PWDe Gids. Werkkostenregeling. yak media 2 net. Seminar Let s talk about money. Ga slimmer Reizen en Werken. 28 maart 2013

Transcriptie

1 A. PWDe Gids Werkkostenregeling Seminar Let s talk about money Ga slimmer Reizen en Werken yak media 2 net 1 rntha %Mar prainslarols 28 maart

2 We[Rom Karin Eerden (belastingadviseur bij ABIN te Noordwijk en fiscaat redacteur bij Vakmedianet) rwilk!gids Vroegere regeling Reiskosten Fiets Bedrijfsfitness Telefoon en internet Arbovoorzieningen Kerstpakketten Personeeisfeest Producten uit het eigen bedrijf IPW:DeGhls

3 Intermediaire kosten a Kosten die samenhangen met de bedrijfsvoering Op initiatief van de werkgever =Geen loon ous vrin Denk aan: Aankopen door wn namens de wg Representatie en relatiegeschenken Kosten auto van de zaak PW Dptilkix Vrije ruimte 1,5% van de fiscale loonsom Naar keuze (gedeetten van) vergoedingen en verstrekkingen Tegen factuurwaarde PW:DvGids Vrije ruimte (2) Enkele verstrekkingen niet tegen factuurwaarde, maar op nihil of gaag gewaardeerd, namelijk bepaalde werkplekgebonden voorzieningen: Wat is werkplek >» Arbeidsomstandighedenwet PW;DeGidx

4 Wat nu te doen? Inventariseer wat er nu is? Hoe pakt dit uit onder de werkkostenregeling? Is er schade? Hoe schade te voorkornen? schuiven met vergaedingen rdeuwe afspraken l WDeliids

5

6 (laatst bijgewerkt op 20 februari 2013) Werkkostenreqelinq 1. Inleiding Per 1 januari 2011 is er een nieuw systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen voor het personeel gentroduceerd: de werkkostenregeling. De werkkostenregeling betekent een vaste vrijstelling van 1,5% (tot 2013: 1,4%) van de fiscale loonsom voor vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel. Deze vrijstelling vervangt een groot deel van de tot en met 31 december 2010 bestaande vrije vergoedingen en verstrekkingen. De toen bestaande vrije vergoedingen en verstrekkingen voor onder andere representatie, de fiets, personeefsfeesten, mobiele telefoons, faciliteiten voor thuiswerken en kerstpakketten vallen straks onder daze vaste vrijstelling van 1,5% van de fiscale loonsom. Dit vrijstellingsbedrag wordt ook wel de vrije ruimte (of het algemene forfeit of werkkostenforfait) genoemd. De hoofdregel onder de werkkostenregeling is dat affe vergoedingen en verstrekkingen als belast loon kwalificeren. Intermediaire kosten, zoals kosten die de werknemer maakt ten behoeve van de werkgever, vallen er wel buiten. Tevens zullen enkele vergoedingen verstrekkingen expliciet worden vrijgesteld, zoals die voor reizen en scholing. Bovendien zal een aantal van de vergoedingen verstrekkingen die resteert en in de vrije ruimte valfen, op nihil worden gewaardeerd of laag worden gewaardeerd, bijvoorbeeld arbovoorzieningen, kleine consumpties op de werkvloer en ter beschikking gestelde mobiele tefefoons die minstens voor 10% zakelijk worden gebruikt. De vrije ruimte is beperkt tot 1,5% van de foonsom. Komt de werkgever hierboven, dan is hij over het meerdere 80% eindheffing verschuldigd. 2. Hoofdregel: alie mogelijke vergoedingen en verstrekking zijn loon Onder de werkkostenregefing worden in principe alle mogelijke vergoedingen en verstrekkingen allereerst tot het belaste loon worden gerekend. Te denken valt aan vergoedingen voor vakliteratuur, gereedschap, vaste kostenvergoedingen, declaraties voor incidentele vergoedingen, koffiegeld, de bedrijfsfitness en het kerstpakket. Ook de kortingen voor de producten uit eigen bedrijf (personeelskortingen) vaflen eronder, evenals de onder de vroegere wetgeving aangewezen als eindheffingsbestanddelen: het bezwaarlijk te individualiseren loon (o.a. verstrekkingen in nature (dus niet in geld) met een waarde van ten hoogste 136 per gelegenheid) en loon met een bestemmingskarakter (o.a. vergoedingen voor parkeer-, tol- en/of veergelden). Enkele van deze vergoedingen en verstrekkingen worden expliciet vrijgesteld, zoals studieen reiskosten. Intermediaire kosten, kosten die de werknemer maakt ten behoeve van de werkgever waaronder refatiegeschenken en representatiekosten, kwalificeren oak als een soort belastingvrije vergoeding. Naar keuze van de werkgever zal van de rest wat overblijft, 1,5% van de fiscale loonsom zijn vrijgesteld. Met andere woorden: deze vergoedingen en verstrekkingen vallen in de vrije ruimte. Orridat het meerdere boven de %/rile ruimte wordt belast tegen de eindheffing van 80%, spreken we in het vervolg van de vrije ruimte/eindheffing.

