VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN

Transcriptie

1 3.920.BSD/MID/CIM VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN Vastgesteld bij collegebesluit van 11 mei 2010, nr. 6d. Datum bekendmaking: 27 mei Datum inwerkingtreding: 28 mei Gemeenteblad REGLEMENT

2 Verantwoording Vervanging Opsteller: Werkgroep beleid DIV Versie: 5 Datum: December 2009

3 Inhoudsopgave 1. INLEIDING 5 2. INRICHTING VAN HET VERVANGINGSPROCES Selectie van te scannen documenten Voorbereiding documenten voor het scannen Digitaliseringsproces Registratie Opname in het DMS/RMA Kwaliteitscontrole Vernietiging van gescande en archiefbescheiden Herijking TECHNISCHE INRICHTING Kwaliteitseisen t.a.v. de scanvoorziening Documentatie met betrekking tot het gebruikte bestandsformaat Kwaliteit van de reproducties 13 Bijlage I Overzicht van werkprocessen met te vervangen archiefbescheiden 15 Bijlage II Overzicht van de verplichte metadata voor elk document 16 Bijlage III Specifieke beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden per werkproces 20

4 5 1. Inleiding Met de aanschaf en implementatie van het documentbeheersysteem Hummingbird heeft de gemeente Groningen gekozen voor modern documentbeheer en een digitaal archief. Door het digitaliseren van werkprocessen verloopt het werk van de medewerkers steeds meer digitaal, waarbij documentbeheer en werkprocessen worden geïntegreerd. Om digitaal werken en digitaal documentbeheer mogelijk te maken, worden alle en archiefbescheiden die tijdens een gedigitaliseerd werkproces een rol spelen, digitaal gemaakt door ze te scannen. In de praktijk gaat het daarbij vooral om inkomende post. De archiefwet staat vervanging van archiefbescheiden toe: en archiefbescheiden worden gescand en vervolgens vernietigd. De gescande documenten worden daarna als het authentieke origineel beschouwd. Daarbij moet wel aan een aantal kwaliteitseisen worden voldaan. Op basis van de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Groningen 2009, heeft het college van B&W van de gemeente Groningen op 17 juni 2008 (BD ) besloten dat daar waar vervanging van archiefbescheiden aan de orde is (in alle digitaliseringsprojecten of bij specifieke wensen van diensten), de volgende afspraken gelden. Bij het vervangen van documenten die voor permanente bewaring in aanmerking komen, moet een machtiging tot vervanging aangevraagd worden bij Gedeputeerde Staten. Deze aanvraag dient te voldoen aan eisen die de Provinciale Archiefinspectie stelt. Hieronder valt het aanleveren van een Verantwoording Vervanging, die de voorgeschreven informatie bevat. Ook bij vervanging van archiefbescheiden die op termijn vernietigd kunnen worden, dient een Verantwoording Vervanging opgesteld te worden. Om het werk dat hieruit voor de diensten van de gemeente voortvloeit zo beperkt mogelijk te houden en tegelijkertijd de kwaliteit te waarborgen, is ervoor gekozen om de vervangingsprocedure en de daarbij behorende documenten zoveel mogelijk te standaardiseren. Deze standaard procedure en documenten zijn onderdeel van het Concern Handboek Informatiebeheer. De vervanging van de archiefbescheiden wordt door de gemeente Groningen gefaseerd ingevoerd. Deze fasering loopt parallel aan het digitaliseren van de werkprocessen. Het digitaliseren van de werkprocessen verloopt op zich ook weer gefaseerd in de tijd. De gemeente Groningen heeft voor deze aanpak in faseringen gekozen, om de hoeveelheid extra werk die het digitaliseren van werkprocessen met zich mee brengt, te spreiden in de tijd. Bovendien kunnen zo ervaringen die opgedaan zijn in eerdere digitaliseringsprojecten, gebruikt worden in latere digitaliseringsprojecten. Het onderliggend document is de Verantwoording Vervanging voor een aantal werkprocessen van de gemeente Groningen. In hoofdstuk 2 wordt de inrichting van het vervangingsproces beschreven. In hoofdstuk 3 wordt de technische inrichting beschreven. Een opsomming van de werkprocessen waar dit document betrekking op heeft met een algemene beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden, treft u aan in bijlage I. Bijlage II bevat de metadata die voor alle documenten van toepassing zijn. Bijlage III bevat de specifieke beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden per werkproces.

5 6 2. Inrichting van het vervangingsproces 2.1 Selectie van te scannen documenten Inkomende post Stap 1: openen van de post De post van de gemeente Groningen komt binnen op de adressen en de postbussen van de acht diensten of de daaronder ressorterende dienstonderdelen. In principe wordt alle post geopend, ook persoonlijke en vertrouwelijke post. Stap 2: beoordeling of documenten archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet zijn Na opening wordt een inhoudelijke analyse van de documenten gemaakt. Op basis van deze analyse wordt beoordeeld of de inhoud van het document betrekking heeft op de taakuitvoering van de gemeente. Valt deze beoordeling positief uit, dan zijn de betreffende documenten archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. De overige documenten zijn dat niet. Tijdens het project waarbij een werkproces wordt gedigitaliseerd, bepaalt de DIV-afdeling welke inkomende documenten die bij het proces een rol spelen, vervangen mogen worden. Het gaat dan om een beoordeling of het werkproces valt onder specifieke wetgeving die bepaalt dat het en document niet vernietigd mag worden. Deze documenten worden wel gescand, maar niet vernietigd, waardoor geen sprake is van vervanging. In bijlage III worden deze documenten dan ook niet opgenomen. In het vervolg van deze Verantwoording Vervanging wordt met documenten bedoeld archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet, die vervangen mogen worden. Stap 3: Beoordeling wel of niet scannen Aangezien de gemeente Groningen de digitalisering van de werkprocessen en daarmee ook het vervangen van archiefbescheiden gefaseerd invoert, zal een deel van de poststroom gescand moeten worden en een deel niet. Na het openen van de inkomende post en een beoordeling of de documenten archiefbescheiden zijn in de zin van de archiefwet, wordt een scheiding gemaakt. De inkomende documenten die behoren tot een werkproces dat nog niet gedigitaliseerd is, worden door de DIV-afdeling gescheiden van de documenten die behoren tot een werkproces dat al wel is gedigitaliseerd. De documenten die behoren tot een werkproces dat nog niet gedigitaliseerd is, volgen de normale procedure die geldt voor de en poststroom. De documenten die behoren tot een werkproces dat al wel is gedigitaliseerd, worden apart gehouden om te worden gescand Overige documenten Bij een gedigitaliseerd werkproces worden alle en documenten die een rol spelen, vervangen door digitale documenten. Dat geldt niet alleen voor inkomende post, maar ook voor alle overige en documenten. Tijdens het project waarbij een werkproces wordt gedigitaliseerd, bepaalt de DIV-afdeling samen met de proceseigenaar/-medewerkers welke overige documenten, naast de inkomende post, een rol spelen en dus vervangen moeten worden. Een voorbeeld zijn de uitgaande brieven. Zolang de gemeente geen beleid heeft met betrekking tot de digitale handtekening, worden uitgaande brieven die door de gemeente worden ondertekend met handtekening teruggescand. Zodra dit beleid ontwikkeld en door de daarvoor bevoegde gremia vastgesteld is, komt dit terugscannen van uitgaande brieven (mogelijk afhankelijk van het geformuleerde beleid) te vervallen.

