Aanpak. Social Return

Transcriptie

1 Aanpak Social Return in Social Return in De Bilt Social Return versie 1.0 1

2 In 2011 heeft het college van B&W het inkoop en aanbestedingsbeleid 2012 vastgesteld. Hiermee is ook besloten om Social Return zo breed mogelijk toe te passen in de aanbestedingen van de gemeente De Bilt. Echter een concrete invulling van dit besluit behoefde nadere uitwerking. De opdrachtnemer kan zelf, in samenspraak met bureau Social Return (BSR), de verschillende Social Return inspanningen combineren in een voor hem optimale mix. De opdrachtnemer weet vooraf welke waarde aan de verschillende inspanningen wordt toegekend. Door deze vorm van maatwerk aan te bieden kan een opdrachtgever Social Return veel beter inpassen in zijn/haar bedrijfsvoering. Als de gemeente De Bilt een aanbesteding voor Diensten of Werken publiceert, wordt de Social Return-verplichting van toepassing verklaard. Dit verplicht de opdrachtnemer om 5% van de gefactureerde bedragen, naar aanleiding van de opdracht, te besteden aan versterking van de sociale infrastructuur door middel van aanvullende 1 inspanningen. Voor de invulling van Social Return kan een opdrachtnemer uitkeringsgerechtigden in dienst nemen. Daarnaast kan ook gedacht worden aan de BBL trajecten en BOL stages. De opdrachtnemer weet vooraf welke waarde aan de verschillende inspanningen wordt toegekend. Opdrachtnemers ontvangen bij de aanbestedingsdocumenten een tabel met daarin de inspanningswaarde. Na gunning ontvangt de opdrachtnemer de definitieve tabel waarmee men kan werken. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor een concrete invulling (hoeveel mensen, welk soort mensen, waar inzetten). Opdrachtnemer legt hiertoe verantwoording af richting het Bureau Social Return in Zeist. Bureau Social Return (BSR) ondersteunt, adviseert en, controleert opdrachtnemers en rapporteert. Bij afloop van de opdracht moet de opdrachtnemer aan de Social Return-verplichting voldaan hebben. Als na looptijd van de opdracht niet aan de verplichting is voldaan, betaalt de opdrachtnemer aan de gemeente De Bilt het resterende bedrag dat aan Social Return had moeten worden besteed. 1 Met aanvullend wordt bedoeld dat de inspanningen niet tot de bedrijfsprocessen behoren. Zo is het invullen van een vacature niet aanvullend. Echter, als deze vacature wordt vervuld door een uitkeringsgerechtigde, is het wel aanvullend. Het bureau Social Return bepaalt in hoeverre een inspanning daadwerkelijk aanvullend is. Social Return versie 1.0 2

3 Het proces Om het proces van Social Return goed te laten verlopen moeten voor opdrachtnemers en het BSR duidelijk zijn wie waarvoor verantwoordelijk is. Voor beide partijen moet duidelijk zijn wat geadministreerd wordt en hoe resultaten te meten zijn. Daarnaast is het van belang dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over welk resultaat de opdrachtnemer uiteindelijk dient te halen. Inkoop/Aanmelding Project initiatie fase Administratie Plan opdrachtnemer Project uitrol/ implementatie Rapportage eindresultaat.+- * Eindrapportage / controle Het proces van de Social Return-verplichting is als volgt: De gemeente koopt in via een aanbesteding. De aanbesteding wordt gegund aan een opdrachtnemer. De opdrachtnemer geeft met inschrijving op de aanbesteding aan te voldoen aan de eis van de Social Return-verplichting van de gemeente De Bilt. De unit inkoop neemt contact op met het BSR om aan te geven wie de opdrachtnemer is geworden. De opdrachtnemer levert bij het BSR een plan op hoe hij denkt te voldoen aan de Social Returnverplichting. Basis voor dit plan is 5% van de aanneemsom. Voor het bepalen van de waarde van de geplande inspanningen in Social Return, wordt de tabel Social Return vanuit de aanbesteding gebruikt. De opdrachtnemer kan, voordat hij het plan inlevert, contact opnemen met het BSR voor overleg. Ook kan het BSR van tevoren contact opnemen met opdrachtnemer om te informeren naar de status van het plan. Na goedkeuring van het plan door BSR ontvangt opdrachtnemer van het BSR een spreadsheet voor rapportages en de laatste versie van de tabel Social Return. Gedurende de looptijd van de overeenkomst levert opdrachtnemer twee keer een rapportage aan het BSR. De definitieve berekening van 5% van de gefactureerde omzet gebeurt aan het einde van de looptijd van de overeenkomst. Binnen twee maanden na het einde van de looptijd van de overeenkomst levert de opdrachtnemer een eindrapportage aan het BSR. Het BSR heeft de bevoegdheid de rapportages te verifiëren. De opdrachtnemer verleent daartoe zijn volledige medewerking. De eventuele kosten voorvloeiend uit deze medewerking kunnen niet bij de opdrachtgever verhaald worden. Indien de opdrachtnemer niet heeft voldaan aan de Social Return-verplichting, wordt een gesprek tussen opdrachtnemer en de projectleider van het BSR aangegaan. Vervolgens volgt een rapportage (bijv. verslag van het gesprek) vanuit het BSR. De projectleider BSR bespreekt met de opdrachtnemer hoe het restant van het bedrag dat aan Social Return had moeten worden besteed, wordt betaald. Social Return versie 1.0 3