7 wonen, is er sprake van tijdelijk verblijf. Dit is bijvoorbeeld het geval bij tijdelijke projecten of zolang de werknemer in de wettelijke proeftijd zit; studiekosten, cursussen, conoressen, biischolino en dercellike; vakliteratuur; de kosten van de inschriiving in een beroepsreoister. Het betreffen niet alleen de lidmaatschappen van de wettelijk ingestelde beroepsorganisaties zoais voor accountants, arisen, notarissen e.d., maar ook registraties die vanuit de beroepsgroep worden opgelegd met het cog op het veiligstellen en bewaken van bepaalde kwaliteitsnormen zoals het lidmaatschap van bijvoorbeeld de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs; outplacement; extraterritoriale kosten, waaronder ook de 30%-regeling; verhuiskosten. Er is zonder meer sprake van een zakelijke verhuizing als de werknemer binnen twee jaar na aanvaarding van een nieuwe baan of een overofaatsing verhuist en hierbij zijn reisafstand met minimaal 60% heeft verminderd terwiji tot die verhuizing de afstand tussen zijn woning en de pleats van zijn dienstbetrekking ten minste 25 kilometer bedroeg. De belastingvrue vergoeding is E ter bestrijding van de kosten van herinrichting die een werknemer moet maken bij een verhuizing + de kosten van het overbrengen van de boedel. Administratieve regels blifren bestaan De gerichte vrijstellingen vormen een voortzetting van de vroegere bestaande vrijstellingen. Om de zakelijkheid daarvan vast te kunnen stellen blijven de gebruikelijke normeringen en beperkingen gelden, met ook de administratieve lasten die daarbij horen. Dank aan de administratieve vastleggingen die nodig zijn om vast te kunnen stellen of en in hoeverre E 0,19 per kilometer belastingvrij mag warden vergoed. Dank aan het uitrekenen van de afstand woning-werk of van kantoor naar de klant. Bonnen, facturen en nota s van studies, verhuizingen, zakelijke maaltijden etc. moeten worden geadministreerd, en duidelijk moet blijken aan welke werknemer de verstrekking of vergoeding is toegekomen. Dit in tegenstelling tot de vergoedingen en verstrekkingen die in de vrije ruimte/eindheffing vallen. Deze hoeven immers niet per werknemer te warden gespecificeerd. Ook blijven voor de genoemde gerichte vrijstellingen de vroegere regels gelden. Zo blijft het in situaties waarin de werknemer regelmatig reist naar een vaste pleats van werkzaamheden voor de berekening van vaste vergoedingen toegestaan uit te gaan van de thans geldende systematiek (berekenen op basis van 214 dagen mits minstens 128 maal wordt gereisd etc.). En voor een belastingvrije vergoeding voor studiekosten geldt dat alleen kosten die rechtstreeks verband houden met de studie, zoals lesboeken, examengeld, reisgeld en fotokopiekosten, belastingvrij mogen worden vergoed/verstrekt. Vergoedingen/verstrekkingen die indirect samenhangen met de studie, zoais de studeerkamer thuis of de inrichting daarvan, komen niet in aanmerking voor een belastingvrije vergoeding/verstrekking. Mogelijke overschrijdingen van de gerichte vrijstellingen komen (naar keuze) voor rekening van de werkgever. Te denken vait aan een overschrijding van kilometervergoeding boven E 0,19. Krijgt een werknemer een kilometervergoeding van 0,24, clan valt 0,05 in de vrije ruimte/eindheffing. Dit belaste deel is dan niet zichtbaar op de individuele loonstrook van deze werknemer. Mocht de werkgever voor de 0,05 niet kiezen veer de vrije ruimteleindheffing, dan meet hij dit bedrag tot het belaste loon van de werknemer rekenen.

8 snijmachine die de werknemer van de doe-het-zelf meeneemt of de werknemer die narnens de werkgever op een beurs staat en ter plekke kosten voorschiet. Als de werknemer de bedragen voor zijn werkgever heeft voorgeschoten, speelt de terugbetaling van dat voorschot zich af buiten de loonsfeer. Dat was onder de vroegere regelgeving zo en dat blijft zo! De genoemde kosten zijn geen kosten van de werknemer. De terugbetaling van intermediaire kosten is geen kostenvergoeding in de fiscale betekenis en maakt dus geen onderdeel uit van gerichte vrijstellingen of van de vrije ruimte. Etentje met zakelijke relatie Bij het laatst genoemde onderdeel van de intermediaire kosten, vallen ook de kosten van het etentje met de zakelijke relatie. Het doel kan bijvoorbeeld zijn het samen doornemen van een offerte en het bespreken van wat beiden van elkaar op korte termijn mogen verwachten op zakelijk gebied. De werknemer betaalt het etentje en legt daarna de note neer bij de werkgever. De kosten van de maaltijd van de relatie zijn aan te merken als intermediaire kosten, en voor de kosten van de maaltijd van de werknemer bestaat een gerichte vrijstelling. Al met al is er bij een dergelijk zakelijk etentje niets wat tot het belaste loon wordt gerekend of enig beslag legt op de vrije ruimte. Wordt voor intermediaire kosten een bedrag opgenomen in een vaste kostenvergoeding, dan is dit mogelijk onder de voorwaarde dat hieraan een specificatie en een onderzoek aan ten grondslag ligt. Zie hiervoor paragraaf De vrile ruimte Voor de vergoedingen en verstrekkingen die niet onder een gerichte vrijstelling vallen, of die niet als intermediaire kosten kwalificeren, mag de werkgever ervoor kiezen deze in de vrije ruimte/eindheffing te laten vallen. De vergoedingen en verstrekkingen die hij hiervoor aanwijst, zijn dan belastingvrij (tot op bepaalde hoogte). Ook gelden voor deze niet de vele regels zoals die momenteel wel bestaan voor de diverse belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. Denk bijvoorbeeld aan de maximale belastingvrije korting van 20% bij producten uit eigen bedrijf, de eis dat de belastingvrije fiets minstens op 50% van het aantal werkdagen mede voor het werk wordt gebruikt of de eis dat de werknerner een bepaald minimuminkomen in de werkkamer thuis verdient teneinde voor de werkkamer een belastingvrije vergoeding te geven. Verder is ook niet meer van belang welke werknemer welke vergoeding krijgt, en ook niet of, en zo ja in welke mate in de vergoedingen een beloningselement \fait te onderkennen. Een cash-betaling zou dus ook in de vrije ruimte/eindheffing mogen vallen. Denk aan een geldbedrag aan de werknemer die de meeste omzet heeft binnengehaald waarmee hij met het gezin een lang weekend weg kan of zijn wijnkelder mee kan op- en aanvullen. Kortom, minder regels en meer vrijheid. Keerzijde van deze vrijheid is dat de vrije ruimte beperkt is. Deze is 1,5% van de fiscale loonsom. Voorbeeld In bedrijf X werken 10 werknemers met een totale fiscale loonsom van De vrije ruirnte bedraagt dan 1,5% van E = Voor dit bedrag kan de werkgever belastingvrij (en premievrij) vergoedingen en verstrekkingen geven. Denk aan de fiets, een kerstpakket, een vaste kostenvergoeding en een personeelsfeest. Het maakt ook niet uit of de werkgever alle vergoedingen/verstrekkingen laat toekomen aan 60% van het personeel (waardoor 40% niets krijgt). Het maakt evenmin uit of vorig jaar ook al aan de betreffende

