Fase2 Inspectie BAG beheeraudit

Transcriptie

1 Fase2 Inspectie BAG beheeraudit Rapport voor: Gemeente Hellendoorn LRQA referentie: RQA / 0002 Datum: 19 december 2012 Locatie: Nijverdal Criteria: Audit protocol BAG 044 Team: Pieter Arts (LA) Mark van Puyfelik (TA) LRQA kantoor: Rotterdam

2 Inhoud 1. Management samenvatting Assessment samenvatting Constateringentabel - Audit protocol BAG Bezoek schema Programma beheeraudit 19 december 2012: Bijlagen Inspectierapportage Ministerie van I&M van de BAGinspectie gemeente Hellendoorn 19 december 2012 Template beheeraudit BAGinspectie Hellendoorn 19 december 2012 Toelichting op de bestandscontrole Dit rapport is besproken met en geaccepteerd door: Naam: Frank Smeitink Sietse Dijkstra Functie: Eindverantwoordelijke BAG BAGbeheerder Lloyd's Register Quality Assurance Limited, its affiliates and subsidiaries and their respective officers, employees or agents are, individually and collectively, referred to in this clause as "LRQA". LRQA assumes no responsibility and shall not be liable to any person for any loss, damage or expense caused by reliance on the information or advice in this document or howsoever provided, unless that person has signed a contract with the relevant LRQA entity for the provision of this information or advice and in that case any responsibility or liability is exclusively on the terms and conditions set out in that contract. Form: MSBSF43000 revn May 2011 Rapport: RQA / mrt-13 Pagina 2 van 11

3 1. Management samenvatting Beoordelingsresultaat: LRQA verklaart op 19 december 2012 dat de gemeente Hellendoorn niet voldoet aan de eisen van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen dit betreft zowel de gegevens als de processen zoals getoetst volgens het inspectieprotocol voor de uitvoering inspectie wet basisregistraties adressen en gebouwen (versie 044); deze verklaring heeft een geldigheidsduur tot 1 jaar na 19 december 2012 of zoveel eerder als de gemeente Hellendoorn een nieuwe BAG inspectie heeft laten houden. Deze rapportage vormt de weerslag van het in opdracht van Burgemeester en Wethouders uitgevoerde inspectieonderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door LRQA. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet BAG) versie 2010, aangevuld met het Duidingsdocument BAG inspecties:20. Dit rapport bevat 11 bladzijden. Systeemeffectiviteit en continu verbeteren: In de controle op basis van een door het landelijke Kadaster genomen steekproef is geconstateerd dat zowel de wijze van registreren als het register niet voldoen aan eisen van betrouwbaarheid, compleetheid en volledigheid tot een niveau dat is aangeduid als gelegitimeerde werkelijkheid. Wel zijn in het systeem en de beschreven processen zaken vastgelegd, die kritisch zijn voor het effectief functioneren van de BAG. Hierover valt nog het volgende te melden: LRQA heeft kennis genomen van de documenten, waarmee het systeem van de BAG bij de gemeente Hellendoorn is vastgelegd. Die voldoet aan de eisen, die daaraan gesteld mogen worden De maatwerkafspraak is nagekomen en de tekortkomingen uit de toelatingsaudit zijn weggewerkt. en opgelost. De processen zijn beschreven en gecommuniceerd. Medewerkers, die ermee zijn belast, kennen hun rol en taak De gemeente Hellendoorn heeft drie medewerkers, die als BAGbeheerder functioneren, een achterwacht is geregeld. De bestandscontrole (op basis van een steekproef van 100 mutaties) blijft niet beperkt tot een foutmarge, die is toegestaan. In de uitvoering van de processen is nog geen garantie ingebouwd dat de termijnen gehaald worden en in de verwerking van de mutaties in de BAG sluipen teveel fouten (zie voor een toelichting de bijlage). Deze tekortkomingen zijn in de steekproef aangetroffen en tijdens de bestandscontrole, in de procesbespreking (auditinterview) en in de nabespreking aan de orde gesteld. Er is nog geen verbeterplan aanwezig, welke uitzicht biedt op een structurele verbetering op de korte termijn. Een koppeling tussen BAG-GBA is aanwezig; tussen BAG-WOZ is men een heel eind op streek maar geautomatiseerde verwerking van signalen tussen vergunningverlening en BAG is nog niet aan de orde De BAGapplicaties zijn getest in een uitwijkomgeving (gemeentewerf), waar een gespiegelde configuratie van de ICT staat opgesteld en waar ook de back ups worden opgeslagen. De test is volledig geslaagd, inclusief geo data en het opnieuw verbinden met de L. Op de uitwijkplaats ligt een uitwijkdraaiboek voor een volledige restore van de BAG Formulier: MSBSF43000 revn mei 2011 Rapport: RQA / mrt-13 Pagina 3 van 11