4 BSR is verantwoordelijk voor informatievoorziening in het kader van de P&C-cyclus van de gemeente. Daartoe behoren ook regelmatige levering van rapportages aan management en stuurgroep. Tabel Social Return Om de waarde van de inspanningen met betrekking tot de Social Return-verplichting te kunnen meten, wordt de gerealiseerde waarde van de projecten uitgedrukt in inspanningswaarde. Deze inspanningswaarde staat niet in relatie tot de werkelijke uitgave aan uitkeringen. Uiteraard heeft dit te maken met de afstand van de uitkeringsgroep tot de arbeidsmarkt en de inspanning die geleverd moet worden om de groep terug te geleiden. Door onderstaand schema wordt van te voren transparant aangegeven aan de opdrachtnemer, hoe er aan het einde van de overeenkomst gemeten wordt. Onderstaande tabel is de waardetabel waarmee we van start gaan. Soort en evt. duur van de uitkering Waarde social return (op basis full time jaarcontract) WWB < 2 jaar , = WWB > 2 jaar , = WW, 1 jaar , = WW > 1 jaar , = WIA / WAO , = Wajong , = BBL traject 5.000, = BOL traject 2.500, = WSW (in dienst nemen) , = WSW (detachering, diensten) Betaalde rekeningen aan SW-bedrijf Aanvullende social return trajecten (dagje per dagdeel van 4 uur uit met bejaarden, schilderen buurthuis) Gefactureerde omzet binnen de opdracht is bijvoorbeeld ,=, 5 % hiervan is ,=. De opdrachtnemer kan voor dit bedrag een WWB < 2jaar voor een half jaar aan het werk zetten of een WW > 1 jaar één jaar aan het werk zetten om te voldoen aan de Social Return-verplichting binnen de overeenkomst. Social Return versie 1.0 4

5 Bijlage 1. Plan Social Return (in te vullen door opdrachtnemer) Opdrachtnemer :... Contactpersoon :... Telefoonnummer :... adres :... Naam aanbesteding :... Versie tabel Social Return:... 5% van aanneemsom:... Voorgestelde inspanningen om aan de Social Return-verplichting te voldoen Inspanning Wanneer Waarde volgens tabel Social Return versie 1.0 5

