De gsm: een topvoordeel voor uw medewerkers en... voor uw onderneming.

Transcriptie

1 De gsm: een topvoordeel voor uw medewerkers en... voor uw onderneming.

2 Intro Employee benefits of alternatieve beloningsvormen zijn vandaag een vast onderdeel van elk loonpakket. Hospitalisatieverzekering, bedrijfswagen, maaltijdcheques, kinderopvang, pensioenplan... het scala van alternatieve beloningen werd de voorbije jaren flink uitgebreid. Een relatief recente employee benefit is de gsm of een gsm-abonnement op naam van de onderneming. Die zit echt in de lift en is volgens een recent onderzoek al goed voor 19 % van alle employee benefits in België. Bij de werknemer scoort de gsm goed als image builder-beloning en voor de ondernemer is het vooral een financieel en fiscaal bijzonder interessante bonus die alle collega s een stuk mobieler maakt. In deze brochure belichten we alle aspecten en voordelen van de gsm als employee benefit aan de hand van overzichtelijke informatie en innovatieve oplossingen.

3 P. 3 Inhoudstafel P. 4&5 Een stijger met stip in de employee benefit-hitparade Hoe scoort de gsm vandaag? Voordelen voor alle partijen voor de werkgever en voor de werknemer Trendy voordeel P. 6&7 Welk gsm-voordeel en voor wie? Wie hoort wat te krijgen? Abonnement of gsm? Het budget Invoice Split van Mobistar een geschikte verdeelsleutel voor iedereen P. 8 De grens tussen werk en privé P. 9 Hoe zit het fiscaal en voor de sociale zekerheid? In de ogen van de fiscus voor de werknemer voor de werkgever In de ogen van de sociale zekerheid P. 10&11 Opstarten en beheer Wie is betrokken bij het beslissingsproces? Wie staat in voor implementering? Wat doet Mobistar in de praktijk? Checklist voor implementering

4 P. 4 Een stijger met stip in de employee benefit-hitparade Alternatieve beloningsvormen zijn er in alle maten en gewichten. Er zijn de klassiekers (dekking bij overlijden, pensioen, medische kosten,...), de musts (maaltijdcheques, forfaitaire kostenvergoeding, bedrijfswagen,...) en de image builders (fitness, fiscaal advies, boodschappendienst,...). De gsm zit afhankelijk van het type bedrijf in de eerste of tweede categorie. Hoe scoort de gsm vandaag? SD WORX onderzocht de praktijken op het gebied van Compensation & Benefits in Het onderzoek resulteerde in een rapport dat een actuele kijk geeft op de wijze waarop ondernemingen vandaag hun Comp & Ben-beleid vormgeven en de verloningsspakketten samenstellen. Hieronder vindt u de cijfergegevens m.b.t. het ter beschkking stellen van een gsm aan de werknemers. Het hiërarchische niveau en commercieel karakter van de functie zijn bepalende factoren bij de toekenning van een gsm. Toekenning volgens categorieën Aantal organisaties % organisaties (*) Arbeiders - buitenfunctie 14 18,4 % Arbeiders - binnenfunctie 8 10,5 % Bedienden buitenfunctie commercieel 47 41,2 % Bedienden buitenfunctie nietcommercieel 27 23,7 % Bedienden binnenfunctie 23 20,2 % Lager kader / specialisten buitenfunctie commercieel 46 59,7 % Lager kader / specialisten buitenfunctie nietcommercieel 37 48,1 % Lager kader / specialisten binnenfunctie 43 55,8 % Middenkader / senior specialisten buitenfunctie 69 71,1 % Middenkader / senior specialisten binnenfunctie 75 77,3 % (*) t.o.v. het totaal aantal respondenten van de respectievelijke personeelscategorie Bron: Terbeschikkingstelling van een gsm, SD Worx, April 2007.

