Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de Rijswijksche Hockey Club Gehouden op dinsdag 25 juni 2013 in het clubgebouw van RHC

Transcriptie

1 Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de Rijswijksche Hockey Club Gehouden op dinsdag 25 juni 2013 in het clubgebouw van RHC 1. Opening Om opent voorzitter Geert-Willem van Weert de vergadering en heet de 39 aanwezigen van harte welkom. De voorzitter vraagt de ALV of zij er geen bezwaar tegen heeft dat er ouders aanwezig zijn. De ALV is hiermee akkoord. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Guido v.d. Sluijs leest de berichten van verhindering en de verleende volmachten op. Verhinderd zijn: - Hans Wiegman - Joost de Vink - Yvonne Hagenaars - Jeroen Bakker (volmacht aan Coen van Rooyen) - Petra van Leusden - Nuria Hekman - Lotte Werter - Nobie en Tika Dessing - Niki van Hijkoop - Cees ten Velthuis - Henk Teeuwisse (jubilaris 40 jaar) - Henk Demkes en Liesbeth Demkes-Smits - Renske Rutteman (volmacht aan R.M. van Oyen) - PGTH de Gier (volmacht aan WJ de Gier) - B. Bakker en Fleur van Rooyen- Verbrugh (volmacht aan Coen van Rooyen) Guido deelt de ALV mede dat er een wijziging in de agenda is. Punt 10 wordt punt 5. Er zijn diverse ingekomen stukken: van Jeroen Bakker over de statutenwijziging en van Ivo Caminada en Koen Caminada over het protocol ongewenste intimiteiten. Deze stukken komen in de vergadering bij de bijbehorende agendapunten aan bod. 3. Uitreiking JIC-Bokaal en SIC-Bokaal De JIC-bokaal is gewonnen door Meisjes D3 en de SIC-Bokaal is gewonnen door Heren Notulen ALV dd. 18 september 2012 Bipin Taneja merkt op dat waar in zijn opmerking over fluiten onder punt drie rechten staat dat zou moeten zijn plichten. Coen van Rooyen wil op pagina 3 toevoegen dat de verhoging van de uitgaven eenmalig is binnen de begroting. Koen Caminada wil de regel op pagina 3 "Tot op heden t/m geweest" wijzigen in Tot op heden is hier nog geen gebruik van gemaakt. Verder zou Koen Caminada graag zien dat de presentatie van de KCC aan de notulen worden gevoegd. Ook is Koen Caminada van mening dat de site aangepast moet worden op de informatie over algemene taken binnen de vereniging en vrijwilligers die een bepaalde functie uitoefenen.

2 ./2 Joep Reynen meldt de ALV dat hij zich terugtrekt als vrijwilliger voor de KCC. Na wijzigingen worden de notulen goedgekeurd en de voorzitter dankt Jeroen Bakker voor het maken van de notulen. 10. SSRHC Frank Gubbens neemt namens de SSRHC het woord. Met zijn presentatie brengt hij de ALV op de hoogte van de projecten die afgelopen jaar gelopen hebben en van de toekomstplannen van de stichting. Naar aanleiding van deze presentatie wil Martin Hogendoorn weten of er nog een tribune langs de nieuwe velden komt. Frank antwoordt dat de dijk weer terugkomt inclusief betegeling alleen zal deze iets meer naar achter geschoven zijn. Verder komt er een pad tussen de velden. Alita van der Sluijs zou graag zitplaatsen langs de velden willen. Frank meldt dat daar naar gekeken is en dat dit op het verlanglijstje van SSRHC staat. Zolang de nieuwe velden nog niet gereed zijn, wordt er volgens een aangepast trainingsschema getraind, ook op externe velden, meldt Frank. Pieter Batist vraagt zich af of het oude kunstgras niet gebruikt kan worden voor de speeltuin. Dit wordt echter weer elders hergebruikt. Koen Caminada, voorzitter van de SSRHC, neemt het woord en informeert de ALV meer over de vervanging van veld 1 en 2 en over het mogelijke 4 de veld in de toekomst. Hierbij meldt Koen dat er voor de toekomst vanuit moet worden gegaan dat de gemeente dan alleen nog rekent met de vervangingswaarde van zandvelden. Als de RHC dan andere plannen met de velden heeft, zal daar nu mogelijk al voor gereserveerd moeten worden. Verder meldt Koen dat ergens in de komende maanden er uitsluitsel moet komen of de RHC nog kan blijven op de plek waar de vereniging nu is gevestigd. Hierbij wordt gekeken naar de "plofcirkel" van TNO. In ieder geval mag er volgend jaar niet meer op het terrein overnacht worden, wat gevolgen heeft voor toernooien en overige slaap activiteiten. Joep Reynen vraagt zich af wat er gebeurt als de vereniging echt weg moet en of het wel verstandig is om nu in het complex te investeren. Koen antwoordt dat dit pas sinds korte tijd allemaal bekend is, en er nu nog niet veel over gespeculeerd kan worden. Hij is echter positief. Martijn Wories vraagt zich af of er niet een leukere speeltuin voor de kinderen kan komen. Volgens Koen heeft hij daar nog niet veel vraag naar gekregen en dit is vooralsnog geen prioriteit. 5. RHC Jaarverslag De voorzitter doorloopt enkele punten van het jaarverslag. * aantal opzeggingen is procentueel gezien niet hoog; * het aantal opzeggingen bij de oudste jeugd en jonge senioren is nog te hoog; * voor het eerst kunnen jeugdleden die al een jaar op de wachtlijst staan niet direct geplaatst worden in een team; * daling van externe trainers; * opvallend is dat Veteranen A zeer veel taken binnen de vereniging op zich neemt. Dat is natuurlijk heel fijn maar is dat wel gezond? Anderen, waaronder ook ouders, zullen nog meer aangemoedigd worden om taken te gaan uitvoeren; * er is veel gedaan aan opleiding van trainers. Remco van Oyen heeft het opleidingsprogramma herschreven; * op dit moment hebben alle jeugdteams bestaffing;

