Proeven aan prestatie-indicatoren. Procesverslag van ervaringen uit pilotregio s in de lokale zorg voor jeugd

Transcriptie

1 Proeven aan prestatie-indicatoren Procesverslag van ervaringen uit pilotregio s in de lokale zorg voor jeugd 1

2 2014 Nederlands Jeugdinstituut Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op enige andere wijze zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. Het Nederlands Jeugdinstituut heeft dit rapport geschreven op verzoek van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Auteurs Karlijn Stals Marleen Wilschut Stefanie Abrahamse Nederlands Jeugdinstituut Catharijnesingel 47 Postbus DE Utrecht Telefoon (030) Website 2

3 Inhoudsopgave Meten en verbeteren van kwaliteit in de lokale zorg voor jeugd... 5 Leeswijzer Lokale zorg voor jeugd... 7 Gemeentelijke verantwoordelijkheid... 7 Lokale zorg zeer divers ingevuld... 8 Suggestie: organiseer de lokale zorg voor jeugd helder en transparant Kijk op kwaliteit Kwaliteitscyclus voor jeugdbeleid Monitoring van zorg voor jeugd Suggestie: relatie tussen ambitie en aanbod moet duidelijker Meten met prestatie-indicatoren...15 Meerwaarde voorzieningen aantonen Vijf stelsel-proof prestatie-indicatoren Meten met indicatoren afhankelijk van context Suggestie: het monitoren van prestatie -indicatoren vergt maatwerk Aan de slag Implementeren van monitoring Randvoorwaarden Kernprocessen inrichten Suggestie: monitoren in deze context vraagt sturing en aandacht Verbeteren en benutten De kroon op het werk Samenwerken met betrokkenen kan altijd Suggestie: benutten van gegevens is moeilijk, maar kan al snel Conclusies en aanbevelingen uit de pilot Conclusies Aanbevelingen Verder lezen Het Nederlands Jeugdinstituut

4 4

5 Meten en verbeteren van kwaliteit in de lokale zorg voor jeugd Specifiek voor de Centra voor Jeugd en Gezin (CJG's) ontwikkelde Deloitte in 2010 een basisset van prestatie-indicatoren om de effecten van het CJG te meten. Deze set werd door het Nederlands Jeugdinstituut op bruikbaarheid getoetst (Van Yperen e.a., 2011). In het project 'Uitwerking basisset prestatie-indicatoren jeugdhulp', in opdracht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, is in 2012 gewerkt aan het operationaliseren van vijf stelsel-proof prestatie-indicatoren (PI s) die de resultaten van het CJG in beeld moeten brengen. Met stelsel-proof wordt een beperkte set van indicatoren bedoeld, waarvan is aan te nemen dat deze hoe dan ook van belang zullen zijn, ongeacht hoe het stelsel er in de toekomst uit komt te zien. Bij de uitwerking van de basisset is aangegeven dat werken met prestatie-indicatoren geen doel op zich is. Het gaat erom dat ze een functie hebben in een kwaliteitscyclus van doelen stellen, meten en verbeteren. Die kwaliteitscyclus draait op het niveau van het primaire proces, de aanbieder en het lokale jeugdbeleid. Daarom moeten prestatie-indicatoren om resultaten van het CJG te meten - als voorwaarde om er goed mee te werken - gekoppeld zijn aan de ambities en doelen van het CJG. Immers, alleen dan weten we of we informatie in beeld brengen die relevant is voor de kwaliteitscyclus. Voorts is het van belang dat het CJG een identiteit heeft als aanbieder en als organisatie of netwerk te sturen is. Alleen dan is iemand of iets aan te spreken op de in beeld gebrachte kwaliteit en eventueel daaraan te verbinden verbeteracties. De vijf prestatie-indicatoren zijn in 2013 in een pilot getest voor de lokale zorg voor jeugd. Dit procesverslag gaat over de ervaringen die zijn opgedaan in deze pilot. De pilot vormde één van vier deelprojecten: Deelproject 1 heeft de notitie 'Jgz en vrij toegankelijke jeugdhulp: definitie en prestaties' opgeleverd en een woordenboek voor eenheid van taal. Een geoperationaliseerde set van vijf indicatoren was het resultaat van deelproject 2. Per indicator is een rapport geschreven en een korte factsheet. Deelproject 3 richtte zich op de regio s waarin werd geëxperimenteerd met de inrichting van de prestatie-indicatoren en leidde tot vragen, problemen, successen en oplossingen. Deelproject 4 levert een landelijk verzamelpunt werken met prestatie-indicatoren op, een dossier op de website van het Nederlands Jeugdinstituut met alle notities en factsheets. Aan de pilot hebben zes regio's 1 meegedaan: Gemeente Apeldoorn, Regio Noord-Veluwe, Gemeente Zeist, Gemeente Meppel, Provincie Friesland, Regio Land van Cuijk. 2 In een jaar tijd vonden vijf landelijke bijeenkomsten plaats, georganiseerd door procesbegeleiders van het Nederlands Jeugdinstituut. Tijdens de bijeenkomsten werd kennis overgedragen en ervaringen uitgewisseld en werd in opdrachten gewerkt aan de doelstellingen van de regio's. In vier consultatierondes werden de pilotregio s op meer individueel niveau ondersteund. Een begeleidingscommissie heeft tijdens het gehele jaar meegedacht over het te volgen proces en adviseren. Het werken met prestatie-indicatoren werd verder onder verantwoordelijkheid van de pilotregio's lokaal georganiseerd, bij vier van de zes regio s met extra ondersteuning (bijvoorbeeld 1 Voor de leesbaarheid wordt in dit document gesproken over pilotregio s. Een regio kan bestaan uit één gemeente (zoals Apeldoorn, Meppel, Zeist), een aantal gemeenten in een regio (zoals Noord-Veluwe, Land van Cuijk) of een gehele provincie (zoals Friesland). 2 Voor de werving van regio s is gebruik gemaakt van bestaande contacten binnen het Nederlands Jeugdinstituut en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. In eerste instantie hebben tien regio s zich aangemeld, na afstemming van wederzijdse verwachtingen hebben uiteindelijk zes regio s definitief gekozen mee te doen. 5

