BEGROTING 2010 WERKORGANISATIE ZONDER NAAM

Transcriptie

1 BEGROTING 2010 WERKORGANISATIE ZONDER NAAM

2 Inhoud 1. Inleiding Werkorganisatie Drie begrotingen Wat blijft bij de zelfstandige gemeenten? 4 2. Bedrijfsvoering Werkorganisatie Kern van de samenwerking per 1 januari Streefbeeld gezamenlijke werkorganisatie richting Begroting Financieel Toelichting tekstueel 8 4. Uren en tarief Tijdschrijven en doorrekening naar producten in gemeentelijke begroting Werkwijze tarieven Wormerland en Oostzaan Werkwijze tarief werkorganisatie Verdeelsleutel Overige zaken Besluitvormingsschema voor het begrotingsjaar Besluitvormingsschema na het begrotingsjaarjaar Betaalritme bijdrage gemeenten aan werkorganisatie 14 2

3 1. Inleiding 1.1 Werkorganisatie Vanaf 1 januari 2010 vormen de ambtenaren van de gemeenten Wormerland en Oostzaan de werkorganisatie, die werkzaamheden uitvoert voor de twee gemeenten. Deze werkorganisatie zal de opdrachtnemende rol op haar nemen en ervoor zorgen dat de dienstverlening richting de gemeente optimaal verloopt. De werkorganisatie zal in 2010 starten met een begroting. De middelen voor deze begroting verkrijgt zij via de deelnemende gemeenten. Schematisch ziet dit er als volgt uit: Centrale werkorganisatie 1.2 Drie begrotingen In het kader van de samenwerking tussen de gemeenten Oostzaan en Wormerland ontstaat per 1 januari 2010 een centrale werkorganisatie, waarin het ambtelijk apparaat wordt ondergebracht. Op grond hiervan is het noodzakelijk afspraken te maken hoe met de financiën dient te worden omgegaan, waarbij het belangrijkste aspect de verrekeningen van de centrale werkorganisatie naar beide gemeenten toe een cruciale plaats hebben. Ook moet worden meegenomen dat er sprake is van een instapmodel, wat betekent dat andere gemeenten op een adequate wijze in de werkorganisatie kunnen mee participeren. Gelet op hetgeen hiervoor is weergegeven zullen gemeenten hun eigen begroting/rekening en de daarbij behorende bescheiden behouden. Daarnaast krijgt de werkorganisatie deze eigen begroting en een rekening met daarin opgenomen een eigen bedrijfsvoeringsparagraaf. 3

4 1.3 Wat blijft bij de zelfstandige gemeenten In dit onderdeel zal in het kort worden ingegaan op financiële aspecten die bij de beide gemeenten op dezelfde wijze blijven plaatsvinden zoals tot nu toe ook het geval is. Daarnaast is het mogelijk dat gemeenten specifieke ambities hebben. Door de verantwoording van deze specifieke ambities te laten plaatsvinden in de eigen begroting/jaarrekening van de specifieke gemeenten is het mogelijk voor de gemeenteraden de ontwikkeling van deze ambities te blijven volgen. De baten en lasten van deze specifieke ambities zullen niet in de werkorganisatie worden opgenomen. a. Investeringsbudgetten en de daarbij behorende kapitaallasten Gelet op het feit dat investeringsbudgetten horen bij die specifieke gemeenten, waarop dit van toepassing is, dienen deze budgetten te worden verantwoord in de begroting/jaarrekening van die specifieke gemeenten. Deze budgetten worden rechtstreeks verantwoord bij die specifieke gemeenten en gaan niet via de centrale werkorganisatie. Op grond hiervan zullen ook de kapitaallasten van deze investeringen direct bij de gemeenten worden belast. b. Besteedbare budgetten Onder besteedbare budgetten wordt verstaan die leveringen en diensten voor producten binnen de programma s van de specifieke gemeenten. Deze budgetten zijn zo specifiek voor de deelnemende gemeenten dat op grond hiervan deze dienen te worden verantwoord binnen de begroting/jaarrekening van de specifieke gemeenten en niet dienen te worden verantwoord in de werkorganisatie. c. Automatiseringslasten Indien voor een gemeente noodzakelijke specifieke automatiseringsfaciliteiten aan de orde zijn en niet voor de andere gemeente noodzakelijk zijn, worden de lasten hiervoor ook aan de desbetreffende gemeente, komen de lasten van deze specifieke toepassing voor rekening van de specifieke gemeente. 4

