HANDLEIDING. Copyright 2015 VST Software BV Haarlem. September Versie regulier. Wagenweg NJ Haarlem

Transcriptie

1 HANDLEIDING Copyright 2015 VST Software BV Haarlem September 2015 Versie regulier Wagenweg NJ Haarlem Tel Fax Website:

2 I. Inleiding... 6 Gebruikersbeheer (alleen voor Administrator)... 6 Kaarten... 7 Het venster en de knoppen van Oase... 8 Navigeren en het gebruik van (snel)toetsen Zoeken Opmaak Notities Beginnen met Oase en Invoer van gegevens II. Agenda Afsprakenbeheer III. Patiënten Behandelscherm Patiënteninformatie Overzicht prestatiecodes Het grafische overzicht van de status praesens Het behandeloverzicht Bewerkscherm Afspraken/consulten (tabblad van Patiënt) Behandelplan (tabblad van Patiënt) Machtigingen (tabblad van Patiënt) Verzekering (tabblad van Patiënt) Abonnement (tabblad van Patiënt) Overig (tabblad van Patiënt) Notities (tabblad van Patiënt) Techniek (tabblad van Patiënt) Facturen (tabblad van Patiënt) Contactpersonen (tabblad van Patiënt) Verrichtingenkaart (tabblad van Patiënt) Pagina 2 van 293

3 Documenten (tabblad van Patiënt) Gezin (tabblad van Patiënt) Overzichten bij patiënten Diversen bij patiënten IV. Financieel Overzichten (tabblad van Financieel) Facturen Uit (tabblad van Financieel) Facturen In (tabblad van Financieel) Dagboek (tabblad van Financieel) Rekeningen (tabblad van Financieel) Memoriaal (tabblad van Financieel) Internetbankieren (tabblad van Financieel) Digitale declaraties Incasso-opdrachten (tabblad van Financieel) Vaste activa (tabblad van Financieel) Instellingen (tabblad van Financieel) V. Medewerkers Werkschema (tabblad van Medewerkers) AWBZ (tabblad van Medewerkers) Fte (tabblad van Medewerkers) Ingekomen facturen (tabblad van Medewerkers) Overig (tabblad van Medewerkers) Documenten (tabblad van Medewerkers) VI. Verzekeraars Factureerinstellingen (tabblad bij verzekeraars) Regelingen (tabblad bij verzekeraars) Aanvullende verzekeringen (tabblad van verzekeraars) Machtigingaanvragen (tabblad van verzekeraars) VII. Behandelcodes Pagina 3 van 293

4 VIII. Sjablonen De geïntegreerde tekstverwerker Het maken van een sjabloon IX. Beheer en Extra Instellingen Algemeen Vecozo/UZI Agenda Paro Financieel Overig Koppelingen Communicatie-instellingen Programma-update Importeer alle data Exporteer alle data Administraties Gebruikers Logboek Meldingen Etiketdefinities Afspraakcodes Afwijkende tarieven AWBZ-categorieën AWBZ-instellingen Behandelcodes Centrumindicatie Crediteuren Diagnosecodes Pagina 4 van 293

5 Disciplines Externe adressen Indicatie behandeling Locatie Materialen Medewerkers Overige debiteuren Patiënttypes Standaardplannen Standaardteksten Uitschrijfreden Verzekeraars Vrije dagen Praktijken Extra / COV-check en UZI-check per groep Extra / Statistieken Extra / Verwerk ingekomen Extra / overzicht verzonden SMS / Extra / overzicht afspraakwijzigingen Extra / Activeer patientaanmelding Extra / Werkschema s X. Overzichten (algemeen) XI. Factureren XII. Veelgestelde vragen Pagina 5 van 293

6 I. INLEIDING Dit de handleiding bij het VST-programma Oase regulier. Hierin leiden we u eerst door de algemene onderdelen van Oase, zoals het inloggen, de knoppen en de navigatie. Vervolgens gaan we in op de hoofdonderdelen van het programma, die als icoontjes boven aan het scherm zichtbaar zijn. De specifieke functies worden per hoofdonderdeel behandeld. Hebt u vragen over het gebruik van het programma, die niet in de handleiding beantwoord worden, mail deze dan naar postbus@vst.nl. We wensen u veel plezier met Oase. GEBRUIKERSBEHEER (ALLEEN VOOR ADMINISTRATOR) Het programma vraagt bij het opstarten om een gebruikersnaam en wachtwoord. Het volgende venster met hoofdscherm verschijnt. Start u op zonder dat er gegevens zijn ingevoerd, dan is dit scherm leeg. Met de sneltoets Ctrl+L kunt u, nadat u bent opgestart, als een andere gebruiker inloggen. Pagina 6 van 293

7 KAARTEN Oase werkt met het gebruik van kaarten. Een kaart is een overzicht van gegevens. Als voorbeeld wordt hier een kaart uit de kaartenbak Patiënten getoond. De patiëntenkaart bestaat uit twee delen. Het bovenste deel bevat de vaste gegevens. Het onderste deel bevat voornamelijk variabele gegevens of specificaties die men over het algemeen niet vaak nodig heeft. Het onderste deel beschikt vaak over eigen knoppen, die alleen op dat deel van toepassing zijn, en kan een eigen subknoppenbalk hebben. Een wit vlak, waar gegevens staan of kunnen worden ingevoerd, heet een veld. Alle verplicht in te vullen velden zijn herkenbaar aan een gele kleur. NB: de grijze velden zijn velden waar geen handmatige invoer mogelijk is. Rechts naast een veld bevindt zich soms een pijltje. Door het klikken op de pijl wordt een (drop down) keuzelijst geopend. Hieruit kan een regel worden gekozen en aangeklikt. Deze regel verschijnt dan in het veld. Pagina 7 van 293

8 De kalenderknop kunt u aanklikken om uit de kalender een bepaalde datum te selecteren. U kunt een datum ook zelf intypen of wijzigen. Klikt u een datumveld (een veld met een kalender ernaast, waar u een datum moet invullen) aan en typt u d in dat veld, dan vult Oase vanzelf de systeemdatum in. Wanneer het veld bij personen of instanties is ingevuld, kunt u, door te klikken op het blauwe, onderstreepte woord automatisch vanuit uw eigen mailprogramma een nieuwe mail openen, waarin het mailadres al is ingevuld. Op dezelfde manier brengt website u via de standaard webbrowser naar de website van de instantie (zoals bij de verzekeraars). HET VENSTER EN DE KNOPPEN VAN OASE Van boven naar beneden ziet u in het venster achtereenvolgens: de titelbalk met het pictogram van Oase. Op deze titelbalk kunt u o.a. lezen welke gebruiker is ingelogd. de menubalk met de opties Bestand, Bewerken, Beheer, Venster, Extra en Help. de hoofdknoppenbalk met de opties Agenda, Patiënten, Financieel, Medewerkers, Verzekeraars, Behandelcodes en Sjablonen. Ook vindt u hier de mogelijkheid voor het versturen van berichten, of de waarschuwingsdriehoek (als de communicatieserver niet actief is). U kunt de opties uitbreiden voor de periode waarin u Oase hebt geopend. Klik daartoe bijvoorbeeld in de menubalk op Beheer Gebruikers. Het bijbehorend icoontje van gebruikers verschijnt op de hoofdknoppenbalk. de subknoppenbalk met opties die verschillen, afhankelijk van de keuze in de hoofdknoppenbalk. Alleen bij Agenda is deze balk afwezig. Menubalk De knop Bestand biedt een aantal algemene opties. De knop Administraties is bedoeld voor gebruikers, die meer dan 1 administratie beheren. U kunt met deze knop wisselen tussen verschillende administraties. Als er niet meer dan 1 administratie wordt beheerd, dan is deze knop afwezig. De knop Informatie geeft informatie over de versie van Oase, die u gebruikt. Ten slotte kunt u hier de knop vinden, waarmee u Oase afsluit. De knop Bewerken geeft mogelijkheden weer om bepaalde bewerkingen, zoals ongedaan maken van Pagina 8 van 293

9 een handeling, te doen. Ook staat daarbij vermeld, welke sneltoetsen u kunt gebruiken. De knop Beheer en Extra kent vele opties; u leest hierover meer in het hoofdstuk Beheer en Extra. Met de knop Venster kunt u wisselen van vensters, als u meerdere vensters open heeft staan. Overzichten en documenten worden als aparte vensters getoond die u niet hoeft af te sluiten om weer verder te werken. Deze optie is handig om deze vensters weer op te roepen. Door het aanklikken van de knop Venster wordt zichtbaar welke schermen open staan. Onder de Help-knop vindt u de digitale versie van de handleiding en de Quick Reference Cards (QRC) voor het gebruik van Oase. De Quick Reference cards kunt u gebruiken om bepaalde functionaliteiteten van Oase na te lezen. Op een klein aantal pagina's zijn de belangrijkste functies van Oase uitgelegd. U wordt door de benodigde stappen geleid, die u moet uitvoeren om een bepaald doel te bereiken. De QRC is een geheugensteun voor ervaren gebruikers. Voor het dagelijkse werk heeft u de handleiding wellicht niet meer nodig, maar de QRC helpt u om snel te zien hoe een bepaalde functie ook al weer werkt. De knop Support geeft de mogelijkheid om supportvragen naar VST te sturen. Deze knop is ook beschikbaar via Ctrl+F1. Hoofdknoppenbalk De meeste opties van de hoofdknoppenbalk worden in de volgende hoofdstukken besproken. Kijk daar voor uitgebreide informatie. Uitzondering hierop vormt de berichtenknop, de Röntgenfoto s of plannen en waarschuwingsdriehoek aan de rechterzijde. In de menubalk kunnen zich aan de rechterkant de volgende knoppen bevinden. Deze knoppen geven medingen weer. Röntgenfoto s / behandelplannen Pagina 9 van 293

10 Geeft aan dat er nog Röntgenfoto s of plannen zijn die u dient te bekijken. Klikt u deze knop aan, dan opent het scherm Röntgenfoto s/behandelplannen die nog beoordeeld moeten worden. Met de rechtermuisknop kunt u aangeven of de Röntgenfoto of het plan is beoordeeld. Berichten Als u deze knop aanklikt, krijgt u een overzicht van aan u verstuurde berichten en de mogelijkheid een bericht te versturen. Nieuw bericht sturen Pagina 10 van 293

11 Wilt u een nieuw bericht sturen, klik dan op de knop Nieuw bericht in het scherm. Het volgende scherm verschijnt, waarin u uw berichttekst kunt invoeren. U kunt bij Agendeer bericht op instellen wanneer de ontvangers van de mail het bericht in de Ontvangen -box krijgen. Ze kunnen het bericht al wel inzien in hun Geagendeerd -box. Met de knop Aan kunt u kiezen aan welke Oase-gebruikers u het bericht wilt sturen. U kunt met de muis de gewenste gebruikers selecteren, aan wie u het bericht wilt versturen. Met de knop Alles/niets links onder in het scherm, kunt u alle of geen gebruikers selecteren. U kunt ook een Pagina 11 van 293

12 selectie op gebruikersgroep gemaakt worden via selecteer groep. U kunt definieren wie bij welke groep hoort via Beheer Gebruikers. Als u gereed bent met het invoeren van gebruikers en de eventuele aanpassingen aan de tekst boven in het scherm, dan klikt u op Ok. U ziet nu uw oorspronkelijk bericht met het aantal gekozen Oasegebruikers bij de knop Aan. Klik nu op Verstuur om het bericht te versturen. Degenen aan wie het bericht is verstuurd krijgen het bericht nu binnen. Dit is bij deze Oase-gebruikers te zien aan het berichtenicoontje. Het cijfer in de rode cirkel geeft aan hoeveel berichten zijn ingevoerd, die nog niet zijn afgehandeld. Als deze medewerkers hun berichtenoverzicht openen, zien ze het volgende bericht. De ontvangers hebben nu de volgende opties. Klik op Ok, dan sluit het berichtenoverzicht en blijft de melding met het cijfer rood omcirkeld bestaan. Klik op het bericht zelf, dan opent er een berichtenscherm. Pagina 12 van 293

13 Verwijderen: het bericht wordt verwijderd. Afbreken: terug naar het berichtenoverzicht. Afgehandeld: het bericht krijgt de status afgehandeld. Het bericht wordt onzichtbaar in het berichtenoverzicht, maar is terug te halen via de knop Afgehandeld. Beantwoorden: geeft de mogelijkheid een bericht te sturen aan de afzender, waarin de tekst van het eerste bericht is opgenomen. De knop Afgehandeld in het berichtenoverzicht geeft de mogelijkheid om alle berichten op te roepen, die de status afgehandeld hebben gekregen. De knop Geagendeerd laat zien welke berichten u klaar heeft gezet om bij de geadressseerde(n) verplaatst te worden van de Geagendeerd -box naar de Ontvangen -box. U kunt dit bericht niet meer wijzigen, maar wel verwijderen. De knop Verzonden in het berichtenoverzicht geeft de mogelijkheid om alle berichten op te roepen, die u verzonden heeft. Onder Systeem vindt u de systeemberichten die vanuit Oase gegenereerd worden (bij gebruikers met administratorrechten). Denk hierbij aan meldingen over het al of niet succesvol verzenden van s. Met rechtsklikken op een berichtcategorie kunt u alles op afgehandeld zetten. De systeembeheerder kan ook berichten van de andere gebruikers lezen via een dropdownlijstje. Pagina 13 van 293

14 Zoeken U kunt ook op trefwoord zoeken binnen de berichten. Typ een zoektekst in het lege veld bovenin het scherm. Wilt u dat er ook gezocht wordt in verzonden of afgehandelde berichten, zorg dan dat de knoppen Afgehandeld en Verzonden aangeklikt staan. Met het witte kruisje in de rode cirkel kunt u het zoekveld weer leegmaken. Waarschuwingsdriehoek Er verschijnt bovenin het scherm een waarschuwingsdriehoek als de communicatieserver niet actief is. U kunt deze aanklikken voor meer informatie. Zie voor de communicatie-instellingen van onderdelen van Oase ook Beheer Instellingen Communicatie-instellingen. Subknoppenbalk Algemeen Deze knoppen zijn zichtbaar in de subknoppenbalk bij vrijwel alle onderdelen van Oase, behalve bij Agenda. Wijzig. Met deze knop kunt u gegevens wijzigen. Wijzigen kan alleen in een kaart niet in de lijst. Invoer per regel. Met deze knop kunt u ook wijzigen, maar dan alleen in de lijst en niet in een kaart. Deze mogelijkheid is niet bij alle kaartenbakken beschikbaar. Pagina 14 van 293

15 Nieuw. U opent een nieuwe kaart, en een nieuwe regel in de lijst waar u gegevens kunt invoeren. Toon lijst. Let op, deze knop lijkt op de Kalenderknop (zie hieronder). Als een knop uit de hoofdknoppenbalk geselecteerd is (met uitzondering van Agenda), en deze knop is aangeklikt, dan verschijnt een lijst met gegevens in kolommen. Dubbelklik op een van de regels (of klik op wijzig ) en de betreffende gegevens worden geopend in een kaart. De titelregel is de regel waarin de kolommen worden omschreven. Overzichten. Met deze knop kunt u overzichten van uw gegevens maken. Het maken van overzichten bestaat in principe uit 3 stappen. Eerst kiest u welk overzicht u wilt hebben, vervolgens maakt u, als u dat wilt, een selectie uit de gewenste lijst, en ten slotte kiest u waar u de gemaakte lijst naar wilt uitvoeren: naar het scherm of naar de printer. U kunt de lijst ook per naar iemand verzenden of als bestand opslaan. Zie ook het hoofdstuk Overzichten (algemeen). Diversen. Hier vindt u verschillende functies, afhankelijk van het soort kaart dat u open heeft. Onder deze knop staan vaak de volgende mogelijkheden. Deze opties zijn alleen beschikbaar met een speciale inlogcode die in overleg met VST verkregen kan worden, en dienen voor systeemonderhoud. Op een kaart Is een item geopend - is er dus één kaart actief - dan verschijnt in de subknoppenbalk een drietal knoppen: Opslaan voor wijzigingen/invoer bevestigen. Deze knop heeft dezelfde functie als [Enter] Afbreken voor wijzigingen/invoer annuleren. Deze knop heeft dezelfde functie als [ESC] Pagina 15 van 293

16 Wissen voor het definitief verwijderen van (de informatie van) een kaart. Als er nog geen wijzigingen zijn ingevoerd, zijn de knoppen opslaan en afbreken inactief (grijs). Wijzigen Selecteer het gegeven dat u wilt wijzigen. U kunt over oude tekst heen typen of deze verwijderen en nieuwe tekst typen. Bevestig de wijziging door het groene vinkje aan te klikken. Als het groene vinkje grijs wordt, is de wijziging opgeslagen. Met het rode kruisje annuleert u een wijziging. Bij het invoeren van gegevens bent u niet verplicht om alle velden in te vullen. Alleen velden die geel gekleurd zijn, moeten worden ingevoerd om de kaart te kunnen opslaan. Voorbeeld: Naam moet worden ingevoerd, Voorl (voorletter) niet. Diverse knoppen Op een aantal schermen kunnen de volgende knoppen voorkomen. Zij hebben daar dan steeds dezelfde functie. Kalender. Aanklikken geeft de mogelijkheid door een kalender te bladeren en een datum te selecteren. Let op, dit knopje is een andere knop dan de Toon lijst -knop (zie hierboven). Verstuur brief aan. Deze knop biedt de mogelijkheid aan om snel een brief te sturen aan de persoon of instantie uit het veld links naast het symbool. Bij aanklikken opent Word, en worden de in Oase bekende NAW-gegevens van de persoon of instantie toegevoegd. U kunt de brief zelf verder naar wens opstellen. U kunt de brief opslaan via <Ctrl+S> of via het menu: Bestand Opslaan. Dit bestand kunt u terugvinden onder het tabblad Documenten van de kaart. Pagina 16 van 293

17 U kunt hier een document aanklikken en bewerken (zoals printen, wijzigen of verwijderen). Maakt u binnen 4 uur nogmaals een brief aan, gericht aan dezelfde persoon of instantie, dan overschrijft Oase de bestaande brief. Bij langere tussenposes wordt een nieuwe brief aangemaakt en bewaard. NAVIGEREN EN HET GEBRUIK VAN (SNEL)TOETSEN Verplaatsen tussen invoervelden: - met muis + enkele klik naar elk willekeurig invoerveld - [TAB] naar eerstvolgend invoerveld - [Shift TAB] naar vorig invoerveld - [Enter] = wijziging bewaren (behalve als de muis in een tekstveld staat) - [Muiswiel] als de lijst geselecteerd is hierin naar boven of beneden gaan U kunt bij veel velden een keuze maken uit een lijst. U kunt de lijst tevoorschijn halen door op het (dropdown) zwarte pijltje te klikken, dat zich naast het veld bevindt. In onderstaand voorbeeld zien we een lijst uit de kaartenbak van de ingevoerde verzekeraars, waaruit u een verzekeraar kunt kiezen. Als de lijst lang is, dan kunt u zoeken met de zoekfunctie onderaan het scherm. U kunt op diverse onderdelen zoeken, zoals Code, of Naam. Klik voor de onderdelen op het zwarte pijltje. Kies dan eerst een onderdeel. Typ dan het te zoeken woord in het veld naast Zoek. Klik vervolgens op Zoek. Er verschijnt dan een lijst met alle gegevens die aan het zoekcriterium voldoen. Voorbeeld: het invoeren van het zoekcriterium?vgz bij Naam of bij Korte naam leidt tot bovenstaande lijst. Zie ook onder Zoeken. Pagina 17 van 293

18 Sneltoetsen Oase werkt bij vele schermen met sneltoetsen. De sneltoetsen, die in het op dat moment geopende scherm beschikbaar zijn, worden op verschillende manieren getoond. U kunt deze zien u als u met uw muis over een knop gaat, of bij de functie die u kunt selecteren. U ziet hier enkele voorbeelden. Voorbeeld 1 U heeft het scherm Agenda geopend. Door de toets CTRL en W tegelijk in te drukken, krijgt u een lijst van patiënten te zien, die in de wachtkamer zitten. Voorbeeld 2 De sneltoets Ctrl+F toont vanuit ieder scherm in het programma een zoeklijst van de patiënten, waarin u patiënten(gegevens) kunt zoeken. U kunt in deze lijst een patiënt aanklikken, zodat de behandelkaart geopend wordt. Voorbeeld 3 De sneltoets F10 heeft dezelfde functie als de knop Te plannen (in de agenda). Voorbeeld 4 De sneltoets A toont alle afspraken van de (in de agenda) geselecteerde patiënt. ZOEKEN U kunt in de diverse velden zoeken in de aangemaakte kaarten. U vindt de zoekfunctie als vergrootglas met de tekst Zoek. Ook kunt u vanuit een willekeurige plek in het programma met de sneltoets Ctrl+F een lijst openen waarmee u snel patiëntgegevens kunt zoeken. U kunt in deze lijst een patiënt aanklikken, zodat de behandelkaart geopend wordt. Pagina 18 van 293

19 In de Agenda zijn er specifieke zoekopties, die in het hoofdstuk Agenda aan bod komen. Het zoeken vindt plaats op verschillende niveaus. U kunt zoeken uit de lijst onder een hoofdknop. Deze zoekoptie bevindt zich in het bovenste deel van het scherm. U kunt ook zoeken uit de lijst van een tabblad van 1 kaart; u vindt dan alleen resultaten die onder deze kaart zijn opgeslagen. Het zoeken zelf vindt plaats als volgt. Selecteer in de linker kolom het veld waarin u wilt zoeken, zoals bij Naam. Vul in het lege veld de naam in die u zoekt, en klik op Zoek. In dit voorbeeld vullen we Jansen in. U krijgt dan een selectie uit de lijst, waarin u zoekt, waar bij naam Jansen is ingevuld. Pagina 19 van 293

20 U kunt aan het begin van de zoektekst het % of? -teken neerzetten. U krijgt dan alle resultaten te zien waarin op enige plek de gevraagde zoektekst staat; de gevraagde tekst hoeft dus niet aan het begin te staan. Als u bijvoorbeeld zoekt op?en of %en bij (patiënten)naam dan krijgt u het volgende resultaat: alle namen waarin de tekst en in voorkomt. Door Toon alles aan te klikken, of door het zoekcriterium weg te halen, krijgt u de gehele lijst weer terug te zien (zonder selectie). OPMAAK Kolombreedte De breedte van de kolommen in een lijst kunt u wijzigen. Plaats de muis in de titelregel (zie onder Het venster en de knoppen van Oase) op de lijn rechts van de kolom waarvan u de breedte wilt wijzigen. Als het <- -> teken verschijnt, kunt u de kolomscheiding verslepen tot de kolom de gewenste breedte heeft. Kolomvolgorde De kolomvolgorde in een aantal lijsten kunt u per gebruiker aanpassen. Plaats de muis in de titelregel (zie onder Het venster en de knoppen van Oase) op de kolom die u wilt verplaatsen en houd deze aangeklikt. Sleep de muis tot de lijn op de gewenste positie staat. De wijziging wordt per gebruiker opgeslagen. Zo kunt u veel geraadpleegde kolommen meer naar links verplaatsen, om ze zonder te scrollen in beeld te krijgen. Pagina 20 van 293

21 Sorteervolgorde in een lijst Klik op een kolomtitel om de lijst oplopend dan wel aflopend te sorteren op betreffend kolom-item. Een pijltje omhoog of omlaag in de titelregel geeft aan op welke kolom op dit moment wordt gesorteerd. Bijvoorbeeld: De lijst wordt gesorteerd op naam in oplopende volgorde van A tot Z. Nogmaals klikken op de titelregel in kolom Naam sorteert de lijst op naam van Z tot A. Klikt u op de titel Code, dan wordt de lijst op code gesorteerd. Bij rechtsklikken in een lijst komt een menu tevoorschijn dat kan verschillen per lijst. Vaste menuopties zijn: Pagina 21 van 293

22 Exporteer deze lijst naar spreadsheet (Excel) Maakt een CSV(Comma Separated Values)-bestand aan van alle of geselecteerde rijen, en opent dit met het in Windows geassocieerde programma voor dit type bestand. Doorgaans is dat Excel. Max. aantal regels per rij In sommige lijsten kan het handig zijn om meerdere tekstregels in een rij te kunnen hebben, bijvoorbeeld bij een lange omschrijving. Selectiekolom tonen/verbergen Hiermee kunt u een extra kolom zichtbaar maken (of verbergen), die selectiehokjes bevat. In de getoonde selectiekolom kunt u bepaalde regels selecteren. Als u vervolgens kiest voor Geselecteerde items verwijderen of Overzichten. worden alleen deze items hiervoor gebruikt. Geselecteerde items verwijderen Hiermee kunt u eenvoudig meerdere items in één keer verwijderen. Hoe u bepaalde regels kunt selecteren, vindt u onder Selectiekolom tonen/verbergen. Terug naar basisinstellingen lay-out Als u kolommen hebt verplaatst of de breedte hebt veranderd, kunt u dit met deze keuze weer ongedaan maken. Lijst Afdrukken Drukt de lijst of de geselecteerde regels op een printer af. Overzichten Het vervolgmenu toont de beschikbare overzichten voor deze lijst. Als er items geselecteerd zijn, dan worden alleen deze items in het overzicht gebruikt; anders worden alle items uit de lijst gebruikt. COV-check en UZI-check Bij de lijst met patiënten bevat het (rechtermuisknop)menu de opties COV-check en UZI-check van de geselecteerde patiënt. Dit is één van de manieren om een COV-check en UZI-check te laten uitvoeren. U kunt de COV-check en UZI-check uitvoeren door in de patiëntenlijst de juiste patiënt te selecteren en op de rechter muisknop te klikken. Pagina 22 van 293

23 Maak afspraak / Toon afspraak in de lijst van patiënten springt direct naar de desbetreffende mogelijkheid om afspraken van deze patiënt te maken of tonen. NOTITIES Bij veel hoofdknoppen in het programma is er de mogelijkheid om uw eigen aantekeningen in een kaart te maken. Let op: geburik deze mogelijkheid niet bij de patiëntenkaart. Zie hiervoor de laatste alinea van deze paragraaf (Notities bij patiënten). Bij het tabblad Notities, dat op diverse plaatsen in het programma voorkomt kunt u - indien gewenst deze aantekeningen noteren. U gaat dan als volgt te werk. Klik op het tabblad Notities. Klik vervolgens op Nieuw. Aan de rechterzijde van het scherm verschijnt de datum en de ingelogde gebruiker in de velden Ingevoerd op en door. In het veld hieronder kunt u een notitie toevoegen. Sla de notitie op door op het groene vinkje onder Notities aan te klikken. Uw notitie verschijnt in de lijst aan de linkerzijde. U kunt de notitie wijzigen door aan te klikken, en in het rechterveld uw tekst te wijzigen. Pagina 23 van 293

24 De titel van het tabblad Notities wordt rood (als een ander tabblad is aangeklikt), zolang als er notities zijn opgenomen. De knop Notities afdrukken geeft een overzicht van alle notities, die tot dan toe gemaakt zijn. Dit overzicht kunt u printen, exporteren in diverse formaten en doorzoeken. Wanneer de knop Grafiek zichtbaar is, dan kan er een grafiek bij dit overzicht worden getoond. Notities bij patiënten Een andere route om een notitie te maken is via de knop memo s in het behandelscherm van de patiënt. Het voordeel van het gebruik van memo s is dat u deze memo s ook kunt versturen naar collega s. De memo s worden opgenomen in de notities-tabbladlijst. Ook kunt u hier gebruik maken van de mogelijkheid om behandelnotities toe te voegen. Lees hier meer over bij het hoofdstuk Patiënten. BEGINNEN MET OASE EN INVOER VAN GEGEVENS De gegevens in Oase zijn in een bepaalde logische hiërarchie aan elkaar gekoppeld. U kunt pas patiënten registreren als eerst de gegevens bij Afdelingen, Medewerkers, Verzekeraars, Behandelcodes, Praktijken en de roosters en agenda s zijn ingevoerd. Om documenten te kunnen maken, moeten er sjablonen aanwezig zijn. Alle verplichte velden zijn herkenbaar aan een gele kleur. Invoer van patiëntgegevens Pagina 24 van 293

25 De invoer van gegevens van een nieuwe patiënt en de behandeling verloopt in principe als volgt. U kiest bij de kaartenbak Patiënten de knop nieuw ; hier voert u de patiëntengegevens in. Hierna kunt u via de Agenda een afspraak met de patiënt inplannen. Door in de agenda op de gemaakte afspraak te klikken komt u weer in de patiëntenkaart. Handleiding en lespakket De details van de hier genoemde kaartenbakken en acties staan beschreven in deze handleiding, ook te vinden onder de knop Help. Voor de meest voorkomende handelingen zijn er Quick Reference Cards (snelzoekkaarten) ontwikkeld, ook te vinden onder de knop Help. De wijze van werken met sjablonen vindt u uitgebreid terug in het lespakket Sjablonen. Pagina 25 van 293

26 II. AGENDA De agenda toont schematisch alle afspraken van een bepaalde dag, week of maand van de zorgverleners. Systeemdatum in het rood Bij een jarige zorgverlener verschijnt een icoontje voor haar of zijn naam. De kleuren en de standaardomschrijving van de afspraak hangen samen met de afspraakcodedefinities. U kunt deze zelf instellen onder Beheer > Afspraakcodedefinities. Zie ook Afspraakcodedefinities. Afspraken uit het verleden zijn grijs gekleurd. Bij afspraken in het verleden worden ook de afspraakkleuren getoond, indien bij Beheer Instellingen Agenda Toon afspraakkleuren in verleden aanstaat. De afspraken worden dan wel grijs als de status op voltooid staat. De huidige systeemdatum wordt in de kalender met een rood kader weergegeven. De groene data in de kleine kalender linksboven zijn de komende data. De lichtgroen gekleurde data geven aan dat er werktijd is gepland bij een zorgverlener (zie onder Medewerkers voor de planning van werktijd). In donkergroen ziet u welk deel van de werktijd er ook daadwerkelijk afspraken gepland zijn. Pagina 26 van 293

27 Voorbeeld: op de 27 e is er nog geen afspraak gepland, op de 28 e deels wel. In de linkerkolom ziet u de afspraaktijden. Het huidige tijdstip kunt u op 2 manieren zien, als u de agenda op vandaag heeft staan: - de linkerkolom kleurt met de tijd mee, - bovenaan staat de huidige tijd vermeld in een digitale weergave. Rechtsklikken bovenin de kolom Met rechtsklikken bovenin een kolom in de agenda kunt u de volgende opties kiezen: - alle afspraken van die kolom naar een andere zorgverlener zetten (op zelfde dag). U krijgt dan de mogelijkheid om een ander zorgverlener te selecteren, en de optie om de agendacodes (nietpatiëntgebonden afspraken) al of niet mee te nemen. Let op; als u de afspraken eenmaal verplaatst heeft, dan is deze stap niet terug te draaien. - alle afspraken van die kolom afzeggen. Als u deze optie aanklikt, dan vraagt Oase om de reden van afzegging. Deze reden wordt bewaard bij de patiëntenkaart (in het bewerkscherm, tabblad Afspraken/consulten/subtabblad Details in het veld Reden afzegging ; zie hiervoor het hoofdstuk Afspraken/consulten, tabblad van Patiënten. Bij het afzeggen van afspraken van een hele agendakolom is een "naar te plannen" vinkje beschikbaar. Als dit aanstaat, wordt de afgezegde afspraak aan de (weer) te plannen afsprakenlijst van de patiënt(en) toegevoegd (als het behandelplan op "onder behandeling" staat). De afspraken die zijn doorgestreept zijn de afgezegde afspraken. Als het afgezegd -knopje boven in de agenda actief is (sneltoets Z ), dan worden alle afgezegde afspraken getoond (niet alleen die van vandaag). De afgezegde afspraken kunt u wijzigen. De afzegreden kunt u bij het wijzigen van een afgezegde/niet verschenen afspraak ook aanpassen. Pagina 27 van 293

28 - het verrichtingenoverzicht van de arts en die datum afdrukken via Prestaties van.. Er verschijnt een overzicht van de prestaties van de betreffende arts. U kunt desgewenst een printer selecteren en printen. - invoer dagagenda van een behandelaar geeft een overzicht van de verrichtingen en metingen die door deze medewerker zijn ingevoerd die dag. Onderaan wordt het totaal van de dag getoond. De groene bedragen met een euroteken ervoor geven aan dat de de prestaties reeds zijn gedeclareerd. De rode balk met Nog niet declarabel houdt in dat de prestaties nog niet zijn gedeclareerd. U kunt deze declarabel maken door het gebruik van de F4-toets op een consult in de behandelkaart. Er verschijnt een paarse regel met declaratiedetails, zoals in de afbeelding hieronder. Pagina 28 van 293

29 Na het zetten van de declaratiedatum zoals hier beschreven, verschijnt in de invoer dagagenda een paarse balk met Declarabel (in plaats van de rode balk met Nog niet declarabel ). Een afwijkende behandelaar wordt aangegeven bij de prestatie in de rechterkolom de naam en de medewerkerskleur. - alle afspraken van een behandelaar van de dag uit de kolom eronder bekijken. Kies in het oppopmenu voor dagagenda van Vervolgens verschijnt een previewscherm met diverse (print)opties, waar u desgewenst de printer kunt selecteren en op print kunt klikken. Er wordt nu aan de linkerkant getoond welke afspraak het betreft (van die dag) van een patiënt, als het een combi-afspraak is. In het voorbeeld is dat 2/2. Aan de rechterkant wordt getoond hoeveel afspraken er nog in de toekomst zijn; in het omcirkelde voorbeeld is dat 9. - Invoer alle dagagenda s print hetzelfde als Invoer dagagenda van, alleen dan van alle medewerkers van de desbetreffende datum. Pagina 29 van 293

30 - Consultstatus dagenda van.. en Consultstatus alle dagenda s toont een overzicht van de (missende gegevens van de) consultstatus van 1 of van alle medewerkers van de desbetreffende datum. Knoppen van de agenda De knoppen van de agenda; linkerdeel Door middel van de tijdknop naast de kalender (zie afbeelding hieronder), of door het klikken in de kalender, kunt u door de agenda bladeren. De M staat voor Maand, de W voor week. U kunt vooruit en achteruit bladeren. De middelste knop gebruikt u om weer naar vandaag terug te keren. Hiermee kunt u ook de agenda weer terugzetten in de oorspronkelijke weergave, nadat u hebt ingezoomd of gebladerd. Op de mouse-over (tekst die verschijnt als u over een knop gaat met uw muis) leest u nog enkele mogelijkheden om met sneltoetsen door de agenda te kunnen navigeren. Houd daarvoor uw muis boven de knop. Bovenstaande knop bepaalt het aantal dagen de agenda getoond wordt. Het aantal geselecteerde dagen ziet u ook terug in de kalender. In onderstaande afbeelding zijn 7 dagen geselecteerd, wat u ziet aan de rode omlijning en op de knop (het getal 7). Pagina 30 van 293

31 De knop min max Is een sneltoets om, afhankelijk van het aantal gekozen agenda s, het minimum of maximum te tonen dagen te kiezen. Het maximum aantal dagen hangt af van het aantal geselecteerde zorgverleners. Wilt u veel zorgverleners tegelijk zien, dan kunnen er minder dagen worden getoond. De zoomknop kunt u gebruiken om op de agenda in (of uit) te zoomen. Klik in het midden om op de standaardweergave terug te komen. U kunt kiezen met "Dag/O/M/A" om de hele dag te zien, ochtend, middag of avond. Wanneer de middag begint en eindigt kunt u in Beheer Instellingen Oase instellen. De knop Agenda s gebruikt u om de agenda s van te selecteren zorgverleners te tonen. U kunt agendaschema s maken die aan sneltoetsen (SHIFT+"LETTER") gehangen kunnen worden. Klik de door u gewenste medewerker(s) aan. Klik vervolgens bij Agendagroep op <nieuwe agendagroep> en kies bij Sneltoets een sneltoets. Pagina 31 van 293

32 Kies een groepsomschrijving en vul deze in bij het veld Groepsomschrijving. Kies vervolgens de juiste praktijk. U kunt nu met de door u gekozen sneltoets(en) in de agenda snel van weergave wisselen tussen de diverse agendagroepen. Klikt u de knop Toon alleen stoelen en dagen waar werkroosters voor zijn aan, dan ziet u alleen dagen waarop de geselecteerde zorgverleners ingeroosterd zijn. Het rooster van de zorgverlener kunt u vinden onder Medewerkers (op de hoofdknoppenbalk) bij de betreffende medewerker in het tabblad Werkschema. Is de knop niet aangeklikt, dan is deze grijs (inactief), en worden ook de niet ingeroosterde tijd, en vrije dagen of dagdelen getoond. U kunt ook selecteren of alle afgezegde afspraken getoond moeten worden met de knop Afgezegde afspraken uit verleden en toekomst bewerken ; in de normale situatie (de knop is dan grijs) worden alleen de afgezegde afspraken van vandaag getoond. Met deze knop kunt u aansluitende werkroosters op de dezelfde stoel in 1 kolom laten tonen. Dit maakt de agenda meer overzichtelijk. Deze filters kunt u desgewenst combineren. Selecteert u niets, dan ziet u alle afspraken van alle zorgverleners bij elkaar, waarbij de afspraken per zorgverlener in kolommen naast elkaar zijn gezet. Pagina 32 van 293

33 U kunt het scherm groeperen op medewerker (dagen per medewerker naast elkaar), op dag (medewerkers per dag naast elkaar) En op stoel; (medewerkers per dag en per stoel naast elkaar). De knoppen van de agenda; middendeel: afspraken beheren In dit deel van het scherm kunt u afspraken maken en beheren. Het aanklikken van de verschillende opties in de onderste knop geeft diverse mogelijkheden om afspraken te maken. Per knop volgt hier een toelichting. De toelichting op de overige knoppen van dit deel van het scherm volgt daarna. De knop Afspraken wordt beschreven onder Het planningssysteem verderop in deze handleiding. U kunt door de agenda bladeren en handmatig een afspraak plannen, via Plan een afspraak laten plannen, Pagina 33 van 293

34 via Zoek de beschikbare optie s tonen, gebaseerd op de criteria die bovenin ingevuld staan (arts/afspraakcode/duur), buiten werktijd plannen via Handmatig, en afspraken verplaatsen met Verplaats. In het volgende hoofdstuk Afsprakenbeheer worden de diverse mogelijkheden toegelicht. Standaard staat de agenda in de Blader -modus. U kunt met uw muis over een afspraak gaan voor meer details (als het scherm in de Blader -modus staat). Pagina 34 van 293

35 Een extra schermpje verschijnt met diverse patiëntengegevens, zoals de geboortedatum van de patiënt. Aan de bovenzijde verschijnt de status van invoer van het consult. U ziet deze status ook terug in de afspraak zelf. De kleur van de afspraak geeft de afspraakcode aan. Zie over het instellen van de kleur en de omschrijving onder afspraakcode. De overige symbolen hebben de volgende betekenis. - Geen symbool (behalve plaatje vrouw/man); het extra schermpje geeft de afspraaktijd weer: - Een vierkantje voor de naam van de patiënt; het extra schermpje geeft aan dat de consultgegevens moeten worden ingevoerd: - Een vierkantje met een vinkje voor de naam van de patiënt. Het extra schermpje geeft aan dat de consultgegevens zijn ingevoerd: Pagina 35 van 293

36 - De patiënt is jarig vandaag. - De patiënt bevindt zich in de wachtkamer. - Een letter T geeft aan dat er techniek is aangevraagd (zilveren achtergrond) of is ontvangen (gouden achtergrond). - Het symbool A achter de geboortedatum blijft staan zolang de anamnese nog niet volledig is ingevuld bij de patiënt. - Als een patiënt meerdere afspraken heeft op 1 dag, dan staat er een C in de afspraak. Bij de mouseover-info worden onderaan de andere afspraken getoond. - De patiënt is jonger dan 18 jaar. - De patiënt komt in een rolstoel. - Er moet een bitewing worden gemaakt bij de patiënt. - Er is een tillift nodig bij deze patiënt. Pagina 36 van 293

37 - Het vraagteken geeft aan dat de COV-check niet op de dag van de afspraak (of later) gedaan is of dat het BSN-veld van de patiënt leeg is. - De DPSI-categorie van de patiënt. Als u klikt op een afspraak, dan wordt de betreffende patiëntenkaart getoond, waarin u de patiëntgegevens kunt wijzigen of invoeren. De knoppen van de agenda; rechterdeel Plannen De knop Te plannen toont voor hoeveel (en bij aanklikken welke) patiënten er een afspraak moet worden gemaakt. U kunt de lijst filteren op afspraakcode, medewerker of afdeling. U kunt ook zoeken met het lege veld linksboven ( Typ patiëntnaam, nr, geb. datum, straat). Kan eerder filtert alle patiënten die eerder zouden kunnen komen. U kunt dit aangeven in de afspraakkaart, als het vinkje kan eerder staat aangevinkt. Pagina 37 van 293

38 Klik om een patiënt in te plannen de juiste regel aan. Hoe u vervolgens kunt plannen, leest u in de toelichting: Het planningsysteem. Afsprakenlijst Met de knop Afsprakenlijst kunt u een overzicht van de afspraken maken en eventueel printen. U krijgt een overzicht van alle afspraken die in uw scherm zichtbaar zijn. U kunt vervolgens aanvinken welke afspraak of afspraken u wilt printen. In het voorbeeld hieronder ziet u geplande afspraken (in het grijs). Met behulp van het vinkje in de afsprakenlijst (in de kolom Sel ) kunt u nu de geselecteerde afspraken printen. Klik hiervoor op Afdrukken. Techniek De knop machtigingen toont een lijst van alle patiënten die aangevraagde, ontvangen of geplaatste techniek hebben. De knop is grijs als er geen techniek is aangevraagd, ontvangen of geplaatst is, en goudkleurig als dit wel zo is. Pagina 38 van 293

39 U kunt kiezen of u een overzicht wilt van techniek, die aangevraagd, ontvangen of geplaatst is. U krijgt een overzicht van alle patiënten die techniek met die status hebben. In de kolom Techniek ziet u hoeveel items een dergelijke status hebben. N.B. Als er bij een verrichting techniek is ingevoerd die nog niet geplaatst is, kunt u de UPT-kosten nog niet factureren. Als er een patiënt uit die lijst gekozen wordt, verschijnt een lijst met alle techniekitems van de betreffende patiënt. Met de knop gefactureerd kunt u ook de reeds gefactureerde techniekitems zien. Met deze knoppen kunt u een selectie maken in de lijst. De lijst kan bestaan uit patiënten die vandaag of morgen een afspraak hebben. Ook kunt u alle patiënten met alles seleceteren. De en + toetsen kunt u gebruiken om een bepaalde afspraakdatum te selecteren, die u ziet verschijnen in het veld achter Alleen patiënten met afspraak op. Pagina 39 van 293

40 Wachtkamer De knop Wachtkamer toont een lijst van alle patiënten die in de wachtkamer zijn, verwacht worden of onder behandeling zijn. U kunt de sleepfunctie van de muis gebruiken om de status te veranderen. AFSPRAKENBEHEER Invoeren van een afspraak. U kunt op 3 manieren een afspraak plannen. 1. Handmatig in de Blader-modus U klikt op het begintijdstip van de gewenste afspraaktijd bij de zorgverlener, bij wie de afspraak gemaakt moet worden. De agenda werkt op de minuut nauwkeurig bij handmatige invoer, en op 5 minuten nauwkeurig met sneltoetsen. Vervolgens verschijnt er een extra scherm met Plan afspraak. Pagina 40 van 293

41 Hier kunt u aangeven om welke patiënt het gaat, hoe lang het consult moet zijn, en welke afspraakcode er aan dit consult wordt gegeven. (Zie voor het definiëren van afspraakcode onder Beheer / Afspraakcodes). De lengte van het consult kunt u handmatig intypen, of via onderstaande knoppen ophogen of verkleinen. U kunt eventueel de omschrijving van de afspraak aanpassen. De knop Voeg gezinslid toe rechts in dit scherm kunt u gebruiken om aan te geven dat er tijdens de gemaakte afspraak meerdere gezinsleden worden behandeld (er zijn dus meerdere behandelingen tijdens 1 afspraak). Bij een verplaatsing van deze afspraak worden toegevoegde gezinsleden mee verplaatst. Kan eerder vinkt u aan als deze patiënt eerder zou kunnen komen. De knop Agendacode kunt u gebruiken om een afspraak te maken, waar geen patiënt aan verbonden zit. U kunt hierbij denken aan besprekingen, of een pauze. Als u de Shift-toets ingedrukt houdt en met de muis in de agenda klikt, kunt u meteen een agendacode invoegen in de agenda. Het resultaat kan er als volgt uitzien. Pagina 41 van 293

