Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen

Transcriptie

1 Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen ONDERZOEK DOSSIERVORMING PLAN VAN AANPAK NOVEMBER 2011

2 COLOFON De Rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Haar doel is de gemeenteraad een extra handvat te bieden zijn controlerende taak uit te voeren. Daartoe voert zij onderzoek uit op het gebied van: Doeltreffendheid: Bij dit type onderzoek wordt nagegaan of de gewenste resultaten daadwerkelijk worden bereikt Doelmatigheid Bij dergelijk onderzoek gaan we na of de gewenste resultaten worden bereikt met zo weinig mogelijk middelen (personeel, geld) Rechtmatigheid: Bij onderzoek op dit terrein staat de vraag centraal of de uitvoering plaatsvindt volgens geldende wetten en regels. Bij de uitvoering van haar onderzoeken kijkt de Rekenkamer altijd terug (wat is besloten, wat is gedaan), met als nadrukkelijk doel daarvan te kunnen leren voor de toekomst. Samenstelling: de heer A. van Ruth (voorzitter) de heer M. van Dam (lid) de heer P. de Goede (lid) De Rekenkamer wordt ambtelijk ondersteund door mevrouw J. Smink, secretaris / onderzoeker: mevrouw J. Smink De Rekenkamer wordt bij de uitvoering van dit onderzoek ondersteund door onderzoekers van Koenen, Baak en Partners Contact: Post: Postbus HG NIJMEGEN Telefoon: Website: rekenkamer@nijmegen.nl

3 Onderzoek dossiervorming: Plan van Aanpak INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding 1 2 Doel- en vraagstelling 3 3 Fasering onderzoek 4 4 Planning 8 Bijlagen: 1 Overzicht van terugkoppelingen van de Rekenkamer aan de gemeenteraad betreffende de tekortkomingen in de dossiervorming en raadsbesluiten naar aanleiding daarvan 2 Artikel uit De Gelderlander over een specifiek dossier

4 Onderzoek dossiervorming: Plan van Aanpak

5 1. INLEIDING De (verder de Rekenkamer) gaat onderzoek doen naar de kwaliteit van de (uitvoering van) het archiefbeleid. In voorliggend Plan van Aanpak geven wij op hoofdlijnen aan hoe wij dit onderzoek vorm geven. Daaraan voorafgaand gaan wij in dit eerste hoofdstuk in op de aanleiding voor het onderzoek. AANLEIDING Bij vrijwel elk onderzoek moet de Rekenkamer constateren dat de dossiers niet op orde zijn. Daarvan is regelmatig melding gemaakt in onderzoeksrapporten. Op verzoek van een raadsfractie hebben wij voor een specifiek dossier namelijk voor de uitvoering van de stadion- en huurovereenkomst die tussen gemeente en N.E.C. is afgesloten een nazorgonderzoek gedaan naar de verbeteringen in de kwaliteit van de dossiers. In enkele jaarverslagen hebben wij de dossiervorming een hardnekkig knelpunt genoemd. Naar aanleiding hiervan heeft de raad het college in het verleden meerdere opdrachten gegeven tot verbetering van de dossiervorming te komen. Het college heeft een aantal keren aangegeven hiermee aan de slag te gaan of te zijn. In bijlage 1 gaan wij uitgebreider op voorgaande constateringen in. Het probleem van de kwaliteit van de dossiervorming hebben wij eind 2010 in een gesprek onder de aandacht gebracht van de portefeuillehouder, het hoofd DIV en het hoofd Informatiebeheer. In dit gesprek is het probleem onderkend en hebben de portefeuillehouder en de aanwezige afdelingshoofden aangegeven te beginnen met het doorvoeren van verbeteringen in de subsidiedossiers. Nu wij bij ons (oriënterende) onderzoek cultural governance in het voorjaar van 2011 weer tegen incomplete dossiers aanliepen, hebben wij besloten te onderzoeken of de dossiers met betrekking tot onze eerdere onderzoeksonderwerpen nu wel op orde zijn en zo niet te wat de oorzaken hiervan zijn. Dit onderwerp scoort hoog op de criteria die wij hanteren bij het selecteren van rekenkameronderzoek. Criteria voor selectie onderzoek Belang Twijfel Score voor (uitvoering) archiefbeleid Zowel het financieel als het maatschappelijk belang is groot. Op grond van ervaringen uit eerdere onderzoeken is de twijfel aan de kwaliteit van de dossiervorming groot. 1