4 Aandachtsgebieden voor het management: Binnen de organisatie heeft een snelle opvolging van het BAGbeheer moeten plaatsvinden vanwege langdurige uitval de eerste BAGbeheerder. Daarom worden de door LRQA vastgestelde fouten in de BAG mutaties door de aanwezige medewerkers van de gemeente Hellendoorn niet zonder meer overgenomen maar nog van vraagtekens voorzien. LRQA heeft aangekondigd op deze vaststelling nog een second opinion te vragen bij enkele deskundigen. Los hiervan adviseert LRQA het management de geconstateerde tekortkomingen uit de beheeraudit serieus te nemen en hier een verbeterplan op uit te zetten Een systeem van interne kwaliteitscontrole in te richten (vierogenprincipe), pro actief in te spelen op de processen van vergunningverlening en handhaving en op basis van maandelijkse statusrapporten de termijn van verwerking van gebeurtenissen goed in beeld te brengen en te verbeteren Alle betrokken medewerkers regelmatig bij elkaar te roepen om actuele inzichten over de BAG met elkaar te delen en betrokkenheid en kennis van de BAG bij alle betrokkenen hoog te houden Lering trekken uit de ervaring, die bij het GBA is opgedaan om kwaliteitscontrole als systeemkenmerk op te bouwen binnen het onderhouden van het systeem Formulier: MSBSF43000 revn mei 2011 Rapport: RQA / mrt-13 Pagina 4 van 11

5 2. Assessment samenvatting Inleiding: Op 15 november 2012 heeft bij de gemeente Hellendoorn een Fase 1 inspectie plaatsgehad, waarbij op basis van een eerste beoordeling van de documenten, de rapportage van de toelatingdsaudit en de maatwerkafspraken is nagegaan of de gemeente gereed is voor een BAGbeheeraudit. Daartoe is een programma opgesteld voor 19 december en is een statusrapport en steekproef bij de Landelijke oorziening aangevraagd over de periode 1 juli november 2012 die het vertrekpunt is voor de bestandscontrole in de beheeraudit. Op 19 december 2012 heeft bij de gemeente een beheeraudit BAGinspectie plaatsgevonden, waarvan de bestandscontrole onderdeel uitmaakt evenals de bij de toelatingsaudit geconstateerde tekortkomingen en de aanvullende maatwerkafspraak. Aan dit rapport worden 3 bijlagen toegevoegd: - Template rapportage beheeraudit - Model rapportage ministerie van I&M - Toelichting op de uitgevoerde bestandscontrole Assessor: Pieter Arts (LA) Formulier: MSBSF43000 revn mei 2011 Rapport: RQA / mrt-13 Pagina 5 van 11