9 of secretaressedagkado s, het bovenmatige deel van de 0,19-kilometervergoeding, telefoon- en/of internetabonnementen, de ingekochte kerstpakketten etc. Zorg er dan ook voor dat deze apart warden geadministreerd. Door deze grootboekrekeningen bij elkaar op te tellen is het eenvoudig uit te rekenen of de vrije ruimte is overschreden. Vergeet niet de BTW hierbij te tellen, want het gaat om de factuurwaarde. BTW wordt immers niet in de administratie op de kostenrekening geboekt. Is er geen factuur, dan geklt wel weer de (nu nog vertrouwde) waarde in het economische verkeer. Zakelijkheid (gebruikelijkheidseis) In principe vallen vergoedingen en verstrekkingen voor hun factuurwaarde in de vrije ruimte/eindheffing. Maar dit betekent niet dat de werkgever de vrijheid heeft orn bijvoorbeeld een fiets te verstrekken die is ingegraveerd met briljantjes en is afgewerkt met een gouden rand. Wat in de gegeven omstandigheid gebruikelijk is, dat is toelaatbaar. Dit is de zogeheten gebruikelijkheidseis. Deze houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer. Als u uw werknemers met kerst een kerstpakket geeft, maar aheen de directeur een zelfbouwpakket van een sportvliegtuig ter waarde van E , dan is dat kerstpakket van niet gebruikelijk. De waarde van het pakket wijkt meer dan 30% af van de waarde van pakketten die andere werkgevers in vergelijkbare omstandigheden aan hun directeuren geven. Het deel van de verstrekking dat meer dan gebruikelijk is, moet tot het loon van de directeur warden gerekend. Wat ook als ongebruikelijk zal worden ervaren is dat voor degenen die in het hoogste belastingtarief vallen, delen van het belaste loon warden omgezet in vergoedingen en verstrekkingen die via de belastingvrije vrije ruimte/eindheffing lopen. Viteindelijk zullen deze afgesplitste delen ook weer tot het individuele belaste loon moeten worden gerekend. 7. Nihilwaarderingen en laagwaarderingen in de vrije ruimte Er zijn uitzonderingen op de regel dat alle vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte/eindheffing voor de factuurwaarde vallen, namelijk de voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden: de zogeheten werkplek-gebonden voorzieningen. Omdat dit voorzieningen betreft die zozeer verbonden zijn met de werkplek, ook wel gebonden loon genoemd, en van het betreffende voordeel niet of nauwelijks buiten de werkplek genoten kan worden, wordt de waardering van dergelijke verstrekkingen op de factuurwaarde te hoog geacht. Eerder komt een soort besparingswaarde hiervoor in aanmerking: hetzij een nihilwaardering hetzij een lage waardering. Beide groepen komen hieronder aan de orde. Nihilwaarderingen Een nihilwaardering zal er komen voor de volgende voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden: voorzienimen op de werkplek die niet elders gebruikt warden. Te denken valt aan de kamerplant, toiletfaciliteiten, het kopieerapparaat waarmee ook privékopleon worden gemaakt, de telefoon die ook privé wordt gebruikt en het gebruik van de fietsenstalling. bedriifsfitness op de werkplek/bedriifsterrein. Het is niet meer mogelijk, zoals ander de vroegere regelgeving, am fitness aan te bieden in een lokaal sportcentrum,

10 communiceren zijn, rnaar hoofdzakelijk voor andere doeleinden dienen; ondanks een mogelijke diagonaal van minder dan 7 inch. Deze vallen dus onder de regefing voor computers ad. en wil de werkgever deze met een nihilwaardering ter beschikking stellen, dan moet de werknemer in kwestie deze voor meer dan 90% zakelijk gebruiken. ter beschikkine ciestelde bedriifswerkkleding, zijnde kleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is cm tijdens het werk te dragen, zoals het brandweeruniform en de militaire galakleding. Ook ter beschikking gestelde kleding die op het werk wordt achtergelaten en de kleding die het bekende 70 cm2-logo bevat, valt ender de nihilwaardering; huisvestine en inwoninq ter vervulling van de dienstbetrekking, indien de werknemer niet op de werkplek woont en zich redelijkerwijs niet aan deze voorziening kan onttrekken. Gedacht meet warden aan het overnachten op de werkplek waarbij het, ook praktisch gezien, niet goad mogelijk is elders te overnachten, zoals dat het geval is aan boord van zeeschepen, op boorplatforms, bij parate diensten in een ziekenhuis of in een brandweerkazerne Of slaapdiensten in de gehandicaptenzorg. Ook de hierbij geserveerde rnaaltijden aan deze werknemers zullen geen besfag ieggen op de vrije ruimte. De kost is `gericht vrijgesteld als zijnde zakelijke maaltijden. kleine consumeties, zoals koffie, thee, en soep. Een kom erwtensoep met een stuk roggebrood is geen kfeine consumptie; dit is een volledige maaltijd. Onder de kfeine consumpties vallen ook het drankje na afioop van de werkweek en de bitterbal die daarbij hoort. Deze lekkernijen worden op nihil gewaardeerd, mits op kantoor geconsumeerd. De consumpties die worden genoten tijdens externe personeelsfeestjes, bijvoorbeeld tijdens de nieuwjaarsreceptie in een nabij gelegen restaurant of tijdens een leuk avondje uit in het piaatseiijke bowlingcentrum, valfen niet ender de nihilwaardering, omdat dan de consumptie niet op de werkplek plaatsvindt. Deze kosten valfen voor de factuurwaarde in de vrije ruimte/eindheffing. De hierboven genoemde voorzieningen worden allemaal op nihil gewaardeerd, dus zullen geen beslag op de vrije ruimte leggen. Verder krijgen de volgende verstrekkingen ook een nihilwaardering, ondanks dat deze weinig of niets te maken hebben met de werkplek: rentevoordeel van een eersoneelslening voor de financiering van de eigen woning of de aankoop van een fiets (of scooter ad.); de ter beschikkina gestelde OV-kaart of voordeelurenkaart. De voomaarde voor de nihilwaardering is dat de kaart mede wordt gebruikt voor zakelijke reizen (dus mag ook privé warden gebruikt). Dat kan bijvoorbeeld zijn voor het woon-werkverkeer, maar de kaart gebruiken voor de dienstreizen is ook voldoende. In de praktijk blijkt het niet of nauwelijks mogelijk veer werkgevers om OV-abonnementen aan werknemers ter beschikking te stellen. Ter beschikking stelfen is immers te vergelijken met uitlenen. Het OV-abonnement meet dus op naam van de werkgever staan en veivolgens moet dit abonnement aan de werknemer worden uitgeleend. Deze combinatie lukt in de praktijk gewoonweg niet. Een oplossing hiervoor is om de werknemer het OV-abonnement zelf aan te laten schaffen, deze volfedig te vergoeden met daarbij in een overeenkomst neergelegd dat daarmee de

