Beleidsplan Ganymedes LGBT Studentenvereniging Groningen

Transcriptie

1 Beleidsplan Ganymedes LGBT Studentenvereniging Groningen Voorzitter: Vicevoorzitter / Bestuurslid Intern: Secretaris: Penningmeester / Bestuurslid Extern: Nathalie Ruikes Vincent Boswijk Patrick Oosterveld Jesper Mullink

2 Voorwoord Allereerst willen wij de voorgaande besturen bedanken voor hun inzet binnen de vereniging Ganymedes LGBT Studentenvereniging Groningen. Ook de inzet van de vele actieve leden in de verschillende commissies wordt zeer gewaardeerd. Hierdoor kunnen wij in het lustrumjaar voortbouwen op iets moois en dit verder ontwikkelen. Tot nu toe heeft het harde werk van onze voorgangers en de actieve leden gezorgd voor 138 leden en 33 donateurs. De vereniging is de afgelopen jaren flink gegroeid en dit willen wij graag voortzetten. In ons beleidsplan onderbouwen wij onze visie, die gericht is op een viertal speerpunten. In het collegejaar zullen wij ons voornamelijk gaan richten op transparantie, zichtbaarheid, professionaliteit en verenigingsgevoel. Deze punten zijn mede tot stand gekomen door de inbreng van het voorgaande bestuur en actieve leden met een hart voor de vereniging. Wij hebben hun mening meegenomen om met een vernieuwd beleidsplan te komen, dat wat ons betreft goed aansluit op de ontwikkeling van Ganymedes. Wij zullen in het beleidsplan allereerst onze visie onderbouwen. Daarnaast bestaat het document uit een algemeen deel over de functies binnen het bestuur en worden het intern en extern beleid besproken. Ten slotte komen de jaarplanning en de financiële aspecten van de vereniging aan bod. Het lustrumjaar is een mooie mijlpaal in de jonge geschiedenis van Ganymedes en ook een punt om ons te gaan profileren als een professionelere vereniging. Wij hopen dit als bestuur samen met de actieve leden te kunnen bereiken en zullen ons hier dit jaar volledig voor inzetten. Daarnaast willen wij de gezelligheid niet uit het oog verliezen en hopen wij te kunnen bijdragen aan een mooie tijd voor onze leden en donateurs. Het V e bestuur der Ganymedes LGBT Studentenvereniging Groningen , Nathalie Ruikes, voorzitter Vincent Boswijk, vicevoorzitter en bestuurslid intern Patrick Oosterveld, secretaris Jesper Mullink, penningmeester en bestuurslid extern 2

3 Inhoudsopgave Visie... 4 Het bestuur... 6 Algemene taken en verantwoordelijkheden... 6 Intern beleid... 8 Ganymedesavond... 8 Verloop ledenbestand... 8 Commissies... 8 Richtlijnen commissies Actieplan KEI-week Disputen Lustrum Sociale media Nieuwsbrief Ledenpasjes Wanbetalers Extern beleid Horeca Belangenverenigingen Ledenwerving Zusterverenigingen Sponsoring Website Alumnusschap Gay.nl Jaarplanning Begroting Balans

4 Visie Dit jaar hebben wij vier speerpunten hoog in het vaandel staan. Het gaat hierbij om: transparantie, zichtbaarheid, professionaliteit en verenigingsgevoel. Deze punten komen niet alleen voort uit onze eigen ideeën, maar ook uit de inbreng van leden. Hieronder worden onze speerpunten kort toegelicht, waarvan sommige zaken worden verduidelijkt in ons intern en extern beleid. Transparantie Vanuit de vereniging hebben wij vernomen dat er meer behoefte is aan transparantie vanuit het bestuur. Dit wordt dan ook één van onze speerpunten in het collegejaar Als bestuur staan wij open voor commentaar vanuit de vereniging. Hiermee willen wij actief aan de slag gaan. Via telefonisch contact of de mail kunnen wij worden benaderd. Daarnaast zullen we ook kijken naar de mogelijkheid om een maandelijks spreekuur in het leven te roepen. Hierbij denken wij aan een locatie in een van de universiteitsgebouwen in het centrum van de stad. Tijdens het spreekuur kunnen leden langskomen om in een neutrale omgeving persoonlijk contact te zoeken met het bestuur. Verder gaan wij de nieuwsbrief uitbreiden met een bestuurscolumn waarbij wij ingaan op de besluitvorming van bepaalde zaken binnen de vereniging. Daarnaast kunnen de leden inzage krijgen in de contracten die wij afsluiten met verschillende partijen die van directe invloed zullen zijn op activiteiten. Zichtbaarheid De naamsbekendheid van Ganymedes wordt binnen en buiten Groningen steeds groter. Om de groei voort te zetten is het van belang dat wij naar buiten toe zichtbaar zijn voor potentiële leden, sponsoren, (LGBT-)organisaties en voor de homoacceptatie in het algemeen. Dit willen wij bereiken door de website actueel te houden en ook de Engelse versie verder te ontwikkelen, iets dat ook aansluit bij het speerpunt professionaliteit. Samenwerkingen met organisaties binnen en buiten de LGBT-omgeving staan ook op de planning. Hierdoor hebben wij meer mogelijkheden om onze zichtbaarheid te vergroten. Dit kan worden gerealiseerd door actieve PR tijdens evenementen. Professionaliteit De groei van de vereniging zorgt ervoor dat het van belang is dat zaken meer gestructureerd worden. De afspraken met de kroegen zullen contractueel vastgelegd worden, denk hierbij niet alleen aan Decadent en El Tram maar ook aan eventuele externe locaties. Er zullen draaiboeken worden opgesteld voor commissies en terugkerende activiteiten. Ook zal het beleid omtrent de ledenpasjes worden aangescherpt. 4