6 vanuit een provinciale ondersteuningsorganisatie zoals een CMO of vanuit het Nederlands Jeugdinstituut). In dit samenvattend procesverslag staat beschreven welke ervaringen zijn opgedaan in een jaar werken met prestatie-indicatoren in de lokale zorg voor jeugd in tijden van transitie. De pilotregio's hebben het niet als gemakkelijk ervaren. In veel Centra voor Jeugd en Gezin werd wel van alles gemeten, maar gegevens werden op diverse manieren verzameld, waren van wisselende kwaliteit en werden nog niet altijd benut voor verbetering. Verder was het een jaar waarin in de inrichting van het stelsel van alles aan het schuiven is (opstart wijkteams, generalistisch werken). In deze dynamische context hebben de regio's een jaar lang geproefd aan prestatie-indicatoren. De ervaringen die zijn opgedaan zijn eerlijk en transparant beschreven in dit procesverslag en zijn bedoeld om van te leren. Naast de ervaringen van de pilot worden in dit procesverslag handreikingen gegeven voor het monitoren met prestatie-indicatoren in de lokale zorg voor jeugd. Het zijn tips, adviezen en achtergrondinformatie afkomstig uit literatuur, ervaring met monitoring in aanpalende sectoren en uit overige deelprojecten. Leeswijzer Het procesverslag is verdeeld in vijf hoofdstukken, waarin observaties van de procesbegeleiders, ervaringen van de regio's en kennis uit de verschillende deelprojecten samen komt. Hoofdstuk 1 gaat over de lokale zorg voor jeugd en gaat in op vragen over wat de lokale zorg voor jeugd omvat en hoe dat samenhangt met het CJG-concept in de regio. Hoofdstuk 2 bekijkt de kwaliteit en biedt een kwaliteitsmodel waar indicatoren een plek in krijgen. Het model maakt inzichtelijk hoe gemeentelijke cijfers en ambities samenhangen met aanbod in lokale zorg voor jeugd en de resultaten van dat aanbod. Hoofdstuk 3 bespreekt de vijf prestatie-indicatoren en hoe deze te operationaliseren zijn. Het gaat daarbij over het maken van keuzes, zodat er een goede gegevensverzameling en benutting van de gegevens tot stand kan komen. Het hoofdstuk gaat ook kort in op afstemming met indicatoren in deelsectoren als de jeugd-ggz, jeugd- en opvoedhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering. Hoofdstuk 4 beschrijft het inrichten van monitoring van prestatie-indicatoren in de lokale zorg voor jeugd. Wie zijn de verschillende betrokkenen op bestuurlijk niveau, het management en op uitvoerend niveau? Wat is er nodig is om uiteindelijk gegevens op tafel te hebben? Hoofdstuk 5 onderzoekt het benutten van monitorgegevens en bespreekt wat er nodig is om resultaten te gebruiken voor verbetering. Hoe kun je gebruikers van de lokale zorg voor jeugd en uitvoerend werkers betrekken bij het werken met prestatie-indicatoren. Elk hoofdstuk sluit af met suggesties, zogenaamde 'lessons learned': wat hebben we geleerd in deze pilot, wat kunnen we meenemen? Dat kunnen zijn observaties van de procesbegeleiders, knelpunten uit de regio's, successen en tips voor het werken met prestatie-indicatoren. Tot slot staan in hoofdstuk 6 algemene conclusies en aanbevelingen. We gebruiken in dit procesverslag naast de term CJG ook de overkoepelende term ' lokale zorg voor jeugd', waarmee zorg wordt bedoeld die lokaal en vrij toegankelijk wordt aangeboden, zich onderscheidend van niet vrij toegankelijke hulp, die over het algemeen duurder is en waarvoor een indicatie nodig kan zijn. 6

7 1. Lokale zorg voor jeugd Gemeentelijke verantwoordelijkheid De jeugdgezondheidszorg en andere vormen van jeugdhulp vallen in het nieuwe jeugdstelsel onder de verantwoordelijkheid van de gemeenten. Gemeenten krijgen de wettelijke opdracht om te zorgen voor een toereikend aanbod van hulp en om te beslissen welke vorm van hulp nodig is. Daarnaast is het hun taak om een herkenbare en laagdrempelige toegang tot jeugdhulp te organiseren, wat vaak het Centrum voor Jeugd en Gezin is (Van Yperen en Van den Berg, 2014). Centrum voor Jeugd en Gezin De verzameling van functies en daaraan gekoppelde diensten en producten die in het kader van de kerndoelen van het CJG onder gemeenschappelijke verantwoordelijkheid wordt uitgevoerd. Het Centrum voor Jeugd en Gezin Het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG) wordt opgevat als een samenstelling van taken ('functies') op het gebied van het opgroeien en opvoeden van jeugdigen. Die uitvoering van taken kan gebeuren door een fysieke organisatie, maar ook door een netwerk van organisaties. Welke organisaties de diensten en producten aanbieden verschilt per gemeente. Ook de naam waaronder deze instanties opereren loopt uiteen en zal niet in elke gemeente 'CJG' zijn (Van Yperen en Van den Berg, 2014). In box 1 staat omschreven wat de kerndoelen van het CJG zijn, welke functies het CJG biedt en in welke producten en diensten deze functies 'verpakt' zitten (Kooijman, 2013). Box 1 Kerndoelen, functies en diensten en producten van het CJG Kerndoelen De algemene gezondheid, opvoeding en ontwikkeling van jeugd is bevorderd. Problemen bij gezondheid, opvoeding, ontwikkeling en opgroeien zijn voorkomen. (Beginnende) problemen zijn verholpen of hanteerbaar gemaakt. De veiligheid van de jeugdige en de samenleving is hersteld. Het alsmaar toenemend beroep op de intensieve jeugdzorg is teruggedrongen. Functies signaleren en inschakelen van (gespecialiseerde) hulp bieden van voorlichting, advies, informatie en lichte hulp waar nodig integrale zorg organiseren monitoren, screenen en vaccineren (basistakenpakket jeugdgezondheidszorg) samenwerking met andere relevante velden, waaronder passend onderwijs. Diensten en producten De functies van het CJG te vertalen in diensten en producten zoals samenwerking met andere voorzieningen in het Zorg Advies Team opvoedingsondersteuning met behulp van Triple P voorlichting en advies via een telefonisch spreekuur Deze diensten en producten zijn bestemd voor: jeugdigen, ouders en hun sociale netwerken vrijwilligers en professionals in de algemene jeugdvoorzieningen de relevante samenwerkende velden het beleid. De diensten en producten die aan hen geboden worden, zijn verder te typeren aan de hand van de vraag of ze al dan niet op een fysieke locatie en/of via outreachende werkwijze worden aangeboden. 7

