VACATURE DESKUNDIGE AANKOOP

Transcriptie

1 Wie wordt je werkgever? VAATURE DESKUNDIGE AANKOOP Departement: Facilitaire Diensten Dienst: entrale aankoopdienst Een menswaardig bestaan bieden aan elke Leuvenaar. Daar maakt OMW Leuven elke dag werk van. Jaarlijks helpen we duizenden behoeftige mensen. Als het op hulpverlening aankomt, heeft OMW Leuven veel te bieden: algemeen maatschappelijk werk, noodhuisvesting, schuldverlening, etc. De ondersteunende diensten werken ook gedeeltelijk voor Zorg Leuven, waar sinds 1 januari 2017 de pijlers Ouderenzorg, Thuiszorg en Kinderopvang werden onder gebracht. Wat houdt je functie in? Als deskundige Aankoop voer je zowel opdrachten voor het uitvoeren van werken, van leveringen als van diensten. En sommige van die werken zijn groots! Zo staan de komende jaren niet alleen in het teken van verschillende renovatieprojecten maar bouwen we ook een nieuw woonzorgcentrum Booghuys en starten we een doorgedreven digitaliseringsproject. Daarnaast hebben zowel OMW Leuven als ZORG Leuven ingetekend op de Green deal circulaire economie en verbinden we ons zo om duurzaamheidsprincipes toe te passen in aanbestedingstrajecten. We denken hierbij aan het uitschrijven van een nieuwe raamovereenkomst voor duurzame arbeidskledij en een nieuwe opdrachten voor catering en uitbating van de centrale keuken. Ook diverse ondersteuningsopdrachten zullen de nodige aandacht vragen zoals: opleidings- en vormingstrajecten en consultancyopdrachten om deze uitdagingen te verwezenlijken. Als deskundige aankoop ben je het eerste aanspreekpunt voor interne klanten en het aankoopteam en sta je in voor het volledige projectbeheer van aankoopdossiers. Je zorgt dat de dossiers voldoen aan de wettelijke voorwaarden, respecteert de interne procedures en communiceert vlot naar alle betrokkenen. Je rapporteert aan de coördinator Aankoop en Logistiek. Bekijk de functiekaart voor een uitgebreide omschrijving van de functie: zie bijlage 1 Ben jij die enthousiaste aankoper die mee zijn schouders onder deze projecten wil zetten? Kom zeker kennismaken met je collega of leidinggevende op maandag 7 augustus 2017 van 16u tot 18u in WZ Edouard Remy, A. Vesaliusstraat 10 te Leuven. Welk profiel zoeken we? - Je weet een realistisch actieplan op te stellen en op te volgen, je slaagt erin het overzicht te bewaren zonder ook details uit het oog te verliezen - Inzicht in de materie of kennis van overheidsopdrachten vormt een pluspunt. Je hebt interesse in het opvolgen van de wetgeving ter zake. - Je werkt zeer nauwgezet en toont een klantvriendelijke en oplossingsgerichte instelling. - Je beschikt over een rijbewijs B, dat je voor de indiensttreding moet kunnen voorleggen.

