Logistieke. aanlevervoorwaarden

Transcriptie

1 Logistieke aanlevervoorwaarden versie 3, april 2017

2 1. Algemeen 3 Inhoud 2. Verpakken 2.1 EAN barcode 2.2 Beperkt houdbare artikelen 2.3 Breekbare artikelen 2.4 Textiel 2.5 Scherpe voorwerpen 2.6 Gevaarlijke stoffen 2.7 Omdoos 2.8 Bol.com eenheid bestaande uit meerdere dezelfde artikelen 2.9 Bol.com eenheden bestaande uit meerdere pakketten of meerdere verschillende artikelen 2.10 Serienummers 2.11 Ladingdrager Voormelden 3.1 Voormeldsystemen 3.2 Voormeldingseisen Aanleveren 4.1 Adres 4.2 Pakbonnummer en naam leverancier 4.3 Deurbeleid 4.4 Transport 4.5 Niet bestelde artikelen 4.6 Schade en manco s

3 1. Algemeen Om goederen optimaal te kunnen verwerken in het operationele proces van bol.com moeten leveranciers hun goederen volgens een aantal voorwaarden verpakken, voormelden en aanleveren bij een bol.com warehouse. Dit document dient als handleiding voor leveranciers van bol.com. Bij het niet nakomen van de aanlevervoorwaarden zoals vermeld in dit document, behoudt bol.com zich het recht voor om leveringen te weigeren, terug te sturen of op kosten van de leverancier afwijkingen te herstellen. 3

4 2.1 EAN barcode Alle artikelen moeten voorzien zijn van een scanbare EAN- barcode (European Article Number). Als twee artikelen niet volledig identiek zijn (bijvoorbeeld een verschillende maat, afmeting of kleur hebben), moeten de artikelen verschillende EAN-barcodes hebben. Het geleverde artikel moet hetzelfde EAN hebben als het door bol.com bestelde artikel. 2. Verpakken De verschillende kleuren hebben verschillende EAN barcodes. De verschillende kleuren hebben dezelfde EAN barcodes. 5

5 2.2 Beperkt houdbare artikelen Elk beperkt houdbaar artikel dient voorzien te zijn van een houdbaarheidsdatum ( Te gebruiken tot of Tenminste Houdbaar Tot (THT) datum) volgens het uitvoeringsbesluit Warenwetbesluit Etikettering van levensmiddelen krachtens de Warenwet. 2.3 Breekbare artikelen Breekbare artikelen en vloeistoffen moeten zodanig verpakt aangeleverd worden dat de kans op schade zo veel mogelijk geminimaliseerd wordt. Het breekbare artikel is deugdelijk verpakt. Het breekbare artikel is NIET deugdelijk verpakt. De THT datum staat zichtbaar op de verpakking. :) 7

6 2.4 Textiel Textiel of artikelen gemaakt van ander materiaal dat beschadigd kan raken door vocht of vuil, moeten verpakt zijn in een gesloten polybag of doosje. De EANbarcode moet op de polybag zitten zodat deze scanbaar is. Naast de polybag moet het artikel voorzien zijn van een hangtag met hierop dezelfde EAN-code. Om de artikelen machinaal te kunnen verwerken mogen de artikelen geen delen bevatten die uit de polybag steken. Daarnaast mag er geen prijs op het artikel, de polybag of hangtag staan. 2.5 Scherpe voorwerpen Scherpe voorwerpen moeten zo verpakt worden dat scherpe randen of punten niet kunnen (gaan) uitsteken tijdens het logistieke proces. Bij lichamelijk letsel als gevolg van het niet naleven van deze voorschriften, ligt de aansprakelijkheid bij de leverancier. Het artikel is juist verpakt. De hanger steekt uit de verpakking en de polybag is NIET gesloten. De scherpe kant is goed verpakt. De scherpe kant steekt uit de verpakking. 2.6 Gevaarlijke stoffen Artikelen die gevaarlijke stoffen bevatten, moeten door de leverancier conform de wettelijke transport- en opslagvoorschriften voor gevaarlijke stoffen worden aangeboden. Het bol.com warehouse accepteert artikelen in de ADRgevarenklassen 2, 3, 8 en 9. Artikelen in de ADR-gevarenklassen 1, 4, 5, 6 en 7 worden niet geaccepteerd. 9