6 2.2. Voorbereiding documenten voor het scannen 7 Ter voorbereiding van het scannen worden een aantal activiteiten uitgevoerd. Deze activiteiten worden hieronder beschreven. Materiële verzorging De te scannen documenten worden ontdaan van nietjes, paperclips, etc. Tevens wordt de staat van de documenten gecontroleerd: eventueel worden de documenten plat gemaakt. Sortering en keuze scannen in zwart/wit of kleur De documenten worden gesorteerd per werkproces. Bij het vervangen van documenten scant de gemeente Groningen alleen in zwart/wit of kleur. Scannen in kleur gebeurt alleen wanneer de kleur noodzakelijk is voor de interpretatie van de gegevens of wanneer de kleur bepalend is voor de intrinsieke waarde van het document (cultureel erfgoed). Grijswaarden worden hierbij gelijk gesteld aan kleur. Wanneer kleur niet noodzakelijk is, dan wordt altijd gescand in zwart/wit. Tijdens het project waarbij een werkproces wordt gedigitaliseerd, bepaalt de DIV-afdeling samen met de proceseigenaar/-medewerkers welke documenten in kleur gescand moeten worden en welke documenten in zwart/wit. Op grond van deze afspraken worden de documenten per werkproces onderverdeeld in documenten die gescand worden in zwart/wit en die gescand worden in kleur. Maken van scanbatches De DIV-afdeling maakt de scanbatches aan: de documenten (die al zijn gesorteerd per werkproces) worden daarbinnen geordend naar bijvoorbeeld soort, formaat (voor zover nodig, aangezien de scanner verschillende formaten door elkaar kan scannen), enkel-/dubbelzijdig scannen, documenttype en scannen in zwart/wit /kleur. Tussen de documenten worden scheidingsvellen aangebracht. 2.3 Digitaliseringsproces Het digitaliseren van de documenten vindt plaats door middel van scanning. De locatie van de scanvoorziening verschilt per dienst. De regie op het gebruik van de scanvoorziening ligt in alle gevallen bij de DIV-afdeling van de dienst. De scanbatches worden door de DIV-afdeling aangeleverd aan de medewerkers die de scanvoorziening bedienen. Deze medewerkers zorgen ervoor dat de scanbatches door het scanapparaat worden gevoerd, zodat het daadwerkelijke scannen plaatsvindt. Bij het scannen worden op elke pagina van elk document kenmerken geprint, waardoor ze gekenmerkt worden als zijnde gescand (Imprinter faciliteit). Na het scannen controleren de medewerkers van de scanvoorziening of het aantal scans overeenkomt met het aantal originelen. Indien dit niet het geval is, wordt de scanbatch gecontroleerd en de ontbrekende documenten alsnog gescand. Tijdens het scannen worden vlekken en lijnen die niet van belang zijn voor de interpretatie van het document, door middel van cropping automatisch weggelaten. Tijdens het project waarbij een werkproces wordt gedigitaliseerd, wordt bovendien image enhancing ingericht: het controleren of een document goed door het apparaat is gekomen en niet bv. scheef. Tijdens het scannen wordt image enhancing automatisch toegepast. De medewerkers van de scanvoorziening controleren steekproefsgewijs of de documenten goed gescand zijn en dus ook of cropping en image enhancing goed zijn uitgevoerd. Zie paragraaf 2.6 voor grootte, frequentie etc. van de steekproef. Hierna wordt het gescande document automatisch ter registratie doorgestuurd. De onmuteerbare opslag van het gedigitaliseerde document vindt plaats in het document-/recordmanagementsysteem van de gemeente Groningen (DMS/RMA). Het format waarin de bestanden worden opgeslagen wordt per werkproces aangegeven in bijlage III. Zie ook paragraaf 3.2. Het en document gaat in alle gevallen terug naar de DIV-afdeling.

