universitaire of Nijmeegse archiefbewaarplaats. In de komende beleidsperiode zal samen met de archivaris/hoofd DIV van de Radboud Universiteit worden bezien, hoe deze collecties in samenhang met de universiteitsarchieven kunnen worden gebracht. Daartoe zal door de afdeling DIV allereerst een overzicht worden opgesteld van alle universitaire archieven, centraal en decentraal. Vervolgens zal de problematiek door alle betrokken archiefbewarende partijen verder worden besproken. 5.5 Ontsluiting Aangezien het KDC vanaf zijn oprichting het principe heeft gehuldigd dat alle documentatie beschikbaar moet zijn voor onderwijs en onderzoek het KDC als laboratorium behoort de ontsluiting van nieuwe documentatie tot de kernactiviteiten van het KDC. Het KDC streeft er naar binnengekomen documenten (archieven, boeken, tijdschriften, beeld- en geluidmateriaal) zo snel mogelijk te beschrijven en daarmee beschikbaar te stellen via de on line catalogus. De belangrijkste achterstanden daarin hebben het archief en de afdeling beeld en geluid. Doordat in de afgelopen jaren veel extra inventarisatie- en conserveringsprojecten zijn uitgevoerd is de werkvoorraad van reguliere aanwinsten gestegen van 400 tot 800 meter. Deze werkvoorraad zal, zoals in 5.3. al is vastgesteld, worden teruggebracht tot de normale 300 meter. Daarvoor zal de inzet 11

12 van extra personeel nodig zijn, aangezien de meeste conserveringsprojecten nog tot halverwege de beleidsperiode zullen doorlopen. Daarbij wordt primair gedacht aan één of twee extra door bijvoorbeeld Uitzicht/WIW gedetacheerde medewerkers, in combinatie met taakverschuivingen, zoals die zijn aangeduid onder 4.1. De afdeling beeld en geluid is sinds 2007 begonnen aan de ontsluiting van nog nooit aangepakte collecties: wandplaten, fotoalbums e.d. Omdat deze afdeling meer dan de andere gebruik maakt van ontsluiting in samenhang met digitalisering, kan de achterstand maar langzaam worden ingelopen. Daar komt bij dat ook preserveringsmaatregelen (zie onder) juist van deze afdeling veel aandacht vragen. Niettemin zal, conform het advies van de evaluatiecommissie, in de komende periode extra worden ingezet op digitalisering en ontsluiting van KLiB-materiaal, mede vanwege de stijgende populariteit van dergelijke bronnen. De bibliotheek van het KDC kent geen ontsluitingsproblematiek. Er is geen achterstand, met uitzondering van een grote voorraad gebedenboeken en missaals. 3 Wel vragen twee andere collecties die onder beheer van de bibliothecaris vallen de komende jaren bijzondere aandacht: de knipsel- en de drukselcollectie. De knipselcollectie, de meest geraadpleegde collectie van het KDC, zou eigenlijk gedigitaliseerd moeten worden, zowel om conserverings- als om dienstverleningsredenen. In het verleden zijn de nodige knipsels gedigitaliseerd beschikbaar gesteld via de website van de UB onder de titel katholieke kopstukken. Hier bleken echter auteursrechtelijke problemen aan te kleven. De discussie over auteursrechten en digitale beschikbaarstelling is in den lande volop gaande en wordt nauwgezet gevolgd. 4 Digitale beschikbaarstelling uitsluitend op de KDC-leeszaal, zo nodig zonder printmogelijkheid, is een optie waarbij geen auteursrechtelijke problemen spelen. In de komende periode zullen alle mogelijkheden op een rij worden gezet, inclusief de haalbaarheid ervan. 5 Met een verdere ontsluiting van de drukselcollectie door digitalisering van de meest attractieve druksels zal in de komende beleidsperiode in ieder geval worden begonnen. De collectie, bestaande uit folders en ander klein drukwerk, biedt veel informatie die elders niet te vinden is. 6 Het ligt in de bedoeling door digitalisering van een deel van deze collectie het publiek op de gebruiksmogelijkheden van deze collectie te attenderen Preservering Onder preserverende maatregelen worden die maatregelen verstaan, die achteruitgang van het documentatiemateriaal vertragen. Wat betreft de archieven is dat vooral het verwijderen van schadelijk verpakkingsmateriaal (paperclips, plastic hoezen, ordners 7 ) en het verpakken van de stukken in zuurvrije omslagen en dozen. In 2007 werd begonnen met een verbetering van de preservering door de vervanging van oude dozen en omslagen door nieuwe, die aan de desbetreffende eisen voldoen. Daarbij wordt tegelijk 3 Deze voorraad wordt momenteel door een vrijwilliger aangepakt. 4 Het KDC behoort met 32 andere ondertekenaars op het terrein van het cultureel erfgoed (waaronder de initiatiefnemer, de Koninklijke Bibliotheek) tot de ondertekenaars van de Nederlandse reactie op het zogeheten Groenboek van de Europese Commissie, waarmee de EC auteursrechtelijke aangelegenheden in discussie heeft gebracht. Vgl. voor de Nederlandse reactie ( ) 5 Het gaat om ruim trefwoorden, met naar grove schatting knipsels. 6 Eén voorbeeld: talrijke fondscatalogi van katholieke uitgevers. 7 Formeel zouden ook nietjes moeten worden verwijderd. Dit is een arbeidsintensieve aangelegenheid, die het KDC zich bij gebrek aan personeel niet kan permitteren. Bij archieven die worden verfilmd en/of gedigitaliseerd gebeurt dit wel. 12

