Verslag 3 e bijeenkomst Resultaat gericht werken met BOG/MOG 30/09/10

Transcriptie

1 Verslag 3 e bijeenkomst Resultaat gericht werken met BOG/MOG 30/09/10 Thema: Resultaat gericht werken met BOG/MOG Datum: 30 september 2010 Tijdstip: uur uur Locatie: Kantoor WonenBreburg Aantal leden: 17 personen Aantal aanwezige leden: 5 personen Over het BOG-platform Het BOG-Platform is een initiatief van JVS Management (John van Slobbe) en USP Marketing Consultancy (Martijn Verschoor). Het BOG-Platform biedt corporatiemedewerkers die werkzaam zijn op het gebied van beheer en ontwikkeling van bedrijfsonroerend goed: verdieping van kennis op specifieke onderwerpen, uitwisseling van kennis en ervaringen, uitbreiden van netwerk van BOG-professionals binnen de corporatiesector, benchmark tussen deelnemende corporaties op basis van onderzoek. Opzet en aanwezigen Nadat op donderdag 10 juni 2010 de 2 e bijeenkomst van het BOG-Platform voor de corporatiesector is georganiseerd vond op 30 september de 3 de van de in totaal vier bijeenkomsten plaats. Bij deze bijeenkomst van het BOG-Platform waren aanwezig: Ad Holster Vestia Grada Postma De Alliantie Flevoland Teun Giljamse WonenBreburg Alex Hartman Woonbron Ellen Peerboom Servatius Wouter Neerings TNO Management Consultants (gastspreker) Martijn Verschoor USP Marketing Consultancy (organisator) John van Slobbe JVS Management (organisator) Afwezig met kennisgeving waren: Lucienne Slijkhuis Vestia Yvonne Geelhoed De Alliantie Flevoland Marc Figlarek WonenBreburg Saskia Fliek De Key Sandra Cafferata Stichting Ouderenhuisvesting Rotterdam Vivian Ansink De Woonplaats Karin Leeflang Vidomes

2 Digna ten Apel Lefier Pascal Boelhouwer Comwonen Paul Vos Mooiland Piet van Rooij Haag Wonen Rob Verzijl Woonstad Rotterdam Het programma van de sessie bestond uit de volgende onderdelen: 1. Inloop Opening / welkom / update Martijn Presentatie onderzoeksresultaten Resultaatgericht werken Martijn / John Discussie: wat valt er op tav onderzoeksresultaten? John Korte pauze uur 6. "SAMEN resultaatgericht werken aan beheer van BOG/MOG" - Wouter Neerings TNO Samenvatting en conclusies John Bepaling onderwerp BOG-Platform d.d. 25 november a.s. Deelnemers Diner/buffet/borrel - Restaurant Dickens & Jones Update stand van zaken BOG-Platform Martijn Verschoor, USP Marketing Consultancy, geeft een update van de stand van zaken met betrekking tot het BOG-Platform. Opzet BOG-Platform Voorlopig 1 jaar (daarna evaluatie): 4 bijeenkomsten per jaar; Wensen en behoeften van deelnemers zijn leidend in programma / bepaling thema s; Iedere bijeenkomst een externe expert-spreker op betreffend vakgebied; Iedere bijeenkomst voorafgegaan door een sectoronderzoek op bepaald thema; Deelnemers kunnen zelf onderzoeksvragen aanleveren; Nieuwe leden: Vier nieuwe leden sinds laatste sessie: Woonbron, Servatius, HaagWonen en Woonstad Rotterdam. Streefaantal deelnemende corporaties Aantal vertegenwoordigers is verhoogd van 10 naar 15 corporaties (is nu 14 corporaties);

3 Hiernaast hebben 9 corporaties aangegeven te overwegen om in 2010 of 2011 in te stappen. Presentatie resultaten thema-onderzoek + discussie Martijn gaf een korte inleiding op het onderzoek, representativiteit en veldwerk. Belangrijk aandachtspunt is de response bij dit onderzoek. Slechts 9 personen hadden de vragenlijst ingevuld. Normaliter is dit tussen de 20 en 25 personen. De organisatie wil graag benadrukken dat zij met een dergelijke achterblijvende response geen representatieve en valide sectorcijfers kan bieden aan de leden van het BOG-Platform. Dit met alle gevolgen voor de kwaliteit en bruikbaarheid van de onderzoeksresultaten. Wij hopen dan ook van harte dat zo veel mogelijk leden (en niet-leden) aan het volgende onderzoek zullen deelnemen. John van Slobbe presenteert de inhoudelijke resultaten van het onderzoek op dit thema. Voor een overall-overzicht van de resultaten verwijzen wij u naar bijgevoegde Power-Point rapportage; hieronder krijgt u een overzicht van de meest opmerkelijke resultaten en analyses. Bij het ontwerp van het onderzoek en het rapport is gewerkt langs de Deming-Cirkel: Plan Do Check Act. Vanuit een aantal organisatie-dimensies is hier tegen iedere fase aangekeken. Per fase wordt hieronder de meest opvallende en belangrijke resultaten weergegeven: Plan: opstellen doelstellingen/jaarplan twee van de tien afdelingen BOG/MOG werkt niet met prestatie-indicatoren. Wanneer men met prestatie-indicatoren werkt, zijn deze met name opgesteld richting interne groepen (MT en eigen medewerkers) en in mindere mate richting klantgroepen als huurders huurdersvertegenwoordigingen en stakeholders (WWZ-partijen en gemeenten). Zes op de tien corporaties die werken met prestatie-indicatoren formuleren hun doelstellingen SMART (=Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden). Dit gebeurt met name bij financiële doelstellingen. Dit is ook het geval als het gaat om andere kwaliteitskenmerken