7 8 2.4 Registratie Metadata De archivering van digitale documenten vindt plaats in het DMS/RMA. De afhandeling van het document vindt veelal plaats binnen het informatiesysteem dat het proces ondersteunt. Door middel van een koppeling vindt de uitwisseling plaats tussen het digitale archief en het processysteem. Dat betekent dat een deel van het registreren plaatsvindt in het DMS/RMA. Het gaat dan bijvoorbeeld om de metadata die belangrijk zijn voor het archief- en documentbeheer. En een deel van het registreren vindt plaats binnen het processysteem. Daarbij gaat het om metadata die belangrijk zijn voor het proces en de zaak waar het document een rol speelt. Welke deze metadata zijn, wordt per proces bepaald tijdens het digitaliseringsproject. De metadata die relevant zijn voor het digitale archief en het beheer van digitale dossiers, worden in het DMS/RMA opgeslagen. Voor zover deze relevante metadata in eerste instantie in het processysteem zijn geregistreerd, worden deze via de koppeling veelal automatisch getransporteerd naar het DMS/RMA. De metadata spelen een sleutelrol in de toegankelijkheid van de digitale archiefbescheiden. De gemeente Groningen maakt gebruik van een standaard generieke metadataset. Deze metadataset is gebaseerd op landelijke en internationale standaarden. Een deel van deze metadata is verplicht voor elk document. En een deel van de metadata is processpecifiek. Welke processpecifieke metadata voor een document moeten worden ingevuld, wordt bepaald door de DIV-afdeling en de proceseigenaar/- medewerker tijdens de digitalisering van het betreffende werkproces. Indien nodig, kan de standaard generieke metadataset aangevuld worden. De regie hierop is centraal belegd, zodat de ontwikkeling van de generieke en processpecifieke metadata op concernniveau en vanuit verschillende invalshoeken (informatiebeheer, techniek, processen) gestuurd wordt. De verplichte metadata zijn opgenomen in bijlage II. In bijlage III wordt per proces aangegeven welke metadata voor de documenten in dat proces aanvullend moeten worden ingevuld. Registratie De feitelijke registratie vindt deels plaats door de DIV-afdeling en deels door de behandelende afdeling. Deze taakverdeling wordt bepaald tijdens de digitalisering van het werkproces. Soms ook worden metadata automatisch geregistreerd, bijvoorbeeld op basis van het scheidingsvel of omdat het document een formulier met specifieke voorgedrukte kenmerken betreft. 2.5 Opname in het DMS/RMA De onmuteerbare opslag van gescande documenten vindt plaats in het digitale archief van de gemeente Groningen, het DMS/RMA. Deze onmuteerbare opslag vindt plaats direct na het scannen, bij opname van documenten in het DMS/RMA. Documenten vallen op het moment van opname onder het archiefregime van de gemeente Groningen. Archiefbeheer op documenten wordt per zaak geregeld door alle documenten van een zaak te koppelen aan een relevante dossiermap met bijbehorende wettelijke grondslag / bewaartermijn in de recordmanagement module van het DMS/RMA. Het koppelen van documenten kan zowel automatisch als handmatig plaatsvinden. Automatisch koppelen wordt toegepast bij standaardprocessen waarbij op basis van de uitkomst van zaken vooraf regels te definiëren zijn voor de specifieke bewaartermijnen. Handmatig koppelen wordt toegepast in die gevallen waarbij niet vooraf de context, uitkomst en dus de archivering bepaald kan worden (niet standaardprocessen). Op basis van de aard en uitkomst van de zaak worden documenten behorende bij één zaak na afhandeling door de DIV-medewerker handmatig aan de juiste dossiermap in de recordmanagement module van het DMS/RMA toegevoegd. Tijdens de digitalisering van een werkproces wordt bepaald of documenten automatisch danwel handmatig zullen worden gekoppeld.

8 9 2.6 Kwaliteitscontrole De DIV-afdelingen van de diensten voeren steekproefsgewijs een aantal controles uit om de kwaliteit van de vervangingen te checken. Daarnaast worden tijdens het vervangingsproces een aantal kwaliteitscontroles uitgevoerd, die in eerdere paragrafen beschreven zijn. Teneinde een compleet overzicht van de kwaliteitscontrole te hebben, wordt hieronder een overzicht gegeven van alle controles die worden uitgevoerd. Daarbij wordt verwezen (indien van toepassing) naar de paragraaf waar de kwaliteitscontrole meer uitvoerig wordt beschreven Juistheid en volledigheid In paragraaf 2.3 zijn een aantal kwaliteitscontroles beschreven, die betrekking hebben op de juistheid en de volledigheid van de vervangingen. Daarnaast wordt door de medewerkers van de DIVafdelingen steekproefsgewijs controles uitgevoerd. Daarbij wordt o.a. gelet op de volgende zaken: het juiste aantal vellen (gebruik van de Imprinter faciliteit); is het beeld van het document correct; zijn alle documenten van een scanbatch gescand; zijn de documenten volledig gescand; is geen relevante informatie verdwenen (missen geen delen van een pagina, bij zwart/wit: mist er geen informatie doordat kleur toch relevant is, etc.) Leesbaarheid Door de medewerkers van de DIV-afdeling wordt steekproefsgewijs gecontroleerd of de gescande documenten goed te lezen zijn. Daarbij wordt o.a. gelet op de volgende zaken: is de kleinste tekst leesbaar (zie ook paragraaf 3.3) is het kleinste betekenisvolle detail zichtbaar; is de tekst voldoende te onderscheiden van de achtergrond; is de afbeelding niet te licht of te donker Terugvindbaarheid en kwaliteit van de metadata Door de medewerkers van de DIV-afdeling wordt steekproefsgewijs gecontroleerd of: alle metadata zijn ingevuld; aan de hand van de vastgestelde metadata een document (snel) terug te vinden is Inrichting control De wijze waarop de control wordt ingericht is afhankelijk van de aard en de omvang van het werkproces. De frequentie en intensiteit van de control moeten afgestemd zijn op de specifieke risico s en belangen van het werkproces. Om deze reden worden in dit document geen generieke afspraken gemaakt over de grootte, frequentie en uitkomsten van steekproeven: hiervoor is maatwerk per werkproces nodig. Bovendien heeft de control niet alleen betrekking op de vervanging van documenten, maar op het documentbeheer binnen het gehele digitale werkproces. Voor het uitoefenen van control gelden de volgende minimale eisen: 1. voor elk digitaal werkproces maken DIV en de proceseigenaar op basis van een risicoanalyse afspraken over de inrichting van de control. Deze afspraken worden vastgelegd in een controlplan. Het maken van een controlplan vormt een onderdeel van digitaliseringsprojecten en is als standaardfase opgenomen in het format-projectplan digitaal werken.

