Certificering op de CO2- Prestatieladder Renault Nederland N.V. Communicatieplan. Missie: Charge Up - Reduce CO2

Transcriptie

1 Certificering op de CO2- Prestatieladder Renault Nederland N.V. Communicatieplan Missie: Charge Up - Reduce CO2 Auteur: D.L. Boek Versie: 0.3 Datum: 15 mei 2012

2 Renault Nederland N.V. Certificering op de CO2-prestatieladder 6/28/2012 Distributielijst Naam J. van Tiggelen S. Smit M. Kraaijmes Mw J. Richter Accorderingslijst Naam Paraaf Versiebeheer Versie Datum Auteur Opmerkingen mrt-12 R. van Zutphen Initiële versie apr-12 D. Boek Bijgewerkte versie mei 2012 D. Boek Toevoeging Bijlage Communicatieplanning juni 2012 D. Boek Bijgewerkte versie Copyright 2012, Imtech ICT Management en Consultancy, Alphen aan den Rijn 2

3 Renault Nederland N.V. Certificering op de CO2-prestatieladder 6/28/2012 Inhoud 1 INTRODUCTIE DOELSTELLINGEN EN DOELGROEPEN COMMUNICATIEDOELSTELLING INTERNE DOELGROEPEN EXTERNE DOELGROEPEN Opdrachtgevers Dealerorganisatie Leveranciers Branchegenoten en concurrenten NGO s (niet-gouvernementele organisaties) Overheden en overheidsinstellingen MEDIA INTERNE COMMUNICATIE Directievergadering Werkgroep CO2 Prestatieladder Personeelsbijeenkomsten Charge Up 2012/blog, Nieuwsbrieven en Intranet EXTERNE COMMUNICATIE Internet Persberichten Actieve deelname in werkgroepen Gesprekken NGO s en overheden UITVOERING DOELSTELLINGEN EN BELEID COMMUNICATIEPROCEDURES VERANTWOORDELIJKHEDEN Interne communicatie Externe communicatie BIJLAGEN COMMUNICATIEPLANNING Copyright 2012, Imtech ICT Management en Consultancy, Alphen aan den Rijn 3

4 1 Introductie Dit communicatieplan is opgesteld in het kader van Certificering op de CO 2 -prestatieladder en de inbedding van het bewustwordingsproces betreffende CO 2 -uitstoot bij Renault Nederland N.V. Het document geeft een beschrijving hoe de communicatie als bedoeld onder 3.C.2. en 4.C.2. beschreven in het document De CO 2 -Prestatieladder/het certificeren van 14 mei 2009 Definitief 1.0 uitgebracht door ProRail is geregeld, binnen Renault Nederland N.V. De aanvullingen c.q. wijzigingen zoals beschreven in wijzigingsblad 5 van 29 december 2010, die het communicatiedeel raken, worden tevens hierin meegenomen. Zowel intern als extern wordt over de CO 2 -footprint en de kwantitatieve reductiedoelstellingen gecommuniceerd. Het energiebeleid, mogelijkheden tot individuele en gemeenschappelijke bijdrage tot reductie, huidig energieverbruik en trends in het bedrijf zullen worden opgenomen in de verschillende communicatie-uitingen. In het communicatieplan worden de interne en externe doelgroepen, de wijze van communicatie, de verantwoordelijkheden en de daarbij behorende taken benoemd en uitgeschreven. Taken zijn daarbij toegewezen aan verantwoordelijken. Het communicatieplan heeft de volgende opbouw: In hoofdstuk 2 worden de doelstellingen en de verschillende doelgroepen benoemd en uitgewerkt. In hoofdstuk 3 wordt de verschillende media beschreven, die worden gebruikt. In hoofdstuk 4 worden de verantwoordelijkheden en taken beschreven en wordt een planning gegeven. Ingeschreven K.v.K. nr onder de naam van Renault Nederland N.V. 4