42 Klik op Plan om de afspraak in de agenda in te voeren. De laatst geplande (of gewijzigde) afspraak krijgt een rood-witte markering (als dit is ingesteld, zie onder Beheer -. Instellingen / Agenda: Markeer gewijzigde afspraak ). Met de rechter muisknop of met de sneltoets Ctrl+D kunt u de markering verwijderen: 2. Via de Afspraakplanner in de Planmodus U kunt ook het systeem laten zoeken naar een vrije plek in de agenda. U gebruikt hiervoor de Planmodus. De werkwijze van de afspraakplanner is als volgt. - Selecteer de patiënt bij <kies patiënt>, eventueel het type behandeling bij <kies afspraakcode> en de zorgverlener of discipline bij <kies medewerker> met behulp van de dropdownlijst (zwarte pijltje). De patiëntnaam staat al ingevuld als u in de agenda een (eerdere) afspraak van deze patiënt heeft geselecteerd. Het systeem vult dan de bijbehorende arts in, als deze bij de patiënt is ingevoerd. Kiest u geen arts, dan zoekt het systeem bij iedere zorgverlener. Om het zoeken te vergemakkelijken, kunt u (een deel van) de naam, Pagina 42 van 293

43 geboortedatum, straat, adres, privé-telefoonnummer en mobiel telefoonnummer intypen. Het systeem geeft direct weer hoeveel personen er gevonden zijn. In het voorbeeld zijn er 27 patiënten gevonden, die de letters and in hun gegevens hebben. In dit scherm worden ook de symbolen getoond van belangrijke gegevens in de kolom Patiëntnr. De verkalring van de symbolen vindt u hierboven onder II. Agenda, de alinea over De knoppen van de agenda; middendeel: afspraken beheren. Rechts bovenin vindt u een Actief / Recent / Archief -keuze. Actief zoekt in alle actieve (niet in het archief staande) patiënten. Recent toont een lijst van de meest recent in Oase opgeroepen (aangeklikte) patiënten van de huidige gebruiker van Oase. De meest recent geselecteerde patiënt staat bovenaan. Archief zoekt in zowel actieve als gearchiveerde patiënten. Wilt u een patiëntenkaart zien van de geselecteerde patiënt, een andere patiënt selecteren (door dit veld weer leeg te maken), of een nieuwe patiënt invoeren, dan kun u via de rechtermuisknop (of sneltoets) hier snel naar toe. - Kies de duur van de afspraak met de 10 en 15 minutentoevoeger en verminderaar, of typ de gewenste duur in minuten in bij Duur (min). - Kies desgewenst een datum, vanaf wanneer het systeem moet gaan zoeken. Voer daarvoor de gewenste startdatum in bij Vanaf. Vult u deze voorkeur niet in, dan zoekt het systeem vanaf vandaag. - Wilt u een afspraakcode of arts verwijderen, dan klikt u op de rechter muisknop in het te verwijderen veld. Het systeem toont de eerstvolgende mogelijkheid voor een afspraak. Op alle lichte vakken kunt u de gewenste afspraak plaatsen; alle donkere vlakken, waar de afspraak niet past, zijn geblokkeerd. U kunt verder bladeren voor meer mogelijkheden door in de kalender de groene dagen aan te klikken. Pagina 43 van 293

44 U kunt de in te plannen afspraak verschuiven over de agenda. Door te klikken op een gewenste en passende plek in de agenda, kunt u de afspraak vastleggen. Vul dan de afspraakgegevens verder in, zoals omschreven in de handmatige invoer van een afspraak. Het systeem keert vervolgens terug naar de Blader-modus. Met de knop Afspraken zijn snel alle afspraken van de geselecteerde patiënt te tonen en af te drukken. 3 Via de Afspraakplanner in de Zoek-modus Het systeem kan zelf een voorstel doen voor een vrije plek in de agenda. U gebruikt hiervoor de Zoekmodus. In dit geval is de agenda zelf niet meer zichtbaar. Het systeem toont een lijst met beschikbare opties. U volgt hier de werkwijze van het hierboven beschreven onder 2. Via de Afspraakplanner in de Planmodus. U krijgt vervolgens een lijst met opties. Klik de gewenste optie aan. U dient de gekozen optie te bevstigen. Deze optie is bijzonder handig bij combi-afspraken. Combi-afspraak Pagina 44 van 293

45 Bovenin de agenda kunt u klikken op een knopje "C (naast de afspraakcode). Er komen dan 3 invoervelden beschikbaar, zodat u makkelijker een combi-afspraak met 2 of 3 artsen op 1 dag tegelijk kunt maken. Gebruik dan bij voorkeur de Zoek-knop om een voorstel voor een afspraak te doen. Er verschijnt een lijst met opties. Oase neemt de gekozen volgorde van de zorgverleners over; de patiënt krijgt eerst een afspraak met de 1 e medewerker; daarna volgt de afspraak met de volgende medewerker. Links boven vindt u een knop, waarmee u de maximale wachttijd tussen de afspraken kunt aangeven. Pagina 45 van 293

46 Plannen buiten werktijd Voor (spoed)afspraken buiten de standaard werktijd van een zorgverlener, kunt u de Handmatigmodus gebruiken. De werkwijze is dezelfde als in de Planmodus; u bent alleen nu in staat om ook buiten de reguliere werktijden te plannen. U kunt ook buiten de reguliere werktijden plannen met de sneltoetsen Shift + muisklik. U krijgt dan het scherm met plan agendacode ; kunt deze wijzigen in Plan afspraak door op de knop Patiënt te klikken. Pagina 46 van 293

47 Wijzigen van een afspraak. U kunt een afspraak verplaatsen door op de afspraakplanner de knop op Verplaats te zetten en dan de afspraak aan te klikken. Schuif vervolgens met de afspraak naar de plaats in de agenda waar u de afspraak heen wilt hebben, en klik daar nogmaals. De afspraak is verplaatst. U kunt een afspraak wijzigen door in de Bladermodus - met de muis op de afspraak te gaan staan, en op de rechter muisknop te klikken. Afhankelijk van de datum van de afspraak ligt deze in het verleden of in de toekomst verschijnt een lijst met mogelijke acties. U kunt met de muis naar de gewenste regel gaan, of een sneltoets gebruiken. De laatste (geplande of) gewijzigde afspraak krijgt een rood-witte markering (als dit is ingesteld, zie onder Beheer -. Instellingen / Agenda: Markeer gewijzigde afspraak ). Klikken met de rechter muisknop op de afspraak of met de sneltoets Ctr+D kunt u de markering verwijderen: Rechtermuisknop op een afspraak De mogelijkheden van de rechtermuisknop bij het selecteren (zonder aanklikken) van een afspraak staan hieronder. De sneltoetsen voor de genoemde functies zijn hier ook aangegeven. Pagina 47 van 293

48 Wachtkamer: deze optie verschijnt alleen bij de afspraken van vandaag. U kunt de optie gebruiken om aan te geven dat de patiënt zich heeft gemeld en aanwezig is in de wachtkamer. Als u deze knop aanklikt, dan verschijnt er een kloksymbool bij de naam van de patiënt in de agenda. U kunt via de knop Wachtkamer, boven in het agendascherm, de patiënten van vandaag met status wachtkamer zien. Onder behandeling. Deze optie verschijnt alleen bij de afspraken van vandaag. U kunt de optie gebruiken om aan te geven dat de patiënt zich heeft gemeld en onder behandeling is. Als u deze knop aanklikt, dan verschijnt er een stoelsymbool bij de naam van de patiënt in de agenda. Voltooid: klik dit aan als de afspraak heeft plaatsgevonden. U kunt dan in de agenda zien dat de kleur van de afspraak verandert. Zo heeft u een overzicht van welke afspraken zijn afgerond. Te laat: hiermee kunt u aangeven dat de patiënt wel komt, maar heeft aangegeven later te komen dan het afgesproken tijdstip. Niet verschenen: wanneer een patiënt niet verschijnt op een afspraak, dan klikt u deze status aan. Het effect is dat in de kaart van de patiënt bij Afspraken/consulten deze status verschijnt. Zo heeft u snel een overzicht van de mate waarin de patiënt afspraken nakomt. In de agenda blijft de afspraak in het rood staan, met in de kop de tekst Patiënt is niet verschenen. Actief: Met deze knop kunt u de status van deze afspraak terug brengen naar actief. U gebruikt deze knop als u eerder de afspraak heeft gewijzigd in te laat, voltooid of niet verschenen. Patiënt behandelen: het scherm springt naar de patiëntenkaart. Dit is hetzelfde als wanneer u de afspraak aanklikt in de agenda. Afspraak verplaatsen: hiermee kunt u de afspraak van een patiënt zonder of met gezinsleden naar een andere datum, tijdstip of een andere zorgverlener verplaatsen. Dit werkt op dezelfde manier als de verplaatsfunctie in de afspraakplanner. Afspraak wijzigen: via deze actie kunt u de patiënt, behandelend zorgverlener, de afspraakcode, de afdeling, de duur en de omschrijving van de afspraak wijzigen. Pagina 48 van 293

49 Afspraak afzeggen: er verschijnt een scherm waarin u aan kunt geven wie (van een gezin) en waarom is afgezegd. Ook kunt u met vinkjes aangeven of te laat is afgezegd, en of er een nieuwe afspraak ingepland moet worden. Als het "naar te plannen" vinkje aanstaat wordt de afgezegde afspraak aan de (weer) te plannen afsprakenlijst van de patiënt toegevoegd. U kunt per gezinslid aangeven wie er afzegt en wiens afspraak er blijft staan. Klikt u op afzeggen, dan wordt de gereserveerde tijd weer vrijgegeven voor eventuele andere afspraken. De afzegger en de reden van afzegging blijft wel geregistreerd staan. De afzegreden wordt in de agenda getoond. Als het afgezegd -knopje boven in de agenda actief is (sneltoets Z ), dan worden alle afgezegde afspraken getoond (niet alleen die van vandaag) en kunnen de afgezegde afspraken ook gewijzigd worden. De afzegreden kan nu bij wijzigen van een (afgezegde/niet verschenen) afspraak ook aangepast worden. Afspraak verwijderen: de afspraak wordt uit het afsprakenbestand verwijderd; deze is niet terug te vinden. COV check: voert de COV-check uit bij de patiënt. Zie hierover COV-check in het hoofdstuk Behandelscherm. UZI check: voert de UZI-check uit bij de patiënt. Zie hierover UZI-check in het hoofdstuk Behandelscherm. Afspraak plannen: het systeem schakelt over op de Planmodus, zodat u snel een nieuwe afspraak kunt inplannen. Voor toelichting op de Planmodus, zie pagina 42. Toon alle afspraken: alle afspraken van deze patiënt worden in een scherm getoond. Hieronder staat een voorbeeld van een dergelijk scherm. Pagina 49 van 293

50 Dubbelklikken op een afspraak opent een scherm met de mogelijkheid om de afspraak te wijzigen. Andere mogelijkheden van het wijzigingsscherm vindt u onder Het planningssysteem hieronder. Toon techniek: toont alle techniekitems van de patiënt die bij de afspraak hoort. Toon afspraakwijzigingen: alle wijzigingen van die specifieke afspraak worden getoond. Printen: met deze knop kunt u de afspraakgegevens van deze afspraak printen, faxen of als bestand opslaan. Pagina 50 van 293

51 U kunt kiezen of u de (huidige of alle) afspraakgegevens wilt printen, of het adres van de patiënt. Ook kunt u aangeven waar u de gegevens naar wilt printen met behulp van het dropdownmenu of het printerknopje ernaast. Afspraken van de patiënt uit het verleden, en afspraken die binnen een uur plaatsvinden, worden niet geprint op het afspraakkaartje of de afspraaklijst. Het planningssysteem De agenda van Oase maakt het mogelijk dat een zorgverlener een of meerdere afspraken voorstelt, en dat de agendabeheerder de afspraken (samen met de patiënt) vervolgens (op een ander moment) inplant. Dit werkt als volgt. De zorgverlener plant een (vervolg)afspraak via het behandelscherm op de patiëntenkaart (onder de knop Afspraken/te plannen in het behandelscherm; deze knop is rood omcirkeld in onderstaande afbeelding). N.B. Te plannen afspraken die aan een behandelplan gekoppeld zijn, worden alleen in het "te plannen"-scherm getoond als het behandelplan op "onder behandeling staat. Pagina 51 van 293

52 In de agenda verschijnt bij de knop Te plannen, onder het klokje, het aantal patiënten, voor wie afspraken moeten worden ingepland en afspraken die eerder mogen. In het voorbeeld hieronder zijn er zes patiënten in te plannen. De knop Afspraken boven de minutenknoppen vermeldt in de rode cirkel het aantal afspraken dat er met deze patiënt gemaakt is. De knop verandert in Te plannen als er een patiënt geselecteerd wordt, voor wie er afspraken gemaakt moeten worden. Te plannen geeft aan hoeveel afspraken er voor de geselecteerde patiënt te plannen zijn. In het voorbeeld zijn er twee afspraken in te plannen voor deze patiënt. U kunt deze knop gebruiken als u alleen voor deze patiënt afspraken wilt maken. Om meerdere patiënten in te plannen, klikt u op (bovengenoem)de knop Te plannen in de Agenda onder het klokje. Een lijst met patiënten verschijnt. In de bovenbalk kunt u een selectie maken uit de lijst. Dit kan via de patiëntgegevens in het linkerveld; via afspraakcode, medewerker of praktijk via de dropdownknoppen in het midden, en het de knop kan eerder om patiënten te selecteren voor wie al een afspraak is gemaakt, maar die eerder zouden kunnen komen. Pagina 52 van 293

53 Klik op een patiënt. De planner opent, met een overzicht van reeds gemaakte en ingeplande (lopende) afspraken onderin, en te plannen afspraken in het bovenste deel van de planner (Te plannen afspraken). U kunt onderdelen van de afspraken nog bewerken door deze aan te klikken. Wilt u nog een te plannen afspraak toevoegen, klik dan op <klik om een nieuwe afspraak klaar te zetten>. Op de regel kunt u dan invullen hoe lang de afspraak moet duren bij Duur, en indien nodig, hoeveel dagen er tussen deze afspraak en de vorige moet zitten bij dagen tussen, de afspraakcode, een vrije omschrijving en de zorgverlener. Klik dan op OK om de afspraak in de te plannen lijst op te nemen. Pagina 53 van 293

54 Wilt u een te plannen afspraak verwijderen, ga dan op de te plannen afspraak staan en klik dan op de rechtermuisknop. Klik Wis de geplande afspraak aan. De afspraak wordt dan gewist. Om de afspraak in de agenda te plannen, klikt u op de knop Start planner. De planner springt naar de eerstvolgende mogelijkheid die aan de voorwaarden voldoet. Op de lichte vakken kunt u de afspraak inplannen, de donkere zijn niet planbaar. Klik op het gewenste tijdstip en zorgverlener/stoel. De afspraak wordt geplaatst. Er opent een scherm waarin u eventuele wijzigingen of toevoegingen (van bijvoorbeeld ander gezinsleden) kunt toevoegen. Klik op Plan als u de afspraak wilt inplannen; met de knop Afbreken kunt u opnieuw naar een mogelijkheid zoeken. U herhaalt dan bovengenoemde stappen tot u de afspraak definitief hebt gepland. Staan er meerdere afspraken van een patiënt klaar, dan worden die vervolgens aangeboden. U kunt vervolgens eventuele overige afspraken inplannen. Bij het maken van afspraken wordt er gekeken of er een afspraak in de te plannen lijst staat (dit gebeurt voor alle nieuwe afspraken, ook die niet via deze planner worden gemaakt). Betreft de nieuw gemaakte afspraak dezelfde patiënt en afspraakcode als in de te plannen lijst, dan wordt de afspraak uit de te plannen lijst verwijderd. Ook de te plannen afspraken van de patiënt met een lege afspraakcode worden dan verwijderd. Op deze manier wordt de afsprakenlijst steeds geactualiseerd, ook in gevallen waarbij afspraken niet via de te plannen -lijst worden gemaakt. U kunt hier ook (naast in de agenda) de lopende afspraken als volgt bewerken. Klik op de afspraak met de rechter muisknop. Pagina 54 van 293

55 Bij de opties Afspraak wijzigen, verplaatsen en afzeggen, en Ga naar agendadag springt het scherm naar de afspraak in de agenda. De afspraak wordt met bewegende roodwitte rand getoond om goed zichtbaar te zijn. U kunt hier op de gebuikelijke manier een afspraak bewerken. Toon afspraakwijzigingen: alle wijzigingen van die specifieke afspraak worden getoond. Pagina 55 van 293

56 III. PATIËNTEN Bij Patiënten worden de patiënt- en behandelgegevens ingevoerd. De belangrijkste manieren om in een te patiëntenkaart komen zijn: door in de agenda op een afspraak van de patiënt te klikken, of door in de patiëntenlijst (overzichtslijst met patiënten) dubbel te klikken op de patiënt. Bij het openen van een kaart van een patiënt, die vandaag jarig is, verschijnt er eenmalig een melding. Overigens kunt u vanuit alle plekken in Oase via Ctrl+F een lijst met patiënten oproepen. U kunt hierin een patiënt zoeken en aanklikken, zodat de behandelkaart geopend wordt. Met de rood omcirkelde knop kunt u de patiëntenlijst oproepen. Pagina 56 van 293

57 Het scherm met de patiëntenlijst Onderaan de patiëntenlijst zijn de afspraken van de geselecteerde patiënt te zien. U heeft hier ook de mogelijkheid om een afspraak voor deze patiënt te maken met de knop Maak afspraak. Ook kunt u bepaalde gegevens van deze patiënt, zoals afspraak- of adresgegevens, te printen met de knop Print. De knop Toon alle biedt de mogelijkheid om al of niet oude en afgezegde afspraken te zien. Het bruine symbool A achter de naam geeft aan dat de Anamnese niet is ingevuld. Is de A rood, dat heeft de patiënt een hoge ASA-score. Ontbreekt de A, dan is de anamnese ingevuld. Zie hierover het hoofdstuk Diagnoses. Alle plekken waar (A) naast de naam staat, als de anamnese niet is ingevuld, wordt ook op anamnesefrequentie gelet. Dit houdt in dat Oase kijkt of de anamnese niet te oud is. U kunt instellen na hoeveel maanden een diagnose verouderd is bij Beheer > Instellingen > tabblad Overig: Anamnese frequentie ( ) maanden. Een rood veld in de kolom BSN geeft aan dat de BSN-checkdatum nog leeg is OF dat het BSN-veld van de patiënt nog leeg is. Een rood veld in de kolom COV check geeft aan dat de check langer dan 6 maanden geleden is OF dat het verzekeringsnummer van de patiënt nog leeg is. Zie over de uitvoering van de UZI-check hier, over de uitvoering van de COV-check hier. Het symbool J achter de geboortedatum geeft aan dat het om een kind of jongere gaat (met een leeftijd lager dan aangegeven bij de instellingen. U kunt in de lijst zoeken op de gebruikelijk manier. U ziet hier een lijst met mogelijke zoekcategorieën. In het lege veld rechts naast de dropdownlijst kunt u de zoektekst invoeren. Pagina 57 van 293

58 De patiëntenlijst kunt u met vinkjes filteren op lopend, archief, wachtlijst, passanten, triage of combinaties hiervan. Ook kunt u filteren op types patiënten (zie hierover het bewerkscherm van patiënten) en op checklist (type behandelcode) door het het blauwe vinkje. Zie over de checklist het hoofdstuk van de behandelcodes. De knop Factureren geeft een overzicht van wat er te factureren is tot en met een door u gekozen datum. Let op; deze knop heeft een andere functie dan de knop Factureren in een patiëntenkaart. Pagina 58 van 293

59 Is de regel van de patiënt wit, dan kunt u factureren. Rood is een waarschuwing; de reden van de waarschuwing is in de kolom Waarschuwing te vinden. Een oranje regel betekent dat er nog niet gefactureerd mag worden. In de kolom reden niet facturabel staat de reden van het feit dat de factuur niet declarabel is. U kunt op een regel rechtsklikken om de geselecteerde regel facturabel te maken. Linksonder ziet een aantal weergave-opties. U kunt via het aanvinken van het hokje Details meer gegevens in het scherm zien. Ook kunt u filteren op praktijk en zorgverlener. Klikt u op Factureren, dan kunt u een declaratiebestand aanmaken. De status van de kaart kunt u aangeven bij het veld Mapstatus in de patiëntenkaart bij de patiëntengegevens (zie hieronder). Als u de rechter muisknop aanklikt op een patiënt in de lijst, dan krijgt u de volgende extra opties: Pagina 59 van 293

60 Maak afspraak. Toont direct de agenda met de mogelijkheid een afspraak te maken voor deze patiënt. Zie verder Afsprakenbeheer. Toon afspraak. Toont direct een overzicht van de lopende afspraken van de patiënt. COV check. Voert direct een COV-check uit van de patiënt. Zie verder COV-check in het hoofdstuk Behandelscherm. UZI check. Voert direct een UZI-check uit van de patiënt. Zie verder UZI-check in het hoofdstuk Behandelscherm. Overzichten. Biedt de mogelijkheid van een snel overzicht van bepaalde gegevens. Zie hierover Overzichten bij patiënten. Pagina 60 van 293

61 Nieuwe patiënt aanmaken Als u een nieuwe patiënt wilt aanmaken, klik dan op nieuw in de subknoppenbalk. Het systeem kent zelf een patiëntnummer toe, één hoger dan het laatst beschikbare nummer. Vul de gewenste gegevens in; eventuele lichtgrijze velden zijn geïmporteerd vanuit de externe patiëntenadministratie en kunnen niet gewijzigd worden door de gebruiker. Sla de ingevoerde patiëntgegevens op met het groen vinkje. Voor een toelichting op de velden van deze kaart, kijkt u in het hoofdstuk Bewerkscherm. Weergaves patiëntenkaart De patiëntenkaart kent 2 weergaves: het bewerk- en het behandelscherm. U kunt tussen de weergaven wisselen door op de juiste kant van de knop te klikken: U krijgt dan één van de volgende schermen te zien. Behandelscherm Pagina 61 van 293

62 Bewerkscherm Hieronder gaan we op beide schermen in. BEHANDELSCHERM De patiëntenkaart in het behandelscherm kent 3 weergaves: de status, bewerk- en de behandelmodus. U kunt tussen de weergaven wisselen door op de juiste kant van deze knop te klikken: U krijgt dan één van de volgende schermen te zien. Pagina 62 van 293

63 Status praesens Behandelmodus Pagina 63 van 293

64 Planmodus Onder deze knop vindt u de koppelingen met programma s waarmee u Röntgenfoto s kunt bekijken. U vindt de koppelingen onder Beheer Instellingen Koppelingen. Het scherm van het behandelscherm kent 4 hoofdvlakken: - 1. patiënteninformatie aan de bovenkant - 2. overzicht van mogelijke prestatiecodes aan de linkerzijde - 3. een grafisch overzicht van de status praesens rechts in het midden en - 4. de behandelgegevens aan de onderzijde rechts. Pagina 64 van 293

65 Patiënteninformatie Grafisch overzicht Overzicht prestatiecodes Behandelgegevens PATIËNTENINFORMATIE Hier bevindt zich informatie, die deels is overgenomen uit het algemene deel van de kaart (zie het bewerkscherm). Adresgegevens Linksboven vindt u de adresgegevens van de patiënt. Klikt u op de adresgegevens, dan springt Oase naar het bewerkscxherm. Ukunt dan de adresgegevens desgewenst aanpassen. Klikt u met uw rechter muisknop op deze gegevens, dan opent een mogelijkheid om een afspraak- of adreskaartje te printen. Pagina 65 van 293

66 U kunt in de Adres -modus aanvinken of u het patiëntnummer en geboortedatum wilt afdrukken. Bij de Sjabloon -modus kunt u een door u aangemaakt sjabloon kiezen. Bij adresetiketten is het mogelijk om ook adressen van verzekeraar, verwijzers e.d. te printen. U kunt deze (adressen van) verzekeraars en verwijzers definiëren via de knop Brieven. De verzekeraars en verwijzer moeten dan wel zijn ingevoerd bij Verzekeraars of Externe adressen (zie onder Beheer). Een groene cirkel met een getal erin betekent dat de patiënt andere gezinsleden heeft. Klikt u op dit rondje (of sneltoets Ctrl+G), dan opent een scherm, waarin u een ander gezinslid kunt selecteren. Pagina 66 van 293

67 Patiëntgegevens U kunt de patiëntgegevens aanklikken om naar de bewerkmodus te springen (waar deze gegevens zijn ingevoerd). De leeftijd van de patiënt wordt hier ook getoond. Bij patiënten jonger dan 18 jaar wordt ook het aantal maanden weergegeven. Klok Bovenin de behandelkaart staat een behandelklok, die begint op het moment dat het behandelscherm van een patiënt geopend wordt. Als er een andere patiënt gekozen wordt, begint hij opnieuw, of als u op de klok klikt. Stopwatch Naast de tijd is een stopwatchknopje toegevoegd (met als sneltoets Ctrl+W). Met links/rechts klikken op het plaatje, kunt u +1/-1 minuut aan de stopwatchtijd veranderen. De klok verschijnt rechtsboven in beeld. Als u op de secondes links/rechts klikt, dan kunt u ± 15 seconde kiezen, met klikken op de minuten ± 1 minuut. Na de ingestelde tijd klinkt er een geluidssignaal en verandert de tijdsweergave van groen naar rood. Er kan per gebruiker aangegeven worden of de stopwatch in de behandelkaart geluid maakt. Zie daarvoor Beheer Gebruikers. Betekenis van de (kleur van de) knoppen Er bevindt zich een aantal knoppen: Diagnostiek, UZI-check, COV-check, de anamnese, de DPSI, de parostatus, afspraken/te plannen en memo s. De kleuren van deze knoppen kunnen wijzigen. Diagnostiek Het aanklikken van deze knop opent het volgende scherm. Pagina 67 van 293

68 Dit scherm kent 5 weergaves, Zorgplan, Algemene anamnese, Orthodontie, Angstscores en TMD, te selecteren door de knop linksboven. Zorgplan Het zorgplan bestaat uit een samenvatting van een aantal al eerder ingevoerde gegevens, gecombineerd met de mogelijkheid om informatie toe te voegen. De grijze velden bestaan uit de eerder ingevoerde gegevens, de witte velden zijn vrij invulbaar. De informatie die u hier toevoegt, wordt ook in het behandelplan van de patiënt zichtbaar. De informatiebronnen zijn: Medische anamnese: de medische anamnese onder de knop Anamnese in de patiëntenkaart. Diagnose uit algemene anamnese: de samenvatting uit de algemene anamnese, onder de knop Alg. anamnese van diagnostiek. Pagina 68 van 293

69 Angstscores: samenvatting van angstscores onder de knop Angstscores van diagnostiek. TMD: de samenvatting en de eventuele opmerkingen die rechts in het scherm van TMD staan. DPSI en Paro: samenvatting van de DPSI en parostatus onder de knoppen DPSI en Parostatus in de patiëntenkaart. Synopsis: dit zijn de behandelnotities uit de patiëntenkaart. Pagina 69 van 293

70 Revisie: een overzicht van de geplande afspraken. Notities: overzicht vanuit het memoblok: memo s onder de knop Memo s in de patiëntenkaart. Prestaties: alle prestaties uit het / de behandelplan(nen). Met de knoppenbalk onder in het schem kunt navigeren naar het/de behandelplan(nen). In de mouse-over van deze knoppen ziet u sneltoetsen, die u ook kunt gebruiken. Met Lijst (of met sneltoets F12) krijgt u een lijst van de aangemaakte behandelplannen. De groene knoppen hebben de volgende betekenis (zie ook de mouse-over) maak een nieuw behandelplan aan. De witte velden zijn leeg. maak een nieuw behandelplan aan, waarbij u de mogelijkheid wordt geboden een standaardplan te kiezen. maak een nieuw behandelplan aan op basis van een eerder behandelplan van deze patiënt. U kunt zefl een eerder plan selecetern en deze vervolgens aanpassen. De knop Wijzig opent het behandelplan, dat u kunt aanpassen. De knop Wijzig aanvraaggegevens opent het scherm met aanvraaggegevens. U kunt deze hier toevoegen, wijzgen en verwijderen. De knop Wijzig prestaties brengt u naar het behandelscherm van deze patiënt, dat u vervolgens kunt aanpassen. Om weer terug te keren, kiest u weer voor de knop Diagnostiek. Pagina 70 van 293

71 Klik op Ok om de invoer te bevestigen en op te slaan. Algemene anamnese U kunt hier de algemene anamnese van de patiënt invoeren. Klik op een van de grijze regels voor de specifieke onderdelen. Door het aanklikken van de codes wordt de regel geselecteerd, en rood van kleur. Ook verschijnt er een melding in het vak Samenvatting aan de rechterzijde van dit scherm. U kunt in deze lijst scrollen met behulp van de scrollbalk aan de rechterzijde van de lijst. U kunt zelf opmerkingen toevoegen in het opmerkingenscherm rechtsonder. Tevens kunt u onder het vak Opmerkingen de centrumindicatie en de diagnosecode aangeven via een dropdownlijst. Orthodontie Hier kunt u de juiste gegevens invoeren of aanvinken. Sla de gegevens op door op Ok te klikken. Pagina 71 van 293

72 Angstscores U kunt hier de diverse angstgegevens invoeren. De bijbehorende scores worden direct getoond in het scoreveld aan de rechterzijde. Klik op OK om de ingevoerde gegevens te bewaren. Met Verwijderen verwijdert u alle eerder opgeslagen gegevens; Afbreken zorgt er voor dat de niet-opgeslagen gegevens worden verwijderd. UZI-check Rood: check is nog niet uitgevoerd. Blauw: check is uitgevoerd, met de datum waarop de laatste check is uitgevoerd. Hiermee kunt het BSN (Burgerservicenummer) en het adres van de patiënt controleren, als u deze knop aanklikt. In de mouse-over (tekst die verschijnt als u over een knop gaat met uw muis) kunt u lezen of deze check is uitgevoerd of niet. U kunt dit ook aan de kleur van de knop zien (zie hierboven). Als u de knop UZI-check aanklikt, dan vergelijkt Oase de gevonden gegevens met de gegevens die in Oase bekend zijn. Pagina 72 van 293

73 Als er afwijkingen gevonden worden tussen Oasegegevens en gevonden gegevens, dan geeft Oase dat aan (zie bovenste regel). In dit geval wijken de naam van de patiënt en de postcode af van de gevonden gegevens. U heeft de keuze om de gevonden gegevens over te nemen; klik dan Gegevens overnemen aan. U kunt, om overschrijving van de huidige gegevens onmogelijk te maken, de UZI-check blokkeren. Zie hiervoor het onderdeel Overig (tabblad van patiënt). COV-check Rood: check is vandaag nog niet uitgevoerd; getoond wordt de datum van de laatste check. Blauw: check is vandaag uitgevoerd. Hiermee kunt u de verzekeringsgegevens van de patiënt controleren. In de mouse-over (tekst die verschijnt als u over een knop gaat met uw muis) kunt u lezen of deze check vandaag is uitgevoerd of niet. U kunt dit ook aan de kleur van de knop zien (zie hierboven). Als u de knop COV-check aanklikt, dan vergelijkt Oase de gevonden gegevens met de gegevens die in Oase bekend zijn. Pagina 73 van 293

74 Als er afwijkingen gevonden worden tussen Oasegegevens en gevonden gegevens, dan geeft Oase dat aan (zie bovenste regel). In dit geval wijken de naam van de patiënt en de postcode af van de gevonden gegevens. U heeft de keuze om de gevonden gegevens over te nemen; klik dan Gegevens overnemen aan. U kunt de COV-check ook uitvoeren door in de patiëntenlijst de juiste patiënt te selecteren en op de rechter muisknop te klikken. Medische anamnese Rood: nog niet ingevuld. Blauw: ingevuld. Na het aanklikken van de knop Anamnese verschijnt een invulscherm, waarin u uw bevindingen kunt noteren. U kunt hier ook de behandelaar invullen. De medische anamnese kan ook in het Engels getoond of geprint worden. U kunt Engels als standaard taal instellen bij patiënten. Zet dan in de patiëntenkaart in de Bewerkmodus in het subtabblad Overig de taal op Engels. Pagina 74 van 293

75 Klik op de groene cirkel met het witte plusje voor een nieuwe anamnese; er wordt dan de datum van vandaag ingevuld in het veld onder Anamnese. Hier kunt u ook eventuele eerdere versies oproepen via de dropdownlist. De overige knoppen hebben de volgende functie: met deze knop kunt u de ingevoerde gegevens van de anamnese verwijderen. Let op, u wist al uw ingevoerde gegevens van deze anamnese. Oude anamneses blijven bewaard. Dit is de knop waarmee u de datum van een eerdere anamnse kunt aanpassen. De knoppen Ingevulde medische anamnese afdrukken en Lege medische anamnese afdrukken kunt u gebruiken om een gevuld, respectievelijk leeg anamneseformulier te printen, of in een ander (bijvoorbeeld PDF-) bestand om te zetten. Bij behandelaar kunt u de juiste behandelaar selecteren uit een dropdownlijst met medewerkers. Vul vervolgens de vragenlijst in door op Ja of Nee te klikken. Bij een aantal vragen zijn er subvragen, zodra u Ja invult. Ook verschijnt er bij Ja een melding ervan in het vak Samenvatting aan de rechterzijde van dit scherm. De ASA-Score ziet u eveneens bovenaan het scherm. U kunt aangeven of u al of niet het ingevoerde anamnese-onderdeel wilt tonen bij het openen van de patiëntenkaart. Dat doet u door het aanklikken van dit symbool aan het het eind van een anamneseregel. Met streep betekent niet tonen, zonder streep betekent tonen. Pagina 75 van 293

76 Klikt u de rode cirkel met het witte uitroepteken in de rechter bovenhoek aan, dan zijn de waarschuwingen, die bij de anamnese horen, zichtbaar. Klikt u deze knop weer uit, dan ziet u alleen een kort overzicht van de ingevoerde anamnese van de patiënt. Bij de opmerkingen kunt u zelf tekst toevoegen aan de opmerkingen die Oase al zelf neerzet. Toon bij openen patiëntenkaart zorgt ervoor dat de opmerking (en de samenvatting) wordt getoond, wanneer u de patiëntenkaart opent. Anamnese is volledig ingevuld vinkt u aan als u de anamnese volledig hebt ingevoerd. Zolang u dit vakje niet heeft aangevinkt, is de tekst Anamnese op het tabblad grijs, en verschijnt er een A achter de naam van de patiënt in de agenda en in de patiëntenlijst. Er kan ondertekend worden door de patiënt en de behandelaar via een zogenaamde signpad. U kunt ook een handtekening scannen en aan de anamnese toevoegen. Klik op Handtekening (niet getekend). Het volgende scherm verschijnt. Pagina 76 van 293

77 Klik dan op de patiëntknop of het patiëntveld om de scanner of de signpad te openen. Het veld Bezig met scannen verschijnt, en de mogelijkheid om een apparaat te selecetern. Klik de juiste optie aan, en voer de aanwijzingen van het gekozen apparaat uit. Het scannen en invoeren begint, en het resultaat wordt in het patiëntveld getoond. De patiëntknop wordt groen, en de datum wordt ingevoegd. Doe vervolgens hetzelfde met de knop of het veld van de behandelaar. Het resultaat ziet er dan als volgt uit. Wilt u een handtekening opnieuw invoeren, klik dan nogmaals de patiëntknop of het patiëntveld aan. Klik vervolgens op Sluiten. In het anamnesescherm verandert de tekst niet getekend in de datum van de handtekeningen. Bij het afdrukken van medische anamnese wordt ook de ingescande handtekening en, indien beschikbaar, het adres afgedrukt. U kunt aangeven of de patiënt met een rolstoel komt of een tillift nodig heeft door de vinkjes onderaan te gebruiken. Er verschijnt dan een symbool bij de afspraak in de agenda: Rolstoel en tillift Klik op OK om de ingevoerde wijzigingen op te slaan. Bij een anamnese met een ASA-score van III of hoger, wordt de achtergrondkleur van de patiënteninformatie rood. DPSI Pagina 77 van 293

78 De knop DPSI dient om de conditie van het tandvlees in kaart te brengen. Als u deze knop aanklikt, dan verschijnt er een overzicht van vorige DPSI-metingen in beeld. U kunt een nieuwe meting toevoegen door op de knop Nieuwe meting te klikken. Grijs: er is niets ingevuld. Blauw: DPSI is ingevuld en toont de hoogste score. De mouse-over toont de datum van de laatste meting. Er is in dit geval een meting ingevoerd; de hoogste score van deze patiënt is 2 (categorie A). Als u op de knop klikt opent het volgende scherm. De datum is al ingevuld. U kunt deze desgewenst wijzigen. Ook kunt u aangeven wie de behandelaar is door deze te selecteren uit het dropdownmenu bij het veld Behandelaar. Bij Elementen kunt u per element aangeven wat de status is van het tandvlees. Via een dropdownmenu kiest u uit de diverse scores. Pagina 78 van 293

79 In het vak onder het kopje Meting verschijnen de hoogste scores voor de betreffende sectie. U ziet hieronder een voorbeeld. De hoogste score wordt ook in tekst vermeld in het vak, en op knop DPSI in het behandelscherm. Onder in het scherm kunt u verdere informatie aanvinken, en de elementen bij de pocketdiepte aangeven. U kunt ook aangeven welke instructie u aan de patiënt meegeeft, en wanneer een vervolgbehandeling plaats moet vinden. Al deze informatie is puur voor naslag opgenomen; er worden geen vervolgacties in het programma in gang gezet. De informatie voor de patiënt kunt u meegeven via de knop Print uitleg. Er verschijnt een scherm met alle informatie die voor de patiënt relevant is. U kunt dit printen of exporteren naar PDF, en dan e- mailen. De informatie voor een collega-zorgverlener kunt u printen of verzenden via de knop Print score. Er verschijnt een scherm met patiëntinformatie, die u kunt printen of exporteren naar PDF, en dan e- mailen. Als u de invoer bevestigt met een klik op Ok, dan verschijnt uw invoer in samenvatting in het scherm met het overzicht van de DPSI-metingen. Pagina 79 van 293

80 Door hier op OK te klikken, gaat u terug naar het behandelscherm. Parostatus Grijs: er is niets ingevuld. Blauw: parostatus is ingevuld; de mouse-over toont de datum van de laatste meting. Klik op de knop Parostatus. Bij een eerste meting opent direct een parostatusscherm. Is er al een eerdere parostatus ingevuld, dan opent een overzichtsscherm. Bij een vervolgmeting ziet u de belangrijkste gegevens van de eerdere meting overzichtelijk onder elkaar. U kunt door de knop Nieuwe parostatus een scherm oproepen waarin, u de meetresultaten van een bepaalde datum voor de patiënt kunt opnemen. Pagina 80 van 293

81 De volgende gegevens van de status praesens (als deze is ingevuld) worden bij de parostatus overgenomen: U kunt hier per element aangeven wat de (gewijzigde) status is. Door op een element te gaan staan, en de rechtermuisknop aan te klikken, kunt u het element een andere status toekennen. Deze status wordt echter NIET terug overgenomen in de status praesens; wilt u in de status praesens een wijziging aanbrengen, dan moet u dat in het grafisch overzicht van de status praesens doen. U kunt van alle metingen de invoer met het toetsenbord doen; de invoer verloopt van buiten- naar binnenzijde van het element 18 naar 11, 28 naar 21, vervolgens van 38 naar 31 en ten slotte van 48 naar 41. U kunt inzoomen door een van de kwadranten aan te klikken in het veld rechtsboven. Pagina 81 van 293

82 Inzoomen en sneltoetsen Een andere manier om in te zoomen is om de sneltoetsen te gebruiken, of de scroll -functie van uw muis. Mobiliteit. Klik met de linkermuisknop in het vak bij het betreffende element. U kunt door te blijven klikken, of door met de muis naar de juiste regel te bewegen, de juiste invoer selecteren. Achter de invoer staat de sneltoets, waarmee u de metingen via het toetsenbord op eenvoudige wijze bij meerdere elementen kunt invoeren. Voorbeeld: bij het ingedrukt houden of herhaald indrukken van de toets 2, krijgen de volgende elementen allemaal de status Horizontaal, 1 2 mm. Furcaties. Klik met de linkermuisknop in het gemeten vak bij het betreffende element. U kunt door te blijven klikken, of door met de muis naar de juiste regel te bewegen, de juiste invoer selecteren. Achter de invoer staat de sneltoets, waarmee u de metingen via het toetsenbord op eenvoudige wijze bij meerdere opvolgende meetpunten kunt invoeren. Voorbeeld: bij het ingedrukt houden of herhaald indrukken van de toets 2, krijgen de volgende meetpunten allemaal de status > 3 mm. Pagina 82 van 293

83 Botafbraak. Klik met de linkermuisknop in het gemeten vak bij het betreffende element. U kunt door te blijven klikken, of door met de muis naar de juiste regel te bewegen, de juiste invoer selecteren. Achter de invoer staat de sneltoets, waarmee u de metingen via het toetsenbord op eenvoudige wijze bij meerdere opvolgende meetpunten kunt invoeren. Voorbeeld: bij het ingedrukt houden of herhaald indrukken van de toets 2, krijgen de volgende meetpunten allemaal de status Horizontaal, > 1/3 mm. AN (aanhechtingsniveau) De waarde bij AN wordt automatisch berekend als LG en pocketdiepte zijn ingevuld. LG (lokalisatie gingiva). Klik met de linkermuisknop in het gemeten vak bij het betreffende element. U kunt door te blijven klikken, of door met de muis naar de juiste regel te bewegen, de juiste invoer selecteren. Achter de invoer staat de sneltoets, waarmee u de metingen via het toetsenbord op eenvoudige wijze bij meerdere opvolgende meetpunten kunt invoeren. Voorbeeld: bij het ingedrukt houden of herhaald indrukken van de toets 2, krijgen de volgende meetpunten allemaal de status 2 mm. De bij LG ingevoerde waarde ziet u ook grafisch weergegeven bij het elementnummer in de vorm van een grotere of kleinere grijze kolom. Pagina 83 van 293

84 Grafische aanduiding van lokalisatie gingiva. Plaque. Klik met de linkermuisknop in het gemeten vak bij het betreffende element. U kunt door te blijven klikken de juiste invoer selecteren. Bloeding, Pocketdiepte. De resultaten van deze metingen worden in een vak weergegeven, maar u moet deze wel beide apart invoeren. Dat doet u als volgt. Klik op de bovenste helft van het juiste vak voor de invoer van de bloeding, en op de bovenste helft van het juiste vak voor de invoer van de pocketdiepte. U kunt door te blijven klikken, of door met de muis naar de juiste regel te bewegen, de juiste invoer selecteren. Achter de invoer staat de sneltoets, waarmee u de metingen via het toetsenbord op eenvoudige wijze bij meerdere opvolgende meetpunten kunt invoeren. Voorbeeld: bij het ingedrukt houden of herhaald indrukken van de toets 2, krijgen de volgende meetpunten allemaal de status pus of 2 mm. Vergelijken Met de knop Vergelijken kunt u de pocketdieptes van verschillende metingen vergelijken. Wat de vergelijking aangeeft, is het pocketdiepteverschil met de vorige status, dus relatief en niet de absolute diepte van de vorige status. Neemt de pocketdiepte toe in vergelijking tot de eerdere meting, dan kleurt het getal rood; bij afname wordt dit weergegeven in groen. Er wordt bij het vergelijken gekeken naar de laatst ingevulde pocketstatus. Parostatussen, waar alleen de DPSI is ingevuld, worden overgeslagen. Een oranje pijltje geeft aan met welke status vergeleken wordt. Pagina 84 van 293

85 U kunt met sneltoets Ctrl+a wisselen tussen het vergelijk- en normale scherm (uiteraard indien er een vorige parostatus aanwezig is). De absolute pocketdiepte zelf blijft gewoon zichtbaar. Het paro-protocol kan aangegeven worden met een kleur er aan gekoppeld. Onderin het scherm vindt u de mogelijkheid om notities toe te voegen over de diagnose, en het behandelplan. Deze tekst ziet u terug in het overzichtsscherm. U kunt de ingevoerde metingen weer snel verwijderen met de Verwijderen -knop onder in het scherm. Let op: hiermee is alle niet opgeslagen invoer definitief verdwenen. Door het aanklikken van OK slaat u de ingevoerde gegevens op. Hiermee keert u terug naar het behandelscherm. De belangrijkste informatie en de kleur is nu zichtbaar in de behandelkaart. Door de knop Parostatus opnieuw aan te klikken kunt u een bestaande parostatus bewerken/printen of een nieuwe parostatus invoeren. Er is een aantal bijzondere velden beschikbaar voor parogegevens, die u kunt gebruiken in sjablonen. [VELD PATIENT.#PARO,FURCATIE1ELEMENTEN] toont de elementen, waarvan de furcatie 1 is. [VELD PATIENT.#PARO,FURCATIE2ELEMENTEN] toont de elementen, waarvan de furcatie 2 is. [VELD PATIENT.#PARO,FURCATIE3ELEMENTEN] toont de elementen, waarvan de furcatie 3 is. [VELD PATIENT.#PARO,FURCATIE1] toont het aantal elementen, waarvan de furcatie 1 is. [VELD PATIENT.#PARO,FURCATIE2] toont het aantal elementen, waarvan de furcatie 2 is. [VELD PATIENT.#PARO,FURCATIE3] toont het aantal elementen, waarvan de furcatie 3 is. [VELD PATIENT.#PARO,FURCATIE] toont het aantal elementen, waarvan de furcatie 1, 2 of 3 is. Bijvoorbeeld bij 2 elementen met furcatie 2, 1 element met furcatie 2, en 2 elementen met furcatie 3 is het resultaat: I: 2 II: 1 Pagina 85 van 293