8 Het CJG is er altijd op gericht risico's of problemen voor kinderen en jongeren te voorkomen of te verkleinen en beschermende factoren te versterken. Dit geldt echter ook de algemene voorzieningen en de intensievere jeugdhulp. Het CJG onderscheidt zich van de algemene voorzieningen, doordat het CJG het opgroeien of opvoeden ondersteunt waar jeugdigen of ouders dit niet op eigen kracht (of met behulp van de algemene voorzieningen) kunnen. Het CJG onderscheidt zich van de intensievere zorg doordat het minder ingrijpend is en vaak ook minder duur. Lokale zorg zeer divers ingevuld Verschuiving in de uitvoering van hulp Door de transitie jeugdzorg ontstaat een verschuiving van functies en uitvoering van het CJG. In de pilotregio's en elders in het land ontstaan wijkteams, basisteams en generalistische teams die de functies van het CJG uitvoeren en ook een deel van de taken overnemen, die eerder bij de geïndiceerde jeugdzorg lagen. Tabel 1. De samenstelling van de CJG's uit de pilot JGZ Jeugdwelzijn Algemeen en school maatschappelijk werk Eerstelijns GGZ Jeugd- en Opvoedhulp Pilotregio Apeldoorn x x x x x x x Friesland x x x Land van Cuijk x x x* x Meppel x x x x x Noord-Veluwe x x* x x x Zeist x x x x x MEE Bureau Jeugdzorg * het aanbod en de opbouw binnen het CJG verschilt hier tussen de gemeenten in de regio In tabel 1 is te zien welke kernpartners deel uitmaken van het CJG. Het CJG blijkt door verschillende gemeenten zeer divers ingevuld. In de pilotregio's zijn drie tot vijf kernpartners onderdeel van het CJG en vaak wordt er daarnaast nog gewerkt met partners, overige organisaties voor zorg voor jeugd. De deelnemers aan de pilot geven aan dat de verschillende kernpartners allen werken aan de eerder genoemde functies van het CJG, gestuurd door de kerndoelen. De diensten en producten van alle kernpartners zijn zeer divers en de samenhang tussen deze diensten en producten is niet inzichtelijk. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er in een gemeente wel tien verschillende trainingen voor sociale vaardigheden worden aangeboden maar geen enkel aanbod is voor jeugdigen die angstig zijn. Ook kan het voorkomen dat de zorg die aangeboden wordt niet aansluit bij de opgroei- en opvoedingsvragen die er spelen bij gezinnen in de gemeente (zie tabel 2). Startfoto De pilotregio's hebben een startfoto gemaakt van de beginsituatie. Daarbij moest helder verwoord zijn wat de ambitie van het CJG is en hoe deze ambitie te meten is met behulp van prestatieindicatoren. De regio's maakten inzichtelijk welke partners deelnamen aan het CJG, hoe het ervoor stond met de rijpheid en bereidheid van de partners om met prestatie-indicatoren de resultaten te gaan monitoren en wat de gezamenlijke visie is op het meten met prestatie-indicatoren. Het maken van een startfoto, en het voeren van gesprekken daarover, helpt om zicht te krijgen op de kerndoelen van het CJG, de functies die het CJG biedt en de verschillende diensten en producten die daarop worden aangeboden. Het maken van een startfoto werkt helpend en was voor elke gemeente 8

9 of regio een goede start om inzichtelijk te maken waar op gemeten gaat worden. Ook is het van belang om de lokale opgroei- en opvoedvragen helder in beeld te hebben, zodat er zicht komt op hoe het aanbod aansluit bij de vragen van gezinnen (zie box 2). Tabel 2. Veelvoorkomende vragen en problemen bij opvoeden en opgroeien (bron) Top 10 vragen en problemen bij jeugdigen 1. van dwars gedrag tot gedragsstoornis 2. van druk kind tot ADHD 3. van bang tot angststoornis 4. van dip tot depressie 5. van plagen tot pesten 6. van geen zin hebben in school tot schooluitval 7. van experimenteren met tot misbruik van middelen 8. van ongezonde levensstijl tot obesitas 9. van sociaal onhandig tot autisme 10. van moeilijk lerend tot LVB Top 6 vragen en problemen in de opvoeding 1. van hakken over de sloot tot onderwijsachterstand 2. van pedagogische tik tot kindermishandeling 3. van opvoedingsonzekerheid tot OTS 4. van enkelvoudig opvoedingsprobleem tot multiprobleemsituaties 5. van mediagebruiker tot mediaverslaafd 6. van gekibbel tot (v)echtscheiding Box 2 Voorbeeld: Regio Land van Cuijk Eén van de pilotregio's, Land van Cuijk, heeft ondersteuning ingeschakeld om inzichtelijk te maken hoe het met de jeugd en opvoeders gaat. Dit is gedaan aan de hand van een landelijke top tien en top zes van vragen en problemen bij jeugdigen en opvoeders. Het gaat om veel voorkomende risico's die stapsgewijs kunnen uitgroeien tot ernstige problemen (zie tabel 2). Na die ordening is het mogelijk om te kijken in hoeverre het aanbod in de regio aansluit bij de vragen van jeugdigen en ouders, een vraag- en aanbodanalyse. Het Nederlands Jeugdinstituut ondersteunt het Land van Cuijk in hun vraag- en aanbodanalyse om zo te komen tot een samenhangend, dekkend geheel van de lokale zorg voor jeugd. Suggestie: organiseer de lokale zorg voor jeugd helder en transparant Observatie van de procesbegeleiders Het begrip CJG is diffuus en de identiteit ingewikkeld, dit geldt zeker richting de burgers en gemeente. In sommige gemeenten maakt het CJG plaats voor wijkteams of basisteams, in andere gemeenten krijgt het CJG juist een prominente rol in de zorg en in sommige gemeenten is het nog niet helder. De meeste pilotregio s worstelen naar eigen zeggen met afbakening. Wanneer is sprake van licht pedagogische hulp? Doelen en ambities stellen die te monitoren zijn, is moeilijk wanneer de identiteit nog niet helder is. Knelpunten Elke gemeente richt de lokale zorg voor jeugd zelf in. Er is nog weinig zicht op de samenhang in het lokale aanbod. De verschillende partijen in een CJG werken elk op eigen wijze aan kerndoelen; over deze doelen is geen consensus. Door de vorming van de basisteams of wijkteams wordt de identiteit van het CJG ingewikkeld. 9

10 Successen en tips Spreek van 'lokale zorg voor jeugd', waarvan het CJG een uitwerking kan zijn. Ter illustratie: In een gemeente wordt nog gewerkt onder de naam 'Het groene kruis bureau'. Daar is niets mis mee zolang burgers in de gemeente het weten te vinden. Enkele gemeenten zetten daarom goede PR in voor de bekendheid van de CJG's. Het CJG is niet het doel, maar het middel. Het gaat om de inhoud en de zorg voor ouder en kind, niet om de structuur. Orden activiteiten in lokale zorg voor jeugd aan de hand van: o bijdrage aan kerndoelen o functies (signaleren, voorlichten, advies, et cetera) o diensten en producten (huisbezoek, training, et cetera) o Veelvoorkomende vragen en problemen bij opgroeien en opvoeden. Breng ketenpartners van het CJG samen in een werkgroep prestatie-indicatoren, zodat doelen, ambities en de daadwerkelijke uitvoering van het meten gedeeld wordt en er geleerd wordt van elkaar. Bovenstaande laat zien dat gemeenten een heldere visie moeten hebben op de lokale zorg voor jeugd. Welke voorziening gaat welke zorg leveren en hoe wordt er samengewerkt? De organisatie van deze zorg moet helderder, alleen dan kunnen de diverse partijen in de lokale zorg voor jeugd een bijdrage leveren èn kan deze bijdrage gemeten worden met prestatie-indicatoren. In dit procesverslag wordt de overkoepelende term ' lokale zorg voor jeugd' gebruikt, waarmee zorg wordt bedoeld die lokaal en vrij toegankelijk wordt aangeboden, zich onderscheidend van niet vrij toegankelijke hulp (in wettelijke termen: individuele voorziening waarvoor de gemeente een verleningsbeslissing moet nemen), die over het algemeen duurder is en waarvoor een indicatie nodig kan zijn. 10