11 8 Vaste kostenvergoedingen Onder de werkkostenregeling zijn vaste belastingvrije kostenvergoedingen mogelijk, net zoals dat ()rider de vroegere regelgeving het geval was. Echter, een vaste belastingvrije kostenvergoeding is ander de werkkostenregeling slechts mogefijk voor zover deze bestaat uit elementen/onderdelen die vailen ander de gerichte vrijstellingen (koffie onderweg, vakliteratuur, reiskosten e.d.). Net zoais ander de vroegere regefgeving het geval was, is hiervoor vereist dat deze naar aard en omvang is onderbouwd door middel van een bij de loonadrninistratie aanwezige specificatie. Befangrijk is dat van tevoren onderzoek is gedaan naar de omvang van deze periodieke kosten. Het onderzoeksmateriaal (de verzamefde bonnen in de steekproefperiode) en de hieruit afgeleide specificatie zuflen er al moeten z tjri voordat u tot uitbetaling van een vaste belastingvrije kostenvergoeding overgaati Voor zover de vaste kostenvergoeding ziet op elementen die in de vrije ruirnte/eindheffing vallen (telefoon thuis, contributie vakbond, vergoeding extra kosten energie thuis verband met onregelmatige diensten), is een specificatie niet vereist. Dit deel van de vaste kostenvergoeding neemt uiteraard wel besfag in van de vrije ruirnte. Intermediaire kosten Onder de vroegere regelgeving keurde de Belastingdienst goed dat het deef van de vaste kostenvergoeding dat ziet op de zogeheten intermediaire kosten (zie ook paragraaf 4), zoals parkeerkosten of waskosten van de auto van de zaak en representatiekosten (doosje sigaren voor de relatie of een etentje met hem am een offerte door te nemen), eveneens belastingvrij was. Strikt genomen zouden deze apart door de werknemer bij de werkgever moeten warden gedecfareerd teneinde deze els zijnde intermediaire kosten belastingvril terug te kunnen terugbetalen aan de werknemer. Echter, ander de werkkostenregeling mogen dergelijke kosten ook warden opgenomen in een vaste belastingvrije kostenvergoeding. De wetgever heeft namelijk wel geconstateerd dat de praktijk gediend kan zijn met de mogefijkheid van vaste belastingvrije vergoedingen voor intermediaire kosten. Wel is hiervoor vereist, net zoafs geldt voor de onderdelen van een vaste kostenvergoeding die zien op gerichte vrijstellingen, dat dit deel van de vaste kostenvergoeding naar aard en omvang is onderbouwd door middel van een bij de loonadministratie aanwezige specificatie en dat het hierboven genoemde onderzoek is gedaan (waarvan de specificatie is afgeleid). Voorbeeld Bij bedrijf X is voor de werknemers van de marketingafdeling de volgende maandelijkse vaste kostenvergoeding vastgesteld: Vakliteratuur 8 Telefoon thuis 5 Abonnement internetaansluiting 7 Consumpties onderweg 6 Autowaskosten voor de auto van de zaak 10 Vakbond 4 Totaal 40

