Aanbestedingen... 6 stappen naar succes

Transcriptie

1 Aanbestedingen... 6 stappen naar succes Branchevereniging Telecommunicatie Grootgebruikers

2 Inleiding Aanbesteden en inkopen is een vak apart. Er zijn geen simpele trucjes om je dit eigen te maken. Het vraagt om de inzet van een team met expertise vanuit verschillende disciplines. Het is vaak een lang en intensief proces, vergelijkbaar met een marathon. Het doel van aanbesteden is om transparantie in de markt te vergroten en om alle marktpartijen een eerlijke kans te geven. In dit document zetten we op een rij wat de belangrijkste stappen zijn om een aanbesteding succesvol in de markt te zetten. Fasen in het aanbestedingstraject 1 Pre-aanbestedingsfase 2 Informatiefase (RFI-fase) 3 Uitvoering aanbestedingsproces 4 Doorlopen Request for Proposal (RFP) procedure 5 Implementatie van de dienst 6 Uitvoeren van de dienst tot einde contractdatum

3 1 Pre aanbestedingsfase Deze fase omvat: 1 Vaststellen van de behoefte van de organisatie en eindgebruikers 2 De scope van de vraag vaststellen en bijbehorende requirements 3 Evaluatie van het huidige contract en de performance daarvan in de praktijk; vergelijking van de huidige en de gewenste situatie 4 Vaststellen van het benodigde budget voor het aanbestedingstraject Succesfactoren VORM EEN TEAM Stel een aanbestedingsteam samen met de juiste personen die elkaar aanvullen qua kennis en expertise. In dit team zitten minimaal: Strategisch inkoper Hands-on aanbestedingsjurist Doel Het eenduidig formuleren van de vraag vanuit het perspectief van de eindgebruiker en de context van deze vraag binnen het bedrijf Contractmanager, die de gegunde opdracht moet gaan managen gedurende de contractrelatie 3-5 eindgebruikers/ materie deskundigen Controller (financieel deskundige) WEET WAT JE WILT Zorg ervoor dat zowel de beslissers (CEO en/of CIO) als de teamleden weten wat de organisatie nodig heeft, wat de kaders en de randvoorwaarden zijn. Denk daarbij aan beschikbaar budget, manuren, bestaande (intern aanwezige) techniek zoals hardware en strategisch beleid ten aanzien van inkoop, denk aan aanbestedingen, leveranciersmanagement en contractmanagement. Door dit vooraf vast te leggen in een strategisch inkoopdocument werkt iedereen binnen een eenduidig kader. Laat je documenten in de eindfase lezen door een neerlandicus om misinterpretatie van taal zoveel mogelijk te voorkomen. INVENTARISEER DE BEHOEFTE Zorg ervoor dat alle relevante interne partijen zijn geraadpleegd en geïnformeerd over de requirements ruim voordat er sprake is van een aanbesteding. Indien sprake is van aanschaf van goederen zijn de personen voor wie de goederen bestemd zijn, de inkoper, de bedrijfsjurist en de

4 verantwoordelijke financiële afdeling de eersten die op de hoogte gebracht moeten worden van een op handen zijnde aanschaf. Ook de verantwoordelijke CFO is tijdig geïnformeerd. NEEM DE TIJD Plan voldoende tijd in voor alle processtappen van een aanbesteding, tijdgebrek is vaak de oorzaak dat er niet of onvoldoende geleverd wordt waar behoefte aan is. ZOEK SPARRINGPARTNERS Zoek collega s in de markt die ervaring hebben met de producten of diensten die je wil aanbesteden en weeg hun ervaringen. BTG is hiervoor een prima gremium. STEL VAST WAT DE IMPACT IS VAN JE OPDRACHT Ten eerste: Wees je bewust van je positie ten opzichte van de spelers in de markt: ben je een grote of kleine vis. Bij relatief kleine opdrachten zijn inschrijvers minder geneigd tot maatwerk of leidt dit tot soms onevenredig hoge prijzen. Ten tweede: Als je overweegt om mee te doen aan een gezamenlijke aanbesteding, dan heeft dit voornamelijk voordelen wanneer het een relatief kleine uitvraag betreft met nauwelijks maatwerkwensen. COMMUNICEER Communiceer lopende en komende aanbestedingen op een logische plaats binnen de organisatie. Dit voorkomt dubbelingen en vergeten diensten en producten, die tot meerwerk leiden. ARCHIVEER Als een aanbestedingsprocedure is geëindigd met de selectie van een leverancier is de Wet Openbaarheid van Bestuur van kracht. Dat betekent dat er inzage gegeven moet worden in de gearchiveerde documenten. Journalisten en andere belanghebbenden maken hier steeds vaker gebruik van. Dit maakt het noodzakelijk om alle stappen in het aanbestedingstraject zorgvuldig te archiveren. DENK OP LANGE TERMIJN Inkopen is geen eenmalige korte termijn actie, maar een langlopende activiteit, omdat de impact (en leveringen door samenwerking met de leverancier) om goed opdrachtgeverschap vraagt.