11 2. Kijk op kwaliteit Kwaliteitscyclus voor jeugdbeleid Tom van Yperen biedt in het model in figuur 1, uit zijn oratie in 2013, een overzicht van een kwaliteitscyclus voor jeugdbeleid waarvan ook de lokale zorg voor jeugd onderdeel uitmaakt. Het model geeft aan wat de plek van monitoring van resultaten is in het grotere geheel. In tijden van transitie is het van belang om steeds alert te zijn op welk onderdeel van verbetering in het stelsel men zich richt. Tom van Yperen schrijft in zijn oratie 'Met kennis oogsten. Monitoring en doorontwikkeling van een integrale zorg voor jeugd' wat de plaats van monitoring is in het jeugdbeleid en ontwikkelde de kwaliteitscyclus (figuur 1). Maatschappelijke ambitie Uiteindelijk gaat het er in de zorg voor jeugd om dat jeugdigen gezond en veilig opgroeien, dit is de ambitie in het jeugdbeleid ❶. Gemeenten willen dit bijvoorbeeld concreet zien doordat jeugdigen vaker lid worden van een (sport)vereniging; dat problemen afnemen; en dat gebruik van gespecialiseerde hulp afneemt ❷. Om deze maatschappelijke resultaten te behalen willen gemeenten kwalitatief goede zorg bieden aan jeugdigen en gezinnen; van de algemene voorzieningen tot aan de intensieve zorg ❸. De pilot voor het werken aan een basisset van prestatie- indicatoren voor lokale zorg voor jeugd richt zich vooral op het resultaat ❺. Dit betekent echter niet dat het werken met prestatie-indicatoren zich niet verhoudt tot andere onderdelen de kwaliteitscyclus. Het meten van resultaten heeft als doel om te komen tot verbeteracties ❻, maar kan niet los gezien worden van de activiteiten die eraan voorafgaan ❸ en van de kwaliteit van de diensten, organisaties en professionals ❹. Monitoren, mits goed ingebed, raakt alle processen binnen een organisatie en netwerk van organisaties. Figuur 1 Kwaliteitscyclus voor jeugdbeleid (Van Yperen, 2013) De cijfers ❶❷❸❹❺❻in de tekst verwijzen naar de genummerde vakjes in het model. 11

12 Monitoring van zorg voor jeugd Zicht op het resultaat, de 'outcome', van zorg voor jeugd is voor een gemeente van belang. Een gemeente wil kunnen verantwoorden waarom zij met welke voorzieningen een subsidie- of inkooprelatie aangaat om de beleidsdoelen te realiseren. Het beleid moet bijdragen aan het maatschappelijk resultaat ❷. Het afgelopen jaar is uit de pilot gebleken dat er nog te weinig verbinding is tussen de activiteiten van de voorzieningen voor jeugdhulp en het maatschappelijk resultaat. Zonder die verbinding blijkt het voor gemeenten lastig om keuzes te maken waar op gestuurd moet worden qua input, realisatie, resultaat en verbetering ❸❹❺❻. Het monitoren van de staat van de jeugd in de gemeente kan helpen om ambities te stellen en te sturen op het realiseren daarvan via activiteiten van burgers en diensten. Veel gegevens zijn vaak al wel beschikbaar, bijvoorbeeld over zorggebruik of het welbevinden van jeugdigen. Het is de kunst om deze bij elkaar te brengen en te benutten voor het stellen van ambities en het maken van resultaatafspraken (zie box 3). Box 3 Voorbeeld: Effectief jeugdbeleid op basis van cijfers Goed inzicht in de aard en de ernst van de lokale problematiek is essentieel voor een effectief jeugdbeleid. Het Nederlands Jeugdinstituut kan helpen om inzicht te krijgen in de (te verwachten) zorgvraag binnen een specifieke gemeente. Op basis van lokale demografische cijfers kan voor elke gemeente een inschatting gemaakt worden van het relatieve welbevinden én de soort problemen waar de jeugdzorg in een gemeente regelmatig mee te maken zal krijgen. Zo ontstaat inzicht in het welbevinden van jeugdigen in een specifieke gemeente (afgezet tegen het gemiddelde) en inzicht in de top tien vragen en problemen onder jeugdigen en de top zes vragen over problemen in de opvoeding. Veel factoren in het spel De laatste jaren is er in gemeenten meer aandacht voor monitoren met als doel om de kwaliteit en resultaten van de jeugdvoorzieningen te volgen. Belangrijk is daarbij te beseffen dat de maatschappelijke resultaten door veel factoren worden bepaald. Het is aannemelijk dat de kans op positieve resultaten groter is als de kwaliteit van de voorzieningen op orde is. Bijvoorbeeld: een preventief aanbod voor gezond eetgedrag bij kinderen zou in een gemeente een bijdrage kunnen leveren aan het terugdringen van obesitas onder jeugdigen, mits het een kwalitatief goed aanbod is. Het is nuttig om die kwaliteit meer direct in beeld te brengen. Dat is voor gemeenten inzichtelijk te maken door te kijken naar de kwaliteit van de input ❹ en naar de resultaten ❺ in termen van onder andere tevredenheid en afname van vraag naar de dure vormen van gespecialiseerde zorg. Monitoren niet alleen nuttig voor gemeenten Naast gemeenten zijn ook andere betrokkenen bij jeugdhulp gebaat bij monitoring. De burgers of cliënten jeugdigen en gezinnen zijn gebaat bij informatie over de kwaliteit van voorzieningen. Door te monitoren in het primaire hulpverleningsproces zijn cliënten zelf betrokken bij de kwaliteit en voortgang van de hulp. Dit kan bijvoorbeeld door bij start en einde van de hulp een vragenlijst af te nemen over de ervaren problematiek. Monitoring biedt voor de aanbieder en de daar werkzame professionals belangrijke informatie voor de kwaliteitscontrole en (verdere) kwaliteitsontwikkeling van hun aanbod. Het blijkt dat gebruik van informatie uit prestatie-indicatoren professionals kan motiveren om hun werk (verder) te verbeteren en tot grote kwaliteitsverbetering kan leiden ❻ (Van Yperen, 2013). Gemeenten zouden alle betrokkenen, dus vooral burgers en professionals, moeten betrekken bij het formuleren van maatschappelijke ambities. 12

