Project Regionale Decubituszorg

Transcriptie

1 Auteur: K.Theeuwes/I.Verkuylen Datum: Projectvoorstel Project Regionale Decubituszorg

2 Datum Documentbeheer Cluster/dienst Datum Opdrachtgever Annevillegroep Versie 6 Projectmanager Projectnummer Bestandsnaam K. Theeuwes, verpleeghuisarts Oranjehaeve Projectvoorstel regionale decubituszorg Status Distributie lijst definitief projectstuurgroep regionale decubituszorg Projectteams regionale decubituszorg ondersteuningsgroep Anneville overige projectmanagers 2 / 20

3 Auteur: K.Theeuwes/I.Verkuylen Datum: Projectstuurgroep P.H. Buiting, lid Raad van Bestuur Amphia Ziekenhuis, voorzitter coördinatiegroep Anneville Mw. A. Hoving, rayonhoofd Stichting De Markenlanden F. Sondag, adjunct directeur zorg Stichting Bejaardenzorg Oosterhout G. van Gulik, huisarts C. Koenen, verpleeghuisarts De Volckaert M. Thiele, manager zorgeenheid orthopedie en chirurgie Amphia Ziekenhuis Projectborging Mw. I. Verkuylen, beleidsmedewerker Amphia Ziekenhuis, lid ondersteuningsgroep Anneville Projectteams Mw. A. v/d Broek, decubitusconsulent Amphia ziekenhuis Mw. J. Vrakking, leidinggevende Zorgcentrum Zuiderhout Mw. C. Nieuwenhoff, verpleeghuisarts St. Circonflex Mw. A. Frijters, hoofd afdeling C, Zorg- en Behandelcentrum Elisabeth Breda Mw. M. van Aart, verpleegkundige Revalidatiecentrum Breda Mw. M. Boonman, wijkverpleegkundige St. Regionaal Kruiswerk Mark en Maas Mw. V. Oostendorp, decubitusconsulent Amphia ziekenhuis B. van Rixtel, specialistisch verpleegkundige decubitus St. Thuiszorg Breda Mw. M. Gelissen-van de Noort, ergotherapeut Revalidatiecentrum Breda Mw. I. van Bijnen-Vroemen, ergotherapeut Zorg- en Behandelcentrum Elisabeth Mw. C. Waterreus, decubitusconsulent Amphia ziekenhuis Dhr. A. Ramon, verpleeghuisarts De Volckaert Mw. M. Douenberg, unithoofd geriatrie Amphia Ziekenhuis Project Regionale Decubituszorg 3 RINCE2 Project voorstel

4 Datum Datum Versie Wijzigingen Inzichten vanuit training Prince Bespreking projectvoorstel met projecteigenaar en voorbespreking startbijeenkomst met A. Koning bespreking projectvoorstel met projectmanager n.a.v. voorbereiding startbijeenkomst ; input document Prince 2-verantwoordelijkheden Aanvullingen uit startbijeenkomst Fiat projectstuurgroep 4 / 20

5 Auteur: K.Theeuwes/I.Verkuylen Datum: PROJECTACHTERGROND ACHTERGROND BUSINESS CASE SAMENVATTING BUSINESS CASE PROJECTDEFINITIE PROJECTDOELSTELLINGEN BEREIK PRODUCTEN UITSLUITINGEN BEPERKINGEN M.B.T. TIJD EN GELD RELATIES MET ANDERE PROJECTEN/ACTIVITEITEN KWALITEITSVERWACHTINGEN KLANT EN ACCEPTATIECRITERIA KWALITEITSVERWACHTINGEN ACCEPTATIECRITERIA ORGANISATIESTRUCTUUR TIJDPAD...20 Project Regionale Decubituszorg 5 RINCE2 Project voorstel

