Zo doen we dat bij Alliander

Transcriptie

1 Zo doen we dat bij Alliander Gedragscode iedereen energie

2 Contactinformatie Voor algemene vragen kan je terecht bij je leidinggevende en de HR Business Partner van je bedrijfsonderdeel Voor ongewenst gedrag ongewenst gedrag deel je met je leidinggevende. Je leidinggevende neemt dan contact op met het fraudemeldpunt van Alliander; Pim van den Ent ( , of Liliane Naalden-de Jager ( , Voor verlies, diefstal of vernietiging van bedrijfsinformatie ICT Servicedesk Voor beschadiging of verlies van bedrijfseigendommen ICT Servicedesk Voor onveilige en/of ongezonde situaties, bijna-ongevallen en milieu-incidenten melden bij je leidinggevende en samen een melding maken in incidentenmeldsysteem AIMS Voor ongewenste omgangsvormen daarvoor kan je terecht bij de vertrouwenspersoon van je bedrijfsonderdeel Bij geweld in huiselijke kring of door klanten de vertrouwenspersoon van jouw bedrijfsonderdeel (kijk op Alliander online onder HRM > Omgangsvormen) of de arbo arts (Arbodienst Achmea Vitale ) 2

3 Inhoudsopgave Voorwoord - Samen zijn we Alliander 5 1. Omgaan met elkaar 6 De praktijk & de regels 7, Fatsoen en respect 1.2 Ongewenste omgangsvormen 1.3 Alcohol en drugs 1.4 Roken 2. Omgaan met zakenpartners en balans in zakelijk en privébelang 9 De praktijk & de regels 10, Omgaan met zakenpartners Algemeen Geschenken aanbieden Geschenken ontvangen 2.2 Zakelijk en privébelang 2.3 Representatie van Alliander 2.4 Nevenfuncties 2.5 Mededingingsregels 3. Omgaan met informatie 14 De praktijk & de regels 15, 16, Geheimhouding Bedrijfsgegevens Gegevens medewerkers 3.2 Informatie vertrouwelijk behandelen 3.3 Contacten met de pers, media, (financiële) marktpartijen en overige partijen 3.4 Misstanden melden 3.5 Verlies of vernietiging melden 4. Omgaan met bedrijfseigendommen 18 De praktijk & de regels 19, 20, Bedrijfsmiddelen en -materialen 4.2 Telefoongebruik 4.3 Gebruik van de laptop en pda 4.4 gebruik en -gedrag 4.5 Internetgebruik 4.6 Social Media 4.7 Omgaan met bedrijfsapplicaties 4.8 Bedrijfs- en lease-auto s 4.9 Verhalen van schade bij beschadiging, verlies of diefstal van bedrijfsmiddelen 5. Omgaan met veiligheid, gezondheid en milieu 22 De praktijk & de regels 23, Veiligheid en gezondheid Kennisnemen van veiligheids- en gezondheidsinstructies Meldingsplicht onveilige en/of ongezonde situaties, ongevallen en bijna-ongevallen 5.2 Milieu wet- en regelgeving en werkinstructies 5.3 Meldingsplicht milieu-incidenten 3

4 Europese wet- en regelgeving Alliander visie, missie en kernwaarden Nederlandse wet- en regelgeving Alliander governance manual CAO Energie Alliander richtlijnen en beleid, o.a. Reglement voor werkzaamheden t.b.v. Liander Gedragscode informatiebeveiliging Regeling ongewenste omgangsvormen Privacybeleid Gedragscode Zo doen we dat bij Alliander Onderzoeksprotocol Zo onderzoeken wij mogelijk ongewenst gedrag Sanctioneringsbeleid Zo gaan wij om met ongewenst gedrag 4

