Handleiding Actiepagina s Alpe d HuZes 2015

Transcriptie

1 Handleiding Actiepagina s Alpe d HuZes 2015 Opgesteld op: 14 december 2014 Kenmerk: DD actiesite-manual-2015-v01 Stichting Alpe d HuZes p/a Fazantstraat WL CULEMBORG

2 Pagina 2 Inhoud 1 Algemeen Statistieken Tip Leeswijzer Inloggen op de Alpe d HuZeswebsites De homepagina ( De inschrijfmodule ( De actiepagina s ( De live-site ( 7 4 Gebruik géén eigen URL om naar je actiepagina te verwijzen De drie aanbevolen alternatieven Vul en pimp (zo snel mogelijk) je eigen actiepagina Begin met het in orde maken van je actie- en teampagina De Mijn Actie beheerpagina De Vormgeving beheerpagina De Mijn Links beheerpagina De Mijn Sponsoren beheerpagina Teamactie aanmaken De Toezeggingen beheerpagina De Facturen beheerpagina Het beheren van je facturen Een factuur crediteren Zelf een factuur aanmaken Help ik heb een sponsor hoe kan die geld doneren? De Alpe d HuZes voorkeur is doneren via ideal Absoluut geen geld laten storten op je eigen rekening! Verwijs je sponsor naar je actiepagina Doneren als (privé)persoon Doneren als bedrijf Wat te doen bij een buitenlandse sponsor! De teller met gedoneerd en toezeggingen... 28

3 Pagina 3 11 Verzilver je toezeggingen na de Alpe d HuZeskoersweek Stap 1: Opgeven aantal beklimmingen Stap 2: Het aantal toezeggingen Stap 3: Vul een bericht in en verstuur je mail HELP - Wat te doen bij vragen en/of problemen? Vragen Problemen / foutmeldingen op je actiepagina... 33

4 Pagina 4 Opmerkingen: 1. Het alleen mogelijk om te doneren via ideal en/of een factuur. Andere mogelijkheden zijn er niet. 2. In deze handleiding wordt beeld- en videomateriaal gebruikt dat is gebaseerd op de actiepagina s voor de editie van Omdat de werkwijze gelijk is gebleven, is het materiaal niet aangepast. 1 Algemeen Met de actiepagina heb je als individuele deelnemer of als team(lid) een bijzonder krachtig hulpmiddel gekregen voor het werven van sponsoren. Je kunt deze actiepagina s vinden door op de homepagina van Alpe d HuZes opgevenisgeenoptie.nl te klikken op Deelnemers Actiepagina s Je komt dan op een aparte site waar alle actiepagina s staan. Dit pakket, genaamd YOCO, wordt door BlackBaud beschikbaar gesteld aan Alpe d HuZes. Veel van YOCO is specifiek gericht op de actie van Alpe d HuZes. Soms zul je echter de algemene kreet acties tegenkomen in plaats van deelnemer(s) of teams. Dit komt omdat YOCO ook wordt gebruikt door andere sponsorwervingorganisaties waar altijd gesproken wordt van acties. Laat je hierdoor niet in verwarring brengen en lees er deelnemer of team voor in de plaats. 1.1 Statistieken 1.2 Tip De statistici onder ons zijn altijd nieuwsgierig hoeveel mensen hun pagina bezoeken. Nadat je bent ingelogd op je actiepagina kun je je eigen statistieken raadplegen. Een post op Facebook, twitter, etc. zal misschien niet direct een donatie opleveren maar brengt wel je pagina onder de aandacht van derden. Dat stukje aandacht is een nieuwe stap in de richting van een toekomstige donatie. Deel daarom je pagina zoveel mogelijk; houd actief je blog en dergelijke bij zodat je je donateurs actief betrekt bij jouw actie voor Alpe d'huzes! Lees deze handleiding goed door voor je aan de slag gaat!

5 Pagina 5 2 Leeswijzer De handleiding is opgedeeld in een aantal delen. Hoofdstuk 3 gaat over het inloggen. Hoofdstuk 4 gaat in op de consequenties van een eigen URL Hoofdstuk 5 gaat over het pimpen van je eigen pagina en van de teampagina. Hoofdstuk 6 over hoe je als team een eigen teamactie kunt aanmaken. Hoofdstuk 7 t/m 9 helpt je om te gaan met sponsorbijdragen, vragen en toezeggingen per beklimming. Het staat vol beknopte praktische tips en andere nuttige informatie. Hoofdstuk 10 gaat kort in op de teller die op je actiepagina staat. Hoofdstuk 11 beschrijft hoe je je toezeggingen per beklimming gaat verzilveren na 3 en 4 juni 2015 Hoofdstuk 12 over hoe je problemen kunt melden. 3 Inloggen op de Alpe d HuZeswebsites Voor Alpe d HuZes heb je de beschikking over een viertal sites. Om helder te maken welke plek de actiepagina s hierin innemen, een korte uitleg over alle vier de websites, te weten: De homepagina De inschrijfmodule De actiepagina s en De live-site 3.1 De homepagina ( Onder de tabjes deelnemers en sponsoren kun je interessante onderwerpen vinden als: Voorbeeld sponsorbrief Sponsortips Logo s en posters om te downloaden trainingstips en nog veel meer.