5 2 Doelstellingen en doelgroepen 2.1 Communicatiedoelstelling Het communicatiedoel rondom de certificering op de CO 2 -prestatieladder is het structureel overbrengen van het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf, mogelijkheden voor individuele en gemeenschappelijke bijdrage, informatie over het huidige energiegebruik en trends binnen het bedrijf. Daarnaast heeft het tot doel de CO 2 -footprint, de reductiedoelstelling van de CO 2 - uitstoot en de maatregelen die Renault Nederland N.V. heeft genomen om haar CO 2 -uitstoot te reduceren te communiceren. Dit communicatieplan bevat de vastgelegde taken en verantwoordelijkheden en de wijze van communicatie. 2.2 Interne doelgroepen Binnen Renault Nederland N.V. zijn er diverse doelgroepen te onderscheiden. Het onderscheid zit in de functie en in de wijze waarop mensen worden bereikt. De volgende doelgroepen worden onderscheiden: 1. Directieteam; 2. Werkgroep CO 2 -Prestatieladder; 3. Medewerkers Renault Nederland. 2.3 Externe doelgroepen Externe doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in: 1. Opdrachtgevers (potentiële); 2. Dealerorganisatie 3. Leveranciers (bestaande en nieuwe); 4. Branchegenoten en concurrenten; 5. NGO s; 6. Overheid; Opdrachtgevers Opdrachtgevers zullen steeds meer vragen stellen over de CO 2 -footprint van Renault Nederland N.V. Dit is merkbaar in aanbestedingstrajecten en bij gesprekken met opdrachtgevers die al bewust omgaan met CO 2 -emissie. Belangrijke opdrachtgevers voor Renault Nederland N.V. zitten in de volgende branches: Bouw en Techniek ( o.a. via Bouwend Nederland als brancheorganisatie) Grondverzet Overheid en semi-overheid Financiële instellingen Energy Ingeschreven K.v.K. nr onder de naam van Renault Nederland N.V. 5

6 Renault Nederland N.V. heeft bij de uitvoering van zijn externe werkzaamheden automatisch te maken met de adviseurs van zijn opdrachtgevers; de voornaamste zijn: Leasemaatschappijen Dealerorganisatie De Renault dealerorganisatie is van essentieel belang voor Renault Nederland en wordt daarom aangemerkt als belangrijke externe doelgroep. De dealerorganisatie wordt door middel van Renault.net op de hoogte gehouden. Daarbij vinden periodiek dealervergaderingen e/o conventies plaats voor uitgebreide informatieoverdracht. Renault Nederland enthousiasmeert zijn dealerorganisatie om te streven naar een kwalificatie met een Bovag Erkend Duurzaam certificaat Leveranciers Leveranciers leveren een bijdrage in het reductiebeleid dat Renault Nederland N.V. heeft ingezet voor haar CO 2 -emissie. Om de leveranciers te betrekken, te informeren en aan te geven hoe zij kunnen participeren is het belangrijk een goede verstandhouding te hebben met de leveranciers. Leveranciers dienen zich aan te sluiten bij de doelstellingen die Renault Nederland N.V. zich stelt in zake de reductie van CO 2 -emissie. Leveranciers zijn te onderscheiden in drie categorieën: Leveranciers van materialen; Leveranciers van niet-materialen (diensten, personeels-inleen, onderaannemers); Leveranciers van materieel Branchegenoten en concurrenten De branchegenoten en concurrenten kunnen via de website van Renault Nederland N.V. en persberichten kennis nemen van het energiebeleid en de CO 2 - en energiereductiedoelstellingen. Dit geldt tevens andersom: Renault Nederland N.V. neemt kennis van de CO 2 - en de energiereductiedoelstellingen via de website en eventuele persberichten van de branchegenoten en de concurrenten. Branchgenoten en concurrenten worden geïnformeerd via de branche organisaties: - RAI Vereniging - BOVAG Renault Nederland is nauw verbonden met beide organisaties door lidmaatschap, zitting in bestuur, zitting in bijeenkomsten NGO s (niet-gouvernementele organisaties) NGO s zijn organisaties met een maatschappelijk karakter die invloed aanwenden om beleid van overheden en bedrijfsleven te veranderen. Deze NGO s zijn zowel geïnteresseerd in de activiteiten die Renault Nederland N.V. doet op het gebied van CO 2 -emissiereductie; zij zijn bereid mee te denken in serieuze plannen om te komen tot een betere samenleving en zijn geïnteresseerd om support van Renault Nederland N.V. te verkrijgen voor ideeën waar zijzelf mee aan de slag zijn. Het in gesprek zijn en informeren gebeurt zowel individueel als via de brancheorganisaties: RAI Vereniging en BOVAG. Ingeschreven K.v.K. nr onder de naam van Renault Nederland N.V. 6

