INFORMATIEBEHEERDER (M/V)

Transcriptie

1 Het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie van de Vlaamse overheid werft aan via horizontale mobiliteit*: INFORMATIEBEHEERDER (M/V) Afdeling: Centraal Databeheer Graad: adjunct van de directeur (A1) Standplaats: Graaf de Ferrarisgebouw, Koning Albert II-laan 20, 1000 Brussel *Enkel personeelsleden van het DLNE kunnen deelnemen Vacaturenummer: FUNCTIECONTEXT Het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie (DLNE) staat in voor een integraal en geïntegreerd milieubeleid in Vlaanderen. Het is dan ook een brede entiteit die op vele milieuterreinen actief is. Beleidsplanning en -coördinatie, vergunningsverlening, handhaving, wetenschappelijk onderzoek, overleg, sensibilisering en educatie zijn enkele van de kernwoorden die in de werking sterk naar voren komen. Het departement bestaat uit een coördinerend secretariaat-generaal en twaalf afdelingen die zich elk afzonderlijk inzetten voor een specifiek aspect van de milieu- en natuurproblematiek. Je komt terecht binnen de afdeling Centraal Databeheer (ACD) van het departement LNE. Deze afdeling staat in voor de interne ICT-dienstverlening aan de overige afdelingen van het departement en via het MMIS-project ook aan de andere entiteiten van het beleidsdomein. De afdeling Centraal Databeheer is een jonge en kleine dynamische afdeling in volle expansie. Naast 20 interne personen, wordt er permanent beroep gedaan op een 20-tal externe medewerkers. Dit vooral voor de ontwikkeling van nieuwe toepassingen en het onderhoud van bestaande toepassingen. DOEL VAN DE FUNCTIE Je coördineert het document- en archiefbeheer binnen het Departement LNE en stuurt de informatiebeheerders binnen elke afdeling en dienst aan. Je bewaakt daarbij de samenhang met andere aspecten van organisatiebeheersing. Je waakt over de uitvoer van het beleid en ondersteunt het departement daarin. Je bent het eerste aanspreekpunt en je detecteert noden en knelpunten op het vlak van document- en archiefbeheer. Uiteraard help je mee om oplossingen uit te werken. Je zorgt voor een efficiënt documentbeheer binnen het departement door procedures op te stellen of bij te werken. Je stroomlijnt de informatiehuishouding en zorgt onder meer voor gecontroleerde archiefoverdrachten, zowel voor digitale als analoge documenten.

2 Je neemt een coördinerende rol op ten aanzien van de agentschappen van het beleidsdomein LNE. Je helpt hen bij de uitbouw van een archiefbeleid en zorgt voor optimale benutting van synergiën. Je vertegenwoordigt het beleidsdomein LNE, als beleidsdomeinarchivaris, in de Stuurgroep Strategisch Archief, waaraan alle andere beleidsdomeinen van de VO deelnemen. Je zorgt ervoor dat de behoeften van LNE worden meegenomen in de ontwikkeling van nieuwe beleidslijnen en instrumenten. Voorbeelden van taken die je zou uitvoeren of projecten waarin je de rol van coördinator of van inhoudelijk expert zou kunnen opnemen: - Opstellen van het archiefbeheersplan - actualiseren en in de praktijk toepassen van het archiefbeheersplan - bewaken van de correcte uitvoer van het beleid inzake toegangsrechten in het documentbeheersysteem van het departement - coördineren van het beheer van de archiefruimtes van het departement en de agentschappen van het beleidsdomein LNE. RESULTAATGEBIEDEN 1. KENNISPRODUCTIE Je staat in voor het pro-actief verzamelen, genereren en verwerken van informatie teneinde het beleid en de beleidsplannen inzake documentbeheer en archivering binnen LNE met kennis en data te ondersteunen en onderbouwen. Volgen van internationale trends op het vlak van documentbeheer en archivering, met focus op digitale duurzaamheid. Zelf uitvoeren van specifieke bevragingen m.b.t. de behoeften op het vlak van documentbeheer en archivering Contacten onderhouden met het werkveld Aansturen van externe studies Zelf kennis produceren door onderzoeken 2. BELEIDSPLANNEN Je verzorgt de voorbereiding, toelichting en bespreking van beleidsplannen inzake documentbeheer en archivering teneinde een visie, een plan van aanpak en bijbehorend instrumentarium voor te leggen Schrijven van ontwerpnota s t.a.v. het Directieraad van het departement of het Managementcomité van het beleidsdomein Deelnemen aan beleidsvergaderingen binnen LNE Bespreken met relevante actoren in het werkveld Plannen van de stappen in de implementatie

