Rapportage Veilige medicatieoverdracht

Transcriptie

1 Rapportage Veilige medicatieoverdracht - verkorte versie definitief Datum: 28 april 2015 Auteurs: P. Nijhof en S. van Vliet

2 1. Inleiding Samenvatting Mogelijke projecten 4 4. Werkgroepen en geïnterviewden. 7 Versie: 28 april 2015 / PN

3 1. Inleiding De aandacht voor medicatieoverdracht is groot, en terecht. Jaarlijks worden naar schatting mensen in het ziekenhuis opgenomen door verkeerd medicijngebruik en 1200 mensen overlijden (HARM onderzoek, 2006). Voor het terugdringen hiervan is een goede medicatieoverdracht een belangrijke voorwaarde. Op initiatief van de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) ontwikkelden kennisorganisaties, beroepsgroepen, branche- en koepelorganisaties in de zorg daarom de richtlijn Overdracht van medicatiegegevens in de keten (2008). Vanaf 2011 ziet de IGZ toe op de naleving van deze richtlijn 1. Vooral de overdracht van medicatiegegevens tussen zorgprofessionals en partijen is een onveilig moment voor de patiënt. Bij elk voorschrijfmoment moet dan een actueel medicatieoverzicht beschikbaar zijn. Het doel is het verbeteren van de medicatieveiligheid. In Twente worden jaarlijks naar schatting 700 mensen opgenomen door verkeerd medicijngebruik en overlijden 2 mensen. Bron: vertaling resultaten HARM onderzoek (2006) naar Twente. Medicatieoverdracht is in de afgelopen jaren een actueel en telkens terugkerend onderwerp in Nederland maar ook in Twente. Elke zorgorganisatie en zorgprofessional werkt aan (de verbetering van) medicatieoverdracht. Ongeveer rond september 2013 is een werkgroep e-medicatie in Twente gestart. Na een aantal bijeenkomsten heeft in september 2014 de Huisartsenkring Twente aan ROSET gevraagd om de werkgroep te begeleiden. De werkgroep bestond uit zowel zorgprofessionals als ICT-professionals. In het vervolgtraject is de groep gesplitst in een inhoudelijke en ICT werkgroep. Met de inhoudelijke werkgroep is de ambitie, doelstelling en projectvoorstellen geformuleerd. De werkgroep richt zich op de medicatieoverdracht tussen de organisaties of zorgprofessionals. Omdat in medicatieoverdracht meerdere factoren een rol spelen, is het project veilige medicatieoverdracht genoemd. Deze rapportage Veilige medicatieoverdracht is het eindproduct van een analysefase van de inhoudelijke werkgroep. Veilige medicatieoverdracht is tevens benoemd als een van de potentiële projecten in de bestuurlijke themagroep 1 e 2 e lijn Zenderen. Loes Reichman is portefeuillehouder. De rapportage Veilige medicatieoverdracht kent een verkorte en een uitgebreide versie. De verkorte versie beperkt zich tot de inleiding, samenvatting en opsomming van de mogelijke projecten. De uitgebreide versie bevat ook een beschrijving van de werkwijze, bevindingen van de interviews, en diverse conclusies en aanbevelingen. 1 Op 31 maart 2015 is een nadere toelichting op de richtlijn verschenen. Zorgpartijen hebben op basis van de huidige ICTmogelijkheden, efficiency en professioneel handelen nieuwe afspraken gemaakt om de richtlijn beter implementeerbaar te maken. Versie: 28 april 2015 / PN 1