9 10 Het controlplan bevat ten minste de volgende onderwerpen: o Risicoanalyse o Onderwerpen van control o Taakverdeling en verantwoordelijkheden control o Frequentie control o Omvang steekproef o Normering /toegestaan foutenpercentage (wanneer is iets goed, voldoende of onvoldoende) o Afspraken over toegang voor DIV tot de procesapplicatie (indien van toepassing) o Wijze van rapporteren 2. de dienst stuurt een exemplaar van het controlplan naar CIM. 3. indien uit de steekproeven blijkt dat een werkproces de vastgestelde norm niet haalt, wordt de controlfrequentie geïntensiveerd. 4. geconstateerde fouten worden altijd hersteld. 2.7 Vernietiging van gescande en archiefbescheiden Na het scannen gaan de en originelen in alle gevallen terug naar de DIV-afdeling. Indien het en document valt onder specifieke wetgeving die bepaalt dat het niet vernietigd mag worden (zie paragraaf 2.1), dan draagt de DIV-afdeling zorg voor de archivering ervan in het en archief volgens de regels en werkinstructies voor het archiveren van en documenten. Er is dan geen sprake van vervanging. Dit geldt ook wanneer tijdens het project waarbij een werkproces gedigitaliseerd is, vastgesteld is dat het document waarde heeft voor het culturele erfgoed of van belang is voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Wanneer binnen een werkproces op grond van het voorgaande zowel analoge als digitale documenten een rol spelen, moet voor dat werkproces bekeken worden hoe de koppeling tussen de digitale en analoge documenten het beste kan plaatsvinden. Dit wordt vastgelegd in het Structuurplan Informatiebeheer van de betreffende dienst. Meestal zal het document echter wel vervangen mogen worden. Dan gelden de volgende afspraken. Nadat documenten gedigitaliseerd zijn, worden zij in eerste instantie nog enige tijd bewaard, de controletermijn. Mocht gedurende deze controletermijn, tijdens kwaliteitscontroles of tijdens de behandeling van de documenten op een afdeling, blijken dat een gescand document toch niet goed leesbaar of onvolledig is, dan kan teruggevallen worden op het en document en kan het opnieuw gescand worden. Ook kan blijken dat een document onterecht is gescand, bijvoorbeeld omdat het blijkt te horen bij een werkproces dat nog niet is gedigitaliseerd. In dat geval moet het en document weer teruggehaald kunnen worden en als en origineel, volgens de procedures die gelden voor de en poststroom, alsnog de organisatie ingestuurd worden. De standaard controletermijn is 3 maanden. De proceseigenaar kan verzoeken om het en origineel langer te bewaren, maar maximaal 1 jaar. Indien bij een werkproces wordt afgeweken van de standaard controletermijn, dan wordt dit vermeld in bijlage III. Nadat de controletermijn is verstreken kan overgegaan worden tot daadwerkelijk fysiek vernietigen van de documenten. Deze vernietiging vindt minimaal eenmaal per jaar plaats, maar het kan ook vaker plaatsvinden. Hiertoe worden de documenten afgevoerd door een erkend archiefvernietigingsbedrijf, waar de feitelijke vernietiging plaatsvindt. Nadat de fysieke vernietiging heeft plaatsgevonden wordt een Verklaring van Vervanging opgesteld.

10 Herijking Wanneer zich een verandering voordoet in de wetgeving met betrekking tot een gedigitaliseerd werkproces, dan wordt bekeken of die verandering van invloed is op de Verantwoording Vervanging. Is dat het geval, dan wordt de Verantwoording Vervanging opnieuw opgesteld en volgens de geldende procedure voorgelegd aan het college van B&W. Dit gebreurt ook wanneer zich andere veranderingen voordoen die van invloed zijn op het vervangen van archiefbescheiden (bv. veranderingen in de technische omgeving). Daarnaast vindt eenmaal per jaar een systematische controle plaats voor alle werkprocessen die zijn gedigitaliseerd. Daarbij wordt gekeken of er iets is veranderd in het scannen van de documenten, de omgeving, de wetgevingetc. Indien dit het geval is, dan wordt de Verantwoording Vervanging voor dat werkproces aangepast en opnieuw voorgelegd aan het college van B&W, conform de actuele situatie.

11 12 3. Technische inrichting 3.1 Kwaliteitseisen t.a.v. de scanvoorziening De scanvoorzieningen van de gemeente Groningen bestaan uit apparatuur en software. De apparatuur voldoet aan de volgende eisen: Criterium Waarde criterium Maximaal formaat De scanner kan de volgende formaten bulksgewijs document scannen: A5, A4 en A3 formaat Kleuren De scanner kan bulksgewijs zwart-wit, grayscale en kleuren scannen Simplex / duplex / scanzijde De scanner kan bulksgewijs enkelzijdig en dubbelzijdig scannen. Daarbij moet voor- en achterkant gelijktijdig gescand kunnen worden Snelheid zwart-wit 70 ppm Snelheid kleur 50 ppm Feedercapaciteit De feedercapaciteit moet scanbatches van 500 vel aankunnen Dagelijkse scancapaciteit Voorlopige schatting: 5000 Scanresolutie 300 dpi Imprinter De scanner moet Imprinter-mogelijkheden bieden. Het betreft het printen van kenmerken op het document waardoor ze gekenmerkt worden als zijnde gescand. De scansoftware is generieke software. Aan de scanvoorziening als geheel (hardware + software) worden de volgende eisen gesteld: De scanvoorziening biedt of ondersteunt mogelijkheden op het gebied van Image enhancing. Hieronder wordt verstaan de mogelijkheden om onregelmatigheden in het beeld van de gescande documenten op te sporen en te corrigeren, bijvoorbeeld wanneer het document scheef op het beeldscherm wordt afgebeeld. De scanvoorziening biedt of ondersteunt mogelijkheden op het gebied van meerdere bestandsformaten en compressietechnieken. In elk geval dienen de bestandformats PDF en Tiff te worden ondersteund. De scanvoorziening kan, naast de standaard meegeleverde scansoftware, ook met generieke scansoftware werken. Naast de scan moet bepaalde informatie op het document (bijvoorbeeld adresgegevens) en bepaalde vast mee te geven waarden (registratiekenmerken) rechtstreeks kunnen worden geïmporteerd in de registratieschermen van het DMS/RMA. Indien de documenten een ander formaat hebben dan de scanner kan verwerken, dan wordt gebruik gemaakt van een speciale scanvoorziening. In dat geval wordt dat vermeld in bijlage III, waarbij beschreven wordt aan welke specificaties die speciale scanvoorziening voldoet. 3.2 Documentatie met betrekking tot het gebruikte bestandsformaat Het omzettingsproces naar een digitaal bestand wordt automatisch uitgevoerd door de scanvoorziening. Soms wordt compressie toegepast. Het format waarin de bestanden worden opgeslagen (ook wanneer compressie wordt toegepast) voldoet aan de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. Het format waarin de bestanden worden opgeslagen en of compressie wordt toegepast, wordt per werkproces aangegeven in bijlage III.