2 Wat zijn de diploma en ervaringsvereisten? 1. Aanwervingsvoorwaarden: - Je beschikt ofwel over een bachelordiploma ofwel over een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs. OF - Je hebt 3 jaar relevante ervaring als medewerker van een aankoopdienst of in een daarbij aansluitende financieel-economische functie. Ben je een laatstejaarsstudent of heb je een buitenlands diploma? zie bijlage 2 Wat bieden we je aan? 1. Loon en statuut - Aanstelling in statutair verband met een inlooptijd van 6 maanden. - Je werkt in het Facilitair gebouw in Heverlee (Geldenaaksebaan 430) - Als je slaagt voor de selectieproef word je opgenomen in een wervingsreserve (3 jaar geldig, mogelijks verlengbaar). Bij een nieuwe vacature contacteren we de kandidaten op deze lijst in volgorde van hun behaalde resultaat. - Je startloon is afhankelijk van je anciënniteit. Geldelijke anciënniteit opgebouwd in de publieke sector neem je onbeperkt mee, relevante privéanciënniteit wordt beperkt tot 10 jaar. De functie is ingeschaald op niveau B1-B2-B3: - Loon van minimum 2507,31 bruto per maand o.b.v. 1 jaar anciënniteit. - Loon van minimum 2632,24 bruto per maand o.b.v. 5 jaar anciënniteit. - Loon van minimum 2761,11 bruto per maand o.b.v. 10 jaar anciënniteit 2. Aanvullende voordelen - Maaltijdcheques van 8, met een eigen bijdrage van 1,14 - Fietsvergoeding of gratis openbaar vervoer van en naar het werk - Gunstige verlofregeling: 35 vakantiedagen bij voltijdse tewerkstelling, 14 feestdagen en vrij op de maandag van Leuven Kermis - Glijdende werkuren - Ruime opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden - Gratis hospitalisatieverzekering voor jezelf, interessante tarieven voor je gezinsleden - Samenaankoopdienst KUL vb. kortingen bij pretparken, handelaars, Wat zijn de vereisten (toelatings- en aanwervingsvoorwaarden)? - Bij je indiensttreding bezorg je ons een recent uittreksel uit het strafregister. Het uittreksel mag op dat moment niet ouder zijn dan 3 maanden. - Je geniet de burgerlijke en politieke rechten. - Je bent in het bezit van het gevraagde diploma en/of de gevraagde ervaring. - Je slaagt voor een vergelijkende selectieproef. - Je voldoet aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966 Hoe solliciteren? Solliciteren kan je tot en met 6 september Je doet dit online via de link Laad volgende documenten allemaal op bij je sollicitatie: Nederlandstalige motivatiebrief (Tip: licht de eventueel gevraagde kennis en/of ervaring uitgebreid toe) Uitgebreid en overzichtelijk Nederlandstalig V Kopie van het vereiste diploma (zie pg.1 onder Welk profiel zoeken we )

3 Opgelet, bij een onvolledige of laattijdige kandidatuur word je niet uitgenodigd voor de selectieprocedure. Tijdens de selectie zal je steeds via mail op de hoogte gebracht worden van de verdere stappen en afspraken in de selectieprocedure. Selectieprogramma Jurygesprek met case (18/ 9 vm of 28/9/2017) In een interview met de jury wordt de werkervaring besproken en verder gepeild naar zowel inzicht in het functioneel domein als criteria die specifiek zijn voor deze functie zoals in de functiebeschrijving vermeld. De motivatie van de betrokkene komt hier uitgebreid aan bod alsook de samenwerkingsstijl en werkaanpak. De jury is samengesteld uit een consultant, een externe deskundige en een intern jurylid. Voorafgaandelijk aan de mondelinge proef vullen de kandidaten een persoonlijkheidsvragenlijst online in. Deze informatie wordt adviserend gebruikt tijdens het interview met de jury. De mondelinge proef is eliminerend. Voor de mondelinge proef behaal je ten minste 60% om te slagen. Enkel de 8 best scorende geslaagde kandidaten op het mondelinge gedeelte gaan door naar het assessment center. In geval van meer dan 20 geldige kandidaten wordt een preselectieproef voorzien, bestaande uit verbale, numerieke en abstracte redeneertesten. De preselectieproef is eliminerend. Enkel de 20 best scorende geslaagde kandidaten op de preselectieproef gaan door naar het jurygesprek. Assessment enter (week van 2/10/2017) Het assessment center bestaat uit: - Uitgebreide plannings- en organisatieoefening (postbak) - Interview Het assessment center is eliminerend en resulteert in een beoordeling: niet geschikt 25/50, geschikt 30/50 of zeer geschikt 35/50. Om te slagen voor het assessment center moet een kandidaat minstens een geschikte beoordeling bekomen (minstens 30/50). Eindrangschikking De mondelinge proef en het assessment center worden elk gequoteerd op 50 punten. De eerst gerangschikte kandidaat is de hoogst scorende kandidaat op het totaal van de mondelinge proef en het assessment center. ontactgegevens & nuttige informatie Wens je meer informatie over de selectieprocedure,de functie-inhoud of het online solliciteren, neem dan gerust contact op met de dienst Werving & Onthaal per telefoon Eventuele wijzigingen van het adres en telefoonnummer na het indienen van de kandidatuur moeten onmiddellijk medegedeeld worden aan de dienst Werving & Onthaal zodat de kandidaat kan bereikt worden. - Een kandidaat moet zijn antwoord op een jobaanbod schriftelijk of via bekend maken binnen een termijn van 7 kalenderdagen, zo niet verliest hij zijn opname in de reserve. - Kandidaten kunnen een aanbod voor een statutaire benoeming, een contract voor onbepaalde en bepaalde duur één keer gemotiveerd weigeren, zonder hun opname en hun plaats in de reserve te verliezen. - Kandidaten kunnen op eigen schriftelijk verzoek uit de reserve worden geschrapt. - Ook bij de effectieve indiensttreding moeten de kandidaten aan alle aanwervingsvoorwaarden voldoen.