13 gecontroleerd op schimmelvorming. Dit omdozen zal zeker nog de hele komende beleidsperiode worden voortgezet. Wat de bibliotheekcollectie betreft behoren preserveringsmaatregelen tot het gewone werk. Vervanging van beschadigde of in slechte staat verkerende boeken, het verstevigen van brochures door een extra omslag en het plaatsen van dunne documenten met een slappe kaft in dozen tegen het verzakken zijn hier de gebruikelijke maatregelen. Bij de preservering van beeld- en geluidscollecties valt nog een wereld te winnen. Het gaat hier echter om een aanzienlijk gecompliceerder zaak dan bij archief- en bibliotheekmateriaal. Groot-formaat afbeeldingen (affiches) zijn inmiddels in grote zuurvrije dozen opgeborgen. Voor de komende jaren dient, als de personele en financiële middelen dat toelaten, de diacollectie van nieuwe verpakking te worden voorzien. Hiervoor zal een vooronderzoek worden verricht. Ook zal onderzocht worden hoe de fotocollectie beter kan worden bewaard, zonder dat dit de dienstverlening bemoeilijkt. 8 Het KDC heeft de afgelopen jaren nauwelijks te maken gekregen met digitale bestanden in de archieven, of met archiefaanvullingen in digitaal formaat. In de komende beleidsperiode zal het KDC hier zeker mee te maken krijgen, al zal de problematiek beperkt blijven tot materiaal van slechts enkele bewaargevers. Niettemin zal onderzocht worden, hoe dergelijke bestanden (mail, tekstbestanden, databases) het beste bewaard kunnen worden. Daarnaast zal de preservering van digitale kopieën van beeld- geluids- en archiefmateriaal in de komende periode bijzondere aandacht krijgen. Samen met de UB zal onderzocht worden welke bestandsformaten welke risico s lopen, en van welke repositories gebruik gemaakt zal gaan worden om de bestanden langdurig op te slaan Conservering Conserveringsmaatregelen richten zich wat het KDC betreft primair op het behoud van informatie, niet op de restauratie en het behoud van de informatiedrager. 9 Van verfilming en/of digitalisering van archiefmateriaal om ruimtewinst te boeken is vooralsnog geen sprake. De tot nu toe verfilmde en/of gedigitaliseerde archieven en archiefdelen zijn geconserveerd om hun cultureel belang. Bij ruimtewinst door vernietiging als uiteindelijk doel moet eerder gedacht worden aan de digitalisering van grote, weinig aansprekende, seriematige archieven. De kosten daarvan liggen echter zo hoog, dat de ruimtewinst daar bij lange na niet tegen opweegt. De conserveringsactiviteiten van het archief richten zich de komende periode op digitalisering. In de voorgaande beleidsperiode zijn een aantal archieven op microfilm gezet, hetzij in het kader van het landelijke conserveringsproject Metamorfoze, hetzij in eigen beheer, gesubsidieerd door één of meer fondsen. Inmiddels is Metamorfoze overgestapt op digitalisering, en ook het KDC zal dat doen, omdat daarmee tegelijk de verbetering van de dienstverlening kan worden bevorderd: de stukken kunnen online worden geraadpleegd, in plaats van ter plaatse met een microfilmlezer. Voor conservering komen die archieven of archiefdelen in aanmerking, die dateren van vóór De kwaliteit van het papier is voor de vooroorlogse periode van dien aard, dat dit materiaal als bedreigd moet worden aangemerkt. Bij de selectie van te digitaliseren archief speelt daarnaast een rol, of een archief voldoende tot de 8 De vraag is of het ooit haalbaar zal zijn alle foto s stuk voor stuk in speciale doorzichtige enveloppen te verpakken. 9 Alleen een deel van de werktekeningen uit het archief van de Edelsmidse Brom is ook daadwerkelijk gerestaureerd. 13

