LET S DANCE! JAARPLAN FMVG 2009

Transcriptie

1 LET S DANCE! JAARPLAN FMVG 2009 JAARPLAN FMVG 2008

2 INHOUD INHOUD 2 INLEIDING 3 KWALITEIT 4 DYNAMIEK 5 ZICHTBAAR 6 GROEI 7 SPECIFIEKE ACTIVITEITEN 8 OVERZICHT ACTIVITEITEN JAARPLAN FMVG

3 INLEIDING Het jaarplan FMVG 2009 is een uitwerking van het beleid zoals vastgelegd in het Meerjarenplan Facilitair Management & Vastgoed LET S DANCE!. Onvoorziene ontwikkelingen en scherp dalende inkomsten uit de eerste geldstroom hebben bij de TU Delft geleid tot aanscherping, prioritering en verder organisatorisch inbedden van het vigerende instellingsbeleid. Dit heeft dus ook gevolgen voor FMVG. In dit jaarplan worden de onderwerpen uit de planperiode beschreven die we in 2009 willen realiseren aangevuld met activiteiten voortkomend uit het instellingsbeleid, de organisatie onderdelen, Middenkader, Talentclass e.d. De indeling is op basis van de vier gekozen thema s: Kwaliteit, Dynamiek, Zichtbaar en Groei. Voor de visie, missie en strategie van FMVG verwijzen we naar het Meerjarenplan Facilitair Management & Vastgoed LET S DANCE!. JAARPLAN FMVG

4 KWALITEIT Doel Het kwaliteit van de dienstverlening moet vanuit de optiek van de klant bekeken worden. Er moet een duidelijke aansluiting met de klant bereikt worden. De invulling van de vraag zal door FMVG professioneel, kostenbewust en op uniforme wijze uitgevoerd worden. Beschrijving Vanuit de evaluatie OOD is de stelling Veel is al bereikt, veel moet nog gebeuren. Dit geldt ook voor FMVG. Onze kwaliteit van dienstverlening wordt nog niet als ruim voldoende ervaren. We hebben al veel activiteiten ter verbetering van de kwaliteit ingezet. Deze worden bewaakt en geëvalueerd. Daarnaast zullen we vanuit FMVG nieuwe acties inzetten en aansluiten bij de verbeterprogramma s vanuit de evaluatie OOD. Activiteiten - Het lanceren van de nieuwe Producten en Diensten Catalogus en het organiseren van de achterliggende processen zodat de genoemde doorlooptijden gehaald worden; - Vaststellen van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) voor grote contracten als basis voor het invoeren van een kwaliteitsmeetsysteem dat zorgt voor continue verbetering van producten en diensten; - Europese aanbesteding van onderhoud en aanschaf AV-middelen; - Europese aanbesteding meubilair voor kantoor en onderwijszalen; - Implementatie bedrijfskleding; - Verbeteren beveiliging in en om gebouwen met specifieke aandacht voor veiligheid, storingen en verstoringen; - Standaardiseren huurdersonderhoud via negometrixplatform; - Upgrading en exploitatie onderwijszalen; - Vervanging FMIS. - Financiering van de FMVG dienstverlening op basis van DVO's basispakket en verrekening afspreken met de faculteit. Faculteit budgetteert alleen projecten JAARPLAN FMVG