6 Pagina De inschrijfmodule ( In de inschrijfmodule vind je al je persoonlijke info Je logt daar in met je persoonlijke gebruikersnaam (meestal VoornaamAchternaam) en wachtwoord welke je zelf bij het inschrijven hebt bedacht. Mocht je die niet meer weten, gebruik dan de optie Wachtwoord vergeten. Is heel simpel, kwestie van je adres invullen en je krijgt de gegevens netjes opgestuurd. Wat kun je hier doen? Hier kun je als vrijwilliger of deelnemer je gegevens aanpassen zoals naam, adres, bankrekeningnummer, etc. Je adres aanpassen (je wachtwoord kan niet aangepast worden) Als teamcaptain kun je hier je teamnaam aanpassen en teamleden verwijderen of toevoegen. Je (extra) kledingbestelling invullen Je kledingmaat wijzigen Je shirtsponsorlogo s controleren (kan alleen de individuele deelnemer of een teamcaptain).

7 Pagina De actiepagina s ( Op de actiesite log je in met dezelfde gebruikersnaam (meestal VoornaamAchternaam) en wachtwoord zoals je dat bij het inschrijven zelf hebt opgegeven (NB: deze inloggegevens zijn dus identiek aan de inloggegevens van de inschrijfmodule onder 3.2.). Dit inloggen doe je rechtsboven in je scherm Mocht je je gebruikersnaam en/of wachtwoord vergeten zijn, klik dan op Wachtwoord vergeten. Je krijgt dan een scherm waarin je je adres, welke je bij inschrijven hebt gebruikt, moet invullen zodat we je de benodigde gegevens kunnen toesturen. Je kunt ook deze link gebruiken om je wachtwoord te achterhalen: De live-site ( Tijdens de koersweek is de live-site van Alpe d HuZes hot. Hier worden de tijden van alle deelnemers geregistreerd, zijn de verhalen te lezen, de webcambeelden te volgen, de foto s te bekijken en is het laatste nieuws te volgen. Een prachtige website voor, onder andere, de thuisblijvers die toch alles kunnen volgen met behulp van deze website.

8 Pagina 8 4 Gebruik géén eigen URL om naar je actiepagina te verwijzen Het is natuurlijk makkelijk om tegen je toekomstige sponsoren te zeggen, Ga naar mijn website Je bent dan direct op mijn actiepagina en daar kun je met ideal betalen. Dit adres is inderdaad makkelijker dan de lange URL die bij je actiepagina hoort. Sta er wel bij stil dat, wanneer je gebruikt, de kans erg groot is dat dit adres blijft staan in de adresbalk van de webbrowser. In plaats van de volledige en juiste URL van je actiepagina blijft dan (ondanks dat er gebladerd wordt naar een andere pagina) de naam van sponsorpietje staan. Het gevolg hiervan is dat er bijvoorbeeld geen ideal-betalingen gedaan kunnen worden en dat je sponsor dan een errormelding krijgt. Heel vervelend voor de sponsor en natuurlijk ook vervelend voor jou. Om het bovenstaande te voorkomen adviseren wij je daarom alleen de officiële URL of de verkorte URL te gebruiken. De enige juiste volledige URL van je actiepagina begint met: De drie aanbevolen alternatieven Maak op de webpagina van een aparte tekst met daarin opgenomen wel de officiële URL van je actiepagina. Je sponsor hoeft dan maar 1 x extra klikken, hij krijgt geen foutmelding bij een donatie, jij krijgt je sponsorbedrag en wij krijgen geen overbodige vragen dat er niet gedoneerd kan worden omdat er foutmeldingen komen. Maak gebruik van de Twitter, Facebook, LinkedIn icoontjes die geboden worden in de linker zijbalk van je actie- en/of teampagina. Natuurlijk kun je ook gebruik maken van de verkorte URL in je communicatie via Twitter, Facebook, enzovoorts. Voor de technische actievoerders die perse een aparte URL willen gebruiken raden wij aan om een domeinnaam aan te maken (te registreren) die je vervolgens laat doorverwijzen naar je actie- en/of teampagina. Wanneer je hiervoor kiest bedenk dan dat Alpe d HuZes je niet kan assisteren met technische support, technische contacten en andere hulp wanneer er problemen optreden.

