Naar één landelijk openbaar-bibliotheeksysteem? Informatiesessie OCW / IPO / VNG. Jos Debeij / Mark Deckers, 17 juli 2017

Transcriptie

1 Naar één landelijk openbaar-bibliotheeksysteem? Informatiesessie OCW / IPO / VNG Jos Debeij / Mark Deckers, 17 juli 2017

2 Het resultaat van: 6 stuurgroepvergaderingen met 9 vertegenwoordigers namens bibliotheken, POI s en KB 12 projectgroepvergaderingen waarin 20 specialisten van bibliotheken, POI s en KB samenwerkten 8 informatiesessies waarbij gezamenlijk 400 bibliotheekdirecteren, ICT-managers en bibliothecarissen deelnamen

3 Agenda 1. Haalbaarheidsonderzoek 2. Vervolgonderzoek 3. Mogelijk vervolg en draagvlakpeiling

4 1. Haalbaarheidsonderzoek

5 KB LDI-OB OB/POI ILS

6 Waarom een haalbaarheidsstudie? budgetten staan onder druk efficiency basisprocessen verbeteren realiseren van ketenverbetering ledenpas IBL collectiebeheer marketing versnellen van innovatie meer ruimte voor maatschappelijke opgaven

7 Onderzoeksopdracht definitie en scope scenario s groeimodellen haalbaarheid technisch financieel organisatorisch vervolgstappen 4 fasen opstart en inventarisatie (juni-aug. 2016) definitie (aug.-sept. 2016) uitwerking (okt.-nov. 2016) rapportage (december 2016) 1. Opstart en inventarisatie 2. Definitie 3. Uitwerking 4. Rapportage Juni aug Aug. - sept Okt.-nov Dec. 2016

8 In samenwerking 1. Opstart en inventarisatie 2. Definitie 3. Uitwerking 4. Rapportage I SG SG I SG I SG I PG PG PG PG Juli September Oktober/November December STUURGROEP Marc van den Berg, hoofd sector R&D en CIO KB, voorzitter stuurgroep Jos Debeij, sectie bibliotheekstelsel KB Karin Meijerman, directeur Bibliotheek Drachten/Smallingerland Theo Peeters, directeur Theek5 Theo Kemperman, directeur Bibliotheek Rotterdam Anne Rube, directeur ProBiblio Peter van Eijk, directeur BiSC Jacqueline Roelofs, manager markt en innovatie bij Biblionet Groningen PROJECTGROEP Deem Stam, Bibliotheek Rotterdam Clinton Feurich, Bibliotheek Haarlemmermeer Guido de Gans, Bibliotheek Rivierenland Jolanda van Leeuwen, Bibliotheek Amsterdam Yvo Nelemans, Muziekweb Leendert den Heijer, Biblionet Drenthe Bertus Douwes, Biblioservice Fryslân Ineke Goedhart, ProBiblio Herman Klaassen, ProBiblio Perry de Wit, Rijnbrink Sia van Keijsteren, BiSC Johan Stapel, KB Dennis Eijsten, KB Frank Bergsma, KB Mark Deckers, KB

9 Middelen School bieb Waas G!ds Omslagpunt Maatschappelijke bibliotheek E-books Uitlenen Collectie NBC Bibliotheekfuncties a. kennis en informatie b. ontwikkeling en educatie c. lezen en literatuur d. ontmoeting en debat e. kunst en cultuur 1. Jeugd en onderwijs 4. Verandering & Verbreding klassieke bibliotheek 2. Participatie en zelfred- zaamheid 3. Persoonlijke ontwikkeling Klassieke bibliotheek Tijd

10 Middelen Waas Maatschappelijke bibliotheek E-books School bieb G!ds Leden NBC Lokale innovaties Portal Klant Nieuwe diensten ILS-en E-books School bieb Klant LSB NBC Klant Klassieke bibliotheek Tijd

11 scenario s KB LDI-OB OB/POI KB LDI-OB OB/POI 1. Huidige situatie 2. Modulair LSB KB LDI-OB OB/POI KB LDI-OB OB/POI 3. Basis LSB 4. Breed LSB

