Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen

Transcriptie

1 Verslag vergadering Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Aanwezig: Afwezig met afmelding: Afwezig zonder afmelding: E. van Aalzum (vz. Rekenkamer) P. de Goede (lid Rekenkamer) J. Smink (secr. Rekenkamer) P. van Vliet (lid Rekenkamer) - Belangstellenden: Eén 1. Opening/mededelingen De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. Mevrouw Van Vliet kan in verband met ziekte niet aanwezig zijn. 2. Verzoek om onderzoek van de ONP Besloten is niet op dit verzoek in te gaan. Belangrijkste argument is dat het onderzoek dat door de raad is uitgevoerd in de ogen van de Rekenkamer voldoende leerpunten heeft opgeleverd en dat een aanvullend onderzoek (in relatie tot de te leveren inspanningen) weinig (essentieels) nieuws zal toevoegen aan hetgeen nu al bekend is over het verloop van het verkoopproces. In het Onderzoeksplan 2008 heeft de Rekenkamer al aangeven dat zij, vanuit de hardnekkige knelpunten die ook rond verbonden partijen aan de orde zijn, de voortgang van het verbetertraject zal volgen. De voorzitter en secretaris handelen eea af met een brief aan de ONP. 3. Brief van de heer Barends Besloten is niet op dit verzoek in te gaan. Het onderwerp staat nog op de groslijst van onderzoeksonderwerpen en wordt weer afgewogen bij het opladen van het Onderzoeksplan De voorzitter en secretaris handelen eea af met een brief aan de heer Barends. 4. Onderzoek toezicht en controle WOZ-waardering De Rekenkamer heeft op basis van de aangeleverde informatie geconstateerd dat de vragen en opmerkingen van de bewoners van de Pater Brugmanstraat uit 2007 nog steeds actueel zijn. De Rekenkamer heeft, mede naar aanleiding van het onderzoek dat zij

2 1 hiernaar heeft gedaan in 2007, vastgesteld dat zij de problematiek niet kan oplossen. Zij ziet echter wel een taak voor zich zelf weggelegd om deze daar neer te leggen, waar die wel opgelost kan worden. Afgesproken is dat de secretaris hierover in gesprek gaat met de gemeentesecretaris. Zij zal hem in overweging geven het gesprek met de bewoners aan te (laten) gaan. De Rekenkamer sluit hiermee aan op het voorstel van de auditcommissie (zie agendapunt 5) om de communicatie met belastingplichtigen te verbeteren. Naar aanleiding van dit punt heeft de secretaris meegedeeld dat de rekenkamer van Ede onderzoek gaat doen naar de totstandkoming van de WOZ-waardering. De secretaris heeft de Rekenkamer Ede geïnformeerd over het door de Rekenkamer Nijmegen uitgevoerde onderzoek. Tevens heeft zij afgesproken contact te hebben, als de Rekenkamer Ede helder heeft wat zij precies gaat onderzoeken. 5. Voorbereiding raadsbehandeling rekenkameronderzoeken verbetering dossiervorming en controle en toezicht WOZ-waardering Controle en toezicht WOZ-waardering: De secretaris heeft de brief van de hand van de auditcommissie en de bijbehorende aanbiedingsbrief aan het college vandaag via verstuurd aan de leden. De voorzitter en secretaris hebben de brief op hoofdlijnen doorgenomen. Actie naar aanleiding hiervan lijkt niet nodig. Afgesproken is dat een ieder de brief nog een keer (goed) doorneemt en zo nodig aangeeft dat actie door de Rekenkamer noodzakelijk wordt geacht. Wanneer behandeling door de raad aan de orde is, is nog niet bekend. De auditcommissie heeft voorgesteld dat de raad op 7 mei aanstaande besluit dat hij een reactie van het college vraagt op haar brief. De secretaris brengt de bewoners weer op de hoogte van de voortgang. De secretaris heeft teruggekoppeld dat de congrescommissie van de NVRR heeft laten weten dat men onze casus WOZ niet zal gebruiken tijdens het jaarcongres. Verzocht is om een posterpresentatie te verzorgen. De secretaris heeft dit toegezegd en handelt dit af.