6 Datum Projectachtergrond 1.1 Achtergrond De zorgaanbieders in het verzorgingsgebied van het Amphia Ziekenhuis hebben in januari 2003 besloten samen te gaan werken om de ketenzorg te bevorderen. Vooralsnog zijn er geen afspraken gemaakt die gericht zijn op formalisering van de samenwerking. Via zgn. Anneville-conferenties wordt beleid ontwikkeld op dit terrein. Als een soort dagelijks bestuur is de coördinatiegroep Anneville ingesteld, die de afspraken van de conferentie bewaakt en ervoor zorgdraagt dat daaraan uitvoering wordt gegeven. De coördinatiegroep is samengesteld uit een aantal directeuren/leden van raden van bestuur van de participerende zorgaanbieders. Vrijwel alle sectoren (ziekenhuis, thuiszorg, huisartsen, verpleeg- en verzorgingshuizen, revalidatiecentrum) zijn erin vertegenwoordigd. Deze coördinatiegroep kan worden aangemerkt als het programmamanagement van de regionale ketenzorg. Ter ondersteuning van deze (bestuurlijke) coördinatiegroep bestaat er een ondersteuningsgroep, bestaande uit een aantal beleidsmedewerkers van de participerende zorgaanbieders. Het is hun taak een linking pin-rol te vervullen tussen coördinatiegroep en projecten en een procesbewakende rol te vervullen richting projecten Op de conferentie van 19 juni 2003 is besloten rond drie items projecten van start te laten gaan, die de ketensamenwerking rondom een bepaalde patiëntengroep c.q. een bepaald thema vorm moeten geven. Er zijn drie vormen van ketenzorg te onderscheiden: - ketenkennis - ketenlogistiek - ketenzorg Ketenkennis is gericht op het bundelen, verdiepen, vernieuwen en verspreiden van kennis. De kennis betreft de best practices, standaarden, patiëntenbehoefte, marktgegevens en het zorgaanbod. Ketenlogistiek betreft samenwerkingsvormen en faciliteiten die erop gericht zijn dat de patiënt zo snel mogelijk in de meest passende zorgsetting terechtkomt, uitgaande van het principe dat hij/zij zo lang mogelijk thuis blijft en daar zo snel mogelijk naar terugkeert. Ketenzorg is vraaggestuurde zorg met een optimaal gebruik van beschikbare kennis en een optimale logistiek, waarbij het tot de mogelijkheden behoort dat de hulpverlener de patiënt volgt door de echelons van de zorg heen. De drie projecten waartoe opdracht is gegeven, zijn de volgende: - decubitus (ketenkennis) - transfer van patiënten uit het ziekenhuis naar de vervolgsituatie (ketenlogistiek) - palliatieve zorg (ketenzorg) De keuze voor deze projecten is o.a. gebaseerd op het feit dat zij in meerdere sectoren van de zorgketen voorkomen, grote patiëntenaantallen betreffen en dat zij aansluiten bij lopende initiatieven, zodat draagvlak binnen de instellingen mag worden verondersteld. Het onderhavige projectvoorstel heeft betrekking op het project decubitus. Decubitus is volgens de definitie van het CBO (2002) iedere vorm van weefselversterf, veroorzaakt door de inwerking op het lichaam van druk-, schuif- en wrijfkrachten, of een combinatie daarvan. Decubitus komt zowel in het ziekenhuis, de verpleeg- en verzorgingshuizen, het revalidatiecentrum, instellingen voor verstandelijk gehandicapten, de intramurale psychiatrie als in de thuissituatie voor. Sinds een aantal jaren worden landelijke metingen gehouden naar de prevalentie van decubitus, o.a. in verpleeg- en verzorgingshuizen, in de thuiszorg en in ziekenhuizen (Landelijk Prevalentie Onderzoek 6 / 20

7 Auteur: K.Theeuwes/I.Verkuylen Datum: Decubitus, LPOD). Daaruit blijkt dat de prevalentie varieert van 16,2 % tot 33,0 %. Decubitus levert vrijwel altijd pijnlijke klachten op, die zonder ingrijpen niet genezen. De aandoening kan leiden tot complicaties, blijvend letsel en soms zelfs tot overlijden. Daarnaast veroorzaakt een langdurig aanwezige wond verminderde bewegingsvrijheid en sociaal isolement. Becijferd is dat alleen al in de verpleeghuizen de kosten van decubitus op jaarbasis 180 miljoen bedragen. Het grootste deel van deze kosten zijn personele kosten. Diverse zaken staan een goede preventie en behandeling van decubitus in de weg, zoals - gebrek aan kennis bij zorgverleners van oorzaken en behandelmethoden - toepassing evident verkeerde behandelmethoden - gebrek aan tijd, aandacht en besef van importantie bij zorgverleners - gebrek aan samenwerking tussen de betrokken disciplines - gebrek aan uniformiteit en continuiteit in preventie- en behandelbeleid binnen en tussen de instellingen waar een zorgvrager mee te maken krijgt - gebrek aan eenduidige rapportages, al dan niet bij overdracht naar een andere instelling - onvoldoende en niet tijdige beschikbaarheid van materialen - gebrek aan continuiteit in het gebruik van materialen in de overdracht naar een andere instelling - gebrek aan voorlichting aan zorgverleners, zorgvragers en mantelzorgers over (preventie van) decubitus Aangetoond is dat een gestructureerde decubituszorg het aantal decubitusletsels kan doen dalen. In dat kader heeft het CBO in 2002 de bestaande Richtlijn Decubitus herzien. Het Nederlands Huisartsen Genootschap heeft eveneens een Richtlijn Decubitus ontwikkeld. De Nederlandse Vereniging voor Verpleeghuisartsen heeft in maart 2003 de richtlijn Samenwerking en logistiek rond decubitus uitgebracht (Salode). 7 / 20

