Zakelijke gedragscode en ethisch beleid

Transcriptie

1 Zakelijke gedragscode en ethisch beleid ZAKELIJKE GEDRAGSCODE EN ETHISCH BELEID 1. Introductie Amcor erkent zijn verantwoordelijkheden als wereldwijde producent van verpakkingsmaterialen en diensten, en zet zich in om een maatschappelijk verantwoorde onderneming te zijn, overeenkomstig de richtlijnen van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO). Amcor gelooft dat het niet alleen noodzakelijk is om te voldoen aan de nationale wetten in elk land waar het actief is, maar ook dat zijn bedrijfsvoering in overeenstemming moet zijn met internationaal geaccepteerde werkwijzen en procedures. Deze grondbeginselen, die door de directie en het hoger management van Amcor worden opgevolgd, zijn vastgelegd in Amcors waarden en samengevat in deze zakelijke gedragscode en het ethisch beleid. Amcor gelooft dat deze principes zich uitstrekken tot alle werknemers die namens Amcor producten of diensten produceren of leveren, of deze werknemers nu wel of niet in dienst zijn van Amcor. Amcor verwacht dat zijn aannemers, onderaannemers, belangrijkste leveranciers en vergunninghouders zich aan deze standaarden houden bij de productie of distributie van producten voor Amcor of wanneer ze diensten leveren aan Amcor. 2. Zakelijke integriteit 2.1 Eerlijkheid, integriteit en rechtvaardigheid Amcor erkent het belang van eerlijkheid, integriteit en rechtvaardigheid tijdens het uitvoeren van zijn werkzaamheden. 2.2 Compliance van wet- en regelgeving Alle Amcor-medewerkers en -groepsbedrijven moeten voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving in de landen waarin ze werkzaam zijn. Amcor Limited

2 2.3 Aandeelhouders en de financiële gemeenschap Amcor legt zich naast het vervullen van zijn verplichtingen als maatschappelijk verantwoorde onderneming toe op het verbeteren van de aandeelhouderswaarde. Amcor legt zich toe op een rechtvaardige, tijdige en accurate rapportage van gegevens, om ervoor te zorgen dat aandeelhouders volledig geïnformeerd worden met betrekking tot de werkelijke financiële positie en prestaties van de Amcor Groep. 2.4 Handel met voorkennis Amcor heeft een handelen in aandelen-beleid voor medewerkers, waarin de wet die handel met voorkennis verbiedt, wordt uitgelegd. Dit beleid verbiedt directeuren, medewerkers en bepaalde partners te handelen in aandelen tijdens specifieke blackoutperioden. 2.4 Belangenverstrengeling Amcor verbiedt directeuren of medewerkers van de groep informatie of bronnen van de groep te gebruiken voor persoonlijk gewin of concurrentie tegen de groep. Materiële belangenverstrengeling, zoals een materieel belang in het bedrijf van een klant of een leverancier, moet worden voorkomen. Indien dergelijke belangenverstrengeling zich voordoet, dient deze volledig gerapporteerd te worden middels het proces dat is beschreven in Amcors gedelegeerde autoriteit-beleid. De persoon of personen waarop de belangenverstrengeling van toepassing is mag/mogen niet deelnemen aan een beslissingsproces dat gerelateerd is aan zaken die de verstrengeling veroorzaakten. 2.5 Politieke activiteiten Amcor-bedrijven mogen hun standpunten overbrengen aan regeringen en andere derden met betrekking tot kwesties die hun zakelijke belangen en die van hun aandeelhouders, medewerkers en andere zakelijke betrokkenen beïnvloeden. Amcor-bedrijven mogen zonder voorafgaande toestemming van de Amcor-directie niet deelnemen aan partijpolitiek of betalingen doen aan politieke partijen. In geen geval zal Amcor (of een medewerker, functionaris, directeur of agent van Amcor), met als doel het bedrijf te ondersteunen bij het verkrijgen of behouden van activiteiten voor of met, of Pagina 2/13