5 UITBESTEDEN/OUTSOURCING Wat is het onderliggende motief voor uitbesteding? Neem een clausule op dat je een benchmark kan uitvoeren op marktconformiteit Wat is het effect op de kostenbeheersing? Wat is het onderliggende motief voor uitbesteding? In wiens voordeel zijn de gemaakte besparingen? Hoe wordt de uitbesteding geïnitieerd en uitgevoerd? Wat is de relatie tussen uitbesteding en innovatie? (maak vooraf afspraken!, wie betaalt die bepaalt) Blijf op de hoogte van ontwikkelingen in de markt, het domein/vakgebied en het business model van je leverancier Uitbestedingsdocumenten beschrijven WAT je behoefte is, leveranciers komen in hun reactie met HOE zij dit gaan realiseren Anticipeer bij de aanbesteding maximaal op het managen van het komende contract Bij outsourcing is directe betrokkenheid van de human resources afdeling en de afdeling juridische zaken nodig. Als medewerkers in dienst komen van een andere organisatie zorg dan dat er vooraf voldoende overleg is over arbeidsvoorwaarden en betrek indien nodig het CWI

6 2 Informatieverzameling (RFI fase) Deze fase omvat: 1 Marktverkenning 2 Marktconsultatie 3 Oriëntatie technologische ontwikkelingen Doel Het optimaal gebruik maken van de beschikbare Succesfactoren RAADPLEEG DE MARKT Vóór publicatie van de aankondiging (non-profit) mag dit onbeperkt en ongestraft. Maak gebruik van de expertise van de markt: marktpartijen zijn vaak beter op de hoogte dan de opdrachtgever van de laatste stand der techniek en komende veranderingen. En van de (on)mogelijkheden. STEL EEN INFORMATIEVERZOEK OP Als er onvoldoende kennis of inzicht in de markt beschikbaar is, roep de hulp in van een deskundige en creëer eerst een informatieverzoek (Request For Information). Zo krijg je een indruk van wat de verschillende leveranciers te bieden hebben en ook hoe de producten en/of diensten zich met elkaar verhouden. In dit proces heb je de vrijheid om je te oriënteren zonder dat er sprake is van enige verplichting. STEL JE ONAFHANKELIJK OP Laat je op geen enkele wijze door een leverancier onder druk zetten. informatie in de markt