7 Met de volgende NGO s is vanuit Renault Nederland N.V. proactieve communicatie: Momenteel zijn er nog geen NGO s waarmee wordt gecommuniceerd. Renault Nederland beraadt zich de komende periode over een nadere invulling. Gedacht wordt op dit moment aan: - Stichting Natuur en Milieu - Groengas Mobiel: rijden op aardgas - Platform Bio-energie - MVO-Nederland - Better Place - Platform Elektrische Mobiliteit (PEM) - DOET (Dutch Organization of Electric Transport) Overheden en overheidsinstellingen Overheden en overheidsinstellingen behoren tevens tot de klantengroep van Renault Nederland N.V. Het is van belang deze groep naast de klantengroep apart te benoemen. De reden hiervoor is dat, naast de wijze waarop opdrachtgevers worden geïnformeerd, binnen deze groep een additionele behoefte bestaat contact te hebben met bedrijven die zich actief inzetten voor een beter leefklimaat. Overheden en overheidsinstellingen zijn tevens regelgever en handhaver. Denk hierbij aan: Emissie van voertuigen (euronorm + roetmeting); Energieverbruikers (bijvoorbeeld in kantoren werkplaatsen en op parkeerplaatsen o.a. in het kader van milieuvergunning); MJA s (Meer Jaren Afspraken). Bij de volgende overheden zijn gesprekken geïnitieerd: - Ministerie Infrastructuur en Milieu (voorheen V&W) - Ministerie Economische Zaken - Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) Ingeschreven K.v.K. nr onder de naam van Renault Nederland N.V. 7

8 3 Media Voor het informeren van de verschillende doelgroepen, wordt diverse media ingezet. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe communicatie. 3.1 Interne communicatie Voor interne communicatie gebruikt men de volgende overlegorganen en/of media: 1. Direct (mondeling) bij Directiecomité; 2. Direct (mondeling) bij Werkgroep CO2 Prestatieladder; 3. Direct (mondeling) bij Personeelsbijeenkomsten; 4. Geschreven (schriftelijk) met behulp van diverse mediamiddelen zoals: Charge Up 2012, nieuwsbrieven en ; 5. Geschreven (schriftelijk) via Intranet; 6. Geschreven (schriftelijk) via mededelingen in algemene ruimten: hal, bedrijfsrestaurant, coffee corners Directievergadering Deze vergadering vindt wekelijks plaats tussen directieleden Renault Nederland. In dit overleg wordt tweewekelijks CO 2 -reductie geagendeerd en worden besluiten genomen over zowel interne als externe initiatieven hieromtrent. Verder wordt de voortgang van het bewustwordingsproces en de doelstellingen betreffende CO 2 -reductie besproken. De reductiedoelstelling van branchegenoten en concurrenten worden in de directievergadering besproken ter voorbereiding van de jaarlijkse vaststelling van de reductiedoelstelling van Renault Nederland N.V. Daarnaast is in dit overleg ruimte voor afstemming van de doelstellingen en de ambities rondom de carbon footprint. Hiervan vindt verslaglegging plaats Werkgroep CO2 Prestatieladder Deze vergadering vindt tweewekelijks plaats tussen werkgroepleden. In dit overleg wordt de voortgang en status van het bewustwordingsproces en de doelstellingen betreffende CO 2 -reductie besproken. Naar aanleiding van de besluitvorming rondom de interne en externe initiatieven wordt besproken welke acties worden geïnitieerd en door wie ze worden opgepakt. Hiervan vindt verslaglegging plaats Personeelsbijeenkomsten Dit overleg vindt 2 à 3 keer per jaar plaats voor alle medewerkers van Renault Nederland. De voortgang van het bewustwordingsproces en de doelstellingen betreffende CO 2 -reductie worden gepresenteerd. Hiervan vindt geen verslaglegging plaats. Ingeschreven K.v.K. nr onder de naam van Renault Nederland N.V. 8