14 verbeelding spreekt om voor fondswerving in aanmerking te komen. Op grond van toegezegde middelen zullen in de komende beleidsperiode verschillende archieven of delen daarvan worden gedigitaliseerd. Gezien de druk die de conserveringsprojecten de afgelopen jaren op de reguliere ontsluiting hebben gelegd zullen in de komende beleidsperiode bij subsidieaanvragen voor digitalisering ook personeelskosten in de aanvraag worden opgenomen. De aanschaf van een digitaliseringsstraat door UB en KDC samen biedt voorts de mogelijkheid materiaal te conserveren zonder dat hiervoor fondsen hoeven te worden geworven, waardoor het KDC een meer objectieve selectie kan maken van archieven of archiefdelen die werkelijk voor conservering in aanmerking komen. Bij de afdeling beeld- en geluidsmateriaal vallen conserveringsmaatregelen op gelukkige wijze samen met ontsluiting en dienstverlening. Foto s, affiches, wandplaten e.d. worden gedigitaliseerd zowel ter conservering (in hoogwaardig tiffformaat) als ter raadpleging via de on line KDC-catalogus (in jpeg). De omvang van de digitale bestanden groeit echter dusdanig, dat moet worden omgezien naar meer en veilige opslagruimte (repository); dit is boven al aan de orde gesteld. In de komende beleidsperiode zullen in ieder geval de collecties missie-interviews die nu op losse CD s staan en videobanden die gedigitaliseerd zijn opgeslagen op een losse server moeten worden overgezet naar veiliger bewaarplaatsen. 14

15 6. Projecten 6.1. Algemeen Mede door de fondswervingsactiviteiten van de Commissie-van Zeil heeft het KDC in de afgelopen beleidsperiode ervaring op kunnen doen met projectuitvoering naast de normale werkzaamheden. Op grond van deze ervaring dienen er in de komende beleidsperiode twee zaken beter te worden georganiseerd. In de eerste plaats dient zich de noodzaak aan, de uit te voeren projecten preciezer te omschrijven en beter te plannen. Daarbij moet worden aangesloten op de aan de Radboud Universiteit gebruikte projectstandaard Prince II. Zodra zich de gelegenheid aandient zullen (potentiële) projectleiders een Prince II-cursus volgen. In de tweede plaats zal er op moeten worden toegezien dat de uitvoering van projecten niet ten koste gaat van de normale ontsluitings- en catalogiseringswerkzaamheden, met name als het gaat om de digitalisering van archieven. Er zal een betere scheiding worden gemaakt tussen deze beide sporen. Gezien de volle projectagenda (zie onder, 6.2. en bijlage II) zullen toekomstige projecten voor de archiefafdeling niet vóór 2010 kunnen starten Lopende projecten Een aantal projecten die zijn begonnen in de periode lopen door in de volgende beleidsperiode (zie bijlage II): a. digitalisering van archieven of archiefdelen van de Vincentiusvereniging Nederland, W.H. Nolens, A.J.A.M. Ariëns, P.J.M. Aalberse en de Volkskrant. b. digitalisering van de geselecteerde collectie videobanden c. Bibliografie van Katholieke Nederlandse Periodieken d. schoning van het KRO-archief e. schoning van het archief van Cordaid f. ontsluiting van het archief van Scouting Nederland 6.3. Geplande projecten De volgende projecten zijn voor de komende beleidsperiode gepland: a. Viering van het 40-jarig bestaan van het KDC verspreid over b. digitalisering en ontsluiting van de collectie Herderlijke Brieven c. digitalisering van een deel van de drukselcollectie. d. verdere ontsluiting en gedeeltelijke digitalisering van de knipselcollectie. e. virtuele studiezaal (zie 7.1). 15