5 Samen zijn we Alliander Voorwoord Alliander wil de beste dienstverlener voor haar klanten zijn en daarnaast staan we voor een betere samenleving in de regio s waarmee we verbonden zijn. Daarbij gaat het niet alleen om goede service en producten, maar vooral ook om hoe we ons werk doen. Onze kernwaarden betrokken, betrouwbaar en de beste staan hierin centraal. Regels én gezond verstand Als Alliander-medewerkers 1 vormen we samen het gezicht van Alliander. Als collega s zorgen wij dat wij open, eerlijk en respectvol met elkaar omgaan. Gezond verstand staat daarbij centraal. We behandelen onze collega s, klanten en relaties op een manier waarop we zelf ook behandeld willen worden. We helpen elkaar als dat nodig is. Zo steken we onze energie niet alleen in concrete resultaten maar ook in hoe we ons werk samen doen. Om betrokken, betrouwbaar en de beste te kunnen zijn, houden we ons natuurlijk aan de regels van de overheid. Bovendien hebben we als Alliander aanvullende richtlijnen opgesteld, om duidelijk te maken wat wij van medewerkers verwachten. Niet om medewerkers in een vast keurslijf te dwingen, maar om duidelijk te maken hoe wij binnen Alliander ons werk doen. Vandaar deze gedragscode Zo doen we dat bij Alliander. Zodat we betrokken, betrouwbaar en de beste zijn en blijven. De regels en de praktijk In de Alliander gedragscode is formeel vastgelegd hoe we omgaan met zakenpartners, zakelijke en privébelangen, bedrijfseigendommen, bedrijfsinformatie, veiligheid en omgangsvormen binnen Alliander. Deze zakelijke regels verduidelijken we met praktijkvoorbeelden. Zo hopen we duidelijke handvatten te geven voor hoe wij zaken doen als Alliandermedewerkers. Samen werken aan een veilige werkomgeving De regels in de gedragscode zijn niet vrijblijvend. Regels zijn er om nageleefd te worden. Je mag er collega s op aan spreken en je mag er zelf op aangesproken worden. Zo beschermen we klanten, relaties, de reputatie van Alliander én elkaar. Zo zorgen we samen voor een veilige en prettige werkomgeving. Mocht er onduidelijkheid zijn over Zo doen we dat bij Alliander of je hebt vragen, dan kan je terecht bij je HR Business Partner. Juni Namens de Raad van Bestuur Alliander, Peter Molengraaf Mark van Lieshout Ingrid Thijssen 1 Alliander-medewerkers zijn medewerkers met een dienstverband met Alliander en haar dochters, of externe medewerkers die werkzaam zijn voor Alliander of haar dochters. 5

6 1. Omgaan met elkaar Een goede werksfeer is erg belangrijk. Als collega s zorgen wij daar samen voor door open, eerlijk en respectvol met elkaar om te gaan. Gezond verstand staat daarbij centraal. We behandelen onze collega s, klanten en relaties op een manier waarop we zelf ook behandeld willen worden. We helpen elkaar als dat nodig is. Ongewenst gedrag kan gemeld worden bij een vertrouwenspersoon. Maar we spreken elkaar ook aan op gedrag dat niet door de beugel kan. Samen bepalen we de sfeer en ons werkklimaat. Alcohol en drugs zijn taboe tijdens het werk. Ook voor en na het werk, als dat gebruik van invloed kan zijn op de uitoefening van je werk. 6

7 De praktijk Eén van mijn collega s wordt voortdurend gepest door mijn directe collega s. Mijn teamleider ziet dit ook, maar doet er niets aan. Wat moet ik doen? Spreek zelf je collega s hier op aan. Bespreek je zorgen ook met je teamleider. Als dat niet helpt, meld de pesterijen dan bij de vertrouwenspersoon van jouw bedrijfsonderdeel. De namen en telefoon-nummers kun je vinden op Alliander online. Deze persoon is opgeleid om hiermee om te gaan en heeft daarmee ervaring. Je kunt erop vertrouwen dat de vertrouwens-persoon jouw melding uiterst zorgvuldig behandelt. Tijdens een borrel na het werk zie ik een collega stevig doordrinken. Moet ik daar iets van zeggen? Je mag je collega aanspreken op zijn alcoholgebruik. Als je collega per ongeluk echt te veel gedronken heeft, help hem dan en zorg dat hij veilig thuiskomt. Ik mag een feestelijke bijeenkomst organiseren om een succesvol project af te sluiten. Daarbij zullen ook externe gasten aanwezig zijn. Mag ik daar alcoholhoudende drankjes laten serveren? Overleg met je leidinggevende of er alcoholhoudende dranken geschonken mogen worden. Onlangs ben ik tijdens mijn werk bedreigd door een klant. Ik voel me minder veilig in mijn werk dan voorheen, wat moet ik nu doen? Alliander accepteert geen enkel mentaal of fysiek geweld tegen haar medewerkers. Belangrijk is dat je je ervaringen deelt met je leidinggevende, en dat je niet zelf met het probleem blijft rondlopen. Wil je er liever met iemand anders over praten, dan kun je ook altijd contact opnemen met de bedrijfsarts, de bedrijfsmaatschappelijk werker of een vertrouwenspersoon. In overleg met Alliander kun je overwegen aangifte te doen van het strafbare feit. Het gaat al een tijdje niet goed met mijn collega. Vanochtend had ze een blauw oog, volgens haar door een ongelukje. Ik denk dat ze thuis een klap heeft gehad. (Huiselijk) geweld komt helaas voor in de relatiesfeer bij mensen. Als je redenen hebt om te vermoeden dat je collega te maken heeft met huiselijk geweld, dring jezelf dan niet op maar bespreek je dilemma met een vertrouwenspersoon van Alliander. Samen kun je overleggen wat in deze situatie het beste is om te doen. 7