13 Cyclisch proces Uit figuur 1 wordt duidelijk dat kijk op kwaliteit een cyclische aangelegenheid is. Het Plan-Do- Check-Act model, maar ook het INK-model (Instituut Nederlandse Kwaliteit) zijn binnen de kwaliteitscyclus van Van Yperen bruikbaar om visie te vormen en te komen tot heldere verbeteracties. Zo blijkt tijdens de pilot. De ervaring, die is opgedaan in de pilot, leert dat het in de beginfase van het monitoren met prestatie-indicatoren goed is om keuzes te maken en klein te beginnen. Individuele producten en diensten lenen zich hier beter voor dan een vaak complexe netwerkorganisatie zoals het CJG. Het inzichtelijk maken van de structuur van het gemeentelijk jeugdbeleid met behulp van een model biedt veel overzicht. Betrokkenen krijgen zowel zicht op het (vaak zeer diverse) aanbod als ook welke partijen betrokken zijn. In alle regio's blijkt een belangrijk aandachtspunt om de input, activiteiten, resultaten en verbeteringen te verbinden aan de ambities, ofwel het beoogde maatschappelijk resultaat van de gemeente. Box 4 Voorbeeld: Regio Friesland In de provincie Friesland is gekozen om bij enkele diensten te starten met monitoren. Uiteindelijk zijn twee diensten gekozen. 1. Vroegsignalering in de vorm van het eerste huisbezoek van de jeugdgezondheidszorg (JGZ) en de intake van MEE/algemeen maatschappelijk werk (AMW). 2. Lichte opvoedhulp in de vorm van Stevig Ouderschap, uitgevoerd door de JGZ en Video Home Training, uitgevoerd door MEE/AMW. Friesland koos deze twee omdat in de eerste situatie alle cliënten met deze dienst in aanraking komen en omdat bij het tweede het om beproefde interventies gaat waarvan de kwaliteit bekend is. Suggestie: relatie tussen ambitie en aanbod moet duidelijker Observatie van de procesbegeleiders De relatie tussen aanbod in de lokale zorg voor jeugd en de maatschappelijke ambitie van de gemeente wordt niet expliciet gemaakt. Er is bij het merendeel van de regio s nog te weinig verbinding tussen de activiteiten van de voorzieningen voor jeugdhulp en het maatschappelijk resultaat. Bij een regio waar deze verbinding wèl aanwezig was en waar de ambities voor alle betrokken ketenpartners helder was, verliep het werken met prestatie-indicatoren succesvoller. Zonder die verbinding is het voor gemeenten lastig om keuzes te maken waar op gestuurd moet worden qua input, realisatie, resultaat en verbetering. Knelpunten De verschillende partijen in een CJG werken elk op eigen wijze aan kerndoelen; over deze doelen is geen consensus. Gemeenten hebben soms wel, soms niet een ambitie geformuleerd. Aanbod is niet gerelateerd aan ambities op gemeentelijk niveau. Ambities zijn niet gebaseerd op cijfers en moeilijk meetbaar. 13

14 Successen en tips Formuleer als gemeente, gezamenlijk met betrokken partijen (dus ook burgers), de ambitie. Gezamenlijk formuleren versterkt de motivatie en betrokkenheid om deze te realiseren. Benut gegevens die verzameld worden (vanuit provinciale ondersteuningsorganisatie zoals de CMO s of landelijke monitors, zoals de staat van de jeugd) voor het gefundeerd formuleren van een ambitie. Bedenk goed hoe het aanbod kan bijdragen aan de maatschappelijke ambitie. Stuur op resultaat dat bijdraagt aan de maatschappelijke ambitie. Dit vraagt van gemeenten om sterker en beter te worden in regievorming en hun rol als opdrachtgever te concretiseren. Bij een heldere collectieve ambitie van gemeente en betrokken partijen en een door de aanbieders duidelijk aangegeven koppeling van aanbod aan die ambitie, is het gebruik van prestatie-indicatoren betekenisvoller. 14

15 3. Meten met prestatie-indicatoren Meerwaarde voorzieningen aantonen Een gemeente kan op twee manieren sturen op de kwaliteit van voorzieningen in de lokale zorg voor jeugd. Allereerst door eisen te stellen aan 'de voorkant', aan programma's en professionals. De kans op effectieve zorg is groter als er gebruik gemaakt wordt van effectieve programma's en professionele hulpverleners. Goede resultaten zijn daarmee nog niet gegarandeerd. Het is daarom eveneens van belang om de resultaten van de hulp zelf met prestatie-indicatoren te meten (Van Yperen en Van der Steenoven, 2011). Met behulp van prestatie-indicatoren is het mogelijk de resultaten van de hulp te meten. Dit maakt het mogelijk om de meerwaarde van deze voorzieningen aan te tonen. Het meten met prestatieindicatoren vraagt om tijd en inspanning van meerdere actoren en kan alleen succesvol zijn al het onderdeel wordt van een kwaliteitscyclus (zie figuur 1). Prestatie-indicatoren Meetlatten die aangeven in welke mate een missie of doel gerealiseerd wordt. Of in welke mate een succesbepalende factor op orde is. Indicatoren moeten iemand of iets in de organisatie informatie geven om te sturen op verbetering. Van Yperen en Van der Steenoven (2011) Monitoring als onderdeel van kwaliteitscyclus Uit de ervaringen in de pilotregio's blijkt dat het aantonen van resultaten in de praktijk niet gemakkelijk is. Ook ervaring in andere sectoren, zoals de jeugdzorg, laten eenzelfde ontwikkeling zien. Succesvolle monitoring wordt gekenmerkt door drie werkzame principes: inbedding, benutting en aansluiting. Monitoring wordt op deze manier een levendige activiteit die kennis oplevert waar je wat aan hebt en waar je ook plezier aan kunt beleven. Met inbedden wordt bedoeld dat instrumenten en procedures worden ingebed in het hulpverlenend handelen. Ze 'komen er niet bij', maar gaan 'deel uitmaken van'. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van bestaande lijsten en deze verbreden naar diensten en producten waarbij nog niet gemeten wordt. Benutten betekent dat uitkomsten zowel in het primaire proces (in de omgang met cliënten en ouders) als in het beleidsproces (van teams, netwerkpartners, gemeenten) worden gebruikt om het effect van de zorg beter in beeld te krijgen en zo nodig te verbeteren. Gegevens blijven zo niet 'in de la liggen', maar komen in 'hoofd en handen'. Bijvoorbeeld door een registratiesysteem in te richten waarbij gegevens op elk gewenst moment en op elk gewenst niveau op te vragen zijn en reflectiemomenten op elk niveau worden ingericht om gegevens terug te koppelen. Om hier van te leren en verbeteracties in te richten. Bij de inhoud en het ontwikkelingsniveau van de producten en diensten die worden geëvalueerd is optimale aansluiting vereist. Dus aansluiten bij wat er al is en van daaruit leren hoe het beter kan (Van Yperen en Veerman, 2008). Vijf stelsel-proof prestatie-indicatoren Op basis van een eerder voorstel van Deloitte heeft het Nederlands Jeugdinstituut in opdracht van de VNG, VWS en V&J vijf indicatoren geoperationaliseerd, waarvan is aan te nemen dat deze hoe dan ook van belang zullen zijn in het nieuwe stelsel; 'stelsel-proof' dus. De concepten zijn getoetst aan de pilotregio's in een aantal sessies. Dit heeft geresulteerd in een geoperationaliseerde set van vijf indicatoren. Over elke indicator is een uitgebreid rapport en een factsheet ontwikkeld (zie het digitale dossier prestatie-indicatoren). In dit verslag zijn deze kort samengevat in box 4 t/m 8. 15

