Bestuur rendement. Vrijwilligers. Aandacht.

Transcriptie

1 Bestuur rendement. Vrijwilligers. Zouden alle vrijwilligers in Nederland tegelijk besluiten om ermee te stoppen dan is de chaos niet te overzien. De vrijwillige inzet in Nederland is enorm en veel activiteiten en voorzieningen drijven op de krachten van vrijwilligers. Ook stichtingen en verenigingen kunnen vaak niet zonder de inzet van vrijwilligers. En met de komst van de Wet maatschappelijk ondersteuning zal in de nabije toekomst een nog grotere rol zijn weggelegd voor de vrijwilligers en de organisaties waarvoor zij zich inzetten. Maar goede vrijwilligers liggen niet voor het oprapen. En hoe zorgt u er vervolgens voor dat deze gewaardeerde krachten bij uw organisatie betrokken blijven en niet vertrekken? Aandacht. In dit dossier leest u alles over hoe u vrijwilligers kunt werven, waarderen en behouden. Er wordt aandacht besteed aan hoe u het beste om kunt gaan met specifieke groepen vrijwilligers, zoals jongere en allochtonen. Ook vindt u meer informatie over wat Wmo voor uw stichting of vereniging betekent en waar u zelf ondersteuning kunt vinden bij uw vrijwilligersbeleid.

2 Vrijwilligers Aandacht WAT IS EEN VRIJWILLIGER? DEFINITIE CIJFERS Verschillen WERVEN VAN VRIJWILLIGERS takenpakket Beloning DE WERVINGSCAMPAGNE De advertentie NA DE SELECTIE Jongeren betrekken MOTIEVEN VORMEN VAN BELONING Erkenning Waardering beloning Andere manieren VERGOEDING Onkosten vergoeding Combinatie met uitkering Heffingen Giften GOED VERZEKERD PARTICULIERE AANSPRAKELIJKHEID Secondaire aansprakelijkheid WAM AANSPRAKELIJKHEID ORGANISATIE AVB Aandachtspunten ONGEVALLENVERZEKERING BESTUURDERSAANSPRAKELIJKHEID RECHTSBIJSTANDVERZEKERING EVENEMENTENVERZEKERING ADMINISTRATIE GEGEVENS SYSTEMEN DE WMO WAT IS DE WMO? SAMENWERKEN MET DE GEMEENTE Meer inzet vrijwilligers Achterban informeren ONDERSTEUNING VAN VRIJWILLIGERSORGANISATIES RISICO S WMO OVERGANGSJAAR GRENZEN VAN VRIJWILLIGERSWERK GRENZEN BEPALEN REAGEREN OP HULPVRAAG GRENZEN VERLEGGEN WEGWIJS IN ONDERSTEUNINGSLAND ONDERSTEUNING IN NEDERLAND STEUN ZOEKEN

3 11.3 GEMEENTELIJKE ONDERSTEUNING Steunpunt vrijwilligerswerk Het sportservicepunt Het steunpunt informele zorg ONDERSTEUNINGSVRAGEN

4 1 Wat is een vrijwilliger? Wat is een vrijwilliger? Een vraag die even lastig te beantwoorden is als de vraag: wat is een allochtoon? Of: wat is een jongere? De vrijwilliger bestaat niet, net als de jongere, de vrouw of de man. De taken die zij al vrijwilliger op zich nemen en hun motief om vrijwilligerswerk te gaan doen, lopen sterk uiteen. Vrijwilligers zijn in ieder geval geen werknemers, want een arbeidsovereenkomst ontbreekt. Natuurlijk zorgt u wel goed voor uw vrijwilligers, zodat ze zich naar tevredenheid blijven inzetten. 1.1 Definitie De officiële definitie van vrijwilligerswerk, door het toenmalige ministerie van VWS in 1980 opgesteld, luidt nog steeds: Werk dat in enig georganiseerd verband onverplicht en onbetaald wordt verricht ten behoeve van anderen of de samenleving. Deze definitie is op te delen in vier componenten: 1. Onbetaald. 2. Onverplicht 3. Ten behoeve van anderen of de samenleving; 4. In enig georganiseerd verband. Pas wanneer alle vier de criteria van toepassing zijn is er sprake van vrijwilligerswerk. Toch is de praktijk veel minder duidelijk. De grenzen van het vrijwilligerswerk zijn in beweging en veel vormen van vrijwilligers werk vallen niet meer onder de definitie. Onbetaald Zo zijn er tal van vormen van vrijwilligers werk waarbij er sprake is van een kleine financiële beloning. Denk maar aan sporttrainers of de vrijwillige brandweer. Frappant is ook dat de belastingdienst recent een nieuw element aan de al bestaande vrijwilligeronkostenregeling heeft toegevoegd. Organisatie kunnen hun vrijwilligers tot een bepaald bedrag per uur uitbetalen ( 4,50 voor volwassenen), zonder dat u of de vrijwilliger hoeft aan te tonen dat het hier daadwerkelijk om onkosten gaat. Bij hogere bedragen moeten u of de vrijwilliger wel bewijzen dat het om een onkostenvergoeding gaat, dan wel dat er geen sprake is van een marktconforme beloning ( zie voor de onkostenregeling ook hoofdstuk 6). De fiscus wekt hiermee in elk geval de indruk dat voor haar het criterium onbetaald opschuift in de richting van een niet-markt conforme betaling. Andere definitie Aangezien de officiële definitie steeds meer gaat wringen, heeft MOVISIE (tot 1 januari 2007 CIVIQ) het begrip vrijwillige inzet geïntroduceerd. Deze term is veel breder dan de term vrijwilligerswerk en probeert aan de diverse en dynamische werkelijk recht te doen. Dit maakt het tegelijkertijd lastig om een nieuwe, algemeen gedeelde definitie aan deze term te koppelen. MOVISIE heeft daarom een hulpmiddel ontwikkeld, de draaischijf. Deze bestaat uit acht schijven: motief, oorsprong vrijwillige inzet, mate van keuzevrijheid, mate van beloning, voor wie doe je het, type organisatieverband, organisatiegraad en en we noemen het. Bestuurders kunnen hiermee de positie en vorm van het vrijwilligerswerk in hun organisatie vaststellen en hier ook eventueel de werving van vrijwilligers aan koppelen. De draaischijf en een uitgebreide toelichting kunt u vinden op 4