9 3.1.4 Charge Up 2012/blog, Nieuwsbrieven en Er worden diverse mediamiddelen gebruikt om de medewerkers te informeren en te attenderen over CO 2 -reductie en de CO 2 -prestatieladder. Er is een apart mailaccount aangemaakt voor vragen en/of ideeën rondom de CO 2 -prestatieladder en CO 2 -reducetie: CO2prestatieladder@renault.nl. Informatie over de CO 2 -footprint wordt minimaal eenmaal per half jaar aan het personeel gecommuniceerd door middel van een nieuwsbrief, met de slogan: Charge Up - Reduce CO 2 De inhoud van deze nieuwsbrief bevat minimaal: Het geformuleerde energiebeleid; De huidige status van de gerealiseerde CO 2 -uitstoot en energieverbruik; De geformuleerde doelstellingen op het gebied van energie en CO 2 -reductie; Voortgang ten opzichte van de doelstellingen; Reductiemogelijkheden, zowel bedrijfsbreed als op project- en persoonlijk niveau; Projecten die zijn ingezet om reducties te realiseren; Trends van energieverbruik en CO 2 -uitstoot. Vanuit de afdeling PR & Communicatie vindt interne communicatie plaats middels mail, naar alle medewerkers van Renault Nederland N.V Intranet Intranet is continu toegankelijk voor medewerkers van Renault Nederland. Met behulp van een korte tekst, uitleg of presentatie wordt men middels deze intranet omgeving aangezet tot bewust gebruik van energie en vermindering van de CO 2 -uitstoot. Tevens wordt men geïnformeerd over de status en voortgang van het energiebeleid, de CO 2 - en energiereductiedoelstellingen, de initiatieven en het energieverbruik van Renault Nederland N.V. Intranet wordt hiervoor halfjaarlijks en bij relevantie gebruikt met als doel om binnen Renault Nederland N.V. aandacht te krijgen voor dit onderwerp en het belang hiervan te onderstrepen. Ingeschreven K.v.K. nr onder de naam van Renault Nederland N.V. 9

10 3.2 Externe communicatie Externe communicatie is afhankelijk van de doelgroep. Er is een apart mailaccount aangemaakt voor vragen en/of ideeën betreffende de CO 2 - reductiedoelstellingen, CO 2 -prestatieladder en deelname aan het initiatief van Renault Nederland N.V. De volgende media worden onderscheiden: 1. Internet 2. Persberichten; 3. Actieve deelname en initiatie van werkgroepen; 4. Gesprekken met NGO s en overheden Internet Renault Nederland N.V. heeft voor zijn klanten, dealernetwerk, leveranciers en andere belanghebbenden een CO 2 -website ingericht op internet. De website bestaat uit een aantal onderdelen: Informatie: informatie over het beleid, doelstellingen en voortgang op het gebied van CO 2 - en energiereductie worden gepubliceerd. Dit gebeurt minimaal halfjaarlijks of, bij grote afwijkingen, meerdere keren per jaar; Deelname aan initiatieven: informatie over de initiatieven waar Renault Nederland N.V. zich bij aan heeft gesloten Persberichten Renault Nederland N.V. communiceert metpersberichten zijn activiteiten op het gebied van CO 2 - emissie en CO 2 -reductie: zijn eigen initiatief en zijn deelname aan initiatieven. Dit gebeurt wanneer deze meldingen actueel en relevant zijn Actieve deelname in werkgroepen Binnen de maatschappelijke omgeving waarin Renault Nederland N.V. opereert, zijn er diverse initiatieven die tot doel hebben de leefbaarheid van de omgeving te verbeteren. Renault Nederland N.V. participeert in die initiatieven en zorgt door middel van inzet van haar kennis op het gebied van bouw en CO 2 -emissiereductie in het kader van processen in de autobranche voor een actieve bijdrage in de werkgroepen. Zij communiceert in deze werkgroepen tevens haar eigen resultaten en geeft aan hoe zij beoogt de gestelde doelstellingen te realiseren. Renault Nederland N.V. heeft zich aangesloten bij volgende initiatieven: Deelname aan het initiatief; Platform Elektrische Mobiliteit (PEM) en DOET. Ingeschreven K.v.K. nr onder de naam van Renault Nederland N.V. 10