7 Omdoos Als bol.com eenheden (eenheid zoals bol.com deze aan de consument verkoopt) in een omdoos worden geleverd mag er geen EAN-barcode zichtbaar zijn op de omdoos (zowel van de afzonderlijke eenheden en als van de omdoos). Alleen de afzonderlijke bol.com eenheden in de doos hebben scanbare EAN-barcodes. Dit om te voorkomen dat de omdoos wordt gezien als een afzonderlijke bol.com eenheid. Wanneer de bol.com eenheid bestaat uit een omdoos of set, moet dit duidelijk worden aangegeven op de omdoos. Zie voor de voorwaarden paragraaf 2.8 en 2.9. FAMILY PACK Op de multipack zit een EAN barcode en een sticker met de tekst multipack. Op de multipack zit geen EAN barcode en geen sticker. EAN barcode op omdoos is afgeplakt. EAN barcode op omdoos komt overeen met EAN barcodes van de artikelen die in de omdoos zitten. 2.8 Bol.com eenheid bestaande uit meerdere dezelfde artikelen (multipacks/ sets) Bol.com eenheden die bestaan uit meerdere dezelfde artikelen moeten gezamenlijk verpakt zijn en een zichtbare en scanbare EAN-barcode op de omdoos of omverpakking hebben. Ook moet er een sticker met multipack of set op de verpakking zitten, zoals op de afbeelding op pagina Bol.com eenheden bestaande uit meerdere pakketten of meerdere verschillende artikelen Bol.com eenheden bestaande uit meerdere pakketten of meerdere verschillende artikelen moeten gebundeld worden aangeleverd en voorzien zijn van één EAN-barcode op de hele eenheid. De EAN-barcode moet gelijk zijn aan het door bol.com bestelde EAN-nummer. Wat betreft de manier van verpakken en de EAN-barcode gelden dezelfde voorwaarden als voor multipacks (zie paragraaf 2.9): de artikelen moeten gezamenlijk verpakt zijn en een zichtbare en scanbare EAN-barcode op de verpakking hebben. Als de afmetingen van het artikel het niet mogelijk maken om de artikelen fysiek te bundelen, moet iedere set voorzien zijn van stickers met 1 van 2 en 2 van 2 en/of een multicollisticker. 11

8 2.10 Serienummers Van artikelen die zijn voorzien van een serienummer en IMEI-nummer dienen deze nummers in een digitaal document (bijvoorbeeld in Excel of XML format) aangeleverd te worden via Dit document moet de leveranciersnaam, PO nummer(s), leverdatum en de EAN(s) bevatten. Indien de leverancier niet aan deze voorwaarden voldoet kunnen aanvragen in het retourproces, inclusief het garantieproces, niet worden geweigerd door de leverancier. max hoogte: 180 cm 2.11 Ladingdrager Voor het transport naar en levering aan het bol.com warehouse moet gebruik worden gemaakt van Europallets, rolcontainers of losse colli s. Aanlevering op blokpallets, Chep-pallets of andere ladingdragers is niet toegestaan. Verpakkingsmateriaal moet de kansop schade maximaal reduceren. In het geval een palletseal is deze bij voorkeur doorzichtig. De artikelen moeten stofvrij worden verpakt. Europallets worden direct bij aanlevering bij het bol.com warehouse omgeruild voor onbeschadigde, lege Europallets. max breedte: palletbreedte aanbieden: or or palletzending > 15 kg > 1M 3 > 15 kg > 1M 3 aanbieden: losse dozen Afmetingen en gewicht moeten aan de volgende voorwaarden voldoen: De maximaal toegestane hoogte van pallets is 1,80 meter; Colli s zwaarder dan 15 kilogram moeten altijd op een pallet aangeleverd worden; Colli s groter dan 1 kubieke meter moeten altijd op een pallet aangeleverd worden; Colli s lichter dan 15 kilogram of kleiner dan 1 kubieke meter mogen als losse colli aangeleverd worden. Bij lichamelijk letsel als gevolg van het niet naleven van deze voorschriften ligt de aansprakelijkheid bij de leverancier. Een ladingdrager mag uitsluitend artikelen bevatten van één leverancier. Colli s van meerdere leveranciers, aangeleverd op één ladingdrager, zijn niet toegestaan. leverancier A De pallet bevat alleen colli s van leverancier A. aantal stuks 68 leverancier A aantal stuks 68 leverancier B Op de pallet staan colli s van leverancier A en B door elkaar. 13