5 Verenigingsgevoel Dit jaar willen wij de huidige betrokkenheid van de leden in stand houden en waar mogelijk verbeteren. Dit zal aan het begin van het jaar gelijk zichtbaar zijn door de activiteiten die de introcommissie organiseert, waaronder het introweekend en etentjes bij leden van de commissie. Ook het bestuur zal diners organiseren. Deze zijn zowel voor huidige als nieuwe leden. Het lustrum zal ook bijdragen aan het verenigingsgevoel, door de verschillende activiteiten die georganiseerd zullen worden. Het lustrum is een traditie die hoort bij een studentenvereniging. Door dit groots te vieren krijgen de leden verschillende mogelijkheden om hierbij aanwezig te zijn en samen de vijfde verjaardag van Ganymedes LGBT Studentenvereniging Groningen te vieren. Als blijk van waardering naar onze leden toe zullen er op verschillende momenten in het jaar welkomstdrankjes uitgedeeld worden op de borrels. 5

6 Het bestuur Het bestuur van Ganymedes bestaat uit vier personen die zes functies vervullen. Deze zijn als volgt verdeeld: voorzitter, vicevoorzitter/bestuurslid intern, secretaris en penningmeester/bestuurslid extern. Algemene taken en verantwoordelijkheden Hieronder staan de taken per functie. Het bestuur is als geheel verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de vereniging, de hieronder beschreven punten gelden alleen als richtlijn. Voorzitter - Woordvoerder en publieke vertegenwoordiging van de vereniging - Coördinatie van bestuursleden - Voorzitten van de bestuursvergaderingen - Voorzitten van de algemene ledenvergaderingen Vicevoorzitter - De voorzitter ondersteunen bij algemeen beleid van de vereniging en andere overkoepelende zaken - Neemt indien nodig de taken van de voorzitter over wanneer de voorzitter niet in staat is deze te vervullen Secretaris - Notuleren van de bestuursvergaderingen - Notuleren van de algemene ledenvergaderingen - Bestandsbeheer - Ledenadministratie bijhouden, - Interne communicatie - Beheer van het Ganymedes account - Nieuwsbrief schrijven Penningmeester - Beheer financiële administratie en beheer verenigingsrekening - Contactpersoon Kascommissie Bestuurslid intern - Contactpersoon voor locaties en borrels/activiteiten - Contactpersoon ledenpasjes - Verantwoordelijke voor commissies en disputen - Uitdragen bestuursbeleid naar de commissies en disputen - Beheer van de Ganymedes Facebookpagina, het Twitter-account/Nestor-pagina 6

7 Bestuurslid extern - Onderhouden van (zakelijke) contacten met bedrijven en instanties - Het regelen van nieuwe zaken met partners en sponsoren: acquisitie - Opstarten en onderhouden van contacten met studentenverenigingen - Onderhouden van de communicatie naar potentiële leden, dus promotie, flyers en posters. - Contactpersoon CUOS 7

8 Jaar Intern beleid Ganymedesavond Donderdagavond zal als vanouds de avond zijn waarop jullie allemaal gezellig een drankje kunnen komen drinken op de borrel van Ganymedes. Wij zullen niets veranderen aan de structuur van onze borrels (regulier-thema-regulier-activiteit), aangezien hier in onze ogen een mooie afwisseling in zit. Verloop ledenbestand Op het moment van schrijven telt de vereniging 177 leden, inclusief donateurs. Wij als bestuur hopen samen met jullie, onze enthousiaste leden, dit aantal te verhogen tot minstens 200 leden. Hoe wij dit aan willen pakken zal in ons extern beleid worden toegelicht. Hieronder wordt het verloop van het ledenbestand weergegeven. Tussen haakjes staat het aantal ereleden. Aantal nieuwe leden Aantal continuerende leden Aantal gestopte leden Totaal aantal leden Totaal aantal donateurs X 4 14 X X (3) X (3) (3) * (3) *Dit is het verwacht aantal leden tot 12 september 2013 op basis van de hoeveelheid aan- en afmeldingen. De automatische incasso waarbij het lidmaatschapsgeld wordt afgeschreven vindt eind september plaats. Commissies We kunnen terugkijken op een succesvol jaar binnen de vereniging. Dit is zeker ook te danken aan de commissies van Ganymedes. In de commissies ligt voor iedereen een mogelijkheid om een leuke uitdaging aan te gaan. Voor een ieder die zich in wil zetten voor de vereniging zijn er vele mogelijkheden binnen één of meerdere van de volgende commissies. Wij zullen nog een bijeenkomst organiseren voor geïnteresseerden. Totaal aantal leden + donateurs Acquisitiecommissie Als vereniging organiseren wij graag zo veel mogelijk voor onze leden. Daarvoor is er echter wel geld nodig, iets wat sponsoren ons kunnen bieden. In de Acquisitiecommissie ga je actief opzoek naar bedrijven en/of instanties die Ganymedes willen sponsoren. Deze commissie werkt vooral samen met het bestuurslid extern. Omdat de sponsorgelden vaak al in december worden vastgesteld, is het belangrijk dat het zoeken naar sponsoren snel opgestart wordt. 8