12 werknemer te rekenen, hoeft per definitie niet nadeliger te zijn, vooral niet als de werknemer in een laag belastingtarief valt. 10. Nieuw arbeidsvoorwaardenbeleid Vanaf 2014 is de werkkostenregeling voor iedere werkgever verplicht. De werkkostenregeling is best een ingrijpende wijziging, vandaar dat gekozen is voor een geleidelijke invoering. Werkgevers krijgen zo ruim de tijd am te gaan nadenken over een nieuw arbeidsvoorwaardenbeleid, waarbij eventueel in overleg moet warden getreden met de werknemers of de OR. Voor zover er geen afspraken met werknemers zijn (de werkgever stelt bijvoorbeeld zonder overleg het budget voor feesten en kerstpakketten vast), leidt de werkkostenregeling niet tot vergaande consequenties voor gernaakte afspraken. Maar voor de wel binnen bedrijven gemaakte afspraken en in een aantal gevallen voor cao s, kan de werkkostenregeling gevolgen hebben. Voor zover afspraken in cao s vastliggen, kan een heroverweging aan de orde zijn. Bekeken moet warden in hoeverre deze afspraken onder een gerichte vrijstelling vallen, zoals de studiekosten, de E 0,19 per kilometer, de OV-kaart of de zakelijke maaltijden (bij overwerk, dienstreizen etc.). Vervolgens moet worden bekeken in hoeverre de afgesproken vergoedingen en verstrekking in de vrije ruimte/eindheffing vallen. Voor deze moat worden onderzocht of hiervoor een nihilwaardering of een lage waardering geldt, zoals voor op de ter beschikking gestelde mobiele telefoon of ander gereedschap en kleine consumpties. De rest van de vrije ruimte kan worden besteed aan de nietnihilwaarderingen zoals internet thuis, de frets, het kerstpakket en de personeelsfeesten. Voorbeeld Bij bedrijf X werken 10 werknemers. Hun gezamenlijke fiscale loonsom is Hoe ziet het vergoedingen en verstrekkingbeleid er bij X uit (met daarbij vermeld de fiscale uitwerking onder de vroegere wetgeving)? o Zij krijgen alien voor het woon-werkverkeer E 0,19 vergoed (= belastingvrij), op ean werknemer na, namelijk B. B heeft een auto van de zaak met een cataloguswaarde van E (leidt bij hem tot autokostenbijtelling, tenzij minder dan 500 privékilometers afgelegd). o Van tijd tot volgt een werknemer een cursus of seminar om het vak bij te houden (= belastingvrij). o In de arbeidsplaats is een fitnesscentrum waar de werknemers op kosten van de baas kunnen sporten. Dit doen 5 werknemers en dit kost per maand E 23 p.p. (= belastingvrij, mits X met het fitnesscentrum een overeenkomst heeft afgesloten). o In de keuken staat koffie, thee, fruit en cup-a-soup dat door het personeel vrij kan warden genuttigd (= belastingvrij als zijnde kleine consumpties). o ledere laatste donderdag van de maand haalt de baas taart om onder het genot van een kop koffie met z n alien de behaalde resultaten van die maand door te nemen en om de jarige joppen van die maand uitdrukkelijk te feliciteren (= eveneens belastingvrij als zijnde kleine consumpties). o leder heeft een vaste kostenvergoeding van E 45,45 per maand voor kleine uitgaven, te weten zakelijke maaltijden onderweg E 15,45, pc-benodigdheden E 12, internet thuis 8 en vakliteratuur 10. Bovendien krijgt iedereen de contributie van 10 per maand voor de personeelvereniging vergoed. Zelf betaalt de werkgever ook nag eens 10 per werknemer per maand aan de personeelvereniging (vaste

13 Begin tijdig aan een inventarisatie van het huidige vergoedingen- en verstrekkingenbeleid. Beoordeel vervolgens hoe deze in de werkkostenregeling passen. Mocht de vrije ruimte worden overschreden, kijk dan of het mogelijk is het beloningsbeleid zodanig aan te passen dat overschrijding wordt voorkomen. Dit scheelt 80% eindheffing over een eventuele overschrijding van de vrije ruimte. 11. Ingangsdatum werkkostenregeting Omdat werkgevers de nodige tijd moeten uittrekken om het huidige vergoedingenbeleid in kaart te brengen en vervolgens te beoordelen in hoeverre deze onder de werkkostenregeling zal uitpakken, is goedgekeurd dat werkgevers voor de jaren 2011, 2012 en 2013 kunnen blijven kiezen om het vroegere regime van vergoedingen en verstrekkingen te continueren. De verplichte ingangsdatum van de werkkostenregeling is dus 1 januari Begin februari 2013 is geopperd om de verplichte ingangsdatum nog wat verder vooruit te schuiven. Ten tijde van het afronden van het cursusmateriaal was nog niet bekend of dit uitstel doorgaat. Echter, ter financiering van het keuzeregime voor de jaren 2011 tot en met 2013, zal voor bedrijven die geen gebruik maken van de werkkostenregeling een plafond voor personeelreizen en personeelsfeesten van 454 per werknemer per jaar gelden. Dit betreft dus het tijdelijke herstel van de grens zoals deze tot en met 2006 gold.