5 DYNAMIEK Doel Bij dynamiek leggen we vooral de nadruk op de flexibiliteit van de organisatie richting klant, leveranciers en de organisatie zelf. De organisatie moet bereid zijn om te veranderen als zijn omgeving dit vereist. Uitbesteden, inbesteden, aanbesteden, groeien, krimpen al deze effecten vergen een goede communicatie met de doelgroepen en een veranderingsbereidheid van de organisatie. Flexibiliteit is ook een randvoorwaarde voor het pro-actief verbeteren en ontwikkelen van (nieuwe) producten en diensten, die passen bij een vooruitstrevende TU Delft. Beschrijving Dynamisering moeten we zoeken in nieuwe producten (vernieuwing) en productontwikkeling die voortkomt uit de veranderende klantvraag. Daarbij willen we twee fasen onderscheiden: 1. Doe aan marketing. Maak aan de klanten duidelijk wat we te bieden hebben en wat we naast het huidige pakket nog meer zouden kunnen. Heb daarbij aandacht voor de zwakke, kwetsbare producten en diensten en doe aan verbetering of sanering. 2. Bevraag de klant op zijn behoeften in de context van de vooruitstrevende TU Delft (speerpunten). Als eenmaal duidelijk is wat men van ons kan verwachten kunnen we een serieus behoefteonderzoek starten, dat de basis is voor productvernieuwing. Activiteiten Dynamiek is op veel plaatsen binnen FMVG aanwezig maar toch is het lastig gebleken om een goede invulling voor het thema te vinden. De bestaande werkgroep zal worden opgeheven om zo de weg vrij te maken voor nieuw elan. Een van de eerste taken van de nieuwe werkgroep is het identificeren van onderwerpen/subthema s, waarbinnen (beleids)voorstellen kunnen worden ontwikkeld op het gebied van dynamiek. We denken daarbij bijvoorbeeld aan: - personeelsmobiliteit; - voorbereiding klanttevredenheidsonderzoek; - idem klantbehoefte-onderzoek; - opzetten en uitvoeren van benchmarks (in relatie tot marktconformiteit). JAARPLAN FMVG

6 ZICHTBAAR Doel Laten zien wie we zijn en wat we kunnen naar de TU Delft en naar de eigen organisatie. Beschrijving Er is al veel opgezet om de bekendheid en zichtbaarheid van FMVG te vergroten. We moeten dit continuëren en verder uitbreiden. Vanuit de Talentclass zijn aanbevelingen gedaan die hier opgenomen worden. Activiteiten - Continuëren en verbeteren van de informatiestroom (website, nieuwsbrief, specials, brochures, interne gids ; - Realiseren van een bewegwijzeringsysteem voor de TU Delft, het Wayfinding project; - Verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastleggen inzake communicatie ( in het algemeen en in bijzonder bij projecten). Dit verbetert de communicatie met interne en externe klanten van FMVG; - Initiëren van overleg tussen FMVG en faculteitssecretarissen; - Reizende tentoonstelling van FMVG-projecten organiseren; - Aansprekende lay-out voor bouwborden ontwikkelen; - Structuur van het overleg tussen decanen en MT-leden FMVG; - Uitbreiden van de FMVG-gids op intranet. JAARPLAN FMVG

7 GROEI Doel Het stimuleren van flexibiliteit en het verder ontwikkelen van het potentieel van medewerkers. Beschrijving Werken in de dienstverlenende sector vereist meer flexibiliteit en ontwikkeling van het potentieel van de medewerkers. Medewerkers zijn het gezicht van FMVG en bepalen het succes. Hoe we dit willen bereiken staat in het plan voor een duurzaam personeelsbeleid van de taskforce Groei. Dit alles binnen het vigerende beleid van de TU Delft. Activiteiten - Vaststellen van het beleidsplan van de taskforce Groei; - Uitvoering van het beleidsplan van de taskforce Groei Eenduidige functieprofielen, takenpakket en vacature teksten bij Facilitaire Eenheden; Mobiliteit binnen FMVG stimuleren; Opleidings- en ontwikkelplannen opstellen; Resultaten evaluatie OOD meenemen; - Afhankelijk van de eindresultaten van de RI&E UD het uitvoeren van een medewerkertevredenheid onderzoek; - Toepassen van verandermanagement wanneer talenten en kwaliteiten van medewerkers onvoldoende aansluiten; - Bij doorstroming van medewerkers het beschikbaar stellen van een mentor / coach. JAARPLAN FMVG