4 2. Samenvatting Veilige medicatieoverdracht is een belangrijk maar ook complex onderwerp. Dit rapport richt zich op de analyse 'finding-out fase' van medicatieoverdracht. Een beschrijving van de aard van het probleem - 'wat speelt er, wat is er aan de hand?' - met vervolgens een inkadering en een aantal aanbevelingen die zijn vertaald in projectvoorstellen in hoofdstuk 3. Elke zorgorganisatie en zorgprofessional werkt aan (de verbetering van) medicatieoverdracht. De scoop van dit rapport is de medicatieoverdracht tussen de organisaties en zorgprofessionals. De projectvoorstellen geven een duidelijke versnelling op weg naar de geformuleerde ambitie. De inhoudelijke werkgroep heeft de rapportage Veilige medicatieoverdracht gezien en beoordeeld, en acht een gezamenlijke uitwerking (uitvoering) van de projecten legitiem. Besluitvorming vindt plaats in de bestuurlijke themagroep 1 e 2 e lijn. Ambitie en doel Door de inhoudelijke werkgroep is de volgende ambitie geformuleerd: het actuele medicatieoverzicht van een patiënt is zichtbaar op het juiste moment voor zorgverleners. Met als doel: betere zorg, lagere kosten, minder kans op fouten en een betere patiënten gezondheid. Zorgprofessional, ICT en Patiënt Veilige medicatieoverdracht is afhankelijk van tal van factoren op drie niveaus: professional, de techniek (ICT) als ook de patiënt. De niveaus zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. 1. Zorgprofessional Het medicatieoverzicht is actueel en bijgewerkt. Werkt volgens richtlijnen. Afspraken om overdracht te verbeteren en fouten te vermijden. Gebruikt ICT optimaal, en is aangesloten op LSP of schakelpunt. PROFES- SIONAL PATIENT Interventie gebied 3. Patiënt Drager van informatie, compliance, (mede)verantwoordelijk voor actueel medicatieoverzicht en wijzigingen in gebruik en eigen medicatie (vrij verkrijgbaar), medicatiepaspoort, verwachtingen wat professional al weet, toestemming LSP (opt-in) ICT 2. ICT Systemen koppelen niet altijd samen. ICT kan werken efficiënter en effectiever maken (belangrijke versneller). Processen moeten uniform zijn. Communicatie 1 e 2 e lijn, Aansluiting op LSP of schakelpunt noodzakelijk. Versie: 28 april 2015 / PN 2

5 Iedereen heeft een klein deel van de informatie Wat maakt veilige medicatieoverdracht zo'n complex onderwerp? Een van de geïnterviewden deed de uitspraak 'Iedereen heeft een klein deel van de informatie, en een deel van die informatie is fout'. Op elke schakel kunnen fouten ontstaan. Op het niveau van de Zorgprofessional, de ICT of de Patiënt. Er is veel variatie op elk van de niveaus. Uniforme processen tussen organisaties en/of zorgprofessionals ontbreken, waardoor een actueel medicatieoverzicht onvolledig is, ontbreekt of te laat kan zijn. Naast het verkrijgen van de juiste informatie, doorkruist ook therapieontrouw (compliance) het actueel medicatieoverzicht. Veilige medicatieoverdracht is géén ICT-probleem Veilige medicatieoverdracht is géén ICT-probleem. ICT is geen doel op zichzelf, maar kan wel een belangrijke versneller van informatie zijn, gegevens kunnen accuraat en snel overgebracht worden. Technisch zijn oplossingen voorhanden, maar het probleem is complex, een goede procesbeschrijving en opdrachtgeverschap ontbreekt. ICT vraagt om standaardisatie maar in de werkwijze van zorgprofessionals en compliance van de patiënt komt grote variatie voor. De patiënt is de enige constante factor in de keten en bovendien de enige is die weet welke medicatie daadwerkelijk gebruikt wordt. Dit vraagt om empowerment van de patiënt. Richtlijn De richtlijn Overdracht van medicatiegegevens in de keten 2 is leidend. Deze richtlijn brengt verplichtingen met zich mee voor alle zorgverleners die betrokken zijn bij het voorschrijven, verstrekken of toedienen van medicatie. Zorgverleners zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving. De inspectie handhaaft. Mogelijke projecten De analyse richt zich op de situatie in Twente. Er is gesproken met verschillende deskundigen en er is gekeken naar ontwikkelingen elders. In dit rapport een beschrijving van de belangrijkste bevindingen, aangevuld met conclusies en meerdere aanbevelingen. Enkele aanbevelingen zijn vertaald in projectvoorstellen die zo goed mogelijk aansluiten bij de huidige situatie en een volgende stap om verbetering te bereiken. De geformuleerde ambitie Veilige medicatieoverdracht is ruimer en vraagt meerdere jaren. In het volgende hoofdstuk staan de mogelijke projecten beschreven. 2 Richtlijn Overdracht van medicatiegegevens in de keten, 2008 Versie: 28 april 2015 / PN 3

