Inleiding: Ten slotte: Hoe eerder een klacht wordt besproken, hoe beter het is voor alle betrokkenen. Klachtenregeling Stichting Atlant Basisonderwijs

Transcriptie

1 KLACHTENREGELING

2 Inleiding: Volgens de wettelijke bepalingen is elk bevoegd gezag verplicht te regelen, dat klachten op de juiste manier worden behandeld. Dat betekent, dat er voor elke school een regeling moet zijn getroffen, waarin duidelijk is gemaakt hoe er met klachten wordt omgegaan. Met de hierna volgende regeling wordt kenbaar gemaakt, dat het bestuur het model van de landelijke klachtenregeling voor primair en voortgezet onderwijs als norm hanteert. Het bestuur heeft zich aangesloten bij de Landelijke Klachtencommissie, waarmee een objectieve behandeling is gewaarborgd. Telkens worden in de nieuwe Schoolgids de actuele contactgegevens vermeld. Het bestuur ziet erop toe, dat alle scholen in hun schoolgids melding hebben gemaakt van het bestaan van deze regeling. Bovendien is op elke school een folder beschikbaar waarin de klachtenprocedure wordt behandeld. Desgewenst is deze folder ook te verkrijgen via het bestuurskantoor. Ouders kunnen daarmee nagaan hoe er gehandeld moet worden, als zij een klacht wensen in te dienen. Om vorm te geven aan de klachtenregeling wordt in de schoolgids bovendien melding gemaakt welk teamlid als contactpersoon optreedt. Ouders kunnen bij dit teamlid terecht en die zal ervoor zorgdragen, dat de klacht op de juiste manier in behandeling wordt genomen. Indien het gaat om de persoonlijke integriteit, heeft de vertrouwenspersoon de plicht de klacht door te geven aan de landelijke klachtencommissie. De ouders die de klacht hebben ingediend, krijgen bevestigd, dat de klacht is ontvangen en hoe de verdere procedure zal verlopen. De contactgegevens met de externe vertrouwenspersoon van het bestuur zijn terug te vinden in de Schoolgids. Als zou blijken, dat deze vertrouwenspersoon niet beschikbaar is, zal het bestuur via de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen een andere persoon toewijzen. Ten slotte: Hoe eerder een klacht wordt besproken, hoe beter het is voor alle betrokkenen. Klachtenregeling

3 Het bevoegd gezag: Postbus AJ IJmuiden gehoord de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad stelt de volgende Klachtenregeling* vast. Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. school: een school vallende onder de te IJmuiden; b. instelling: (naam school) c. bevoegd gezag: te IJmuiden d. LKC: de commissie als bedoeld in artikel 8; e. klager: een (ex-)leerling/deelnemer/student, een ouder/voogd/verzorger van een minderjarige (ex-) leerling/deelnemer/student, (een lid van) het personeel, (een lid van) de directie of een anderszins functioneel bij de school of instelling betrokken persoon of orgaan; f. verweerder: (een lid van) het personeel, (een lid van) de directie, het bevoegd gezag of een anderszins functioneel bij de school of instelling betrokken persoon of orgaan, tegen wie een klacht is ingediend; g. klacht: klacht over (nagelaten) gedragingen en beslissingen van de verweerder. Artikel 2: Voorfase klachtindiening 1. Een klager die een probleem op of met de school of instelling ervaart, neemt contact op met degene die het probleem heeft veroorzaakt, tenzij de aard van het probleem zich daartegen verzet. 2. Indien dat contact niet tot een oplossing leidt, legt de klager het probleem ter oplossing voor aan de directie. 3. De klager kan het probleem bespreken met de directie van de school, de contactpersoon op de school of de vertrouwenspersoon van het schoolbestuur. 4. Als het probleem niet is of wordt opgelost kan een klacht worden ingediend als bedoeld in artikel 6. Artikel 3: De contactpersoon 1. Het bevoegd gezag van de school of instelling wijst na overleg met het medezeggenschapsorgaan op iedere school een contactpersoon aan. 2. De contactpersoon informeert de klager over de mogelijkheden die de klachtenregeling biedt. Als de klager rond nog ernstiger zaken een klacht wil indienen, verwijst de contactpersoon de klager naar de vertrouwenspersoon van het schoolbestuur. Artikel 4: De vertrouwenspersoon 1. Het bevoegd gezag van de school of instelling benoemt na overleg met het medezeggenschapsorgaan ten minste één externe vertrouwenspersoon. 2. De vertrouwenspersoon gaat na of de klacht door bemiddeling kan worden opgelost. 3. De vertrouwenspersoon kan de klager begeleiden bij het indienen van de klacht als de klager daar om verzoekt. 3