4

5 Bijlage 1: Functiekaart deskundige Aankoop 1. Functiedoel: Voorbereiden, uitvoeren, opvolgen, administratief afhandelen en projectbeheer van de aankoopdossiers met als doel op een wettelijk correcte manier, volgens de interne bestelprocedure, afgestemd op de behoeften de voordeligste werken, leveringen en diensten aan te kopen. Adviseren en ondersteunen van de interne klanten, het aankoopteam en de coördinator Aankoop en Logistiek. 2. Opdrachten: 2.1. Adviseren en ondersteunen van de coördinator AD en van medewerkers van de AD bij, o.a.: Het beleidsvoorbereidend werk, de strategische planning en de operationele planning en opvolging Voorbereiding en verslaggeving van vergaderingen: Projectgroepen in het kader van overheidsopdrachten Overleg met interne klanten en met interne diensten Overleg met leveranciers en met externe diensten Opvolgen van afspraken met interne klanten en diensten en met externen Zoeken naar verbetermogelijkheden en formuleren van voorstellen op vlak van de kwaliteit en de efficiëntie van de dienstverlening en van de procedures Informeert en rapporteert de stand van zaken en resultaten aan en overlegt regelmatig met de oördinator Aankoop en Logistiek 2.2. Projectbeheer van dossiers overheidsopdrachten in overleg met de oördinator Aankoop en Logistiek, o.a.: De aanvraag toetsen aan wettelijke en interne procedures en aan het marktaanbod Opvolgen van de nieuwe aanvragen Toetsen van de bevoegdheden van de aanvrager om te bestellen ontrole van het beschikbaar budget en indien nodig overleggen met de Dienst Budgetten en met de budgethouder Nagaan of levering via magazijn mogelijk is en doorsturen van de aanvraag naar de logistiek medewerker In overleg met de aanvrager de aanvraag verfijnen en indien nodig bijsturen rekening houdend met het belang voor de gehele organisatie Aanmaken van een map op de server onder overheidsopdrachten Indien nodig een projectgroep samenstellen voor de voorbereiding en opvolging van de opdracht Opmaken van een tijdslijn en opvolgen van de planning Bepalen van de aankoopstrategie per dossier in overleg met de oördinator Aankoop en Logistiek Keuze van de juiste procedure om aan de vraag te voldoen Opstarten van een nieuw dossier en de lijst van aankoopdossiers aanvullen en beheren orrecte raming opstellen in functie van de te kiezen procedure Bepalen of het exploitatie- of investeringsbudget betreft