8 De regels 1.1 Fatsoen en respect Alliander staat erop dat wij als medewerkers integer handelen, dat staat ook verankerd in onze visie, missie en kernwaarden. Integer handelen betekent dat we ons houden aan de aan onze functie verbonden geschreven én ongeschreven normen. Geschreven normen zijn onder andere te vinden in deze gedragscode, de arbeidsovereenkomst en in de Nederlandse wetgeving. Alliander gaat ervan uit dat wij deze normen kennen en dat we bij ons handelen fatsoensregels op basis van gezond verstand in acht nemen. Alliander staat er eveneens op dat we, op welk niveau en op welke positie dan ook, respectvol met elkaar samenwerken. Wij luisteren naar elkaar, verkondigen eerlijk en opbouwend onze mening en geven elkaar de ruimte en de gelegenheid om er eigen standpunten en ideeën op na te houden. Wij behandelen elkaar zoals wij zelf behandeld willen worden. Uiteraard geldt deze regel ook in de communicatie met klanten, zakenpartners en andere externe partijen. 1.3 Alcohol en drugs Het is niet toegestaan tijdens werktijden alcohol of drugs (of andere bedwelmende middelen) te gebruiken. Onder werktijden wordt verstaan alle gebruikelijke diensturen, inclusief bereik-baarheidsdiensten en aanwezigheidsdiensten. Tevens is het gebruik van alcohol of drugs voor of na het werk niet toegestaan indien dit van invloed is op het werk. 1.4 Roken Het is niet toegestaan om in en om de gebouwen van Alliander te roken anders dan in de daartoe door Alliander aangegeven beschikbare plaatsen. Uiteraard is het roken op of in de nabijheid van een werkplek waar dit direct gevaar kan opleveren ten strengste verboden. 1.2 Ongewenste omgangsvormen Wij onthouden ons van elke vorm van ongewenste omgang. Onder ongewenste omgangsvormen valt elke vorm van gedrag waarbij verbaal, fysiek of non-verbaal de persoonlijke integriteit van de ander wordt aangetast. Door bijvoorbeeld pesterijen, discriminatie, seksuele intimidatie, racisme, agressie en (verbaal) geweld. Het vestigen van gezag en/of populariteit ten koste van een ander is binnen Alliander uit den boze. Wij stellen ons op de hoogte van de binnen Alliander geldende klachtenprocedure en maken conform die procedure melding van ongewenst gedrag. Elk onderdeel van Alliander heeft een vertrouwenspersoon waar we meldingen in vertrouwen kwijt kunnen. 8

9 9

10 2. Omgaan met zakenpartners en balans in zakelijk en privébelang Alliander doet op een eerlijke manier zaken. Wij zorgen ervoor dat wij in ons werk onafhankelijk blijven. Want alleen zo kunnen we betrouwbaar, betrokken en de beste zijn en blijven. Wij laten ons dan ook niet in met omkoping of smeergeld en zijn terughoudend in het geven en ontvangen van relatiegeschenken. Maar wat is precies terughoudend? Wanneer weiger je een geschenk en wanneer neem je het wel aan? Overleg in elk geval altijd met je direct leidinggevende. Wij schakelen leveranciers of zakenpartners nooit in om onze eigen richtlijnen te omzeilen. Wij stimuleren deze zakenpartners om zich maatschappelijk verantwoord te gedragen. Alliander wil zelf immers ook als maatschappelijk verantwoorde partner gezien worden. Onze privébelangen laten we nooit meewegen in zakelijke contacten. Daarmee tasten we mogelijk onze onafhankelijkheid en zuiverheid aan. Wij zijn ons er dan ook altijd van bewust dat we als medewerkers Alliander vertegenwoordigen. Wij vormen samen het visitekaartje van Alliander en daarbij past een eerlijke, representatieve en betrouwbare uitstraling en houding. 10

11 De praktijk Het bedrijf van een vriend van mij zou een goede leverancier voor Alliander zijn. Mag ik een offerte aanvragen of een proefopdracht verstrekken? Nee, leveranciers worden geselecteerd door de afdeling Inkoop. Suggesties voor goede nieuwe leveranciers kun je altijd doorgeven aan de collega s van de afdeling Inkoop. Mag ik de jaarlijkse kerst- en nieuwjaarsgeschenken accepteren? Je mag geschenken accepteren als blijkt dat de schenker nooit op de aantasting van jouw onafhankelijkheid uit geweest kan zijn. En dan gaat het om bijvoorbeeld de waarde en de aard van het geschenk. Geschenken waarmee de waardering voor een goede relatie wordt uitgedrukt, zijn acceptabel als de geld-waarde daarvan binnen redelijke proporties blijft. Je kunt bij twijfel altijd met je leidinggevende overleggen. Je leidinggevende kan besluiten om een register van ontvangen geschenken bij te houden om transparant te maken wie, wat van wie ontvangt. Een leverancier van technische materialen, die al jaren een relatie heeft met Alliander, nodigt mij uit voor een concert van een Nederlandse artiest in het Gelredome. Als medewerker van Alliander maak ik veel gebruik van de technische materialen van deze leverancier. Mag ik naar het concert gaan? Wanneer het aanbod van het kaartje wordt gedaan in een periode waarin met deze leverancier inkooponderhandelingen spelen, is het accepteren van het kaartje niet toegestaan. Wanneer dit niet het geval is, vraag je dan af of het kaartje een materiële gift is. Een gift is materieel als het mogelijk je onafhankelijk heid aantast of daar de schijn van heeft. Bespreek het aanbod in elk geval met je leidinggevende. Op Alliander online heb ik gezien dat ik bij Centerparcs met korting een vakantie mag boeken. Vanuit mijn functie heb ik regelmatig zakelijk contact met Centerparcs. Mag ik gebruik maken van deze korting? Ja dat mag, want de aanbieding geldt voor alle Alliandermedewerkers. Jij hoeft daarom niet het gevoel te hebben iets te moeten terugdoen richting je contactpersoon bij Centerparcs. Ik ben in gesprek met een kantoor- en interieurinrichter over het herinrichten van de Alliander-vestigingen. Zelf heb ik offertes aangevraagd bij verschillende bedrijven voor een nieuwe inrichting bij mij thuis. Het interieur-inrichtingsbedrijf van Alliander komt daar als meest gunstige aanbieder uit. Ga ik met dit bedrijf in zee? Als je vanuit jouw Alliander-positie een relatie met dit bedrijf onderhoudt, moet je een offerteaanvraag bij hen achterwege laten. Als dat niet zo is, moet je je altijd afvragen of je als Alliander-medewerker een bijzondere behandeling van dit bedrijf krijgt vanwege de relatie die zij met ons onderhouden. Bepaal in alle gevallen samen met je leidinggevende of dat zo is en of je de offerte moet afwijzen en een keuze voor een andere leverancier moet maken. 11