9 Activiteitencommissie Net als voorgaande jaren zal de Activiteitencommissie zich gaan richten op het organiseren van de themaborrels en activiteiten. In het jaaroverzicht, verderop in dit document, is te zien wanneer er activiteiten en themaborrels gepland staan. Omdat de eerste themaborrel al plaatsvindt op dient deze commissie snel opgericht te worden. Als dit niet op tijd lukt, zal het bestuur de organisatie van de eerste themaborrel op zich nemen. Almanakcommissie Met het Lustrum van onze vereniging vinden wij het een belangrijk punt om een Almanak uit te geven. Aangezien het Lustrum al in december plaats zal vinden is het belangrijk dat ook deze commissie snel van start gaat. Als bestuur hebben wij al nagedacht over deze Almanak, waarin wij het leuk zouden vinden om te laten zien hoe Ganymedes zich heeft ontwikkeld in de laatste jaren. Natuurlijk is de Almanakcommissie vrij om zelf een invulling te geven aan de Almanak zoals zij dat passend vinden. De commissie zal in principe zelf verantwoordelijk zijn voor het vinden van sponsoren, maar kan altijd de hulp inschakelen van het bestuur. Galacommissie De Galacommissie is verantwoordelijk voor het organiseren van het gala. Na het succes van afgelopen jaar vinden wij dat een vervolg niet uit kan blijven. De galacommissie is zelf vrij om een invulling te geven aan het gala, binnen het beschikbaar gestelde budget. Introductiecommissie De Introductiecommissie is inmiddels al druk bezig met het organiseren van het introductiekamp. Daarnaast zullen we zo snel mogelijk verschillende etentjes gaan organiseren waar de nieuwe leden en leden die al langer lid zijn elkaar kunnen leren kennen. Momenteel kan de commissie nog enige versterking gebruiken. Vind je het leuk om onze nieuwe leden het warme welkom te geven dat ze verdienen, dan zijn wij op zoek naar jou! De nieuwe Introductiecommissie zal rond mei van het volgende jaar van start gaan om te beginnen met het organiseren van de introductieactiviteiten voor het volgende jaar. Kascommissie De Kascommissie is het orgaan dat de penningmeester controleert. Het is de bedoeling dat de Kascommissie voor de HALV, de ALV en de overdrachts-alv de complete financiën controleert. Daarnaast kunnen zij steekproefsgewijs de uitgaven van de penningmeester controleren. KEI-commissie Vorig jaar was er één commissie voor zowel de Kiezel als de KEI. Dit jaar zullen dit weer twee afzonderlijke commissies worden, aangezien er vorig jaar in de praktijk weinig overlap was te vinden tussen de twee commissies. Buiten het feit dat ze beiden een reeks activiteiten plannen, is de KEI-week een evenement van een heel ander kaliber dan de Kiezel. Voor de KEI-commissie zijn we op zoek naar mensen die het leuk vinden om een week lang de vereniging te promoten. Het plannen van de KEI-week begint al in maart met een aantal belangrijke data omtrent de aanmelding van Ganymedes. Daarom zal deze commissie ook rond deze tijd van start gaan, om samen alles uit te denken. Bedenk dat wanneer je aan de KEI-commissie deel zult nemen, het de bedoeling is dat je deze hele week ook vrij hebt en 9

10 aanwezig kunt zijn. De KEI-week is een intensieve week, maar een erg leuke en vooral gezellige uitdaging waarbij nauw met elkaar samen gewerkt wordt. Kiezelcommissie Het feit dat we dit jaar weer een aparte commissie voor de Kiezel hebben betekent niet dat het organiseren van de Kiezel geen goede warmloper is voor de KEI-week. Het feit blijft namelijk dat de Kiezel een soort kleine KEI is. Ook in deze commissie is het de bedoeling dat je gezamenlijk zorgt voor leuke activiteiten voor zowel oude als potentiële leden. Omdat de Kiezel in februari plaatsvindt, zal de Kiezelcommissie ergens medio november van start gaan. Lustrumcommissie De Lustrumcommissie krijgt de eer om het eerste Lustrumfeest voor onze vereniging te organiseren. Omdat het Lustrum al in december plaats vindt is het belangrijk dat de commissie snel van start gaat. Later in dit stuk volgt meer informatie over het lustrum. Maatschappelijke commissie De Maatschappelijke commissie is nog erg nieuw en er is dus nog veel te bedenken over de invulling van deze commissie. Vorig jaar heeft de Maatschappelijke commissie bijvoorbeeld geholpen bij het organiseren van Popcorn en Strijders voor gelijke rechten, in samenwerking met Stichting LGBT en Amnesty International. Nu Ganymedes een steeds meer zichtbaar is in Groningen en daarbuiten, wordt de vereniging steeds vaker benaderd door externe partijen die geïnteresseerd zijn in een samenwerking. Zo staat bijvoorbeeld het Rode Kruis te popelen om samen met de Maatschappelijke commissie een project te starten. PR-commissie De PR-commissie is een zeer belangrijke commissie voor de zichtbaarheid van de vereniging. De PR-commissie bezoekt feesten en evenementen om daar doormiddel van flyeren reclame te maken voor Ganymedes. Reiscommissie De Reiscommissie heeft al mooie reizen georganiseerd voor de vereniging en wij hopen dat we dit jaar weer een mooie reis mogen aankondigen. Voor alle reisleiders in de dop is deze commissie dus een uitgelezen kans om hun kwaliteiten te uiten. Vertrouwenspersoon commissie Een nieuwe commissie dit jaar is die van de vertrouwenspersonen. Vorige jaren was het zo geregeld dat er één vertrouwenspersoon aangesteld werd. Naar aanleiding van veel vragen hierover is het ons duidelijk geworden dat de zichtbaarheid van deze functie vergroot dient te worden. In de vorm van een commissie kunnen de verschillende leden van de commissie elkaar daarnaast bijstaan bij het helpen van zij die hier behoefte aan hebben. Indien de persoon die de commissie benadert dit wenst, zal er niets met de rest van de commissie besproken worden. De leden van deze commissie hebben een geheimhoudingsplicht. ASV Gay is bekend met een vertrouwenspersoon commissie, daarom hebben wij contact gezocht met ASV Gay om ervaringen uit te wisselen. 10