6 Criteria voor selectie onderzoek Risico Score voor (uitvoering) archiefbeleid Wanneer de kwaliteit van de dossiers structureel te wensen over laat, brengt dit grote risico s met zich mee. Wanneer er geen zicht is op het geheel komt de kwaliteit van besluitvorming in gevaar, is het niet ondenkbeeldig dat de gemeente voor onaangename verrassingen komt te staan en is er geen goede publieke verantwoording mogelijk. Verder wordt de controleerbaarheid van de totstandkoming en uitvoering van beleid ernstig belemmerd (zonder gesprek met betrokkenen ontstaat onvoldoende inzicht). Bovendien is slechte dossiervorming een bron van ondoelmatigheid (er moet onnodig veel tijd besteed worden aan het zoeken van stukken gedurende de voorbereiding / uitvoering van beleid en bij het doen van onderzoek). Een recent artikel in De Gelderlander maakt duidelijk dat dergelijke risico s niet ondenkbeeldig zijn (zie bijlage 2). Toegevoegde waarde De toegevoegde waarde is groot, omdat het onderwerp ook na besluitvorming van de gemeenteraad daarover - geen systematische aandacht krijgt. De jaarverslagen van de gemeentearchivaris worden door het college nog steeds niet aan de gemeenteraad aangeboden. 2

7 2. DOEL- EN VRAAGSTELLING DOEL VAN HET ONDERZOEK Goede dossiervorming is van belang voor de burger, het bestuur en de ambtelijke organisatie. Hetgeen nodig is voor een goede besluitvorming, de beleidsuitvoering en de democratische controle daarop, moet immers snel terug te vinden zijn. Als dat het geval is, kan de dossiervorming doelmatig en doeltreffend worden genoemd. In de Archiefwet, maar bijvoorbeeld ook in de Wet Openbaarheid Bestuur (Wob), zijn hiervoor regels opgenomen. Wanneer deze regels worden nageleefd, is de dossiervorming rechtmatig. Dat klinkt wellicht technisch, maar een burger die Wob-verzoek doet, wil niet worden afgescheept met de stukken zijn zoek. Een raadslid dat zijn controlerende taak wil kunnen vervullen, moet niet vastlopen in incomplete of onduidelijke dossiers. Een gemeentebestuur dat een aannemer aansprakelijk wil stellen voor schade aan een door hem gebouwde garage moet de contracten en facturen natuurlijk makkelijk terug kunnen vinden. Hoewel het probleem van de slechte kwaliteit van de dossiers al langer bekend is en onderkend wordt, is een oplossing van het probleem nog niet in zicht. Het doel van ons onderzoek is om te achterhalen waardoor dit veroorzaakt wordt, zodat daar in volgende verbetertrajecten rekening mee kan worden gehouden. CENTRALE VRAAG EN DEELVRAGEN Op basis van bovenstaande luidt de centrale vraag: Welke factoren beïnvloeden de kwaliteit van de dossiervorming? Deze centrale vraag is uitgewerkt in vijf deelvragen: Dossiervorming Wat is de kwaliteit van de dossiervorming in de praktijk? Hoe ziet het archiefbeleid eruit? Archiefbeleid Hoe is de uitvoering van het archiefbeleid georganiseerd? Welke verbetertrajecten zijn uitgevoerd? Wij richten ons in ons onderzoek op de jaren 2009, 2010 en

