bulletin Het is de kunst om kwaliteit en variatie te bieden nr Intrakoop, de inkoopcoöperatie van de zorg

Transcriptie

1 nr bulletin Lena Hillenga, LOC Zeggenschap in zorg: Het is de kunst om kwaliteit en variatie te bieden Nieuw logistiek model bespaart kosten en biedt maatwerk Toekomstvisie Zo krijgen we de best value van leveranciers Inkoopscan geeft inzicht en laat zien waar kansen liggen Intrakoop, de inkoopcoöperatie van de zorg

2 Gefeliciteerd met 55 jaar Intrakoop neco ADV Intrakoop.indd :34

3 inhoud INHOUD Nieuws 09 Inzicht 12 Intrakoop in cijfers 15 Oud&nieuw Nieuwe overeenkomsten Wat heeft Intrakoop in de Wat gezamenlijk inkopen Het Martini Ziekenhuis en regio-indeling afgelopen 55 jaar bereikt? voor uw organisatie kan over de jarenlange erva- 05 Intrakoop Energie Bespaar op kosten en verbruik De hoogtepunten op een rij 10 Logistiek betekenen 14 Inkoopscan Hoe effectief en efficiënt ring met de energiedienstverlening van Intrakoop 16 Toekomstvisie 06 In gesprek met Inkoper Hans van Megen: Besparing en flexibiliteit lopen uw inkoopprocessen? De inkoopscan De zorgmarkt verandert snel. Hoe blijven we Lena Hillenga en Alphons sluiten elkaar niet uit geeft inzicht samen sterk staan? Smits over het belang van cliëntenraden 18 Lopende zaken Overzicht aanbestedingen en lopende projecten VOORWOORD 55 jaar samenwerken Frank Kaptein Directeur Intrakoop Wist u dat Intrakoop 55 jaar geleden begonnen is als samenwerkingsverband om slimmer stookolie en aardappelen in te kopen? Die samenwerking heeft zich enorm ontwikkeld. Vandaag de dag vertegenwoordigen we 575 zorgorganisaties met ruim 6500 locaties en realiseren we voor meer dan 700 miljoen euro aan inkoopspend. Stookolie en aardappelen hebben zich ontwikkeld tot energie en eten & drinken. Daarin boeken we grote successen. En ook samenwerking op het gebied van hygiëne, farmacie en medische inkoop is sterk in opkomst. Maar het kan nóg beter. En het móet beter, want de druk om de kwaliteit te verhogen en de kosten te verminderen was nooit eerder zo hoog. We willen immers dat goede zorg voor iedereen betaalbaar blijft. Inkoopcontracten zijn maar een deel van de oplossing. We brengen daarom ook de samenwerking met leden op een hoger plan en ontwikkelen ons tot business partner. We zijn er voor alle vraagstukken waar leveranciers bij betrokken worden: voor, tijdens en na het inkoopproces. We ontwikkelen een webshop en breiden onze individuele dienstverlening uit. Heeft u nog suggesties om samen goede zorg beter betaalbaar te maken? Ik hoor ze graag. Want we hebben nog een wereld te winnen, ook in de komende 55 jaar. de inkoopcoöperatie van de zorg 3

4 8,2 voor ledenbijeenkomst Een gevarieerd programma met boeiende sprekers. Dat is het algemene oordeel van leden over de ledenbijeenkomst op 12 december. Zij geven maar liefst een 8,2 voor de dag waarop Frank Rijnders (oud-bestuurder De Zorggroep), Richard Jansen (directeur Medtronic) en Willem Vermeend een presentatie gaven over hoe we samen goede zorg betaalbaar kunnen houden. Op vindt u een kort verslag van deze ledenbijeenkomst. Volgende ledenbijeenkomst 17 juni, Intrakoop Jaarcongres Hoe ziet de regioindeling er in Binnen de groep adviseurs hebben een paar personeelswisselingen plaatsgevonden. Dit zijn de adviseurs voor uw regio! Christiaan Brunen zal zijn werkzaamheden als commu nicatiemedewerker afbouwen en volledig aan de slag gaan als adviseur in de provincies Zuid-Holland, Zeeland, Utrecht en Overijssel. Vernieuwd: Intrakoop-kantoor Het kantoor van Intrakoop in Waardenburg is verbouwd (ontwerp en realisatie: Helin, De open en transparante ruimte biedt nu meer flexibele werkplekken en vergaderruimten. Wilt u hier ook gebruik van maken of bent u nieuwsgierig? U bent van harte welkom! Mascha Limpens is al ruim dertien jaar actief voor Intrakoop. Haar ervaring als adviseur zal zij voornamelijk inzetten in Noord-Brabant, Noord-Limburg en Gelderland. Nieuwe overeenkomsten Kijk voor meer informatie op en teken in. Koelvers en ready to heat 2 1De ouderwetse aardappel, gezond en vol vitamines, met een moderne touch. Vanaf de teelt tot aan de levering stelt CêlaVíta Foodservice alles in het werk om 365 dagen per jaar constante topkwaliteit te borgen, zonder toevoeging van allergenen (zoals sulfiet). Producten die afgestemd zijn op de behoeften van professionele koks. Sinds 1 januari 2014 is CêlaVíta Foodservice Intrakoop-leverancier. Dus voortaan profiteert u van interessante Intrakoop-condities op de koelverse en ready to heat aardappelproducten van deze leverancier. 4 intrakoop