6 Assessment van: Processen en procedures Auditee(s): Coördinator WOZ Kwaliteitsmedewerker GBA Medewerker DI Medewerker vergunningverlening Medewerker toezicht en handhaving ICT medewerker Plv. bagbeheerder en geomedewerker Onderwerpen en informatiebronnen: Procesbeschrijving BAG Auditrapportage toelatingsaudit 10 augustus 2010 Aanvullende maatwerkafspraak BAG 31 augustus 2010 Procedure handhaven Rapportage uitwijktest 7 december 2012 Gemeentelijk informatiebeveiligingsplan versie december 2012 Mailwisseling tussen ministerie van I&M en Hellendoorn over extra kwaliteitscontrole van 18 juli 2012 (Maandelijkse) statusrapporten voor eigen gebruik Applicatie BAG is Centric, aangevuld met Ned Graphics voor de geo Evaluatie en conclusies: Maatwerkafspraak en tekortkomingen uit toelatingsafspraak zijn aangepakt; vanuit vergunningverlening of handhaving worden afwijkingen doorgegeven aan de BAG De koppeling met de WOZ is vergevorderd en wordt al beproefd WOZ gaat na de koppeling de incourante niet-woningen aanpakken Afwijkingen in geometrie op grond van luchtfoto s worden voor zowel de BAG als de WOZ gesignaleerd Uitwisselingen tussen WOZ en BAG vinden nu nog plaats via mailverkeer an een bijgestelde taxatiekaart (WOZ) gaat een signaal naar de BAG, waarvandaan andere instanties worden ingelicht Omgekeerd komen er signalen via handhaving naar de BAG, die vervolgens naar de WOZ gaan Ook komt voor dat signalen vanuit de WOZ dat een pand gereed is naar de BAG komt en dat vervolgens Bouwtoezicht ter plekke gaat kijken Bij het GBA is een zelfcontroletechniek geïntroduceerd en wordt ook op consistentie gecontroleerd Bij DI wordt na verkregen machtiging tot substitutie per hard gewerkt aan digitaliseren van de dossiers In het kader van het bestemmingsplan kan het soms heel onverstandig zijn dat er een apart huisnummer wordt toegevoegd aan een woning (BAG), welke vervolgens de verwachting oproept dat een aanvraag voor dubbele vervangende nieuwbouw succesvol kan worden. In dat verband wordt ook wel een persoonsgebonden huisnummer toegestaan, dat bij vertrek of overlijden weer vervalt De geslaagde uitwijktest van 7 december 2012 is ondertekend door de applicatiebeheerder Key2Bag en voor ontvangst getekend door het hoofd I&F Een papieren uitwijkdraaiboek ligt op de uitwijkplaats (gemeentewerf) Ook de verbinding met de L is getest en was succesvol Aandachtsgebieden: Formulier: MSBSF43000 revn mei 2011 Rapport: RQA / mrt-13 Pagina 6 van 11

7 Maandelijks worden statusrapporten opgevraagd met het doel scherp te hebben hoe de termijnen van 4 werkdagen in acht worden genomen; er is een structurele maatregel genomen de vergunningen pas te dateren op ondertekening en administratieve verwerking, zodat de BAGmutatie tijdig is verwerkt. De verwerking van meldingen vanuit handhaving vraagt nog wel eens teveel tijd, waardoor de termijn wordt overschreden (in de maand november is 75% op tijd verwerkt). Hier betreft het een inhaalslag van recreatiebewoning, dubbele bewoning woonobjecten e.d.. De eerste maatregelen zijn genomen om de tekortkomingen te beheersen; het komt er nu op aan om een structurele verbeteractie in te zetten op basis van een gedegen oorzaakanalyse, waardoor termijnoverschrijdingen niet meer ongelimiteerd kunnen plaatsvinden Formulier: MSBSF43000 revn mei 2011 Rapport: RQA / mrt-13 Pagina 7 van 11

8 3. Constateringentabel - Audit protocol BAG 044 Gradatie 1 Status 2 Constatering 3 Genomen maatregel 4 Proces / aspect 5 Datum 6 Referentie 7 Norm 8 Major nc new Er worden teveel fouten geconstateerd in de BAG, die te maken hebben met een tekortschieten van de relatie tussen het brondocument en de BAGmutatie erwerking BAGgebeurtenissen PIA Onvolled igheid BAG register Major nc new De termijnen waarbinnen BAGgebeurtenissen als mutatie in de BAG zijn verwerkt, leveren nog teveel overschrijdingen op Tijdigheid verwerking BAGgebeurtenissen PIA BAGmut atieverw erking Uitkomst van de bestandscontrole In het totaal zijn er 18 fouten geconstateerd bij de steekproef. Toelichting steekproef aantal fout unieke fouten geen relatie met documentnummer en datum defnitieve geometrie 10 1 met hsnrbesluit vbo opgevoerd 3 1 datum fout typo 2 1 bouwvergunning gebruikt om nad toe te kennen 1 1 nummeraanduiding nog een keer gereedgemeld met gereedmelding Bij het herstellen van fouten wordt er geen nieuw brondocument opgesteld maar wordt het nummer van de vergunning aangevuld met een 1 of 2 naar gelang uitkomt. Feitelijk worden er dan dus mutaties doorgevoerd zonder dat daar een brondocument aan ten grondslag ligt. Deze manier van werken dient te worden aangepast. Formulier: MSBSF43000 revn mei 2011 Report: RQA / mrt-13 Page 8 of 11