12 Kwaliteit van de reproducties De gemeente Groningen hanteert een aantal standaarden met betrekking tot de kwaliteit van de vervangende, digitale documenten. Deze standaarden zijn gebaseerd op de eisen die door de Provinciale Archiefinspectie worden gesteld in hun Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Groningen In deze beleidsregel wordt de kwaliteit van de reproducties berekend met behulp van de Kwaliteitsindex QI (QI = Quality Index). Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen gedrukte teksten en afbeeldingen etc. In de standaarden van de gemeente Groningen wordt ook nog onderscheid gemaakt tussen te vernietigen en permanent te bewaren archiefbescheiden Gedrukte tekstdocumenten die op termijn te vernietigen zijn Te vernietigen tekstdocumenten waarvan de lettergrootte van de kleinste letter minimaal 8 punts is, worden gescand met een resolutie van 300 dpi. Aangezien de gemeente Groningen uitsluitend scant in zwart/wit of kleur, kan voor de bepaling van de QI gebruikt gemaakt worden van de volgende formules van de Provinciale Archiefinspectie: QI = dpi 0,039 h (bij zwart/wit) QI = dpi 0,039 h (bij kleur) 3 2 Hierin is h de hoogte van de kleinste letter e van de onderkast van het originele document in mm en dpi is de resolutie. Uitgaande van een minimale waarde van 1,3 voor h en van de waarde 300 voor dpi, geldt: QI = 5,07 voor zwart/wit en QI = 7,6 voor kleur Overige tekstdocumenten en afbeeldingen Voor permanent te bewaren documenten, voor te vernietigen tekstdocumenten waarvan de lettergrootte van de kleinste letter kleiner is dan 8 punts, en voor afbeeldingen wordt per documenttype bepaald met welke resolutie wordt gescand, maar deze is altijd minimaal 300 dpi. Het bepalen met welke resolutie wordt gescand gebeurt in principe eenmalig, op moment dat het betreffende werkproces wordt gedigitaliseerd. Aangezien de gemeente Groningen ook deze archiefbescheiden uitsluitend scant in zwart/wit of kleur, worden voor de bepaling of we voldoen aan de kwaliteitseisen van de Provinciale Archiefinspectie, de volgende formules van de Provinciale Archiefinspectie gehanteerd: Voor gedrukte teksten: QI = dpi 0,039 h (bij zwart/wit) en QI = dpi 0,039 h (bij kleur) 3 2 (waarbij h de hoogte van de kleinste letter e van de onderkast van het originele document in mm is en dpi de resolutie) De resolutie wordt zo gekozen dat QI 5. Voor afbeeldingen: QI = dpi 0,039 w (bij zwart/wit) en QI = dpi 0,039 w (bij kleur) 1,5

13 14 (waarbij w de breedte van het kleinste detail dat zichtbaar moet zijn in de reproduktie in mm is en dpi de resolutie) De resolutie wordt zo gekozen dat QI 1,5. In bijlage III wordt per proces, voor de documenten als hierboven beschreven in de aanhef van deze paragraaf, aangegeven met welke resolutie wordt gescand en wat de QI is

14 15 BIJLAGE I Overzicht van werkprocessen met te vervangen archiefbescheiden Deze Verantwoording Vervanging heeft betrekking op de volgende werkprocessen van de gemeente Groningen: - Evenementenvergunning voor kleine evenementen - Schuldregeling - Verwerking maandverklaringen - Afhandeling inkoopfacturen - Afhandelen subsidieaanvragen voor Basisamateurkunst, Sportstimulering en Sportevenementen 2e en 3e categorie - Afhandeling verkoopfacturen Algemene informatie van de te vervangen archiefbescheiden Soort documenten: Structuur: Periode: Samenhang: De documenten waarop de vervanging betrekking heeft, zijn per proces beschreven in bijlage III. De dossiers worden geordend op basis van het ordeningsplan van het digitale archief van de gemeente Groningen. De structuur van de archiefbescheiden vindt voorts zijn weerslag in de metadata. Basis voor deze metadata is de generieke metadataset van de gemeente Groningen. Een aantal van deze metadata is verplicht voor alle documenten. Deze zijn opgenomen in bijlage II. Daarnaast zijn er metadata, waarvan per proces bekeken wordt of ze opgenomen moeten worden. Deze processpecifieke metadata zijn per proces beschreven in bijlage III. De periode waarin de te vervangen archiefbescheiden zijn ontvangen of opgemaakt, start op de datum zoals per werkproces vermeld in bijlage III en is doorlopend. De digitale documenten worden volgens het ordeningsplan geplaatst in het digitale archief. Op basis van gemeenschappelijke kenmerken kunnen documenten die bij elkaar horen, opgevraagd worden.

15 16 Overzicht van de verplichte metadata voor elk document BIJLAGE II Cluster generiek Veld Omschrijving van het Coderingsschema 1 Waarde Gebruik HB Gebruik Web documentnummer Registratienummer Hummingbird. verplicht optioneel bronbestand Eenduidige verwijzing naar de overheidsbron binnen een bepaalde context. Maakt het de burger mogelijk een specifieke overheidsbron of een speficieke versie van een document te vinden, of te relateren aan de beschrijving van de metadata. Best practice voor webpublicaties is om hier de URL naar de bron op te nemen. SE HB is bron waarnaar verwezen wordt verplicht duplicaat formuliernaam O/U/I Waarde van dit is gelijk aan het registratiescherm waarmee een document wordt opgenomen. Dit is voor de gebruiker onzichtbaar op het registatiescherm en wordt automatisch gevuld bij registratie van het document. Op het zoekscherm is dit wel zichtbaar onder het label Kies een waarde om alleen op digitale documenten te zoeken. Bij bv vergunningdocumenten is het zelfs mogelijk om alleen digitale vergunningdocumenten te zoeken. Waarde van dit geeft aan of het een Ontvangen, een Uitgaand of een Intern document betreft. VE verplicht nvt VE verplicht optioneel datum registratie SE: DCTERMS.W3CDTF (jjjj-mm-dd) bewerkt op SE: DCTERMS.W3CDTF isversionof Is een versie van. Het beschreven document is een versie-editie of aanpassing van het verwijsdocument. Een wijziging in versie geeft een significante wijziging van de inhoud aan, niet slechts een verschil in (jjjj-mm-dd) verplicht stnd HB funct. / verplicht stnd HB funct. / verplicht 2 ongebrui kt optioneel ongebrui kt 1 VT=vrije tekst / SE=syntax encoding scheme (vaste schrijfwijze, geen vaste waarden) / VE=vocabulary encoding scheme (vaste lijst van mogelijke waarden) ; zie ook (bij thema s en projecten) en 2 NB.: Versiebeheer wordt standaard in Hummingbird geregeld, maar wordt vermeld op tabblad bij een documentregistratie en wordt derhalve niet opgenomen op registratieprofiel