86 III: 2 [VELD PATIENT.#PARO,MOBIEL] toont het aantal mobiele elementen [VELD PATIENT.#PARO,MOBIELELEMENTEN] toont de mobiele elementen [VELD PATIENT.#PARO,POCKETS1TM3ELEMENTEN] toont de elementen met pockets van 1 tot en met 3 mm. [VELD PATIENT.#PARO,POCKETS4TM5ELEMENTEN] toont de elementen met pockets van 4 en 5 mm. [VELD PATIENT.#PARO,POCKETS6ELEMENTEN] toont de elementen met pockets van minimaal 6 mm. [VELD PATIENT.#PARO,POCKETS1TM3]: toont het aantal elementen met een pocket tussen 1 en 3 mm en geen pockets hoger dan 3. [VELD PATIENT.#PARO,POCKETS4TM5]: toont het aantal elementen met een pocket tussen 4 en 5 mm en geen pockets hoger dan 5. [VELD PATIENT.#PARO,POCKETS6]: toont het aantal elementen met een pocket van 6 of hoger. De code [VELD PATIENT.#PARO,<naam>], zoals [VELD PATIENT.#PARO,BLOEDING], toont de waardes van de meest recente parostatus. Bij het gebruik van [VELD PATIENT.#PARO2,<naam>], wordt de informatie van de vorige parostatus gebruikt. Zo kunt u doornummeren. [VELD PATIENT.#PARO3,BLOEDING] geeft de informatie betreffende de bloeding van de twee-nade-laatste meting. [VELD PATIENT.#PAROVERGELIJK, POCKETS1TM3] geeft het aantal elementen van de meest recente parostatus weer, vergeleken met de vorige parostatus. Als bijvoorbeeld de vorige keer er 6 elementen waren met pockets 1-3, en bij de huidige meting 2, dan is de uitkomst van dit veld -4. U vindt meer informatie over het maken en het gebruik van sjablonen in het desbetreffende hoofdstuk. DPSI-type Oase toont het DPSI-type op basis van de laatst uitgevoerde DPSI- of Paro-meting. Het symbool verschijnt naast de meting die het meest recent heeft plaastgevonden. Ook ziet u dit symbool terug in de agenda. Agendastatus Pagina 86 van 293

87 Meestal zult u hier de modus Planbaar aantreffen. Er kan dan een nieuwe afspraak met de patiënt in de agenda worden ingevoerd. Dit is niet mogelijk in de volgende twee gevallen: - Agendastatus Geblokkeerd ; in het bewerkscherm is dan bij het tabblad Overig een vinkje gezet bij Agenda geblokkeerd. U kunt deze optie gebruiken als u niet wilt dat er voor deze patiënt nieuwe afspraken worden gemaakt, bijvoorbeeld omdat de patiënt nog niet aan zijn of haar financiële verplichtingen heeft voldaan. - Agendamodus Plan in wacht ; in het bewerkscherm is dan bij het tabblad Behandelplan de modus wachten aangezet. Afspraken De knop Afspraken geeft de mogelijkheid voor de zorgverlener om nieuwe afspraken klaar te zetten om ingepland te worden. Staan er een of meerdere afspraken klaar om te worden ingepland, dan verandert de knop in Te plannen. De getallen geven aan hoeveel afspraken, respectievelijk te plannen afspraken er reeds zijn voor deze patiënt. Zo kan een zorgverlener een of meerdere afspraken voorstellen, en de agendabeheerder kan de afspraken (samen met de patiënt) vervolgens inplannen. Dit werkt als volgt. Om een nieuwe afspraak voor te stellen, klikt u op de knop Afspraken (of Te plannen. ). De planner opent, met een overzicht van reeds gemaakte en ingeplande (lopende) afspraken onderin, en reeds voorgestelde afspraken in het bovenste deel van de planner (Te plannen afspraken). Wilt u (nog) een te plannen afspraak toevoegen, klik dan op <klik om een nieuwe afspraak klaar te zetten>. Op de regel kunt u dan invullen hoe lang de afspraak moet duren bij Duur, en indien nodig, hoeveel dagen er tussen deze afspraak en de vorige moet zitten bij dagen tussen, de afspraakcode, een vrije omschrijving, de zorgverlener en het behandelplan. Klik dan op OK om de afspraak in de te plannen lijst op te nemen. Deze lijst is zichtbaar in de agenda via de knop Te plannen. Hier staan alle de te plannen afspraken. Pagina 87 van 293

88 Wilt u een te plannen afspraak verwijderen, ga dan op de te plannen afspraak staan en klik dan op de rechtermuisknop. Klik Wis de geplande afspraak aan. De afspraak wordt dan gewist. U kunt hier ook (naast in de agenda) de lopende afspraken als volgt bewerken. Klik op de afspraak met de rechter muisknop. Bij de opties Afspraak wijzigen, verplaatsen en afzeggen, en Ga naar agendadag springt het scherm naar de afspraak in de agenda. De afspraak wordt met bewegende roodwitte rand getoond om goed zichtbaar te zijn. U kunt hier op de gebuikelijke manier een afspraak bewerken. Toon afspraakwijzigingen: alle wijzigingen van die specifieke afspraak worden getoond. Brieven Pagina 88 van 293

89 Als u de knop Brieven aanklikt, verschijnt er een scherm met de mogelijkheid met derden te corresponderen. U kunt hierbij kiezen of u een of een (papieren) brief wilt versturen. Dit kiest u via de knop linksboven / Papier. en werkt als volgt. Kies als eerste de geadresseerden, en hoe u de geadresseerden wilt benaderen (via Aan, CC of BCC ). U kunt een geadresseerde kiezen uit de drop-downlijst van de externe adressen. U kunt snelzoeken op diverse onderdelen, zoals code, naam, afdeling of instelling. Pagina 89 van 293

90 Daarbij wordt de lijst gefilterd op basis van wat er bij de externe adressen in het veld Categorie is ingevoerd. Oase toont bijvoorbeeld geen apothekers bij de doorverwijzers of huis(tand)artsen. Om een mail via Aan te verzenden, kan deze slechts naar 1 geadresseerde. Deze geadresseerde krijgt een rode veldaanduiding. Oase controleert bij het aanvinken van Aan of (B)CC of er een mailadres beschikbaar is van de geadresseerden. Is dit niet zo, dan krijgt u hiervan een melding. Breek dan de brief af en vul eerst het mailadres in. Let op! Oase bewaart een afgebroken mail niet! Ontbreekt er een mailadres (of een bijlage), dan kunt u dat/deze alleen toevoegen door eerst de mail af te breken. U bent dan de door u ingevoerde (tekst)aanpassingen kwijt. Mailadressen aanvullen van derden doet u onder Beheer Externe adressen. Oase vult als afzender automatisch de behandelaar in; u kunt een andere afzender kiezen uit de dropdownlijst met medewerkers. U kiest een sjabloon bij het veld Sjabloon. Dit kan alleen als er van het gekozen sjabloon een variant in HTML-formaat bestaat. Alleen HTML-sjablonen zijn geschikt om via te versturen. Zie voor het werken met sjablonen het betreffende hoofdstuk. U krijgt de tekst van het sjabloon te zien, met eventuele gegevens, zoals patiëntnaam, al ingevuld. Pagina 90 van 293

91 U kunt hier eigen tekst aan toevoegen of de bestaande tekst wijzigen. Vervolgens kiest u de afzender en het (mail)adres van de afzender. Tenslotte kunt u eventuele bijlagen toevoegen door de gewenste bijlagen, zoals de status en de endo, aan te vinken en door documenten of foto s toe te voegen via de knoppen bij Externe bestanden. U kunt de bijlagen inzien (en desgewenst printen) door op het vergrootglas te klikken. Inzien en aanvinken van bijlagen Klik, zodra u klaar bent, op Verzenden. U krijgt een melding wanneer de verzonden is. Het is ook mogelijk om de op te slaan en later verder te bewerken en te verzenden. Kies dan Opslaan. U kunt opgeslagen en verzonden mail terugvinden onder de knop . Pagina 91 van 293

92 Dubbelklikken op de mail opent een scherm met de tekst van de mail, zonder de eventuele bijlagen. Via de Verstuur-knop kunt u controleren of de verzonden is. Reeds verzonden s kunt niet nogmaals verzenden. Oase onthoudt de geadresseerden; bij een volgende nieuwe zijn deze ingevuld. U kunt dan alleen de Aan -, CC - of BCC -vinkjes aan te zetten, of desgewenst de geadresseerden aanpassen. Papieren brief U kunt hier als volgt een brief genereren. Kies een sjabloon uit de dropdownlijst. Oase vult als afzender automatisch de behandelaar in; u kunt een andere afzender(adres) kiezen uit de dropdownlijst (met medewerkers). Afhankelijk van het gekozen sjabloon verschijnt er een printericoontje achter één of meerdere velden met geadresseerden. Voeg diegenen toe aan wie u een brief wilt sturen, en klik op het printericoontje achter de ingevoerde naam. Pagina 92 van 293

93 U kunt een geadresseerde kiezen uit de drop-downlijst van de externe adressen. Daarbij wordt de lijst gefilterd op basis van wat er bij de externe adressen in het veld Categorie is ingevoerd. Oase toont bijvoorbeeld geen apothekers bij de doorverwijzers of huis(tand)artsen. U kunt snelzoeken op diverse onderdelen, zoals code, naam, afdeling of instelling. Er opent een scherm in Word. U kunt hier eigen tekst aan toevoegen of de bestaande tekst wijzigen, zoals u gewend bent in Word. Vervolgens kunt u de brief printen via Bestand Print. Pagina 93 van 293

94 Bij het sluiten van het document kunt u kiezen of u het document wilt bewaren. Het wordt dan opgeslagen bij de patiëntenkaart in de behandelmodus (tabblad Documenten). Oase onthoudt de geadresseerden; bij een volgende nieuwe e-brief zijn deze ingevuld. U kunt dan desgewenst de geadresseerden aanpassen. Maakt u binnen 4 uur nogmaals een brief aan, gericht aan dezelfde persoon of instantie, dan overschrijft Oase de bestaande brief. Bij langere tussenposes wordt een nieuwe brief aangemaakt en bewaard. Bitewing [geen] geeft aan dat er geen bitewing is gemaakt. U kunt bij het tabblad Overig in het bewerkscherm aangeven of het nodig is om een bitewing te maken. Vinkt u Geen bitewings maken aan, dat toont het scherm in het behandelscherm: [niet nodig]. Dit kan het geval zijn bij bijvoorbeeld een patiënt met volledige prothese. Is er een bitewing gemaakt, dan verschijnt de datum. U kunt per patiënt de bitewingfrequentie aangeven. Als u daar niets invult, dan gebruikt Oase de globale instelling die bij Beheer Instellingen Oase in het veld Bitewing frequentie staat ingevuld. Pagina 94 van 293

95 Als hier het vinkje Bitewing waarschuwing staat aangevinkt, dan verschijnt er in de agenda naast de patiëntnaam een BW -icoontje als het weer tijd is voor een nieuwe bitewing. Betaalgedrag U heeft hier de opties [standaard] en [Direct betalen]. De laatste optie zet u aan in de patiëntenkaart bij het subtabblad Overig: Direct betalen. Memo s Deze knop biedt u de mogelijkheid om memo s over deze patiënt in te voeren. Het verschil met de algemene berichtenoptie rechtsboven in het scherm is dat de memo betrekking heeft op de specifieke patiënt. Het cijfer in de rode cirkel geeft aan hoeveel memo s zijn ingevoerd. Pagina 95 van 293

96 Klik op de knop Memo s, of gebruik de sneltoets [Ctrl+M]. Het volgende scherm verschijnt als er al memo s voor de patiënt bestaan. In de lijst vindt u eventuele notities, gemaakt in het bewerkscherm, en eerdere memo s. Bij de eerste memo verschijnt direct het invoerscherm. Voor een nieuwe memo: voer uw tekst in. U kunt aangeven in welke categorie de memo valt, vanuit wie de memo verstuurd wordt en u kunt eventueel een kleurcode aangeven. U kunt de memo doorsturen, als sticky op uw scherm plakken of er een Agenda alert van maken. Alle mogelijkheden zijn te combineren. Wanneer u voor Agenda alert kiest, wordt die memo getoond wanneer in de agenda die patiënt gekozen wordt. Zie het voorbeeld hieronder: de Agenda alert wordt getoond zodra de patiënt geselecteerd wordt in de afspraakplanner bij de Agenda. Pagina 96 van 293

97 Een sticky (zichtbaar als post-it bovenop het behandelscherm) memo ziet er als volgt uit. De memo kunt u over het scherm verplaatsen door deze aan te klikken en aangeklikt de muis te verschuiven. Door op het kruisje rechtsboven in de memo te klikken verwijdert u de memo. Gebruikt u de Verstuur -knop, dan kunt u een memo bij deze patiënt toevoegen bij deze patiëntenkaart, zichtbaar voor de - door u bepaalde - gebruikers. U krijgt bij het aanklikken van de Verstuur -knop een selectielijst te zien van de medewerkers aan wie u de tekst wilt verzenden. Het bericht verschijnt bij de geselecteerde medewerkers in het berichtenscherm in de hoofdknoppenbalk. Pagina 97 van 293

98 Oase houdt bij wanneer u de memo heeft verstuurd, wanneer deze gelezen is, en wanneer het antwoord is binnengekomen. Bij het versturen van een memo (vanuit een patiënt) aan een ander gebruiker, kan bij het antwoord daarop ook de patiëntenkaart geopend worden. Factureren en Openstaand Deze items geven een overzicht van te factureren en openstaande bedragen van deze patiënt in het rood. Als er een negatief bedrag aan openstaande facturen is, dan wordt dit in groen getoond. Klikt u op het te factureren bedrag, dan krijgt u de mogelijkheid de factuur aan te maken en te printen. Klikt u op Betaald <bedrag>, dan kunt u het bedrag aanpassen dat betaald wordt. U kunt het aantal te printen facturen aangeven met het 1 + knopje. U kiest het juiste sjabloon met de dropdown bij het veld sjabloon. U klikt hierna aan hoe de factuur wordt voldaan. Als de factuur nog niet is voldaan, klikt u op Afbreken. Pagina 98 van 293

99 Klikt u op het openstaande bedrag, dan springt Oase naar het tabblad Facturen in het bewerkscherm. U krijgt dan een overzicht over de openstaande facturen. Met het eurotekensymbooltje kunt u een factuuroverzicht oproepen. Dit overzicht toont diverse factuurgegevens van het huidige en voorgaande jaar. Afbeelding Klikken op de afbeelding geeft u de mogelijkheid een foto van de patiënt in te voeren, via scanner, webcam of via een bestand. Naast de foto worden de behandelende arts(en), de praktijk en het patiënt type getoond. OVERZICHT PRESTATIECODES De prestatielijst bevat alle mogelijk prestatiecodes, die u aan de behandeling kunt toevoegen. U kunt een hoofdcategorie kiezen: en vervolgens ziet u onder het kopje prestatielijst de bijbehorende prestatiecodes. Als u de orthodontiecodes selecteert in de behandelkaart, dan kunt u in de lijst ook op ABC-categorie selecteren. Pagina 99 van 293

100 U kunt deze codes zoeken in het zoekveld. Aan de codes kunnen symbolen zijn toegevoegd. Het kruisje in zwart geeft aan dat de prestatie een röntgenfoto is. Een T voor de code geeft aan dat er bij deze prestatiecode techniek(kosten) aanwezig kan/kunnen zijn. Dit wordt bepaald door het aanvinken van techniek mogelijk in de kaart van de code in de lijst met behandelcodes. Zie bijvoorbeeld Code R24: Als u met uw muis over een prestatiecode gaat, verandert deze van achtergrondkleur. Er verschijnt, als u met de muis over het linkerdeel van de knop schuift, een groen-wit plusje naast. Pagina 100 van 293

101 Klik u op het groen-witte plusje, dan wordt deze prestatiecode aan de behandelgegevens toegevoegd. Wilt u een prestatiecode koppelen aan een element, selecteer dan eerst op de prestatiecode in het midden (deze kleurt rood en het plusje kleurt niet groen), en klik vervolgens op het element in het behandeloverzicht. U ziet direct bij de behandelgegevens wat u heeft aangeklikt. Herhaald klikken voegt steeds een prestatiecode toe. De prestatiecodes worden aan een consult gekoppeld. Een aantal prestatiecodes bestaat uit een cluster van meerdere behandelcodes. U kunt deze in zijn geheel aan het consult toevoegen door op de titelregel (zie rode omcirkeling) te klikken. U kunt ook onderdelen aanklikken en deze toevoegen, zoals hieronder, Pagina 101 van 293

102 tenzij u in de prestatiecode (in de lijst behandelcodes) hebt aangegeven dat het hele cluster geselecteerd moet worden. In dat geval kunt u de onderdelen deselecteren door ze aan te klikken. Invoerhulp Per 1 januari 2015 is er een mogelijkheid om via een invoerhulpscherm de prestatiecode te laten berekenen bij Conserverend. Klik op deze regel en het hulpscherm opent. In de linker kolom kunt u aangeven welke vlakken het betreft; vervolgens het materiaal en ten slotte kiest u uit de rechter kolom de relevante overige codes. Pagina 102 van 293

103 Kies ten slotte het juiste element. In de prestatieregel(s), die aan het consult wordt/worden toegevoegd, staat/staan dan de juiste bijbehorende code(s). Het hulpscherm VULLING is zelf ook als behandelcode gedefinieerd. Bekijk VULLING in de behandelcodelijst voor de instellingen van VULLING. U kunt er ook voor kiezen om prestaties te tonen in het scherm bij een element. Zie Het grafisch overzicht van de status praesens. Bij Behandelcodes kunt u instellen of de betreffende behandelcode wordt getoond door het aanvinken van Toon bij bewerk element. Pagina 103 van 293

104 Wilt u prestatiecodes zonder koppeling aan een consult met de invoerdatum van vandaag toevoegen, gebruik dan het icoontje naast de behandelgegevens (zie icoontjes behandelgegevens). Wilt u de prestatiecodes niet vanuit de lijst, maar direct invoeren, dan kan dit met het prestatie-icoontje direct naast de verrichtingenkaart. Dit geeft u ook de mogelijkheid het tarief aan te passen, vlakken toe te voegen en extra informatie aan de omschrijving van de prestatie-/behandelcode toe te voegen of aan te passen. Op deze manier voegt u ook techniek aan de prestatie-/behandelcode toe. Dit is ook naderhand mogelijk door de regel van de prestatiecode dubbel te klikken. Wilt u een prestatiecode verwijderen uit de behandelgegevens, dan klikt u op de betreffende regel, en drukt op Delete of u gebruikt de rechtermuisknop en selecteert Wis regel. U dient deze keuze te bevestigen met Ja. In de behandelkaart kunt u linksonder bij "kies behandelaar" aangeven welke behandelaar gebruikt moet worden bij prestatieinvoer. De secundaire medewerker wordt automatisch in het "kies behandelaar" in de behandelkaart ingevuld indien: a. de afspraak aangeklikt is via de agenda EN de secundaire medewerker de categorie niet op "assistent" heeft staan EN de primaire medewerker wel op "assistent" staat. HET GRAFISCHE OVERZICHT VAN DE STATUS PRAESENS Het grafisch overzicht en de behandelgegevens kennen 3 varianten voor de diverse stadia van behandeling: status praesens, behandelmodus en planmodus. De diverse modi zijn met deze knop instelbaar. De modus bepaalt de achtergrondkleur bij de diverse schermen. Pagina 104 van 293

105 Status praesens Behandelmodus Pagina 105 van 293

106 Planmodus Deze overzichten bieden de mogelijkheid om grafisch de oorspronkelijk staat van de elementen/gebit weer te geven en grafisch diverse plannen op te stellen op basis van een ingevoerde status praesens. Ook kunnen uitgevoerde behandelingen weergegeven worden. U kunt zo de status praesens bijwerken. U kunt dit scherm aan- of uitzetten (om meer ruimte te creëren voor de verrichtingen) door het aanklikken van de knop Grafisch. De knop Status / Behandel / Plan geeft u de mogelijkheid het behandelplan, dat voor de patiënt opgesteld is of moet worden, te maken, in te zien en te wijzigen. Op deze knop kan zich een cijfer in een rood kader bevinden, dat het aantal actieve behandelplannen weergeeft; in het voorbeeld is dit 1. De aanbevolen manier om deze modus aan te geven is via de Planmodus, en dan de knop Kies plan gebruiken, of een bestaand behandelplan aan te klikken. Als u op Plan klikt, dan verschijnt een samenvatting van het plan / de plannen in de behandelgegevens. Zie voor een toelichting hierop onder het kopje Het behandeloverzicht hieronder. U kunt deze modus inzien in het bewerkscherm in tabblad Behandelplan bij Behandelstatus, zie hieronder in de afbeelding. Pagina 106 van 293

107 Op de grafische overzicht bevint zich een aantal knoppen. Door het aanklikken van Prothese en Wortels kunt u de prothese, respectievelijk de wortel en tandhals van de elementen tonen of verbergen. Dit laatste is handig als er op die niveaus niets vermeldenswaardig te tonen is, zoals bij een gave dentitie. Visiquick De knoppen Foto s, BW, OPG en RSP zijn alleen te zien als het Röntgenfotoprogramma Visiquick geïnstalleerd staat. Deze knoppen bieden de mogelijkheid om snel foto s te kunnen inzien, of in het Oase-scherm te tonen. Hieronder ziet u een voorbeeld van een dergelijke weergave. Rechts naast de foto zijn er verschillende mogelijkheden om de weergave aan te passen. Met de knop Open foto kunt u direct Visiquick zelf openen, waarbij de foto s van de betreffende patiënt direct zichtbaar zijn. Met de knop Sluiten keert u weer terug naar de oorspronkelijke weergave. Pagina 107 van 293

108 Staat er bij het element een zwarte cirkel met een getal, dan zijn er 1 of meerdere foto s van het element te zien. Ga met de muis over het element, en het woord Foto s verschijnt. Klik deze aan, en de meeste recente foto wordt getoond. Informatie per element Om per element informatie toe te voegen zijn er in ieder modusscherm twee opties: - u dubbelklikt op het betreffende element; op deze manier kunt u meer algemene waardes toekennen die betrekking hebben op het gehele gebit - u gebruikt de rechter muisknop; hiermee kunt u per element op 3 niveaus waardes toekennen. Hieronder volgen de mogelijkheden van beide opties. Dubbelklikken Dubbelklikken op een element geeft een grafisch scherm, waarin u nadere informatie over het elemant kunt invoeren. De grafische weergave hangt samen met de modus. De staus-prasensmodus heeft een andere weergave dan de behandel- en Planmodus. Pagina 108 van 293

109 Dubbelklikken in de status-praesensmodus. Dubbelklikken in de behandelmodus. In de behandelmodus worden behandelcodes getoond. U kunt deze selecteren door ze aan te klikken. Door op de behandelcodes met de linker/rechtermuisknop te klikken, kunt u het aantal beinvloeden. Klikt u op OK, dan worden de geselecteerde behandelcodes toegevoegd aan het consult. Oase berekent automatisch de behandelcode bij vullingen, als u de juiste vlakken en het juiste materiaal aanklikt. Bij Behandelcodes kunt u instellen of de betreffende behandelcode wordt getoond door het aanvinken van Toon bij bewerk element. Pagina 109 van 293

110 U kunt nu op twee manieren informatie invoeren: via de afbeelding van het element met de muis en via het invoerscherm onder de kop Wortels of Kroon. Klikt u met de muis op een deel van het element, dan zal dit deel verkleuren. Zo kunt u aangeven waar zich de bewerking of toevoeging bevindt, die in het invoerscherm gedefinieerd staat. Ook kunt u de titels van de verschillende niveaus aanklikken om een algemene waarde aan het betreffende niveau toe te kennen. Ook kunt u op de rechter muisknop klikken voor meer opties, zoals bij de wortels. Om gekozen invoer te wijzigen of ongedaan te maken klikt u per niveau op het plaatje rechts. Als u (in de status praesens-modus) een melkelement omzet in een blijvend element, dan worden automatisch alle behandelingen, zoals vullingen en cariës verwijderd. De wijzigingen in het invoerscherm zorgen voor een grafische aanduiding van de status van een element. Deze grafische aanduiding blijft zichtbaar in het behandelscherm als u klaar bent met invoeren. De op deze wijze toegekende waardes per element, kanaal of vlak worden bij verlaten van dit scherm geminimaliseerd in het grafisch overzicht getoond. Rechter muisknop Als u met uw muis in het overzicht op een element staat in een statusscherm van een patiënt, en u klikt op uw rechtermuisknop, dan verschijnt het volgende menu. Dit menu is vooral bedoeld om de Pagina 110 van 293

111 status praesens in te voeren. U kunt met uw muis langs de aangegeven menu-opties bewegen om een optie te selecteren. Het menu bestaat uit 7 onderdelen bij de status praesens en de planmodus; bij de behandelmodus 8 onderdelen. Bij de verschillende grafische schermen kent dit menu een andere inhoud. Het stelt u in staat om selecties en waardes op gebitniveau toe te kennen. Voor elementspecifieke waardes dient u in het overzicht het element dubbel te klikken. U kunt hier wijzigingen aanbrengen. De wijzigingen worden definitief zodra u op Opslaan klikt. Wilt u een per ongeluk ingevoerde en opgeslagen behandeling verwijderen uit het grafisch scherm, klik dan op Blijvend of Melk onder Bewerk elementen. Alle bewerkingen van een element worden dan verwijderd. 1. Klinische kroon Hier kunt u de weergave van het element wijzigen; zo kunt u aangeven of het een blijvend melkelement of wortelrest betreft, of dat het element afwezig is. Kies één van de opties, en u ziet de door u gekozen optie grafisch weergegeven. Pagina 111 van 293

112 Als u (in de status praesens-modus) een melkelement omzet in een blijvend element, dan worden automatisch alle behandelingen, zoals vullingen en cariës verwijderd. 2. Behandel wortels Het klikken op Endo opent het endobehandelingscherm. Het schema links bovenin toont alle elementen met eerdere kanaalbehandelingen. Het biedt de mogelijkheid naar een ander element te navigeren en behandel- en meetgegevens in te voeren zonder naar het behandelscherm te hoeven terugkeren. Een zachtrode kleur, zoals bij element 13 in het voorbeeld hieronder, geeft aan dat er een behandeling is ingevoerd bij dit element; deze behandeling wordt nu niet op het scherm weergegeven. U maakt het endobehandelscherm van dit element actief door op het zachtrode elementnummer te klikken. Als u op Nieuw klikt, wordt een nieuwe behandeling aan eventuele voorgaande behandelingen toegevoegd. De nieuwe behandeling kenmerkt zich door de datum, die er aan wordt toegekend. Deze datum verschijnt automatisch (na het aanklikken van Nieuw ) in het veld Endobehandeling, naast de knop Nieuw. In dit veld kunt u eventuele voorgaande behandelingen kiezen met behulp van de dropdownknop (het zwarte pijltje naast de datum). Met de knop Wissen wist u de gekozen endobehandeling van een element. Andere behandelingen van dit element of van andere elementen blijven bestaan. Pagina 112 van 293

113 Behandelaar Hier kunt u aangeven wie de betreffende behandeling heeft uitgevoerd. Kies de juiste behandelaar met de dropdownknop. DETI-scorelijst Vervolgens kunt u de DETI-scorelijst invullen via de DETI-knop. Als er nog geen DETI-scorelijst is ingevuld, dan is de knop grijs. Klik op de knop om de DETI-scorelijst te openen. U kunt in deze lijst de diverse onderdelen aan- en uitklikken. Afhankelijk van het aanklikken van onderdelen, krijgt de aangeklikte regel een groene (bij Geen complicaties ) of een rode kleur (bij iedere andere score). Ook wordt de bijbehorende DETI-score bovenaan het scherm getoond. Pagina 113 van 293

114 Klikt u vervolgens op OK, dan verschijnen de aangeklikte onderdelen in de samenvatting. Ook verkleurt de DETI-knop en wordt de DETI-score getoond. Zie het voorbeeld hieronder. Om de ingevoerde gegevens op te slaan kiest u voor OK in het endobehandelingscherm. Het scherm sluit zich dan. U kunt het weer oproepen door op de Endo-knop te klikken. Kies voor Afbreken als u de op dat moment ingevoerde gegevens niet wilt opslaan. CEB-scorelijst Als er een DETI-score B is ingevoerd, dan kunt u via de CEB-knop een invullijst voor de CEBscorelijst. Ook hier geldt dat de knop grijs is, als er nog niets in ingevuld. Klik op de knop en u ziet het volgende scherm. Na van het aanklikken van onderdelen krijgt de aangeklikte regel een rode kleur. De bijbehorende CEB-score en klasse worden bovenaan het scherm getoond. Pagina 114 van 293

115 Klikt u vervolgens op OK, dan verschijnen de aangeklikte onderdelen in de samenvatting. Ook verkleurt de CEB-knop en wordt de CEB -score (of vanaf 14 punten de klasse) getoond. Zie het voorbeeld hieronder. Om de ingevoerde gegevens op te slaan kiest u voor OK in het endobehandelingscherm. Het scherm sluit zich dan. U kunt het weer oproepen door op de Endo-knop te klikken. Kies voor Afbreken als u de op dat moment ingevoerde gegevens niet wilt opslaan. Diagnostiek Om de diagnostiek in te vullen klikt u op de diagnostiekknop. Het volgende scherm verschijnt. Pagina 115 van 293

116 U kunt in deze lijst de diverse onderdelen aan- en uitklikken. Afhankelijk van het aanklikken van onderdelen, krijgt de aangeklikte regel een groene (bij Geen symptomen ) of een rode kleur (bij iedere andere diagnose). Ook kunt u een keuze maken uit een dropdownmenu bij de velden Röntgenologisch, Vitaliteit en Soort behandeling. Ten slotte kunt u onder in het scherm (de aanvulling op) uw diagnose vermelden; u heeft hier vrije tekstkeuze. Klikt u vervolgens op OK, dan verschijnen de aangeklikte onderdelen in de samenvatting. Pagina 116 van 293

117 Om de ingevoerde gegevens op te slaan kiest u voor OK in het endobehandelingscherm. Het scherm sluit zich dan. U kunt het weer oproepen door op de Endo-knop te klikken. Kies voor Afbreken als u de op dat moment ingevoerde gegevens niet wilt opslaan. Behandelgegevens U kunt vervolgens de relevante gegevens van de behandeling in de kolommen invullen. Ook kunt u uw eigen opmerkingen toevoegen aan of wijzigen in het scherm. Om de ingevoerde gegevens op te slaan kiest u voor OK in het endobehandelingscherm. Het scherm sluit zich dan. U kunt het weer oproepen door op de Endo-knop te klikken. Kies voor Afbreken als u de op dat moment ingevoerde gegevens niet wilt opslaan. In de status-praesensmodus heet deze menukeuze Endo uitgevoerd en kunt u een kanaalbehandeling bij het geselecteerde element aangeven. Pagina 117 van 293

118 3. Substituten Hiermee kunt u aangeven waar zich substituten bevinden. U kunt meerdere elementen selecteren (door het ingedrukt houden van de linker muisknop) en vervolgens een onderdeel uit de lijst substituten (linker muisknop). Alle geselecteerde elementen krijgen dan het zelfde substituut. Met de knop Prothese rechts bovenin het schema kunt u de uitneembare vervanging als het ware uitnemen en weer terugplaatsten. Het nogmaals aanklikken van deze knop brengt de oorspronkelijk aangebrachte substituten weer in beeld. 4. Verbindingen Hier kunt u de verbindingen tussen prothetische vervangingsdelen onderling en de pijlers weergeven. Selecteer een of meerdere (door het ingedrukt houden van de linker muisknop) elementen en kies de bijbehorende verbindingsmethode. Pagina 118 van 293

119 5. Overig Hier kunt u aangeven dat er op de positie van een element een kroon, implantaat of een indirecte pulpa-overkapping is geplaatst. 6. Selecteer Hier hebt u de beschikking over de mogelijkheid om snel meerdere elementen van het gebit tegelijk te selecteren. Ook kunt u kiezen om met een geresette status praesens alle bewerkingen ongedaan te maken en opnieuw met een lege status te beginnen. Alle voorgaande bewerkingen uit het hele gebit worden dan verwijderd. Als u deze optie per ongeluk hebt aangeklikt, en u wilt deze actie ongedaan maken, klik dan op Afbreken. De bewerkingen die zijn gedaan na de laatste keer dat u hebt opgeslagen, worden dan verwijderd. 7. Behandelgegevens Met deze knoppen kunt u de historie van een element bekijken, of een notitie over het element toevoegen. U kunt de historie van een element ook bekijken door in het deel behandelgegevens de knop Element aan te klikken. Voorbeeld status praesens Na het bewerken van het statusschema zou het resultaat er als volgt uit kunnen zien. De status praesens van de patiënt met de huidige status van de elementen. Voorbeeld behandelplan In de planmodus zijn als voorbeeld de volgende plannen ingevoerd. Pagina 119 van 293

120 Behandelplan 1 (Implantaatplan voor de bovenkaak). Behandelplan 2. Prothetisch plan. In de behandelmodus is de status praesens overgenomen; na het maken van een afspraak kan de behandeling beginnen, en kunt u de behandelgegevens invoeren. Pagina 120 van 293

121 Behandelmodus voor het uitvoeren van het behandelplan. Een aantal elementen kan een gekleurd nummer hebben gekregen. De kleuren hebben de volgende betekenis: (een onderdeel van) element 46 is onbruikbaar (voor een behandelplan). Dit kan ook gelden voor een restauratie. er zit cariës in element 42 en/of de aanwezige restauratie voldoet niet. HET BEHANDELOVERZICHT Het behandeloverzicht, ook wel verrichtingenkaart genoemd, bevindt zich onder het grafische overzicht als voor behandel is gekozen. Hier worden alle consulten en de daarbij behorende behandelingen chronologisch getoond. Afhankelijk van de stand van de aan/uit knoppen aan de rechterkant van het overzicht worden onderdelen al dan niet getoond. STATUSMODUS In de statusmodus wordt onderin een samenvatting van de patiëntgegevens getoond (Medische anamneses, DPSI, paro). Ook is er een knop Print status. Deze knop geeft de mogelijkheid om de status praesens en de historie van een (vertrekkende) patiënt te printen. U kunt zelf filteren welke gegevens u wilt laten printen. U kunt deze status ook als PDF in de behandelkaart bewaren. Pagina 121 van 293

122 PLANMODUS Voordat u verrichtingen bij het consult kunt invoeren, dient er eerst een behandelplan en machtiging te zijn. Ingevoerde consulten bij het plan kunnen op eenvoudige wijze in de verrichtingenkaart overgenomen worden, zodat er geen sprake van dubbele invoer is. In de Planmodus kunt u uw behandelplan opstellen. In het veld onder het plan staat het actieve behandelplan. U hebt hier een aantal mogelijkheden: Kies plan Met de knop Kies plan kunt u uit de lijst van het tabblad behandelplan uit het bewerkscherm een behandelplan kiezen. U heeft hier de mogelijkheid een standaardplan te kiezen voor veel voorkomende verrichtingen en behandelingen. Standaardplannen kunt u definiëren bij Beheer / Standaardplannen. U kunt bij het kiezen van een behandelplan een standaardplan kiezen uit de bestaande lijst met standaardplannen. De informatie uit het standaardplan wordt ook overgenomen in de weergave in het grafisch overzicht van de patiëntenkaart. Voor het invullen van de ontbrekende informatie van het gekozen standaardplan kunt u kijken onder Nieuw hieronder. Bewerk Klik op de knop Bewerk of op de tekst van gekozen behandelplan, of de omschrijving om wijzigingen in het gekozen plan aan te brengen. Pagina 122 van 293

123 U kunt hier de ingevoerde gegevens aanpassen. Ook kunt u een offerte afdrukken of een machtiging aanvragen door op het printerknopje te klikken. Oase vult dan de systeemdatum in. De knop piensupport raadplegen of Zorgsomsupport raadplegen biedt u de mogelijkheid om verzekeringsgegevens (eigen bijdrage) op te halen van het bedrijf Pien Support of Zorgsom. Nieuw Kiest u er voor om een nieuw plan aan te maken, dan worden de gegevens ook overgenomen in het tabblad behandelplan in het bewerkscherm. Klik op de knop Nieuw. Het volgende scherm verschijnt. In principe is een aantal velden al automatisch door het systeem ingevuld, als deze bij de behandelgegevens in het bovenste deel van de patiëntenkaart juist zijn ingevuld. Een deel van het scherm is bedoeld om gegevens voor de bijzondere tandheelkunde op te nemen. Pagina 123 van 293

124 Status is de behandelstatus van de patiënt. Categorie : kies hier de juiste behandelcategorie. Behandelaar is de huidige behandelaar. U kunt aanvinken of het plan beoordeeld moet worden. Vink dan Moet beoordeeld aan. Als u dit doet, dan verschijnt er rechtsboven aan het scherm het volgende symbool, als signaal dat er een plan (of Röntgenfoto) beoordeeld moet worden. Voor meer informatie over deze knop, zie Het venster en de knoppen van Oase. Ingevoerd geeft de datum van invoer van het behandelplan aan. Bij Naam plan, Hulpvraag patiënt, Hulpvraag verwijzer en Plan/Therapie kunt u eigen tekst invoeren. Verstuurd geeft de datum van verzending van de offerte aan. Bij Akkoord kunt de datum van akkoord door of namens de patiënt invoeren. Aangevraagd toont de datum van de aanvraag van de machtiging. Bij Nummer vult u het nummer van de machtigingsaanvraag in (indien van toepassing). De knop Pien raadplegen over dit plan of ZorgSom raadplegen over dit plan biedt u de mogelijkheid om verzekeringsgegevens (eigen bijdrage) op te halen van het bedrijf Pien Support of Zorgsom. Pagina 124 van 293

125 Zodra u het veld Centrumindicatie invult, verdwijnt het machtigingsdeel aan de rechterzijde en kleurt het plan rood. Aan de onderzijde verschijnt de mogelijkheid om uitgebreide machtigingsgegevens in te voeren. Diagnosecode U kunt hier kiezen uit de diagnoses die eerder zijn ingevoerd. Voorloopcode BT Deze wordt automatisch ingevuld met de waarde die bij de centrumindicatie is ingevuld maar kan hier gewijzigd worden. Machtigingsaanvraag Geeft aan hoe het machtigingsaanvraagproces voor dit plan moet verlopen. Bij gebruik van een regelingcode wordt de instelling daarvan overgenomen. Deze is hier niet wijzigbaar en wordt bepaald door de gekozen regelingcode. De mogelijke statussen zijn: Aanvragen, Vereenvoudigd, Ongemachtigd en Automatisch. Tijd Geeft aan hoeveel tijd er moet worden aangevraagd. Tijd AA Geeft aan hoeveel anesthesietijd er moet worden aangevraagd. Techniekkosten Geeft aan hoeveel techniekkosten er moeten worden aangevraagd. Deze worden automatisch berekend aan de hand van de ingevoerde techniek bij de prestaties van het plan. OPT / RSP Geeft het aantal OPT/RSP-foto s aan dat wordt aangevraagd. Dit wordt automatisch berekend aan de hand van de ingevoerde OPT/RSP prestatiecodes bij het plan. Voor alle hierboven genoemde aantallen geldt dat, als er een regeling van toepassing is, dat het veld rood kleurt als het maximum van de regeling wordt overschreden. Als dit het geval is dient u de regeling te verwijderen door op het rode min-teken te klikken. Vrijstelling EB U kunt hier aangeven dat de patiënt ongeacht de instelling bij de diagnosecode / centrumindicatie vrijgesteld is van eigen bijdrage. Aanvraaggegevens Hier kunt u gegevens ten behoeve van een machtigingsaanvraag invullen. Deze kunt u afdrukken bij de machtigingsaanvraag. De aantallen foto s betreffen het aantal met de aanvraag mee te sturen foto s, NIET het aantal aan te vragen foto s. Handtekening narcose is de datum waarop de patiënt akkoord heeft gegeven voor de narcose, indien het een narcosebehandeling betreft. Pagina 125 van 293

126 Indien van toepassing kunt u de angstmetingen invoeren. U kunt ook de metingen ophalen uit de diagnostische gegevens met de knop Diagnostische gegevens ophalen. De anamnese wordt automatisch gevuld met de diagnoses die aangevinkt zijn in het scherm diagnostiek. U kunt de anamnese hier niet aanpassen. Bij de knop Plan wordt aangegeven hoeveel behandelplannen er zijn aangemaakt. Toevoegen uit de prestatielijst Hebt u een behandelplan gekozen, dan kunt u de geplande prestaties toevoegen uit de prestatielijst. Zie hiervoor Overzicht prestatiecodes. Externe techniek dient u bij een prestatieregel van een behandelplan aan te geven. Pas nadat de extrene techniek is geplaatst, en u de prestatieregel op uitvoeren heeft gezet, dan wordt de externe techniek gefactureerd. Zie over de wijze van invoreen onder Overzicht prestatiecodes. U kunt meerdere regels selecteren door vooraan de regel te klikken. De regel wordt rood. Herhaal dit voor alle te selecteren regels. U kunt dan gebruik maken van de volgende opties met rechtsklikken. Klik met de rechter muisknop op een toegevoegde prestatie(s) voor de volgende opties: Prestatie is uitgevoerd: hiermee kunt u aangeven dat de prestatie is uitgevoerd. U krijgt een melding bij een gewijzigd tarief. Oase biedt dan aan om het oude of het nieuwe tarief te gebruiken. Dit geldt ook bij gewijzigd tarief van materiaal, eigen techniek en eigen bijdrage. U krijgt eveneens een melding wanneer de gekozen behandelcode niet meer actief is. (Dit laatste wordt bepaald door de velden Geldig vanaf en Geldig t/m in de desbetreffende behandelcodekaart). Prestatie: hiermee kunt u een nieuwe prestatie toevoegen. Pagina 126 van 293

127 Te plannen afspraak: opent een scherm waarin u een afspraak kunt noteren, die ingepland moet worden. Kies element: u kunt het element selecteren waarop de prestatie van toepassing is. Dit elementnummer verschijnt in de prestatieregel. Verplaats geselecteerde regels: als u meerdere regels heeft geselecteerd, kunt u deze tegelijk verplaatsen. Wijzig regel: u kunt de ingevoerde prestatie wijzigen via dit scherm. U kunt een kleur kiezen. Deze kleur wordt mee gekopieerd bij uitvoeren van de regel. Verwijder regel: verwijder de eerder toegevoegde prestatie. U kunt deze opties gebruiken door de juiste regel aan te klikken, of de sneltoets te gebruiken. Een plan wordt automatisch op Afbehandeld gezet, nadat de laatste prestatie op prestatie is uitgevoerd is gezet. Pagina 127 van 293

128 BEHANDELMODUS In de behandelmodus,ook behandelkaart of verrichtingenkaart genoemd, toont Oase de behandelgegevens, die door de behandelaar zijn toegevoegd. De zwarte regels geven het consult weer van de toekomst, en de grijze regels zijn consulten uit het verleden. Dubbelklikken op een consult geeft een consultkaartje, waarin u consultgegevens, zoals afspraakcode, kunt aanpassen. Als u, bij een bestaand consult, de status Factuur naar patiënt wijzigt, dan geldt deze status vanaf de wijzigingsdatum; dus niet voor de reeds eerder ingevoerde verrichtingen. Als u op tijdbasis declareert (bij AWBZ of central voor bijzondere tandheelkunde) moet u hier Tijd besteed invullen en/of de Tijd AA (algemene anesthesie). Dit wordt dan bij de facturering automatisch op de juiste manier verwerkt. U kunt nieuwe behandelingen aan consulten toevoegen, door het juiste consult te seleceteren. Maak dan een selectie uit de prestatielijsten. Verbind deze indien nodig aan een element. (Zie hierover Overzicht prestatiecodes ). In dit kaartje vindt u links onderin de ID van diegene die het kaartje heeft ingevoerd. Tevens vindt u, als de mouse-over gebruikt, ook de eventuele wijzigingsgegevens. Pagina 128 van 293

129 Als er een prestatie wordt toegevoegd bij een consult uit het verleden of in de toekomst, vraagt Oase om bevestiging, of dat de prestatie alsnog bij een consult van vandaag moet worden neergezet. Als er geen consult van vandaag bestaat, maakt Oase automatisch een "handmatig" consult voor vandaag aan. U vindt hier tevens overige informatie, zoals welke brieven er vandaag vanuit de patiëntenkaart zijn verstuurd naar bijvoorbeeld andere zorgverleners. U kunt op een regel dubbelklikken voor extra informatie. Ook kunt u bepaalde wijzigingen hier doorvoeren, die elders in het programma worden doorgevoerd (zoals de behandelende zorgverlener bij een consult). Klikt u dubbel op een toegevoegde prestatie, dan verschijnt de prestatiekaart van dit onderdeel. Oase vult de gegevens die reeds bekend zijn uit het behandelplan in; ontbreken er gegevens, dan kunt u die hier toevoegen. U kunt aangeven of er afwijkende tarieven gehanteerd moeten worden in het veld Afwijkend tarief. Deze kunt u definiëren onder Beheer Afwijkende tarieven. Pagina 129 van 293