5 P. 5 Voordelen voor alle partijen De gsm of een gsm-abonnement als alternatieve beloning biedt zowel voor de werknemer als voor de werkgever tal van voordelen. Voor de werkgever voordeliger dan een loonsverhoging: een nettoloonsverhoging van 100 heeft een brutokostenplaatje van ± 300 terwijl voor een gsm 100 = 100. kostencontrole: de werkgever kiest een maandbedrag dat hij ten laste neemt. Elke eurocent boven dit maximum is voor rekening van de werknemer. maatwerk: er zijn talrijke mogelijkheden om de gesprekskosten te splitsen en onder controle te houden dankzij Invoice Split (zie pag. 7). verhoogde bereikbaarheid: de werknemers blijven bereikbaar zowel binnen als buiten de onderneming. Dit zorgt voor een betere interne communicatie. meer flexibiliteit: werknemers kunnen werken op afstand, thuiswerken,... fiscaal aantrekkelijk: de eventuele aanschaf van het toestel, het abonnement en de professionele gesprekskosten zijn fiscaal aftrekbaar. differentiatie: de gsm is een relatief nieuwe en hippe vorm van alternatieve beloning die door werknemers warm wordt onthaald en waarmee een bedrijf zich differentieert. gemakkelijk te implementeren: wij nemen u een groot deel van de implementatie volledig uit handen. En voor de werknemer imago: de gsm is een direct, dagelijks tastbaar voordeel dat qua imago hoog scoort in de ogen van de meeste werknemers. voordelig: met een bedrijfs-gsm genieten medewerkers ook voor hun privégesprekken een voordelig groepstarief. een verhoogde bereikbaarheid geeft de werknemer meer mobiliteit. meer flexibiliteit (werken op afstand, thuiswerken,...). fiscaal aantrekkelijk: de beroepsmatige gsm-kosten die door de werkgever worden gedragen, worden door de fiscale administratie en het sociale zekerheidsrecht niet als voordeel in natura beschouwd. Trendy voordeel Een gsm heeft vandaag een hoge perceptie in de ogen van de werknemer. Dit zal ongetwijfeld nog enkele jaren aanhouden. Wil een bedrijf zich vandaag echt van andere onderscheiden, dan neemt het best een gsm of gsm-abonnement op in zijn pakket van alternatieve beloningen.

6 P. 6 Welk gsm-voordeel en voor wie? Wie hoort wat te krijgen? Per functie nagaan welke gesprekken beroepshalve worden gevoerd en deze door de onderneming laten betalen, stelt fiscaal geen probleem maar is wel tijdrovend. Gesplitste facturering zoals Invoice Split van Mobistar biedt hiervoor een geschikte oplossing. Algemeen geldt als minimumvoordeel: het abonnement, omdat uw werknemers steeds bereikbaar moeten zijn. alle oproepen tussen collega s of de oproepen tussen collega s tot een bepaald maximum, omdat men kan aannemen dat dit professionele gesprekken zijn die anders toch via een onkostennota door de werkgever betaald zouden worden. Doorgaans groeit het gsm-voordeel in verhouding met de functie. Dit maken we even duidelijk met deze tabel waarin we het gsm-voordeel vergelijken met de bedrijfswagen: Topmanagement VW Touareg met internationale tankkaart hoogwaardige pda-gsm en 100 % van de factuur Technisch ingenieurs Opel Zafira met nationale tankkaart normale gsm nationale gesprekken in piekuren tot 50 en sms jes tot 5 Verkoop en middenkader BMW 3-serie met nationale tankkaart BlackBerry alle nationale gesprekken op weekdagen + gprs-gebruik Rest van de medewerkers Renault Clio zonder tankkaart geen of basis-gsm enkel de eerste 8 van normale gesprekken en sms jes

7 P. 7 Iedereen hetzelfde gsm-voordeel geven, zoals met maaltijdcheques, kan maar is niet verplicht en niet opportuun vermits de gsm anders gepercipieerd wordt door verschillende beroepscategorieën. Directieleden vinden een bedrijfs-gsm noodzakelijk terwijl deze bonus bij gewone bedienden zeer interessant voordeel scoort. Daarom werken grote organisaties vaak met een aantal profielen: arbeider/bediende/kaderlid/directie. Na deze eerste indeling worden vaak subcategorieën gemaakt volgens taakinhoud of afdeling zodat iedere werknemer een aangepast communicatieprofiel krijgt toegewezen (voorbeeld: binnendienst/buitendienst nationaal/buitendienst internationaal). Abonnement of gsm? Werknemers appreciëren zeker een nieuwe gsm met een simkaart op naam van de onderneming. Omdat de meeste werknemers echter al een eigen toestel hebben volstaat het vaak om enkel het abonnement en een deel van de gesprekskosten te betalen. Als u toch een toestel geeft, blijft de werkgever beter eigenaar van het toestel om fiscaal in orde te zijn. Het budget In de meeste ondernemingen komt het budget niet van de telecomafdeling maar van Human Resources. Een gsm is zoals we al zagen veel goedkoper dan een loonsverhoging of andere vormen van alternatieve beloning. Bovendien kunnen wij een hogere volumekorting aanbieden die ook voor het privégebruik van de medewerkers geldt. Invoice Split van Mobistar Invoice Split is een Mobistar-dienst waarmee u voor elke bedrijfs-gsm een verdeelsleutel kan kiezen om de gesprekskosten te splitsen tussen uw onderneming en de werknemer. Wij sturen voor elke bedrijfs-gsm twee facturen: een eerste met de toegelaten professionele gesprekken en een tweede op naam van de medewerker zelf met de overige of privégesprekken. Omdat u het aandeel voor uw onderneming op maat kan instellen, kan u uw communicatiebudget ook makkelijker begroten en zelfs voorspellen. Een geschikte verdeelsleutel voor iedereen De mogelijkheden om de gesprekskosten te verdelen, zijn legio! Zowat alles is bespreekbaar. U kan er bijvoorbeeld voor kiezen om het aandeel in de kosten voor uw onderneming te beperken tot: alle gesprekskosten tot een vooraf bepaald maximum (bv. 75 /maand) enkel de gesprekken naar nummers in België alle gesprekken behalve de dure communicaties (ringtones, logo s, gsm-parkeren,...) enkel de gesprekken binnen de piekuren enkel de gesprekken vanuit de bedrijfsgebouwen alle gesprekken behalve in het buitenland alles behalve die gesprekken waarvan de werknemer, via het indrukken van een code, aangeeft dat ze privé zijn enkel de kosten van gesprekken en sms jes; geen mms jes, geen nummers...

