Protocol beëindiging DBC-bekostigingssystematiek jeugdggz en JW321-bericht per 1 januari 2018

Transcriptie

1 Protocol beëindiging DBC-bekostigingssystematiek jeugdggz en JW321-bericht per 1 januari 2018 Datum 3 februari 2017 Versie 1.0 Status Concept Auteur Beheerteam istandaarden Zorginstituut Nederland Dit protocol is gemaakt in opdracht van het programma i- Sociaal Domein en tot stand gekomen met de inbreng vanuit de VNG, GGZ NL, gemeenten, aanbieders en softwareleveranciers. Protocol beëindiging DBC-systematiek en 321-bericht per 1 januari

2 Inhoud Samenvatting 1. Inleiding 1.1 Doelgroep 1.2 Aanleiding Protocol Achtergrond Jeugd-ggz 2. Uitgangspunten 3. Werkwijze 4. Stappenplan 4.1 Acties voor gemeente 4.2 Acties voor aanbieder 4.3 Acties voor softwareleverancier 5. Planningsoverzicht 6. Vragen en ondersteuning Indien u vragen of verbetervoorstellen heeft bij deze handreiking, dan kunt u contact opnemen met istandaarden via info@istandaarden.nl of (020) Protocol beëindiging DBC-systematiek en 321-bericht per 1 januari

3 Samenvatting Per wordt de bekostiging volgens DBC-systematiek (in het vervolg van dit protocol kortweg DBC-systematiek) in de jeugd-ggz beëindigd. Hier zijn op bestuurlijk niveau afspraken over gemaakt. Daarmee komen het JW321-bericht en bijbehorend retourbericht (JW322) te vervallen. In deze berichttypen kon de DBC-codering worden gebruikt voor facturatie. Het komen te vervallen van de DBC systematiek heeft consequenties voor de wijze van toewijzen en factureren van jeugd-ggz bij gemeenten en aanbieders. Toewijzen van cliënten Gemeenten dienen voor alle cliënten die op in jeugd-ggz zorg zijn en waarvan de zorg in 2018 doorloopt een nieuwe toewijzing te sturen met ingangsdatum De inkoopafspraken en gekozen uitvoeringsvariant liggen aan de toewijzing ten grondslag. Het toewijzingsbericht (JW301) wordt gebruikt voor toewijzingen met betrekking tot de dienstverlening die start op of na alsmede voor cliënten waarvan de dienstverlening doorloopt vanuit De nieuwe toewijzing geldt voor alle clienten in de jeugd-ggz, waarvan de gespecialiseerde GGZ zorg via de JW321 wordt gefactureerd, evenals voor de cliënten met basis GGZ zorg in 2017 die nog via de JW321 worden gefactureerd. Zij die voor de basis GGZ al niet meer gebruik maakten van de JW321 behoeven geen nieuwe toewijzing aan te vragen. Factureren Vanaf wordt alleen het JW303-bericht gebruikt voor facturatie tussen jeugd-ggz aanbieders en gemeenten. Elektronisch factureren met een JW321-bericht blijft gedurende geheel 2018 wel mogelijk voor de zorg die is geleverd tot en met , met inachtneming van contractafspraken. Dat geldt ook voor correcties en retourberichten. Het JW321-bericht wordt definitief uitgefaseerd per , tenzij hiertoe in 2018 anders wordt besloten. Geleverde zorg tot en met via de DBC-systematiek kan dan niet meer met het elektronisch berichtenverkeer worden gefactureerd middels een JW321 bericht. Facturaties dienen dan buiten het berichtenverkeer om te worden verwerkt. Het protocol Dit protocol geeft aanbieders, gemeenten en softwareleveranciers eenduidige richtlijnen mee voor de beëindiging van de DBC-systematiek. Het protocol legt hiermee een uniforme basis voor het realiseren van de beëindiging van de DBC-systematiek en het gebruik van het JW321-bericht hierbij. Het protocol is geschreven met een harde afsluiting van DBC s op als uitgangspunt. Dit protocol beschrijft uitsluitend hoe het berichtenverkeer wordt geraakt door het beëindigen van de DBC-systematiek. Buiten scope is de overgang van DBCcodering naar uitvoeringsvarianten en productcodes en de financiële afhandeling. Vanuit de VNG wordt gewerkt aan een handreiking voor Inkoopafspraken en Inspanningsgerichte Protocol beëindiging DBC-systematiek en 321-bericht per 1 januari

4 uitvoeringsvariant. Het programma i-sociaal Domein zal aandacht schenken aan voorbeelden van gemeenten die met andere uitvoeringsvarianten (gaan) werken. De beëindiging van de DBC-systematiek voor de jeugd-ggz en het JW321-bericht heeft met name invloed op het toewijzingen- en facturatieproces en niet op de daadwerkelijke dienstverlening. Om conform de ijw-standaard te werken per is het noodzakelijk om nieuwe toewijzingen van cliënten in zorg te sturen. Dit is een administratieve handeling, want zorginhoudelijk hoeft er niks te veranderen. Er wordt vanuit gegaan dat aanbieder en gemeenten op tijd vooraf de doorloop van het zorgtraject hebben geregeld en er nieuwe contractafspraken zijn die gelden vanaf Het protocol veronderstelt tevens dat gemeenten en zorgaanbieders de ijw berichten, die noodzakelijk zijn voor toewijzing en facturatie, ondersteunen vanaf dat moment. In hoofdstuk 5 is schematisch weergegeven welke acties er aan de zijde van gemeente, aanbieder en softwareleverancier nodig zijn om het gebruik van DBC s en JW321-berichten in de gegevensuitwisseling te beëindigen. Protocol beëindiging DBC-systematiek en 321-bericht per 1 januari