8 3. FASERING ONDERZOEK Dit hoofdstuk beschrijft de verschillende fasen die wij in het onderzoek doorlopen. Een aantal fasen verloopt parallel aan elkaar. Dit is te zien in onderstaand kader. Na het kader hebben wij een toelichting op de verschillende fasen opgenomen. Fasen binnen het Rekenkameronderzoek kwaliteit (uitvoering) archiefbeleid Fase 1: Dossiervorming a. Selecteren te onderzoeken dossiers b. Onderzoeken geselecteerde dossiers Fase 2: Archiefbeleid a. Bestuderen vigerende beleidskader b. Bestuderen vertaling beleid naar uitvoering c. Bestuderen verbetertrajecten Fase 3: Concretiseren normenkader Fase 4: Interviews met sleutelfiguren over (uitvoering) archiefbeleid Fase 5: Opstellen rapport van bevindingen Fase 5: Ambtelijk hoor- en wederhoor over bevindingen Fase 7: Opstellen conclusies en aanbevelingen Fase 8: Bestuurlijk hoor- en wederhoor over conclusies en aanbevelingen Fase 9: Verzending rapport aan gemeenteraad (en overige betrokkenen) Voordat wij een toelichting geven op de onderscheiden fasen binnen het onderzoek willen wij noemen dat onze secretaris in principe elke twee weken overleg voert met een door de stadscontroller aangewezen ambtelijke contactpersoon. In deze overleggen staat het bespreken van de aanpak en voortgang van het onderzoek (aan de hand van bevindingen) centraal. Vragen voor de organisatie worden uitgezet en beantwoord via de contactpersoon, tenzij daarover andere afspraken worden gemaakt. De contactpersoon verzorgt de terugkoppeling naar de organisatie, de portefeuillehouder en het college. De secretaris verzorgt de terugkoppeling naar de Rekenkamer. 4

9 FASE 1 DOSSIERVORMING Fase 1 van het onderzoek onderscheiden wij naar: a. het maken van een selectie van te onderzoeken dossiers; b. het onderzoeken van de geselecteerde dossiers. Fase 1a Selectie van dossiers Bij het beoordelen van de kwaliteit van de dossiers maken we een selectie van dossiers, waarover we in eerder onderzoek hebben geconstateerd dat deze onder de maat waren. De dossiers waarvan wij een selectie zullen onderzoeken hebben betrekking op: Rioolbeleid; Verbonden partijen; Grondexploitaties; Uitvoering stadion- en huurovereenkomst gemeente N.E.C. We laten de dossiers die betrekking hebben op subsidies 1 buiten beschouwing. We hebben daarvoor twee redenen. Ten eerste hebben we zelf dit voorjaar in ons onderzoek cultural governance geconstateerd dat de dossiers van de grote culturele instellingen verre van compleet waren voor de jaren 2010 en Ten tweede heeft de archiefinspectie in de zomer van 2011 de kwaliteit van 80 subsidiedossiers over de periode 2006 tot en met 2008 onderzocht. Het is de planning van de archiefinspectie in 2012 nog eens een groot aantal subsidiedossiers te onderzoeken voor de jaren 2009 tot en met Wij zullen de bevindingen van de archiefinspectie wel meenemen in ons rapport. Mocht de archiefinspectie overigens in 2012 geen aanvullend onderzoek doen naar de kwaliteit van subsidiedossiers, dan pakken wij dat alsnog zelf op. Ook in het onderzoek Park 44 hebben wij geconstateerd dat de dossiers veel te wensen overlieten. Dit project was echter op dat moment al afgerond. Het heeft geen zin meer om na te gaan of dat dossier nu wel compleet is. Fase 1b Onderzoeken van de geselecteerde dossiers In deze fase onderzoeken wij de kwaliteit van de geselecteerde dossiers. Ons uitgangspunt is dat formele en afgehandelde stukken in het formele dossier (bij DIV) opgenomen dienen te zijn. Wanneer blijkt dat stukken niet in het formele dossier zijn opgenomen, benaderen wij de betreffende programmamanager. Hij krijgt dan één week de tijd om ontbrekend materiaal alsnog aan te leveren. Op die manier kunnen wij in beeld krijgen of de onvolledigheid van de dossiers vooral een kwestie van discipline rond het afdoen van stukken is of dat de oorzaken elders gezocht moeten worden. 1 Het gaat dan om onze onderzoeken naar Mensec (2002 en 2007), Tandem (2004) en Daklozenbeleid (2010). 5