4 *(Brontekst: Model Klachtenregeling Onderwijsgeschillen d.d. mei 2014) 4. De vertrouwenspersoon informeert de klager over instanties of instellingen die de klager behulpzaam kunnen zijn bij het oplossen van problemen die samenhangen met de klacht en begeleidt de klager zo nodig bij het leggen van contact. 5. De vertrouwenspersoon kan het bevoegd gezag gevraagd en ongevraagd adviseren indien signalen die hem bereiken daar aanleiding toe geven. 6. De vertrouwenspersoon brengt jaarlijks aan het bevoegd gezag schriftelijk verslag uit van zijn werkzaamheden. Artikel 5: Informatie over de klachtenregeling Het bevoegd gezag zorgt ervoor dat de klachtenregeling, het adres van de klachtencommissie en de namen en de bereikbaarheid van de contactpersoon en de vertrouwenspersoon voldoende bekend zijn door deze in ieder geval te publiceren in de school- of instellingsgids en op de websites van de school of instelling en de website van het bevoegd gezag. Artikel 6: Het indienen van een klacht 1. De klager kan een klacht indienen bij de LKC of bij het bevoegd gezag. 2. Het klaagschrift bevat ten minste: a. de naam en het adres van de klager; b. de naam van verweerder en de naam en het adres van de school of de instelling waar de klacht betrekking op heeft; c. een omschrijving van de klacht en de datum/periode waarop de klacht betrekking heeft; d. afschrift van de op de klacht betrekking hebbende stukken; e. de dagtekening. Gebruik van bijgaand klachtenformulier (zie voorbeeld in Bijlage 4) is aan te bevelen. 3. De klacht dient binnen een jaar na de gedraging of beslissing te worden ingediend, tenzij de klachtencommissie (zie Art. 8) anders beslist. 4. De klager kan zich bij het indienen en bij de behandeling van de klacht laten bijstaan door een gemachtigde. 5. Het bevoegd gezag, of de LKC, bevestigt schriftelijk de ontvangst van de klacht. Artikel 7: Behandeling van de klacht door het bevoegd gezag 1. Als klager zijn klacht indient bij het bevoegd gezag, kan dit de klacht zelf afhandelen. 2. Het bevoegd gezag meldt in dat geval klager en verweerder welke stappen het gaat zetten om de klacht af te handelen. 3. Als de behandeling van de klacht door het bevoegd gezag naar het oordeel van de klager niet tot een oplossing heeft geleid, kan de klager de klacht indienen bij de LKC. 4. Als het bevoegd gezag de behandeling van de klacht niet zelf ter hand neemt, verwijst het bevoegd gezag de klager naar de LKC. Artikel 8: De klachtencommissie Het bevoegd gezag heeft zijn scholen aangesloten bij de onafhankelijke Landelijke Klachtencommissie Onderwijs (LKC), Postadres: Geschillencommissies Bijzonder Onderwijs, Postbus 82324, 2508 EH Den Haag, T: E: W: 4

5 Op de behandeling van klachten die worden voorgelegd aan de LKC is het Reglement van de Commissie van toepassing. Dit reglement is te vinden op: derwijs.nl/files/reglement_klachtencommissies_gcbo.pdf Artikel 9: Informatieverstrekking aan de LKC Personeelsleden in dienst van het bevoegd gezag zijn verplicht door de LKC gevraagde informatie te verstrekken en omtrent het verzoek daartoe en de informatieverstrekking vertrouwelijkheid in acht te nemen. Deze verplichtingen gelden ook voor het bevoegd gezag. Artikel 10: Beslissing op advies 1. Binnen vier weken na ontvangst van het advies van LKC deelt het bevoegd gezag aan de klager, de verweerder, de directeur van de betrokken school en de LKC schriftelijk en gemotiveerd mee of hij het oordeel over de gegrondheid van de klacht deelt en of hij naar aanleiding van dat oordeel maatregelen neemt en zo ja welke. 2. Deze termijn kan met ten hoogste vier weken worden verlengd. Deze verlenging meldt het bevoegd gezag met redenen omkleed aan de klager, de verweerder en de LKC. Artikel 11: Informeren medezeggenschapsorgaan Het bevoegd gezag informeert de medezeggenschapsorganen over elk oordeel van de LKC waarbij de klacht gegrond is geoordeeld en over de eventuele maatregelen die het naar aanleiding van dat oordeel zal nemen. Dat gebeurt zonder vermelding van persoonsgegevens ter bescherming van de privacy van betrokkenen. Artikel 12: Vertrouwelijkheid 1. Iedereen die bij het indienen en behandelen van de klacht betrokken is, is verplicht vertrouwelijkheid in acht te nemen. 2. De verplichting tot vertrouwelijkheid blijft bestaan, ook als de betrokkene niet meer onder de werking van de klachtenregeling valt. Artikel 13: Openbaarheid 1. In de schoolgids van een school wordt naar deze klachtenregeling verwezen. Deze regeling staat op de website van Atlant Basisonderwijs. 2. Alle belanghebbenden worden op de hoogte gesteld van deze regeling. Artikel 14: Evaluatie De regeling wordt binnen vier jaar na inwerkingtreding door CvB, de schoolcontactpersonen, de externe vertrouwenspersoon, en de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad geëvalueerd. Artikel 15: Wijziging van het reglement Deze regeling kan door het bevoegd gezag worden gewijzigd na overleg met de vertrouwenspersoon, met inachtneming van de voor de school of instelling geldende bepalingen op gebied van medezeggenschap. Artikel 16: Overige bepalingen 5