5 1. Inleiding 1.1 Doelgroep Dit protocol is bedoeld voor gemeenten, aanbieders en hun softwareleveranciers die momenteel gebruikmaken van de DBC-systematiek en het JW321-bericht om te factureren. Het beëindigen van de DBC-systematiek en het JW321-bericht heeft impact op het factureren van zowel de basis-ggz als specialistische-(jeugd)ggz. Beide kunnen voor zorgtrajecten vanaf 1 januari 2018 alleen nog via de uitvoeringsvarianten met een JW303 gefactureerd worden. De beëindiging is in principe van invloed op cliënten waarvan de jeugd-ggz-zorg na doorloopt. 1.2 Aanleiding Protocol De aanleiding voor dit protocol is het bieden van een eenduidig voorschrift voor de beëindiging van de DBC-systematiek en het JW321-bericht. Gemeenten, aanbieders en softwareleveranciers worden door dit protocol opgeroepen om deze aanpak te hanteren. Zo wordt grote verscheidenheid aan lokale of regionale keuzes voorkomen en daarmee administratieve last gereduceerd. Tevens heeft het tot doel om partijen voldoende tijd te geven zich voor te bereiden op de wijziging. De hier beschreven werkwijze vervangt eventuele reeds lokaal ingerichte werkwijzen. De scope van dit protocol is de beëindiging van het gebruik van de DBC-systematiek en het JW321-bericht in de jeugd-ggz. Buiten scope zijn de eveneneens noodzakelijke inkoopafspraken met daaraan gekoppeld keuzes voor uitvoeringsvarianten en productcodes die gelden vanaf 1 januari Er wordt aan partijen geadviseerd om de aspecten die buiten de scope liggen, maar wel een directe of indirecte relatie hebben tot de scope, in acht te nemen en tijdig met elkaar in gesprek te treden over de werkwijze na Achtergrond jeugd-ggz Sinds 1 januari 2015 valt de jeugd-ggz onder de Jeugdwet en is daarmee onderdeel van het totale aanbod van jeugdhulp in de gemeente. In de jeugd-ggz wordt al geruime tijd (ook voor de decentralisatie) gebruik gemaakt van de DBC-systematiek voor facturatie. Bij de decentralisatie in 2015 is door het ministerie van VWS, gemeenten (VNG) en zorgverzekeraars (ZN) afgesproken dat de DBC-systematiek tot en met december 2017 wordt gehanteerd. Speciaal voor de DBC-systematiek zijn de berichten JW321 en JW322 ingericht om te factureren volgens de DBC-systematiek. De mogelijkheid om DBC s te factureren is ook opgenomen in de Regeling Jeugdwet. Uit de toelichting is duidelijk dat het gebruik van DBC s wordt toegestaan, maar dat dit met het oog op de privacy van de jeugdige een tijdelijke toestemming is. Partijen moeten het contracteren en factureren van gespecialiseerde jeugd- Protocol beëindiging DBC-systematiek en 321-bericht per 1 januari

6 ggz op basis van DBC s vervangen door een wijze van factureren die de o.a. privacy niet schaadt, maar tegelijkertijd de gemeenten de mogelijkheid biedt om financiële controle/toetsing uit te voeren Per worden de ijw uitvoeringsvarianten gebruikt voor de administratieve afhandeling van de jeugd-ggz. Ter ondersteuning aan deze uitvoeringsvarianten wordt het ijw berichtenverkeer gebruikt voor de gegevensuitwisseling tussen aanbieders en gemeenten. Per wordt daarmee het JW303-bericht gebruikt om te factureren. Ten opzichte van het JW321-bericht is het JW303-bericht minder privacygevoelig. DBC s bevatten diagnosen op hoofdgroep. Evenals bij andere zorgvormen buiten de jeugd-ggz is de uitwisseling van deze gegevens niet toegestaan zonder specifieke doelbinding. Algemeen kan worden aangenomen dat binnen het ijw-berichtenverkeer het voor een factuur niet nodig is om de diagnosehoofdgroepen mee te sturen. Opmerking: alhoewel in de standaarden de JW321 wordt aangeduid met 'declaratiebericht', gaat het voor de jeugd-ggz feitelijk om een factuur. In navolging van de handreiking berichtenverkeer jeugd-ggz van de VNG zal daarom ook in dit protocol de term 'factuur' worden gebruikt in relatie tot het declaratiebericht jeugd-ggz JW321. Opmerking twee: Het uitfaseren geldt voor zowel DBC s als voor het factureren van GBGGZprestaties middels de Jw321. Daar waar DBC staat, kan ook GBGGZ prestatie gelezen worden in dit document, als dit niet al expliciet is toegevoegd in de tekst. Basis GGZ is opgenomen als categorie 51 in de landelijke productcodelijst voor de ijw berichten. De productcodes (Kort, Middel, Chronisch, Intensief, Onvolledig behandeltraject of Umami) kunnen door gemeenten worden gecontinueerd. Wanneer gemeenten wensen ook basis GGZ inspanningsgericht te bekostigen, dus te betalen voor de werkelijk bestede tijd, kunnen gemeenten de code reguliere Jeugd-GGZ gaan declareren. Daarmee blijft de mogelijkheid om voor reguliere een ander uurtarief af te spreken dan voor de specialistische GGZ. Protocol beëindiging DBC-systematiek en 321-bericht per 1 januari

