DATUM VERSLAG VAN BESPREKING DATUM BESPREKING OPGEMAAKT DOOR

Transcriptie

1 Verslag VERSLAG VAN BESPREKING BESPREKING OPGEMAAKT DOOR Vergadering Algemeen Bestuur G.A. Posthumus-Hakvoort DEELNEMERS De heer Bussink, de heer Maenhout, de heer Van Amerongen, de heer Stegeman, de heer Van Leeuwen, de heer Brink, de heer Nagel, de heer Odink, de heer Van Vreeswijk, de heer Van Helden, mevrouw Lepage en de heer De Haan 1. Opening en vaststellen agenda De heer Bussink opent de vergadering om uur en heet iedereen welkom. De heren Dragt en Van Veelen zijn met kennisgeving afwezig en de heer Brink is verlaat. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen De heer Van Helden deelt mee dat de waterschappen Vallei & Veluwe en Zuiderzeeland overwegen om de taken m.b.t. Heffingstechnologie terug te halen naar de waterschappen en dus weg te halen bij GBLT. Daar is onderzoek naar gedaan, en de waterschappen zullen begin juni a.s. dat besluit gaan nemen. In de tweede helft van dit jaar zal overwogen worden de personele gevolgen voor de betrokken vijf medewerkers van GBLT en de waarborgen voor de kwaliteit van de heffing in het nieuw vorm te geven proces. Een en ander zorgt voor een kleine herschikking van de lasten voor de waterschappen. Het is een kans om voor alle vijf waterschapdeelnemers uniform te gaan werken. De heer Maenhout legt uit dat deze situatie historisch zo gegroeid is. Bij Tricijn was heffingstechnologie wel ondergebracht, maar bij Lococensus niet. Er was dus vanaf de start een verschil in benadering. Uit het onderzoek kwam naar voren dat er verschil in aanpak is tussen de meet- en de tabelbedrijven. Bij het terugdringen van discrepantie en de indirecte lozingen spelen tabelbedrijven een grote rol. De heer Van Helden geeft aan dat er voor de zomer een (mini) conferentie belegd zal worden. Dit vanwege het belang van uniformering van processen. Diverse bestuurders melden dat zij een uitnodiging wensen te ontvangen. 3. Verslagen: a. Verslag vergadering Algemeen Bestuur d.d. 29 maart 2017 Redactioneel - Naar aanleiding van - Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. b. Besluitenlijst vergadering Dagelijks Bestuur d.d. 3 mei 2017 Naar aanleiding van een vraag van de heer Odink bij de door het Dagelijks Bestuur verleende ontheffing legt mevrouw Lepage uit dat het gaat om inhuur voor de afhandeling van de WOZ-bezwaren en het taxeren. Vorig jaar heeft GBLT gebruik gemaakt van een externe partij, maar is daar mee gestopt vanwege de slechte kwaliteit. Dat is de reden waarom deze klus opnieuw aanbesteed wordt. Aanbesteden heeft een lange doorlooptijd maar in de tussentijd moeten het werk wel door gaan. Om die

2 reden zijn er nu via een extern bureau zzp ers ingehuurd. Hierdoor wordt waarschijnlijk de grens van overschreden. De Europese aanbestedingsgrens wordt niet overschreden. Mevrouw Lepage wil de snelheid en de kwaliteit van de productie kunnen blijven garanderen. De heer Odink merkt op dat er een fors bedrag oninbaar geleden is, en vraagt of dit duidt op een winstwaarschuwing. De heer Bussink antwoordt dat dat te maken heeft met de inhaalslag. Het is echter geen structureel probleem. Het leidt tot een eenmalige toename van de post, waar in de begroting rekening mee gehouden moet worden. De heer Van Helden geeft aan dat het hem ook tegen viel. Het Algemeen Bestuur neemt kennis van de besluitenlijst van het Dagelijks Bestuur van 3 mei jl. 4. Bestuursrapportage 2017/1 De heer Van Helden leidt dit onderwerp in. De heer Maenhout vraagt of de recente cyberaanvallen iets betekend hebben voor GBLT. De heer