16 Box 4 Prestatie-indicator Tevredenheid over resultaten De mate van tevredenheid van jeugdigen en ouders over de resultaten per dienst of product Tevredenheid biedt informatie over de mate waarin het CJG in staat is vragen van jeugdigen en ouders naar tevredenheid te beantwoorden en biedt aanknopingspunten om de tevredenheid van de resultaten van het aanbod van het CJG te vergroten. Het gaat dus niet over bijvoorbeeld bejegening door medewerkers van het CJG of de bereikbaarheid van een locatie of tevredenheid in het algemeen (Factsheet prestatie indicator 1, januari 2013). Hoe meten? 1. Keuze dienst(en), bijvoorbeeld website: tevredenheid over mate waarin de website een antwoord geeft op vragen van gebruikers. opvoedondersteuning: tevredenheid van ouders en jeugdige(n) over het resultaat van de ondersteuning en zelf verder kunnen na de ondersteuning. 2. Keuze voor een meetinstrumentstelsel-proof inventariseren huidige instrumenten bij partners praktische toepasbaarheid bij diensten betrouwbaarheid en validiteit informanten 3. Keuze voor standaard of periodiek monitoring of steekproefsgewijs combinatie globaal en verdiepend 4. Benutten beoordelen of tevredenheid voldoende is of dat verbeteracties nodig zijn. Box 5 Prestatie indicator Uitval uit aanbod De mate waarin er sprake is van uitval uit aanbod van het CJG Uitval uit aanbod kan gezien worden als signaal over ontevredenheid over het aanbod: ouders die stemmen met de voeten door bijvoorbeeld uit gesprek weg te lopen of niet meer terug te komen op een volgende afspraak. De indicator kan het beste worden gebruikt in combinatie met de indicator 'tevredenheid'. Bij uitval is de 'tevredenheid' vaak niet expliciet bekend. (Factsheet prestatie indicator 2, januari 2013). 16

17 Box 6 Prestatie indicator Vermindering van problematiek De mate waarin jeugdigen en ouders vermindering van problematiek ervaren na ingezette hulp Verminderen van de problematiek kan gezien als ervaren probleem afname in de ogen van jeugdigen of ouders, te meten door hen hierover te bevragen. Of het kan gezien worden als gemeten probleemafnamen, te meten door aanwezigheid van problemen bij start en einde van de hulp vast te stellen door vragenlijsten die problematiek in kaart brengen (Factsheet prestatie indicator 3, januari 2013). Hoe meten? 1. Keuze dienst(en), bijvoorbeeld trajecten bestaand uit meerdere contacten 2. Keuze voor soort meting een meetinstrument ervaren afname van problemen of feitelijke afname van problemen 3. Keuze voor een meetinstrument inventariseren huidige instrumenten bij partners ervaren afname: BESTE voor en nameting vragenlijsten: groot aantal instrumenten beschikbaar t.b.v. verschillend domeinen, doelen, doelgroepen etc. mogelijkheden onderzoeken (t-scores, stepped-assessment). 4. Benutten meten van de afname van problemen geeft meer informatie maar kost veel tijd. Box 7 Prestatie indicator Afname dure zorg De mate waarin de opbouw lokale zorg voor jeugd resulteert in minder vraag naar gespecialiseerde zorg Achterliggend doel van deze indicator is om het alsmaar toenemende beroep op gespecialiseerde jeugdzorg terug te dringen, zodat alle zorg voor jeugd betaalbaar blijft en de gespecialiseerde zorg terecht komt bij degenen die het echt nodig hebben. (Factsheet prestatie indicator 4, januari 2013). Hoe meten? 1. Definiëren lokale of gespecialiseerde zorg Wat zijn onderscheidende kenmerken? 2. Toetsbare criteria vaststellen Voorkomende zorgvormen in de praktijk kunnen labelen als lichte of intensieve zorg. 3. Onderscheidend kenmerk intensiteit en duur van de zorg -> kosten In de praktijk lastig vast te stellen: personeelskosten primair proces, kwaliteitskosten, overhead. 4. Voorstel Start met monitoren van inzet van zorgvormen waarvan aannemelijk is dat het dure zorgvormen betreft: daghulp, dag- en nacht hulp, intensieve ambulante hulp (>30 contacten) en OTS. Helderheid van prijzen creëren: aanbieders van zorg bevragen op duur en intensiteit van trajecten met kosten erbij om op termijn exacter te meten. De kosten moeten zijn berekend volgens een standaard rekenwijze om vergelijkbaarheid mogelijk te maken. 17

18 Box 8 prestatie indicator Zorgcoördinatie Het aantal jeugdigen en gezinnen waarvoor zorgcoördinatie en één gezin, één plan is geregeld Coördinatie van zorg is nodig wanneer meerdere hulpverleners betrokken zijn bij een gezin. Achterliggend doel is dat door optimale samenwerkingsvoorwaarden in de keten wordt bijgedragen aan de effectiviteit van zorg. (Factsheet prestatie indicator 5, januari 2013). Hoe meten? 1. Vaststellen wanneer zorgcoördinatie nodig is en vaststellen wanneer dit geregeld is. (Dit is uiteraard afhankelijk van de instelling.) Nodig: wanneer twee of meer hulpverleners zijn betrokken en het gezin kan (tijdelijk) de zorg niet zelf coördineren. Geregeld: er is één plan volgens het geldende format voor het hele gezin opgesteld. 2. Centraal registeren gegevens welk gezin zorgcoördinatie en één gezin één plan is geregeld wie is de zorgcoördinator. 3. Benutten Periodiek en steekproefsgewijs bij gezinnen onderzoeken of zij behoefte hebben aan zorgcoördinatie en controleren of deze gezinnen voor komen in de standaardregistratie voor professionele zorgcoördinatie. Door registratie standaard afwegen of inzet van zorgcoördinatie nodig is. Meten met indicatoren afhankelijk van context Uit de opgedane ervaringen van de pilotregio's blijkt dat het belangrijk is om goed na te denken welke prestatie-indicatoren op welke wijze gemeten gaan worden. Ter illustratie: het meten van de tevredenheid van telefonische opvoedingsadviezen is wat anders dan het meten van de tevredenheid over een behandelingstraject van een half jaar. In het eerste geval kan wellicht met één vraag volstaan worden: Bent u tevreden met het advies? Bij het behandelingstraject zijn er meerdere aspecten waarop de tevredenheid gemeten kan worden: Sloot de behandeling aan bij de hulpvraag? Kan het gezin na afloop op eigen kracht verder? Et cetera. In box 9 staan aanbevelingen die in de regio Zeist speelden bij het maken van keuzes om prestatieindicatoren te monitoren. Klein beginnen, keuzes leren maken De pilotregio's kregen in het project steeds het advies om klein te beginnen en van daaruit ervaring op te doen met het monitoren en het benutten van prestatie-indicatoren. In tabel 3 staat weergegeven welke prestatie-indicatoren de verschillende pilotregio's in 2013 zijn gaan meten. In de tabel is te zien dat bijna alle pilotregio's tevredenheid over hulp en vermindering van problematiek kozen. Uitval is door geen enkele regio gemeten. De afname van gespecialiseerde zorg en aanwezigheid van zorgcoördinatie is door een enkele pilot uitgekozen. 18