5 nieuws 2014 uit? Bespaar energie Anne Marie Kolkhuis Tanke werkt al ruim drie jaar voor Intrakoop. Als adviseur zal zij Noord-Holland, Friesland, Groningen, Drenthe en Flevoland onder haar hoede nemen. Lange tijd leverden nutsbedrijven in Nederland alle energie. Totdat de energiemarkt van de Europese Unie werd geliberaliseerd, om zo vrij verkeer van kapitaal, goederen, diensten en mensen mogelijk te maken. Op 1 juli 2004 was de liberalisatie van de energiemarkt in Nederland een feit. Vanaf dat moment konden alle afnemers de leverancier van hun elektriciteit en gas vrij kiezen én kon er dus onderhandeld worden over kwalitatieve en kwantitatieve aspecten van de leveringscontracten. Intrakoop zag grote kansen voor haar leden en heeft daarom in 2001 al de eerste stappen gezet voor de collectieve inkoop van energie. Tegenwoordig gaat dat om een volume van ruim 1 miljard KWh en 330 miljoen m 3. Daarmee is Intrakoop het grootste collectief in de non-profit sector. Richard Vermeltfoort is adviseur in Zuid-Limburg en gaat met zijn jarelange ervaring als medisch productmanager en manager inkoop & logistiek aan de slag als adviseur voor alle ziekenhuizen en diagnostische centra. > Verzekeringen goed geregeld Sinds 1 januari kunt u kiezen bij welke Intrakoop-leverancier u uw verzekeringen wilt onderbrengen. Naast Raetsheren van Orden heeft Intrakoop nu ook een contract met Aon Nederland. Deze verzekeringsmakelaar en risicoadviseur heeft een goede reputatie in de zorg en kwam als interessante leverancier uit onze marktverkenning. Aon is kennispartner van de vereniging HEAD en de NVZD. U kunt bij deze nieuwe Intrakoopleverancier terecht voor advies, inkoop en beheer van alle verzekeringen (dus ook voor verzuimbeleid en de ziektewet), maar ook voor risico- en crisismanagement. Allemaal tegen de beste condities van Aon in de zorg. Zo zijn alle risico s goed in beeld en uw verzekeringen goed geregeld. Gunstige condities Dit volume maakt het mogelijk om gunstige condities af te spreken met leveranciers. Intrakoop heeft een unieke malusregeling in het Service Level Agreement vastgelegd en maximale flexibiliteit afgedwongen. Leden hebben alle vrijheid om locaties aan het contract toe te voegen of te verwijderen bij veranderingen in hun huisvesting. Er is geen bandbreedte op het volume, waardoor schommelingen in verbruik niet leiden tot boetes. Een tool helpt de energiekosten budgetteren. En qua prijs? Intrakoop scoort onder het marktgemiddelde. Onlangs hebben we zelfs tot 28% onder het gemiddelde weten te behalen. Door een uitgekiende inkoopstrategie worden risico s op een hoog prijsniveau uitgesloten. Toekomst Prijs is één onderdeel van de energiekosten. Gedrag en techniek zijn minstens zo belangrijk. Daar gaat Intrakoop zich ook steeds meer op richten. De dienstverlening wordt in 2014 uitgebreid en er komt een medewerker specifiek voor energiemanagement, energiebeheer, energiebesparing, verduurzaming en gedragsbeïnvloeding. Minder energiekosten door een scherpe prijs én minder energieverbruik. Zo maken we samen goede zorg beter betaalbaar. Meer informatie: Gijs van Leeuwen (gvleeuwen@intrakoop.nl) of Willemijn Nagtglas (nagtglas@hellemansconsultancy.nl). de inkoopcoöperatie van de zorg 5

6 in gesprek met Cliëntenraden dragen bij aan kwaliteit van leven Meerwaarde door Sinds 1996 moet elke zorginstelling een cliëntenraad hebben. LOC, Zeggenschap in zorg, is een landelijke cliënten organisatie en vertegen woor digt medezeggenschaps organen. LOCrelatiebeheerder en programmamaker Lena Hillenga en LOC-vrijwilliger Alphons Smits vertellen over het belang van cliëntenraden voor zorg en welzijn. Lena Hillenga: Medezeggenschap in de zorg is in Nederland bij wet geregeld. Cliëntenraden oefenen belangrijke invloed uit op de kwaliteit van de zorg, want zij praten mee vanuit het perspectief van de cliënten. Ze hebben diverse rechten, zoals adviesrecht en verzwaard adviesrecht. Belangrijk is dat de aanbieder zich aan het recht op informatie houdt, zodat de cliëntenraad tijdig over de juiste gegevens beschikt om goed inhoudelijk te kunnen adviseren. Op die manier werk je gezamenlijk aan de kwaliteit van leven van mensen in de zorg. Alphons Smits: Cliëntenraden komen op voor de belangen van mensen die dat zelf niet kunnen. Als vrijwilliger bij het LOC ondersteun ik hen daarbij. Hierbij komt mijn bedrijfskundige kennis, die ik in de voedingsmiddelenindustrie heb opgedaan, goed van pas. Die noodzakelijke expertise is niet altijd aanwezig in cliëntenraden. Wanneer er in een zorginstelling bijvoorbeeld discussie bestaat over de kwaliteit van het eten, adviseer ik daarin. Voor voeding heeft een cliëntenraad verzwaard advies, dus veel invloed. Komt de raad er niet uit met de aanbieder, dan komt de landelijke commissie van vertrouwenslieden in beeld. Zij kunnen dan een bindend advies uitbrengen of bemiddelen. Maar we proberen er eerst altijd samen uit te komen. Ik heb daarbij direct contact met de cliëntenraad, cliënten, directie- of bestuursleden en de inkoopafdeling. Welbevinden Alphons Smits: Eten en drinken bepaalt voor een groot deel hoe mensen zich voelen. De beste manier om de kwaliteit ervan te testen, is om zelf met de cliënten mee te eten. Dat doe ik dan ook regelma- 6 intrakoop