De Haan deelt mee dat GBLT geen last gehad heeft van de recente cyberaanvallen. Er is wel extra inspanning nodig, mede met het oog op de AVG. Vandaar het voorstel te putten uit de post onvoorzien. De heer Maenhout merkt op dat 29% van de aanslagen digitaal verstuurd worden, en vraagt hoe zich dat verhoudt tot de rijksbelastingdienst en wat de doelstelling van GBLT op dit punt is. De heer Van Helden denkt dat de burgers meer behoefte hebben aan digitale, en minder aan fysieke post. De burger moet echter wel keuzevrijheid hebben. GBLT heeft geen doelstelling op dit punt. De heer Maenhout is er voorstander de burgers te stimuleren om meer digitaal te werken, en vraagt GBLT daarop te sturen. Pagina 13. De heer Maenhout merkt op dat er 27% meer bezwaren zuiveringsheffing bedrijven binnengekomen zijn en vraagt naar de oorzaak daarvan. Mevrouw Lepage deelt mee dat nog niet bekend is waarom er zoveel bezwaren binnengekomen zijn. Een deel is wellicht te verklaren doordat er eind vorig jaar extra aanslagen opgelegd zijn vanwege het wegwerken van achterstanden. De oorzaak wordt onderzocht. Afgesproken wordt de informatie daaromtrent te delen, zodra die bekend is. De heer Brink vindt dat de bestuursrapportage een goed beeld geeft van waar GBLT momenteel staat. Hij onderschrijft de lijn die is neergezet. De heer Van Amerongen ziet dat de bedrijfsvoering meer op orde komt, en complimenteert de directie. De heer Odink complimenteert de directie met de kwaliteit en de leesbaarheid van de rapportage. De heer Odink dringt erop aan om zorgvuldigheid te betrachten bij de aanbesteding van nieuwe software, en benadrukt het belang van het houden van dezelfde leverancier. Mevrouw Lepage deelt mee dat ook GBLT er belang aan hecht om na de aanbesteding van het belastingpakket uit te komen op dezelfde leverancier. Het is ingewikkeld, maar er is tijd genoeg. Het streven is om 1 januari 2019 de gunning bekend te maken. Mevrouw Lepage hoopt d.m.v. een goede strategie de markt wat open te kunnen breken. GBLT is het grootste belastingkantoor van Nederland, en wil d.m.v. een marktverkenning onderzoeken of bepaalde zaken ook op een andere manier in de markt gezet kunnen worden. De heer Maenhout vraagt of de problemen van vijf jaar geleden voorkomen kunnen worden door het programma van eisen daarop af te stemmen. De heer Van Helden legt uit dat de laatste aanbesteding van het belastingpakket, en de implementatie ervan in hoog tempo uitgevoerd moesten worden. Mevrouw Lepage vult aan dat de implementatie destijds samenviel met de fusie tussen Lococensus en Tricijn en het stoppen met meeliften met Vitens. De leerpunten van toen zullen een plek krijgen in de aanbesteding. Verder deelt mevrouw Lepage mee dat GBLT samenwerkt met drie partijen en dat er deskundigheid ingehuurd wordt. De heer Nagel vraagt naar aanleiding van pagina 6 of de WOZ-voormelding ook echt voordelen heeft. De heer Van Helden legt uit dat het voordeel van de voormelding voor de burger is dat die tijdig geïnformeerd wordt. We hopen dat we in de toekomst toe kunnen naar een situatie dat de burger de