7 2. Uitgangspunten Als basis voor dit protocol gelden onderstaande uitgangspunten: Gebruik van ijw-berichten Vanaf wordt voor de jeugd-ggz het ijw berichtenverkeer gebruikt voor het administratieve proces. Uitgangspunt is dat de ijw-berichten worden gebruikt die zijn opgesteld voor het proces van toewijzen en factureren. Om de ijw uitvoeringsvarianten te kunnen hanteren zijn alle berichttypen noodzakelijk om goede gegevensuitwisseling via de istandaarden te doen. Het JW305- en JW307-bericht zijn hierop een uitzondering. Deze worden in de uitvoeringsvarianten gebruikt als regieberichten en dienen niet ter ondersteuning voor de rechtmatigheid van geleverde zorg. De inzet is daarmee afhankelijk van de gemaakte keuzes in de uitvoeringsvarianten en contractvereisten vanuit gemeenten. In tabel 2.1 staan de berichttypen omschreven en uitgebreide informatie over ijw-berichten is te vinden op onder istandaarden -> ijw. Softwareleveranciers wordt aangeraden alle berichttypen te ondersteunen. Het aantal berichten wat een gemeente vereist is afhankelijk van de keuzes in het inkoopproces. Bericht Omschrijving Van -> naar JW315 Verzoek om Toewijzing (VOT) Aanbieder -> gemeente JW316 Retourbericht VOT Gemeente -> aanbieder JW301 Toewijzing Gemeente -> aanbieder JW302 Retourbericht toewijzing Aanbieder -> gemeente JW303 Facturatie Aanbieder -> gemeente JW304 Retourbericht facturatie Gemeente -> aanbieder JW305 Start jeugdhulp Aanbieder -> gemeente JW306 Retourbericht start jeugdhulp Gemeente -> aanbieder JW307 Stop jeugdhulp Aanbieder -> gemeente JW308 Retourbericht stop jeugdhulp Gemeente -> aanbieder JW321 Facturatie DBC jeugd-ggz (tot ) Aanbieder -> gemeente JW322 Retourbericht facturatie DBC jeugd-ggz (tot ) Tabel 2.1: ijw berichttypen en omschrijving Gemeente -> aanbieder Protocol beëindiging DBC-systematiek en 321-bericht per 1 januari

8 2.1.3 Uitvoeringsvarianten Per wordt er gewerkt volgens de ijw uitvoeringsvarianten. De uitvoeringsvarianten geven richting aan het gebruik van de ijw berichten en zijn gelieerd aan beleid en inkoopafspraken. Er dient een keuze te worden gemaakt uit drie uitvoeringsvarianten, te weten: inspanningsgericht, outputgericht en taakgericht. Deze uitvoeringsvarianten worden reeds toegepast in de reguliere jeugdhulp. Afhankelijk van de gekozen uitvoeringsvariant worden bepaalde berichttypen gebruikt. Hierover worden in het inkoopcontract afspraken gemaakt tussen gemeenten en aanbieders. Zie voor meer informatie de Handreiking Uitvoeringsvarianten iwmo en ijw via de link: Op de website van het programma i-sociaal Domein ( is veel informatie beschikbaar over de drie uitvoeringsvarianten die kunnen worden toegepast bij de het maken van afspraken voor Jeugdhulp. In enkele regio s is al ervaring opgedaan met de inspanningsgerichte, taakgerichte en outputgerichte uitvoeringsvariant. Dat geldt ook voor de toepassing van deze uitvoeringsvarianten in de Jeugd-ggz. Voor specifieke vraagstukken die relevant zijn bij een keuze voor de inspanningsgerichte uitvoeringsvariant publiceert de VNG de handreiking Bekostiging jeugd-ggz inspanningsgericht. Deze handreiking beoogt zo groot mogelijke consistentie in definities en spelregels die bij deze uitvoeringsvariant gemaakt moeten worden Minimale belasting zorgaanbieder en gemeente De partijen moeten zo min mogelijk hinder ondervinden van de gevolgen van het afsluiten van de DBC-systematiek. Administratieve verwerkingen zijn onvermijdelijk, maar dit protocol streeft ernaar het zo minimaal mogelijk en zuiver te houden. Het belangrijkste uitgangspunt hierbij is de harde afsluiting van DBC s per Hiermee hoeven er niet lang twee systemen naast elkaar te bestaan. Er zijn geen additionele aanpassingen nodig in de infrastructuur, het proces van de jaarrekening is minder complex en de overgang sluit aan bij het tijdpad van de landelijke modellen voor productieverantwoording en controle Continuïteit zorglevering De beëindiging van de DBC-systematiek mag geen invloed hebben op de continuïteit van de zorglevering Continuïteit facturatieverkeer De beëindiging van de DBC-systematiek mag geen invloed hebben op betalingen. De zorgaanbieder mag gedurende de overgangsperiode geen vertraging van betaling door de gemeente ondervinden. Protocol beëindiging DBC-systematiek en 321-bericht per 1 januari