10 FASE 2 ARCHIEFBELEID In deze fase van het onderzoek bestuderen wij de relevante, in de gemeente geldende verordening, beleidskader(s) en de praktische concretisering hiervan (in de vorm van richtlijnen en instrumenten) voor dossiervorming. Stukken die wij in elk geval zullen bestuderen hebben betrekking op: het vigerende beleidskader, het gaat dan (onder andere) om: de archiefverordening en het besluit informatiebeheer; het strategisch informatieplan ; strategisch informatieplan ; de vertaling van beleid naar de uitvoering, het gaat dan (onder andere) om: jaarlijks projectplan volgend uit strategisch informatieplan voor de jaren 2009, 2010 en 2011; de werkinstructies en richtlijnen die voortvloeien uit het beleidskader; stukken met betrekking tot de verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden; de verbetertrajecten, het gaat dan (onder andere) om: stukken betreffende de verbetertrajecten zoals benoemd in enkele vergaderingen van de auditcommissie; stukken betreffende de verbetertrajecten zoals genoemd door het college in de beantwoording van de artikel 39 vragen van de Stadspartij Nijmegen Nu! met betrekking tot deze materie; stukken van de hand van de gemeentearchivaris / archiefinspecteur: jaarverslagen; halfjaarlijkse monitoringsrapportages; FASE 3 CONCRETISEREN NORMENKADER Essentieel voor elk rekenkameronderzoek is een normenkader. De bevindingen uit het onderzoek worden getoetst aan vooraf geformuleerde normen. Op die manier wordt in beeld gebracht in hoeverre sprake is van afwijkingen. In het geval er afwijkingen zijn, zijn deze afhankelijk van hun ernst of omvang aanleiding tot het doen van aanbevelingen aan de gemeenteraad. Wij maken onderscheid naar normen voor het beoordelen van de kwaliteit van de dossiers en normen voor het archiefbeleid. Wij baseren deze op de archiefwetgeving en best practice voor archivering. FASE 4 INTERVIEWS MET SLEUTELFIGUREN De bevindingen uit de fasen 1 (archiefbeleid) en 2 (uitvoering archiefbeleid) bespreken wij met een aantal sleutelfiguren. Wij denken daarbij op dit moment in elk geval aan: Portefeuillehouder; Directeur met Informatie in zijn portefeuille; Hoofd informatiebeheer; Hoofd DIV; Gemeentearchivaris en archiefinspecteur(s). 6

11 FASE 5 OPSTELLEN RAPPORT VAN BEVINDINGEN Op grond van voorgaande stappen stellen wij een rapport met bevindingen op. FASE 6 TOT EN MET 9 HOOR- EN WEDERHOOR TOT EN MET De fasen 6 tot en met 9 hebben wij hier nog niet concreet uitgewerkt. Wij passen uiteraard het beginsel van hoor- en wederhoor toe. Hoe dit er in de praktijk van dit onderzoek uitziet, bepalen wij zo snel mogelijk na de uitvoering van het onderzoek. Wij brengen de betrokkenen daarvan vroegtijdig op de hoogte. 7

12 4. PLANNING In onderstaande planning geven wij inzicht in de doorlooptijd van het onderzoek: Fase 1: Dossiervorming Fase 2: Archiefbeleid December 2011 tot en met februari 2012 Fase 3: Concretiseren normenkader Fase 4: Interviews met sleutelfiguren 2 e helft februari 2012 Fase 5: Opstellen rapport van bevindingen Maart 2012 Fase 6: Ambtelijk hoor- en wederhoor Fase 7: Opstellen conclusies en aanbevelingen nader te bepalen Fase 8: Bestuurlijk hoor- en wederhoor Fase 9: Verzending rapport 8

13 Onderzoek dossiervorming: Plan van Aanpak BIJLAGE 1 OVERZICHT VAN TERUGKOPPELINGEN VAN DE REKENKAMER AAN DE GEMEENTERAAD BETREFFENDE DE TEKORTKOMINGEN IN DE DOSSIERVORMING EN RAADSBESLUITEN NAAR AANLEIDING DAARVAN In deze bijlage hebben wij de tekst uit onderzoeksrapporten, brieven en jaarverslagen van de Rekenkamer opgenomen, voor zover daarin wordt ingegaan op de tekortkomingein in de dossiervorming. Alleen de brede terugkoppelingen zijn opgenomen. Daarin worden de onderzoeken genoemd waarin de dossiervorming eerder ook een probleem bleek. Indien aan de orde zijn ook de reactie van het college daarop en de besluiten van de gemeenteraad naar aanleiding daarvan opgenomen.