12 Afbakening (basis-lsb) Lokale inrichting Digitale dienstverlening WWW Discovery Identity management Diensten aanbod Legenda: LSB Levering digitale media Catalogus Levering fysieke media Circulatie Gebruikersadministratie CRM-Service Marketing / campagnemanagement LDI-OB Lokaal Collectiebeheer Dienstenontwikkeling en evenementplanning In ontwikkeling Bestellen Financiële administratie Rapportages en analyse

13 Voorkeursscenario: 3, basis Criterium 1. Huidige situatie 2. Modulair LSB 3. Basis LSB 4. Breed LSB 1. Functionaliteit KB LDI-OB OB/POI 2. Efficiency Time to market Basis LSB 4. Techniek 0 (baseline) Implementatie n.v.t Financieel n.v.t Keten Innovatie Bestuurlijk

14 Haalbaarheid technisch markt schaalgrootte financieel lage(re) kostprijs (0,40-0,50 per inw.) alleen mogelijk onder strikte voorwaarden bewezen product basispakket met optionele functies standaardisatie bibliotheekprocessen krachtige regie desinvesteringen bestuurlijk verlies van vrijheid vs. grotere slagkracht wil/mogelijkheid tot standaardisatie Gx niet per sé goedkoper waken voor functionele achteruitgang... en desinvesteringen voortrekkersrol: innovaties delen/opschalen Klein/middelgroot betere prijs/prestatie-verhouding makkelijker toegang tot innovaties POI's van regionale naar centrale regie één beheerorganisatie KB makkelijker koppelen aan LDI snellere uitrol landelijke diensten

15 Standaardisatie Onderwerp standaardisatie Titels - catalogus beheer - discovery Collectiebeheer - collectie profielen - logistieke route - budgetbeheer - RFID-labels, OID Uitleenreglementen Lidmaatschap - Vormen, gegevensvastlegging - tarieven - te laat geld - contributie inning Circulatie - uitlenen - innemen - reserveren - schoolbieb Verwachte inspanning om tot standaardisatie te komen Laag Laag Hoog Laag Laag Laag Hoog Hoog Hoog Middel Laag Laag Laag Laag Hoog Infrastructuur - (koppeling met) lokale apparatuur Middel

16 Conclusie Op basis van dit onderzoek concluderen de onderzoekers dat een landelijke bibliotheeksysteem voor Nederland technisch, bestuurlijk-organisatorisch en financieel haalbaar is. Met een landelijke bibliotheeksysteem kan het netwerk van openbare bibliotheekorganisaties voordelen behalen, in het bijzonder het versnellen van innovatie en het behalen van efficiency- en ketenverbetering binnen de branche. Voorwaarde is dat de bibliotheken bereid zijn processen en functionaliteiten te harmoniseren zodat alle bibliotheken gebruik maken van een standaard systeem.

17 Vervolgstappen Voorbereiding Programma van Eisen Aanbesteding Inrichting Migratie Beheerfase Go no go

18 Naar een principe-akkoord? uitwerking standaardisatie: (bestaande) projectgroep voorwerk governance en financiering via verkennende gesprekken in Netwerkoverleg indien voldoende draagvlak: uitwerking governance en financiën door experts besluitvorming governancemodel: Netwerkoverleg voor draagvlak: landelijke tekenronde (streven/drempel: 90%) KB biedt expertise aan gedurende voorbereiding, opstellen programma van eisen en aanbesteding, tot overdracht aan nieuwe projectorganisatie. KB houdt architectuurrol.

19 2. Vervolgonderzoek: kosten en standaardisatie

20 TCO - TOTAL COST OF OWNERSHIP TCO wil zeggen alle kosten die zijn verbonden aan of samenhangen met het bibliotheeksysteem. Ook spreken we wel van de gevolgen van het in eigendom hebben van, gebruiken en beheren van het bibliotheeksysteem.