3 beschikking krijgt zodra die gereed is. Op die manier kan de burger snel reageren. De heer Van Helden verwacht geen kostenvoordelen. De heer Nagel vraagt zich af of het dan zinvol is het voorbeeld van de gemeente Zwolle te volgen. De heer Brink legt uit dat het nog een pilot is. De wet biedt de gelegenheid. Afgesproken wordt om dit onderwerp te agenderen voor de volgende vergadering van het Algemeen Bestuur van GBLT. De evaluatie is dan gereed. Naar aanleiding van een vraag van de heer Van Leeuwen legt de heer Van Helden uit dat het gaat om een aantal van 500, en dat het buiten het normale proces om gegaan is. De heer Van Leeuwen pleit voor een digitale aanpak. De heer Van Helden vult aan dat de voormelding een initiatief is van de gemeente Zwolle, en eigenlijk van één van de partijen in de raad. Die hebben gevraagd de beschikking eerst in de week te leggen bij de belastingplichtige, zodat die daarop kan reageren. Dat is landelijk op grotere schaal ingevoerd en door de Waarderingskamer verheven als best practice. Om die reden heeft GBLT het opgenomen in de begroting. De betreffende partij in de gemeenteraad van Zwolle is er voorstander van de burger zelf een voorstel te laten doen voor een waardering. Dat is juridisch wat ingewikkelder. De Waarderingskamer heeft er nog geen oordeel over. GBLT heeft het wel meegenomen in de pilot. De heer Nagel merkt bij pagina 7 WOZ-bezwaren op dat hij in de veronderstelling was dat Bunschoten dat al gedaan had, en vraagt of dat het geval is. De heer De Haan komt terug op deze vraag over de BAG- WOZ koppeling. Het viel de heer Nagel op dat de gemeente Dalfsen niet genoemd wordt als Diftar-gemeente op pagina 18. De heer Van Helden stelt de twee vragen van de heer Dragt die schriftelijk ingediend zijn. De heer Dragt vraagt of de voormelder niet breder met de gemeenten moet worden gedeeld en voorafgaand aan de begroting met de gemeenten moet worden besproken. Verder dringt de heer Dragt erop aan om duidelijker te communiceren over verschuivingen in de planning. Dit naar aanleiding van het later opleggen van de aanslagen OZB vorig jaar. De heer Van Helden dankt de leden van het Algemeen Bestuur voor de complimenten. Neem kennis van de bestuursrapportage en stel deze vast. 5. Ontwerpbegroting 2018 De heer Van Helden leidt dit onderwerp in. De heer Maenhout geeft aan dat GBLT in een stabiele situatie zit, en dat het goed is om accenten te leggen op de kwaliteit van dienstverlening. Hij heeft verder geen inhoudelijke opmerkingen. De heer Stegeman vraagt naar aanleiding van pagina 12 of al iets bekend is over de financiële gevolgen van de Wet GDI. De heer De Haan heeft de verschillende deelnemers ambtelijk geïnformeerd over de Wet GDI. Daarin is aangekondigd dat rekening gehouden moet worden met een bedrag van ca. 3 miljoen euro. Het bedrag is nog onzeker, en daarom is ook onbekend hoe de verdeling zal zijn. Het is ook lastig de impact te benoemen. De discussie loopt tussen het ministerie en de VNG. Afgesproken wordt om actief te blijven te communiceren. De heer Van Helden deelt mee dat als dit leidt tot een begrotingswijziging, die t.z.t. hier geagendeerd wordt. De heer Van Leeuwen ziet dat proactief een weg ingeslagen is naar risico management. Er is wel een risico m.b.t. een andere m2-woz-systematiek. Hij stelt voor daar later mee te beginnen, want voorop lopen heeft brengt ook risico s met zich mee. Op het gebied van ICT wordt 3 miljoen euro ingeschat voor data-infrastructuur. Dat is een forse onzekerheid. Hij spreekt zijn zorgen daarover uit. Mevrouw Lepage geeft aan dat er juist voor gekozen is om niet later te beginnen. GBLT moet in 2022 ook echt klaar zijn, en dat is niet eenvoudig. Zij denkt dat het daarom verstandig is om klein te beginnen