7 3 Uitvoeren aanbestedingsproces Deze fase omvat: 1 Het verwerven van alle benodigde informatie voor het opstellen van de aanbestedingsdocumenten 2 Het opstellen van de aanbestedings - documenten /offerte uitvraag, zoals programma van eisen (PvE), contract, SLA, ITIL procesafspraken, DFA, eisen migratie plan, prijzenblad, eisen exit-strategie etc. Doel Het opstellen van alle benodigde aanbestedingsdocumenten Succesfactoren BEOORDELINGSCRITERIA VASTSTELLEN Definieer voordat je een aanbestedingsdocument (Request For Quotation of Request for Proposal) verstuurd, de criteria waarop inzendingen van de leveranciers worden beoordeeld. Een beslissingsmatrix kan hierbij helpen en ervoor zorgen dat er een objectief beslissingsproces plaatsvindt. Ook is het een praktisch middel om de verschillende aanbiedingen met elkaar te vergelijken. Je kan besluiten om deze criteria openbaar te maken, afhankelijk van de policy van je bedrijf. WEES ONAFHANKELIJK Accepteer tijdens het aanbestedingsproces geen gunsten van leveranciers, wees daarop bijzonder alert. VRAAG EN ANTWOORD Als je vragen hebt over de aangeboden oplossingen of producten, geef de leverancier dan voldoende tijd om zijn aanbieding uit te leggen. Zorg ervoor dat er voldoende technisch inhoudelijke of juridische kennis in huis is om de antwoorden van de leveranciers op waarde te kunnen schatten. ZOEK SPARRINGPARTNERS Ga in gesprek met collega s in de markt die ervaring hebben met de producten of diensten die je wil aanbesteden en weeg hun ervaringen. (BTG is hiervoor een prima gremium.) ORGANISEER JURIDISCHE ONDERSTEUNING Zorg in geval van conflictsituaties ervoor dat je door een juridische afdeling wordt ondersteund en dat in kritische situaties deze de woordvoerder is.

8 4 Doorlopen RFP procedure Deze fase omvat: 1 Selectie- en gunningsfase 2 Potentiële opdrachtnemers benaderen 3 1 e vragenronde (Optioneel 2 e en 3 e vragenronde) 4 Indienen offertes door marktpartijen 5 Beoordeling offertes door opdrachtgever 6 Mededeling voorlopige gunningsbeslissing 7 Stand still periode 8 Mededeling definitieve gunning 9 Contractondertekening 10 Start looptijd nieuwe contractrelatie Succesfactoren EVALUEER EN DOCUMENTEER Evalueer iedere aanbesteding direct na gunning. Dit kan worden vastgelegd in het (verplichte) aanbestedingsdossier. Bij de eerstvolgende aanbesteding van hetzelfde product of dienst kan het team rekening houden met leermomenten uit de eerdere aanbesteding. En eventueel kan tijdens de looptijd van het contract rekening worden gehouden met deze leerpunten. AAN-/UITBESTEDING IS EEN MARATHON Presteren volgens afgesproken norm dient geen issue te zijn Sprinters zijn verliezers, trucs werken niet; respect en vertrouwen kenmerken de winnaars EN op de eerste rang EN voor een dubbeltje? Wees realistisch en streef naar win/win Motto hard op resultaat, zacht op relatie Investeer in de relatie: respect en vertrouwen Doel Selectie en keuze van één of meerdere leveranciers VERWACHTINGEN MANAGEN Intern verwachtingsmanagement is key voor acceptatie bij een aanbesteding. Zowel naar beslissers (CEO/CFO) als naar eindgebruikers. EERST INTERN COMMUNICEREN Als er een keuze is gemaakt, zorg er dan voor dat je eerst alle intern betrokkenen informeert over deze keuze, voordat je de leverancier op de hoogte brengt. DE BESTE KEUZE Wees alert op eventuele politieke of bedrijfseconomische consequenties van je keuze, het beste product of dienst is niet altijd de beste keuze.

9 5 Implementatie van de dienst Succesfactoren DOCUMENTEER Documenteer alles wat in de verschillende processtappen wordt gezegd of beloofd en laat dit bevestigen in bespreekverslagen. Doel Het starten van de contractmanagement fase CONTROLEER Blijf betrokken bij de levering van producten of diensten totdat alle beloften zijn nagekomen en alles is geleverd en/of geïmplementeerd en controleer of dit conform afspraken is.