7 medezeggenschap tig en ik adviseer het management dit ook te doen. Samen met smaakpanels doe ik een uitgebreid evaluatieonderzoek om een concreet beeld te vormen van wat er leeft onder de cliënten. Het gaat daarbij niet om op zichzelf staande klachten, maar om trends. Daarmee kan ik sturing geven aan de koks en de medewerkers die de maaltijden serveren. Uiteindelijk kan ik ook met de inkoper in gesprek gaan, bijvoorbeeld wanneer er structurele klachten zijn over een product. Ik zie in de voedingsindustrie veel misgaan. Zoals cateringwagens die te lang onderweg zijn, waardoor cliënten een afgekoelde maaltijd ontvangen. Het gebruik van een magnetron zou wat mij betreft verboden moeten worden. Omdat groente, vlees, aardappelen en rijst verschillen van dichtheid, worden maaltijden vaak te kort of juist te lang verwarmd. Hierdoor wordt vlees bijvoorbeeld taai en blijken de aardappels nog koud. Met een zogeheten Mealbutler om maaltijden op te warmen voorkom je dit, maar dat moet je dan wel weten. Lena Hillenga: LOC vertegenwoordigt medezeggenschapsorganen en daarmee dus ook hun achterban: de cliënt. We zijn actief in de jeugdzorg, jeugd-ggz, geestelijke gezondheidszorg, maatschappelijke zorg, thuiszorg, verpleging & verzorging, verslavingszorg en welzijn. Door uit te gaan van de mogelijkheden en groei van mensen, en niet van hun beperkingen, wordt voor een belangrijk deel bepaalt hoe zij zich voelen. Voor ouderen bijvoorbeeld is de maaltijd vaak een hoogtepunt van de dag. Wel zo prettig als het dan niet alleen gezond, maar ook lekker is. Het is de kunst om goede kwaliteit en veel variatie te bieden. Ik weet bijvoorbeeld niet wat ik over drie weken zou willen eten, dus dat de inkoopcoöperatie van de zorg 7

8 LOC helpt cliëntenraden op te komen voor de belangen van mensen die dat zelf niet kunnen LENA HILLENGA Opleiding: HBO-V Huidige functie: Relatiebeheerder en programmamaker bij LOC Zeggenschap : Policy Advisor, LOC Zeggenschap : Middle Management Nursing Home, Reggersoord Meppel Over LOC We ondersteunen Zeggenschap: cliëntenraden in de zorg om de kwaliteit van voeding, gastvrijheid en zorg te verbeteren en te waarborgen. Met als doel een optimaal welzijn van de cliënt. kun je ook niet van cliënten verlangen. We proberen ook het gebruik van duurzame en regionale producten te stimuleren. LOC heeft samen met het Koksgilde en Vakmedianet Gastvrijheidszorg met Sterren opgezet. Dit is een meetinstrument waarbij alle aspecten van de gastvrijheidszorg aan bod komen. Auditeurs beoordelen de gastvrijheid aan de hand van diverse gesprekken. Mensen die lekker en gezond eten en aandacht genieten, voelen zich beter. En dat is toch wat je wil bereiken in de zorg. Inkoop Alphons Smits: In de voedingsindustrie hield ik mij ook bezig met bouw, renovatie, logistieke processen en inkoop. Op basis van die ervaring geef ik cliëntenraden advies. Inkoop is een professioneel vak en niet iets wat je er zomaar even bij doet. Ik maakte eens mee dat het wasgoed in een zorginstelling over verschillende dagen werd ingezameld en in totaal wel tien dagen onderweg was. De inkoop stelde er geen eisen aan, dus koos de wasserij voor de logistiek die het beste bij haarzelf paste. De inkoop moet goed luisteren naar de wensen van cliënten en deze vertalen naar afspraken met de leverancier. Door inkoop- en logistieke processen te optimaliseren, kunnen zorginstellingen besparen en tegelijkertijd de kwaliteit verbeteren. Lena Hillenga: Cliëntenraden worden meer en meer betrokken bij het inkooptraject. Ook Intrakoop ziet hier het belang van in. Onlangs heb ik gesprekken met hen gevoerd over de veranderende rol van cliëntenraden, mede omdat cliënten steeds mondiger worden. Ze willen meer regie en dit heeft ook invloed op het inkooptraject. Wij adviseren inkopers: Nodig cliëntenraden en medewerkers uit, onderzoek wat hun verwachtingen en wensen zijn. Niet alleen in eten en drinken, maar ook in huisvesting en dagbesteding. Als je daar samen goed invulling aan geeft, neemt de kwaliteit van leven toe en voelen cliënten én medewerkers zich prettiger. ALPHONS SMITS Huidige functie: Vrijwilliger-adviseur bij LOC Zeggenschap Voorheen: Diverse managementen directiefuncties in de voedingsmiddelenindustrie Over LOC 'Na enkele hoornvlies Zeggenschap: transplantaties kon ik weer zien en wilde ik graag iets terugdoen voor de zorgsector. Mijn kennis en ervaring zet ik in om cliënten raden te adviseren en te ondersteunen. Cijfers & Trends Onderzoek: Gastvrijheidszorg met Sterren 2013 Circa 70 auditeurs deden onderzoek bij 250 deelnemende instellingen. Een mysteryguest bezocht 30 zorgcentra. Gastvrijheid scoort gemiddeld een 8 op de schaal van 1 tot 10. Bij 77% van de zorginstellingen is het in de praktijk brengen van gastvrije zorg goed geregeld. Bij 75% van de zorginstellingen is de waardering voor eten en drinken hoog, bij een kwart is er ruimte voor verbetering. 7% van het verantwoordelijk management eet altijd mee met de cliënten. 46% zeer regelmatig, 38% af en toe en 9% zelden tot nooit. Bron: Zorg & Zeggenschap, een uitgave van LOC 8 intrakoop