130 Declarabel: dit veld staat standaard aangevinkt. Haalt u het vinkje weg, dan wordt deze prestatie niet gedeclareerd. U kunt tekst toevoegen bij het veld Declaratieomschrijving. U kunt een extra omschrijving invoegen in het veld "Prestatienotitie" in de prestatiekaart. Met de knoppen kunt u standaard teksten invoegen (groen) of ingevoerde teksten toevoegen aan de standaardteksten (rood). Soort: u kunt hier informatie kwijt over de materiaalsoort. Materiaal: u kunt hier het merk van het materiaal noteren. Kleur (vrij invoerveld): kleur van het materiaal. NB: Let op, er staat nog een veld Kleur in dit kaartje. Zie voor een beschrijving van dit andere veld hieronder. Elementen: de prestatiecode kan meerdere elementen betreffen. U kunt dit hier aangeven. SN: Serienummer van het betreffende onderdeel. U kunt dit veld gebruiken voor uw eigen administratie. Materiaalkosten: de kosten van het door u gebruikte materiaal. U kunt kiezen uit een lijst met behandelcodes, waarbij het onderdeel Materiaal staat aangevinkt. U kunt desgewenst een eigen code aanmaken onder Behandelcodes. Het bedrag wordt bij de factuur opgeteld. Eigen techniek: hier kunt u de techniekkosten selecteren, die u(w organisatie) zelf heeft gemaakt. U kunt kiezen uit een lijst met behandelcodes, waarbij het onderdeel Eigen techniek staat aangevinkt. U kunt desgewenst een eigen code aanmaken onder Behandelcodes. Het bedrag wordt bij de factuur opgeteld. In het vak Externe techniek kunt u alle informatie over techniek(kosten) van derden kwijt. Is de datum bij Ontvangen ingevuld, dan kunt u de daadwerkelijke kosten bij het veld Kosten invoeren en het factuurnummer bij het veld Lab factuur. NB. Externe techniek dient u bij een prestatieregel van een behandelplan en niet in de behandelmodus aan te geven, zolang u de externe techniek niet wilt declareren. Pas nadat de externe techniek is geplaatst, en u de prestatieregel op is uitgevoerd heeft gezet (met F3 of of met de rechtermuisknop op de prestatieregel), dan wordt de externe techniek gefactureerd. U ziet het totale bedrag (Materiaalkosten, Eigen techniek en Schatting of Kosten) terugkomen in het behandeloverzicht, met de aanduiding T (techniekkosten). Als het techniekwerk op Ontvangen gezet is, verandert de kleur van de omcirkelde 'T' in de afspraakkaart in de agenda van zilver naar goud. Zodra de datum Geplaatst is ingevuld, dan wordt het bedrag onder Kosten meegenomen bij de factuur. U dient dit bedrag dus wel in te vullen. Oase geeft hiervan een melding in het behandelscherm: Kosten invullen. Pagina 130 van 293

131 Met deze knop kunt u reeds ingevoerde externe-techniekgegevens weer wissen. N.B. Als er bij een verrichting techniek is ingevoerd die nog niet geplaatst is, kunt u de UPT-kosten nog niet factureren. NB. Als een prestatiecode met standaard techniek aan een behandelplan wordt toegevoegd, dan wordt de techniek aanvraagdatum alleen ingevuld als het plan op "onder behandeling" staat. Indicatie: keuzelijst met indicaties. Deze kunt u definiëren onder Beheer Indicatie Behandeling. Voorloopcode BT: keuzelijst met voorloopcodes. MachtigingNr: het nummer van de machtiging hier invoeren. Plan: kies hier het behandelingsplan waar de prestatie bij hoort. Behandelaar: kies hier desgewenst een (andere) behandelaar Externe behandelaar: u kunt hier voor deze prestatie aangeven of deze door een externe behandelaar uitgevoerd is. Zo ja, zet hier een vinkje. Factuur naar patiënt: dit veld staat standaard uit. Voegt u het vinkje toe, dan gaat de factuur van deze prestatie naar de patiënt, en niet naar de verzekeraar. Kleur (dropdownlijst): u kunt hier een kleur toekennen aan dit kaartje. U kunt deze kleurcodering gebruiken naar eigen inzicht. NB: Let op, er staat nog een veld Kleur in dit kaartje. Zie voor een beschrijving van dit andere veld hierboven. Links onderin staat de ID van diegene die het kaartje heeft ingevoerd. Tevens vindt u, als de mouseover gebruikt, ook de eventuele wijzigingsgegevens. Pagina 131 van 293

132 Klik op Ok om de invoer te bevestigen. De 'Techniek' knop rechtsonder in het scherm wordt goudkleurig met in rood vermeld het aantal werkstukken, dat aangevraagd/ontvangen, maar nog niet geplaatst is. Door op deze knop te klikken worden alle techniekwerkstukken getoond. Hier kunt u met rechtsklikken aangeven of deze 'Aangevraagd', 'Ontvangen' ofwel 'Geplaatst' zijn. U kunt meerdere regels selecteren door vooraan de regel te klikken. De regel wordt rood. Herhaal dit voor alle te selecteren regels. U kunt dan gebruik maken van de volgende opties met rechtsklikken. Klik met de rechter muisknop op een toegevoegde prestatie(s) voor de volgende opties: U kunt deze opties gebruiken door de juiste regel aan te klikken, of de sneltoets te gebruiken. U kunt hier een prestatie, behandelnotitie of consult invoegen. Ook kunt u regels wijzigen of verwijderen. U kunt het element selecteren waarop de prestatie van toepassing is met Kies element. Dit elementnummer verschijnt in de prestatieregel. U kunt hier voor deze prestatie aangeven welke kleur u aan deze prestatie wilt toeveogen en of deze door een externe behandelaar uitgevoerd is. Pagina 132 van 293

133 De optie Verplaatsen is alleen zichtbaar nadat u bepaalde regels hebt geselecteerd. Dit werkt aldus. Als u een of meerdere prestaties, behandelnotities, documenten of scanregels selecteert in de behandelkaart, dan kunt u vervolgens deze naar een andere regel of consult verplaatsen. U doet dit door de juiste regel(s) te selecteren (klik hiervoor aan het begin van een regel; de regel wordt rood en er verschijnt een wit vinkje in een rood-witte cirkel). Klik vervolgens rechts op het consult, waarheen de prestaties, behandelnotities, documenten of scanregels verplaatst moeten worden. Selecteer dan Verplaats geselecteerde regels. De regels worden dan verplaatst. Als de verplaatsing naar een ander consult met een andere arts is, wordt de andere arts overgenomen voor die regels. Voor declaratiedoeleinden is er de optie Zet declaratiedatum ( of sneltoets F4) en Verwijder declaratiedatum. Zet declaratiedatum bepaalt de declaratiedatum tot wanneer u wilt dat er gefactureerd moet worden. De ingevoerde datum hangt af van de plaats van de muispositie; deze sluit aan bij de erboven genoemde behandeldatum. Klik op een consult- of prestatieregel met de gewenste declaratiedatum. U kunt dan rechtsklikken en Zet declaratiedatum kiezen, of sneltoets F4 gebruiken. Het te factureren bedrag verschijnt bij de patiënteninformatie onder de knop Facturereren. U kunt bij Instellingen/Overig (Functie declaratiedatum) bepalen of er automatisch gedeclareerd wordt tenzij ( alleen blokkeren indien ingevuld ) of nadat ( alleen declararen indien ingevuld ) u de declaratiedatum hebt bepaald. Rechtsklikken op een afspraak geeft een aantal extra opties: - Print afspraakdocument. Als u een brief wilt maken die deze afspraak betreft, bijvoorbeeld een afspraakbevestiging of een brief als de patiënt niet verschenen is, kunt u hier een brief maken, Er dienen dan wel sjablonen te zijn in de groep afspraakdocument. - Toon afspraakwijzigingen. Hier kunt u een overzicht zien van alle wijzigingen van de afspraak. Bij documenten zijn er extra opties om de omschrijving of datum te wijzigen, en om het document om te zetten naar pdf. Pagina 133 van 293

134 Bij röntgenfoto s kunt u aangeven of deze beoordeeld moet(en) worden. Klik daartoe met de rechter muisknop op de prestatiecode van de röntgenfoto. Deze items verschijnen dan (na 1 minuut) naast het berichtenknopje rechtsboven. Na klikken op de röntgenknop bovenin kunt u de patiëntenkaarten openen waarbij foto's zijn gemaakt. Met rechtsklikken kunt u dan de foto op beoordeeld zetten. Bij Beheer -> Instellingen -> Overig kunt u aangeven of nieuwe röntgenfoto s altijd op moet beoordeeld worden worden gezet. Pagina 134 van 293

135 N.B. Als er bij een verrichting techniek is ingevoerd die nog niet geplaatst is, kunt u de UPT-kosten nog niet factureren. U kunt deze optie ook weer verwijderen met Verwijder declaratiedatum. Rechtsklikken op een factuurregel in de behandelkaart geeft de mogelijkheid tot het betalen of crediteren van de factuur. Bij het betalen van een factuur moet u opgeven welk bedrag op welke datum en op welke manier is betaald. Voor correcties op een betaling kunt een negatief bedrag ingeven. Pagina 135 van 293

136 Bij het crediteren van een factuur kunt u de factuuritems die gecrediteerd moeten worden selecteren. Voor de geselecteerde items wordt dan een creditfactuur gemaakt, en de betreffende items worden weer opengezet zodat ze, na correctie, opnieuw gefactureerd kunnen worden. Was een declaratie onterecht dan kunt u na creditering de verrichting verwijderen of op niet-declarabel zetten. U krijgt de mogelijkheid om een factuurdocument aan te maken. Klik desgewenst op Ja. Dubbelklikken op een factuurregel opent een nieuw scherm: U ziet hier de factuuritems van de factuur opgesomd. Met Toon afgedrukt kunt u, indien aanwezig, het factuurdocument bekijken als dat aan de patiënt verstrekt is. Met Open factuur springt u naar de factuur in de financiële administratie. Filters Pagina 136 van 293

137 U kunt de weergave van het behandeloverzicht wijzigen met behulp van een aantal kleine knoppen en met de grote knoppen Historie, Element en Techniek. Voor de grote knoppen geldt dat, als ze niet actief zijn, de knoppen grijs worden. De kleine knoppen geven de volgende mogelijkheden om snel het behandeloverzicht te wijzigen. : toont de prestaties op het behandeloverzicht : toont de behandelnotitie(s) : toont de UZI/COV-meldingen : toont de metingen : toont documenten en afgezegde afspraken : toont van de patiënt : toont de facturen van de patiënt : toont alleen de prestaties die door een specifieke behandelaar zijn uitgevoerd. De volgende onderdelen worden getoond bij actieve grote knoppen. Historie: het scherm toont alle invoer van het eerste actieve consult/afspraak, of laat deze juist weg. Element: klik op een element; u ziet dan alleen de volledige historie van dit element. Met de stand van overige knoppen kunnen ook hier de verschillende notaties per element al dan niet getoond worden. Het aangeklikte elementnummer wordt weergegeven op de knop. Pagina 137 van 293

138 Prestatie: prestatie- en verrichtingcodes worden wel/niet in het overzicht getoond. Notitie: de behandelnotities worden wel/niet getoond. Info: toont metingen, documenten en facturen wel/niet in het overzicht. Techniek Met de knop techniek toont u al of niet de techniekkosten en techniekdiensten. Techniek voert u bij die prestatiecodes in, die daarvoor in aanmerking komen. (Dit kunt u aangeven bij de prestatiecode zelf, zie hiervoor het onderdeel Behandelcodes). De invoer vindt plaats door dubbel te klikken op de betreffende prestatieregel in de verrichtingenkaart, of door de knop prestatie toevoegen (zie de rode omcirkeling hieronder). Wijzigen kunt u door de prestatieregel met de techniekdienst dubbel te klikken. U kunt hier de relevante velden invoeren, en opslaan met Ok. De status van de techniekdienst wordt in de prestatieregel opgenomen: Aangevraagd, Ontvangen of Kosten invullen (nadat het onderdeel geplaatst is). Deze status verandert doordat u in het onderstaande velden een datum invoert van Aangevraagd, Ontvangen of Geplaatst. Klik dan op Ok. Door het aanklikken van de knop Techniek rechtsonder in het hoofdscherm kunt u de definitieve techniekkosten aan de prestatieregel toevoegen. Het bedrag zal dan worden opgevoerd bij de eerstvolgende factuurronde. Pagina 138 van 293

139 Met behulp van de icoontjes naast de behandelgegevens kunt u het volgende. opent het prestatie-invoerscherm. U kunt hier prestatie- en techniekgegevens invoeren, en deze desgewenst aan een (eerder ingevoerd) behandelplan koppelen. NB. Als u op deze manier prestaties toevoegt, dan worden deze op de datum van vandaag (systeemdatum) ingevoerd, en niet onder een consult gehangen. Het verdient de voorkeur om dan eerst op die datum een handmatig consult in te voeren, waaronder u de prestatie/verrichtingcodes kunt groeperen. Wilt u de prestaties aan een consult verbinden, dan dient u de prestaties via de prestatielijst (en het grafisch scherm voor een selectie van elementen) toe te voegen. u kunt hiermee behandelnotities toevoegen, die getoond worden in het behandelscherm (als u de knop Notities aan heeft staan). U kunt hier vrije tekst invoeren, en eventueel een elementnummer toevoegen. U kunt ook een eigen kleur selecteren. U ziet deze kleur terug in het scherm met de behandelgegevens. Het vinkje intern bepaalt of de behandelnotitie afgedrukt wordt bij de statusprint. Deze behandelnotities kunt u ook zien in het bewerkscherm, onder het tabblad Afspraken/consulten, in het subtabblad Behandelnotities. In dit kaartje vindt u, nadat u het kaartje heeft opgeslagen, links onderin de ID van diegene die het kaartje heeft ingevoerd. Tevens vindt u, als de mouse-over gebruikt, ook de eventuele wijzigingsgegevens. Pagina 139 van 293

140 (Handmatig consult toevoegen) biedt de mogelijkheid om een consult aan de behandelkaart toe te voegen zonder dat daar een afspraak in de agenda bij hoort. Bij aanklikken verschijnt er een consultkaart, waar u de gegevens van het consult kunt opnemen. U kunt hier aangeven of het consult declarabel is. Ook kunt u door het aanvinken van Factuur naar patiënt er voor zorgen dat de factuur van verrichtingen, die onder dit consult vallen, naar de patiënt gaan. U kunt deze kaart weer oproepen door te dubbelklikken op de consultregel (zie hieronder). Als u, bij een bestaand consult, de status Factuur naar patiënt wijzigt, dan geldt deze status vanaf de wijzigingsdatum; dus niet voor de reeds eerder ingevoerde verrichtingen. U kunt hiermee documenten (tekst, maar ook (röntgen)foto s) scannen en opslaan bij het patiëntenkaart. Klikt u deze knop aan, dan zoekt het programma naar aangesloten apparaten waaruit u een keuze kunt maken. Door de regel dubbel te klikken die daarna in de verrichtingenkaart wordt getoond, kunt u het bestand openen en bewerken. U kunt een bestand (tekst, maar ook (röntgen)foto s) toevoegen aan de patiëntenkaart. Door de regel dubbel te klikken die daarna in de verrichtingenkaart wordt getoond, kunt u het bestand openen en bewerken. Rechtsklikken op de document- en scanregels geeft diverse opties: Pagina 140 van 293

141 U kunt zo onder meer het elementnummer aangeven bij het document/de scan. Als een document of scan wordt ingevoerd, wordt de datum gebruikt van het consult dat geselecteerd staat. U kunt op de toets F5 drukken, als u in de behandelkaart staat, om voor de zekerheid alle gegevens van de patiënt opnieuw op te halen. Dit is bijvoorbeeld handig als een andere gebruiker op een andere computer tegelijkertijd dezelfde patiëntenkaart bijgewerkt heeft. De gegevens worden achter de schermen al bijgewerkt, alleen zorgt de F5 in dit geval ervoor dat de gewijzigde invoer ook meteen zichtbaar is. BEWERKSCHERM Het bewerkscherm dient vooral voor raadpleging van gegevens, die in het behandelscherm zijn ingevoerd. Het verdient de voorkeur om zo veel mogelijk invoer via het behandelscherm te laten plaatsvinden. Het scherm van het bewerkscherm bevat een vast bovenste deel en een aantal tabbladen (zie rood omlijnde deel in de afbeelding hieronder). Als u een veld aanklikt in het bovenste deel, dan kunt met de knoppen PageUp en PageDown: direct naar de volgende/vorige patiënt op de lijst. Deze manier van door de kaartenbak heen navigeren, geldt alleen als u vanuit een lijst (en niet van uit bijvoorbeeld de agenda) in de patiëntenkaart terecht bent gekomen. Het scherm toont een signalering als er nog rekeningen openstaan van een patiënt. U kunt de openstaande rekening vinden onder het tabblad Facturen. Pagina 141 van 293

142 Toelichting op de velden van het hoofdscherm (bovenste deel van het scherm) in het bewerkscherm Patiëntnr Uniek patiëntnummer. Het systeem kent zelf een nummer toe, één hoger dan het laatst beschikbare nummer. Roepnaam / Voorl / Naam Als bij invoer van een naam deze naam al in het systeem voorkomt, wordt de mogelijkheid geboden om deze gegevens van deze patiënt te gebruiken in plaats van ze opnieuw in te voeren. Als u geen voorletter maar wel een roepnaam invult, dan wordt automatisch de voorletter ingevuld met de eerste letter van de roepnaam. BSN / UZI (check) Hier ziet u de BSN-gegevens van de patiënt. Bij UZI check ziet u de datum waarop de laatste check heeft plaatsgevonden. Klik op de knop om deze weer uit te voeren. Hoe dat werkt, staat in dit hoofdstuk beschreven. Het programma vult zelf de datum in. Desgewenst kunt u een andere datum invoeren. Locatie / (2 e ) Behandelaar / Praktijk / Discipline / Centrumindicatie / Verzekeraar / Verzekeringsnummer Hier kunt u opgeven, wat voor de patiënt van toepassing is. Per afspraak kan daar desgewenst van afgeweken worden. Wilt u een nieuwe Locatie / Behandelaar / Praktijk / Discipline / Centrumindicatie / Verzekeraar invoeren, klik dan op het onderstreepte woord. Er opent dan een scherm waarin u een nieuwe Locatie / Behandelaar / Praktijk / Discipline / Centrumindicatie / Verzekeraar kunt opgeven. Wilt u dan terug naar de kaart van de patiënt, klik dan op Patiënten in de hoofdbalk. Centrumindicatie Hier kunt u een code kiezen uit de diagnosecodelijst. Bij het invoeren van een behandelplan wordt deze code overgenomen. ASA In dit veld toont het programma de ASA-score van de patiënt op basis van de ingevulde anamnese. U kunt handmatig de gegevens wijzigen. U kunt ook een ASA-score in het bewerkscherm invoeren zonder dat de DPSI is ingevoerd. Mapstatus Hier kunt u aangeven of een patiënt in het lopende bestand of in het archief zit, of op de wachtlijst staat. Ook biedt Oase de status Passant aan, dat u kunt gebruiken voor een eenmalige patiënt, bijvoorbeeld bij een waarneming. Bij het wijzigen van de patiëntstatus (lopend / archief / wachtlijst / passant) wordt automatisch het filter op de status aangepast, zodat de patiëntenkaart blijft voldoen aan het filter en dus niet uit de lijst verdwijnt. Als de mapstatus op "Archief" wordt gezet wordt automatisch de uitschrijfdatum in het tabblad Overig ingevuld. Pagina 142 van 293

143 Status gewijzigd Hier wordt automatisch de laatste wijzigdatum van de mapstatus weergegeven. Type U kunt hier een eigen codering aan een patiënt meegeven. Deze codering kunt u voor selectiedoeleinden gebruiken; de code heeft verder geen invloed op andere processen. COV check Hier kunt u met een vinkje aangeven of de laatste controle op verzekeringsgerechtigdheid (COV) een positieve uitslag had en wanneer die controle voor het laatst heeft plaatsgevonden. Het titelveld is tevens de knop die de check voor u uitvoert, het resultaat toont, de mogelijkheid biedt de gegevens over te nemen en de datum daarvan dan invult. AWBZ Als een patiënt onder de AWBZ-regeling valt, dient u dat hier aan te geven. Bij Insta. vult u de code van de AWBZ-instelling in waar de patiënt verblijft. Dit is nodig om de facturen te kunnen bundelen per AWBZ-instelling. Bij Debiteur vult u de code van het zorgkantoor in waaronder de patiënt valt. Debiteur Als hier een andere verzekeraar/debiteur ingevuld is, worden de facturen aan de ingevulde debiteur (bv het zorgkantoor van de AWBZ instelling) verstuurd, en niet naar de verzekeraar. Factuur naar patiënt Als dit vinkje aan staat, dan worden alle facturen naar de patiënt verstuurd, en niet naar de verzekeraar. U kunt hier een einddatum aan toevoegen. Deze instelling negeert de instelling die bij Debiteur is gekozen. Als die niet ingevuld is, en het betreft een gewone patiënt, dan zijn al deze velden leeg. In dat geval wordt de factuur, via factoring of indirect via Vecozo aan de verzekeraar of rechtstreeks aan patiënt aangeboden. Als de tijd besteed aan een consult aan de patiënt gefactureerd dient te worden, dan vinkt u Factuur naar patiënt bij Details aan (subtabblad van Afspraken/consulten). In dit geval gaat alleen de factuur voor het betreffende consult naar de patiënt; alle overige facturen niet. Als er bepaalde verrichtingen aan de patiënt gefactureerd moeten worden, dan vinkt u dat bij Verrichtingen (subtabblad van Afspraken/consulten) aan in de kolom Factuur naar patiënt. Deze instelling negeert de instelling die bij Debiteur is gekozen. Als die niet ingevuld is, en het betreft een gewone patiënt, dan zijn al deze velden leeg. In dat geval wordt de factuur, via factoring of indirect via Vecozo aan de verzekeraar of rechtstreeks aan patiënt aangeboden. Via de knop Brieven maken kunt u direct brieven e.d. met betrekking tot deze patiënt genereren (als de sjablonen aanwezig zijn). De knop Te factureren toont wat er voor deze patiënt te factureren is. Dit overzicht toont zowel items voor de patiënt als voor de verzekeraar, en toont ook items (in grijs) die weliswaar facturabel zijn, maar (door het ontbreken van een toereikende machtiging, of door een behandelstatus die geen facturering toestaat) op dat moment nog niet gefactureerd mogen worden. Pagina 143 van 293

144 Klikt u op Genereer factuur, dan krijgt u de mogelijkheid de factuur aan te maken en te printen. U kunt het aantal exemplaren selecteren met behulp van de knop. Ook kunt u een sjabloon selecteren voor de factuur. Het scherm met patiëntgegevens kent een aantal subonderdelen, (sub)tabbladen genaamd. AFSPRAKEN/CONSULTEN (TABBLAD VAN PATIËNT) Afspraken/consulten is een tabblad dat u alleen mag raadplegen, maar niet gebruiken voor invoer. Pagina 144 van 293

145 In dit tabblad heeft u een overzicht van de afspraken/consulten. Bij het selecteren van een afspraak- /consultregel wordt in de diverse onderliggende tabbladen en bijbehorende velden weergegeven waaruit het consult is opgebouwd. Afspraken worden gemaakt via de planner van de agenda, en niet via dit tabblad. Afspraken worden ook overzichtelijk getoond via de agenda. Het pictogram naast de status geeft samen met de statuskolom inzicht in de huidige status van de afspraak/het consult. De mogelijke pictogrammen naast de status van de afspraken /consulten zijn hieronder weergeven en toegelicht. Afspraakstadium Afspraak is vandaag. Patiënt is niet verschenen op de afspraak. Afspraak is afgezegd. Consultstadium Afspraak heeft plaatsgevonden; er dient nu een consult ingevoerd te worden. Er is een consult ingevoerd (tijd en/of verrichtingen). Consult is gefactureerd. Extra handmatig ingevuld(e) tijd/consult, niet aan een afspraak gekoppeld. De afspraken/consulten worden in de kleur van de afspraak en met vet gedrukte letters getoond. De afspraak wordt als afbehandeld beschouwd en in het grijs getoond zodra aan één van de volgende voorwaarden is voldaan: het consult is gefactureerd; de afspraak is afgezegd of de afspraakdatum ligt in het verleden en is op niet-declarabel gezet. Aan de rechterkant staan de details van de afspraken/consulten. Klik een afspraak/consult aan en de bijbehorende gegevens verschijnen. Pagina 145 van 293

146 Behandelplan Toont hier het behandelplan waaronder dit consult valt. Verrichtingen (Subtabblad van afspraken/consulten) Dit scherm toont per consult de daarbij ingevoerde prestatiecodes. Nieuwe verrichtingen dient u in te voeren in het behandelscherm en niet hier. Als u bij het consult een behandelplan hebt gekozen, of er is maar 1 actief behandelplan, dan ziet u een scherm waarin de behandelcodes staan, die bij dat behandelplan zijn ingevoerd. Techniekkosten zijn te zien onder behandelcode KTT (of door een door de gebruiker zelf te definiëren code) bij de consulten. Element en vlakken Toont de vlakken en elementen die voor de declaratie bij de verzekeraar nodig zijn, of voor uw eigen administratie. Er zijn maximaal één element en meerdere vlakcodes (B,D,I,L,M,O,P,V) zichtbaar. Factuur naar patiënt Alléén in het geval dat deze ene verrichting aan de patiënt gefactureerd dient te worden, is dit hokje aangevinkt in de behandelkaart. Als alle facturen naar de patiënt dienen te gaan, dan vinkt u dit in het bovenste (algemene) deel van de kaart aan bij Factuur aan patiënt. Als de tijd besteed aan dit consult aan de patiënt gefactureerd dient te worden, dan ziet u dit bij het subtabblad Details van Afspraken/consulten. Pagina 146 van 293

147 Omschrijving Hier staat de omschrijving van de behandelcode. Factuurnummer / EB-factuurnummer / EB-credit Hier staan de factuurnummers voor de normale kosten (Factuurnummer), de eigen bijdrage (EB- Factuurnummer) de creditering van de eigen bijdrage bij de verzekeraar (EB-credit). Kosten is alleen ingevuld als er niet-standaard kosten zijn, zoals bij techniekkosten. Eigen bijdrage Dit is de eigen bijdrage waarbij rekening gehouden wordt met een eventuele afwijkende EB. Afwijkende EB is alleen ingevuld als de eigen bijdrage afwijkt van de standaard. Standaard EB Dit is de eigen bijdrage waarbij geen rekening gehouden wordt met een eventuele afwijkende EB. Behandelnotitie (Subtabblad van afspraken/consulten) Hier worden de behandelnotities uit het behandelscherm getoond. Deze behandelnotities zijn ingevoerd in de behandelkaart, en worden ook getoond op de verrichtingenkaart. De verrichtingenkaart vindt u als tabblad in de patiëntenkaart (zie verrichtingenkaart). Pagina 147 van 293

148 Details (Subtabblad van afspraken/consulten) Code Geeft weer welke code aan de afspraak is toegekend vanuit de agenda. Status Geeft weer welke status aan de afspraak is toegekend vanuit de agenda. Machtiging Hier wordt automatisch het machtigingsnummer waaronder het consult is gefactureerd, ingevuld. Factuur naar patiënt Als er bepaalde verrichtingen of de tijd besteed aan dit consult aan de patiënt gefactureerd moeten worden, dan is dit hier zichtbaar. U kunt dit niet hier, maar in de behandelkaart bij de verrichting aangeven. Als alle facturen naar de patiënt dienen te gaan, dan vinkt u dit in het bovenste (algemene) deel van de kaart aan bij Factuur aan patiënt. Consult declarabel Dit geeft aan of het consult declarabel is of niet. Ook kunt u nog wachten met declareren. Dit kunt u aangeven in de behandelkaart. Factuurnummer Hier wordt automatisch het factuurnummer voor de bestede tijd ingevuld. Reden afzegging Hier staat de reden bij afzegging van een afspraak. Dit veld wordt vanuit vanuit het agendascherm ingevuld. U kunt het hier raadplegen. BEHANDELPLAN (TABBLAD VAN PATIËNT) Pagina 148 van 293

149 Let op! Dit scherm dient u niet te gebruiken voor de invoer van gegevens, maar alleen voor het raadplagen van gegevens! Alle invoeropties kunt u onder het Behandelscherm van de patiënt vinden. Hier zijn de gegevens ten behoeve van een machtigingsaanvraag zichtbaar. De behandelgegevens worden getoond aan de rechterzijde van het tabblad Behandelplan. Behandelstatus Bepaalt o.a. of er consulten mogen worden ingevoerd. Dat mag alleen als de status Onder behandeling is. Consulten die onder het behandelplan vallen worden alleen gefactureerd als de behandelstatus Afbehandeld is, tenzij bij de verzekeraar is aangegeven dat er ook gefactureerd mag worden als de patiënt nog onder behandeling is. Bij de behandelstatus Wachten toont de agendastatus in het Behandelscherm voor deze patiënt Plan in wacht. Centrumindicatie en Regeling De centrumindicatie is verplicht in verband met het aanvragen van een machtiging en declaratie bij de verzekeraar. Regeling koppelt met eventueel ingevoerde regelingen bij de verzekeraar. Hier is zichtbaar of u via een vereenvoudigde route een machtiging mag aanvragen, of dat de behandeling ongemachtigd uitgevoerd mag worden, en hoeveel tijd en techniekkosten dat dan betreft. Ook is een vaste eigen bijdrage zichtbaar. In dat geval worden eigen bijdrages die volgen uit ingevoerde verrichtingen genegeerd bij factureren. Zie hierover Tabblad Regelingen bij Verzekeraars. Behandelaar / Voorloopcode Hier wordt de behandelende zorgverlener en de voorloopcode getoond. Offertedatum U kunt hier een offerte printen door op het printknopje naast het veld te klikken. De datum van de print verschijnt dan in het veld. Machtigingaanvraag Dit veld wordt overgenomen uit een eventuele regeling. Als er geen regeling is, staat dit veld op Standaard. In beide gevallen kunt u het veld niet aanpassen. Tijd Dit is de tijd die naar schatting benodigd is voor de behandeling. Als uit de regeling een vereenvoudigde machtiging volgt of een ongemachtigd behandeld mag worden, wordt hier automatisch de bijbehorende tijd ingevuld. Dit veld wordt ook gebruikt bij het aanmaken van een machtiging. Schatting eigen bijdrage Deze velden worden berekend uit het tabblad Verrichtingen van het behandelplan, en zijn niet te wijzigen. Vaste eigen bijdrage Dit veld is ingevuld conform afspraken met de verzekeraar. Vrijstelling EB Als dit is aangevinkt, dan wordt voor geen enkel consult, dat onder dit behandelplan valt, een eigen bijdrage in rekening gebracht bij de patiënt. Pagina 149 van 293

150 Handtekening EB Datum van akkoord van de patiënt met de eigen bijdrage. Verrichtingen (Subtabblad van Behandelplan) Let op! Dit scherm dient u niet te gebruiken voor de invoer van gegevens, maar alleen voor het raadplagen van gegevens! Alle invoeropties kunt u onder het Behandelscherm van de patiënt vinden. Hier wordende geplande verrichtingen met bijbehorende gegevens getoond. Op basis van de gegevens die hier zijn ingevoerd, worden de geschatte kosten en de eigen bijdrage berekend. Aanvraaggegevens (Subtabblad van Behandelplan) Let op! Dit scherm dient u niet te gebruiken voor de invoer van gegevens, maar alleen voor het raadplagen van gegevens! Alle invoeropties kunt u onder het Behandelscherm van de patiënt vinden. Hier zijn de gegevens ten behoeve van een machtigingsaanvraag zichtbaar. Behandelperiode De gekozen optie uit de lijst is zichtbaar. Narcosebehandeling Dit vakje is aangevinkt als het een narcosebehandeling betreft. Handtekening narcose De datum waarop de patiënt akkoord heeft gegeven voor de narcose. Aard van de afwijking / Status praesens / Omschrijving behandelingsplan / Betrokkenheid van andere disciplines / Motivering / Verwijzingsgegevens: vrije tekst. Angstmetingen Hier kunt u de scores van de diverse angstmetingen inzien. Machtigingen / Uitgevoerd / Factuuritems (Subtabblad van Behandelplan) Let op! Dit scherm dient u niet te gebruiken voor de invoer van gegevens, maar alleen voor het raadplagen van gegevens! Alle invoeropties kunt u onder het Behandelscherm van de patiënt vinden. Deze tabbladen tonen de ingevoerde en gewijzigde gegevens, en dienen als informatieve overzichtslijsten. MACHTIGINGEN (TABBLAD VAN PATIËNT) Pagina 150 van 293

151 Let op! Dit scherm dient u niet te gebruiken voor de invoer van gegevens, maar alleen voor het raadplagen van gegevens! Alle invoeropties kunt u onder het Behandelscherm van de patiënt vinden. Dit tabblad toont de ingevoerde en gewijzigde gegevens, en dienen als informatieve overzichtslijsten. VERZEKERING (TABBLAD VAN PATIËNT) Dit tabblad toont de gegevens die op basis van de COV-check zijn gevonden. U kunt hier gegevens invoeren en aanpassen. De kolom "Overige pakketten" wordt bij een COV-check ter informatie gevuld met alle aanvullende niet-tandarts-verzekeringen. Beschikt u niet over de mogelijkheid een COV-check uit te voeren, dan kunt u handmatig hier de verzekeringsgegevens invoeren. Sla de gewijzigde gegevens op door op het groene vinkje te klikken. ABONNEMENT (TABBLAD VAN PATIËNT) U kunt hier aangeven of de patiënt een abonnement heeft. Abonnementen kunt u aanmaken onder behandelcodes. Zodra u een looptijd hebt ingegeven, dan kunt u het abonnement hier selecteren. U kutn hier aangeven over welke periode het abonnement loopt. OVERIG (TABBLAD VAN PATIËNT) Nadere gegevens van de patiënt kunt u hier invullen. Pagina 151 van 293

152 Taal: U kunt hier de voorkeurstaal instellen. De sjablonen worden dan in de taal van de voorkeur gekozen. Afspraakherinneringen en -etiketten worden in het Engels verzonden, bij een instelling van iedere taal behalve Nederlands. Het tonen van de medische anamnese is eveneens in het Engels bij iedere gekozen taal anders dan Nederlands. Factuurcontact / Verantwoordelijke: U kunt hier een persoon selecteren, die u bij de contactpersonen hebt ingevoerd. Deze zijn via [veld patient.#factnaw] en [veld patient.#verantwoordelijkenaw] beschikbaar in sjablonen. Het factuurcontact wordt tevens gebruikt bij de digitale declaratie aan factoringservices. Uitschrijfdatum: hier vult u de datum in per wanneer de patiënt zich uitgeschreven heeft uit uw praktijk. Deze datum wordt automatsich ingevuld als de mapstatus op archief wordt gezet (bij Mapstatus in de behandelgegevens boven in het scherm). Reden: hier voert u de reden van uitschrijven in. U kunt zelf een nieuwe reden toevoegen of een reden selecteren uit de lijst met uitschrijfredenen. Overleden: als dit veld staat aangevinkt, dan ontvangt de patiënt geen controle-oproepen meer en wordt automatisch de mapstatus op "Archief" gezet. Doorverwezen door / Huistandarts / Doorverwezen naar / Huisarts / Revalidatiearts / Overig U kunt hier een persoon selecteren uit of toevoegen aan de lijst Externe adressen (zie onder Beheer Externe adressen ). U kunt deze gegevens gebruiken om de huisarts, specialist en andere verwijzers te registeren. Zo kunt u via sjablonen correspondentie voeren. Controle-interval / Oproepmaand: deze twee velden worden gebruikt voor oproepen. Oase gebruikt deze gegevens om een oproeplijst voor controlebezoeken aan te maken. Het veld Controle-interval staat standaard op 6 maanden. U kunt het interval hier aanpassen. Op grond hiervan wordt het veld Oproepmaand ingevuld en opgehoogd na een controlebezoek. De datum van Oproepmaand wordt opgehoogd bij invoer van een periodieke-controle-prestatie of als het vinkje "Oproepdatum ophogen bij elke prestatie" aanstaat onder Beheer Instellingen. Statuscode: dit is een vrij invoerbaar veld, naar eigen inzicht te gebruiken. Laatste bitewing: de datum van de laatste bitewing. Dit veld wordt ingevuld als er een behandelcode met Bitewing aangevinkt wordt toegevoegd aan het behandelplan. Zie over het aanvinken van bitewing het onderdeel Behandelcodes. Bitewing frequentie: u kunt per patiënt de bitewingfrequentie aangeven. Als u daar niets invult, dan gebruikt Oase de globale instelling die bij Beheer Instellingen Oase in het veld Bitewing frequentie staat ingevuld. Geen bitewings maken: u kunt hier aangeven of het nodig is om een bitewing te maken. Vinkt u Geen bitewings maken aan, dat toont het scherm in het behandelscherm: [niet nodig]. Dit kan het geval zijn bij bijvoorbeeld een patiënt met volledige prothese. UZI-check blokkeren: als u UZI-check wilt blokkeren (bijvoorbeeld om te voorkomen dat de huidig ingevoerde gegevens worden overschreven), dan vinkt u dit vakje aan. Een UZI-check is dan niet meer mogelijk. Probeert u dat toch, dan krijgt u hiervan een melding. Clearing blokkeren: als u dit vakje aanvinkt, dan geldt het volgende: de gegevens van de patiënt mogen niet worden doorgestuurd naar de verzekeraar bij het aanmaken van een factoringbestand. Agenda geblokkeerd: U kunt hier de optie Agenda geblokkeerd aanvinken. Er kan dan geen nieuwe afspraak met de patiënt in de agenda worden ingevoerd. Pagina 152 van 293

153 Direct betalen: Als u deze optie aanvinkt, dan wordt in de behandelkaart Direct betalen getoond bij betaalgedrag.. Incasso: Stel hier in of er geen, een eenmalige, of een doorlopende incassomachtiging in bij deze patiënt. Incasso gelukt: Vink dit aan als er al eerder een succesvolle incasso bij deze patiënt is gedaan en deze patiënt een doorlopende incassomachtiging heeft. Dit wordt automatisch gedaan als een incassobatch op verwerkt wordt gezet. Incassomachtiging d.d.: Vul hier de datum van de incassomachtiging in. Als u deze leeg laat zal bij het maken van de incasso-opdracht de datum van de eerste incassofactuur worden genomen. Max. incassobedrag: bij een automatische incassomachtiging wordt er bij, het aanmaken van een incassobestand, gekeken of het bedrag niet hoger is dan het hier ingevoerde maximum incassobedrag. Is dat wel zo, dan blijft het resterende bedrag van de overschrijding open. Dit wordt bij een volgende incassobatch meegenomen. Betaaltermijn: als u bij een patiënt een afwijkende betaaltermijn wilt instellen van de standaard betaaltermijn die bij Financieel / Instellingen is aangegeven, dan kunt u dat hier doen. De betaaltermijn voert u in aantal dagen in. Factureren t/m: U kunt prestaties declarabel maken door het gebruik van de F4-toets op een consult in de behandelkaart. Hiermee bepaalt u de declaratiedatum tot wanneer u wilt dat er gefactureerd moet worden. Deze declaratiedatum verschijnt dan ook in dit veld. Documentsoort / Documentnummer: invoer van de identificatiegegevens van de patiënt. NOTITIES (TABBLAD VAN PATIËNT) Let op! Dit scherm dient u niet te gebruiken voor de invoer van gegevens, maar alleen voor het raadplagen van gegevens! Zie hierover Notities. Hier worden de memo s uit het behandelscherm (administratieve, niet behandeldatum gerelateerde, aantekeningen met betrekking tot de patiënt) getoond. TECHNIEK (TABBLAD VAN PATIËNT) Let op! Dit scherm dient u niet te gebruiken voor de invoer van gegevens, maar alleen voor het raadplagen van gegevens! Als u techniekwerkzaamheden moet aanvragen bij een tandtechnisch laboratorium, ziet u een overzicht van de administratie. De invoer van de aanvraag doet u via het behandelscherm. Pagina 153 van 293

154 Aangevraagd/TerugVerwacht Aanvraagdatum bij het laboratorium, en de datum waarop het techniekstuk terug verwacht wordt. Techniekpraktijk De praktijknaam waar het techniekstuk wordt aangevraagd. Laboratorium Hier ziet u het betreffende laboratorium. Een nieuw laboratorium kunt u invoeren bij Beheer / Crediteuren. Vink dan wel het veld Laboratorium aan. Bonnummer Hier vindt u het nummer van de papieren bon. Bon U kunt hier een scan van de papieren bon inzien. Factuurdatum lab. / Factuurnummer lab. / Factuurbedrag U ziet hier de factuurgegevens van het laboratorium, als het werkstuk is binnengekomen. FACTUREN (TABBLAD VAN PATIËNT) Hier kunt u de lijst zien van facturen voor behandelingen van de patiënt die verstuurd zijn. Het kan dan gaan om facturen aan de verzekeraar of aan de patiënt zelf. U kunt hier alle facturen zien, of alleen de openstaande facturen. Wilt u dat laatste, vink dan Toon alleen openstaande aan. Via de knop Wijzig of dubbelklikken op een factuur kunt u de factuur desgewenst volledig zien, of aanpassen. CONTACTPERSONEN (TABBLAD VAN PATIËNT) U kunt hier contactpersonen invullen, voor als de patiënt wilsongeschikt is, of in een instelling verblijft. Pagina 154 van 293

155 Met Nieuw maakt u nieuwe contactpersonen aan. U kunt Nog in dienst aanvinken en op deze eigenschap zoeken bij de uitgebreide zoekopties bij overzichten. Zie meer over deze vorm van zoeken bij Overzichten. VERRICHTINGENKAART (TABBLAD VAN PATIËNT) Hier worden alle behandelnotities, verrichtingen en algemene notities betreffende de patiënt chronologisch getoond. Desgewenst kunt u een periode selecteren waarop het overzicht betrekking heeft. Door middel van de printerknop kunt u dit overzicht afdrukken. DOCUMENTEN (TABBLAD VAN PATIËNT) Bij het tabblad Documenten krijgt u een overzicht van alle documenten die door scan, camera of toevoegen van bestanden aan de patiënt gekoppeld zijn. Elk document dat u vanuit de patiënt verstuurt wordt hier toegevoegd. Wanneer u in 1 opdracht voor meerdere patiënten documenten maakt, die samen in 1 document komen, wordt dit in losse documenten bij alle betreffende patiënten opgeslagen. Eventuele wijzigingen van het totaaldocument worden niet bewaard. Het is immers 1 document dat niet specifiek bij die patiënt hoort. Wilt u deze wijzigingen wel bewaren, handel dan als volgt. In een dergelijk geval dient u bij de patiënt het document op te roepen, waarna u de wijzigingen in het document kunt aanbrengen en bewaren. U kunt ook zelf documenten toevoegen aan een patiënt. Klik op nieuw. Vervolgens kunt u zoeken naar een bestand. Dubbelklik op het bestand, en dit bestand verschijnt op het scherm. Door op de bestandsnaam te klikken, opent het bestand. Bij het toevoegen van een document via deze methode wordt een kopie van de inhoud van het document opgeslagen in de database. Als u het document, dat hier is toegevoegd, wijzigt of weghaalt, dan blijft de kopie in de database ongewijzigd bewaard. Dit kan ook met de knop Bestand toevoegen en de knop Scan in het behandelscherm links naast de verrichtingen/behandelkaart. Een andere methode van koppelen van documenten is het opslaan van bestanden in een daarvoor aangewezen map (bij het onderdeel Diversen onder de knop ). Hier kunt u het documentenpad aangeven, waar Oase documenten kan zoeken. Voordat u van deze functionaliteit gebruik kunt maken, moet u eerst het documentenpad hebben aangegeven. Pagina 155 van 293

156 Op deze manier wordt alleen een koppeling naar het bestand gelegd. U kunt deze methode gebruiken door het aanklikken van de knop Naar map. Met de knop Scannen kunt een document scannen, en op de juiste plek opslaan. U dient dan zelf alleen nog een omschrijving van het document te geven. GEZIN (TABBLAD VAN PATIËNT) U kunt dit tabblad gebruiken om meerdere gezinsleden met elkaar in verband te brengen. De patiënt is bijvoorbeeld kind of partner van een andere patiënt. Dit biedt de mogelijkheid om gezinsafspraken te maken, en als koppeling bij adressering. Ook vraagt Oase bij adreswijzigingen of deze geldig is voor alle gezinsleden, en voert, indien van toepassing, de wijziging bij alle gezinsleden door. Klik op het icoontje Gezinslid toevoegen. De lijst met alle ingevoerde patiënten verschijnt. Selecteer uit deze lijst het gezinslid dat bij de patiënt van de geopende patiëntenkaart hoort. Klik dan op Ok. OVERZICHTEN BIJ PATIËNTEN U kunt bij Patiënten bijzondere overzichten genereren. Kijk voor het werken met overzichten in het hoofdstuk Overzichten. Hier staan de extra mogelijkheden beschreven die bij de kaartenbak van de patiënten horen. Klik op Overzichten bij Patiënten. Klik dan op het pijltje bij Stap 1. Pagina 156 van 293