6 Bijlage 2: Intern proces en organisatie Organogram Het Bureau Social Return (BSR) is verantwoordelijk voor de uitvoering en bewaking van de Social Return verplichtingen van de opdrachtnemers van de gemeente De Bilt. Het BSR wordt naast het Werkgeverservicepunt (WSGP KRH) gepositioneerd, zodat een eventueel spanningsveld t.a.v. de inspanningen in het kader van Social Return niet ten koste gaan van de eventueel al aanwezige relatie met de werkgever. Natuurlijk zal de betreffende accountmanager wel betrokken worden in de uitvoering: Manager BSR / WGSP Bureau Social Return WGSP KRH De bemensing van het BSR wordt gerealiseerd door tijdelijk accountmanagers in te schakelen. Deze personen zullen gedurende de aanbesteding voor BSR werkzaam zijn. Vooralsnog is er geen aanvullende bezetting vereist gegeven het feit dat het werk van BSR reguliere dienstverlening van het WGSP betreft. Wel wordt één accountmanager aangewezen als projectleider. Hij/zij is verantwoordelijk voor een adequate administratie binnen het BSR en aanspreekpunt voor de gemeente inzake aanbestedingen. Bij het BSR is de projectleider verantwoordelijk voor het verlenen van medewerking aan de projecten richting de opdrachtnemer. De eindverantwoordelijkheid is echter belegd bij de manager WGSP KRH. Het BSR kan het WGSP KRH vragen om aanlevering van kandidaten. Kandidaten komen vanuit meerdere achtergronden, te weten het UWV, afdeling ITB van de Sociale Dienst KRH, opleidingsinstituten en derden. Fiatering De eindrapportage zal door de projectleider worden gefiateerd. Dit kan hij/zij alleen doen indien de manager hem/haar vooraf schriftelijke toestemming heeft gegeven. Indien de opdrachtnemer niet in staat is of, bij hoge uitzondering, niet in staat wordt geacht om het restant van het bedrag te betalen, overlegt de projectleider BSR met de manager BSR/WGSP KRH. Zij doen een voorstel richting de unit Inkoop over de volgen procedure, dit zou in een uitzonderlijke situatie ook kunnen betekenen dat er afgezien wordt van een ingebrekestelling. Na goedkeuring van de afdeling Inkoop, wordt de opdrachtnemer op de hoogte gesteld. Social Return versie 1.0 6

7 Sturing op Social Return Het succes van Social Return is mede afhankelijk van de wijze waarop opdrachtnemers Social Return invullen. Jaarlijks bespreekt een stuurgroep van wethouders, werkgevers en andere belanghebbende organisaties hoe de opdrachtnemers gestuurd kunnen worden of waarop ze gestuurd moeten worden. Naast een toelichting op de resultaten Social Return door de manager BSR/WGSP KRH is een van de agendapunten de tabel Social Return. Social Return versie 1.0 7