14 Onderzoek dossiervorming: Plan van Aanpak

15 Rapport Rekenkamer onderzoek verbonden partijen (2004) Wij zijn van mening dat wij te veel tijd hebben moeten besteden aan het vergaren van informatie. De dossiervorming is onvoldoende om een beeld te verkrijgen van de geldende regels en de wijze van uitvoering van die regels. In de dossiers ontbreken veelal de op dit moment geldende regels, alsmede rapportages van verbonden partijen en (de voorbereiding van) de besluitvorming hierover. Wij vinden dit een probleem, omdat het in onze ogen de sturing van verbonden partijen in de dagelijkse praktijk belemmert. Bovendien leidt gebrekkige dossiervorming naar onze mening tot inefficiëncy. Op het moment dat actie aan de orde is, kost het immers veel tijd (zoekwerk) om na te gaan wat de mogelijkheden zijn, wat eerder al dan niet is gebeurd en waarom. Wij adviseren de dossiervorming op korte termijn op orde te brengen. Wij willen hierbij opmerken dat wij ook in eerdere onderzoeken hebben geconstateerd dat de dossiervorming onvoldoende is (rioolbeleid, Tandem, grondexploitaties). Wij geven de Gemeenteraad in overweging dit probleem in een breder perspectief te bekijken, dan onderhavig onderzoek. Behalve voor een goede sturing en een efficiënte uitvoering, vinden wij dit belangrijk met het oog op de rechtmatigheidscontrole door de accountant vanaf de jaarrekening Wanneer dossiers niet op orde zijn, zal de accountant in veel gevallen niet kunnen constateren of uitvoering aan geldende regels is gegeven. Hij zal geen verklaring kunnen afgeven, omdat de onzekerheid dan te groot is (meer dan 3% van de totale lasten in de begroting). Raadsbesluiten naar aanleiding van rapport onderzoek verbonden partijen: 17 november 2004: ( ). Besluit het college op te dragen: Te zorgen dat binnen een half jaar op één centrale locatie de relevante stukken van alle verbonden partijen waar de gemeente Nijmegen in participeert voor de raad ter inzage liggen (het gaat hierbij onder meer om statuten, jaarverslagen, accountantsrapporten, begrotingen, beleidsnotities en verslagen van vergaderingen van besturen en/of aandeelhouders). 2 februari 2005: Het College te verzoeken om voor 1 maart 2005 een plan van aanpak voor de verbetering van de dossiervorming op te stellen, voor zowel de uitvoering van de motie van als voor de reeds eerder door de Rekenkamer gesignaleerde knelpunten op het gebied van de dossiervorming gemeentebreed. Jaarverslag Rekenkamer 2006 Wij ervaren bij de uitvoering van de onderzoeken dat de dossiervorming zeer te wensen over laat. Wij zijn hier in 2006 tegenaan gelopen bij het oriënterend onderzoek geldstromen N.E.C. / openbare ruimte rond de Goffert, onderzoek Park 44 en het nazorg onderzoek Mensec. Ook bij eerder uitgevoerde onderzoeken zijn wij hier al tegen aangelopen en hebben wij daarover gerapporteerd aan de gemeenteraad. In het rapport naar aanleiding van ons onderzoek naar verbonden partijen (november 2004) schreven wij hierover onder meer: Wij willen hierbij opmerken dat wij ook in eerdere onderzoeken hebben geconstateerd dat de dossiervorming onvoldoende is (rioolbeleid, Tandem, grondexploitaties). Wij geven de Gemeenteraad in overweging dit probleem in een breder perspectief te bekijken, dan onderhavig onderzoek. De raad heeft daarop besloten dat het college (voor 1 maart 2005) een Plan van Aanpak voor de verbetering van de dossiervorming diende op te stellen. Tot op heden is dat niet gebeurd. Wij vragen nu opnieuw aandacht voor de kwaliteit van de dossiervorming, omdat de dossiers zoals wij die tot nu toe aantreffen: de controleerbaarheid van de totstandkoming en uitvoering van beleid ernstig belemmeren (zonder gesprek met betrokkenen ontstaat onvoldoende inzicht); risico s met zich meebrengen (wanneer er geen zicht is op het geheel komt de kwaliteit van besluitvorming in gevaar, is het niet ondenkbeeldig dat de gemeente voor onaangename verrassingen komt te staan, is er geen goede publieke verantwoording mogelijk); een bron van ondoelmatigheid zijn (er moet onnodig veel tijd besteed worden aan het zoeken van stukken gedurende de voorbereiding / uitvoering van beleid en bij het doen van onderzoek). Bijlage 1, bladzijde 1