11 Webcommissie De Webcommissie is in de eerste plaats verantwoordelijk voor het onderhouden van de website van Ganymedes. Daarnaast is vorig jaar de gehele website vernieuwd. Deze is in onze ogen erg mooi geworden. Er zijn echter nog een aantal punten waar aan gewerkt moet worden. Een voorbeeld hiervan is dat nog niet de hele website in het Engels te lezen is. Daarnaast zijn er misschien eigen ideeën die uitgewerkt kunnen worden door de Webcommissie. Richtlijnen commissies In het kader van professionalisering en transparantie zijn we momenteel als bestuur bezig met het opstellen van een algemene richtlijn voor de commissies. Door middel van deze richtlijnen wordt duidelijk wat er van elkaar verwacht kan worden. In het geval van onduidelijkheden kunnen altijd de richtlijnen gevolgd worden. Zo staat bijvoorbeeld beschreven welke structuur een vergadering moet aanhouden. Daarnaast kiest elke commissie een voorzitter, een notulist en indien nodig een penningmeester. Deze verdeling zal worden vastgelegd op papier. Actieplan KEI-week De KEI-week is nog maar net achter de rug, maar we beginnen direct met vooruitkijken naar de KEI-week van volgend jaar. Wij zien deze week vol activiteiten en feest namelijk als één van de belangrijkste weken van het jaar omdat de zichtbaarheid van de vereniging in deze week aanzienlijk vergroot kan worden. Omdat wij een grote waarde hechten aan het goed verlopen van de KEI-week zal er zo snel mogelijk een actieplan opgesteld worden dat niet alleen van toepassing zal zijn op de aankomende KEI-week, maar dat gebruikt kan worden voor elke KEI-week die nog zal volgen. Disputen Alle disputen zijn welkom maar vanuit het bestuur zullen wij niet actief werken aan het vormen van deze disputen. Mochten er vanuit de vereniging plannen zijn om een dispuut op te richting zijn wij uiterst bereid om daaraan mee te werken. Het oprichten van een dispuut dient schriftelijk te gebeuren. Lustrum Dit jaar bestaat Ganymedes vijf jaar. De eerste vier besturen van Ganymedes hebben in de aanloop naar deze feestelijke datum jaarlijks geld opzij gezet. Ook wij zullen voor het Lustrum geld reserveren. Dit eerste Lustrum willen wij dan ook graag feestelijk met jullie vieren gedurende drie dagen in december. Woensdag 18 december zullen de feestelijkheden starten met een groot verjaardagsfeest van Ganymedes. Ook op donderdag 19 en vrijdag 20 december zullen er festiviteiten op het programma staan. De precieze invulling van deze drie dagen, alsmede ook de locatie, zullen in samenwerking met de Lustrumcommissie uitgewerkt worden. De leden zullen hiervan tijdig op de hoogte worden gesteld. 11

12 Sociale media Op Facebook zijn we als Ganymedes erg actief in de vorm van drie verschillende accounts en pagina s. De persoonspagina Gany Medes, deze persoon wordt gebruik om mensen uit te nodigen voor feesten en activiteiten. De besloten groep Ganymedes, voor al het snelle contact met de overige leden. De Ganymedes pagina die mensen kunnen liken voor meer informatie. Hier komen ook de foto s van borrels en activiteiten op te staan. Daarnaast bestaat er nog een pagina speciaal voor de KEI-week, namelijk de persoonspagina KEI-week Ganymedes. Naast de verschillende Facebook pagina s zullen we dit jaar ook actief gebruik maken van het Twitteraccount. Nieuwsbrief We willen de nieuwsbrief gaan voorzien van meer interactie met de leden. Dit kan in de vorm van een coming-out verhaal door één van de leden (al dan niet anoniem), een verzameling van leuke uitspraken tijdens de borrels, etc. Daarnaast willen wij in de nieuwsbrief ook meer duidelijkheid geven over de zaken waar het bestuur mee bezig is, in de vorm van een bestuursbabbel. Ledenpasjes Het vorig bestuur heeft de ledenpasjes voor de vereniging ingevoerd. Door het groeiende ledenaantal was het voor de mensen achter de bar niet meer haalbaar om iedereen die lid was van de vereniging te herkennen. Omdat we ook dit jaar weer een flink aantal nieuwe leden hebben mogen ontvangen zullen we dit jaar nog meer waarde gaan hechten aan de pasjes. Ons doel is om in overleg met de verschillende kroegen afspraken te maken zodat het binnenkort verplicht zal worden om een pasje te tonen voor korting. Over de exacte datum zullen wij de leden nog informeren. Wij hopen dat alle leden die dit nog niet hebben gedaan zo spoedig mogelijk een foto willen versturen. Ook zal het mogelijk zijn om op de borrels een foto te laten maken door het bestuurslid intern. Voor de nieuwe leden zorgen we voor tijdelijke ledenpasjes. Deze zullen de nieuwe leden weer in moeten leveren bij de ontvangst van de vaste ledenpasjes. 12

13 Wanbetalers Het afgelopen jaar heeft Ganymedes te maken gehad met een aantal wanbetalers. Wij hebben besloten om iedereen dit jaar te laten beginnen met een schone lei. Iedereen krijgt dit jaar een nieuwe kans om zijn of haar lidmaatschap te betalen. Wij stellen daarom vanaf heden, dat wanneer het lidmaatschap twee keer wordt gestorneerd, het lid in kwestie zal worden verwijderd uit het ledenbestand. Dit betekent natuurlijk ook dat het betreffende lid geen recht meer heeft op korting. Aangezien wij met de pasjes niet kunnen wachten op deze betalingstermijn verzoeken wij deze leden dan ook vriendelijk om zijn of haar pasje in een dergelijk geval in te leveren. Gebeurt dit niet, dan zien wij ons gemachtigd en genoodzaakt om de kroegen te informeren over deze leden, zodat zij er zelf op kunnen toezien dat er geen korting meer wordt toegekend aan deze leden. 13