9 55 jaar samenwerking 1959 Een groep zorginstellingen besluit een inkoopsamenwerking te starten, die in 1989 de naam Intrakoop krijgt. > Inmiddels heeft Intrakoop 575 leden, zijn alle ziekenhuizen op één na lid en hebben ze collectieve contracten met 90 leveranciers Met de oprichting van de koplopergroep ziekenhuizen, start een intensievere samenwerking en ontwikkeling van medische inkoop bij Intrakoop. > Inmiddels heeft de grootste heronderhandeling voor medische inkoop ooit in Nederland plaatsgevonden. In 2013 onderhandelde Intrakoop namens 51 ziekenhuizen en twee diagnostische centra raamcontracten uit met leveranciers Intrakoop start met indivuele dienstverlening voor leden. > Inmiddels heeft Intrakoop leden bij al meer dan 100 opdrachten individueel begeleid Intrakoop doet onderzoek naar Total Cost of Ownership in de zorg onder 145 leden. Uitkomst: zorginstellingen laten besparingen liggen door onvoldoende inzicht in de kosten. > Inmiddels heeft Intrakoop samen met diverse leveranciers keuzemodellen ontwikkeld die leden aan de hand van hun logistieke en service-wensen direct inzicht geven in de daarbij behorende kosten. Intrakoop is 55 jaar geleden begonnen als samenwerkingsverband om slimmer in te kunnen kopen. Wat heeft die samenwerking ons gebracht? Een paar hoogtepunten op een rij Intrakoop start met de online leveranciersprestatiemeting (LPM) waarmee leden kostenloos en gemakkelijk leveranciersprestaties kunnen meten. > Inmiddels hebben leden al een flink aantal online leveranciersprestatiemetingen gedaan. Het totaal aantal metingen zal binnenkort de passeren Intrakoop treedt toe tot MVO Netwerk Zorg. Intrakoop benadrukt daarmee het belang van MVO en zal haar leden en leveranciers stimuleren hun verantwoordelijkheid te nemen in maatschappelijk verantwoord ondernemen. inzicht INHOUD Bemiddelde omzet per jaar: 1990 fl fl (begroot) 2014 Intrakoop breidt haar dienstverlening uit. Steeds meer kunnen leden bij Intrakoop terecht voor alle vraagstukken waarbij leveranciers worden betrokken: voor, tijdens en na het inkoopproces. de inkoopcoöperatie van de zorg 9

10 Calculerende klanten, lagere logistieke lasten Snelle route naar besparing Slimme planningen, routes en rijschema s helpen om logistieke processen efficiënter te laten verlopen. Medeco gaat nog een stapje verder. Samen met Intrakoop betrekt deze leverancier een belangrijke partij bij het logistieke verhaal De klant! Intrakoop en medische inkoop Medio 2010: Eind 2010: 2011: 2012: Intrakoop gaat zich meer op de medische inkoop focussen Intrakoop start een intensieve inkoopsamenwerking met drie middelgrote ziekenhuizen (koplopergroep ziekenhuizen) Nieuwe collectieve inkoopovereenkomsten voor orthopedisch traumamateriaal, medische gassen en medische groothandel Nieuwe collectieve inkoopovereenkomsten voor pacemakers en bloedstollingsmeters 10 intrakoop