3 3. BELEIDSINDICATOREN Je organiseert de beleidsmonitoring en evaluatie inzake documentbeheer en archivering teneinde er zorg voor te dragen dat de juiste indicatoren op een kwaliteitsvolle wijze worden opgevolgd. Benoemen van de beleidsrelevante indicatoren Richtlijnen bepalen volgens welke monitoring dient te gebeuren Analyse van beschikbare of nog te ontwikkelen informatiebronnen 4. BETROKKENHEID EN DRAAGVLAK CREEREN Je betrekt relevante actoren bij de beleidsontwikkeling inzake documentbeheer en archivering en je toetst de voorstellen op regelmatige basis met hen af teneinde proactief behoeften te capteren en het draagvlak te vergroten. Aftoetsen van beleidsvoorstellen met de betrokkenen in het departement en bij de agentschappen Een netwerk onderhouden van betrokken actoren via de organisatie en opvolging van een Community of Practice m.b.t. documentbeheer en archivering Afstemmen met aanverwante vakgebieden, zeker deze van de eigen departement, maar ook ruimer. 5. INTERACTIE MET DE UITVOERING Je zet goede formele en informele contacten met beleidsuitvoering inzake documentbeheer en archivering op en je onderhoudt deze contacten teneinde (neven)effecten, opportuniteiten, of structurele knelpunten in de uitvoering te identificeren en te vertalen in bijsturing. Professioneel intern netwerk onderhouden van informatiebeheerders in het departement en de agentschappen Input vanuit werkveld capteren via de organisatie van (in)formele bevragingen Deelnemen aan of leiden van (piloot)projecten ter optimalisatie van het documentbeheer en de archivering binnen het departement en zo erover waken dat het beleid goed uitvoerbaar is Organiseren van halfjaarlijkse opruimdagen om archieven te schonen en archiefoverdrachten uit te voeren 6. COMMUNICATIE OVER BELEIDSBESLISSINGEN Je ondersteunt de communicatie over beleidsbeslissingen inzake documentbeheer en archivering teneinde duidelijkheid te creëren bij alle betrokkenen Terugkoppelen naar professioneel netwerk binnen de VO (bv. via de Stuurgroep Strategisch Archief) Terugkoppelen naar de relevante gebruikersgroepen

4 7. EVALUATIE EN BIJSTURING Je vergelijkt de effecten van het beleid inzake documentbeheer en archivering via de monitoring resultaten met de beleidsintenties, geplaatst in een voortdurend evoluerende omgeving teneinde voorstellen te kunnen doen voor bijsturing of wijziging in het beleid om de beleidsintenties te realiseren. Adviseren over bijsturing van het beleid Voorstellen doen voor beleidswijziging 8. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED/BELEIDSDOMEIN Je houdt actief je kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied bij en zorgt voor een uitwisseling ervan teneinde via integratie van de nieuwste evoluties de kwaliteit van de beleidsvoorbereiding continu te verbeteren. Voorbeelden van activiteiten : Contacten onderhouden met (inter)nationale netwerken Trends en ontwikkelingen opvolgen Interdisciplinaire kennis opbouwen 9. MILIEUBEWUST HANDELEN Consequent milieubewust handelen op de werkplek ten einde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van het Dept. LNE op het gebied van milieuzorg. Naleven van milieu- en veiligheidsregels: melden van lekken (water, olie, ) en van defecten aan installaties (koelkast, verlichting, verwarmings- en airconditioninginstallaties,...), melden als onderaannemers die werken uitvoeren (schilderen, wanden verplaatsen, ) hun afval niet verwijderen, vrijhouden van de gangen (geen kasten, ) zodat evacuatie bij brand veilig kan verlopen, Energie, water en grondstoffen spaarzaam gebruiken: sluiten van deuren, uitdoen van lichten en uitschakelen van elektrische apparaten (PC, scherm, printers, fax, copiermachines, koffiezet, ) bij het verlaten van de werkplek, vergaderzalen, archiefruimten ; geen radiatoren of convectoren bedekken; geen bijzetradiatoren en mobiele airco s gebruiken (dit is verboden tenzij speciaal toegestaan); waar mogelijk trap gebruiken i.p.v. de lift; het gebruik van (warm) water in keukentjes/sanitair beperken; het gebruik van papier beperken: geen overbodige kopies maken en zoveel mogelijk elektronische middelen gebruiken, recto-verso kopiëren en waar mogelijk geen omslagen gebruiken voor verzending van interne documenten; kantoormaterialen (mappen, ) hergebruiken alvorens nieuw aan te kopen; Milieuvriendelijk verplaatsen: bij verplaatsingen zoveel mogelijk het STOP-principe toepassen: eerst stappen (te voet), dan trappen (fietsen), openbaar vervoer en tenslotte kiezen voor (personen)wagen; waar mogelijk kiezen voor carpooling met collega s bij gebruik van (dienst)wagens; Correct sorteren van afval: vergaderzalen netjes achterlaten, correct sorteren van afval (papier, restafval, PMD, ) op de werkplek/keukentjes,