157 Aan te vragen machtigingen Dit overzicht toont alle machtigingen waarvan de aanvraag nog niet verstuurd is. U kunt hierbij eventueel selecteren op een bepaalde verzekeraar. Aangevraagde machtigingen Dit overzicht toont de machtigingen die zijn aangevraagd, maar nog niet zijn gehonoreerd (of geweigerd). Afspraakherinneringen Het overzicht Afspraakherinneringen biedt u de mogelijkheid om de afspraakherinnering te versturen. Pagina 157 van 293

158 U kiest het sjabloon van de afspraakherinnering bij het veld Sjabloon. Wilt u de tekst van het sjabloon op een etiket printen, kies dan het juiste formaat bij Etiketten. U kunt vervolgens bij het veld Praktijk en Zorgverlener de juiste praktijk en de juiste zorgverlener selecteren. Bij het veld Afspraak vanaf en t/m kunt aangeven over welke periode Oase moet bekijken of er patiënten zijn, die een afspraakherinnering moeten krijgen. Wilt u de afspraakherinneringen via of sms laten lopen bij de patiënten, die over een e- mailadres of mobiel telefoonnummer beschikken, klik dan de juiste optie(s) aan. Het versturen van afspraakherinneringen via kan alleen als er van het gekozen sjabloon een variant in HTML-formaat bestaat. Alleen HTML-sjablonen zijn geschikt om via te versturen. Bij het aanvinken van de sms-optie kunt u de gewenste sms-tekst invoeren. U kunt hierbij gebruik maken van een invoegveld, zoals datum en tijd van de afspraak (zie voorbeeld hieronder in de afbeelding), het veld afspraakherinnering.eind (eindtijd) en het veld afspraakherinnering.duur (duur van de afspraak). Zie het hoofdstuk sjablonen over het werken met velden en sjablonen. Pagina 158 van 293

159 Klik op OK om de afspraakherinneringen te printen / via of sms te versturen. U kunt nu op Bekijk geselecteerde patiënten klikken om te zien welke patiënten aan de opgegeven criteria (opgegeven periode, praktijk en zorgverlener) voldoen. U kunt hier deze selectie aanpassen door het vinkje bij een patiënt te verwijderen. Oase zal bij de patiëntgegevens opnemen dat er een afspraakherinnering is verzonden. U kunt de oproepen, die u vandaag gedaan heeft, in Oase ongedaan maken. Oase zal dan de patiënt weer tonen in dit overzicht, of alsnog een automatische herinnering via of sms sturen. Het ongedaan maken doet u als volgt: klik op de knop Maak afspraakherinneringen ongedaan. Afspraken per patiënt Deze lijst toont de afspraken die er per patiënt gemaakt zijn. De lijst bevat geen handmatige consulten en geen afgezegde afspraken. Behandelplan Een overzicht van patiënten met gegevens uit de behandelplannen: onder meer de kolommen Diagnose, Subdiagnose, Eigen bijdrage, Tijd, Techniek en Kosten. Bestede tijd per arts Als u de bestede tijd per afspraak bijhoudt, kunt in dit overzicht per arts zien hoeveel tijd er aan welke afspraak besteed is. Dit is vooral van belang als u bijzondere tandheelkunde uitvoert of AWBZpatiënten behandelt. Controle-oproepen Hiermee kunt u patiënten oproepen tot het maken van een controle-afspraak. Kies een sjabloon, kies desgewenst of u op etiketten wilt printen, kies eventueel de zorgverlener van wie u de oproepen wilt versturen en kies de periode voor de controle-afspraken in de velden Volgende controle vanaf en t/m. U kunt bij vanaf probleemloos een aantal maanden in het verleden kiezen, want er worden automatisch alleen patiënten geselecteerd die nog niet voor controle zijn geweest en nog geen controle-afspraak in de toekomst hebben. Pagina 159 van 293

160 Klik op Bekijk geselecteerde patiënten om te zien welke patiënten een oproep gaan krijgen. U kunt hier deze selectie aanpassen door het vinkje bij een patiënt te verwijderen. Oase onthoudt deze selectie, ook als u tussentijds dit scherm afbreekt en een ander scherm opent. Pas bij een herstart van Oase dient u deze lijst opnieuw op te roepen. Controle-oproepen worden alleen verstuurd aan patiënten uit het lopende bestand, niet uit het archief. U kunt instellen wat het minimum aantal dagen moet zijn sinds de vorige oproep heeft plaatsgevonden bij Minimum aantal dagen sinds vorige oproep. Zo kunt u ervoor zorgen dat mensen die nog niet gereageerd hebben nogmaals een oproep ontvangen bij een nieuwe oproep-run. Daarbij wordt automatisch al gefilterd op mensen die nog geen afspraak hebben staan. Wilt u de oproepen en, als het adres van de patiënt in Oase staat, vink dan Via indien adres bekend aan. Dit kan alleen als er van het gekozen sjabloon een variant in HTMLformaat bestaat. Alleen HTML-sjablonen zijn geschikt om via te versturen. Wilt u de oproepen via sms verzenden, als het mobiele nummer van de patiënt in Oase staat, vink dan Via sms indien mobiel telefoonnummer bekend aan. Voeg dan de sms-tekst toe die u wilt versturen. U kunt hierbij velden invoegen via de knop Veld invoegen. Klik tenslotte op de knop Ok. Als u voor sms en/of hebt gekozen maakt Oase nu een statusoverzicht met eventuele foutmeldingen. Oproepen waarbij het verzenden van een sms niet gelukt is worden alsnog op papier afgedrukt. U kunt deze lijst printen met de knop Afdrukken. Klik dan op Ok. Hierna verschijnt een document met de oproepen die op papier moeten worden verzonden dat u vervolgens kunt afdrukken. De eventuele s zijn nog niet verzonden, maar staan klaar bij programma-onderdeel van waaruit ze verstuurd kunnen worden. Sms'jes worden direct verzonden. U kunt de oproepen, die u vandaag gedaan heeft, in Oase ongedaan maken. Het ongedaan maken doet u als volgt: klik op de knop Maak oproepen ongedaan. Pagina 160 van 293

161 Hoe Oase te werk gaat bij het opstellen van het document met oproepen leest u hieronder. Werking oproep(selectie) Het volgende proces vindt plaats: 1. Oase selecteert de patiënten die een oproepdatum hebben (te vinden in het veld oproepmaand bij het tabblad Overig in de Bewerkmodus ) tussen 2 maanden geleden en eind van de maand (de periode voor de controle-afspraken) die aangegeven staat in het veld Volgende controle t/m op het scherm van de controleoproepen. Samenvatting selectie: 2 maanden voor systeemdatum < datum van het veld Oproepmaand < eind van de maand van het veld Volgende controle t/m. 2. De selectie die in stap 1 is gemaakt wordt beperkt tot die patiënten, die al langere tijd geen oproep hebben gehad. Deze tijd wordt ingesteld in het veld Minimum aantal dagen sinds vorige oproep. Pagina 161 van 293

162 3. De lijst uit stap 2 wordt gefilterd door patiënten te verwijderen die recent (niet langer dan 7 dagen geleden) voor een controleafspraak daadwerkelijk zijn geweest. De termijn van 7 dagen wordt gehanteerd om de behandelgegevens van de patiënten te verwerken. U ziet hieronder in de afbeelding Oproepen versturen voor controle-afspraken hoe de stappen zijn in dit proces. U kunt de gang van zaken ook nalezen in een QRC Flow chart Oproepen versturen voor controleafspraken. Pagina 162 van 293

163 Genereer facturen Als u niet via de knop Factureren vanuit de patiëntenlijst wil factureren, bijvoorbeeld omdat u op arts of praktijk wilt selecteren, kunt u deze optie gebruiken. Er wordt dan eerst een overzicht getoond van de te factureren patiënten, waaruit u een selectie kunt maken. Na de selectie en de klik op Ok worden de facturen gegenereerd. Afhankelijk van het uit- of aanvinken van Verzekeraars en/of Patiënten boven in het scherm, worden alleen die facturenen gegenereerd die aan de Verzekeraars en/of Patiënten gericht zijn. Ook wordt pas dan de andere selectiecriteria (vanaf en tm, en Arts en Praktijk) hierbij meegenomen. De facturen die op papier verstuurd moeten worden, worden in een afdrukbaar document aangeboden. Als er facturen digitaal verzonden moeten worden, dan moet u dat via Financieel Facturen uit doen. Zie hierover het hoofdstuk Digitale declaraties. Laatste afspraak / oproep U kunt hier een overzicht maken van de datum van de laatste afspraak en de laatste oproep per patiënt. Te factureren (gedetailleerd) U kunt hier voor de geselecteerde periode zien wat er te factureren is. Als er verrichtingen zijn ingevoerd die nog niet gefactureerd mogen worden, ziet u deze ook. In de kolom reden nietfacturabel is dan te lezen waarom de verrichting niet nog niet gefactureerd kan worden. Desgewenst kunt u dit overzicht beperken tot een bepaalde arts of praktijk door deze bovenin te kiezen. U kunt in het overzicht klikken om naar de patiëntenkaart te gaan. Terugkeren naar het overzicht doet u via menuoptie Venster. Gedetailleerd biedt extra informatie, die relevant is voor de bijzondere tandheelkunde. Pagina 163 van 293

164 Totalen per arts per rekening Dit overzicht toont de verrichtingen per behandelaar per grootboekrekening, inclusief de totalen. Totalen per arts, behandeltype Dit overzicht toont de aantallen verrichtingen en kosten per arts en per behandelcodecategorie. De behandelcodecategorie kunt u instellen bij de Behandelcodes onder het veld Categorie. Verrichtingen per arts, patiënt (uitgebreid) Dit overzicht toont, getotaliseerd per arts, alle verrichtingen in de geselecteerde periode, per arts gesorteerd op afspraaktijd van de patiënt. Dit overzicht is handig om te controleren of de verrichtingen goed zijn ingevoerd en om de omzet per arts te zien. De uitgebreide versie heeft ook de materiaalkosten als selectiecriterium, en toont meer informatie over (te declareren) techniek(kosten) en materiaal. Verrichtingen per patiënt Dit overzicht toont gegroepeerd per patiënt de verrichtingen in de geselecteerde periode. De overige overzichten zijn standaard overzichten. Kijk voor het werken met standaard overzichten in het hoofdstuk Overzichten. DIVERSEN BIJ PATIËNTEN Onder Diversen bij Patiënten vindt u de mogelijkheid om patiënten, van wie er meer dan 1 kaart bestaat, samen te voegen tot 1 kaart. Klik hiervoor op Patiënten ontdubbelen. Er zijn 3 opties: 1. Samenvoegen handmatig U kunt de patiëntcodes invoeren van de 2 patiënten die u wilt samenvoegen, waarbij de gegevens van de patiënt met de tweede code worden toegevoegd aan de patiënt met de eerste code. De tweede code vervalt. 2. Samenvoegen naam/geb. datum Het programma zoekt naar patiënten met identieke achternaam, voorletters en geboortedatum en biedt deze in een aanvinklijst aan om samen te voegen. De code die u selecteert blijft behouden. 3. Samenvoegen a.d.h.v. BSN Het programma zoekt naar patiënten met identieke BSN s en biedt deze in een aanvinklijst aan om samen te voegen. De code die u selecteert blijft behouden. N.B. De status praesens van de behouden patiëntcode blijft behouden, de andere vervalt. Controleer dus van tevoren welke u wilt behouden Patiënten updaten uit csv Deze optie is bedoeld voor synchronisatie met een externe patiëntdatabase zoals bijvoorbeeld een ziekenhuis of een verpleeghuis waarmee geen directe koppeling mogelijk is. Raadpleeg VST voor de specificaties Pagina 164 van 293

165 Documentenpad Een methode van koppelen van documenten is het opslaan van bestanden in een daarvoor aangewezen map. Hier kunt u het documentenpad aangeven, waar Oase documenten kan opslaan en zoeken. Nieuwe documenten opslaan in database Als er een documentenpad is aangegeven, dan worden nieuw geïmporteerde documenten ook op die locatie opgeslagen. Als u dit aanvinkt, dan worden documenten alleen in de database opgeslagen. Pagina 165 van 293

166 IV. FINANCIEEL Het onderdeel Financieel kent de volgende subonderdelen: - Overzichten - Facturen uit - Facturen in - Dagboek - Rekeningen - Memoriaal - Internetbankieren - Digitale declaraties - Incasso-opdrachten - Vaste activa - Instellingen Van het belangrijkste boekhoudoverzicht, de saldibalans, is het overzicht direct opvraagbaar via het printerknopje rechts naast de gegevens van het actieve boekjaar. OVERZICHTEN (TABBLAD VAN FINANCIEEL) Onder dit tabblad kunt u de belangrijkste financiële informatie bekijken en overzichten maken. Hier wordt een aantal geselecteerde standaardoverzichten makkelijk toegankelijk aangeboden. Uiteraard kunt u per boekhoudonderdeel via selectie de overzichten maken die u zelf handig vindt. De werkwijze is als volgt. U kiest het gewenste soort overzicht met de knop aan de linkerzijde. Vervolgens maakt u een selectie. Over het maken van een selectie leest u meer in het hoofdstuk Overzichten (algemeen). Kies dan de gewenste uitvoer. U kunt dan het overzicht genereren door op Start overzicht te klikken. Pagina 166 van 293

167 FACTUREN UIT (TABBLAD VAN FINANCIEEL) Facturen worden in principe aan de hand van onder andere de behandelinformatie vanuit Patiënten gegenereerd (zie Factureren). Eventueel kunt u facturen ook handmatig invoeren bij dit onderdeel. Bij het genereren van een factuur wordt automatisch een opeenvolgend factuurnummer toegewezen, en worden debiteurcode, rekeningnummers, datum, prijzen, omschrijving en projectcodes uit de onderliggende gegevens overgenomen. Handmatige invoer van uitgaande facturen. NB: behandelingen en facturering gaan uit de pas lopen indien de debiteur een patiënt is; deze mutaties worden niet aan de patiëntenkaart toegevoegd! Ga naar het tabblad Facturen uit en druk op de knop Nieuw. U krijgt de keuze voor welk soort debiteur u een factuur wilt invoeren: een patiënt, verzekeraar of een overige debiteur. Hierna verschijnt een lege factuurkaart. Als er al facturen ingevoerd zijn, dan zal Oase zelf het volgende factuurnummer toekennen. Is het de eerste factuur, dan kunt u zelf een factuurnummer invoeren. Bij uitgaande facturen wordt de factuurdatum vanzelf op de systeemdatum gezet als de factuur afgedrukt wordt. Het veld Rekening wordt automatisch ingevuld als er bij het tabblad Instellingen een standaard debiteurrekening is ingevoerd. U kunt nu de factuuritems gaan invoeren, door in het tabblad Factuuritem (subtabblad van Facturen Uit of In van een specifieke factuur) op de eerste, lege, regel te klikken. U dient hier in ieder geval een stuksprijs (exclusief BTW), omschrijving en (baten-)rekening in te voeren. Druk op Opslaan als het factuuritem compleet is ingevuld. In het bovendeel van de factuur verschijnt nu het totaalbedrag en eventueel de BTW en het bedrag inclusief BTW. Desgewenst kunt u meerdere factuuritems invoeren, die dan bij het factuurtotaal zullen worden opgeteld. Druk op het printerknopje naast de factuurdatum om de factuur in de standaardopmaak te printen. Pagina 167 van 293

168 Een creditfactuur aanmaken. In de behandelkaart kunt u gecrediteerde items, indien nodig, weer openzetten; dit geldt voor een factuur die vanuit behandelingen is aangemaakt. Als u een bestaande factuur (deels) wilt crediteren kan dat met de knop Crediteren" op de factuurkaart. U kunt ook handmatig een nieuwe factuur invoeren met negatieve bedragen. In dat geval is er geen koppeling met de patiëntenkaart, en worden de gecrediteerde items dus niet opengezet. Na een druk op de knop Crediteren verschijnt een scherm met factuuritems die u kunt crediteren. Door sommige items uit te vinken kunt u een deelcreditering uitvoeren. Na een druk op OK wordt de creditfactuur aangemaakt en wordt het bijbehorende document getoond. Als de factuur digitaal was ingediend en reeds gehonoreerd, krijgt u de vraag Creditering digitaal aanbieden? Als u hierop Ja antwoordt, zal de creditfactuur in de eerstvolgende run digitaal worden aangeboden aan de verzekeraar. De debetfactuur wordt afgeboekt met betrekking tot de geselecteerde items of in zijn geheel tegengeboekt, behalve als deze al betaald is. In dat geval blijft de creditfactuur openstaan tot deze is betaald. Als de oorspronkelijke factuur was gegenereerd vanuit patiënten, dan worden de betreffende behandelingen bij de patiënt weer opengezet voor facturering. U kunt deze dan corrigeren en opnieuw een factuur genereren. Pagina 168 van 293

169 Bij het aanvinken van Alleen openstaande worden alleen de openstaande facturen getoond. Afboeken Met deze knop kunt u het openstaand saldo afboeken tegen de bij het tabblad Instellingen gedefinieerde tegenrekening. Gebruik deze optie als u niet verwacht dat de factuur nog betaald zal worden. In tegenstelling tot een creditering, gebeurt er hierbij op de patiëntenkaart verder niets. Ook het openstaand saldo wordt niet gewijzigd, zodat u bij een eventueel volgend bezoek van de patiënt op het nog openstaande bedrag gewezen wordt. N.B. Crediteren kunt u ook vanuit de behandelkaart uitvoeren. Facturen uit / Overzichten. Facturen uit kent een aantal eigen overzichten. Genereren van aanmaningen Via Facturen uit en subknop Overzichten kunt u een openstaande postenlijst maken, of aanmaningen genereren. Bij een aanmaning bepaalt Oase aan de hand van de betaaltermijn of een factuur aangemaand dient te worden of niet. U hoeft daar zelf niets voor te doen! De betaaltermijn kunt u onder het tabblad Instellingen instellen. U kunt kiezen uit Aanmaningen en Verzamelde aanmaningen. Bij Aanmaningen krijgt u per factuur een document. Bij Verzamelde aanmaningen krijgt u per debiteur 1 overzicht. Voor beide soorten overzichten geldt wel dat uw sjablonen op de juiste manier moeten zijn gemaakt! Zie het hoofdstuk sjablonen over het werken met velden en sjablonen. U kunt op deze manier een lijst met aan te manen personen uitdraaien: door Openstaande posten te kiezen in plaats van Aanmaningen, en te selecteren op factuurdatum tot bijvoorbeeld 2 weken geleden. Pagina 169 van 293

170 Aanmaak digitale declaraties U kunt hier een selectie maken in het overzicht van digitale declaraties. Zie hierover Digitale declaraties. Restfacturen naar patiënt Deze optie kunt u gebruiken om afgewezen declaraties van de verzekeraar zelf bij de patiënt te innen. Automatisch worden alleen die facturen geselecteerd die (gedeeltelijk) zijn afgewezen en die nog niet door de praktijk aan de patiënt verstuurd zijn. Gebruik hiervoor een speciaal sjabloon dat vermeldt welk gedeelte van de behandeling wel en niet vergoed is. Omzet per UPT-code Toont (per code) hoeveel omzet deze code gegenereerd heeft, over een bepaalde periode. Verrichtingen per arts per rekening Hier kunt u een overzicht maken van verrichtingen die gefactureerd zijn in een bepaalde periode, gegroepeerd en getotaliseerd per arts en grootboekrekening. U kunt dit overzicht gebruiken om een afrekening met de medewerkers te maken. U kunt de verschillende categorieën behandelcodes verschillende grootboekrekeningen geven wat de afrekenmethodiek betreft. Zo krijgt u deze apart gespecificeerd. Als u Neem verantwoordelijke zorgverlener aanvinkt, wordt gegroepeerd per verantwoordelijke zorgverlener (u vindt de verantwoordelijke zorgverlener onder Medewerkers in het veld Declareren onder ). Vinkt u dit niet aan, dan wordt de uitvoerende zorgverlener genomen. Facturen uit / Diversen Aanmaanrun ongedaan maken Als u aanmaningen hebt aangemaakt, waarbij de aanmaandatum automatisch bij de facturen is ingevuld, en u wilt dit ongedaan maken, omdat bijvoorbeeld het afdrukken of verzenden is mislukt, dan kunt u hier alleen aanmaningen van een bepaalde datum ongedaan maken. Incasso-instellingen Pagina 170 van 293

171 Bij incasso-instellingen kunt u alle benodigde instellingen maken voor het genereren van automatische incasso-opdrachten. De incasso-instellingen zijn apart instelbaar voor doorlopende en eenmalige incasso. Eigen rekening (IBAN), naam organisatie en incassant-id zijn verplicht. Als uw bank maxima heeft gesteld aan het totaalbedrag en het aantal opdrachten per batch kunt u dat hier ingeven. U kunt aangeven wat de locatie van de gegenereerde incassobestanden is. FACTUREN IN (TABBLAD VAN FINANCIEEL) Hier kunt u inkoopnota s invoeren. Dit werkt verder net zo als het invoeren van uitgaande facturen, alleen zijn er geen koppelingen met patiënten en digitale declaraties. Als u gebruik maakt van de interne urendeclaratie van de medewerkers van de tandartspraktijk, dan worden de facturen, die daarbij gegenereerd worden, hier getoond. In combinatie met het gebruik van internetbankieren kunt u op die manier op eenvoudige wijze facturen ter betaling aanbieden. Deze kunnen na betaling automatisch worden verwerkt. DAGBOEK (TABBLAD VAN FINANCIEEL) Dagboekrekeningen zijn bijvoorbeeld bankrekeningen en/of een kas, waar echt geld op staat of in zit. Bankrekeningen kunnen via internetbankieren automatisch ingelezen worden, kasboekingen dient u uiteraard handmatig in te voeren. Hieronder een voorbeeld van het invoeren van een kasboeking. Voordat u verder kunt, dient u bovenin eerst de betreffende dagboekrekening te kiezen; in dit geval rekening 1000, Kas. Druk op de knop Nieuw ; een lege betalingskaart verschijnt. Afhankelijk of u kiest voor invoer per regel kunt u mutaties per regel of via een oppopscherm inboeken. Er wordt automatisch een volgnummer toegekend dat u desgewenst kunt wijzigen. De datum wordt automatisch op de systeemdatum gezet. De periode wordt automatisch op de maand van de boeking gezet. U vult het bedrag en de omschrijving in. Als het de betaling van een factuur betreft (ingekomen of uitgaand), dient u dat in het veld Factuur aan te geven. Hierna verschijnt er de invoermogelijkheid voor een factuurnummer. Na keuze van een factuur, wordt het veld Tegenrekening automatisch ingevuld met de debi-/crediteurrekening van de factuur. Houdt de betaling geen verband met een factuur, laat dan het veld Factuur op Geen staan en vul een tegenrekening in. In dit laatste geval kan ook worden aangegeven of er BTW van toepassing is, uiteraard alleen als u btw-plichtig bent en een btw-nummer heeft. Pagina 171 van 293

172 Met de knop Splitsen kunt u een betaling splitsen en bijvoorbeeld boeken op verschillende facturen of verschillende tegenrekeningen. Hierbij blijft het bedrag van de oorspronkelijke betaling behouden, zodat het saldo blijft kloppen. De knop Splitsen wordt actief zodra u een bedrag invoert. Bij een druk op die knop verschijnt er een venster met een regel met de oorspronkelijke boeking. Als u hier het bedrag aanpast, ontstaat er een nieuwe regel met het restbedrag. U kunt dit bedrag opnieuw aanpassen en opnieuw de tegenboeking definiëren totdat de boekingen op nul lopen. Hierna kiest u voor akkoord en worden de boekingen verwerkt. De boekingen worden als aparte betalingsregels in het dagboek opgenomen. Op deze manier kan een betaling op verschillende posten worden geboekt, met de garantie dat het totaalbedrag niet wijzigt. REKENINGEN (TABBLAD VAN FINANCIEEL) Hier kunt u het rekeningschema invoeren en wijzigen. U kunt een rekenschema van uw bestaande administratie overnemen. In dit rekenschema geeft u aan of de rekening een dagboek kent. U doet dit door het aanvinken het blokje in de kolom Dagboek voor bijvoorbeeld de kas en de bank. U kunt in dit schema per rekening en per periode een budget toekennen. Klik hiertoe een regel aan. Er opent een scherm met een aantal subtabbladen. In het tabblad Budget kunt u het gewenste bedrag invoeren. U ziet de ingevoerde budgetten terug in de (management)overzichten. MEMORIAAL (TABBLAD VAN FINANCIEEL) Als u het rekeningschema heeft ingevoerd, dan kunt u de beginbalans invoeren. Pagina 172 van 293

173 Een beginbalans is nodig om de boekhoudkundige startsituatie in te voeren, zoals een banksaldo, bezittingen en schulden. Uw boekhouder dient deze cijfers aan te leveren. Het is handig om hetzelfde rekeningschema als dat van uw boekhouder aan te houden. Dat scheelt uw boekhouder een hoop werk met het doen van aangiftes en bovendien sluiten de jaarcijfers dan beter aan bij de administratie. Zijn die cijfers niet meteen voorhanden en wilt u snel beginnen, dan kunt u ook volstaan met alleen de banksaldi. U kunt memoriaalboekingen importeren via de knop Memoriaalboekingen importeren. Het te importeren bestand moet een puntkommagescheiden csv-bestand zijn, waarin een kolom rekening, een kolom omschr en een kolom bedrag of kolommen Debet en Credit voorkomen. Het is hierbij voldoende dat genoemde tekst voorkomt in de kolomtitel. Een kolom met de naam omschrijving is dus bijvoorbeeld ook toegestaan. Verberg gegenereerde boekingen kunt u gebruiken om handmatig ingevoerde boekingen eenvoudiger te zien. Gegenereerde boekingen zijn boekingen die bijvoorbeeld gegeneerd zijn bij het afboeken van facturen of het verwerken van incasso-opdrachten of digitale declaraties. Klik op Nieuw om de memoriaalboeking(en) in te voeren. Op het tabblad boekingen kunt u de memoriaalboekingen toevoegen. Als u boven Beginbalans hebt aangevinkt, is het ook toegestaan op debiteur-/crediteurrekeningen te boeken zonder dat daar een factuur tegenover staat. Gebruik in dat geval altijd de start van het boekjaar als boekdatum. Met <ENTER> wordt de boeking bevestigd en wordt een nieuwe, lege boeking aangeboden. U kunt een memoriaalboeking alleen opslaan als het saldo van de boekingen nul is. U kunt de boeking tijdelijk sluiten door dan het restbedrag tegen bijvoorbeeld vraagposten weg te boeken. In het geval van de beginbalans zou u in dat geval er ook voor kunnen kiezen dit verschil tijdelijk tegen de algemene reserve weg te boeken. Pagina 173 van 293

174 Bij een regelmatig terugkerende memoriaalboeking, zoals een maandelijks loonmemoriaal of maandelijkse afschrijvingen, (op verschillende data) kunt u Gebruik als standaardboeking aanvinken. Wanneer u dan de boeking op een andere datum opnieuw wilt invoeren, kunt u kiezen voor Kies standaardboekingen, waarna een menu met standaardboekingen wordt aangeboden. Na het kiezen van een boeking wordt de boeking gekopieerd met een andere datum. Hierna kunt u eventueel nog wijzigingen in de boeking aanbrengen. Met deze knop kunt u ingevoerde boekingen wijzigen. Uw boekhouder kan bij dit onderdeel ook allerlei boekhoudkundige mutaties invoeren, en bij het afboeken van een factuur (bijvoorbeeld bij crediteren) wordt er automatisch een memoriaalboeking aangemaakt. INTERNETBANKIEREN (TABBLAD VAN FINANCIEEL) Voordat u aan de slag kunt met internetbankieren, dient dit onderdeel eerst geconfigureerd te worden. Zie hiervoor het onderdeel Bankprofielen. IMPORT U kunt op 2 manieren gegevens importeren: automatisch en handmatig. Druk op de knop om automatisch te importeren. Hierbij krijgt u een menu met de door het programma ondersteunde banken. Kies uw bank en volg de instructies bovenin het scherm. Het programma staat toe dat u meerdere rekeningen bij dezelfde bank inleest en zal deze gescheiden ter verwerking aanbieden. Let er wel op dat u altijd een periode inleest die minimaal de reeds ingelezen en verwerkte boekingen van uw dagboek overlapt, zodat u geen boekingen kunt kwijtraken. Sommige banken voegen achteraf een boeking in het verleden toe die u dan zou kunnen missen. Pagina 174 van 293

175 U kunt er ook voor kiezen om een reeds gedownload mutatiebestand in het lezen via de knop. U moet dan het bijbehorende profiel (formaat importbestand) kiezen, waarna het in het profiel aangegeven bestand wordt ingelezen. In beide gevallen moet u eerst bij Bankprofielen een profiel hebben aangemaakt. Na het inlezen worden de boekingen getoond. Boekingen met een roze achtergrond zijn boekingen die niet door Oase herkend zijn. Het programma herkent alle ingekomen facturen die via deze module ter betaling zijn aangeboden en alle betalingen op uitgaande facturen, onder de voorwaarde dat de betaler het betalingskenmerk op een juiste manier in de betalingsomschrijving heeft opgenomen. Verder kent het programma een intelligent, zelf lerend, herkenningssysteem dat er voor zorgt dat eenmaal toegewezen betalingen een volgende keer herkend worden. De herkengegevens laten zien hoe de boeking verwerkt zal worden. Als u bij het veld Factuur hebt gekozen voor bijvoorbeeld een inkomende of uitgaande factuur, dan vraagt Oase om het bijbehorende factuurnummer. Kiest u het factuurnummer, dan ziet u onder Herkengegevens het factuurnummer, of meerdere factuurnummers als de betaling meerdere facturen betreft. Op dit moment zijn de boekingen nog niet in de boekhouding verwerkt. U kunt hier van de niet of foutief herkende boekingen aangeven hoe ze geboekt moeten worden. Dat kan door een tegenrekening in te vullen, of (via splitsen) een of meerdere facturen aan de boeking toe te wijzen. Als u een tegenrekening hebt ingevuld en daarna op de knop Voeg toe aan kennisbank klikt, dan zal de volgende keer dat een soortgelijke boeking wordt ingelezen, deze automatisch herkend worden en aan dezelfde rekening worden toegewezen. Het verwerken van de boekingen in de boekhouding doet u door ( Verwerk bankbestand ) te klikken. Achter de tekst bankbestand hebt verwerkt. verschijnt dan de datum van de laatste keer dat u een Betalingen op facturen herkent Oase door vermelding van het factuurnummer in de omschrijving, of aan de hand van de bankrekening van de betaler of begunstigde. Door het dubbelklikken van een boeking kunt u deze wijzigen. Pagina 175 van 293

176 U kunt hier de boeking aan een tegenrekening koppelen in het veld Tegenrekening. Een andere mogelijkheid is het koppelen van de boeking aan een uitgaande of ingekomen factuur of digitale declaratie, door bij Factuur de juiste keuze te maken. U kunt daarna de betreffende factuur of digitale declaratie kiezen in het veld dat rechts naast Factuur verschijnt. Als u voor een factuur kiest, dan wordt het factuurnummer toegevoegd aan de herkengegevens. U kunt eventueel meerdere facturen toevoegen als het een betaling op meerdere facturen in één boeking betreft. U doet dit door herhaald een factuurnummer te selecteren en toe te voegen. U ziet de toegeveogde nummers terug bij de herkengegevens. Als u een boeking wilt splitsen in een deel op een factuur en een deel op een tegenrekening, bijvoorbeeld bij een betaling van een factoringservice waarbij een deel als kosten is ingehouden, klikt u op Splitsen. U kunt dan de boeking splitsen in meerdere regels. Door het bedrag te wijzigen en met de Tab-toets door de velden te navigeren of op een lege regel te klikken, maakt u een nieuwe boekingsregel. Het totaal van de boekingsregels moet gelijk zijn aan het totaal van de oorspronkelijke boeking. U kunt op de knop Voeg toe aan kennisbank klikken, als u daar een grootboekrekening hebt toegewezen aan een mutatie die aanvankelijk niet herkend was. De knop Opnieuw herkennen probeert opnieuw te herkennen hoe de betaling geboekt moet worden. Dat kan zinnig zijn als er in de omschrijving informatie is toegevoegd, of er bijvoorbeeld intussen een factuur is toegevoegd. EXPORT Klik op Nieuw om betalingsopdrachten aan te maken. Een lege betalingsopdracht verschijnt. U kunt hier handmatig een betalingsopdracht invoeren, maar u kunt ook betalingsopdrachten aanmaken vanuit standaardboekingen via het tabblad onder in het scherm. Pagina 176 van 293

177 Bij het handmatig invoeren kunt u het vakje Maak standaardboeking aanvinken. Als u dit doet, dan wordt bij opslaan van de betalingsopdracht een kopie gemaakt bij de standaardboekingen, zodat u later eenvoudig een soortgelijke boeking kunt invoeren. De BIC-code dient u in te voeren voor buitenlandse betalingen. Bij binnenlandse betalingen herkent Oase deze code zelf. Bij invoer van een BIC-codeveld wordt gecontroleerd of deze minimaal 8 karakters lang is. Bij Standaardboekingen (tabblad van Export) ziet u de standaardboekingen. Door een boeking te selecteren en op te klikken, maakt u van een standaardboeking een betaalopdracht. Wilt u de standaardboeking aanpassen, verander dan eerst de getoonde boeking voordat u deze toevoegt. Ook de veranderde standaardboeking kunt u weer als standaardboeking opnemen. Bij een betalingsopdracht kunt u in het veld Uitvoeren op aangeven wanneer de betaling moet plaatsvinden. Het veld Verzonden wordt automatisch gevuld zodra u Maak exportbestand (zie hieronder) heeft aangeklikt. Factuurnummer wordt automatisch gevuld met het nummer van een gekoppelde factuur. Bij Rekening kunt u het rekeningnummer aangeven waar de betalingen worden geboekt, zodra Oase deze betalingen inleest bij het importeren van de betalingsgegevens. Het veld Fiat moet u aanvinken om een betalingsopdracht te kunnen verzenden. U kunt ook betaalopdrachten aanmaken voor ingekomen facturen of uitgaande creditfacturen. Klik hiervoor op de knop. U krijgt dan een lijst te zien met facturen die nog betaald moeten worden. Kies eerst of u de ingekomen facturen wilt zien, of de uitgaande creditfacturen. U kunt in het volgende scherm kiezen, door een vinkje te plaatsen, of u alle facturen wilt zien, of alleen die waarvan de betaaltermijn verstreken is. Door in de kolom Sel een vinkje te plaatsen, selecteert u een of meerdere facturen om er een betaalopdracht voor aan te maken. Onder in het scherm wordt het saldo Pagina 177 van 293

178 van de geselecteerde facturen getoond om u een idee te geven van het totaalbedrag, dat u aan de hand van de geselecteerde facturen gaat overmaken. Na een druk op Ok wordt voor elke factuur een betaalopdracht aangemaakt. De uitvoerdatum voor elke factuur wordt gezet op de vervaldatum van de factuur, voor zover die nog niet verstreken is. Als dit wel zo is, wordt de datum van vandaag gebruikt. Via de knop Maak exportbestand kunt u het bestand met betalingsopdrachten aanmaken. De knop Start bankprogramma kunt u vervolgens gebruiken om het bankprogramma te starten en het zojuist gegenereerde bestand naar de bank te sturen. (Dit moet u wel eerst in Bankprofielen instellen.) De datum waarop u dit het laatste heeft gedaan, verschijnt in de kolom Verzonden. U kunt eerder aangemaakte betaalopdrachten heractiveren via de knop. Dit kan nuttig zijn als er bij de eerdere verzending naar de bank iets mis is gegaan. Hierna kunt u dan die opdrachten opnieuw aanbieden. Als u kiest voor opdrachten van een bepaalde datum heractiveren, dan kunt u alle betaalopdrachten die op een bepaalde datum zijn aangemaakt heractiveren. De optie Zoeken naar niet uitgevoerde opdrachten zoekt naar betaalopdrachten die niet in het betreffende dagboek terug te vinden zijn. Dat kan gebeuren als de bank een opdracht weigert. Gebruik deze optie alleen als u recent uw bankmutaties hebt verwerkt, anders kunnen betaalopdrachten onterecht als niet-uitgevoerd gezien worden. U krijgt een lijst te zien met betaalopdrachten die niet teruggevonden zijn. U kunt hierin de betaalopdrachten aanvinken die u wilt heractiveren. Pagina 178 van 293

179 U kunt met rechtsklikken in de lijst ervoor kiezen om alle gefiatteerde betalingen op 1 uitvoerdatum te zetten. STANDAARDBOEKINGEN Bij Standaardboekingen kunt u regelmatig terugkerende boekingen invoeren. U kunt deze via het tabblad Standaardboeking bij Export zien. Om een standaardboeking toe te voegen, gebruikt u het vinkje Maak standaardboeking bij een boeking. KENNISBANK Bij het inlezen van bankmutaties is het programma in staat om boekingen zelf te herkennen. Dat kan zijn omdat er een factuurnummer in de omschrijving vermeld is, of omdat de mutatie overeenkomsten vertoont met een item in de kennisbank. Een overeenkomst houdt in dat de zoektekst van een kennisbankitem voorkomt in de omschrijving van de boeking, of dat het rekeningnummer van de tegenpartij overeenkomt. Bij een kennisbankitem kunt u aangeven op welke grootboekrekening de mutatie geboekt moet worden en of er eventueel BTW van toepassing is. U kunt in dit onderdeel handmatig items Pagina 179 van 293

180 toevoegen. U kunt ook vanuit het tabblad Import op de knop Voeg toe aan kennisbank klikken, als u daar een grootboekrekening hebt toegewezen aan een mutatie die aanvankelijk niet herkend was. Bij Zoektekst voert u in op welke tekst Oase de betaling moet kunnen herkennen. De herkenning is of op rekening, of op deze zoektekst. U kunt het herkennen op rekeningnummer blokkeren, door Blokkeer herkenning op rekening aan te vinken. Bij Omschrijving kunt u invoeren welke omschrijving bij de boeking wordt vermeld. BANKPROFIELEN Om een dagboekrekening te koppelen aan bankgegevens gebruikt u profielen. Als u een nieuw profiel aanmaakt, dan voert u de gegevens van de bank, zoals het bankrekeningnummer, in. Klik op Nieuw om een nieuw profiel aan te maken. Elke bank heeft een eigen bestandsformaat, soms zelfs meerdere. Kies in de lijst de naam van uw bank en kies in uw bankprogramma of website de standaardinstelling voor het exportformaat (de bank exporteert, waarna Oase importeert). Kies dan de bijbehorende dagboekrekening en de Rekening vraagposten, waar de niet herkende betalingen worden geboekt. Voor handmatig inlezen van mutaties is het ook nodig om aan te geven wat de naam is van gedownloade mutatiebestanden en waar deze staan. Vul daarom bij Pad bankprogramma de locatie van uw bankprogramma in, of, als u via internet bankiert, de map waarin u de im- en exportbestanden van de bank gaat opslaan. Om automatisch een browserscherm van uw bank te kunnen oproepen dient u Naam bankprogramma in te voeren. Vul daar dan het internetadres van de inlogpagina van uw bank in. Bij Naam importbestand geeft u de naam aan van het bestand met bankafschriften dat u uit het bankprogramma wilt importeren. Die naam kan variëren; in een dergelijk geval kunt u met wildcards de bestandsnaam aangeven, bijvoorbeeld *.csv. Oase importeert dan elke bestand dat de extensie.csv heeft. Na het inlezen hernoemt Oase dit bestand naar.csvoud. Dit voorkomt dat hetzelfde bestand herhaald wordt ingelezen. Naam exportbestand : hier kunt u aangeven de naam van het bestand dat u naar het bankprogramma wilt exporteren (in het bankprogramma wilt inlezen). Dit is dan de bestandsnaam die gebruikt wordt bij het genereren van betalingsopdrachten vanuit Oase. Sommige banken eisen dat dit CLIEOP03 is. Het vinkje Boekdatum is afschriftdatum werkt alleen bij sommige banken. Het zorgt ervoor als u dit aanvinkt - dat niet de mutatiedatum, maar de afschriftdatum van de mutatie als boekdatum wordt gebruikt. Pagina 180 van 293

181 Fiat standaard op ja zorgt ervoor dat betaalopdrachten die via ingekomen facturen of standaardboekingen ingevoerd worden, direct als gefiatteerd staan. Het veld Laatste import geeft weer wanneer u voor het laatst bankgegevens hebt geïmporteerd. U kunt dit veld niet bewerken. Klik op het groene vinkje Opslaan om de instellingen op de slaan. DIGITALE DECLARATIES Via Digitale declaraties kunt u declaraties indienen bij de verzekeraars of bij uw factoringservice. Declaraties via Vecozo maakt u via de oranje knop op de knoppenbalk, die alleen zichtbaar is als er facturen klaar staan om geëxporteerd te worden. Het kan ook via Facturen uit Overzichten Aanmaak digitale declaraties. Hier kunt u zelf een selectie maken van te exporteren facturen. Facturen die reeds geëxporteerd zijn zullen niet nogmaals geëxporteerd worden. Als u bijvoorbeeld voor één verzekeraar een digitale-declaratiesbestand wilt maken, hoeft u alleen op debiteurcode te selecteren. Als er meerdere verzekeraars binnen de selectie vallen, wordt voor elke verzekeraar een aparte batch aangemaakt. Maakt u gebruik van een factoringservice, dan wordt daarvoor ook een aparte batch aangemaakt. Als u meerdere praktijken heeft, worden de batches bovendien gesplitst naar praktijk. De aangemaakte batches vindt u terug op het tabblad Digitale declaraties. Als er iets mis was met de batch kunt u deze verwijderen, zodat de facturen die erin stonden opnieuw in een batch kunnen worden opgenomen wanneer de fout gecorrigeerd is. De bestanden die aangemaakt zijn voor de verzekeraars vindt u terug op de locatie die u onder de knop Diversen (zie rode cirkel) hebt aangegeven. Pagina 181 van 293

182 Deze bestanden moet u, per verzekeraar, indienen via de website van Vecozo of bij uw factoringservice. Declaraties voor de verzekeraar kunnen ook direct vanuit Oase via Vecozo worden verstuurd met de knop Verzend declaraties naar Vecozo. U krijgt dan eerst nog de vraag of u alleen de geselecteerde batch wilt versturen of alle batches van vandaag. Als het indienen gelukt is, ziet u in de kolom Verzonden via Vecozo de datum staan. Als u van deze mogelijkheid gebruik hebt gemaakt, kunt u via de knop Ophalen retourinformatie bij Vecozo de retourinformatie ophalen. Hiermee wordt alle beschikbare nieuwe retourinformatie opgehaald. Om detail van een batch te zien, dubbelklikt u op een regel. De inhoud van het bestand kunt u daarna raadplegen via de knop Toon MZ301. Hierna kunnen er verschillende dingen gebeuren: 1. Verzekeraar accepteert de batch in zijn geheel Vul de datum van acceptatie in bij Geaccepteerd. Het geaccepteerd bedrag wordt automatisch in het overeenkomstige veld ingevuld. Druk op de knop Acceptatie doorvoeren bij facturen. Bij de facturen uit de batch wordt dan aangeven dat deze geaccepteerd is. 2. Verzekeraar accepteert de batch gedeeltelijk Vul de datum van acceptatie in bij Geaccepteerd en het geaccepteerd bedrag. Ga vervolgens naar het subtabblad afgekeurde facturen. Als u van de verzekeraar een bestand met retourinformatie hebt gekregen volgens de MZ302 standaard, druk dan op de knop Importeer retourinformatie voor deze batch. Oase zoekt dan zelf in de map Retour onder de map die is ingesteld voor de Vecozobatches en eventuele submappen naar het juiste bestand voor deze batch. De informatie uit het bestand wordt verwerkt in Oase. Als u de retourinformatie automatisch hebt laten ophalen, zijn deze handelingen al vanzelf uitgevoerd. U krijgt bij het verwerken van de retourinformatie de vraag welke vervolgactie er standaard dient plaats te vinden. - Later opnieuw factureren: het item wordt gecrediteerd en weer opengezet op de behandelkaart. U kunt daar dan de benodigde correctie aanmaken zodat het een volgende keer wel geaccepteerd wordt - Afboeken: niet aanbevolen, maar dan wordt zonder verdere actie dit item als oninbaar beschouwd Pagina 182 van 293