11 logistiek Al meer dan honderd jaar is ZZG zorggroep actief in het rivierenlandschap in het zuiden van Gelderland. Met zo n betaalde krachten en 900 vrijwilligers bieden zij vanaf verschillende locaties thuiszorg, herstelzorg, beschermd wonen en kraamzorg. Een grootgebruiker van medische producten dus. Er zijn dan ook elke werkdag chauffeurs van Medeco op pad om hen hierin te voorzien. Tot de eerste helft van 2013 waren dat vaak grillige zigzag-routes. Daarna gebeurde er iets opvallends: de routes werden steeds logischer en korter. Dat is niet alleen positief voor Medeco en het milieu, maar ook voor ZZG zorggroep. Inkoper Hans van Megen: We betalen nu een lagere logistieke toeslag. Begin vorig jaar zaten we nog op 5,3 procent en dat is inmiddels gedaald naar 4 procent. Die korting van 1,3 procent lijkt misschien niet veel, maar omdat we een grote afnemer zijn en het om een groot totaalbedrag gaat, tikt dat toch lekker aan. Eyeopener Het geheim achter die efficiëntere routes? Een nieuw logistiek model dat Intrakoop en Medeco vorig jaar samen hebben ontwikkeld en waarin leden verschillende keuzes kunnen aanvinken. Zo zien ze direct welke extra kosten of besparingen dat oplevert. Van Megen licht toe: Voorheen hadden we locaties die hun bestellingen op een specifieke dag voor twaalf uur s middags geleverd wilden hebben. Maar dat betekende dat de chauffeurs van Medeco soms een onhandige omweg moesten maken of dat er zelfs een extra rit moest worden ingepland, met alle bijkomende kosten van dien. Na mijn kennismaking met het nieuwe logistieke model, heb ik vorige zomer een presentatie gegeven voor de afnemers op onze locaties. Ik heb ze laten zien welke extra kosten of besparingen bepaalde scenario s met zich meebrengen. Dat was echt een eyeopener. Sindsdien hebben de verschillende locaties hun tijdlijn laten vallen. Dit resulteerde direct in lagere kosten. Zelfsturende teams Logistiek is natuurlijk meer dan alleen vervoer. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om leveringen apart per team in te laten pakken en te factureren. Van Megen: Voorheen dachten we dat zoiets een kostbare zaak was, maar dat blijkt heel erg mee te vallen. Dat is mooi, want we werken tegenwoordig op onze locaties met zelfsturende teams. Door onderlinge afstemming proberen de teams die op dezelfde locatie werken, hun bestellingen nu zoveel mogelijk op hetzelfde moment te laten bezorgen. Elk team kan zijn bestelling in een aparte doos met een aparte sticker ontvangen, zonder dat dit meteen ten koste gaat van de gerealiseerde besparing. Flexibiliteit En spoedbestellingen? Die blijken bij ZZG zorggroep sporadisch voor te komen. Onze professionals weten precies wat ze nodig hebben. En als ze toch iets met spoed willen laten leveren, komt er gewoon een extra rit. Dat daar kosten aan zijn verbonden, was voorheen ook zo en hebben we vooraf al ingecalculeerd. Besparing en flexibiliteit sluiten elkaar dus niet uit. 40 VERSCHILLENDE PARAMETERS Collectief inkopen en tegelijkertijd maatwerk leveren? Intrakoop en Medeco bewijzen dat het kan. Samen hebben zij een transparant model ontwikkeld dat direct de kosten van specifieke logistieke wensen inzichtelijk maakt. De omzetgegevens van een specifieke locatie staan daarin al vermeld. Daarnaast zijn er in totaal veertig verschillende parameters. Zo kunnen leden bijvoorbeeld zelf de volgende gegevens invullen: > De gewenste aanlevermethode > De gewenste leverfrequentie > Het aantal afdelingen > Soort aflevering > is tijdslevering gewenst > 24- of 48 uurs-levering Inkoopvolume van Intrakoop op medisch vlak 50 mln 20 mln 70 mln mln Medio 2013: Medio 2013: Medio 2013: 2014: Introductie van een nieuw logistiek model voor Medeco Nieuwe overeenkomsten farmacie Namens 51 ziekenhuizen en twee diagnostische centra start Intrakoop medische (her)onderhandelingen met leveranciers Zorgpadbenadering orthopedie Kwaliteitsverbeterprogramma farmacie de inkoopcoöperatie van de zorg 11

12 Besparing door samenwerking In 1959 richtte een groep zorginstellingen de voorloper van Intrakoop op om samen slimmer stookolie en aardappelen in te kopen. Die samenwerking heeft zich enorm ontwikkeld. Wat kan gezamenlijk inkopen voor uw organisatie betekenen? Energie 28% De inkoopstrategie van Intrakoop voor energie heeft leden prijsvoordelen tot 28% onder de gemiddelde marktprijs opgeleverd. Pacemakers 30% Door Intrakoop-overeenkomsten kunnen ziekenhuizen tot 30% op pacemakers besparen. Telecom 50% Intrakoop begeleidt leden bij hun telecomvraagstukken. Dat levert besparingen op tot wel 50%. 12 intrakoop

13 intrakoop in cijfers 10% Textiel Intrakoop begeleidt leden bij heronderhandelingen textielvoorziening. Bij ten minste gelijkblijvend service level heeft dit geleid tot besparingen voor leden rond de 10%. 20% Eten & drinken Intrakoop begeleidt leden met de best value deal voor eten & drinken naar dienstverlening die naadloos aansluit op de behoefte en processen van de zorginstelling. Hierdoor kunnen besparingen bij leden oplopen tot 20%. Meer geld voor zorg aan cliënten 2012: 17,3 miljard 2011: 16 miljard De totale inkoopgerelateerde exploitatiekosten nemen in 2012 toe tot ruim 17,3 mld. ten opzichte van 16 mld. in Deze stijging van 8,1% is voor een belangrijk deel toe te schrijven aan de hogere patiënt- en bewonersgebonden kosten. Gemiddeld geeft de hele zorgsector 12,5% meer geld uit aan cliënten. Zo blijkt uit de analyse van 1271 jaarverslagen door Intrakoop. Nieuwe strategie Intrakoop heeft een nieuwe strategie. Nieuwsgierig? Kijk de 1,5 minuut durende film op onder 'Wie zijn wij'. de inkoopcoöperatie van de zorg 13