3 leiden van activiteiten naar een persoon, een betaling verrichten aan een politieke partij of functionaris van die partij of kandidaat voor een publieke functie om: een handeling of beslissing van die partij, functionaris of kandidaat te beïnvloeden die ambtshalve wordt gemaakt; die partij, functionaris of kandidaat te bewegen tot het doen of het nalaten van een handeling die in strijd is met zijn of haar wettelijke plicht; te zorgen voor een oneigenlijk voordeel; of die partij, functionaris of kandidaat te bewegen tot het gebruiken van zijn of haar invloed binnen een regering of regeringsinstrument om een handeling of beslissing van een dergelijke regering of instrumentaliteit te beïnvloeden. 2.6 Omkoping en corruptie Amcors anti-omkopings- en corruptiebeleid beschrijft Amcors beleid en procedures met betrekking tot omkoping en corruptie. Dit beleid is beschikbaar via Amcors website en Amcors medewerkers, vertegenwoordigers, leveranciers en aannemers dienen zichzelf op de hoogte te stellen van dit beleid. Amcor verbiedt omkoping en corruptie. In geen geval keurt Amcor een aanbod goed waarin er een onregelmatige betaling of betaling in natura wordt gedaan, gevraagd of ontvangen voor zakelijk gewin of beïnvloeding van een zakelijke beslissing ten voordele van Amcor of die de intentie heeft ervoor te zorgen dat een functie onjuist wordt uitgevoerd. Het aanbieden van steekpenningen, smeergeld, geheime provisies en vergelijkbare betalingen is ten strengste verboden. Bovendien kunnen ze Amcor en relevante medewerkers blootstellen aan strafrechtelijke vervolging en ernstige sancties onder de wetgeving van andere landen, alsmede die van het land in kwestie. Dit verbod geldt ook voor agenten en derden die in dienst van Amcor zijn belangen vertegenwoordigen. Het benaderen van personen om in een dergelijke hoedanigheid te handelen en de controle van hun prestaties dienen met zorg te worden uitgevoerd, zodat hun reputatie en geschiktheid kan worden bepaald. In gevoelige gebieden of omstandigheden moeten Amcors beleid en verwachtingen duidelijk worden gecommuniceerd en worden geaccepteerd door de agent of derde partij. Zie Amcors anti-omkopings- en corruptiebeleid voor meer informatie over Amcors aanpak met betrekking tot omkoping en corruptie, informatie en ondersteuning waarmee Pagina 3/13

4 omkopings- en corruptieproblemen kunnen worden herkend en worden afgehandeld, en de manier waarop Amcor omkopings- en corruptiegevaren implementeert en controleert. 2.Zeven faciliterende betalingen In sommige landen is het niet ongebruikelijk dat er aan medewerkers wordt gevraagd om relatief kleine betalingen te doen, vaak in de vorm van een gift aan lagere regeringsfunctionarissen en overheidsmedewerkers. Deze betalingen (soms faciliterende betalingen genoemd) worden verzocht om routinematige diensten of administratieve handelingen van deze personen te bespoedigen. Amcor verzet zich tegen het maken van zulke betalingen als beleidsprincipe, en al het mogelijke moet worden gedaan om dit soort betalingen tegen te gaan. Amcor erkent dat het in sommige landen mogelijk kan zijn om kleine faciliterende betalingen te doen. In andere landen bestaat er echter strikte wetgeving die elke vorm van faciliterende betalingen verbiedt. Er kunnen geen faciliterende betalingen in welke omvang dan ook worden gedaan, tenzij de betaling voldoet aan de procedures die zijn uiteengezet in Amcors anti-omkopings- en corruptiebeleid. Deze betalingen dienen daarnaast duidelijk en accuraat te worden vastgelegd in overeenstemming met Amcors anti-omkopings- en corruptiebeleid. 2.8 Cadeaus Medewerkers dienen voorzichtigheid te betrachten met betrekking tot de ontvangst of uitreiking van zakelijke cadeaus. Lokale gewoonten, de geldelijke waarde van het cadeau en de wettelijke vereisten moeten in overweging worden genomen tijdens het bepalen van of een cadeau door een medewerker of Amcor-vertegenwoordiger kan worden behouden, of het cadeau moet worden overgedragen aan het bedrijf of dat het moet worden teruggegeven. Amcor verbiedt cadeaus in de vorm van geld, drugs of andere gereguleerde stoffen, kortingen voor producten en diensten die niet beschikbaar zijn voor andere medewerkers, persoonlijk gebruik van accommodatie of transport, en betalingen of leningen die worden gebruikt om persoonlijk bezit aan te schaffen. Medewerkers en Amcor-vertegenwoordigers mogen ook niet vragen om cadeaus of deze aanbieden, geven of accepteren in wat voor vorm dan ook in omstandigheden die kunnen worden gezien als het ten onrechte beïnvloeden of creëren van een bedrijfsbeslissing die de intentie heeft van een functie die onjuist wordt uitgevoerd. Daarnaast mag een medewerker en Amcor-vertegenwoordiger een leverancier, klant of andere partij waarmee Amcor zaken doet niet verzoeken om cadeaus of gastvrijheid, Pagina 4/13