183 - Bij de patiënt innen: bij de factuur wordt opgeslagen wat de verzekeraar vergoed heeft. U kunt voor het resterende bedrag via een speciaal sjabloon deze factuur naar de patiënt sturen om het resterende bedrag te innen. - Crediteren en verwijderen: Het item wordt gecrediteerd en van de behandelkaart verwijderd, of op nul gezet. - Crediteren en niet-declarabel maken: Het item wordt gecrediteerd en in de behandelkaart op niet-declarabel gezet. - Crediteren en op wachten zetten: Het item wordt gecrediteerd en in de behandelkaart op wachten gezet. Het wordt dan, na eventuele correctie, opnieuw gefactureerd zodra het item weer op declarabel wordt gezet in de behandelkaart. Als u geen bestand met retourinformatie heeft, moet u zelf de gegevens hier invoeren. Hiervoor klikt u op het tabblad Afgekeurde facturen op de knop Nieuw. U krijgt dan een vinklijst van alle factuuritems van de betreffende batch. Vink hier de factuuritems aan die geweigerd zijn. Als u alle geweigerde facturen aangevinkt hebt, klikt u op OK. Hierna verschijnen de afgekeurde facturen in de lijst waar u nog kunt aangeven welke vervolgactie er gewenst is. Kiest u voor later opnieuw factureren, dan wordt een creditfactuur aangemaakt voor het geweigerde deel en worden de consulten die aan (het geweigerde deel van) de factuur ten grondslag liggen weer opengesteld voor facturering. U kunt dan bij de patiënt de nodige aanpassingen aanbrengen (bijvoorbeeld een machtiging aanvragen, of zorgen dat de patiënt zelf deze kosten moet betalen), zodat bij de volgende keer factureren de factuur wel geaccepteerd wordt. Als de niet vergoede kosten door de patiënt betaald moeten worden, kiest u voor Bij patiënt innen. Per factuuritem wordt dan bijgehouden welk deel door de verzekeraar vergoed is. Gebruik deze optie alleen als er per patiënt een aparte factuur is gegeneerd en niet een bulkfactuur per verzekeraar. Het is dan mogelijk om via een sjabloon een factuur voor het resterende deel voor de patiënt af te drukken. U kunt dit doen bij Facturen Uit Overzichten Restfacturen naar patiënt. Kies u voor afboeken, dan wordt het voor het geweigerde deel een creditfactuur aangemaakt, zonder dat de consulten opnieuw gefactureerd zullen worden. Als alle afgekeurde facturen goed ingevoerd zijn, drukt u op de knop Acceptatie doorvoeren bij facturen om alles bij de facturen te verwerken. Als u de acceptatie hebt doorgevoerd bij de facturen en er komen achteraf toch nog afwijzingen, dan kunt u die alsnog toevoegen en nogmaals de acceptatie doorvoeren. De eerder verwerkte afkeuringen worden dan ongemoeid gelaten, alleen de toegevoegd afkeuringen worden dan alsnog verwerkt. INCASSO-OPDRACHTEN (TABBLAD VAN FINANCIEEL) Dit is een lijst van eerder aangemaakte incasso-opdrachten. Voordat een incasso-opdracht gemaakt kan worden, dient u een aantal instellingen aan te geven. Bij Financieel Instellingen moet u een tussenrekening voor de incassoboekingen aangeven bij Standaardrekeningen/Incasso, en bij Financieel Facturen Uit Diversen Incasso-instellingen moet u het bankrekeningnummer, de naam van de organisatie incassant-id en pad voor de incassobestanden, waar het batchbestand zal worden opgeslagen, aangeven. Optioneel kunt u hier maxima instellen voor het aantal opdrachten en totaalbedrag per batch. Incasso-opdrachten kunnen worden aangemaakt via Facturen uit Overzichten Incassobestand aanmaken. U krijgt hierbij een lijst te zien van incasso-opdrachten die in aanmerking komen. Eventueel kunt u daarvan opdrachten uitvinken. Pagina 183 van 293

184 Bij het aanmaken van een incasso-opdracht wordt per factuur een memoriaalboeking aangemaakt op de incasso-tussenrekening, en wordt de factuur als voldaan gemarkeerd. Bij een incasso-opdracht worden de factuurnummers en de te incasseren bedragen opgeslagen. Als er na uitvoeren van de incasso-opdracht storneringen binnen komen (afboekingen van de bank omdat de factuur niet geincasseerd kon worden), dan kunt u in de lijst met factuurnummers die in de incassoopdracht zaten met rechtsklikken kiezen voor "storneren". Hierbij wordt de eerder aangemaakte memoriaalboeking weer tegengeboekt, zodat de factuur weer open komt te staan. In het bankboek moet u dan de afschrijving van die stornering boeken op de tussenrekening incasso. U kunt ook de afschrijving in het bankboek direct aan de factuur koppelen. Wellicht wordt die automatisch herkend, in dat geval hoeft u verder niets te doen en moet u hier dus niet kiezen voor storneren. Als u een incasso-opdracht verwijdert, dan zullen ook alle geassocieerde boekingen worden verwijderd. De betreffende facturen zullen weer worden opengezet zodat u er nogmaals een incassoopdracht voor kunt maken. Doe dit alleen als u zeker weet dat de aangemaakte opdracht niet door de bank verwerkt is, bijvoorbeeld omdat de bank het bestand geweigerd heeft. VASTE ACTIVA (TABBLAD VAN FINANCIEEL) De vaste activa kunt u gebruiken om eenvoudig afschrijvingen te doen. Klik op Nieuw om vaste activa in te voeren. Als u de vaste activa hebt ingevoerd doet u dit door op de knop Afschrijvingen uitvoeren te klikken. Automatisch worden dan alle afschrijvingen gedaan die nodig zijn. Per item kunt het interval voor de afschrijvingen instellen. In de invoerkaart kunt u een restwaarde invoeren. Afschrijvingen zullen dan automatisch uitgevoerd worden tot deze restwaarde is bereikt. De huidige waarde is niet te wijzigen en is de berekende waarde op de systeemdatum. Het aantal maanden dat ingevoerd wordt waarover er afgeschreven moet worden bepaalt het afschrijvingbedrag. Het veld Laatste afschrijving wordt door het systeem ingevuld met de datum waarop de laatste afschrijving is uitgevoerd. Via de knop Diversen van dit tabblad kunt u instellen hoe verdicht de afschrijvingsboekingen moeten zijn: per item (niet verdicht), per groep of per rekening. Pagina 184 van 293

185 INSTELLINGEN (TABBLAD VAN FINANCIEEL) Op dit tabblad staan allerlei instellingen voor het betreffende boekjaar, zoals de looptijd en omschrijving van het boekjaar en BTW-percentages en rekeningen. Onder standaardrekeningen kunt u rekeningen invullen, die gebruikt worden als er bij een bepaalde actie geen specifieke rekening bekend is, bijvoorbeeld tijdens het genereren van facturen. Bij Incasso kunt u de tussenrekening voor automatische incasso-opdrachten en digitale declaraties definiëren. De rekeningen Kas en PIN worden gebruikt om de betaling op te boeken, als bij het genereren van een factuur vanuit de patiënt de factuur direct is voldaan. Bij Formaat factuurnummering kunt u aangeven hoe factuurnummers opgebouwd moeten zijn. Als u niets invult, worden de eerste vier posities van het factuurnummer het jaar. De laatste vier cijfers zijn een opeenvolgende nummering, behalve als er al facturen in staan. In dat geval wordt het meeste recente factuurnummer gezocht en wordt dat opgehoogd. U kunt het formaat van het factuurnummer beïnvloeden door een tekst met de letters j en n te gebruiken, waarbij de j staat voor het jaartal en n voor het volgnummer. Het aantal j s bepaalt het aantal cijfers van het jaar dat wordt gebruikt. De totale lengte is ook de lengte van het factuurnummer. Wilt u bijvoorbeeld niet 4 maar 2 cijfers voor het jaartal gebruiken, en wilt u een factuurnummer van 7 posities, vul dan in jjnnnnn. Bij Standaard termijnen kunt u aangeven wat de standaard betaal- en aanmaantermijnen zijn. Deze worden bij het aanmaken van een factuur automatisch ingevuld bij de factuur. Ze worden gebruikt om te bepalen of een factuur aangemaand moet worden. Een factuur wordt aangemaand als het aantal dagen sinds de verstuurdatum groter is dan de betaaltermijn, of als het aantal dagen sinds de laatste aanmaning groter is dan de bijbehorende aanmaantermijn. Pagina 185 van 293

186 U kunt hier een nieuw boekjaar openen als dat nodig is via de knop Open nieuw boekjaar. U maakt dan een nieuw boekjaar aan, beginnend 1 jaar na de startdatum van het laatste boekjaar. Hierbij wordt automatisch een beginbalans gemaakt. Als u nog wijzigingen in een vorig boekjaar maakt, worden aanpassingen in de beginbalans van latere jaren automatisch doorgevoerd. De knop Boekjaar definitief afsluiten maakt dat wijzigingen in vorige boekjaren niet doorwerken in latere jaren. Dit is vooral aan te raden als u een ander rekeningschema bent gaan gebruiken. Pagina 186 van 293

187 V. MEDEWERKERS In deze kaartenbak staan de gegevens van de medewerkers. Als u een nieuwe medewerker invoert, komt de kaart van de medewerker automatisch in de kaartenbak van de crediteuren. U hoeft dus een medewerker niet nogmaals als crediteur in te voeren. Bij het adres is het mogelijk om een naam te gebruiken die ontvangers van te zien krijgen. Bijvoorbeeld de tekst VST Software<postbus@vst.nl>" in plaats van alleen postbus@vst.nl zorgt ervoor dat de ontvanger "VST Software" te zien krijgt. De zorgverlenerscode is de AGB-zorgverlenerscode. Vul bij Vektis prestatiecode de code in die voor behandelingen door deze zorgverlener gebruikt moet worden bij declaratie via Vecozo. Als u dit veld leeg laat, wordt standaard genomen. Prestatiecode AA moet ingevuld zijn als de medewerker op tijd declareert. In de declaratie worden deze codes gebruikt in het Vektis-record. U kunt bijhouden of de zorgverlener de streefomzet haalt. U kunt daartoe de streefomzet per uur of per dag invoeren, in euro s. U ziet, zodra er facturabele behandelingen bij een patiënt zijn toegevoegd, in de Agenda welke percentage van de streefomzet van de medewerker is behaald. U kunt de medewerker een kleur toekennen bij het veld kleur. Op diverse plekken in Oase, zoals de agenda, komt u deze kleur van de werknemers weer tegen. Bij Categorie kunt u aangeven bij welke (beroeps)groep de medewerker hoort. Medewerkers zijn alleen als behandelaar beschikbaar als het categorie -veld in hun medewerkerkaart op een andere categorie dan assistent of balie-medewerker staat. U kunt ook een standaard secundaire medewerker kiezen in de medewerkerhoofdkaart. Deze instelling is aanwezig om het volgende mogelijk te maken. 1. In de behandelkaart kunt u linksonder bij "kies behandelaar" aangeven welke behandelaar gebruikt moet worden bij prestatie-invoer. De secundaire medewerker wordt automatisch in Pagina 187 van 293

188 het "kies behandelaar" in de behandelkaart ingevuld indien: a. de afspraak aangeklikt is via de agenda EN de secundaire medewerker de categorie niet op "assistent" of balie-medewerker heeft staan EN de primaire medewerker wel op "assistent" of balie-medewerker staat. 2. Bij dagroosters kunt u nu ook een secundaire medewerker aangeven. Deze verschijnt dan verticaal in de balk in het afspraakblok in de agenda. NB! Een medewerker kan bij een andere medewerker als secundaire medewerker zijn aangemerkt in het tabblad Werkschema. Dit is een andere vorm van secundaire medewerker dan hierboven wordt beschreven. Zie voor toelichting op dit begrip secundaire medewerker hieronder! Het betreft de secundaire medewerker, die u in het werkschema kunt aangeven. Bij Declareren onder kunt u een medewerkercode invullen. De declaraties van de medewerker worden dan onder de naam van de hier ingevulde medewerker ingediend. Secundair planbaar : als dit veld staat aangevinkt, dan is deze persoon ook planbaar in de agenda (als deze medewerker als secundaire medewerker is aangegeven bij het werkschema van een collega). Veld Archief kunt u aanvinken om ervoor te zorgen dat de medewerker niet bij behandelaar gekozen kan worden. Veld Ook in afspraakblok : u kunt met een vinkje aangeven dat de kleur van de medewerker de kleur van de afspraakcode in de agenda in de verticale balk overschrijft. Agenda regelinterval in ( ) min : vul hier een afwijkend regelinterval van de agenda in, die alleen voor deze medewerker geldt. Deze instelling vervangt dan eventuele andere (standaard)instellingen van de (praktijk)agenda. Het standaard interval kunt u instellen via Beheer / Instellingen /Agenda. U kunt dit ook per praktijk instellen bij Praktijken. WERKSCHEMA (TABBLAD VAN MEDEW ERKERS) Om een werkschema te kunnen maken, dient u eerst uw praktijk in Oase in te richten en stoelen toe te wijzen. In het tabblad Werkschema kunt u aangeven wat de werktijden zijn van de medewerker/zorgverlener. Pagina 188 van 293

189 Bij een nieuw in te voeren medewerker is het schema leeg, zoals hierboven in de afbeelding. U kunt nu voor het inrichten van 1 (of meerdere) werkroosters, meerdere dagroosters aanmaken, en deze roosters koppelen aan werkplekken en -dagen. Voorbeeld invullen werkschema Als voorbeeld nemen we een tandarts, die op maandag, dinsdag en donderdag werkt van 9 tot uur, met pauzes van 10:00-10:30, van 12:00-13:00 en van 15:00-15:15 uur. Op woensdag en vrijdag werkt zij van 8:30 tot 12 uur, met een pauze van 10:00-10:30 uur. Voordat het werkschema ingevuld kan worden, dienen wel eerst alle tandartsgegevens ingevoerd te zijn. We selecteren de praktijk en stoel waarvoor we een werkrooster gaan inrichten. Daarna richten we de mogelijke dagroosters in door via het dropdown voor nieuw dagrooster te kiezen en deze telkens op te slaan. We maken als voorbeeld eerst een dagrooster aan voor de maandag. Klik hiertoe op Nieuw in het tabblad Werkschema. Kies het jaar en de praktijk met behulp van het dropdownmenu. Pagina 189 van 293

190 U kunt, als u al eerder een werkschema gemaakt heeft, dit schema overnemen via Kopieer schema. Dit is een handige optie als het nieuwe schema weinig wijzigingen kent. U kunt deze wijzigingen dan aanbrengen, en hoeft dan niet het hele werkschema opnieuw in te richten. Klik dan op Ok. Er verschijnt een werkrooster (jaaroverzicht) aan de linkerzijde, en rechts de mogelijkheid om een dagrooster voor de medewerker in te richten. Het dagrooster bevat eenheden van 5 minuten, die u kunt aanklikken om het rooster in te richten. 1 keer klikken in het dagrooster zorgt voor het toevoegen van de tijd, nog een keer klikken voert de tijd weer af van het dagrooster. U kunt ook op de begintijd klikken en ingedrukt houden, en vervolgens naar de eindtijd slepen. Ten slotte kunt u rechtsklikken op een tijdstip; het hele uur wordt dan toe/afgevoerd als werktijd. Er verschijnt een melding in het rood Werkrooster WIJZIGEN en Dagrooster WIJZIGEN om aan te geven dat het scherm in de wijzig -modus zit. Klik om het voorbeeldschema in te voeren op de begintijd (09:00) en houd de muis ingedrukt. Sleep de muis naar de begintijd van het eerste blok van de ochtend (10:00) en laat deze los. De gemarkeerde tijden zijn nu wit. U kunt ook de tijden allemaal los aanklikken (één voor één). Herhaal deze stap voor de overige werktijden. Als dit gelukt is, ziet het dagrooster er bijvoorbeeld als volgt uit. Pagina 190 van 293

191 U kunt nu de dagen selecteren, waarvoor dit rooster A geldt. Dat zijn in dit voorbeeld alle maandagen, dinsdagen en donderdagen van het jaar. Er zijn 2 manieren om nu de maandagen (of andere werkdagen) te selecteren. 1. Klik hiervoor op de eerste maandag van het jaar, en houd vervolgens de muisknop ingedrukt. Ga dan over alle maandagen waarop de tandarts werkt, om deze te selecteren. U kunt ook alle maandagen los aanklikken. 2. Klik op de eerste maandag in het jaar en laat de muis los. Klik dan op de rechter muisknop. U krijgt dan de vraag of het programma alle maandagen in het jaar op dezelfde wijze moet aanpassen. Klik dan op Aanpassen. Om een (werk)dag als vakantiedag aan te wijzen, klikt u met de linkermuisknop rechts naast de datum. De selectie van het dagrooster/vakantiedag wordt dan verwijderd. Zie ook Verlofdagen registreren hieronder. De door u geselecteerde dagen krijgen de aanduiding A voor de dag. Zo kunt u zien dat voor die dag dagrooster A geldt. Uw scherm ziet er dan uiteindelijk bijvoorbeeld zo uit. Pagina 191 van 293

192 U kunt nu doorgaan met het invoeren van het volgende dagrooster voor de woensdag en vrijdag; het is raadzaam om deze invoer tussentijds op te slaan. Om een nieuw dagrooster voor de woensdag en vrijdag te maken, klikt u op het pijltje naast de tekst dagrooster 1. U selecteert de optie <klik voor nieuw dagrooster>. Er verschijnt een dagrooster B in de wijzig-modus. U herhaalt de hierboven beschreven stappen, met de juiste gegevens voor de woensdag en vrijdag. Het resultaat ziet er als volgt uit. Pagina 192 van 293

193 U kunt op deze wijze een groot aantal dagroosters definiëren en aan het werkrooster verbinden. Sla het resultaat op door op Opslaan te klikken. Met de knop Wijzig stoel kunt u een eerder gekozen stoel bij een medewerker aanpassen. waarbij reeds gemaakte afspraken mee verplaatst worden. Afspraakcode toevoegen U kunt het werkschema zo inrichten dat er op bepaalde dagen wordt aangegeven dat er alleen bepaalde afspraken/afspraakcodes kunnen plaatsvinden. We nemen als voorbeeld dat de woensdagmiddag van 14 tot 17 uur de code Preventie voor mondhygiëne-afspraken krijgen. Pagina 193 van 293

194 Klik dan op het veld <geen vaste afspraakcode>. Er opent een lijst met afspraakcodes. Kies de code Preventie. Selecteer op dagrooster B (het dagrooster van de woensdag) op de gebruikelijke wijze het tijdsvak uur. De geselecteerde tijdstippen krijgen nu de kleur van preventie. Klik dan op Opslaan. De kleurcodes zijn ook zichtbaar in het werkrooster. Pagina 194 van 293

195 Op deze manier kunt u afspraakcodes in het werkschema invoeren. Secundaire medewerker toevoegen Bij dagroosters kunt u ook een secundaire medewerker aangeven bij <kies secundaire medewerker>. Deze verschijnt dan verticaal in de balk in het afspraakblok in de agenda. NB: dit betreft niet de secundaire medewerker uit de medewerkerhoofdkaart (zie hieronder)! Pagina 195 van 293

196 Verlofdagen registreren Wilt u een registratie van verlofdagen, klik dan rechts naast een datum. Er verschijnt een vlaggetje naast de verlofdag. Voor de agenda is er geen verschil of een dag niet of als verlofdag is geselecteerd. Bij het verwijderen van de verlofdag onthoudt Oase wel welk dagrooster van toepassing is, als u het dagrooster aan dagen (bijvoorbeeld alle woensdagen) in het jaar heeft gekoppeld. Let op de manier van klikken: Op het rode kruisje klikken betekent: dit is geen werkdag, geen onderdeel van het werkschema. Op het vlaggetje rechts naast de datum klikken betekent: dit is wel een onderdeel van het werkschema, maar het is een verlofdag. Het knopje Verwijderen wist het hele geselecteerde werkrooster van dat jaar; de dagroosters blijven behouden. Iedere medewerker krijgt zo zijn of haar eigen werkschema. Het is niet mogelijk (onderdelen van) werkschema s te kopiëren naar andere medewerkers. Het is wel mogelijk om bij dezelfde medewerker een reeds eerder aangemaakt werkschema als basis te gebruiken voor een ander nieuw aan te maken werkrooster. AW BZ (TABBLAD VAN MEDEW ERKERS) Dit tabblad dient om de standaard reisafstand tussen medewerker en instelling aan te geven. Bij een AWBZ-declaratie worden deze gegevens gebruikt om de kilometers te declareren. Pagina 196 van 293

197 FTE (TABBLAD VAN MEDEW ERKERS) Dit tabblad is informatief over de aanstelling van de medewerker. De gegevens van de fte (fulltimeequivalent) wordt ook gebruikt bij overzicht van productiviteit van medewerkers, en is bedoeld voor de bijzondere tandheelkunde. U kunt selecteren welke disciplines de medewerker uitvoert en aangeven om hoeveel fte het gaat. Via zoeken in agenda kunt u daar dan op selecteren bij het medewerkerzoekveld <kies medewerker>. INGEKOMEN FACTUREN (TABBLAD VAN MEDEW ERKERS) U kunt dit onderdeel gebruiken, wanneer een medewerker zijn uren aan de praktijk factureert. OVERIG (TABBLAD VAN MEDEWERKERS) Dit tabblad is nuttig voor onder andere de interne facturering door de zorgverlener. U kunt hier de zorgverlenergegevens invoeren, die bij de interne facturering nodig zijn. Het veld Type is een vrij veld; u kunt dit hier invoeren wat u nuttig vindt, zoals het type medewerker (tandarts, mondhygiëniste) of een andere, voor uw organisatie handige, code. Is tandarts geeft aan, dat het hier een medewerker betreft. Hiermee worden medewerkers onderscheiden van (andere) crediteuren in de crediteurenkaartenbak. Pagina 197 van 293

198 U kunt een batenrekening en een techniekrekening invoeren. De omzet van de medewerker wordt dan op deze grootboekrekening geboekt. Als de techniekrekening niet is ingevuld, dan wordt de batenrekening gebruikt. Batenrekening: omzet van de medewerker betreffende algemene anesthesie wordt op deze rekening geboekt. DOCUMENTEN (TABBLAD VAN MEDEW ERKERS) Bij het tabblad Documenten krijgt u een overzicht van alle documenten die door scan, camera of toevoegen van bestanden aan de medewerker gekoppeld zijn. U kunt ook zelf documenten toevoegen aan een medewerker. Klik op nieuw. Vervolgens kunt u zoeken naar een bestand. Dubbelklik op het bestand, en dit bestand verschijnt op het scherm. Door op de bestandsnaam te klikken, opent het bestand. Bij het toevoegen van een document via deze methode wordt een kopie van de inhoud van het document opgeslagen in de database. Als u het document, dat hier is toegevoegd, wijzigt of weghaalt, dan blijft de kopie in de database ongewijzigd bewaard. Dit kan ook met de knop Bestand toevoegen en de knop Scan in het behandelscherm links naast de verrichtingen/behandelkaart. Een andere methode van koppelen van documenten is het opslaan van bestanden in een daarvoor aangewezen map (bij het onderdeel Diversen onder de knop ). Hier kunt u het documentenpad aangeven, waar Oase documenten kan zoeken. Voordat u van deze functionaliteit gebruik kunt maken, moet u eerst het documentenpad hebben aangegeven. Pagina 198 van 293

199 Op deze manier wordt alleen een koppeling naar het bestand gelegd. U kunt deze methode gebruiken door het aanklikken van de knop Naar map. Met de knop Scannen kunt een document scannen, en op de juiste plek opslaan. U dient dan zelf alleen nog een omschrijving van het document te geven. Pagina 199 van 293

200 VI. VERZEKERAARS Hier vindt u de gegevens van de verzekeraars. VST levert standaard een lijst met verzekeraars mee, die u zelf op juistheid controleren en bijhouden moet. Korte naam In patiëntenlijsten en keuzelijsten wordt deze naam getoond. Uzovi-nummer Voor digitale declaratie is het Uzovi-nummer verplicht. Ext.deb.nr Dit veld dient ten behoeve van een koppeling met een externe boekhouding; hier vult u het debiteurennummer in dat naar de externe boekhouding wordt gestuurd, in plaats van de code die in Oase gehanteerd wordt. Nummer automatische machtiging U kunt hier een vast nummer aangeven dat gebruikt wordt voor automatische machtigingen, te bepalen na overleg met de verzekeraar. Als het niet is ingevuld wordt als machtigingsnummer AUTO gevolgd door de centrumindicatie gebruikt. Pagina 200 van 293

201 Verzendwijze machtiging U kunt hier aangeven of de machtigingsaanvragen niet, via het machtigingenportaal van Vecozo, of via of papier moet worden verzonden. Deze instelling wordt gebruikt om bij het aanmaken van de machtiging automatisch de juiste route aan te bieden. Sjabloon machtigingaanvraag Geef hier het sjabloon aan dat gebruikt moet worden voor een machtigingsaanvraag op papier of via De tabbladen Uitgaande facturen en Machtigingsaanvragen bij verzekeraars geven overzichten van eerdere invoer via consulten en patiëntenkaarten. Deze lijsten dienen ter informatie voor de gebruiker van Oase. FACTUREERINSTELLINGEN (TABBLAD BIJ VERZEKERAARS) Factureer indien onder behandeling Bepaalt of een patiënt al gefactureerd mag worden, ook al is deze nog niet afbehandeld. Meerdere patiënten per factuur Bepaalt of tijdens een factureerrun alle consulten van patiënten van de verzekeraar op één factuur worden vermeld, of dat er voor elke patiënt een aparte factuur wordt aangemaakt. Hiervoor is een apart sjabloon nodig. Digitaal factureren Indien u dit aanvinkt en de systeemdatum ligt na de vanaf-datum, dan worden er geen factuurdocumenten aangemaakt, en kunt u die facturen via een Vecozobatch bij de verzekeraar declareren. Wijzigingen van dit veld worden bijgehouden in het tabblad Changelog. Via factoringservice Dit dient u alleen in combinatie met digitaal factureren te gebruiken. Indien u dit aanvinkt wordt niet een bestand voor de verzekeraar gemaakt, maar een bestand voor de factoringservice, waarbij declaraties van verschillende verzekeraars in één bestand terecht komen. Sjabloon verzekeraar, patiënt, eigen bijdrage en AWBZ U kunt desgewenst per verzekeraar instellen welk sjabloon er voor de verschillende soorten facturen moet worden gebruikt. Als deze niet worden ingevuld, dan worden de standaardsjablonen gebruikt. Deze hebben respectievelijk de namen verz, pat en AWBZ. Pagina 201 van 293

202 Batenrekening / EB-rekening Dit zijn de grootboekrekeningnummers waarop de opbrengst voor de betreffende behandeling moet worden geboekt. Deze rekeningen worden alleen gebruikt als bij de behandelcode geen rekening is ingevuld. Als u ook deze velden leeg laat, dan worden de rekeningen bij de medewerkers gebruikt. Bankrekeningnummer Het bankrekeningnummer van de verzekeraar. Betaaltermijn U voert hier het aantal dagen in dat als betaaltermijn op de factuur vermeld wordt. Deze instellingen bij alle verzekeraars overnemen Bij het aanklikken van deze knop neemt Oase de instellingen van dit tabblad over voor alle ingevoerde verzekeraars. Als u handmatig een nieuwe verzekeraar toevoegt, dan dient u zelf de juiste instellingen te selecteren. REGELINGEN (TABBLAD BIJ VERZEKERAARS) Als u afspraken heeft gemaakt met verzekeraars over behandelingen die onder bijzondere tandheelkunde vallen, worden die hier ingevoerd. AANVULLENDE VERZEKERINGEN (TABBLAD VAN VERZEKERAARS) Pagina 202 van 293

203 U kunt hier de dekkingsgegevens van aanvullende pakketten van deze verzekeraar invoeren. Er is een knop om de pakketcode en -omschrijving over te nemen uit de patiëntgegevens. U vult de standaard verzekeringsgegevens in aan de rechterzijde (zie omcirkeling). Op subtabblad "Percentages en maxima" kunt u uitzonderingen toevoegen voor bepaalde behandelcodes en/of categorieën van behandelcodes. MACHTIGINGAANVRAGEN (TABBLAD VAN VERZEKERAARS) Hier vindt u ter info een overzicht van de lopende machtigingsaanvragen. U kunt hier niets aan toevoegen of wijzigen. Pagina 203 van 293

204 VII. BEHANDELCODES Hier staan de prestatie-/upt-behandelcodes die u bij de consulten en het behandelplan invoert. Hierin staan in de basis de behandelcodes zoals gedefinieerd door het Nza/UniformeParticuliere Tarievenlijst(UPT); de lijst is aan te passen met eigen codes. Code U kunt hier een eigen code ingeven. Het systeem geeft een melding als een code dubbel wordt ingevoerd. Vektis-code Deze code wordt gebruikt bij declaraties. De ingevoerde code dient een bestaande Vektis-code te zijn. Prestatiecodelijst Dit veld "Prestatiecodelijst" dient voor speciale codes die door factoringbedrijven worden gebruikt voor zaken, die geen Vektiscode hebben. Dit veld hoeft voor Vektiscodes niet ingevuld te worden. Omschrijving Hier kunt u een omschrijving voor deze behandelcode invoeren en aanpassen. Deze omschrijving wordt overgenomen in de consult- en behandelplankaarten. Punten / Punten EB / Punten EB jeugd Het aantal punten dat voor deze behandelcode geldt. Bij wijziging van de UPT-tarieven via de knop Tariefwijziging, wordt dit aantal punten gebruikt voor de herberekening van het tarief. Hetzelfde geldt voor de eigen bijdrages (EB) bij de velden Punten EB en Punten EB jeugd. Pagina 204 van 293

205 Batenrekening Het grootboekrekeningnummer waarop de opbrengst aan patiënten respectievelijk verzekeraars voor de betreffende behandeling moet worden geboekt. Als u deze leeg laat, dan zal de batenrekening van de verzekeraar worden gebruikt. Is ook die leeg, dan wordt de omzetrekening bij de afdeling/artscombinatie gebruikt. Hierbij is van belang hoe de financiële administratie deze gegevens aangeleverd wil hebben. Beterft de behandelcode eigen techniek of materiaalkosten (materiaal of Eigen techniek staat aangevinkt) dan kunt u hier een batenrekening invoeren. Eigen techniek en materiaalkosten worden dan gescheiden gefactureerd. Ze kunnen zo op verschillende omzetrekeningen geboekt worden. Type Hier kunt u aangeven welk type behandelcode het betreft. Standaard Dit is een standaard behandelcode waar geen extra functionaliteit aan verbonden is. Periodieke controle Als er specifieke behandelcodes zijn, waarbij u automatisch de controlemaand wil laten ophogen, dan zet u het vinkje "periodieke controle" aan. U kunt ook bij Beheer Instellingen Overig "oproepdatum ophogen bij elke prestatie" aanvinken; dan geldt deze ophoging bij iedere prestatie. Bitewing Geeft aan dat het een bitewing betreft. Als deze aangevinkt staat, en aan het behandelplan wordt toegevoegd, dan wordt de datum van laatste bitewing aangepast. Zie hierover Bitewing in het deel Patiënteninformatie. Ook kunt u de prestatieregel dan op "moet beoordeeld" zetten. OPT Als u deze behandelcode bij een consult invoert, wordt het aantal geplande opt in het behandelplan opgehoogd. Ook kunt u de prestatieregel dan op "moet beoordeeld" zetten. RSP Als u deze behandelcode bij een consult invoert, wordt het aantal geplande rsp in het behandelplan opgehoogd. Ook kunt u de prestatieregel dan op "moet beoordeeld" zetten. Overige Röntgen De behandelcode is een andere röntgenfoto, anders dan bitewing/opt/rsp. Uurtarief BT/AWBZ Hier voert u een uurtarief in voor AWBZ of bijzondere tandheelkunde. Kilometervergoeding Deze code kunt u gebruiken voor kilometervergoedingen bij AWBZ-declaraties Abonnement U kunt hier aangeven dat deze code een abonnement betreft. Behandelnotitie Bij een behandelcodekaartje kan nu voor het type "prestatienotitie" gekozen worden. De prestatieregel wordt in de behandelkaart geel getoond en Oase let dan op het filter Pagina 205 van 293

206 behandelnotitie. In de prestatielijst links is de prestatienotitie dan herkenbaar aan een notitieicoontje. Checklist Kiest u voor Checklist, dan kunt u deze behandelcode aanvinken in de behandelkaart (blauwe vinkje naast de behandellijst). Zorg er wel voor dat aan de rechter kant Toon ook check-list items aan staat. Ook kunt u een selectiemaken op checklist bovenin de patiëntenlijst. Categorie De categorieën in de behandelcodelijst zijn die zoals door Vektis gedefinieerd zijn. U kunt hier aangeven waar in het overzicht van de prestatiecode de behandelcode terechtkomt. U kunt de behandelcode dan eenvoudiger terugvinden. Anesthesie en sedatie komen terug onder de knop Verdoving. AWBZ staat (samen met diversen) in de knopcategorie Diversen. Standaard aantal Dit is standaard 1. Bij code BW2 (Bitewing 2) betreft het 2 stuks (foto s). Standaard techniekkosten Hier heeft u de mogelijkheid de standaard techniekkosten in te voeren, U ziet deze kosten terug in het veld Schatting van de prestatiekaart. Zie hierover Het behandeloverzicht. Pagina 206 van 293

207 Standaard eigen techniek Hiermee kunt u een andere behandelcode toevoegen, te selecteren uit een lijst met behandelcodes waarbij het veld Eigen techniek (zie verderop) staat aangevinkt. Deze (techniek)behandelcode is dan onderdeel van de (hoofd)behandelcode. Standaard materiaal Hiermee kunt u een andere behandelcode toevoegen, te selecteren uit een lijst met behandelcodes waarbij het veld Materiaal (zie verderop) staat aangevinkt. Deze (materiaal)behandelcode is dan onderdeel van de (hoofd)behandelcode. AWBZ-categorie Dit veld kan worden gebruikt in het sjabloon voor AWBZ-declaraties. U kunt de lijst met AWBZcategorieën aanpassen bij Beheer / AWBZ-categorieën. BTW Als u BTW toekent aan een behandelcode, dan wordt deze met BTW gefactureerd. Basisverzekering Bij aanzetten wordt deze behandeling gedeclareerd bij de verzekeraar van de basisverzekering. U kunt kiezen uit Jeugd, Altijd of Nooit. Selecteer hele cluster Als hier een vinkje staat, dan kunt u alleen het hele cluster aan prestatiecodes toevoegen aan een consult. Welke prestatiecodes het betreft, kunt u aangeven in het subtabblad Cluster. Pagina 207 van 293

208 Element verplicht Vink dit aan als bij deze prestatiecode voor de vektisdeclaratie het in principe vereist is om het elementnummer te vermelden bij deze behandelcode. Vlak verplicht Vink dit aan als bij deze prestatiecode voor de declaratie het verplicht is om de vlakken te vermelden. Techniek mogelijk Vink dit aan als bij deze prestatiecode ook techniek gedeclareerd mag worden. Mag zonder consult Behandelcodes, die in te voeren zijn, worden niet meegeteld als oproepcode, als dit hokje aangevinkt wordt. Het oproepsysteem negeert dan deze behandelcode bij het zoeken naar consulten van de patiënt, waar deze code bij ingevoerd is. Aantal minuten Hiermee kan tijdseenheid worden toegevoegd aan een behandelcode. Pagina 208 van 293

209 In de prestatielijst verschijnt een klokje, en er bestaat de mogelijkheid de tijdsduur aan te geven. Zo kan de tijdsduur van de behandeling worden aangepast in het behandelplan. Oase rekent dan het bijbehorende tarief uit. Looptijd (alleen zichtbaar als bij Type voor Abonnement is gekozen) Hier vult u in welke looptijd (en factureertermijn) het abonnement betreft. Automatisch verlengen (alleen zichtbaar als bij Type voor Abonnement is gekozen) U kunt het abonnement automatisch laten verlengen na afloop van de looptijd. Vink dan dit onderdeel aan. Geldig vanaf / t/m U kunt hier instellen de periode waarin de behandelcode gebruikt mogen worden. Codes, waarvan de huidige datum niet in het geldigheidsbereik valt, worden als archief beschouwd. Materiaal Als deze behandelcode materiaal betreft, dan kunt u dit hier aangeven. De behandelcode krijgt in het behandeloverzicht de aanduiding T. Eigen techniek Als deze behandelcode techniekkosten betreft, die u of uw organisatie zelf levert, dan kunt u dit hier aangeven. De behandelcode krijgt in het behandeloverzicht de aanduiding T. Verberg in prestatielijst Bij aanvinken wordt deze behandelcode niet getoond in de prestatielijst. Het betreft de prestatielijst die in de patiëntenkaart wordt getoond. U kunt deze aanzetten voor de behandelcodes van een abonnement; het abonnement genereert namelijk automatisch facturen, die u daarom niet zelf hoeft toe te voegen aan een behandelplan. Pagina 209 van 293

210 Toon bij bewerk element Als dit vakje aangevinkt wordt, dan toont het grafisch overzicht bij de patiënt deze code, bij het dubbelklikken van een element. Factuur naar patiënt U kunt hier aangeven dat deze behandelcode altijd wordt gedeclareerd bij de patiënt, bijvoorbeeld bij code C90 (Niet-nagekomen afspraak). Dit vinkje wordt overgenomen in een prestatiekaartje bij de patiënt. Clearing blokkeren Bij de aanmaak van de digitale declaratie voor factoring wordt gekeken naar dit veld. Is het veld aangevinkt, dan wordt clearing geblokkeerd bij alle declaraties van deze behandelcode. Kleur Hier kunt u een standaardkleur aangeven. Deze kleur is zichtbaar in de prestatielijst links bij het behandelscherm van de patiënt en wordt overgenomen bij het toevoegen van de prestatie. Pagina 210 van 293

211 Subtabblad Prijzen Hier staan het prestatietarief/upt-tarief en de eigen bijdrages voor volwassenen en jeugd zoals die gelden in tijdens de aangegeven periode. Als er geen tot datum is ingevuld gelden de tarieven tot de volgende prijswijziging. Subtabblad Afwijkende prijzen Hier kunt u de per verzekeraar afwijkende prijzen invoeren. Laat u dit tabblad leeg, dan wordt de prijs uit het tabblad Prijzen genomen. Subtabblad Cluster Een aantal behandelcodes kan uit meerdere prestaties/behandelcodes bestaan. U kunt deze hier definiëren. De vinkjes in de kolom Techniek en ElementVerplicht staan hier ter informatie. U kunt deze hier niet wijzigen, maar in de behandelcode zelf (een vinkje aan of uit zetten bij Element verplicht, als het voor de declaratie verplicht is om het element te vermelden, bij Techniek mogelijk als bij deze prestatiecode ook techniek gedeclareerd mag worden). Subtabblad EB Dit zijn de uitzonderingen op de eigen-bijdrageregelingen. U kunt deze hier invoeren per combinatie van diagnosecode en de betreffende behandelcode. betekent dat de combinatie van de behandelcode en diagnosecode 1000 geen eigen bijdrage heeft. houdt in dat de combinatie van de behandelcode en diagnosecode 1000 altijd eigen bijdrage heeft. Pagina 211 van 293

212 VIII. SJABLONEN Bij Sjablonen op de hoofdknoppenbalk vindt u alle standaard documenten, die in Oase op diverse schermen op te roepen zijn. U kunt hier deze documenten (op)maken en aanpassen naar behoefte. Bij het invoegen van gegevens uit de kaartenbakken waarover Oase beschikt, gebruiken we sjablonen. Sjablonen zijn tekstbestanden die variabele gegevens bevatten. Deze variabele gegevens zijn bijvoorbeeld de naam, adres en woonplaats van een lijst met personen. Tijdens het genereren van een brief worden de variabele gegevens vervangen door de gegevens van de personen. Sjablonen kunt u gebruiken om een document te genereren dat u naar één of meerdere patiënten kunt versturen. De inhoud van het document staat grotendeels vast, maar een aantal gegevens is variabel. Deze gegevens worden met bepaalde codes (veldcodes) aangegeven, en tijdens het verwerken vervangen door de feitelijke gegevens. De sjablonen zijn tekstbestanden met codes. Voor de opmaak van de tekst, en het invoegen van bijvoorbeeld de huidige datum gebruikt u de mogelijkheden die de tekstverwerker u biedt. Om met documenten zoals sjablonen te kunnen werken, kunt u kiezen welke tekstverwerker u gebruikt. U heeft de keuze uit verschillende mogelijkheden, zoals Word, OpenOffice of een geintegreerde tekstverwerker (RTF Geïntegreerd). U kunt uw keuze bepalen bij Beheer / Instellingen bij het veld Tekstverwerker. Kiest u voor Microsoft Word, dan dient dit pakket geïnstalleerd te staan op uw computer. Wilt u voor een individueel sjabloon afwijken van de standaardinstelling, dan kunt u dit instellen bij het specifieke sjabloon. U kunt sjablonen op diverse locaties gebruiken. Hier wordt een voorbeeld beschreven. Voorbeeld van het gebruik van een sjabloon Als u een mailing wilt versturen naar een bepaalde selectie van de patiënten, gaat u als volgt te werk. U gaat naar Patiënten, en klikt op Overzichten. Bij Stap 1 kiest u het overzicht "documentsjabloon"; kies een sjabloon bij het pijltje naast Sjabloon. Pagina 212 van 293

213 Bij stap 2 maakt u uw selectie. Maakt u geen selectie, dan wordt voor alle patiënten een document gegenereerd. Vervolgens kiest u de uitvoer bij stap 3, en klikt u op Start overzicht. U krijgt de gevraagde gegevens te zien voor de geselecteerde patiënten. Let op, niet ieder sjabloon kan van alle plekken in het programma worden gebruikt. Voor meer informatie over het maken van overzichten en selecties kunt u Overzichten (algemeen) lezen. U kunt leren hoe u sjablonen kunt (op)maken en bewerken met behulp van de Cursus sjablonen Oase van VST Software. Hieronder vindt u de belangrijkste informatie over het maken van sjablonen. Eerst volgt er een beschrijving van de werking van de geïntegreerde tekstverwerker. Gebruikt u een eigen tekstverwerker, dan kunt u dit onderdeel overslaan. DE GEÏNTEGREERDE TEKSTVERW ERKER U start de tekstverwerker op door naar Sjablonen te gaan via de knop in de menubalk. U kunt hier een bestaand sjabloon openen en bewerken door het aan te klikken, of via de knop Nieuw een nieuw sjabloon openen. Pagina 213 van 293

214 U kunt dan een bestaand document importeren, of een leeg document openen. Kies dan het type document: Word (tekst)-document, of een html-bestand. Dan opent een nieuw scherm, waarin u uw document kunt bewerken. Hoe u een sjabloon maakt, kunt u lezen in Het maken van een sjabloon. De geïntegreerde tekstverwerker heeft een aantal eigen functies. U kunt deze vinden door het aanklikken van de namen op de menubalk (zie rode omcirkeling hierboven) en door het gebruikmaken van de beschikbare knoppen. In de mouse-over vindt u de functie van de desbetreffende knop. Een aantal functies kunt u oproepen door op de rechter muisknop te klikken in het document. U kunt ook de sneltoets gebruiken, die achter de functie staat, zoals het gelijktijdig indrukken van de knop Ctrl met de knop C om tekst of een object te kopiëren. Functies, die in grijze tekst staan, zijn niet actief. In de afbeelding zijn de functie Stijlen en Stijl toevoegen grijs. U kunt deze niet gebruiken (op die plek). Pagina 214 van 293

215 Een aantal functies wordt pas actief (zwart) als u (een deel van de) tekst selecteert. Hieronder volgt een toelichting op de functies in de tekstverwerker. Over de functies onder Bestand en Code invoegen kunt u bij het kopje extra opties bij Het maken van een sjabloon meer lezen. Bewerken (in de tekstbalk) Onder Bewerken ziet u de volgende opties: U kunt de gewenste functie aanklikken of de sneltoets gebruiken, die achter de functie staat. Ongedaan maken: maakt de laatste handeling, die u uitgevoerd heeft, ongedaan. Opnieuw uitvoeren: gebruikt u Ongedaan maken, en wilt u toch de laatste handeling alsnog weer uitvoeren, dan gebruikt u deze functie. Knippen: u selecteert een of meerdere woorden, of afbeeldingen, en u kunt met knippen deze selectie weghalen. Door te plakken zet u de weggehaalde selectie op een andere plek in het document. Kopiëren: u selecteert een of meerdere woorden, of afbeeldingen, en u kunt met kopiëren een kopie maken van deze selectie. Door te plakken zet u het gekopieerde op een andere plek in het document. Plakken: door te plakken zet u de eerder gekopieerde of geknipte tekst of afbeelding op een andere plek in het document. Plakken als tekst: de eerder gekopieerde of geknipte selectie wordt ingevoegd als tekst. Plakken speciaal: de eerder gekopieerde of geknipte selectie kan op diverse manieren worden ingevoegd. U krijgt een keuze uit de volgende lijst. Pagina 215 van 293

216 Zoek: hiermee kunt u een bepaalde tekst in het document zoeken. Zoek volgende: zo doorzoekt u het document op alle plaatsen waar de gezochte tekst voorkomt. Vervang: zo kunt u tekst(delen) vervangen door een door u gewenste tekst. Omkering hoofd- / kleine letters: selecteer een woord, en met deze knop verandert u de spelling van kleine naar hoofdletters of andersom. Pagina einde invoegen: als u een pagina op een andere plaats wilt laten eindigen, dan kunt u hiermee een pagina-einde invoegen. Pagina einde verwijderen: hiermee maakt u Pagina einde invoegen ongedaan. U kunt alleen de pagina-einden verwijderen die u handmatig hebt ingevoegd. Alles selecteren: u kunt zo een selectie uitbreiden tot het gehele document. Lettertype (in de tekstbalk) Onder Lettertype ziet u de volgende opties: Lettertype (Standard): selecteer een deel van het document, en klik vervolgens op Lettertype (Standard). Kies vervolgens een lettertype, tekenstijl, lettergrootte in punten, eventuele teksteffecten, tekstkleur en schriftsoort. Pagina 216 van 293