9 3. Werkwijze Dit protocol gaat uit van een harde afsluiting van alle openstaande DBC s voor jeugdigen in zorg per Alle DBC-trajecten in de jeugd-ggz van voor , waarvan de behandeling doorloopt in 2018, worden gedefinieerd als overgangstrajecten. Op worden alle onder de Jeugdwet vallende DBC s beëindigd. Dit betreft de patiënten jonger dan 18 jaar én patiënten onder het jeugdstrafrecht (deze patiënten kunnen ouder zijn dan 18 jaar, max. 23 jaar). Het betreft hier een administratieve beëindiging van DBC trajecten, want de zorg en ondersteuning lopen door. Ten behoeve van de overgang moet de gemeente inkoopafspraken maken met de aanbieders van specialistische jeugd-ggz in relatie tot één van de drie uitvoeringsvarianten. Afhankelijk van de gekozen variant worden afspraken gemaakt over producten en tarieven plus bijbehorende productcategorie en code(s). Deze productcodes en daaraan gekoppelde tarieven worden gebruikt in het berichtenverkeer rondom toewijzing en facturatie vanaf Voordelen en risico s van deze oplossing De harde afsluiting van DBC s op een zelfde moment lijkt over het geheel gezien de minste administratieve lasten en problemen voor betrokken partijen op te leveren. Dit volgt uit afstemming met diverse belanghebbende partijen dat eind 2016 en begin 2017 heeft plaatsgevonden. De voordelen van een harde afsluiting zijn dat het naast elkaar bestaan van twee verschillende systematieken wordt voorkomen. Met het hard afsluiten wordt duidelijk welke zorgkosten thuishoren in de jaarrekening van 2017 respectievelijk Dit vereenvoudigt het jaarrekeningproces. Tot slot is er in de jeugd-ggz keten een eerdere overgang geweest met een dergelijke harde afsluiting, namelijk bij de overgang van Zvw naar Jeugdwet op De voordelen op een rijtje: Helder overgangsmoment per 1 januari 2018; Voorkomen van administratieve lasten en fouten als gevolg van het hanteren van twee systematieken naast elkaar; Minder complex voor het jaarrekeningproces; Betere sturingsinformatie door strikte scheiding wel/geen DBC gebruik per genoemde datum; Beter (beleids)monitoring voor de gemeente mogelijk om dezelfde reden. De bekende nadelen en risico s van deze harde afsluiting, zijn: Gereedheid software bij gemeenten en aanbieder voor gebruik van de ijwberichten zoals Toewijzing, Facturatie en Verzoek om Toewijzing (VOT); Capaciteitsvraagstuk aanbieders/gemeenten in Q en Q voor de Protocol beëindiging DBC-systematiek en 321-bericht per 1 januari

10 gevraagde administratieve afhandeling, zoals het versturen van nieuwe toewijzingen en VOT s; Er moet een nieuwe financieringssystematiek bekend en ontwikkeld zijn. Voor alle cliënten waarvan de zorg doorloopt in 2018 moeten de productcodes bepaald worden (nu de DBC s) en bij een overgang naar arrangementen moet bepaald worden wat de zorgintensiteit moet zijn na afsluiting van de DBC. Hoewel overall gezien de meerderheid van geconsulteerde partijen denkt dat het hard afsluiten van de DBC s de minste lasten met zich meebrengt, kan op individueel niveau binnen de gemeente of de aanbieder financieel een negatief effect ontstaan. Dit treedt bijvoorbeeld op bij trajecten die worden afgesloten terwijl deze net zijn gestart of bij cliënten die vlak voor het afsluiten binnen een volgende staffel terechtkomen. Mening van een belangrijk gedeelte van de geconsulteerde partijen is dat het effect zich over het algemeen zal uitmiddelen, dat wil zeggen, de ene keer ligt het voordeel hiervan bij de gemeente (net voordat het in een andere staffel komt bijvoorbeeld), de andere keer bij de aanbieder. Daar waar duidelijk te verwachten is dat afrekening door hard afsluiten van DBC s niet kan plaatsvinden of tot excessen gaat leiden, zullen we de validatieregels moeten bijstellen of uitzonderingen toe moeten staan. In afstemming met gemeenten, aanbieders en softwareleveranciers werkt het programma i- Sociaal Domein samen met de VNG en GGZ Nederland aan die uitzonderingsregels voor de overgang. Het hard afsluiten van DBC s betekent voor het berichtenverkeer het volgende: Toewijzen van cliënten Gemeenten dienen voor alle cliënten die op in jeugd-ggz-zorg zijn en waarvan de zorg in 2018 doorloopt een nieuwe toewijzing te sturen met ingangsdatum De nieuwe toewijzing geldt voor alle clienten in de jeugd-ggz, waarvan de gespecialiseerde ggzzorg via de JW321 wordt gefactureerd, evenals voor de cliënten met basis-ggz-zorg in 2017 die nog via de JW321 worden gefactureerd. Zij die voor de basis-ggz al niet meer gebruik maakten van de JW321 behoeven geen nieuwe toewijzing aan te maken. In de toewijzing staat de benodigde informatie om te kunnen factureren via de nieuwe systematiek. Die is voor de facturen vanaf anders dan bij de toepassing van de DBC-systematiek. De inkoopafspraken en gekozen uitvoeringsvariant liggen aan de toewijzing ten grondslag. Het toewijzingsbericht (JW301) wordt gebruikt voor de nieuwe toewijzingen. Facturatie van geleverde zorg - tot en met Jeugd-ggz-zorg die is geleverd tot en met kan gedurende 2018, met inachtneming van contractuele voorwaarden, worden gefactureerd met een JW321-bericht. Elk restant DBC die nog via de JW321 kan worden gedeclareerd in 2018 heeft een begindatum in 2017 en een einddatum die ligt voor (of anders beschreven: die uiterlijk bedraagt). Het JW321-bericht wordt definitief uitgefaseerd per , tenzij hiertoe Protocol beëindiging DBC-systematiek en 321-bericht per 1 januari