8 SPECIFIEKE ACTIVITEITEN Beschrijving Het instellingsplan van de TU Delft, de strategische prioriteiten TU Delft en het meerjarenplan van de Universiteitsdienst geven allen richting aan werkterreinen en ontwikkeling van FMVG. Deze activiteiten zijn meestal niet ondergebracht in een thema maar mogen in het jaarplan ook niet ontbreken. Vandaar dit hoofdstuk. Activiteiten - Realisatie Onderwijsgebouw Zuid; - Ontwikkeling plint CiTG; - Inventarisatie van onderhoud en advisering voor een meerjaren onderhoudsbegroting; - Realisatie dedicated glasvezelnetwerk t.b.v. beveiliging en brandveiligheid; - Realisatie van verschillende middelgrote nieuwbouwprojecten (MSP, TNO scheidingstechnologie); - Voorbereiding van het Voorlopig Ontwerp en Definitief Ontwerp van de nieuwbouw voor TNW; - Huisvestingsplan TU Delft; - Huurbeleid TU Delft ; - Oplevering Mekelpark; - Huisvesting YES!Delft; - Planvorming Learningcentre; - Deelname aan MeerJarenAfspraken 3 (MJA3) Ned. Universiteiten (VSNU); - Opstellen Energie-Efficiency plan ; - Onderzoek huisvestingsbedrijf; - Opwaardering sport en cultuurcentrum; - Ontwikkeling technopolis; - Gebiedsontwikkeling TU Midden West. JAARPLAN FMVG

9 OVERZICHT ACTIVITEITEN 2009 Nr. Thema Activiteit Resultaat Gereed Actiehouder* 1 Kwaliteit Lanceren nieuwe Producten en Diensten Catalogus en het Producten en dienstencatalogus beschikbaar Mei 2009 FE organiseren van de achterliggende processen. voor de TU Delft. 2 Kwaliteit Vaststellen van de KPI voor grote contracten als basis voor Vastgestelde KPI s Juli 2009 FE het invoeren van een kwaliteitsmeetsysteem. 3 Kwaliteit Europese aanbesteding van onderhoud en aanschaf AVmiddelen. Afgesloten overeenkomst Juli 2009 FE 4 Kwaliteit Europese aanbesteding meubilair voor kantoor en Afgesloten overeenkomst 2009 FE onderwijszalen 5 Kwaliteit Implementatie bedrijfskleding Bedrijfskleding ingevoerd Maart 2009 FE 6 Kwaliteit Verbeteren beveiliging in en om gebouwen met specifieke 2009 FE aandacht voor veiligheid, storingen en verstoringen 7 Kwaliteit Standaardiseren huurdersonderhoud via negometrixplatform Standaard voor huurdersonderhoud 2009 FE 8 Kwaliteit Upgrading en exploitatie onderwijszalen Voorbereiding upgrading 2009 FE Exploitatie kostendekkend 9 Kwaliteit Vervanging FMIS Vastgestelde keuze nieuw FMIS 2009 FE 10 Kwaliteit Financiering van de FMVG dienstverlening op basis van DVO's Ingevoerd model 2009 FE basispakket en verrekening afspreken met de faculteit. Faculteit budgetteert alleen projecten 11 Dynamiek Opstellen van beleid inzake thema dynamiek Vastgesteld beleid 2009 OP 12 Zichtbaar Continueren en verbeteren informatiestroom 2009 VGO 13 Zichtbaar Realiseren van een bewegwijzeringsysteem voor de TU Delft, Gerealiseerd wayfinding project Juli 2009 VGO het Wayfinding project 14 Zichtbaar Verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastleggen inzake Vastgesteld beleid 2009 VGO communicatie (in het algemeen en in bijzonder bij projecten). 15 Zichtbaar Initieren van overleg tussen FMVG en faculteitssecretarissen Vastgesteld overlegstructuur 2009 VGO 16 Zichtbaar Reizende tentoonstelling van FMVG-projecten organiseren Tentoonstelling beschikbaar 2009 VGO JAARPLAN FMVG