8 Datum Business Case 2.1 Samenvatting Business Case De business case (zakelijke rechtvaardiging) van dit project is primair het terugdringen van decubitus in de regio (dus: het aantal gevallen dat decubitus optreedt neemt af) en het verbeteren van de kwaliteit van de decubituszorg (dus: wanneer er decubitus optreedt is deze minder ernstig en verbetert sneller). Hiermee wordt ingespeeld op landelijke ontwikkelingen op dit terrein. De baten van project zijn groter dan de projectkosten. Als bate wordt primair aangemerkt de vermindering van de ernst en omvang van decubitus. Ook het terugdringen van de kosten voor decubitus is een bate. Dit moet aannemelijk gemaakt worden. Er vindt een verschuiving plaats van kosten in de curatieve sfeer naar kosten in de preventieve sfeer. Met dit project wordt tevens gestreefd naar het verbeteren van de samenwerking tussen de deelnemers aan de Anneville-conferenties in het algemeen. 8 / 20

9 Auteur: K.Theeuwes/I.Verkuylen Datum: Projectdefinitie 3.1 Projectdoelstellingen Aan het einde van het project zijn de Anneville-deelnemers in staat om een gemeenschappelijk decubitusprotocol te implementeren op een voor de eigen instelling geschikte wijze. Door de implementatie van het protocol neemt de prevalentie van decubitus af en verbetert de kwaliteit van de decubituszorg. 3.2 Bereik Dit project betreft de decubituszorg van de zorgaanbieders in het verzorgingsgebied van het Amphia Ziekenhuis, zijnde - het Amphia Ziekenhuis - de huisartsen - de thuiszorginstellingen - de verpleeghuizen - de verzorgingshuizen - het revalidatiecentrum - GGZ Breda - Amarant (zie ook bijlage Anneville-participanten) 3.3 Producten De resultaten van dit project moeten zichtbaar zijn via de volgende producten: Een netwerk van contactpersonen van alle deelnemende instellingen Een door de participerende instellingen gedragen regionaal protocol voor de preventie en behandeling van decubitus Een door de participerende instellingen gedragen voorstel voor implementatie van dit regionale protocol met een ondersteuningsaanbod, onder meer in de vorm van een model-procedure en modelwerkinstructies ten behoeve van individuele instellingen Door de participerende instellingen gedragen eenduidige definities van de begrippen protocol, richtlijn, procedure en Een inventarisatie van de bestaande regelingen en processen t.a.v. decubitus bij de deelnemende instellingen Een inventarisatie van voorbeelden in andere regio s Nulmeting prevalentie decubitus in de regio, gespecificeerd per instelling Ondersteuningsaanbod bij het uitvoeren van de nulmeting alsmede het organiseren van de ondersteuning Een regionaal programma voor metingen van de prevalentie van decubitus, aansluitend bij het Landelijk Prevalentie Onderzoek Decubitus Een voorstel over het al dan niet uitvoeren van incidentiemetingen, en voor zover van toepassing: een voorstel m.b.t. het uitvoeren van incidentiemetingen. 9 / 20