19 Box 9 Voorbeeld Zeist: Keuzes maken Aanbevelingen voor monitoring in Zeist (Wilschut & Meima, 2013) Zorg dat de vraagstelling is aangepast op de doelgroep. Een LVG-doelgroep vraagt een andere manier van meten dan 'normale' kinderen uit andere doelgroepen. Zorg dat de manier van meten is aangepast op de doelgroep. Benut creatieve manieren van meten zoals peerevaluatie, klantenpanels, pop-ups op websites, forums et cetera in het verzamelen van informatie. Stem dit af op de zwaarte van de dienst of product. Zorg dat je over preventieve en lichte diensten of producten zoals voorlichting korte vragen stelt en bij intensievere diensten en producten zoals hulpverleningstrajecten uitgebreider doorvraagt. Hoe complexer het probleem, hoe meer je wilt weten. Zorg dat je preventieve en lichte diensten steekproefsgewijs uitvraagt en intensievere diensten en producten frequent uitvraagt. Zorg dat je met elkaar een norm vaststelt. Wanneer heb je het als CJG goed gedaan? En welke kwaliteitsverbetering is te realiseren. Stel daarin haalbare doelen. Tabel 3. Keuzes voor prestatie-indicatoren van de pilotregio s Pilotregio PI 1: tevredenheid PI 2: uitval PI 3: vermindering problematiek Apeldoorn X X Friesland X X Zeist X X PI 4: minder gespecialiseerde zorg Land van Cuijk X X Meppel X X X Noord-Veluwe X X X PI 5: coördinatie Verschillende type indicatoren De pilotregio's concludeerden gedurende het jaar dat een aantal indicatoren vooral van betekenis zijn in het primaire proces van zorg en een aantal indicatoren vooral waarde hebben op overstijgend niveau. Een deel van de prestatie-indicatoren richt zich vooral op het uitvoerende niveau: tevredenheid over hulp, uitval en vermindering van problematiek. Deze indicatoren kunnen goed worden ingebed in het primaire proces van hulpverlenend handelen en zijn onderwerp om te bespreken met jeugdigen en ouders. De twee indicatoren, coördinatie en de vermindering van vraag naar gespecialiseerde zorg, kunnen beter op een overkoepelend niveau gemeten worden. Voor het primaire proces van zorg aan jeugdigen en ouders zijn dit vooral registratie-indicatoren. Elke voorziening levert hierover informatie aan. De gemeente heeft daarmee zicht op het totale aanbod. 19

20 Verbetering door het gesprek te voeren Alle indicatoren helpen om het gesprek aan te gaan over de kwaliteit van voorzieningen of van de specifieke dienst of het product. Om verbeteringen te realiseren is het belangrijk dat dit gesprek op alle niveaus plaatsvindt: de professionals/hulpverleners die de uitkomsten bespreken met jeugdigen en opvoeders de teams die met dezelfde diensten en producten werken de organisatie, die kan aantonen wat succesvolle hulp- en dienstverlening is. de gemeente, uiteraard als financier, maar ook als verantwoordelijk voor het gemeentelijk jeugdbeleid, kan laten zien of ze succesvol jeugdbeleid voert. Koopt ze de juiste kosteneffectieve voorzieningen in? Op elk niveau is het de uitdaging de Plan-Do-Check-Act-cirkel rond te krijgen: nieuwe verbeteracties formuleren, inrichten, uitvoeren en monitoren. Uiteindelijk moet het er toe leiden dat men gaande weg structureel reflecteert en hiermee de hulp verbetert. Het is een hele onderneming om voor elkaar te krijgen dat de monitoring en verbetercycli op de verschillende niveaus tot stand komen en in elkaar aangrijpen (Van Yperen, 2013). Meten en verbeteren in de keten Centrale ondersteuning vanuit de overheid en brancheorganisatie kan het proces van invoering om monitoring ingebed te krijgen in het dagelijks werk van de lokale zorg voor jeugd versnellen (Roosma, Ooms en Veerman in Veerman en van Yperen, 2008). Momenteel worden nog vanuit verschillende deelsectoren met verschillende monitors gewerkt, zoals binnen de jeugd-ggz, jeugd- en opvoedhulp, JeugdzorgPlus en Forensische zorg. Op uniforme wijze gaan meten maakt resultaten onderling beter vergelijkbaar en bevordert benchmarken. Toch is er geen noodzaak om te wachten op uniforme prestatie-indicatoren. Het gaan meten en verbeteren vraagt in eerste instantie vernieuwing bij alle betrokkenen. Wanneer ervaring is opgedaan met monitoren en de meet-en-verbeterbeweging is doordrongen in de lokale zorg voor jeugd, is afstemming tussen sectoren veel gemakkelijker dan wanneer men nog geen enkele ervaring heeft met meten. Meer informatie over prestatieindicatoren Algemeen: Deelsectoren: Jeugdgezondheidszorg Centra voor Jeugd en Gezin Jeugd- en opvoedhulp Jeugd-ggz Jeugd-lvb JeugdzorgPlus Forensische zorg Passend onderwijs en ZAT's Suggestie: het monitoren van prestatie -indicatoren vergt maatwerk Observatie van de procesbegeleiders Er is niet één manier waarmee de vijf prestatie-indicatoren gemeten kunnen worden voor alle diensten en producten die geboden worden in de lokale zorg voor jeugd. Het meten met de prestatie-indicatoren is onder meer afhankelijk van het aanbod (hoe zwaar is het, op welke doelgroep richt het zich), van de wijze van meten (steeksproefsgewijs of routinematig; oppervlakkig of diepgaand) en van de normen die gesteld zijn. Knelpunten Sommige PI's meet je in uitvoerende hulp, sommige op overstijgend niveau Sommige PI's zijn meer 'registratie' indicatoren, anderen echte 'verbeter' indicatoren. PI 'Uitval' spreekt niet aan, sluit niet goed aan bij de context. 20

21 Successen en tips Ga vooraf goed na welke PI je op welke wijze wil monitoren bij welke producten of diensten. Het vergt maatwerk en daarmee ook goed zicht op de materie. Maak van uitval ook no shows bij afspraken, koppel uitval aan tevredenheid. Jeugdigen en ouders kunnen stemmen met de voeten : door niet (meer) te komen op een afspraak laten ze zien niet tevreden te zijn. Sluit aan bij 'wat werkt' in monitoring van de PI s door gebruik te maken van gevalideerde en betrouwbare instrumenten en methoden. Conceptueel begrip van monitoring van PI is nodig, zoals kennis over onderzoek doen, statistiek, duiding van cijfers. Haal de ruis uit formulering: zo wordt er gesproken over het ervaren van vermindering van problematiek, maar de gemeente wil weten of het beter gaat met haar jeugd. Herformuleer je resultaten afhankelijk van de communicatie met wie. Bedenk dat je niet alleen meet voor de gemeente. De burger en de professional willen weten waarom er wordt gemonitord: maak de vertaalslag naar de werkvloer. Benut de onderzoekers bij de gemeente of de organisaties. Het beschikken over kennis van onderzoeken en meten is een voorwaarde in het gehele proces. Het werken met prestatie-indicatoren in de lokale zorg voor jeugd vraagt om het maken van slimme keuzes in de wijze van meten. Een goede afstemming van taal tussen betrokkenen en een gezamenlijke duiding van de cijfers is belangrijk. De inzet van expertise op het gebied van onderzoek is geen overbodige luxe. Box 10 Oproep tot monitoren (Van Yperen, 2013) Primair proces: Organisatie: Gemeente: Ga monitoren, het past bij professioneel werken. Bespreek uitkomstgegevens zoveel mogelijk met jeugdigen en opvoeders. Formuleer collectieve ambities met jeugdigen en hun opvoeders, hulp- en dienstverleners, management en bestuur, die aangeven wat succesvolle hulp- en dienstverlening is. Gebruik monitors om een beeld te vormen over de staat van de jeugd, formuleer collectieve ambities met de maatschappelijke partners en spreek af wat de resultaten moeten zijn. 21