5 noch mag hij/zij cadeaus uitwisselen met vertegenwoordigers van concurrenten, omdat dergelijke acties belangenverstrengeling kunnen veroorzaken. Amcor houdt een register bij voor cadeaus en gastvrijheid die hoger zijn dan 1000 USD. Zie Amcors anti-omkopings- en corruptiebeleid voor verdere informatie met betrekking tot het register en voor Amcors beleid op het gebied van cadeaus en gastvrijheid. 2.9 Concurrentie Amcor ondersteunt de principes van vrije concurrentie op de markt in overeenstemming met de toepasselijke concurrentiewetgeving. Concurrentiewetten die invloed hebben op de zakelijke activiteiten verschillen echter van land tot land, en Amcor heeft een duidelijk pakket aan concurrentie-compliancebeleid, waaronder richtlijnen van de brancheorganisatie en best practices met betrekking tot het vastleggen en bewaren van documentatie. Alle Amcor-medewerkers moeten ervoor zorgen dat ze dit bedrijfsbeleid begrijpen en dat ze er overeenkomstig naar handelen, of indien nodig ondersteuning zoeken bij Amcors juridische adviseur Privacy en informatie Amcor respecteert de privacy van individuen en de wetten die daaraan zijn gerelateerd. Het ongepaste gebruik van vertrouwelijke informatie is verboden. Amcor heeft een duidelijk omschreven privacybeleid waarin ons beleid op het gebied van het verzamelen en beheren van persoonsgegevens wordt uiteengezet Klokkenluiders Amcor is vastbesloten ervoor te zorgen dat medewerkers bezorgdheid over illegale of wanpraktijken te goeder trouw ter sprake kunnen brengen, zonder te worden blootgesteld aan represailles, intimidatie of discriminerende behandeling, en ervan uit kunnen gaan dat dergelijke problemen goed worden onderzocht. Amcor erkent dat het rapporteren van zulk gedrag te goeder trouw en in overeenstemming met Amcors klokkenluidersprocedure een belangrijk aspect van de functie van elke medewerker is binnen de groep. Pagina 5/13

6 Amcor heeft een formele klokkenluidersprocedure geïmplementeerd die is aangeboden aan medewerkers (waar lokale wetgeving dit toestaat) en die voorziet in een onafhankelijke, extern beheerde klokkenluidersdienst, waar medewerkers anoniem potentiële gevallen van wangedrag kunnen melden. De klokkenluidersdienst is wereldwijd beschikbaar in meer dan 20 talen. Medewerkers kunnen hun zorgen online of via speciale gratis telefoonnummers uiten die beschikbaar zijn in diverse landen waar Amcor actief is. 3. Arbeidsomstandigheden 3.1 Wederzijds respect Amcor zet zich in voor een werkomgeving waar sprake is van wederzijds vertrouwen en respect en waar iedereen zich verantwoordelijk voelt voor de prestaties en reputatie van de groep. 3.2 Non-discriminatie Amcor erkent de waardigheid van elke medewerker, en het recht op een werkplek die vrij is van intimidatie en mishandeling. Beslissingen met betrekking tot het aannemen, de beloning, promotie, ontslag of pensionering vinden uitsluitend plaats op basis van het vermogen van de medewerker zijn werk te doen. Er wordt niet gediscrimineerd op basis van ras, geloofsovertuiging, invaliditeit, geslacht, burgerlijke staat, zwangerschap, religieuze of politieke overtuigingen, leeftijd of seksuele oriëntatie. 3.3 Vrijwaring van intimidatie Amcor heeft een werkcultuur gecreëerd die werknemers in staat stelt te werken zonder angst voor intimidatie, represailles of pesterijen en Amcor blijft ervoor zorgen dat een dergelijke cultuur gehandhaafd blijft binnen de groep. Pagina 6/13