10 Datum Interpretatie van de meetresultaten, rapportage aan Anneville-participanten en voorstellen tot wijziging van a) het meetprogramma en b) de preventie en behandeling van decubitus Een regionale standaard voor de prevalentie van decubitus (eventueel gedifferentieerd per sector). Zie ook hierna onder kwaliteitsverwachtingen Een regionaal programma voor scholing aan diverse betrokken zorgverleners over preventie, behandeling en afstemming in de zorgketen, inclusief een globale inhoud van dit programma Een regionaal programma voor voorlichting aan zorgverleners over preventie, behandeling en afstemming in de zorgketen, inclusief een globale inhoud van dit programma Een voorlichtingsprogramma voor zorgvragers en mantelzorgers, inclusief een globale inhoud van dit programma Een regionaal programma voor onderlinge audits, inclusief de inhoud van dit programma Regionale casuïstiekbespreking Verbetering van de overgangsmomenten in de zorgketen m.b.t. decubitus, 0.a. door transmurale richtlijnen en een transmuraal overdrachtsformulier Een regionaal consultatief team m.b.t decubitus Een inventarisatie van de momenteel gebruikte materialen voor decubitus Een voorstel voor standaardisatie van de te gebruiken materialen, alsmede een transmuraal formularium Regionale afspraken m.b.t. financiering en beheer van materialen voor de preventie en behandeling van decubitus Inzicht in de verschuiving van kosten voor decubitus van curatief naar preventief, op basis van aannames Een voorstel voor het inzetten van ICT bij de preventie en behandeling van decubitus Een decubitus-telefoon c.q. adres Communicatiemiddelen gericht op de Anneville-participanten (directies) en werkvloer, alsmede specifiek gericht op huisartsen Implementatie van de producten waartoe de projectstuurgroep heeft besloten Een plan voor borging van de ontwikkelde producten. 10 / 20

11 Auteur: K.Theeuwes/I.Verkuylen Datum: Uitsluitingen Tot dit project behoren niet - Die zaken die te maken hebben met wondverzorging in het algemeen. - De locale invulling in procedures en werkinstructies binnen de instellingen. Evt. kunnen wel modellen worden ontworpen. 3.5 Beperkingen m.b.t. tijd en geld - projecttermijn: alle producten zijn gereed op beschikbare personele middelen: leden projectstuurgroep: maximaal 2 uur per week projectmanager: projectborging: leden projectteams: projectondersteuning: - projectbudget: maximaal 1 dagdeel per week maximaal 1 dagdeel per week maximaal 1 dagdeel per week maximaal 2 dagdelen per week 3500 (= literatuur, gezamenlijke meting, drukkosten eindproducten, externe spreker, werkbezoeken aan andere instellingen). De inzet van de leden van de projectstuurgroep en de projectteams (tijd, reiskosten, administratiekosten) komt voor rekening van de zorgaanbieder die deze leden afvaardigt. Idem (vooralsnog) voor de projectondersteuning, projectmanager en projectborging. De kosten van de scholing van de projectmanager in Prince 2 komen vooralsnog voor rekening van het Amphia Ziekenhuis. De ondersteuning bij de voorbereiding van de startbijeenkomst, het opstellen van het projectvoorstel en het plan van aanpak komen voor rekening van de Annevillegroep. Bij de Annevillegroep wordt 3500 in rekening gebracht als projectkosten. 3.6 Relaties met andere projecten/activiteiten Zoals reeds opgemerkt gaan er ook regionale projecten op het gebied van transfer en palliatieve zorg van start; er loopt reeds een regionaal project stroke service. In het Amphia Ziekenhuis zijn de procedures en werkinstructies m.b.t. decubitus zojuist geactualiseerd. De richtlijn van de Vereniging voor Verpleeghuisartsen is naar verwachting aanleiding voor de verpleeghuizen om activiteiten in dit kader te ondernemen. 11 / 20

12 Datum Kwaliteitsverwachtingen klant en acceptatiecriteria 4.1 Kwaliteitsverwachtingen van de klant (patiënt) geen of zo min mogelijk decubitus oplopen, en als dat onverhoopt het geval is: een optimale, eenduidige behandeling waardoor snelle verbetering van de decubitus optreedt van de projecteigenaar (=bestuurders Anneville-participanten) - Richt de samenwerking op de patiënt. - Gebruik bestaande procedures, protocollen, opgedane ervaring etc. (rapporten Leiden en Zeeland, bestaande protocollen deelnemende zorgaanbieders). - Zorg voor heldere verantwoordelijkheden in de zorgketen. - Zorg voor snelle, meetbare resultaten. - Gebruik van uniforme meetsystemen in de hele keten. - Neem deel aan landelijke meting (LPOD). - Pas waar nodig incidentiemetingen toe. - LPOD-meting 2004 = 0-meting. - LPOD-meting 2005 = meting 1 e resultaat. - De prevalentie van decubitus in de regio daalt permanent met 50% in vergelijking met de prevalentie in Bouw een PDCA-cyclus in in de voorstellen. - Benadruk niet de verschillen, maar de overeenkomsten tussen de instellingen bij de preventie en de behandeling van decubitus. - Ga bij kostenberekeningen uit van aannames en extrapolaties van landelijke gegevens van de gebruikers (= zorgverleners) - Zorg voor bruikbare methodieken voor preventie en behandeling. - Ent deze methodieken op specifieke patiëntencategorieën (bijv. CVA-patienten). - Zorg voor goed implementeerbare afspraken. - Gemakkelijk hanteerbare overgangen in de keten. - Neem de NHG-richtlijn in acht. - Maak gebruik van de Richtlijn Salode. 4.2 Acceptatiecriteria - Voldoe tenminste aan de herziene CBO-richtlijn decubitus Schep voorwaarden voor een reductie van decubitus. - Zorg dat de baten van het project hoger zijn dan de projectkosten. 12 / 20