5 Onverplicht Ook ten aanzien van het onverplichte karakter van vrijwilligerswerk treden verschuivingen op. Zo heeft het nieuwe kabinet bijvoorbeeld plannen om een maatschappelijke stage voor alle jongeren in te voeren. En lokale bestuurders roepen steeds vaker dat uitkeringsgerechtigden iets terug moeten doen, desnoods in de vorm van vrijwilligerswerk. Kortom, voor bepaalde groepen mensen lijkt vrijwilligerswerk wel degelijk een verplichting te gaan worden. Georganiseerd En hoe staat het met het georganiseerd verband? Tegenwoordig zijn er talloze vrijwilligers minder georganiseerd actief op internet, of in los-vast georganiseerde buurt- en burgerinitiatieven. Ook op dit punt voldoet de officiële definitie van vrijwilligers werk steeds minder aan wat er nu aan vrijwilligerswerk wordt gedaan in Nederland. Wat niet is veranderd, is dat de vrijwilligers zich voor anderen of ten behoeve van de samenleving inzetten. 1.2 Cijfers Omdat steeds meer vormen van vrijwilligerswerk niet meer onder de officiële definitie van vrijwilligerswerk vallen is het moeilijk om het aantal vrijwilligers in Nederland te bepalen. Er zijn wel diverse onderzoeken gedaan, door onder andere het Centraal Bureau voor de Statistiek(CBS), het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) en de vakgroep filantropische studies van de Vrije Universiteit met haar onderzoek Geven in Nederland (GIN). Een op de drie is vrijwilliger De cijfers die uit deze onderzoeken rolden, zijn onderling echter slecht vergelijkbaar, omdat de onderzoekers verschillende onderzoeksmethoden hanteerden en iets anders verstonden onder het begrip vrijwilligerswerk. Zo is het aantal vrijwilligers in Nederland volgens het CBS maar liefst 43% van de bevolking van 18 jaar en ouder (cijfers van 2004) en volgens SCP 32% (cijfers van 2005) en Geven in Nederland 41,3% (in 2004). Daar komt bij dat veel mensen zichzelf bovendien helemaal niet zien als vrijwilliger. Zij doen iets voor hun vereniging of helpen een club of goed doel. Hoe het begrip vrijwilliger ook wordt gedefinieerd, vaststaat dat ongeveer een derde van de Nederlanders actief is als vrijwilliger. Uitgesplitst naar sectoren, bevolkingsgroepen en leeftijd zijn er echter flinke verschillen. Deze statistische gegevens kunnen u helpen veel gerichter vrijwilligers te werven. Sectoren Het aantal vrijwilligers varieert nogal in en tussen sectoren. Dit heeft natuurlijk allereerst te maken met de persoonlijke voorkeuren van vrijwilligers. Maar deze verschillen zijn ook vaak te herleiden naar de fase in de levencyclus. Zo zijn jongeren vaak vrijwilliger in een sportvereniging dan ouderen. Kijken we naar vrijwilligerswerk op scholen dan blijkt 9% van de Nederlandse bevolking in 2004 daar actief te zijn geweest als vrijwilliger, bijvoorbeeld in het schoolbestuur of de oudercommissie. Het zijn vooral ouders, en dan met name iets oudere moeders, die zich als vrijwilliger inzetten op de school van hun kinderen. Naarmate de leeftijd stijgt, kiezen mensen steeds meer voor vrijwilligerswerk in de verzorging en verpleging. 5

6 Bevolkingsgroepen Niet alle bevolkingsgroepen in de Nederlands samenleving zetten zich in gelijke mate als vrijwilliger in. Zo verrichten autochtonen volgens een enquête van Regioplan uit 2004 bijna 2 keer zo vaak regulier vrijwilligerswerk als allochtonen (43% tegen 22%). Het blijkt echter dat allochtonen zich vaak binnen hun eigen organisaties inzetten. Omdat zij hun activiteiten meestal niet als vrijwilligerswerk benoemen, ontbreken betrouwbare cijfers hierover. Leeftijdsgroepen Kijkend naar de participatie van verschillende leeftijdsgroepen over de afgelopen jaren, dan blijkt dat mensen in de leeftijd 35 tot 45 jaar relatief het vaakst actief te zijn. Meer dan de helft van hen is vrijwilliger. De groep 45- tot 55- jarigen vormen een goede tweede. Onder 25- tot 35- jarigen en bij 75 jaar en ouder vindt men het minst vaak vrijwilligers. 1.3 werknemer of vrijwilliger? Vrijwilligers zijn geen werknemers, want zij hebben geen arbeidsovereenkomst met u. Voor een arbeidsovereenkomst is geen officieel contract nodig, beslissend is of er inhoudelijk kan worden gesproken van een arbeidsovereenkomst. Niet iedereen noemt zichzelf vrijwilliger Wettelijk is er pas sprake van een arbeidsovereenkomst als deze de volgende vier onderdelen bevat: 1. De verplichting van de werknemer om persoonlijk werkzaamheden te verrichten; 2. Gedurende een bepaalde periode; 3. De werkgever bellont de werknemer voor deze werkzaamheden; 4. Er is een gezagsverhouding Verschillen De belangrijkste verschillen tussen werknemers en vrijwilligers zitten in het ontbreken van een beloning en de verplichting tot werken. Beloning Een vrijwilliger ontvangt geen beloning voor zijn werkzaamheden. Hij krijgt geen salaris en verschilt hiermee dus van een werknemer. Dat betekent dat een vrijwilliger geen aanspraak kan maken op bepalingen uit bijvoorbeeld een CAO. Aan de andere kant betekent dat ook dat er voor u geen verplichtingen gelden vanuit deze CAO of de wettelijke regelingen rondom betaalde arbeid, zoals loondoorbetaling bij ziekte. Verplichting Een anders groot verschil met werknemers zit in de verplichting tot het verrichten van werk. Een werkgever heeft verschillende wettelijke mogelijkheden om een betaalde werknemer te verplichten tot het uitvoeren van werkzaamheden waarvoor hij hem betaalt. Bij vrijwilligerswerk zijn deze wettelijke mogelijkheden veel beperkter. De werkgever heeft minder verplichtingen aan de vrijwilliger, maar kan daardoor ook minder rechten doe gelden. Vrijwilligerswerk is natuurlijk niet vrijblijvend, maar het is wel (meestal) onverplicht. Het is doorgaans een persoonlijke keuze van de vrijwilliger en deze kan op ieder moment een andere keuze maken. Uiteraard worden hierover wel vaak uitspraken gemaakt tussen bestuurder en vrijwilliger, maar deze hebben slechts een beperkte wettelijke basis. 6

7 1.3.2 overeenkomsten Voor een deel zijn vrijwilligerswerk en betaald werk wel gelijk zo is de werkgever bij beide groepen werknemers verplicht te zorgen voor goede werkomstandigheden. De werkgever heeft een zogenaamde zorgplicht ten aanzien van alle groepen medewerkers. Gezagsverhouding Er is bovendien vrijwel altijd sprake van een gezagsverhouding wanneer een vrijwilliger werkzaam is bij een organisatie. Bij dit georganiseerde vrijwilligerswerk voert de vrijwilliger werkzaamheden uit in opdracht, en onder eindverantwoordelijkheid van de organisatie. Dit duidt op een gezagsverhouding omdat de vrijwilliger de werkzaamheden immers niet geheel voor eigen rekening en verantwoordelijkheid verricht. In sommige gevallen zal de reactie tussen vrijwilliger en organisatie wat minder strikt deze gezagsverhouding weerspiegelen. Vooral bij de minder georganiseerde vormen van vrijwilligerswerk is dat het geval. Geen salaris en geen werkverplichting 1.4 Motieven De belangrijkste motivatie van betaalde werknemers is de beloning in de vorm van salaris en andere arbeidsvoorwaarden. De mate waarin de verschillende arbeidsvoorwaarden tot motivatie leiden kan verschillen, maar de meeste mensen werken in ieder geval ook omdat ze daarmee geld verdienen om te leven. Vrijwilligers hebben deze motivatie niet, want zij ontvangen geen salaris en hebben veel minder wettelijke bescherming dan een betaalde werknemer. Waarom doen mensen vrijwilligerswerk? Uit onderzoek blijkt dat de volgende motieven een rol spelen bij het kiezen voor vrijwilligerswerk: - Verbreden van levenservaring; - Actief en gezond blijven; - Mensen ontmoeten; - Leren en beoefenen van vaardigheden; - Zien van resultaat; - Morele principes, religieuze of politieke overtuigingen; - Sociale erkenning. Een bijdrage kunnen leveren aan de samenleving, een bijdrage aan de organisatie en de persoonlijke ontplooiing zijn belangrijke samenhangende redenen om vrijwilligerswerk te gaan verrichten. Nog steeds is het zo dat veel vrijwilligers met hun werkzaamheden beginnen nadat ze hiervoor zijn gevraagd. Of dat zij vrijwilligerswerk gaan doen bij een organisatie waarmee ze al een binding hebben, bijvoorbeeld als deelnemer of als ouder van een deelnemend kind. Sommige vrijwilligers zoeken in hun onbetaalde werk een uiting van bepaalde interesses of vaardigheden die zij in hun betaalde werk niet kwijt kunnen, een manier om een andere kant van henzelf te ontwikkelen. Inspelen op motieven Voor organisaties is het belangrijk om de redenen die een vrijwilliger heeft voor zijn vrijwillige inzet te herkennen, te erkennen en om hierop in te spelen. Een vrijwilliger doet het werk immers om een reden en als die reden wegvalt, wordt de motivatie voor het werk vanzelf ook minder. Waar bij een betaalde medewerker van een salarisverhoging al een motiverende werking uit kan gaan, moet een werkgever bij vrijwilligers op zoek naar andere middelen hiervoor. Het is dus belangrijk om de vrijwilligers die bij u werkzaam zijn en hun motieven voor vrijwillige inzet te kennen! 7

8 Redenen om af te haken Er is ook onderzoek verricht naar de redenen die vrijwilligers hebben om te stoppen met hun werkzaamheden. Deze redenen liggen op de volgende terreinen: - Geen of te weinig waardering; - Te veel taken; - Te weinig begeleiding; - Sfeer; - Manier van werken; - Tijd voor iets anders; - Gebrek aan voorzieningen. Veel van deze redenen hebben te maken met de wijze waarop de organisatie omgaan met vrijwilligers. Organisaties geven vaak aan dat het moeilijk is om nieuwe vrijwilligers te vinden. Minstens zo belangrijk is echter het binnenhouden van de bestaande vrijwilligers. Aandacht besteden aan motieven van vrijwilligerswerk is dan ook heel belangrijk. 8

9 2 Werven van vrijwilligers Dus uw organisatie wil vrijwilligers binnenhalen. Dan kunt u natuurlijk een briefje ophangen in de supermarkt. Maar daarmee komt u er meestal niet. U kunt natuurlijk ook heel voortvarend te werk gaan. Zoveel mogelijk oproepen in huis-aan-huisbladen zetten, bijvoorbeeld. En voor iedereen die blijk geeft wel interesse te hebben, de deuren wijd openzetten. Maar werkt dat ook? Het antwoord is wederom: meestal niet. Het binnen halen van vrijwilligers is veel meer dan een simpele actie waar u eventjes veel energie in moet stoppen. 2.1 voorbereiding Wie (meer) vrijwilligers wil, zal vooral ook goed moeten nadenken over de werving van vrijwilligers. Waarom wilt u werven, hoe pakt u het aan en wie wilt u waarvoor binnen halen? Want: wilt u vooral snel vrijwilligers? Of wilt u liever de juiste persoon op de juiste plek in uw organisatie? Verantwoordelijk Beperk het werven van nieuwe vrijwilligers niet tot een taak voor een of twee personen, maar laat de hele organisatie hier aan meewerken. Zo wordt de wering iets waar iedereen binnen uw organisatie zich verantwoordelijk voor voelt. Het werkt ook goed om mensen in subgroepjes verantwoordelijk te maken voor de werving van specifieke doelgroepen of voor de organisatie van een evenement of activiteit Wie en waarom Als u iedereen wilt werven dan bereikt u niemand. Algemene wervingsboodschappen die bedoeld zijn voor zoveel mogelijk mensen werken niet. Plaatst u bijvoorbeeld een tekst als iedereen is welkom bij ons. We hebben altijd een tekort aan vrijwilligers in uw advertentie, dan zullen maar weinig mensen zich daardoor aangesproken voelen. Met een lage respons als gevolg. Een werving is vaak pas succesvol aks u eerst goed heeft nagedacht over een aantal vragen. Na deze voorbereiding kunt u gericht gaan werven. Waarom u werft, bepaalt wie u werft. Waarom ga ik vrijwilligers werven? Wees duidelijk over de redenen waarom u nieuwe vrijwilligers werft: heeft u tekort aan handjes, wilt u uw bestuur uitbreiden of verfrissen, of werft u nieuwe mensen omdat bepaalde kennis of vaardigheden ontbreken? Vaak wordt ook naar nieuwe vrijwilligers gezocht om een afspiegeling te zijn van de achterban(cliënten, leden en dergelijke) of de samenleving. De reden waarom u werft bepaalt wie u wilt werven takenpakket In de meest voorkomende gevallen werft u vrijwilligers omdat u een tekort heeft aan mankracht of bepaalde kennis en ervaring. Het is zaak dit eerst te verkennen. Waar heeft uw organisatie precies behoefte aan? En vervolgens: Welke werkzaamheden wilt u de nieuwe vrijwilligers uit laten voeren? Omschrijf zijn taken nauwkeurig. Wat gaat de nieuwe vrijwilliger precies doen? Een duidelijke taakomschrijving maakt straks de werving en selectie van de juiste vrijwilliger eens tuk makkelijker. 9

10 Meedenken Een veelvoorkomend probleem bij vrijwilligersorganisatie is het formuleren of bedenken van leuke aantrekkelijke klussen. Zeker als uw organisatie met nieuwe doelgroepen aan de slag wil, zoals scholieren (maatschappelijke stages), jongeren allochtonen of gehandicapten. Vraag de mensen uit de betreffende doelgroep(en) gerust om eens mee te denken. Zij weten zelf heel goed wat ze leuk vinden en wat ze wel of niet kunnen of mogen. Bovendien bespaart u zichzelf een vaak onmogelijke klus: u kunt niet weten wat scholieren van veertien leuk vinden. U kunt niet weten wat een gehandicapte wel en niet kan doen Eenvoudigweg omdat u zelf niet (meer) tot de doelgroep behoort! Door mensen uit de doelgroep mee te laten denken, laat u zien dat u hen serieus neemt en dat is al een belangrijke stap in het binden van toekomstige vrijwilligers profiel Als de taken helder en duidelijk zijn, kijkt u vervolgens wat iemand moet kunnen om die taken goed uit te kunnen voeren. Soms zijn het heel eenvoudige vaardigheden of kwaliteiten als: op tijd komen, samenwerken, computervaardigheden, of initiatiefrijk. Op basis van deze informatie stelt u een profiel op: waar moet de vrijwilliger die u wilt werven aan voldoen? In een selectie- of intakegesprek kijkt u samen met de vrijwilliger naar het profiel en beslist u of de vrijwilliger de juiste aanwinst is voor uw organisatie. u kunt beter strenger selecteren bij de poort, dan opgescheept zitten met vrijwilligers waar u eigenlijk niet veel aan heeft Beloning Iedereen wil iets terug voor zijn vrijwillige inzet: voor de een is het zinvolle vrijetijdsbesteding, voor de ander is het de status die aan een bestuursfunctie hangt of de sociale contacten. En sommige zijn meer geïnteresseerd in de materiele beloning in de vorm van financiële vergoeding of cadeautjes. Zoveel vrijwilligers, zoveel verschillende beloningen! Het is dus belangrijk te weten wie u zoekt zodat u een beloning op maat kunt bieden. Stel u zelf de vraag: Waarom zou iemand vrijwilliger bij mijn organisatie willen worden? Dus: wat heeft u vrijwilligers eigenlijk te bieden? Wat is er zo leuk en interessant aan juist uw organisatie? Waarom zouden mensen een deel van hun vrije tijd op willen offeren om juist bij uw organisatie te komen werken? Het antwoord op deze vraag is uw beste verkoopargument. Want als u weet wat er zo leuk is bij u, dan kunt u dat vast ook overbrengen op de mensen die u wilt binnenhalen. 2.2 De wervingscampagne Heeft u eenmaal helder waarom u vrijwilligers zoekt, welke werkzaamheden ze gaan verrichten en aan welke eisen de vrijwilliger moet voldoen, dan kan de wervingscampagne van start. 10

11 2.2.1 De advertentie Wij zoeken enthousiaste vrijwilligers voor het verzorgen van de dieren. Voor meer informatie kunt u terecht bij Geja op tel Hoe vaak komt u niet soortgelijke advertenties tegen in de krant? Wervende teksten die uitmunten in vaagheid en waar niemand op reageert. Vrijwilligers willen vooraf graag duidelijke informatie over de werkzaamheden, de duur van de taak of activiteit, de werktijden, het resultaat, de beloning,de manier van inwerken en begeleiding en regels waaraan vrijwilligers zich moeten houden. In de wervingsboodschap zet u ieder geval voor hoe lang u een vrijwilliger zoekt (duur van het vrijwilligerswerk), een inschatting van hoeveel uur het kost per dag/week/maand en wat het resultaat moet worden. Op uw website zet u aanvullende informatie over de organisatie en de mensen die er werken, over de inwerkperiode, beloning, vergoedingen enzovoorts. Vrijwilliger aanspreken Waardoor voelt u zich het meest aangesproken? A. Uw buurman vraagt op een verjaardag of er iemand is die wil helpen behangen. B. Uw buurman vraagt u om te helpen met behangen: hij vindt dat u thuis heel mooi heeft behangen en zou het bij hem in huis ook zo mooi willen krijgen. Grote kans dat u zich bij optie b eerder voor uw buurman zult inzetten, dan bij optie A. u wordt in optie B immers aangesproken op uw vaardigheden en kennis(van het behangen) en krijgt een compliment dat u het zo goed doet. Met het werven van vrijwilligers werkt het precies hetzelfde. Ook vrijwilligers voelen zich positief aangesproken als zij gevraagd worden op basis van hun ervaringen en kennis die ze hebben, wanneer uw aanbod aansluit bij hun dromen en wensen of als zij door persoonlijke relaties worden gevraagd. U moet dus goed kunnen aangeven waarom u een specifieke vrijwilliger zoekt of wat u de vrijwilliger te bieden heeft. Het volstaat niet meer om in uw wervingsboodschap aan te geven waarvoor u vrijwilligers zoekt. U moet aangeven waarom de vrijwilliger juist bij u moet zijn. Checklist werving - Laat iedereen in uw organisatie weten dat u nieuwe vrijwilligers gaat werven; - Werf selectief; - Wat levert het op? Wees dar duidelijk over; - Hoe concreter hoe beter. Maak een duidelijke taakomschrijving; - Uw wervingsboodschap sluit aan bij u nieuwe vrijwilliger; - De plek waart uw wervingsboodschap te lezen is, bepaalt wie het leest. - Laat zien wie u bent. - Zorg dat u bereikbaar bent via uw website en . - Voor iedere goede vrijwilliger is een passende klus te vinden. - Denk strategisch: door iets voor kinderen te organiseren bereikt u jonge ouders. - Jongeren zijn expert in jong zijn: maak daar gebruik van! - Geef nieuwe vrijwilligers een warm welkom. 11

12 Imago Uw imago kan bepalen of vrijwilligers graag bij u aan de slag gaan of juist niet. Als uw organisatie een negatief, suf, saai en oubollig imago heeft onder bepaalde groepen, zal het erg lastig zijn onder deze groepen te werven voor vrijwilligerswerk. Het omgekeerde geldt natuurlijk ook: als uw organisatie bekend staat als een hippe club die goed voor zijn vrijwilligers zorgt, zal het een stuk gemakkelijker zijn om vrijwilligers te werven. Laat zien wie u bent Het is daarom belangrijk dat u zich bewust bent van u imago. Vraag eens rond of anderen uw organisatie kennen en wat het beeld is dat ze erbij hebben. Uit onderzoek blijkt ook dat vrijwilligers eerder bij een organisatie aan de slag gaan die ze kennen, dan bij een onbekende organisatie. laat dus zien wie u bent! U kunt bijvoorbeeld een open vrijwilligersdag houden. Ook het organiseren van een leuke activiteit is een manier om mensen kennis te laten maken met uw organisatie De juiste doelgroep bereiken Als u weet wie u zoekt, is de volgende stap te bedenken waar deze vrijwilligers te vinden zijn of wat ze lezen. Zoekt u nieuwe vrijwilligers om met gehandicapten te zwemmen, hang dan een wervende tekst op in het zwembad. Daar zijn immers mensen te binden die van zwemmen houden. Zoekt u vrijwilligers om een website te bouwen of onderhouden, ga dan eens met opleidingen of wijkcentra praten waar cursussen gehouden worden. Misschien mag u voor de groep een wervend praatje komen houden. Let wel: werving verloopt het beste door persoonlijk contact. Een van de belangrijkste redenen waarom mensen geen vrijwilligerswerk doen, is omdat ze nooit gevraagd zijn. Activiteiten organiseren Wanneer u de organisatie wilt verjongen, kunt u hard op zoek gaan naar jonge mensen en proberen hen warm te maken voor vrijwilligerswerk binnen uw organisatie. dat is een hele klus, zeker als men de organisatie niet kent. Een strategische zet in zo n geval is om activiteiten voor het te organiseren. Zo krijgt u de juiste doelgroep binnen, een goede basis voor de werving. Internet Voor veel mensen is internet een van de belangrijkste informatiebronnen en is een veelgebruikt communicatiemiddel. Dit geldt ook voor vrijwilligers, zeker de wat jongere doelgroep (50-). U moet er rekening mee houden dat (potentiële) vrijwilligers bij het zoeken naar klussen veel gebruik maken van digitale vacaturebanken of via sites van organisaties waar ze actief zouden willen worden. Zorg dus dat uw vacatures ook beschikbaar zijn via digitale vacaturebanken en zet uw vacatures ook op uw site. Uw website is ook een belangrijke bron van informatie voor nieuwe vrijwilligers. Uw site is uw visitekaartje en geeft in ieder geval informatie over wat uw organisatie doet, wie er werken, waar u gevestigd bent en bij wie men terecht kan voor vragen of aanvullende informatie. Denk er wel aan uw website actueel te houden en regelmatig (minimaal een keer per dag) uw te bekijken. 12

13 Flexibel Wat doet u als een goede en gemotiveerde vrijwilliger is de schoot krijgt geworpen, maar geen geschikte klus voor hem heeft? Soms melden vrijwilligers zich immers uit zichzelf aan, zonder dat u een advertentie de deur uit heeft gedaan. Stuurt u de vrijwilliger dan weer naar huis? U kunt zich beter flexibel opstellen en creatief zijn in het creëren van nieuwe klussen. Wees creatief en flexibel Hetzelfde geldt als u wel op zoek bent naar een vrijwilliger en u vindt iemand die zich voor uw organisatie in wil zetten, maar niet voor de vier uur per week die u graag gevuld ziet, maar voor vier uur per maand. Dan kan hij de klus die u voor hem had bedacht, niet uitvoeren. Maar ongetwijfeld kan hij wel andere waardevolle dingen doen binnen de organisatie. bespreek dit samen en wees creatief in het vinden van oplossingen. 2.3 Na de selectie Iedere nieuwe vrijwilliger is als het goed is (lees: als er kritisch is geworven) een aanwinst voor de organisatie. Zorg er dan ook goed voor! Geef ze een warm welkom als ze voor het eerst komen. Neem de tijd om even rustig kennis te maken en het takenpakket door te spreken, leg uit hoe de inwerkperiode eruit ziet en wat u van de vrijwilliger verwacht. Belangrijk hierbij is dat er een duidelijk contactpersoon voor de nieuwe vrijwilliger(s) is; iemand die ze opvangt, waar ze terecht kunnen voor vragen en die de taken voor de nieuwe vrijwilligers coördineert. Dit om te voorkomen binnen de organisatie iedereen zich op de nieuwe vrijwilliger stort met allerlei klussen. Het komt maar al te vaak voor dat nieuwe vrijwilligers door meerdere mensen worden geclaimd voor (vervelende) werkzaamheden. De nieuweling vindt vaak alles nog leuk, durft misschien nog niet zo goed nee te zeggen en wordt al snel in het diepe gegooid met te veel (vervelend) werk. De ideale basis om snel weer af te haken! 13

14 3 Vrijwilligers begeleiden en behouden Hoe u vrijwilligers kunt binnenhalen heeft u kunnen lezen in het vorige hoofdstuk. Maar hoe houdt u nieuwe vrijwilligers binnen de deuren van uw organisatie? wat kunt u doen om ze tevreden te houden? En hoe kunt u het beste handelen als u de samenwerking wilt beëindigen? Een goede afsluiting is niet alleen netjes, maar kan soms ook heel waardevol zijn voor uw organisatie. 3.1 Begeleiden Als u nieuwe vrijwilligers binnen de muren van uw organisatie heeft gekregen, kunt u maar beter niet achterover gaan leunen. Integendeel: nu begint het echte werk pas. Goede begeleiding is namelijk essentieel voor het behouden van vrijwilligers! Maar wat moet u nu verstaan onder goede begeleiding? Wat komt er allemaal bij kijken? En wie zijn erbij betrokken? De volgende vijf punten vormen een goede leidraad bij het succesvol begeleiden van (nieuwe) vrijwilligers. 1. Inwerkperiode Hebt u wel eens gedacht aan een inwerkperiode voor de nieuwe vrijwilliger? Dat geeft zowel de nieuwe vrijwilliger als de organisatie de tijd om aan elkaar te wennen, en te zien wat u aan elkaar heeft. En zo voorkomt u dat de nieuwe vrijwilliger gaat zwemmen. U kunt een bepaling over de inwerkperiode of proeftijd opnemen in de vrijwilligersovereenkomst. Bepaal, natuurlijk het liefst samen met de vrijwilliger, welke activiteiten en werkzaamheden passend zijn voor die eerste periode van kennismaking met uw organisatie. Deze werkzaamheden moeten natuurlijk ook leuk zijn! Bouw evaluatiemomenten in om te bespreken of de vrijwilliger op zijn plek is. 2. Begeleiden en aanpassingen Bepaal in een zo vroeg mogelijk stadium wat de nieuwe vrijwilliger al kan en vooral ook wat hij nog niet kan. Ga ook na wat de ambities van de nieuwe vrijwilliger zijn. U moet beseffen dat de ene vrijwilliger meer begeleiding nodig heeft dan de andere. Iemand die vanuit een maatschappelijke stage vrijwilligerswerk gaan doen, heeft wellicht meer behoefte aan een coachende begeleider die stap voor stap meedenkt. Terwijl iemand die zijn of haar specifieke kennis voor de organisatie wil inzetten, juist behoefte heeft aan een duidelijke opdracht en daarnaast veel vrijheid om de opdracht uit te voeren. Het kan zijn dat er aanpassingen nodig zijn voor de vrijwilliger. Bijvoorbeeld een aanpassing van de werkplek, bij vrijwilligers met een functiebeperking. Ook hier moet u in een zo vroeg mogelijk stadium achter proberen te komen, zodat u hier iets aan kunt doen. 3. Aanspreekpunt Niets is zo demotiverend als nergens terechtkunnen met vragen over het werk! Of onduidelijkheid over wie nu precies waarop aan te spreken is. Geregelde gesprekken over de voortgang zijn prettig en onmisbaar voor beide partijen. Zorg daarom voor een vast aanspreekpunt binnen de organisatie. denk daarbij ook eens aan mentoring. Mentoring is een vorm van begeleiding met een aantal specifieke kenmerken. In mentoring gaat het om een een-op-een relatie tussen een mentor en een gementorde persoon oftewel de mentee. Bedenk goed wie u tot mentor benoemd. Dit moet iemand zijn met geduld en veel kijk op de dagelijkse dingen die een vrijwilliger meemaakt in zijn werk. En het liefst past u de mentor aan op de nieuwe vrijwilliger. Zoek een mentor die bij de vrijwilliger past! Goede begeleiding met een mentor 14

15 4. Wet- en regelgeving Voor sommige vrijwilligers(groepen) is er wet- en regelgeving van toepassing die stimulerend dan wel belemmerend kan werken. Denk bijvoorbeeld aan vrijwilligerswerk dat in het kader van sociale activering wordt gedaan. Vergeet ook niet dat uw organisatie moet voldoen aan de eisen uit de Arbo-wet. Voor organisaties waar alleen maar vrijwilligers werken gelden echter wel minder regels dan voor organisaties waar ook betaalde werknemers werken. Zij kunnen gebruikmaken van een vrijstellingsregeling in de nieuwe Arbo-wet die op 1 januari 2007 is ingegaan. Ook al hoeft u zich dan aan minder regels te houden, u blijft natuurlijk nog steeds wel verantwoordelijk voor de gezondheid en veiligheid van uw vrijwilligers! 5. Luisteren Veel organisaties werken top-down. De leiding bepaalt, de vrijwilliger voert uit. Maar u zou het ook eens wat meer bottom-up kunnen proberen. Het heeft namelijk voordelen om ook de werkvloer mee te laten praten over zaken die in uw organisatie spelen. Niet alleen omdat dat wel zo aardig is; de ervaringen en de invalshoek van uw vrijwilligers kunnen juist van grote waarde zijn voor het toekomstige beleid van uw organisatie. Luister daarom altijd goed naar opmerkingen, verbeterpunten en klachten van vrijwilligers! Misschien kunt u er door een kleine aanpassing al voor zorgen dat een bestaand knelpunt wordt opgelost. 3.2 Behouden Hoe kunt u vrijwilligers zo motiveren dat ze zich aan uw organisatie blijven verbinden? Centraal uitgangspunt om vrijwilligers te motiveren is ervan uit te gaan dat mensen en dus ook vrijwilligers veranderen door de tijd heen. Hun levensomstandigheden veranderen, hun mogelijkheden en beperkingen, hun motivatie en hun behoeften. De sleutel tot het motiveren van vrijwilligers is dan ook ze te blijven volgen. Willen zijn ook nog steeds wat u in eerste instantie van hen wilde? Zoeken ze een nieuwe uitdaging? Missen ze iets? De volgende tips kunnen u helpen bij het motiveren van uw vrijwilligers om hen vervolgens te behouden. Veranderende motieven Mensen hebben verschillende redenen om actief te worden als vrijwilliger. Bij de meesten spelen zelfs meerdere motieven een rol. Het kan zijn dat deze motieven in de loop van de tijd veranderen. Bijvoorbeeld: Iemand komt in eerste instantie bij u binnen om weer structuur aan zijn dag te krijgen. Na verloop van tijd kan de wens tot ontplooiing steeds belangrijker worden. Begeleiden De vijf vragen uit de 5xB- methode voor het begeleiden van uw vrijwilligers: 1. Welke oefenruimte bied ik mijn nieuwe vrijwilliger? 2. Voor welke aanpassingen, trainingen of deskundigenbevordering moet ik zorgen? 3. Bij wie kan de vrijwilliger terecht? 4. Is er wet- en regelgeving van toepassing op de vrijwilliger? 5. Wat doen we met de ervaringen van de vrijwilliger? Houd daarom de vinger aan de pols en zorg ervoor dat u of iemand anders in uw organisatie, bijvoorbeeld de vrijwilligersmentor, regelmatig met vrijwilligers spreekt over hun ervaringen en eventueel veranderde wensen. 15

16 Flexibiliteit Behalve de motieven van de vrijwilligers kunnen ook hun omstandigheden veranderen in de loop der tijd. Stel: de penningmeester wordt ziek en heeft de energie niet meer voor die vier halve dagen die u ooit met elkaar had afgesproken. Een groot probleem? Einde verhaal? Dat hoeft natuurlijk niet. U kunt immers meedenken in oplossingen: door bijvoorbeeld het takenpakket van de vrijwilliger aan te passen. Een beetje flexibele organisatie zorgt ervoor dat penningmeester een duobaan wordt. Betrekken is behouden. Groeimogelijkheden Sommige vrijwilligers zijn vooral op zoek naar veiligheid : zij hebben plezier in een duidelijke vaste taak, zij willen weten waar ze aan toe zijn. Andere vrijwilliger willen graag het werk doen waar ontwikkelingsmogelijkheden zitten. Het blijkt goed te werken om vrijwilligers al in een vroeg stadium te betrekken bij projecten die u wilt gaan doen. Meedenken en meewerken aan de voorbereiding van een project vergroot de betrokkenheid van vrijwilligers. Als u bewust tijd maakt om met uw vrijwilligers te praten over hun wensen, dan dient u er ook voor te zorgen dat daar iets mee gebeurt. Soms kunt u op een betrekkelijk simpele manier zorgen voor meer werkplezier. Door aan zijn takenpakket een en ander toe te voegen bijvoorbeeld. Of door er juist een paar werkzaamheden af te halen. Staat u open voor hun mogelijke behoefte aan groei? Hebt u uw vrijwilligers een vrijwilligerscarrière te bieden? Kunt u die vrijwilligers die dat nodig hebben veiligheid bieden? Kunt u voorgaande vragen met ja beantwoorden, dan bent u al een flink eind op de goede weg. Klachten Het zit hem soms in kleine dingen, het gevoel ergens thuis te horen en plezier te hebben in je werk. Het kan daarom geen kwaad om van vrijwilligers te horen of ze misschien met kleine aanvullingen of aanpassingen een stuk gelukkiger zouden zijn op hun werkplek. Als iemand iets mist, kan dat in allerlei dingen zitten. De sfeer binnen de organisatie, bijvoorbeeld. Of het ontbreken van een postvakje! Sta er eens bij stil, en luister dus ook naar klachten. 3.3 Samenwerking beëindigen Aan alles komt en eind. Maar hoe beëindigt u nu op een goede manier de samenwerking met u vrijwilligers? Aandacht voor het afscheid is belangrijk. Want als u investeert in afscheid nemen, heeft u daar vaak in de toekomst profijt van. Bijvoorbeeld omdat u oud-vrijwilligers later nog eens kunt vragen voor een incidentele klus. Of hun vrienden en kennissen! De volgende vijf punten vormen een goede leidraad bij het succesvol beëindigen van de samenwerking met een vrijwilliger. Beëindigen De vijf vragen uit de 5xB methode voor het beëindigen van de samenwerking met de vrijwilligers: 1. Waarom wil of moet de vrijwilliger stoppen? 2. Hoe wil de vrijwilliger stoppen? 3. Wat laat de vrijwilliger achter, hoe worden zaken overgedragen? 4. Wat kan de organisatie nog voor de vrijwilliger doen? 5. hoe komt de vrijwilliger terug als hij dat wil? 16

17 Redenen Vrijwilligers hebben allemaal zo hun eigen redenen om (voorlopig) te stoppen met hun vrijwilligerswerk. Misschien hebben ze er gewoon geen zin meer in. Of hebben ze iets leukers gevonden. Maar het kan ook zijn dat privéomstandigheden hen dwingen te stoppen met het vrijwilligerswerk. Als een vrijwilliger te kennen geeft dat hij wil stoppen met het vrijwilligerswerk,is het belangrijk om die wens niet voor kennisgeving aan te nemen. Ligt het aan de sfeer binnen de organisatie? vindt de vrijwilliger niet meer voldoende uitdaging in zijn werkzaamheden? Of juist teveel? Overigens is het altijd de vrijwilliger die de samenwerking wil beëindigen. Het kan ook zijn dat u of uw organisatie besluit dat het beter is dat een vrijwilliger vertrekt. Bijvoorbeeld omdat het hoog tijd is dat een bestuurslid plaats maakt voor nieuw bloed. Of omdat het na lang proberen nog steeds niet klikt of de vrijwilliger gewoon niet functioneert. Afscheid Het is vaak, voor zowel de organisatie als de vertrekkende vrijwilliger, goed om even stil te staan bij het afscheid. Bijvoorbeeld door het organiseren van een borrel of een feestje. Een afscheidscadeau als bedankje voor zijn inzet voor uw organisatie zal de vrijwilliger ook zeker waarderen. Daadwerkelijk afscheid nemen geeft mensen het prettige gevoel iets op een positieve manier te hebben afgesloten. Overdracht Nog voor de vrijwilliger weggaat, moet u al nadenken over de overdracht van zijn werkzaamheden. De werkzaamheden moeten natuurlijk wel kunnen worden voortgezet. Het is belangrijk dat er geen gat ontstaat na het vertrek van een van uw vrijwilligers. U kunt een nieuwe vrijwilliger aantrekken of misschien is er binnen uw organisatie iemand die de taken (tijdelijk) over kan nemen. Zorg er in ieder geval voor dat er een goede overdracht van werkzaamheden plaats kan vinden. Na afloop Stel, iemand wil bij uw organisatie weg. Misschien wel om elders iets nieuws te beginnen. Wat kunt u daarin betekenen voor de vertrekkende vrijwilliger? Hebt u contacten met andere organisaties? Kunt u de vrijwilliger doorverwijzen? Zorgt u voor (goede) referenties? Het geven van een getuigschrift kan de vrijwilliger ook verder helpen. Iets doen voor uw vertrekkende vrijwilliger is niet allen goed voor de vrijwilliger. Het is ook goed voor het imago van uw organisatie. U straalt er namelijk mee uit dat u, ook wanneer de samenwerking te einde loopt goed zorgt voor u vrijwilligers. Dat zien de vrijwilligers die blijven immers ook! Terugkeer Het is altijd goed om de deur van uw organisatie open te houden. Misschien komt uw vertrekkende vrijwilliger nog eens graag terug, bijvoorbeeld voor een korte klus, voor het geven van advies of bij mentoring van nieuwe vrijwilligers. Het kan ook zijn dat iemand na afsluiting van een drukke periode, tijdens de vut of pension graag weer bij uw organisatie wil komen werken. Bespreek deze terugkommogelijkheden! Daarmee voorkomt u dat verlegenheid of onduidelijkheid het mogelijke contact in de toekomst in de weg staat. 17

18 4 De vrijwilligersovereenkomst Vrijwilligerswerk is vrijwillig, maar niet vrijblijvend, wordt vaak gezegd. Oftewel, ook in het vrijwilligerswerk moeten afspraken gemaakt worden om onduidelijkheden en misverstanden te voorkomen. De vrijwilligersovereenkomst is daar een goed middel voor. Hierin kunt u onder andere de werkzaamheden, looptijd, proeftijd, begeleiding en onkostenvergoeding vastleggen. 4.1 Waarom een overeenkomst Vrijwilligers kiezen bewust voor een bepaalde taak of organisatie. vaak zijn zij dan ook erg betrokken en gemotiveerd en hebben ze een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Hierdoor zal het niet zo snel gebeuren dat vrijwilligers het echt laten afweten op belangrijke momenten. Maar mocht dat wel gebeuren, dan is het handig om naar een vrijwilligerovereenkomst te kunnen verwijzen. Ook in het geval van een meningsverschil of conflict is het prettig om een aantal afspraken op papier vast te leggen. Dwingende eisen zullen uw vrijwilligers afschrikken. Het gaat er dus om te proberen om wederzijdse afspraken zo helder mogelijk te maken. Vooral als het vrijwilligerswerk continuïteit vereist, bijvoorbeeld bij een chauffeursdienst in de zorg of bij een telefonische hulpdienst, zijn dergelijke afspraken erg belangrijk. Wederzijdse afspraken vastleggen Rechten en plichten Een vrijwilligersovereenkomst kan weerstand oproepen, vooral bij mensen die al jaren vrijwilligerswerk doen zonder overeenkomst. In dat geval is het belangrijk goed te benadrukken dat het in het belang van beide partijen. Want er staan niet alleen plichten voor de vrijwilliger in, maar ook rechten: waar mag de vrijwilliger in uw organisatie op rekenen? Dat maakt een overeenkomst voor vrijwilligers ook juist aantrekkelijk: kennelijk wordt een vrijwilliger in uw organisatie serieus genomen, is er aandacht voor zijn rechten en plichten. Een vrijwilligersovereenkomst geeft ook uitdrukking aan de wederzijdse afhankelijkheid van organisatie en vrijwilliger. Als organisatie bent u niet alleen maar afhankelijk van de vrijwilliger, maar heeft u hem ook iets te bieden. De vrijwilliger doet bijvoorbeeld contacten of ervaring op. U kunt daarover gerust een bepaling opnemen in de vrijwilligersovereenkomst. Communiceer dus helder over het hoe en waarom van de overeenkomst, en het belang voor beide partijen. Denk ook na over de naam die het krijgt: vrijwilligerscontract is niet zo n aantrekkelijke term. Duidelijker en minder zwaar zijn de namen vrijwilligersovereenkomst of samenwerkingsovereenkomst. Rechtspositie Er kunnen verschillende redenen zijn waarom de samenwerking tussen uw organisatie en de vrijwilliger niet meer goed verloopt. Het kan zijn dat uw vrijwilliger niet (meer) functioneert. Iemand kan onvoldoende kwaliteiten hebben, niet mee kunnen doen met de manier van werken in uw organisatie, te weinig motivatie hebben of juist teveel motivatie en daardoor grenzen overschrijden. Door wederzijdse rechten en plichten vast te leggen verbetert u de (rechts)positie van de vrijwilliger. Ook al wil de vrijwilliger vaak gewoon de handjes uit de mouwen steken, en zich niet teveel bezighouden met regeltjes, als het fout gaat is het toch fijn als een en ander is vastgesteld. 18

19 Deel van beleid De vrijwilligers overeenkomst staat niet op zich, maar maakt deel uit van het gehele vrijwilligers beleid van de organisatie. Overeenkomst als onderdeel van beleid Uw beleid komt terug in de bepalingen van de vrijwilligersovereenkomst. Leg de nieuwe vrijwilliger daarom uit waarom het belangrijk is dat hij de overeenkomst tekent. 4.2 Inhoud van de overeenkomst Een aantal onderwerpen hoort zeker thuis in de overeenkomst. Deze kunt u meer of minder gedetailleerd opschrijven. Organisaties die veel met vrijwilligers werken, stellen in plaats van individuele vrijwilligersovereenkomsten vaak een vrijwilligersreglement op, dat geldt voor alle vrijwilligers in de organisatie. in zo n reglement kunt u dezelfde onderwerpen opnemen als in de vrijwilligersovereenkomst. Werkzaamheden Hier staat iets over de taak of taken die de vrijwilliger gaat uitvoeren. Ook de afspraken over beschikbaarheid en werktijden kunt u hier opnemen. En wat moet de vrijwilliger doen als hij is verhinderd door bijvoorbeeld ziekte? Looptijd Ook is het goed af te spreken vanaf wanneer en voor hoeveel tijd de vrijwilliger zich gaat inzetten. Is de overeenkomst voor een bepaalde tijd, bijvoorbeeld voor de duur van een project, of voor onbepaalde tijd? Ook vermeldt u hier de eventuele opzegtermijn. Proeftijd U kunt in de vrijwilligersovereenkomst gerust een proeftijd aanspreken. Beide partijen kunnen zo een tijdje aankijken of de samenwerking bevalt. De vrijwilliger kan vaststellen of zijn werkzaamheden en uw organisatie hem bevallen. U krijgt een indruk van zijn mogelijkheden en capaciteiten. Begeleiding, informatie en scholing Voor de vrijwilliger is het prettig en interessant om te weten waarop hij op dit gebied kan rekenen. Door wie en hoe wordt hij begeleid, wie is zijn aanspreekpunt, welke informatie kan de vrijwilliger verwachten en wat wordt er gedaan aan bijscholing? Onkostenvergoeding Als u de onkosten van de vrijwilliger vergoedt, doet u er verstandig aan de regels hiervoor in de vrijwilligersovereenkomst op te nemen. Vergoedt u alle soorten onkosten (reis- en verblijfkosten, telefoonkosten, werkkleding, representatiekosten en overige kosten) of alleen reiskosten? Meer over de mogelijkheden van onkostenvergoeding leest u in hoofdstuk 6. Reglement voor alle vrijwilligers Verzekeringen Welke collectieve verzekeringen heeft uw afgesloten voor de vrijwilliger? U kunt bijvoorbeeld denken aan een aansprakelijkheidsverzekering en een ongevallenverzekering. Meer over verzekeringen leest u in hoofdstuk 7. 19