16 17 Cluster generiek formaat. Nb. Omvat tevens vertalingen van documenten. Maakt het de burger mogelijk overheidsbronnen te vinden die aan elkaar gerelateerd zijn. hasversion Het beschreven document heeft een versie-editie of aanpassing: het verwijsdocument. Maakt het de burger mogelijk overheidsbronnen te vinden die aan elkaar gerelateerd zijn. stnd HB funct. / verplicht 3 ongebrui kt geregistreerd door Login-id van registrerende medewerker alleen lezen op SE: DCTERMS.W3CDTF (jjjj-mm-dd) Verplicht stnd HB funct. / verplicht nvt nvt Cluster onderwerp Veld Omschrijving van het Coderingsschema 1 Waarde Gebruik HB Gebruik Web memo VT verplicht optioneel informatietype Geeft aan tot welke soort overheidsinformatie de bron behoort. VE: OVERHEID.informatiety pe verplicht verplicht Hummingbird documenttype Groepeert dezelfde soort documenten (bv klachten) VE verplicht optioneel 3 NB.: Versiebeheer wordt standaard in Hummingbird geregeld, maar wordt vermeld op tabblad bij een documentregistratie en wordt derhalve niet opgenomen op registratieprofiel

17 18 Cluster Oorsprong Veld Omschrijving van het Coderingsschema 1 Waarde Gebruik HB Gebruik Web type overheidsorganisati e Type organisatie dat verantwoordelijk is voor creatie van de inhoud van de overheidsbron. De waarde van dit element blijft normaliter gelijk voor alle documenten op de website van een organisatie. Alleen als een website documenten toont die onder de verantwoordelijkheid van een andere overheidsorganisatie gemaakt zijn, kan de waarde veranderen. Dit is bijvoorbeeld aan de orde bij een kenniscentrum dat documenten publiceert op de website die door andere overheidsorganisaties gemaakt zijn. Het is ook aan de orde als een gemeente op haar website documenten publiceert die door een ministerie zijn geschreven. VE Waarde = gemeente verplicht verplicht organisatorische eenheid Naam van de dienst van de gemeente Groningen. verplicht nvt verantw. Afdeling Naam van de afdeling uit Hummingbird. verplicht nvt Cluster Vorm Veld Omschrijving van het Coderingsschema 1 Waarde Gebruik HB Gebruik Web bestandsformaat VE: DCTERMS.IMT verplicht verplicht taal VE: DCTERMS.RFC3066 stnd waarde = NL verplicht verplicht indien van toepassing

18 19 Cluster RM dossier Veld Omschrijving van het Coderingsschema 1 Waarde Gebruik HB Gebruik Web gearchiveerd op SE: DCTERMS.W3CDTF (jjjj-mm-dd) stnd HB funct. / verplicht nvt gearchiveerd door Stnd HB funct. / verplicht nvt

19 20 BIJLAGE III Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden van de processen: 1. Evenementenvergunning voor kleine evenementen 2. Schuldregeling 3. Verwerken maandverklaringen 4. Afhandeling inkoopfacturen 5. Afhandelen subsidieaanvragen voor Basisamateurkunst, Sportstimulering en Sportevenementen 2e en 3e categorie 6. Afhandeling verkoopfacturen

20 21 WERKPROCES: Evenementenvergunning voor kleine evenementen Het behandelen van aanvragen voor vergunningen voor kleine evenementen. Dienst: MD (directiebesluit MD ) Periode: Vanaf 18 februari 2008 Archiefbescheiden: De volgende archiefbescheiden worden tijdens het proces ontvangen of opgemaakt. De en archiefbescheiden worden vervangen door digitale archiefbescheiden. Archiefstuk Soort Rol van het document in het werkproces Aanvraag evenementenvergunning Bijlagen Oa locatietekeningen, plattegronden, programma s Bewijs van ontvangst Bewijs van ontvangst met verzoek om aanvullende informatie omdat aanvraag incompleet is Beschikking aanvraag niet-ontvankelijk te laat ingediend of incompleet Inkomend Inkomend Uitgaand Uitgaand Uitgaand De aanvrager dient een en aanvraag in voor een evenementenvergunning met bijlagen. Idem De aanvrager krijgt een ontvangstbevestiging. De aanvrager wordt verzocht de ontbrekende gegevens op te sturen. De aanvrager wordt op de hoogte gesteld dat de aanvraag niet ontvankelijk is. Adviesvraag coördinatoren Advies coördinatoren Uitgaand digitaal via mail Inkomend Afhankelijk van de evenementenaanvraag dient bekeken te worden welke dienst(en) (coördinator) moet(en) adviseren Het advies van de coördinator. Advies coördinatoren Begeleidingsbrief plus vergunning plus bijlagen Inkomend digitaal Uitgaand Idem De evenementenaanvraag wordt toegekend en middels dezelfde beschikking vastgesteld.

21 22 Advies jurist bij Weigering Inkomend Motivatie jurist; voeren van verweer in beroep- en bezwaarsituaties. Begeleidingsbrief plus motivatie Uitgaand De evenementenaanvraag wordt geweigerd en middels dezelfde beschikking vastgesteld. Waardering van de archiefbescheiden Conform de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 komen bovenstaande archiefbescheiden niet voor permanente bewaring in aanmerking. Bijzonderheden scannen: Alle documenten worden dubbelzijdig gescand in kleur, in 300 dpi. De QI voor tekst in kleur gescand is 9; de QI voor afbeeldingen in kleur gescand is 4 Bestandsformaat: PDF Compressietechniek: Zwartwit: scannen op 300 dpi, output zonder compressie Kleur: Scannen op 300 dpi, output 120 dpi JPEG Quality 70 Afwijking controletermijn (= periode tussen scannen en vernietiging, standaard 3 maanden): geen Waarde van de archiefbescheiden voor het culturele erfgoed: Elementen en kenmerken van belang voor cultureel erfgoed Is de uiterlijke vorm van belang voor kennis van de technologische ontwikkeling? Zijn de archiefbescheiden van esthetische of artistieke waarde? Bevatten de archiefbescheiden unieke of bijzondere kenmerken zoals zegels, watermerken etc? Zijn de archiefbescheiden zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent? Hebben de archiefbescheiden aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject? Bestaat er twijfel over de authenticiteit van de archiefbescheiden waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven? Zijn de archiefbescheiden van aanzienlijk belang vanwege de directe relatie met beroemde of historische belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen? Zijn de archiefbescheiden van belang voor de documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie? Oordeel

22 23 Zijn de archiefbescheiden van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren? Eindoordeel waarde voor het culturele erfgoed: De intrinsieke waarde van de bescheiden is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen verlies van het culturele erfgoed tot gevolg heeft. Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek: Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek Heeft vernietiging van de originelen gevolgen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek? Oordeel Eindoordeel belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek : De waarde van de bescheiden na afloop van de bewaartermijn is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen gevolgen heeft voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek.