13 Auteur: K.Theeuwes/I.Verkuylen Datum: Organisatiestructuur 5.1 taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden projecteigenaar De projecteigenaar treedt namens de coördinatiegroep Anneville op als de opdrachtgever van dit project en is derhalve eindverantwoordelijk voor dit project. De coördinatiegroep is weer gemandateerd door de Anneville-deelnemers, die als programmamanagement worden aangemerkt. De projecteigenaar bewaakt continu de business case, d.w.z. de rechtvaardiging van dit project in relatie tot de risico s. Hij zorgt voor de communicatie met de coördinatiegroep, met de Anneville-deelnemers in het algemeen en andere externe doelgroepen. Deels delegeert hij dit aan de projectmanager. Hij draagt zorg voor de betaling van die kosten waarvoor de projectmanager geen mandaat heeft gekregen. Verantwoordelijkheden: Is eindverantwoordelijk voor het project. Vertegenwoordigt de Anneville-participanten als leveranciers van middelen (=personen en budget) en representeert als zodanig de belangen van de mensen in het project die het product ontwerpen, ontwikkelen en afleveren. De hoofdleverancier is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de producten en heeft de bevoegdheid om de benodigde middelen toe te wijzen. In dat kader o o o o o o o o o o Houdt hij de focus vanuit het leveranciersperspectief en zorgt hij voor consistentie m.b.t. de gewenste project uitkomst. Geeft hij de garantie dat de benodigde middelen die nodig zijn voor het project ter beschikking staan. Draagt hij ook zorg voor de input van externe leveranciers als relevante medisch specialisten, (verpleeghuis- en revalidatie)artsen alsmede de Universiteit van Maastricht, en draagt hij zorg dat contact met hen wordt onderhouden. Beoordeelt hij de productbeschrijvingen. Brengt hij de leveranciersbelangen in in de besluitvorming van de projectstuurgroep over voorgestelde wijzigingen. Zorgt hij voor de prioriteitstelling van leverancierseisen. Geeft hij advies over ontwerp en ontwikkelmethodieken en is hij er verantwoordelijk voor dat standaarden worden gebruikt (CBO-richtlijn) Bewaakt hij mogelijke wijzigingen en hun impact op de producten t.o.v. de productbeschrijvingen vanuit het oogpunt van de leveranciers. Bewaakt hij de risico s. Verzekert hij dat procedures voor kwaliteitsbeoordeling correct worden gebruikt, zodat producten voldoen aan de eisen projectstuurgroep De projectstuurgroep wordt samengesteld door de projectmanager en projecteigenaar. De projectstuurgroep geeft de algemene sturing en management aan het project, en met name aan de projectmanager. De projectstuurgroep is verantwoordelijk voor het succesvol afsluiten van het project en heeft de verantwoording en het mandaat binnen de kaders die vastgesteld worden door het hogere lijnmanagement. De projectstuurgroep is de contactpersoon naar buiten en verantwoordelijk voor elke publicatie of andere 13 / 20