5 2. Bedrijfsvoering Werkorganisatie 2.1 Kern van de samenwerking per 1 januari 2010 De raden van Oostzaan en Wormerland hebben de volgende kaders gesteld: De gemeenten Wormerland en Oostzaan blijven bestuurlijk zelfstandig. Hun ambtelijke apparaten worden in elkaar geschoven tot een werkorganisatie onder leiding van een tweehoofdige directie door beide gemeentesecretarissen. De gemeenschappelijke regeling bestaat uit 1 gezamenlijke werkorganisatie inclusief een gemeentewinkel en een gemeenteloket. Werkprocessen georganiseerd op basis van resultaatverantwoordelijkheid, tijd en plaats onafhankelijke digitale werkplekken. Stimulering thuiswerken, inrichten van flexplekken. Besparingen worden gevonden in: Efficiency besparingen door efficiënte organisatie opbouw Digitale dienstverlening en optimalisering processen Schaalvoordelen bij inhuur en uitbesteding Efficiëntere ondersteuningsafdeling Besparingen uit het samenwerkingsproces kunnen, als onderdeel van de begrotingscyclus inclusief onderbouwing, worden ingezet voor het borgen en doorontwikkelen van de kwaliteit van hoogwaardige dienstverlening aan de burger. Perspectief Door de publieke dienstverlening en het beleidsproces slim in te richten en het uit te laten voeren door verder opgeleide en gekwalificeerde ambtenaren willen beide gemeenten realiseren dat: De digitale publieke dienstverlening voldoet aan de verwachtingen van de burgers; De professionaliteit verder toeneemt, het ambtelijke apparaat om weet te gaan met complexe regelgeving en de daarvoor noodzakelijke specialistische kennis in huis heeft; De gemeenten worden als aantrekkelijke werkgevers gezien; De gemeenten zijn duidelijk in beeld bij andere gemeenten als het gaat om samenwerking op sommige of alle terreinen waarop zij verantwoordelijk zijn. 5

6 2.2 Streefbeeld gezamenlijke werkorganisatie richting 2020 Door beide gemeenten is een SWOT analyse gemaakt. Waardering heeft plaatsgevonden op de volgende 8 aspecten: Dienstverlening, Strategie en Beleid, Structuur, Cultuur, Bedrijfsvoering, Financiën, Aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt en Professionaliteit. Geconcludeerd is dat de gemeenten samen willen excelleren op de 4 onderstaande aspecten. Dit niet alleen om in de toekomst te kunnen leveren wat er van hen gevraagd en verwacht wordt maar ook om aantrekkelijk te zijn voor andere partners die mee zouden willen doen in het samenwerkingsverband. Klantgerichte dienstverlening Vergaand gedigitaliseerd Multichannel Gemeentegrensoverstijgend Excellente servicegerichtheid Professionaliteit Sturen op prestaties en gedrag Specialismen Ontwikkelen taakvolwassenheid Aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt Imago als interessante organisatie Doorgroeimogelijkheden Flexibele inzet en bindingsvormen medewerker Leiderschap aan professionals en Y-generatie Bedrijfsvoering Stevig en transparant fundament Vaste ritmes, rollen en gegevens Flexibele werkwijzen 6

7 3. Begroting 3.1 Financieel Werkorganisatie Oostzaan en Wormerland 2010 Lasten Oostzaan Wormerland Totaal Salaris- en overige personeelskosten Automatiseringskosten Kantoorkosten Huisvestingskosten Ten behoeve van samenwerking: - opleidingen automatisering communicatie Totaal aandeel in procenten 40,38% 59,62% 100,00% Baten Oostzaan Wormerland Totaal Bijdrage in salariskosten derden Bijdragen gemeenten Bijdrage samenwerking Totaal De verhouding in de kosten bedraagt 40 % Oostzaan en 60 % Wormerland. Dit is ongeveer gelijk aan de verhouding in aantallen inwoners. 7