11 in 2018 anders wordt besloten 1. Zorg van voor met DBC-systematiek kan dan niet meer met het elektronisch berichtenverkeer worden gefactureerd. Facturatie van geleverde zorg - na Jeugd-ggz-zorg die wordt geleverd vanaf wordt conform de uitvoeringsvarianten administratief ondersteund. Hiervoor worden de reguliere ijw-berichten in lijn met de gekozen uitvoeringsvariant toegepast. Facturen via een JW321 met een begin- en/ of einddatum voor geleverde zorg nà , worden automatisch afgekeurd. Het JW303-bericht kent twee versies: een declaratie- en een factuurvariant (303-D respectievelijk 303-F). In dit protocol is voor de afspraken over het berichtenverkeer vanaf verwezen naar de ijw uitvoeringsvarianten. De gemeente zal daarin een variant van de 303 moeten kiezen. Bij de uitvoeringsvarianten zijn standaardartikelen gepubliceerd die gebruikt kunnen worden in de contracten tussen gemeenten en aanbieders. In deze standaardartikelen is het advies opgenomen de 303F te gebruiken. In dit protocol volgen we dit advies voor deze meer toekomstgerichte variant. In het volgende hoofdstuk wordt het stappenplan voor gemeente, aanbieder en softwareleverancier richting de gekozen oplossing toegelicht Wettelijk gezien kan er nog tot 5 jaar na de zorgverlening gefactureerd worden. Echter, middels de afspraken in dit protocol kan dit slechts nog 1 jaar elektronisch middels het JW321 bericht. Voor facturatie daarna dienen andere afspraken te worden gemaakt. Protocol beëindiging DBC-systematiek en 321-bericht per 1 januari

12 4. Stappenplan 4.1 Acties voor gemeente Stap 1: Inkoopafspraken De gemeente neemt de eerste stap: het maken van inkoopafspraken voor jeugd-ggz en het volgen van de landelijke inkoop, vervolgens vertaald naar één van de drie uitvoeringsvarianten in het administratieve proces. De gekozen uitvoeringsvariant is van invloed op de producten en procesafspraken die worden vastgelegd met aanbieders van jeugdggz. De gemeente zorgt ervoor dat de afspraken in dit protocol worden overgenomen in het totaal aan afspraken met de zorgaanbieder. Deze (inkoop)afspraken dienen uiterlijk voor 1 oktober 2017 te worden gemaakt en maken duidelijk hoe er vanaf 1 januari 2018 kan worden toegewezen en gedeclareerd. Er worden afspraken gemaakt over: - De uitvoeringsvariant en daaruit voortvloeiende afspraken over proces en berichtenverkeer; - Te factureren producten, eenheid / tarieven en frequentie. Controleer of er prijsafspraken bestaan met betrekking tot delen van een DBC traject, zoals een afspraak voor alleen de diagnostiek of korte behandeling. Die zijn nodig bij vroegtijdige afsluiting van een DBC. Stap 2: Nieuwe toewijzingen cliënten die op in zorg zijn met een DBC en waarvan de zorg in 2018 doorloopt Voor cliënten die op in jeugd-ggz-zorg zijn met een DBC, en waarvan de zorg in 2018 doorloopt, geldt dat bestaande toewijzingen (JW301) worden gestopt (einddatum ) en nieuwe toewijzingen worden aangemaakt (begindatum ). Datzelfde geldt voor basis-ggz dat nog via een JW321 wordt gefactureerd. Zij die voor de basis-ggz al niet meer gebruik maakten van de JW321 behoeven geen nieuwe toewijzing aan te maken. De inkoopafspraken, liggen ten grondslag aan deze nieuwe toewijzing. Om rechtmatig te kunnen factureren via de nieuwe structuur is de nieuwe toewijzing vanuit de gemeente noodzakelijk. Schematisch ziet het er als volgt uit: Bestaande toewijzing beëindigen Toewijzingsbericht (JW301) met einddatum Nieuwe toewijzing versturen Toewijzingsbericht (JW301) met begindatum Einddatum in nieuwe toewijzing is afhankelijk van de contractafspraken. Protocol beëindiging DBC-systematiek en 321-bericht per 1 januari