14 Datum verspreiding van informatie over het project. Deze taak wordt deels gedelegeerd aan de projectmanager. De projectstuurgroep keurt alle belangrijke plannen (projectvoorstel en plan van aanpak) goed en autoriseert alle belangrijke afwijkingen van de afgesproken fasen van het project. De projectstuurgroep autoriseert alle afsluitingen van een fase alsook elke start van een fase (go/no go-beslissingen). De projectstuurgroep verzekert dat alle benodigde middelen worden toegewezen en bemiddelt eventueel in conflicten binnen het project of onderhandelt over problemen tussen het project en derden. Als toevoeging, de projectstuurgroep maakt afspraken over de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de project manager en over de gedelegeerde verantwoordelijkheden van de projectborging. De projectstuurgroep heeft de volgende verantwoordelijkheden. In het begin van een project: Het goedkeuren van het projectvoorstel (hiermee wordt bedoeld toestemming voor het uitwerken van het voorstel in een plan van aanpak). De garantie dat het plan van aanpak overeen komt met eisen van de klant plus elk afgesproken contract met de toeleveranciers. Overeenstemming met de projectmanager over de verantwoordelijkheden en doelstellingen. Goedkeuring over de projecttoleranties met het hogere lijnmanagement of programmamanagement (= coördinatiegroep Anneville). Afspraken over beperkingen van het project, zoals tijd en geld. Het goedkeuren van het plan van aanpak. Bij grote projecten het delegeren van projectborgingtaken. Het toewijzen van de projectmiddelen die nodig zijn in de volgende fase. Als het project in gang is: Algemene leiding en sturing van het project, ervoor zorgen dat het project binnen zijn afgesproken kaders blijft. Beoordelen van de afgeronde fasen en de goedkeuring geven voor de volgende fase. Beoordelen van en goedkeuring geven aan de faseplannen en alle afwijkingsplannen. Als eigenaar van één of meer geïdentificeerde risico s is het aan de projectstuurgroep om deze risico s te monitoren en de project manager te adviseren over eventuele veranderingen om hierop actie te ondernemen, zodat de risico s geminimaliseerd worden. Het goedkeuren van wijzigingen. Tot afstemming komen met het hogere lijnmanagement of programmamanagement. Aan het einde van een project: Verzekert dat alle opgeleverde producten voldoen aan de wensen. Verzekert dat aan alle acceptatiecriteria is voldaan. Goedkeuring van het projectafsluitdocument. Goedkeuring van het leerpuntenlogboek en het doorgeven aan de personen die op de inhoud actie moeten ondernemen. Beslissen over de aanbevelingen voor vervolgacties en het overdragen hiervan aan de lijnorganisatie. 14 / 20

15 Auteur: K.Theeuwes/I.Verkuylen Datum: Het regelen van, waar nodig, een beoordeling van de baten na het project. Aankondiging projectafsluiting richting het hogere lijnmanagement of programmamanagement. Ontbinden van het project. Met uitzondering van de projecteigenaar en de projectborging bestaat de onderhavige projectstuurgroep uit hoofdgebruikers. De hoofdgebruiker vertegenwoordigt de groep gebruikers en is er verantwoordelijk voor dat gebruikerseisen worden gedefinieerd. Tevens zorgt de hoofdgebruiker ervoor dat er een structuur is voor afstemming tussen de gebruikers en het projectteam, en dat de projectresultaten voldoen aan de behoefte van de gebruikers binnen de beperkingen van de Business Case in termen van kwaliteit, functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid. De gebruiker draagt ervoor zorg dat de producten worden getoetst aan de gebruikerseisen binnen zijn/haar sector voordat de producten worden opgeleverd. De gebruiker ziet erop toe en onderneemt zonodig activiteiten om te bewerkstellingen dat er een adequate (niveau, regionale spreiding) afvaardiging vanuit zijn/haar sector plaatsvindt in de projectteams. Verantwoordelijkheden: Zorgt ervoor dat de gewenste producten van het project gespecificeerd zijn. Houdt focus vanuit gebruikersperspectief en zorgt voor consistentie m.b.t. de gewenste project uitkomst. Geeft garantie dat de benodigde gebruikers ter beschikking staan. Beoordeelt productbeschrijvingen en autoriseert eindproducten als ze klaar zijn. Prioriteert gebruikersbelangen en brengt gebruikersbelangen in in de besluitvorming van de projectstuurgroep over voorgestelde wijzigingen. Zorgt voor prioriteitstelling van gebruikerseisen. Zorgt ervoor dat procedures voor kwaliteitsbeoordeling correct worden toegepast om te verzekeren dat producten voldoen aan gebruikerseisen. zorgdragen voor een effectieve structuur voor de afstemming tussen de gebruikers en het projectteam projectteams Er worden projectteams ingesteld voor nader te bepalen onderwerpen. Zij zijn: - Verantwoordelijk voor de realisering van de genoemde deelaspecten (nog te formuleren taakopdrachten). - Zelf verantwoordelijk voor planning, voortgangsbewaking, procesmatige, inhoudelijke en secretariële ondersteuning, alsmede afstemming met overige projectteams. Het fiat van de projectmanager is vereist voor zover e.e.a. budgettaire consequenties heeft. Van de projectteammedewerkers worden de volgende vaardigheden verwacht: - Tenminste enige deskundigheid op het gebied van decubituszorg in de eigen instelling + de eigen sector. - Innovatief en creatief. - Gericht op samenwerking. - Resultaatgericht. - Toegang tot beleidsmakers, in ieder geval binnen de eigen instelling. 15 / 20