14

15 De fiets onder de werkkostenregeling (!aatst bijgewerkt op 15 mart 2013) Het voorjaar staat aiweer voor de deur. Menig werknemer zal dan graag de fiefs willen pakken om near het werk te gaan. Om het autogebruik terug te dringen en het vervoer per fiets te bevorderen, bestaat al sinds 1 september 1995 een begunstigende regeling voor mensen die met de fiets naar het werk gaan. Echter met de introductie van de werkkostenregeting per 2011, is de zaak veranderd. Naast de per 2011 gemtroduceerde werkkostenregeling, blijft het oude regime van belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen tot en met 2013 bestaan. Als de werkgever kiest voor het oude regime, kan hij nog gebruik maken van de al jaar en dag bestaande fiscaal vriendelijke regeling voor de fiets. Vanaf 2014 (of 2015?) kan dat niet meer, want dan is de werkkostenregeling echt verplicht voor leder bedrijf. Oude regime: de fietsvrijstelling Een werkgever kan een keer per drie kalenderjaren een werknemer een fiets belastingvrij in eigendom verstrekken c.q. vergoeden c.q. ter beschikking stellen. Een zogenoemde E-bike (met een elektronische motor) valt ook hieronder, maar weer niet de elektrische scooter. De voorwaarde voor de belastingvrije fiets is dat u aannemelijk maakt dat de werknemer meer dan de helft van het aantal werkdagen per jaar de fi e ts gebruikt om near het werk te komen. Tot een afstand van 15 km enkele reis vindt de Belastingdienst dat veelal wel aannemelijk. Bij een afstand van meer dan 15 kilometer zal de werkgever met enig bewijs moeten komen dat de werknemer daadwerkelijk de fiets op minimaal 50% van het aantal werkdagen gebruikt om naar het werk te komen. Overigens mag het ook zo zijn dat de werknemer de fiets bijvoorbeeld alleen gebruikt om van het station near het werk te komen of juist van huis naar het station. Als de werknemer die op een afstand woont van het werk van 17 kilometer, en alleen de eerste 4 kilometers near het treinstation met de fiets fietst, is dit voldoende. Voor de belastingvrije fiets geldt een maximaal vrijgesteld bedrag van E 749. Een duurdere fiets zal alleen voor het meerdere warden belast. Maar u kan het ook zo inrichten dat de werknemer die voor een duurdere fiets kiest, het meerdere boven de vrijstelling zeif betaalt (het meerdere is dan uiteraard niet belast). Met de prijs van E 749 wordt bedoeld de prijs die staat vermeld in de prijslijst van de fabrikant, inclusief BTW; niet de prijs die u voor de fiets heeft betaald na een eventuele korting of bij een aanbieding. Een veelgehoorde klacht is overigens dat deze regeling onvoldoende is voor de fiets met elektrische trapondersteuning die in het algemeen aanzienlijk duurder is dan genoemde 749. Voorbeeld De werkgever vergoedt een fiets van E De werknemer moet dan over E 751 belasting betalen. Bij een belastingtarief van 42% leidt dat tot een verschuldigde belasting van E 315. De werknemer betaalt uiteindelijk 315 voor een fiets van De werknemer mag bovendien de belastingvrije 0,19-kilometervergoeding ontvangen per kilometer voor de ritten die hij met de fiets ten behoeve van het werk rijdt. Met name zullen dat de kilometers van het woonwerkverkeer zijn. Deze vergoedingsmogelijkheid geldt echter niet voor de werknemer die een fiets van u in bruikleen heeft gekregen (ook wel: een ter beschikking gestelde fiets). Dit wordt namelijk aangemerkt als vervoer vanwege de werkgever en den kan niet nogmaals een reiskostenvergoeding worden gegeven. Gaat de werknemer voor een deel met het openbaar vervoer, dan kan voor deze kilometers eveneens de E 0,19-kilometervergoeding worden gegeven of een belastingvrije vergoeding van de werkelijke kosten van het openbaar vervoer. Verder is het zo dat de werknemer minder dan de hefft van het aantal werkdagen met ander vervoer near het werk mag komen teneinde de laagbelaste fiets te kunnen krijgen. Voor deze werkdagen mag u eveneens een aparte reiskostenvergoeding geven. Een werkgever mag voorts maximaal 82 per kalenderjaar onbelast vergoeden voor met de fiets samenhangende zaken, zoals bijvoorbeeld reparaties, een extra slot, een steun voor de aktetas, een

16 Op het afschaffen van de fietsregeling is heel wat kritiek geweest. Suggesties am de fietsregeling te handhaven onder de werkkostenregeling zijn door de wetgever continu van de hand gewezen, omdat hiervoor de budgettaire dekking ontbreekt. Anders zou de vrije ruimte van 1,4% moeten worden verminderd en daarvan zouden weer andere werkgever de dupe worden. Bovendien is de fietsregeling vol met regels en beperkingen, wat de controle op de naleving ervan (met name de 50%- eis voor de Befastingdienst) niet makkelijk maakte. 1 Voorbeeld De werkgever vergoedt een (elektrische) fiets van De kosten van de fiats brengt de werkgever ten laste van zijn vrije ruimte, waardoor de werknemer geen bijdrage voor de aanschaf van de fiets hoeft te doen. Als de vrije ruimte voor vergoedingen en verstrekkingen niet wordt overschreden, vindt geen belastingheffing pleats. J Onder de werkkostenregeling is wel het belastingvrije rentevoordeel van een renteloze (of laagrentende) personeelslening voor de aanschaf van een fiets, een elektrische fiets, of een elektrische scooter in stand gebleven. Er is hierbij zelfs sprake van een uitbreiding ten opzichte van de oude vrijstelling. De!ening mag namelijk ook worden aangegaan voor aanschaf van een efektrische fiets of een elektrische scooter. In eerste instantie was de voorwaarde bij deze lening dat de werknemer deze fiets, elektrische fiets of -scooter voor minimaal 50% voor (een deef van) zijn woonwerkverkeer gebruikt. Deze onhandige voorwaarde is net voor de invoering van de werkkostenregeling geschrapt om redenen van eenvoud en makkelijke uitvoerbaarheid van de werkkostenregeling. Door aan de werknemer een renteloze of laagrentende!ening te verstrekken voor de aanschaf van een fiets, koopt de werknemer de fiets zelf en gaat de fiets dus niet ten laste van de vrije ruimte. Op de renteloze of laagrentende!ening hoeft de werknemer weliswaar geen of weinig rente te betafen (of heel weinig), afiossen van het geleende bedrag aan u, moet hij nog wel. Dit kan hij doen op een financieel aantrekkelijke manier, namelijk met de E 0,19 cent die hij belastingvrij van u mag ontvangen voor de kilometers van het woon-werkverkeer (en andere zakelijke kilometers). Mogelijk is hij dan wel enige maanden/jaren bezig met aflossen, maar de werknemer heeft dan toch maar mooi een gratis fiets. Wel is de werknemer onder de werkkostenregeling jets duurder uit clan onder de oude regaling. Immers, onder de oude regefing kan hij de E 0,19 in zijn zak steken. Maar daarentegen hoeft hij nu onder de werkkostenregeling geen brutoloon (of een aantal vakantiedagen e.d.) in te ruilen voor de fiets, wat veelal bij de bestaande fietsregelingen wel het geval is. Per saldo is de werknemer aldus iets slechter af dan ander de vroegere regeling. Maar daartegen kan hij met gemak voor een duurdere fiats kiezen dan E 749, zelfs een elektrische scooter. Kortorn, meer vrijheid. Tot slot U kan in de jaren jaarlijks kiezen of u het oude regime van vrije vergoedingen en verstrekkingen 6f de werkkostenregeling toepast. Mogelijk past u in 2011 en 2012 de werkkostenregeling toe. Het is dan mogelijk om in 2013 nog een keer het oude regime toe te passen en elle werknemers een belastingvrije fiats te vergoeden/verstrekken onder toepassing van het oude regime.