12 De regels 2.1 Omgaan met zakenpartners Algemeen Het is niet toegestaan om bij onderhandelingen in het kader van je functie-uitoefening met zakenpartners de marktmacht van Alliander te misbruiken Geschenken aanbieden Alliander heeft een pakket van relatiegeschenken waar je als medewerker gebruik van kunt maken, uitsluitend in overleg met je leidinggevende. Buiten het pakket is het ook mogelijk om een zakenpartner geschenken of attenties aan te bieden, maar altijd met toestemming van de leidinggevende Geschenken ontvangen Overleg het ontvangen van geschenken (waaronder giften, attenties, aanbiedingen en het deelnemen aan evenementen op kosten van zakenpartners) altijd met je leidinggevende. Het is niet toegestaan om geschenken van materiële omvang van zakenpartners te accepteren die de onafhankelijkheid van de individuele medewerker aantasten. Dit verbod geldt zowel als je in functie bent als in privézaken. De materialiteit van een geschenk wordt onder andere bepaald door je eigen positie, de waarde en aard van de gift, het moment van ontvangst en eventuele andere omstandigheden. Wees terughoudend en transparant bij het accepteren van geschenken. 2.2 Zakelijk en privébelang In externe zakelijke contacten handelen we altijd onafhankelijk en professioneel met het belang van Alliander voor ogen. We zorgen dat iedere schijn van aantasting van deze onafhankelijkheid en professionaliteit wordt vermeden. 2.3 Representatie van Alliander Wij zijn ons bewust van het feit dat wij Alliander op vele manieren vertegenwoordigen en houden hiermee rekening in onze representatie. Dit betekent dat wij voorkomend zijn; in woord, gedrag en verschijning. Daarnaast houden wij ons aan de geldende Procuratieen Mandateringsregelingen zodat vertegenwoordigersbevoegdheid naar derden juist wordt gerepresenteerd. 2.4 Nevenfuncties Voor het aanvaarden van een nevenfunctie vraag je schriftelijk toestemming aan je leidinggevende. Het is niet toegestaan nevenfuncties te aanvaarden die een goede uitoefening van je werk belemmeren. Ook is het verboden dat bij uitoefening van nevenfuncties de schijn van aantasting van onafhankelijkheid en/of professionaliteit bij de uitvoering van je werk kan ontstaan. Wij weigeren of leggen een reeds aanvaarde functie neer, als voortzetting daarvan leidt tot de hierboven bedoelde schijn. Of als Alliander-belangen op andere wijze geschaad worden. 2.5 Mededingingsregels Alliander mag haar positie als één van de grootste netwerkbedrijven niet misbruiken. Daarnaast is het niet toegestaan om activiteiten te ontplooien die de mededinging verhinderen, beperken of vervalsen. De Europese Commissie, de Autoriteit Consument en Markt en de Energiekamer houden hierop toezicht. Inbreuk op het mededingings recht moet vermeden worden. Wij zijn op de hoogte van de notitie Alliander en Mededinging. Het is verboden om zakelijke relaties te gebruiken voor privébelangen. Wij zien af van privétransacties met relaties van Alliander als daardoor de schijn van ongeoorloofde beïnvloeding kan ontstaan. We handelen niet met voorkennis. Je organiseert je werk op dusdanige wijze dat verstrengeling van zakelijk en privébelang niet voor kan komen. In geval van twijfel, overleg de situatie altijd met je leidinggevende. 12