6 1. In gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist het bevoegd gezag. 2. Deze regeling kan worden aangehaald als 'klachtenregeling '. 3. Deze regeling treedt in werking na het besluit daarover in de GMR. 6

7 Algemene toelichting In het primair en voortgezet (speciaal) onderwijs is het schoolbestuur (bevoegd gezag) verplicht een klachtenregeling op te stellen. In het middelbaar en hoger beroepsonderwijs is het hebben van een klachtenregeling verplicht op grond van de geldende Cao s. Deze modelklachtenregeling is toepasbaar voor alle sectoren van het onderwijs. Veruit de meeste klachten over de dagelijkse gang van zaken in de school/instelling zullen in onderling overleg tussen ouders, leerlingen/deelnemers/studenten, personeel en schoolleiding kunnen worden afgehandeld. Indien dat echter gelet op de aard van de klacht niet mogelijk is, of indien de afhandeling niet naar tevredenheid heeft plaatsgevonden, kan aan de hand van deze regeling een klacht worden ingediend. De klachtenprocedure is geen vervanging van de procedure die iemand kan voeren tegen een besluit van het bevoegd gezag van een openbare school in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Niettemin kan iemand ervoor kiezen om een klacht in te dienen in plaats van het voeren van de Awb-procedures. De Commissie kan dan een oordeel geven over de klacht, maar kan, anders dan de rechter, het besluit van het bevoegd gezag niet vernietigen. Voorts dienen klachten waarvoor een aparte regeling en proceduremogelijkheid bij een commissie bestaat, langs die lijn te worden afgehandeld. Zo kan een klacht die moet worden ingediend bij de college van beroep voor de examens, niet via deze klachtenregeling onderwijs worden behandeld. 7

8 Bijlage 1: Toelichting per artikel Artikel 1: onder e Ook een ex-leerling kan een klacht indienen. Naarmate het tijdsverloop tussen de feiten, waarover wordt geklaagd en het indienen van de klacht groter is, wordt het voor de klachtencommissie en het bevoegd gezag moeilijker om tot een oordeel te komen. Daarom is in artikel 6, derde lid bepaald dat een klacht binnen een jaar na de gedraging of beslissing moet worden ingediend, tenzij de klachtencommissie anders bepaalt. Hierbij valt te denken aan ernstige klachten over seksuele intimidatie, agressie, geweld en discriminatie. Bij personen of organen die anderszins functioneel betrokken zijn bij de schoolgemeenschap kan gedacht worden aan bijvoorbeeld, vrijwilligers, stagiaires en leraren in opleiding. Artikel 1: onder f Er kan worden geklaagd over personen en instanties die functioneel bij de school betrokken zijn. Dat betekent dat er in beginsel niet een klacht kan worden ingediend tegen een ouder of een leerling. Een ouder of een leerling kan slechts als verweerder worden aangemerkt voor zover de betreffende gedragingen of beslissingen zijn voortgekomen uit hun functionele betrokkenheid bij de school (in de hoedanigheid van bijvoorbeeld, overblijfkracht, of lid van de ouderraad of medezeggenschapsraad). Artikel 1: onder g Klachten kunnen gaan over bijvoorbeeld begeleiding van leerlingen, toepassing van strafmaatregelen, beoordeling van leerlingen, de inrichting van de schoolorganisatie, seksuele intimidatie, discriminerend gedrag, agressie, geweld en pesten. Onder seksuele intimidatie wordt verstaan: ongewenst seksueel getinte aandacht die tot uiting komt in verbaal, fysiek en non-verbaal gedrag. Dit gedrag wordt door degene die het ondergaat, ongeacht sekse en/of seksuele voorkeur, ervaren als ongewenst, of wordt indien het een minderjarige leerling betreft, door de ouders, voogden of verzorgers van de leerling als ongewenst aangemerkt. Seksueel intimiderend gedrag kan zowel opzettelijk als onopzettelijk zijn. Onder discriminerend gedrag wordt verstaan: elke vorm van ongerechtvaardigd onderscheid, als bedoeld in artikel 2 van de Algemene wet gelijke behandeling, elke uitsluiting, beperking of voorkeur die ten doel heeft of tot gevolg kan hebben dat de erkenning, het genot of de uitoefening op voet van gelijkheid van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden op politiek, economisch, sociaal of cultureel terrein of op andere terreinen van het openbare leven wordt teniet gedaan of aangetast. Discriminatie kan zowel bedoeld als onbedoeld zijn. Onder agressie, geweld en pesten worden verstaan: gedragingen en beslissingen dan wel het nalaten van gedragingen en het niet nemen van beslissingen waarbij bedoeld of onbedoeld sprake is van geestelijke of lichamelijke mishandeling van een persoon of groep personen die deel uitmaakt van de schoolgemeenschap. Artikel 2 Veruit de meeste klachten over de dagelijkse gang van zaken in de school zullen in onderling overleg tussen ouders, leerlingen/deelnemers/studenten, personeel en schoolleiding worden 8