9 Pagina 9 5 Vul en pimp (zo snel mogelijk) je eigen actiepagina 5.1 Begin met het in orde maken van je actie- en teampagina Het is voor het succes van je actie heel belangrijk dat al je familie, vrienden, relaties en andere contacten zo vroeg mogelijk op de hoogte zijn van je deelname aan Alpe d HuZes. Je actie- en/of teampagina speelt daarbij een belangrijke rol. Het biedt je de mogelijkheid om je persoonlijke verhaal online te vertellen en dat verhaal te illustreren met foto s en blogartikelen. Alpe d HuZes verwacht van je dat jouw actiepagina er zo snel mogelijk netjes uitziet, je streefbedrag en aantal beklimmingen kloppen, je persoonlijke motivatie niet ontbreekt, leuke foto s bevat, enzovoorts. Je actiepagina biedt daar dus uitgebreide mogelijkheden voor, gebruik die ook! Je zult zien dat het vroegtijdig bijhouden van een blog, het vermelden van je sponsoren, het wijzen van potentiële sponsoren op je andere sponsoren, enzovoorts heel goed helpt om je streefbedrag en zelfs meer dan dat te halen. Het is niet ongewoon dat veel mensen vooral geïnteresseerd zijn in de door jou te leveren sportieve presentatie. Buig dit soort gesprekken om naar het het waarom van je actie, wijs ze op je actiepagina ( deze naar ze) en benadruk wat jij van hun verwacht. Hieronder staan de basics met betrekking tot het pimpen van je actiepagina. Rechtsboven de website is na het inloggen het inlogblokje vervangen door je eigen blok: Om je eigen pagina te beheren klik je op Mijn Acties. Als je teamcaptain bent en de teampagina wilt aanpassen klik je op Mijn Teams Om je actiepagina aan te passen klik je vervolgens op je actiepagina op Actiebeheren en maak je een keuze uit het menuutje wat daaronder verschijnt:

10 Pagina 10 Door als teamcaptain op Mijn team te klikken kun je ook de teampagina beheren. Hier is een gedeelte van de mogelijkheden beschikbaar welke je bij je eigen actie hebt. In deze handleiding gaan we daar dus niet verder op in. Als teamcaptain kun je dus zowel op teamniveau als bij je eigen actie een factuur aanmaken en heb je de keuze een sponsoring op teamniveau te doen of specifiek op je eigen actie. 5.2 De Mijn Actie beheerpagina Op deze pagina kun je heel veel doen. Het eerste blok op deze pagina geeft je een aantal belangrijke zaken om in te stellen: Aantal beklimmingen Streefbedrag Of je de tabbladen Blog, Gastenboek en Fotoalbum wel/niet wilt gebruiken Standaard is het aantal beklimmingen op 1 gezet en het streefbedrag op 5000 of euro euro is voor iedere deelnemer het minimale streefbedrag. Natuurlijk kun je dit naar boven bijstellen! Wijzig hier het aantal beklimmingen. Pas je streefbedrag aan. Het minimumbedrag is uiteraard 2500 euro. De prestatiedatum is jouw koersdag. De datum kun je niet wijzigen! Bepaal zelf welke tabbladen je wilt gebruiken (blog, reacties en fotoalbum). In het blok daaronder, Inhoud actiepagina, kun je de tekstblokken op je actiepagina aanpassen zoals die gezien worden door diegene die je actiepagina bezoekt:

11 Pagina 11 Hier kun je zaken aanpassen als de introductietekst (maximaal 250 karakters), een introductiefoto (maximaal 500KB), een uitgebreidere omschrijving waarom je meedoet en een (actie)foto plaatsen (maximaal 500KB). Ook kun je hier een YouTube-filmpje plaatsen. Let op: je kunt alleen foto s gebruiken van het formaat jpg, jpeg of png. Heb je een foto met de extensie bmp? Converteer hem dan naar één van de eerdergenoemde formaten. Tip: klik tijdens het maken van je pagina regelmatig op bewaren. Je pagina is natuurlijk helemaal compleet met een Youtube video Wil je een YouTube video toevoegen? Dit doe je door bij de video op YouTube, op Delen te klikken. Kopieer vervolgens de code die in het blokje daaronder verschijnt (ctrl-a, ctrl-c) en plak dit weer in het daarvoor bestemde YouTube-vakje op je actiepagina. Let op: Lees vooral de tooltip (hoe en wat informatie tekst). Deze verschijnt als je over het vraagtekentje gaat met je muis:

12 Pagina De Vormgeving beheerpagina Klik je vervolgens via Actiebeheren en dan op Vormgeven dan kom je in een scherm waar je een aantal lay-outzaken kunt aanpassen die je pagina er veel leuker zullen doen uitzien (als je het goed doet natuurlijk ). Bij achtergrond kun je kiezen voor een kleur of een foto. Let op, de foto zal heel veel herhaald worden op je pagina en niet als één grote achtergrondfoto worden getoond. De kleur spreekt voor zich. Bij Body, Kop1, Kop2 en knoppen kun je het lettertype instellen (Font) en de kleur. Body is de kleur van de tekst in onder andere je introductietekst en omschrijving van de actie. Kop 2 is onder andere de kleur van je naam op je actiepagina. Bij knoppen pas je kleur aan van de knop. Maak die niet blauw want de tekst in de knoppen is al blauw en ja, dat leest zo lastig. 5.4 De Mijn Links beheerpagina Als je onder Actiebeheren en dan op Mijn Links klikt dan kom je in een scherm waarin je linkjes naar andere websites op kunt nemen:

13 Pagina 13 Klik op Toevoegen om een link toe te voegen. Voeg URL (adres website) en Naam (zoals die zichtbaar wordt rechts op je pagina) in en klik op bewaren. 5.5 De Mijn Sponsoren beheerpagina Ben je deelnemer in een team? Dan zie je dit menu-item niet onder je Actiebeheren menu. Alleen de teamcaptain kan sponsorlogo s uploaden. Je zult dus aan je teamcaptain moeten vragen de logo s op de actiepagina te plaatsen. Wanneer je als individuele deelnemer meedoet aan Alpe d HuZes dan vind je onder Actiebeheren het Mijn Sponsoren menu-item. Als je hierop klikt dan kom je in een scherm waarin je het sponsorlogo en verwijzing naar de website van je sponsor (en) op kunt nemen. Het logo van je sponsor zal samen met andere logo s van je sponsoren wisselend verschijnen in het sponsorblokje rechts op je actiepagina. Ben je een deelnemer die in een team deelneemt aan Alpe d HuZes dan moet je jouw sponsoren aanleveren bij je teamcaptain. Deze zal de sponsoren toevoegen aan het gehele team. Je sponsor verschijnt dan dus bij alle actiepagina s van je teamgenoten. Ben jij de teamcaptain dan vind je deze pagina onder het Teambeheren menu van je teampagina.

14 Pagina 14 Hieronder staat de werking van deze pagina: Klik op toevoegen om een sponsor toe te voegen, je krijgt dan een pop-up: Het logo moet in JPG of JPEG formaat zijn en mag niet groter zijn dan 300K. Is je foto te groot? Op kun je je foto verkleinen.

15 Pagina 15 6 Teamactie aanmaken Teamcaptains hebben de mogelijkheid om teamacties apart te promoten. Denk bij teamacties aan: benefietdiners, spinningmarathon, wijn met Alpe d HuZesetiket, kwartetspel, framesticker enzovoort. Hiervoor maak je een teamactie aan. Dit resulteert in een actiepagina, speciaal voor de teamactie. Alleen teams kunnen een teamactie toevoegen, Voor individuele deelnemers is deze mogelijkheid er niet. Met een teamactie kun je je evenement of product specifiek promoten. De actiepagina heeft een eigen url, die je (net als de link naar je persoonlijke actiepagina) kunt gebruiken in mailingen, e- mail handtekeningen, op flyers, of je kunt er je eigen QR code van maken. Donaties voor het product of het evenement kun je op de teamactie laten storten. Hierdoor heb je overzicht over wat de teamactie precies heeft opgebracht. Externe donateurs kunnen hun deelname aan evenement of betaling voor het actieproduct gemakkelijk en rechtstreeks via ideal storten op de teamactie. Alleen een teamcaptain kan een teamactie aanmaken. Deze beheert hij/zij met zijn eigen inloggegevens. Na het inloggen klikt de teamcaptain op Mijn acties om rechtstreeks naar zijn/haar eigen teampagina te gaan. Het scherm Mijn acties verschijnt. Kies daar voor Ga naar teampagina. In het volgende scherm kies je voor Voeg actie toe.

16 Pagina 16 Je komt nu in het scherm Je teamactie toevoegen. Vul de verschillende velden in. Voor uitleg per veld klik je één keer op het blauwe rondje met vraagteken. Let vooral op bij het invullen van de actietitel. Houd deze kort! Bij teamleden staat hier de voor- en achternaam. Als de naam te lang is, wordt deze niet door het systeem herkend en komt de actiepagina niet goed onder jouw team terecht. Achter de schermen kunnen we dit alleen herstellen door de hele pagina weer weg te halen. Houd het dus kort en krachtig. De teamactie wordt toegevoegd in het lijstje Teamacties, daar waar ook alle teamleden onder elkaar staan. Bij de telling van het aantal teamleden wordt de teamactie geteld als één teamlid.