217 Klik op OK en de door u gekozen lettereigenschappen worden op het geselecteerde deel van het document toegepast. Lettertype (Advanced): hier vindt u extra opties om delen van het document op te maken. Onder beide tabbladen ziet u direct een voorbeeld van de door u gekozen opties. Klik op OK om de door u gekozen aanpassingen door te voeren. Stijl: wordt nog niet gebruikt. Grootte: wordt nog niet gebruikt. U kunt de tekstgrootte aanpassen door, na het selecteren van de tekst, via de hierboven beschreven opties lettertype, of via de dropdownlijst de juiste grootte te bepalen. Tekst kleur : hier kunt u de kleur van de tekst, die u hebt geselecteerd, aanpassen. Tekst markeren : de geselecteerde tekst wordt gemarkeerd met een door u gekozen kleur. Pagina 217 van 293

218 Alinea (in de tekstbalk) Onder Alinea ziet u de volgende opties: Alinea: u kunt een deel van de tekst selecteren, en als alinea bewerken. Tabblad Inspringen en letterruimte U kunt hier de positie van de tekst van de alinea aanpassen: de uitlijning, de regelafstand en de stijl van de opmaak. U ziet in het voorbeeldscherm direct wat het effect is van uw aanpassing. Pagina 218 van 293

219 Tabblad Tabs U kunt tabs aanbrengen door in de meetregel op de juiste plaats met de linker muisknop te klikken, of door bij tab stop positie een exacte afstand tot aan het begin van de regel te definiëren, en vervolgens op Zet te klikken.. U gebruikt deze tabs om (delen van) tekst te laten inspringen. U doet dit als volgt: zet de muis aan het begin van de regel die u wilt laten inspringen. Klik op de Tab -knop. De regel verschuift naar de eerste tab. Heeft u meerdere tabs aangebracht, dan klikt u zo vaak op de Tab -knop tot de tekst op de gewenste plaats staat. U kunt tabs invoegen om tekst vanaf links, of vanaf rechts te laten inspringen, of te laten centreren. Randen en achtergrond alinea: hiermee kunt u een rand rondom een alinea maken, en de opmaak ervan bepalen. Bij tabblad Achtergrond kunt u de achtergrondkleur van de alinea bepalen. Links uitlijnen: de linkerrand van de alineatekst is op één lijn met de linkermarge Centreren: de tekst van de alinea is gelijkmatig uitgelijnd in het midden tussen de linker- en rechtermarge Rechts uitlijnen: de rechterrand van de alineatekst is op één lijn met de rechtermarge Uitvullen: de tekst van de alinea is gelijkmatig uitgespreid tussen de linker- en rechtermarge Opsommingstekens en nummering : u kunt opsommingstekens of nummering toevoegen aan een alinea. Opsommingstekens: dit is een sneltoets om een standaard opsommingsteken aan een alinea toe te voegen. Nummering: dit is een sneltoets om nummering aan een alinea toe te voegen. Woorden afbreken: hiermee breekt u lange woorden af met (verbindingsstreepje). Staat dit uit, dan loopt de regel door tot buiten de marges. Inspringen verkleinen / Inspringen vergroten: sneltoetsen om het inspringen aan te passen. U kunt dit ook doen bij Alinea / Alinea, tabblad Inspringen en letterruimte. Pagina 219 van 293

220 Enkele regelruimte / 1.5 Regelruimte / Dubbele regelruimte / Tekst omloop /Achtergrond kleur alinea: sneltoetsen om de opmaak aan te passen. U kunt dit ook doen bij Alinea / Alinea, bij de diverse tabbladen. Beeld (in de tekstbalk) Onder Beeld ziet u de volgende opties: Stijlen / Stijl toevoegen: u kunt hiermee een opmaakstijl aan een tekst toevoegen of aanpassen. Verwijder opmaak / Verwijder tekst opmaak: u kunt hiermee een opmaakstijl van een tekst verwijderen. Stijl beheerder: de informatie over de opmaak van de tekst op de plek waar de muis staat. Achtergrond : u kunt hier de stijl van de achtergrond bepalen. Achtergrondkleur.: een sneltoets om de kleur van de achtergrond te bepalen. Vulkleur : u kunt hier de kleur van de achtergrond van een tekst of een alinea bepalen. Verbergen: hiermee verbergt u tijdelijk bepaalde tekst of objecten. U kunt ook de sneltoets Verbergen voor gebruiken. Om verborgen tekst weer zichtbaar te maken, klikt u op de knop Onzichtbare tekens. U ziet de verborgen tekst met een gestippelde onderstreping. Selecteer de tekst die u weer zichtbaar wilt maken, en klik dan op de sneltoets Verbergen. Verwijder hyperlinks: een sneltoets om een hyperlink uit een tekst te verwijderen. Object positie : / Bijschrijft invoegen / Object eigenschappen : u kunt een object, zoals een afbeelding, selecteren, en de eigenschappen van dit object aanpassen. Pagina 220 van 293

221 Invoegen (in de tekstbalk) Onder Invoegen ziet u de volgende opties: U kunt in de tekst bepaalde objecten invoegen, zoals in de lijst benoemd zijn. Tabel (in de tekstbalk) Onder Tabel ziet u de volgende opties: U kunt een tabel invoegen met Tabel invoegen, en met de overige opties de tabel bewerken. U dient dan wel met uw muis in de tabel te klikken om de bewerkopties actief te maken. U kunt dan ook gebruik maken van de rechter muisknop voor snelle toegang tot bewerkopties. Pagina 221 van 293

222 De optie Tabel eigenschappen geeft een aantal opmaakeigenschappen voor de gehele tabel of bepaalde geselecteerde cellen. Een aantal functies bevindt zich (ook) onder knoppen. U kunt via de mouse-over lezen welke functie zich onder knop bevindt. De meeste functies zijn ook te vinden via de tekstbalk, die zich boven deze knoppenbalken bevindt. U vindt een eventuele toelichting hierop bij de toelichting op de tekstbalk hierboven. Ter aanvulling volgt hier een beschrijving van de meest belangrijke functies, die alleen in de knoppenbalk staan. Alle niet-beschreven knoppen werken zoals in andere tekstverwerkers, zoals Word. Pagina instellingen: hier kunt de marges instellen van de pagina, de afdrukstand, de papiergroote en afdrukstand en de bron: de plek waarhet printpapier zich bevindt. Ook kunt u de grootte van de sectie van de kop- en voettekst bepalen, en eventueel afwijkende eigenschappen van de eerste, van de even en oneven pagina s bepalen. De kop- en voettekst voegt u in en bewerkt u met behulp van de knoppen Bewerk kop en Bewerk voet. De knop Miniaturen kunt u gebruiken om de verschillende pagina s van het document in het klein te tonen aan de linkerkant van het scherm. Zo kunt u snel naar een andere pagina springen, door de gewenste pagina aan te klikken. Pagina 222 van 293

223 Om het document op te slaan, klikt u op Opslaan in Oase U krijgt dan een aantal invulvelden. Groep: geeft aan in welke groep documenten het sjabloon terechtkomt. De mogelijke groepen zijn voorgedefinieerd; u kunt deze niet wijzigen. Type: dit veld kunt u leeg laten; kies een van de formaten (RTF, XML, HTML of TXT) om g=het type aan te geven. U kunt een documentnaam en de juiste taal invoeren. Wilt u toch met een andere tekstverwerker werken, dan kunt aangeven met welk tekstverwerker u voortaan het sjabloon wilt openen bij Altijd openen met. Deze instelling gaat dan boven de algemene instelling bij Beheer -> Instellingen -> Algemeen -> Tekstverwerker. Wilt u de tekstverwerker wijzigen als u het document al opgeslagen heeft, open het document dan en kies Bestand -> Opslaan in Oase als. Wilt u van Word naar de geïntegreerde tekstverwerker gaan, doe dit dan in het kleine Oase-scherm dat open staat bij Word-documenten.. Pagina 223 van 293

224 HET MAKEN VAN EEN SJABLOON Om een nieuw document aan te maken, klik op nieuw in de subknoppenbalk. U kunt hier kiezen of u een document wilt importeren of een leeg document wilt hebben. Kiest u voor Leeg document, en vervolgens voor Word document (RTF), dan opent er - in een nieuw venster - een leeg document in de tekstverwerkerversie, die u heeft gekozen. In dit document kunt u tekst opnemen en bewerken. Heeft u voor Word gekozen, dan kunt u werken zoals u dat gewend bent van Word. Maakt u dit venster klein, dan kunt u via de knop Venster op de menubalk het venster weer terugvinden. Importeren U kunt een bestaande brief of document omzetten in een Oase-document door deze te importeren. Klik hiervoor op nieuw in de subknoppenbalk, en kies Document importeren. Het te importeren document moet als.rtf (rich text format) document zijn opgeslagen. (Ook Word biedt de mogelijkheid om worddocumenten als.rtf bestand op te slaan.) Door dubbelklikken in de lijst wordt het gekozen document geopend in de gekozen tekstverwerker. De opmaak van het geopende document kunt u wijzigen. Extra opties Linksboven in het scherm bij iedere tekstverwerker ziet u extra opties: onder de knop Code invoegen. Pagina 224 van 293

225 Hieronder worden de verschillende opties (veld invoegen, repeater invoegen en de overige codes) beschreven. Veld invoegen: er verschijnt een lijst met alle gebruikte tabellen van het programma. Klik met de rechter muisknop op naam van de de tabel, waarin zich de variabele gegevens bevinden. Als voorbeeld: Patiënten (Patient). Er verschijnt het volgende scherm. Pagina 225 van 293

226 Als u met uw linker muisknop in een van de velden klikt, dan voegt Oase de veldcode van dit veld in in het sjabloon. In het voorbeeld is dit het veld Naam, met de achternaam van de patiënt. U kunt deze methode alleen gebruiken voor velden waar invoerkaartjes voor bestaan. Zijn die er niet, dan kunt u op een andere manier een veldnaam invoegen, die hieronder beschreven staat. Een andere methode om een veld in te voegen is door (na het aanklikken van Code invoegen veld invoegen ) op het kleine driehoekje voor de tabel te klikken, waarin zich de variabele gegevens bevinden. Pagina 226 van 293

227 Alle beschikbare velden klappen dan uit, soms nog verder onderverdeeld. Met een dubbelklik op de veldnaam wordt een veld ingevoegd. Let er op dat u alleen die veldnamen aanklikt, waar geen verdere uitklaponderdelen (te zien aan een driehoekje voor de veldnaam) onder zitten. Het programma biedt de mogelijkheid om de NAW gegevens in 1 code samen te vatten. Klik daarvoor op de veldnaam #NAW. #Aanhef genereert de tekst Geachte heer of Geachte mevrouw, afhankelijk van het geslacht. #Fullname genereert de combinatie Voorn + Naam, met een punt achter de voornaam, zoals D. Bismark. Sla de sjabloon op via Bestand Opslaan in Oase (als). U dient bij het opslaan een groep van sjablonen te kiezen. De gekozen groep bepaalt waar het sjabloon beschikbaar is voor gebruik. Een factuursjabloon is bijvoorbeeld niet beschikbaar als u een brief wilt sturen vanuit het behandelscherm van een patiëntenkaart. U vindt het opgeslagen bestand terug in de lijst onder de knop Sjablonen op de hoofdknoppenbalk. Pagina 227 van 293

228 Geavanceerde opties De tekst die op de plek van de veldcodes komt, kunt u opmaken. Selecteer de veldcode die u wilt opmaken, en pas de opmaak aan. Binnen de veldcodes kunt u op naam van de code zoeken. Klik hiervoor op Zoeken en voer het te zoeken woord in. Deze optie geldt ook voor repeaters (zie verderop). Een voorbeeld ziet u hieronder (zoekopdracht: bsn ). Oase springt dan naar de eerstvolgende veldnaam waar bsn in voorkomt. Spaties onderdrukken tussen twee velden kunt u als u de volgende codering gebruikt: [?[Veld1] ][Veld2]. Tussen het vraagteken en de middelste haken moet een spatie zitten. Door achter een veldnaam de startpositie en lengte mee te geven kan een gedeelte van een veld worden afgedrukt. [Veld VOORBEELD,3,8] geeft het 3 e tot en met 8 e teken van dat veld weer. Van datumvelden kunt u het datumformaat beïnvloeden. Standaard is het formaat dag-maand-jaar in cijfers zonder eventuele voorloopnullen. Door middel van het toevoegen van d= achter een datumveld kunt u het datumformaat bepalen. U kunt de volgende codes gebruiken in het datumformaat: d = dag in cijfers, zonder eventuele voorloopnul dd = dag in cijfers, met eventuele voorloopnul ddd = eerste 2 letters van de dag van de week in letters dddd= dag van de week in letters m = maand in cijfers, zonder eventuele voorloopnul mm = maand in cijfers, met eventuele voorloopnul mmm = eerste 3 letters van de naam van de maand mmmm= naam van de maand yy = laatste 2 cijfers van het jaar yyyy = jaar voluit Pagina 228 van 293

229 Tussen deze codes kunt u tekens als -, / of spaties gebruiken. Zo levert bijvoorbeeld [Veld factuur.datum,d=dddd d mmmm yyyy] het resultaat vrijdag 1 februari Bijzondere veldcodes QR-code U kunt QR-code maken van een veld door achter het veld,qr te typen. Bijvoorbeeld: [veld patient.patientpraktijk.website,qr] geeft de QR-code van het webadres van de praktijk: Kop- en voetteksten Het is mogelijk om in een sjabloon een verwijzing te maken naar een document waarin een kop- en voettekst gedefinieerd staan. Het voordeel hiervan is dat als er iets in de kop- of voettekst aangepast moet worden, deze wijziging dan niet in alle afzonderlijke sjablonen moet worden doorgevoerd, maar alleen in het document waarnaar verwezen wordt. U maakt zo n verwijzing met [include <sjabloongroep>.<sjabloonnaam>]. Als voorbeeld: [include document.header] verwijst naar het document in de groep document en als naam header. Als u in dit document een kop- en/of voettekst maakt met bijvoorbeeld uw logo en adresgegevens, worden deze in het verwijzende sjabloon bij het verwerken hiervan overgenomen. Zorg er wel voor dat er in het verwijzende sjabloon geen kop- en voetteksten staan. Algemene anamnese Pagina 229 van 293

230 U kunt een aantal velden uit de algemene anamnese weergeven. [VELD PATIENT.#ALGEMENEANAMNESEOPMERKINGEN] toont de algemene opmerkingen uit het veld Opmerkingen, rechtsonder in het anamnesescherm. [VELD PATIENT.#ALGEMENEANAMNESE] toont de ingevoerde anamnese (met code) [VELD PATIENT.#ALGEMENEANAMNESETEKST] toont de ingevoerde anamnese (zonder code) [VELD PATIENT.#DIAGNOSECODES] toont de tekst en code van de aangevinkte diagnosecode(s) [VELD PATIENT.#DIAGNOSECODESTEKST] toont de tekst van de aangevinkte diagnosecode(s). Endo U kunt de meest recente endo-gegevens afdrukken met de volgende codes. Het betreft velden van de Endobehandeling (klik met rechter muisknop op een element). Pagina 230 van 293

231 [VELD PATIENT.#ENDOMETINGEN] Dit veld toont alle gegevens van de meest recente endometing. Wilt u de metingen van een specifiek element, voeg dan het elementnummer toe, zoals in het voorbeeld [VELD PATIENT.#ENDOMETINGEN,17] [VELD PATIENT.#ENDOBEVINDINGEN] Dit veld toont de samenvatting van de meest recente meting, met de eventuele opmerkingen. Wilt u de samenvatting en opmerkingen van een specifiek element, voeg dan het elementnummer toe, zoals in het voorbeeld [VELD PATIENT.#ENDOBEVINDINGEN,17] Zorgplan U kunt een aantal velden uit het zorgplan (onder de knop Diagnostiek in de patiëntenkaart) weergeven. Pagina 231 van 293

232 [VELD PATIENT.#ZORGPLAN,HISTORIE] toont de tandheelkundige informatie onder Historie/doel. [VELD PATIENT.#ZORGPLAN,DIAGNOSE] toont de informatie uit het veld Diagnose onder Historie/doel. [VELD PATIENT.#ZORGPLAN,SUBDIAGNOSE] toont de informatie uit het veld Subdiagnose onder Historie/doel. [VELD PATIENT.#ZORGPLAN,DOELKORTETERMIJN] toont de informatie uit het veld Behandeldoel korte termijn onder Historie/doel. [VELD PATIENT.#ZORGPLAN,DOELLANGETERMIJN] toont de informatie uit het veld Behandeldoel lange termijn onder Historie/doel. Berekeningen In een sjabloon kunnen ook eenvoudige berekeningen met velden worden gemaakt. Een berekening staat tussen [B en ] en kan behalve getallen ook veldcodes bevatten. Om bijvoorbeeld het totaalbedrag van een factuuritem af te drukken gebruikt u [B [Veld Factuuritem.stuks] * [Veld Factuuritem.stuksprijs]] Achter het laatste veld van de berekening kunt u nog aangeven hoe lang het resultaat moet zijn en hoeveel cijfers er achter de komma getoond moeten worden. Wilt u bovenstaand voorbeeld 12 lang (inclusief de komma en eventuele punten bij duizendtallen), met 2 cijfers achter de komma, dan wordt de code [B [Veld Factuuritem.stuks] * [Veld Factuuritem. stuksprijs],12,2] U kunt de waarde -1 gebruiken om automatisch het beste formaat te bepalen, zodat bijvoorbeeld bij gehele getallen geen cijfers achter de komma worden getoond en bij halve eenheden maar 1 cijfers achter de komma: [B [Veld Factuuritem.stuks],-1,-1] Pagina 232 van 293

233 Voorbeeld: Waarde van het veld Afgedrukt wordt 1,00 1 2,50 2,5 3,33 3,33 Repeaters Repeaters zijn herhalende blokken waarbij van tevoren niet vast staat om hoeveel blokken het gaat binnen 1 document. Tussen deze 2 regels kunt de veldcodes van items plaatsen. Deze regel(s) worden net zo vaak afgedrukt als er items zijn. [Repeat veldnaam] [EndRepeat] U kunt de volgorde waarin de repeatitems getoond worden beïnvloeden door aan het repeat commando ORDERBY= <veldnaam> toe te voegen. Het is mogelijk om omgekeerd te sorteren door de toevoeging desc. Ook kunt u meerdere velden aangeven om te sorteren. Waar het eerste veld hetzelfde is, wordt dan op het volgende gesorteerd. Voorbeeld: [REPEAT FACTUURITEM ORDERBY= regdatum desc,artikelcode ] De factuuritems worden in dit voorbeeld omgekeerd gesorteerd op datum, en bij een gelijke datum op artikelcode. Voorwaardelijk afdrukken U kunt een voorwaarde verbinden aan het afdrukken van bepaalde teksten. U gebruikt daarvoor [IF...] [IFElse] [IFEnd] via Invoegen Overige codes Voorwaarden If-commando s, en kiezen voor [IF]. Achter de [IF] moet u de voorwaarde formuleren. Met [IfElse] kunt u tekst toevoegen voor wanneer deze voorwaarde niet geldt. Om deze voorwaarde weer te beëindigen sluit u af met [IfEnd]. Voorbeeld: Pagina 233 van 293

234 [IF[Veld Factuur.bedrag]<0] Het bedrag wordt z.s.m. overgemaakt op uw rekening. [IFELSE] We verzoeken u het bedrag binnen 14 dagen na factuurdatum over te maken op onze bankrekening. [IFEND] U kunt gebruik maken van een Case-commando, waarbij een veld getest wordt op verschillende waarden. Een voorbeeld om voor de verschillende types relaties verschillende teksten af te drukken: [Case [Veld Relaties.Relatietype]] [Caseof deelnemer] U neemt deel aan de bijeenkomst [Caseof bedrijf] U bent sponsor voor deze bijeenkomst [CaseElse] U bent betrokken bij deze bijeenkomst [Caseend] Deelnemers en bedrijven krijgen in dit voorbeeld een specifieke tekst; de overige relatietypes krijgen een algemene tekst. U vindt deze codes eveneens onder Code invoeren overige codes. Eigen variabelen U kunt ook zelf variabelen maken. Getalvariabelen hebben de letter T, tekstvariabelen hebben de letter Z. Ze worden gevolgd door een cijfer 1 t/m 9, dus bijvoorbeeld T1, Z1, Z2. Deze combinatie noemen we de variabelenaam. Om een waarde in een variabele te zetten zet u een komma gevolgd door de variabelenaam. Gebruikt u een hoofdletter T of Z, dan wordt de waarde toegevoegd aan de waarde die de variabele dan al heeft. Bij een kleine letter wordt de waarde toegekend aan de variabele. U kunt ook een vaste waarde in een variabele zetten, bijvoorbeeld een scheidingsteken of een procentteken door de vaste waarde tussen aanhalingstekens in een Var-commando te zetten. Om de waarde van een variabele op te vragen gebruikt u [Var ]. Lege regels vermijden Pagina 234 van 293

235 Het gebruik van repeaters, berekeningen e.d. kan lege regels veroorzaken die soms hinderlijk zijn. Dit is te voorkomen door dergelijke commando s, die niet afgedrukt worden, als verborgen tekst te markeren. Dit kan via het Opmaak Lettertypemenu van Word. Tekst met deze opmaak, ook lege regels, worden niet afgedrukt, en alleen nog op het scherm getoond via de knop weergeven/verbergen. U kunt dit scherm oproepen met Ctrl+D of door op het kleine pijltje te klikken in het vak Lettertype. Paro-velden Om informatie uit de parostatus in een sjabloon op te roepen is een aantal paro-velden beschikbaar. U vindt deze velden en de toelichting erop bij het onderdeel parostatus in het hoofdstuk Patiënteninformatie. Pagina 235 van 293

236 IX. BEHEER EN EXTRA Op de menubalk vindt u de volgende opties: Bestand, Bewerken, Beheer, Venster, Extra en Help. Onder Beheer en Extra op de menubalk bevindt zich een aantal specifieke knoppen. Hieronder volgt een toelichting per knop. INSTELLINGEN Het scherm Instellingen heeft 7 tabbladen. U kunt hier de volgende gegevens vinden of aanpassen. Pagina 236 van 293

237 ALGEMEEN U vindt hier de inloggegevens van de SQL-server, de licentiecode van dit programma en de locatie van het instellingenbestand (configuratie). Verder kunt u hier instellen welke tekstverwerker u wilt gebruiken, en welke scanmethode u kiest. WIA-ondersteuning biedt de mogelijkheid gebruik te maken van automatische documentinvoer. Als er meerdere pagina's gescand zijn, worden die opgeslagen als PDF. Tekstverwerker U kunt hier instellen welke tekstvewerker u standaard wilt gebruiken. - MS Word geïntegreerd kunt u gebruiken als alle werkstations Microsoft Word geïnstalleerd hebben. De tekstverkwerker wordt bij gebruik geïntegeerd getoond - MS Word via OLE opent Word zoals net zoals u een normaal document met Word bewerkt. U moet hierbij opletten dat u documenten onder dezelfde naam opslaat als waarmee ze geöpend zijn om de koppeling met Oase te behouden - OpenOffice Writer kunt u gebruiken als u geen MS Word maar OpenOffice op alle werkstations geïnstalleerd hebt. Ook hier moet u opletten da u documenten onder dezelfde naam opslaat als waarmee ze geöpend zijn om de koppeling met Oase te behouden - RTF geïntegreerd is een tekstverwerker met iets minder mogelijkheden dan MS Word of OpenOffice, maar voldoet in de meeste gevallen prima, tenzij u zeer geavanceerde functie wilt gebruiken. Voordeel van deze tekstverwerker is dat documenten sneller openen en u geen andere software hoeft te installeren. Wilt u voor een individueel sjabloon afwijken van de standaardinstelling, dan kunt u dit instellen in de kaartenbak Sjablonen bij het specifieke sjabloon. Pagina 237 van 293

238 Telefoonkoppeling Oase zal de volgende functionaliteiten gaan bieden. Het programma herkent bij een oproep de beller en opent de patiëntenkaart. Ook zal het mogelijk worden vanuit de patiëntenkaart te bellen. Telefoonkoppeling Oase zal de volgende functionaliteiten gaan bieden. Het programma herkent bij een oproep de beller en opent de patiëntenkaart. Ook zal het mogelijk worden vanuit de patiëntenkaart te bellen. Gedeeld pad voor attachments U kunt hier een gedeelde map voor attachments instellen, zodat (niet verzonden / opgeslagen) s met bijlagen ook vanaf een andere computer verzonden kunnen worden. Bij verzenden s ( ) het is mogelijk om in te stellen dat alle verzonden s BCC naar de afzender gaan, of naar een e- mailadres dat u in het veld rechts van de dropdownlijst kunt invullen. SMTP-server / gebruikersnaam / wachtwoord Inloggegevens, indien die vereist zijn, voor het inloggen op de SMTP-server (nodig voor het verzenden van s). SMS-ID Code die u van VST krijgt voor het verzenden van sms-berichten. LogLevel Bepaalt hoeveel er gelogd wordt van de handelingen van de gebruikers. Alleen wijzigen in overleg met VST Software! Windows-authenticatie Als dit aangevinkt is, wordt bij opstarten gekeken of de ingelogde Windows-gebruiker onder dezelfde code bekend is in Oase. Als dat het geval is wordt er niet om een wachtwoord gevraagd, maar start het programma met de rechten die bij die gebruiker gedefinieerd zijn. Blokkeer slaapmodus Aanvinken voorkomt dat de computer in slaapstand gaat, als het programma actief is. Deze modus is bedoeld om netwerkconnectieproblemen te voorkomen. Automatisch afmelden na ( ) minuten Vul hier het aantal minuten van inactiviteit in, waarna Oase de gebruiker afmeldt. VECOZO/UZI Pagina 238 van 293

239 Informatie voor het uitvoeren van de COV-check en de UZI-check, het Elektronisch Patiëntendossier en de afhandeling van machtigingen. AGENDA Pagina 239 van 293

240 Dag/ochtend/middag/avond/scroll van / tot Hier vindt u opties voor de weergave van de agenda en de tijdkolom naast de afspraken. De tijdkolom is de grijze kolom die de dagindeling in uren en minuten aangeeft naast de afspraken. U kunt bijvoorbeeld bij Middag van / tot instellen wanneer de middag begint en eindigt. U ziet deze instelling terug als u kiest voor een weergave van de agenda met alleen de ochtend, middag of avond zichtbaar. U kunt ook zelf aangeven vanaf welk tijdstip tot welk tijdstip de agenda mag scrollen en zo doende welk deel van de agenda u wilt zien; dit doet u door de grenzen in te stellen bij Scroll van / tot. Regel altijd leesbaar Als u de regelafstand zo klein instelt (bij Regelinterval, zie hieronder), dat de tekst (bij een afspraak van korte duur) bijna niet meer leesbaar is, dan kunt u Regel altijd leesbaar aanvinken. Er wordt dan altijd een minimum tekstgrootte getoond. Regelinterval / alternerend regelinterval Het interval voor weergave in de agenda kunt u hier zelf bepalen. Wilt u een interval waarin een halve minuut voorkomt (zoals 7,5 minuten), zorg er dan voor dat het agenda-interval en het alternerend interval samen een afgerond interval vormen. Zie voorbeeld voor het plannen van 2 afspraken per kwartier: U kunt dit interval per praktijk of per medewerker instellen. Ga dan naar het scherm Beheer / Praktijken of naar Medewerkers en pas het veld Agenda regelinterval ( ) min aan. Markeer gewijzigde afspraak: deze optie zorgt er voor dat bij wijziging van een afspraak, de betreffende afspraak (rood-wit) gemarkeerd wordt. Geen uurscheiding: vink dit aan om de grafische vormgeving voor het aangeven van een blok van een uur weg te halen. Weergave agenda met uurscheiding Pagina 240 van 293

241 Weergave agenda zonder uurscheiding Teken intervallijn Aanvinken levert een weergave in de agenda op met horizontale scheidslijnen om het aantal minuten dat bij Agenda interval is aangegeven. In dit scherm staat het interval op 10 minuten. Intervallijn op standaardduur Koppelt agendaweergave (intervallijn) aan de afspraakduur, die voor een afspraakcode staat. Als er een afspraak met een bepaalde afspraakcode wordt ingepland, dan neemt Oase die duur over in de weergave in de agenda. 1 tijdkolom U kunt er voor kiezen of de agenda slechts 1 tijdkolom toont of per groepweergave een aparte tijdkolom. U kunt bijvoorbeeld per stoel een tijdkolom laten tonen als er gekozen is voor stoelweergave. Pagina 241 van 293

242 Toon praktijk in agenda Toont al of niet de praktijknaam in de agenda en op de afsprakenkaart op de consultregel. Bitewing waarschuwing Als het vinkje Bitewing waarschuwing staat aangevinkt, dan verschijnt er in de agenda naast de patiëntnaam een BW -icoontje als het weer tijd is voor een nieuwe bitewing. Toon afspraakblok tekst / kleur Toont al of niet de kleur en de tekst van de afspraakcode in de afspraakblokken. Zie hieronder voor een voorbeeld met tekst en kleur, en zonder tekst en kleur van de afspraakcode. Toon dagvulling in kalender Toont al of niet in het kalendertje hoe vol de agenda voor die dag is. Als het bladeren in de agenda traag is kunt u dit uitzetten om het iets te versnellen. Start week op maandag (bij 7 of meer dagen zichtbaar) Bij het klikken op het Home-knopje (vandaag) in de agenda, dan toont de agenda de afspraken van de huidige dag aan de linkerkant van de kolommen. Wilt u liever altijd de maandag aan de linkerkant zien, vink dan deze optie aan. Staat het aantal dagen dat getoond moet worden op minimaal 7, en klikt u op het Home-knopje, dan verschijnt standaard de maandag van de huidige week aan de linkerkant. NB: dit geldt niet voor het klikken in de kalender. Als u een datum via de kalender zoekt, dan verschijnt de aangeklikte datum in de linkerkolom. Selecteer praktijk van patiënt in agenda Bij het aanvinken wordt de praktijknaam, die bij de patiëntenkaart is ingevuld, overgenomen bij de zoekfunctie in de agenda. Toon afspraakkleuren ook in verleden Standaard worden de afspraakkleuren in het verleden niet getoond om duidelijk te maken dat men in het verleden kijkt. Met dit vinkje kunt u toch de afspraakkleuren in het verleden tonen. Markering onvolledig ingevoerde afspraken Hier kunt u aangeven of er bij afspraken al of niet een waarschuwing (, een rood blokje met een uitroepteken) verschijnt. Deze waarschuwing geeft aan dat een afspraak uit het verleden (of vandaag met voltooid status) niet volledig ingevoerd staat. Er zijn 3 opties: Pagina 242 van 293

243 1. u kunt deze waarschuwing niet laten tonen via niet tonen. 2. Handmatig uitzetten geeft een waarschuwing bij onvolledige invoer. De afspraak moet dan handmatig op "ingevoerd" gezet worden (met rechtsklikken op de afspraak). 3. Automatisch uitzetten via prestatieinvoer geeft een waarschuwing bij onvolledige invoer. De invoer wordt automatisch op ingevoerd gezet als er een prestatie wordt ingevoerd. Markeer ontbrekende tijd besteed Als dit vinkje aanstaat, is bij de afspraak in de agenda een rood klokje zichtbaar zolang het tijd besteed"-veld in het consultkaartje niet is ingevuld. Dit geldt alleen voor afspraken die van vóór vandaag zijn, of op status "voltooid" gezet zijn. Afspraken dienen binnen () uur afgezegd te worden Als een afspraak wordt afgezegd binnen de hier gestelde termijn wordt automatisch ingesteld dat de afspraak te laat is afgezegd. Alleen systeembeheerder mag afspraak verwijderen Alleen diegene die systeembeheerder is, mag de afspraak afzeggen. Systeembeheerders staan vermeld bij Beheer Gebruikers: het vinkje systeembeheerder staat bij deze gebruikers aan. Wachtkamer verversinterval Geeft aan om de hoeveel seconden het wachtkamerscherm opnieuw wordt ingelezen met de meest actuele gegevens. Hoe kleiner het interval, des te meer wordt het systeem belast met het verversen en daardoor trager kan worden. Kies daarom een zo groot mogelijk interval, dat u nog werkbaar vindt. PARO Hier kunt u voor de invoer van de parostatus de kwadrantvolgorde (het nr veld) en richting (mesiaal/distaal) aangeven. Pagina 243 van 293

244 FINANCIEEL Leeftijdsgrens jeugd Bepaalt de leeftijd (in jaar) waarop het jeugdzorgtarief eindigt. Als het jeugdzorgtarief tot en met 21 jaar is, dan vult u hier bij de grens 22 jaar in. Zorgverlenerscode, Praktijkcode, Instellingscode, Code servicebureau Deze codes zijn van belang voor de declaratie via Vecozo en/of via een factoringservice. Deze dienen afhankelijk van de afspraken met verzekeraars en servicebureau al dan niet ingevuld te worden. Functie declaratiedatum Als u kiest voor Alleen declareren indien ingevuld, dan is het verplicht om bij de patiënt de declaratiedatum te zetten om te kunnen factureren. Dit doet u door in de behandelkaart op Zet declaratiedatum te klikken via rechtsklikken op een consult of prestatie van de datum tot wanneer u wilt declareren. Kies u voor Alleen blokkeren indien ingevuld dan worden de verrichtingen auromatisch gedeclareerd, tenzij u een declaratiedatum bepaalt. De verrichtingen worden dan niet gefactureerd die na de declaratiedatum staan. De declaratiedatum bepalen doet u eveneens door in de behandelkaart op Zet declaratiedatum te klikken. Zie ook Zet declaratiedatum bij Behandelscherm / Het behandeloverzicht. Geen omschrijving bij factoring Bij aanvinken laat Oase de omschrijving van de verrichting(en) weg. Vecozofactuur afboeken bij acceptatie Staat deze aan, dan worden de Vecozo-facturen afgeboekt zodra ze geaccepteerd worden. Als u dit vinkje uitzet, worden de facturen uit een Vecozobatch niet afgeboekt bij de acceptatie. U dient de betaling van de verzekeraar op deze facturen te boeken. Pagina 244 van 293

245 Machtiging vereist voor AWBZ Als dit vinkje aanstaat, dan kunt u alleen factureren, als er een machtiging aanwezig is. U kunt meer informatie over machtigingen vinden onder het grafisch overzicht van het patiëntenscherm. 1 Vecozo-bestand voor alle Praktijken Een vinkje zorgt ervoor dat de digitale declaraties van alle praktijken in 1 bestand komen. Zonder vinkje krijgt u een apart bestand per praktijk. Declaratie per zorgverlener Een vinkje zorgt voor gescheiden declaratiebestanden voor factoring of Vecozo per zorgverlenerscode. Gemachtigde prestaties altijd via Vecozo Als dit aangevinkt is, dan worden de prestaties, waarvoor een machtiging is toegekend, altijd via Vecozo gedeclareerd. De instellingen bij de verzekeraar worden dan genegeerd. Bij openstaand saldo alleen patiëntdeel tellen Zorgt ervoor dat alleen het openstaande saldo van de facturen die direct aan de patiënt zijn gestuurd wordt geteld, en dus niet de facturen die aan de verzekeraar zijn verstuurd Beschouw afgeboekte factuur als voldaan Als dit aangevinkt is worden ook afgeboekte facturen als voldaan beschouwd in het openstaande saldo op de behandelkaart Gebruik praktijk van patiënt voor declaratie Als dit aangevinkt is bepaalt de bij de patiënt ingevulde praktijk het uurtarief voor declaratie op tijdbasis (bijzondere tandheelkunde of WLZ) Korting apart specificeren op factuur Als dit aangevinkt is wordt, als u bij een verrichting een afwijkend tarief hebt ingegeven, de korting of toeslag op een aparte regel vermeld op de factuur (geldt niet voor digitale declaraties. OVERIG Pagina 245 van 293

246 Bitewing frequentie ( ) maanden Bij Bitewing frequentie vult u de algemene bitewingfrequentie in. U kunt per patiënt van deze frequentie afwijken door op de patiëntenkaart in de Bewerkmodus, onder het tabblad Overig de frequentie voor deze patiënt in te vullen. Behandelhistorie limiet ( ) maanden Als u dit instelt, wordt bij het openen van een behandelkaart alleen de historie van het opgegeven aantal maanden opgehaald. Oudere historie wordt opgehaald als u bovenin de behandelkaart op de regel klikt om de volledige historie op te halen. Dit kan handig zijn als het lang duurt voordat een behandelkaart getoond wordt. Pagina 246 van 293

247 Anamnese frequentie Hiermee kunt u aangeven na hoeveel maanden de anamnese verlopen is. Waarschuwing bij geen anamnese Bij het invullen van een prestatie of tijd komt er een waarschuwing als de anamnese niet ingevuld is of verlopen is (als het waarschuwingvinkje aanstaat). Titel praktijkveld Hier kan aangegeven worden hoe het praktijkveld in Oase genoemd wordt, het kan bv als afdeling gebruikt worden. Nieuwe plan standaard op U kunt instellen wat de mapstatus is bij invoer van een nieuwe plan. Nieuwe patiënt standaard op U kunt instellen wat de mapstatus is bij invoer van een nieuwe patiënt. Afzender afspraakherinneringen Hier kunt u instellen welk afzenderadres gebruikt moet worden voor afspraakherinneringen. U kunt kiezen uit zorgverlener (de medewerker met wie de afspraak is) of de praktijk Afzender via brievenscherm Hier kunt u instellen welk afzenderadres gebruikt moet worden voor s verzonden vanuit het brievenscherm. U kunt kiezen uit zorgverlener (de medewerker die als afzender gekozen is), de praktijk of de ingelogde gebruiker. Standaardpraktijk Deze knop is beschikbaar als u over meerdere praktijken beschikt, die onder Oase vallen. De standaardpraktijk wordt gebruikt als afzender- adres als er mails worden verstuurd, en als praktijk voor handmatige consulten. Medische anamnese volwassenen / Medische anamnese jeugd Hier kunt u instellen welke anamnesevragen u wilt gebruiken voor volwassenen en jeugd. U kunt zo voor jeugd en volwassenen dus verschillende vragenlijsten hanteren. De vragenlijsten zijn in het programma opgenomen; u kunt deze niet zelf aanpassen. Oproepdatum ophogen bij elke prestatie De datum van Oproepmaand wordt normaal alleen opgehoogd bij invoer van een periodiekecontroleprestatie. Als "Oproepdatum ophogen bij elke prestatie" is aangevinkt wordt dit bij elke prestatie gedaan. Bij oproepen afspraken zonder code negeren Deze optie is bedoeld om de procedure van het versturen van oproepen mede te bepalen. U kunt hier aangeven hoe Oase moet checken of er in de toekomst al een afspraak staat gepland (en dan geen controle-oproep verstuurt). Met vinkje: Oase stuurt geen controle-oproep als er een controleafspraak is gemaakt in de toekomst. Zonder vinkje houdt in Oase geen controle-oproep stuurt als er een controleafspraak of een afspraak zonder code gemaakt is. Praktijk op etiket Toont al of niet de praktijknaam + stoelcode of het adres + huisnummer op een etiket. Duur op etiket Toont al of niet de afspraakduur op het afspraakkaartje. Pagina 247 van 293

248 QR-code op afspraaketiket Deze QR-code kan worden gelezen door een QR-reader, die aan Oase is gekoppeld. Deze reader meldt dan dat de patiënt is aangekomen, en geeft de patiënt de wachtkamerstatus. COV waarschuwing Als het vinkje aan staat, dan heeft dat de volgende effecten. In de agenda staat een wit vraagteken in een rood rondje bij de afspraken die niet in de toekomst liggen. Dit symbool geeft aan dat de COV-check niet op de dag van de afspraak (of later) gedaan is of dat het BSN-veld van de patiënt leeg is. In de patiëntenlijst is de kolom COV-check rood, als de check langer dan 6 maanden geleden is of als het verzekeringsnummer van de patiënt nog leeg is. In de patiëntenlijst is de kolom BSN rood, als het UZI-checkveld of het BSN-veld van de patiënt nog leeg is. In de patiëntenkaart (in de Behandelmodus) geldt hetzelfde voor de knoppen UZI en COV. Deze zijn rood als er nog geen check is uitgevoerd; na de check kleuren ze blauw. In de patiëntenkaart (in de Bewerkmodus) geldt hetzelfde voor de velden BSN en COV-check. Deze velden worden wit zodra er een check is uitgevoerd. Pagina 248 van 293

249 Patiëntnr. vrij invoerbaar U kunt zelf een patiëntnummer kiezen als u dit onderdeel aanvinkt. Bij verandering van deze instelling dient u Oase opnieuw op te starten. Röntgenfoto s altijd beoordelen Hier kunt u aangeven of nieuwe röntgenfoto's automatisch op "moet nog beoordeeld" gezet moeten worden in de behandelkaart. Waarschuwing als al actief plan Als het vinkje aan staat, dan krijgt u een waarschuwing in de volgende situatie: u heeft al een behandelplan, dat de status Onder behandeling heeft (in te stellen bij het kaartje van het behandelplan, bij het veld Status ), en u maakt een nieuw behandelplan aan. U krijgt dan een waarschuwing, die u kunt wegklikken. U kunt desgewenst deze waarschuwing negeren en toch een nieuw behandelplan aanmaken. Behandelplan verplicht bij consult Als u dit vinkje aanzet, krijgt u een waarschuwing, als u verrichtingen invoert bij een consult waar geen behandelplan is aangegeven. Stelt u geen prijs op deze waarschuwing, dan laat u dit vakje leeg. Diagnose verplicht bij prestatie-invoer U kunt Oase laten signaleren dat er nog geen diagnosecode geselecteerd is in het behandelplan dat aan het consult gekoppeld is. Als het vinkje aanstaat, dan volgt er een blokkerende waarschuwing dat u geen prestaties kunt invoeren bij een ontbrekende diagnosecode. Afspraakcode verplicht bij handmatig consult U bent verplicht een afspraakcode in te voeren bij een handmatig consult, als dit aangevinkt staat. Dit betreft het invoeren van een handmatig consult in de behandelkaart via de knop Handmatig consult toevoegen. Blokkeer centrumindicatieveld Geef hier aan uw het centrumindicatieveld (bijzondere tandheelkunde) handmatig aangepast mag worden. Gebruik nieuw kleurenpalet Dit nieuwe palet geeft afspraakcodes dezelfde kleuren als er bij de medewerkers als kleurenpalet is aangegeven. Pagina 249 van 293

250 Lichtere afspraakkleuren De afspraakkleuren worden lichter getoond. Deze instelling geeft meer contrast met de afspraakletters. Effen afspraakkleuren / Alle kleuren effen De kleuren van de afspraken / alle kleuren verlopen dan niet meer van donker boven naar lichter onder, maar worden effen getoond. Met verloop Effen Toon afspraakkleur in consultregel Bij aanvinken worden de afspraakkleuren in de consultregels getoond. Etiketten automatisch op liggend zetten Etiketten worden standaard liggend afgedrukt. Dit is uit te zetten door hier het vinkje weg te halen. Softwarerender Kies deze optie om ervoor te zorgen dat bij het tonen van de foto s geen gebruik gemaakt wordt van de hardwareversneller van de grafische kaart. Dit kan nuttig zijn als het tonen van foto s op een computer problemen geeft. KOPPELINGEN Pagina 250 van 293

251 Geeft een overzicht van informatie over de koppelingen met andere programma s, waarmee Oase samenwerkt. Klik op een van de programma s om het informatiescherm te openen. U kunt hier (een deel van) de volgende instellingen wijzigen: De knop Actief : koppeling naar het programma is actief. Pad naar : geeft aan waar het programma zich bevindt, dat opgestart wordt. Bij Windows verkenner geeft het pad de map aan waar de röntgenfoto s staan. Hiermee kunt u een map met de verkenner opnenen om de foto's te bekijken. De knop Detecteren : u kunt met deze knop vanuit dit scherm testen om het gekoppelde programma te vinden. Pagina 251 van 293

252 Blokkeer autodetect: zorgt er voor dat Oase niet zelf gaat zoeken of het betreffende programma aanwezig is. Toon info in behandelkaart: toont in de behandelkaart welke foto s er zijn, en toont eventueel aanwezige knoppen waarmee de foto getoond kan worden. COMMUNICATIE-INSTELLINGEN Klik op de betreffende regel om een invoerscherm te openen. Inkomende Hier kunt u de instellingen voor het verwerken van ingekomen invoeren. De ingekomen kunt u daarna via Menubalk -> Extra -> Verwerk ingekomen laten inlezen. U kunt instellen of, bij het verwerken van de ingekomen , de berichten na ophalen van de e- mailserver verwijderd moeten worden. Zo ja, zet dan het vinkje aan. Herinnering en Bevestiging via / SMS Met het bovenstaande scherm kunt u instellen hoe de automatische herinnering en bevestiging van afspraken voor de patiënten zal plaatsvinden, via , of (alleen voor herinnering) via sms. Klik op Herinnering via SMS en/of Herinnering via en/of Bevestiging via om de instellingen voor afspraakherinneringen en -bevetsigingen aan te passen. Pagina 252 van 293