10 6 Uitvoeren van de dienstverlening tot einde overeengekomen contractperiode Succesfactoren EVALUEER EN DOCUMENTEER Evalueer iedere aanbesteding direct na gunning. Dit kan worden vastgelegd in het (verplichte) aanbestedingsdossier. Bij de eerstvolgende aanbesteding van hetzelfde product of dienst kan het team rekening houden met leermomenten uit de eerdere aanbesteding. En eventueel kan tijdens de looptijd van het contract rekening worden gehouden met deze leerpunten. IN GEVAL VAN UITBESTEDING (OUTSOURCING): Voer regelmatig een benchmark uit op marktconformiteit van prijs/prestatie van je leverancier Zorg in geval van uitbesteding dat er voldoende kennis en ervaring in je organisatie achterblijft, zodat je de regie houdt over de geleverde diensten MAAK SMART AFSPRAKEN Contractbijlagen/koppelvlak documenten vormen de basis voor de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer: Zorg dat deze actueel, juist en volledig zijn SMART afspraken verbeteren de kwaliteit en het resultaat Gemaakte afspraken altijd documenteren HOUD DE SLA SCHERP De SLA is de formele basis voor de omvang en de kwaliteit van de dienstverlening. Hierbij geldt: niet vastgelegd = niet geleverd. Doel Het monitoren van de service van de dienst ORGANISEER JURIDISCHE ONDERSTEUNING Zorg in conflictsituaties dat je door een juridische afdeling wordt ondersteund en dat in kritische situaties deze de woordvoering op zich neemt. EERST INTERN COMMUNICEREN DAN EXTERN Informeer de partijen die de aanbesteding hebben verloren tijdig en geef ook een verklaring waarom je voor andere partij(en) hebt gekozen.

11 Stellingen besproken tijdens de forumdiscussie 1 Aanbestedingen verlopen niet altijd vlekkeloos. Waar gaat het mis? Zowel aan de kant van de opdrachtgever als bij de leverancier kan er iets mis gaan. Aanbestedingsdocumenten laten vaak ruimte voor interpretatie. Beide partijen willen vaak de grenzen van wat mogelijk is, opzoeken. Belangrijk: De opdrachtgever moet weten wat hij wil, weten wat de markt kan en binnen welk tijdsbestek het gevraagde geleverd moet worden. Goede voorbereiding door een aanbestedingsteam en een gedegen consultatieronde van marktpartijen zijn cruciaal. 2 Hoe ziet het ideale aanbestedingstraject er vandaag de dag uit? Belangrijk is dat het proces zorgt voor een wettelijk kader en duidelijkheid. In 2016 zal er nieuwe wetgeving voor aanbestedingstrajecten gelden, op dit moment is nog niet duidelijk welke veranderingen op komst zijn. Wellicht is er onder de nieuwe wetgeving sprake van meer onderhandelingsruimte. Is prijsstelling het bepalende criterium voor het winnen van een aanbesteding? Nee, meestal bepaalt kwaliteit en service 60 á 70 % van de keuze, 30 á 40% wordt bepaald door de prijs. Condities en voorwaarden zijn bepalend voor het aanbod van een leverancier. Het gaat ook over partnership en strategie. Bij commodity producten is in de meeste gevallen de prijs bepalend voor de keuze van leverancier. 3 In welke gevallen is best value percurement (BVP) de juiste aanpak? Als het gaat om complexe producten of diensten waarbij een hoog kwaliteitsniveau vereist is, kan BVP de juiste aanpak zijn. BVP omvat onder andere het samen vast stellen van de risico s, de manier om deze risico s te ondervangen en de kosten die dit met zich meebrengt. In een BVP traject komen opdrachtgever en het team van leverancierszijde die de opdracht gaan uitvoeren, fysiek bij elkaar om kennis te maken en elkaar vragen te stellen.

12 Aanvullende informatie/handige links VAKKENNIS OVER AANBESTEDEN KUN JE VERGROTEN DOOR: Volgen van seminars/workshops Trainingen (NEVI, HAN, OU e.d.) Toepassen van methodieken zoals ISPL, escm e.d. Uitwisseling van kennis en ervaring met andere inkopers (netwerken, verenigingen) Raadplegen van websites van vakspecialisten/juristen, docenten, adviesbureaus en advocatenkantoren Raadplegen van websites zoals tenderned.nl, nevi.nl (o.a. voor informatie over best value percurement (BVP)) Boeken: Aanbesteden doe je zo,.. (zie Managementboek.nl, Bol.com e.a.), Eerlijk bestek, uitgave HEC papernote nr. 28 in 2009 Daarnaast is op de BTG website onder het kopje leden/documenten een en ander te vinden.