6 3. Mogelijke projecten In dit hoofdstuk een beschrijving van enkele projectvoorstellen die aansluiten bij de huidige situatie en medicatieoverdracht een stap dichter bij de geformuleerde ambitie brengen. 1. Eenduidige afspraken tussen eerste lijn en tweede lijn De meeste medicatiewijzigingen vinden plaats tijdens klinische opname (opname ontslag) in het ziekenhuis en het polikliniek bezoek aan de medisch specialist. Medicatieoverdracht tussen de tweede en eerste lijn (en vice versa) is essentieel. De IGZ handhaaft op de overdracht momenten 3. De regionale ziekenhuizen doen medicatieverificatie bij opname en ontslag, en zijn recentelijke gestart met EVS. De elektronische uitwisseling van medicatiegegevens tussen de ziekenhuizen en de eerste lijn is (nog) niet vanzelfsprekend. In de inhoudelijke werkgroep wordt erkend dat de overdacht ziekenhuis eerste lijn een zwakke schakel is. Gepleit wordt voor een herijking van de afspraken. Projectvoorstel Doel: 1. Een herijking van afspraken rond medicatieoverdracht van de regionale ziekenhuizen en eerste lijn met deelname van medisch specialisten, ziekenhuisapotheek, huisartsen en apothekers. 2. Experiment met de inzet van ICT voor snellere en efficiëntere medicatieoverdracht. Ad 1. De inhoudelijke werkgroep ziet een FTO 4 medicatieoverdracht tussen de eerste lijn en regionale ziekenhuizen als een belangrijk instrument. Het FTO medicatieoverdracht sluit aan bij de bestaande FTO structuren van huisarts en openbare apotheek, en wordt aangevuld met medisch specialist en ziekenhuisapotheker. Op kleine schaal kan gestart worden met een enkele vakgroep, bijvoorbeeld interne of cardiologie (meeste medicatiewijzigingen). In deze bijeenkomst staat informatie-uitwisseling, signaleren van tekortkomingen en benoemen verbeterpunten centraal. Een belangrijk uitgangspunt is begrip en kennis van elkaars situatie. Hoe komt informatie over en welke informatie is zichtbaar? Zijn (aanvullende) afspraken noodzakelijk? Onderwerpen van gesprek zijn o.a. medicatieoverdracht rond klinische opname en eerste lijn (VMS thema medicatieveiligheid), proces van EVS (polikliniek) en aansluiting op de eerste lijn? Wat wordt zichtbaar als de medisch specialist via LSP medicatievoorschrift kan raadplegen of overgaat op LSP? Het FTO komt met verbetervoorstellen en afspraken. Implementatie is op individuele praktijk. Het ziekenhuis is gebaad bij uniforme afspraken met de eerste lijn. Het FTO is kort FTO (Farmaco Therapie Overleg): bestaat uit huisartsen en openbare apothekers. In het projectvoorstel wordt het FTO aangevuld met ziekenhuis apotheker en medisch specialist. Versie: 28 april 2015 / PN 4

7 cyclisch, met haalbare oplossingen, monitoring van de afspraken en kan na een half jaar herhaald worden. Een toolbox structureert het FTO en maakt dat deze op meerdere plekken in de regio kan worden uitgevoerd. Op die manier ontstaat een olievlek. Ad 2. In het FTO medicatieoverdracht tussen huisarts, apotheek, medisch specialist en ziekhuisapotheker worden verbeterpunten benoemd en afspraken gemaakt. Een interessante onderzoeksvraag is, in hoeverre en op welke manier ICT de afspraken (processen) kan ondersteunen of versnellen. 2. Regionale aansluiting op LSP van de belangrijkste zorgpartijen Aansluiting op LSP is een belangrijke stap om medicatiegegevens elektronisch te ontsluiten, en de medicatieoverdracht tussen de regionale ziekenhuizen en de eerste lijn te verbeteren. Huisartsen en huisartsenposten zijn vrijwel 100% aangesloten op LSP. De aansluiting van openbare apothekers is goed, maar blijft in enkele gebieden achter. Aansluiting van grote organisaties als MST en ZGT trekt achterblijvers over de streep. Regionale communicatie over wie wanneer op LSP overgaat kan hier bij ondersteunen. Projectvoorstel Doel: 1. Duidelijkheid over tijdspad van de aansluiting op LSP van de regionale ziekenhuizen en de communicatie naar de regio, zodat 100% van de huisartsen, openbare apothekers en ziekenhuizen is aangesloten op LSP. 2. Reductie van het handmatig verzamelen en verwerken van medicatieoverzichten waardoor de kans op fouten afneemt. 3. Experiment (pilot) met nieuwe -in de toekomst- inzetbare toepassingen van LSP (o.a. lab, mutaties, stop, ed.). In Twente bestaat een regionale taskforce LSP, die is samengesteld uit huisartsen, vertegenwoordigers huisartsenposten en openbare apothekers ondersteunt door IZIT en VZVZ 5. Deze taskforce aangevuld met vertegenwoordigers uit de regionale ziekenhuizen kan de agendasetting en communicatie voor de regio verzorgen. 3. Regionale campagne opt-in: zonder toestemming géén informatie Toestemming van de patiënt (opt-in) is een vereiste om data te delen via LSP. De patiënt moet elke zorgverlener apart toestemming verlenen. Zonder toestemming van de patiënt ziet de zorgverlener géén gegevens via LSP. Een regionale overstap op LSP vraagt tevens om voldoende opt-in (schatting 70-80%) om voldoende gegevens te kunnen inzien. Ook mag een zorgverlener toestemming vragen voor meerdere zorgverleners tegelijk. Er zijn meerdere 5 Vereniging van Zorgaanbieders voor Zorgcommunicatie (VZVZ) Versie: 28 april 2015 / PN 5