20 Conflicten In het geval van conflicten kunt u verwijzen naar eventuele conflictregeling. En tot wie kan de vrijwilliger zich wenden in geval van conflicten? Geheimhoudingsplicht Hierin staat bijvoorbeeld dat de vrijwilliger de organisatie op correcte wijze dient te vertegenwoordigen en zorgvuldig moet omgaan met interne en vertrouwelijke informatie. Naleven overeenkomst evaluatiegesprek 4.3 Naleving Een vrijwilligersovereenkomst heeft niet het juridisch gewicht van een arbeidsovereenkomst. Uw organisatie kan de vrijwilliger dan ook niet juridisch verplichten zijn taak te blijven uitvoeren. Tenminste, niet in de zin dat u er sancties aan kunt verbinden, want u kunt niet dreigen met het inhouden van salaris of ontslag wel spreken beide partijen de intentie uit zich te houden aan de overeengekomen afspraken. En dat is natuurlijk beter dan niks! Problemen Naleving van de afspraken in de vrijwilligersovereenkomst is uiteraard belangrijk. Als dat niet gebeurt, heeft de overeenkomst geen betekenis. Als de vrijwilliger bepaalde afspraken niet nakomt ga dan met de vrijwilliger in gesprek. Het is zo belangrijk de vrijwilliger zo snel mogelijk aan te spreken als de zaken niet lopen. Dat kan bijvoorbeeld tijdens een functionering- of evaluatiegesprek, maar ook tijdens een tussentijds ingepland probleemgesprek probeer een open en positieve houding te hebben en niet teveel in discussie te gaan. Geef uw vrijwilliger ook de ruimte om zijn verhaal te doen. Verwijs naar de gemaakte afspraken in het vrijwilligerscontract. De insteek moet zijn dat u samen naar een oplossing gaat zoeken. Helpen een gesprek en eventuele vervolggesprekken niet (meer), dan kan het beter zijn om de samenwerking te verbreken. Dit is moeilijk, maar noodzakelijk. Een slecht functionerende vrijwilliger brengt immers de kwaliteit van uw organisatie in gevaar. En het werken met een vrijwilliger die niet functioneert, kost uiteindelijk net zo veel zo niet meer tijd en energie als het werven en inwerken van een nieuwe gemotiveerde vrijwilliger! Uiteraard vertelt u dit de vrijwilliger persoonlijk in een gesprek. Wees hierin duidelijk tegen de vrijwilliger, en houd zelf het doel van de organisatie voor ogen. Verwijs naar eerdere pogingen om tot een oplossing te komen, maar dat ondanks dat, de situatie helaas onhoudbaar is. Geef aan dat u samen wilt zoeken naar een oplossing, binnen of buiten de organisatie. u kunt bijvoorbeeld zoeken naar een andere organisatie waar de vrijwilliger beter past, of zoeken naar vacatures in een vacaturebank. En vergeet daarbij natuurlijk niet te bespreken op welke wijze en op welke termijn de vrijwilliger afscheid wil nemen. 20

21 5 Specifieke groepen vrijwilligers Vrijwilligerswerk is belangrijk in Nederland. En de vrijwilligers? Die moeten een afspiegeling zijn van de samenleving. Dat betekent dat ook jongeren, ouderen, allochtonen en mensen met een functiebeperking als vrijwilliger in aanmerking komen. Deze groepen vrijwilligers vragen wel uw speciale aandacht. Niet alleen met het oog op de werving maar ook de omgang met deze groepen. Daarbij moet u de identiteit van uw organisatie niet uit het oog verliezen. 5.1 Jongeren en vrijwilligerswerk Er zijn genoeg redenen om jongeren te betrekken bij uw organisatie. bijvoorbeeld om de continuïteit van uw organisatie te waarborgen of omdat u zo uw doelgroep beter kunt bereiken Jongeren betrekken Jongeren betrekken lukt alleen als uw organisatie klussen aanbiedt die interessant zijn voor jongeren. Jongeren zijn snel, hebben het druk met school, vrienden, sport en bijbaantjes, vinden gemakkelijk de weg in de digitale wereld en zijn eigenwijs. Realiseer u goed dat u, in de ogen van jongeren concurreert met de bijbaan, de sportclub, vrienden en hobby s. Uw organisatie is maar een van de vele aanbieders op de vrijetijdsmarkt. U moet daarom goed kunnen aangeven wat u jongeren te bieden heeft, waarom ze hun kostbare tijd moeten besteden aan vrijwilligerswerk. Ga dus allereerst op zoek naar de link tussen uw organisatie en de jongeren. Ga hiervoor eens in gesprek met een aantal jongeren. Vraag wat ze vinden van de organisatie en wat ze leuk zouden vinden om te doen. Ze vinden het leuk om mee te denken en vernieuwd bezig te zijn. Bovendien kunnen zij inschatten wat hun leeftijdsgenoten interessant vinden. Zulke gesprekken biedt uw organisatie bovendien vaak een fris en onverwacht perspectief. Jonge buitenstaanders hebben immers een andere invalshoek dan de vaak oudere - insiders. Term vrijwilliger vermijden Werven Jongeren doen veel vrijwilligerswerk. Ze noemen het alleen zelf vaak geen vrijwilligerswerk. Vermijd daarom in uw communicatie met jongeren de term vrijwilligerswerk: die term spreekt jongeren niet aan. Wees concreet: communiceer duidelijk wat de klus inhoudt, wat het nut van de klus is en wat het werk hen persoonlijk oplevert. Spreek jongeren aan op hun expertise of ervaring, niet als vrijwilliger. Denk ook goed na over een vergoeding. Dat hoeft geen geld te zijn: er zijn vele manieren om jongeren te motiveren. Jongeren willen meedenken en leren, ze willen zoveel mogelijk meemaken. Een certificaat, studiepunten, een eervolle vermelding, een aantekening op een rapport of een afsluitend feest kunnen jongeren al over de streep trekken. Maatschappelijke stage Het is een gemiste kans om in bestaande structuren en klussen te blijven denken. Durf te zoeken naar nieuwe vormen en grijp kansen. Maarschappelijke stage bieden zo n kans. Vele scholieren, scholen en vrijwilligerscentrales zijn op dit moment op zoek naar stageklussen die jongeren kunnen uitvoeren. Bedenk zelf of met de jongeren leuke, afgebakende klussen. Bereid de organisatie voor op de komst van jongeren en maak iemand vrij voor opvang en begeleiding. 21