13 Drie opmerkingen hierbij: 1. Ten behoeve van de nieuw te versturen toewijzingen moet de gemeente een goed beeld hebben van het aantal cliënten dat zowel voor als na jeugd-ggz ontvangt. Het beste kan dit door het berichtenverkeer rondom de toewijzingen goed in te regelen in 2017 en ervoor te zorgen dat voor alle cliënten in zorg toewijzingsberichten zijn gestuurd. Indien noodzakelijk geacht, neemt de gemeente buiten het berichtenverkeer om contact op met de aanbieder voor een controle op de actualiteit van het cliëntenbestand. Het is aan te raden om dit via direct telefonisch of fysiek contact te doen met de daartoe aangewezen personen binnen de organisaties. Ook kan gebruik worden gemaakt van een beveiligd kanaal voor digitale uitwisseling. 2. Zet de einddatum van toewijzingen die in 2017 worden aangemaakt en normaliter een einddatum zouden kennen na standaard op Hierdoor zijn aan het eind van het jaar geen aanvullende handelingen noodzakelijk voor het administratief beëindigen van toewijzingen. 3. Start vroeg (Q4 2017) met het versturen van de nieuwe toewijzingen met begindatum voor de cliënten die op in zorg zijn met een DBC en waarvan de zorg in 2018 doorloopt. Feitelijk kan hier al mee gestart worden als de inkoopafspraken zijn afgerond, bijvoorbeeld in oktober Bespreek met de softwareleverancier mogelijkheden voor een eventuele automatisering van het aanmaken van de toewijzingen en de mogelijkheden dit in bulk te verzenden. Nieuwe toewijzingen In de nieuwe toewijzing zijn gegevens opgenomen conform inkoopafspraken tussen gemeente en aanbieder. Een toewijzingsbericht volstaat met de elementen van cliënt (BSN, geboortedatum, geslacht), ingangsdatum ( ) en productcategorie. Bij het vroegtijdig versturen van de toewijzingsberichten (of überhaupt voor de jeugd-ggz) kan het voor gemeenten moeilijk zijn om in te schatten welke zorg er geleverd gaat worden en voor hoe lang. Vul de toewijzing dan met de informatie die al wel voor handen is, zoals de productcategorie en de einddatum op basis van de oorspronkelijke looptijd of laat die open. Indien noodzakelijk, wijzig de toewijzing later met behulp van meer specifieke informatie. Bijvoorbeeld wanneer in 2018 op basis van de facturatie meer duidelijk is over geleverde zorg en eventueel resterende zorg. Referentie naar de eerdere toewijzing Het is mogelijk om de nieuwe toewijzing te laten refereren aan de eerdere toewijzing door in de nieuwe toewijzing de volgende overeenkomstige invulvelden op te nemen: 1. Cliënt (BSN); 2. Productcategorie (kiezen voor de oorspronkelijke categorie) of landelijke productcode. Hierdoor kan de aanbieder de link leggen met de eerder afgegeven toewijzing voor de DBC in Protocol beëindiging DBC-systematiek en 321-bericht per 1 januari

14 Beëindigen van de bestaande toewijzing Het beëindigen van een bestaande toewijzing, indien deze ooit door de gemeente is afgegeven, kan door middel van een intrekking. De intrekking bevat dezelfde gegevens als de oorspronkelijke toewijzing, maar nu met de einddatum ingevuld of met een einddatum die ligt vóór de einddatum van de eerder verzonden toewijzing. Zowel de beschikking (beschikking en beschikt product) als de toewijzing (toegewezen product) bij deze intrekking krijgen dan een (nieuwe) einddatum. Voor de reden van de intrekking wordt een nieuwe code aangemaakt in de betreffende tabel: overgang naar nieuwe bekostigingssystematiek. Nieuwe cliënten aan het eind van 2017 Ook voor de cliënten waarbij de jeugd-ggz start op een moment vlak voor de beëindiging van DBC-systematiek wordt nog een DBC toegewezen. Deze DBC wordt dan weer afgesloten op Voor deze korte trajecten worden uitzonderingen in de registratieregels opgenomen, specifiek voor deze overgang. Let op: Het jaar 2016 was een schrikkeljaar. Met de overgang van de jeugd-ggz naar de Jeugdwet per zijn er veel DBC s op die datum gestart. Met de continuering hiervan per liepen deze DBC s dus op af (na 365 dagen). Indien deze cliënten wederom met 365 dagen zijn verlengd, lopen deze DBC s af op en niet op Voor deze (beperkt aantal) cliënten wordt tevens de uniforme lijn gevolgd dat er nog een nieuwe DBC voor die dag in 2017 wordt gestart en vervolgens afgesloten. Doordat de groep nu al gedefinieerd kan worden en 31 december in een weekend valt, is dit goed voor te bereiden. Stap 3: Facturen ontvangen en verwerken De gemeente kan, met inachtneming van contractafspraken, gedurende 2018 facturen ontvangen via de JW321 met DBC s die per zijn afgesloten, evenals de correcties en retourberichten hierop. Zorg dat in 2018 alle correcties en retouren zoveel mogelijk via de JW321 en JW322 zijn afgehandeld. Het is van groot belang om de berichtenparen (JW en JW ) sterk van elkaar te onderscheiden. Het is niet toegestaan om als gemeente een JW321-bericht te beantwoorden met een JW Acties voor aanbieder Aanbieders van jeugd-ggz dienen een aantal activiteiten uit te voeren om de DBC s te kunnen beëindigen. Protocol beëindiging DBC-systematiek en 321-bericht per 1 januari