9 afgehandeld. Het heeft de voorkeur om problemen te bespreken op het niveau waar ze zich voordoen en met degene die het probleem (heeft) veroorzaakt. Indien dat echter gelet op de aard van de klacht niet mogelijk is, of indien de afhandeling niet naar tevredenheid heeft plaatsgevonden, kan men een formele klacht indienen. Artikel 3 De contactpersoon is toegankelijk voor alle betrokkenen bij de school. Het is van belang dat deze persoon het vertrouwen geniet van alle bij de school betrokken partijen. De contactpersoon oefent zijn taak in onafhankelijkheid uit. De contactpersoon dient uit hoofde van de uitoefening van zijn taak niet te worden benadeeld. Artikel 4 Hoewel de functie van vertrouwenspersoon naar zijn aard (en naam) een grote mate van vertrouwelijkheid met zich brengt, kan van de vertrouwenspersoon niet worden verlangd dat hij in alle gevallen geheimhouding betracht. De vertrouwenpersoon heeft geen wettelijke geheimhoudingsplicht. Als hij van oordeel is dat de klager zich in een dusdanig ernstige situatie bevindt dat het noodzakelijk is andere personen/instanties op de hoogte te stellen, kan hij besluiten de geheimhouding niet te bewaren. Als er geen sprake is van een externe maar van een interne vertrouwenspersoon, valt deze onder de meld- en aangifteplicht bij een vermoeden van een zedenmisdrijf (artikel 4a WPO, artikel 3 WVO). Daarnaast is de "meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling op zowel de interne als externe vertrouwenspersoon van toepassing Een vertrouwenspersoon zal een klager dan ook nooit vooraf geheimhouding moeten beloven. Hij kan wel duidelijk maken dat hij erg terughoudend en vertrouwelijk met de te geven informatie om zal gaan. Indien de vertrouwenspersoon besluit de verkregen informatie toch met derden te delen, zal hij dit vooraf met de klager moeten bespreken. Het verdient aanbeveling per bestuur een onafhankelijke, bij voorkeur externe vertrouwenspersoon te benoemen en per school een interne contactpersoon. De vertrouwenspersoon dient zicht te hebben op het onderwijs en de participanten hierin en dient kundig te zijn op het terrein van opvang en verwijzing. Het bevoegd gezag houdt bij de benoeming van de vertrouwenspersoon rekening met de diversiteit van de schoolbevolking. De vertrouwenspersoon is toegankelijk voor alle betrokkenen bij de school. Het is van belang dat hij het vertrouwen geniet van alle bij de school betrokken partijen. De vertrouwenspersoon bezit vaardigheden om begeleidingsgesprekken te voeren. Overwogen kan worden te kiezen voor twee vertrouwenspersonen: één vrouw en één man. Bij sommige aangelegenheden kan het drempelverhogend zijn om te moeten klagen bij een persoon van het andere geslacht. Ook kan worden overwogen meerdere vertrouwenspersonen te benoemen zodat in voorkomende gevallen ook een verweerder zich door een vertrouwenspersoon kan laten bijstaan. Artikel 4: eerste lid De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van zijn taak uitsluitend verantwoording schuldig aan het bevoegd gezag. Een interne vertrouwenspersoon dient uit hoofde van de uitoefening van zijn taak niet te worden benadeeld. Artikel 4: tweede lid De vertrouwenspersoon gaat in eerste instantie na of de klager getracht heeft de problemen met 9