13 13

14 3. Omgaan met informatie Wij gaan zorgvuldig en integer om met informatie en gegevens die wij als organisatie gebruiken. Dit betekent dat de gegevens die wij vanuit onze eigen functie verstrekken betrouwbaar zijn. Maar dat houdt ook in dat wij informatie van collega s of derden vertrouwelijk behandelen. Zo mogen klant- en personeelsgegevens niet op straat komen te liggen. Een eventuele informatievoorsprong op grond van ons werk gebruiken wij correct. Informatie wordt nooit misbruikt, niet voor zakelijke en niet voor privédoeleinden. Het contact met de media verloopt alleen in overleg met collega s van Woordvoering & PA. Op die manier houden we de informatievoorziening vanuit Alliander helder en eenduidig. Vanwege de bijzondere positie die Liander als netbeheerder inneemt, zijn we gebonden aan de strenge regels van de Elektriciteitswet en de Gaswet. Zo delen wij bijvoorbeeld geen informatie over klanten en over de aard van onze werkzaamheden met personen voor wie deze informatie niet bestemd is. Verantwoordelijk zijn voor een integere en zorgvuldige informatievoorziening houdt ook in dat we verlies of vernietiging van bedrijfsinformatie of informatiedragers zoals USB-sticks of laptops direct melden. Ook vragen we je collega s en jou om misstanden of mogelijke misstanden direct te melden. 14

15 De praktijk Een kennis vraagt op een verjaardag belangstellend door over mijn werk. Maar ik weet niet precies welke informatie wel of niet gevoelig is. De informatie die je kunt geven over Alliander verschilt van persoon tot persoon, omdat iedereen op een andere plek werkt en vanuit zijn eigen context informatie zal geven. Maar over het algemeen kun je informatie geven over wat we doen en de wijze waarop wij ons bedrijf organiseren. Informatie over klanten, inkoopprijzen en marktstrategieën mogen nooit aan derden worden meegedeeld. Het is belangrijk om je altijd bewust te zijn met wie je spreekt en waarom deze persoon de informatie vraagt. Vanwege de bijzondere positie die Liander als netbeheerder inneemt zijn we gebonden aan strenge regels die zijn vastgelegd in de Elektriciteitswet en de Gaswet. Praat daarom nooit inhoudelijk met derden over het werk als daarbij de kans bestaat dat je informatie geeft die niet voor hen bestemd is. Ik word geïnterviewd door het plaatselijke huis-aan-huisblad, waarbij ook gevraagd wordt naar mijn werk. Mag ik daarop zomaar antwoorden geven? Alliander staat positief tegenover dit soort verzoeken. Omdat alle contacten met de media over Alliander via het team Woordvoering & PA lopen dien je in alle gevallen met hen te overleggen. Afhankelijk van hoe gedetailleerd de vragen over Alliander zijn, zullen de woordvoerders samen met jou meedenken over de juiste boodschap over Alliander aan de lezers. Uiteraard moet je altijd voorkomen dat je informatie geeft die je niet had mogen delen. Ook daarover kan Woordvoering & PA je adviseren. Via een relatie heb ik een USB-stick ontvangen.kan ik die gebruiken? Voor de veiligheid van onze systemen en informatie vragen we je geen (gratis) USB-sticks te accepteren, omdat deze met kwalijke bedoelingen kunnen zijn verstrekt. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om vertrouwelijke bedrijfsinformatie op afstand te downloaden via software die op een USB-stick is geplaatst. Mag ik mijn digitale handtekening altijd gebruiken als ik een brief of verstuur? Wanneer je vanuit je functie een brief, mailing of verstuurd, mag je gebruik maken van je digitale handtekening. Realiseer je daarbij altijd dat je vanuit Alliander of Liander communiceert, ook al gaat het om een intern bericht. Dat betekent dat de inhoud van de brief of zorgvuldig, netjes en betrouwbaar is. Gebruik van een digitale handtekening van een collega is niet toegestaan. Als je een mailing verstuurt met de digitale handtekening van je leidinggevende, dan moet je zijn/haar toestemming kunnen overleggen. Mag ik op mijn eigen social media melden dat ik voor Alliander werk? Vanzelfsprekend mag je melden waar je werkt, maar blijf altijd alert op wat je meldt. Plaats geen informatie op internet die te herleiden is naar Alliander, haar klanten of leveranciers. Mogelijk ongenoegen over (werken bij) Alliander, collega s of klantrelaties deel je met je direct leidinggevende en betrokkenen, en deel je niet via online communities op internet. Wat wordt bedoeld met geheimhouding met betrekking tot het verrichten van werkzaamheden voor Liander voor mijn werk? De geheimhouding heeft betrekking op eigenlijk alle informatie over klanten, leveranciers en partners van Liander, maar ook over de aard van de werkzaamheden die je verricht. Vanwege de bijzondere positie die Liander als netbeheerder inneemt, zijn we gebonden aan strenge regels die zijn vastgelegd in de Elektriciteitswet en de Gaswet. Praat daarom nooit inhoudelijk met derden over het werk als daarbij de kans bestaat dat je informatie geeft die niet voor hen bestemd is. Zeker als het bijvoorbeeld informatie betreft over industrieterreinen of uitbreiding bij grootverbruikers. Deze informatie kan terecht komen bij een leverancier of andere partij die in concurrentie met anderen weer bevoordeeld zou kunnen worden. Deze klant- en marktinformatie mag nooit aan derden verteld worden. 15