9 3.1 Voormeldsystemen Het bol.com warehouse accepteert geen leveringen zonder voormelding. Als de artikelen uit de order(s) klaarstaan om te worden verzonden en het pakbonnummer van de fysieke pakbon bekend is, moet een digitale pakbon aangemaakt worden. Afhankelijk van de afspraken tussen bol.com en de leverancier, wordt de voormelding gedaan in de Supply Chain Portal (SCP) of via een Electronic Data Interchange-verbinding (EDI) met bol.com. In de SCP wordt dit een shipment genoemd. Bij een EDI-verbinding wordt dit een DESADV-bericht genoemd, dat wordt vertaald naar een shipment. 3. Voormelden Aanmaken shipment in Supply Chain Portal (SCP). 15

10 3.2 Voormeldingseisen De digitale voormelding moet minimaal de dag voordat de fysieke levering bij hetbol.com warehouse arriveert, verstuurd zijn. Als de inkooporder op de dag vanbestellen uitgeleverd wordt, moet de digitale voormelding minimaal twee uur voor de fysieke levering verstuurd zijn. De artikelen en de aantallen die in de shipment/het DESADV-bericht staan behoren exact overeen te komen met de inhoud van de fysieke levering. Tevens dient er ook de juiste inkooporder gerefereerd te worden. oktober oktober quantity items: 68 quantity items: 50 Voormelding is gedaan VOORDAT artikelen arriveren bij het warehouse. :) Voormelding wordt gedaan NADAT artikelen arriveren bij het warehouse. X Alle geleverde artikelen staan in de voormelding. Er zijn meer of andere artikelen geleverd dan in de voormelding staan. De leverdatum in de shipment/het DESADV-bericht dient exact overeen te komen met de datum waarop de fysieke levering arriveert bij het bol.com warehouse. oktober oktober bol.com Warehouse Transportweg BB UTRECHT, NETHERLANDS bol.com Warehouse Transportweg BB UTRECHT, NETHERLANDS ETA = ATA. ETA ATA. 17

11 4.1 Adressen Bol.com geeft in de order aan naar welk warehouse de goederen verstuurd moeten worden. Dit adres is leidend, ook als dit betekent dat de leverancier aan meerdere warehouses moet leveren. In de adresregel van de vrachtbrief, pakbon en/of het pakketdienstlabel, moet altijd t.a.v. bol.com staan. Bol.com heeft de volgende warehouses: bol.com - Ingram Micro Pompweg NC Waalwijk 4. Aanleveren bol.com Fulfilment Center Mechie Trommelenweg ND Waalwijk bol.com - NC Van Harenstraat RH Waalwijk Let op: op deze locatie kunnen geen vrachtwagens met dubbele trailers ontvangen worden. Het terrein is hiervoor te smal. bol.com - Fiege Inundatiedok JJ Nieuwegein Personenauto s zijn op geen enkele warehouselocatie toegestaan. 19

12 4.2 Pakbonnummer en naam leverancier Artikelen afkomstig uit meerdere inkooporders mogen worden samengevoegd tot één levering met één pakbonnummer. Iedere levering moet voorzien zijn van een pakbon of een bol.com shipmentlabel. Pakbonnen en/of shipmentlabel moet duidelijk zichtbaar (niet onder het verpakkingsmateriaal of in de doos) op de zijkant van alle pallets of los geleverde colli s zijn bevestigd. Als er geleverd wordt door een pakketdienst, moet de leverancier het pakbonnummer als referentie meegeven aan de pakketdienst. Deze referentie moet op het vervoerslabel van de pakketdienst staan en exact overeenkomen met het pakbonnummer dat digitaal is voorgemeld (zie paragraaf 3.1). Ook de naam van de leverancier moet op het vervoerslabel van de pakketdienst staan. Pakketdienst LEVERANCIER A DORPSSTRAAT 1A 1100 AA AMSTERDAM NETHERLANDS bol.com Warehouse Transportweg BB UTRECHT NETHERLANDS E-FULFILLMENT VRACHTWEG BB BOXTEL NETHERLANDS bol.com Warehouse Transportweg BB UTRECHT NETHERLANDS Leveranciersnaam en pakbonnummer staan op het vervoerslabel van de pakketdienst. :) Pakbonnummer en leveranciersnaam ontbreken op het vervoerslabel en de afzender is de fulfilmentpartij. X Op beide palllets zitten twee zichtbare shipmentlabels. Er zit geen informatie op de buitenkant van de levering. 21