16 Rapport Rekenkamer nazorgonderzoek verbetering dossiervorming stadion- en huurovereenkomst (2007) Een transparante en controleerbare uitvoering uit zich onder meer in volledige dossiers. Uit het oriënterend onderzoek dat wij in 2006 hebben gedaan naar de geldstromen rond N.E.C. en de openbare ruimte rond de Goffert bleek ondermeer dat de dossiervorming over de uitvoering van de stadion- en huurovereenkomst sterk te wensen over liet. Wij hebben toen geconcludeerd dat zonder navraag of onderzoek te doen bij direct betrokkenen geen oordeel gevormd kan worden over de uitvoering van de overeenkomst. Het college heeft in zijn reactie aangegeven dat De gesprekken die u met onze medewerkers hebt gehad ertoe geleid [hebben] dat de dossiervorming rond dit onderwerp verbeterd is. ( ). Actualiteit en volledigheid van de dossiervorming is overigens een aandachtspunt voor ons college waarop wij momenteel verschillende verbeteracties uitzetten. Het nazorgonderzoek levert op dat er nauwelijks sprake is van een verbetering ten opzichte van de situatie zoals wij die vorig jaar aantroffen. Er is nog steeds maar een beperkt aantal stukken in het dossier opgenomen. Net als vorig jaar is het niet mogelijk om op basis van de stukken in het dossier een oordeel te vormen over de uitvoering van de stadion- en huurovereenkomst. Bovendien geldt voor veel stukken uit het dossier ook nog eens dat deze pas ter archivering zijn aangeboden, nadat wij hier in het kader van onderhavig onderzoek navraag naar hadden gedaan. Het is blijkbaar nog steeds niet de gewoonte om formele stukken steeds snel af te doen naar het archief. De problematiek rond de kwaliteit van de dossiervorming is breder dan die rond het dossier betreffende de uitvoering van de stadion- en huurovereenkomst. Wij hebben hier naar aanleiding van eerdere onderzoeken ook al aandacht voor gevraagd en ook in ons jaarverslag 2006 hebben wij dat gedaan. Het college heeft in de afgelopen jaren diverse keren aangegeven dat gewerkt wordt aan de verbetering van de dossiervorming. Dat gebeurde naar aanleiding van rapporten van onze hand, maar bijvoorbeeld ook in het kader van het traject schone begroting. Op de vraag van de raad in de aanloop naar schone begroting om de verbetering van de dossiervorming als één van de prioriteiten te formuleren gaf het college aan (brief dd 29 maart 2005): Van het vijfde punt, verbetering dossiervorming, hebben wij moeten vaststellen dat daarvoor op dit moment géén gemeentebreed project loopt of op stapel staat. Wij hebben een gemeentebreed project DIVA, documentaire informatievoorziening en archivering, dat voorbereidingen treft voor digitaal documentenbeheer en digitale archivering. Over dat laatste verwachten wij u binnenkort een raadsvoorstel voor te leggen. Omdat het op orde hebben van de dossiers een vanzelfsprekend uitgangspunt is in de gemeentelijke organisatie, lopen er in verschillende directies verbeteracties voor dossiervorming, meestal als onderdeel van het verbeteren van werkprocessen. Daarvan is echter op dit moment geen gemeentebreed overzicht aanwezig. Gezien de grote druk op de organisatie en de ook door u geconstateerde noodzaak om prioriteiten te stellen, zij wij van mening dat wij op dit moment géén gemeentebrede aanpak voor verbetering van de dossiervorming kunnen starten. Zodra enkele grote verbetertrajecten, zoals de invoering van het nieuwe financiële systeem en het verbeteren van de Administratieve Organisatie en Interne Controle, zijn afgerond, verwachten wij weer capaciteit in te kunnen zetten voor zo n gemeentebrede aanpak. De gemeenteraad heeft destijds ingestemd met dit voorstel van het college. Gegeven onze bevindingen rond de dossiervorming uit onderhavig en eerder uitgevoerd onderzoek, willen wij opnieuw pleiten voor een gemeentebrede aanpak voor de verbetering van de dossiervorming. Tot op heden is de gemeenteraad niet expliciet geïnformeerd over de voortgang van de lopende en geplande verbetertrajecten (en de gerealiseerde resultaten). Ook is tot op heden geen invulling gegeven aan artikel 9 van de archiefverordening die voorschrijft dat het college de raad tenminste éénmaal per jaar verslag uitbrengt over de Bijlage 1, bladzijde 2