4 van doelstellingen, zoals de mate waarin prestatie-indicatoren output & outcome gerelateerdheid zijn geformuleerd, het betrekken van resultaten uit het verleden bij de formulering van nieuwe doelstellingen en het benutten van kennis van concollega s en medewerkers. Vijf op de tien corporaties met SMART geformuleerde prestatie-indicatoren verzamelen informatie om te meten in hoeverre de doelstellingen zijn gerealiseerd. Slechts vier op de tien corporaties met SMART geformuleerde prestatie-indicatoren evalueert (bespreekt, analyseert, leert, verbetert en stuurt bij) haar behaalde resultaten en de hieraan gekoppelde doelstellingen. Focus/belangrijkste doel van de BOG/MOG-afdeling ligt met name op het financiële vlak (behalen financieel rendement). In mindere mate op klanttevredenheid en het behalen van maatschappelijk rendement. Wanneer gekeken wordt naar het gedrag van de leiding van de afdeling BOG/MOG valt op dat de focus van hen met name op het plangedeelte (formulering doelstellingen) ligt en in veel mindere mate in het evalueren, leren en verbeteren. Do: uitvoering werkzaamheden/cultuur in de dagelijkse werkzaamheden Aandacht voor opleidingen en ontwikkelingen van het kennisniveau van het personeel is gemeengoed. Dit geldt ook voor elementen als werksfeer en medewerkertevredenheid. Er worden door bijna alle corporaties ook plannings- en functioneringsgesprekken met de medewerkers gevoerd. Prestaties van de individuele werknemers en hun bijdrage aan het totaalresultaat van de afdeling wordt daarentegen in zeer beperkte mate inzichtelijk gemaakt. Ook het elkaar aanspreken op het niet behalen van afgesproken resultaten is verre van gemeengoed. Het is dan ook niet vreemd dat er nauwelijks prestatiegericht wordt beloond. Dit hangt wellicht samen met het non-profit karakter van de sector en de daardoor niet-resultaatgerichte cultuur van vele corporaties. Check: het verzamelen van informatie om te bepalen in hoeverre doelstellingen zijn gerealiseerd Acht op de tien BOG/MOG-afdelingen verzamelt informatie om de mate van realisatie van haar financiële doelstellingen in kaart te brengen. Als het gaat om klant-/servicegerichte doelstellingen en maatschappelijke doelstellingen liggen deze aantallen een stuk lager. Voor beide type doelstellingen geldt dat dit door vier op de tien BOG/MOG-afdelingen gedaan wordt. Richting stakeholders doet slechts twee op de tien afdelingen dit. Deze uitkomsten liggen in lijn met de resultaten uit de Plan-fase van het model. Hier bleek al dat de focus van de afdelingen met name gericht is op financiële resultaten. Het

5 is dan ook niet vreemd dat de meeste corporaties met name op dit vlak informatie verzamelen om in kaart te brengen in hoeverre deze doelstellingen al dan niet zijn gerealiseerd. Act: het evalueren van behaalde resultaten Acht op de tien BOG/MOG-afdelingen evalueert haar behaalde financiële resultaten (met name leegstandcijfers). Dit geldt ook voor de doelstellingen die er op het gebied van klant/servicegerichtheid zijn. Als het gaat om maatschappelijke en stakeholder-resultaten evalueert slechts drie op de tien corporaties de resultaten. Samenvatting en conclusies Uit het onderzoek en de discussie komt duidelijk naar voren dat door de focus van de gemiddelde BOG/MOG-afdeling op het financiële perspectief gericht is. Men is ook door de bank genomen vanuit dit perspectief verder is als het gaat om: Gebruik van prestatie-indicatoren. SMART geformuleerde indicatie-indicatoren. Rondmaken van de Plan-Do-Check-Act Cirkel. Resultaatgerichte inrichting van de processen. Cultuur en manier van leidinggeven. Ook kan geconcludeerd worden dat de gemiddelde afdeling BOG/MOG blijft hangen in het de Planen Do-fase. Als men zich al bezig houdt met de Act- en Check-fase, dan is dit vooral op het financiële vlak. Presentatie Alle neuzen dezelfde kant op van Wouter Neerings Voor de gehele presentatie verwijzen wij u graag naar de in de bijlage toegevoegde presentatie. Enkele belangrijke en opmerkelijke zaken uit deze inspirerende presentatie zijn: Een succesvolle organisatie kenmerkt zich door Richting, Consistentie, Samenhang en Feedback. In de missie van een organisatie wordt de primaire functie van een organisatie beschreven: Wie zijn we? Wat doen we? Voor wie doen we het? Waarom doen we het?