5 PROFIEL DEELNEMINGSVOORWAARDEN: Je bent momenteel in dienst als niveau A, adjunct van de directeur bij het departement LNE. DIPLOMA: Je bent in het bezit van een masterdiploma. Indien je over een van de volgende diploma s beschikt, is dit een pluspunt: Master na Master Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags Documentbeheer Informatie- en Bibliotheekwetenschap TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt inzicht in de actuele methodologie van document- en archiefbeheer Je bent vertrouwd met digitale archivering Je hebt functionele kennis van informatiebeheersystemen (zoals Enterprise Content Management (ECM)-systemen (met focus op Document en Records Management)) Je bent vertrouwd met projectmatig werken PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen III. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief me aan het verbeteren van de werking van de entiteit - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant een geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen.

6 - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is IV. Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten - Creëert structuren om de samenwerking met andere entiteiten te verbeteren - Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere entiteiten te verstevigen - Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de entiteit en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan - Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen entiteit overstijgen - Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen entiteit overstijgen - Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere entiteiten Betrouwbaarheid consequent en correct handelen = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Visie (conceptueel denken) = De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen II. Betrekt bredere (maatschappelijke, technische ) factoren bij zijn aanpak

7 - Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en het eigen beroep of domein - Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn - Denkt kritisch en zelfstandig - Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext of beleidscontext - Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden 360 -Inlevingsvermogen = Het vermogen om uitgesproken en onuitgesproken informatie op te pikken en adequaat daarop ten reageren ten aanzien van medewerkers, collega s, klanten, hiërarchie II. Reageert (via houding en handelen) adequaat op door anderen geuite gedachten, gevoelens, behoeften en verwachtingen - Communiceert begrip voor de gevoelens, de behoeften en de belangen van de andere - Toont begrip door het eigen non-verbale gedrag - Houdt bij beleidsvoorbereiding rekening met de standpunten van relevante actoren - Toont begrip voor de reacties van anderen in een bepaalde situatie - Gaat adequaat in op persoonlijke of emotionele boodschappen Initiatief = Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen III. Neemt initiatieven die aantonen dat hij anticipeert op gebeurtenissen (proactief) - Speelt spontaan in op kansen die zich aandienen - Anticipeert middels actie op diverse situaties - Neemt initiatief om te vernieuwen - Introduceert verbeteringen in werkaanpak en procedures Netwerken = Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of entiteit en deze aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen. II. Legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn - Brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor - Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden - Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang - Legt op regelmatige basis nieuwe contacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen - Gaat actief op zoek naar collega s uit andere afdelingen voor informatie, expertise - Legt contacten met andere afdelingen als de eigen opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact ) - Legt contacten met andere afdelingen om de slaagkansen van het eigen project te vergroten (samenwerking, steun)

8 Overtuigingskracht = Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen II. Overtuigt door inhoud én aanpak - Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand - Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen - Enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt - Brengt zijn argumenten scherp onder woorden - Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren HOE SOLLICITEREN? Om te solliciteren mail je je ingevuld standaard-sollicitatieformulier (te vinden op en motivatiebrief uiterlijk op zondag 9 februari 2014 naar sollicitaties@lne.vlaanderen.be. Vermeld als onderwerp van je mail sollicitatie informatiebeheerder ACD Jouw kandidatuur zal enkel in overweging worden genomen indien je ons alle vereiste documenten (standaard-sollicitatieformulier, motivatiebrief) tijdig bezorgt. SELECTIEPROCEDURE Deel 1: eerste selectie (kandidaat niet aanwezig) op basis van sollicitatieformulier en motivatiebrief op 13/02/2014 (onder voorbehoud) Deel 2: tweede selectie (kandidaat aanwezig) op basis van computergestuurde testen en een interview op vrijdag 21 februari 2014 (onder voorbehoud) ONS AANBOD Je wordt voltijds tewerkgesteld binnen het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie met behoud van je huidige graad A1 (adjunct van de directeur) en behoud van je huidig statuut (contractueel/statutair). De Vlaamse overheid is geëvolueerd naar een moderne en dynamische werkgever die zich onderscheidt door een combinatie van voordelen en troeven: Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft Gezinsvriendelijk: glijdende werktijden en occasioneel thuiswerk. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.

9 Aantrekkelijk salaris, maaltijdcheques, gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, gratis hospitalisatieverzekering, personeelsrestaurant. Op kun je een bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage. 35 dagen verlof, bovendien vrij tussen Kerst en Nieuwjaar De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Scholtis Luc ICT adviseur ACD 02/ Luc.scholtis@lne.vlaanderen.be - Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Kim Thiry, selectiedeskundige 02/