16 De praktijk (vervolg) Ik ben als monteur bij een grote storing aan het werk en een toeschouwer vraagt wat er aan de hand is. Mag ik antwoord geven? Geef nooit inhoudelijk commentaar over de aard of oorzaak van de storing. Daarvoor heeft Alliander speciale woordvoerders in dienst. Wees ook alert op omstanders als je ter plaatse met een collega overlegt. Zonder dat je het realiseert kunnen omstanders informatie verkeerd interpreteren of gebruiken. Wees dus voorzichtig en zoek indien nodig even een rustige plek om met je collega s te overleggen. Een onderzoeksbureau vraagt voor een onderzoek de afdeling HRM naar gedetailleerde gegevens over medewerkers. Geeft Alliander die zomaar? Binnen Alliander gaan we uiterst zorgvuldig om met de persoonlijke gegevens van medewerkers. Hoe we daarmee omgaan is vastgelegd in het privacybeleid HRM, dat is gebaseerd op de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Een van die afspraken is dat leveranciers geen persoonlijke gegevens van medewerkers ontvangen, tenzij daar nadrukkelijk toestemming voor is gegeven door de betreffende medewerker. 16

17 De regels 3.1 Geheimhouding Bedrijfsgegevens Maak altijd een goede belangenafweging voordat je Alliander-informatie verspreidt of deelt. Informatie wordt alleen verstrekt aan degene(n) voor wie deze informatie is bestemd. Je zorgt er dus voor dat informatie niet op ongewenste plekken of bij ongewenste personen terecht komt. Dit is in lijn met het geheimhoudingsbeding dat in jouw arbeidscontract is opgenomen. Vanwege de bijzondere positie die Liander als netbeheerder inneemt, zijn we gebonden aan strenge regels die zijn vastgelegd in de Elektriciteitswet en de Gaswet. Wat die regels precies inhouden, is beschreven in het Reglement voor werkzaamheden ten behoeve van Liander N.V. Dit Reglement bevat regels waaraan je je als medewerker moet houden, om discriminatie te voorkomen bij de uitoefening van de taken en bevoegdheden van Liander. Je mag op geen enkele wijze bedrijven, die behoren tot de Alliander-groep, anders behandelen dan bedrijven, die niet daartoe behoren. Ook ben je verplicht tot geheimhouding: dat betekent dat je niet - zonder toestemming van Liander - aan derden zaken en gegevens openbaar mag maken of mededelingen mag doen daarover, die je door je werk bekend zijn en waarvan je weet dat die vertrouwelijk zijn of waarvan je kunt bedenken dat die vertrouwelijk zijn. Je kunt ervan uitgaan dat toestemming van Liander is gegeven wanneer je de hierboven genoemde informatie aan een collega geeft, die die informatie moet hebben voor zijn werk bij Liander en die die informatie ook alleen maar voor dat werk mag gebruiken. De geheimhouding gaat vooral om het geven van gegevens over afnemers van Liander aan de andere bedrijven binnen de Alliander-groep Gegevens medewerkers Alliander heeft als werkgever, conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens, geheimhoudingsplicht als het gaat om informatie die jouw persoonlijke levenssfeer betreft. 3.2 Informatie vertrouwelijk behandelen Wij zijn verplicht om op de eigen werkplek zorgvuldig met informatie om te gaan. Daartoe zorgen we er onder meer voor dat we onze wachtwoorden geheim houden en onze computer vergrendelen. Bij het verlaten van de werkplek is vertrouwelijke informatie (dossiers, USB s en andere informatiedragers) altijd in een afgesloten kastruimte of bureauladen opgeborgen. We gaan zorgvuldig met informatiedragers om. We zorgen ervoor dat na bijeenkomsten en vergaderingen geen informatie in de vergaderruimte achterblijft. Niet op papier, niet op whiteboards, niet op flip-overs, niet op desktops, USB-sticks of op andere wijze. Ook bij het kopiëren, faxen en en gaan we zorgvuldig te werk. Tevens wijzen we collega s op eventuele slordigheden in het omgaan met informatie. 3.3 Contacten met de pers, media, (financiële) marktpartijen en overige partijen Het is verboden om over Alliander-aangelegenheden direct contact te hebben met de pers, de media en financiële marktpartijen. Pers- en mediacontacten lopen via de afdeling Woordvoering & PA. Voor contacten met financiële marktpartijen (bijv. Investor Relations) is de regel toestemming te vragen aan de afdeling Financiële, Treasury en Fiscale Zaken. In geval van twijfel overleg dan altijd met je leidinggevende. 3.4 Misstanden melden We nemen onze verantwoordelijkheid en melden elke misstand of vermeende misstand waarbij een maatschappelijk belang in het geding is direct aan onze leidinggevende. Hiervoor is in het Onderzoeksprotocol de klokkenluidersregeling opgenomen. 3.5 Verlies of vernietiging melden We zijn verplicht om verlies of vernietiging van bedrijfsinformatie en informatiedragers te melden. Afhankelijk van de aard van het incident, melden we dat direct aan de ICT-servicedesk