17 Pagina 17 7 De Toezeggingen beheerpagina Zodra één van je sponsoren je per beklimming gaat sponsoren, wordt via klikken op Actiebeheren en dan Toezeggingen onderstaand overzichtscherm van deze toezegging(en) zichtbaar: Als een sponsor een onjuist bedrag heeft ingevuld of eigenlijk liever direct wil doneren kun je zelf de toezegging aanpassenof verwijderen. Verwijderen van een toezegging doe je door op de prullenbak achter de toezegging te klikken. Een toezegging aanpassen doe je door op het potloodje achter de toezegging te klikken. Tevens kan je het adres van iemand inzien door op het envelopje te klikken. Het scherm om een toezegging aan te passen ziet er als volgt uit:

18 Pagina 18 Misschien overbodig om hier te melden, maar deze toezeggingen per beklimming worden uiteraard pas na Alpe d HuZes actueel. Deze ga je dus na je prestatie op 3 (Alpe d HuZus) of 4 juni 2015 (Alpe d HuZes) pas verzilveren. Elk jaar worden er significant veel toezeggingen niet verzilverd, dat is echt enorm jammer. Vaak komt het omdat deelnemers erg laat of zelfs vergeten zijn om hun actie te verzilveren. Laat je dit alsjeblieft niet gebeuren. Heb je toezeggingen, verzilver je toezeggingen dan zo snel als mogelijk na Alpe d HuZes! Gebruik indien nodig weken na het verzilveren van je actie de herinneringopties die je actiepagina je biedt en/of bel de mensen persoonlijk op als de betaling weken uitblijft.

19 Pagina 19 8 De Facturen beheerpagina Hoewel dit hoofdstuk over facturen gaat, benadrukken we dat de optie om met ideal te betalen onze voorkeur heeft. Waarom? (a) Omdat we het geld dan meteen binnen hebben (we krijgen een mooie rente) en (b) Omdat daar geen verdere handeling aan vastzit en dit voor ons echt heel veel minder werk is. Wijs je sponsor er alsjeblieft op dat hij na een donatie met ideal een ontvangt met een betalingsbewijs. Dit voldoet prima voor de belasting als factuur en het dus echt niet nodig is om via een factuur te betalen! 8.1 Het beheren van je facturen Als je onder actiebeheren op Facturen klikt kom je in een overzichtscherm van de door jou of door je sponsor zelf gemaakte facturen. 8.2 Een factuur crediteren Door op te klikken wordt de factuur gecrediteerd. Ook van de creditfactuur is na het aanmaken daarvan een PDF beschikbaar die je kunt downloaden.

20 Pagina 20 Kijk op onderstaand YouTube-filmpje hoe het werkt en wat je moet doen wanneer je per ongeluk een factuur hebt gecrediteerd of een factuur moet crediteren in verband met, bijvoorbeeld, een verkeerde tenaamstelling of factuurbedrag. In het filmpje krijg je alle stappen te zien. [NB: het filmpje is gebaseerd op Alpe d HuZes Het maken van creditfacturen voor Alpe d HuZes 2015 werkt op dezelfde manier als voor Alpe d HuZes Het filmpje is daarom niet aangepast.] 8.3 Zelf een factuur aanmaken Om zelf een factuur te maken is het niet noodzakelijk om eerst in te loggen op je actiepagina. Wanneer je klikt op Steun deze actie dan kun je van daaruit ook een factuur maken. In onderstaand filmpje krijg je alle stappen te zien. [NB: het filmpje is gebaseerd op Alpe d HuZes Het maken van facturen voor Alpe d HuZes 2015 werkt op dezelfde manier als voor Alpe d HuZes Het filmpje is daarom niet aangepast.]

21 Pagina 21 Je kunt ook een factuur aanmaken nadat je bent ingelogd. Dat kan door op de knop Toevoegen te klikken in het onderstaande scherm (nadat je bent ingelogd). Hierna kom je in een nieuw scherm terecht waar je zelf een factuur aan kunt maken voor je sponsor: Waarbij : 1. de naam of pseudoniemnaam is die op de website wordt vermeld. 2. het adres is dat wordt gebruikt in het mailtje dat de deelnemer krijgt nadat er een donatie is gedaan. Dit adres gebruik je dus om je sponsor te bedanken. Dit mailadres wordt verder nergens meer voor gebruikt. 3. de referentie van de sponsor is. Vaak heeft een bedrijf een kostensoort of ordernummer nodig om een factuur te betalen. 4. de naam van de contactpersoon is die op de factuur komt te staan. 5. het adres is waar de factuur naar toe wordt gestuurd. Klik op naar stap 2 en controleer de gegevens.

22 Pagina 22 Nadat je nu op doneren hebt geklikt wordt de factuur inclusief de begeleidende verstuurd naar je sponsor. Je kunt de factuur die je hebt gemaakt hier nog bekijken en eventueel downloaden. En wie krijgt nu een ? Jij als deelnemer krijgt een mail dat er een donatie is gedaan op je actiepagina. In deze mail staat het adres van de eerste contactpersoon opgenomen. Aan deze persoon kun je dus je bedankmailtje sturen. De sponsor waarvan het adres onder bedrijfsdetails is ingevuld krijgt de factuur toegestuurd met een begeleidende . Het zojuist door jou gefactureerde bedrag wordt opgeteld bij de toezeggingen. Pas nadat betaling van de factuur heeft plaatsgevonden en alles door Alpe d HuZes administratief is verwerkt, komt het bedrag onder gedoneerd te staan. Betaalde facturen komen binnen in een ander systeem (van de boekhouder) en niet rechtstreeks op je actiepagina. Een betaalde factuur wordt daarom niet automatisch omgezet in een donatie. De synchronisatie tussen de beide systemen wordt regelmatig uitgevoerd. Houd er rekening mee dat er een vertraging van circa 4 weken in kan zitten tussen betaald en omgezet naar donatie op je actiepagina, waarna ook je teller wordt bijgewerkt. Totdat een betaalde factuur administratief door ons is verwerkt blijft de factuur onder toezeggingen staan. Een betaalde factuur blijft overigens wel zichtbaar in je facturenoverzicht. Je kunt betaalde facturen herkennen aan de groene bedragen. Niet betaalde, dan wel nog niet door Alpe d HuZes verwerkte betaalde facturen, zijn herkenbaar aan de rode bedragen.