14 inkoopscan De inkoopscan van Intrakoop geeft inzicht en laat zien waar besparingsmogelijkheden liggen. Ook bij Koninklijke Visio leverde de inkoopscan enkele snelle financiële voordelen op. Quick wins Aanbevelingen in de vorm van raamovereenkomsten en individuele aanbestedingstrajecten ondersteund door Intrakoop Besparingspotentieel in beeld op basis van benchmarks Het benutten van schaalvoordelen en realiseren van betere condities Het expertisecentrum voor slechtziende en blinde mensen laat ook dit jaar weer een inkoopscan uitvoeren. Wij zijn er in 2012 mee begonnen, omdat we meer inzicht wilden hebben in de samenstelling van onze inkoopportefeuille, aldus Rick Veraar, adviseur inkoop bij Koninklijke Visio. Volgens Veraar zijn veel organisaties onvoldoende op de hoogte waar zij hun budget aan spenderen. Pas aan het einde van het jaar, wanneer de jaarrekeningen berekend worden, krijgen zij hier enig inzicht in. En dan gaat het ook nog alleen om de totaalcijfers. Zicht op kostensoorten Een voordeel van de inkoopscan is dat je in één keer je volledige crediteurenadministratie exporteert, zegt Veraar. Intrakoop gaat ermee aan de slag en binnen drie weken krijg je een inkoopanalyse in rapportvorm, die antwoorden geeft op alles wat je wilde weten. In 2012 en 2013 was er aandacht voor de grootste kostensoorten, waarbij met name gelet werd op mogelijke strategische partnerschappen en contractmanagement. Dit jaar is de blik gericht op de versnipperde inkoop, het elimineren van inefficiënties, factuurreductie en het benutten van schaalvoordelen. Naar aanleiding van de eerste scans zijn inmiddels meerdere trajecten gestart met Intrakoop, waaronder linnenverzorging, voeding en medicatie. De inkoopscan maakt dus de voordelen inzichtelijk, maar Intrakoop biedt ook begeleiding om deze voordelen te realiseren en helpt daarna om deze te monitoren. Zodat de voordelen structureel gehaald blijven worden. Indirecte financiële voordelen door het terugbrengen van het aantal facturen Simpeler contractmanagement door het reduceren van het aantal leveranciers Benutten van mogelijkheden voor strategisch partnerschap 14 intrakoop

15 oud&nieuw Energie besparen Het Martini Ziekenhuis maakt al jarenlang gebruik van de energiedienst verlening van Intrakoop. Waarom? Het energieteam uit Groningen legt uit. Henk Woudsma Ingo Vos Barry Smit Naam: Barry Smit Functie: projectingenieur en energiecoördinator Naam: Henk Woudsma Functie: senior inkoper Naam: Ingo Vos Functie: manager technische services Wij geven op jaarbasis ongeveer 2,6 miljoen euro uit aan gas en licht. Vroeger kocht ik die energie nog zelf in, samen met onze inkoper. Dat was een enorm intensieve klus. Eigenlijk moesten we hiervoor iedere dag en het hele jaar de prijzen van gas en elektriciteit in de gaten houden. Rond 2007 besloten we dat Intrakoop ons hierin ging ondersteunen. Als ik nu terugkijk is ontzorgen misschien zelfs een beter woord. Dat ontzorgen kun je heel letterlijk zien. Intrakoop zorgt voor gunstige energieprijzen en kortingspercentages, geen administra - t ie- of vastrechtkosten en geen risico op boetes bij overschrijding van het gecommitteerde volume. Omdat Intrakoop de markt monitort scheelt dat het Martini Ziekenhuis tijd en geld. Bijvoorbeeld ook in de uitvoering van de aanbesteding en het bewaken van de contractafspraken. Verder krijgen wij een complete aansluitlijst en meetdata. Erg belangrijk, zo kunnen we beoordelen waar eventueel intern op bijgestuurd moet worden. Verder houdt Intrakoop ons op de hoogte van actuele ontwikkelingen. Onlangs bijvoorbeeld over de nieuwe elektriciteitslijnen tussen Nederland en Duitsland. Dat heeft grote gevolgen. Moeten we als ziekenhuis nou inzetten op elektriciteit of gas? De communicatie met Intrakoop is de afgelopen jaren enorm verbeterd. We hebben nu twee à drie keer per jaar overleg en worden bijvoorbeeld ook uitgenodigd op symposia, waarin we onder andere kijken naar de toekomst van energie. En de inkoop daarvan. de inkoopcoöperatie van de zorg 15