8 P. 8 De grens tussen werk en privé bescherming van de persoonlijke levenssfeer: de werkgever mag de oproepdetails van de werknemer niet kunnen raadplegen of bewaren zonder akkoord van de werknemer. Met de gesplitste facturering via Invoice Split is dit punt meteen geregeld. controle door de werkgever: controle is slechts toegestaan voor concrete doelen. Hierbij kunnen (naar analogie met controle) globale gegevens (volume, duur, verbinding) worden gecontroleerd maar niet de inhoud, tenzij de werknemer akkoord is. evenwicht tussen werktijd en privétijd: door twee adresboeken te maken (privé en professioneel) kan de werknemer met de meeste recente gsm s ervoor zorgen dat zijn beroepsmatige contacten hem enkel kunnen bereiken wanneer hij dat wil. beperking voor bepaalde nummers: via Invoice Split kan u ervoor zorgen dat u als werkgever nooit hoeft te betalen voor bv. oproepen vanuit of in het buitenland, oproepen van België naar het buitenland, oproepen buiten de normale kantooruren, oproepen in het weekend, oproepen naar 0900-nummers, downloads, premium-sms jes,... werknemers die hun nummer willen behouden: geen probleem. Het nummer kan overgezet worden op een professioneel abonnement. Er kan ook vooraf worden afgesproken dat de werknemer zijn nummer behoudt indien hij het bedrijf verlaat. intern gsm-reglement: gebruik in de wagen, gemeenschappelijk gebruik van de gsm, eigendom van het gsm-nummer, wat bij verlies of diefstal,... voor al deze punten is het nuttig een gsm-huisreglement op te stellen.

9 Hoe zit het fiscaal en voor de sociale zekerheid? Het Wetboek op de Inkomstenbelastingen vermeldt hierover geen specifieke waarderingsregels. Er is dus geen forfaitaire waarde voorzien, in tegelstelling tot andere voordelen in natura zoals firmawagens, pc s, aandelenopties,... Dit betekent dat het voordeel gelijk is aan de werkelijke besparing die het voor de werknemer oplevert. Als de werknemer de gsm niet voor privédoeleinden mag gebruiken, is er geen belastbaar voordeel. En indien de werknemer een eigen bijdrage betaalt, zal deze bijdrage in mindering gebracht worden van het fiscale voordeel. Men kan evenwel vermijden dat een voordeel van alle aard wordt opgenomen in de loonlijn door: het opleggen aan de werknemer tot het betalen van een eigen bijdrage die het privégebruik dekt of het bepalen van een grens waarboven de werknemer de gesprekskosten zelf betaalt, op voorwaarde dat deze bijdrage het privégebruik dekt Om de waarde van het fiscale voordeel te bepalen, wordt rekening gehouden met de prijs van de gsm, de waarde van het abonnement, de facturen van de operator en de overeenkomst tussen de werknemer en de werkgever omtrent de gsm. In de ogen van de fiscus Goed om weten voor de werknemer: De kosten van de beroepsmatige gesprekken die door de werkgever worden betaald, zijn geen belastbaar voordeel voor de werknemer. De kosten van de privégesprekken die worden betaald door de werkgever zijn wel een belastbaar voordeel voor de werknemer. Meer bepaald een belastbaar voordeel van alle aard. Dit houdt in dat dit kostengedeelte wordt gerekend voor de werkelijke waarde dat het voor de werknemer voorstelt. De kosten van het gsm-gebruik die de werknemer ten laste neemt, komen echter in mindering van het belastbaar voordeel. Dus: indien hij of zij het factuurbedrag dat overeenstemt met het privégebruik aan de werkgever of de (mobiele) operator terugbetaalt, wordt het belastbaar voordeel tot nul herleid. Goed om weten voor de werkgever: De kosten voor het beroepsmatig gebruik die door de werkgever worden gedragen, vormen een aftrekbare beroepskost. De kosten die verband houden met het privégebruik van de gsm en die door de werkgever worden ten laste genomen zijn eveneens fiscaal aftrekbaar, maar als belastbare bezoldiging van de werknemer. In de ogen van de sociale zekerheid De gsm-kosten voor beroepsmatig gebruik die de werkgever op zich neemt, brengen geen voordeel in natura voor de verkrijger met zich mee. Het kostengedeelte van het privégebruik dat de werkgever ten laste neemt, vormt wel een voordeel in natura. Kosten die als voordeel in natura worden beschouwd, zijn onderworpen aan de sociale zekerheidsbijdragen. Het eigenlijke bedrag dat overeenstemt met het voordeel voor privégebruik dient te worden opgenomen in de loonlijn van de medewerker. Bron: Terbeschikkingstelling van een gsm, SD Worx, April 2007.