21 DEELNEMERS KOSTENONDERZOEK ProBiblio Biblionet Drenthe Katwijk Sambis Den Haag Heusden Rotterdam Eindhoven Theek 5 Bibliocenter Weert Midden-Brabant Centre Céramique, Maastricht BicatWise VSmart Concerto Clientrix Brocade

22 SAMENVATTING KOSTENONDERZOEK 22

23 KOSTEN PER INWONER Totale kosten/inwoner 4 3,5 3,64 3 2,5 2 1,5 1 0,55 1,01 0,5 0 Laagste Gemiddeld Hoogste Personeel excl BTW Servers/storage incl BTW Software incl BTW

24 VERDELING PERSONEELSKOSTEN 3 2,5 Verdeling personeelskosten 2,81 Back-officetaken Catalogus beheer Diverse financiële diensten Berichtenservice Collectiebeheer Enzovoort 2 1,5 1 0,5 0 0,56 0,23 Laagste Gemiddeld Hoogste ICT-beheer Backofficetaken ICT-beheer Leidinggeven Overhead/doorbelasting+leveranciersmgt Innovatie en projecten (onderzoek/leiding/uitvoering) Helpdesk / incident management Functioneel beheer / change management Technisch applicatiebeheer 24

25 KOSTEN/INWONER ZONDER BACKOFFICE TAKEN 1,73 0,38 0,64

26 VERGELIJKING MET EINDRAPPORT Uit eindrapport onderzoek LSB Dit kostenonderzoek ct/inwoner is haalbaar 1,52 Op basis van beproefd ILS-product Zonder BTW Zonder backofficetaken Basispakket aan functionaliteiten 0,37 0,56

27 WELKE EN HOEVEEL FUNCTIONALITEITEN? Prijs/inwoner en beschikbare functionaliteiten Hoogste prijs/inwoner Laagste prijs/inwoner Aantal functionaliteiten Prijs ex BTW

28 MIGRATIEKOSTEN 1/2

29 MIGRATIEKOSTEN 2/2

30 CONCLUSIES ONDERZOEK 40 cent is zeker haalbaar! (Exclusief backofficetaken en BTW). Je krijgt daarvoor rijk pakket aan functionaliteit (je gaat er niet op achteruit) Klassieke bibliotheektaken Basisondersteuning van enkele maatschappelijke taken: ticketing, evenementen, eenvoudige marketingfuncties. Inclusief schoolbibliotheek! Inclusief kleine innovaties/wijzigingen In op te stellen PvE ook aandacht aan efficiënte workflows en selfservice (tbv besparingen in primaire proces). Alle bibliotheken gaan er met het LSB op vooruit qua prijs, functionaliteit, technologie ten opzichte van de huidige situatie. Sterker nog: dit moet! Daarnaast: door LSB ook perspectief op breed door de branche gewenste verbeteringen als gevolg van een landelijke schaal zoals: Betere aansluiting met landelijke digitale infrastructuur Gemakkelijker onderling samenwerken Sneller kunnen innoveren.

31 Standaardisatie 1/2 Elk(e) bibliotheek(systeem) hanteert eigen instellingen en reglementen Er zijn momenteel zo n instelmogelijkheden voor reglementen We kennen duizenden soorten abonnementen (die veel op elkaar lijken) Kun je komen tot basissets met standaardinstellingen waarbij bibliotheken voldoende eigen ruimte houden?

32 Standaardisatie 2/2 Oplossing: standaard waar kan, instelbaar waar moet Voorbeeld: Abonnementen, 25 standaardabonnementen met eigen instelbare prijs Onderzochte onderwerpen: abonnementen, reglementen, materiaalsoorten, financiële transacties en berichten, bestellen en boekverwerking, bibliografische verwerking, zelfbediening en publieksfuncties, collectiebeheer, kastplaatsing, schoolbibliotheek en winkelverkopen

33 3. Aansturing en draagvlakpeiling

34 1. Aansturing Verschilt per fase (zie ook advies M&I) Fase 1: voorbereiding (organisatie en financiering: KB) draagvlakpeiling Fase 2: ontwerp / project (incl. migratie) stuurgroep, regie-organisatie Fase 3: beheer en ontwikkeling beheerorganisatie 34

35 2. Uitgangspunten transparantie wie betaalt, bepaalt deelnemen = opdrachtgever = risico = invloed realisatie-stuurgroep met mandaat zorgvuldige afstemming NDB LDI - LSB beheerorganisatie samengesteld uit OB s, POI s, KB (geen nieuwe entiteit) 35

36 3. Draagvlakpeiling Voldoende draagvlak bij: 90% bibliotheekorganisaties, met 70% bereik onder Nederlandse burgers en 4 verschillende bibliotheeksystemen Peiling september/oktober Besluit december/januari Mogelijke start ontwerp- en projectfase: begin