22 4. Aan de slag Implementeren van monitoring Implementatie van een vernieuwing, zoals het monitoren van prestatie-indicatoren, vraagt om een cyclische aanpak. Het PDCA model kan ook hier worden toe gepast, met een ander doel. De stappen vraag bepalen en analyseren gaan vooraf aan het inrichten (plan), uitvoeren (do), monitoren (check) en aanpassen (act) van een plan, zie figuur 2. Figuur 2 Cyclisch proces van implementatie van monitoring van prestatie-indicatoren Vraag bepalen en analyseren ambities scherp stellen en verbinden aan concrete te meten resultaten betrokkenen vaststellen (uitvoerings- en ambtelijk niveau) nulmeting benutten om huidige en gewenste situatie in kaart te brengen haalbare doelen stellen succesfactoren bepalen strategie bepalen Uitvoeren, monitoren, aanpassen Hoewel deze stappen later aan de orde zijn, is het bij inrichten van belang om rekening te houden met hoe monitoring PI integreren in basisteams (instrumenten, registratiesysteem, randvoorwaarden) organiseren evalueren successen vieren bijsturen, verankeren Inrichten plannen aanscherpen a.d.h.v. 5 kernprocessen 1. het logistieke proces 2. het methodische proces 3. het technische proces 4. het statistische proces 5. het communicatieve proces betrokkenen inschakelen draagvlak creëren op zowel uitvoerings- en ambtelijk niveau Randvoorwaarden Uit ervaring in andere deelsectoren komt naar voren dat een aantal randvoorwaarden van belang zijn om het monitoren van prestatie-indicatoren tot een succes te maken. Voor de deelnemende pilotregio's werd daarom een aantal voorwaarden gesteld aan deelname aan het deelproject: Een door directie en management gedragen ambitie om monitoring onderdeel te laten zijn van de kwaliteitssystematiek. Uiteraard kan deze ambitie via verschillende paden en binnen verschillende termijnen worden bereikt. Bijvoorbeeld door eerst te beginnen met één soort dienst om vervolgens deze ervaringen te gebruiken voor een verdere uitrol. Een projectleider aanstellen om deze ambitie te realiseren. Aangezien het een hele uitdaging blijkt te zijn monitoring op te starten, is het belangrijk dat iemand hiervoor (eind)verantwoordelijk is. Een projectgroep van sleutelfiguren samenstellen op de kernprocessen (logistiek, methodiek, techniek, statistiek en communicatie). Hierdoor zijn bij alle processen die van belang zijn om monitoring op te starten mensen betrokken die kunnen meedenken in wat werkt en wat hiervoor nodig is. Mogelijkheden om structureel te investeren in mensen en middelen. 22

23 Gedurende het jaar bleken de genoemde randvoorwaarden niet altijd op orde. De gedragen ambitie was weliswaar bij alle gemeenten aanwezig, maar niet altijd concreet genoeg. Ook kreeg monitoring van prestatie-indicatoren niet altijd prioriteit naast alle andere thema's die speelden in het kader van de transitie van de jeugdzorg. In elke regio is het gelukt is om een projectleider aan te stellen en verantwoordelijk te maken voor de monitoring. Echter, het mandaat van de projectleider reikte vaak niet ver genoeg. Het CJG is geen op zich zelf staande organisatie maar moet meer beschouwd worden als netwerk. Verschillende partijen werken samen maar het ontbreekt vaak aan eenduidige sturing. De pilotregio's hebben ervaren dat er een projectgroep nodig is die de bestuurlijke leiding neemt, en daarbij inhoudelijk en conceptueel de kennis heeft over het monitoren. Er waren beperkte mogelijkheden tot het structureel investeren in mensen en middelen om het monitoren met prestatie-indicatoren ingebed te krijgen. Draagvlak betrokkenen is continu punt van aandacht De grote hoeveelheid betrokkenen vanuit netwerkpartners en gemeentelijke organisatie heeft er bij de pilotregio's toe geleid dat het nodig was om de stappen 'vraag bepalen en analyseren' en 'inrichten' met meerdere betrokkenen te doorlopen. Steeds was het nodig om met een specifieke groep betrokkenen ambities te verduidelijken, doelen te stellen en draagvlak te creëren. Hierbij maakt het ook nog uit of het monitoren opgezet wordt vanuit één gemeente of vanuit een samenwerking met meerdere gemeenten of zelfs een hele provincie. De deelnemers vanuit de meeste pilot-regio s hebben het opzetten van monitoring in hun regio vaak ervaren als het doen van twee stappen vooruit en een stap terug, wanneer zij na een succesvolle periode opnieuw draagvlak moesten creëren bij een nieuwe groep betrokkenen. Twee voorbeelden laten zien dat het goed mogelijk is om het draagvlak voor monitoren van prestatie-indicatoren te verkrijgen en te verankeren bij de verschillende betrokkenen: In Friesland was er van begin af aan het besef dat het meten van resultaten van het CJG van belang is. Alle gemeenten in Friesland zijn verenigd in een bestuurlijke en ambtelijke structuur en hebben ervoor gekozen het onderwerp monitoren van prestatie-indicatoren gezamenlijk vorm te geven. Een werkgroep is aan de slag gegaan. Zij hebben daarbij niet met één bestuurlijke macht te maken, maar een stevige samenwerking tussen 24 gemeenten. In Apeldoorn was er structureel overleg op verschillende niveaus georganiseerd, waardoor het monitoren met prestatie-indicatoren gestructureerd en stapsgewijs op alle niveaus besproken kon worden (zie box 11). Door deze overlegvormen was er steeds aandacht voor gezamenlijke doelen en ambities van het monitoren van prestatie-indicatoren. Ook de daadwerkelijke uitvoering van het meten werd met elkaar gedeeld en er was mogelijkheid tot uitwisseling. Box 11 Voorbeeld Apeldoorn: diverse overlegvormen Door diverse overlegvormen was er structureel uitwisseling over het meten met prestatie-indicatoren en de mogelijkheid om van elkaar te leren. De verschillende overlegvormen: 1. Platform jeugdbeleid Apeldoorn 2. Strategisch CJG overleg 3. Operationeel CJG overleg (werkgroep) 4. CJG overleg professionals 23