6 Bepalen of het werken, leveringen of diensten betreft Geschikte aanbestedingsprocedure kiezen ontrole van beschikbaar budget Opmaken en opvolgen van de planning Procedure uitvoeren Plannen en organiseren van overleg met de projectgroep Onderhandelen met vertegenwoordigers, inschrijvers, leveranciers en aanvragers Registreren en aanmaken van aankoopdossier in de overheidsopdrachtenbeheerssoftware Bestek opmaken in overleg met betrokken partijen conform de wettelijke bepalingen en advies inwinnen Opmaken van juiste beraadslaging en verslagen Beoordeling van de offertes Respecteren van publicatievoorschriften en opmaken van publicaties orrect en tijdig opmaken van begeleidende briefwisseling Plaatsen en opvolgen van bestellingen en uitvoeringen orrect invoeren van gegevens in de software voor facilitair management (FMIS) Opstellen in het FMIS-systeem van contracten en bestelbonnen en versturen van geautoriseerde bestelbon Opvolgen en controle van de leveringen Toezicht houden op de uitvoeringen en in overleg met de coördinator de nodige maatregelen treffen Opvolgen borgstellingen ontrole van de facturen a.h.v. bestel- en leverbon of afgesproken voorwaarden en registreren van de facturen Het geven van feedback aan de aanvragers en aan de projectgroep (interne klanten) ontractmanagement (oa verzekeringen) 2.3. Opmaken en opvolgen van de planning voor de dossiers overheidsopdrachten in overleg met de oördinator Aankoop en Logistiek, o.a.: Plannen en opvolgen van raamcontracten waarvoor men dossierbeheerder is Opmaken planning en opvolgen eenmalige aankopen waarvoor men dossierbeheerder is Inspringen voor collega s zodat de continuïteit gewaarborgd blijft 2.4. Systematisch archiveren van documenten zodat de dossiers continu beschikbaar, consulteerbaar en geactualiseerd zijn tijdens de ganse procedure, o.a.: Op de juiste plaats klasseren van bestelbonnen, facturen, documenten en dossiers, zowel fysiek als digitaal Aanvullen van de lijst met aankoopdossiers Systematisch aanmaken, uitwerken en opvolgen van aankoopdossiers in de overheidsopdrachtenbeheerssoftware 2.5. In functie van de noodwendigheid de continuïteit van de dienstverlening verzekeren, o.a.: Uitvoeren van taken voorzien in het functieprofiel van andere medewerkers van de Dienst Aankoop en Logistiek Verzekeren van de continuïteit van de dienstverlening 2.6. ommunicatie, adviesverlening en rapportage, o.a.: Gerichte feedback geven aan de aanvragers over het dossierverloop en over hun bestelaanvraag Deelname aan de financiële planning bij budgetrondes met adviesverlening en raming Verslaggeving en voorbereiden van overleg

7 Rapportage aan de oördinator Aankoop en Logistiek o.a. over de dagelijkse werking en de planning Werkt samen onder de leiding van de oördinator Aankoop en Logistiek met de andere medewerkers van de Facilitaire Dienst om een optimale ondersteunende dienstverlening te leveren 2.7. Op peil houden van kennis binnen de eigen specialiteit, o.a.: Marktonderzoek Toepasselijke wetgeving Aankooptechnieken en onderhandelingsvaardigheden Gebruik van informaticasystemen Actieve kennisoverdracht tussen collega s 3. Vereiste competenties: Integriteit Vervult een voorbeeldfunctie inzake ethisch ondernemen en handelen Samenwerken Heeft oog voor verschillende belangen en houdt hiermee rekening zonder afbreuk te doen aan de deontologische code. Neemt preventief maatregelen om belangenconflicten te voorkomen. B Stelt zich collegiaal op en levert een wezenlijke bijdrage aan het groepsresultaat. Uit zich positief over de prestaties van anderen. Steunt voorstellen van anderen, bouwt daarop voort in de richting van een gemeenschappelijk doel. Klantgerichtheid Het belang van de klant, intern of extern, is primordiaal en er wordt steeds gecontroleerd of er voldaan is/zal worden aan de noden en wensen van de klant Levert, indien nodig en mogelijk, maatwerk voor elke klant. Organiseert de dienstverlening zodanig dat ze maximaal en pro-actief tegemoet komt aan de klantenverwachtingen. Stuurt de dienstverlening bij indien het probleem van de klant niet onmiddellijk helder is en kan opgelost worden. Organisatieloyaliteit B Erkent de belangen van de organisatie en handelt daar steeds naar Kan intern en extern de belangen van de organisatie vertegenwoordigen en verdedigen Levert een constructief-kritische bijdrage in dossiers waarin de organisatie onder vuur komt te liggen Plannen en organiseren Stelt een realistisch actieplan op, zorgt voor benodigde middelen, tijd, en mensen en volgt alles systematisch op Bewaakt het beschikbare middelenbudget en anticipeert op afwijkingen. ontroleert de voortgang en grijpt gepast in bij onverwachte ontwikkelingen. Kan gefaseerd werken aan doelstellingen op langere termijn.