7 3.4 In vrijheid gekozen dienstverband Amcor maakt geen gebruik en zal geen gebruikmaken van gedwongen, gebonden, slavenof onvrijwillige gevangenisarbeid. Amcor voldoet aan de bestaande regelgeving met betrekking tot dwangarbeid in alle jurisdicties waarbinnen Amcor actief is. 3.5 Kinderarbeid Amcor erkent het recht van elk kind om beschermd te worden tegen economische uitbuiting en respecteert de wetten van elk land waarin het actief is met betrekking tot de minimumleeftijd voor werknemers. Het in dienst nemen van jonge arbeiders onder de 18 jaar vindt alleen plaats wanneer het werk niet gevaarlijk is en wanneer jonge arbeiders voldoen aan de minimumleeftijd voor arbeid of de leeftijd waarop de leerplicht vervalt. In ieder geval neemt Amcor geen personen in dienst die jonger zijn dan 15 jaar. 3.6 Compensatie Amcor biedt salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden die in overeenstemming zijn met relevante wetten en bindende CAO-voorwaarden, waaronder de voorwaarden die overwerk en andere beloningsverhogende betalingsregelingen betreffen. 3.7 Werktijden Amcor zorgt ervoor dat zijn werknemers werken in overeenstemming met alle toepasselijke wetten en verplichte industrienormen met betrekking tot het aantal uren en dagen dat er wordt gewerkt. 3.8 Vrijheid van vereniging en collectieve onderhandelingen Amcor gelooft dat open communicatie en directe verbondenheid tussen medewerkers en het management de meest effectieve manier is om werk- en compensatiegerelateerde problemen op te lossen. Amcor respecteert het recht van werknemers, zoals beschreven in lokale wetgeving, op vrijheid van vereniging, het wel of niet aansluiten bij vakbonden, en het zich laten vertegenwoordigen door en deelnemen Pagina 7/13

8 aan ondernemingsraden. Werknemers kunnen openlijk communiceren met het management met betrekking tot arbeidsomstandigheden, zonder blootgesteld te worden aan represailles, intimidatie of pesterij. 3.9 Aanbeveling van kandidaten door verbonden partijen Vacatures binnen Amcor worden vervuld op basis van verdienste en de werving wordt bij gevallen waar sprake is van mogelijke belangenverstrengeling correct en op ethische wijze uitgevoerd. Het volgende beleid en procedures zijn van kracht indien Amcor aanbevelingen ontvangt voor potentiële kandidaten die verwant zijn aan medewerkers, klanten, gerelateerde entiteiten of leveranciers voor functies binnen de Amcor-groep. Gerelateerde entiteiten binnen de Amcor-groep zijn onder andere joint ventures van Amcor en dochterondernemingen waarin Amcor een belang van 20% of hoger heeft. Amcor zal dit soort kandidaten alleen overwegen voor een functie wanneer: er een vacature of behoefte bestaat voor specifieke vaardigheden binnen Amcor; de kandidaat voldoet aan de vereiste criteria volgens Amcors beleid en praktijken, de noodzakelijke vaardigheden heeft voor de functie en de meest geschikte persoon is voor die functie; de kandidaat wordt aangenomen op basis van de relevante arbeidsvoorwaarden voor de rol. Zo zullen het beloningspakket en de arbeidsvoorwaarden in overeenstemming zijn met de marktomstandigheden en benchmarking voor de specifieke rol en in lijn met het volledige Amcor-beleid; en de kandidaat krijgt niet te maken met belangenverstrengeling als gevolg van het soort rol dat hem/haar wordt aangeboden Relaties Amcor erkent dat er belangenverstrengeling kan ontstaan als er een directe of indirecte rapportagerelatie bestaat tussen medewerkers die een speciale band met elkaar Pagina 8/13

9 hebben, zoals wanneer medewerkers familie van elkaar zijn of een intieme relatie hebben. Medewerkers die een dergelijke relatie met elkaar hebben, zijn verplicht het bestaan van deze relatie zo vroeg mogelijk te melden aan hun plaatselijke Human Resourcesvertegenwoordiger, zodat passende maatregelen getroffen kunnen worden om ervoor te zorgen dat elke werkelijke of schijn van partijdigheid vermeden wordt. 4. Arbobeleid 4.1 Werkplek Amcor zorgt voor de veiligheid van zijn werknemers en erkent dat verwondingen zorgen voor onnodig lijden van individuen en hun families. Amcor zorgt voor een veilige en gezonde werkomgeving voor zijn medewerkers, aannemers en bezoekers. Amcor erkent zijn verantwoordelijkheden als een leidende wereldwijde producent van verpakkingen en verpakkings-gerelateerde producten, en in die hoedanigheid streven we naar Letselvrij werken. Het bedrijf legt zich toe op het bieden van een werkplek zonder incidenten, ziekten en verwondingen voor al zijn medewerkers, aannemers en bezoekers. Hierdoor kunnen we op een veilige manier functioneren, met inachtneming van de gezondheid en veiligheid van medewerkers en de gemeenschappen waarin we werken, terwijl we producten van hoge kwaliteit produceren. Deze vastberadenheid wordt volledig ondersteund door het management, en uitgebreide veiligheidsprogramma's zijn met dit doel ontwikkeld. 4.2 Producten Amcor is toegewijd aan het produceren van producten van hoge kwaliteit die veilig in het gebruik zijn. We blijven onze prestaties op dit gebied verbeteren door te blijven zoeken naar veiligere manieren waarop onze producten gefabriceerd en gedistribueerd kunnen worden. Pagina 9/13