8 3.2 Toelichting tekstueel In dit onderdeel zal op hoofdlijnen worden aangegeven welke componenten in deze organisatie worden verwerkt. a. Personele kosten De kosten van de actieve ambtelijke apparaten van beide gemeenten zullen worden ondergebracht in de centrale werkorganisatie. De werkorganisatie zal tevens de administratie verzorgen van de zogenaamde werknemers of personen die bij de individuele gemeente blijven, zoals collegeleden en de griffie. Naast de directe salarislasten zijn onder deze post ook overige personeelskosten opgenomen. Het gaat dan bijvoorbeeld om flexibele beloningen, opleidingen, reisen verblijfskosten, werving en selectiekosten of pensioenen. Om de ambitie van de nieuwe werkorganisatie te kunnen borgen is de betrokkenheid van de medewerkers van het grootste belang. Er zal een focus komen op het creëren van een stimulerend leerklimaat waarbij naast de persoonlijke ontwikkeling ook de organisatie-doorontwikkeling belangrijke speerpunten zijn. b. Automatiseringsbudgetten Daar de centrale werkorganisatie gebruik maakt van de automatiseringsfaciliteiten die in beide gemeentehuizen aanwezig zijn, zullen de lasten van deze component ondergebracht worden in de centrale werkorganisatie. Hierbij moet gedacht worden aan bijvoorbeeld telefonie, netwerk, datacommunicatie, hardware, software en bestaande kapitaallasten. Er is echter ten aanzien van dit onderdeel een uitzondering aan de orde, zijnde dat indien voor een bepaalde gemeente specifieke automatiseringsuitgaven die enkel en alleen voor de specifieke gemeente nodig zijn aan de orde komen, de lasten ook specifiek aan de desbetreffende gemeente worden toegerekend. 8

9 De werkprocessen zullen zodanig worden ingericht dat deze vraaggericht zijn en uitgaan van de situatie van de burger, ondernemer of instelling. Naast de uitvoering van de landelijke programma s (EGEM-I) zal de focus liggen op de verdere integratie van processen en systemen. Er wordt zoveel mogelijke gekozen voor harmonisatie met behoud van de identiteit van de beide gemeenten. In 2010 richten we ons onder meer op de ontsluiting van de basisregistraties, onder andere de basisregistratie Personen en de basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), in de organisatie. Het is de bedoeling om de gegevenshuishouding op orde te brengen en organisatiebreed in alle applicaties dezelfde gegevens te gebruiken. We maken hierbij gebruik van landelijk vastgestelde uitwisselingsformaten, waardoor we ook op juiste wijze gegevens kunnen uitwisselen met ketenpartners en andere overheidsinstanties. Het op orde brengen van de gegevenshuishouding is echter niet voldoende. Het opzetten van organisatiebreed gegevensbeheer staat ook op de agenda om de kwaliteit van de gegevenshuishouding blijvend te waarborgen. c. Kantoorkosten Deze kosten zullen worden opgenomen binnen de centrale werkorganisatie. Hierbij moet gedacht worden aan porti, abonnementen, kantoorartikelen en koffie en theevoorziening. d. Huisvestingskosten Gelet op het feit dat de toekomstige centrale werkorganisatie gehuisvest zal blijven binnen de gemeentehuizen van beide gemeenten zullen de huisvestingslasten zoals deze thans aan de orde zijn ondergebracht worden in de centrale werkorganisatie. Voor Oostzaan zijn ruimten die door derden in gebruik genomen worden niet meegenomen. Ook kan hierbij gedacht worden aan kosten voor energie, groenvoorziening, water en verzekering. e. Samenwerking opleiding, automatisering en communicatie Voor 2010 is bij de kadernota aan de raden gevraagd extra kredieten beschikbaar te stellen van ten behoeve van de samenwerking. 9