14 Extern beleid Om onze zichtbaarheid zowel binnen als buiten Groningen te vergroten is het externe deel een belangrijk punt binnen ons beleid. Tijdens het Lustrumjaar hopen wij, naast de bestaande, nog meer contacten op te doen met externe partijen om de naam van Ganymedes te laten blijven groeien. Binnen Groningen zijn er natuurlijk de Kiezel en KEIweek, maar ook constitutieborrels en diesborrels van andere verenigingen waar wij onszelf op de kaart kunnen zetten. Bij het CUOS (Centraal Uitvoerings Orgaan voor de Studentenorganisaties) zullen wij, als groeiende vereniging, nogmaals proberen om erkenning te verkrijgen. Daarnaast zullen wij dit jaar ook gaan samenwerken met de Studentendesk van het Rode Kruis, een uitdaging die wij graag samen met de Maatschappelijke commissie willen aangaan. Afgelopen bestuursjaar is het werven van sponsors op een lager pitje komen te staan, door de tijd die is gaan zitten in het maken van de nieuwe website. Dit jaar willen wij dit weer oppakken, middels het opstarten van een Acquisitiecommissie. Wij hopen hieruit meer inkomsten te kunnen genereren voor geplande activiteiten. Het voorgaande bestuur heeft veel energie gestoken in de band met A.S.V. Gay en U.H.S.V. Anteros, onze zusterverenigingen uit Amsterdam en Utrecht. We willen aankomend jaar de plezierige samenwerking graag voortzetten. Horeca Helaas hebben wij in het afgelopen jaar afscheid moeten nemen van onze stamkroegen El Rubio en Café Decadent. De samenwerking tussen de kroegeigenaren blijven we echter voortzetten. Dit jaar zullen de borrels plaatsvinden in El Tram (Gelkingestraat) en Club Decadent (Oosterstraat). Voor activiteiten buiten de borrels om (gala, lustrumfeest, e.a.) worden de locaties later bekend gemaakt. Belangenverenigingen De Stichting LGBT zal ook dit jaar weer een belangrijke rol spelen voor ons. Zij waren samen met Amnesty International onze partner om het geslaagde Popcorn en Strijders Voor Gelijke Rechten neer te zetten in mei. Daarnaast beheert de Stichting LGBT de subsidies die de gemeente beschikbaar heeft gesteld voor LGBT-activiteiten. Bij activiteiten met een maatschappelijk karakter kunnen zij ons financieel steunen. Dit jaar zullen wij ook weer deelnemen aan de door Stichting LGBT georganiseerde Regenboogweek. Met het COC is, buiten het huren van vergaderruimte voor ALV s om, weinig contact. Er zit sinds de zomervakantie een nieuw bestuur en het is nog niet duidelijk wat zij het aankomende jaar voor ogen hebben. Graag zouden wij dit jaar met het COC in gesprek willen gaan om te zien of er mogelijkheden liggen voor een eventuele samenwerking. 14

15 Ledenwerving Zoals wij eerder al aangaven is het onze doelstelling om aan het eind van ons bestuursjaar uit te komen op 200 betalende leden en donateurs. Wij hopen minimaal 40 nieuwe leden in te schrijven. Wij denken dat wij dit kunnen bereiken door nieuwe gezichten actief te benaderen tijdens onze borrels en activiteiten. Deze kunnen door de groei van onze vereniging steeds groter worden aangepakt. Daarnaast willen wij meer mensen bereiken door wederom deel te nemen aan de Kiezel en KEI-week en door te flyeren bij verschillende LGBT-evenementen. Ook zullen wij weer aanwezig zijn bij de informatiemarkten voor internationale studenten. Op het moment van schrijven constateren wij dat het ledenbestand bestaat uit een totaal van 174 leden, waarvan 33 donateurs en 3 ereleden. Dit betekent dat het ledenbestand van Ganymedes op het moment voor 19% bestaat uit donateurs. In artikel 8 lid 7 1 punt a van het Huishoudelijk Regelement is gesteld dat het ledenbestand van Ganymedes voor minimaal 80% uit leden moet bestaan. In punt b van ditzelfde lid staat geschreven dat wanneer het percentage leden onder de 80% daalt een donateurstop ingesteld dient te worden. Gezien het feit dat we deze grens van 80% naderen hebben wij besloten om ons bij het werven van leden niet actief te gaan richting op donateurs. Zusterverenigingen Zoals eerder al is benoemd verloopt de samenwerking met A.S.V. Gay en U.S.H.V. Anteros naar tevredenheid. Dit uitte zich in het geslaagde zusjesfeest Project Z, georganiseerd vanuit Ganymedes, en het zusjeskamp aan de Zeeuwse kust. Graag willen wij ook dit jaar weer activiteiten organiseren met onze twee zusjes. Door het vorige bestuur werd er gesproken over een officieel zusterverband. Hier is verder nog niets mee gedaan en dit staat ook niet op onze planning, in verband met de (notaris)kosten die eraan verbonden zijn. In het vijfde jaar van Ganymedes ligt in financieel opzicht de prioriteit bij het Lustrum. Sponsoring De voorgaande jaren is er op het gebied van sponsoring vrij weinig gedaan. Het is echter wel van belang om hier tijd in te gaan steken, gezien de groei van de vereniging. Zo kan de vereniging het budget uitbreiden en meer voor de leden betekenen. De Acquisitiecommissie zal samen met het bestuurslid extern een plan opstellen voor sponsorwerving. Hierin zal duidelijk naar voren komen wie wij als Ganymedes zijn, welke doelen we voor ogen hebben, wat we kunnen bieden en wat onze ervaringen zijn op het 1 artikel 8 lid 7. Het bestuur heeft de taak het karakter van een studentenvereniging te allen tijden te waarborgen. Hiertoe worden de volgende eisen gesteld: a. tenminste 80% van het totaal aantal leden en donateurs dient te voldoen aan de voorwaarden gesteld in art. 2 lid 5 en art. 4 b. indien het in onder a. genoemde percentage onder de 80% daalt, dient per direct een donateurstop te worden ingesteld tot het moment waarop het percentage boven de 80% is gestegen 15