8 wegen om opt-in te geven. Via de VZVZ website kan de patiënt met DigiD toestemming geven aan huisarts en apotheek. Landelijk en regionaal zijn er campagnes voor opt-in. MST en ZGT voeren op dit moment een gezamenlijke campagne. Regionale bundeling van publiekscampagnes waarin alle zorgprofessionals en organisaties samen optrekken om de patiënt toestemming te vragen. De regionale taskforce LSP kan hierin leidend zijn. Projectvoorstel Doel: 1. Op 1 januari 2017 is het aantal patiënten dat toestemming (opt-in) heeft gegeven gemiddeld 70-80% 2. Afstemming en bundeling van publiekscampagnes voor opt-in tussen instellingen in de regio, en acties gericht op toestemming van bijzondere doelgroepen. De volgende activiteiten zijn denkbaar: Regionale campagne Week (maand) van de opt-in met advertenties in de regionale dagbladen en RTV-oost. Betrekken van patiëntenverenigingen. Gezamenlijk opt-in vragen voor meerdere zorgverleners tegelijk via formulieren of een website waar de patiënt met DigiD kan inloggen. Via de website kan de patiënt toestemming aan verschillende zorgverleners geven, maar ook inzien welke zorgverleners hij of zij al toestemming heeft gegeven. Dit laatste kan een opdracht voor IZIT zijn. Versie: 28 april 2015 / PN 6

9 4. Werkgroepen en lijst met geïnterviewden Oorspronkelijke werkgroep Naam Organisatie Functie Suzan van Vliet Huisartsenkring Twente Huisarts Bennie Assink Izit Projectleider Jeroen Geerdink ZGT Informatie analist ZGT Pieter Schoenmakers Huisartsenkring Twente Huisarts Nel Nienhuis ZGT Bedrijfskundig manager zgt Engel-Dettmers ZGT Ziekenhuis apotheker Fons Aarents Apotheek Koop Stadsapotheker Niels Minderman MST Informatie manager Han Gorgels ZGT Hoofd stafdienst informatievoorziening Wyco de Vries namens Huisartsenkring Twente Projectleider Inhoudelijke (medische) werkgroep Naam Organisatie Functie Suzan van Vliet Huisartsenkring Twente huisarts Pieter Schoenmakers Huisartsenkring Twente huisarts Elske Engel-Dettmers ZGT Ziekenhuis apotheker Loes Reichman ZGT neuroloog Ina Kuper MST reumatoloog Hadewig Colen MST Ziekenhuis apotheker Fons Aarents Apotheek Koop Stadsapotheker Rikie Elling Apotheek Twekkelerveld Enschede Stadsapotheker Wyco de Vries namens huisartsenkring Twente Projectleider Peter Nijhof ROSET Procesbegeleider 1 e Ontwerp Rich-picture Naam Organisatie Functie Kirsten Movig Apotheek Dana apotheker 1e lijn Jeanet Maurits ZGT apotheek unithoofd apotheek ZGT Evert van der Wel huisarts Versie: 28 april 2015 / PN 7

10 Lijst met geïnterviewden Naam Organisatie Functie Suzan van Vliet en Huisartsenkring Twente Huisarts Pieter Schoenmakers Elske Engel-Dettmers ZGT Ziekenhuis apotheker en en Loes Reichman neuroloog Ina Kuper en Hadewig MST Reumatoloog en ziekenhuis Colen apotheker Fons Aarents, Rikie Openbare apothekers Apotheker Elling en Jan Trooster Rikie Elling Apotheek Twekkelerveld Apotheker Enschede Janke Snel CHP Almelo/ lid Taskforce LSP Directeur Jacqueline Noltes HDT Oost en HAP Hengelo/ lid Directeur Taskforce LSP Joris van Grafhorst Huisarts Haaksbergen / lid Huisarts Taskforce LSP Leo Essink IT-specialist / ondernemer Topicus Anita Derks ZGT Cardioloog Versie: 28 april 2015 / PN 8