10 4. Uren en tarief 4.1 Tijdschrijven en doorrekening naar producten in eigen gemeentelijke begroting Een belangrijk item bij de werkorganisatie is het sturen en beheersen van de uren. Vanaf 2010 blijft de werkorganisatie dan ook tijdschrijven. Bij het tijdschrijven wordt gerekend met de zogenaamde productieve uren (dit zijn uren die direct toegerekend kunnen worden aan bepaalde producten). Het aantal productieve uren ligt lager dan het aantal beschikbare uren, vanwege het feit dat sommige functies, bijvoorbeeld leidinggevende functies en sommige staffuncties, niet direct voor 100% zijn toe te schrijven naar bepaalde producten maar slechts indirect. Deze indirecte kosten komen als een toeslag op de productieve uren. Voor projecten en doorberekening aan derden is het noodzakelijk uren te schrijven. Hetzelfde geldt voor nieuwe taken of specifieke producten die met kostendekkendheid te maken hebben of die een gemeentelijk bestuurlijk speerpunt kennen. Voor beheersmatige werkzaamheden is het minder belangrijk om gedetailleerd tijd te schrijven. Er kan gewerkt worden met standaard normtijden en aantallen producten. Het verdient dan ook aanbeveling om de bestaande werkprocessen onder de loep te nemen en waar nodig te herontwerpen op basis van kengetallen en opnieuw vast te stellen normen. Dit betekent dat niet iedereen tijd hoeft te schrijven. Met name medewerkers met eenduidige en routinematige werkzaamheden (denk aan: receptie, bodes, secretariaat, postkamer, archief) worden hiervan vrijgesteld. Alle uren worden dan op 1 of 2 producten verantwoord. De afdelingshoofden maken een inventarisatie binnen hun afdeling wie op welke manier tijd schrijft. Voor de medewerkers die wel tijdschrijven, dient het aantal categorieën zoveel mogelijk ingedikt te worden. Categorieën voor improductieve (ziekte, vakantie) en indirect productieve uren (werkoverleg) zijn limitatief vastgesteld. Sturing op uren (prioritering, werkvoorraad) dient een vast onderwerp te worden in het regulier overleg tussen leidinggevende en medewerker, om op deze manier de doelstellingen, zoals beschreven in het raadsbesluit, te realiseren. Dit is tevens een managementtool voor de voorbereiding op het nieuwe afdelingsplan en de volgende begroting. 10

11 4.2 Werkwijze tarieven Wormerland en Oostzaan 2009 Wormerland werkt in 2009 via de kostenverdeelmethode. Het uurtarief (kosten gedeeld door productieve en indirect productieve uren) dat daaruit volgt is een afdelingstarief. Op basis van de urenverdeling worden de reguliere producten belast tegen deze afdelingstarieven. De indirect productieve uren van de ondersteunende afdelingen worden op basis van aantallen FTE verdeeld naar de overige afdelingen. Voor de andere afdelingen betekenen de indirect productieve uren een opslag op het uurtarief. In Oostzaan worden de totale kosten gedeeld door het totaal aantal productieve uren. Hieruit volgt één tarief voor de hele organisatie waartegen de reguliere projecten worden belast. 4.3 Werkwijze werkorganisatie 2010 Voor de begroting van de werkorganisatie 2010 zijn de totale kosten van de werkorganisatie gedeeld door het begrote aantal productieve uren voor Voor Wormerland zijn deze uren gebaseerd op de planning van Voor Oostzaan is aan afdelingshoofden gevraagd een nieuwe planning voor 2010 aan te leveren, maar wel op basis van de organisatie indeling van 2009 van Oostzaan zelf. Beide urenplanningen zijn samengevoegd. Op basis van de totale lasten en baten van de werkorganisatie en het feit dat binnen de werkorganisatie in totaliteit netto productieve uren zijn te verdelen, komt het uurtarief per uur uit op 58,00. Dit tarief zal worden doorbelast aan zowel de gemeente Oostzaan als Wormerland op basis van de afname van de uren voor een product cq project. 11

12 5. Verdeelsleutel Er zijn verschillende manieren om tot een acceptabele kostenverdeling te komen richting de deelnemende gemeenten. Het algemene uitgangspunt bij de verdeling is dat verdeelsleutels simpel, helder en beheersbaar zijn en dat er geen overbodige administratieve slagen nodig zijn. De administratiekosten mogen hierbij niet hoger zijn dan de te beoordelen kosten. De gemeenten blijven zelf verantwoordelijk voor hun programma s en kunnen binnen vastgestelde kaders bewegen binnen deze ruimte. De werkorganisatie draagt zorg voor de juiste prognoses (urenraming en andere kosten). De kosten van de werkorganisatie worden via verdeelsleutels omgeslagen naar de deelnemende partijen. Daar voor alle onderdelen de verhouding in de kosten 40 % Oostzaan en 60 % Wormerland bedraagt en dit ongeveer gelijk is aan de verhouding in aantallen inwoners, willen we ook voor de verdeling deze percentages aanhouden. Ook wanneer de Gemeenschappelijke regeling wordt uitgebreid met nieuwe deelnemende gemeenten is uitgangspunt simpel, helder en beheersbaar. De werkorganisatie zal op basis van één voorcalculatorische tarief in een dienstjaar beide gemeenten belasten. Op grond van deze systematiek zal er uiteindelijk aan het einde van een dienstjaar een resultaat ontstaan. Dit resultaat kan zowel positief als negatief uitvallen. Daar de werkorganisatie gelet op de gemeenschappelijke regeling een egalisatiefonds mag opbouwen is het mogelijk dat het netto resultaat van de werkorganisatie uiteindelijk niet behoeft te worden verrekend. Het is echter denkbaar dat wel een verrekening dient plaats te vinden. Indien een verrekening dient plaats te vinden dan zal de verrekening van het resultaat plaatsvinden op grond van het inwonertal per 1 januari van het dienstjaar. 12