3 ./3 * volgend seizoen is er een extra dames elftal; * op de Senioren Open Dag hebben zich 3 van de 4 bezoekers aangemeld. Naar aanleiding van het doorlopen van het verslag meldt Pieter van Meeteren dat hij info over de samenwerking met hdm mist. De voorzitter meldt dat de contacten met hdm zeker wel warm zijn maar dat de samenwerking zoals RHC deze voor ogen had niet helemaal van de grond komt. Er is wel bestuurlijk overleg maar er zijn geen clinics gegeven en vanuit RHC wordt er niet bij hdm meegetraind door trainers. Wel is het zo dat er leden van hdm bij RHC trainen en ook de trainer van Heren 1 is uit deze contacten voortgekomen. Pieter is van mening dat een samenwerking als deze wel door beide partijen evenredig uitgevoerd moet worden. De voorzitter meldt de ALV dat de contacten met hdm maar ook met andere verenigingen zeker aangehouden zullen worden. Koen Caminada mist het verslag van de jongste jeugd. Dit zal aan het complete jaarverslag toegevoegd worden. Verder vraagt Koen zich af of leden die niet hun fluitbeurt gefloten hebben inderdaad allemaal gemeld zijn op de website zoals in het arbitrageplan staat. Volgens de voorzitter is er in ieder geval wel persoonlijk contact geweest met deze personen. Bardon Madlener vraagt zich of wat er uit het benaderen van sponsoren/prospects is gekomen. De voorzitter antwoordt dat de doelstelling van afgelopen seizoen is gehaald en dat de doelstelling voor het komende jaar is om een "Club van 70" bij elkaar te brengen. Verder meldt Bardon dat het percentage zaalkampioenen aangepast moet worden. 6. Statutenwijziging Het bestuur stelt de volgende statutenwijziging voor: Artikel 5 lid 3 komt te luiden: Buitengewone leden zijn zij, die de leeftijd van zestien jaar hebben bereikt en niet deelnemen aan door de Koninklijke Nederlandse Hockey Bond georganiseerde wedstrijden, die zich bij het bestuur hebben aangemeld en door het bestuur als buitengewoon lid zijn toegelaten. Artikel 7 lid 2 komt te luiden: Aangeslotenen en buitengewone leden kunnen bij het huishoudelijk reglement in bijzondere categorieën worden ingedeeld en hebben geen andere rechten en verplichtingen dan die welke uitdrukkelijk bij of krachtens de statuten of het huishoudelijk reglement zijn toegekend of opgelegd. Aangeslotenen hebben geen stemrecht. In zijn ingezonden stuk is Jeroen Bakker bang dat als het artikel zo aangepast wordt, iedereen maar lid kan worden. De voorzitter meldt echter dat het altijd aan het bestuur is om iemand toe te laten, dat daarmee deze angst weggenomen kan worden. Coen van Rooyen blijft dit toch een moeilijk punt vinden, omdat we niet weten wat er in de toekomst zal gebeuren met de samenstelling van het bestuur. Bipin Taneja vindt het voorstel geen positieve benadering in zich hebben. Koen Caminada vraagt zich af of deze aanpassing ook consequenties heeft voor de contributiestructuur. De voorzitter antwoordt dat het niet de bedoeling is om contributieverschillen te verkleinen, maar contributieverhogingen zullen gelijkmatig verdeeld worden. Contributie wordt in de ALV met elkaar besproken en door middel van de aanpassing van dit punt kunnen de mensen over wie dit gaat allemaal meepraten. Waarbij het vooralsnog niet de bedoeling is dat men per team/categorie kan bepalen wat de contributie is. Het bestuur heeft nog niet bepaald hoe de contributiestructuur in de toekomst zal zijn. Wel wil het bestuur nu degenen waarover dit gaat allen stemrecht geven.