253 Met de knop Actief kunt u de afspraakherinnering per sms aan- (blauwe knop) of uitzetten (grijze knop). De starttijd en de eindtijd geven de tijdstippen aan waarbinnen de herinneringen worden verstuurd. U kunt instellen hoeveel dagen vóór de afspraak de herinneringen worden verstuurd bij Aantal dagen van tevoren. U kunt daarbij aanvinken dat dit alleen op werkdagen gebeurt. Bij de herinnerings- en bevetsigings- s kunt u een onderwerp invoeren en bij sms jes een afzender (zowel in tekst als in cijfers). Laat u het laatstgenoemde veld leeg, dan vult Oase het telefoonnummer van de tandarts in als afzender. Bij de berichttekst kunt u uw eigen tekst invoeren. U kunt hierbij gebruik maken van velden. Zet de muis op de plek waar u een veld wilt invoeren en klik op de knop Veld invoegen. Het is mogelijk om praktijknaam en -adres als veld op te nemen. Voor de afspraakdatum en -tijd is ook een apart veld [Veld Afspraakdatumentijd] toegevoegd dat ook de dagnaam toont en bij de tijd "om" ervoor en "uur" erachter zet, bijvoorbeeld "donderdag 7 februari 2015 om 14:14 uur". Pagina 253 van 293

254 U kunt ook een engelse tekst invoeren bij Berichttekst Engels en Onderwerp Engels. De nederlandse tekst wordt verzonden als bij de patient in het tabbald Overig het veld Taal leeg is of op Nederlands staat. Bij iedere andere ingestelde taal wordt de engelse tekst verzonden. U kunt de knop Voorbeeld gebruiken om een voorbeeld van het door u gemaakte bericht te zien. Wanneer u met deze instellingen gereed bent, klik dan op Ok. U ziet in het scherm van Instellingen ziet u dat het versturen van afspraakherinnering via SMS of actief is. Pagina 254 van 293

255 Bij afspraakherinneringen via sms of wordt een interne memo met een verslag van de verzending gestuurd naar de gebruikers die systeembeheerder zijn. Dit verslag bevat onder meer het aantal verzonden herinneringen en de eventuele foutmeldingen. Webagenda De webagenda biedt de patiënt de mogelijkheid om zelf een controle-afspraak te maken. Hier kunt u de webagenda-voorkeuren instellen. Met de Actief -knop kunt u deze instellingen activeren. Patiënt mag afspraken bij 2 e behandelaar maken De patiënt heeft, als het vinkje aan staat, bij het maken van een controle-afspraak de keuze uit de 1 e of de 2 e behandelaar. Zo niet, dan kan de patiënt alleen de controle-afspraak bij de 1 e behandelaar maken. Patiënt mag afspraken bij alle medewerkers maken De patiënt heeft, als het vinkje aan staat, bij het maken van een controle-afspraak de keuze uit alle zorgverleners. Als het vinkje aantsaat, dan kijkt Oase niet meer naar een eventueel vinkje bij Patiënt mag afspraken bij 2e behandelaar maken. Pagina 255 van 293

256 Aantal afspraakmogelijkheden dat aan de patiënt aangeboden wordt Hier geeft u aan hoeveel afspraakmogelijkheden de patiënt te zien krijgt in 1 scherm. De patiënt kan zelf doorgaan naar meer mogelijkheden in een volgend scherm. Minimum aantal uren tussen afspraakmogelijkheden Stel hier het minimum aantal uren, dat tussen afspraakopties moet zitten, in. Hiermee voorkomt u dat een patiënt veel opties te zien krijgt in een periode waarin hij of zij niet kan (zoals 8 opties op 1 dag). Binnen hoeveel dagen mag de afspraak plaatsvinden Dit geeft minimale termijn aan tot aan de eerstvolgende afspraakoptie. Zo kunt u voorkomen dat patiënten op te korte termijn afspraken maken. Dagen afzeglimiet Houdt in tot hoeveel dagen van te voren de patiënt via de webagenda mag afzeggen. Verwijderen bij afzegging binnen 2 uur Als dit aanstaat, zal de afspraak bij afzegging door de patiënt via de webagenda geheel verwijderd worden uit de agenda. De afspraak wordt dus niet gewoon op afgezegd gezet. Dit geldt overigens alleen indien de afspraak korter dan 2 uur geleden gemaakt is door de patiënt. Aantal maanden sinds laatste controle Hiermee stelt u het minimaal aantal maanden in, dat moet zijn verstreken, voordat de patiënt een nieuwe controle-afspraak kan maken. Er wordt gecheckt op meest recente controle-afspraken, ook in de toekomst. Laat u dit leeg, dan kan een patiënt zelf bepalen hoeveel dagen na de meest recente controle-afspraak hij of zij een nieuwe controle-afspraak wil maken. Backup Hier vindt u een optie om automatisch back-ups te laten maken. Deze back-ups worden opgeslagen in de Oase-map op uw server. Deze optie vervangt niet uw bestaande back-upmethodes en kunnen alleen na overleg met VST Software gebruikt worden. COV-via server Gebruik deze optie wanner het niet mogelijk is om elk werkstation van een Vecozo systeemcertificaat te voorzien. De communicatieserver zal dan als tussenstation fungeren en alle COV-bevragingen uitvoeren, waardoor er alleen op de computer waarop de communicatieserver draait een Vecozo systeemcertificaat nodig is. PROGRAMMA-UPDATE Hiermee kunt u, indien beschikbaar, de nieuwste versie van Oase downloaden. Doe dit niet voordat u bericht hebt gekregen dat er een nieuwe versie beschikbaar is. IMPORTEER ALLE DATA Pagina 256 van 293

257 Deze optie, alleen voor systeembeheerders, importeert alle gegevens vanuit eerder door het programma aangemaakte CSV-bestanden (Zie exporteer alle data ) naar de database. Dit kan gebruikt worden om gegevens van de ene naar de andere database te kopiëren. EXPORTEER ALLE DATA Deze optie, alleen voor systeembeheerders, exporteert alle gegevens uit de database naar CSVbestanden. Dit is vooral bedoeld voor support- en back-updoeleinden, wanneer dat niet zelf door uw SQL-server verzorgd wordt. Alleen medewerkers van VST kunnen een dergelijke back-up terugzetten. ADMINISTRATIES Als u meerdere (boekhoud)administraties gebruikt, kunt u deze hier een naam geven. GEBRUIKERS U vindt hier een overzicht van de diverse gebruikers en groepen. U kunt hier verschillende gebruikers en hun wachtwoord en privileges instellen. U kunt met nieuw een nieuwe gebruiker aanmaken. Voer een gebruikerscode in, en verbind deze desgewenst aan een groep. Er is een aantal voorgedefinieerde groepen beschikbaar met de meest gebruikelijke privileges. Kies de gewenste groep uit de eerste kolom Gebruikerscode. Bij het adres is het mogelijk om een naam te gebruiken die ontvangers van van deze gebruiker te zien krijgen. Bijvoorbeeld Tandartspraktijk01<tandartspraktijk01@xs4all.nl>" in plaats van alleen tandartspraktijk01@xs4all.nl zorgt ervoor dat de ontvanger " Tandartspraktijk01" te zien krijgt. U kunt een bestaande gebruiker inactief maken door het vinkje Archief aan te klikken. De gegevens blijven dan wel in het systeem staan, maar er kan niet meer onder die naam ingelogd worden. Pagina 257 van 293

258 Klikt u het vinkje Systeembeheerder aan, dan krijgt deze gebruiker alle rechten. Wilt u specifieke rechten definiëren voor deze gebruiker, vink dit blokje dan niet aan. Ga naar het tabblad Onderdelen bij de gebruikerskaart om de specifieke rechten toe te kennen. Bij het aanpassen van gebruikersprivileges worden, bij een klik in de kolom "Raadplegen", alle achterliggende privileges aanof uitgezet. Het groene vinkje zorgt ervoor dat alle velden aangevinkt staan; met het rode symbooltje kunt u alles uitvinken. Het kan handig zijn om alles eerst aan te vinken en daarna de bij de functies waar u de toegang wilt beperken het vinkje weg te halen. Door het zetten van een vinkje bij Geluid bij nieuw bericht, kunt u een geluidssignaal krijgen als u een nieuw Oasebericht ontvangt. Er kan per gebruiker aangegeven worden of de stopwatch in de behandelkaart geluid maakt. Is dit gewenst, vink dan Geluid bij stopwatch aan. Bij het tabblad Extra privileges kunt u instellen of deze gebruiker(sgroep) het recht heeft om de omzet van alle medewerkers te zien. Gekoppelde medewerker geeft de mogelijkheid om 1 medewerker te definiëren van wie deze gebruiker de omzet mag zien, zoals de gebruiker zelf. (Dit heeft alleen zin als de groep, waartoe de medewerker behoort, niet al de omzet van alle medewerkers mag zien.) Voeg hier een medewerkersnaam toe, en zet dan in het tabblad (van de gebruikersgroep) Extra privileges het vinkje van Omzet alle medewerkers uit. Zie onderstaand voorbeeld: Tandarts Jan hoort bij de tandartsgroep. Deze groep mag niet de omzet van alle medewerkers zien: Pagina 258 van 293

259 maar tandarts Jan kan wel zijn eigen omzet zien: LOGBOEK Het logboek houdt voor test- en supportdoeleinden belangrijke programma-acties bij. Het logboek is informatie voor systeembeheer. Hier bevindt zich een verzendknop; het kan voorkomen dat u gevraagd wordt een geselecteerd logbestand met deze knop naar VST te zenden. MELDINGEN U ziet hier een overzicht van de meldingen (interne berichten) in Oase. U kunt hier alleen de meldingen inzien, maar geen nieuwe meldingen maken. Nieuwe meldingen maken doet u door middel van het gele berichtenvelletje rechtsboven in uw scherm. Bijvoorbeeld bij patiënten die een behandelplan voor bijzondere tandheelkunde hebben, wordt op de behandelkaart een melding getoond als de machtiging overschreden wordt. ETIKETDEFINITIES Pagina 259 van 293

260 Hier kunt u instellen hoe u (NAW-)gegevens op uw etiketten wilt hebben. U kiest hier het aantal rijen en kolommen, en de marges in mm. Deze etiketdefinitie(s) kunt u gebruiken bij het aanmaken van etiketten en (controle)oproepen. AFSPRAAKCODES Hier kunt u de afspraakcodes definiëren, en deze een omschrijving met een standaard tekst, standaardduur en een kleuraanduiding meegeven. U kunt een nieuwe afspraakcode aanmaken door op nieuw te klikken. U kunt zelf een code(naam), kleur en omschrijving toevoegen. De kleur wordt in de agenda weergegeven bij de afspraak van de patiënt met die afspraakcodedefinitie. Ook kunt u aangeven wat de standaardduur is van deze afspraakcode. Vervolgens kunt u bij de kolom Categorie aangeven wat voor soort afspraakcode het betreft; Afspraak of Agenda. Deze laatste categorie is bedoeld voor afspraken, die niet direct met een (te vergoeden) patiëntafspraak te maken hebben (waar geen patiënt aan te koppelen is), zoals vergaderingen, besprekingen met vertegenwoordigers en verlof. Ten slotte kunt u nog aangeven - of de afspraakcode een periodieke controle betreft. Vinkt u een afspraakcode van een periodieke controle aan, dan heeft dit tot gevolg dat het oproepsysteem op de juiste wijze functioneert. - Mag in webagenda. Het aanvinken hiervan heeft tot gevolg dat de afspraakcode beschikbaar is voor de webagenda. Sla een nieuwe code op met het groene vinkje. AFWIJKENDE TARIEVEN Hier kunt u de afwijkende tarieven opnemen. In het kader van prestatiecodes en verzwaring kunt u deze hier definiëren en een procentuele verhoging toekennen. Pagina 260 van 293

261 AW BZ-CATEGORIEËN Hier staan de AWBZ-categorieën gedefinieerd. In de omschrijving van een behandelcode wordt naar deze lijst verwezen. Zie hierover Behandelcodes. AW BZ-INSTELLINGEN Voeg hier de AWBZ-instellingen toe waar patiënten kunnen verblijven. Gebruik voor de NAWgegevens de adressering die nodig is voor het versturen van facturen. Het veld Zorgkantoor wordt overgenomen in het veld Debiteur bij een patiënt van deze AWBZinstelling als u op het het vakje AWBZ aanvinkt en deze instelling selecteert. Prestatiecode 5 min tarief en Prestatiecode narcosetarief bevatten de tarieven voor deze prestatiecodes. Deze tarieven worden gebruikt om het uurtarief te bepalen van een consult. Vul bij beide het tarief in dat voor 5 minuten geldt. Als bij Praktijken deze tarieven ook zijn ingevuld, dan gaan de bij AWBZ-instellingen ingevulde tarieven voor. BEHANDELCODES Voer hier de gegevens van de behandelcodes in, of kies voor de knop Behandelcodes in de hoofdbalk. Zie verder Behandelcodes. CENTRUMINDICATIE Hier kunt u de centrumindicaties voor centra voor bijzondere tandheelkunde definiëren, met de standaard eigenbijdrageregeling en voorloopcodes (voor de declaratie bij de verzekeraars). CREDITEUREN Voer hier de gegevens van de crediteuren in. In de lijst van crediteuren staan ook automatisch de medewerkers, omdat zij bij interne facturering ook crediteuren zijn. U kunt met nieuw een nieuwe crediteur aanmaken. Is de crediteur een laboratorium, vink dan het veld Laboratorium aan. Pagina 261 van 293

262 De crediteur kan dan worden geselecteerd bij het tabblad Techniek van Patiënten, in de kolom Laboratorium. Tabblad Ingekomen facturen Hier ziet u een overzicht van de ingekomen facturen van deze crediteur. Wilt u wijzigingen aanbrengen, dubbelklik dan op de regel met de betreffende factuur. U krijgt dan de kaart van die factuur te zien, waar u wijzigingen kunt aanbrengen. Tabblad overig Dit tabblad is nuttig voor onder andere de interne facturering van medewerkers. U kunt hier de gegevens invoeren, die bij de interne facturering nodig zijn. Belangrijke velden zijn bankrekeningnummer, betaaltermijn en of er sprake is van automatische incasso. Zonder deze gegevens worden functies, zoals internetbankieren vanuit ingekomen facturen, beperkt. Pagina 262 van 293

263 Het veld Type is een vrij veld; u kunt dit hier invoeren wat u nuttig vindt, zoals het type medewerker (tandarts, mondhygiëniste) of een andere, voor uw organisatie handige, code. U kunt hiermee bijvoorbeeld onderscheid maken tussen verschillende groepen crediteuren, zoals al dan niet omzetgerelateerde crediteuren. Een ander voorbeeld is om te markeren welke crediteuren een kerstkaart moeten krijgen. Het veld HL7Naam wordt alleen gebruikt als er een koppeling van Oase aan het ziekenhuissysteem aanwezig is. DIAGNOSECODES Hier kunt u de diagnoseformulieren opmaken en inrichten. Gebruik het veld Categorie om de verschillende soorten diagnoses te onderscheiden, en het veld Nummer om de volgorde ervan vast te leggen. Hiermee worden de verschillende gewenste diagnoselijsten gegenereerd, die bij de patiëntenkaart ingevuld/aangevinkt worden. DISCIPLINES Bij medewerkers kunt u via een dropdownlijst aangeven welke discipline(s) bij hen hoort (onder het tabblad Medewerkers / fte). Bij Patiënten kunt u de discipline aangeven bij Behandelgegevens boven in het het Bewerkscherm. U kunt hier nieuwe disciplines aan de dropdownlijst toevoegen of bestaande disciplines aanpassen. Is er bij een patiënt of bij een medewerker een discipline ingevoerd, dan kunt u bij afspraken, consulten en patiënten aangeven welke discipline het betreft. EXTERNE ADRESSEN De adressen die u hier toevoegt kunt u gebruiken voor verwijzers, huis(tand)artsen en dergelijke. U kunt hier ook de naam van een instelling en/of een afdeling aangeven. Bij het veld Categorie kunt u aangeven tot welke categorie de ingevoerde persoon behoort. Pagina 263 van 293

264 In het brievenscherm van de patiënteninformatie (onder de knop Brieven in het behandelscherm van een patiënt) filtert Oase dan op deze categorie. Zo komt bijvoorbeeld een apotheker niet terug bij de lijst van doorverwijzers of huis(tand)artsen. INDICATIE BEHANDELING U ziet hier een lijst met indicaties, waaraan u zelf indicaties kunt toevoegen. De ingevoerde indicaties kunt u in de prestatiekaart van de patiënt aangeven. LOCATIE Pagina 264 van 293

265 Hier kunt u de gebruikte locatiecodes definiëren en een omschrijving geven. Dit onderdeel kunt u gebruiken om aan te geven waar een patiënt binnen een AWBZ-instelling verblijft. MATERIALEN In deze lijst bevinden zich de ingevoerde materialen. U kunt hier zelf wijzigingen en toevoegingen aanbrengen. U kunt de kleurweergave kiezen, behalve van de categorie Restauratie. De materialen uit de categorie Restauratie zijn voorgedefinieerd in Oase, en niet te wijzigen door de gebruiker. MEDEW ERKERS Voer hier de gegevens van de medewerkers in, of kies voor de knop Medewerkers in de hoofdbalk. Zie verder Medewerkers. OVERIGE DEBITEUREN U kunt hier de gegevens van alle debiteuren, die geen patiënt zijn, invoeren. Zo kunt u de patiënten scheiden van de overige debiteuren. PATIËNTTYPES Hier kunt u verschillende patiënttypes (bv prothese) definiëren, die u in de patiëntenkaart dan kunt kiezen. In de patiëntenlijst kunt u hier vervolgens op filteren. STANDAARDPLANNEN Hier kunnen standaardplannen gedefinieerd worden, die u als basis kunt kiezen bij het aanmaken van nieuwe behandelplannen. U gebruikt deze standaardplannen bij veel voorkomende standaard behandelingen. U kunt dan voordefiniëren hoe een standaardplan is samengesteld. Pagina 265 van 293

266 U kunt zelf een nieuw standaardplan toevoegen aan de lijst, door op Nieuw te klikken. Voer een code in naar eigen keuze. Kies een categorie waaronder het behandelplan valt. Bij Tijd vult u de behandeltijd in en bij Tijd AA de anesthesietijd. Vervolgens kunt u bij het subtabblad Prestaties de gewenste prestaties toevoegen. Voor iedere prestatie klikt u op Nieuw op dit subtabblad en voegt u de prestatie toe uit de lijst met behandelcodes. U kunt hier velden in een aantal kolommen invullen of wijzigen: Element (elementnummer), Vlakken, Soort, Aantal, Techniekkosten, Eigen techniek en Materiaal. De ingevoerde informatie geldt alleen voor dit standaardplan. De overige kolommen zijn ter informatie; deze kunt u hier niet aanpassen. Eventuele wijzigingen in een standaardplan worden alleen doorgevoerd in nieuwe plannen bij een patiënt. Wijzigingen worden dus niet verwerkt in reeds aanwezige plannen bij patiënten. Sla de ingevoerde gegevens op door op de groene vinkjes te klikken. STANDAARDTEKSTEN Pagina 266 van 293

267 Hier kunnen standaardteksten gedefinieerd worden, die u bij verschillende tekstvelden kunt kiezen via het T knopje (bv bij behandelnotities, memo s, consultomschrijvingen). Ook kunt u vanuit die tekstvelden via een T knopje een net ingevulde tekst toevoegen aan de standaardtekstenlijst. UITSCHRIJFREDEN Bij Patiënten in het tabblad Overig kunt u aangeven wanneer en waarom een patiënt zich uitschrijft bij de velden Uitschrijfdatum en Reden. De reden kunt u daar selecteren uit een dropdownlijst. U kunt hier nieuwe redenen aan de dropdownlijst toevoegen of bestaande redenen aanpassen. VERZEKERAARS Voer hier de gegevens van de verzekeraars in, of kies voor de knop Verzekeraars in de hoofdbalk. Zie verder Verzekeraars. VRIJE DAGEN Voer hier de algemene vrije dagen in die voor alle medewerkers gelden. De werkroosters van alle artsen zullen deze dagen dan automatisch overslaan. In de kalender linksboven in de agenda zijn de vrije dagen als oranje blokje zichtbaar. PRAKTIJKEN U kunt hier de instelling per praktijk invoeren, als u meerdere praktijken beheert via Oase. Voer hier per praktijk de gegevens van de praktijken in. Het betreft het aantal stoelen, en de kleurcode waarmee de stoel in de agenda wordt aangegeven. Pagina 267 van 293

268 Bij het adres is het mogelijk om een naam te gebruiken die ontvangers van te zien krijgen. Bijvoorbeeld in plaats van alleen zorgt ervoor dat de ontvanger " Tandartspraktijk01" te zien krijgt. De AGB-instellingscode wordt gebruikt bij digitale declaraties, wanneer u declareert onder een instellingscode en meerdere praktijken beheert. Het veld Telefoon is toegevoegd om te gebruiken bij het verzenden van oproep-sms-en, als er geen vaste behandelaar is ingevuld bij de patiënt. U kunt bij Agenda regelinterval in ( ) min per praktijk het regelinterval van de agendaweergave instellen. Deze instelling negeert dan de algemene instelling van de agenda bij Beheer / Instellingen / Agenda. Als er bij Medewerker een andere instelling wordt gekozen, dan dan gaat de medewerkersinstelling voor. Prestatiecode 5 min tarief en Prestatiecode narcosetarief bevatten de tarieven voor deze prestatiecodes. Deze tarieven worden gebruikt om het uurtarief te bepalen van een consult. Vul bij beide het tarief in dat voor 5 minuten geldt. Als bij AWBZ-instellingen deze tarieven ook zijn ingevuld, dan gaan de bij AWBZ-instellingen ingevulde tarieven voor. EXTRA / COV-CHECK EN UZI-CHECK PER GROEP Oase biedt de mogelijkheid om COV- en UZI-checks in groepen te doen op basis van afspraakdatum en controledatum. Pagina 268 van 293

269 Kies voor één van beide opties, en bovenstaand scherm verschijnt. U ziet hierin de patiëntgegevens van de patiënten die vandaag een afspraak hebben. U kunt de afspraakdatum onderin het scherm aanpassen. Eventueel kunt u hier aan toevoegen een selectie van patiënten die op een bepaalde datum of in een bepaalde periode een controle zouden moeten krijgen. Oase gaat hierbij na of in het veld Volgende controle van het tabblad Overig in de Bewerkmodus is ingevuld met een datum of periode. Het is mogelijk om op praktijk te selecteren met behulp van de dropdownlijst bij het veld Praktijk. Pagina 269 van 293

270 Zet u een vinkje aan bij het veld Naam overnemen, dan neemt Oase de naamsgegevens over van de check. Klikt u op de knop Check, dan wordt de COV- of UZI-check uitgevoerd. U kunt dan desgewenst een print maken van de lijst met resultaten met de knop Afdrukken. EXTRA / STATISTIEKEN Hier kunt u grafieken met managementinformatie zien, waarbij u jaar, praktijk en medewerker kunt selecteren. Met het printericoontje midden bovenin het scherm kunt u de managementinformatie printen. Deze functie is alleen beschikbaar voor gebruikers met systeembeheerrechten. EXTRA / VERW ERK INGEKOMEN U kunt hier uw ingekomen mail verwerken. U dient daarvoor wel eerst bij Beheer / Instellingen / Communicatie-instellingen uw mailserver, inlognaam en wachtwoord in te voeren. Pagina 270 van 293

271 U kunt hier aangeven bij welke patiënt een hoort, of een verwijderen. Oase herkent de patiënt automatisch, indien het adres van de afzender bij de patiëntkaart is ingevuld. U kunt op de volgende manier de lijst verwerken, en bijhouden of een mail afgehandeld is of niet. Klik op de kolom Fiat. Het klikken op de Fiatkolom kan 2 gevolgen hebben. Is er wel een patiënt geselecteerd (in de kolom Patiënt staat een patiëntnaam), dan verschijnt er een vinkje in de kolom Fiat. Is er geen patiënt geselecteerd (in de kolom Patiënt staat <kies patiënt>), dan verschijnt er een kruisje in de kolom Fiat. Klikken op Verwerken heeft nu de volgende gevolgen: 1. Alle s met een groen vinkje in de Fiat kolom verhuizen naar de patiëntkaart; 2. Alle s met een oranje kruisje in de Fiat kolom worden verwijderd uit de lijst. Als er in de kolom Patiënt een patiënt gekozen staat, en u wilt de aan een andere patiënt koppelen of verwijderen, doe dan het volgende. Klik op het uitklapveld van de patiënt, en daarna op het rode kruisje om het veld leeg te maken. Pagina 271 van 293

272 U kunt nu een andere patiënt selecteren, of in de Fiat -kolom klikken om een oranje kruisje te krijgen, zodat u de weer kunt verwijderen. De knop Open kunt u gebruiken om de geselecteerde mail met de bijlagen te bekijken. EXTRA / OVERZICHT VERZONDEN SMS / Oase biedt de mogelijkheid om na te kijken welke sms jes en s er zijn verzonden. U kunt hier desgewenst van de zoekfunctie gebruik maken. EXTRA / OVERZICHT AFSPRAAKWIJZIGINGEN Dit scherm geeft een overzicht van alle in het verleden ingevoerde en gewijzigde afspraken van alle patiënten. U kunt deze lijst doorzoeken en filteren op diverse categorieën en combinaties hiervan. Met de rechtermuisknop kunt u een selectie verwijderen en zo het veld weer leeg maken. Bij de categorie Actie is een selectie op grond van Conflict mogelijk. Deze categorie houdt in dat er op een bepaalde datum en tijd door verschillende medewerkers gelijktijdig een afspraak is gemaakt. Oase geeft hiervan op dat moment een melding aan de medewerker die als laatste een afspraak wilde Pagina 272 van 293

273 plannen. Deze medewerker kan dan op dat moment de (vergeefs) gemaakte afspraak wijzigen naar een ander(e) datum of tijdstip. EXTRA / ACTIVEER PATIENTAANMELDING Hiermee kan een patiënt met een QR-code op een uitgeprint afspraakkaartje zich aanmelden. Een barcodelezer op een baliecomputer, waar activeer patientaanmelding is aangezet, leest dan de QRcode af. Vervolgens zet Oase de patiënt op status wachtkamer. EXTRA / W ERKSCHEMA S Dit scherm dient om een goed overzicht te krijgen van de bezetting van stoelen en van de roosters van medewerkers. Alle werkschema s kunt u hier tegelijk bekijken en bewerken. U ziet bij het openen van dit scherm alle bezette stoelen van alle medewerkers in één overzicht. Zijn er meerdere medewerkers tegelijk op 1 stoel geroosterd, dan wordt er een waarschuwingsteken in de vorm van een wit uitroepteken tegen een rode achtergrond getoond. Pagina 273 van 293

274 U kunt linksboven de weergave van het scherm filteren op periode, medewerkers en stoelen onder de velden van Filter. Onder Toon kunt u de selectie aanpassen op de volgende manier. Bij het aanvinken van: Lege stoelen: worden de lege stoelen ook getoond, waar geen werkrooster voor is. Zo heeft u een goed overzicht over de bezetting van de stoelen, waarmee u de bezettingsgraad kunt optimaliseren. Vrije dagen: de dagen waarop de medewerkers normaal gesproken wel waren ingeroosterd, maar waarvan expliciet is aangegeven dat er een vrije dag is. Vrije dagen kunt u op de volgende manieren aangeven: - in het werkschema bij de medewerker als verlofdag aanmerken, te zien aan het vlaggetje achter de datum - onder Beheer / Vrije dagen aangeven. Pagina 274 van 293

275 Medewerker kleur: wordt op de achtergrond van de medewerkersnaam de medewerkerskleur getoond. Afspraakcode kleur: wordt de kleur van de afspraakcode op de achtergrond van de tijdvakken getoond. Stoel kleur: wordt de kleur van de stoel op de achtergrond van de praktijk- en stoelaanduiding getoond. Aan de rechterkant van het scherm kunt u wijzigingen van de roosters invoeren. Selecteer een medewerker in het scherm door een medewerker aan te klikken in het rooster, of via de dropdownlijst rechtsonder. Kiest u een medewerker in het rooster, dan ziet u dit door een rode omkadering; de naam van de medewerker, de dag en de stoel verschijnt in het scherm rechtonder. Ook verschijnt het geselecteerde dagrooster. In het voorbeeld hieronder is gekozen voor het alleen tonen van Jan Tandarts in het filter linksboven. Vervolgens is 12 maart geselecteerd door op die dag te klikken. De kolom rechts toont dan het geselecteerde dagrooster, de dag, stoel en de medewerker. U heeft nu de volgende opties: Voor die dag een ander dagrooster kiezen. Klik dan in de dropdownlijst met de dagroosters rechtsboven. Selecteer de juiste dagrooster en klik op het groene vinkje. Pagina 275 van 293

276 Op de geselecteerde dag wordt nu het gewijzigde dagrooster ingevoerd. Een dagrooster van een medewerker aanpassen. Kies een dag waarop het aan te passen dagrooster wordt gebruikt. In het voorbeeld is dit Dagrooster B, dat bij de medewerker op vrijdagen gebruikt wordt. Pagina 276 van 293

277 Pas het rooster naar wens aan. Gebruik daarvoor desgewenst de dropdownlijsten van de afspraakcode en secundaire medewerker. In het voorbeeld hieronder zijn twee tijdsperiodes aan het werkschema toegevoegd. Pagina 277 van 293

278 Klik dan op het groende vinkje. Alle dagen van de medewerker met het aangepaste dagrooster worden nu veranderd conform de aangebrachte wijzigingen. Wilt u het dagrooster van één dag aanpassen, die alleen voor die dag geldt, dan moet u een nieuw dagrooster maken. Dat nieuwe dagrooster kunt u dan toekennen aan die ene dag. Een ander dagrooster kiezen op een bepaalde dag Kies de medewerker en de dag waarop u een ander rooster wilt kiezen. Kies dan het dagrooster dat u op die dag, bij die medewerker, wilt invoegen, en klik op het groene vinkje. In het voorbeeld hieronder is op 19 maart bij medewerker Jan Tandarts als afwijkend dagrooster voor Dagrooster D gekozen. Het afwijkende dagrooster geldt alleen op de gekozen dag. Pagina 278 van 293

279 Diverse functies. Klik met de rechter muisknop op een plek in het rooster voor de volgende opties: Wilt u een bepaald dagrooster van een medewerker kopiëren naar andere dagen, dan heeft u de volgende opties: kopiëren naar alle dezelfde weekdagen van het lopende jaar, naar dezelfde weekdag om de week, om de 2 weken en om de 3 weken. Afwijkende schema s dient u handmatig in te voeren. U kunt met de optie Verwijderen het werkschema van een specifieke dag van een medewerker verwijderen, of van alle dezelfde weekdagen in het lopende jaar. Afwijkende schema s dient u handmatig te wijzigen. Ook kunt u hier vrije dagen invoeren voor de geselecteerde medewerker of voor alle medewerkers. Pagina 279 van 293

280 X. OVERZICHTEN (ALGEMEEN) Het printerknopje in de subknoppenbalk van de verschillende programmaonderdelen stelt u in staat om overzichten te genereren. Kies eerst bij stap 1 het soort overzicht. Maak vervolgens een selectie: vult u niets in, dan worden gegevens uit alle kaarten getoond. U kunt gegevens selecteren vanaf (eerste kolom), tot en met (tweede kolom) en tussen (beide kolommen) bepaalde alfabetische of numerieke waarden. Het vinkje in de kolom Sorteren zorgt ervoor dat gegevens gesorteerd en gegroepeerd (indien van toepassing met subtotalen) getoond worden. De gegevens die u kunt gebruiken om te selecteren (bij stap 2) variëren met het soort overzicht dat u kiest (bij stap 1). In principe kunt u de meest belangrijke data vinden in het scherm dat u ziet als u Selectie aanklikt. Kunt u uw selectiecriterium niet vinden, klik dan Uitgebreide selectie aan. Alleen dan worden alle gegevens getoond. Pagina 280 van 293

281 Door het vinkje uitsluiten kunt u betreffende gegevens juist niet selecteren maar als enige uitsluiten. Het is van belang om goed na te denken over de manier waarop een groep is gedefinieerd, en de manier waarop u deze criteria in de selectie kunt aanbrengen. Hebt u te veel geselecteerd, en wilt u het geselecteerde weghalen, gebruik dan de Delete -knop. Kies vervolgens bij stap 3 waar u de overzichten wilt hebben: op uw beeldscherm, in een bestand, in een mail of als uitdraai op de printer. U kunt bij een overzicht in een bestand het bestandformaat kiezen: Bij een deel van de overzichten op het scherm kunt u bovenin de optie grafiek kiezen, om de gegevens in een diagram weergegeven te zien. Bij het maken van een overzicht kan het resultaat niet als bestand worden opgeslagen; de individuele documenten worden bij de kaart opgeslagen. Voorbeeld van een selectie We maken een overzicht van alle patiënten die in een bepaalde week bij een bepaalde zorgverlener een afspraak hebben. Dit doen we als volgt. We maken een selectie van patiënten van een arts door bij Patiënten de arts aan te geven: Pagina 281 van 293

282 Zo krijgt u alleen de patiënten van deze arts. Nu moeten we alle patiënten selecteren die een afspraak hebben in een bepaalde week. We hebben het tabblad Afspraken ter beschikking. Hier vult u de begin- en einddatum van de betreffende week in. Als u nu op Start overzicht klikt krijgt u een overzicht van patiënten die in een bepaalde week bij een bepaalde arts een afspraak hebben. U kunt in dit overzicht een patiënt aanklikken, waarna u naar de kaart van die patiënt gaat. Pagina 282 van 293

283 Bij overzichten vindt u over het algemeen een aantal knoppen bovenaan het scherm. Er is een aantal overzichten, die u bij stap 1 kunt kiezen, dat speciale aandacht nodig heeft. Etiketten (contactpersonen) U kunt etiketten printen met de adresgegevens van de patiënten. Wanneer u Start overzicht aanklikt, krijgt u de mogelijkheid de gewenste indeling te maken. U kunt het aantal kolommen en rijen definiëren, en de marges in mm. U kunt deze instelling opslaan, zodat u deze voor een volgende serie etiketten kunt hergebruiken. Bij patiënten is er een extra optie Gezinshoofd. Als u dit aanvinkt worden alleen etiketten voor gezinshoofden geselecteerd. Een gezinshoofd is in dit verband de oudste persoon op een adres met een mapstatus Lopend die niet meer dat een jaar geleden voor het laatste is geweest. U kunt dit gebruiken om te voorkomen dat bij een mailing alle personen op één adres een exemplaar krijgen. Document-sjabloon Hierbij dient u een vooraf gemaakt sjabloon te kiezen (zie Sjablonen). Op basis van deze sjabloon worden dan vervolgens documenten gemaakt waarbij elke kaart een nieuwe pagina begint. Deze optie is bedoeld voor brieven en dergelijke. Bij patiënten is ook hier de optie Gezinshoofd beschikbaar. Lijst-sjabloon Hetzelfde als een document-sjabloon, met dit verschil dat er voor een volgende kaart geen nieuwe pagina genomen wordt. Deze optie is bedoeld om overzichtslijsten mee te maken. Eigen overzicht. NB. Voor de meeste gebruikers is het lastig om zelf (complexe) eigen overzichten en statistieken te maken. VST raadt u aan om gewenste overzichten te laten aanmaken door VST, en als standaard overzicht in uw systeem op te laten nemen. Deze optie is bedoeld om snel een kolommenoverzicht te maken. In het selectie scherm kunt u bovenin een zelf gedefinieerd overzicht kiezen, bewerken, of een nieuwe maken. Bij het bewerken of nieuw maken, krijgt u het volgende scherm te zien: Pagina 283 van 293

284 o o De linker kolom bevat de beschikbare velden. In de tweede kolom komen de af te drukken velden te staan, de derde kolom bevat de velden waarvoor subtotalen getoond zullen worden als er getal velden (velden met als inhoud een getal) afgedrukt worden. Door dubbelklikken, of klikken op de pijl rechts wordt een veld in de volgende kolom gezet. Als u rechts klikt op een veld in de eerste kolom verschijnt een menu met speciale opties voor een veld: Sum (optellen), AVG (gemiddelde), COUNT (aantal), Week (weeknummer van een datumveld), Month (Maand van een datumveld) en Year (jaar van een datumveld). o In de eerste kolom kunt u meerdere velden tegelijk selecteren door de Ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl u op een veld klikt. Als u meerdere velden geselecteerd hebt kunt u met een klik op de pijl naar rechts een menu krijgen met de opties om rekenkundige bewerkingen toe te passen. Dit kan gebruikt worden om bijvoorbeeld stuks x stuksprijs in één kolom te krijgen Pagina 284 van 293

285 o o o Als u in de 2 e kolom rechts klikt op een veld kunt u daarvan de kolomtitel en -breedte instellen. Bovenin dient u het overzicht een naam te geven, zijn er knoppen om de gegevens te im- en exporteren en kunt u kiezen wat voor type grafiek er gemaakt moet worden. Dat laatste werkt alleen als er zinnige gegevens in het overzicht komen waarvan een grafiek gemaakt kan worden Onderin construeert het programma zelf het SQL-commando dat uitgevoerd zal worden bij het maken van het overzicht. U kunt hierin zelf wijzigingen aanbrengen maar we raden het af dat te doen als u geen gedegen kennis van SQL hebt Statistieken Dit lijkt in opzet veel op de eigen overzichten. Ook hier bevat de linker kolom de beschikbare velden die door dubbelklikken, of klikken op de pijl rechts in de rechterlijst worden gezet. U kunt bij Optellen aangeven of er aantal moeten worden geteld, of dat een getalveld moet worden opgeteld. Rechts onderin ziet u weer het SQL-commando dat het programma genereert Pagina 285 van 293

286 XI. FACTUREREN Om te factureren kiest u voor de knop Overzichten onder Patiënt. Zie voor algemene informatie over het maken van overzichten het hoofdstuk Overzichten (algemeen). Kies bij Stap 1: Genereer facturen. Kies dan of u Verzekeraars en/of Patiënten wilt factureren, of een bestand voor uw factoringbedrijf wilt maken, en vink dit aan. Klik de opties aan en uit naar wens. Als er meerdere factuursjablonen bestaan, kies dan het juiste sjabloon uit de lijst. Vervolgens kunt u op de standaard manier een (uitgebreide) selectie uit de verzekeraars of patiënten, aan wie u wilt factureren. Maak desgewenst een selectie op bepaalde patiënten of activiteiten. Klik dan op Start overzicht. Oase zoekt nu zelf op welke kosten, die aan de selectiecriteria voldoen, nog niet zijn gefactureerd. U kunt het proces ook met beperktere selectiemogelijkheden laten verlopen door op de knop Factureren te klikken; hierbij wordt een lijst gegenereerd met alle te factureren behandelingen. U ziet deze knop bij de lijst met patiënten. Op deze knop staat in het rood aangegeven hoeveel patiënten gefactureerd kunnen worden. Klik op Factureren. U krijgt dan een overzicht van de te factureren items. U kunt in de lijst klikken om naar een patiëntenkaart te gaan. U moet dan wel weer opnieuw op Factureren klikken om verder te gaan. Onder de lijst vindt u een aantal selectiemogelijkheden: Pagina 286 van 293

287 U kunt voor een specifieke praktijk kiezen (geen selectie betekent alle praktijken die bij de financiële administratie horen), of een specifieke zorgverlener (geen selectie betekent alle zorgverleners). Het datumveld geeft aan tot en met welke datum de verrichtingen gefactureerd worden. Het vinkje Details bepaalt of u van een patiënt alleen het totaal wilt zien, of alle verrichtingen gespecifieerd. Rechtsonder kunt u kiezen of u deze lijst wilt afdrukken, de factureren wilt aanmaken of afbreken. Als u heeft gekozen voor Factureren zal aan het eind van het proces een scherm digitaal te declareren facturen verschijnen. U krijgt daarbij de vraag Declaratiebestanden aanmaken?. Kies Nee als u de lijst eerst wilt bekijken. U kunt later, vanuit programmaonderdeel Financieel met de oranje knop, alsnog de declaratiebestanden aanmaken. Kies Ja als u wel meteen de declaratiebestand wilt aanmaken. Na aanmaak van de declaratiebestanden zal het scherm sluiten. U kunt de aangemaakte bestanden verzenden via het webportaal van Vecozo of uw factoringservice. Declaraties voor Vecozo kunt u ook direct vanuit Oase versturen. Zie hiervoor Digitale declaraties. Als er facturen bij zitten die niet digitaal verzonden mogen worden, dan verschijnt een scherm met een of meerdere facturen. U kunt deze facturen nu printen. Breng in dit document geen wijzigingen aan! Deze worden niet opgeslagen en boekhoudkundig niet verwerkt. Wil u toch een wijziging doorvoeren? Crediteer dan de desbetreffende factuur, en breng de wijziging bij de patiëntenkaart aan. Factureer dan opnieuw. Pagina 287 van 293

288 XII. VEELGESTELDE VRAGEN Het programma loopt vast / geeft foutmeldingen Start het programma opnieuw op. Blijft het probleem zich herhalen, noteer dan de foutmelding of het probleem. Maak desgewenst een scrreenshot (met de knop Printscreen) en mail deze naar VST via de menuoptie Support boven in het Oase-scherm met een beschrijving van het probleem. Ik zie geen volledige lijst van de gegevens, maar slechts enkele items Klik nogmaals op het vergrootglas naast de zoekfunctie, of maak het zoekcriterium leeg en toets <ENTER> De documenten komen met een verkeerde lay-out uit de printer Pas de sjabloon aan. Een veel voorkomende fout in de sjabloon is een foute veldcode. Controleer of u de juiste printer hebt geselecteerd. Controleer de printerinstellingen. Mijn wijzigingen en nieuwe invoeren lijken verdwenen Druk nogmaals op het vergrootglas naast het zoekveld om de lijst te verversen. Ik kan geen wijzigingen aanbrengen U heeft wellicht niet voldoende rechten, of het veld is geblokkeerd omdat het geïmporteerd is uit de externe patiëntenadministratie (veld is dan lichtgrijs). Via Beheer Gebruikers zijn de rechten per gebruiker in te stellen. Ik krijg een melding van een verbindings-/connectionprobleem Er is iets mis met de verbinding met de server. Raadpleeg uw systeembeheerder. Is dit mogelijk om de prestaties uit het het linker prestatielijst vlak op elementniveau weer te geven? Zoek in de behandelcodekaartenbak de prestatie en zet dan rechtsonder in dat kaartje het vinkje Toon bij bewerk element aan. Pagina 288 van 293

289 Alle prestatiecodes, waarbij dat vinkje aanstaat, worden dan aangeboden in het oppopscherm bij een element. U kunt daar dan op linksklikken om deze te selecteren, en rechtsklikken om uit te zetten (en bv 2x klikken als u een code 2x wilt). Hoe kan ik AWBZ-patiënten invoeren? De te volgen route is: Eenmalig: - Zorg ervoor dat u de AWBZ-instellingen hebt ingevoerd (via Beheer AWBZ-instellingen) en hierbij aangeeft wat het bijbehorende zorgkantoor is. - Markeer de patiënt als AWBZ-patiënt door op het hoofdscherm van de patiëntenkaart het veld AWBZ aan te vinken en een AWBZ-instelling te kiezen. - Vul bij de praktijk of de AWBZ-instelling de velden voor de prestatiecode voor het te gebruiken 5- minutentarief in. - Zorg ervoor dat bij die prestatiecodes het juiste 5-minutentarief ingevuld staat op tabblad Prijzen van Behandelcodes Bij iedere patiënt: - Omdat de behandeling op tijdbasis wordt gedeclareerd, vult u de tijd in via dubbelklikken op het consult. Er opent een scherm, waar u de bestede tijd in minuten kunt invoeren. Pagina 289 van 293

290 Gebruik hiervoor niet ook nog verrichtingcodes voor bestede tijd, die u onder de knop uurtarief vindt bij de prestatielijst. - Bij het factureren worden de AWBZ-patiënten vanzelf verzameld op een factuur per AWBZ-instelling. - Voor het afdrukken van een declaratie heeft u een apart factuursjabloon nodig, dat u op aanvraag bij VST Software bv kunt verkrijgen. Pagina 290 van 293

291 Ik heb per ongeluk een factuur als PIN-betaling aangeduid, maar de factuur is contant betaald. Hoe kan ik dat corrigeren? Maak een creditfactuur aan door met de rechtermuisknop op de factuur te klikken in het behandelscherm. Klik dan op Betaal factuur. Selecteer PIN-boeking en voer het gepinde bedrag negatief in. Klik op OK. Klik vervolgens weer met de recher muisknop op Betaal factuur. Kies dan bij dagboek voor Kas en vervolgens op Ok. Pagina 291 van 293

292 De negatieve en de positieve PIN-betalingen vallen dan tegen elkaar weg, en er blijft alleen een kasboeking over. Pagina 292 van 293