16 Toekomstvisie Hoe gaan we sterk de toekomst in? De zorgmarkt verandert snel. Op welke thema s moet Intrakoop zich verder ontwikkelen om samen met leden de beste inkoopresultaten te bereiken? Directeur Frank Kaptein en leden van de klankbordgroep schetsen de richting. Bert Baan inkoper Lelie Zorggroep Roel Koopmans inkoper Stichting Kempenhaeghe Klankbordgroep-lid omdat: ik de meerwaarde van een coöperatie zie. Intrakoop doet veel voorwerk, zodat we niet steeds opnieuw het wiel hoeven uit te vinden. Helaas gebeurt dat nog te vaak in de zorg. In de toekomst moet Intrakoop inzetten op meer standaardpakketten voor verpleeghuizen, zodat er met grotere volumes gewerkt kan worden. Daarnaast moeten bestuurders van zorginstellingen meer commitment krijgen bij inkoop. Klankbordgroep-lid omdat: ik een bijdrage wil leveren aan de vereniging. Intrakoop dient door te gaan met het maken van afspraken met leveranciers onder het motto massa=kassa. Dat is ook goed voor leveranciers: zij zijn zo verzekerd van grotere volumes. Wat betreft inkopers: blijf in gesprek met budgethouders en managers en wees op tijd bij inkoopprocessen betrokken, daarmee bewijs je je toegevoegde waarde. Paul de Roij hoofd inkoop St. Anna Zorggroep Anja Hoeksma manager Inkoop Omring Klankbordgroep-lid omdat: leveranciers in de zorg professioneel tegenspel vragen. Om dat tegenspel te realiseren moeten Intrakoop en de leden verder professionaliseren. Op facilitair gebied is Intrakoop goed, maar vooral in de segmenten van primaire medische processen moet Intrakoop meer expertise verwerven. Ik zou graag zien dat Intrakoop doorpakt in het ICT-segment. Een vak apart! Voor de toekomst hoop ik dat Intrakoop leden meer inkoopdeskundigheid gaat aanbieden. Klankbordgroep-lid omdat: ik kritisch ben. Ik mis bij Intrakoop soms transparantie over de totstandkoming van contracten. Ik zie daar overigens wel verbeteringen in. De komende jaren moet Intrakoop zich verder professionaliseren, zich toeleggen op goede marktverkenning in diverse productgroepen. Voor het leveren van maatwerk voor individuele leden is Intrakoop op de goede weg. Een goede ontwikkeling! 16 intrakoop

17 Fred de Jong sectorhoofd inkoop en logistiek, Zorgpartners Friesland Klankbordgroep-lid omdat: ik geloof in het benutten van elkaars inkoopkracht. Ik hoop dat Intrakoop in de toekomst door leden nog meer wordt benut als vehikel om inkoopcapaciteit te delen en een netwerk te bouwen waarin kennis en informatie wordt gedeeld. Heel belangrijk voor de kracht van Intrakoop wordt dat leden de handen ineenslaan en gezamenlijk inkoopstrategieën ontwikkelen richting onze leveranciers. Frank Kaptein directeur Intrakoop Goede zorg beter betaalbaar maken We doen het goed, samen. Maar het kan beter. Er gaat veel geld naar leveranciers, zo n 22 miljard euro per jaar. Alleen met elkaar kunnen we daar de best value voor krijgen. Esther Tankink inkoper Libra Revalidatie & Audiologie Klankbordgroep-lid omdat: we zo met andere inkopers kunnen reflecteren op ons werk. In de toekomst moet Intrakoop ervoor waken niet te arrogant te worden en voorbij te gaan aan wensen van individuele leden. Blijf luisteren naar leden, zodat je maatwerk kunt leveren. Maak ook visueel duidelijk hoeveel een lid bespaart met een Intrakoop-contract. Nog te vaak doen we afzonderlijk hetzelfde. Laten we onze krachten bundelen en onze maatschappelijke taak vervullen door zoveel mogelijk geld vrij te spelen voor de zorg. Hoe meer we samen doen, hoe aantrekkelijker we zijn voor leveranciers. Met grote volumes prikkelen we hen om Intrakoop en dus u hun best value te geven. Leveranciers die al goede oplossingen hebben en bereid zijn u de best value te bieden, zitten vaak al in het Intrakoop-mandje. De oplossingen van de leveranciers in dit mandje moeten zo aantrekkelijk zijn dat u vanzelfsprekend hieruit de leverancier kiest die het beste bij uw instelling past. Door de keuzes die u in de Intrakoop-overeenkomst kunt maken, creëert u maatwerk voor uw organisatie. Tearry Bekkers hoofd inkoper medisch, St. Elisabeth Ziekenhuis Tilburg Klankbordgroep-lid omdat: ik het beleid graag wil sturen. Met betrekking tot medische assortimenten is het belangrijk dat Intrakoop productmanagers aantrekt met de juiste expertise van zowel de leveranciersmarkt als ziekenhuisorganisaties. Ook moeten ze blijven inzetten op volumebundeling, strategische samenwerkingsverbanden en total cost of ownership. Eén wens: om betere condities uit de markt te halen dient Intrakoop leveranciers hard commitment te garanderen. Dit lukt alleen als leden dat commitment ook bieden. Alle reacties lezen? Kijk op intrakoop.nl onder organisatie, klankbordgroep En waarom zullen we leveranciers niet ook inzetten op hun kennis om zorgprocessen te optimaliseren? Leveranciers meenemen naar de budgetverantwoordelijke en ze laten vertellen hoe zij het zouden doen? Gebruikmaken van hun kracht en rekening houden met de total cost of ownership van producten en diensten? U faciliteert dit proces om met uw budgetverantwoordelijke tot de beste oplossingen te komen, samen met de ideale leverancier. Als u wilt, kan Intrakoop daarbij helpen. Zo schuiven we samen op van inkoop- naar business partner in uw organisatie. Intrakoop werkt non-profit en is er voor u. Al 55 jaar. Denk en doe mee. Zo brengen we samen de wensen en behoeften van uw instelling in kaart, kunnen we betere afspraken maken met leveranciers en dus optimaal samenwerken. de inkoopcoöperatie van de zorg 17