4 ./4 Ook is het de ALV nog niet duidelijk welke rechten en plichten de trim-hockeyers dan hebben; moeten zij ook gaan fluiten, bardienst draaien etc.? Het bestuur meent dat de trimmers inderdaad dan ook verantwoordelijk zijn voor de bardiensten in de tijd dat zij trainen en wedstrijden hebben. Ook het fluiten van hun wedstrijden valt dan onder verplichtingen. Koen Caminada en ook het bestuur zijn wel teleurgesteld dat er geen trimmers op de ALV aanwezig zijn gezien dit punt op de agenda. Ook is er slechts 1 verzoek tot stemrecht van een trimmer ingediend bij het bestuur. Het is echter een punt wat vanuit het bestuur in eerste instantie bekeken is omdat het bestuur de trimmers meer bij de vereniging wil betrekken. Het voorstel tot wijziging van de statuten wordt in schriftelijke stemming gebracht. 18 oneens 18 eens 4 onthouden zich van stem Gezien er een tweederde meerderheid van stemmen moet zijn, wordt het voorstel verworpen en komt er geen statutenwijziging. 7. Verslag en benoeming strafcommissie Er zijn geen vragen over het verslag van de strafcommissie. Martijn Wories, Krista Vink en Hans Speetjens stellen zich weer beschikbaar om nog een seizoen de strafcommissie te vormen. De ALV is hiermee akkoord. 8. Bestuursverkiezing Hans Wiegman treedt af als secretaris. Guido stopt als waarnemend secretaris en wordt door de voorzitter wederom bedankt voor zijn inzet voor het bestuur. Het bestuur stelt voor Ann-Marie Kühler te benoemen als bestuurslid. Zij zal de functie van secretaris gaan vervullen. De ALV is hiermee akkoord. 9. Jubilea Krista Vink is 25 jaar lid en neemt haar speldje in ontvangst. Peter de Gier is 25 jaar en ook hij krijgt een speldje hiervoor. Paul Voorn is 40 jaar lid en ontvangt hier ook een speldje voor. De voorzitter stelt voor om Frank Gubbens als Lid van Verdienste te benoemen. De ALV is hiermee akkoord. 11. Beleid en toekomstvisie De voorzitter neemt het woord en brengt de ALV via een powerpointpresentatie (die beschikbaar wordt gesteld via de website) op de hoogte van het beleid en de toekomstplannen van het bestuur van RHC. Er zijn verschillende speerpunten in het beleid: a. Beleid aanstelling trainers Na uitleg van de voorzitter (te lezen in de powerpointpresentatie)komen vanuit de ALV vragen over wat de consequenties voor de trainers van H1 en D1 zijn als de doelstelling niet gehaald wordt. Boris