18 4. Omgaan met bedrijfseigendommen Wij gebruiken Alliander-bedrijfsmiddelen uitsluitend voor ons werk. De aan ons toevertrouwde middelen, telefoon, laptop, pda, bedrijfskleding en toegangsautorisaties worden niet voor privédoeleinden gebruikt. Met die eigendommen gaan we bovendien als een goede huisvader om; we zijn dus zuinig op deze spullen. Bedrijfsauto s worden alleen voor het werk gebruikt. Een lease-auto mag voor privédoeleinden gebruikt worden als het de uitoefening van onze functie niet belemmert. Ook de beschikbare -, internet- en andere computerprogramma s gebruiken we alleen voor ons werk. We maken geen misbruik van de toegang die we vanuit ons werk hebben tot klantgegevens. Zo mogen we onder geen enkele voorwaarde (klant)gegevens wijzigen van onszelf, familie, vrienden en bekenden. Daarmee voorkomen we belangenverstrengeling. 18

19 De praktijk Mag ik mijn Alliander mobiele telefoon meenemen naar het voetbalveld of tijdens een weekendje weg? Nee, tenzij daar een zakelijke reden voor is. De zakelijke mobiele telefoon is bedoeld ter ondersteuning van jouw werkzaamheden bij Alliander. In het weekend, maar ook s avonds en op vakantie, gebruik je de zakelijke mobiele telefoon in principe dus niet. Dit geldt uiteraard niet wanneer je volgens rooster in het weekend werkt, of wanneer je in het weekend bereikbaar bent op verzoek van je leidinggevende. Als ik onderweg van mijn werk naar huis ben, mag ik dan even naar huis bellen met mijn Alliander mobiele telefoon? Als je in de file staat en daardoor later bent mag dat natuurlijk wel. De zakelijke telefoon is echter geen vervanging van een eigen (privé) mobiele telefoon. Beperk privégesprekken en voer deze gesprekken met je privételefoon. Ik ga binnenkort op vakantie en wil mijn vakantie via het internet uitzoeken, mag ik dat op kantoor doen? Nee, dat mag niet. Internet is ter ondersteuning van je functie. Beperkt privégebruik is toegestaan. Denk hierbij aan het opzoeken van een telefoonnummer in de telefoongids, het in de pauze kort bekijken van het laatste nieuws of het bekijken van de file-informatie. Het boeken van vakanties, maar ook het zoeken van informatie die is gerelateerd aan bijvoorbeeld hobby s en persoonlijke interesses worden in privétijd en op de privécomputer gedaan. Mag ik tijdens mijn werk een mailtje aan mijn partner versturen? is bedoeld voor zakelijk gebruik. Privégebruik is beperkt toegestaan. Het versturen van een kort en noodzakelijk mailtje naar je partner - net als een kort telefoontje naar huis - mag wel. Mag ik de klantgegevens van familie of vrienden wijzigen? Nee, dat is ten strengste verboden. Het is ook niet toegestaan op verzoek van een collega diens gegevens te wijzigen. Iedere vorm van mogelijke belangenverstrengeling moet voorkomen worden. Ik kom uit mijn werk, heb mijn laptop bij me en ga nog sporten of nog wat ga drinken. Moet ik dan mijn laptop in de auto laten? Probeer deze situatie te vermijden door in dit geval de veiligste optie te kiezen. Mocht het mogelijk zijn je laptop in een afgesloten kast op kantoor te laten, doe dit dan. Kun je op de sport- en of borrellocatie je laptop in een kluisje opbergen, dan heeft dat de voorkeur. Vermijd het achterlaten van de laptop in de auto. Bedenk dat laptopdiefstallen uit auto s regelmatig voorkomen en dat je zelf verantwoordelijk bent voor het treffen van de juiste maatregelen. Ik zie dat een collega ceremonieboekjes voor een huwelijk kopieert. Mag dat? Nee, het kopieerapparaat is slechts voor zakelijk gebruik. Af en toe een kopietje van bijvoorbeeld je paspoort maken, is natuurlijk geen probleem. Echter, in dit geval had je collega, gezien de omvang, naar een copyshop moeten gaan. Spreek je collega hier dus ook op aan. Ik wil een programma installeren op mijn werkcomputer/laptop. Mag dat? Nee. Om de stabiliteit, integriteit en vertrouwelijkheid van de werkplek en de informatie waarmee je omgaat te garanderen, is het niet toegestaan om programma s te downloaden of te installeren. Je mag alleen andere programma s installeren als je daartoe bevoegd bent. Programma s die nooit geïnstalleerd mogen worden zijn bijvoorbeeld: password crackers, netwerksniffers, peer-to-peer programma s als bittorrent, limewire en dergelijke. Als je andere programma s voor je werk nodig denkt te hebben kan je dat aanvragen via ICT. Op deze manier kan Alliander tevens aan licentieverplichtingen voldoen. Ik wil met de bedrijfsauto naar een verjaardagsfeest. Mag dat? Het gebruik van een bedrijfsauto voor privédoeleinden is alleen toegestaan in het geval je voor je werk beschikbaar moet zijn (bijvoorbeeld storingsdienst). Voorwaarde bij storingsdienst is natuurlijk wel dat je altijd binnen de voorgeschreven tijd op de storingslocatie aanwezig bent. 19