16 gebied van samenwerking. We zullen ons bezig gaan houden met twee soorten acquisitieactiviteiten. - Koude acquisitie: Het benaderen van organisaties, instellingen, verenigingen en bedrijven die landelijk zijn betrokken bij LGBT-evenementen. Dit zal via s gebeuren, aangezien de prioriteit ligt bij sponsors die in Groningen actief zijn. - Warme acquisitie: Het intensief benaderen van Groningse ondernemers. Dit gebeurt op het gebied van mailing, telefonisch contact en persoonlijk bezoek. We kunnen geïnteresseerde partijen ruimte bieden op onze website om reclame te maken en ze naamsvermelding geven op posters, banners, flyers en de almanak. Bij het eventueel deelnemen aan de Gay Pride, zal voor dat evenement apart naar sponsors worden gekeken. Dit omdat het plaatsvindt buiten Groningen en omdat we afhankelijk zijn van externe partijen om het doorgang te laten vinden. 16

17 Website De website is het afgelopen jaar geheel vernieuwd. Hierdoor vergroten we onze kansen op sponsoring, aangezien de pagina geldt als belangrijkste visitekaartje van de vereniging voor externe partijen. Wat wij dit jaar nog willen bewerkstelligen is een Engelse versie van de website, om zo onze zichtbaarheid nog meer te vergroten. Daarnaast willen wij de Webcommissie vrijheid geven om ideeën aan te dragen die aan de website kunnen worden toegevoegd. Alumnusschap De ALV heeft ermee ingestemd dat het alumnuschap is toegevoegd als nieuwe vorm van lidmaatschap. Een alumnus betaalt jaarlijks 20-, en heeft dan het recht om de borrels, feesten en evenementen te bezoeken. Het alumnuschap is alleen mogelijk voor afgestudeerde leden van het HBO en WO en kan alleen tijdens het lidmaatschap aangevraagd worden. Om dit verder uit te werken zouden wij graag onder de oudere leden willen peilen of er interesse is in een alumnicommissie, die extra activiteiten kunnen organiseren gericht op de alumni. Er kan ook gekeken worden naar de optie om een alumnivereniging te starten van oud-ganymedianen. Gay.nl Wij hebben besloten om de Ganymedes-pagina op Gay.nl te gaan verwijderen. De laatste tijd is gebleken dat deze pagina nog weinig bezocht wordt. Daarnaast is de website van Gay.nl geen locatie waar mensen op zoek gaan naar een vereniging. Met onze Facebookpagina, het Twitter-account en de website ( hebben wij genoeg zichtbaarheid op het internet. 17

18 Jaarplanning Feestdagen Dag Datum Locatie Evenement do Decadent Overdrachts-ALV Kick-off borrel do El Tram Thema do Decadent Borrel do El Tram Regenboogactiviteit do Decadent Borrel Herfst do El Tram Thema do Decadent Borrel do El Tram Activiteit do Decadent Borrel do El Tram Thema do Decadent Borrel do El Tram Pakjesavond do Decadent Borrel di n.o.t.k. Constitutieborrel / Dies wo n.o.t.k. Lustrum do El Tram Lustrum-activiteit vr El Tram Afsluiting Lustrum Kerst do Decadent Borrel Kerst do El Tram Nieuwjaarsborrel do Decadent Borrel do El Tram Thema do Decadent Borrel do El Tram Activiteit di n.o.t.k. Kiezel 18

19 wo n.o.t.k. Kiezel do n.o.t.k. Kiezel do Decadent Halfjaarlijkse ALV do El Tram Thema Voorjaar do Decadent Borrel do El Tram Activiteit do Decadent Borrel do El Tram Thema do Decadent Borrel do El Tram Activiteit do Decadent Borrel do El Tram Thema do Decadent Borrel Mei do El Tram Activiteit do Decadent Borrel do El Tram Thema do Decadent Borrel Hemelvaart do El Tram Activiteit do Decadent Borrel do El Tram Blacklightparty do Decadent Borrel do El Tram Activiteit do Decadent Borrel do El Tram Beachparty Zomer do Decadent Borrel Zomer do El Tram Borrel Zomer do Decadent Borrel 19

20 Zomer do El Tram Borrel Zomer ma 11 t/m n.o.t.k. KEI-week t/m vr Zomer do Decadent Borrel do El Tram Borrel do Decadent Borrel do El Tram Afscheids-borrel bestuur do n.o.t.k. Overdrachts-ALV Kick-off borrel n.o.t.k. Gala n.o.t.k. n.o.t.k. Ganymedes-reis Eindfeest 20