11 3.2.4 Gesprekken NGO s en overheden Er vinden op dit moment nog geen gesprekken plaats met NGO s. Renault Nederland beraadt zich momenteel op de concrete invulling op dit punt. Er vinden gesprekken plaats met overheden: - Ministerie Infrastructuur en Milieu (voorheen V&W) - Ministerie Economische Zaken - Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) Van alle gesprekken, die minimaal twee keer per jaar plaats vinden, dient verslag te worden gemaakt. Tevoren dient een agenda te worden opgesteld en toegezonden, met als bijlagen de documenten op basis waarvan het gesprek wordt gevoerd. Ingeschreven K.v.K. nr onder de naam van Renault Nederland N.V. 11

12 4 Uitvoering In dit hoofdstuk wordt de uitvoering van de communicatie beschreven. 4.1 Doelstellingen en beleid Ieder jaar wordt het volgende getoetst en vastgesteld middels een directiebesluit: Energiebeleid; Energiereductiebeleid; CO 2 -reductie doelstelling (bijstelling meerjarenplan). Ieder half jaar wordt de volgende informatie geüpdate door RN Management Support: CO 2 -prestatieresultaten scope I, II en III; Voortgang resultaten versus doelstellingen; Diverse lopende projecten en initiatieven om CO 2 -uitstoot te reduceren. 4.2 Communicatieprocedures Onderstaande communicatieprocedures worden gehanteerd: Deze flowcharts wordt gemaakt nadat interne en externe communicatie definitief is benoemd. Ingeschreven K.v.K. nr onder de naam van Renault Nederland N.V. 12

13 4.3 Verantwoordelijkheden Namens Renault Nederland N.V. is de afdeling PR & Communicatie verantwoordelijk voor het communicatieplan en is de afdeling FLEETSALES/RN Management Support verantwoordelijk voor de inhoudelijke uitwerking en activiteiten die zijn benoemd in het communicatieplan Interne communicatie Activiteit 1.1 Directievergadering Besluitvorming/strategie/ doelstellingen CO 2 -reductie 1.2 Werkgroepoverleg Voortgang en status doelstellingen CO 2 -reductie Acties uitzetten waar nodig Termijn [tijdspanne] WEKELIJKS (update CO2 PL is 2-wekelijks) 2-wekelijks Verantwoordelijke FLEETSALES RNMS/JAAP VAN TIGGELEN 1.3 PERSONEELSBIJEENKOMST 2 x per jaar PR & COMMUNICATIE 1.4 Nieuwsbrief personeel , Charge UP x per jaar PR & COMMUNICATIE, FLEETSALES 1.5 Intranet Up to date houden. Maandelijks PR & COMM Externe communicatie Activiteit 2.1 Internet Renault.nl CO 2 -Prestatieladder op webgedeelte; MVO en Renault Zakelijk Fleet Up to date houden. Termijn [tijdspanne] Maandelijks Verantwoordelijke Marketing Communicatie 2.2 Persberichten 2 x per jaar PR & COMMUNICATIE 2.3 Actieve deelname in werkgroepen / Initiatief - Platform Elektrisch Mobiliteit (RAI Vereniging) via Renault.nl Up to date houden Te bepalen PUBLIC AFFAIRS 2.4 Gesprekken NGO s en overheden - Zie Niet van toepassing Te bepalen PUBLIC AFFAIRS Ingeschreven K.v.K. nr onder de naam van Renault Nederland N.V. 13

14 5 Bijlagen 5.1 Communicatieplanning Actie APRIL Beleidsverklaring PR Interne nieuwsbrief RNMS Bestelauto (+ artikel CO2-Prestatieladder) PR MEI Internet online RNMS Charge Up - update CO2 PL PR JUNI AUGUSTUS JULI 10 - Charge Up - Update CO2 PL PR 11 - Stafmeeting PR Communicatie NGO's & overheden RNMS/Public Affairs 16 - Persbericht (inclu. reductiedoelstellingen + certificering) PR SEPTEMBER Interne nieuwsbrief (update + tips) RNMS/PR OKTOBER Charge Up - Interview CO2 PL PR NOVEMBER DECEMBER Persbericht (update vorderingen) PR 2013 JANUARI Stafmeeting PR Charge Up - update CO2 PL PR Communicatie NGO's & overheden RNMS/Public Affairs FEBRUARI MAART APRIL Interne nieuwsbrief RNMS/PR Ingeschreven K.v.K. nr onder de naam van Renault Nederland N.V. 14