23 24 Processpecifieke metadata Evenementenvergunning voor kleine evenementen Cluster generiek Naam van het Omschrijving van het Waarde Opmerking Datum (post-)stuk Datum uitgifte/verzending Termijnen Datum die de afzender op het poststuk heeft gezet Datum uitgifte geldt voor interne documenten. Datum verzending geldt voor uitgaande documenten Welke termijnen gelden in het proces? Datum Datum Cluster onderwerp Naam van het Omschrijving van het Waarde Opmerking Onderwerp Omschrijving van de inhoud van het document. Aanvraag EVM met bijlagen Aangevuld met naam, plaats en datum evenement EVM overig met bijlagen Aangevuld met definitieve getekende EVM vergunning naam, plaats en datum evenement BWT4all BWT4all BWT4all Ontvangstbevestiging Concept EVMvergunning BWT4all

24 25 Cluster onderwerp Naam van het Omschrijving van het Waarde Opmerking Begeleidende brief bij EVM-vergunning Toezending en verzoek aanvullende gegevens bij EVM aanvraag Bijlagen met adviezen van coordinatoren BWT4all BWT4all BWT4all Concept afwijzing EVM Getekende afwijzing EVM Productgroep Het proces waaruit de informatie komt. VG_EVG Vergunning Productnaam Type document Een onderverdeling van de productgroep in soorten producten/zaken. Aanduiding van het soort document binnen een product. VG_EVG evenementenvergunning VG-A aanvraag vergunning VG-G vergunning VG-H overig vergunning VG-E weigering vergunning

25 26 Cluster Oorsprong Naam van het Omschrijving van het Waarde Opmerking verantwoordelijk overheidsorgaan goedgekeurd door (bestuursorgaan) Overheidsorgaan met de eindverantwoordelijkheid voor het creëren van de inhoud van het document. Het bestuursorgaan dat een besluit tot vaststelling van de inhoud van de bron heeft genomen, bijvoorbeeld bij wetgeving of een vergunning Waarde is: Groningen of (indien van toepassing) Ten Boer college van burgemeester en wethouders Cluster RM dossier Naam van het Omschrijving van het Waarde Opmerking hoofdterm archief ordening in RM-module Hummingbird De hoofdterm bevat de naam van het proces. Vergunningverlening subterm archiefordening in RM-module Hummingbird De subterm bevat de naam van het product. Evenementenvergunning dossiernaam G/3-Verleende evenementenvergunnin g G/4-Geweigerde evenementenvergunnin g G/5-Evenementen; overig/verzamelmap. dossiermappen Dossiers zijn weer onderverdeeld in dossiermappen. Hiervoor worden altijd jaarmappen gebruikt etc.

26 27 Cluster Zaak / koppeling Naam van het Omschrijving van het Waarde Opmerking Naam Backoffice applicatie Zaaknummer backoffice applicatie Naam procesapplicatie Nummer dat koppeling moet vormen tussen Hummingbird en procesapplicatie. BWT4all Zaaknummer

27 28 WERKPROCES: Schuldregeling Het geven van financiële zorg aan personen die onder het bestaansminimum dreigen te geraken en het bieden van begeleiding naar financiële (zelf)redzaamheid in geval van schuldproblematiek. Subprocessen van de schuldregeling zijn schuldbemiddeling en periodieke hercontrole. Dienst: SOZAWE (directiebesluit SZ ) Periode: Vanaf Archiefbescheiden: De volgende archiefbescheiden worden tijdens het proces ontvangen of opgemaakt. De en archiefbescheiden worden vervangen door digitale archiefbescheiden. Archiefstuk Soort Rol van het document in het werkproces Aanvraagformulieren Inkomend De aanvrager dient een verzoek in om schulbemiddeling. Uitnodigingsbrieven, bewijzen van ontvangst, etc. Verzoeken Herinneringsbrieven Beschikkingen Overeenkomsten Brieven aan/van schuldeisers Bewijsstukken Uitgaand Uitgaand Uitgaand Uitgaand Uitgaand Inkomend / uitgaand Inkomend Bijvoorbeeld: de aanvrager krijgt een bevestiging van ontvangst van de aanvraag of een uitnodiging voor een gesprek. Bijvoorbeeld: een verzoek om ontbrekende gegevens op te sturen. Bijvoorbeeld: een herhaalde uitnodiging voor een gesprek. Bijvoorbeeld: een brief waarin wordt aangegeven dat de aanvraag in behandeling wordt genomen, wordt afgewezen of wordt beëindigd. Bijvoorbeeld: schuldregelingsovereenkomst. Bijvoorbeeld: verzoek tot opgave van de hoogte van de schuld of verzoek om accoord te gaan met een voorstel. Bijvoorbeeld ID-bewijs of bankafschriften. Waardering van de archiefbescheiden: Conform de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 komen bovenstaande archiefbescheiden niet voor permanente bewaring in aanmerking.