16 7. Dienstverlening, informatieverstrekking, voorlichting 7.1. Onderwijs en onderzoek De collecties van het KDC worden het meest intensief gebruikt door onderzoekers en studenten, niet alleen van de Radboud Universiteit, zo blijkt uit de bezoekersstatistiek. Het KDC zal deze contacten in de komende beleidsperiode verder intensiveren door vakinhoudelijke contacten met historici en andere wetenschappers, door het aanbieden van een korte introductiecursus KDC-gebruik, en door het voortzetten van de mogelijkheden voor studenten om bij het KDC of het Digitaal Katholiek Erfgoedhuis stage te komen lopen. De relatie tussen het KDC en de onderzoeksgroep Geschiedenis van het Nederlandse Katholicisme zal nog worden versterkt Virtuele studiezaal In de komende beleidsperiode zal in het bijzonder aandacht worden besteed aan verbetering van de digitale dienstverlening in haar aspecten: communicatie met gebruikers, beschikbaarstelling van gedigitaliseerde documenten en voorlichting over de collecties. Onder de noemer virtuele studiezaal zal een logische en coherente uitbouw plaatsvinden van de KDC-website, waardoor gebruikers gemakkelijker door de collecties kunnen manoeuvreren en kunnen vaststellen hoe zijn de documenten kunnen raadplegen digitaal of in de leeszaal van het KDC. Zo mogelijk zullen Web 2.0-technieken worden geïntroduceerd als vraag het de bibliothecaris. 10 De virtuele studiezaal zal worden ontwikkeld op basis van voortschrijdend inzicht, en in nauwe samenwerking met de afdeling Collectiediensten van de UB om waar mogelijk te komen tot gemeenschappelijke formats, onderlinge linking en dergelijk Digitaal Katholiek Erfgoedhuis Het project Digitaal Katholiek Erfgoedhuis, geïnitieerd door de hoogleraar Geschiedenis van het Nederlands Katholicisme in samenwerking met het KDC, loopt af in Het ligt in de bedoeling dit project op enigerlei wijze te institutionaliseren. Onderbrenging bij het KDC uiteraard met behoud van de samenwerking lijkt het DKE de meest stabiele positie te verschaffen. Het DKE heeft in de afgelopen jaren onder andere verschillende studenten een stage verschaft. Voortzetting van deze mogelijkheid is gunstig vanwege de beschikbare stageplaatsen (zie 7.1), maar ook voor de overdracht van kennis op het werkterrein van het KDC en voor een goede kennismaking van studenten met het KDC. Op deze wijze kunnen hoogleraar GNK en KDC gezamenlijk werken aan Nachwuchs. De archivaris van het KDC is bereid om naast zijn KDC-functie voor 0,2 fte de supervisie over het project te blijven voeren. De Begeleidingscommissie van het DKE zal zich begin 2009 beraden over de hiervoor noodzakelijke fondswerving Nieuwsbrief Met het oog op zijn achterban donateurs van de Vriendenstichting, bewaargevers, gebruikers en belangstellenden geeft het KDC sinds het najaar 2008 een eigen, onregelmatig verschijnende nieuwsbrief uit onder de titel Impressie. Daarbij wordt de mogelijkheid uitdrukkelijk open gehouden dat deze nieuwsbrief ook kan gaan functioneren als medium voor nieuws en bijdragen vanuit de (erfgoedcollecties van) 10 Zo bijvoorbeeld op de website van de UB Groningen: 16

17 de Universiteitsbibliotheek en de leerstoel Geschiedenis van het Nederlandse Katholicisme. 17