17 uitvoering van de Archiefwet 1 Een overzicht van de stand van zaken van de kwaliteit van de dossiervorming én een overzicht van de aan de dossiervorming te stellen eisen, zouden in onze ogen de basis moeten vormen voor het op te stellen Plan van Aanpak voor de verbetering van de dossiervorming. Behalve op de dossiertechnische aspecten dient in het Plan van Aanpak naar onze mening ook ingegaan te worden op de organisatorische inbedding van goede dossiervorming. Wij geven u in overweging het college te verzoeken de gemeentelijke archiefinspectie op te dragen om de voorbereiding van het Plan van Aanpak en de voortgang van de uitvoering daarvan expliciet te betrekken in haar monitoringsinspectie. Op die manier ontstaat er continue aandacht voor de voortgang van het verbetertraject dossiervorming. Bovendien valt de terugkoppeling over de bevindingen van de archiefinspectie in deze dan onder artikel 9 van de Archiefverordening. Gegeven het feit dat de afgelopen jaren geen invulling is gegeven aan dit artikel, adviseren wij de raad vooralsnog zelf ook alert te zijn op het ontvangen van deze informatie. Raadsbesluit naar aanleiding van nazorgonderzoek verbetering dossiervorming stadion- en huurovereenkomst (mei 2008) 1. Het college de opdracht te geven een gemeentebreed traject op te zetten voor de verbetering van de dossiervorming; 2. De auditcommissie te belasten met het monitoren van dit project; 3. Het college opdracht te geven te bewerkstelligen dat NEC binnen reële termijn alsnog het overeengekomen garantievermogen realiseert. Jaarverslag Rekenkamer 2008 Wij constateren een aanhoudend zwakke kwaliteit van de dossiervorming. In het verleden is dat al bij diverse rekenkameronderzoeken aangegeven. Naar aanleiding daarvan zijn diverse malen afspraken gemaakt tussen raad en college om tot verbetering te komen. Ook bij ons in 2008 gestarte onderzoek maatschappelijke opvang lopen wij echter weer tegen het ontbreken van goede dossiers aan. ( ). In het voorjaar van 2008 hebben de Raad voor het openbaar bestuur en de Raad voor Cultuur een gezamenlijk rapport uitgebracht over de informatiehuishouding van de overheid. Omdat wij hun samenvatting van de (ernst van de) problematiek zo herkenbaar vinden, nemen wij deze hier op: Een goede en betrouwbare informatiehuishouding is van vitaal belang voor de overheid. Politiek en ambtelijk management gaan echter tamelijk zorgeloos met dit belang om. De aandacht voor een ordentelijke informatiehuishouding schiet structureel te kort. Dit is een oud probleem dat verregaand versterkt wordt door de voortschrijdende digitalisering. Doorgaan op dezelfde weg betekent volgens de Raden onvermijdelijk de aantasting van belangrijke rechtsstatelijke waarden, zoals transparantie, zorgvuldigheid, toegankelijkheid, verantwoording en verantwoordelijkheid. Dat is tamelijk zwart-wit gesteld, maar over de ordentelijkheid van de informatiehuishouding is nuanceren nu eenmaal niet mogelijk. De overheid moet staan voor de ordentelijkheid van zijn informatiehuishouding, in welk toekomstscenario dan ook. Zoals aangekondigd in ons Onderzoeksplan zullen wij de voortgang van de verbeteringen rond de dossiervorming volgen. Wij zullen daarbij ook het aangekondigde advies van de Raad voor Cultuur betrekken. 1 Artikel 9 van de Archiefverordening luidt letterlijk: Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 16 en 21. Bijlage 1, bladzijde 3