23 Pagina 23 9 Help ik heb een sponsor hoe kan die geld doneren? Een sponsor (je donateur) kan op een aantal manier geld doneren aan je actie: Via ideal (de methode waar onze voorkeur naar uitgaat) Via een factuur Via een toezegging per beklimming 9.1 De Alpe d HuZes voorkeur is doneren via ideal Hierbij hebben we direct het geld beschikbaar op de Alpe d HuZesrekening (daarmee verdienen wij significant veel rente). Ook vereist dit geen verdere boekhoudkundige verwerking. Kortom Alpe d HuZes krijgt rente, het kost minder tijd van de vrijwilligers die zich met de administratie bezighouden en het geld is bovendien binnen op de rekening. Probeer je sponsor dus zoveel mogelijk deze optie te laten gebruiken! Bij een ideal betaling ontvangt de sponsor een met bevestiging van de donatie. Deze bevestiging heeft dezelfde geldigheid als een factuur. Alle voor de belastingaangifte benodigde gegevens staan op deze bevestiging. 9.2 Absoluut geen geld laten storten op je eigen rekening! Wat we in ieder geval ABSOLUUT NIET willen is dat je een eigen rekening gebruikt om betalingen op binnen te laten komen. Een sponsor moet betalen op de rekening van Stichting Alpe d HuZes wil hij/zij in aanmerking komen voor belastingaftrek. Je zou je sponsor tekort doen wanneer je hem/haar geld op jouw rekening laat storten welk geld jij vervolgens doorstort naar Alpe d HuZes. 9.3 Verwijs je sponsor naar je actiepagina Om een donatie te ontvangen, verwijs je de sponsor naar je eigen actiepagina en/of teampagina. Daar kan hij klikken op de Steun deze actie! button: Hierna kan de sponsor de keuze maken tussen een eenmalige online donatie (ideal, of factuur) of te doneren via een toezegging (bedrag per beklimming):

24 Pagina 24 Via Doneer direct komt de sponsor in een scherm waarin gekozen moet worden tussen Als persoon of Als bedrijf. Deze keuze is van belang indien de sponsor zelf een factuur aan wil maken. In dat geval kiest de sponsor voor Als bedrijf. In het andere geval zijn beide opties goed: Bij Als Persoon heb je alleen de betaalmethode ideal.bij Als bedrijf kun je kiezen uit de betaalmethodes ideal en factuur. 9.4 Doneren als (privé)persoon Als je donateur/sponsor kiest voor Als persoon komt hij/zij op de volgende pagina terecht: Via stap 2 kom je in het scherm waar je je gegevens kunt controleren. Is alles correct ingevuld? Door op de knop Doneren te klikken kom je in het scherm terecht waar je je bank kunt kiezen en de donatie verder afgerond kan worden.

25 Pagina 25 Bij betaalmethode kan onder andere gekozen worden voor ideal. De donateur/sponsor vult zijn eigen gegevens in bij Naam of pseudoniemnaam en uiteraard zijn/haar eigen adres. Nadat een sponsor de donatie heeft verricht duurt even voordat het systeem de donatie heeft verwerkt. De teller op je actie- en/of teampagina wordt in de regel pas een paar seconden tot een minuut later bijgewerkt. Heel af en toe moet de actiesite langer dan de gebruikelijke paar seconden wachten op feedback van externe systemen (die van ideal, Ogone of de bank.) In zo n geval kan het minuten tot een half uur duren voordat de benodigde bevestigende feedback is ontvangen voordat de donatie op je pagina en teller wordt bijgewerkt. Mocht een ideal-donatie na een half uur nog niet zijn bijgewerkt op je actie- of teampagina laat je sponsor dan een en ander controleren bij zijn of haar bank (internetbankieren en/of bellen met de bank) voordat jij met Alpe d HuZes contact opneemt. Bij het verwerken van welgemeende klachten over Niet bijgewerkte tellers blijkt de klacht onbedoeld maar helaas meestal wel ongegrond. Dat wil zeggen dat de donatie om uiteenlopende redenen (soms technische) niet overgemaakt is, daarom ook niet op de actiesite verwerkt is en daarom ook niet is bijgewerkt op de teller van de actie- en/of teampagina. Natuurlijk kan er altijd toch iets niet blijken te kloppen en dan horen wij dat natuurlijk graag van je! Bij minder dan 1% van alle ideal-donaties blijkt de terugkoppeling naar de website niet te hebben plaatsgevonden, dat wordt periodiek gecontroleerd en aangepast. Vandaar ons verzoek aan je om eerst bij de bank te laten verifiëren of de betaling heeft plaatsgevonden alvorens een e- mail te sturen met je klacht.