21 Begroting Kosten Begroot Voorlopig resultaat Begroot 2013/ / / Activiteiten 900,00 0,00 870,00 2 Actieve Leden borrel 50,00 0,00 50,00 3 Almanak 250,00 0,00 0,00 4 Bestuurskosten 350,00 0,00 200,00 5 Borrelkosten 550,00 0,00 250,00 6 Constitutieborrel 400,00 0,00 350,00 7 Drukwerk 60,00 0,00 0,00 8 Gala 300,00 0,00 250,00 9 Gay Pride 500,00 0,00 100,00 10 ING kosten 140,00 0,00 120,00 11 Internetkosten 185,00 0,00 40,00 12 Introweekend 300,00 0,00 0,00 13 K.v.K. kosten 0,00 0,00 0,00 14 KEIweek 600,00 0,00 500,00 15 Kiezel 160,00 0,00 150,00 16 Ledenpasjes 50,00 0,00 0,00 17 Lustrum feest 150,00 0,00 100,00 18 Onvoorziene kosten (10%) 607,00 0,00 353,00 19 PR-kosten (algemeen) 300,00 0,00 300,00 20 PR-kosten (banner) 250,00 0,00 0,00 21 Relatiegeschenken 75,00 0,00 50,00 22 Reis 200,00 0,00 200,00 23 Reserveringen Camera 100,00 0,00 0,00 24 Reserveringen Notariskosten 200,00 0,00 0,00 25 Toevoeging eigen vermogen 613,00 0, ,00 26 Zusjesfeest 0,00 0,00 0,00 Totaal 7.290,00 0, ,00 Opbrengsten Begroot Voorlopig resultaat Begroot 2013/ / / Bijdrage Hanze Hogeschool 0,00 0,00 0,00 28 Bijdrage Rijksuniversiteit Groningen 0,00 0,00 0,00 29 Contributie aangepast 1.900,00 0, ,00 30 Contributie algemeen 3.570,00 0, ,00 31 Donateurs 1.020,00 0,00 460,00 32 Overige inkomsten 0,00 0,00 0,00 33 Sponsoring 450,00 0,00 200,00 34 Subsidie 350,00 0,00 350,00 Totaal 7.290,00 0, ,00 21

22 1. Activiteiten De begroting voor de activiteiten is ongeveer gelijk gebleven aan het afgelopen jaar. Afgaand op het voorlopig eindverslag biedt de begroting voldoende ruimte voor het organiseren van de activiteiten. Dit budget is voornamelijk bedoeld voor de aankoop van versieringen en verschillende benodigdheden voor de activiteiten. Activiteiten Datum Begroting Regenboogactiviteit 10-okt 100,00 November activiteit 7-nov 75,00 Pakjesavond 5-dec 150,00 Januari activiteit 9-jan 50,00 Januari activiteit 30-jan 75,00 Maart activiteit 6-mrt 100,00 April activiteit 3-apr 80,00 Mei activiteit 1-mei 100,00 Mei activiteit 29-mei 90,00 Juni activiteit 26-jun 80,00 Totaal 900,00 2. Actieve leden borrel Een borrel voor de leden die voor Ganymedes actief zijn geweest binnen de verschillende commissies, georganiseerd tegen het einde van het jaar. 3. Almanak Voor de Almanak zijn dit jaar wel kosten begroot. Deze worden in principe gefinancierd met sponsorgelden. In plaats van de kosten weg te laten op de begroting hebben wij ervoor gekozen deze wel weer te geven op de begroting. Daarom zijn de begrote opbrengsten vanuit sponsoring ook verhoogd. 4. Bestuurskosten De bestuurskosten zijn dit jaar hoger begroot dan de voorgaande jaren. Dit heeft twee redenen. De eerste reden is dat het voorgaande bestuur deze kosten niet binnen het budget wist te houden. De tweede reden is dat wij ons hebben voorgenomen om bij een aantal borrels de leden te verwelkomen met een welkomstdrankje. 22

23 5. Borrelkosten Het budget voor de themaborrels hebben wij aanzienlijk verhoogd. We willen de Activiteitencommissie meer ruimte geven voor het organiseren van de themaborrels. Het budget is voornamelijk bedoeld voor de aankoop van versieringen en de huur van verlichting en andere zaken. Ook zien wij ruimte in het budget voor eventueel een borrelhapje dat samenhangt met het thema. Themaborrels Datum Begroting September 26-sep 40,00 Oktober 24-okt 40,00 November 21-nov 40,00 Nieuwjaarsborrel 2-jan 80,00 Januari 16-jan 40,00 Februari 20-feb 40,00 Maart 20-mrt 40,00 April 17-apr 40,00 Mei 15-mei 40,00 Black light 12-jun 110,00 Beach party 10-jul 40,00 Totaal 550,00 6. Constitutieborrel Dit bedrag is bedoeld voor de afkoop van drank op onze constitutieborrel. Wij hopen zoveel mogelijk besturen welkom te mogen heten op onze constitutieborrel. De constitutieborrels van onze voorgaande besturen waren een succes en het afgelopen jaar wisten ze binnen het budget te blijven, daarom zagen wij geen reden dit budget te wijzigen. 7. Drukwerk Kosten voor het drukken van papierwerk (agenda, notulen, etc.) voor de Algemene Leden Vergaderingen. 8. Gala De begroting voor het gala is 50 euro hoger dan het jaar hiervoor. Afgelopen jaar is de Galacommissie keurig binnen het budget gebleven. Om de Galacommissie meer mogelijkheden te geven is het budget verhoogd wat past bij het gestegen aantal leden van onze vereniging. 9. Gay Pride Het budget is bedoeld voor het betalen van het inschrijfgeld van 100 euro. Daarnaast zijn er nu mogelijkheden om bij inloting faciliteiten voor de boot te financieren. 10. ING kosten Kosten veroorzaakt door het verzenden van incasso-opdrachten van onze rekening. 11. Internetkosten Kosten voor de server en voor de vernieuwing van de website. 12. Introweekend Voor het Introweekend was het afgelopen jaar nog niets begroot. Op basis van de gemaakte kosten in dat jaar is er voor het introweekend een budget vastgesteld van 250 euro. 13. K.v.K. kosten Zijn er niet voor zover bekend. 23