10 de verweerder of met de directeur van de betrokken school op te lossen. Als dat niet het geval is, kan daar alsnog voor worden gekozen. De vertrouwenspersoon kan een klager in overweging geven, gelet op de ernst van de zaak, geen klacht in te dienen, de klacht in te dienen bij de klachtencommissie, de klacht in te dienen bij het bevoegd gezag, dan wel aangifte te doen bij politie/justitie. De vertrouwenspersoon onthoudt zich van het onderzoeken van de klacht en het geven van een oordeel. Dat gaat zijn taak te buiten en is voorbehouden aan het bevoegd gezag en de klachtencommissie. Daarnaast kan het geven van een oordeel zijn draagvlak binnen de schoolgemeenschap verzwakken. Hoewel de vertrouwenspersoon nagaat of door bemiddeling een oplossing kan worden bereikt, is niet aan te raden dat de vertrouwenspersoon zelf gaat bemiddelen. Een mislukte bemiddeling kan namelijk leiden tot een verlies aan vertrouwen en zelfs tot het zelf onderwerp worden van een klacht. Welke rol de vertrouwenspersoon ook kiest, hij zal in alle gevallen eerst met de klager tot overeenstemming moeten komen welke rol hij als vertrouwenspersoon zal vervullen, zodat hierover geen onduidelijkheid bestaat. Begeleiding van de klager houdt ook in dat de vertrouwenspersoon nagaat of het indienen van de klacht niet leidt tot repercussies voor de klager. Tot slot vergewist hij zich ervan dat de aanleiding tot de klacht daadwerkelijk is weggenomen. Indien de klager dit wenst, begeleidt de vertrouwenspersoon hem bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie of bij het bevoegd gezag en verleent desgewenst bijstand bij het doen van aangifte bij politie of justitie. Indien de klager een minderjarige leerling is, worden met medeweten van de klager, de ouders/verzorgers hiervan door de vertrouwenspersoon in kennis gesteld, tenzij naar het oordeel van de vertrouwenspersoon het belang van de minderjarige zich daartegen verzet. Artikel 4: vijfde lid De vertrouwenspersoon kan het bevoegd gezag adviseren over beleidskwesties, maar onthoudt zich van het geven van adviezen over te treffen (disciplinaire) maatregelen naar aanleiding van een ingediende klacht. Artikel 6: eerste lid Een klager heeft de keuze om zijn klacht in te dienen bij het bevoegd gezag of rechtstreeks bij de LKC. Als de klager na de eventuele klachtafhandeling door het bevoegd gezag niet tevreden is, kan hij de klacht alsnog aan de LKC voorleggen. Als de klacht rechtstreeks bij de LKC wordt ingediend kan deze besluiten de klacht door te sturen naar het bevoegd gezag en dit de mogelijkheid bieden te trachten de klacht op het niveau van de school, de instelling of het bevoegd gezag op te lossen (artikel 4a Reglement LKC). Artikel 10: eerste lid Deze termijn is voor het primair en voortgezet onderwijs vastgelegd in de artikel 14, zevende lid WPO, artikel 24b, zevende lid WVO en artikel 23, zevende lid WEC. Indien het oordeel daar aanleiding toe geeft, kan het bevoegd gezag in overleg met de verweerder in een passende rehabilitatie voorzien. Artikel 11 Zie ook artikel 8, tweede lid onder e van de Wet medezeggenschap op scholen (WMS). 10

11 Artikel 12 Klachtbehandeling is vertrouwelijk. Het betreft een klacht van een individuele klager. Het is niet gewenst dat personen of organen die bekend zijn met de klacht, derden over de klacht informeren. Publiciteit kan partijen schaden en ook het vinden van een oplossing voor de klacht bemoeilijken. Artikel 16 Op grond van artikel 10 onder g WMS heeft de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad instemmingsbevoegdheid bij de vaststelling of wijziging van de klachtenregeling. 11

12 Bijlage 2 REGLEMENT VOOR DE EXTERNE VERTROUWENSPERSOON SPOOR Het Bestuur van ; gelet op de bepalingen van de Wet op het Primair Onderwijs, gelet op het bepaalde in de Klachtenregeling Atlant Basisonderwijs; stellen het volgende Reglement voor de externe vertrouwenspersoon Atlant basisonderwijs vast. Artikel 1: aanwijzing 1. Atlant Basisonderwijs benoemt, schorst en ontslaat, conform het bepaalde in de Klachtenregeling Atlant Basisonderwijs, de externe vertrouwenspersoon. 2. De externe vertrouwenspersoon is deskundig op het gebied van de problematiek rondom machtsmisbruik, te weten: seksuele intimidatie, agressie, geweld en discriminatie. 3. De directie van de school draagt er zorg voor dat de naam, het adres en het telefoonnummer van de externe vertrouwenspersoon bij alle ouders, verzorgers en voogden van de leerlingen alsmede bij het personeel en de vrijwilligers en leden van de medezeggenschapsraad van de school middels de schoolgids bekend is. Artikel 2: taken 1. De externe vertrouwenspersoon heeft tot taak: a. na te gaan of door bemiddeling een oplossing van de klacht kan worden bereikt; b. indien er sprake is van mogelijke strafbare feiten de kla(a)g(st)er te wijzen op de mogelijkheid tot het doen van aangifte bij politie of justitie; c. conform het bepaalde in artikel 5 van de Klachtenregeling Atlant basisonderwijs de klager wijzen op de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij Het College van Bestuur of de klachtencommissie onderwijs; d. het desgewenst begeleiden van de klager bij de verdere procedure en verleent desgewenst bijstand bij het doen van aangifte bij politie of justitie; e. de klager te verwijzen, indien en voorzover noodzakelijk of wenselijk, naar andere instanties gespecialiseerd in opvang en nazorg; f. aanwijzingen, niet zijnde concrete klachten eventueel ter kennis te brengen van de klachtencommissie of het College van Bestuur; g. het onderhouden van contacten met de kla(a)g(st)er om te bezien of het indienen van de klacht niet leidt tot repercussies voor de kla(a)g(st)er en om te bezien of, nadat de klacht is afgehandeld, de aanleiding van de klacht daadwerkelijk is weggenomen h. het gevraagd en ongevraagd adviseren aan het College van Bestuur over een beleid inzake bestrijding en preventie van seksuele intimidatie, agressie, geweld en discriminatie. 2. De vertrouwenspersoon onderneemt geen stappen naar buiten dan met instemming van de betrokken kla(a)g(st)er. 3. Zodra de vertrouwenspersoon de klacht als afgehandeld beschouwt, deelt zij dat aan de kla(a)g(st)er mede. 12