28 29 Bijzonderheden scannen: Bestandsformat: Compressietechniek: geen PDF De bestanden worden niet gecomprimeerd. Afwijking controletermijn (= periode tussen scannen en vernietiging, standaard 3 maanden): geen

29 30 Waarde van de archiefbescheiden voor het culturele erfgoed: Elementen en kenmerken van belang voor cultureel erfgoed Is de uiterlijke vorm van belang voor kennis van de technologische ontwikkeling? Zijn de archiefbescheiden van esthetische of artistieke waarde? Bevatten de archiefbescheiden unieke of bijzondere kenmerken zoals zegels, water-merken etc? Zijn de archiefbescheiden zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent? Hebben de archiefbescheiden aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject? Bestaat er twijfel over de authenticiteit van de archiefbescheiden waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven? Zijn de archiefbescheiden van aanzienlijk belang vanwege de directe relatie met beroemde of historische belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen? Zijn de archiefbescheiden van belang voor de documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie? Zijn de archiefbescheiden van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren? Oordeel Eindoordeel waarde voor het culturele erfgoed: De intrinsieke waarde van de bescheiden is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen verlies van het culturele erfgoed tot gevolg heeft. Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek: Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek Heeft vernietiging van de originelen gevolgen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek? Oordeel Eindoordeel belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek : De waarde van de bescheiden na afloop van de bewaartermijn is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen gevolgen heeft voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Processpecifieke metadata Schuldregeling

30 31 Cluster generiek Naam van het Omschrijving van het Waarde Opmerking Datum uitgifte/verzending Datum uitgifte geldt voor interne documenten. Datum verzending geldt voor uitgaande documenten Datum Cluster onderwerp Naam van het Onderwerp Omschrijving van het Waarde Opmerking Omschrijving van de inhoud van het document. Productgroep Productnaam Type document Hummingbird documenttype Het proces waaruit de informatie komt. Een onderverdeling van de productgroep in soorten producten/zaken. Aanduiding van het soort document binnen een product. Groepeert dezelfde soort documenten. Schuldhulpverlening Schuldregeling Aanvraag Algemeen Cliënt; vermogen Cliënt; vaste lasten / inkomsten Betaalplan Crediteuren Uitgaande document (OFS) Hercontrole Rechtbank SZ_Schuldhulpverlening

31 32 Cluster NAW Naam van het Omschrijving van het Waarde Opmerking bedrijfsnaam Bij uitgaande documenten: waarde komt uit Allegro Bij inkomende documenten: waarde op basis van registratie door DIV. achternaam idem voorletters idem tussenvoegsel idem geslacht idem correspondentieadres idem aanduiding idem huisnr. idem huisletter idem huisnr. Toevoeging idem postcode idem woonplaats idem landcode Standaard: nl adres Bij uitgaande documenten: waarde komt uit Allegro Bij inkomende documenten: waarde op basis van registratie door DIV.

32 33 Cluster Oorsprong Naam van het Omschrijving van het Waarde Opmerking verantwoordelijk overheidsorgaan auteur (medewerker Groningen) Overheidsorgaan met de eindverantwoordelijkheid voor het creëren van de inhoud van het document. Groningen Cluster RM dossier Naam van het Omschrijving van het Waarde Opmerking hoofdterm archief ordening in RM-module Hummingbird De hoofdterm bevat de naam van het proces. Schuldhulpverlening subterm archiefordening in RM-module Hummingbird De subterm bevat de naam van het product. Schuldregeling Afgewezen aanvragen schuldhulpverlening dossiernaam Schuldregeling/cliënten dossiers Afgewezen aanvragen schuldhulpverlening/afg ewezen aanvragen. dossiermappen Dossiers zijn weer onderverdeeld in dossiermappen. Hiervoor worden altijd jaarmappen gebruikt etc.

33 34 8. Cluster Zaak / koppeling Naam van het Omschrijving van het Waarde Opmerking Naam Backoffice applicatie Zaaknummer backoffice applicatie Naam procesapplicatie Nummer dat koppeling moet vormen tussen Hummingbird en procesapplicatie. Allegro Zaaknummer uit Allegro 9. Cluster Basisregistraties Naam van het Burger Service Nummer (BSN) 4 Omschrijving van het Waarde Opmerking BSN van cliënt 4 BSN / BIN en basisregistraties worden hier alvast benoemd; gebruik en functionaliteit (en daarmee benodigde en e.d.) moeten nog verder worden uitgewerkt, voordat ze in Hummingbird kunnen worden opgenomen.

34 35 WERKPROCES: De verwerking van maandverklaringen Dienst: SOZAWE (directiebesluit SZ ) Periode: Vanaf Archiefbescheiden: De volgende archiefbescheiden worden tijdens het proces ontvangen of opgemaakt. De en archiefbescheiden worden vervangen door digitale archiefbescheiden. Archiefstuk Soort Rol van het document in het werkproces Maandverklaring Bijlage Inkomend Inkomend Controleformulier t.b.v. het toekennnen van een bijstandsuitkering Bewijsstuk voor het verantwoorden van inkomsten die van invloed zijn op de hoogte van de uitkering Waardering van de archiefbescheiden Conform de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 komen bovenstaande archiefbescheiden niet voor permanente bewaring in aanmerking. Bijzonderheden scannen: Registratie en opslag, hoofdstuk 2.4 en 2.5: De registratie en archivering van de gescande documenten vindt plaats in het programma Odias. Kwaliteitseisen t.a.v. scanvoorziening, hoofdstuk 3.1: Afwijkende specificaties m.b.t. apparatuur en software. Criterium Waarde criterium Zwart-wit De scanner kan bulksgewijs alleen zwart-wit scannen. Simplex De scanner kan bulksgewijs alleen enkelzijdig scannen. Snelheid kleur n.v.t. Feedercapaciteit De feedercapaciteit kan scanbatches van 100 vel aan. Dagelijkse scancapaciteit Schatting: 3000 Imprinter Afwijking controletermijn (= periode tussen scannen en vernietiging, standaard 3 maanden): geen Bestandsformat: TIFF Compressietechniek: De bestanden worden niet gecomprimeerd. Waarde van de archiefbescheiden voor het culturele erfgoed: Elementen en kenmerken van belang voor cultureel erfgoed Oordeel

35 36 Is de uiterlijke vorm van belang voor kennis van de technologische ontwikkeling? Zijn de archiefbescheiden van esthetische of artistieke waarde? Bevatten de archiefbescheiden unieke of bijzondere kenmerken zoals zegels, watermerken etc? Zijn de archiefbescheiden zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent? Hebben de archiefbescheiden aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject? Bestaat er twijfel over de authenticiteit van de archiefbescheiden waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven? Zijn de archiefbescheiden van aanzienlijk belang vanwege de directe relatie met beroemde of historische belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen? Zijn de archiefbescheiden van belang voor de documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie? Zijn de archiefbescheiden van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren? Eindoordeel waarde voor het culturele erfgoed: De intrinsieke waarde van de bescheiden is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen verlies van het culturele erfgoed tot gevolg heeft. Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek: Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek Heeft vernietiging van de originelen gevolgen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek? Oordeel Eindoordeel belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek : De waarde van de bescheiden na afloop van de bewaartermijn is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen gevolgen heeft voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek.