g e m e e n t e M O N T F O O R T

Transcriptie

1 g e m e e n t e M O N T F O O R T SCHRIFTELIJKE VRAGEN AAN HET COLLEGE Nr. Datum: Naam vragensteller: M.H.J. Bon Vraag gericht aan: Verantwoordelijk portefeuillehouders Onderwerp: Focus-traject Rust, sturing en de basis op orde Het college wordt verzocht de volgende vragen zo spoedig mogelijk schriftelijk te beantwoorden: Focus Document: Pagina 2 punt 3: De oorspronkelijke doelstelling van de samenwerking tussen Montfoort en IJsselstein is de bestuurskracht te versterken, een stevigere positie te bereiken in het gezamenlijke strategische belang en tevens om de organisaties te versterken en daarmee de continuïteit van de uitvoering te borgen. Nadat de UW Samenwerking daadwerkelijk van start was is de ambitie van efficiencywinst toegevoegd. Daaraan werd een financiële taakstelling verbonden. Deze taakstelling is financieeltechnisch behaald maar naar nu blijkt voor een deel ten koste van een goede bedrijfsvoering. De reeds ingeboekte voordelen moeten daarom incidenteel worden verlaagd om de basis op orde te brengen en te houden. Vragen: 1. Kunnen wij een overzicht krijgen van de behaalde resultaten m.b.t. de financiële taakstelling? 2. Kunnen we een overzicht krijgen van de ingeboekte voordelen? op vraag 1 en 2: Onderstaand overzicht geeft inzicht in de opbouw van de taakstelling en het aandeel van beide gemeenten hierin:

2 Boekjaar 2017 Boekjaar 2018 en verder Specificatie taakstelling bedrijfsvoering Totaal 2017 Aandeel IJsselstein Aandeel Montfoort Totaal 2018 en verder Aandeel IJsselstein Aandeel Montfoort Taakstelling ICT (UW) Taakstelling personeel (UW) Subtaal taakstelling UW *) Taakstelling huisvesting (gemeenten) Totaal taakstelling bedrijfsvoering Taakstelling UW *) Verwerkt in de begroting van UW: besparing op ICT besparing op personeel gereserveerd voor incidentele frictie Saldo De taakstelling die drukt op personeel en ICT is volledig verwerkt in de begroting van UW Samenwerking. De formatie is vanaf 2017 structureel neerwaarts bijgesteld met het bedrag van de uiteindelijk te realiseren besparing (vanaf 2018). Feitelijke realisatie van besparing op personeelskosten blijft achter vanwege de noodzaak komende tijd te moeten investeren om de basis op orde te brengen. Daarnaast zijn de budgetten voor ICT verlaagd. Voordelen op ICT liggen in de besparing op licentiekosten, hardware en beheerkosten en deze worden komende periode gerealiseerd. Daarbij moet worden aangetekend dat in de begroting van UW Samenwerking nog geen rekening is gehouden met toekomstige ontwikkelingen op digitaal gebied. Pagina 2 punt 8 De basis is niet op orde en de koers die we kiezen is gestoeld op (a) Sturing, (b) Rust en (c) basis op orde. Voorwaarde: de benodigde financiële middelen moet en beschikbaar komen. Vraag: Kunnen wij een overzicht krijgen waaraan de beschikbaar gestelde financiële middelen worden besteed? Een inschatting is gemaakt van de inspanning die geleverd moet worden. Op basis van deze inschatting is een vertaalslag gemaakt naar benodigde fte s. Nadere uitwerking hiervan en informatieverstrekkingen hierover vindt plaats via de reguliere P&C-cyclus. De gevraagde middelen worden volledig besteed aan de acties zoals deze in de voortgangsrapportage Project Basis op orde zijn opgenomen. In de periode na de zomervakantie wordt een analyse gemaakt ten aanzien van de nu benoemde acties en wordt tevens een raadsvoorstel aan u aangeboden waarin de financiële vraag voor de jaren 2018 en 2019 nader onderbouwd wordt. Bij bestudering van het document Project basis op orde blijkt dat op alle deelgebieden in dit document (Governance, Medewerkers centraal en de Basis op orde) de meest elementaire informatie en werkprocessen nog moeten worden uitgewerkt of, voor zover deze eerder hebben plaats gevonden, opnieuw moeten worden uitgevoerd. Vraag: Waarom zijn deze elementaire onderdelen van het samenwerkingsproces niet in de afgelopen 4 jaar conform het uitwerkingsplan van september 2012 ingevuld en uitgevoerd?

3 Hard is gewerkt aan (technisch) bouwen van de organisatie UW Samenwerking; een platte procesgestuurde regie-organisatie zonder lijnmanagement en zonder uitvoerende onderdelen in eigen huis. Dit was een complete kanteling van de oorspronkelijke ambtelijke organisatie. Daarnaast diende het project Keuzes Maken zich aan. Veel ontwikkelingen tegelijkertijd terwijl ook de beleidsagenda s van de twee gemeenten uitgevoerd dienden te worden (waaronder o.a. de decentralisaties). Er is in de beginjaren vooral gestuurd op de technische realisatie van de nieuwe organisatie in combinatie met het feit dat de door de raad opgelegde taakstelling behaald diende te worden. We hebben tevens moeten constateren dat UW Samenwerking als organisatievorm complexer is gebleken dan een doorsnee gemeente. Met deze complexiteit is onvoldoende rekening gehouden, deels ook omdat niet alle compliceren factoren bij aanvang al bestonden of bekend werden verondersteld. Het gegeven dat men nu, 4 jaar na de start van UW Samenwerking wederom voor het Missie-Visie project bestuurlijk nog een kader stellende opinie moet formuleren vinden wij rijkelijk laat! Vraag: Wanneer is bij het college het beeld ontstaan dat de door UW Samenwerking ingeslagen weg naar de Regiegemeente en de Wendbare Organisatie niet binnen de gestelde termijn tot het gewenste resultaat ging leiden? UW Samenwerking is per 1 januari 2014 van start gegaan. In oktober 2015 is een analyse gemaakt van UW Samenwerking. Op basis daarvan is een programma opgesteld voor de doorontwikkeling, zoals deze binnen de gestelde kaders kon worden uitgevoerd. Er zijn prioriteiten gesteld, waarbij op het gebied financiën en archief direct actie kon worden ondernomen en meer sturing in de organisatie werd aangebracht. In het voorjaar van 2016 zijn we tot het inzicht gekomen dat de focus de doorontwikkeling van de organisatie verlegd moest worden. Dit inzicht heeft uiteindelijk geleid tot het Focus-traject. Missie en visie - bestuurlijk Met betrekking tot uw vraag of het niet laat is om nu pas, 3 jaar na de formele start van UW Samenwerking, bestuurlijk tot een kaderstellende opinie te komen ten aanzien van missie en visie, willen wij het volgende opmerken. Zowel Montfoort als IJsselstein hadden ieder een bredere wens om te komen tot (een vorm van) samenwerking in de Lopikerwaard. Op basis van een door bureau Berenschot gehouden onderzoek naar samenwerking in de Lopikerwaard, is gebleken dat een bredere vorm van samenwerking tussen deze gemeenten niet haalbaar was. Dit rapport is voor Montfoort en IJsselstein de aanleiding geweest om in ieder geval samen wel een verdergaande vorm van samenwerking aan te gaan om op deze wijze samen een stevigere positie in de Lopikerwaard te verkrijgen. In tegenstelling tot de startperiode is nu ook op bestuurlijk niveau nadrukkelijk de wens uitgesproken om in gezamenlijkheid verder na te denken over de toekomst waarbij een verbreding van de samenwerking tot de mogelijkheden behoort. De diverse mogelijkheden willen we in het aangekondigde missie en visietraject verder verkennen en uitwerken. Missie en visie organisatie UW Samenwerking Bij de start van UW Samenwerking is de keus gemaakt om UW Samenwerking niet als beeldmerk neer te zetten en dus ook geen missie en visie te ontwikkelen voor deze organisatie. Bewust is de keuze gemaakt dat alleen met de eigen gemeentelijke logo s naar buiten getreden wordt. Vooral ook om naar de inwoners te blijven benadrukken dat zelfstandige gemeenten zijn en hun eigen colour locale blijven voeren. Mede op basis van het medewerkerstevredenheidsonderzoek uit 2015 is gebleken dat het ontbreken van een missie en visie van de organisatie als een gemis werd ervaren. Dit maakt dat missie en visie al nadrukkelijk opgenomen is geweest in het Doorontwikkelprogramma. Dit Doorontwikkelprogramma startte in januari 2016.

4 Pagina 4: Missie en Visie Vraag: Wat is het tijdspad voor het vaststellen van de Missie en Visie? Vanwege de latere besluitvorming in de beide gemeenteraden met betrekking tot het Focus-traject en het feit dat wij de resultaten van de bestuurskrachtmetingen willen betrekken bij het missie en visie traject, verwachten wij met u de gesprekken met betrekking tot de toekomst van de samenwerking wat uiteindelijk moet leiden tot een gedragen missie en visie net voor de zomervakantie te kunnen voeren. De planning van het project Basis op orde wordt bij de eerste gelegenheid hier ook op aangepast. Pagina 6: IV.4 Versterking Governance. Bureau Seinstra Van de Laar1 heeft dit voorjaar adviezen gedaan gericht op versterking van de governance van UW Samenwerking. In den lande maken ambtelijke fusie organisaties anno 2016 steeds meer gebruik van het BVO construct. Seinstra Van de Laar adviseert ook UW Samenwerking om de huidige GR om te vormen naar een zogenaamde bedrijfsvoering organisatie (BVO). De adviezen voor de omvorming van de GR naar een zogenaamde bedrijfsvoering organisatie zijn reeds in het voorjaar bekend geworden. Vragen: 1) Wordt er overwogen om de GR te veranderen? Ja, dit wordt overwogen. Zo ja, 2) Waarom is er nog niets met het advies gedaan? Deze actie is door het bestuur vooralsnog on hold gezet. Het bestuur hecht er belang aan om eerst het missie en visie traject te doorlopen en vervolgens pas een keuze te maken met betrekking tot het construct wat bij de uitkomsten van het missie en visie traject het meest passend is. 3) Wat is het tijdspad voor de omvorming van GR naar BVO? Alle benodigde stukken zijn gereed. Wij hechten er echter belang bij om eerst het missie en visie traject te doorlopen om vervolgens een goede keuze te kunnen maken met betrekking tot het meest passende construct. Pagina 11. Inzicht in loonkosten: De HR manager is, onder regie van de directie, verantwoordelijk voor de personeelsbudgetten. Maandelijks zijn er afspraken met de financieel consulent en de HR adviseurs om de stand van zaken met elkaar door te nemen. De verbeterslag die we in 2017 willen maken zit vooral in het proces waarbij geld vrijvalt vanuit de programma s. Het is belangrijk dat dit geld, het zogenaamde materiële budget, ook daadwerkelijk aan de HR budgetten wordt toegevoegd zodat op het beschikbare budget inhuur kan worden gepleegd.

5 Vragen: 1) Als wij teruggaan naar een klassieke organisatie blijft HR dan ook nog verantwoordelijk voor de personeelsbudgetten HR blijft ook in de nieuwe organisatie namens de directie verantwoordelijk voor personeelsbudgetten. 2) Kunnen wij een overzicht krijgen van de externe inhuur voor 2016 naar functie, functie niveau en het bijbehorende kostenplaatje? Hierover wordt u op hoofdlijnen geïnformeerd in de jaarrekening In 2016 is hoofdzakelijk ingehuurd op het gebied van financiën en tijdelijk management. 3) Kunnen wij deze informatie ook voor 2017 ontvangen? Zie ook het antwoord op vraag 2. Informatie op hoofdlijnen wordt verwerkt in de jaarrekeningen. Op basis van de inventarisatie van de werkzaamheden die is gemaakt, is de inschatting dat er 12 tot 15 medewerkers extra nodig zijn voor een periode van 3 jaar. Vragen: 1) Kunnen wij een overzicht krijgen voor welke werkzaamheden deze nodig zijn? Graag verwijzen wij u hiervoor naar de voortgangsrapportage Project Basis op orde. Hier staan alle werkzaamheden opgenomen. De inspanning zit vooral op de onderdelen financiën, archief en Mozard en in het aanbrengen van meer sturing in de organisatie. 2) Is de werving voor 3 jaar of permanent? Werving vindt op de gebruikelijke wijze plaats, waarbij eerst een overeenkomst voor een jaar wordt aangegaan alvorens iemand in vaste dienst komt. Natuurlijk verloop en reguliere uitstroom van personeel maken het mogelijk te sturen op de incidenteel beschikbaar gestelde middelen. 3) Voor welk functie niveau? Het betreft veelal uitvoerende medewerkers en de regisseurs. Formatie en bezetting: De afgelopen drie jaar is de organisatie flink in beweging geweest en dat heeft effect gehad op de bezetting. Veel medewerkers zijn intern doorgeschoven naar andere functies. De slag die in 2017 wordt gemaakt is een betere aansluiting en afstemming tussen de financiële administratie, salarisadministratie en HR administratie. Dit wordt deels georganiseerd door de HR administratie organiek aan de financiële administratie toe te voegen. Een nieuw organogram en aangepaste formatie moet leiden tot een betere herkenbaarheid van de positie van medewerkers.

6 Rekening 2015 Begroting begroting Formatie 2015 Bezetting fte fte projecten netto formatie Wendbare organisatie O'head uitvoering M'foort +IJsselstein Uitvoering Montfoort Uitvoering IJsselstein Backoffice Sociaal Domein 6 7 Totaal ? Vragen: 1. Wat wordt de formatie van Uw samenwerking in 2017? 2. Wat zijn de loonkosten behorende bij deze formatie? 3. Is deze formatie in of exclusief de nieuwe fte s? op vraag 1, 2 en 3: De formatie van 2017 excl. projecten is ongeveer 190 fte. Daarbij hoort een loonsom van ca. 12,2 miljoen. Dit is nog exclusief de nieuwe medewerkers. Hiervoor genoemde overzicht is gebaseerd op momentopnames, waardoor de cijfers tussen jaren niet goed met elkaar te vergelijken zijn. In 2015 en 2016 hebben op basis van besluitvorming bij beide gemeenten personele mutaties in de uitvoeringspakketten plaatsgevonden. (Bijvoorbeeld beheer en onderhoud groen voor IJsselstein naar RMN en taken op het gebied van vergunningverlening en handhaving voor Montfoort naar de ODRU.) Raadsvoorstel: Punt 1: Het voordelige saldo van de begroting 2017, 2018 en 2019 voor Montfoort is ruim voldoende om financiële gevolgen van dit voorstel voor 2017 additioneel en additioneel per jaar voor 2018 en 2019 ten laste van het begrotingssaldo te brengen. Vraag: Wat is de reden om dit uit de algemene reserve te halen? Wij hebben dit uw raad voorgesteld omdat het om incidentele kosten en de reguliere exploitatie daarmee een representatief beeld geeft van de structurele exploitatie. Punt 3: Het college voorstel om de via de programmabegroting 2017 eerder de jaarlijkse bedragen van voor de jaren 2017 tot en met 2020 ten gunste van het begrotingssaldo vrij te laten vallen is dan niet nodig. Er wordt dan geen onttrekking uit de algemene reserve gehaald. Volgens het college voorstel wordt de exploitatie gevoed met:

7 Voor 2017: algemene reserve vrijval = Voor 2018: algemene reserve vrijval = Voor 2019: algemene reserve vrijval = Voor 2020: Vrijval Vraag: Wat is de reden om de vrij te laten vallen naar het begrotingsresultaat? Omdat voorgesteld wordt de kosten te dekken uit de algemene reserve is de eerder in de reguliere begroting opgenomen voor de jaren 2017 tot en met 2020 niet meer nodig en kan deze vrijvallen. Pagina 2: Deze pagina begint met van de grond gekomen. Ik neem aan dat die niet de gehele tekst is? Vraag: Wat ontbreekt? Dit klopt. De tekst die ontbreekt is: Inleiding. De vijf gemeenten in de Lopikerwaard (Montfoort, Oudewater, Woerden, Lopik en IJsselstein spraken al vele jaren over intensievere samenwerking. Door allerlei redenen is deze samenwerking nooit echt Als bijlage bij deze beantwoording ontvangt u het raadsvoorstel Focus-traject Rust, sturing en de basis op orde zoals deze zou moeten zijn. Dit raadsvoorstel dient strekt ter vervanging van het voorstel zoals het u heeft bereikt. Pagina 6: Kanttekeningen: De hoge (politieke) ambities.vraagt om her prioritering van de ambities. Vraag: Kunnen wij een inzicht krijgen welke prioritering er worden voorgesteld? Het college is van mening dat het komend jaar aan de organisatie alle ruimte gegeven moet worden om te werken aan het op orde krijgen van de basis (Focus-traject). Daarnaast legt het college de prioriteit bij het afronden van Keuzes Maken. Derhalve ziet het college het jaar 2018 als een beleidsarm jaar als het gaat om nieuwe beleidsambities in het komende kadernotaproces. De beleidsplanning 2017 ontvangt u op korte termijn. Pagina 7. Begroting 2017.

8 Vraag is deze opstelling juist voor Montfoort? Deze opstelling bevat een schrijffout. Het bedrag van voor 2017 voor Montfoort moet zijn. Als bijlage bij deze beantwoording ontvangt u het raadsvoorstel Focus-traject Rust, sturing en de basis op orde zoals deze zou moeten zijn. Dit raadsvoorstel dient strekt ter vervanging van het voorstel zoals het u heeft bereikt. Beantwoording voor: ZSM Ondertekening Inwonerbelangen Montfoort Linschoten. M.H.J. Bon Vragen IB Leesboeken voor alle kinderen in de gemeente Montfoort