10 OVERZICHT ACTIVITEITEN 2009 Nr. Thema Activiteit Resultaat Gereed Actiehouder* 17 Zichtbaar Aansprekende lay-out voor bouwborden ontwikkelen Vastgestelde lay-out 2009 VGO 18 Zichtbaar Structureren van het overleg tussen decanen en MT-leden Vastgestelde structuur 2009 VGO FMVG 19 Zichtbaar Uitbreiden van de FMVG-gids op intranet 2009 VGO 20 Groei Vaststellen van het beleidsplan van de taskforce Groei. Vastgesteld beleidsplan April 2009 DIR 21 Groei Eenduidige functieprofielen, takenpakket en vacature teksten Eenduidige indeling en teksten 2009 DIR bij Facilitaire Eenheden. 22 Groei Mobiliteit binnen FMVG stimuleren Personeelsbeleid vastgesteld Dec 2009 DIR 23 Groei Opleidings- en ontwikkelplannen opstellen. Opleidings en ontwikkelplannen vastgesteld Dec 2009 DIR 24 Groei Resultaten evaluatie OOD meenemen Mei 2009 DIR 25 Groei Afhankelijk van de eindresultaten van de RI&E UD het Bekendheid met medewerkertevredenheid 2009 DIR uitvoeren van een medewerkertevredenheid onderzoek. 26 Groei Toepassen van verandermanagement wanneer talenten en Voldoende doorstroming 2009 DIR kwaliteiten van medewerkers onvoldoende aansluiten. 27 Groei Bij doorstroming van medewerkers het beschikbaar stellen Mentor/coach systeem introduceren Dec 2009 DIR van een mentor/coach. 28 Realisatie Onderwijsgebouw Zuid Project afgerond Sept 2009 O&P 29 Ontwikkeling plint CiTG 2009/2010 VGO / O&P 30 Inventarisatie van onderhoud en advisering voor een Inventarisatie afgerond en advies MJOP Sep 2009 O&P meerjarenplan onderhoudsbegroting beschikbaar 31 Realisatie dedicated glasvezelnetwerk t.b.v. beveiliging en Glasvezelnet aangelegd Dec 2009 O&P brandveiligheid 32 Realisatie van verschillende middelgrote nieuwbouwprojecten Realisatie MSP en TNO scheidingstechnologie 2009 O&P 33 Voorbereiding van het Voorlopig Ontwerp en Definitief Vastgesteld VO en DO nieuwbouw TNW Dec 2009 O&P Ontwerp van de nieuwbouw voor TNW. 34 Huisvestingsplan TU Delft Vastgesteld huisvestingsplan Juli 2009 VGO 35 Huurbeleid TU Delft Vastgesteld huurbeleid Mei 2009 VGO JAARPLAN FMVG

11 OVERZICHT ACTIVITEITEN 2009 Nr. Thema Activiteit Resultaat Gereed Actiehouder* 36 Oplevering Mekelpark Mekelpark opgeleverd Juni 2009 VGO 37 Huisvesting YES!Delft Aankoop huisvesting YES!Delft Nov 2009 VGO 38 Planvorming Learningcentre Vastgesteld programma van eisen Aug 2009 VGO 39 Deelname aan MeerjarenAfspraken 3 (MJA3) Ned. Deelname en uitvoering Jan 2009 OP Universiteiten (VSNU) 40 Opstellen Energie-Efficiency plan Opgesteld plan Jan 2009 OP 41 Onderzoek huisvestingsbedrijf Rapport onderzoek huisvestingsbedrijf Aug 2009 VGO opgesteld 42 Opwaardering sport en cultuurcentrum Project afgerond 2009 VGO 43 Ontwikkeling Technopolis 2009 VGO 44 Gebiedsontwikkeling TU Midden-West Modellen gebiedsontwikkeling 2009 VGO *) FE = Facilitaire Eenheden, OP = Operations, O&P = Onderhoud & Projecten, VGO = Vastgoedontwikkeling, DIR = Directeur FMVG JAARPLAN FMVG