20 De regels 4.1 Bedrijfsmiddelen en -materialen Voor de uitvoering van ons werk staat ons een groot aantal bedrijfsmiddelen en -materialen ter beschikking. Het is niet toegestaan deze te gebruiken voor privédoeleinden. 4.2 Telefoongebruik Zowel vaste als mobiele telefoons worden door Alliander verstrekt voor zakelijk gebruik. We gaan zorgvuldig met de telefoon om. Wij beperken het privégebruik tot de hoogst noodzakelijke gesprekken en sms-berichten. Het is niet toegestaan om de zakelijke telefoon te benutten voor het bellen naar telefoonnummers waaraan extra kosten zijn verbonden. De direct leidinggevende bepaalt of het gebruik van de mobiele telefoon in het buitenland toegestaan is. We zijn verplicht om bij verlies van de zakelijke mobiele telefoon dit direct te melden bij de servicelijn van Shared Services. Wij zijn ook verplicht om onze communicatieapparatuur kostenbewust te gebruiken. Vanaf de werkplek gebruiken we zoveel mogelijk de vaste telefoonaansluiting om naar vaste nummers te bellen. Voor bellen naar mobiele nummers gebruiken we de mobiele telefoon. Doorschakelen van een vaste naar een mobiele aansluiting mag alleen als dat noodzakelijk is voor het Alliander-belang. Doorschakelen van een zakelijke mobiele telefoon naar een privé mobiele telefoon is, om redenen van kosten, niet toegestaan. 4.3 Gebruik van de desktop, laptop en pda Als wij een laptop of pda tot onze beschikking hebben, zijn we verplicht bij het gebruik en de bewaring daarvan uiterst zorgvuldig te zijn. Tijdens werkuren is het verplicht om het laptopslot te gebruiken of de laptop en de pda in een afgesloten kast op te bergen als de laptop voor langere tijd onbeheerd op de werkplek wordt achtergelaten. Na de werkdag nemen wij de laptopslot en pda mee naar huis. Wij zorgen ervoor dat tijdens het vervoer de laptop uit het zicht in de auto wordt opgeborgen, en dat bluetooth is uitgeschakeld. Het is verboden om de laptop en de pda langdurig zonder toezicht in een afgesloten auto achter te laten. Binnen grenzen van redelijkheid moeten we dergelijke situaties vermijden. Ook bij gebruik van de laptop en pda tijdens werkuren buiten je werkplek - bij de klant, tijdens vergaderingen - nemen we dezelfde maatregelen om diefstal of verlies van de laptop en de pda te voorkomen. Het is niet toegestaan om zelf programma s op de desktop, laptop of pda te installeren. ICT is bevoegd is om hogere rechten toe te kennen waardoor je met toestemming programma s mag installeren gebruik en -gedrag Wij maken met onze Alliander-apparatuur alleen voor zakelijke doeleinden gebruik van . Privégebruik is alleen toegestaan indien strikt noodzakelijk en zo beperkt mogelijk. Wij drukken ons bij gebruik van altijd professioneel uit. Iedere vorm van gebruik van aanstootgevende tekst, van welke aard (anoniem, bedreigend, racistisch, intimiderend, discriminerend, seksueel getint etc.) dan ook, is verboden. Het is evenmin toegestaan om via de zakelijke aankopen te doen, kettingbrieven te verzenden of viruswaarschuwingen te verzenden. Wij zijn verplicht om ontvangst van teksten van aanstootgevende of anderszins bijzondere aard te melden aan de direct leidinggevende en/of de vertrouwenspersoon. 4.5 Internetgebruik Het is uitsluitend toegestaan om gebruik van internet te maken voor zakelijke doeleinden. Privégebruik is alleen toegestaan als dat strikt noodzakelijk is. Het is verboden om websites te bezoeken die racistisch, discriminerend, beledigend of pornografisch zijn. Ook is het verboden zich door middel van internet toegang te verschaffen tot niet openbare bronnen en/of bestanden te downloaden die geen directe relatie met het werk hebben. Wij gebruiken het internet als een goed werknemer en beseffen dat de open infrastructuur van het internet van Alliander (er worden in beginsel geen websites geblokkeerd) geen vrijbrief geeft voor onbeperkt, persoonlijk internetgebruik. Wij beseffen ook dat het internetgebruik wordt gecontroleerd ter voorkoming van bijvoorbeeld negatieve publiciteit, seksuele intimidatie en het uitlekken van vertrouwelijke informatie. De controle vindt onder andere plaats op basis van content filtering. 20