24 14. KEI-week Afgelopen KEI-week was een groot succes, dus voor dit jaar is er weer een groot budget beschikbaar gesteld. Voor de KEI-week zullen we ook komend jaar weer subsidies aanvragen die deze kosten deels dekken. Het budget is beschikbaar voor inschrijfgeld van de infomarkt, parade en kroegentocht. Verder zullen de verschillende activiteiten hiervan worden bekostigd. 15. Kiezel Kosten voor het inschrijfgeld en verschillende activiteiten tijdens de Kiezel-periode. 16. Ledenpasjes Kosten voor het maken van de ledenpasjes. 17. Lustrumfeest Voor het Lustrumfeest is in de voorgaande bestuursjaren 500 euro opzij gezet. Zelf dragen wij ook nog 150 euro bij aan het budget. 18. Onvoorziene kosten (10%) Dit bedrag bestaat uit 10% van de totale begroting minus toevoeging eigen vermogen en minus de onvoorziene kosten. 19. PR-kosten (algemeen) Kosten die zullen worden gemaakt voor de aanschaf van promotiemateriaal zoals flyers, stickers en dergelijke voor de vereniging in het algemeen. 20. PR-kosten (banner) Voor een nieuwe banner stellen wij 250 euro beschikbaar aangezien de oude banner aan vervanging toe is. 21. Relatiegeschenken Kosten voor relatiegeschenken aan zakelijke partners, zusterverenigingen en voor de constitutieborrels. 22. Reis De reis dient in principe door de deelnemers te worden gefinancierd. Als het noodzakelijk is, hebben we en budget beschikbaar om vanuit de vereniging te kunnen bijspringen. 23. Reserveringen camera Om in de toekomst aan de wens van een nieuwe camera te kunnen voldoen zetten wij hiervoor alvast geld voor opzij. 24. Reserveringen notariskosten Mocht er noodzaak zijn om in de toekomst de statuten te wijzigen dan dient men daarvoor naar de notaris te gaan. Dit brengt kosten met zich mee. Daarom is er besloten tot het opbouwen van een reserve voor notariskosten, zodat er geen problemen ontstaan om aan deze kosten te kunnen voldoen. 25. Toevoeging eigen vermogen Begroting van het bestuursoverschot dat we verwachten over te houden op Op het moment houden we op onze begroting 613,00 over. Dit bedrag verwachten wij bij te dragen aan het eigen vermogen van Ganymedes LGBT Studentenvereniging Groningen. 24

25 26. Zusjesfeest Het afgelopen jaar diende Ganymedes het zusjesfeest te organiseren. Hiervoor is vorig jaar 154,77 euro uitgegeven. De organisatie ligt dit jaar in handen van ASV Gay of U.H.S.V. Anteros, daarom hebben wij hier niets voor begroot. 27. Bijdrage Hanze Hogeschool Het is nog niet bekend of wij komend jaar een bijdrage kunnen verwachten. 28. Bijdrage Rijksuniversiteit Groningen Het is nog niet bekend of wij komend jaar een bijdrage kunnen verwachten. 29. Contributie aangepast Op het moment van schrijven betalen 56 leden 25 euro contributiegeld. Dit zijn 30 nieuwe leden en 26 leden die een verkeerde machtiging hebben getekend. Wij verwachten dat wij vanaf de Kiezel nog minstens 20 leden zullen inschrijven. Daarom is dit bedrag gebaseerd op 76 leden die 25 euro betalen. 30. Contributie algemeen Op het moment van schrijven betalen 82 leden 35 euro contributie. Wij verwachten dat wij tot de Kiezel nog minstens 20 leden zullen inschrijven die 35 euro zullen moeten betalen. Daarom is dit bedrag gebaseerd op 102 leden die 35 euro betalen. 31. Donateurs Op het moment van schrijven heeft de vereniging 32 donateurs. Hiervan betalen er 10 donateurs 25 euro contributiegeld. Hiervan hebben 3 donateurs een verkeerde machtiging getekend en zijn er 7 donateur geworden tijdens de KEI-week. Er zijn 22 donateurs die 35 euro contributie betalen. 32. Overige Inkomsten Op het moment van schrijven verwachten wij nog geen overige inkomsten. 33. Sponsoring Voor de Almanak verwachten wij genoeg sponsoring om deze daarvan te kunnen bekostigen. Verder zullen wij ons gaan inzetten voor sponsoring van de vereniging zelf. Ook hopen wij dat we met de vernieuwde website een aantal sponsors kunnen binnenhalen. 34. Subsidie Voor de Kiezel en de KEI-week verwachten wij subsidie te krijgen. Daarnaast hopen wij dit ook voor de Regenboogweek en de Gay Pride aan ons budget te kunnen toevoegen. 25

26 Balans De twee onderstaande belansen zijn twee momentopnames die de situatie met betrekking tot de bezittingen en schulden van Ganymedes LGBT Studentenvereniging Groningen weergeven. Balans per Activa Passiva Bank 4.009,27 Eigen vermogen 4.544,31 Kas 1.035,04 Reserve lustrum 500,00 Totaal 5.044,31 Totaal 5.044,31 Balans per Activa Passiva Bank 4.879,27 Eigen vermogen 4.614,31 Kas 235,04 Reserve lustrum 500,00 Totaal 5.114,31 Totaal 5.114,31 De hierboven weergeven balansen geven de situatie weer op het moment van de start van het nieuwe boekjaar en op het moment van schrijven. Op het moment van schrijven zijn er geen crediteuren en debiteuren. Er worden echter nog wel een aantal zaken verwacht die voortkomen uit het vorige boekjaar, maar daarvan is de exacte omvang niet bekend aangezien deze nog niet zijn gedeclareerd. Daarnaast verwachten wij ook nog een schadevergoeding voor gemiste inkomsten tijdens de KEI-week, toen deze niet bij Decadent kon plaatsvinden. Verder zijn we bezig met een inventarisatie van Ganymedes-eigendommen. Deze eigendommen worden niet op de balans geactiveerd, aangezien deze spullen allemaal een waarde lager dan 350,- hebben. 26