13 Artikel 3: bevoegdheden De vertrouwenspersoon beschikt over de volgende bevoegdheden: a. het recht om met personeelsleden, leerlingen, het College van Bestuur en andere betrokkenen van de school gesprekken te voeren; b. het recht van raadpleging van deskundigen; c. het recht op toegang tot alle afdelingen van de school; d. het recht op inzage in relevante documenten. Artikel 4: verantwoording, bescherming 1. De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van haar taak uitsluitend functionele verantwoording schuldig aan het College van Bestuur. 2. Het bevoegd gezag sluit een overeenkomst met een vertrouwenspersoon, die aantoonbaar aan het bepaalde artikel 1 lid 2 voldoet. De overeenkomst wordt voor een bepaalde periode aangegaan. Na afloop van die periode kan de overeenkomst worden verlengd. 3. De vertrouwenspersoon kan alleen tussentijds uit haar functie worden ontheven als er sprake is van grove nalatigheid of fouten in haar functioneren als vertrouwenspersoon. 4. De vertrouwenspersoon meldt elke klacht schriftelijk - geanonimiseerd - bij het College van Bestuur. In het geval de afhandeling van de klacht niet met een enkel telefoontje kan worden afgehandeld wordt dit bij melding aangegeven. 5. In het geval de afhandeling van de klacht meer dan 5 uur zal gaan bedragen wordt dit door de vertrouwenspersoon voor het verstrekken van dit tijdvak aan het College van Bestuur gemeld. Bij deze melding wordt tevens aangegeven hoeveel extra tijd met de afhandeling van de klacht naar verwachting is gemoeid. Artikel 5: geheimhouding, archief 1. De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van hetgeen haar in verband met haar werkzaamheden als vertrouwenspersoon ter kennis komt. Deze plicht geldt niet ten opzichte van het bevoegd gezag, de kla(a)g(st)er, de aangeklaagde (alleen indien dit strikt noodzakelijk is en met instemming van de kla(a)g(st)er), de klachtencommissie, gerechtelijke autoriteiten, de vertrouwensinspecteur van het onderwijs en artsen. De geheimhoudingsplicht vervalt niet na beëindiging van de functie als vertrouwenspersoon. 2. De vertrouwenspersoon houdt van de door haar behandelde klachten een archief bij. Dit archief is voor niemand toegankelijk dan voor de door het bevoegd gezag aangewezen vertrouwenspersonen. Artikel 6: jaarverslag 1. De vertrouwenspersoon brengt jaarlijks aan het College van Bestuur een geanonimiseerd verslag uit van de werkzaamheden, het aantal en de aard van de bij haar gemelde klachten en het resultaat van haar activiteiten. 13

14 Artikel 7: overige bepalingen In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het College van Bestuur Atlant Basisonderwijs. 14