18 8. Externe betrekkingen en samenwerkingsverbanden In de komende beleidsperiode zullen ontwikkelingen in de archiefwereld in Nederland extra aandacht vragen. In de rapporten van de Raad voor Cultuur in 2005 en van de Commissie Waardering en Selectie (commissie-jeurgens) van het Nationaal Archief in 2007 valt een uitdrukkelijke verschuiving waar te nemen van het bewaren van overheidsarchieven als taak naar het bewaren van archieven van nationaal belang. 11 Daarbij is men zich er zeer van bewust dat veel particuliere archieven wel eens van groter nationaal belang zouden kunnen zijn dan die van sommige overheidsorganen. 12 In dit verband heeft er in 2008 al een eerste oriënterend gesprek plaatsgevonden tussen de directeur van het Nationaal Archief en het hoofd KDC. De samenwerking met de hoogleraar Geschiedenis van het Nederlands Katholicisme binnen het project Digitaal Katholiek Erfgoedhuis zal na beëindiging van het project in 2009 in gewijzigde vorm worden voortgezet. Ook de komende jaren zal het KDC in ieder geval mogelijkheden blijven bieden voor studenten om in het kader van het DKE hun drie-maandenstage te lopen. Welke vorm dit precies zal aannemen is nog onderwerp van bespreking. Verder zullen hoofd KDC en hoogleraar GNK geregeld overleg voeren over wederzijdse ondersteuning, gezamenlijke activiteiten en dergelijke. De samenwerking met het Erfgoedcentrum Nederlands Kloosterleven in Sint Agatha zal net als voorheen gebaseerd zijn op incidentele behoeften. Indien zich mogelijkheden aandienen voor meer structurele samenwerking zullen deze worden opgepakt. Het KDC onderhoudt contacten met het Katholiek Documentatie- en Onderzoekscentrum (KADOC) in Leuven, met het Historisch Documentatiecentrum voor het Nederlands Protestantisme (HDC) van de Vrije Universiteit, met het Archief- en Documentatiecentrum van de Gereformeerde Kerken te Kampen (ADC) en in wat mindere mate ook met het Internationaal Instituut voor de Sociale Geschiedenis te Amsterdam (IISG) en het Humanistisch Archief. Naar verwachting zullen de ontwikkelingen in de archiefwereld, waar boven op is gewezen, aanleiding vormen om meer contacten te gaan onderhouden met de Nederlandse categoriale documentatiecentra. Deze contacten zullen onder meer plaatsvinden binnen de sectie particuliere archieven van de koepelorganisatie Erfgoed Nederland. Het hoofd KDC zal hierin meer tijd moeten investeren dan tot op heden. Hij maakt onder meer deel uit van de adviescommissie voor het weer tot leven te wekken van het Centraal Register voor Particuliere Archieven. Het KDC fungeert als Nederlands aanspreekpunt voor het tijdschrift Trajecta. Tijdschrift voor religie, cultuur en samenleving in de Nederlanden een rol die het KADOC in Leuven voor Vlaanderen vervult. Het hoofd KDC is voorts redactielid van het Documentatieblad voor de Nederlandse Kerkgeschiedenis na De betrokkenheid van het KDC bij beide tijdschriften is van belang uit een oogpunt van de relatie met het onderzoeksveld. 11 Raad voor Cultuur, Het tekort van het teveel. Over rijksverantwoordelijkheid voor cultureel erfgoed, s-gravenhage 2005; Commissie Waardering en Selectie, Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven, s-gravenhage: Nationaal archief, Toespraak van, M. Berendse, directeur van het Nationaal Archief, op de KVANstudiedagen, 4 juni 2008 ( Voor het KDCstandpunt in dezen zie: pdf&structuur=kdc. 18

19 Het KDC is lid van de koepelorganisatie Erfgoed Nederland (voorheen DIVA), en houdt via lidmaatschappen van individuele medewerkers voeling met de relevante verenigingen op zijn werkterrein: - Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland - Nederlandse Vereniging van Bibliothecarissen - Nederlands Fotogenootschap - Koninklijk Nederlands Historische Genootschap - Werkgenootschap van Katholieke Kerkhistorici in Nederland - Vereniging voor Nederlandse Kerkgeschiedenis. 19

20 BIJLAGE I: OMVANG VAN DE KDC-COLLECTIES (per 1 mei 2008) Archieven en archiefcollecties 1167 (ca m) Persoonsarchieven 520 (ca. 800 m) Instellingsarchieven 644 (ca m) Kerkelijk en godsd. leven 419 Charitas en maatsch. werk 64 Zieken- en gezondheidszorg 38 Onderwijs en wetenschappen 222 Cultuur en recreatie 147 Jeugd 56 Stands- en vakorganisaties 140 Politiek 81 Bibliotheek Boeken en brochures banden (1.380 meter) Periodieken banden (1.253 meter) Lopende abonnementen 577 Andere gedrukte documentatie Knipsels trefwrd. (139 meter) - personen trefwrd. (73 meter) - onderwerpen/instellingen/ trefwrd. plaatsnamen (66 meter) Druksels trefwrd. (37 meter) Liederen 177 Parochies en dekenaten 327 (50 meter) Beeld- en AV-documentatie Afbeeldingen groot Wandplaten 545 Foto s en prentbriefkaarten waarvan gedigitaliseerd Foto s uit schenkingen/archieven omslagen Foto-albums (ca foto s) Data-CD s 29 Glasnegatieven Dia s records (ca dia s) Filmstrookjes Videobanden waarvan gedigitaliseerd