16 Datum Inzicht in meetproblematiek projectmanager De projectmanager is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken in het project binnen de afgesproken grenzen. De belangrijkste verantwoordelijkheid van de projectmanager is het verzekeren dat het project de afgesproken producten oplevert volgens de vereiste kwaliteit en binnen de afgesproken beperkingen over tijd en geld. De projectmanager is ook verantwoordelijk ervoor dat het project in staat is de baten te behalen die gedefinieerd zijn in de Business Case. de projectmanager legt verantwoording af aan de projectstuurgroep en onderhoudt contact met de projecteigenaar (voorzitter stuurgroep). Hij signaleert wanneer projectstuurgroepvergaderingen nodig zijn en bereidt deze samen met de projecteigenaar voor. Verantwoordelijkheden: Het opleveren van de afgesproken producten. Informeren, aansturen en motiveren van het projectteam en de projectteamleiders. Zorgdragen voor de onderlinge afstemming tussen de projectteams. Plannen en bewaken van het project. Accepteren van de projectborging die de projectstuurgroep nodig acht. Het maken van het projectvoorstel en het plan van aanpak. Het voorbereiden van het project-, faseplannen en waar nodig afwijkingsplannen in overleg met de teammanager en de eventuele projectborging. Managen van de risico s binnen het project. Samenwerken met programmamanagement (coördinatiegroep Anneville). Is verantwoordelijk voor de algemene voortgang en het efficiënt gebruik van middelen. Is verantwoordelijk voor wijzigingsbeheer en versiebeheer van documenten/ producten. Rapporteert aan de projectstuurgroep via o.a. hoofdpuntenrapportage. Samenwerken met de projectstuurgroep en de eventuele projectborging om de integriteit en de algemene sturing van het project te waarborgen. Accepteren van de technische - en kwaliteitsstrategie van de projectstuurgroep. Het maken van overige rapportages zoals: een leerpuntenrapportage, eindrapportage. Identificeert, organiseert en stuurt de projectondersteuning aan. Is verantwoordelijk voor de projectadministratie. Draagt zorg voor de eindredactie van de opgeleverde producten. Doet budgetuitgaven voor zover met de projectstuurgroep afgesproken. Draagt namens de projectstuurgroep zorg voor de communicatie over de voortgang van het project aan specifieke, in overleg met de projectstuurgroep af te spreken doelgroepen projectborging De projectborger draagt zorg voor de procesmatige kwaliteitsbewaking Van de business case, met name de regionale samenwerking in het algemeen. Van de scope van het project. Voor wat betreft het bereik: of de instellingen daadwerkelijk in het project participeren. 16 / 20

17 Auteur: K.Theeuwes/I.Verkuylen Datum: Voor wat betreft de uitsluitingen: in het Amphia Ziekenhuis wordt decubitus en wondverzorging in het algemeen in één noemer behandeld. Het Amphia Ziekenhuis is een zware speler op het veld. Ervoor waken dat wondverzorging ook meegenomen wordt in het project, althans als de andere instellingen dat niet willen. Voor wat betreft de relaties met de andere projecten: relevante verbindingen maken met de andere Anneville-projecten. Van het gebruik van bepaalde bronnen. Van de beperkingen en de acceptatiecriteria (knelpunten daarin signaleren bij de projecteigenaar). Van het contact van de leden van de projectstuurgroep en de projectteams met hun achterban (=andere instellingen in sector). De projectborger Heeft een actieve rol in het opzetten van het project (auteur projectvoorstel en plan van aanpak, organisatie startbijeenkomst). Bewaakt mede de voortgang binnen de projectteams. Heeft een adviserende rol naar projectmanager, projectstuurgroep en het programmamanagement (= coördinatiegroep Anneville). Treedt als klankbord op voor de projectmanager. Is toegevoegd aan projectstuurgroep. Signaleert wanneer een projectstuurgroepvergadering noodzakelijk is en bereidt deze voor samen met de projecteigenaar en de projectmanager projectondersteuning Administratieve en secretariële ondersteuning: planning, voorbereiding en verslaglegging projectstuurgroepvergaderingen en overleg projectmanagers met projectteamleiders, versiebeheer van documenten. Verzorgt correspondentie vanuit de projectmanager naar de projectstuurgroep en de projectteams. Verzorgt communicatiemiddelen naar diverse doelgroepen. Rol in LPOD-en evt. andere metingen (bespreken). Wordt aangestuurd door projectmanager. 17 / 20