4 en te spreiden over meerdere jaren. De heer Van Vreeswijk zet zijn vraagtekens bij de uitvoering. Hij stelt voor om meer projectmatig te werken, en is voorstander van een visie met een duidelijke structuur. De heer Brink geeft aan dat de gemeente Zwolle vorig jaar d.m.v. een zienswijze aangegeven heeft om per jaar te beoordelen of de vrij gevallen middelen ingezet worden voor het KCC. De wijze waarop het nu gepresenteerd wordt is in overeenstemming met dat verzoek van de gemeente Zwolle. De gemeente Zwolle is er verder van overtuigd dat de maatregelen die hier staan een volgende stap zijn, en de kwaliteit van de dienstverlening vergroten. De heer Van Amerongen geeft aan dat de begroting binnen de kaders van de kadernotitie gebleven is. V.w.b. de WOZ waardering is de dekking voor 2018 gevonden in de reserve WOZ. De heer Van Amerongen stelt voor te temporiseren en te anticiperen door een plan van aanpak te maken voor de komende jaren. De heer Odink benadrukt het belang van goed risicomanagement. De heer Nagel geeft aan dat de raad van de gemeente Bunschoten twee dagen na de termijn vergadert. De gemeente Bunschoten is echter niet voornemens een zienswijze in te dienen. Naar aanleiding van pagina 6 waar de term klantbegrip genoemd wordt, vraagt de heer Nagel wie de klant is. In zijn optiek zijn de gemeenten en waterschappen de klanten. De heer Van Vreeswijk gaat in op het begrip klant. Hijzelf vindt dat de klant de burger is. Afhankelijk van wie voor GBLT de klant is zijn er consequenties voor het digitale systeem en de DVO s. M.b.t. het bewaken van de kwaliteit moeten er zaken scherper gedefinieerd worden. De waterschappen en gemeenten zijn opdrachtgever, maar moeten transparant zijn zodat GBLT de werkzaamheden goed kan uitvoeren. De heer Van Helden vindt niet dat de opdrachtgevers van GBLT klanten zijn. Er is geen zakelijke overeenkomst. GBLT en de opdrachtgevers hebben een begrotingsrelatie. De heer Brink is het daar niet mee eens. Er is sprake van verlengd openbaar bestuur. Het gaat ook om nabijheid en betrokkenheid. Er kan onderscheid gemaakt wordt tussen typen klanten. Hij is van mening dat de gemeente Zwolle klantopdrachtgever is. De heer Van Helden geeft aan dat voor GBLT de klant de burger is. Deze benadering komt uit de literatuur. In de literatuur wordt gesproken over customer journey. De heer Brink ondersteunt de lijn, maar geeft aan dat het geen semantische discussie moet worden. Ik ondersteun de lijn, maar het moet geen wetenschappelijk iets worden. De heer Van Helden geeft aan dat de overheid de burgers in verschillende situaties verschillend tegemoet treedt. De heer Nagel vraagt of de gemeente Bunschoten het risico loopt twee keer het bedrag voor data infrastructuur te moeten betalen. De verwachting is dat dat inderdaad het geval is. De heer Van Helden geeft aan dat de gemeente Leusden geen zienswijze voorbereidt, en geeft verder aan dat de heer Dragt de omslag van kubieke meters naar vierkante meters in de Kadernotitie aangekondigd had moeten worden. 1. Neem kennis van de ontwerpbegroting 2018 met daarin de meerjarenraming en het feit dat deze na behandeling uw vergadering van aan de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling wordt toegezonden waarbij hen de gelegenheid wordt geboden hun eventuele zienswijzen op de ontwerpbegroting naar voren te brengen; 2. De ontwerpbegroting, met de ontvangen zienswijzen, zal aan u ter vaststelling worden aangeboden in de vergadering van het uw bestuur van 5 juli Statusrapportage ML en IC Q De heer De Haan leidt dit onderwerp in. De heer Stegeman vraagt hoe hij het stuk moet interpreteren. In sommige gevallen staat er wel een groen vinkje maar toch een rood vakje. De heer De Haan legt uit dat dan een fase van het project wel