9 De herhalingsfouten (zelfde fout) gezamenlijk geteld als een fout levert de steekproef een totaal van 5 fouten op. olgens het audit-protocol mogen dit er maximaal 3 zijn en voldoet de gemeente Hellendoorn dus niet aan de gestelde norm. Formulier: MSBSF43000 revn mei 2011 Report: RQA / mrt-13 Page 9 of 11

10 4. Bezoek schema Herhaling beheeraudit Bezoek Type erloop Datum Start Datum Eind Datum Audit Dagen 2 erandering in het effectieve aantal medewerkers (zo ja geef nieuwe aantal) Thema(s) J/N J/N J/N J/N J/N J/N BAGnormen Processen / aspecten / locatie Relatie BAGmutatie en brondocument Tijdigheid Statusrapport1 januari december 2013 bestandscontrole erbeterplan Structurele maatregel % termijnoverschrijdingen Fout% Definitieve selectie zal bepaald worden na toetsing van de directiebeoordeling en de actuele prestaties Scope Audit protocol BAG 044 Uitsluitingen geen Form: MSBSF43000 revn April 2011 Report: RQA / Mar-13 Page 10 of 11

11 Bezoek type Thema(s) voor volgend bezoek Audit dagen erloop datum Bezoek start / eind datums Locaties Nijverdal Activiteiten codes 7520 Team Norm(en) / Schema(s) Audit protocol BAG 044 Opmerkingen en instructies 5. Programma beheeraudit 19 december 2012: 09:00 uur Openingssessie allen en uitreiking 10% steekproef 09:30 uur Onderlinge afstemming auditoren (intern) Bestandscontrole (90%) 09:45 uur Interviews 12:30 uur LUNCHPAUZE 13:30 uur Interviews Bestandscontrole (10%) 14:30 uur Beoordeling resultaten auditoren (intern) 15:30 uur Terugkoppeling naar alle aanwezigen 16:30 uur Afronding en rapportagetijd Naam: Functie Interview Matthijs Heezen WOZ-coördinator, taxaties WOZ, gemeentelijke belastingen Henk Götte ambtenaar burgerlijke stand beheer legeskas G.B.A.-specialist Kwaliteitsmedewerker GBA BH-er Henk Westenberg Adviseur informatiebeheer (DI) Huub de Zeeuw Database-beheer, technisch beheer uitwijk en restore Remko Kuiper Medewerker vergunningverlening BWT Ruud Brookhuis Medewerker handhaving BWT Alex Mengerink plaatsvervangend BAG-beheerder, definitieve geometrie Sietse Dijkstra BAG-beheerder Frank Smeitink Teamhoofd Informatie en faciliteiten en eindverantwoordelijke voor de BAG Nee Form: MSBSF43000 revn April 2011 Report: RQA / Mar-13

12 Ministerie van Infrastructuur en Milieu Directoraat Generaal Ruimte Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Hellendoorn bij hun gemeente op 19 december 2012 uitgevoerde inspectieonderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door LRQA. De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. erder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke oorziening BAG. Deze Landelijke oorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen.

13 De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de bronkant ); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke oorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren.

14 Gegevens gemeente Gemeente Hellendoorn Contactpersoon De heer S. Dijkstra estigingsadres Postadres Willem-Alexanderstraat 7, Nijverdal Postbus 200, 7440 AE NIJERDAL Telefoonnummer Gegevens inspectie Datum inspectie 19 december 2012 ersie en datum inspectierapportage RQA _0002, 19 december 2012 Naam inspectie-instelling LRQA Naam leadauditor en eventuele andere auditoren Pieter Arts (LA) en Mark van Puyfelik (TA) Naam inhoudelijk assistent Aanwezigen vanuit de gemeente Matthijs Heezen, WOZ-coördinator, taxaties WOZ, gemeentelijke belastingen Henk Götte, ambtenaar burgerlijke stand beheer legeskas G.B.A.-specialist Kwaliteitsmedewerker GBA BH-er Henk Westenberg, Adviseur informatiebeheer (DI) Huub de Zeeuw Database-beheer, technisch beheer uitwijk en restore Remko Kuiper Medewerker vergunningverlening BWT