26 Pagina Doneren als bedrijf Als je sponsor ervoor kiest om als bedrijf te doneren komt hij/zij op de volgende pagina terecht (de werkwijze is identiek aan hoofdstuk 8.3. zelf een factuur aanmaken ): Waarbij : 1. de naam of pseudoniemnaam is die op de website wordt vermeld. 2. het adres is dat wordt gebruikt in het mailtje dat de deelnemer krijgt nadat er een donatie is gedaan. Dit adres gebruik je dus om je sponsor te bedanken. Dit mailadres wordt verder nergens meer voor gebruikt. 3. de referentie van de sponsor is. Vaak heeft een bedrijf een kostensoort of ordernummer nodig om een factuur te betalen. 4. de naam van de contactpersoon is die op de factuur komt te staan. 5. het adres is waar de factuur naar toe wordt gestuurd. Nadat de sponsor op Naar Stap 2 heeft geklikt en zijn gegevens heeft gecontroleerd, wordt de factuur (na op Doneren te hebben geklikt) met een begeleidende naar hem/haar toegestuurd. Omdat de factuur ook op het scherm verschijnt, kan de factuur ook direct bekeken en/of gedownload worden. Nadat de sponsor op Naar Stap 2 heeft geklikt en zijn gegevens heeft gecontroleerd, wordt de factuur (na op Doneren te hebben geklikt) met een begeleidende naar hem/haar toegestuurd. Omdat de factuur ook op het scherm verschijnt, kan de factuur ook direct bekeken en/of gedownload worden. Bij facturen geldt dat het factuurbedrag in eerste instantie onder de Toezeggingen wordt opgenomen. Pas na betaling en de administratieve verwerking door Alpe d HuZes wordt het bedrag pas onder Gedoneerd opgenomen op je teller.

27 Pagina 27 Let op: Als deelnemer krijgt jij geen bericht in je mailbox dat een sponsor zelf een factuur heeft aangemaakt. We adviseren je dan ook om regelmatig je actiepagina te controleren of er facturen zijn aangemaakt door een sponsor. 9.6 Wat te doen bij een buitenlandse sponsor! Een buitenlandse sponsor kan niet via ideal of een incasso betalen, maar wel met een factuur! Stuur je sponsor dus een factuur, die kan je zelf aanmaken en daarop staat alles wat je buitenlandse sponsor nodig heeft om een betaling mee te verrichten. Immers op de factuur staan de gegevens voor internationaal betalingsverkeer (IBAN nummer, etc.). De factuur is wel in het Nederlands opgesteld, mogelijk moet je hier en daar het een en ander voor je sponsor vertalen of samenvatten in je naar de sponsor. Wijs je sponsor erop dat hij bij betaling het debiteuren- en factuurnummer opneemt! Zonder deze data wordt het heel erg moeilijk om de betaling van de factuur goed te verwerken en daarmee het factuurbedrag bij jouw donaties op te tellen.

28 Pagina De teller met gedoneerd en toezeggingen De teller op je actiepagina bestaat uit een bedrag gedoneerd en een bedrag aan toezeggingen: De idealbedragen worden rechtstreeks bijgeteld bij gedoneerd, dit geld hebben we immers al op de bankrekening staan. Facturen daarentegen worden in eerste instantie opgenomen onder toezeggingen. De betaling van facturen komt in een ander systeem binnen. Een betaalde factuur wordt daarom niet automatisch omgezet in een donatie. De synchronisatie tussen de beide systemen wordt door onze financiële administratie regelmatig uitgevoerd. Houd er rekening mee dat er een vertraging van circa vier tot zes weken in kan zitten tussen betaald en omgezet naar gedoneerd op je actiepagina. Je hoeft ons dus niet te mailen om te vertellen dat een factuur is betaald maar nog steeds bij de toegezegde bedragen staat! Ook wanneer een sponsor je per beklimming een bepaald bedrag heeft toegezegd zie je dit terug onder de toezeggingen. Pas na Alpe d HuZes, wanneer jij je sponsor gaat herinneren aan zijn/haar toegezegde bedrag en de betaling volgt, komt ook dat bedrag dan eindelijk onder gedoneerd te staan.