15 BIJLAGE 3 REGLEMENT REGISTRATIE EN SCHOOLCONTACTPERSONEN Inleiding Atlant wil zoveel als mogelijk preventief beleid voeren met betrekking tot klachten. Uitgangspunt hierbij is dat problemen in een vroeg stadium worden gesignaleerd, serieus worden genomen en dat de schoolleiding zorgt voor goede communicatie tussen ouders en leerkrachten. Frustraties kunnen worden voorkomen door te luisteren, te praten, een positieve en open houding en het zoeken naar de juiste mensen om gezamenlijk een probleem aan te pakken. Dat neemt niet weg dat er altijd een klacht ingediend kan worden. Hoe tegenstrijdig dit ook klinkt een school kan profiteren van een klacht. De aanbevelingen en verbeteringen kunnen betekenen dat een klacht in de toekomst kan worden voorkomen, namelijk door er lering uit te trekken. Registeren, een wettelijke verplichting De Wet op de kwaliteitszorg is al jaren van kracht. Eén van de onderdelen van deze Kwaliteitswet is het Klachtrecht. Het klachtrecht geeft leerkrachten ouders en leerlingen (vanaf 12 jaar) het recht om te klagen. Regulier wordt een klacht ingediend bij de directeur of wanneer daar door betrokkenen voor wordt gekozen bij de schoolcontactpersoon. Registreren is een standaardhandeling voor schoolcontactpersonen en de externe vertrouwenspersoon wanneer ze een melding ontvangen van leerlingen, ouders of personeelsleden. De schriftelijke klacht wordt door betrokkenen ingediend bij de directeur, het bestuur of rechtstreeks bij de Landelijke Klachtencommissie. Taken schoolcontactpersoon De schoolcontactpersoon is het aanspreekpunt bij meldingen over ongewenst gedrag op school. Ze hebben de taak om door te verwijzen naar de juiste instanties en te informeren over het klachtrecht Uiteraard wordt de directeur geïnformeerd. Bij klachten over agressie, geweld, discriminatie, seksuele intimidatie/ seksueel misbruik verwijst de schoolcontactpersoon direct naar het CvB en informeert de directeur. De taken zijn uitgebreider dan omschreven in de klachtenregeling. Op de scholen zijn schoolcontactpersonen de spil in het organiseren van activiteiten gericht op de preventie van ongewenst gedrag. Ze verzorgen niet alleen de opvang en begeleiding van de klager maar geven ook voorlichting over het aanpakken én voorkomen van ongewenst gedrag en zorgen voor bekendheid van hun vertrouwensfunctie. Ook hebben ze een taak bij bemiddeling en hebben ze een adviserende rol. Doel reglement Over de verschillende vertrouwensfuncties op school heerst nog altijd verwarring. Niet alleen over de benaming: heet ik nou schoolcontactpersoon, contact of vertrouwenspersoon of interne vertrouwenspersoon? Maar vooral over wat de functie inhoudt. Door middel van dit reglement wordt de rol van schoolcontactpersoon binnen Atlant duidelijk en het registreren van meldingen incidenten of klachten uniform. Klachtdossier Per melding van een incident maakt de schoolcontactpersoon een dossier aan, met het oog op 15

16 klachtafhandeling. Persoonsgegevens van de klager(s), de aangeklaagde en de inhoud van de melding of klacht worden daarin vastgelegd. In een klachtdossier worden ook kopieën van gespreksverslagen enz. bewaard. Alleen feiten en omstandigheden die betrekking hebben op de melding of klacht mogen geregistreerd worden. Doelen van registratie: Specifiek In kaart brengen van de klacht. Bijhouden van de gekozen oplossing(en) voor het wegnemen van de klacht. Volgen van het afhandelingsproces van de klacht. Vinger aan de pols houden of gemaakte afspraken zijn nagekomen en of de gemelde klacht is weggenomen. Feitenverzameling in geval een klacht ingediend wordt bij bevoegd gezag of de klachtencommissie. Feitenverzameling in geval meerdere klachten over een aangeklaagde binnenkomen (recidive) of over eenzelfde (buitenschoolse) situatie. Algemeen Op school in kaart brengen van eventueel ongewenste omgangsvormen Het doen van voorstellen voor algemene preventieve maatregelen gericht op het vergroten van schoolveiligheid. Het geven van algemene beleidsaanbevelingen gericht op het vergroten van de schoolveiligheid. Het verzamelen van gegevens over klachtenmeldingen bestemd voor het jaarverslag. Registratieformulier Voor het registreren van meldingen wordt het formulier ( bijlage 4 )gebruikt. Geheimhouding en zorgvuldigheid 1. De schoolcontactpersoon is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem in verband met de werkzaamheden als contactpersoon ter kennis komt. Deze plicht geldt niet ten opzichte van het bevoegd gezag, de klaagster (of diens ouders), de externe vertrouwenspersoon, de klachtencommissie, gerechtelijke autoriteiten en artsen. De geheimhoudingsplicht vervalt niet na beëindiging van de functie als contactpersoon. 2. Van de schoolcontactpersoon mag verwacht worden, dat uiterst zorgvuldig met de geregistreerde informatie wordt omgegaan: dossiers, cd-roms, usb-sticks met klachtgegevens, worden bewaard achter slot en grendel; de computer is beveiligd met een wachtwoord dat alleen bij de schoolcontactpersoon en directeur bekend is; gegevens worden niet langer bewaard dan voor het doel noodzakelijk (art. 11 wbp*); gegevens die in het kader van klachtbehandeling zijn vastgelegd, worden twee jaar na de behandeling van de klacht, vernietigd; 3. De schoolcontactpersoon draagt dossiers over aan zijn/haar opvolger indien de termijn van twee jaar na de klacht nog niet is verstreken. *Wet bescherming persoonsgegevens In de Wet bescherming persoonsgegevens is vastgelegd hoe zorgvuldig om te gaan met persoonsgebonden gegevens. De twee belangrijkste criteria voor het mogen verzamelen, verwerken en uitwisselen van persoonsgegevens die in de WBP zijn vermeld, zijn: het moet een doel hebben en het moet noodzakelijk zijn. Bijzondere persoonsgegevens (die betrekking hebben op het seksuele leven, godsdienst, 16