3 2 Verbetering dossiervorming stadion- en huurovereenkomst: De planning van de gemeenteraad is opnieuw gewijzigd. Op dit moment is de raadsbehandeling voorzien op 7 mei. Het college heeft vandaag zijn reactie conform voorstel vastgesteld. Naar aanleiding van de reactie van het college wordt geen actie door de Rekenkamer noodzakelijk geacht. Afgesproken is de opmerkingen van het college over de al ingezette en nog in te zetten acties ten aanzien van de verbetering van de dossiervorming in het gesprek met de gemeente-archivaris / archiefinspecteur (2 juni) aan de orde te stellen. De secretaris heeft de griffie verzocht voor de volledigheid op de agenda van de raad te vermelden dat er bij het rapport van de Rekenkamer ook nog twee geheime stukken horen. Zij heeft dit tevens in haar maandelijkse gesprek met de stadscontroller nog een keer naar voren gebracht. Bij de behandeling in de raad kan de voorzitter in verband met vakantie niet aanwezig zijn. De heer De Goede en de secretaris zijn hoe dan ook aanwezig (bij de Technische vragenronde, bij de behandeling in de Kamerronde). De secretaris vraagt na of mevrouw Van Vliet ook aanwezig kan zijn (bij de Burgerronde in het geval er ingesproken wordt). Verloop procedure voorbereiding raadsbehandeling Naar aanleiding van de gang van zaken rond de voorbereiding van de raadsbehandeling van onderhavige Rekenkameronderzoeken door de auditcommissie, heeft de voorzitter contact opgenomen met de voorzitter van de auditcommissie. Hij heeft aangegeven dat de Rekenkamer ontstemd is over het keer op keer uitstellen van de raadsbehandeling, omdat dit de doorwerking van de Rekenkamerrapporten niet ten goede komt. De voorzitter van de auditcommissie heeft ingestemd met het voorstel dat de Rekenkamer een voorzet doet voor de procedure voor behandeling van Rekenkamerrapporten. Hij reageerde bovendien positief op onze suggestie (op basis van het gesprek tussen de Rekenkamer en de burgemeester) om de raadsbehandeling te splitsen in een inhoudelijke en een politieke behandeling. De inhoudelijke behandeling zou dan steeds snel na het verschijnen van het rapport kunnen plaatsvinden, zodat het daar ook gaat over het rapport van de Rekenkamer. De politieke behandeling van het rapport zou dan later op basis van een raadsvoorstel van de auditcommissie en een reactie daarop van het college kunnen plaatsvinden.