15 Ruud Brookhuis Medewerker handhaving BWT Alex Mengerink plaatsvervangend BAG-beheerder, definitieve geometrie Sietse Dijkstra BAG-beheerder Frank Smeitink Teamhoofd Informatie en faciliteiten en eindverantwoordelijke voor de BAG Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie erificatiepunten bestandscontroles Onvoldoende; tijdigheid en foutenmarge voldoen niet aan de norm erificatiepunten steekproef registratie en register erificatiepunten controle inbedding processen Onvoldoende; relatie tussen BAGmutatie en brondocument niet systematisch duidelijk voldoende erificatiepunten controle werking processen Onvoldoende erificatiepunten BAG conforme applicatie oldoende erificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) oldoende erificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) oldoende Nieuwe beheeraudit BAG, vóór 19 december 2013

16 Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek Conclusies Herinspectie geïndiceerd Op grond van tekortkomingen tijdigheid verwerking en juistheid verwerking is de gemeente Hellendoorn niet succesvol door de audit gekomen Opmerkingen Klant en Auditerende instelling zijn het oneens over de onjuistheid van verwerking van BAGmutaties Bijlage: Excel-sheet inspectie-onderzoek gemeente Hellendoorn

17 Template beheeraudit BAG RapportTemplate erificatiepunten bestandscontroles erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden ANTWOORD De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen? 2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke oorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum? 3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke oorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke oorziening? 4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status pand gereed (niet ingemeten) veranderd in pand gereed door de opname van de definitieve pandgeometrie? 5. Hebben alle via de Landelijke oorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft? 6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? 7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke oorziening BAG? (met document) Wet: artt, 12, 16 Wet : artt. 16, 31 Wet : artt. 16, 31 Wet: art. 7 Wet: art 39 Wet: art 39, Wet: art 31 98% 98% 98% in maximaal 2 werkdagen 98% 90% 90% 98%, Nee Tekortkoming kent wel een specifieke oorzaak, Nee " ",,, Nee, maar,, erificatiepunten steekproef registratie en register 1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar 2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen? erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Wet : art. 9 Norm 98% Toegestane antwoorden, Wet: art. 14a 98%, Nee Wet: art. 14a 98%, Nee ANTWOORD De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven erificatiepunten controle inbedding processen erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden ANTWOORD De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? 2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Wet : artt. 10, 14a Wet : artt. 10, 14a Wet: art. 16,, 1 van 4

18 Template beheeraudit BAG RapportTemplate 4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot ver werking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? 5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status pand in gebruik (niet ingemeten) hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? 7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het bouwjaar het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? Wet : artt. 10, 14a Wet : artt. 10, 14a Regeling: catalogus Regeling: catalogus,,, 8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens? 9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie 10. gebouwen? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen 11. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? 13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een procesverbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document 16. Hebben waaruit burgemeester deze aanwijzing en wethouders blijkt? gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een (met document) (met document) (met document) (met document) (met document) Wet : artt. 10, 14a Wet : artt. 10, 14a Wet: art 6a, 10 en 39 Wet: art 40 Regeling: art. 2 Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41 Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8 Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10 Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8,,,,,,,,, 2 van 4

19 Template beheeraudit BAG RapportTemplate 17. Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? 18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? 19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties? G (met document) Regeling: catalogus Regeling: catalogus Gebaseerd op regeling: art. 2,,, apart regiem erificatiepunten controle werking processen 1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? 2. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? 3. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen? 4. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? 5. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen? erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Wet: art. 16 G G Regeling: art. 2 G Regeling: art. 2 Regeling: art. 2 Norm G Regeling: art. 2. Toegestane antwoorden Nee Geen controle op uitvoering (4 ogenprincipe),, ANTWOORD De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven erificatiepunten BAG conforme applicatie erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden ANTWOORD De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. oldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen? Wet : art % erificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden ANTWOORD De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen? 2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd? 3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is? (met document) G G Wet: art. 14; Regeling: art 3 Gebaseerd op Wet: art. 14 Gebaseerd op Wet: art. 14,,, 4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking? G (met document) Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3, 3 van 4

20 Template beheeraudit BAG RapportTemplate 5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden G Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3, erificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden ANTWOORD De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt? 2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up? 3. indt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen? 4. indt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden? G G G Wet: art. 14; Regeling: art 3 Wet: art. 14a Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3,, 5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest? G (met document) Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3, Handtekening technisch auditor (TA) Datum Naam Auditor (TA) Mark van Puyfelik Handtekening Lead auditor (LA) Datum Naam Auditor (LA) Samenvattende conclusie en aanbevelingen Pieter Arts Handtekening Gemeente Datum naam Opmerkingen gemeente 4 van 4