13 4.3 Deurbeleid Wanneer een levering niet voldoet aan de door bol.com gestelde voorwaarden, wordt de levering bij aankomst geweigerd of na ontvangst retour gestuurd. Eventuele kosten zijn voor rekening van de leverancier. Bol.com hanteert hiervoor een rodekaartenbeleid. Er zijn zes situaties waarin de medewerker van het warehouse namens bol.com bevoegd is om rode kaarten toe te kennen. Dit gebeurt wanneer: 1. De chauffeur geen pakbonnummer kan overhandigen (bij eigen of ingehuurd transport, zie 4.2 Pakbonnummer en leveranciersnaam); 2. De leverancier geen digitale voormelding heeft gedaan of dit te laat heeft gedaan (zie 3.2 Voormeldingseisen). Deze situatie geldt ook wanneer de levering bij een verkeerd warehouse aangeboden wordt; 3. De leverdatum in de shipment of het DESADV-bericht niet overeenkomt met de datum waarop de fysieke levering is gearriveerd bij het bol.com warehouse (zie 3.2 Voormeldingseisen); 4. De naam van de leverancier en/of het pakbonnummer niet vermeld staat op het vervoerslabel van de pakketdienst of niet overeenkomt met het voorgemelde pakbonnummer (zie 4.2 Pakbonnummer en leveranciersnaam); 5. De ladingdrager(s) artikelen bevat(ten) van meerdere leveranciers (zie 2.12 Ladingdrager); 6. De levering beschadigd in het warehouse aankomt. 4.4 Niet bestelde artikelen Artikelen die niet door bol.com zijn besteld worden voor risico en op kosten van de leverancier in het bol.com warehouse opgeslagen. Bol. com maakt een melding van betreffende artikelen op werkdagen binnen 72 uur na levering. De betreffende artikelen worden in onderling overleg retour gestuurd of door de leverancier opgehaald. De betreffende artikelen worden pas aan de leverancier overgedragen na voldoening van de factuur voor de door bol.com gemaakte kosten. 4.5 Schade en manco s Bij levering wordt de vrachtbrief alleen getekend voor ontvangst van het aantal geleverde pallets/colli s onder voorbehoud van schade en manco s. Ondertekening bij aflevering houdt geen acceptatie in van kwaliteit en aantal van de artikelen. In verband met een efficiënte afhandeling van leveringen vinden aanlevercontroles plaats op basis van pallet- of colli-telling. Als tijdens de kwaliteitscontrole van leveringen afwijkingen worden geconstateerd op artikelniveau, behoudt bol.com zich het recht deze afwijkingen te claimen. Leveringen met schade en/of manco s worden op werkdagen binnen 72 uur na levering gemeld. De beschadigde artikelen worden in onderling overleg retour gestuurd of door de leverancier opgehaald. Na melding van een levering met schade of manco vervalt per direct de betalingsverplichting voor de beschadigde of ontbrekende artikelen. De leverancier voorziet bol.com binnen dertig (30) dagen van een creditfactuur voor de beschadigde of ontbrekende artikelen uit de levering. Indien de leverancier niet binnen dertig (30) dagen de beschadigde of ontbrekende artikelen crediteert, is bol.com gerechtigd de betaling van de factuur van betreffende order(s) op te schorten. Bij de eerste overtreding kan een waarschuwing gegeven worden in de vorm van een gele kaart. De levering wordt dan wel aangenomen. Bij het toekennen van een rode kaart wordt de leverancier altijd, via aan de bij bol.com bekende contactpersoon, op de hoogte gesteld. 23

14 Vragen? Indien er vragen zijn kan de leverancier contact opnemen met de betreffende supply chain specialist van bol.com. Voor vragen over het gebruik van de Supply Chain Portal kan ook contact opgenomen worden met de SCP-helpdesk. 25