29 Pagina Verzilver je toezeggingen na de Alpe d HuZeskoersweek Lees eerst dit document zorgvuldig door. Je hebt één mogelijkheid om alle mensen met toezeggingen in één keer te berichten en je administratie compleet te maken. Anders zul je het allemaal met de hand moeten doen en kost het aanzienlijk meer tijd. Wanneer je inlogt op je actiepagina ná 4 juni 2015, krijg je direct een melding met de vraag om je toezeggingen te verzilveren (zie onderstaand voorbeeld). (NB: wanneer dit scherm niet verschijnt, klik dan eerst op mijn actie na het inloggen) Zodra je op de blauwe knop Verzilver toezeggingen klikt kom je in een 3-stappen proces Stap 1: Opgeven aantal beklimmingen Vul het aantal keren dat je de Alpe d Huez bent opgefietst / opgelopen. Let op: vul een rond getal in, anders krijg je deze melding

30 Pagina Stap 2: Het aantal toezeggingen De actiesite rekent uit om hoeveel geld het gaat in totaal (= alle totalen van al je toezeggingen). Als je op de link klik hier.. bekijken klikt krijg je alle toezeggingen en hun details te zien die zijn verrekend. Het totaal kan natuurlijk iets anders zijn, als mensen nog speciale extra toezeggingen hebben gedaan. Klik op het kruisje om verder te gaan Stap 3: Vul een bericht in en verstuur je mail Hier kun je hetzelfde bericht (eenmalig) sturen naar alle mensen die jou een toezegging hebben gedaan.

31 Pagina 31 Let op: type hier alleen een bericht in. De aanhef en afsluiting wordt door de actiesite persoonlijk gegenereerd. De ziet er uit zoals we onderstaand hebben ingevuld: Bedankt voor je vertrouwen. Het is mij gelukt om 5 keer de Alpe d Huez op te fietsen. Met name de laatste keer viel niet mee, maar valt volledig in het niet ten opzichte van de strijd die al die mensen moeten doorstaan waarvoor ik heb gefietst! Jouw steun in gedachten was een extra duwtje in de rug en heeft ook mijn 5 e keer doen slagen In de preview zie je je eigen naam staan achter Beste en groeten namens Alpe d HuZes staan. In de s die verstuurd worden is dit echter de naam van je sponsor en je eigen naam als afzender. De link Klik hier om naar de doneerpagina te gaan wordt ook door de actiesite gegenereerd. Let op: Zet wel het aantal beklimmingen in je mail aan je sponsor, hij/zij kan dit anders niet zien.

32 Pagina 32 Je verstuurt dan alle mails tegelijkertijd. Je sponsor ontvangt dan je mail en als hij/zij in de ontvangen klikt, kom hij/zij hier: Je sponsor ziet dan alle gegevens, kan zijn eigen boodschap en eventueel een extra donatie invullen en wordt daarna, afhankelijk van de gekozen betaalmethode, doorgeleid naar de betaalpagina.

33 Pagina HELP - Wat te doen bij vragen en/of problemen? 12.1 Vragen Wanneer je met behulp van deze handleiding er nog steeds niet uitkomt, ons dan op deelnemers@alpe-dhuzes.nl en we helpen je verder op weg Problemen / foutmeldingen op je actiepagina Wanneer je sponsor of jijzelf tegen problemen aanloopt op de actiepagina, stuur ook dan een e- mail naar deelnemers@alpe-dhuzes.nl met daarin de uitleg van je probleem. Wees in de uitleg van je probleem zo uitgebreid mogelijk en zorg voor de benodigde print screens van de (fout)meldingen. Vraag hier desnoods om bij je sponsor. Omdat jij ons uitgebreid gaat informeren, kunnen wij een en ander reproduceren en vervolgens oplossen. Je helpt ons enorm met een antwoord op de onderstaande vragen tijdens het melden van een probleem: Heb jij zelf het probleem geconstateerd of heeft je sponsor je erop gewezen? Indien je sponsor je erop heeft gewezen en jij maakt de melding bij deelnemers@alpe-dhuzes.nl zorg dan dat je zoveel mogelijk van onderstaande informatie kunt aanleveren. Deze informatie lever je uiteraard ook aan wanneer jij zelf het probleem hebt ondervonden. Zat je op kantoor of was je thuis ingelogd? (NB: bij bedrijven kunnen firewalls vaak een boosdoener zijn). Welke browser werd er gebruikt en welke versie? (zie de help van de browser) Was je als bezoeker op de site of was je ingelogd als deelnemer of teamcaptain? Hoe laat deed het probleem zich voor? Welke stappen heb je doorlopen voordat het probleem zich voordeed? Heb je screenshots genomen? Indien nee, wat zag je op het scherm? Heb je gekeken of het probleem nog steeds aanwezig is? Op welk adres kunnen we je bereiken? Met het aanleveren van deze uitgebreide informatie maak je ons enorm blij. Het scheelt namelijk enorm veel uitzoekwerk, tijd en energie! Dank je wel daarvoor!.