8 Nauwkeurigheid Doet de dingen direct goed. Hanteert een nultolerantie qua onzorgvuldigheid en kan deze zowel in eigen werk als dit van anderen opsporen. Vertoont hierbij een voorbeeldfunctie. Werkt een complexe taak volledig af. Werkt op een projectmatige manier. Is nauwgezet en nauwkeurig in alle opdrachten die tot het takenpakket behoren en draagt dit ook zo uit. Resultaatgerichtheid B Werkt met concrete actieplannen en zorgt voor de opvolging hiervan. Stuurt bij waar nodig om het resultaat te garanderen Maakt de doelstellingen kenbaar alsook de weg om deze te bereiken. Werkt zeer resultaatgericht met aandacht voor het al dan niet bereiken van de vooropgestelde doelstelling. Stelt actieplannen op en bewaakt de vooruitgang hiervan. Kan anderen aansturen om het doel te bereiken. Marktgerichtheid B Blijft op de hoogte van de ontwikkelingen in het vakgebied en verwerkt deze informatie voor het eigen functioneren Volgt de ontwikkelingen in de branche Signaleert kansen in de markt en onderneemt acties Onderhandelen Brengt het eigen standpunt en gaat actief op zoek naar aansluiting met de belangen van de andere partij Onderzoekt vooraf eigen mogelijkheden en bereidheid tot het doen van concessies. Gaat zorgvuldig na of partijen het eindresultaat begrijpen en daadwerkelijk accepteren. Bevraagt de tegenpartij systematisch naar argumenten en weet deze in te zetten in de eigen argumentatie. Tracht toe te geven op punten die de eigen partij niet veel kosten maar een hoge meerwaarde hebben voor de ander. Schriftelijke communicatie Met vorm, inhoud en stijl wordt de boodschap op doeltreffende wijze gecommuniceerd aan de doelgroep. De schriftelijke communicatie is van wezenlijk belang om de missie te realiseren De documenten die zowel intern als extern verspreid worden ondersteunen het imago van de organisatie. De boodschap die verspreid wordt, is qua vorm en inhoud duidelijk en bereikt haar beoogde doelstelling. Bijlage 2: diploma De functies bij OMW Leuven zijn onderverdeeld in niveaus. Voor de niveaus A, B en heb je een diploma nodig.

9 Hieronder vind je per niveau de diplomavoorwaarde. Je kan enkel deelnemen aan - contractuele en statutaire - selectieprocedures bij OMW Leuven als je aan de diplomavoorwaarden voldoet: niveau A: je hebt een masterdiploma niveau B: je hebt een bachelordiploma of graduaatsdiploma (m.u.v maatschappelijk werker) niveau : je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs niveau D: je hebt geen diploma nodig Diploma nog niet behaald? Ben je laatstejaarsscholier of -student en sta je voor je eindexamens of herexamens, dan moet je de verwachte datum van afstuderen bij je sollicitatie vermelden. Je moet jouw diploma bezorgen voor jouw aanstelling (en indiensttreding). Dus, indien je in het laatste jaar van je studies zit: Verwachte datum van afstuderen vermelden bij je sollicitatie. Diploma inleveren vóór je indiensttreding. Buitenlands diploma? Als je jouw diploma in het buitenland behaalde, dan moet je een gelijkwaardigheid (homologatie) aanvragen bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, afdeling NARI. De academische gelijkwaardigheidserkenning is een officiële bevestiging van de gelijkwaardigheid van twee diploma's. Als je een buitenlands diploma voorlegt, moet je vóór de uiterste inschrijvingsdatum die geldt voor een selectieprocedure, het bewijs leveren dat je de gelijkwaardigheid hebt aangevraagd. Uiterlijk op het ogenblik van de aanstelling moet je het bewijs van de gelijkwaardigheid voorleggen. Voor meer informatie over gelijkwaardigheid kan je terecht bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, NARI-Vlaanderen met vermelding van de juiste administratie: Administratie Hoger Onderwijs (buitenlands diploma hoger onderwijs) Administratie Secundair Onderwijs (buitenlands diploma hoger secundair onderwijs) Meer info, klik dan op volgende link: Naric Vlaanderen of surf naar Dus, indien je jouw diploma in het buitenland hebt behaald: Bewijs dat je de gelijkwaardigheid van jouw diploma hebt aangevraagd bij NARI mee opladen bij jouw sollicitatie. Bewijs van gelijkwaardigheid, afgeleverd door NARI, voorleggen uiterlijk op het ogenblik van je aanstelling.