10 5. Milieu Amcor streeft ernaar erkend te worden als een milieuvriendelijk bedrijf dat zorg draagt voor de omgeving en de gemeenschappen waarin we werken, terwijl we tegelijkertijd producten en diensten van hoge kwaliteit leveren. Wij geloven dat onze inzet op het gebied van het beheren van activiteiten op een milieuvriendelijke manier de waarde voor het bedrijf, onze medewerkers, onze klanten en de gemeenschap maximaliseert. We leggen ons erop toe om schadelijke milieueffecten, met inbegrip van afval, emissies en lozingen, veroorzaakt door onze activiteiten, te voorkomen en te minimaliseren Wij stellen ons ten doel de CO2-voetafdruk van onze activiteiten en producten te minimaliseren. Wij verminderen onze ecologische voetafdruk door voortdurend de efficiëntie van ons verbruik van natuurlijke bronnen te verbeteren. Wij gebruiken risicobeheerprocessen om milieugevaren te beheersen die inherent zijn aan onze activiteiten. 6. Gemeenschap Amcor streeft ernaar om een betrouwbaar maatschappelijk verantwoord bedrijf te zijn en te werken op een manier die blijvende, interactieve relaties aanmoedigt die voordeel bieden voor de gemeenschappen waarin we werken. Amcor is vastberaden de diepte en breedte van zijn expertise te gebruiken om de voordelen van verantwoorde verpakking te delen. Amcors wereldwijde gemeenschappelijke investerings- en betrokkenheidsstrategie is verbonden aan deze verplichting en onze kernactiviteiten. 7. Compliance 7.1 Documentatie en transparantie Amcor is vastbesloten de principes van maximale transparantie, die overeenstemmen met normale commerciële vertrouwelijkheid, toe te passen. Amcor houdt alle documentatie bij die nodig is om de compliance aan te tonen met deze zakelijke gedragscode en ethisch beleid en de toepasselijke lokale wetgeving. Pagina 10/13

11 7.2 Niet-naleving Er worden van tijd tot tijd interne audits van Amcors compliance met deze zakelijke gedragscode en het ethisch beleid ondernomen. Indien Amcor vaststelt dat een medewerker, aannemer of leverancier niet voldoet aan deze zakelijke gedragscode en ethisch beleid of een ander Amcor-beleid dat van toepassing is, staat Amcor erop dat er corrigerende maatregelen worden genomen, of wordt de relatie met die medewerker, aannemer of leverancier beëindigd. 8. Risicobeheer Bij Amcor begrijpen en erkennen we dat een rigoureus beheer voor risico's en mogelijkheden essentieel is voor zakelijke stabiliteit, het behoud van onze concurrentiepositie en onze prestaties op lange termijn. Amcors benadering integreert de principes van effectief risicobeheer, zoals beschreven in de wereldwijde risicobeheerstandaard ISO Waar kun je terecht voor assistentie? Indien je denkt dat een beslissing of handeling niet overeenstemt met de zakelijke gedragscode en ethisch beleid, of als je niet zeker weet wat je moet doen in een bepaalde situatie, dien je dit probleem onmiddellijk te melden. Bespreek het probleem indien mogelijk eerst met het management. Het management verwijst naar je directe supervisor of manager of voorzitter van het comité waarvan je mogelijk lid bent. Indien je hiertoe niet in staat denkt te zijn, zijn er een aantal andere manieren waarop je vragen of problemen kunt aankaarten. Je kunt contact opnemen met: het volgende managementniveau; de Human Resources- of juridische vertegenwoordiger binnen je bedrijfsgroep; de manager die verantwoordelijk is voor het beleidsgebied; of de klokkenluidersdienst. Alle gevallen van daadwerkelijke of vermoedelijke fraude dienen in lijn met Amcors fraudepreventiebeleid te worden gerapporteerd. Bedrijfsgroepen zijn verplicht om alle problemen te rapporteren, uitgezonderd fraudezaken, die een serieuze inbreuk en gevallen van niet-naleving vormen op de gedragscode en het ethisch beleid. De rapportage dient te worden gedaan aan het Pagina 11/13

12 bedrijfssecretariaat en op het moment dat hun ASX-certificering is opgesteld. Ron Delia Chief Executive Officer december 2015 Pagina 12/13

13 Ik heb de Amcor Ltd Gedragscode en het ethisch beleid van het bedrijf gelezen en begrepen. Ik stem ermee in om aan dit beleid te voldoen. Naam (IN HOOFDLETTERS): Functie: Handtekening: Datum: Pagina 13/13