5 ./5 Gooskens antwoordt dat een deel van de beloning aan deze trainers gebaseerd wordt op vooraf gedefinieerde prestaties. Er volgen vragen of het behalen van doelstellingen door trainers dwingend voorgeschreven kan worden en of trainers meer betaald zouden moeten worden bij het behalen van bepaalde prestaties. Het bestuur geeft aan dat niet altijd exact de vinger erop gelegd kan worden waardoor beoogde prestaties niet gehaald zijn. Het is daarom niet zo dat de beloning van trainers in dergelijke gevallen zomaar verminderd kunnen worden. Oscar Reiche vraagt zich af wat het bestuur van plan is te doen aan het toekomstige veldgebrek. Als hij de groei in de jeugd doorrekent dan heeft de vereniging in de nabije toekomst te veel teams om elk hiervan te laten trainen zoals we nu gewend zijn. De voorzitter is van mening dat de veldcapaciteit inderdaad beperkt zal zijn maar dat het met het huidige aantal leden wel zal lukken. Het bestuur is van mening dat de doelstellingen die er op hockeygebied nu liggen gerealiseerd kunnen worden met het huidige aantal leden en met de huidige veldcapaciteit, waarbij uiteindelijk er ook een vierde veld gerealiseerd wordt. Het lijkt Ivo Caminada een goed plan dat het bestuur goed kijkt naar welke middelen er nodig zijn om de beoogde doelstellingen te halen. Het bestuur neemt dit mee. Koen Caminada zou graag zien dat er meer selectie plaatsvindt voor het coach gilde. De voorzitter is het hiermee eens en binnen RHC wordt hier al sterk naar gekeken alleen soms is er niemand anders dan een enthousiaste ouder die het coachen op zich wil nemen. Er ligt zeker nadruk op het opleiden en begeleiden van coaches, alleen de prioriteit ligt nu nog bij de trainers. Dat betekent ook dat hoofdtrainers nog beter moet worden zodat zij de trainersgilde weer op een hoger plan kunnen brengen. Remco Hartgers is gevraagd zich hiermee in een rol als technisch adviseur voor RHC bezig te gaan houden. Hij heeft een plan gemaakt voor de begeleiding van trainers. Verder zullen jongere trainers niet meer betaald worden. Pas vanaf de B jeugd zal dit gaan gebeuren en daarbij moet je als trainer enige ervaring hebben. Er zullen dus minder vergoedingen zijn, echter zullen de vergoedingen wel hoger zijn. Wat betreft het jeugdbeleid is er één belangrijk punt en dat is het behouden van de oudste jeugd. Het bestuur is nu al bezig om hen meer betrokken te maken bij de vereniging door middel van gesprekken met deze groep. Martijn Noest merkt op dat dit soort gesprekken gedurende het seizoen doorgang moeten blijven vinden. Hij heeft gemerkt dat dat erg belangrijk is. Ook bijvoorbeeld het laten invallen door de A-jeugd in seniorenteams moet goed toegepast worden. Hij zou dan ook graag een specifiek beleid van het bestuur willen zien ten aanzien van het behoud van A-jeugd. Koen Caminada is het niet helemaal duidelijk wat de verhouding is tussen lijncoördinatoren en Jeugdcommissie/Hockeycommissie. De voorzitter beaamt dat dat inderdaad niet altijd helder is en dat er momenteel naar gekeken wordt om het duidelijker te maken. Ook het contact tussen de lijncoördinatoren onderling en de lijncoordinatie binnen seniorenlijn zou volgens Boris Gooskens beter moeten worden. b. WK2014 De voorzitter informeert de ALV over de diverse evenementen op bondsniveau en regionaal niveau met betrekking tot het WK. In de powerpointpresentatie is daar alles over te vinden. c. Vertrouwenspersoon / protocol ongewenste intimiteiten Gezien het feit dat de vereniging steeds meer groeit, is de kans op ongewenste intimiteiten ook groter aan het worden en zal er dus iets schriftelijk vastgelegd moeten worden hierover. Het NOCNSF heeft gedragsregels hiervoor opgesteld en wij zullen dit als leidraad hanteren en ons hieraan conformeren. Het protocol is voor begeleiders in de breedste zin van het woord en is gebaseerd op

6 ./6 hoor en wederhoor waarbij de voorzitter adviseert welke maatregel er uiteindelijk genomen zou moeten worden tegen iemand. Koen Caminada en Ivo Caminada merken beide op in hun ingezonden brief dat het een eenzijdig verhaal is. Het geeft geen bescherming aan de begeleider wanneer een klacht bijvoorbeeld ongegrond is of de beschuldiging vals. Ivo vraagt zich ook af wat het met je vrijwilligers doet. Zij zijn van mening dat er minimaal een stuk aan het protocol toegevoegd moet worden met maatregelen/straffen tegen leden die misbruik maken van die protocol tegen een begeleider. Het bestuur zal dit intern bespreken. d. Gevolgen voor financiën De voorzitter bespreekt dit agendapunt met de ALV aan de hand van cijfers. Hieruit blijkt dat er zeker een contributieverhoging aan zal komen het nieuwe seizoen. 12. Rondvraag en sluiting Frank Gubbens meldt dat hij achter het idee staat dat ook ereleden etc. gewoon contributie blijven betalen. Verder zou er door het bestuur wellicht eens nagedacht kunnen worden over een ouderenbeleid. De voorzitter geeft erelid Frank Litjens het woord. Dhr. Litjens is vooral erg onder de indruk van de professionele aanpak van het bestuur en de vereniging. Daarbij complimenteert hij het bestuur met de wijze waarop zij de steeds groter wordende vereniging besturen en wenst hij het bestuur het komende seizoen alle wijsheid toe. Om sluit de voorzitter de vergadering. Hij bedankt de leden voor hun komst en nodigt de aanwezigen uit voor een drankje aan de bar.