6 In de visie wordt een ambitieus gedeeld beeld van de toekomst beschreven, hoe geven we vorm en inhoud aan de missie. Succesbepalende factoren zijn factoren of beleidsaccenten die voor de organisatie continuïteitsbepalend zijn. Zij vormen de referentie voor het wegen van acties op hun bijdrage aan de visie. Prestatie-indicatoren geven een omschrijving van onderwerp, meetschaal en meetprocedure. Een doelstelling is een projectie van het te bereiken resultaat in de toekomst. Uit onderzoek blijkt dat: Er (te)veel tijd wordt besteed aan het meten van prestaties; Verouderde prestatie-indicatoren niet altijd worden verwijderd; Nieuwe ontwikkelingen niet altijd leiden tot een systematische doorvertaling in de set prestatie-indicatoren; De combinatie en complexiteit van processen en systemen leiden tot irrelevante metingen en onvoldoende inzicht; Er relatief weinig aandacht is voor bijstelling en follow up na bespreking; Het ontbreekt aan een participatieve benadering, waardoor het commitment aan de strategie wordt versterkt; Managementgesprekken geen inspiratie brengen, veel managers bereiden zich verdedigend voor; Planning & Controlsystemen weinig inzicht geven in samenhangen tussen doelstellingen op prestatie-indicatoren en acties; Een van de succesbepalende factoren voor een P&C-verbeterinitiatief het gemak is waarmee relevante gegevens uit informatiesystemen kunnen worden gegenereerd; Gezamenlijke bepaling thema 4 e bijeenkomst. Van de op het platform aanwezige vertegenwoordigers van corporaties geeft Teun Giljamse (WonenBreburg) aan de volgende bijeenkomst op 25 september graag verder de diepte in te willen gaan m.b.t. resultaatgerichtheid. Hij zag de sessie van 30 september meer als een breder kader en had behoefte om nu verder de diepte in te gaan aan de hand van bijvoorbeeld een workshop op dit thema. Spreker Wouter Neerings gaf hierbij aan deze te willen verzorgen vanuit de door TNO Management Consultants ontwikkelde A3-methodiek aan de hand van het INK-model. De overige aanwezige leden sloten zich hierbij aan.

7 John en Martijn zullen uitzoeken in hoeverre dit haalbaar is en verkennen de mogelijkheid om in de laatste bijeenkomst van dit jaar een ochtendprogramma te koppelen aan de middagsessie voor degenen die niet aanwezig konden zijn op de sessie van 30 september. Dit ochtendprogramma zal dan bestaan uit een presentatie van Wouter Neerings van TNO Management Consultants over resultaatgericht samenwerken en de door TNO ontwikkelde A3-methodiek. Het middagprogramma zal hands-on (workshop) zijn; met elkaar gaan we een jaarplan van een BOG/MOG-afdeling (dan wel woningcorporatie) op het vlak van resultaatgerichtheid uitwerken volgens de A3-methodiek. Met deze kennis is het vrij eenvoudig om deze voor de individuele corporatie toe te passen op het eigen jaarplan voor 2011 (voor de BOG/MOG-afdeling). Alle deelnemers aan het BOG-Platform zullen zo spoedig mogelijk over inhoud en locatie van de volgende bijeenkomst worden geinformeerd. Afsluiting Martijn Verschoor en John van Slobbe danken alle deelnemers voor hun input (aan het vooronderzoek en in de discussie tijdens de bijeenkomst van het BOG-Platform). Speciale dank voor onze gastspreker Wouter Neerings, die als zeer inspirerend werd ervaren door de aanwezige deelnemers. De bijeenkomst werd afgesloten met een uitstekend verzorgd diner in een nabijgelegen restaurant (Dickens & Jones), waarbij de discussie en kennisuitwisseling in informele sfeer werd voortgezet. Tot slot onze dank aan Teun Giljamse (WonenBreburg) voor de geboden mogelijkheid om deze bijeenkomst in Breda te mogen organiseren.