18 lopende zaken Intrakoop ondersteunt haar leden met collectieve raamovereenkomsten en individuele diensten. Geplande overeenkomsten Bloedafnamesystemen By pass overeenkomsten eten & drinken Interventie radiologie en cardiologie Laboratorium disposables Onderhoud medische apparatuur Orthopedie Pathologie Intrakoop E-inkopen Intrakoop biedt in samenwerking met TBlox E-inkopen, E-factuurscannen en E-grootboek aan. Zo n 100 leden gebruiken dit: 43 verpleeg- en verzorgingshuizen 15 instellingen voor de gehandicaptenzorg 18 ziekenhuizen 9 instellingen voor geestelijke gezondheidszorg 13 diensten Aanbestedingen Elektriciteit Farmaceutische dienstverlening Individuele dienstverlening op inkoop-, facilitair en logistiek gebied, onder meer: Inkoopscan en -analyses Individuele aanbestedingen en implementatie Leveren van tijdelijke inkoopcapaciteit op operationeel, tactisch en strategisch niveau Opzetten van de inkoopfunctie Ondersteunen bij inkoopbeleidsplannen Professionaliseren inkoopafdeling Overnemen van de inkoopfunctie Herinrichting en positionering van facilitaire bedrijven en diensten Advies gebouwbeheer en -onderhoud in samenwerking met Bonum Advies cliëntenvervoer in samenwerking met Trafficon Advies over E-inkopen en begeleiden implementatie Inkoop van aardgas en elektriciteit, collectief en individueel Individueel contractmanagement Inkoop duurzame energie en advies over duurzaamheid Energieadministratie: gouden bestand aansluitingen, factuurcontrole (inclusief energiebelasting), factuurbeheer en restitutie energiebelasting Energiemanagement: energiebenchmark, energiebesparingsplan, energiebeheer, monitoring via energiedashboard, analyse WKK, advies op maat Advies over subsidies Deelname aan Noodvermogenpool Onder de naam Intrakoop Energie biedt Intrakoop in samenwerking met Hellemans Consultancy collectieve en individuele dienstverlening op het gebied van energie. Meer informatie: Bekijk de activiteitenkalender op of bel uw Intrakoop-adviseur of Ledenservice (0418) Colofon Nummer 1, februari 2014 Intrakoop Bulletin is een kwartaaluitgave voor alle leden van Intrakoop. Concept & Realisatie: Axioma Communicatie t (035) Redactie: Communicatie Intrakoop, Koos Plegt, Menno de Boer, Sjaak van Hal, Wies Gruppen (Axioma) Vormgeving: Axioma Communicatie Illustratie: Ton Boon Fotografie: Ed van Rijswijk, Ruud van Zwet Lithografie: Fritz Repro Druk: Drukkerij Roelofs, Enschede Intrakoop Regterweistraat 11a 4181 CE Waardenburg t (0418) e ledenservice@intrakoop.nl i twitter.com/intrakoop Gehele of gedeeltelijke overname of reproductie van de inhoud van het Intrakoop Bulletin, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van de auteursrechthebbende is verboden. 18 intrakoop

19 Schoonmaakmeters én meerwaarde Zorgorganisatie Beweging 3.0 biedt een breed scala aan activiteiten op het gebied van wonen, zorg en welzijn in de regio Eemland. Onlangs zocht de organisatie een nieuwe partner voor schoonmaakdienstverlening en glasbewassing. Manager Facilitair Bedrijf Jan Jans: Het ging ons niet om zo veel mogelijk schoonmaakmeters voor zo weinig mogelijk geld: we wilden mensen in huis halen die meerwaarde leveren. We vroegen Intrakoop om een aantal schoonmaakbedrijven te selecteren. Zij hebben immers gedegen kennis van de markt en zijn in staat objectief te kijken. Intrakoop kwam met drie goede, betrokken kandidaten. Uiteindelijk kwam Hago Zorg als beste uit de bus. Belangrijk is dat ze de Code Verantwoordelijk Marktgedrag onderschrijven. Ze kunnen meer dan alleen schoonmaken. Ze ondersteunen de hele organisatie, staan klaar voor onze cliënten en denken met ons mee over de uitdagingen die ons te wachten staan. Jan Jans, manager Facilitair Bedrijf, Zorgorganisatie Beweging 3.0 Samen maken we goede zorg beter betaalbaar Bij uw zorgorganisatie telt elke euro. U wilt de totale kosten van middelen en diensten zo ver mogelijk terug dringen. Intrakoop ondersteunt u daarbij. Denkt u na over innovatieve inkoopprocessen, inkoopstrategieën en raam overeenkomsten? Intrakoop heeft ze al voor u bedacht en in het leven geroepen. Of we ontwikkelen ze samen met u. Zodat u kunt kiezen uit de inkoopoplossing die het beste bij uw organisatie past. We rusten niet voordat we de gunstigste voorwaarden voor u uit het vuur hebben gesleept. Samen met u doen we er alles aan, om goede zorg beter betaalbaar te maken. twitter.com/intrakoop

20 U wilt kosten besparen én duurzamer ondernemen. Daarom hebben wij Nicolette. Nicolette is expert op het gebied van energie besparen en duurzaamheid. Samen met een team van besparingsexperts geeft zij u inzicht in het ernergieverbruik van uw organisatie. Vervolgens worden alle besparingsmaatregelen voor u in kaart gebracht, waarbij niet alleen gekeken wordt naar kosten, maar ook naar CO 2 -uitstoot. En onze experts ondersteunen u graag bij het uitvoeren van de door u gekozen maatregelen. Wilt u ook besparen en duurzaam ondernemen? Mail naar nicolette@nuon.com of kijk op nuon.nl/energiebesparing Nuon feliciteert Intrakoop met haar 55-jarig bestaan!