18 Datum organigram Projectstuurgroep Projectborging Projectmanager Projectondersteuning Projectteam Projectteam Projectteam 5.2. samenstelling projectstuurgroep Naam Functie Sector Rol P.H. Buiting Lid Raad van Bestuur Amphia Ziekenhuis Mw. A. Hoving Rayonhoofd Stichting De Markenlanden F. Sondag Adjunct-directeur zorg SBO Ziekenhuis Thuiszorg Verzorgingshuizen Projecteigenaar (lid coordinatiegroep Anneville) tevens vertegenwoordiger leveranciers Vertegenwoordiger gebruikers Idem G.van Gulik Huisarts, Gilze Huisartsen Idem C. Koenen Verpleeghuisarts De Volckaert M. Thiele Zorgeenheidmanager chirurgie mw. I. Verkuylen Beleidsmedewerker Amphia Ziekenhuis Verpleeghuizen Ziekenhuis Lid ondersteuningsgroep Anneville Idem Idem Projectborging 18 / 20

19 Auteur: K.Theeuwes/I.Verkuylen Datum: projectteams Mw. A. v/d Broek, decubitusconsulent Amphia ziekenhuis Mw. J. Vrakking, leidinggevende Zorgcentrum Zuiderhout Mw. C. Nieuwenhoff, verpleeghuisarts St. Circonflex Mw. A. Frijters, hoofd afdeling C, Zorg- en Behandelcentrum Elisabeth Breda Mw. M. van Aart, verpleegkundige Revalidatiecentrum Breda Mw. M. Boonman, wijkverpleegkundige St. Regionaal Kruiswerk Mark en Maas Mw. V. Oostendorp, decubitusconsulent Amphia ziekenhuis B. van Rixtel, specialistisch verpleegkundige decubitus St. Thuiszorg Breda Mw. M. Gelissen-van de Noort, ergotherapeut Revalidatiecentrum Breda Mw. I. van Bijnen-Vroemen, ergotherapeut Zorg- en Behandelcentrum Elisabeth Mw. C. Waterreus, decubitusconsulent Amphia ziekenhuis Dhr. A. Ramon, verpleeghuisarts De Volckaert Mw. M. Douenberg, unithoofd geriatrie Amphia ziekenhuis projectmanager: K. Theeuwes, verpleeghuisarts, hoofd behandelvakgroep Oranjehaeve projectondersteuning: mw. C. van de Boezem, secretaresse behandelvakgroep Oranjehaeve 19 / 20

20 Datum Tijdpad Wat Wanneer gereed Verantwoordelijke Opstellen 1 e concept projectvoorstel Goedkeuren projectvoorstel op hoofdlijnen I. Verkuylen/K. Theeuwes Coördinatiegroep Anneville Samenstellen projectstuurgroep Medio oktober 2003 K. Theeuwes/ P.H.Buiting Startbijeenkomst projectstuurgroep en potentiële deelnemers projectteams (o.a. met introductie in Prince 2 en doornemen projectvoorstel, t.b.v. definitief projectvoorstel en opstellen plan van aanpak) Aanpassen projectvoorstel en opstellen plan van aanpak initiatiefase 11 december 2003 K. Theeuwes/I.Verkuylen December 2003 K. Theeuwes/I.Verkuylen Vaststellen projectvoorstel Januari 2004 Projectstuurgroep Opstellen plan van aanpak 1 e fase Januari 2004 K. Theeuwes/I. Verkuylen Vaststellen plan van aanpak 1 e fase Ondersteuningsaanbod LPODmeting (bespreken) Eind januari/begin Februari 2004 medio maart 2004 Projectstuurgroep projectteam 1 e concept regionaal protocol juni 2004 projectteam Gebruikerstest onder representatieve steekproef september 2004 projectteam 2 e concept regionaal protocol 1 november 2004 projectteam Overige aspecten 2 e kwartaal 2005 diverse projectteams (zie verdere detaillering in Plan van Aanpak) 20 / 20