17

18 (laatst b(gewerkt op 15 mart 2013) Het nieuwe werken, kan dat belastingvrij? Het thuiswerken en telewerken heeft een grate vlucht genomen. Zo veel mogelijk digitaal en zo weinig mogelijk in de file. Dat is niet alleen goed voor het milieu, ook voor de werkgever en de werknemer. Inmiddels doen meer en meer werknemers aan het nieuwe werken of anders werken. Ook de fiscus draagt zijn steentje bij door de vergoeding voor de werkruimte thuis, de telefoon en de internetverbinding belastingvrij toe te staan. Maar hoe gaat dat onder de werkkostenregeling? De geluiden zijn dat de nieuwe werkkostenregeling het nieuwe werken fiscaal rninder aantrekkelijk maakt. Maar is dit wel zo? Hieronder zetten we de verschillende vergoedingen en verstrekkingen die bij het nieuwe werken om de hoek komen kijken op een rij, namelijk: 1. PC s en printers e.d. 2. Telefoons en internet 3. Inrichting van een werkplek thuis 4. Werkkamer thuis Per item kijken we eerst hoe het fiscaal uitpakt onder de vroegere regeling van belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. Aansluitend kijken we hoe het uitpakt onder de werkkostenregeling. We beginnen met een korte beschrijving van de werkkostenregeling. Werkkostenregeling Per 1 januari 2011 is er een nieuw systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen voor het personeel gentroduceerd: de werkkostenregeling. De werkkostenregeling betekent een vaste vrijstelling van 1,5% (2013) van de fiscale loonsom voor vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel. Deze vrijstelling vervangt een groat deel van de tot en met 31 december 2010 bestaande vrije vergoedingen en verstrekkingen. De toen bestaande vrije vergoedingen en verstrekkingen voor onder andere representatie, de fiets, personeelsfeesten en kortingen voor producten uit het eigenbedrijf, vallen onder deze vaste vrijstelling van 1,5% van de fiscale loonsom. Dit vrijstellingsbedrag wordt ook wel de vrije ruimte (of het algemene forfeit of werkkostenforfait) genoemd. Enkele vergoedingen en verstrekkingen warden overigens expliciet vrijgesteld, zoals die voor reizen en scholing. Bovendien zal een aantal van de vergoedingen verstrekkingen die resteert en in de vrije ruimte valt, op nihil worden gewaardeerd of laag worden gewaardeerd, bijvoorbeeld arbovoorzieningen, kleine consumpties op de werkvloer en ter beschikking gestelde mobiele telefoons die minstens voor 10% zakelijk worden gebruikt. De nihilwaarderingen zijn gelijk te stellen met de gerichte vrijstellingen; ze souperen niets van de vrije ruimte. De vrije ruimte is beperkt tot 1,5% van de loonsom. Kornt de werkgever hierboven, dan is hij over het meerdere 80% eindheffing verschuldigd. Tot en met 2013 mag de werkgever nog blijven gebruikmaken van de oude regels van belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. Vanaf 2014 wordt de werkkostenregeling verplicht. Begin 2013 is aangekondigd dat de verplichte invoering mogelijk een jaar wordt uitgesteld near PC s, printers e.d. Onder de vroegere regeling kunt u aan een werknemer een computer (en bijbehorende apparatuur, zoals printers, faxen en modems) belastingvrij vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, onder de voorwaarde dat het apparaat voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt. Ook valt andere met

19 makkelijk onder de arm mee weer mee naar kantoor genomen. En als deze niet mede op de werkplek wordt gebruikt, kan voor een ter beschikking gestelde printer nooit een nihilwaardering gelden. Hetzelfde zal gelden voor een desktop. De waarde van het gebruik moet dan tot het loon van de werknemer worden gerekend. Maar u kunt dit loon dan ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte. U rekent elk loontijdvak de waarde van het gebruik van de apparatuur tot het loon van uw werknemer. Hoe deze waarde moet worden vastgesteld is eigenlijk nog onduidelijk. Hieraan zullen werkgevers een zware dobber hebben. Want wat is de waarde van het gebruik? Is dat E 1 per dag? Moet ook de waarde van het zakelijk gebruik hierin worden opgenomen? Overleg hiertoe met uw belastinginspecteur. Maar om ook nog even terug te komen op de ter beschikking gestelde printer. Vergoedt u vervolgens een inktcartridge, dan zijn dit intermediaire kosten, want het gaat om een cartridge voor een printer die eigendom is van uw bedrijf. Bij de bepaling van de waarde van het gebruik dat tot het loon moet warden gerekend (of als eindheffing/vrije ruimte), moet dan ook de waarde van het gebruik van de cartridge worden begrepen. Verschil tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen Onder de werkkostenregeling geldt een nihil waardering voor bepaalde zaken, namelijk voor mobiele telefoons en gereedschappen, waaronder de pc. Het moet dan wel gaan om ter beschikking gestelde zaken, niet om vergoedingen en verstrekkingen. Bij vergoeden en verstrekken is de werknemer eigenaar van het iets (geworden). Bij ter beschikking stellen blijft u als werkgever eigenaar van het gets. Belangrijk is dus om onder de werkkostenregeling de zaken ter beschikking te stellen aan het personeel. In wezen is dit bruikleen. Om aan te tonen dat het daadwerkelijk gaat om ter beschikking gestelde zaken, adviseren wij u een zogeheten lerbeschikkingstellingsverklaring op te stellen. Hierin staat o.a. dat u eigenaar bent en blijft van het goed en de werknemer hiervan gebruik mag maken, maar ook dat hij het goed weer moet inleveren bij einde dienstverband of functiewijziging waarvoor het betreffende goed niet meer nodig is voor het werk. 2 Telefoons en internet Bij thuiswerken, onderweg werken, telewerken e.d. moet de werknemer wel bereikbaar zijn per telefoon en/of mail. Vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen van telefoon, internet en vergelijkbare communicatiemiddelen zijn onder de vroegere regeling volledig belastingvrij als er sprake is van meer dan bijkomstig zakelijk gebruik. Een meer dan bijkomstig zakelijk gebruik is bij een zakelijk gebruik van meer dan 10%. Ook de direct met de telefoon/internet verband houdende kosten zijn belastingvrij. Hierbij kan men denken aan de aankoopkosten van een telefoon, aan de aanleg- of aansluitkosten van een internet- of telefoonverbinding, aan abonnementskosten en aan gesprekskosten. Het is niet nodig onderscheid te maken tussen bijvoorbeeld een internetabonnement via de kabel of een ADSL-verbinding, tussen een ISDN-telefoonabonnement of een gewoon telefoonabonnement. Het 10%-zakelijk gebruik Het 10%-zakelijkgebruik wordt niet per loontijdvak beoordeeld maar over een langere periode. Anders zou tijdens een vakantie van de werknemer meteen gecorrigeerd moeten worden. De bewijslast dat de telefoon of het Internet voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt, ligt bij de werkgever. Indian mogelijk zal de Belastingdienst het 10%-zakelijkgebruik van een telefoon willen zien aan de hand van een gespecificeerde telefoonnota. Wat internet betreft, ligt dat wat moeilijker omdat internetgebruik niet op papier wordt gespecificeerd. Hierbij zal de werkgever aannemelijk moeten maken dat de aard van de functie die de werknemer

