NH SD Medische kaart. Handleiding

Transcriptie

1 Handleiding NH SD Medische kaart Cevi NV Bisdomplein GENT Tel contactcenter@cevi.be Logins NV Gen. De Wittelaan 17 B Mechelen helpdesk@logins.be

2 1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE INLEIDING Voorwoord Colofon KSZ ONDERZOEK Algemeen: vernieuwingen KSZ onderzoek Opvraging medische kaart Simulatie A. Gewone simulatie zonder extra flag B. Simulatie met flag inkomen < RMI C. Simulatie met flag gerechtelijke beslissing D. Medische kaart in ander OCMW E. Simulatie: persoon voldoet niet aan voorwaarden Consultatie A. Geen medische kaart B. Medische kaarten in het eigen OCMW C. Medische kaarten in een ander OCMW VOORSTELLEN INGEVEN Inleidende informatie Principiële beslissing Waarborg voor tenlasteneming Voorstel ingeven Ingeven voorstel - Deel A. Invullen periode van de steun (links in het midden) B. Invullen Ten laste van het OCMW C. Invullen verdere beperkingen (rechts in het midden) D. Aan te vinken indien van toepassing Ingeven voorstel - Deel E. Venster Cliënt (links boven) F. Venster hospitalen (rechts onderaan) Opmerking Facturen medische kaart Ingave facturen Betaling bekijken TRANSACTIEMONITOR Overzicht velden A. Keuze kaarten (links boven) B. Aantal kaarten (midden boven) C. Weergave van de te versturen medische kaarten (midden) D. Weergave van de geweigerde kaarten (midden) E. Kaarten versturen (links onderaan)

3 5.2 Knoppen op de menubalk <Refresh> <Mail verzenden> <Voorstellen/beslissingen> <Zoeken> Mogelijke statussen Transactiemonitor starten vanuit het voorstellenscherm Algemeen Melding probeer later opnieuw Rangorde versturen Status 800 Kaart doorgestuurd en aanvaard Opmerking CONSULTATIESCHERM Overzicht van de velden Tabblad Detail Tabblad Foutafhandeling Knoppen in menubalk Valideren / devalideren Opzoeken VERWERKING VOORSTELLEN Voorbeeld Voorbeeld Voorbeeld Opmerkingen VERLENGING MEDISCHE KAART Voorbeeld 1 Medische kaart van 3 maanden in het verleden Voorbeeld 2: Verlenging medische kaart die de datum van vandaag bevat Voorbeeld 3: Medische kaart in het verleden van 1 dag verlengen STOPZETTINGEN Algemeen Principiële beslissing stopzetten Principiële beslissing stopzetten die in de toekomst ligt Een lopende principiële beslissing stopzetten Principiële beslissing voor een sociaal dossier Kaart met dekking stopzetten Kaart met enkel ambulante zorgen stopzetten Medische kaart met principiële beslissing en een dekking stopzetten

4 10 IDENTIFICATIEDOCUMENT MELDINGEN EN RECHTZETTINGEN Verschillende statussen Verloop van verwerking medische kaart Status 000, 100 en Status Status Status Melding 1: Foutieve stopzetting Melding 2: INSZ gewijzigd Melding 3: Persoon voldoet niet aan de voorwaarde Melding 4: Er bestaat reeds een beslissing tot medische tenlasteneming Melding 5: Foutief RIZIV-nummer Melding 6: Foutieve begindatum Melding 7: Inhoud zone te groot Melding 8: Einddatum bij volledige tenlasteneming BIJLAGEN Bijlage 1: 8-dagenregel / resterende tijd Algemene principes Voorbeeld 1: 8 dagen bij uitvoerbaar verklaring nieuwe kaart Voorbeeld 2: 8 dagen na handtekening comité Resterende tijd na bijwerking kaart Bijlage 2: Weergave medische kaarten bij wijziging INSZ-nummer Bijlage 3: Weergave hospitalen in KSZ Geen hospitaal in voorstel Eén hospitaal ingegeven Meerdere hospitalen opgegeven met verschillend RIZIV nummer Meerdere hospitalen met hetzelfde RIZIV-nummer Bijlage 4: Status gevalideerd in de transactiemonitor Bijlage 5: Tuning van de steuncodes Stap 1: Een nieuw steuntype ingeven Stap 2: Aanmaak en tuning van de steuncodes Basis van de tuning Specifieke tuning medische kaart A. Mogelijkheid om Voorstel aanmaken voor volledig gezin aan te vinken B. ZIV-deel, Patiënt deel en Supplement C. Beperkingen supplementen D. Beperkingen farmaceutische verstrekkingen Stap 3: Link naar de boekhouding Stap 4: Link met Wet Belangrijke opmerkingen Bijlage 6: Machtigingen

5 2 INLEIDING 2.1 VOORWOORD In het najaar van 2013 vindt er een hervorming plaats in de tenlastename van de medische kosten door OCMW s: de elektronische medische kaart. De hervorming verloopt in drie fasen. Deze handleiding bespreekt de opstart van de module Medische kaart en spitst zicht voornamelijk toe op de eerste fase. De eerste fase gaat van start op 1 oktober 2013 en omvat: Tenlasteneming van ziekenhuisfacturen van personen zonder ziekteverzekering en die geen mogelijkheid hebben tot aansluiting bij een ziekenfonds: Illegalen Ontvankelijk verklaarden op basis van artikel 9ter Asielzoekers in financiële hulp of Lokaal Opvanginitiatief De elektronische medische kaart bevat een driedubbele waarborg: Verzekering van medische hulp voor de persoon die hulp vraagt Verzekering tot terugbetaling van de zorgverstrekker Verzekering voor het OCMW (POD MI betaalt rechtstreeks aan zorgverstrekker) Om de verwerking van de medische kaarten voor u als bestuur vlot te laten verlopen, wordt dit opgenomen in het programma Sociale Dienst. In dit informatiedocument vind je al de nodige informatie om de elektronische medische kaart op te starten en op te volgen. Heel belangrijk om weten is dat het, zoals boven reeds vermeld, gaat om ziekenhuisfacturen, meer bepaald de hospitalisaties en de ambulante zorgen in het ziekenhuis. De terugbetaling van deze medische kosten zal niet meer via het klassieke terugbetalingscircuit wet 65 verlopen. Voor de ziekenhuisfacturen vervangt de elektronische medische kaart dus de B2 en D2 formulieren! Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding: Elektronische medische kaart Versie februari 2014

6 COLOFON Cevi/Logins NV Cevi NV - Bisdomplein GENT Tel. Cevi Contact Center: fax: contactcenter@cevi.be Internet: - extranet: Ondernemersnummer: BE Logins NV - Generaal De Wittelaan 17 B Mechelen Tel.: fax: helpdesk@logins.be Internet: Ondernemersnummer: BE Programma: NH Sociale Dienst Module MediSoc Ondersteuning: Team Sociale Dienst Cevi NV / Logins - Maja Moyson, An Van Gorp, Jean-Paul Deneyer Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding: Elektronische medische kaart Versie februari 2014

7 3 KSZ ONDERZOEK 3.1 ALGEMEEN: VERNIEUWINGEN KSZ ONDERZOEK Nadat de sleutel met betrekking tot de medische kaart geactiveerd is, krijg je een vernieuwd KSZ onderzoek (scherm ). Het vernieuwde KSZ onderzoek ziet er als volgt uit. Opvraging volledig sociaal dossier Nadat je een individueel dossiernummer hebt ingegeven, krijg je de mogelijkheid om de opvraging uit te voeren voor het volledige sociale dossier, of voor een aantal personen in het sociale dossier. Je kunt deze gewoon aan- of uitvinken en je ziet dan een extra tabblad verschijnen in het venster waar de resultaten komen staan. Periode opvraging Hier geef je de periode in waarvoor je een opvraging wilt uitvoeren. Deze periode staat standaard ingesteld op 3 maanden: 45 dagen voor vandaag en 45 dagen na vandaag. Als je bijvoorbeeld een consultatie (zie verder) wilt doen voor een andere periode, verander je dus de opzoekingsperiode. +18/-18 boom Aangezien niet alle opvragingen even relevant zijn voor meerderjarigen als minderjarigen, is er nu de mogelijkheid om je opvraging op te delen. Je duidt bij +18 aan welke gegevens je voor de meerderjarige personen wenst te krijgen en bij -18 wat je voor de minderjarigen wil zien. Wanneer je een KSZ onderzoek wenst uit te voeren, kan het wel handig zijn om alle berichten in één keer aan te vinken, of in één keer ze allemaal uit te vinken. Dit kun je nu doen door te klikken op de rechtermuisknop. Je kunt dit op verschillende niveaus: * Op het blok +18 : door specifiek op dit veldje met de rechtermuisknop te klikken. * Op het blok -18 : door specifiek op dit veldje met de rechtermuisknop te klikken. * Voor alle berichten over alle blokken heen: door op een blanco deel met de rechtermuisknop te klikken. Hoofdstuk 3: KSZ onderzoek Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

8 3.2 Knop <Uitvoeren> Het KSZ-onderzoek start van zodra je beneden op de <Uitvoeren>-knop, of bovenaan in de menubalk op de <S>-knop klikt. 3.2 OPVRAGING MEDISCHE KAART Simulatie Van zodra de nodige machtigingen toegekend zijn, kun je via het KSZ onderzoek een opvraging doen met betrekking tot de medische kaart (zie ook: 12.6 Bijlage 6: Machtigingen ). Opgelet: Een opvraging in het kader ven de medische kaart is enkel mogelijk via het KSZ onderzoek in Sociale Dienst (niet via de COT-module). Je moet dus altijd eerst een dossier hebben voor de persoon alvorens je een opvraging kunt doen! In de lijst met mogelijke opvragingen (scherm ) vind je de optie Elektronische medische kaart. Hier zie je opdeling in twee delen: Consultatie en Simulatie. Bij het opvragen van een simulatie, krijg je een zicht op de terugbetalingspercentages die de Staat (POD MI) ten laste neemt voor de cliënt. Voor je een voorstel ingeeft, raden wij aan om telkens een simulatie uit te voeren om te bekijken welke kosten de Staat (POD MI) ten laste neemt. Zo kun je eenvoudiger bepalen welke kosten het OCMW ten laste zal nemen. Als de persoon een inkomen heeft kleiner dan het leefloon, vink je ook inkomen < RMI aan. Als het een gerechtelijke beslissing betreft, vink je die aan. Deze flags kunnen een gevolg hebben voor de berekening van de terugbetalingspercentages. We tonen hieronder de verschillende mogelijkheden: A. Gewone simulatie zonder extra flag Als resultaat (zie afbeelding hieronder) krijg je de percentages die de POD MI ten laste neemt voor die cliënt. De simulatie geeft altijd de situatie weer zoals deze op vandaag is. Hoofdstuk 3: KSZ onderzoek Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

9 3.3 De vermelding Dringende hulp geeft weer dat POD enkel medische kosten terugbetaalt als het gaat om dringende medische hulp. Het attest DMH wordt bijgehouden door het ziekenhuis. Bovenstaand voorbeeld lees je dus als volgt: wanneer het gaat om hospitalisatiekosten neemt de POD 100% ten laste van de kosten die normaal ten laste zijn van een ziekteverzekering. Daarnaast neemt de POD bij hospitalisatiekosten ook 100% ten laste van het remgeld. Wat betreft de kosten voor ambulante zorgen neemt de POD 100% ten laste van het deel dat normaal door een ziekteverzekering ten laste genomen wordt. Het remgeld wordt in dit geval niet ten laste genomen door POD. Het OCMW bepaalt dan zelf of zij het remgeld al dan niet ten laste zullen nemen. De percentages bij diverse zijn op dit moment nog niet van toepassing. Hier zullen nog zaken toegevoegd worden naar volgende fasen toe. B. Simulatie met flag inkomen < RMI Wanneer het inkomen van de cliënt kleiner is dan het leefloon vink je deze flag aan bij het uitvoeren van een simulatie. Als je onderstaande afbeelding bekijkt, zie je dat dit invloed heeft op de terugbetalingspercentages van de POD MI. Daar waar POD MI bij de vorige simulatie enkel het deel ZIV ten laste nam en het deel patiënt in geval van hospitalisatie, zien we dat nu het deel patiënt (remgeld) voor elke rubriek ten laste genomen wordt door de POD MI. C. Simulatie met flag gerechtelijke beslissing De flag gerechtelijke beslissing heeft geen invloed op de terugbetalingspercentages. Deze flag heeft enkel een effect op de termijn van de beslissing. Bij een gerechtelijke beslissing vervalt de 45-dagen regel. D. Medische kaart in ander OCMW Stel dat er reeds een medische kaart is in een ander OCMW, wordt dit ook weergegeven. Deze melding ziet er als volgt uit. Hoofdstuk 3: KSZ onderzoek Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

10 3.4 E. Simulatie: persoon voldoet niet aan voorwaarden Stel dat je een simulatie uitvoert en de persoon voldoet niet aan de voorwaarden voor een medische kaart, krijg je het volgende bericht Consultatie Wanneer je de optie Consultatie aanvinkt, krijg je te zien of er reeds medische kaarten bestaan voor de betreffende cliënt. Bij een consultatie is het van groot belang dat je de periode aangeeft waarvoor je de consultatie wenst uit te voeren. Je zult namelijk enkel de kaarten te zien krijgen waarvan er minstens 1 dag binnen de opgevraagde periode valt. A. Geen medische kaart Als er nog geen medische kaart bestaat voor de opgevraagde cliënt krijg je volgende melding. B. Medische kaarten in het eigen OCMW Als er medische kaarten bestaan in het eigen OCMW krijg je uitgebreide informatie over de medische kaart. In het voorbeeld zie je dat er voor die persoon een medische kaart bestaat voor de periode van 20/08/ /09/2013. Direct onder deze periode zie je de beslissingsdatum staan. Dit is de datum waarop het voorstel bekrachtigd werd. Daaronder zie je het deel dat ten laste genomen wordt door de POD. Hoofdstuk 3: KSZ onderzoek Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

11 3.5 Vervolgens krijg je een opdeling van de rubrieken van de medische kaart. In dit voorbeeld zie je dat er een dekking hospitalisatie is voor de periode van 20/08/2013 tot 18/09/2013. Verder is er een dekking ambulante zorgen voor de periode van 20/08/ /09/2013. Hierbij staat telkens vermeld welk deel het OCMW ten laste neemt. Ook zie je de omschrijving van de tenlastename als dit opgegeven is bij het voorstel (Zie ook: 4 Voorstellen ingeven ). Opmerking: indien je bepaalde voorkeurhospitalen opgeeft, zullen deze ook zichtbaar zijn in het KSZ-onderzoek. Meer informatie hierover vind je terug in bijlage 3 Tuning van de steuncodes. C. Medische kaarten in een ander OCMW Als er medische kaarten zijn bij een ander OCMW zie je hier bij welk OCMW er reeds een beslissing genomen werd. Je krijgt slechts beknopte informatie. Zo krijg je enkel het kaartnummer, het betreffende OCMW en de periode waarop de kaart betrekking heeft. Je neemt best contact op met dat OCMW. Hoofdstuk 3: KSZ onderzoek Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

12 4 VOORSTELLEN INGEVEN 4.1 INLEIDENDE INFORMATIE Algemeen gezien zijn er twee soorten beslissingen die het OCMW kan nemen met betrekking tot de medische kaart: een principiële beslissing en een waarborg voor tenlasteneming Principiële beslissing De principiële beslissing is een beslissing zonder effectieve dekking. Er worden dus geen zorgcategorieën weergegeven en het creëert voor de hulpvrager geen enkel recht op een financiële tegemoetkoming. Waarom gebruik maken van de principiële beslissing? * Omdat het OCMW de 45-dagen termijn moet naleven. * Het OCMW geeft zo zijn bevoegdheid aan. * Vermijden dat verschillende OCMW s tegelijk een beslissing nemen Waarborg voor tenlasteneming Wij noemen dit ook wel een beslissing met dekking. Het OCMW geeft dus ten minste één zorgdekking op voor een bepaalde periode. Aan zo n beslissing hangt wel een betaalverbintenis vast. In de eerste fase zijn er slechts twee rubrieken: hospitalisatie en ambulante zorgen. In latere fasen komen hier nog rubrieken bij. 4.2 VOORSTEL INGEVEN Het ingeven van een voorstel start op dezelfde manier zoals eender welk ander voorstel (via ID naar voorstel/beslis of via menupunt ). Hoofdstuk 4: Voorstellen ingeven Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

13 4.2 Het detailscherm voor het ingeven van een voorstel met betrekking tot de medische kaart is iets uitgebreider. We bespreken het hieronder in detail. Opmerking: Het detailscherm bij het ingeven van een principiële beslissing is minder uitgebreid dan bij een beslissing met dekking (hospitalisatie of ambulante zorgen). Het invullen van de velden verloopt in twee delen Ingeven voorstel - Deel 1 A. Invullen periode van de steun (links in het midden) Het eerste dat je moet invullen is de periode van de steun. Wanneer je een voorstel met dekking aanmaakt, mag deze periode bij illegalen niet langer zijn dan 3 maanden. Wij raden wel aan om nooit voorstellen (met betrekking tot de medische kaart) in te geven van langer dan 3 maanden. Dit omdat het statuut van de doelgroep van de eerste fase vaak snel kan veranderen. Hoofdstuk 4: Voorstellen ingeven Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

14 4.3 B. Invullen Ten laste van het OCMW Een tweede in te vullen scherm is de tenlastename van het OCMW. Hierin zijn 3 velden te onderscheiden. Veld 1 Ten laste van het OCMW De bolletjes die hier aangeduid staan, komen uit de tuning van de steuncodes. Het betreft dus de opgegeven basisinstelling. Opgelet: Je kunt dit niet leeg laten! Als deze bij de parameters van de steuncode op blanco staan, zul je nu verplicht worden iets aan te duiden. De opmerking OPGELET die je in het rood ziet staan, wil je eraan doen herinneren dat je best (via het KSZ onderzoek) een simulatie uitvoert. Op die manier zie je welke kosten de POD MI op dat moment voor die bepaalde persoon op zich neemt. Aan de hand daarvan kun je vervolgens bepalen welke kosten het OCMW ten laste neemt. Veld 2 Omschrijving tenlastename Dit veld biedt de mogelijkheid om extra informatie op te geven over de tenlastename. Let wel op, je mag hier geen pathologie opgeven. De tekst die je hier schrijft gaat immers mee naar de uiteindelijke medische kaart. Veld 3 Beperking supplementen Als hier reeds iets ingevuld staat, komt dat over uit de tuning van de steuncode. Daar kon reeds een basis voor de beperkingen opgegeven worden. Je kunt hier nu voor dit voorstel beperkingen toevoegen/verwijderen. - Opgelet: Zoals we reeds eerder aangaven, raden wij aan om voorlopig geen gebruik te maken van beperkingen (zie ook: Bijlage 5: Tuning van de steuncodes ). C. Invullen verdere beperkingen (rechts in het midden) Een derde scherm is het scherm met de Beperkingen farmaceutische verstrekking. Als hier reeds iets ingevuld staat, komt dit ook over vanuit de tuning van de steuncode. Je kunt hier nog zaken toevoegen/verwijderen met betrekking tot het concrete voorstel. - Opgelet: Zoals we reeds eerder aangaven, raden wij aan van voorlopig geen ge- Hoofdstuk 4: Voorstellen ingeven Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

15 4.4 bruik te maken van beperkingen (zie ook: Bijlage 5: Tuning van de steuncodes ). D. Aan te vinken indien van toepassing Flag Gerechtelijke beslissing Deze indicatie geeft aan dat de beslissing tot medische tenlastename aangemaakt werd naar aanleiding van een gerechtelijke beslissing. Wanneer je dit aanvinkt, kan een retroactieve begindatum van de geldigheid worden ingevoerd die hoger is dan de termijn van 45 dagen. Flag Inkomen kleiner dan RMI Deze indicatie vink je aan wanneer het inkomen van de cliënt kleiner is dan het bedrag van een leefloon. Dit heeft een bepalende invloed op de terugbetaling van de POD MI. Wanneer je als OCMW deze flag aanduidt, zal de tenlasteneming van de Staat ook het gedeelte patiënt (remgeld) op zich nemen. Flag Volledige tenlasteneming Het OCMW kan dit aanduiden in het geval dat POD niets ten laste neemt (als de aanvraag buiten termijn is, bijvoorbeeld meer dan 45 dagen terug in de tijd en er geen gerechtelijke beslissing is) en het OCMW een beslissing neemt om al de kosten op zich te nemen. Opgelet: Stel, je maakt een voorstel aan en vinkt Inkomen kleiner dan RMI aan. Dit vinkje zal geldig zijn voor de volledige kaart. Ook als je binnen de termijn van dezelfde kaart nog een ander voorstel aanmaakt en je vinkt het vinkje niet aan, dan zal dit vinkje toch op de kaart blijven staan. Het is pas als je een volledig nieuwe kaart aanmaakt, dat je deze kunt aanmaken zonder vinkje. Hoofdstuk 4: Voorstellen ingeven Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

16 Ingeven voorstel - Deel 2 Als je klaar bent met de schermen in deel 1, klik je op <Bevestigen>. Je blijft in hetzelfde scherm, maar er worden nieuwe velden beschikbaar. E. Venster Cliënt (links boven) In dit venster zie je bovenaan het individuele dossier waarvoor je het voorstel ingeeft. Eronder staan alle individuele dossiers die tot het sociale dossier van de cliënt behoren. Anders dan voor andere voorstellen kun je hier een voorstel ingeven voor het volledige sociale dossier. Via de knoppen <Enkel dit ID> of <Volledig SD> kun je kiezen of je het voorstel voor de ene persoon wilt aanmaken, of voor al de personen in het sociaal dossier. Je kunt ook door dubbel te klikken op een naam deze persoon aan- of uitvinken. Kolom Info65 Tijdens de opstartfase van de medische kaart moeten er naast de elektronische kaart ook nog formulieren B2 aangemaakt worden. Om deze formulieren doorgestuurd te krijgen, moet je ook over een infofiche Wet 65 te beschikken. Je hebt de mogelijkheid om via dit scherm een infofiche aan te maken / te bewerken. Hoofdstuk 4: Voorstellen ingeven Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

17 4.6 * Als er een datum staat in deze kolom, wil dat zeggen dat er een infofiche bestaat voor deze persoon. Deze meest recente infofiche dateert van de datum die je ziet staan. Je hebt de mogelijkheid deze infofiche aan te passen door op te klikken. * Als er geen datum staat in deze kolom, wil dat zeggen dat er geen infofiche bestaat. Door te klikken op kun je een nieuwe infofiche aanmaken. Opgelet: Het kan zijn dat het volledige dossier al aangevinkt staat. Als dat het geval is, komt dit ook uit de tuning van de steuncodes. Als je een voorstel aanmaakt voor meerdere personen tegelijk moet je dit dus maar één keer ingeven. Wanneer je de voorstellen bij de individuele dossiers van de andere personen bekijkt, zul je zien dat het voorstel automatisch aangemaakt werd. Na aanmaak en handtekenen van het voorstel krijg je in de transactiemonitor niet één nieuw aan te maken kaart, maar een nieuw aan te maken kaart voor elk van de individuele dossiers. F. Venster hospitalen (rechts onderaan) Als hier één of meerdere derden staan, wil dat zeggen dat deze gekoppeld werden aan de steuncode bij de tuning (zie ook Stap 2: Aanmaak en tuning van de steuncodes ). Via <F2> kun je de lijst van alle vooraf gedefinieerde derden opvragen. Via <F3> kun je naar je volledige derden bestand. Als je hier nog een derde wilt toevoegen/verwijderen, moet je na toevoegen/verwijderen wel nog op de <Bevestigen>-knop bovenaan klikken. Anders worden de wijzigingen niet bijgehouden. Als de lijn in het oranje komt te staan, wil dit de aandacht vestigen op het RIZIVnummer. Je controleert dan best of je over het correcte nummer beschikt. Opgelet: Zoals we reeds eerder aangaven, raden wij aan om voorlopig geen gebruik te maken van beperkingen. 4.3 OPMERKING Als je een nieuw voorstel medische kaart aanmaakt en de kaart verschijnt niet in de transactiemonitor, is dat omwille van één van onderstaande redenen (Zie ook: 5 Transactiemonitor ): * er is een niet-gevalideerde door te sturen kaart voor hetzelfde dossier met foutstatus (oranje); * er is een niet-gevalideerde geweigerde kaart voor hetzelfde dossier (rood); * het gaat over een volledige stopzetting van een kaart in de toekomst die nooit verstuurd geweest is (geen status 800). Hoofdstuk 4: Voorstellen ingeven Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

18 FACTUREN MEDISCHE KAART Opgelet: Het deel dat POD ten laste neemt, wordt (van zodra de overgangsperiode achter de rug is) rechtstreeks verrekend via de HZIV. Bij het ingeven van een factuur geef je dus enkel nog het deel in dat het OCMW ten laste neemt. Tijdens de overgangsperiode, die zal lopen tot en met 31 mei 2014, dient het OCMW ook nog B2 formulieren aan te maken en te factureren via de D2 formulieren indien een ziekenhuis nog niet klaar is om het nieuwe systeem te gebruiken Ingave facturen Een factuur voor de medische kaart wordt op dezelfde manier ingegeven zoals dat bij andere facturen gebeurt. We hernemen hieronder de basishandleiding voor het ingeven van facturen maar herwerken deze zoals het van toepassing is op facturen voor de medische kaart. Facturen ingeven kan via menupunt Het scherm bestaat uit 2 delen: 1) Hier vermeld je aan wie (aan een derde of aan de cliënt) je de factuur betaalt met de nodige gegevens voor de uitbetaling zoals betaalwijze, referentie, factuurnummer. 2) Hier vermeld je voor wie (de cliënt) je de factuur betaalt met onder andere de vermelding van het bedrag gekoppeld aan een beslissing. Let op: om een factuur te kunnen ingeven, moet de beslissing gehandtekend zijn. Individueel dossier/derde Heel belangrijk is dat je hier de tegenpartij vermeldt waaraan de betaling gericht is. In de eerste fase van de medische kaart zal dit altijd een ziekenhuis zijn. Je vult dus het dossiernummer in van het ziekenhuis. Onder Factuur vul je de gevraagde gegevens in over de factuur, zoals: Datum betaling Belangrijk voor je betaallijst. Referentie Vul hier de referentie in die betrekking heeft op de betaling: het nummer van het getuigschrift verstrekte zorgen, factuurnummer, omschrijving voor de cliënt Hoofdstuk 4: Voorstellen ingeven Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

19 4.8 RIZIV-nummer Moet verplicht ingevuld zijn bij betaling in het kader van de medische kaart. Normaal wordt dit automatisch ingevuld wanneer het om een betaling aan een ziekenhuis gaat, tenminste als dit RIZIV nummer opgegeven werd in het dossier van het ziekenhuis. Steun Bij Steun kun je reeds aanduiden over welk type steun de factuur gaat en over welke periode deze loopt. Deze steun wordt verder overgenomen bij het ingeven van het dossier van de cliënt. Als je hier geen definiëring opgeeft, zul je bij het gedeelte over de cliënt alle beslissingen krijgen die gekoppeld zijn aan facturen. Je kunt daar de betreffende beslissing dan aanduiden. Van / tot Vul hier de periode in waarop de factuur betrekking heeft. In het kader van de medische kaart zijn er voor de eerste fase volgende mogelijkheden: * Hospitalisatiekosten : gehospitaliseerd van 02/05/2013 tot 13/05/2013, dan is dit ook de van/tot datum. * Ambulante kosten : raadpleging op 13/05/2013, dan is de van/tot datum 13/05/2012 tot 13/05/2012. Tot slot vul je het dossierjaar en dossiernummer in van de cliënt en geef je het bedrag in dat het OCMW betaalt. Als je bij Steun reeds iets ingaf, zal dit nu overgenomen worden in de kolommen met betrekking tot de beslissing. In het veld Wet 65 bedrag, vul je het bedrag in waarvoor je subsidies krijgt van de POD. 1 Voorbeeld: Tip: Noteer het automatische volgnummer op je papieren factuur. Zo ben je zeker dat de factuur verwerkt is. 1 De facturatie in het kader van MediPrima is nog niet klaar. Gedurende de overgangsperiode zal je de facturen dus moeten verwerken volgens het oude systeem zoals hierboven beschreven. Hoofdstuk 4: Voorstellen ingeven Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

20 Betaling bekijken Zoals bij andere factuuringaves kun je deze betaling zien in het betalingsplan bij het betreffende voorstel. Door te klikken op het icoontje krijg je onderstaand scherm. Hoofdstuk 4: Voorstellen ingeven Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

21 5 TRANSACTIEMONITOR De transactiemonitor maakt de medische kaarten en verstuurt deze naar de POD MI. Je vindt de transactiemonitor in menupunt of via de knop <transactiemonitor> in het voorstellenscherm (scherm 2.1.3). Telkens als je een voorstel bekrachtigt, maakt het programma hier automatisch een medische kaart voor aan. Deze kaarten staan allemaal klaar in de transactiemonitor en moeten dan alleen nog verstuurd worden. 5.1 OVERZICHT VELDEN A. Keuze kaarten (links boven) Hier kun je aanduiden welke kaarten je wilt zien. Als je de transactiemonitor opent, ga je automatisch al de te versturen kaarten krijgen. Als je de geweigerde wilt zien, zet je het bolletje bij Geweigerde kaarten, deze verschijnen vervolgens op het scherm. B. Aantal kaarten (midden boven) Deze veldjes worden automatisch ingevuld, je moet en kunt hier dus niets aan wijzigen. Je krijgt een overzicht van het totaal aantal te versturen kaarten, het aantal nieuwe kaarten en het aantal geweigerde kaarten. Van zo gauw er geweigerde kaarten bestaan, verschijnt het icoontje met het belletje, om extra de nadruk te leggen op deze kaarten. Hoofdstuk 5: Transactiemonitor Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

22 5.2 C. Weergave van de te versturen medische kaarten (midden) Bij het openen van de transactiemonitor zie je hier dus direct al de te versturen kaarten. Verder zie je hier volgende zaken: * Creatiedatum : moment van aanmaak van het voorstel * Beslissing : datum van eerste handtekening: ofwel door de Raad / Comité, ofwel de datum van uitvoerbaar verklaring. * Resterende tijd : dit veld heeft als doel het OCMW attent te maken op de 8 dagen regel. (zie bijlage 2-8-dagenregel) * Beheerder : degene die het voorstel aanmaakte * Status : hier zie je welke kaart nieuw is, welke een foutmelding hebben,. Indien je een foutmelding hebt (oranje kleur), kan je in kolom naast status op klikken. Je krijgt dan te zien wat het probleem is * Sociaal en Individueel dossiernummer, alsook de naam van de persoon en het Rijksregisternummer. * Nr Rijksregister * Kaartnummer : als je een bestaande kaart wijzigt, zal hier het nummer van de bestaande kaart komen te staan. * Versie : geeft weer de hoeveelste versie van de kaart het is. * Type : P betreft een aanmaak van een principiële kaart, K betreft de aanmaak van een kaart met een bepaalde dekking. * Actie : C (create) geeft weer dat je een volledig nieuwe kaart aanmaakt, M (modify) geeft aan dat je een bestaande kaart bewerkt. * Pogingen : het aantal keer dat er geprobeerd werd de kaart door te sturen. * Run : technisch nummer. D. Weergave van de geweigerde kaarten (midden) Wanneer je het bolletje voor de geweigerde kaarten aanklikt, krijg je een gelijkaardige weergave dan bij de te versturen kaarten. Onderaan in het venster zal je een foutmelding zien staan. Op deze foutmeldingen komen we uitgebreider terug (zie hoofdstuk 11 meldingen ). E. Kaarten versturen (links onderaan) Je kunt de keuze maken om één kaart te versturen of alle kaarten. Wanneer je één kaart wilt versturen, klik je deze eerst aan alvorens je op de knop <Eén kaart> klikt. Hoofdstuk 5: Transactiemonitor Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

23 5.3 Als je op <Alle kaarten> klikt, begint het programma de kaarten vanaf de eerste kaart te versturen. Stel dat je het versturen wilt stilleggen, kun je nogmaals op de knop klikken. Het programma verstuurt op dat moment nog de kaart waar het mee bezig is, daarna stopt het. Opmerking: Bij een dubbelklik op een medische kaart in de transactiemonitor kom je terecht in het scherm Consultatie medische kaart (scherm ). Let wel, je krijgt dan enkel het consultatiescherm voor de kaart waar je op klikte. Als je voor een dossier al de medische kaarten wenst op te vragen, ga je best via menupunt Consultatie medische kaart. 5.2 KNOPPEN OP DE MENUBALK <Refresh> Via deze knop kun je het scherm vernieuwen. Als er in tussentijd nog voorstellen voor de medische kaart zijn aangemaakt, verschijnen deze ook in de lijst. Het is dus overbodig om de transactiemonitor telkens opnieuw op te starten. <Mail verzenden> Als bepaalde kaarten niet verzonden geraken, biedt deze knop de mogelijkheid om rechtstreeks een mail naar de helpdesk te sturen. Bij een klik op de knop, opent er automatisch een te verzenden mail. In de bijlage van deze mail zitten de XML s van de betreffende kaart. <Voorstellen/beslissingen> Via deze knop kom je terecht bij de voorstellen/beslissingen waar de medische kaart aan vasthangt. <Zoeken> Zoals in de meeste schermen kun je via deze knop een opzoeking uitvoeren. 5.3 MOGELIJKE STATUSSEN Een nieuwe kaart krijgt altijd de status new (blauwe kleur) in de transactiemonitor. Vanaf het moment dat de transactiemonitor vernieuwd / opnieuw geopend wordt, krijgen de nog aan te maken kaarten de status blanco (witte kleur). Daarnaast zijn er verschillende andere statussen mogelijk. Code Kleur Melding Omschrijving 000 Oranje Niet verstuurd De toepassing kon het bericht niet versturen 100 Oranje Verstuurd De toepassing heeft het bericht verzonden 200 Oranje Antwoord ontvangen De toepassing heeft een antwoord ontvangen 700 Oranje Fout KSZ Er is een technisch probleem opgetreden 800 Groen OK Het bericht is verwerkt, de actie werd uitgevoerd 900 Rood NOK Her bericht is verwerkt, de actie kon niet worden uitgevoerd 999 Grijs Verwijderde lijn (voor meer info zie 12.4 Bijlage 4: Status gevalideerd in de transactiemonitor) Hoofdstuk 5: Transactiemonitor Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

24 TRANSACTIEMONITOR STARTEN VANUIT HET VOORSTELLENSCHERM Algemeen Wanneer je in het voorstellenscherm van een individueel dossier op een voorstel met betrekking tot de medische kaart staat, verschijnt er rechts onderaan een knop om naar de transactiemonitor te gaan. Door te klikken op deze knop kom je terecht in de transactiemonitor om de medische kaarten te versturen. Je krijgt hier niet al de te versturen kaarten te zien zoals wanneer je via menupunt Transactiemonitor zou gaan. Via deze knop krijg je enkel de te versturen kaarten te zien van het sociale dossier waartoe het individuele dossier behoort Melding probeer later opnieuw Bij het klikken op de knop <Transactiemonitor> kun je op de volgende melding stoten. Deze melding kun je krijgen in volgende situaties: * In de algemene transactiemonitor (geopend via menupunt ) wordt net een kaart voor dat sociale dossier verwerkt. Op dat moment is het onmogelijk om de transactiemonitor nogmaals op te starten, dit om een dubbele verwerking te vermijden. * Een andere gebruiker opende reeds de transactiemonitor vanuit het voorstellenscherm. Op dit moment kan je deze niet nogmaals openen vanuit het voorstellenscherm en krijg je bovenstaande melding. Hoofdstuk 5: Transactiemonitor Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

25 5.5 Wanneer je deze melding krijgt, hoef je geen verdere actie te ondernemen. Van zodra de andere gebruiker het scherm weer afgesloten heeft, kun je de transactiemonitor opstarten. Opmerking Het is ook mogelijk dat je deze melding krijgt nadat de toepassing foutief afgesloten werd (bijvoorbeeld als gevolg van een crash). Als dit gebeurt, zul je bij het openen van de transactiemonitor ook de bovenstaande melding krijgen. Dit omdat het sociale dossier achter de schermen tijdelijk (voor één dag) geblokkeerd blijft staan. Je neemt in deze situatie best contact op met Cevi/Logins om dit dossier onmiddellijk terug vrij te geven. 5.5 RANGORDE VERSTUREN Wanneer voor een dossier meerdere medische kaarten in één keer aangemaakt worden, hanteert de transactiemonitor een bepaalde volgorde. Rangorde Omschrijving 1 Principiële medische kaart 2 Hospitalisatie, medische kaart 3 Ambulante verzorging, medische kaart 4 Apothekerskosten, medische kaart 5 Dokterskosten, medische kaart 6 Paramedische kosten, medische kaart 7 Prothesen, medische kaart 8 Medisch transport, medische kaart 9 Diverse kosten, medische kaart Voorbeeld: Je hebt een beslissing Principiële medische kaart en een beslissing Ambulante zorgen medische kaart. Bij het aanmaken van de kaarten zal eerst de principiële aangemaakt worden en vervolgens deze met de ambulante zorgen. 5.6 STATUS 800 KAART DOORGESTUURD EN AANVAARD Wanneer de kaart op status 800 (groen) staat, wil dat zeggen dat de kaart doorgestuurd is. De melding die je in het linkse vak onder Meldingen te ziet, moet je niet interpreteren als een foutmelding. Als je de melding krijgt zoals hieronder weergegeven is alles in orde. Hoofdstuk 5: Transactiemonitor Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

26 5.6 Soms kan het gebeuren het dat je bij een doorgestuurde kaart een extra waarschuwing krijgt. Bijvoorbeeld: adresgegevens persoon gewijzigd. Deze waarschuwing staat dan ook in dat veld. De kaart is dan wel aanvaard door POD. De waarschuwing wil het OCMW er enkel op attent maken dat het individuele dossier bekeken moet worden. De tekst in het veld rechts, is voornamelijk van belang bij geweigerde kaarten. De tekst die hierin weergegeven wordt zijn eigenlijk de XML bestanden. Wanneer je de kaart doorstuurt naar POD stuur je eigenlijk een vraag en krijg je een antwoord. Deze vraag (request) en antwoord (response) staan in dit veld. Het betreft dus een eerder technische uitleg die voor het OCMW minder interessant is. Waarvoor gebruik je de XML bestanden? Als je een geweigerde kaart hebt en de reden is niet duidelijk, kan je via de mailknop in de menubalk een mail naar Smals (helpdesk KSZ) sturen. In bijlage van deze mail verschijnen automatisch deze XML bestanden. KSZ heeft deze nodig om te analyseren waar het probleem zich situeert. 5.7 OPMERKING Als je een nieuw voorstel medische kaart aanmaakt en de kaart verschijnt niet in de transactiemonitor, is dat omwille van één van onderstaande redenen: * Er is een niet-gevalideerde door te sturen kaart voor hetzelfde dossier met foutstatus (oranje). Het gaat hier om een technisch probleem (status is oranje). In dit geval probeer je deze kaart eerst opnieuw te versturen. Als deze kaart niet doorgestuurd geraakt, kun je ze manueel valideren. Dat doe je door in het consultatiescherm op de knop <Valideren> te klikken. * Er is een niet-gevalideerde geweigerde kaart voor hetzelfde dossier (rood). In dit geval corrigeer je ofwel de medische kaart ofwel valideer je deze manueel. Dat kun je doen door in het consultatiescherm op de knop <Valideren> te klikken. * Het gaat over een volledige stopzetting van een kaart in de toekomst die nooit een status 800 gekend heeft. Meer informatie over het consultatiescherm vind je in het volgende hoofdstuk. Meer informatie over de verschillende mogelijke foutmeldingen vind je in hoofdstuk 11. Hoofdstuk 5: Transactiemonitor Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

27 6 CONSULTATIESCHERM Er zijn twee manieren om het scherm op te starten: * Vanuit het menu naar scherm Na het opzoeken van het dossier krijg je automatisch een lijst met al de actuele / toekomstige medische kaarten voor dit dossier. * Als detail via de transactiemonitor, via dubbelklik op een medische kaart. De kaart wordt getoond, alle andere kaarten voor de persoon staan dan verborgen. 6.1 OVERZICHT VAN DE VELDEN Bovenaan zie je het dossier waarop de kaarten betrekking hebben. Je krijgt een overzicht van de actuele (en toekomstige) medische kaarten. Als je het vinkje bij Historiek aanvinkt, krijg je al de kaarten voor dat dossier. In de eerste twee kolommen zie je voor welke periode de kaart geldig is. In ons voorbeeld gaat de bovenste kaart dus over een periode van 01/09/ /11/2013. Naast de periode staan de percentages die ten laste genomen worden door de POD MI. Deze percentages worden ingevuld op het moment dat de kaart verstuurd wordt naar POD. In het voorbeeld hierboven werd de onderste kaart geweigerd, de kaart is dus niet verstuurd naar POD. Hierdoor staan de percentages nog op 0%. De bovenste kaart die wel verstuurd is, zie je de ingevulde percentages staan. Je ziet telkens 2 percentages per veld. Het eerste percentage heeft betrekking op het deel ZIV, het tweede percentage op het deel patiënt. Vervolgens is er een kolom voorzien waar de aanduiding van het attest DMH terug te vinden is. Ook dit wordt ingevuld op het moment van versturen van de kaart naar POD. Onder status kun je zien welke kaarten aanvaard zijn, groen (800). De oranje kaarten bevatten een fout en moeten behandeld worden. Ook krijg je een eenvoudige, samenvattende weergave van welke steun de medische kaarten bevatten. In bovenstaande situatie zie je dus 2 kaarten waarbij het vinkje Am- Hoofdstuk 6: Consultatiescherm Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

28 6.2 bulante zorgen aanstaat. Dat wil zeggen dat de kaart een dekking ambulante zorgen bevat. Meer informatie over de dekking vind je terug onder Detail. Als er geen enkele rubriek aangevinkt is en er toch een kaart bestaat, wil dat zeggen dat het enkel om een principiële beslissing gaat Tabblad Detail Onder Detail krijg je meer informatie over de rubrieken die op de medische kaart staan. In dit voorbeeld kun je zien dat het een medische kaart betreft met een dekking ambulante zorgen van 01/09/ /09/2013. Het feit dat deze periode korter is dan de periode van de volledige kaart wil zeggen dat er ook een principiële beslissing aangemaakt werd. In de kolom Omschrijving ga je de tekst zien staan die je ingaf in je voorstel bij omschrijving tenlastename. Je zult zien dat de periode van het voorstel hier automatisch bij staat (zie Ingeven voorstel - Deel 1 ). In de vakken rechts, Beperkingen supplementen en Beperkingen farmaceutische verstrekkingen zie je de beperkingen staan die je ingaf in je voorstel. Onderaan bij Detail krijg je een weergave van de derden/zorgverstrekkers die in aanmerking komen voor het verlenen van zorg aan de persoon die over de medische kaart beschikt. Opmerking: Van zo gauw de medische kaart aanvaard werd (groen, 800) of gevalideerd is, kun je hier niets meer wijzigen! Bij kaarten die nog niet aanvaard werden (oranje) en niet gevalideerd zijn, kun je hier nog een aantal zaken aanpassen. Hoofdstuk 6: Consultatiescherm Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

29 Tabblad Foutafhandeling Hier krijg je een overzicht van de verschillende acties die gebeurd zijn met de kaart in kwestie. 6.2 KNOPPEN IN MENUBALK Valideren / devalideren Het is mogelijk om zelf kaarten te valideren / devalideren. Een manueel gevalideerde kaart wordt beschouwd als zijnde afgewerkt maar is geen geldige kaart! Deze is niet meer zichtbaar in de transactiemonitor en blijft behouden in zijn huidige status. Let op: Je mag hier enkel en alleen gebruik van maken bij een foutieve kaart! Voorbeeld: Een kaart in status 700 geraakt niet doorgestuurd. Je kunt die dan zelf valideren zodat nieuwe kaarten voor dezelfde persoon wel aangemaakt worden. Een kaart in status 700 zal namelijk nieuwe kaarten tegenhouden. Door ze te valideren, plaats je de kaart in een soort archief. Het is dus geen geldige medische kaart, maar zorgt er voor dat nieuwe kaarten niet meer tegengehouden worden. Je kunt deze achteraf weer devalideren om de kaart weer zichtbaar te maken. Devalideren kan alleen als er voor dezelfde periode geen recentere kaart aangemaakt werd. Kaarten die een positief antwoord kregen bij het doorsturen en dus aanvaard werden staan groen (code 800) en staan als zijnde gevalideerd. Dat zijn de geldige medische kaarten Opzoeken Wanneer je in het consultatiescherm in de zoekfunctie zit, kun je door een individueel of sociaal dossiernummer op te geven, de kaarten bekijken voor deze dossiers. Merk op: Als je hier een volledige opvraging doet, dus geen dossiernummer ingeeft, krijg je enkel al de dossier die een beslissing met betrekking tot de medische kaart hebben. Je kunt via de paarse pijltjes door deze dossiers bladeren. Hoofdstuk 6: Consultatiescherm Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

30 7 VERWERKING VOORSTELLEN In dit hoofdstuk bespreken we drie voorbeelden die verduidelijken op welke manier het programma meerdere voorstellen medische kaart voor eenzelfde dossier verwerkt. 7.1 VOORBEELD 1 Voorstel 1: Principiële beslissing voor de periode van 01/08 31/08 Voorstel 2: Dekking ambulante zorgen voor de periode van 10/08 20/08 Schematisch ziet dat er als volgt uit: Om deze beslissingen te verwerken tot een medische kaart hanteert de transactiemonitor dus een bepaalde rangorde (zie 5.5 Rangorde versturen ). In dit geval zal er eerst een kaart aangemaakt worden voor de principiële beslissing. Daardoor krijg je een kaart met een gedekte periode van 01/08/ /08/2013. Daarna wordt de beslissing ambulante zorgen verwerkt. Het programma bekijkt de periode en vindt reeds een kaart voor deze periode. Als er reeds een kaart is, voegt het programma de dekking ambulante zorgen toe aan de bestaande kaart. 7.2 VOORBEELD 2 Voorstel 1: Dekking hospitalisatie voor de periode van 01/05/ /05/2014 Voorstel 2: Dekking ambulante zorgen voor de periode van 03/05/ /05/2014 Opmerking: Voor de verwerking van dit voorbeeld is het van belang dat het gaat om voorstellen / kaarten die volledig in de toekomst liggen. Indien deze voorstellen in het verleden zouden liggen, verloopt de verwerking anders. Hoofdstuk 7: Verwerking voorstellen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

31 7.2 Schematisch ziet dit er als volgt uit: Via de transactiemonitor medische kaart, maakt het programma de medische kaarten als volgt aan: Het eerste voorstel dat verwerkt wordt, is voorstel 1. Niet omdat het eerst werd aangemaakt maar door de rangorde die zit in de aanmaak van de medische kaarten. Hospitalisatie heeft hier voorrang op ambulante zorgen. Vervolgens wordt het voorstel voor ambulante zorgen verwerkt. Het programma ziet op dit moment dat er reeds een kaart bestaat (namelijk 01/05 05/05). De bestaande kaart wordt uitgebreid met het stuk voor ambulante zorgen. De bijgewerkte kaart ziet er dan zo uit. Vervolgens blijft er nog een klein stukje over dat niet aan de bestaande kaart kan worden toegevoegd, de periode 06/05 14/05 ambulante zorgen. Er zal hiervoor een nieuwe kaart worden aangemaakt. Je krijgt uiteindelijk dit. Je hebt dus de eerste kaart met gedekte periode van 01/05 05/05. Deze bevat twee dekkingen: hospitalisatie van 01/05 05/05 en ambulante zorgen van 03/05 tot 05/05. De tweede kaart heeft een gedekte periode van 06/05 14/05 en heeft een dekking ambulant voor dezelfde periode. Hoofdstuk 8: Verlening medische kaart Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

32 7.3 We voegen hier nu een derde voorstel aan toe: Voorstel 3: Dekking hospitalisatie voor de periode 12/05-16/05. De volgende stap is de verwerking van het derde voorstel. We werken verder met het huidige schema van de medische kaarten. Dit zijn namelijk bestaande lijnen. Er wordt een hospitalisatie van 12/5 tot 16/5 toegevoegd. Voor het stuk 12/5 tot 14/5 is er reeds een kaart. Hier voegen we het overlappende nieuwe stukje aan toe. We bekomen volgende situatie. Samengevat is het OCMW verantwoordelijk voor de periode van 01/05 tot 16/05 (zwarte lijn, gedekte periode). Er zijn in totaal 3 medische kaarten. 1) Er is een medische kaart van 01/05 05/05 Er is een dekking hospitalisatie van 01/05 tot 05/05 Er is een dekking ambulante zorgen van 03/05 05/05 2) Er is een medische kaart van 06/05 tot 14/05 Er is een dekking hospitalisatie van 12/05 14/05 Er is een dekking ambulante zorgen van 06/05 14/05 3) Er is een medische kaart van 15/05 tot 16/05 Er is een dekking hospitalisatie van 15/05 tot 16/ VOORBEELD 3 Voorstel 1: Dekking hospitalisatie voor de periode van 01/09 15/09 Voorstel 2: Dekking ambulante zorgen voor de periode van 05/09-09/09 Hoofdstuk 8: Verlening medische kaart Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

33 7.4 Schematisch ziet dit er als volgt uit: Via de transactiemonitor medische kaart, maakt het programma de medische kaart aan. Je krijgt een medische kaart voor de periode van 01/09 15/09 (de volledige periode). In deze periode zitten twee dekkingen. * Er is een dekking hospitalisatie voor de periode van 01/09 15/09. * Er is een dekking ambulante zorgen voor de periode van 05/09 09/09. We voegen hier een 3 de voorstel aan toe: Voorstel 3: Dekking ambulante zorgen voor de periode van 11/09-13/09. Schematisch ziet het er als volgt uit: Je zou verwachten dat je het volgende krijgt: Een medische kaart voor de periode van 01/09-15/09, met daarin een dekking hospitalisatie van 01/09-15/09, een dekking ambulante zorgen van 05/09-09/09 en nog een dekking ambulante zorgen van 11/09-13/09. Hoofdstuk 8: Verlening medische kaart Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

34 7.5 Het systeem van MediPrima verwerkt dit echter anders. Het resultaat ziet er zo uit. Je krijgt één medische kaart voor de periode van 01/09-15/09. Hierin zitten twee dekkingen: * Een dekking hospitalisatie voor de periode van 01/09 15/09. * Eén dekking ambulant voor de periode van 05/09-13/09. Dit is dus de begindatum van je eerste voorstel ambulant en de einddatum van je tweede voorstel ambulant. Het systeem van MediPrima trekt deze periode door. Dit is zeker een reden om nooit voorstellen van langer dan drie maanden in te geven, ook niet voor een principiële beslissing! 7.4 OPMERKINGEN 1) Bij het aanmaken van een voorstel raden wij aan altijd iets te noteren in het veld Informatie tenlastename. Dit wordt overgenomen en verschijnt op de medische kaart bij omschrijving. De periode van het voorstel wordt automatisch mee overgenomen en zal dan ook bij deze omschrijving staan. Zo kan de zorgverstrekker zien dat de periode tussen de voorstellen in principe niet ten laste genomen wordt. 2) Bij het aanmaken van voorstellen medische kaart, kijk je best altijd grondig na welke kaarten reeds bestaan en voor welke periode! Dit kun je doen via een consultatie in het KSZ onderzoek. Hoofdstuk 8: Verlening medische kaart Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

35 8 VERLENGING MEDISCHE KAART Een medische kaart verlengen is mogelijk bij kaarten die volledig in het verleden liggen. In onderstaand hoofdstuk bespreken we, aan de hand van verschillende voorbeelden, wanneer en hoe je in het programma een kaart kan verlengen. Enkele algemene principes: * De periode van de verlenging kan telkens maar maximum 3 maanden bedragen. Je kan wel meerdere malen met 3 maanden verlengen, dit tot de maximumduur van de kaart bereikt is. * Van zodra de datum van vandaag in de periode van de verlenging valt, wordt er een nieuwe kaart aangemaakt en krijg je geen verlenging van je bestaande kaart. * De verlengingen gelden zowel voor de principiële beslissing, hospitalisatie als ambulante zorgen. 8.1 VOORBEELD 1 MEDISCHE KAART VAN 3 MAANDEN IN HET VERLEDEN We zijn vandaag 20 november en hebben een medische kaart van 3 maanden die volledig in het verleden ligt: 01/01/ /03/2013. Schematisch ziet dit er als volgt uit (de zwarte lijn is enkel een tijdsas en stelt geen kaart voor). Deze kaart kun je verlengen. Dat doe je door het voorstel / de voorstellen aan te passen in scherm voorstellen / beslissingen. Je hebt twee mogelijkheden die hetzelfde resultaat geven. * Je geeft een nieuwe toekenning (11) die start op 01/04/2013. * Je herziet het voorstel / de voorstellen en geeft een verlenging (13) in. In dit geval zal de begindatum automatisch op 01/04/2013 komen te staan. Bij beide situaties zal je kaart verlengd worden. De periode van de verlenging mag maximum 3 maanden bedragen. Je geeft een verlenging in van 3 maanden: 01/04/ /06/2013. Als resultaat krijg je één kaart die loopt van 01/01/ /06/2013 en geen twee afzonderlijke kaarten van 3 maanden. Doordat er geen nieuwe kaart gemaakt wordt, maar de oorspronkelijke kaart verlengd wordt, moet je niet meer opnieuw voldoen aan de 45 dagen regel. Je kunt dus perfect op 20/11/2013 de kaart in het verleden verlengen voor de periode van 01/04/ /06/2013. Opmerking 1: Als de periode van je nieuwe toekenning niet aansluit bij je bestaande kaart, zal er een nieuwe kaart aangemaakt worden en geldt de 45 dagenregel opnieuw! Voorbeeld: Als je in deze situatie als begindatum 02/04/2013 zou opgeven en niet Hoofdstuk 8: Verwerking voorstellen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

36 8.2 01/04/2013, zit je met een gat. Er is namelijk geen dekking voorzien op 01/04/2013. Het programma gaat in dit geval de kaart niet verlengen, maar een nieuwe kaart aanmaken vanaf 02/04/2013 Opmerking 2: De maximumduur van een dekking voor een illegaal persoon is 92 dagen (3 maanden). Toch kun je ook voor deze doelgroep de kaart op bovenstaande wijze verlengen met telkens 3 maanden. Je moet er juist op letten dat je per 3 maanden verstuurt. Stel: je geeft in één keer een verlenging op voor de periode van 01/04/ /06/2013 en voor de periode van 01/07/ /09/2013, dan wordt de kaart geweigerd. Dit omdat de totale periode in rekening gebracht wordt bij het doorsturen. Dat zou in dat geval 6 maanden zijn en geen 3 maanden. Om dit wel doorgestuurd te krijgen, geef je dus eerst de eerste 3 maanden in en verstuur je de kaart. Vervolgens geef je de tweede drie maanden in en verstuur je de kaart. Op dezelfde manier als hierboven beschreven, kun je de kaart nogmaals verlengen met 3 maanden. Je geeft dus weer een toekenning of verlenging in op het voorstel / de voorstellen. Let op: Als je nu de kaart nogmaals met 3 maanden wilt verlengen, dan bevat deze verlenging de datum van vandaag. In dit geval zal er geen verlenging uitgevoerd worden maar maakt het programma een volledig nieuwe kaart aan (zie 3.2). 8.2 VOORBEELD 2: VERLENGING MEDISCHE KAART DIE DE DATUM VAN VANDAAG BEVAT We werken verder met bovenstaand voorbeeld. Er is een medische kaart voor de periode van 01/01/ /09/2013. Als we aan deze kaart een verlenging willen toevoegen voor 3 maanden (01/10/ /12/2013) zal dit niet lukken. Van zodra de verlenging de dag van vandaag bevat, wordt er een nieuwe kaart aangemaakt. Let op: Van zodra een nieuwe kaart aangemaakt wordt, geldt de 45 dagen regel! Als je op 20/11/2013 pas beslist terwijl de periode start op 01/10/2013, zal deze kaart dus geweigerd worden. Tussen 01/10/2013 en 20/11/2013 zitten immers meer dan 45 dagen. Hoofdstuk 8: Verlening medische kaart Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

37 8.3 Om de bestaande kaart toch te verlengen, geef je een verlenging in van 01/10/2013 tot en met 19/11/2013 (datum van gisteren). Hierdoor valt de periode van de verlengingen volledig in het verleden en wordt de kaart wel verlengd. Je krijg volgende situatie. Vervolgens kun je een nieuw voorstel aanmaken voor de periode vanaf 20/11/2013 (dag van vandaag). Er zal dan een nieuwe kaart aangemaakt worden. 8.3 VOORBEELD 3: MEDISCHE KAART IN HET VERLEDEN VAN 1 DAG VERLENGEN We zijn vandaag 20/11/2013 en hebben een medische kaart voor één dag op 20/07/2013. Schematisch ziet dit er als volgt uit (de zwarte lijn is enkel een tijdsas). Naar analogie van bovenstaande voorbeelden kun je ook deze kaart verlengen met een maximum van 3 maanden. Aangezien je een bestaande kaart verlengt, moet je geen rekening houden met de 45 dagen periode. Je krijgt dan het volgende. Hoofdstuk 8: Verlening medische kaart Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

38 9 STOPZETTINGEN 9.1 ALGEMEEN Een medische kaart stopzetten doe je altijd door eerst je beslissing(en) voor de medische kaart stop te zetten. Zoals bij andere beslissingen herzie je (<H>) het betreffende voorstel en voer je een stopzetting (22) in. Je kunt een medische kaart nooit volledig stopzetten / verwijderen. Er wordt altijd een dekking voor minstens één dag behouden. We werken aan de hand van verschillende voorbeelden om het principe rond de stopzettingen duidelijk te maken. 9.2 PRINCIPIËLE BESLISSING STOPZETTEN Principiële beslissing stopzetten die in de toekomst ligt We zijn vandaag half januari en hebben een principiële beslissing die loopt van 01/02/ /07/2014. De beslissing ligt dus volledig in de toekomst. De medische kaart is aangemaakt en kun je consulteren in menupunt Het betreft dus een loutere principiële beslissing zonder dekking. Om deze kaart ( volledig ) stop te zetten voeren we in het voorstellenscherm (menupunt ) een stopzetting in en handtekenen we het voorstel. Opmerking: Een belangrijke opmerking hierbij is de begindatum van de stopzetting. Aangezien het om een voorstel gaat dat volledig in de toekomst ligt, kun je hier als begindatum van de stopzetting 01/02/2014 opgeven. Je voorstel loopt dan in principe tot en met 31/01/2014. Aangezien je een medische kaart moet behouden voor 1 dag, zal het programma zorgen dat de eerste dag behouden blijft, namelijk 01/02/2014. Hoofdstuk 9: Stopzettingen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

39 9.2 Vervolgens verschijnt een nieuw aan te maken kaart in de transactiemonitor. Doordat het kaartnummer is ingevuld en er een M (Modify) in de kolom Actie staat, herken je dat het om een bijwerking gaat van een bestaande kaart. Voordat je de kaart doorstuurt, is het goed om eens te controleren of de stopzetting correct aangemaakt zal worden. Door in de transactiemonitor te dubbelklikken op deze aan te maken kaart, kom je terecht in het consultatiescherm. Daar kun je zien hoe de bijgewerkte versie van de kaart er zal uitzien. In ons voorbeeld zien we het volgende. Er is een principiële medische kaart zonder enige dekking (geen enkel vinkje staat aan) voor één dag, 01/08/2013. De stopzetting gaat dus pas effectief in vanaf de dag van stopzetting + 1 dag. Dit klopt perfect, we kunnen de kaart doorsturen. Eens doorgestuurd, wordt de status van de kaart groen. Ook in het KSZ onderzoek (consultatie) ga je zien dat er een kaart is voor één dag Een lopende principiële beslissing stopzetten We hebben een beslissing principiële medische kaart voor de periode van 01/12/ /02/2014. De medische kaart werd reeds aangemaakt. Je kunt deze bekijken in menupunt Consultatie medische kaart. Vandaag zijn we 07/01/2014 en we willen deze kaart stopzetten. Om de kaart stop te zetten, moet je dus eerst de beslissing stopzetten. Opgelet: Bij het invoeren van deze stopzetting zal het programma als begindatum ook automatisch de begindatum van de stop te zetten beslissing overnemen, in dit geval 01/12/2013. Je moet deze dus zelf veranderen: ofwel naar de datum van morgen, ofwel naar een latere datum als je de stopzetting pas later wilt laten ingaan. Je kunt immers geen beslissing Hoofdstuk 9: Stopzettingen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

40 9.3 stopzetten met terugwerkende kracht. Dus als je 08/01/2014 ingeeft, zal je kaart lopen tot en met 07/01/2014, tot en met vandaag dus. Als je een foutieve datum van stopzetting zou ingeven (bijvoorbeeld de dag van vandaag of een dag in het verleden) krijg je volgende melding. De dag die hierin weergegeven wordt is altijd de dag van morgen, de eerst mogelijke begindatum van je stopzetting. In het voorbeeld zijn we 07/01/2014; je kunt als begindatum van de stopzetting dus ten vroegste 08/01/2014 ingeven. Als je 08/01/2014 ingeeft, zal het programma dit interpreteren als zijnde tot en met 07/01/2014. Je kaart zal dan nog lopen tot en met de dag van vandaag, 07/01/2014. Vervolgens zie je in de transactiemonitor een nieuw te verwerken kaart staan. Na het doorsturen van deze kaart kun je die raadplegen in het consultatiescherm, daar zie je het volgende. De oorspronkelijke kaart van 01/12/ /02/2014 is ingekort naar een kaart tot en met 07/01/ Principiële beslissing voor een sociaal dossier Wanneer je een principiële beslissing voor een sociaal dossier wilt stopzetten, kun je dit doen door slechts in één van de individuele dossiers de stopzetting in te geven. Je zult een detailscherm krijgen waar je de keuze hebt om al dan niet voor het volledige sociaal dossier de beslissing stop te zetten. Als je de stopzetting ingeeft voor het volledige sociale dossier, ga je deze bij elk individueel dossier zien verschijnen. Na handtekenen van het voorstel, staat er een nieuw aan te maken (te bewerken) medische kaart in de transactiemonitor. Per dossier zal het programma de aangemaakte kaart bijwerken naar de periode na de stopzetting. 9.3 KAART MET DEKKING STOPZETTEN Kaart met enkel ambulante zorgen stopzetten Een kaart met dekking stopzetten werkt op volledig dezelfde manier als het stopzetten van een principiële beslissing. Hoofdstuk 9: Stopzettingen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

41 Medische kaart met principiële beslissing en een dekking stopzetten Volgende beslissingen werden ingegeven: * Een principiële beslissing van 01/03/ /05/2014 * Een dekking ambulante zorgen van 05/03/ /03/2014 Op de kaart ziet dat er als volgt uit. Er is één kaart voor de periode van 01/03/ /05/2014. Binnen deze kaart is er een dekking ambulante zorgen van 05/03/ /03/2014. We willen deze kaart volledig stopzetten. Om dat te kunnen doen, moeten we al de beslissingen stopzetten waarop deze kaart gebaseerd is. Hoofdstuk 9: Stopzettingen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

42 9.5 Eens deze stopzettingen gehandtekend zijn, staat een nieuwe kaart klaar in de transactiemonitor. Je stuurt deze door en raadplegen onze bijgewerkte kaart. Die ziet er als volgt uit. De periode van de kaart loopt van 01/03/ /03/2013. Bij de rubrieken onderaan zie je dat de dekking ambulant geldig is voor één dag, 10/10/2013. Doordat er een dekking ambulante zorgen aanwezig is binnen de kaart, kan de principiele beslissing niet stopgezet worden tot op één dag. De principiële beslissing blijft dus geldig van 01/10/ /10/2013. De dekking ambulante zorgen is ingekort tot één dag. Hoofdstuk 9: Stopzettingen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

43 10 IDENTIFICATIEDOCUMENT Om toegang te krijgen tot de gegevens van de elektronische beslissing tot tenlasteneming hebben zowel de OCMW s als de zorgverstrekker het INSZ-nummer van de begunstigde nodig. Het is mogelijk dat een begunstigde niet over een identiteitsdocument beschikt, en dus ook niet over het bijhorende INSZ-nummer. Dit komt voornamelijk voor bij personen met het statuut van illegaal. Voor deze begunstigden kan het OCMW een identificatiedocument (informatiedocument) afleveren. POD MI stelde een officiële template op van dit formulier. In het programma is het mogelijk om dit document via RTF aan te maken vanuit het individuele dossier van een persoon. Je kunt dit formulier afdrukken via de knop <RTF> in het individueel dossier. Voorbeeld: Het OCMW levert één formulier per volwassen persoon af. Op dit formulier kan de vermelding van andere bijkomende begunstigden komen, bijvoorbeeld minderjarigen. Opgelet: * Bij een beslissing tot tenlasteneming moet er steeds voor elke persoon een beslissing zijn. Hoofdstuk 10: Identificatiedocument Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

44 10.2 * Dit formulier verleent aan de houder geen enkel recht en maakt geenszins een attest tot tenlasteneming door het OCMW uit. Het informatiedocument zorgt er enkel voor dat de begunstigde de correcte informatie kan bezorgen aan de zorgverstrekker. De informatie op dit formulier maakt het voor de zorgverstrekker mogelijk om toegang te hebben tot de beslissing in het gecentraliseerde systeem van MediPrima. * Het toevoegen van een foto via het KSZ onderzoek en deze vervolgens ook op het RTF bestand zetten, is een onderdeel van de plus release Na het bestellen en activeren van deze release beschikt je OCMW over deze mogelijkheid. Hoofdstuk 10: Identificatiedocument Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

45 11 MELDINGEN EN RECHTZETTINGEN Bij het versturen van een medische kaart kunnen er diverse meldingen / foutmeldingen optreden. Aan de hand van de kaartstatus, kun je deze foutmelding nagaan en oplossen VERSCHILLENDE STATUSSEN De statussen die kunnen voorkomen zijn de volgende: Code Kleur Melding Omschrijving Wit Kaart nog te versturen 000 Oranje Niet verstuurd De toepassing kon het bericht niet versturen 100 Oranje Verstuurd De toepassing heeft het bericht verzonden 200 Oranje Antwoord ontvangen De toepassing heeft een antwoord ontvangen 700 Oranje Fout KSZ Er is een technisch probleem opgetreden 800 Groen OK Het bericht is verwerkt, de actie werd uitgevoerd 900 Rood NOK Her bericht is verwerkt, de actie kon niet worden uitgevoerd 11.2 VERLOOP VAN VERWERKING MEDISCHE KAART Om een zicht te krijgen op wanneer bepaalde statussen zich voordoen, bespreken we eerst hoe het programma een medische kaart (achter de schermen) verwerkt. Elke kaart doorloopt onderstaande stappen. Afhankelijk van waar een kaart zit in het verwerkingsproces, krijg je een bepaalde status. * Start poging verwerking * De status van de kaart wordt op 000 gezet * Poging tot versturen van de kaart * Status kaart wordt op 100 gezet indien bericht verzonden * Wachten op een antwoord * Status kaart wordt op 200 gezet indien antwoord ontvangen * Verwerking van het antwoord: Antwoord niet te interpreteren door technisch probleem: status 700 (oranje) Antwoord te interpreteren, actie geslaagd: status 800 (groen) Antwoord te interpreteren, actie niet geslaagd: status 900 (rood) Tijdens het verwerken van de medische kaart kijkt het programma na of er een integratie type vier is. Als deze integratie er niet is, wordt deze toegevoegd. Wanneer het programma er op dit moment niet in slaagt om deze integratie aan te maken, krijg je volgende foutmelding. Hoofdstuk 11: Meldingen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

46 STATUS 000, 100 EN 200 Deze statussen krijg je wanneer de toepassing tijdens het versturen van de kaart zou vastlopen. Als dat het geval is, contacteer je best onze helpdesk STATUS 700 Probleem De status 700 komt voor wanneer er een technisch probleem is bij KSZ/POD/Smals. Je krijgt dan meestal een melding in het Engels. Voorbeeld 1: Technisch probleem KSZ Oplossing * Probeer de kaart later nogmaals te versturen * Als de status 700 blijft: contacteer Smals 11.5 STATUS 800 Als je een status 800 krijgt, wil dat zeggen dat je kaart goed doorgestuurd werd. De kaart is aanvaard, je moet er niets meer mee doen. De melding die je krijgt ziet er als volgt uit: * CREATE bij een volledig nieuwe kaart. * MODIFY bij een bijgewerkte kaart STATUS 900 Status 900 krijg je als de kaart die je probeert te versturen geweigerd wordt. Deze weigering is niet vanwege een technisch probleem, maar heeft te maken met de inhoud van de kaart. Je moet deze inhoud eerst rechtzetten voor je nogmaals een poging kunt doen om de kaart te versturen. De foutmeldingen geven duidelijk weer wat het probleem is. Afhankelijk van het probleem, volg je een bepaalde handelswijze om het probleem op te lossen. Aan de hand van verschillende mogelijke meldingen werken wij hieronder uit hoe je een geweigerde kaart het best herstelt. Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

47 Melding 1: Foutieve stopzetting Melding U kan geen einddatum van de beslissing tot medische tenlasteneming inbrengen die voor de dagdatum valt Of U kan geen einddatum van de dekking van de hospitalisatiekosten inbrengen die voor de dagdatum valt Probleem Als je deze melding krijgt, probeer je een stopzetting door te sturen met terugwerkende kracht. Dat kan nooit. Belangrijk bij het ingeven van een stopzetting op vandaag is dat je de kaart dan ook onmiddellijk verstuurt. Als je op vandaag stopzet en je verstuurt pas morgen, wordt je kaart ook geweigerd omdat je ook dan stopzet met terugwerkende kracht. Oplossing * Dubbelklik op je geweigerde medische kaart zodat je in het consultatiescherm uitkomt. Daar zie je linksboven de periode staan van de geweigerde kaart. Belangrijk is de tot datum. Deze datum is een foutieve einddatum naar aanleiding van een stopzetting met terugwerkende kracht. * Je valideert deze geweigerde kaart (bovenaan in de menubalk via de <Valideer>knop). * Vervolgens moet je een nieuwe toekenning ingeven, een toekenning voor de ontbrekende periode. Deze ontbrekende periode is de periode vanaf je foutieve stopzettingsdatum (de tot datum) op je kaart en de datum van vandaag / de dag dat je de rechtzetting zult versturen. * Let wel op: als je meerdere voorstellen hebt (bijvoorbeeld: HOSP, AMBU en PRINC) zul je voor alle 3 een nieuwe toekenning moeten doen. * Na het handtekenen van de toekenning staat je nieuwe kaart klaar in de transactiemonitor. Als ze niet klaar staat, moet je de geweigerde kaart nog manueel valideren. Voorbeeld We zijn vandaag 03/02/2014 en je hebt een lopende kaart van 01/01/ /03/2014 die je wilt stopzetten. Je geeft (foutief) als stopzettingsdatum 26/01/2014 in, je kaart zal geweigerd worden omdat je niet kunt stopzetten met terugwerkende kracht. Je valideert dus de geweigerde kaart en vervolgens geef je een nieuwe toekenning op van 26/01/ /02/2014, dus tot en met de dag van vandaag / de dag dat je de rechtzetting verstuurt. Stel, je verstuurt pas morgen, moet je een toekenning geven tot en met 04/02/2014. Bij een stopzetting wordt namelijk rekening gehouden met de begindatum van je stopzetting en de datum van verzending. Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

48 Melding 2: INSZ gewijzigd Melding Detail: SSIN is replaces (Replaced by ) Probleem Als je deze melding krijgt, is de persoon voor wie je een kaart probeert aan te maken / bij te werken in tussentijd van INSZ-nummer gewijzigd. Bovenaan geeft de POD aan wat het oude INSZ-nummer was. In de mededeling zelf staat wat het nieuwe INSZ-nummer is (zie ook: 12.2 Bijlage 2: Weergave medische kaarten bij wijziging INSZ-nummer ). Oplossing * Wanneer een persoon van INSZ-nummer wijzigt, moet je altijd een nieuwe toekenning (11) ingeven. Er zal voor die persoon dan een volledig nieuwe kaart aangemaakt worden met het nieuwe INSZ-nummer. KSZ controleert immers op INSZ nummer. Wanneer je een bestaande kaart (die aangemaakt werd met een oud INSZ nummer) probeert bij te werken terwijl de persoon een nieuw INSZ-nummer heeft, zul je altijd op een weigering stoten met bovenstaande mededeling. * De geweigerde kaart kun je gewoon manueel valideren. Je hoeft hier niets meer aan te wijzigen en je hoeft de kaart ook niet stop te zetten. De kaart zal door geen enkele partij nog geconsulteerd kunnen worden omdat ze op een oud INSZ-nummer werd aangemaakt Melding 3: Persoon voldoet niet aan de voorwaarde Melding Het percentage berekend door de POD MI is inactief. Er kan geen beslissing tot tenlasteneming van medische zorgen aangemaakt worden aangezien de persoon momenteel niet aan de voorwaarden voldoet. Probleem Je probeert een kaart aan te maken voor een persoon die volgens POD MI niet aan de voorwaarden voldoet. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat iemand geen illegaal of asielzoeker meer is op het moment dat je de kaart aanmaakt. Dan krijg je deze melding. Oplossing * Persoon voldoet inderdaad niet aan de voorwaarde: de kaart manueel valideren en geen verdere actie ondernemen. * Het OCMW is van mening dat de persoon wel aan de voorwaarden voldoet: contacteer POD. Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

49 Melding 4: Er bestaat reeds een beslissing tot medische tenlasteneming Melding Er is reeds een beslissing tot medische tenlasteneming voor deze begunstigde actief in het OCMW van -xxx- met als KBO-nummer -xxx-. Gelieve contact op te nemen met dit OCMW om de actieve beslissing stop te zetten alvorens een nieuwe aan te maken. Er kan immers niet meer dan één beslissing tegelijkertijd actief zijn voor eenzelfde begunstigde. Probleem Deze melding vertelt je dat je een kaart probeert aan te maken voor een persoon die reeds een beslissing tot medische tenlastename heeft in een ander OCMW. Oplossing Zoals de melding zelf zegt: contacteer het betreffende OCMW: * Het andere OCMW is inderdaad bevoegd: de eigen aangemaakte kaart manueel valideren, geen verdere actie ondernemen. * Het andere OCMW is niet bevoegd, het eigen OCMW is bevoegd. In dit geval hangt alles af van de periode waarvoor je een kaart wilt aanmaken. Als er een overlapping is met de periode van de bestaande kaart in het andere OCMW zijn er twee mogelijkheden. Ofwel kan het andere OCMW de beslissing stopzetten, ofwel geef je zelf een beslissing in die de periode van het andere OCMW niet overlapt Melding 5: Foutief RIZIV-nummer Melding Het formaat van het RIZIV-nummer -xxx- dat u heeft ingegeven voor een arts of een tandarts is ongeldig. Het RIZIV-nummer moet steeds 11 cijfers tellen. Probleem Het ingegeven RIZIV-nummer is foutief. Oplossing Corrigeer het RIZIV-nummer in het consultatiescherm medische kaart en verstuur de kaart opnieuw. Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

50 Melding 6: Foutieve begindatum Melding De begindatum van de beslissing tot medische tenlasteneming mag niet vroeger zijn dan 45 dagen vanaf de beslissingsdatum ervan, behalve wanneer het gaat om een gerechtelijke beslissing of een volledige tenlasteneming door het OCMW. Gelieve de begindatum aan te passen van de beslissing tot medische tenlasteneming zodat hij hoger is dan of gelijk is aan 23/01/2013, ofwel verduidelijken dat het gaat om een gerechtelijke beslissing of een volledige tenlasteneming door het OCMW. Probleem Bij het ingeven van de beslissing werd de 45 dagen termijn overschreden. Dat mag alleen als het gaat om een gerechtelijke beslissing of een volledige tenlasteneming door het OCMW. Oplossing * De datum is foutief en moet gecorrigeerd worden: de kaart valideren, beslissing herzien naar de juiste periode en vervolgens de nieuwe kaart doorsturen. * Vinkje voor gerechtelijke beslissing of volledige tenlasteneming moet toch aangevinkt worden: dit kun je wijzigen in het consultatiescherm medische kaart. Eens de wijzigingen aangebracht, kun je de kaart opnieuw doorsturen Melding 7: Inhoud zone te groot Melding De inhoud van één of meerdere zones is te groot. Probleem Eén van de velden waar je bij het ingeven van je voorstel extra tekst (supplementen, beperkingen ) kon in typen, overschrijdt het maximum van 300 karakters. Deze melding staat ook reeds in het scherm Meldingen voor je de kaart probeert door te sturen! Oplossing In het consultatiescherm medische kaart kun je de inhoud van de vensters nog wijzigen. Na wijzigen stuur je de kaart nogmaals door. Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

51 Melding 8: Einddatum bij volledige tenlasteneming Melding Als de volledige tenlasteneming OCMW geactiveerd is, moet de einddatum van de beslissing tot tenlasteneming van de medische zorgen voorafgaan aan de 45 dagen vóór de beslissingsdatum. Gelieve de einddatum te wijzigen of de flag Volledige tenlasteneming OCMW te desactiveren. Probleem Zoals duidelijk weergegeven in de foutmelding kun je enkel een beslissing volledige ten lastenname ingeven als die de 45 dagen termijn overschrijdt. Oplossing * Je wilt het vinkje Volledige ten lastenneming verwijderen: valideert eerst manueel de geweigerde kaart. Vervolgens herzie je het voorstel en zet je het vinkje uit. Na handtekenen van de beslissing, maak je een nieuwe kaart aan. * De periode is foutief en je wilt de periode aanpassen: valideer eerst de geweigerde kaart. Vervolgens herzie je de beslissing en kan je in het detailscherm de periode van de beslissing veranderen. Na bekrachtigen van de beslissing, maak je een nieuwe kaart aan. Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

52 12 BIJLAGEN 12.1 BIJLAGE 1: 8-DAGENREGEL / RESTERENDE TIJD In de transactiemonitor medische kaarten, is het veld Resterende tijd in werking gezet. Dit veld heeft als doel het OCMW attent te maken op de 8 dagen regel. Deze regel stelt dat iedere beslissing binnen de 8 dagen verstuurd moet worden naar POD. Om het OCMW enig zicht te geven op hoeveel dagen er nog resten alvorens te versturen, worden deze resterende dagen weergegeven in het veld Resterende tijd. Opmerking: Dit is een louter informatief veld! Als je een kaart buiten de 8 dagen termijn verstuurt, wordt ze hierdoor niet geweigerd. POD voert hier momenteel nog geen technische controle op uit. De controle gebeurt wel achteraf bij de inspectie. Daarom is het wel van belang om de kaarten tijdig te versturen Algemene principes De 8 dagen regel wordt bij nieuwe kaarten berekend aan de hand van de datum waarop de beslissing gehandtekend wordt. Deze datum kan dus ofwel de datum van uitvoerbaarverklaring zijn ofwel de datum van het comité. * Je verklaart een voorstel uitvoerbaar: vanaf deze datum heb je nog 8 dagen tijd om te versturen. * Het comité handtekent: je hebt 8 dagen de tijd vanaf de datum van het comité waarmee je handtekent. Het belangrijkste is dat het veld Resterende tijd geel wordt als je kaart dringend moet versturen. Op de 8 ste dag krijg je als Resterende tijd een 0 en wordt het veld geel om de aandacht te trekken. Hoofdstuk 11: Meldingen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

53 12.2 We lichten de werking van dit veld concreter toe aan de hand van verschillende voorbeelden, gebaseerd op onderstaande afbeelding. Voorbeeld 1: 8 dagen bij uitvoerbaar verklaring nieuwe kaart Op de derde lijn op de afbeelding zie je een NEW record. De beslissing voor deze kaart werd vandaag (19/11/2013) uitvoerbaar verklaard. In theorie heb je dus 8 dagen tijd vanaf 19/11/2013 om de kaart te versturen. In de transactiemonitor zie je op dat moment dat je nog 7 dagen hebt om de kaart te versturen. Dit komt omdat de 8 ste dag een 0 krijgt. 19/11 Nog 7 dagen 20/11 Nog 6 dagen 21/11 Nog 5 dagen 22/11 Nog 4 dagen 23/11 Nog 3 dagen 24/11 Nog 2 dagen 25/11 Nog 1 dag 26/11 Nog 0 dagen Kaart moet vandaag verstuurd worden Als je deze kaart laat staan tot 26/11, zul je dus zien dat op 26/11 het veld Resterende tijd geel kleurt en een 0 bevat. Voorbeeld 2: 8 dagen na handtekening comité Als enkel het comité handtekent, wordt de 8 dagen regel berekend op basis van de datum van het comité. Bijvoorbeeld op de tweede lijn op de afbeelding zie je dat de beslissing genomen is met het comité van 01/12/2013. In dat geval heb je tijd tot en met 08/12/2013. Dat wil dus Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

54 12.3 zeggen dat je nog 19 dagen tijd hebt. 01/12 Nog 7 dagen 02/12 Nog 6 dagen 03/12 Nog 5 dagen 04/12 Nog 4 dagen 05/12 Nog 3 dagen 06/12 Nog 2 dagen 07/12 Nog 1 dag 08/12 Nog 0 dagen Kaart moet vandaag verstuurd worden Resterende tijd na bijwerking kaart Bij de eerste lijn op de afbeelding zie je dat de resterende tijd 0 is. Dat terwijl de beslissingsdatum op 01/12/2013 staat. De reden waarom deze op 0 staat, is omdat het om een bijwerking van een lopende kaart gaat. Als een bestaande kaart bijgewerkt wordt, houdt het programma geen rekening meer met de beslissingsdatum maar met de startdatum van de kaart. Aangezien het om een lopende kaart gaat, is het voor het OCMW van groot belang dat je eventuele wijzigingen zo snel mogelijk doorstuurt. Om die reden gebruikt het programma nu de startdatum van de kaart en niet de beslissingsdatum. Als de bestaande kaart die bijgewerkt wordt pas in de toekomst start, worden de 8 dagen ook berekend op de startdatum van de kaart. Op onderstaande afbeelding zie je een consultatiescherm van een bij te werken kaart. De kaart start op 01/01/2014 en loopt tot en met 15/01/2014. Er was reeds een dekking HOSP aanwezig en we voegden nu een dekking AMBU toe, waardoor de kaart bijgewerkt wordt. Als we in de transactiemonitor kijken (onderstaande afbeelding) heeft de bovenste lijn betrekking op onze kaart. Je ziet dat er nog 43 dagen resten voor de kaart verstuurd Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

55 12.4 moest zin. We zijn vandaag 19/11/2013, als we 43 dagen verder tellen, komen we uit op 01/01/2014. Dat is de begindatum van de kaart BIJLAGE 2: WEERGAVE MEDISCHE KAARTEN BIJ WIJZIGING INSZ-NUMMER Wanneer het INSZ nummer in een individueel dossier wijzigt, moet je een nieuwe medische kaart aanmaken (zie Melding 2: INSZ gewijzigd ). Ook al loopt deze kaart voor dezelfde periode dan de kaarten op het oude INSZ-nummer, er zal toch een volledig nieuwe kaart aangemaakt worden. KSZ controleert immers op INSZ-nummer en maakt de kaarten aan per INSZ-nummer. In de toepassing kun je wel nog je oude kaarten consulteren door het dossier op te vragen in het Consultatiescherm medische kaart (scherm 5.6.1). De kaarten die in het grijs staan, zijn de kaarten die aangemaakt werden met het oude INSZ-nummer. Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

56 BIJLAGE 3: WEERGAVE HOSPITALEN IN KSZ Geen hospitaal in voorstel Wanneer je in het voorstellenscherm geen voorkeurziekenhuis opgeeft, wil dat zeggen dat je hier geen beperking voor ingeeft. De cliënt kan zich dus in eender welk ziekenhuis aanmelden. Wanneer je via KSZ een consultatie medische kaart uitvoert, krijg je onderstaand resultaat. Er wordt geen melding gemaakt van een ziekenhuis. Al de ziekenhuizen gaan deze kaart dus volledig kunnen consulteren Eén hospitaal ingegeven Als je bij het ingeven van je voorstel een hospitaal ingaf, zie je dit hospitaal ook terugkomen in het consultatiescherm (links onderaan). Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

57 12.6 Wanneer je een KSZ consultatie uitvoert voor dit dossier, krijg je volgend resultaat. Bij de betreffende rubriek waar je het hospitaal aan koppelde, zul je dit zien terugkomen. Ook het bijhorende RIZIV nummer wordt weergegeven. In dit geval zal dus enkel dat ziekenhuis (het ziekenhuis met dat RIZIV nr) de volledige kaart kunnen consulteren Meerdere hospitalen opgegeven met verschillend RIZIV nummer Op onderstaande afbeelding is te zien dat er drie voorkeurhospitalen werden opgegeven. Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

58 12.7 Als je hier een consultatie KSZ van doet, krijg je het volgende resultaat. De drie ziekenhuizen worden onder elkaar opgelijst. Telkens met vermelding van het RIZIV-nummer. Alle drie de ziekenhuizen kunnen de volledige kaart voor de betreffende persoon consulteren Meerdere hospitalen met hetzelfde RIZIV-nummer Het is mogelijk dat je in je voorstel verschillende hospitalen (of afdelingen) ingeeft met hetzelfde RIZIV-nummer. Dat kan bijvoorbeeld wanneer je voor de verschillende campussen / afdelingen van ziekenhuizen afzonderlijke derden maakt. In onderstaand consultatiescherm zie je dat je een medische kaart hebt waar twee hospitalen opgegeven zijn, met een gelijk RIZIV-nummer. Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

59 12.8 In KSZ consultatie ziet dit er als volgt uit: Je ziet dat het RIZIV nummer slechts één keer weergegeven wordt, gevolgd door beide hospitalen die je in het voorstel ingaf. In dit geval kunnen al de ziekenhuizen die over dat RIZIV nummer beschikken de volledige kaart consulteren BIJLAGE 4: STATUS GEVALIDEERD IN DE TRANSACTIEMONITOR Het is mogelijk dat je in de transactiemonitor een grijze status 999 te zien krijgt waarbij ook het vakje Gevalideerd aangekruist staat. Deze status zal maar zeer zelden voorkomen en vraagt geen verdere actie. De status komt voor in de volgende situaties: * Gebruiker 1 opent de (algemene) transactiemonitor via menupunt Transactiemonitor medische kaart. Al de te versturen kaarten worden klaar gezet. Ondertussen opent een andere gebruiker, gebruiker 2, de transactiemonitor vanuit het voorstel- Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

60 12.9 lenscherm zodat enkel de kaarten voor dat sociale dossier zichtbaar zijn. In deze situatie zullen de te verwerken lijnen van dat sociale dossier in de algemene transactiemonitor (bij gebruiker 1) in status 999 komen. Dit om een dubbele verwerking te vermijden. De transactiemonitor die geopend wordt via de knop <Transactiemonitor> in het voorstellenscherm heeft voorrang op de algemene transactiemonitor. * Gebruiker 1 opent de (algemene) transactiemonitor via menupunt Transactiemonitor medische kaart. Al de te versturen kaarten worden klaargezet en krijgen een verwerkingsnummer (runnummer in de transactiemonitor). Gebruiker 2 opent ook de algemene transactiemonitor via menupunt Ook bij deze gebruiker worden de te versturen kaarten klaargezet en krijgen deze een verwerkingsnummer. Het verwerkingsnummer bij gebruiker 2 is recenter dan dit van gebruiker 1. Als gebruiker 1 nu de kaarten verstuurt, zullen de kaarten die ondertussen opnieuw verwerkt zijn doordat gebruiker 2 ook een transactiemonitor opende, een status 999 krijgen. De gebruiker die over het meest recente verwerkingsnummer beschikt, krijgt in dit geval voorrang op de andere gebruikers BIJLAGE 5: TUNING VAN DE STEUNCODES De tuning van de steuncodes gebeurt door de persoon die hiervoor bevoegd is binnen het OCMW. Dit kan zijn: het hoofd sociale dienst, de toepassingsverantwoordelijke Stap 1: Een nieuw steuntype ingeven Je start in menupunt Steuntypes om een nieuw steuntype aan te maken. Via de blauwe <Toevoegen>-pijl geef je een nieuw steuntype in. Dit moet je slechts eenmalig doen. Al de steuncodes voor de medische kaart vallen onder hetzelfde steuntype. Bij voorkeur vul je EM in bij Type en Medische kaart bij Omschrijving. Bij Financiële schrijf je een F. Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

61 12.10 Vergeet niet te bevestigen Stap 2: Aanmaak en tuning van de steuncodes Basis van de tuning Om nieuwe steuncodes aan te maken, open je menupunt Steuncodes. Klik op de blauwe <Toevoegen>-pijl om een nieuwe steuncode aan te maken. In totaal moeten minimaal volgende steuncodes aangemaakt worden: Steuntype Steuncode Omschrijving EM PRINC Principiële medische kaart EM HOSP Hospitalisatie, medische kaart EM AMBU Ambulante verzorging, medische kaart EM APOT Apothekerskosten, medische kaart EM ARTS Dokterskosten, medische kaart EM PARA Paramedische kosten, medische kaart EM PROT Prothesen, medische kaart EM VERV Medisch transport, medische kaart EM DIVERS Diverse kosten, medische kaart Opmerking: In de eerste fase van de opstart van de medische kaart zullen enkel de eerste drie codes (vetgedrukte) in gebruik genomen worden. Bij de tuning van de codes die in de eerste fase nog niet gebruikt worden, duid je op het tabblad Algemeen het vinkje Geblokkeerd aan. Op deze manier vermijd je dat een code per ongeluk al in gebruik genomen wordt. We doorlopen de verschillende stappen voor de aanmaak aan de hand van een voorbeeld. Je geeft de gegevens voor je eerste aan te maken steuncode in: Voorbeeld: Steuntype Steuncode Omschrijving EM (zoals je dit definieerde in de vorige stap) HOSP Hospitalisatie, medische kaart Je vult het scherm verder in zoals hieronder weergegeven: Type verwerking C Wijze beslissing 1 of 2 Als je hier 1 invult, zal enkel de Raad / Comité de voorstellen kunnen handtekenen. Als je hier een 2 invult, biedt dit de mogelijkheid om het voorstel reeds uitvoerbaar te verklaren vóór de Raad / Comité. Registratie 0 Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

62 12.11 KSZ hoedanigheid 4 Met facturen Aanvinken! Zo kunnen achteraf de facturen gekoppeld worden aan het voorstel. Dubbel Aanvinken bij de steuncode voor hospitalisatie en ambulante zorgen! Dit geeft de mogelijkheid om twee voorstellen met dezelfde rubriek voor dezelfde periode in te geven. Opmerking: Het is mogelijk dat een aantal vinkjes op dit moment aangevinkt staan, maar niet beschikbaar zijn. Deze worden automatisch aangepast na de tuning van de parameters. Je hoeft hier dus niets aan te wijzigen. Eens je klaar bent klik je op <Bevestigen>. De basis voor de steuncode is op dit moment aangemaakt, maar de tuning voor de medische kaart moet nog gebeuren. Specifieke tuning medische kaart Je blijft in menupunt Steuncodes en je klikt opnieuw op de blauwe <Wijzigen>pijl. Vervolgens ga je naar het tabblad Medische kaart. In het lijstje naast Rubriek selecteer je de rubriek, in dit geval Hospitalisatie. Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

63 12.12 Naargelang de rubriek waarop je steuncode betrekking heeft, krijg je een ander scherm voor de verdere tuning. Nadat je de rubriek selecteerde, zal op het tabblad Algemeen het vinkje bij Medische kaart aanstaan. Klik op <Bevestigen>. Als je daarna weer op de blauwe <Wijzigen>-pijl klikt, worden een aantal velden beschikbaar. A. Mogelijkheid om Voorstel aanmaken voor volledig gezin aan te vinken Je hebt hier twee mogelijkheden: je vinkt het hokje aan of uit. Als je het aanvinkt, zullen al de personen in een sociaal dossier in aanmerking komen bij de aanmaak van een voorstel. Meer concreet: in dit geval gaat het om de steuncode hospitalisatie. Stel dat we hier in de tuning dit vinkje aanduiden, zullen al de personen van het sociale dossier, bij de aanmaak van een voorstel hospitalisatie, aangevinkt staan in het detailscherm van je voorstel. Je kunt dit nog altijd wijzigen in het detailscherm van het voorstel zelf (zie ook hoofdstuk Ingeven voorstel - Deel 2 ). B. ZIV-deel, Patiënt deel en Supplement Hier duid je aan welke kosten het OCMW op zich neemt. Je hebt altijd vier verschillende mogelijkheden om de schermen in te vullen: blanco, niets, gedeeltelijk of alles. Belangrijk om te weten is dat het gaat om de basisinstellingen. Je geeft hier best het meest voorkomende in. Bij de ingave van een voorstel gaat het programma dit overnemen. Je kan deze instelling bij je voorstel nog altijd aanpassen indien het voor een bepaald dossier anders is (zie ook: Ingeven voorstel - Deel 1 ). 1) Deel ZIV Betreft de kosten die normaal ten laste genomen worden door een ziekteverzekering/mutualiteit. Voor de doelgroep in fase 1 voor de medische kaart neemt de POD MI deze kosten op zich. Belangrijk: Om zicht te krijgen op de kosten die POD MI op zich neemt, kun je via het KSZ on- Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

64 12.13 derzoek een simulatie uitvoeren. Je krijgt dan de terugbetalingspercentages te zien die POD MI ten laste neemt (zie ook Simulatie ). In de eerste fase kun je dit als OCMW standaard op niets zetten. Het OCMW neemt deze kosten niet ten laste aangezien POD MI voor de doelgroep in de eerste fase (bijna) altijd 100% van de kosten, die normaal door een ziekteverzekering betaald worden, ten laste neemt. Wanneer je als OCMW het remgeld (bij asielzoekers) wel ten laste wilt nemen, hoort dit bij het deel patiënt. Dus ook voor deze doelgroep zal POD MI het deel ZIV voor 100% ten laste nemen. Uitzondering: Bij het overschrijden van de 45 dagen termijn kan het OCMW beslissen om de kosten volledig ten laste te nemen. POD MI komt dan niet meer tussen (tenzij het om een gerechtelijke beslissing gaat). 2) Deel patiënt Betreft de kosten die de patiënt normaal zelf betaalt: het remgeld. Voor illegalen en 9ter neemt POD MI dit ook op zich. Voor asielzoekers niet. Het OCMW kan de keuze maken om dit deel wel of niet ten laste te nemen als POD MI dit niet ten laste neemt. Zoals reeds eerder vermeld kan dit achteraf nog steeds bij het ingeven van een voorstel anders ingegeven worden. 3) Supplementen Betreft kosten zoals bijvoorbeeld het supplement voor een eenpersoonskamer. POD MI zal deze kosten nooit ten laste nemen. Het OCMW heeft de keuze of zij dit ten laste nemen of niet. 4) Invulmogelijkheden Blanco: als je niets selecteert en het veld dus blanco laat, ga je bij het ingeven van een voorstel per voorstel nog moeten aanduiden wat het OCMW ten laste neemt. Niets : hiermee geef je aan dat het OCMW niet tussenkomt in de kosten. Gedeeltelijk : je kunt er voor kiezen om de kosten gedeeltelijk ten laste te nemen. Als je als OCMW hiervoor opteert, moet je wel in de schermen Beperkingen supplementen en Beperkingen farmaceutische verstrekkingen neerschrijven welke zaken je wel of niet ten laste neemt. Alles : hiermee geef je aan dat het OCMW alle kosten ten laste neemt. Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

65 12.14 Binnen hetzelfde venster zijn er nog twee andere velden: Beperkingen supplementen en Beperkingen farmaceutische verstrekkingen. C. Beperkingen supplementen Hier kun je neerschrijven voor welke supplementen het OCMW de kosten wel of niet op zich neemt. Bijvoorbeeld: supplement voor eenpersoonskamer (zie opmerking Opgelet hieronder). D. Beperkingen farmaceutische verstrekkingen Idem als Beperkingen supplementen maar het gaat hier om beperkingen met betrekking tot medicatie (zie opmerking Opgelet hieronder). Als deze velden in orde zijn, bevestig je. Daarna kun je in het veld onderaan, bij Hospitalen, op de blauwe <Toevoegen>-pijl klikken. Hier is het mogelijk om aan te geven van welke ziekenhuizen het OCMW de hospitalisatiekosten op zich neemt. Deze ziekenhuizen verschijnen dan automatisch bij het ingeven van je voorstel (zie opmerking Opgelet hieronder). Als je een ziekenhuis/derden toevoegt, steeds ook op <Bevestigen> klikken! Opgelet: Wij raden aan om in de 1ste fase geen gebruik te maken van de beperkingen. De beperkingen zijn pas aan te raden tijdens de volgende fase van de elektronische medische kaart als ook andere doelgroepen voor medische kosten erbij komen. Mocht je toch reeds in de eerste fase met deze beperkingen willen werken, let dan op het volgende: Als je bepaalde beperkingen en/of tenlastenames ingeeft die betrekking hebben op een gekoppeld ziekenhuis, moet je deze beperkingen en/of tenlastenames ook toepassen voor een ander ziekenhuis/derde. Een vinkje bij Default wil zeggen dat je dit ziekenhuis/derde als voorkeurziekenhuis/derde opgeeft. Als je dat doet, staat dit ziekenhuis automatisch klaar als voorkeurziekenhuis in je voorstellenscherm. De andere kun je ook dan nog steeds opvragen als je dat wenst. Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

66 12.15 Als je klaar bent met derden toe te voegen, sluit je het scherm af en is de tuning voor de eerste steuncode klaar en moet enkel de link naar de boekhouding nog in orde gebracht worden. Je kunt hier achteraf nog altijd wijzigingen in doorvoeren. Zo kun je later altijd nog derden toevoegen, verwijderen of wijzigen. Ook kun je de kosten die het OCMW op zich neemt nog wijzigen, beperkingen toevoegen Stap 3: Link naar de boekhouding Om facturen met betrekking tot de medische kaart te kunnen linken aan een beslissing en deze door te geven aan de boekhouding, moeten de steuncodes gekoppeld worden aan een nummer van de boekhoudkundige rekening. Dit is mogelijk via scherm Boekingsparameters. Via de blauwe <Toevoegen>-pijl kun je een steuncode linken met de boekhouding. Eerst geef je de datum in vanaf wanneer de koppeling naar de boekhouding mag doorgaan. Stel dat je op 01/10/2013 van start wilt gaan met de elektronische medische kaart geef je hier dus deze datum op. Je selecteert het steuntype en de betreffende steuncode. Vervolgens vul je zowel bij uitgaven als ontvangsten de nodige gegevens in met betrekking tot de boekhoudkundige rekening. De nummers van de boekhoudkundige rekeningen kun je navragen bij de financiële dienst / ontvangerij. Vergeet niet te bevestigen als je klaar bent. Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

67 12.16 Als je wilt controleren of de steuncode zeker gekoppeld is, kun je teruggaan naar menupunt Steuncodes. Daar zie je dat deze nummers uit de boekhouding toegevoegd zijn Stap 4: Link met Wet 65 Opmerking: Dit is enkel van toepassing voor OCMW s die werken met de automatische aanmaak van formulieren. Tijdens de overgangsperiode van oktober 2013 tot en met december 2013 moet het OCMW zowel een medische kaart als een B2-formulier aanmaken. Om een dubbele input van voorstellen te vermijden, kun je de steuncodes van de medische kaart linken aan het overeenkomstig veldje op de B2 formulieren. Dit kun je doen in de parameters in scherm , nadat je de steuncodes voor de medische kaart aangemaakt hebt. Let op: Dit moet gebeuren voor alle 3 de steuncodes: dus zowel voor een principiële beslissing, ambulante zorgen en hospitalisatie. * Ambulante zorgen: hier vink je 42 medische kosten / B2 aan. POD gaf de toestemming om tijdens de overgangsfase zowel ambulante medische kosten als ambulante farmaceutische kosten in te laten vullen in het veld voor de ambulante medische kosten. * Hospitalisatie: hier vink je 41 hospitalisatie / B2 aan. * Principiële beslissing: omdat ook hiervoor een B2-formulier aangemaakt moet worden, vink je ook voor deze steuncode 41 hospitalisatie aan. In principe geef je Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014

68 12.17 nog geen definitieve dekking door een principiële beslissing aan te maken, maar deze link is nodig om automatisch een B2 formulier te verkrijgen. Nadat je de steuncodes gekoppeld hebt aan Wet 65, zal het vinkje Wet 65 aanstaan in menupunt Steuncodes Belangrijke opmerkingen * Bij elke verschillende steuncode gaat de tuning op het tabblad Medische kaart lichtjes verschillend zijn. * Bij de steuncode voor de principiële beslissing zal er weinig extra info gevraagd worden op het tabblad voor de tuning van de medische kaart. * Bij de tuning van de codes die in de eerste fase nog niet gebruikt worden, duid je op het tabblad Algemeen het vinkje Geblokkeerd aan. Zo vermijd je dat de code per ongeluk al in gebruik genomen wordt. * Let op met het ingegeven van beperkingen! Wij raden aan om hier op dit moment geen gebruik van te maken. Hoofdstuk 12: Bijlagen Handleiding Elektronische medische kaart Versie februari 2014