8 Bijlage 3. Social Return in aanbestedingen: de bestekstekst De Opdrachtgever vindt het een verantwoordelijkheid van Opdrachtnemers bij te dragen aan het versterken van de sociale infrastructuur. Door zich in te schrijven op deze aanbesteding, verplicht de Opdrachtnemer zich om bij gunning, 5% van de gefactureerde omzet naar aanleiding van de Opdracht aan te wenden om de sociale infrastructuur te versterken. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor een concrete invulling (hoeveel mensen, welk soort mensen, waar inzetten). De invulling van deze Social Return-verplichting kan breder dan enkel op de onderliggende Opdracht worden verwezenlijkt, maar wel gedurende de looptijd van de Overeenkomst. Opdrachtnemer legt hiertoe verantwoording af richting het Bureau Social Return. Bij afloop van de Opdracht dient aan deze verplichting voldaan te zijn. Het Bureau Social Return voert hierop de controle uit. Indien na looptijd van de Opdracht niet aan deze verplichting is voldaan, beroept Opdrachtgever zich op de boeteclausule, zoals aangegeven bij punt Opdrachtnemer verplicht zich om 5% van de gefactureerde omzet naar aanleiding van de Opdracht te besteden aan inspanningen in het kader van Social Return. Voorbeelden van inspanningen Social Return zijn in bijlage AA opgenomen. Opdrachtnemer kan beslissen om de kandidaten werkzaamheden te laten verrichten die niet direct verband houden met de Opdracht en zelfs niet bij Opdrachtnemer plaatsvinden. 02. Na verlening van de Opdracht levert Opdrachtnemer aan het Bureau Social Return een plan op hoe aan de Social Return-verplichting te voldoen. Basis voor dit plan is 5% van de aanneemsom. Voor het bepalen van de waarde van de inspanningen in Social Return, wordt de tabel Social Return gehandhaafd. Als voorbeeld is een tabel in bijlage BB opgenomen. 03. Na goedkeuring van het plan door Bureau Social Return ontvangt Opdrachtnemer van het Bureau Social Return een spreadsheet voor rapportages en een tabel waarmee de waarde van de inspanningen bepaald kunnen worden. 04. De Opdrachtgever zal zich inspannen de aanlevering van kandidaten aan de Opdrachtnemer te bevorderen. Deze inspanningen doen niets af aan de verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer om aan de Social Return-verplichting te voldoen. 05. Gedurende de looptijd van de Overeenkomst levert Opdrachtnemer 2 (twee) keer een rapportage aan het Bureau Social Return, conform de spreadsheet uit lid 03 van dit artikel. 06. De definitieve berekening van 5% van de gefactureerde omzet geschiedt aan het einde van de looptijd van de Overeenkomst. 07. Binnen 2 (twee) maanden na het einde van de looptijd van de Overeenkomst levert de Opdrachtnemer een eindrapportage aan het Bureau Social Return conform de rapportage als genoemd in lid 04 van dit artikel. 08. Het Bureau Social Return heeft de bevoegdheid de rapportages te verifiëren. Opdrachtnemer verleent daartoe zijn volledige medewerking. De eventuele kosten voorvloeiend uit deze medewerking kunnen niet bij de Opdrachtgever verhaald worden. 09. Bureau Social Return is bevoegd om inspanningen die niet door het Bureau Social Return zijn goedgekeurd, niet mee te rekenen in het kader van de Social Return-verplichting. De bewijslast van goedkeuring berust bij de Opdrachtnemer. 10. Indien de Opdrachtnemer zijn verplichtingen aangaande Social Return conform lid 01 van dit artikel niet of niet volledig nakomt, betaalt Opdrachtnemer het resterende bedrag dat aan Social Return had moeten worden besteed aan de Opdrachtgever. Deze betaling kan plaatsvinden door creditnota s. 11. Indien de Opdrachtnemer werkt met onderaannemers blijft de Opdrachtnemer hoofdelijk aansprakelijk voor deze Social Return-verplichting. 12. Door inschrijving verklaart de Opdrachtnemer zich akkoord met bovenvermelde bepalingen. Social Return versie 1.0 8

9 Bijlage 4. Social Return in aanbestedingen: de bijlage AA Social Return Inleiding De Rijksoverheid heeft de ambitie om in 2010 bij 100 procent van haar inkopen duurzaamheid mee te nemen: voor provincies en waterschappen is dit 50 procent, voor gemeenten 75 procent. Alle partijen streven naar 100 procent in Zo krijgt de markt van duurzame producten en diensten een stevige impuls en geeft de overheid het goede voorbeeld met duurzaam inkopen. Overheden kopen jaarlijks voor ruim 50 miljard in. Bij het verder ontwikkelen van criteria voor duurzaam inkopen werkt de overheid samen met het bedrijfsleven. Sinds juli 2011 gelden bovendien sociale criteria. Social Return-verplichting Bij Social Return gaat het erom dat een investering die de gemeente doet, naast het 'gewone' rendement ook een concrete sociale winst (return) oplevert. De Bilt is een economisch en bedrijvige gemeente, waar iedereen die kan werken ook een kans moet krijgen om aan de slag te gaan. In de toekomst is dit extra noodzakelijk gezien de invoering van Wet Werken naar Vermogen 1. Met Social Return levert de opdrachtnemer van de gemeente De Bilt daar als werkgever een wezenlijke bijdrage aan en versterkt daarmee de sociale infrastructuur. Als de gemeente De Bilt bij een aanbesteding de Social Return-verplichting van toepassing verklaart, dan is de opdrachtnemer verplicht om 5% van de gefactureerde bedragen naar aanleiding van de Opdracht, te besteden aan versterking van de sociale infrastructuur door middel van aanvullende 2 inspanningen. Bij voorkeur gaat het om het plaatsen van medewerkers met een uitkering, bijvoorbeeld WWB, WW, Wajong, WIA en WSW kandidaten. Daarnaast kan ook gedacht worden aan de BBL trajecten en BOL stages. Behoort bovenstaande niet tot de mogelijkheden van de opdrachtnemer mag deze ook met alternatieve aanvullingen komen zoals bijvoorbeeld een dagdeel MVO werkzaamheden verrichten met eigen personeelsleden. Onder MVO werkzaamheden wordt verstaan het op pad gaan met ouderen, het opknappen van een buurthuis of bijvoorbeeld voor een bepaald bedrag gaan eten of het sponsoren van projecten waar kandidaten met een grote afstand tot de arbeidsmarkt werkzaam zijn. 1 Per 1 januari 2013 is de invoering van de nieuwe Wet Werken naar Vermogen (WWnV) gepland. In deze nieuwe wet worden de bijstand (WWB), de WSW (sociale werkvoorziening) en een deel van de Wajong (arbeidsongeschiktheidsvoorziening voor jonggehandicapten) opgenomen. Met de WWnV wil het kabinet zoveel mogelijk mensen via werk in hun eigen onderhoud laten voorzien. Het kabinet beoogt hiermee een forse bezuiniging op zowel uitkeringen als re-integratiegelden. 2 Met aanvullend wordt bedoeld dat de inspanningen niet tot de bedrijfsprocessen behoren. Zo is het invullen van een vacature niet aanvullend. Echter, als deze vacature wordt vervuld door een uitkeringsgerechtigde, is het wel aanvullend. Het Bureau Social Return bepaalt in hoeverre een inspanning daadwerkelijk aanvullend is. Social Return versie 1.0 9