20 Onder de werkkostenregeling zijn er geen expliciete belastingvrijstellingen meer voor telefoons en internet. Dergelijke vergoedingen en verstrekkingen vallen desgewenst in de vrije ruimte/eindheffing of de vergoeding/verstrekking moet tot het werknemersloon worden gerekend. Wel bestaat er een nihilwaardering voor de ter beschikking gestelde mobiele telefoon die voor minimaal 10% zakelijk wordt gebruikt en tevens op de werkplek wordt gebruikt. De telefoon moet dus uw eigendom zijn en het abonnement moet op uw naam staan. Vergoedt u momenteel de kosten van deze telefoon, of verstrekt u een mobiele telefoon in eigendom aan de werknemer (die dan dus op eigen naam van de werknemer staat), dan valt de volledige vergoeding in de vrije ruimte of moet u het tot het werknemersloon rekenen. Wilt u dit niet, dan meet de werknemer hier zo snel mogelijk over worden ingelicht. Hij moet zijn abonnement mogelijk stopzetten en niet met twee jaar verlengen. U moet op eigen naam het abonnement afsluiten en de betreffende telefoon ter beschikking stellen aan de werknemer. Treedt deze werknemer uit dienst, of krijgt hij een andere functie waarvoor permanente bereikbaarheid niet terzake doet, dan moet hij de telefoon dus ook inleveren. Overigens, voor de nihilwaardering mag het ook zijn dat de werknemer gebruik maakt van een eigen mobiele telefoon en de werkgever hem daarvoor een telefoonabonnement ter beschikking stelt. Echter, deze variant komt in de praktijk niet veel voor. Tevens is het geen probleem als u een rnobiele telefoon ter beschikking stelt waarbij het telefoonnummer (en abonnement) van de werknemer is. Dit kornt in de praktijk voor als een werknemer bij een nieuwe dienstbetrekking een telefoon ter beschikking gesteld krijgt, maar een dermate omvangrijk netwerk van relaties heeft en hen niet wil confronteren met een nummerwijziging. U neemt dan zijn abonnement over en krijgt dan in het vervolg de factuur van zijn provider. Terwijl tussen u en de werknemer is afgesproken dat de werknemer eigenaar blijft van het nummer. Veelal brengen werkgevers in zo n situatie het nummer abonnement later over naar de provider waarbij alle andere abonnementen ook zijn afgesloten. Maar dat kan pas als de contractsduur bij de oude provider voorbij is. Moet de werknemer bij beeindiging van de dienstbetrekking de ter beschikking gestelde telefoon weer inleveren, dan verdwijnt dit telefoonnummer van de factuur die u van uw provider krijgt. Immers, de werknemer neemt zijn telefoonnummer na de beeindiging van de terbeschikkingstelling weer mee. Wat betreft een vaste telefoonaansluiting en een internetabonnement pakt het vereiste van ter beschikking stellen niet gunstig uit voor het thuiswerken of het flexibel werken. Het betreft immers geen ter beschikking gestelde vaste telefoonaansluiting en/of internetabonnement, maar een eigen telefoonaansluiting en/of internetabonnement. Vergoedt u dit, dat valt dit desgewenst in de vrije ruimte/eindheffing of meet tot het werknernersloon worden gerekend. Ook aan de eis dat de apparatuur mede op de werkplek wordt gebruikt, zal veelal niet voldaan warden. Wel valt ter beschikking gesteld mobiel Internet, zoals een dongel, onder de nihilwaardering (van computers en gereedschappen), rnits deze veer 90% zakelijk wordt gebruikt, Heeft de werknemer thuis een eigen internetabonnement, dan is het 90%-zakelijk gebruik al een stuk aannemelijker dan in het geval de werknemer dit thuis niet heeft. Verschil mobiele telefoons en computers Of er sprake is van een mobiele telefoon (eigenlijk: een communicatiemiddel) of een computer, is van greet belang. De mobiele telefoon krijgt immers al een nihilwaardering bij een zakelijk gebruik van 10% en de computer bij een zakelijk gebruik van 90%. En tegenwoordig is het onderscheid niet altijd even duidelijk, denk maar aan de smartphone (die gelukkig kwalificeert als een mobiele telefoon). Daarom is media 2011 een richtlijn gekomen van het ministerie van Financien die meer duidelijkheid geeft. De scheidslijn wordt nu getrokken bij een beeldscherm met een diagonaal van maximaal 7 inch (17,78 cm). Is de diagonaal kleiner, dan gaat de Belastingdienst er vanuit dat sprake is van een communicatiemiddel. Bij een dergelijke kleine diagonaal zijn volgens de staatssecretaris de invoermogelijkheden te beperkt voor langdurig gebruik als computer. Bij een zakelijk gebruik door de werknemer van meer dan 10%, kan de werkgever deze met een nihilwaardering ter beschikking