18 Jaarverslag Rekenkamer 2010 Wij constateren dat in 2010 vanuit de afdeling stadscontrol en de auditcommissie geen systematisch aandacht is gegeven aan de voortgang van de raadsbesluiten naar aanleiding van rekenkameronderzoeken. Wel wordt (op ad-hoc basis) aandacht besteed aan zaken die hieruit voortvloeien. Het meest in het oog springen dan de aandacht van de auditcommissie voor het formuleren van top-indicatoren en de kwaliteit van de dossiervorming. ( ). Het probleem van de kwaliteit van de dossiervorming hebben wij in 2010 in een gesprek onder de aandacht gebracht van de portefeuillehouder, het hoofd DIV en het hoofd Informatiebeheer. Daarbij is de nodige achtergrondinformatie overhandigd (concreet geconstateerde problemen, besluiten van de raad die gericht waren op verbetering). In het gesprek is het probleem onderkend en hebben de portefeuillehouder en de aanwezige afdelingshoofden aangegeven te beginnen met het doorvoeren van verbeteringen in de subsidiedossiers. Wij zullen de ontwikkelingen blijven volgen. Bijlage 1, bladzijde 4

19 Onderzoek dossiervorming: Plan van Aanpak BIJLAGE 2 ARTIKEL UIT DE GELDERLANDER OVER EEN SPECIFIEK DOSSIER Op 15 oktober 2011 verscheen er een artikel in De Gelderlander betreffende belangrijke stukken die niet te vinden zijn in de gemeentelijke dossiers. Wij hebben het hier opgenomen, om het belang van goede dossiervorming te illustreren.

20 Onderzoek dossiervorming: Plan van Aanpak

21 KOSTEN BOUWFOUT NIET TE VERHALEN DOOR LEK ARCHIEF NIJMEGEN - De gemeente Nijmegen en de VOF Mariënburg kunnen de euro voor het herstel van de tunnel van de Nijmeegse Stadhuisgarage niet verhalen op de aannemer. Bouwbedrijf BAM wil dat de gemeente en de VOF aantonen dat Nelissen en Van Egteren de tunnel in 1999 heeft gebouwd. BAM nam die onderneming over na een faillissement. Het blijkt dat de gemeente en de VOF Mariënburg in hun archieven geen documenten kunnen vinden waaruit blijkt dat Nelissen en Van Egteren de opdracht is gegund. Bovendien kunnen de gemeente Nijmegen en de VOF Mariënburg er niet uitkomen wie opdracht heeft gegeven voor de bouw. Daarom hebben zij besloten de kosten voor het herstellen van de bouwfout te delen. Over de bedragen die ieder voor zijn rekening neemt, wil een woordvoerder van de gemeente geen uitspraken doen. Saillant detail is dat de gemeente Nijmegen via een bv ook mede-eigenaar is van de VOF Mariënburg. In 2010 bleek dat boven een deel van het tunneldak de verhouding zand en piepschuim niet juist was. Daardoor was de druk op het dak te groot. Er trad scheurvorming op en een deel van de tunnel had door de fout kunnen instorten. Bijlage 2, bladzijde 1

22 Bijlage 2, bladzijde 2