10 P. 10 Opstarten en beheer Voor u de gsm als employee benefit invoert, is het nuttig om een analyse met aanbevelingen te laten uitvoeren. U kan hiervoor een beroep doen op een externe consultant maar ook op een globale operator als Mobistar. Wie is betrokken bij het beslissingsproces? De keuze voor de gsm als employee benefit wordt het vaakst (in afnemende volgorde) bepaald door: de directeur HR, de CEO, de IT/Telecom-manager, de compensation en benefits manager, de administratie, personeelsraad,... Wie staat in voor de implementering? Wij kunnen het volledige projectmanagement verzorgen. U hoeft enkel te beslissen wie een gsm (of abonnement) krijgt en welk deel van de factuur u per categorie voor uw rekening neemt. Wij bekommeren ons dan om de praktische implementering en bezorgen u een lijst met de oproepnummers zodat u ze kan toevoegen aan de contactgegevens van uw werknemers. Wat doet Mobistar in de praktijk? eerst krijgt elke werknemer een brief met uitleg over de nieuwe benefit, details over het tarief en een te ondertekenen exemplaar van het contract vervolgens worden de simkaarten geactiveerd en aan de werknemers overhandigd. Voor diegenen die hun oude nummer wensen te behouden en nog niet met Mobistar belden, wordt de procedure voor nummeroverdracht gestart u hebt één enkele gesprekspartner die het hele project begeleidt en opvolgt de maandelijkse facturen worden verzonden. Ook naar de privé-adressen indien u voor Invoice Split kiest iedereen kan op elk moment gratis terecht bij de helpdesk en de klantendienst

11 P. 11 Checklist voor implementering bepaal wie er binnen uw bedrijf recht heeft op deze employee benefit bepaal uw budget: bekijk en analyseer uw recente facturen bepaal in hoeverre u de kosten op u wil nemen neem contact op met uw Mobistar-accountmanager en leg een afspraak vast bepaal samen de meest geschikte oplossingen voor uw bedrijf onderteken het contract met uw Mobistar-accountmanager stel een intern gebruiksreglement op communiceer intern over deze nieuwe benefit Mobistar organiseerde rond het thema Gsm als Employee benefit verschillende workshops met sprekers uit de sector. Deze brochure kwam mede tot stand dankzij hun inzet en bijdragen. Wij willen hiervoor in het bijzonder danken : Veerle Theys (Adecco), Danielle Jacobs (Beltug), Nicolas Meire (De Witte & Morel), Lucien Bonnez (Spector), Xavier Baeten (Vlerick), Cathy Vincent (SD Worx) Bronverwijzing: Aanbevelingen bij een corporate policy over het gebruik van de communicatiemiddelen van de werkgever, Beltug Paper, juni Cafetariaplan, basisinstrument in de nieuwe arbeidsrelatie, Verbond van Christelijke Werkgevers en Kaderleden, september Employee Benefits Provision, Watson Wyatt, Terbeschikkingstelling van een gsm, SD Worx, april 2007.

12 De gsm als nieuwe employee benefit in uw bedrijf? Meer weten over de gsm als employee benefit of Invoice Split van Mobistar? Een voorstel op maat van uw onderneming? Maak dan snel een afspraak met uw Mobistar-accountmanager. Surf naar voor meer informatie over onze producten. Verantwoordelijke uitgever : A. Juliá, Mobistar NV, Reyerslaan 70, B-1030 Brussel 2007, Mobistar, alle rechten voorbehouden. Mobistar is een gedeponeerd merk. De in deze brochure vermelde merknamen zijn handels- of geregistreerde merken en zijn eigendom van de respectieve fabrikanten. De kenmerken van producten en diensten kunnen zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd. Mobistar kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten bij het drukken van dit document. Producten van andere fabrikanten worden slechts bij wijze van informatie vermeld. Alleen die fabrikanten zijn aansprakelijk voor de waarborg op hun producten.