5 afgerond is, maar het project nog niet in zijn geheel. Er zijn ontwikkelingen maar het risico is nog niet afgedekt. De heer Odink dringt erop aan om capaciteit te zetten op het verwerken van onbestelbaar retour gekomen aanslagen. De heer Van Helden is het met hem eens. Pieken zijn onvermijdelijk, maar het is goed om heradresseringen snel op te pakken. Verder wil de heer Odink aandacht vragen voor een goed debiteurenbeheer. De heer Van Helden is van mening dat GBLT aandacht besteed aan debiteurenbeheer. Ten opzichte van voorgaande jaren, liggen we voor op de planning, en er worden geen werkzaamheden vertraagd uitgevoerd. De heer Bussink vat de discussie samen en geeft aan dat het een goed beeld van de stappen die gezet zijn. Afgesproken wordt de leden van het Algemeen Bestuur actief te blijven informeren. De heer Bussink benadrukt dat het stuk openbaar is en dat er door de pers wellicht vragen over gesteld kunnen worden. 1. Neem kennis van de opvolging van de aanbevelingen interne beheersing tot en met Q Evaluatie toetreding Bunschoten Dalfsen De heer Van Helden leidt dit onderwerp in. De heer Van Leeuwen geeft aan dat het van belang is om bij een eventuele volgende toetreder aan verwachtingsmanagement te doen. De heer Van Helden is het met hem eens. GBLT deed z n best om gemeenten te interesseren voor dit proces en probeerde de financiële consequenties zo goed mogelijk voor te stellen. Inmiddels heeft GBLT een andere houding. De heer Van Helden vindt het belangrijk om een bestuurlijke visie te ontwikkelen. GBLT kan een gemeente absorberen, de vraag is echter welke gemeenten daarvoor in aanmerking komen. De heer Van Vreeswijk legt uit dat het ook gaat om de verwachtingen die de betreffende gemeente heeft. Hij merkt dat er onderling andere verwachtingen zijn, en denkt dat het goed is als de waterschappen en de gemeenten een keer apart van elkaar van gedachten wisselen over de manier waarop ze gerapporteerd willen worden. Het is goed om van te voren aan te geven wat de verwachtingen zijn, en welke rechtszekerheid daaraan vast zit. De gevoelswaarde is ook van belang. De heer Van Vreeswijk geeft verder aan dat er binnen de waterschappen en gemeenten ook activiteiten (die GBLT moet uitvoeren) wijzigen. Daar zie je conflicten ontstaan. De opdrachtgevers moeten goed overwegen welke activiteiten ze zelf blijven doen, en welke ze uitbesteden aan GBLT. Tenslotte denkt de heer Van Vreeswijk dat er in dit project fouten gemaakt zijn in de projectplanning. Hij stelt voor daar in de toekomst speciale mensen voor aan te trekken. De heer Odink merkt op dat rekening gehouden moet worden met de periode van toetreding van Dalfsen en Bunschoten. GBLT zat toen in een andere situatie. Dat heeft doorgewerkt in het proces. De heer Stegeman concludeert dat GBLT op dit moment niet klaar is voor nieuwe toetreders. Het is een keurige brief met een ernstige boodschap. Hij is er voorstander van lering te trekken uit dit proces en GBLT beter te equiperen. De heer Bussink antwoordt dat het bestuur afspraken heeft gemaakt over de criteria voor aansluiting. De heer Van Leeuwen geeft aan dat duidelijk is dat er een verbetertraject ingezet is en dat die verbeteringen waarneembaar zijn. De heer Van Helden wil wat indrukken uit te wisselen. Er zijn bij GBLT 150 mensen die vinden dat de aansluiting van Dalfsen en Bunschoten goed is verlopen. Er is een evaluatie geweest, maar er staan geen dingen in die niet al bekend waren. De punten die we tegenkwamen in het introductiejaar zijn allemaal opgelost. In het eerste half jaar was GBLT inderdaad druk met andere werkzaamheden. Het klopt dat het verwachtingenmanagement beter kon. De overige deelnemers hebben niets gemerkt van de aansluiting.