15 Actie 1: Inkoopafspraken Neem tijdig contact op met gemeenten voor het maken van contractafspraken voor 2018, waarbij duidelijk is welke uitvoeringsvariant, welke productcodes/tarieven en welke berichten worden gebruikt. Verwijs hiervoor naar de uitvoeringsvarianten en bijbehorende standaardartikelen voor afspraken over het berichtenverkeer. Actie 2: Beëindigen DBC s Aanbieder zorgt dat de openstaande DBC trajecten per worden afgesloten. De aanbieder leidt dan (via de Validatieregels) op basis van de geregistreerde activiteiten de te factureren DBC af voor deze cliënt met het bijbehorende afgesproken facturatiewaarde. Bij DBC s wordt daarbij, op basis van de geleverde zorg, vastgesteld in welke productgroep de DBC valt en gewaardeerd tegen de bijbehorende gemiddelde prijs. Er wordt gewerkt aan specifieke registratie- en validatieregels of uitzonderingen in de regels voor de DBC s in de jeugd-ggz en voor de basis-ggz die nodig zijn in verband met het hard afsluiten van de DBC s per en de uitfasering van de JW321. Deze regels worden op korte termijn in overleg met gemeenten, aanbieders en softwareleveranciers nader gespecificeerd en beschikbaar gesteld via dezelfde gremia als dit protocol. Zorgaanbieders houden de plicht om alle bekende gegevens te registreren. Het gebruik maken van de specifieke regels en/ of uitzonderingen dient zoveel mogelijk te worden vermeden. Met deze informatie kan de factuur worden verstuurd. In het laatste JW321-bericht dat wordt verstuurd, wordt een afsluitreden meegegeven. Hiervoor wordt de bestaande afsluitreden code 10 gebruikt: Afsluiten vanwege overgang naar andere bekostiging. In combinatie met de einddatum wordt hiermee aangegeven dat deze factuur voortaan wordt gedaan middels JW303-berichten. Actie 3: Verifiëren cliëntenbestand Zorg er gedurende 2017 voor dat de gemeente weet welke cliënten je van ze hebt die potentieel ook na nog zorg nodig hebben. Zorg dat je zelf weet tot welke gemeente jouw cliënten behoren. Houd hierbij het woonplaatsbeginsel in de gaten. Het helpt als de gemeente dit heeft bevestigd. Om zorgcontinuïteit en rechtmatigheid te garanderen is het van belang dat er voor alle cliënten die in 2017 in zorg zijn en komen toewijzingsberichten zijn. Gemeenten en zorgaanbieders die nog niet zo ver zijn, kunnen het jaar 2017 gebruiken om de achterstanden weg te werken. Actie 4: Verwerken nieuwe toewijzingen De aanbieder ontvangt vanuit de gemeente nieuwe toewijzingen met ingangsdatum De zorgaanbieder verwerkt deze toewijzingen in de administratie. Hieraan voorafgaand beëindigt de aanbieder bestaande toewijzingen op basis van intrekkingen door de gemeente. Protocol beëindiging DBC-systematiek en 321-bericht per 1 januari