10 Bijlage 5. Social Return in aanbestedingen: Bijlage BB de waarde van Social Return Inleiding De gerealiseerde waarde van de inspanningen Social Return wordt uitgedrukt in inspanningswaarde en niet gezien vanuit de werkelijke waarde van de uitkeringen. Uiteraard heeft dit te maken met de afstand van de uitkeringsgroep tot de arbeidsmarkt en de inspanning die geleverd moet worden om de groep terug te leiden in de arbeidsmarkt. Hieronder wordt een waardetabel als voorbeeld gegeven om een waarde te bepalen. Deze tabel is niet definitief en aan deze tabel kunnen geen rechten worden ontleend. De Opdrachtnemer ontvangt na aanmelding bij het Bureau Social Return een tabel die van toepassing is. Voorbeeld: Gefactureerd bedrag op basis van het contract is ,=. De Social Return-verplichting bedraagt 5 % hiervan, dus ,=. De opdrachtnemer voldoet aan de Social Return-verplichting als Opdrachtnemer iemand in de categorie WWB voor een half jaar aan het werk zetten of als Opdrachtnemer iemand in de categorie WW > 1 jaar een jaar aan het werk zet. Soort en evt. duur van de uitkering Waarde social return (op basis full time jaarcontract) WWB < 2 jaar , = WWB > 2 jaar , = WW, 1 jaar , = WW > 1 jaar , = WIA / WAO , = Wajong , = BBL traject 5.000, = BOL traject 2.500, = WSW (in dienst nemen) , = WSW (detachering, diensten) Betaalde rekeningen aan SW-bedrijf Aanvullende social return trajecten (dagje per dagdeel van 4 uur uit met bejaarden, schilderen buurthuis) Social Return versie

11 Gegevens kandidaat Bijlage 6. Aanmelding Social Return (in te vullen door inkoop) Contractnaam :... Inkoper :... Contact gemeente :... Opdrachtnemer :... Contactpersoon :... Adres gegevens :... Telefoonnummer :... adres :... Contractperiode :... Totale aanneemsom :... Social Return versie

12 Bijlage 7. Administratieve afhandeling Bedrijf / opdrachtnemer: Contactpersoon: Telefoonnummer: Social Return afspraken met Bureau Social Return van Werkgeversservicepunt; Naam; Adres: Telefoonnummer: Soort uitkering: Contract: Aantal uren per week: Eventuele speciale afspraken: Social Return versie

13 Bijlage 8. Rapportage 2 keer tussenrapportage 1 keer eindrapportage Definitieve berekening 5% Projectomschrijving: Project rapportage: Social Return versie