17 levensovertuiging, ras of gezondheid) mogen niet zonder toestemming van betrokkene verwerkt worden. Taken en verantwoordelijkheden schoolcontactpersoon De schoolcontactpersoon heeft tot taak: de eerste opvang van en advies aan de leerkracht, leerling (of diens ouders) die geconfronteerd wordt met seksuele intimidatie, agressie, geweld, discriminatie, pesten of een klacht conform artikel 1 van de vigerende klachtenregeling; bij vermoeden van seksuele intimidatie/misbruik, discriminatie, ernstige vormen van agressie en geweld, onmiddellijk melden bij het bestuur conform de meldingsplicht; bij verwijzing naar de externe vertrouwenspersoon desgewenst het eerste contact te leggen; de leerkracht, leerling en/of diens ouders indien gewenst te begeleiden bij het melden van de klacht bij de externe vertrouwenspersoon; nazorg aan te bieden aan de betreffende leerkracht of leerling of ouders als de klacht is afgehandeld, tenzij de externe vertrouwenspersoon dit doet; indien er sprake is van mogelijk strafbare feiten de kla(a)g(st)er te wijzen op de mogelijkheid tot het doen van aangifte bij de politie, tenzij de externe vertrouwenspersoon dit doet: het onderhouden van contacten met de kla(a)g(st)er om te bezien of het indienen van de klacht niet leidt tot repercussies voor de kla(a)g(st)er en om te bezien of, nadat de klacht is afgehandeld, de aanleiding van de klacht daadwerkelijk is weggenomen, tenzij de externe vertrouwenspersoon dit doet; een bijdrage te leveren aan de verbetering van het schoolklimaat in de vorm van advisering op schoolniveau; zich op de hoogte te houden van ontwikkelingen en teamleden informeren over deze ontwikkelingen op het gebied van preventie en bestrijding van seksuele intimidatie, agressie en geweld. Kwalificatie-eisen voor de taken van schoolcontactpersoon De schoolcontactpersoon heeft onderstaande vaardigheden: communicatieve vaardigheden zowel mondeling als schriftelijk; het kunnen bijdragen aan het ontwikkelen en implementeren van beleid t.a.v. veiligheid; inzicht in eigen handelen (vermogen tot introspectie); adviesvaardigheden; een toegankelijke en onafhankelijke opstelling; vaardig in gespreksvoering o.a. vragen kunnen en durven stellen; kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie. De schoolcontactpersoon kan geselecteerd worden op basis van onderstaande eisen: HBO-denkniveau; een opleiding tot schoolcontactpersoon; jaarlijkse bijscholing op het gebied van ongewenst gedrag. Verantwoording/bescherming De schoolcontactpersoon is voor de uitvoering van zijn taak uitsluitend functionele verantwoording schuldig aan het bevoegd gezag. De schoolcontactpersoon kan uit hoofde van de uitoefening van deze taken niet worden ontslagen, disciplinair gestraft of in zijn/haar eigenlijke functie anderszins benadeeld worden. 17

18 De schoolcontactpersoon kan voor de taken als contactpersoon ontslagen worden als er sprake is van grove nalatigheid of fouten in haar functioneren als contactpersoon. De schoolcontactpersoon die zijn taken wil beëindigen, doet dat door een schriftelijke mededeling aan het bevoegd gezag en zorgt voor overdracht aan zijn opvolger. 18

19 Bijlage 4 Klachtenformulier REGISTRATIE GESPREK VAN DE MELDING onderstaand formulier wordt gebruikt om gesprek(ken) van incidenten of klachten vast te leggen. Gegevens melder Naam: Voornamen: Adres: Postcode/woonplaats: Telefoonnummer: Geboortedatum/geboorteplaats: Functionele relatie met aangeklaagde: o leerling van o ouder van leerling van o collega van o leidinggevende van o anders: Gegevens aangeklaagde Naam: Voornamen: Adres: Postcode/woonplaats: Telefoonnummer: Geboortedatum/geboorteplaats: Functie: Groep: Functionele relatie met klager: o leerling van o ouder van leerling van o collega van o leidinggevende van o anders: Omschrijving incident/klacht (wat, waar, wanneer, tegen wie..) 19

20 Omschrijving gevolgen voor het slachtoffer/klager: Stappen die men wenst: o informatie over de klachtenregeling o begeleiding door een externe vertrouwenspersoon o begeleiding door /GGD/ARBO-dienst/maatschappelijk werk o bemiddeling o ondersteuning door onderwijsvakorganisatie o juridische ondersteuning via rechtsbijstandverzekering o schoolleiding informeren o klacht bij bevoegd gezag o klacht bij klachtencommissie o aangifte wegens smaad/laster o anders, nl.: Gemaakte afspraken met datum: Plaats, datum: 20

21 Handtekening betrokkene: Handtekening Schoolcontactpersoon/directeur: 21