16 Actie 5: Verzoeken om Toewijzing(en) De aanbieder dient te monitoren of er voor alle cliënten die in zorg zijn een nieuwe toewijzing is ontvangen. In dit protocol is voorgesteld hier direct na het afronden van de inkoopafspraken al mee te starten door gemeenten. Voor de cliënten waarvoor geen toewijzing is ontvangen van de gemeente stuurt de aanbieder in overleg met de gemeente een Verzoek om Toewijzing (JW315) die de gemeente vervolgens beantwoordt met een toewijzing. In de VOT kan niet worden aangegeven dat de titel tot levering is gelegen in een voortzetting van een bestaand traject. Om voor de gemeente toch duidelijk te maken dat de VOT rechtmatig is opgesteld, neemt de aanbieder in de VOT de oorspronkelijke bron op. In het veld beschikkingsnummer volgt dan de beschikking of verwijzing die eerder is ontvangen voor deze cliënt. Na het ontvangen van het Verzoek om Toewijzing controleert de gemeente op basis van het woonplaatsbeginsel of de cliënt onder haar verantwoordelijkheid valt. Wanneer volgens het woonplaatsbeginsel een andere gemeente verantwoordelijk is voor de cliënt, vindt een overdracht plaats. De gemeente die het Verzoek om Toewijzing ontvangen heeft, neemt buiten het berichtenverkeer om contact op met de aanbieder en met de verantwoordelijke gemeente. De aanbieder verstuurt vervolgens het Verzoek om toewijzing aan de verantwoordelijke gemeente. Actie 6: Facturen 2016 en 2017 actualiseren Zorg er zoveel mogelijk gedurende 2017 voor alvast op schema te lopen met de tijdige facturatie van DBC s, ter voorbereiding op de beëindiging van de DBC-systematiek. Gedurende 2018 is het mogelijk om JW321 facturen met DBC s over 2017 en correcties te versturen. Zorg ervoor dat facturen zo snel mogelijk zijn ingediend. Bij gemeenten start het proces voor het opstellen van de jaarrekening door de gemeente al vaak half februari. 4.3 Acties voor softwareleverancier De softwareleverancier, moet een en ander realiseren om de genoemde acties voor gemeenten en zorgaanbieders mogelijk te maken. Softwareleveranciers van de zorgaanbieders moeten rekening te houden met aanpassing in de Validatieregels, de applicatie die ondersteunt bij het controleren van de juistheid van de berichten volgens de DBC-spelregels. Softwareleveranciers zijn het aanspreekpunt voor aanbieders en gemeenten met vragen over de applicatie en/of het softwarepakket. De leverancier is gedurende het proces bereikbaar voor vragen en ondersteuning. Actie 1: Softwareleveranciers informeert klanten vroegtijdig over de beëindiging van DBC. Actie 2: Softwareleveranciers zorgen dat de software bij de aanbieder en/of gemeente de berichten JW301-JW316 ondersteunt. Actie 3: Aanpassing Validatieregels naar aanleiding van specifieke regels bij de overgang implementeren door softwareleverancier aanbieder. Protocol beëindiging DBC-systematiek en 321-bericht per 1 januari

17 Actie 4: Implementatie van de nieuwe codetabel voor intrekken toewijzing. Wijziging in die codetabel wordt meegenomen in de revisierelease 1 juli Aankondiging en de specificaties daarvan volgen uiterlijk 1 april Actie 5: Nieuwe productcodetabel ijw implementeren in applicatie (in samenwerking met of zelfs door gemeente en aanbieder). Voor meer informatie over de productcodetabel, de publicatie daarvan evenals het proces voor wijzigingen hierop: Actie 6: Uitfaseren JW321 na 2018, afhankelijk van definitieve besluitvorming hierover. Actie 7: Mogelijkheden bespreken om een automatisch proces van nieuwe toewijzingen te ondersteunen. Protocol beëindiging DBC-systematiek en 321-bericht per 1 januari

18 5. Planningsoverzicht TIJDLIJN Q Q Q Q Gemeente Starten Contracten met Contracten met Uiterlijk starten JW321 behandelen inkoopmodel aanbieders (jeugd- aanbieders (jeugd- aanmaken toewijzingen JW322 retour sturen ggz) afspreken ggz) afspreken cliënten die op Eventuele correcties Vaststellen 2017 in zorg zijn en behandelen inkoopmodel Nieuwe ijw waarvan de zorg in productcodetabel 2018 doorloopt implementeren Aanbieder Eigen administratie Eigen administratie Eigen administratie Verwerken nieuwe JW321 sturen van en facturatie en facturatie actualiseren en gelijk contractafspraken in afgesloten DBC s actualiseren actualiseren laten lopen met die systeem JW322 behandelen en van de gemeente eventuele correcties Toewijzingen vanuit versturen Nieuwe ijw gemeente verwerken productcodetabel implementeren Verzoek om Toewijzingen voor restant cliëntenbestand Softwareleverancier Applicatie Applicatie Nieuwe ijw Aanpassing Eventueel uitfasering voorbereiden op voorbereiden op productcodetabel en Validatieregels JW321/ JW322 volledige ijw volledige ijw codetabel intrekking geïmplementeerd toewijzing implementeren Protocol beëindiging DBC-systematiek en 321-bericht per 1 januari

19 6. Vragen en ondersteuning Dit protocol is zorgvuldig samengesteld door het programma i-sociaal Domein, Vektis en Zorginstituut Nederland en ter review voorgelegd aan diverse gemeenten, softwareleveranciers en aanbieders Jeugd-ggz. Algemene vragen/opmerkingen Indien u vragen heeft naar aanleiding van het document dan kunt u terecht bij de Servicedesk van istandaarden via info@istandaarden.nl of (020) onder vermelding van Protocol beëindigen DBC s jeugd-ggz. Aanbieder Indien u als aanbieder vragen hebt over de aansluiting op het VSP van VECOZO, dan kunt u terecht bij de supportafdeling van VECOZO. Certificaten/diensten: support@vecozo.nl Administratieve zaken: administratie@vecozo.nl Telefonisch: Gemeente Indien u als gemeente vragen hebt over de aansluiting op het GGK dan kunt u contact opnemen met de Servicedesk Inlichtingenbureau via servicedesk@inlichtingenbureau.nl of Softwareleverancier Indien u als softwareleverancier meer informatie wilt over de specificaties bij de ijw-berichten dan kunt u terecht bij het Informatiemodel Jeugdwet op via istandaarden > ijw > Informatiemodel Jeugdwet. Protocol beëindiging DBC-systematiek en 321-bericht per 1 januari