6 Voor wat betreft het projectmatig werken constateert de heer Van Helden dat het project goed verlopen is. Op het moment van afsluiting van het project waren alle vinkjes gezet. Dit is de tweede projectevaluatie en de vorige was goed. De problemen deden zich pas voor in het implementatiejaar. De directie vraagt zich af of GBLT een projectenorganisatie wil worden. De meeste problemen worden tegenwoordig met andere technieken, zoals scrum, opgelost, en niet via projectmatig werken. De heer Brink vraagt of voldoende geleerd is van vorige keren. Vorig jaar is gekeken of deze toetredingen de verbetertrajecten niet in de weg zouden zitten. Vanuit dat perspectief is de toetreding goed verlopen, want er zijn verder geen verstoringen geweest in het primair proces. In verwachtingenmanagement worden een aantal cruciale dingen genoemd. De overdracht is pas klaar als je het ook kunt loslaten. Dat had wellicht beter gekund. De heer Brink is blij met de evaluatie. Hij vindt dat het bestuur kritisch moet blijven kijken naar onder welke condities er gemeenten toetreden. De heer Nagel geeft aan dat GBLT moeilijk bereikbaar is voor de contactpersoon van de gemeente Bunschoten. En dat GBLT moeilijk antwoordt op de vragen die door de contactpersoon gesteld worden. De heer Nagel vraagt naar de beschikbaarheid van de gegevens van de gemeente Bunschoten voor de gemeente Bunschoten. Het is hinderlijk dat er regelmatig moeilijk gedaan wordt over het verstrekken van de gevraagde gegevens. Hij stelt voor dat onderwerp een keer te agenderen. De heer Van Helden deelt mee dat daar een werkgroep mee bezig is, en stelt voor het advies van de werkgroep te agenderen. De heer Bussink geeft aan dat de leermomenten meegenomen worden naar een mogelijke volgende aansluiting. Het algemeen bestuur besluit over de evaluatie met instemming kennis te nemen van het onderzoek naar de aansluiting Dalfsen en Bunschoten bij GBLT. Leren is het doel van elke evaluatie. Dat de aanbevelingen over de dienstverleningsfase met voorrang moeten worden opgevolgd, zoals ingezet in het afgelopen jaar en verder vastgelegd in de begrotingen 2017 en Aan het dagelijks bestuur te verzoeken om toe te zien dat de aanbevelingen over de aansluitfase een plaats krijgen in het draaiboek voor een eventuele volgende aansluiting. En concludeert over toetreding Dat de bestaande deelnemers hoegenaamd niets hebben gemerkt van de toetreding op zich. Dat GBLT een volgende aansluiting (in 2019 of later) met vertrouwen tegemoet kan zien, mits de kwaliteit van de aan te sluiten belastingprocessen/data van voldoende niveau zijn. En dat een besluit over toetreding eerst plaats vind wanneer een concrete casus beschikbaar is. 8. Visie 'Kwaliteit van dienstverlening' Mevrouw Lepage leidt dit onderwerp in. De heer Van Vreeswijk stelt voor deze visie te vertalen naar een meerjarenplanning met stappenplan. De heer Brink vraagt zich af of van een 5 naar een 8 realistisch is. Niet zichtbare dienstverleners in Nederland, zoals nuts-bedrijven, scoren een 6,5. De heer Van Leeuwen vindt 2018 goed beschreven, maar de jaren daarna verdienen nog wat aandacht. De heer Maenhout vindt het belangrijk dat dit document gebruikt wordt om medewerkers te motiveren. Mevrouw Lepage antwoordt dat de jaren na 2018 bewust nog niet ingevuld zijn, omdat dit een visie is en geen meerjarenplanning. In de loop van 2018 worden de plannen gemaakt voor de volgende jaren.

7 Mevrouw Lepage realiseert zich dat een 8 heel ambitieus, en niet realistisch is, maar dat die bedoeld is om medewerkers te enthousiasmeren en te motiveren. Er zijn intensieve contacten met andere belastingkantoren en de klant service federatie. Het Algemeen Bestuur wordt gevraagd: Kennis te nemen van het Visiedocument Kwaliteit van Dienstverlening (Op reis naar de Toekomst) Akkoord te gaan met de in het document beschreven visie, ambities en doelstellingen. 9. Wat verder ter tafel komt en Rondvraag Sluiting De heer Bussink sluit de vergadering om uur, en dankt een ieder voor de aanwezigheid en inbreng.