4 3 Op hoofdlijnen is de volgende voorzet voor de procedure uitgesproken. De voorzitter en secretaris werken dit uit in een brief aan de auditcommissie (die in afschrift wordt verstuurd aan de gemeenteraad en het college): hoor- en wederhoor met het college over conclusies en aanbevelingen: ja, mits (is nu nog nee, tenzij); verzending van het Rekenkamerrapport aan de raad (inclusief reactie van het college en eventueel nawoord van de Rekenkamer daarbij); gelegenheid tot het stellen van vragen aan de Rekenkamer door leden van de raad / fractievolgers in de Technische Vragenronde (zelfde avond als Kamerronde; snel na verschijnen rapport); inhoudelijke behandeling Rekenkamerrapport in de Kamerronde (zelfde avond als Technische Vragenronde; snel na verschijnen rapport); zo nodig op basis van behandeling Kamerronde opstellen raadsvoorstel door auditcommissie (Rekenkamer geeft op haar verzoek / desgevraagd nadere toelichting op aanpak, bevindingen, conclusies en aanbevelingen aan auditcommissie); verzending van het raadsvoorstel van de hand van de auditcommissie aan de Rekenkamer (ter informatie) en het College (met verzoek om reactie); zo nodig: actie van Rekenkamer naar aanleiding van raadsvoorstel; behandeling van het raadsvoorstel en de reactie daarop van het college door de gemeenteraad (Kamer- en Besluitenronde). 6. Actualisering Lexicon De geactualiseerde letters B, E, H, K, N, R, U, W zijn, met een enkele tekstwijziging, vastgesteld. De secretaris draagt zorg voor de verwerking op internet / in de papieren versie. Conform het voorstel van mevrouw Van Vliet is besloten de term BTWcompensatiefonds toe te voegen. De secretaris doet (uiterlijk voor de vergadering van 1 juli) een voorzet. De secretaris stelt voor de vergadering van 1 juli een overzicht op van de suggesties voor te operationaliseren termen. 7. Voorbereiden: kennismaking met directiecontrollers (20 mei) Afgesproken is om directiecontrollers te vragen bespreekpunten aan te dragen (omdat zij hebben verzocht om het gesprek). Punten die de Rekenkamer graag met hen zou

5 4 bespreken (nadat hun punten aan de orde zijn geweest) zijn: voortgang van het verbetertraject naar aanleiding van het Rekenkameronderzoek Vertaling van de begroting naar de uitvoering, rol van directiecontrollers bij uitvoering 213a-onderzoek. De secretaris koppelt een en ander terug met de coördinerend directiecontroller. Naar aanleiding van dit agendapunt is afgesproken dat de secretaris de Visie op control toestuurt aan de leden en de reactie die de Rekenkamer daarop destijds heeft gegeven. kennismaking met directeuren (21 mei) Afgesproken is, naast de kennismaking, de volgende punten bij het DT neer te leggen als inhoudelijke bespreekpunten: hoe elkaar helpen te verbeteren: rol Rekenkamer (volgens hun / volgens ons), rol DT (volgens hun / volgens ons), rol individuele directeuren (volgens hun / volgens ons): algemeen en ten aanzien van verbetering dossiervorming; voortgang van het verbetertraject naar aanleiding van het Rekenkameronderzoek Vertaling van de begroting naar de uitvoering ; stand van zaken voorbereiding besluitvorming lijn / programmamanagement. De secretaris koppelt voorgaande terug aan de secretaris van het Directieteam (DT). Zij zal tevens de vraag uitzetten naar de onderwerpen die het DT graag met de Rekenkamer wil bespreken. 8. Napraten: kennismakingsgesprek met directeur Concern / Stadscontroller Het gesprek met de directeur Concern en de Stadscontroller was open en constructief. Afgesproken is ten minste twee keer per jaar bij elkaar te komen. Daarnaast blijft het maandelijks overleg tussen de secretaris en de stadscontroller staan. In het gesprek was geen tijd meer om stil te staan bij de wens van de Rekenkamer om te worden betrokken bij de evaluatie van verordening 213a. De secretaris heeft dit verzoek inmiddels besproken met de stadscontroller. Hij heeft hierop positief gereageerd. 9. Bijpraten: rapport Vertaling van de begroting naar de uitvoering Het rapport is kort besproken. Naar aanleiding van het rapport is afgesproken dat de secretaris de heer De Goede een keer mee laat kijken in DIBB. De volgende vergadering