13 6. Overige zaken 6.1 Besluitvormingsschema voor het begrotingsjaar 2010 In verband met het feit dat de gemeenschappelijke regeling van de werkorganisatie medio 2009 is vastgesteld, is het niet mogelijk de besluitvorming voor de werkbegroting 2010 conform de gemeenschappelijke regeling te hanteren. Op grond hiervan wordt voor het jaar 2010 een afwijkend schema gehanteerd en wordt aangesloten bij de begrotingsritmes van de gemeenten Oostzaan Wormerland. Dit betekent dat de aanbieding van de begroting van de werkorganisatie zoveel mogelijk parallel loopt met de aanbieding van de begrotingen in beide gemeenten. Ook het besluitvormingsproces voor de begroting van de werkorganisatie zal identiek zijn aan het besluitvormingsproces voor de reguliere gemeentebegroting in beide gemeenten. In september en oktober 2009 vindt in beide gemeenten behandeling van zowel de begroting van de werkorganisatie als de eigen gemeentebegroting in de diverse gremia plaats. Vervolgens is begin november 2009 daadwerkelijke besluitvorming in de beide gemeenteraden voorzien omtrent de begroting van de werkorganisatie en de eigen gemeentelijke begroting. 6.2 Besluitvormingsschema na het begrotingsjaar 2010 Met ingang van het begrotingsjaar 2011 wordt op de navolgende wijze het besluitvormingsproces ten aanzien van de begroting van de werkorganisatie conform de regels van de gemeenschappelijke regeling uitgevoerd. a. Het dagelijks bestuur stelt elk jaar een begroting, met specificaties en toelichtingen op, voor de werkorganisatie voor het komend jaar. Tevens stelt zij elk jaar een meerjarenraming op. b. Het dagelijks bestuur zendt deze (meerjaren) begroting zes weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, toe aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. (Uiterlijk 1 mei van het lopend jaar) c. De besturen van de deelnemende gemeenten dragen er zorg voor dat de ontwerpbegroting voor een ieder ter inzage wordt gelegd. d. De raad van de deelnemende gemeente kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting van de werkorganisatie naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin de zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. (Uiterlijk 15 juni van het lopend jaar) e. Het algemeen bestuur stelt de begroting van de werkorganisatie vast. (Voor 15 juli van het lopende jaar) 13

14 6.3 Betaalritme bijdrage gemeenten aan werkorganisatie Op grond van het feit dat de werkorganisatie een eigen entiteit is, is het noodzakelijk ook voor de werkorganisatie een eigen bankrekening te openen, van waaruit betalingen cq. ontvangsten kunnen plaatsvinden. Daar de gemeente Oostzaan en Wormerland een aantal baten en lasten componenten hebben overgedragen aan de werkorganisatie, waarbij uiteindelijk als resultaat naar voren komt dat beide gemeenten een bijdrage dienen te geven aan het netto negatieve resultaat van de werkorganisatie, wordt vooralsnog ervan uitgegaan dat maandelijks 1/12 gedeelte van de berekende bijdrage van elke afzonderlijke gemeente daadwerkelijk zal worden gestort op het bankrekeningnummer van de werkorganisatie. De verwachting is dat door deze systematiek de werkorganisatie voldoende liquiditeiten heeft om aan haar betalingsverplichtingen te kunnen voldoen. Wel zal in het jaar 2010 worden gemonitord of deze systematiek zowel voor de beide gemeenten als voor de werkorganisatie acceptabel is. 14