6 5 zal zij tevens ter illustratie een begroting van de gemeente Apeldoorn meenemen (ter illustratie van het gebruik van de doelenboom). 10. Bezuiniging Het DT heeft elke afdeling een bezuinigingstaakstelling van 1,5% opgelegd. Opgemerkt is dat het DT de Rekenkamer geen bezuinigingen kan opleggen. Inmiddels is vanuit de ambtelijke organisatie ook al aangegeven dat dit voor diverse afdelingen, waaronder de Rekenkamer, vanaf 2009 niet meer aan de orde zal zijn. 11. Rondvraag De heer Van Aalzum deelt mee dat op 4 april jl. de wethouders Scholten en Van Hooft een werkbezoek hebben gebracht aan één van de teams van het ROC waarvan hij directeur is. Naar aanleiding van het verslag van het openbare deel van de vergadering van 8 april: De heer De Goede heeft voor een ieder een exemplaar van het recent uitgebrachte advies van de Raad voor het Openbaar Bestuur / Raad voor Cultuur meegebracht over het belang van de informatiehuishouding bij de overheid. Naar aanleiding van de stukken die ter informatie waren bijgevoegd zijn geen afspraken gemaakt. Volgende vergadering: 20 mei 2008, Stadhuis, Gebroeders Van Limburgzaal. NB. Voorafgaand aan de volgende vergadering vindt de kennismaking met de directiecontrollers plaats (van uur ook in de Gebr. Van Limburgzaal).

7 6 ========================================================== Afsprakenlijst (wijzigingen ten opzichte van de vorige keer in renvooi) Wanneer gesproken wordt over leden, wordt ook de voorzitter bedoeld. Afspraak Actie door Datum gereed Contact houden met archiefinspectie omtrent dossier N.E.C. Doorlopend Actualisatie Lexicon in 2008: ook enkele begrippen operationaliseren Tenminste twee voorstellen voor geactualiseerde letters voorafgaand aan elke vergadering beoordelen Voorzitter/ de Goede nader te bepalen Vergaderingen tot zomerreces Plannen gesprekken met: - Galesloot en Van Gorkom - Rekenkamer Arnhem Na zomerreces 2008 Volgen voortgang NVRR actie omtrent rechtmatigheid richting Min BZK en Platform Rechtmatigheid Bestuderen advies auditcie aan gemeenteraad bij 213aonderzoek NFIS Bestuderen advies auditcie aan gemeenteraad bij 213aonderzoek formatiebeheer Navragen procedure afhandeling 213a-onderzoeken bij auditcommissie (algemeen, nav uitgebrachte rapporten die nog niet van advies zijn voorzien) Doorlopend 12 juni Informeren bewoners over werkwijze naar aanleiding van e- mail Opnieuw informeren bewoners over procedure behandeling brief inzake toezicht en controle WOZ-waardering; toesturen te behandelen stukken door de raad Week 17 Week 17 Doornemen brief auditcommissie naar aanleiding van onderzoek toezicht en controle WOZ-waardering Voorbereiden // Houden posterpresentatie Jaarcongres NVRR Week 17 // 16 mei Voorbereiden Plan van Aanpak onderzoek maatschappelijke opvang (op basis van oriënterend onderzoek) van Vliet 1 juli

8 7 Afspraak Actie door Datum gereed Voorbereiden bespreking rechtmatigheid de Goede Antwoordbrief aan de ONP Voorzitter Antwoordbrief aan de heer Barends Voorzitter medio juni 9 mei 9 mei Deelname Politieke Avond 7 mei (behandeling nazorgonderzoek Verbetering dossiervorming stadion- ) Inbreng verbeteracties dossiervorming volgens college in gesprek met gemeente-archivaris / archiefinspecteur de Goede (Van Vliet) 7 mei 2 juni Deelname Politieke Avond 21 mei (behandeling jaarstukken) 21 mei Brief aan auditcommissie (iaa raad en college) met voorstel voor procedure voor behandeling voorstellen Rekenkamer Voorzitter 9 mei Vraag naar te bespreken onderwerpen uitzetten bij directiecontrollers Week 17 Visie op control en reactie daarop van de Rekenkamer toesturen aan leden Terugkoppelen bespreekpunten naar secretaris DT Week 17 Opzet en inhoud DIBB bekijken de Goede Begroting Apeldoorn mee nemen naar volgende vergadering 20 mei De voorzitter De secretaris E.R.J. van Aalzum J.J. Smink